Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter Teil 3: Antragsverfahren

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1 Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter Teil 3: Antragsverfahren Die Europäische Gemeinschaft hat die Rechtsfigur des Authorized Economic Operator im Rahmen ihrer Sicherheitsinitiative mit der Änderung des Zollkodex im April 2005 und der Durchführungsvorschriften im Dezember 2006 in europäisches Recht umgesetzt. Antragsteller und Antragsarten Der vorliegende Artikel ist der dritte Teil einer Fortsetzungsreihe von sechs aufeinander aufbauenden Beiträgen, die Ihnen einen Überblick ermöglichen sollen: einerseits über die Verfahrensaspekte, andererseits über die praktischen Auswirkungen des Status. Teil 1 informierte Sie über die Rechtsgrundlagen und die Voraussetzungen des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. Teil 2 hat Ihnen die Vorteile und die Bedeutung des Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten für importierende und exportierende Wirtschaftsunternehmen aufgezeigt. Der aktuelle Beitrag vermittelt Ihnen einen Überblick über das Antragsverfahren und stellt in diesem Rahmen Aspekte in den Vordergrund, die für die Praxis relevant sind. Er geht zunächst auf den Antragsteller und das Antragsverfahren ein, um danach spezifische Anforderungen oder Erleichterungen für mittelständische Unternehmen und Unternehmen mit europäischen Konzernstrukturen darzustellen. Antragsteller Der Status des Authorized Economic Operator (AEO) wird auf Antrag gewährt. Antragsteller kann grundsätzlich jeder im Zollgebiet der Europäischen Gemeinschaft ansässige Wirtschaftsbeteiligte sein. Zu beachten ist: Den Antrag selbständig zu stellen hat immer die kleinste juristisch selbständige Einheit (etwa GmbH, KG, OHG oder AG). Der Antrag ist im Bezirk des Hauptzollamts zu stellen, in dem das Unternehmen seinen satzungsmäßigen Sitz hat. Betriebsstätten allein sind daher nicht antragsberechtigt, sondern werden vom Antrag des Mutterunternehmens mit umfasst. Antragsarten Das AEO-Zertifikat wird in drei unterschiedlichen Varianten erteilt: Das AEO-Zertifikat Zollrechtliche Vereinfachungen ist für Wirtschaftsbeteiligte konzipiert, die Zollvereinfachungen in Anspruch nehmen wollen. Mit dem AEO-Zertifikat Sicherheit sind Erleichterungen bei den Sicherheitsbestimmungen für die Ein- und Ausfuhr von Waren in oder aus dem Zollgebiet der Gemeinschaft verknüpft. Beide oben genannte Zertifikate kombiniert das AEO-Zertifikat Zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit. Es wird demnach von Wirtschaftsbeteiligten beantragt, die sowohl die Vereinfachungen des Zertifikats Zollrechtliche Vereinfachungen als auch die des Zertifikats Sicherheit in Anspruch nehmen wollen. Antrag auf Erteilung eines AEO-Zertifikats Der Antrag kann wie beschrieben rechtswirksam nur bei dem Hauptzollamt gestellt werden, in dessen Bezirk die Hauptbuchhaltung fällt. Befindet sich die Hauptbuchhaltung nicht in Deutschland, weil sie beispielsweise ausgelagert wurde, ist der Ort der logistischen Verwaltung zollrelevanter Tätigkeiten des Antragstellers entscheidend. Ist zweifelhaft, welches Hauptzollamt für den

2 Seite 2 Zentrale Kontaktstelle Antrag zuständig ist, bitten Sie einfach die zentrale Kontaktstelle AEO in Nürnberg um Auskunft (Adresse und Telefonnummer finden Sie unter Das Zertifikat ist schriftlich oder elektronisch nach einem Muster im Anhang der Durchführungsverordnung des Zollkodex zu beantragen. Ein Antragsmuster finden Sie ebenfalls auf der Homepage des deutschen Zolls. Der Antrag sollte elektronisch ausgefüllt und die Anlagen als elektronische Dokumente eingereicht werden. Zusätzlich ist der Antrag selbst in schriftlicher Form und unterzeichnet an das zuständige Hauptzollamt zu versenden. Bitte beachten Sie: Die zuständigen Hauptzollämter wurden angewiesen, zunächst die Annahme des Antrags zu prüfen. So sollen ausschließlich vollständige Anträge bearbeitet werden. Ist ein Antrag unvollständig, wird der Antragsteller innerhalb von 30 Tagen nach Eingang des Antrags aufgefordert, die noch fehlenden Informationen nachzureichen. Ein unvollständiger Antrag zieht immer einen Zeitverlust von unbestimmter Länge nach sich plus einen damit verbundenen Mehraufwand für den Antragsteller. Um solche Verzögerungen von vornherein zu vermeiden, sollte der Antragsteller daher am besten im Vorfeld mit den Zollbehörden klären, welche Informationen und Unterlagen mit welcher Detailtiefe für den spezifischen Antrag benötigt werden. Antrags-, Informations- und Konsultationsverfahren Das Antragsverfahren beginnt mit dem Zugang des Antrags auf Erteilung eines AEO-Zertifikats bei den Zollbehörden und soll grundsätzlich 90 Kalendertage (bis Ende 2009: 300 Kalendertage) nicht überschreiten. Zeitaufwand einplanen Vom Antragsverfahren ist die unternehmensinterne Vorbereitung zur eigenständigen Bewertung zoll- und sicherheitsrelevanter AEO-Kriterien zu unterscheiden. Sie kann erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Der tatsächliche Zeitaufwand bestimmt sich dabei entlang der vorhandenen Kapazitäten, Strukturen und Geschäftsfeldern des Unternehmens. Erfahrungsgemäß sollten hier Zeiträume zwischen drei und sechs Monaten pro Antragsteller eingeplant werden. Mit Annahme des Antrags auf Erteilung des AEO-Zertifikats schließt sich zunächst ein verwaltungsinternes Informationsverfahren an. In diesem Informationsverfahren werden die Mitgliedstaaten der Gemeinschaft über die Antragstellung informiert. Hierfür übermittelt die Zollbehörde die Angaben aus dem Antragsformular (Feld 1 bis 19) automatisch. Innerhalb von 35 Kalendertagen können die Mitgliedstaaten zoll- und sicherheitsrelevante Erkenntnisse über das antragstellende Unternehmen mitteilen. Diese Erkenntnisse sind im Antragsverfahren verwertbar. Das Antragsverfahren selbst ist als ein Prüfverfahren aufgebaut. Demnach werden die zur Erteilung des AEO-Status verlangten Voraussetzungen durch das zuständige Hauptzollamt geprüft. Die Voraussetzungen im Detail können Sie im ersten Beitrag der Serie nachlesen. Prüfverfahren vorgesehen Hier nur eine kurze Zusammenfassung der Kriterien: eine angemessene Einhaltung der Zollvorschriften ein zufriedenstellendes System für die Verwaltung der Geschäfts- und Beförderungsunterlagen, das geeignete Zollkontrollen ermöglicht eine nachgewiesene Zahlungsfähigkeit des Antragstellers geeignete Sicherheitsstandards

3 Seite 3 Ob die genannten Bewilligungsvoraussetzungen vorliegen, prüft die Zollbehörde anhand der eingereichten Unterlagen des Antragstellers und der innerhalb der Zollverwaltung verfügbaren Informationen. Solche der Zollverwaltung verfügbaren Informationen umfassen beispielhaft Zollprüfberichte, die dezentrale Beteiligtenbewertung (DEBBI), bestehende zollrechtliche Vereinfachungen und Bewilligungen und sonstige Informationen, die den Zollbehörden zur Kenntnis gelangen. Unterlagen im Antragsverfahren unterliegen dem Steuergeheimnis Die eingereichten Unterlagen des Antragstellers bestehen aus dem Antrag, dem Fragenkatalog zur Selbstbewertung und den zugehörigen Anlagen, wie Organigramme, Gebäudepläne, Wirtschaftsprüfungsberichte, Zertifikate und andere Nachweise. Die im Rahmen des Antragsverfahrens eingereichten Unterlagen und Informationen des Antragstellers unterliegen dem Steuergeheimnis und sind von den Zollbehörden vertraulich zu behandeln. Die Einhaltung der Bewilligungsvoraussetzungen speziell der, welche die physische Sicherheit betreffen können durch zusätzliche Begehung und Inaugenscheinnahme des Betriebsgeländes oder der Räumlichkeiten des Antragstellers geprüft werden. Dafür können die Zollbehörden einen Termin vor Ort beim Antragsteller vereinbaren. In der Praxis wird diese Möglichkeit regelmäßig wahrgenommen und bildet meist den Abschluss des Prüfverfahrens. Wer Ansprechpartner ist, kann im Antragsformular festgelegt werden. Das kann eine Person des beantragenden Unternehmens sein oder seines Vertreters. Die Kontrolle der Voraussetzungen soll grundsätzlich alle Standorte des Antragstellers umfassen. Die Prüfung, ob die Sicherheitsvorschriften eingehalten werden, kann dabei auf einen repräsentativen Teil der Räumlichkeiten oder des Geländes des Antragstellers beschränkt werden, sofern die Zollbehörden keinen Zweifel darüber haben, dass die vorhandenen Sicherheitsstandards des Antragstellers gleichermaßen für alle Standorte gelten. Für den Nachweis geeigneter Sicherheitsstandards können auch externe Gutachten vorgelegt werden. Konsultationsverfahren mit anderen Mitgliedstaaten möglich Können bestimmte Bewilligungsvoraussetzungen nicht in Deutschland geprüft werden, kann ein Konsultationsverfahren mit den Zollbehörden des jeweiligen Mitgliedstaats eingeleitet werden. Ein solches Konsultationsverfahren wird regelmäßig dann notwendig, wenn sich ein Firmenstandort oder andere Räumlichkeiten (etwa eigenbetriebenes Zolllager in Frankreich) in einem anderen Mitgliedstaat befinden. Beachtenswerte Besonderheiten ergeben sich im Verfahren aus der Praxis hinsichtlich der Sicherheitsstandards von beauftragten Speditionsunternehmen fremdbetriebenen Einrichtungen (etwa Zolllager des Spediteurs) beauftragten Servicedienstleistern (wie Sicherheitsdienst und IT-Dienstleister) anderen Fremdfirmen auf dem eigenen Firmengelände Grundsätzlich sind Unternehmen für ihre eigenen Sicherheitsstandards verantwortlich. Fremdfirmen, die Teil der Lieferkette sind oder sich physisch auf dem Gelände des Antragstellers befinden, können sich gleichwohl nachteilig auf die Sicherheitsbewertung des Antragstellers auswirken. Abhilfe kann hier zumeist der Nachweis der AEO-Zertifizierung oder eine Sicherheitserklärung (AEO) des Fremdunternehmens schaffen.

4 Seite 4 Fragenkatalog zur Selbstbewertung Fragenkatalog zur Selbstbewertung, Anlagen und sonstige Nachweise Der Fragenkatalog dient einerseits der Selbstbewertung des antragstellenden Unternehmens und andererseits als Informationsgrundlage zur Bewertung der Bewilligungsvoraussetzungen des AEO-Status. Der Fragenkatalog ist entsprechend als Anlage dem Antrag auf Erteilung eines AEO-Zertifikats beizufügen und zusammen mit den zugehörigen Anlagen und dem Antrag selbst dem zuständigen Hauptzollamt möglichst elektronisch einzureichen. Zu diesem Zweck steht der Fragenkatalog im Internetportal der Zollbehörden bereit. Dabei empfiehlt sich, die Unterlagen und (gescannten) Anlagen den Zollbehörden auf CD-ROM zur Verfügung zu stellen. Gleichwohl ist eine zusätzliche Einreichung des Antrags selbst in schriftlicher Form notwendig. Der Fragenkatalog orientiert sich an den Rechtsvorschriften und den Leitlinien zum AEO (Kommissionsdokument TAXUD/2006/1450, 29. Juni 2007). Er gliedert sich entsprechend den wesentlichen Voraussetzungen des AEO-Status in fünf Themenbereiche: Informationen über das Unternehmen Bisherige Einhaltung der Zollvorschriften Buchführung und Logistiksystem Zahlungsfähigkeit Sicherheitsanforderungen Anzumerken ist: Der Fragenkatalog wurde jeweils durch die nationalen Zollbehörden entwickelt. Was in den einzelnen Mitgliedstaaten jeweils abgefragt wird, kann sich demnach erheblich unterscheiden. Die Einzelfragen umfassen: die Gesamtheit der Voraussetzungen für die drei Arten der AEO-Zertifikate (Vereinfachung/Sicherheit/Kombination) die Positionen eines Unternehmens in der Lieferkette die Zoll- und Sicherheitsaspekte eines Unternehmens Unternehmensstruktur und Geschäftstätigkeit entscheidend Ein Antragsteller hat nicht zwangsläufig alle Fragen zu beantworten. Vielmehr sollten die Antworten an die Unternehmensstruktur und Geschäftstätigkeiten angepasst werden. Der Fragenkatalog ist grundsätzlich nach der gegenwärtigen Situation des Unternehmens zur Zeit der Antragstellung zu beantworten. Bestimmte Fragenbereiche, wie Informationen über das Unternehmen und die bisherige Einhaltung der Zollvorschriften, beziehen sich auf den zollüblichen Prüfzeitraum der letzten drei Jahre. Letztendlich ist anzumerken: Die Voraussetzungen des AEO und die Antworten sind nicht zwingend durch Gutachten, Unterlagen oder andere Anlagen zu belegen. Dennoch sollten Antragsteller ihre Antworten durch relevante Anlagen und Nachweise stützen. Solche Anlagen können Wirtschaftsprüfungsberichte, Arbeits- und Organisationsanweisungen oder sonstige Unterlagen oder Zertifikate sein. Besonderheiten für kleine und mittlere Unternehmen Der Zollkodex implementiert die gesetzliche Verpflichtung, dass Zollbehörden den besonderen Merkmalen der Wirtschaftsbeteiligten Rechnung tragen sollen, vor allem den kleinen und mittleren Unternehmen. Das betrifft damit eine

5 Seite 5 Vielzahl von deutschen mittelständischen Unternehmen. Zwar sind die Bewilligungsvoraussetzungen für alle Wirtschaftsbeteiligten gleich, gleichwohl können die Anforderungen an die Erfüllung dieser Kriterien angepasst werden. Vorteil für ein mittelständisches Unternehmen ist demnach, dass die Anforderungen an Organisation, Buchführung und physischer Sicherheit an die Unternehmensstruktur und an die Komplexität der Geschäftstätigkeiten eines mittelständischen Unternehmens anzupassen sind. Dieser Vorteil spiegelt sich auch in der Beratung mittelständischer Unternehmen zur AEO-Zertifizierung wider, die sich nicht nur an allgemeinen Kriterien, sondern an den Bedürfnissen und der konkreten Situation des antragstellenden Unternehmens orientieren. Besonderheiten für Konzerngesellschaften Besonderheiten für Konzerngesellschaften Für Konzerngesellschaften ergeben sich eine Reihe von Besonderheiten. So sind die Antragsteller und die zuständigen Zollbehörden für verbundene Unternehmen genau zu ermitteln, um unnötigen Mehraufwand und Kosten durch unzutreffende Antragstellungen zu vermeiden. Grundsätzlich haben die Muttergesellschaft und die einzelnen Tochtergesellschaften einen eigenen Antrag zu erstellen. Beachten Sie aber bitte die deutsche Besonderheit der Zollzweckgemeinschaft: Sie umfasst zwar mehrere Unternehmen, antragsberechtigt aber ist die Zollzweckgemeinschaft selbst. Zweigniederlassungen, die keine eigene Rechtspersönlichkeit haben, können keinen selbständigen Antrag stellen. Sie sind Geschäftsräume oder Firmengelände der antragstellenden Unternehmen an einem anderen Standort und somit Bestandteil des Antrags der ihr zuzuordnenden Gesellschaft. Befinden sich solche Geschäftsräume oder Firmengelände sich in anderen Mitgliedstaaten, kann ein Konsultationsverfahren notwendig werden. In Rahmen der Risikobewertung des Fragenkatalogs sind die spezifischen Zoll-, Organisations- und Sicherheitsstrukturen verbundener Unternehmen auszuweisen. Hierbei ergeben sich gleichermaßen Vereinfachungen und neue Herausforderungen in der Bewertung und Darstellung. So können einerseits Kriterien, Verfahren und Unternehmensstandards, die für mehrere Tochtergesellschaften gemeinsam gelten, in nur einem Fragenkatalog mit entsprechender Verweisung dargestellt werden. Möglicherweise kann der Fragekatalog sogar von der Muttergesellschaft im Namen aller antragstellenden Tochtergesellschaften ausgefüllt werden, soweit hierdurch alle Risikoaspekte abgedeckt werden. Andererseits ergeben sich aufgrund der Verbundenheit von Unternehmen eine Reihe zusätzlicher Risiken. Sie sind mit hoher Aufmerksamkeit zu prüfen und im Fragenkatalog gesondert darzustellen. Zu nennen sind hier Themen wie die zentrale oder dezentrale Zollabwicklung, Logistikprozesse, Buchhaltung oder Außenwirtschaftsprüfung, verbundene IT-Verfahren oder gemeinsame Sicherheitskonzepte. Fehler im Antragsverfahren haben fatale Folgen Fazit Wenn Sie das Gelesene Revue passieren lassen, ergibt sich folgendes Bild: Ein AEO-Antrag hat dann Aussicht auf Erfolg, wenn die Antragstellung gründlich vorbereitet wurde. Fehler in der Vorbereitungsphase haben gravierende Auswirkungen, zumindest auf die Dauer des Antragsverfahrens. In der Praxis

6 Seite 6 zeigt sich zudem: Schriftliche Dokumente (etwa Sicherheitserklärungen) und Unterlagen (wie Arbeits- und Organisationsanweisungen) bieten die beste Gewähr dafür, die Erfüllung der Antragsvoraussetzungen zu belegen. Insoweit ist er ratsam, genügend interne Ressourcen für einen AEO-Antrag einzuplanen. Mit anderen Worten: Ein gründlich vorbereiteter Antrag bietet Ihnen den Anlass und die Möglichkeit, alle zollrelevanten Vorgänge und Schnittstellen innerhalb eines überschaubaren Zeitraums zu überprüfen. PwC-Ansprechpartner Wenn Sie Fragen haben oder beraten werden möchten, rufen Sie uns bitte an oder schicken uns einfach eine . Ihre Ansprechpartner Jochen Schmidt Tel.: jochen.schmidt@de.pwc.com Christian Struck Tel.: christian.struck@de.pwc.com 2009 PricewaterhouseCoopers bezeichnet die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und die anderen selbstständigen und rechtlich unabhängigen Mitgliedsfirmen der PricewaterhouseCoopers International Limited.