Teil haben. Teil sein. Mit Qualität führen. Vorstellung des Führungshandbuches der BruderhausDiakonie

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1 Mit Qualität führen Vorstellung des Führungshandbuches der BruderhausDiakonie Pfrn. Dorothee Schad, Leitung Personalentwicklung und Bildung / BEB-Tagung

2 Gliederung 1. Warum ein Führungshandbuch? 2. Führungshandbuch für wen und wo? 3. Aufbau und Struktur des Handbuches: der Führungsflieger 4. Zugang zu Inhalten des Handbuches: Übersichtsblätter und Liste aller Dateien 5. Wie arbeitet man mit dem Führungshandbuch (Beispiele)? 6. Was finden Mitarbeitende im Führungshandbuch? 7. Regeln für den Umgang mit dem Führungshandbuch 8. Pro und Contra 2

3 1. Warum ein Führungshandbuch? Die Veränderung der Bedingungen für die soziale Arbeit (fachliche Entwicklungen/Ökonomisierung/sozialpolitische Vorgaben) lässt gute Führungsarbeit zum Erfolgsfaktor werden. Nach der Fusion der BruderhausDiakonie 2004 gab es sehr verschiedene Orientierungen für Führung von Mitarbeitenden, z.t. schriftlich fixiert, z.t. alltäglich gelebt. Die Aufgabe bestand, in Anknüpfung an Vorhandenem etwas Gemeinsames zu entwickeln Projektgruppe mit Führungskräfte aus allen Geschäftsfelder, der Personalverwaltung, der Personalentwicklung und der GMAV. 3

4 Mit dem Führungshandbuch soll 1. eine unternehmensweite Qualität von Führung entstehen, dadurch dass zentrale Prozesse klar geregelt und wichtige Informationen für die Führungsarbeit greifbar sind. 2. sich eine gemeinsame Kultur von Führung etablieren durch verbindliche Inhalte, zu denen Führungskräfte geschult werden. 3. ein wirtschaftliche Effekte erzielt werden durch Klarheit der Prozesse und Zuständigkeiten so wie der Integration des Handbuchs in alle Qualitätssysteme. 4

5 Das Führungshandbuch gibt für die Praxis des Führungsalltags Hilfestellungen, indem es Vorgaben und zentrale Prozesse aufzeigt notwendige Unterlagen und Formulare sortiert zur Verfügung stellt Informationen / Führungswissen zum Nachschlagen bereit hält zu verschiedenen Themen Muster aus den verschiedenen Geschäftsfeldern bietet für Weiterentwicklungen / neue Themen offen ist 5

6 2. Führungshandbuch - für wen und wo? A) für alle Führungskräfte mit Personalverantwortung Im Einzelfall auch für Verwaltungskräfte : Vollversion B) für sämtliche Mitarbeitende: schlanke Version Beide Versionen des Führungshandbuch werden zentral und nur in digitaler Form zur Verfügung gestellt so können die ständigen Aktualisierungen gewährleistet werden. 6

7 Sämtliche Führungskräfte erhalten Zugriff nach einer Schulung (Pflicht). Geschult wird zum einen die Intention / Aufbau / Anwendung und Umgang (Regeln) des Handbuches und zum anderen exemplarisch relevante arbeitsrechtliche Themen oder besondere Kulturthemen. Verwaltungskräfte können mit Zustimmung ihrer Leitung ebenfalls an der Schulung teilnehmen, wenn sie mit bestimmten Prozessen zu tun haben und mit den Formularen arbeiten müssen. Mitarbeitende werden nicht geschult! Sie bekommen für bestimmte Unterlagen den Pfad mitgeteilt (Beispiel: Fortbildungsformular, Konzept MAG/ZV). Die Vorgaben des Führungshandbuches sind maßgeblich für die QM-Handbücher aller Geschäftsfelder d.h. die Führungsthemen der QM-Systeme werden vereinheitlicht. 7

8 Beide Versionen stehen mit unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten in den Öffentlichen Ordnern im Outlook zur Verfügung. Die Vollversion gibt es außerdem auf dem allgemeinen Laufwerk. Vorteil: Dokumentenvorlage bleibt erhalten. 8

9 3. Aufbau und Struktur des Handbuches Der Führungsflieger Einsatz Führung vor Ort intern Gewinnung Auswahl Bedarfsplanung Einarbeitung Entwicklung Abschied extern Pflege Entlang der Arbeitsbiographie von Mitarbeitenden 9

10 Der Führungsflieger ist der Überblick über alle Themenbausteine des Handbuches. Auswahl Einsatz Fast jede Datei hat in der Kopfzeile ein Logo und kann direkt dem entsprechenden Kapitel zugeordnet werden. 10

11 Interne Stellenausschreibung siehe: externe Siehe auch MA- Führung, Entwicklung und Pflege Der Führungsflieger bietet zugleich Orientierung über die einzelnen Kapitel = Inhalte der Handbuchs Einsatz Führung vor Ort Stand intern Gewinnung Auswahl Bedarfsplanung Einarbeitung Entwicklung Abschied Organigramm Personalplanung bei Neuaufbau Personalanpassungsplanung Anforderungsprofile Stellenbeschreibung Personalkosten MAZ extern externe Stellenausschreibung Stellenanzeige MAZ gewinnen Umgang mit Initiativbewerbungen strukturierte Bewerbungsverfahren Besetzung von Führungsstellen standardisiertes Bewerbunggespräch Anstellungsvoraussetzungen - Tendenzschutz Einführung Einarbeitung Probezeitgespräch Pflege Siehe nächste Seite Beendigung von Arbeitsverhältnissen und Praktika Arbeitszeugnis Austrittsgespräch Gestaltung des Abschieds Kontaktpflege Anteilnahme im Sterbefall Ziel: Prozesse sind optimiert und wichtige Informationen werden zur Verfügung gestellt.. 11

12 Einsatz Führung Entwicklung gesetzliche Grundlagen Arbeitszeit(-regelung) / AGG / Honorarverträge / Elternzeit Krankmeldungen / Langzeiterkrankung (BEM) Schwerbehinderte Mitarbeiter/-innen / Betriebliche Suchtprävention Abmahnung Dienstfahrten Mitarbeiter auf Zeit Führungsrolle / Führungsleitlinien / Geschäftsordnung Strategie / BSC / Zielvereinbarung Mitarbeiter/-innenorientierte Unternehmenskultur Information- und Besprechungswesen Partizipation / Delegation / Führungsverhalten Konfliktregelung / Mobbing Feedback / Beurteilung / Zwischenzeugnis Projektarbeit Personalausfall / Personalcontrolling Personalentwicklungskonzept Mitarbeiter/-innengespräch (MAG) Führungslernen / Nachwuchsführungskräfte Fachliche Weiterentwicklung / Fort- und Weiterbildung Supervision / Coaching Bildungsbedarfsplanung Interne Fortbildungen / Fachtage / Trägerspezifische Fortbildungen Teambildung / Teamentwicklung Pflege Attraktivität der Arbeitsbedingungen Gesundheitsförderung / psychische Belastungen / Alternsgerechtes Arbeiten Familienbewusste Unternehmenskultur / Gender Feste Jubiläumsregelung / Gratifikation / Anerkennung Kontaktpflege in Auszeiten Alternsgerechtes Arbeiten um eine unternehmensweite Qualität von Führung der MA als gemeinsame Kultur zu gestalten. 12

13 Insgesamt hat das Handbuch 10 Kapitel. Im Kapitel 0 findet man die allgemeinen Infos über Aufbau und Inhalt des Handbuchs. Die weiteren 9 Kapitel sind die thematischen Bausteine des Führungsfliegers. Sie haben alle jeweils vier Unterkapitel: Vorgaben Formulare Muster Info 13

14 4. Zugang zu Inhalten des Handbuches : die Übersichtsblätter Für jedes Kapitel gibt es ein Übersichtsblatt: Worum es geht (= Themen auf dem Führungsflieger) Was von der BD vorgegeben ist Was die Dienststelle tun muss Was getan werden kann 14

15 VS-Beschlüsse! Beachten und umsetzen z.t. unbedingt zu verwenden, z.t. freiwillig Beispiele aus der BD Gesammeltes Führungswissen und die vier Unterkapitel: Legende Schwarz = Info Blau = Datei liegt vor Rot = Datei wir erarbeitet 15

16 4. Zugang zu Inhalten des Handbuches : die Liste aller Dateien Das Inhaltsverzeichnis in Excel zeigt, wo welche Dateien zu finden sind. gezielte Suche durch Filtern ist möglich! 16

17 5. Wie arbeitet man mit dem Führungshandbuch? Beispiele: Stelle in Zeitung ausschreiben 1. Führungsflieger (Wo gehört das Thema hin?) 2. Möglichkeit a: Übersichtsblatt Möglichkeit b: Liste aller Dokumente 3. Im Prozess Stellenausschreibung 4. Wie eine Stellenanzeige auf den Weg zu bringen ist 5. Vorlage Stellenanzeige 6. Meldung an DLZ P 7. Textbausteine 8. Tipps für die Gewinnung von Mitarbeitenden 17

18 5. Wie arbeitet man mit dem Führungshandbuch? MA-Gespräch führen 1. Führungsflieger 2. Möglichkeit a: Übersichtsblatt Möglichkeit b: Liste aller Dokumente Schlanke Version ist identisch 18

19 5. Wie arbeitet man mit dem Führungshandbuch? Situation a) viele ältere MA Situation b) Mobbing 1. Führungsflieger 2. Liste aller Dateien 3. Situation a) nur FK 4. Situation b) alle 5. für Situation a) und b) alle Aspekte gesunden Arbeitens / ein kurzer Stresstest 19

20 5. Wie arbeitet man mit dem Führungshandbuch? Arbeitsrecht: a) Abmahnung b) AGG 1. Führungsflieger 2. Einsatz Standards a) Abmahnung Checkliste b) AGG-Info für MA und für FK 20

21 6. Was finden Mitarbeitende im Führungshandbuch? Beispiel 1: Baustein Führung (Unterschied zwischen FK und MA) Beispiel 2: Entwicklung (Ausschnitt Fortbildungen) / Anträge 21

22 7. Regeln für den Umgang mit dem Führungshandbuch Das Führungshandbuch ist ein Werk von allen Führungskräften für alle Führungskräfte! Darum: 1. Es gilt immer die eingestellte Version der Dateien! Darum keine Dateien auf dem PC ablegen. 2. Eigene gute Ideen oder Unterlagen, die anderen nützen könnten, an SM PEB melden. 3. Themen, zu denen man eine Hilfestellung sinnvoll findet und wünscht, an SM PEB melden. 4. Fehler, die man im Handbuch findet, an SM PEB melden. 5. Aktualisierungen vorhandener Dateien werden in der Regel laufend eingepflegt (ohne Meldung). Über neu eingestellte Dateien wird von Zeit zu Zeit über den Mailadressenverteiler informiert. 6. Das Handbuch nicht nach extern geben. Ziel ist ein lebendiges Handbuch 22

23 8. Pro und Contra Pro: - Schnelle Orientierung für neue Führungskräfte - Hilfestellung und Unterstützung für Führungskräfte - Personal-/Führungsarbeit aus einem Guss / einheitliche Kommunikation / Standardisierung - Vereinheitlichung und Definitionen von alltäglichen Prozessen bedeuten nicht nur eine Qualitätssicherung, sondern auch Zeitersparnis - Formulare können direkt am PC bearbeitet werden - FHB kann ständig und zeitnah aktualisiert werden - Gesamthafte Mitbestimmung Contra: - Vorbehalte von Führungskräften Verbindlichkeit / Datenfülle - Einarbeitung kostet Zeit: man muss die Struktur kennen! - durch Veröffentlichung muss MVG auf jeden Fall beachtet werden! - EDV Know-how ist nötig 23

24 Nachklang: Spuren diakonischer Unternehmenskultur Ja, wer mit sich schlecht umgeht, wem kann der gut sein? Denk also daran: Gönne dich dir selbst. Ich sage nicht: Tu das immer, ich sage nicht: Tu das oft, aber ich sage: Tu es immer wieder einmal. Bernhard von Clairvaux ( ) Zu finden in 24

25 Weitere Fragen? Vielen Dank! 25