IV. Buchführung für die WEG-Verwaltung

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1 gesonderte Vergütung erhält, hängt von der mit den Wohnungseigentümern getroffenen Vereinbarung ab (a. A. wohl KG WuM : maßgebend sei der im Einzelfall erforderliche Arbeitsaufwand). Es widerspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn die Wohnungseigentümer beschließen, die Jahresabrechnung für einen Zeitraum vor der Amtszeit des Verwalters durch einen Dritten erstellen zu lassen (OLG Düsseldorf WuM 1995, 731). IV. Buchführung für die WEG-Verwaltung Ein Verwalter, der gewerbsmäßig WEG-Verwaltung betreibt, ist nach den Vorschriften des HGB zur Buchführung für seinen eigenen Geschäftsbetrieb verpflichtet (auch bezeichnet als Finanz- oder Geschäftsbuchführung oder financial accounting). Die betriebliche Buchführung dokumentiert durch die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle die Tätigkeit eines Unternehmens und ermöglicht dadurch eine Rechenschaftslegung gegenüber Anteilseignern, Banken, dem Staat und der Öffentlichkeit. Außerdem ermöglicht die Buchführung den periodischen Erfolg zu ermitteln (Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung). Darüber hinaus hat der WEG-Verwalter aber als wirtschaftlicher Treuhänder der Wohnungseigentümer eine von seinem Betrieb getrennte und gesonderte Buchführung über alle Geschäftsvorfälle der Wohnungseigentümergemeinschaft zu betreiben (Verwaltungsbuchführung). Vorgaben für die Buchführung des WEG-Verwalters ergeben sich aus den Bestimmungen des WEG in Verbindung mit den Vorschriften des BGB über die Rechnungslegung ( 259 BGB). Die Verwaltungsbuchführung muss danach so organisiert sein, dass sie für Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und eine Einnahmenund Ausgabenübersicht ermöglicht. 1. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Abrechnung ist eine Buchführung des Verwalters, die den wesentlichen Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Aufzeichnungen und Belege über die Einnahmen und Ausgaben und über den Stand der Gemeinschaftskonten müssen vollständig und richtig sein und 111a 111b 111c 543

2 II WEG 28 Wohnungseigentum 111d zeitlich sowie nach Sachgruppen geordnet sein. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind ein unbestimmter Rechtsbegriff. Er spezifiziert die gesetzlichen Regelungen und wird fortlaufend an den gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Wandel angepasst. Die formellen GoB sollen Klarheit und Übersichtlichkeit der Aufzeichnung sicherstellen. a) Dokumentationsprinzip. Dieses verlangt die vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Dokumentation aller Zahlungs- und Buchungsvorgänge. Die einzelnen Vorgänge sind danach in einem sinnvoll angelegten Kontenplan nach Belegnummerierung und Datum identifizierbar zu verbuchen. Der Kontenplan richtet sich nach den Anforderungen der einzelnen Wohnungseigentümergemeinschaft. Vorschläge für Kontenpläne finden sich bei Jennißen, Anhang Anlage 2 und bei Bärmann/Seuß, Praxis d. WEs, Seite 613. Es empfiehlt sich, die Sachkonten entsprechend der Gliederung der Jahresabrechnung zu bilden. Außerdem ist es geboten, für jeden Wohnungseigentümer ein eigenes Beitragskonto zu führen (Staudinger/Bub 28 Rz. 291; Bärmann/Pick/Merle 28 Rz. 165). Ein Wohnungseigentümer mit durchschnittlichen Kenntnissen muss sich anhand der Bücher und Belege ohne weitere Auskünfte des Verwalters und erst recht ohne Hinzuziehung eines Sachverständigen oder Buchprüfers in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und den Stand des Vermögens verschaffen können (s. etwa BayObLG NJW-RR 1988, 19; Bub Finanzund Rechnungswesen, Rz. 37). Insoweit besteht ein Unterschied zu kaufmännischen Buchführung, bei der es ausreicht, dass ein sachverständiger Dritter (Buchhalter, Buchprüfer, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Dieser Unterschied ist deshalb gerechtfertigt, weil die Buchführung für die WEG-Verwaltung dazu dient eine einfache Einnahmen- Ausgabenrechnung zu ermöglichen. Es bedarf daher weder der Bewertung von Forderungen noch der Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten, deren Beurteilung besonderen Sachverstand erfordert. Allerdings widerspricht die Buchführung einer WEG- Verwaltung, insbesondere wenn sie EDV-gestützt ist und größere Wohnungseigentümergemeinschaften betrifft, nicht schon dann 544

3 ordnungsgemäßer Verwaltung, weil sie ein Wohnungseigentümer ohne jede Sachkenntnis nicht nachvollziehen kann (ebenso Bub Rechnungswesen, Rz. 37). b) Belegprinzip. Dieses besagt, dass keine Buchung ohne schriftlichen Beleg ausgeführt werden darf. In der Regel liegen natürliche Belege (Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge) vor. Fehlen solche, so sind sog. künstliche Belege anzufertigen, z.b. Umbuchungsanweisungen. Eigenbelege für tatsächliche Ausgaben kommen nur in absoluten Ausnahmefällen in Betracht (z.b. bei Trinkgeldern, die üblicherweise nicht quittiert werden). Aus dem Beleg muss sich regelmäßig ergeben der konkrete Geschäftsvorfall, die konkrete Bezeichnung des Geschäftspartners, der Bezug zur Wohnungseigentümergemeinschaft und die Höhe des Betrages. Die Belege sind systematisch zu nummerieren und so abzulegen, dass sie ohne Schwierigkeiten der jeweiligen Buchung zugeordnet werden können. In der Unternehmenspraxis wird auf dem Beleg ein Kontierungsstempel angebracht und ein Buchungssatz eingetragen, damit die Verbuchung nachvollzogen werden kann. Der Buchungssatz der kaufmännischen Buchführung zeigt, welche Buchungskonten betroffen sind und auf welcher Kontoseite gebucht wird. Zuerst wird das Konto genannt, bei dem im Soll gebucht wird, anschließend das Konto, bei dem im Haben gebucht wird. Beide Kontenangaben werden durch das Wort an verbunden. Dies kann auf die Buchführung für die WEG-Verwaltung so nicht übertragen werden (s. Rz. 111j). c) Aufbewahrungspflicht. Zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gehört die Pflicht, Belege und Buchungsunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, damit eine nachträgliche Kontrolle möglich ist. Eine ausdrückliche gesetzliche Regelung für die Dauer der Aufbewahrung von Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft gibt es nicht. Die Wohnungseigentümer können daher durch Mehrheitsbeschluss über die Dauer der Aufbewahrung entscheiden. Bei der Beschlussfassung ist aber der Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung zu beachten. Die Teilungserklärung, Versammlungsprotokolle und ein Beschlussbuch sind dauernd aufzubewahren. Verträge und sonstige Unterlagen sind nicht nur für die Dauer ihrer Laufzeit aufzubewahren, sondern darüber hinaus jeden- 111e 111f 545

4 II WEG 28 Wohnungseigentum 111g 111h falls solange, als wechselseitige Ansprüche noch nicht verjährt sind. Außerdem darf die Gemeinschaft nicht die Aufbewahrungsfristen verkürzen, die der Verwalter nach den handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen beachten muss. Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege beträgt sowohl nach 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB als auch nach 147 AO zehn Jahre, während Schriftverkehr nach diesen Vorschriften sechs Jahre aufzubewahren ist. Diese Fristen sind auch für die Aufbewahrung von Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft maßgebend (ebenso AG Königstein NZM 2000, 876). d) Besonderheiten für die EDV-Buchführung. Für die EDV- Buchführung gelten weitere Anforderungen an die Verfahrensdokumentation, an die Überwachung der Funktionssicherheit der EDV-Anlage, an die Kontrollen zur Vermeidung von System-und Bedienungsfehlern sowie an die Datensicherung. Hierzu ist auf das BMF-Schreiben vom (BStBl I, 250 ff.) zu verweisen. 2. Form der Buchführung Es gibt keine gesetzlichen Bestimmungen über die Form der Buchführung für die WEG-Verwaltung. Da insoweit regelmäßig auch keine Vereinbarungen bestehen, kann der Verwalter frei wählen. Als Buchführungsform kommen in Betracht die Übertragungsbuchführung, das amerikanische Journal, die Durchschreibebuchführung und die interne oder externe EDV-Buchführung. Zur Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle dienen die Bücher. Dies sind heute in der Regel EDV-Dateien oder Computerlisten. Im sog. Grundbuch (Journal, Memorial, Primanota, oder Tagebuch) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch aufgelistet. Das Grundbuch kann in mehrere Teilbücher (Kassenbuch, Bankkonto) aufgeteilt sein. Eine zweite Verbuchung erfolgt im sog. Hauptbuch nach sachlichen Kriterien (Sach- und Personenkonten). Aus dem Hauptbuch können Nebenbücher ausgegliedert sein, die getrennt geführt werden und deren Daten als Sammelbuchungen in das Hauptbuch einfließen. Bei der Übertragungsbuchführung erfolgen zuerst die Eintragungen in das Journal, dann werden sie in das Hauptbuch, das 546

5 heißt auf die Konten übertragen. Bei der Durchschreibebuchführung werden die Buchungen in das Hauptbuch, das bedeutet in das jeweilige Konto eingetragen und in das Journal durchgeschrieben oder umgekehrt. Beim amerikanischen Journal sind Journal und Hauptbuch zu einem einzigen Formular vereinigt. Einige Spalten haben Journalfunktion, die übrigen Spalten haben Kontenfunktion, wobei Einnahmen und Ausgaben in getrennte Spalten eingetragen werden. Die Zahl der Hauptbuchkonten ist aus Platzgründen und aus Gründen der Übersichtlichkeit beschränkt. Geeignet ist das amerikanische Journal deshalb nur für kleinere Wohnungseigentümergemeinschaften. Das amerikanische Journal kann manuell erstellt werden. Man kann dazu aber auch ein Tabellenkalkulationsprogramm (z.b. Excel) benutzen. Bei der EDV-Buchführung werden die Eingaben des Buchhalters automatisch im Journal und auf den Konten gebucht. Vorherrschend ist heute die EDV-gestützte Buchführung. Traditionelle Buchführungstechniken wie die Übertragungsbuchführung und die Durchschreibebuchführung spielen heute keine Rolle mehr. 3. Buchführungssystem Für die Einnahmen-Ausgabenrechnung des WEG-Verwalters ist die einfache Buchführung ausreichend (BayObLG WE 1991, 164). Eine doppelte Buchführung ist nicht vorgeschrieben (Drasdo WuM 1993, 445; Sauren WE 1994, 172; Bärmann/Pick/Merle 28 Rz. 162; Staudinger/Bub 28 Rz. 288). Bei der einfachen Buchführung, die heute handelsrechtlich nicht mehr zulässig ist, werden Einnahmen und Ausgaben buchmäßig nur auf Bestandskonten festgehalten. Die Ermittlung des Periodenerfolgs erfolgt durch einen Bestandsvergleich am Ende der Periode. Es gibt keine Erfolgskonten zur Erfassung von Aufwendungen und Erträgen, so dass keine Gewinn- und Verlustrechnung aufgestellt werden kann. Obwohl die doppelte Buchführung nicht vorgeschrieben ist, wird im Schrifttum den Verwaltern die doppelte Buchführung empfohlen (vgl. etwa Bärmann/Pick/Merle 28 Rz. 162; Staudinger/Bub 28 Rz. 288; Seuß WE 1993, 32, 36). Die doppelte Buchführung (kaufmännische Buchführung) hat mehrere Kennzeichen: Jeder Geschäftsfall wird doppelt gebucht, einmal in zeitlicher Reihenfolge im Journal 111i 547

6 II WEG 28 Wohnungseigentum 111j (Tagebuch) und ein zweites Mal sachlich geordnet auf Konten (Bestandskonten, Erfolgskonten, Privatkonten). Geschäftsvorfälle werden immer auf zwei Konten (also doppelt) gebucht: Auf einem Konto im Soll und auf einem anderen Konto im Haben. Dabei sind die Buchungsregeln für die Bestandskonten, die Erfolgskonten und die Privatkonten zu beachten. Der Periodenerfolg wird auf zweifache Weise ermittelt. Erstens durch einen Bestandsvergleich über die Bilanz. Dabei wird das Eigenkapital aus zwei aufeinanderfolgenden Bilanzen verglichen. Die Differenz ist der Gewinn oder der Verlust des Jahres, sofern keine Privatentnahmen und Privateinlagen getätigt wurden. Zweitens über die Gewinn und Verlustrechnung (Erträge minus Aufwendungen gleich Gewinn oder Verlust). Der Gewinn, der in der Gewinn- und Verlustrechnung ermittelt wird, muss mit dem Gewinn übereinstimmen, der sich aufgrund des Bestandsvergleichs ergibt. Die kaufmännische doppelte Buchführung ist ein sich selbst kontrollierendes System, das die rechnerische Richtigkeit aller Buchungen garantiert. Die Summe aller Sollbuchungen muss mit der Summe aller Habenbuchungen übereinstimmen. In der Bilanz muss die Summe der Aktiva mit der Summe der Passiva übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, muss der Buchhalter die Fehler suchen und berichtigen. Die doppelte Buchführung, bei der die laufenden Geschäftsvorfälle sowohl auf Bestandskonten (z.b. für das Bankgirokonto und das Sparkonto) als auch auf Erfolgskonten (für Einnahme- und Ausgaben) gebucht werden, wird als üblich für berufsmäßige Verwalter bezeichnet (Staudinger/Bub 28 Rz. 288). Die vom Verwalter durchzuführende doppelte Buchführung ist jedoch nicht identisch mit der zuvor beschriebenen kaufmännischen doppelten Buchführung. Zunächst erfolgen die Buchungen im Gegensatz zur kaufmännischen doppelten Buchführung erst im Zeitpunkt der tatsächlichen Geldbewegung. Das Abrechnungsergebnis wird also nicht durch den Vergleich von Aufwand und Ertrag, sondern durch den Vergleich von Einzahlungen und Auszahlungen ermittelt. Es gilt also ebenso wie bei der Einnahmen-Überschussrechnung das Zu- und Abflussprinzip. Die Einnahmen-Überschussrechnung nach 4 Abs. 3 EStG erlaubt Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern, die nicht nach HGB und Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet 548

7 sind, auf einfache Art und Weise ihren Gewinn zu ermitteln. Obwohl auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung Geschäftsvorfälle gebucht werden, handelt es sich nicht um eine Buchführung im Sinne des Handels- und Steuerrechts, sondern um eine relativ einfache Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Außerdem lassen sich die Buchungssätze der kaufmännischen doppelten Buchführung nicht auf die Buchführung des WEG-Verwalters übertragen. Nach kaufmännischer doppelter Buchführung würde zum Beispiel bei der Zahlung von Wohngeld die Buchung auf dem Buchungskonto Bank im Soll erfolgt, obwohl es sich um einen Zufluss handelt. Grund dafür ist, dass es sich bei dem Bestandskonto Bank um ein Aktivkonto handelt, bei dem Anfangsbestand und Zugänge im Soll (links) gebucht werden, weil der Endbestand auf die linke Seite der Bilanz (Aktivseite) fließt. Dies passt für die Buchführung der WEG-Verwaltung nicht, da dort keine Bilanz aufgestellt wird. Darüber hinaus tilgt der Wohnungseigentümer durch seine Zahlung eine Forderung der Wohnungseigentümergemeinschaft gegen ihn aus dem Wirtschaftsplan. Aus der Sicht eines Vermögensvergleichs ist dieser Vorgang erfolgsneutral. Die Forderungen nehmen ab und das Bankkonto nimmt zu. Es handelt sich um einen sogenannten Aktivtausch. Die Wohngeldzahlungen könnten daher nicht auf ein Erfolgskonto gebucht werden. Doppelte Buchführung bedeutet bei der WEG-Verwaltung danach lediglich Buchung sowohl chronologisch als auch sachlich (also doppelt) und auf sowohl auf einem oder mehreren Buchungskonten Bank als auch auf Einzahlungsund Auszahlungskonten. 549