1,00 Stelle A 14 für Fachcontrolling über die Geschäftsbesorgungsverträge mit Dienstleistern und Treuhändern

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1 Senatsverwaltung für Arbeit, Berlin, den Integration und Frauen Tel.: 9028 (928) Z C Nicole.Klaschewski@senaif.berlin.de An den Vorsitzenden des Unterausschusses Produkthaushalt, und Personalwirtschaft des Hauptausschusses über den Präsidenten des Abgeordnetenhauses von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Vorlage zur Beschlussfassung über Gesetz über die Feststellung des Haushaltsplans von Berlin für die Haushaltsjahre 2016 und 2017 (Haushaltsgesetz 2016/ HG 16/17) Kapitel ,00 Stelle A 14 für Fachcontrolling über die Geschäftsbesorgungsverträge mit Dienstleistern und Treuhändern 22. Sitzung des Unterausschusses Produkthaushalt und Personalwirtschaft des Hauptausschusses vom 15. September 2015 Ansatz Haushaltsplan 2014:./. Ansatz Haushaltsplan 2015:./. Ansatz gemäß Haushaltsplanentwurf 2016:./. Ansatz gemäß Haushaltsplanentwurf 2017:./. Ist 2014:./. Verfügungsbeschränkungen:./. Aktuelles Ist (Stand:./.):./. Gesamtkosten:./. Der Unterausschusses Produkthaushalt und Personalwirtschaft des Hauptausschusses hat in seiner oben bezeichneten Sitzung Folgendes beschlossen: SenArbIntFrau wird gebeten, dem UA PHPW zur 2. Lesung des Einzelplans 09 am 10. November 2015 zu folgenden Punkten zu berichten: Im Bericht 0144 B wird darauf verwiesen, dass eine (neue) Stelle A 14 eingerichtet wird, die das Fachcontrolling über die Geschäftsbesorgungsverträge mit Dienstleistern und Treuhändern übernehmen soll. Das erscheint sehr wenig, denn in der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen sollen zukünftig - ein Dienstleister für das Landesrahmenprogramm Integrationslotsen (Kosten für die Dienstleistung in 2016: 350 T ), NEU - ein Dienstleister für den Härtefallfonds bei IntMig (50 T ), NEU - ein Dienstleister zur Umsetzung von ESF-geförderten Maßnahmen bei IntMig ( T ), NEU

2 - ein Dienstleister zur Umsetzung arbeitsmarktlicher Förderungen (Jobcoaching, Qualifizierung, Beschäftigung) in der Abt. Arbeit ( ), - ein Geschäftsbesorger für Prüfdienstleistungen in der Abt. Arbeit (150 T ), NEU - ein Geschäftsbesorger für Archivierungsdienstleistungen in der Abt. Arbeit (30 T ), NEU - ein Geschäftsbesorger zur Umsetzung arbeitsmarktlicher Förderung (Berufliche Aus- und Weiterbildung) in der Abt. Arbeit ( ), NEU - ein Dienstleister zur Umsetzung von zwei Frauenförderprogrammen in der Abt. Frauen ( ), NEU eingebunden werden. Es wird um die Vorlage des Konzeptes für das Fach- und Finanzcontrolling über diese Dienstleistungen / Geschäftsbesorgungen gebeten. Es wird gebeten, mit nachfolgendem Bericht den Beschluss als erledigt anzusehen. a) Anforderungsprofil der zusätzlichen A14-Stelle Die Stelle der BesGr. A 14 ist explizit für das Referat II C der Abteilung II der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen vorgesehen. Durch die bzw. den zukünftigen Stelleninhaber/in soll nicht die Durchführung des Fachcontrollings für die gesamte Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen sichergestellt werden. Die Verantwortung des Referats II C liegt innerhalb der Abteilung II auf den Schwerpunkten Koordination des Aufgabenbereiches SGB II sowie der Arbeitsförderung. Folgende Aufgaben sollen von der/dem zukünftigen Stelleninhaber/in wahrgenommen werden: Mitwirkung bei der Implementierung neuer Steuerungsansätze; Unterstützung bei der Weiterentwicklung des internen und externen Berichtswesens SenArbIntFrau Abt. II (Ziele: Ausbau, Standardisierung und Automatisierung); Koordination der Berichterstattung der beauftragten Dienstleister in Abstimmung mit den zuständigen Fachreferaten; Koordination monatsscharfer Beplanung und Durchführung unterjähriger Zielnachhaltung bezüglich Eintrittszahlen und Budgetbedarfen; Beratung der Leitungsebenen beim Planungsprozess und bei der unterjährigen Steuerung; Ansprechpartner/in der Leitung für Standardberichte und anlassbezogene Analysen. Aufgabenschwerpunkte sollen mithin darin liegen, output- und outcomeorientierte Steuerungsansätze bei Trägern, Dienstleistern sowie bei den Dienstkräften zu implementieren sowie bestehende Berichte der Fachreferate und der Dienstleister bzw. Träger weiterzuentwickeln und zu einem standardisierten monatlichen Gesamtbericht zusammenzuführen. Dazu ist es notwendig, Berichtsaktivitäten zu koordinieren, Dienstleister und Träger mit in die Pflicht zu nehmen und das Endergebnis zu plausibilisieren. Dies schließt die Analyse von Entwicklungen und das Herausarbeiten von Auffälligkeiten in Abstimmung mit den federführenden Stellen ein. Besondere Bedeutung wird der Koordination einer monatsscharfen Beplanung und der Durchführung einer unterjährigen monatlichen Zielnachhaltung bezüglich Eintrittszahlen und Budgetbedarfen zukommen. Nur mit einer derartigen Grundlage können die Leitungsebenen beim Planungsprozess und bei der unterjährigen Steuerung durch den/die Stelleninhaber/in kompetent beraten werden. Im Folgenden wird wie gewünscht - dargelegt, wie das Fach- und Finanzcontrolling innerhalb der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen aktuell und zukünftig umgesetzt wird, insbesondere auch mit Blick auf die Dienstleistungen/Geschäftsbesorgungen. 2

3 b) Fach- und Finanzcontrolling der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen bezüglich Dienstleistungen und Geschäftsbesorgungen Das Controlling in der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen beleuchtet verschiedenste Aspekte: Das Vertrags-Controlling, das Finanz-Controlling, das Fach- Controlling sowie das fachpolitische Controlling. 1.) Das fachpolitische Controlling umfasst das Vereinbaren und Nachhalten strategischer, politischer Zielgrößen, für die die Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen primäre Verantwortung trägt (z.b.: Ziele von BerlinArbeit). 2.) Im Rahmen des Vertrags-Controllings wird das Vereinbaren und Nachhalten vertraglicher Regelungen mit Dienstleistern und Trägern sichergestellt. Im Fokus steht, wie die angestrebten Ziele durch vertragliche Ausgestaltungen erreicht werden können. 3.) Das Finanz-Controlling umfasst die Nachweisführung der verwendeten Mittel, die Erfassung der Struktur und Gesamtzahl der geförderten Personen, die Steuerung der wirtschaftlichen Verwendung der Haushaltsmittel sowie - im Rahmen von erfolgten Prüfungen - die Fertigung von Stellungnahmen gegenüber der Prüfbehörde. Im Rahmen monatlicher Auswertungen wird dabei Transparenz sichergestellt hinsichtlich Haushaltsansätzen, Bindungen und Ist-Ausgaben. Zudem werden die hochgerechneten Ausgaben am Jahresende sowie die Anzahl von Teilnehmenden an Maßnahmen aktiver Arbeitsmarktförderung abgebildet. 4.) Durch das Fach-Controlling wird nachgehalten, inwieweit die angestrebten Arbeitsmarktziele bei den einzelnen Instrumenten tatsächlich erreicht werden. Ziele sind die Sicherung einer gleichmäßigen und hohen fachlichen Qualität bei der Umsetzung der einzelnen Instrumente sowie das Erzielen möglichst hoher Arbeitsmarkteffekte. Zusammenfassend lässt sich also feststellen, dass durch die zwei erstgenannten Ausprägungen des Controllings die Rahmenbedingungen gesetzt werden für die Umsetzung von arbeitsmarktpolitischen Maßnahmen der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen. Die erfolgreiche operative Umsetzung wird durch das Fach- und Finanzcontrolling sichergestellt. Die Aufgabe des Controllings wird innerhalb der Abteilungen I (Frauen und Gleichstellung), II (Arbeit und berufliche Bildung) und III (Integration und Migration) in Linienfunktion wahrgenommen. Die jeweiligen Fachreferate tragen dabei die Fachaufsicht über die beauftragten Dienstleister, die zur Umsetzung der von der Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen finanzierten arbeitsmarktlichen Maßnahmen wiederum Träger beauftragen. Das Fach- und Finanzcontrolling umfasst die Überwachung der ordnungsgemäßen Umsetzung der Förderinstrumente durch die Dienstleister und die Bearbeitung der Widersprüche sowie die Klärung von auftretenden Einzelproblemen. Neben der Klärung aktuell auftretender Probleme finden auf Basis von Berichten der Dienstleister vierteljährliche Gespräche mit dem jeweiligen Dienstleister statt. Den Dienstleistern wiederum obliegt die Aufgabe, die ordnungsgemäße Umsetzung der Förderprogramme durch die Träger sicherzustellen. Zum Beginn der neuen Förderperiode (also ab Kalenderjahr 2016) werden Dienstleisterverträge teilweise neu ausgeschrieben. Im Rahmen des Vertragscontrollings wurde die Notwendigkeit stärkerer Outcome-Orientierung akzentuiert. Festgeschrieben wurde dazu in den Ausschreibungsunterlagen, dass Dienstleister (und mittelbar auch Träger) Ergebnisverantwortung für das Erreichen der angestrebten arbeitsmarktlichen Erfolge tragen. Dem ist Rechnung zu tragen, indem sie Transparenz über arbeitsmarktliche Ergebnisse herstellen sowie eigeninitiativ Abweichungsanalysen vornehmen und Maßnahmen zur Ge- 3

4 gensteuerung implementieren. Zudem wird auch eingefordert, dass Dienstleister und Träger miteinander konkrete, nachhaltbare (Arbeitsmarkt-)Ziele vereinbaren und deren Umsetzung sicherstellen und die Senatsverwaltung unaufgefordert über erzielte Ergebnisse und eingeleitete Nachsteuerungen in Kenntnis setzen. Damit sind die Weichen gestellt für eine deutlich stärkere Output-/Outcome-Orientierung, bei denen Dienstleister und Träger zukünftig explizit mit in der Verantwortung stehen. c) Fach- und Finanzcontrolling bei den im Berichtsauftrag gesondert aufgeführten Programmen und Maßnahmen Ergänzend zu den unter b) dargestellten allgemeinen Ausführungen zur Umsetzung des Finanz- und Fachcontrollings wird zu den einzelnen im Berichtsauftrag benannten Programmen und Maßnahmen wie folgt Stellung genommen: 1.) Dienstleister für das Landesrahmenprogramm Integrationslotsen (Kosten für die Dienstleistung in 2016: 350 T ), NEU Mit den beiden Dienstleistern (Verwaltungshelfer und Fachstelle Qualitätssicherung) werden monatliche Jours fixes durchgeführt. Es finden darüber hinaus laufend anlassbezogene Absprachen statt. Außerdem werden halbjährlich Sachberichte von den beiden Dienstleistern angefertigt. Der Dienstleister für Verwaltungshilfe übernimmt seinerseits die Aufgabe des Controllings über den sachgerechten Mitteleinsatz der geförderten Träger. 2.) Dienstleister für den Härtefallfonds bei IntMig (50 T ), NEU Mit dem Dienstleister wird ein regelmäßiges Berichtswesen vereinbart. Dazu gehören regelmäßige Abstimmungsrunden und ein Berichtswesen über die Tätigkeiten sowie den Mitteleinsatz. 3.) Dienstleister zur Umsetzung von ESF-geförderten Maßnahmen bei IntMig ( T ), NEU In der Ausschreibung für einen neuen beliehenen Dienstleister (Zentraleinheit; identisch mit dem nachfolgend unter 7. dargestellten Geschäftsbesorger) wurde für das Controlling festgelegt, dass mit der Zentraleinheit und der Abt. III ein regelmäßiger Austausch stattfindet. Bei Bedarf werden zusätzliche Abfragen vorgenommen. 4.) Dienstleister zur Umsetzung arbeitsmarktlicher Förderungen (Jobcoaching, Qualifizierung, Beschäftigung) in der Abteilung Arbeit ( ) Der beauftragte Dienstleister (Zentraleinheit) verfasst Monats- und Quartalsberichte zum Finanz- und Fachcontrolling. Auffälligkeiten werden bei den beauftragten Trägern hinterfragt. Zwischen dem fachlich zuständigen Referat und dem Dienstleister findet anlassbezogen (mindestens quartalsweise) ein fachlicher Austausch statt, in dem auch die erreichten Ergebnisse thematisiert werden. 5.) Geschäftsbesorger für Prüfdienstleistungen in der Abteilung Arbeit (150 T ), NEU Diese Prüfdienstleistungen sind für Maßnahmen und Projekte vorgesehen, die vom derzeitigen Geschäftsbesorger ABG Arbeit in Berlin GmbH aus Mitteln des Landes gefördert wurden/werden. Diese Dienstleistung wird zusätzlich ausgeschrieben und ist nicht Bestandteil der derzeitigen Ausschreibung "Zentraleinheit Fördermanagement" (siehe unten 7.). 4

5 Auch in den Folgejahren wird hinsichtlich der Verwendungsnachweisprüfung grundsätzlich unterschieden zwischen Zuwendungen mit oder ohne Beteiligung des Europäischen Sozialfonds (ESF). Abweichend von reinen Landesförderungen, für die im Wesentlichen die Bestimmungen der LHO gelten, sind für die ESF-Projekte im Rahmen des Vertragscontrollings umfassende zusätzliche Regelungen getroffen worden. Dazu gehört z.b., dass die Verwendungsnachweisprüfung zu großen Teilen bereits Maßnahme begleitend erfolgt und an Quartalsabschlüssen orientiert ist. Zwischen dem mit der Durchführung betrauten und dem prüfenden Dienstleister gibt es Schnittstellen hinsichtlich der Zuwendungsbewilligung und der Verwendungsnachweisprüfung. Im Rahmen des Finanz- und Fachcontrollings wird der Fokus insbesondere auf die Einhaltung von Fristen der Verwendungsnachweisprüfung und die Bestätigung des erfolgswirksamen Mitteleinsatzes gelegt werden. Hierzu werden Berichte von dem prüfenden Dienstleister angefordert und nachgehalten. 6.) Geschäftsbesorger für Archivierungsdienstleistungen in der Abteilung Arbeit (30 T ), NEU Über einen Dienstleistungsvertrag wird die externe Aktenarchivierung der Förderakten der Abteilung Arbeit gemäß Bundesdatenschutzgesetz geregelt. Im Jahr 2014 wurde mit der Archivierung der Förderakten der für Arbeit zuständigen Abteilung die Plischka Logistik GmbH beauftragt. Der Vertrag lief bis zum und beinhaltete die Option der Verlängerung für ein Jahr, sodass die Dienstleistung im Jahr 2016 erneut auszuschreiben ist. Die Leistung umfasst neben der Übernahme und Einlagerung der Archivgüter, die Ermöglichung der Einsichtnahme vor Ort sowie der Zustellung eines Archivguts an den Auftraggeber und die jeweilige Rückführung sowie die Vernichtung der zur Kassation freigegeben Akten. Da es sich um eine rein verwaltungstechnische Dienstleistungserbringung handelt, wird ein über die Kontrolle tatsächlicher Dienstleistungserbringung hinausgehendes Finanz- und Fachcontrolling - analog zu den Maßnahmen aktiver Arbeitsmarktpolitik - für diese Geschäftsbesorgung nicht implementiert. 7.) Geschäftsbesorger zur Umsetzung arbeitsmarktlicher Förderung (Berufliche Aus- und Weiterbildung) in der Abteilung Arbeit ( ), NEU Mit der laufenden Ausschreibung eines neuen, als Zentraleinheit fungierenden Dienstleisters werden ab 2016 bisherige Mehrfachzuständigkeiten gebündelt, was der Umsetzung eines wirksamen Finanz- und Fachcontrollings entgegenkommt. Die neue Zentraleinheit wird neben den in der Überschrift skizzierten Verantwortungsbereichen auch die nachfolgend unter 8.) und oben unter 3.) und 4.) genannten Aufgaben mitverantworten. Neu ist wie bereits im Teil b) angedeutet dass dem Dienstleister auch eine Ergebnisverantwortung zugeschrieben und abverlangt wird. Damit steht der Dienstleister zukünftig wesentlich stärker in der Pflicht, selbst aktiv zu einem wirkungsorientierten Finanz- und Fachcontrolling beizutragen. Die Wahrnehmung dieser Aufgabe wird in Form regelmäßiger Berichtsabforderung und in regelmäßigen Nachhaltungsgesprächen eingefordert werden. 8.) Dienstleister zur Umsetzung von zwei Frauenförderprogrammen in der Abteilung Frauen ( ), NEU Der noch auszuwählende Dienstleister Zentraleinheit (siehe oben unter 7.)) wird für die Abteilung Frauen ab 2016 die Förderungen für zwei ESF-Instrumente und zwei Landesmittelinstrumente (683 32, , und ) zur besseren Integration von Frauen in den Arbeitsmarkt umsetzen. Dafür sind Mittel in Höhe von vorgesehen. 5

6 Die Festlegung der zu fördernden Maßnahmen in den beiden ESF-Instrumenten nach einer Ausschreibung erfolgt seitens der Fachverwaltung. Dies gilt auch für die Maßnahmen, die allein mit Landesmitteln gefördert werden. Gemeinsam mit dem Dienstleister sollen Indikatoren zur Wirksamkeit der Instrumente entwickelt und implementiert werden. Diese müssen in einem andauernden Prozess an sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst werden können (z. B. besondere Anforderungen bei der Eingliederung von geflüchteten Frauen in das Ausbildungssystem und den Arbeitsmarkt). Die Angemessenheit der Maßnahmen wird auch in einem kontinuierlichen Dialog mit allen Akteuren und Akteurinnen im Runden Tisch der Frauenprojekte am Arbeitsmarkt erörtert. Weiterer wesentlicher Aspekt des Fachcontrollings ist die Entwicklung eines Berichtssystems, das unterschiedlichen Anforderungen aller Beteiligter (Fachreferat, Leitung, Träger und Fachöffentlichkeit) gerecht wird. Für alle Förderinstrumente der Abteilung Frauen wird das Finanz- und Fachcontrolling von einer Beschäftigten wahrgenommen. Eingebunden ist hier die für den Haushalt zuständige Beschäftigte mit einem Stellenanteil von ca. 30 %. In die jeweils fachlichen Bewertungen werden inhaltlich zuständige Dienstkräfte einbezogen. Dilek Kolat Senatorin für Arbeit, Integration und Frauen 6