Verfahrensweise bei Aussonderungen, vorläufigen und endgültigen Vermisst- Meldungen, sowie Verlustmeldungen von Zeitschriften innerhalb der ThULB

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1 Verfahrensweise bei Aussonderungen, vorläufigen und endgültigen Vermisst- Meldungen, sowie Verlustmeldungen von Zeitschriften innerhalb der ThULB (Stand: ) Aussonderungen finden statt, wenn damit dublette Bestände vermieden werden können und möglichst nur ein Exemplar aufgehoben bzw. magaziniert wird. Aussonderungen sind vom aussondernden Standort mit Antrag [Laufzettel] zu beantragen und vom für den jeweiligen Bestand verantwortlichen Fachreferent zu genehmigen. Bei dubletten Beständen sollte stets der Erhalt des Exemplars im bestmöglichen Zustand gewährleistet werden. Bearbeitungsweg Aussonderungen 1. Aussondernder Standort Magazinbestände: Prüfungen in der Ausleihe (Prüfzettelbearbeitung) Bestand lt. Katalogen (CBS, Zettelkataloge, Bandkatalog) auf offene Entleihungen (im OUS: alte und neue Bandsätze; konventionelle Ausleihen, Dauerleih- OPAC). Vor der Aussonderung müssen alle Ausleihvorgänge abgeschlossen sein Sofern es alte Bandsätze im OUS (sichtbar in der OUS-Präsentation als Bandzeile) und / oder neue Zeitschrifteneinzelbandsätze (aufzurufen mit dem fam-befehl) für das auszusondernde Exemplar gibt, muss dies auf dem Laufzettel gekennzeichnet werden, für die nachfolgende Bearbeitung durch die Clearingstelle Prüfungen im Magazin: vorhandene Signaturen / Exemplare, physischer Zustand, Vollständigkeit Freihandbestände: Den Mitarbeitern des aussondernden Standorts obliegt die inhaltliche Prüfung (Kataloge, vorhandene Signaturen, offene Entleihungen, physischer Zustand, Vollständigkeit). Nach dem Prüfvorgang ist der Antrag [Laufzettel] und ein Titelausdruck aus CBS/LBS an die Zeitschriftenstelle weiterzuleiten. Prüfungen in der Ausleihe: hier nur, wenn es sich um ehemalige Magazinbestände handelt (Schritte wie bei Magazin) 2. Zeitschriftenstelle Ist der Antrag [Laufzettel] durch den Fachreferent bestätigt worden, wird dieser an die Zeitschriftenstelle geleitet. Die Bestandsänderung an der Zeitschriftenhauptaufnahme wird durch die Mitarbeiter der Zeitschriftenstelle im CBS und ggf. ACQ bearbeitet (Beispiel A1, 2, 3). Die Statistik (Abgang) für alle Bestände einschließlich Teilbibliotheken wird in einer Excel-Datei geführt.

2 Beispiel A1 (Aussonderung des gesamten Bestandes) PPN vor Aussonderung : b 7100!Mag!4 Z s 7120 /v1/2000/v2/e , ; 5690/ nach Aussonderung 4802 Ausgesondert am :<Datum> : d 4802 Ausgesondert am: !Mag!4 Z g 7120 /v1/2000/v2/e , ; 5690/ Beispiel A2 (Aussonderung mit teilweiser Umsetzung) PPN vor Aussonderung : bi !J s 7120 /v24/b1993/v28/e ; 1153/ x/ nach Aussonderung 4802 Ausgesondert und teilweise umgesetzt am: <Datum> : d 4802 Ausgesondert und teilweise umgesetzt am: !J g 7120 /v24/b1993/v28/e ; 1153/ x/ Beispiel A3 (teilweise Aussonderung) PPN X vor Aussonderung : b 7100!Mag!4 s 7120 /v1/b1859/v7/e1899; /sn.f./v1/b1900/v7/e ; N.F ; nach Aussonderung 4802 Ausgesondert am <Datum>: Jg.Jahr,Heft 7120,7121 Bestandsangaben werden angepasst : b 4802 Ausgesondert am : N.F ; !Mag!4 s 7120 /v1/b1859/v7/e

3 3. Bearbeitung in der Clearingstelle Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme auf vorhandene alte Bandsätze (sichtbar in der OUS-Präsentation als Bandzeile). Wenn keine Entleihungen offen sind, können diese alten Bandsätze im OUS gelöscht werden (sichtbar in der OUS-Präsentation: Ausleihstadium muss Null sein). Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme über den fam-befehl auf Einzelbandsätze und erneute Prüfung auf Entleihungen (sichtbar in der OUS-Präsentation: Ausleihstadium muss Null sein). Wenn im OUS keine Entleihungen offen sind: Suchen der vorhandenen Einzelbandsätze im CBS über den fam-befehl und Löschen des auszusondernden Einzelbandes bzw. Exemplars. Es ist immer die Exemplarzugehörigkeit (Standort, Signatur) zu beachten. 4. Bearbeitung an konventionellen Katalogen für Bände vor 1950 Weiterleiten des Antrags [Laufzettels] an den Leiter Zentrale Information, ABE-Stelle und Magazin/Beutenberg zwecks Änderung in den entsprechenden Katalogen/Verzeichnissen : Bandkatalog, Ergänzungskatalog, R3 (Neubau, Ebene 0) StoK (Beutenberg) R1 (ABE-Stelle) 5. Bearbeitung am aussondernden Standort Nach erfolgter Bearbeitung in Zeitschriftenstelle, Ausleihe und ggf. Zentrale Information erfolgt die Aushebung am Standort. An den Bänden befindliche Barcodes sind zu entfernen. Nun können alle Bände ausgesondert gestempelt und Signaturen gestrichen werden. Danach erfolgt die Entsorgung von Bänden und Antrag [Laufzettel].

4 Bearbeitungsweg Vermisst- und Verlust-Meldungen Vor jeder Vermisst- oder Verlust-Meldung ist sicher zu stellen, dass keine Ausleihnachweise (elektronisch oder konventionell) existieren. Vorläufige Vermisst-Meldung bei aktueller Nichtauffindbarkeit eines Bandes infolge Nutzerbestellung bzw. Nutzeranfrage. Hier wird durch die Zeitschriftenstelle der Vermisst-Eintrag im CBS vorgenommen und bei Magazinbeständen am Standort eine Fahne gestellt. Abschließende Vermisst-Meldung nach wiederholter Prüfung (am Standort und auf offene Entleihungen). Zusätzlich wird für Magazin-Bestände bis 1950 der Nachtrag in den konventionellen Katalogen vorgenommen Verlust-Meldung - bei nachweislich verloren gegangenem Bestand. 1. Meldender Standort / Dienststelle Magazinbestände: vorläufige und abschließende Vermisstmeldungen und Verlustmeldungen werden durch die Ausleihe ausgelöst infolge Nutzerbestellungen / Prüfzettelbearbeitung. Die Ausleihe: fertigt die Fahne für das Magazin aus nimmt die Vermisst-/ Verlust-Eintragungen in vorhandenen Einzelbandsätzen im CBS vor (Beispiel B1, B2) gibt den Laufzettel (mit angeheftetem Prüfzettel) an die Zeitschriftenstelle zum Eintrag in der Zeitschriftenhauptaufnahme. Bei einer vorläufigen Meldung geht der Laufzettel nach Bearbeitung im CBS an die Ausleihe zurück. löscht nach Wiederauffinden im Magazin vorläufige und abschließende Vermisstmeldungen in vorhandenen Einzelbandsätzen im CBS anhand von gezogenen Fahnen. Diese werden an die Zeitschriftenstelle zur Änderung in der Zeitschriftenhauptaufnahme mit entsprechendem Vermerk (wieder am Ort: Datum, Unterschrift) weitergeleitet. Freihandbestände: nach Prüfungen gemäß Laufzettel Weitergabe an die Zeitschriftenstelle zum Eintrag in der Zeitschriftenhauptaufnahme nach Wiederauffinden im Freihandbestand Meldung per Titelausdruck an Zeitschriftenstelle

5 Beispiel B1 (Vermissteintrag Zeitschrifteneinzelband) PPN # #! ! ; : z 7100!Mag!8 Z 5805 b ; 7697/ $ Vermisst <Datum> # #! ! ; : z 4802 Vermisst !Mag!8 Z 5805 z ; 7697/ $ Beispiel B2 (Verlusteintrag Zeitschrifteneinzelband) PPN vor Bearbeitung S 4061 Ill 4180 # #! ! ; : z 7100!Mag!8 Z 5805 b ; 7627/ $ Verlust <Datum> Anpassen von Selektionscode und Ausleihindikator S 4061 Ill 4180 # #! ! ; : d 4802 Verlust !Mag!8 Z 5805 g ; 7627/ $ Zeitschriftenstelle Vermisst-Meldungen Durch die Mitarbeiter der Zeitschriftenstelle wird im Kommentar (Kat. 4802) der Zeitschriftenhauptaufnahme im CBS der Vermisst-Eintrag vorgenommen (Beispiel B3). Bei Wiederauffinden werden die Vermisst-Einträge in 4802 wieder gelöscht.

6 Beispiel B3 (vorläufige und endgültige Vermisstmeldungen in der Zeitschriftenhauptaufnahme, nach Prüfung am Standort, ggf. TB, Zeitschriftenablage, Ausleih-Datei SLS, ACQ) : b 7100!Mag!8 Z s 7120 /b (1993) ; 5690/ / Vermisst: Jg.Jahr,Heft 4802 Vermisst am <Datum>: Jg.Jahr,Heft : b 4801 Vermisst: 2000(2002) 4802 Vermisst am : 2000(2002) 7100!Mag!8 Z s 7120 /b (1993) ; 5690/ / Verlust-Meldungen Durch die Mitarbeiter der Zeitschriftenstelle wird im Kommentar (Kat. 4802) der Zeitschriftenhauptaufnahme im CBS der Verlust-Eintrag vorgenommen. Die Bestandsangaben werden entsprechend angepasst (Beispiel B4 und B5). Die Statistik (Abgang) für alle Bestände einschließlich Teilbibliotheken wird in einer Excel-Datei geführt. Beispiel B4 (Verlust von Teilbeständen, in der Zeitschriftenhauptaufnahme) PPN : b 7100!Mag!4 Z s 7120 /v21/b1995/v23/e , ; 5690/ / Verlust am <Datum>: Jg.Jahr,Heft 7120,7121 Bestandsangaben werden angepasst : b 4802 Verlust am : , !Mag!4 Z s 7120 /v21/b1995/v22/e ; 5690/ /

7 Beispiel B5 (Verlust des Gesamtbestandes, in der Zeitschriftenhauptaufnahme) PPN X : b 7100!Mag!4 s 7120 /v1/b1912/13/v33/e N.F. 1= /13,Okt. - 33= , ; 1153/ Verlust am <Datum> : d 4802 Verlust am !Mag!4 g 7120 /v1/b1912/13/v33/e N.F. 1= /13,Okt. - 33= , ; 1153/ Bearbeitung in der Clearingstelle Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme auf vorhandene alte Bandsätze (sichtbar in der OUS-Präsentation als Bandzeile) Wenn keine Entleihungen offen sind, können diese alten Bandsätze im OUS gelöscht werden. Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme über den fam-befehl auf Einzelbandsätze Suchen des betreffenden Einzelbandes im CBS über den fam-befehl und Eintrag gemäß Beispiel B2 Es ist immer die Exemplarzugehörigkeit (Standort, Signatur) zu beachten. 4. Bearbeitung an konventionellen Katalogen für Bände vor 1950 (entfällt für vorläufig vermisst) Weiterleiten des Laufzettels an den Leiter Zentrale Information, Magazin/Beutenberg und ABE-Stelle zwecks Vermerk in den entsprechenden Katalogen/Verzeichnissen : - Bandkatalog, Ergänzungskatalog, R3 (Neubau, Ebene 0) - StoK (Beutenberg) - R1 (ABE-Stelle) 5. Fachreferenten Abschließend werden Verlust-Laufzettel an den entsprechenden Fachreferenten zur Information weitergeleitet. Mit der Veröffentlichung dieser Internen Mitteilung tritt die Interne Mitteilung vom außer Kraft. gez.: Vogler Leiter Erwerbung / Erschließung Kuhles Leiter Benutzung