FMS Nutzerbeirat Vorstellung Studienergebnisse

Transkript

1 FMS Nutzerbeirat 2015 Vorstellung Studienergebnisse

2 Agenda. Vorstellung (Referenten, Materna GmbH) Maria Kampen Themenblock 1: Ergebnisse zur Studie zum E-Government-Gesetz Andreas Schulz-Dieterich Themenblock 2: Vorstellung "Referenzarchitektur FMS" Carsten Schnieders Themenblock 3: FMS und eakte (CMIS Schnittstelle) Jasmin Maifeld Themenblock 4: Vorstellung Whitepaper "Integration von FMS in Portale" Daniel Grothe 2

4 Vorstellung der Personen Maria Kampen Business Line Government Manager Consulting & Development Tel.:

5 Vorstellung der Personen Andreas Schulz-Dieterich Business Line Government Senior Consultant Tel.:

6 Vorstellung der Personen Carsten Schnieders Business Line Government Senior Developer Tel.:

7 Vorstellung der Personen Jasmin Maifeld Business Line Government Developer Tel.:

8 Vorstellung der Personen Daniel Grothe Business Line Government Senior Developer/Software Architekt Tel.:

10 E-Government-Gesetz Auswirkungen und Folgen des E-Government-Gesetzes Forschungskooperation Materna und Hochschule Harz Andreas Schulz-Dieterich, Materna GmbH

11 Agenda Ausgangslage, Ziele und Methodik der Untersuchung Ergebnisse der empirischen Studie Handlungsempfehlungen 11

12 Kernpunkte des E-Government-Gesetzes (Auswahl) Schritt 1: 1. Juli 2014 Schritt 2: 1. Januar 2015 Schritt 3: 1. Januar 2020 Pflicht der Behörden von Bund und Ländern, elektronische Dokumente anzunehmen, ( Pflicht zur Zugangseröffnung ). Möglichkeit, D zum Ersatz der Schriftform einzusetzen. Pflicht der Bundesbehörden, die Nutzung des elektronischen Identitätsnachweises nach dem Personalausweisgesetz zu ermöglichen. Pflichten der Behörden von Bund und Ländern zur Geo-referenzierung. Pflicht für Bundesbehörden, per D erreichbar zu sein. Pflicht für Bundesbehörden, ihre Akten elektronisch zu führen. 12

13 Ziele der Studie Ermittlung der wichtigsten Grundlagen zur Einführung des E-Government-Gesetzes: Kenntnisstand und Grundlagen, Verständnishintergründe, Definitionen, allgemeine Erwartungen. Skizzierung des IST-Zustandes mit den bisherigen Umsetzungen sowie Darstellung der Voraussetzungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes. Beschreibung eines SOLL-Zustandes im Sinne von konkreten und abstrakten Planungen Analyse von bestehenden Hemmnissen und sonstigen Hinderungsgründen. Bewertungen und Einschätzungen zu den zeitlichen und formalen Zielsetzungen des Gesetzes. Gezielte Informationen darüber, welche Unterstützungen seitens der Verwaltungen gewünscht bzw. erwartet werden. 13

14 Methodik und Beteiligung Zu welcher Verwaltungsebene gehört Ihre Behörde? 24 1 Methodik Teilstandardisierte gesicherte Onlinebefragung mit Möglichkeit zur Übermittlung des schriftlichen Fragebogens per Fax und Stichprobe 75 Teilnahmeeinladung an 532 Behörden aus Bund, Land & Kommunen Beteiligungsquote: mit 22,5 % hoch! (117 ausgefüllte Fragebögen) Kommunen Land Bund 14

15 Ergebnisse der empirischen Studie 15

16 Informationsstand und Informationsquellen Fühlen Sie sich ausreichend zum E- Government-Gesetz des Bundes informiert? Welche Informationsquellen nutzen Sie zum E- Government-Gesetz des Bundes? Ja Nein Mehrfachnennung möglich 16

17 Grad der Betroffenheit vom E-Government-Gesetz Wie stark ist Ihre Behörde von dem E-Government-Gesetz des Bundes betroffen? Wie direkt oder indirekt ist Ihre Behörde von dem E-Government-Gesetz des Bundes betroffen? 17

18 Zielerreichung durch das E-Government-Gesetz Inwieweit wird Ihrer Einschätzung nach das E-Government-Gesetz des Bundes zur Erreichung der folgenden Ziele beitragen? 18

19 Voraussetzungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes in den Verwaltungen Welche instrumentellen Angebote in Bezug auf das E-Government-Gesetz sind in Ihrer Behörde vorhanden oder geplant? 19

20 Wunsch nach Unterstützungsleistungen in den Verwaltungen Welche Unterstützung würden Sie sich wünschen? Mehrfachnennung möglich 20

21 Erwartungen an das E-Government-Gesetz (Nutzen) Welchen Nutzen erwarten Sie für Ihre Behörde durch das E-Government-Gesetz des Bundes? 21

22 Mehrwert durch Anwendungen Welche Anwendungen aus dem E-Government-Gesetz des Bundes bringen aus Ihrer Sicht den größten Mehrwert für die Verwaltung? 22

23 Herausforderungen bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes Wie schätzen Sie die Herausforderungen und Probleme bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes des Bundes ein? 23

24 Gewünschte Maßnahmen zur Flankierung des Gesetzes Welche Maßnahmen sind aus Ihrer Sicht erforderlich, um die Herausforderungen besser zu bewältigen? Befähigung und Fähigkeiten Motivation Rahmenbedingungen 24

25 Beurteilung der Auswirkungen des E-Government-Gesetzes Wie beurteilen Sie abschließend die konkreten Auswirkungen des E-Government-Gesetzes im Allgemeinen? Wie beurteilen Sie abschließend die konkreten Auswirkungen des E-Government-Gesetzes für die eigene Behörde? 25

26 Handlungsempfehlungen 26

27 Handlungsempfehlungen Allgemein Bundesländer Kommunen Investitionsprogramm in Infrastrukturen und Vertrauen Schulungs- und Personaloffensiven in den Verwaltungen Weitere Anreiz- und Impulsstrukturen, z. B. Programme und Hilfen Wissenstransfer zwischen den beteiligten Ebenen der Verwaltungen Verstärkte wissenschaftliche Begleitung, um den wachsenden Fragen und dem steigenden Forschungsbedarf gerecht zu werden Entwicklung von eigenen Landes- E-Government-Gesetzen (Regelungsbedarf, Akzeptanzförderung durch Sicherheit von Anwendungen) Entwicklung und Erstellung von Plattformen mit Basis-Diensten und Basis-Komponenten (Unterstützung der kommunalen Ebene) Kooperationsoffensiven (horizontal) Erschließung von mehr Potenzial Stärkere Werbe- und Akzeptanzmaßnahmen Stärkere Nutzerorientierung und Bedienbarkeit von Anwendungen (Usability) stärkere Ausrichtung am Lebenslagenprinzip 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dieser Bericht ist kostenfrei verfügbar unter: Ansprechpartnerin: Andrea Siwek-Schmidt Telefon:

30 Whitepaper: Referenzarchitektur für Formular-Management-Systeme (FMS) Carsten Schnieders

31 Referenzarchitektur für Formular-Management-Systeme (FMS) Referenzarchitektur Beschreibt eine idealtypische Architektur des Formularmanagements Zeigt auf, welche Komponenten vorhanden sind Beschreibt, welche Komponenten optional möglich sind 31

32 Gliederung der Referenzarchitektur Motivation Basiskomponente FMS Funktionale Sicht / Schnittstellen Betrieb und Hosting Referenzen FMS 32

33 Motivation - E-Government Gesetz Elektronische Antragsstellung Entfall persönlicher Vorstellung Entfall der Schriftform Referenzarchitektur Elektronische Bezahlung Neukunden Bestandskunden Neue Möglichkeiten aufzeigen bestehende Funktionen beschreiben 33

34 Basiskomponente FMS Formulare Fachverfahren Datenvalidierung Organisation Digitale Formate Archive WebServices SAP VPS 34

35 Basiskomponente FMS npa epayment Workflow Mobil Portale DMS 35

36 Funktionale Sicht / Schnittstellen Datenbank SMTP Server SAP VPS Fachverfahren Formulare WebServices Digitale Formate Datenvalidierung Organisation Lucom Intercation Platform Archive 36

37 Funktionale Sicht / Schnittstellen Portale/GSB npa Modul Mobil DMS eid Service epayment Service epayment Workflow Engine Lucom Intercation Platform 37

38 Betrieb und Hosting Hosting eines FMS beim ZIVIT 38

40 Machbarkeitsstudie Schnittstelle FMS - eakte Jasmin Maifeld

41 Motivation E-Government-Gesetz: 8 Akteneinsicht 9 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum Verfahrensstand 13 Elektronische Formulare Kopplung von FMS und eakte erforderlich 41

42 Antragsstellung mit elektronischen Formularen eformular Antrag (PDF + XML) aus FMS Antrag automatisch an DMS übergeben eakte Aktenzeichen übergeben Konnektor Aktenzeichen übergeben 42

43 Abfrage des Verfahrensstandes eformular eakte Aktenzeichen übergeben Antragsstatus übergeben Konnektor Aktenzeichen übergeben Antragsstatus übergeben 43

44 Akteneinsicht in elektronischer Form eformular eakte Aktenzeichen übergeben Akte (PDF) übergeben Konnektor Aktenzeichen übergeben Akte (PDF) übergeben 44

45 Kopplung zwischen FMS und eakte eformulare im FMS eakte im DMS FMS CMIS- Schnittstelle DMS 45

46 Fakten zu CMIS Content Management Interoperability Services Offener Standard WebService- Interface Objekte und Methoden für Dokumentenmanagement Namhafte Hersteller von DMS an Entwicklung beteiligt Interoperabilität zwischen den verschiedenen DMS-Komponenten 46

47 Systemarchitektur 47

48 Vorteile einer eigenen Komponente Notwendige Logik gekapselt Anpassungen ohne Abstimmung mit Produktanbietern FMS- und DMS-Standardschnittstellen Verschiedene FMS-Instanzen und DMS-Systeme koppelbar 48

49 Ausblick Feinkonzeption Schnittstelle genauer beschreiben Implementierung Testsystem für Szenarien Pilotprojekt umsetzen Praktische Erfahrungen sammeln Anpassungen auf Seiten der DMS 49

51 Machbarkeitsstudie: Integration FMS in Portale Daniel Grothe

52 Agenda. Hintergrund: Anforderungen: Lösungsskizze: Ziele der Machbarkeitsstudie Erwartungen eines Benutzers Integration der Darstellungsschicht Integration der FMS-Funktionen Mögliche Plattformen Nächste Schritte: Prototypische Umsetzung mit GSB 52

53 Agenda. Hintergrund: Ziel der Machbarkeitsstudie Anforderungen: Lösungsskizze: Erwartungen eines Benutzers Integration der Darstellungsschicht Integration der FMS-Funktionen Mögliche Plattformen Nächste Schritte: Prototypische Umsetzung mit GSB 53

54 Ziel der Machbarkeitsstudie Was ist mit bestehenden Systemen schon heute realisierbar! Bilanz zum Whitepaper von 2007 ziehen Praxisnahe Lösungsskizzen entwickeln Konkrete Handlungsempfehlungen aufzeigen 54

55 Agenda. Hintergrund: Ziel der Machbarkeitsstudie Anforderungen: Erwartungen eines Benutzers Lösungsskizze: Integration der Darstellungsschicht Integration der FMS-Funktionen Mögliche Plattformen Nächste Schritte: Prototypische Umsetzung mit GSB 55

56 Erwartungen eines Benutzers Vollständige Integration! Oberfläche: Nahtloses Look & Feel Single-Sign-On Zugänglichkeit Mobile-tauglich Inhalte: Integrale Suche Verknüpfungen Datenübernahme Self-Service 56

57 Agenda. Hintergrund: Anforderungen: Ziel der Machbarkeitsstudie Erwartungen eines Benutzers Lösungsskizze: Integration der Darstellungsschicht Integration der FMS-Funktionen Mögliche Plattformen Nächste Schritte: Prototypische Umsetzung mit GSB 57

58 Integration der Darstellungsschicht Oberfläche aus einem Guss! Nutzer Portal Wrapping FMS 58

59 Integration der FMS-Funktionen Inhalte aus einer Hand Integrale Suche: Zentraler Zugangspunkt für alle Inhalte Single-Sign-On: Eine einzige Anmeldemaske Verknüpfung von Inhalten über Systemgrenzen hinaus Nutzung des FMS-Webservice 59

60 Mögliche Plattformen Ein großes Zielgebiet! Bestehende Intranets, Extranets, Websites, Portale im Behördenumfeld auf Basis: Government Site Builder (GSB) WebSphere Portal Liferay Portal und andere 60

61 Agenda. Hintergrund: Anforderungen: Lösungsskizze: Ziel der Machbarkeitsstudie Erwartungen eines Benutzers Integration der Darstellungsschicht Integration der FMS-Funktionen Mögliche Plattformen Nächste Schritte: Prototypische Umsetzung mit GSB 61

62 Prototypische Umsetzung mit Government Site Builder (GSB) Prototyp GSB-FMS-Integration Proof of Concept Features: Single-Sign-On Integraler, gemeinsamer Such-Index Einbindung von Formularen in GSB-Seiten 62

63 Vielen Dank. Vernetzt. Kontakt. Materna GmbH Information & Communications Voßkuhle Dortmund