Adobe Acrobat 7 Mac OS X/Win XP

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1 Adobe Acrobat 7 Grundkurs Adobe Acrobat 7 Mac OS X/Win XP cse-ellenberger consulting, support, education CH-706 Leissigen Tel. +4 (0) Mobile (+4) (0) cse-ellenberger V.o-05 Adobe Acrobat 7 Professional Autor: M. Ellenberger

2 Was ist Acrobat? Was ist dieser Datenacrobat wirklich? Acrobat ist weniger ein Programm, als vielmehr ein Betriebssystem auf einem Betriebssystem. In erster Linie ein Produktionswerkzeug, mit dessen Hilfe man digitale Informationen erstellen, bearbeiten, zusammenfügen, drucken und austauschen kann. Erstellen? Acrobat selbst erzeugt keine PDF-Dateien! Wir benötigen dazu ein anderes Programm, das das Drucken beherrscht. Und hier ist das Besondere an Acrobat: egal aus welcher Applikation, ob Office- Software, Grafik- und Layoutanwendungen oder Web-Browser der mitgelieferte Druckertreiber erstellt aus jeder Anwendung eine PostScript-Datei, die der ebenfalls im Programmpaket enthaltene Acrobat Distiller zu einem PDF verarbeitet. Und das wirklich Einmalige an Acrobat ist, er übernimmt den Aufbau und den Inhalt der Quelldatei samt Schriften, Farben, Grafiken, Format und Bildern originalgetreu. Man kann mit Dateien aus unterschiedlicher Herkunft mit unterschiedlichen Formatgrössen in eine einzige Datei verpacken. Zusätzlich kann man die erstellte Datei mit Anmerkungen, Lesezeichen, Verknüpfungen oder Interaktionen, Film, und Ton versehen, und das ganze kann man auch wieder speichern. Die Datei ist auf jedem Drucker ausdruckbar, oder kann auch per versendet werden. Einige Programme greifen bei der Erstellung von PDF-Dateien direkt auf die PDF-Library zu (Adobe Indesign, Adobe Photoshop usw.) und umgehen so den Adobe Acrobat Distiller. Hinweis Das erstellte PDF-Dokument benötigt nicht Acrobat, um dieses zu öffnen und zu drucken. Man braucht lediglich den kostenlosen Acrobat Reader, der sich unter « downloaden lässt. Hinweis Das Besondere an Acrobat ist, dass es völlig egal ist, aus welcher Applikation es generiert wurde. Acrobat das modulare Technologiepacket Die Aufsplittung der Acrobat Versionen in: Acrobat Elements ist im Rahmen eines Lizenzprogramms von Adobe erhältlich. Die Mindestabnahme beträgt 00 Lizenzen. Acrobat Standard Acrobat Professional zeigt, dass der Fokus der Adobe-Entwicklung immer noch auf der Bürokommunikation und dem Internet liegt. Trotzdem wurden auch für die Druckvorstufe (Acrobat Professional) einige lang vermisste Funktionen eingebaut (Preflight, Transparenz-Vorschau, Separation, Beschnittzeichen hinzufügen usw.). Die Dokumentenüberprüfung ist nahezu perfekt und für den Dokumentenhersteller in den meisten Fällen völlig ausreichend. Dienstleister (Druckereien, Belichtungsservice usw.) benötigen weiterhin professionelle «Plug-Ins» von Drittherstellern (PitStop, Supercolor usw.) um Korrektur-Eingriffe in PDF-Dokumenten vorzunehmen. Was ist Acrobat? 6

3 Acrobat 7.x Unterschiede Std / Mac Std / Win Pro / Mac Pro / Win Bedienung Lupen-Werkzeug X X Dynamischer Zoom X X Navigationsfenster (Schwenk- und Zoomfenster) X X Lineal, Hilfslinie, Raster X X Messen-Werkzeug X X Ebenen-Funktion X X Tags-, Inhalt-, Felder-Navigationsregisterkarten X X Anzeige von PDF in Browser i.v X i.v. X Überprüfen Browserbasierte Überprüfung i.v. X i.v. X Import von Kommentaren in Word (nur XP) X X Kommentarwolken, Pfeil-Werkzeug X X Dokumente vergleichen X X Prepress PDF/X X X Preflight X X Farbproof (am Bildschirm) X X Separations-Vorschau X X Transparenzreduzierungs-Vorschau X X TouchUp-Werkzeug X X Drucken als Graustufen X X Erweitertes Drucken Separation (Host und InRip) X X Erweitertes Drucken Druckermarken X X Erweitertes Drucken Colormanagement X X Erweitertes Drucken Farbumrechnung (Spot zu CMYK) X X Erweitertes Drucken Transparenz-Reduktion X X Interaktiv Movie-Werkzeug (X) X Audio-Werkzeug X X Büro Catalog zum Erstellen von Such-Indexen X X PDF aus Datei mit rechter Maustaste in Win-Explorer X X PDF mit Tags aus Word, Excel, PowerPoint X X PDF für Attachments in Outlook und Lotus Notes X X PDF aus AutoCAD, Visio, Project Pro (mit Ebenen) X Zusammenführen mehrerer Dateien zu einem PDF (X) X (X) X Editieren von Strukturen und Tags X X Werkzeuge zum Anlegen von Formularen X X JavaScript-Editor / -Debugger X X Anpassbare Installationsprogramme X X Diverses Stappelverarbeitung X X PDF-Optimierung X X Distiller PDF/X X X Überwachte Ordner X X Grosse Papierformate (ARCH, ISO, ANSI) X X Acrobat 7.x Unterschiede 7

4 Distiller Startfenster Nach dem Starten von Acrobat Distiller erscheint das Fenster in dem Sie die «PDF-Einstellungen» (Abb. ) auswählen können. PS- und EPS-Dateien können per Drag and Drop ins Fenster gezogen werden. Die Konvertierung ins PDF- Format startet automatisch. Oder Sie konvertieren eine Datei über das Menü «Datei Öffnen». Zusätzliche «PDF- Einstellungen» (z.b. «PDF-Einstellungen» von Ihrem Dienstleister) können Sie ebenfalls per «Drag&Drop» in das Distillerfenster installieren. Oder Sie wählen über das Menü «Voreinstellungen Adobe PDF-Einstellungen hinzufügen...» die zu installierenden Einstellungen aus (Abb. ). Die PDF-Dateien die Sie mit dem Distiller erstellt haben, werden in einer Liste angezeigt. Mit einem Doppelklick auf die Gewünschte Datei, öffnet sich diese im Acrobat sofern sie nach der Erstellung nicht in ein anderes Verzeichnis verschoben wurde. Abb. : Menü Voreinstellungen. Hinweis «PDF-Einstellungen» selber zu erstellen, die korrekte PDF-Dateien erzeugen, ist nicht einfach und braucht Erfahrung und eine gute Kenntnis der Materie. Hinweis Die PDF-Einstellungen PDF/X-a, PDF/X- und PDF/A:Entwurf, sind im Acrobat Standard nicht enthalten. Abb. : Distiller Startfenster: Auswahl der vorinstallierten PDF-Einstellungen. Beschreibung der ausgewählten PDF-Einstellung (optional). Liste der erfolgreich und abgebrochenen Distilleraufträge. Per Doppelklick lassen sich die erfolgreich erstellten PDF-Dateien im Acrobat öffnen. Abb. : Distiller Startfenster unter Windows XP. 0

5 Einstellungen Allgemein Über die allgemeinen Optionen können Sie die Acrobat-Version für die Dateikompatibilität und andere Datei- und Geräteeinstellungen festlegen (Abb. ). Hinweis Für Dokumente, die in grossem Umfang verteilt werden, sollten Sie jedoch unter Umständen «Acrobat 4.0 (PDF.)» oder «Acrobat 5.0 (PDF.4)» wählen, damit sichergestellt ist, dass alle Anwender das Dokument anzeigen und drucken können Abb. Kompatibilität Legt die Kompatibilität für die Adobe PDF-Datei fest. Sie müssen beim Erstellen von PDF-Dateien festlegen, welche PDF-Version verwendet werden soll. Ausser es besteht ein zwingender Grund, eine abwärts kompatible Datei zu erstellen, empfiehlt sich in der Regel die neueste Version (derzeit.6), da diese immer die neuesten Funktionen und Features bietet. Komprimierung auf Objektebene Fasst kleine Objekte (von denen jedes einzelne nicht komprimierbar ist) zu Streams zusammen, die dann effizient komprimiert werden können. Bei Auswahl von «Aus» werden keine Strukturinformationen im PDF-Dokument komprimiert. Wählen Sie diese Option, wenn es Anwendern möglich sein soll, in Acrobat ab Version 5.0 Lesezeichen und andere Strukturinformationen anzuzeigen, darin zu navigieren und damit zu interagieren. Seiten automatisch drehen Dreht Seiten automatisch gemäss der Ausrichtung des Texts oder der DSC-Kommentare. Beispielsweise kann es beim Lesen einiger Seiten (wie z. B. bei Tabellen) erforderlich sein, das Dokument seitlich zu drehen. Wählen Sie unter «Seiten automatisch drehen» die Option «Einzeln», um jede Seite basierend auf der Ausrichtung des Texts auf dieser Seite zu drehen. Wählen Sie «Zusammen pro Datei», um alle Seiten des Dokuments basierend auf der Ausrichtung des grössten Teils des Texts zu drehen. 4 Bund Gibt an, ob eine PDF-Datei mit linkem oder rechtem Bund angezeigt wird. Dadurch wird die Darstellung von Seiten im Anzeigemodus «Fortlaufend - Doppelseiten» und die Anzeige von nebeneinander liegenden Piktogrammen beeinflusst.

6 5 Auflösung Emuliert die Auflösung eines Druckers für PostScript-Dateien, die ihr Verhalten an die Auflösung des Druckers anpassen, auf dem sie ausgegeben werden. Bei den meisten PostScript-Dateien führt eine höhere Auflösung zu grösseren PDF-Dateien mit einer höheren Ausgabequalität, während eine niedrige Einstellung zu kleineren PDF-Dateien mit einer geringeren Ausgabequalität führt. 6 Seiten Legt fest, welche Seiten in das Adobe PDF-Format konvertiert werden. Wenn Sie das Textfeld «bis» leer lassen, wird das Dokument ab der im Textfeld «von» eingegebenen Seitenzahl bis zum Ende der Datei konvertiert. 7 Piktogramme einbetten Bettet eine Miniaturansicht für jede Seite in der PDF-Datei ein. Durch Einbetten von Piktogrammen wird die PDF-Datei vergrössert. Acrobat ab Version 5.0 (einschliesslich Adobe Reader) erstellt automatisch dynamische Miniaturseiten, wenn Sie in einer PDF-Datei auf die Registerkarte «Seiten» klicken. 8 Für schnelle Web-Anzeige optimieren Strukturiert die Datei so um, dass ein seitenweises Herunterladen (Byte- Serving) von einem Web-Server möglich ist. 9 Standardseitenformat Gibt das zu verwendende Seitenformat an, wenn keines in der Originaldatei festgelegt wurde. Die maximal zulässige Grösse beträgt cm in jede Richtung. Hinweis «PDF-Einstellungen» selber zu erstellen, die korrekte PDF-Dateien erzeugen, ist nicht einfach und braucht Erfahrung und eine gute Kenntnis der Materie. Abb. : Aktivieren Sie unter Windows XP die Funktion «Alle Einstellungen einblenden», werden alle Acrobat-Einstellungen die installiert sind angezeigt. Durch Aktivierung der gewünschten Einstellung, können Sie diese durch klicken auf die Ordnersymbole(Allgemein, Bilder etc.) Ihren Berdürfnissen anpassen.

7 Einstellungen Schriften 4 Die Schriftoptionen geben an, welche Schriften in eine Adobe PDF-Datei eingebettet werden und ob eine Untergruppe der in der PDF-Datei verwendeten Zeichen eingebettet werden soll. Sie können OpenType-,TrueType- und Type - Schriften einbetten. Vor Schriften mit Lizenzeinschränkungen steht ein Schloss- Symbol. Wenn Sie eine Schrift mit einer Lizenzeinschränkung auswählen, wird die Art der Beschränkung im Beschreibungsfeld des Dialogfelds mit den Adobe PDF-Optionen beschrieben. 4 Hinweis Bei TrueType-Schriften kann der Designer der Schrift festlegen, dass diese Schrift nicht in PDF-Dateien eingebettet werden darf. Hinweis Anders als bei Acrobat 5.0 und früheren Versionen sind in Adobe Acrobat 7.0 die Schriften Times, Helvetica und Zapf- Dingbats nicht mehr enthalten. Wenn Sie möchten, dass diese Schriften in PDF-Dateien, die Sie erstellen, angezeigt und gedruckt werden, müssen Sie sie einbetten. Alle Schriften einbetten Bettet alle in der Datei verwendeten Schriften ein. Eine Einbettung der Schriften ist für die PDF/X-Kompatibilität erforderlich. OpenType-Schriften einbetten Es werden alle OpenType-Schriften in der Datei eingebettet. Die Informationen zu den Open Type-Schriften werden beibehalten, um ein erweitertes Raster-Layout zu ermöglichen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie in der Kategorie «Allgemein» im Dropdown-Feld «Kompatibilität» die Option «Acrobat 7.0 (PDF.6)» ausgewählt haben. Untergruppen, wenn benutzte Zeichen kleiner als Legt einen Prozentsatz fest, wenn nur eine Untergruppe der Schriften eingebettet werden soll. 4 Wenn Einbetten fehlschlägt Legt fest, wie Distiller reagieren soll, wenn beim Verarbeiten einer Datei 5 6 eine einzubettende Schrift nicht gefunden wird. Abhängig von der gewählten Einstellung wird die Anforderung ignoriert und die Schrift ersetzt, eine Warnung ausgegeben und die Schrift ersetzt oder die Verarbeitung des aktuellen Auftrags abgebrochen. 5 Immer einbetten Damit nur bestimmte Schriften eingebettet werden, müssen Sie diese in die Liste «Immer einbetten» verschieben. Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen «Alle Schriften einbetten» deaktiviert ist. 6 Nie einbetten Nehmen Sie Schriften, die nicht eingebettet werden sollen, in diese Liste auf. 7 Entfernen Entfernt eine Schrift aus der Liste «Immer einbetten» bzw. «Nie einbetten». 7 Hinweis Unter Windows XP werden in der Einstellung «Schriften» standardmässig folgende Schriftenfamilien nicht eingebettet: Arial Century Courier Georgia Impact Lucida Tahoma Times Trebuchet Verdana Wenn Sie möchten, dass diese Schriften in PDF-Datei einbetten, müssen Sie die Schriften aus dem Fenster «Schrift nie einbetten» entfernen. 6

8 Einstellungen Farbe Unabhängig davon, ob Sie Farbmanagement-Informationen in der PostScript- Datei, Distiller CSF-Dateien oder in Benutzerdefinierten Einstellungen verwenden, alle Farbmanagement-Informationen für Distiller werden im Dialogfeld «Adobe PDF-Einstellungen» in der Kategorie «Farbe» festgelegt. Einstellungsdateien Farbmanagement Dokument-Wiedergabemethode 4 Einstellungsdatei Wählen Sie die gewünschte Farbeinstellung. Dieses Menü enthält eine Liste mit Farbeinstellungen, die auch in gängigen Grafikprogrammen, wie z. B. Adobe Photoshop und Adobe Illustrator, verwendet werden. Die von Ihnen gewählte Farbeinstellung bestimmt die anderen in diesem Dialogfeld verfügbaren Optionen. Wenn Sie beispielsweise eine andere Option als «Ohne» auswählen, sind alle Optionen bis auf die Optionen für geräteabhängige Daten vordefiniert und abgeblendet. Sie können die Einstellungen für das Farbmanagement und die Arbeitsfarbräume nur dann bearbeiten, wenn Sie unter «Einstellungsdatei» die Option «Ohne» auswählen. Farbmanagement Wenn Sie im Menü «Einstellungsdatei» die Option «Ohne» gewählt haben, geben Sie hier eine Richtlinie für das Farbmanagement an. «Farbe nicht ändern»: Wenn Sie diese Option wählen, bleiben Geräteabhängige Farben unverändert und geräteunabhängige Farben als möglichst genaue PDF-Entsprechungen erhalten. Diese Option eignet sich für Druckereien, die alle Geräte kalibriert und mit diesen Informationen die Farben in der Datei festgelegt haben und die ausschliesslich auf ihren eigenen kalibrierten Geräten drucken. «Alles für Farbmanagement kennzeichnen» bzw. «Alles für Farbmanagement konvertieren»: Wenn Sie diese Option aktivieren und in der Kategorie "Allgemein" als Kompatibilität "Acrobat 4.0 (PDF.)" oder höher wählen, werden beim Konvertieren von Dateien farbige Objekte mit einem ICC-Profil eingebettet und Farben in Bildern kalibriert, wodurch die Farben in den erstellten PDF-Dateien Geräteunabhängig werden. Geräteabhängige Farbräume in Dateien (RGB, Graustufen und CMYK) werden jedoch in geräteunabhängige Farbräume (Cal- RGB, CalGray und LAB) konvertiert. l Arbeitsfarbräume CMYK 4 Geräteabhängige Daten 7

9 PDF-Erzeugung aus Acrobat PDF aus Datei Durch das Öffnen von Dateien über die Werkzeugleiste «PDF erstellen aus Datei», oder im Menu «Datei PDF erstellen aus Datei» ( a + N)Windows, ( a + N) Mac, können Sie eine Reihe verschiedener Dateiformate in Adobe PDF konvertieren. Unterstützte Dateitypen werden im Dialogfeld im Listenfeld «Dateitypen» (Windows) Abb. oder «Anzeigen» (Mac OS) Abb. angezeigt. Für die Konvertierung in eine Adobe PDF-Datei können die Standardeinstellungen oder benutzerdefinierten Konvertierungs-Einstellungen verwenden Abb.. Hinweis Diese Funktion unterstützt unter Windows mehr Datenformate als das Mac OS X (die MS-Office-Palette:.doc,.xls,.ppt,.pub,.vsd,.mpp) und AutoCad (.dwg). Je nach Auswahl der Bildtypen (.tif,.jpg usw.), die in ein PDF konvertiert werden sollen, können Sie verschiedene Komprimierungs- und Farbmanagementeinstellungen vornehmen. Abb. : «PDF aus Datei» unter Windows XP: Auswahl des Dateityps. Je nach ausgewähltem Dateityp, können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Hinweis Der Vorteil von Mac OS X ist, dass Sie aus jeder Applikation die über eine «Drucken» Funktion verfügt, direkt PDF- Dokumente erstellen können. Abb. : «PDF aus Datei» unter Mac OS X: Unter «Anzeigen» die Formate, die Sie in PDF umwandeln können Abb. : Fenster «Einstellungen» Hier können Sie die gewünschte Acrobat-Einstellung auswählen und Sicherheitseinstellungen vornehmen. Funktionen «PDF erstellen» aus der Werkzeugleiste. PDF-Erzeugung aus Acrobat