Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn

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1 Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn Organisatorische Prozessverbesserung als Erfolgsfaktor für elektronische Vorgangsbearbeitung Dr. Lars Algermissen Düsseldorf, PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 1

2 Unternehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement. Einfach. Machen Software- und Beratungshaus, gegründet 2007 aus der WWU Mission: Verwaltungsmodernisierung mit einfachen und effektiven Werkzeugen Spezialisiert auf alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung 30 Mitarbeiter am Standort Münster 1/3 Software 2/3 Beratung 2011 Umsatz: 1,4 Mio. Enge Verzahnung zu Forschung und Wissenschaft (ERCIS) Unterstützt und gefördert vom BMWi PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 2

3 Wir sind auf den öffentlichen Sektor spezialisiert und unterstützen mehr als 100 Kunden aller Segmente Bund Land Hochschulen Kirchen Kammern und Verbände Städte und Gemeinden Kreise PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 3

4 Unsere Kunden unterstützen wir deutschlandweit themen- und lösungsorientiert in bisher mehr als 150 Projekten Identifikation von IT-Potenzialen Erstellung von Orga- Handbüchern Prozessorientierte DMS- Einführung Prozessoptimierung Prozessbenchmarking Softwareeinführung Qualitäts- und Wissensmanagement Einführung E-Government Haushaltskonsolidierung PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 4

5 Unternehmensprofil der PICTURE GmbH Sie erhalten die wichtigsten Bausteine erfolgreicher Prozessveränderungen integriert aus einer Hand Methode Prozessplattform Inhalte Qualifizierungsansatz leichter fachlicher Zugang 5-6x schneller als klassische Methoden konsent, wiederverwendbar, vergleichbar, auswertbar angepasst auf den öffentlichen Sektor Technische Nutzbarmachung der PICTURE- Methode Komplett webbasiert Prozessmanagement für Anwender der Fachebene über 2000 Geschäftsprozesse aller Verwaltungsebenen Umfangreicher Katalog an Referenzprozessen Umfangreicher Katalog an Verbesserungspotenzialen Einbindung der Verwaltungsmitarbeiter Befähigung zur nachhaltigen Verwaltungsmodernisierung Multiplikatorenansatz PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 5

6 Schätzfrage Wie viele Prüfungen sind notwendig, damit eine Volkshochschule 100 Bleifte kaufen kann? PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 6

7 Überblick über den Bestellweg bei einer VHS PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 7

8 Häufige Schnittstellen in Prozessen führen zu unnötigen Problemen Großer Aufwand für kleinen Betrag Neun verschiedene Beteiligte (Besteller, Vorgesetzte, Anordnungsbefugte, Zeichnungsberechtigte, Sachbearbeitung ) Materialkosten unter zehn Euro Wertgrenzen einführen: Für kleinere Beträge reicht das Vier-Augen-Prinzip aus PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 8

9 Die Verbesserung des Front-Office steigert die Servicequalität senkt aber keine Kosten Potenziale zu Effizienzsteigerungen liegen im Back-Office PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 9

10 Ein dreufiger Ansatz von einer strategischen Perspektive hin zu konkreten Prozessverbesserungen macht die Komplexität beherrschbar Die Prozesslandkarte erlaubt eine strategische Priorisierung der Handlungsfelder für Modernisierungsprojekte Das Prozessreger enthält Basisinformationen zu allen Prozessen der selektierten Handlungsfelder und bildet die Basis einer systematischen Handlungslinie Die Prozessanalyse dient der Anforderungserhebung, der Potenzialabschätzung und der Prozessoptimierung zur Effizienzsteigerung PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 10

11 Eine Prozesslandkarte dient als Basis einer strukturierten strategischen Diskussion BEISPIEL Kernprozesse Führungs- strategisch operativ Anforderungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleungen Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch-)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Bauen, Unternehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statik, Personenstand, Gewerbewesen Berichtswesen Kennzahlen Strukturierungsgrad unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Leungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler prozessbezogen Beschaffung Regratur EDV Justiziariat Kasse Archiv prozesse Supportprozesse prozessübergreifend Personalwesen Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 11

12 Eine strategische Entscheidung für DMS kann z.b. darin bestehen, sich auf den Supportbereich und operative Kernprozesse zu konzentrieren BEISPIEL Kernprozesse Führungs- strategisch operativ Anforderungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleungen Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch-)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Bauen, Unternehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statik, Personenstand, Gewerbewesen Berichtswesen Kennzahlen Strukturierungsgrad unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Leungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler prozessbezogen Beschaffung Regratur EDV Justiziariat Kasse Archiv prozesse Supportprozesse prozessübergreifend Personalwesen Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 12

13 FS 30 FS 20 FS 14 FS 16 FS 20 FS 53 FS 10 RA FS 10 FS 10 FS 52 FS 11 FS 66 RK FS 66 FS 66 FS 14 FS 21 FS 52 FS 69 FS 31 FS 15 FS 69.5 FS 69 FS 39 FS 40 FS 40 FS 32 FS 53 FS 32 FS 63 KR FS 63 FS 50 FS 50 FS 50 AMT 51 FS 55 FS 10 FS 11 FS 10 FS 20 FB 1 FS 30 FS 20 FS 14 FS 16 FS 20 FS 53 Service Kernprozesse Führungsprozesse FS 10 RA FS 10 FS 10 FS 52 FS 11 FS 66 RK FS 66 FS 66 FS 14 FS 21 FS 52 FS 69 FS 31 FS 15 FS 69.5 FS 69 FS 39 FS 40 FS 40 FS 32 FS 53 FS 32 FS 63 KR FS 63 FS 50 FS 50 FS 50 AMT 51 FS 55 FS 10 FS 11 FS 10 FS 20 FB 1 Im Kreis Siegen-Wittgenstein wurden in 18 Produkten insgesamt 834 Prozesse identifiziert und in einem Prozessreger abgelegt BEISPIEL Zentrale Führungs- Aufgaben Produktbezeichnung Prozesse Zentrale Dienste /Orga/IT (IT-Vorgaben) Zentrale Dienste /Orga/IT (Datenschutz) Personal- -entwicklung Finanzsteuerung Straßenverkehr 128 Bürger Unternehmen Behörden Mittler Kreisstraßen Natur- und Landschaftspflege Abfallentsorgung Hilfen in besonderen Lebenslagen Ordnungsamt Ehrungen Wasserlabor Vermessung und Geobasisdaten Hilfen bei Pflegebedürftigkeit Gesundheitsamt Sicherung des Lebensunterhalts Wohnungsförderung Schulplätze und Berufskollegs Wahlen Kommunalaufsicht Wasserwirtschaft Veterinäramt Bodenschutzbehörde Jugendamt RPA (Aufsicht und Prüfung) Veranstaltung Schulverwaltungsamt Kreispolizeibehörde Arbeitsmarktportal Bauaufsichtliche Entscheidung Bürger Unternehmen Behörden Mittler Bauaufsichtliche Entscheidungen 38 Wohnungsförderung 24 Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten 50 Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten 15 Zentrale Dienste/ Orga/IT Rechtsamt Recht Steuern/ Gebühren Sitzungsdienst RPA (Bedienung) Presse- u. Öffentlichkeitsarbeit Gebäude- & Liegenschaftsverwaltung Zahlungsabwicklung, Vollstreckung Vermessung und Geobasisdaten Personalverwaltunlabor Wasser- Gleichstellungs beauftragte Gesundheitsamt Personalrat Abfallentsorgung 66 Natur- und Landschaftspflege 42 Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung 59 Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen Zentrale Führungs- Aufgaben Hilfen bei Pflegebedürftigkeit 44 Zentrale Dienste /Orga/IT (IT-Vorgaben) Zentrale Dienste /Orga/IT (Datenschutz) Personal- -entwicklung Finanzsteuerung Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Zentrale Dienste/ Orga/IT Rechtsamt Hilfen in besonderen Lebenslagen Ordnungsamt Service Kernprozesse Führungsprozesse Hilfen bei Pflegebedürftigkeit Gesundheitsamt Sicherung des Lebensunterhalts Wohnungsförderung Jugendamt Natur- und Schulplätze Abfallentsorgunamtungsamt Veterinär- Schulverwal- Kreisstraßen Landschaftspflegkollegs und Berufs- Vermessung Boden- Kreis- Kommunalaufsicht und Geobasisdatebehördbehörde Behörden schutz- polizei- Wahlen Mittler Wasserwirtschaflabor und Prüfung) Wasser- Ehrungen RPA (Aufsicht Presse- u. Vermessung Sitzungsdiensverwaltunlabor beauftragte Personal- Wasser- Gleichstellungs Recht Öffentlichkeitsarbeit und Geo- Basisdaten Arbeitsmarktportal Bauaufsichtliche Entscheidung Veranstaltung Steuern/ Gebühren RPA (Bedienung) Gebäude- & Liegenschaftsverwaltung Zahlungs- Abwicklung, Vollstreckung Gesundheitsamt Personalrat Bürger Unternehmen Gesundheits- und Verbraucherschutz 63 Zentrale Dienste, Organisation, IT 84 Personalservice und -entwicklung 100 Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung 32 Kreisstraßen 33 Schulplätze in Berufskollegs 56 PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 13

14 Eine zielgerichtete Kombination von Entscheidungsregeln erlaubt eine transparente und sachlich fundierte Schwerpunktsetzung Prozessreger Strukturierte Prozesse Mit Bürgern als Kunden Und einer Fallzahl > 1000 p.a. Anzahl Prozesse: PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 14

15 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte nicht zu teuer stelle BEC_Schülerjahreskarte wirtschaftlicher zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... Schule nächstgelegene Schule BEC_Schule nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Karte zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte nicht wirtschaftlicher BEC_Anspruch generell gegeben BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten elektronisc... BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule nicht nächstgelegene mögliche Schule ausgestell... BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV nicht verfügbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulweglänge nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag vollständig Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel nicht ÖPNV Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenle (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV nicht zumutbar BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung erforderlich BEC_Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst sind BEC_Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr nicht wirtschaftlicher außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Antragsteller noch nicht erfasst BEC_Taxi bei voller Erstattung nicht erforderlich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Schülerdatensatz eingepflegt BEC_Prüfe Exenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllen pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellle(n) BEC_Bestellle(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung eingegangen BEC_Antrag unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV zumutbar Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) (sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln Ablehnung zu erstellen BEC_Bestellung nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsle BEC_Anspruchslen BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schulangebotsle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_ÖPNV-Preisle BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellle BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Bestellle BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Bestellle BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolle BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerjahreskarte nicht auszustellen BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_ -P rogramm BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Verwaltungsspezifische Prozessbausteine der PICTURE Methode verringern die Komplexität und vereinfachen die Prozessbeschreibung Dokument/Information entgegennehmen Dokument entgegennehmen Attribute: Art des Dokuments, Kanal: Postalisch, Fax, Persönlich, Telefonisch, Daten in EDV übernehmen Daten in EDV übernehmen Attribute: Genutztes Anwendungssystem, Datengrundlage, Bearbeitungszeit Formell prüfen Formelle Prüfung vornehmen Attribute: Typ: Zuständigkeit, Freinhaltung, Vollständigkeit, Datenabgleich Bearbeitungszeit Dokument/Information versenden Dokument weiterleiten Attribute: Art des Dokuments, Kanal: Postalisch, Fax, Persönlich, Telefonisch, PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 15

16 24 Prozessbausteine sorgen für Verständlichkeit, Konsenz und Auswertbarkeit von Prozessbeschreibungen in der Breite Verschriftlichung/ Dokumentation Dokument/Information erstellen Dokument/ Information erstellen Informationsflüsse Dokument/Information entgegennehmen Dokument/ Information empfangen Prozessbausteine Dokument/Information bearbeiten Dokument/ Information bearbeiten Dokument/Information aussondern Dokument/ Information aussondern Bearbeitungsunterbrechung Bearbeitungsunterbrechung Dokument/Information versenden Dokument/ Information versenden Inhaltliche Verwaltungsarbeit Berechnung durchführen Berechnung durchführen Vorgang regrieren Vorgang regrieren Vorgang z.d.a. Vorgang z.d.a. Formell prüfen Formell prüfen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Informationsbeschaffung und Koordination Medienwechsel Datenträger bespielen Datenträger bespielen Ein-/Auszahlung durchführen Einzahlung/ Auszahlung durchführen Spezielle Tätigkeit durchführen Spezielle Tätigkeit durchführen Recherche durchführen Recherche durchführen Rückfrage durchführen Rückfrage durchführen Drucken Drucken Daten in EDV übernehmen Daten in EDV übernehmen Arbeitsort wechseln Arbeitsort wechseln Dokument/Information sichten Dokument/ Information sichten Beratung durchführen Beratung durchführen Absprache/ Vereinbarung treffen Absprache/ Vereinbarung treffen Kopieren Kopieren Scannen Scannen PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 16

17 Kopieren Daten in EDV übernehmen Drucken Dokument/Infor mation bearbeiten Dokument/ Information erstellen Inhaltlich prüfen/ Entschei dung treffen Inhaltlich prüfen/ Entschei dung treffen Vorgang zu den Akten Formell prüfen Formell prüfen Dokument/ Information versenden Dokument/ Information entgegennehmen Dokument/ Information entgegennehmen Dokument/Infor mation bearbeiten Die Darstellung von Prozessen als Bausteine erlaubt einen schnellen Zugang zu den fachlichen Modernisierungsansätzen BEISPIEL Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Rechnung geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsfahne erstellen Kontierungsfahne drucken Rechnung kopieren Kontierungsfahne zeichnen Rechnung und Kontierungsfahn e an GBH senden Vorgang zu den Akten Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Benachrichtigung vom DMS geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsdaten eintragen Geschäftsgang auf erledigt setzen PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 17

18 Durch DMS-Systeme können Informationsflüsse beschleunigt werden. Prozess Annahme ca. 4 Stunden Postweg pro Informationsfluss Informationsflüsse je Prozess Informationsflüsse im Jahr Eingangsrechnungen Bearbeiten Ausgangsrechnungen Auftragsvergabe ab Stundung, Erlass, Niederschlagung Mahnung und Vollstreckung Veranlagung Grundsteuer Veranlagung Gewerbesteuer Sonstige Steuern 1 25 Veranlagung Grundbesitzabgaben 4 4 Mittelanforderungen 3 3 Haushaltsplanung 3 3 Inventur Mitteldisposition 2 2 Summe BEISPIEL Einsparpotenzial Pro Jahr können ca. 100 Jahre Postlaufzeit eingespart werden PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 18

19 Durch DMS-Systeme lassen sich Recherchen beschleunigen Prozess Fallzahl Grund der Recherche Stundung/Niederschlagung/Erla ss 1000 Prüfung des Falles Geldeinnahme Begleichung von Rechnungen Vollstreckung Summe der Recherchen im Untersuchungsbeispiel "Häufig": Annahme: 10% aller Fälle: mindestens Fälle Annahme: Ähnlich der Fallzahl investiver Rechnungen: Fälle Annahme mindestens ein Recherchevorgang pro Fall (mehr realisch): Unklare Geldeingänge Bei Unklarheiten; In jedem Fall bei einer Begutachtung durch das Rechnungsprüfungsamt Nahezu jeder Fall beinhaltet mindestens eine Überprüfung und Suche im Aktenbestand, da durch die hohe Fallzahl eine Vielzahl von Fällen offen sind, was einen entsprechend hohen Rechercheaufwand bedeutet. Quelle: Fraunhofer-Untersuchung»Schwachstellen- und Potenzialanalyse Dokumenten- und Workflow-Management«BEISPIEL Einsparpotenzial Recherche manuell: 3 min Recherche DMS: 1 min Zeitersparnis bei Recherchen: min bzw. 83 Arbeitstage Kostenersparnis Personalaufwand Euro pro Jahr (nach KGST - TVöD 2) PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 19

20 Unser Ansatz der Geschäftsprozessoptimierung schafft Freiräume für strategisches Handeln Struktur der Verwaltungsprozesse (Vorher) Struktur der Verwaltungsabläufe (Nachher) Inhaltliche Verwaltungsarbeit Koordination Informationsflüsse Koordination Informationsflüsse Inhaltliche Verwaltungsarbeit Medienwechsel Verschriftlichung/ Dokumentation Medienwechsel Verschriftlichung/ Dokumentation PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 20

21 Die PICTURE-Prozessplattform die Lösung für erfolgreiche Organisation- und IT-Gestaltung durch Prozessverbesserungen PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 21

22 Mit unserem Vorgehen schaffen wir die Basis für eine erfolgreiche Verwaltungsmodernisierung durch DMS Erstellung einer strategischen Prozesslandkarte Priorisierung von Handlungsfeldern für ein DMS- Potenzialabschätzung Identifikation und Bewertung der in Frage kommenden Geschäftsprozesse in Pilotämtern Priorisierung der wichtigsten Bereiche für eine DMS- Einführung Fachliche Dokumentation und organisatorische Optimierung der spannendsten Prozesse DMS-Potenzialabschätzung Nutzen Strategisches Vorgehenskonzept geschaffen Wirtschaftlichkeit - Potenziale/Kosten von DMS der Politik transparent gemacht Aufwände für Einführung geschätzt und freigegeben Finanzielle und personelle Freiräume zur DMS-Einführung geschaffen durch erste Prozessverbesserungen Akzeptanz im Haus geschaffen durch Piloten Mitarbeiter ausgebildet BEISPIEL Vorleung für interkommunale Zusammenarbeit PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 22

23 Für Fragen und Diskussionen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung Dr. Lars Algermissen Geschäftsführender Gesellschafter PICTURE GmbH (+49) (0) 251/ PICTURE GmbH Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung Seite 23