Digitale Gremienarbeit

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1 Digitale Kommunikation für Praxisbeispiele aus Verbänden Marta Pasiek Xinnovations 2011 Xinnovations Berlin,

2 Digitale Kommunikation für Lösungen für digitale Kommunikation in Verbänden und Organisationen > Sympleko als Netzwerk aus Beratern, Designern und Programmierern > Umfangreiche Erfahrung mit Projekten für > Kernteam von sympleko: Dirk Günther der Verbändeberatung Meilenstein! Marta Pasiek und Christian Horntrich, Inhaber des Designbüros yellow too Dr. Birte Schmitz, Beirat Xinnovations Berlin,

3 Digitale Kommunikation für Referenzen (Auswahl) > DIHK > VdTÜV > Markenverband > EnBW > BDI > Metalle pro Klima Xinnovations Berlin,

4 Digitale Kommunikation für Ausgangssituation: Gremienarbeit in Verbänden > Versand von Gremienunterlagen per > Nachteile: verstopfte Postfächer durch große Dateien schlecht gepflegte Postfächer für Empfänger schwierig den Überblick zu behalten Unklarheit über die aktuellste Fassung Pflege eigener Ablagen bei den Mitgliedern Xinnovations Berlin,

5 Digitale Kommunikation für Ziele digitaler Gremienarbeit > Vereinfachung von Prozessen > Effizienzsteigerung > Schnellerer und einfacherer Zugriff auf relevante Inhalte > Maßgeschneiderte Informationskanäle, die je nach Zielgruppe individuelle Informationen beinhalten > Mehr Austausch zwischen den Mitgliedern > Größere Transparenz innerhalb von Gremien > Stärkung der Mitgliederbindung > Imagegewinn durch den Einsatz modernen Werkzeuge Xinnovations Berlin,

6 Digitale Kommunikation für Vorgehensweise bei der Entwicklung des VdTÜV Gremienportals > Zusammenstellen eines Projektteams > Analyse der Gremienarbeit und der Prozesse innerhalb des Verbands > Workshops mit den Gremienverantwortlichen > Erstellung von Anforderungen und Bewertung dieser > Auswahl von Dienstleistern von Design und Technik > Auswahl der geeigneten Software > Erstellung eines Pflichtenhefts > Entwicklung des Interface Designs und Benutzerszenarien > Realisierung des Systems > Schulungen der Mitarbeiter > Vermarktung des Systems bei den Mitgliedern Xinnovations Berlin,

7 Digitale Kommunikation für Struktur und Inhalte des VdTÜV Gremienportals > Aktuelles > Dokumente > Arbeitsbereich > Termine > Links > Mein Arbeitsbereich > Gremienkonfiguration Xinnovations Berlin,

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13 Digitale Kommunikation für Anforderungen an das Design > Integration in dem Gesamtauftritt des Verbands > Benutzerfreundlichkeit > Hohe Funktionaliät > Schnelle Orientierung > Intuitive Navigation > Klare Struktur des Interfaces Xinnovations Berlin,

14 Digitale Kommunikation für Die technische Lösung > Dokumentenmanagement ELOprofessional Durch an MS-Explorer orientierte Benutzeroberfläche schnelle Akzeptanz bei den Benutzern Mobiler Zugang zum System und automatische Synchronisation ihrer Offline-Version mit dem System > Contentmanagement Plone > Open Source-Lösung Xinnovations Berlin,

15 Digitale Kommunikation für Projektrisiken > Keine oder nur geringe Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern > Über jahrzehnte gewachsene Arbeitsabläufe und geringe Bereitschaft zur Veränderung > Sehr unterschiedliche Wünsche und Anforderungen an das System > Keine Unterstützung durch die Geschäftsleitung > Keine Möglichkeiten zur Einbeziehung der Gremienmitarbeiter Xinnovations Berlin,

16 Digitale Kommunikation für Gremienportal bei anderen Verbänden > Übertragung einer maßgeschneiderten Lösung? > Gremienportal beim BDI und beim Markenverband Xinnovations Berlin,

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23 Digitale Kommunikation für Fazit > ortunabhängige Zusammenarbeit in alle Verbänden wichtig > Unterstützung durch digitale Anwendungen notwendig > individuelle Anpassung an die Verbandstrategie, Strukturen, Prozesse und Anforderungen der Mitarbeiter unabdingbar > Integration eines Gremienportals in die bisherigen Online-Aktivitäten Xinnovations Berlin,

24 Digitale Kommunikation für Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Xinnovations Berlin,

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