Leistungsbeschreibung. VERTRIEB Business

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1 Leistungsbeschreibung VERTRIEB Business Ergänzend zu dieser produktspezifischen Leistungsbeschreibung gilt zusätzlich die Leistungsbeschreibung Systemvoraussetzungen & Anwendungsübergreifende Funktionen Bitte informieren Sie sich vor Abschluss eines entgeltlichen Vertrages darüber, ob die Nutzung der durch Scopevisio AG angebotenen Services Ihren Anforderungen oder Erwartungen entspricht, z.b. indem Sie sich auf den Web-Seiten der Scopevisio AG unter informieren und/oder indem Sie unverbindlich und kostenfrei unsere Services testen. Die Leistungsbeschreibung ersetzt nicht die Lektüre der Bedienungshilfen. Scopevisio AG erbringt gegenüber Ihnen ihre SaaS-Leistungen im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten. Scopevisio erbringt ihre SaaS-Dienste und Services auf der Basis von komplexer moderner Technik. Scopevisio beabsichtigt, die SaaS-Dienste und Services nach ihrem eigenen Ermessen fortlaufend weiterzuentwickeln, um ihren Kunden einen möglichst großen Komfort zu ermöglichen. Scopevisio behält sich daher vor, Änderungen an der Soll- Leistung und der Leistungsbeschreibung vorzunehmen. Die Leistungsbeschreibung beschreibt lediglich den Soll- Produktstand der Services zum Zeitpunkt der Herausgabe dieses Dokuments. Alle Scopevisio-Produkte richten sich allein nach den in Deutschland geltenden Gesetzen, Verordnungen und Richtlinien. Soweit Sie unentgeltliche Leistungen der Scopevisio nutzen oder die von Ihnen gewählten SaaS-Dienste oder Services über die in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Spezifikationen hinausgehende Dienste/Leistungen beinhalten, so erfolgt dies unentgeltlich und ohne jeglichen Rechtsanspruch. Für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten sind und bleiben Sie selbst verantwortlich. Insbesondere die Finanzprodukte (FINANZEN Business bzw. FINANZEN Smart) von Scopevisio bieten Ihnen dazu die Möglichkeit, einen IDEA-konformen Export (CSV-Format) der Daten zu erstellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Online-Hilfe des jeweiligen Produktes. Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 1 von 7

2 Funktionen Funktion Grundfunktionen Verkaufsvorgänge Positionen Detail Verkaufschancen Angebote Zu jedem Vorgang können grundsätzlich beliebig viele Positionen (z.b. Produkte oder Dienstleistungen) hinterlegt werden. Zu jeder Position können direkt im Verkaufsdokument folgende Informationen frei eingegeben werden: - Positionsnummer - Bezeichnung (bis zu 100 Zeichen) - Beschreibung (bis zu 1000 Zeichen) - Produktnummer (alphanumerisch) - Menge (auf bis zu 6 Nachkommastellen genau) - Einheit - Netto-Einzelpreis (mit 1-Cent Genauigkeit) - Steuersatz (*) - Rabatt (absolut auf Netto-Einzelpreis) - Zwei separate Freitext-Felder (z.b. für Seriennummern oder positionsspezifische Leistungszeiträume; bis zu 100 Zeichen) Beim Hinzufügen von Positionen kann alternativ auf die Produktverwaltung zurückgegriffen werden, so dass Positionsangaben direkt aus dem Produktkatalog übernommen werden. Sonderpositionen Kontakte Neben Positionen können pro Verkaufsvorgang grundsätzlich beliebig viele Sonderpositionen erstellt werden: Zwischensummen Freitext (bis zu 1000 Zeichen) Überschriften (bis zu 100 Zeichen) Kontaktdaten Kontakte können als Personen- oder Gesellschaftskontakt angelegt werden. Sie unterscheiden sich in den abgefragten Informationen. Jeder Kontakt kann zusätzlich als Lead, Interessent und Kunde klassifiziert werden. Für diese Klassifikationen existieren eigene Menüpunkte unter denen nur die entsprechenden Kontakte angezeigt werden. Wird für einen Kontakt ein Angebot erstellt, wird dieser automatisch als Interessent gekennzeichnet. Neben Angaben zu Anschrift und Kommunikation können u.a. folgende weitere Merkmale und Eigenschaften erfasst werden: Personenkontakt: - Branche - Quelle - Geburtsdatum - Titel - Position - Notiz - Arbeitgeber - beliebig viele Schlagworte - Vertriebsinformationen - Segmentierung - Kommentare Gesellschaftskontakte: - Angaben zu Gesellschaftern - Betriebsdaten - Mitarbeiter - Steuerdaten Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 2 von 7

3 - Verbundene Betriebe und Unternehmen - Notiz - Kommentare - Wettbewerber - Gesellschafter - beliebig viele Schlagworte Kontakte verknüpfen Personenkontakte können in der Kontaktübersicht Gesellschaftskontakten als Mitarbeiter zugewiesen werden. Der Personenkontakt wird im Gesellschaftskontakt unter dem Geschäftsobjekt Mitarbeiter aufgeführt, die Gesellschaft im Personenkontakt im Datenfeld Arbeitgeber im Geschäftsobjekt Angaben zu Person. Letzte Änderungen Für jeden Kontakt wird dokumentiert, wann welcher Benutzer Änderungen vorgenommen hat. Vorgänge Bei jedem Kontakt werden sämtliche Verkaufschancen und Angebote angezeigt, die dem Kontakt zugeordnet sind. Benutzerdefinierte Felder Darstellung s archivieren ( Mailagent ) Schlagworte Vorgangshistorie ( Ereignisse ) Benachrichtigung Dokumente Zu jedem Kunden können (im Rahmen des gebuchten Speicherplatzes/Filespaces) grundsätzlich beliebig viele Dokumente hochgeladen werden. Aus Sicherheitsgründen können derzeit Dokumente mit folgenden Dateiendungen nicht abgelegt werden: aspx, bas, bat, chm, class, cmd, com, cpl, crt, dll, exe, hlp, hta, htm, html, inf, ins, isp, jar, jnlp, js, jse, jsp, lnk, lsd, mdb, mde, msc, msi, msp, mst, pif, pl, py, reg, scf, scr, sct, shs, tnt, ttf, vba, vbe, vbs, vcd, ws, wsc, wsf. Übrige Dateiendungen sind grundsätzlich hochladbar. Es können bis zu 100 benutzerdefinierte Felder in bis zu 10 benutzerdefinierten Geschäftsobjekten erstellt werden, die in den Kontaktdetails angezeigt werden. Jedes benutzerdefinierte Feld kann als Pflichteingabe markiert werden. Die Kontaktinformationen sind in Datenfelder und Geschäftsobjekte aufgeteilt. Ein Geschäftsobjekt besteht aus mehreren Datenfelder zu einem übergeordneten Thema. Einzelne Datenfelder und Geschäftsobjekte können ein- und ausgeblendet werden. Für jede Kontaktart kann eine eigene Ansicht erstellt werden. Eingehende und ausgehende Kunden- s können grundsätzlich von gängiger -Software (z.b. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird oder Apple Mail) oder von gängigen Webmailservices (z.b. GMX, Web.de oder Google Mail) direkt an Scopevisio VERTRIEB weitergeleitet werden. Sofern die adresse des jeweiligen Kunden in Scopevisio VERTRIEB vorher bereits bei einem Kontakt hinterlegt wurde, wird der Text der an Scopevisio VERTRIEB weitergeleiteten bei diesem Kontakt als Kommentar angelegt. Jeder Benutzer kann auf diese Weise die gesamte -Kommunikation mit den Kunden nachvollziehen. Pro Kunde können grundsätzlich beliebig viele Schlagworte vergeben werden. Es kann nach Kunden gesucht werden, denen ein oder mehrere Schlagworte zugeordnet wurden. Bei der Suche kann eingestellt werden, ob a) alle angegebenen Schlagworte oder b) mindestens eines der angegebenen Schlagworte dem Kunden zugeordnet wurde. Auf Basis des Suchergebnisses können Kundenlisten generiert und im Excel-XML-, PDF- oder CSV-Format ausgegeben werden. Die Vorgangshistorie informiert chronologisch über alle vom Benutzer erfassten, im Zusammenhang mit einem Kunden stehenden Ereignisse. Zu Ereignissen zählen: - Kommentare (Anrufnotizen, Protokolle, s), die von einem Benutzer beim Kunden hinterlegt wurden - Statuswechsel der dem Kunden zugeordneten Verkaufschancen oder Aufgaben Zu Kunden, Verkaufschancen und Aufgaben kann eine -Benachrichtigung aktiviert werden, welche einen Benutzer immer dann per informiert, falls ein anderer Benutzer beim jeweiligen Kunden (bzw. Verkaufschance oder Aufgabe) eine Änderung vorgenommen hat. Zu Änderungen gehören: - Das Erstellen eines Kommentars bei einem Kunden - Das Ändern der Phase einer Verkaufschance - Das Ändern des Status einer Aufgabe Optional kann einem bestimmten Benutzer immer dann eine versendet werden, falls von Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 3 von 7

4 Duplikate-Check Import & Export Vertriebssteuerung Verkaufschancen einem anderen Benutzer eine Verkaufschance oder Aufgabe neu erstellt wird. Mit Hilfe des Duplikate-Checks werden gleich- oder ähnlich lautende Kunden-Datensätze erkannt. Zwei Kunden-Datensätze gelten dabei als ähnlich, wenn Vorname, Nachname oder Firmenname des einen Kunden-Datensatzes Umlaute (ä oder ö) oder ein ß enthält und der andere Kunden- Datensatz ein oder mehrere Substitute (z.b. ae, oe oder ss ) enthält. Solche mehrfach vorhandene Kunden-Datensätze können zusammengeführt werden. Bereits vorhandene Adressbestände sowie die Informationen zum Kontakt, welche im CSV- Format vorliegen, können in das Kontaktmanagement importiert werden. Sofern Microsoft Outlook auf dem gleichen Computer installiert ist, auf dem die Scopevisio Anwendung ausgeführt wird, können auch Adressdaten direkt aus Outlook übernommen werden. Die genannten Datenfelder können auch im CSV- oder Excel-XML-Format exportiert werden. Einzelne Kontakte können als VCF-Datei exportiert und direkt per versendet werden oder als QR-Code angezeigt werden. Anhand von grundsätzlich beliebig vielen konfigurierbaren (Verkaufs-) Phasen kann der aktuelle Verkaufsprozess einer Verkaufschance dokumentiert werden. Auf Basis der mit den Phasen verbundenen Wahrscheinlichkeiten (prozentual hinterlegbar) wird automatisch ein gewichteter Verkaufschancen-Betrag berechnet. Weitere Eigenschaften Neben der Phase können folgende weitere Merkmale zu jeder Verkaufschance erfasst werden: - Quelle - Verkaufschancen-Typ (z.b. Up-Selling, Cross-Selling) - Kunden-Typ (z.b. Bestandskunde, Neukunde) - Beschreibung (bis zu 1000 Zeichen) - Grundsätzlich beliebig viele Schlagworte Angebote Aufgabenmanagement Aufgaben Auswertungen Sales Forecast Weiterhin können grundsätzlich beliebig viele Aufgaben zu jeder Verkaufschance erstellt und an andere Benutzer delegiert werden. Es können grundsätzlich beliebig viele Verkaufschancen- Ansprechpartner inkl. der von ihnen eingenommenen Rollen hinterlegt werden. Angebote können erstellt und in Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen überführt werden. Häufig verwendete Verkaufsdokumente können dupliziert werden. Zu jedem Angebot kann (manuell) einer der folgenden Status vergeben werden: - Entwurf - Abgegeben - Angenommen - Veraltet - Abgelehnt Ein Angebot kann als Dokument ausgegeben werden (siehe Abschnitt Dokumentausgabe). Nur in Verbindung mit Scopevisio Abrechnung Verkaufschancen oder Angebote können in Aufträge überführt werden. Aus bereits erstellten Angeboten können Verkaufschancen abgeleitet werden. Bereits eingetragene Positionen werden dabei übernommen und müssen nicht erneut eingegeben werden. Beim Erstellen von Verkaufschancen-Positionen kann auf den in der Anwendung Faktura angelegten Produktkatalog zurückgegriffen werden. Beim Definieren von Aufgaben in der Scopevisio Anwendung können folgende Angaben hinterlegt werden: - Name - Beschreibung - Priorität (niedrig, normal, hoch) - Status (nicht begonnen, begonnen, erledigt) - Fälligkeitsdatum - Grundsätzlich beliebig viele Schlagworte Optional können Aufgaben auch erstellt werden, indem eine speziell formulierte (z.b. von einem Smartphone aus) an die persönliche Mailagent adresse des Benutzers gesendet wird. Auf Basis der bei den Verkaufschancen hinterlegten Werte (Betrag, Wahrscheinlichkeit und Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 4 von 7

5 Plausibilitäts-Check Dokumentausgabe PDF- Dokumentausgabe Positionstabellen OpenDocument- Dokumentausgabe Platzhalter Fremdsprachen Textbausteine Verkaufsdokumente per versenden Produkte Produktimport Entscheidungszeitpunkt) wird automatisch ein vierstufiger A-B-C-D Sales Forecast generiert, welcher die prognostizierten Auftragseingänge grafisch oder tabellarisch darstellt. Jede Stufe steht dabei für einen Drei-Monats-Korridor, beginnend mit der Gegenwart. Der Bericht lässt sich auf Verkaufschancen bestimmter Mitarbeiter bzw. bestimmter Kunden-Typen eingrenzen. Der Plausibilitäts-Check zeigt, sofern vom Benutzer konfiguriert und aktiviert, jene Verkaufschancen an, - bei denen widersprüchliche Angaben gemacht wurden, also z.b. die Wahrscheinlichkeit hoch ist, der Entscheidungszeitpunkt aber in ferner Zukunft liegt - welche über einen längeren (vom Benutzer definierbaren) Zeitraum hinweg nicht mehr aktualisiert wurden - deren Entscheidungszeitpunkt in der Vergangenheit liegt und noch offen ist. Verkaufsdokumente können auf zwei verschiedene Arten als PDF-Datei erzeugt werden: 1. Mit Verwendung von selbst erstellten Dokumentvorlagen im OpenDocument-Format (siehe Abschnitt OpenDocument-Dokumentausgabe) 2. Ohne Verwendung von Dokumentvorlagen: Firmenlogo und firmenspezifischen Angaben können hinterlegt werden. Das erzeugte Verkaufsdokument im PDF-Format enthält dann ein fest vorgegebenes, nicht änderbares Layout: a. Das Logo erscheint in der Kopfzeile, b. die eigene Firmenanschrift rechts unterhalb der Kopfzeile, c. die firmenspezifischen Angaben in der Fußzeile (maximal drei Zeilen) Werden automatisch angepasst. Zeilen ohne Inhalt, die Rabatte, Versandkosten oder die MwSt. ausweisen werden im Ausgabedokument nicht angezeigt. Verkaufsdokumente können im OpenDocument-Format (ODT) und PDF-Format erzeugt werden. Vorausgesetzt wird, dass die von Scopevisio im ODT-Format bereitgestellten OpenDocument- Vorlagen an das gewünschte Layout angepasst werden (erfordert als Betriebssystem Microsoft Windows 2000 oder neuer oder Mac OS X oder Linux sowie OpenOffice 2.2 oder neuer). Die verfügbaren Schriften werden im Anhang aufgeführt Werden in OpenDocument-Vorlagen andere Schriftarten als die oben aufgeführten verwendet, so werden sie beim Erzeugen von PDF- oder OpenDocument-Dokumenten durch ähnlich aussehende Schriftarten ersetzt. Die Angaben in allen Feldern aus dem Kontaktmanagement, inkl. Benutzerdefinierter Felder können mittels Platzhalter in die PDF- oder odt Dokumente eingefügt werden. Nur in Verbindung mit Word-Dokumentausgabe oder OpenDocument-Dokumentausgabe: Verkaufsdokumente können in bis zu vier verschiedenen Fremdsprachen ausgegeben werden, sofern diese auf einem lateinischen Alphabet basieren. Vorausgesetzt wird, dass Übersetzungen für die verwendeten feststehenden Begriffe (z.b. Mengeneinheiten, Grußformeln) sowie für Produktbeschreibungen und -bezeichnungen durch den Benutzer selbst hinterlegt wurden. Es können grundsätzlich beliebig viele Einleitungs- und Schlusstexte als Textbausteine zur Verwendung in Verkaufsdokumenten hinterlegt werden. Mit Hilfe von Platzhaltern (z.b. für Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen) können die Textbausteine auf die Dokumentempfänger personalisiert werden. Alle Verkaufsdokumente können per direkt aus Scopevisio heraus als PDF-Dokumente versendet werden. Die hinterlegte adresse des Kunden sowie ein frei definierbares Anschreiben werden dabei automatisch verwendet. Pro können bis zu drei frei wählbare Dateianhänge verschickt werden. Die Größe eines Dateianhanges darf 5 MB nicht überschreiten. Der Versand von s erfolgt über einen SMTP-Server des Providers des Kunden. Der Import von Produkten ist im CSV-Format möglich unter Einbeziehung folgender Felder: Bezeichnung (Text, bis zu 100 Zeichen) Beschreibung (Text, bis zu 1000 Zeichen) Produktnummer (Text, bis zu 20 Zeichen) Produktart (Text: Produkt, Dienstleistung, oder Vertrag ) Mengeneinheit (Text, bis zu 20 Zeichen) Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 5 von 7

6 Netto-Preis (Zahl mit zwei Nachkommastellen; bis zu drei verschiedene Netto-Preise) Standard-Erlöskonten (Zahl; jeweils für Inland, EU-Ausland, Ausland) Steuersatz (Zahl: 0, 7 oder 19) Produktgruppen definieren Umsatzsteuer Preisfindung Versandkosten und Lieferarten CRM2GO Webapp Anhang Verfügbare Schriftarten Bezeichnungen und Beschreibungen können optional in je vier zusätzlichen Sprachen importiert werden (siehe Abschnitt Fremdsprachen). Mit Hilfe von grundsätzlich beliebig vielen, hierarchisch organisierbaren Produktgruppen ist es möglich, Produkte zu kategorisieren. Zu jedem Produkt kann der Umsatzsteuersatz (0%, 7% oder 19%) definiert werden. Es können grundsätzlich beliebig viele Lieferarten (optional mit separat ausgezeichneten Nachnahmegebühren) und die damit verbunden Kosten definiert werden. Pro Verkaufsdokument erscheinen die gewählte Lieferart sowie die Nachnahmegebühr im Summen-Bereich der Positionstabelle. Der kostenfreie zur Webapp CRM2GO ist Bestandteil der Business Line. Arial Arial Black Arial Narrow Arimo Book Antiqua Bookman Old Style Calibri Cambria Candara Century Gothic Comic Sans MS Courier New Cousine DejaVu Sans DejaVu Sans Condensed DejaVu Sans Light DejaVu Sans Mono DejaVu Sans Serif DejaVu Sans Serif Condensed East Syriac Adiabene East Syriac Ctesiphon Estrangelo Antioch Estrangelo Midyat Estrangelo Nisibin Estrangelo Nisibin Outline Estrangelo Quenneshrin Estrangelo Talada Estrangelo Turabdin Franklin Gothic Medium Garamond Gentium Basic Gentium Book Basic Georgia Goha-Tibeb Zemen Impact Kartika Lucida Console Luxi Mono Luxi Sans Luxi Serif Microsoft Sans Serif Monotype Corsiva OpenSymbol Palatino Linotype Serto Batnan Serto Jerusalem Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 6 von 7

7 Serto Kharput Serto Malankara Serto Mardin Serto Urhoy Sylfaen Symbol Neu Tahoma Times New Roman Tinos Trebuchet MS Verdana Vrinda WingDings Scopevisio AG, Bonn, Alle Rechte vorbehalten. 7-Nov-13 Seite 7 von 7