Die digitale Personalakte: Mehr Zeit für das Kerngeschäft

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1 Die digitale Personalakte: Mehr Zeit für das Kerngeschäft

2 Legen Sie Ihre Ordner ad acta und sparen Sie Zeit, Platz und Geld

3 Gute Nachricht für Ihre Personalabteilung: EASY nextpcm Personnel File erleichtert den Arbeitsalltag deutlich Obwohl Personalabteilungen heute durchgehend mit elektronischer Unterstützung arbeiten, werden Korrespondenzen, Arbeitsverträge oder Bescheinigungen meist in papierbasierten Akten verwaltet. Zudem sind Office- sowie SAP-Anwendungen selten integriert. Die Folge: Medienbrüche verursachen hohen Administrationsaufwand und steigern das Fehlerrisiko. Mit der digitalen Personalakte von EASY nextpcm sparen Sie hingegen nicht nur Zeit, Platz und Geld, sondern sind auch in puncto Datenschutz jederzeit auf der sicheren Seite. Aktenschrank aufmachen, Akte heraussuchen und am Schreibtisch bearbeiten, Akte wieder weghängen diese routinemäßigen Arbeitsschritte kosten die Mitarbeiter vieler Personalabteilungen Tag für Tag Zeit und Nerven. Denn nicht immer liegen benötigte Dokumente am richtigen Ort und müssen mühsam gesucht werden. Darüber hinaus werden durch die aufwändige Administration Ressourcen gebunden, die der strategischen Personalarbeit fehlen. Mit EASY nextpcm Personnel File bieten wir Ihnen eine effiziente Alternative zu diesen zeitfressenden administrativen Verwaltungsprozessen. Mit unserer digitalen Personalakte bündeln Sie alle benötigten Informationen und Dokumente zu einem Mitarbeiter an einem Ort. Egal, ob unterschriebene Verträge, wichtige s, interner Schriftverkehr oder SAP-Daten in der digitalen Personalakte kommt zusammen, was zusammen gehört. Daten aus SAP-Systemen werden direkt übernommen, verschiedene Dokumentarten lassen sich flexibel und über unterschiedliche Wege archivieren. So können etwa Papierdokumente durch einen vorher aufgebrachten Barcode zu einem beliebigen Zeitpunkt im Prozess gescannt und über den Barcode automatisch in der richtigen Akte abgelegt werden. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen, können Sie sowohl direkt über eine Drag-and-Drop-Funktion als auch über die Indizierungsmaske einer digitalen Personalakte zuweisen auch direkt aus dem Client. Dabei sorgen übersichtliche, grafische Reports dafür, dass jederzeit Klarheit über den Status der Akten und Dokumente sowie deren Bearbeitung herrscht. Das ist wichtig, denn auf die digitale Personalakte haben je nach Berechtigung beliebig viele Mitarbeiter parallel Zugriff. Darüber hinaus können Sie direkt aus der Akte heraus neue Dokumente erzeugen und Arbeitsvorgänge starten je nach Bedarf manuell oder automatisiert, vom Büro aus oder über mobile Endgeräte. Die digitale Personalakte ist zudem die perfekte Basis für zeitsparende Workflows, zur Dokumenterstellung oder für Freigaben. EASY nextpcm stellt hierfür unterschiedliche Templates bereit, die auf umfassenden Projekterfahrungen basieren und sich mit geringem Aufwand an Ihre Anforderungen anpassen lassen.

4 Datenschutz ohne Wenn und Aber

5 Alle relevanten Mitarbeiterdaten Mit Sicherheit gut organisiert! Auch die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, erfüllen Sie mit EASY nextpcm Personnel File mühelos. Die digitale Personalakte schützt Informationen nach einem optimalen Grad der Datensicherheit und des Datenschutzes. Das beginnt bei den Zugriffsrechten, die über das SAP Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente steuerbar sind und endet bei der Überwachung kritischer Bearbeitungsaktionen, wie etwa dem Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten. Personal Personenbezogene Daten, z. B. zu: Einstellung, Beförderung, Zeugnis, Bescheinigung, Zielvereinbarung, Qualifizierung, Elternzeit, Versetzung, Vermögensbildung, Austritt etc. Dies können Sie beispielsweise fest an Vier-Augen-Workflows koppeln. Dadurch wird sichergestellt, dass der Vorgang korrekt und nachvollziehbar durchgeführt wird. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter mehr Informationen einsehen muss, als er laut Berechtigung darf, lassen sich über die Aktenausleihe-Funktion Daten temporär freischalten. So erhält jeder Mitarbeiter so viele Informationen, wie nötig. Gleichzeitig lassen Sie so wenige Risiken wie möglich zu. s Daten und Dokumente EASY nextpcm Personnel File gescannte Originale Ablage Die digitale Personalakte im Prozess

6 Wichtige Funktionen Strukturierte Ablage aller Dokumente und s zu jedem Mitarbeiter Komplette Vernetzung mit SAP ERP HCM / HR Sicherer Zugriff über SAP, SAP-Webportal und mobile Lösungen Vollständige ESS- und MSS-Integration Start von Prozessen direkt aus der Akte heraus Hohe Sicherheit dank des SAP-Berechtigungswesens Umfangreiches Reporting über alle Prozesse und Akteninhalte Integration relevanter Dokumente in SAP HR-Prozesse SAP-zertifizierte Lösung Auf einen Blick Vorteile Schnellerer Zugriff auf Personaldokumente Verkürzte Bearbeitungszeit Orts- und anwenderunabhängiger Zugriff Einsparung von Raum- und Transportkosten Verbesserter Service für die Mitarbeiter Schnelles Finden von Informationen und Dokumenten Pflichtdokumente auf Vollständigkeit prüfbar Gesicherte Zugriffsrechte dank des SAP-Rollenkonzepts Workflow-gesteuertes Löschen und Verschieben von Dokumenten Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion Strukturierte Ablage der Dokumente

7 Begeisterte Kunden (Auszug) von uns sind: Hier finden Sie eine kleine Auswahl von Unternehmen, die unsere EASY nextpcm- Lösungen erfolgreich zum integrierten, prozessgestützten Dokumentenmanagement in unterschiedlichen Bereichen einsetzen. Auf Wunsch stellen wir gerne direkten Kontakt zu den Unternehmen her und sorgen dafür, dass Sie unsere Lösungen live und vor Ort im Einsatz erleben können. Überzeugt!

8 Auslandsgesellschaften Österreich EASY SOFTWARE GmbH Sebastian-Kneipp-Straße 12 A-5020 Salzburg easy-austria.at Türkei EASY SOFTWARE TÜRKiYE. LTD. ŞTI. Cumhuriyet Cad. Onarımlı Sk. No:9 / 6 Kavacık İstanbul easy.de Großbritannien EASY SOFTWARE (UK) PLC. Reflection House, The Anderson Centre, Olding Road, Bury St. Edmunds Suffolk, IP33 3TA, UK easysoftware.co.uk USA EASY SOFTWARE INC. 102 Pickering Way, Suite 503 Exton, PA 19341, USA easysoftware.us Singapur EASY SOFTWARE (ASIA PACIFIC) PTE. LTD. 4 Battery Road, Bank of China Building, #25-01 Singapore easy.de EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof Mülheim a. d. Ruhr Deutschland Telefon: Fax: Web:

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