Umsetzung der WEG-Musterabrechnung des VNWI 1 / DDIV 2 mit der Version 11.0 des Villa Hausverwaltungsprogramms

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1 Umsetzung der WEG-Musterabrechnung des VNWI 1 / DDIV 2 mit der Version 11.0 des Villa Hausverwaltungsprogramms Ausgehend von der Entscheidung des BGH im Jahr 2009 zur Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage formulieren Casser und Schultheis in der Zeitschrift für Miet- und Raumrecht 3 ein Konzept für eine WEG-Abrechnung, das die Entscheidungen des BGH zur Gestaltung der Jahresabrechnung aufnimmt und dazu beitragen soll, den jahrelangen Streit über die Gestaltung der WEG-Abrechnung zu beenden und Eigentümern, Verwaltern, Softwareherstellern und Gerichten eine rechtssichere Grundlage bieten soll. Die WEG-Musterabrechnung besteht aus fünf Teilen: 1. Gesamtdarstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie der Überträge (sog. Kontenentwicklung) 2. Einzelabrechnung 3. Übersicht der Abrechnungsergebnisse aller Wohnungen sowie Ausweis der Hausgeldrückstände im Abrechnungszeitraum 4. Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage 5. Vermögensstatus Die Darstellung in dieser Dokumentation orientiert sich an diesen fünf Elementen und beschreibt die Programmfunktionen des Villa Hausverwaltungsprogramms, mit denen eine dem Konzept weitgehend entsprechende Darstellung der WEG-Abrechnung erreicht werden kann. Die Beispiele in dieser Dokumentation sind mit Musterdaten und Muster-Textvorlagen erstellt, die Sie über die Schulungswebsite 4 von Villa beziehen können. Dort finden Sie auch Hinweise zur Installation der Musterdaten in Ihrem Villa-System. In der Anlage 3 zu dieser Dokumentation ab Seite 31 finden Sie ein Beispiel, in dem sämtliche Funktionen demonstriert sind. Dieses Beispiel soll die kommenden Ausführungen anschaulich machen. Teil 1: Gesamtdarstellung der Einnahmen und Ausgaben sowie der Überträge (sog. Kontenentwicklung Aus 28 des Wohnungseigentümergesetzes leitet sich die Verpflichtung des Verwalters ab, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung aufzustellen. Im Gesetz finden sich jedoch keine Hinweise darauf, welche (äußere) Form eine solche Abrechnung haben soll. Jedoch werden in vielen Kommentaren 5 zum Gesetz Ansprüche an eine WEG-Abrechnung formuliert. Grob zusammengefasst soll eine WEG-Abrechnung geordnet und übersichtlich Casser/Schultheis: Musterabrechnung für Wohnungseigentümergemeinschaften ; Zeitschrift für Miet- und Raumrecht, Februar 2011 (ZMR 2/2011), S ; Bärmann: Wohnungseigentumsgesetz. Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht. Beck Juristischer Verlag, 11. Auflage, S. 1132, Rz. 67; Bärmann/Pick: Wohnungseigentumsgesetz: Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht. Beck Juristischer Verlag, 19. Auflage, S. 586, Rz ; Niedenführ: WEG. Kommentar und Handbuch zum Wohnungseigentumsrecht. Verlag C. F. Müller; 9. Auflage, S. 521, Rz. 45 1

2 sowie für die Eigentümer ohne Hinzuziehung eines Sachverständigen verständlich und nachprüfbar sein. Letzteres spielt insofern eine besondere Rolle, als nach herrschender Meinung die WEG-Abrechnung nicht nur der Ermittlung der Zahlungsverpflichtung der Eigentümer (also die Einzelabrechnung) zum Ziel hat, sondern ebenso der Kontrolle des Verwalters durch die Eigentümer dient und den Eigentümern einen Überblick über die wirtschaftliche Situation der Gemeinschaft geben 6 soll. Eine wirksame Kontrolle durch die Eigentümer erfordere aber die Kenntnis sämtlicher Einnahmen und Ausgaben im Wirtschaftsjahr, die sich zusammen mit den Anfangsständen der Finanzkonten in die Endstände der Finanzkonten entwickeln lassen müssten. Aus diesem Grund enthielten WEG-Abrechnungen oft eine Darstellung des Anfangsstandes zuzüglich der Einnahmen abzüglich der Ausgaben und die Darstellung des Endstandes jedes Bankkontos bzw. jeder Kasse. Dabei waren die Einnahmen und die Ausgaben in einer Summe und nicht detailliert dargestellt. Diesem Ansatz lag die Vorstellung zu Grunde, dass es sich bei der WEG-Abrechnung um eine reine Ausgaben- und Einnahmen-Rechnung handele, in der sämtliche Ausgaben und Einnahmen in dem Wirtschaftsjahr abgerechnet werden, in dem sie tatsächlich geflossen sind. Das heißt, dass die in den Einzelabrechnungen der Eigentümer aufgeführten Gesamtbeträge für Einnahmen und Ausgaben zusammen mit der Entwicklung der Bankkonten wie oben beschrieben, zur Kontrolle ausreichend waren. Es ergab sich aber das Problem, dass im Fall von Kosten, die abgegrenzt werden müssen (z. B. Heizkosten), in einem Wirtschaftsjahr Ausgaben über die Bankkonten geflossen sind, die sich nicht oder nur zum Teil in dem betreffenden Wirtschaftsjahr auf den Einzelabrechnungen der Eigentümer wieder zu finden sind, da ja in dem betreffenden Wirtschaftsjahr nur die tatsächlichen entstandenen Kosten (also z. B. der tatsächliche Heizölverbrauch) angesetzt und nicht die Gesamtkosten (z. B. für den Heizöleinkauf) abgerechnet werden dürfen. Auch auf die Problematik der Kosten für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung, die ja in der Regel erst im Folgejahr berechnet werden, sei in diesem Zusammenhang verwiesen. Um also einerseits deutlich machen zu können, welche konkreten Einnahmen und Ausgaben in einem Wirtschaftsjahr angefallen sind und andererseits erkennbar zu machen, ob überhaupt oder zu welchen Teilen diese Einnahmen und Ausgaben in die Einzelabrechnungen eingegangen sind, schlagen Casser/Schultheis vor, eine erweiterte Bankkontenentwicklung in die WEG-Abrechnungen aufzunehmen. Diese soll die Eigentümer im Bemühen unterstützen, die WEG-Abrechnung auf Schlüssigkeit zu überprüfen und ihnen darüber hinaus die Kontrolle der Tätigkeit des Verwalters ermöglichen. Auf Seite 34 dieser Dokumentation finden Sie ein Beispiel einer solchen Kontenentwicklung, wie sie mit dem Villa Hausverwaltungsprogramm erzeugt werden kann. Darauf sind in der ersten Zeile die Anfangsstände sämtlicher Finanzkonten zu sehen. Die Muster-WEG verfügt über je ein Giro- und Festgeldkonto, sowie über eine Kasse. Dann sind in je einem Bereich sämtliche Einnahmen (I.) und Ausgaben (II.) sowie in einem dritten Bereich (III.) die Überträge zwischen den Finanzkonten zu sehen. Damit lassen sich die Endstände für jedes Finanzkonto entwickeln und darstellen. 6 Niedenführ S. 520, Rz ; Bärmann S. 1129, Rz. 56; 2

3 Insoweit kann die Kontenentwicklung die bisherige Darstellung der Finanzkonten ersetzen, die lediglich die Anfangs- und Endstände der Finanzkonten und der Einnahmen und Ausgaben in jeweils einer Summe auswies. Darüber hinaus enthält die Kontenentwicklung ganz rechts eine Spalte, in der diejenigen Einnahmen und Ausgaben aufgelistet sind, die tatsächlich in die Einzelabrechnungen der Eigentümer eingegangen sind. Während in den Spalten der Finanzkonten alle Buchungen im Wirtschaftsjahr aufgeführt werden, enthält die Spalte abgerechnet nur die abgerechneten Kosten. Das wird z. B. in der Zeile Heizöl sichtbar: die Muster-WEG hat im Wirtschaftsjahr für 7000 Heizöl gekauft, aber nur für 4500 Heizöl verbraucht. Genau diese verbrauchten 4500 gehen auch in die Einzelabrechnungen ein. Die Eigentümer können so die Differenz zwischen den ausgegebenen 7000 und den tatsächlich abrechneten 4500 einfach nachvollziehen. In der Spalte abgerechnet ganz unten finden sich noch Kosten, die zwar Gegenstand der Einzelabrechnungen sind, die aber nicht oder nicht im abgerechneten Wirtschaftsjahr über die Finanzkonten der Gemeinschaft geflossen sind. Hierzu zählen die Messdienstgebühren, die erst im Folgejahr für das abzurechnende Wirtschaftsjahr belastet werden oder auch die Sollzuführung zur Instandhaltungsrücklage, sofern sie Kosten-Bestandteil der Einzelabrechnungen ist. Die Einzelheiten zur Darstellung und Abrechnung der Instandhaltungsrücklage werden im Teil 4 dieser Dokumentation behandelt. Ganz unten in der Spalte abgerechnet findet sich die Summe der abgerechneten Kosten, die auch auf den Einzelabrechnungen als Summe der Spalte zu verteilen steht (vgl. Einzelabrechnung, Seite 32). So kann der Eigentümer erkennen, welcher Teil der abgerechneten Kosten aus Abgrenzungspositionen stammt. Zusammengefasst gibt die Kontenentwicklung also Auskunft über die im Wirtschaftsjahr bewegten Geldströme einerseits und die abgerechneten Kosten andererseits und ermöglicht so die Prüfung der Abrechnung auf Schlüssigkeit und macht die Einzelabrechnungen nachvollziehbar. Erstellung einer Kontenentwicklung mit dem Villa Hausverwaltungsprogramm Aus Sicht des Villa Programms ist die Kontenentwicklung eine spezielle Form der Einnahmen- Ausgaben-Überschussrechnung. Das hat den Vorteil, dass der Benutzer mit Hilfe einer geeigneten Steuerdatei die für seine Zwecke passende Darstellung der Kontenentwicklung erreichen kann. Zu diesem Zweck wurden neue Kommandos zur Verwendung in der Steuerdatei aufgenommen. Hierzu zählen Kommandos, mit denen Buchungen und Kontostände nach Einnahmen und Ausgaben getrennt ausgegeben werden können. Im Einzelnen sind dies die Kommandos: Kontostand (nur SB): Es wird der Kontostand bezüglich der auf dem Konto gebuchten Sammel- bzw. Einzelbuchungen ausgegeben. Kontostand (nur Ein.): Es wird der Kontostand bezüglich der auf dem Konto gebuchten Einnahmen, ohne Berücksichtigung von Sammel- bzw. Einzelbuchungen, ausgegeben. 3

4 Kontostand (nur Aus.): Es wird der Kontostand bezüglich der auf dem Konto gebuchten Ausgaben, ohne Berücksichtigung von Sammel- bzw. Einzelbuchungen, ausgegeben. Kontostand (Einn.): Es wird der Kontostand bezüglich der auf dem Konto gebuchten Einnahmen ausgegeben. Kontostand (Ausg.): Es wird der Kontostand bezüglich der auf dem Konto gebuchten Ausgaben ausgegeben. Buchungen (nur SB): Es werden nur der auf dem Konto gebuchten Sammel- bzw. Einzelbuchungen ausgegeben. Buchungen (nur Ein.): Es werden nur Einnahmebuchungen ausgegeben, ohne Berücksichtigung von Sammel- bzw. Einzelbuchungen. Buchungen (nur Aus.): Es werden nur Ausgabebuchungen ausgegeben, ohne Berücksichtigung von Sammel- bzw. Einzelbuchungen. Buchungen (Einn.): Es werden nur Einnahmebuchungen ausgegeben. Buchungen (Ausg.): Es werden nur Ausgabebuchungen ausgegeben. Die mögliche Verwendung dieser Kommandos ist auf Seite 5 im Ausdruck einer Steuerdatei zu sehen, die eine Kontenentwicklung erzeugt wie sie im Beispiel auf Seite 34 zu sehen ist. Sie erkennen zunächst in der Position 1 die Ausgabe der Anfangsstände mit Hilfe des Kommandos Kontostand, das auf die Konten 1000 bis 1020 angewandt wird. Die Konten 1000, 1010 und 1020 sind die Finanzkonten der Muster-WEG. Es folgen Leerzeilen und Textzeilen, mit deren Hilfe die Kontenentwicklung strukturiert wird. Mit Textzeilen können Sie beliebige Überschriften und erläuternde Texte ausgeben, die nicht in die Summierung 7 mit aufgenommen werden. In den Positionen 5 und 6 werden die Hausgeldeinnahmen im Abrechnungszeitraum getrennt nach Bewirtschaftungskosten- und Rücklagen-Vorauszahlung ausgegeben. Hierzu wird das Kommando Kontostand (nur SB), da an dieser Stelle der Kontenentwicklung nur die Einnahmen ausgegeben werden sollen, die als Vorauszahlungen bei den Eigentümern gebucht wurden, und die in Villa den sogenannten Sammelbuchungen entsprechen. Auf dem Konto 8005 befinden sich normalerweise keine weiteren Buchungen, aber auf dem Konto 2000, das ja das Buchhaltungskonto zur Darstellung der Instandhaltungsrücklage ist, können neben den Sammelbuchungen, die den gebuchten Vorauszahlungen entsprechen, auch noch weitere Einnahmen-Buchungen vorhanden sein (z. B. Zinsen, Waschmünzen etc.), die an einer anderen Stelle in der Kontenentwicklung (Position 11) ausgegeben werden sollen. Zur Unterscheidung dieser beiden Fälle, also Einnahmen aus Vorauszahlungen und sonstigen Einnahmen gibt es die Kommandos Kontostand (nur SB) und Kontostand (nur Einn.) bzw. Buchungen (nur SB) und Buchungen (nur Einn.), wenn einzelne Buchungen ausgegeben werden sollen. Ähnlich verhält es sich mit der Position 8. In dieser Zeile sollen die Nachzahlungs-Einnahmen aus der Vorjahresabrechnung ausgegeben werden, die normalerweise auf dem Konto 8035 gebucht worden sind. Hierzu wird das Kommando Kontostand (Einn.) auf das Konto 8035 angewandt, damit an dieser Stelle nur die Nachzahlungen erscheinen. Die Guthabenerstattungen sollen im Bereich II. der Kontenentwicklung bei den Ausgaben mit aufgeführt werden (Position 22). Position 14 enthält die Summe der Einnahmen, mit der der Bereich I. auf der Kontenentwicklung abgeschlossen wird. 4

5 Die Darstellung der Ausgaben in den Positionen 16 bis 24 funktioniert prinzipiell gleich Es schließt sich in der Position 27 die Ausgabe der Überträge zwischen den Finanzkonten der Gemeinschaft an. Die automatische Ausgabe der Überträge funktioniert allerdings nur, wenn die Überweisungen zwischen den Bankkonten in Villa nicht in Form einer Buchung 5

6 Bankkonto1 gegen Bankkonto2 geschieht, sondern in zwei Teilbuchungen mit einem Geldtransfer-Konto in der Form Geldtransit gegen Bankkonto 1 und Geldtransit gegen Bankkonto 2 gebucht werden. In unseren Musterdaten hat das Geldtransitkonto die Nummer 1040 und genau dieses Konto wird in der Position 27 der Kontenentwicklung ausgegeben. Schließlich werden in Position 29 die Endstände der Finanzkonten ausgegeben. Die Anordnung und Benennung der Spalten geschieht automatisch insofern, als das Programm für alle auszugebenden Konten die jeweiligen Gegenkonten der Buchungen bestimmt, dann für jedes Gegenkonto eine Spalte einfügt und die Beträge in der passenden Spalte ausgibt. Die Spalte Gesamt enthält eine Addition der vorherigen Spalten. Die Spalte abgerechnet wird ebenfalls automatisch vom Programm gefüllt. Dabei durchsucht das Programm alle Abrechnungsposten der Abrechnung daraufhin, ob das in der Kontenentwicklung auszugebende Konto als Kostenwert bei einem Abrechnungsposten eingetragen ist. Wenn ein Abrechnungsposten gefunden wird, dann erscheint in der Spalte abgerechnet auf der Kontenentwicklung der Betrag, der beim Abrechnungsposten für diesen Kostenwert eingetragen ist. In den Musterdaten ist das im Abrechnungsposten Heizung sichtbar. Dort werden nur 4500 von den tatsächlich geflossenen 7000 des Kontos 4500 Einkauf Heizöl abgerechnet. Wenn zusätzlich Kosten in der Spalte abgerechnet ausgewiesen werden sollen, die im abgerechneten Wirtschaftsjahr nicht über eines der Finanzkonten geflossen sind, aber dennoch in den Einzelabrechnungen der Eigentümer auftauchen sollen, wie z. B. die Sollzuführung zur Instandhaltungsrücklage oder Messdienstgebühren, die erst im Folgejahr für das abzurechnende Wirtschaftsjahr berechnet werden, so können diese Kosten in der Form Sachkonto gegen Abgrenzungskonto gebucht werden und die Sachkonten in einem oder mehreren Abrechnungsposten eingesteuert werden. In den Musterdaten existiert ein Abgrenzungskonto 1050, das für Buchungen auf den Sachkonten 4530 (Messdienstgebühren) und 6000 (Zuführung Rücklage) als Gegenkonto verwendet wurde. Da das Konto 1050 auf der Kontenentwicklung nicht in einer eigenen Spalte ausgegeben wird (dort werden nur die Finanzkonten ausgegeben), aber dennoch Abrechnungsposten existieren, in denen die Sachkonten abgerechnet werden, tauchen diese Kosten dennoch in der Kontenentwicklung auf, aber nur in der Spalte abgerechnet und nicht bei einem der Finanzkonten. Zusammengefasst besteht die Aufgabe bei der Erstellung einer Steuerdatei für eine Kontenentwicklung also darin, einerseits alle Kontobewegungen, die echte Geldbewegungen umfassen auszugeben und ggf. zusätzlich diejenigen Buchungen und Konten mit einzubeziehen, über die Einnahmen und Ausgaben gebucht wurden, die zwar abgerechnet werden aber nicht tatsächlich im Abrechnungszeitraum bezahlt wurden. Dabei ist es sehr wichtig, dass alle Buchhaltungskonten, über die echte Geldbewegungen gebucht, das sind alle Buchungen, die eines der Finanzkonten als Gegenkonto haben, auch auf der Kontenentwicklung ausgegeben werden. Nur dann kann die Betrachtung Anfangsbestand + Einnahmen Ausgaben = Endbestand 6

7 wirklich aufgehen. Das ist besonders wichtig bei denjenigen Konten, deren Einnahmen an einer anderen Stelle als die Ausgaben ausgegeben werden sollen, wie oben z. B. für das Rücklagenkonto beschrieben. Wenn z. B. die Ausgaben vergessen werden, dann kann die Entwicklungsdarstellung nicht korrekt sein, da sich wegen der fehlenden Ausgaben die Endstände nicht aus den Anfangsständen entwickeln lassen. Bei der Durchführung einer WEG-Abrechnung kann im Fenster Eingabe Abrechnungsparameter angegeben werden, welche Steuerdatei für die Kontenentwicklung verwendet werden soll. So ist es möglich, mit mehreren Steuerdateien zu arbeiten, falls innerhalb der verschiedenen WEGs mit unterschiedlichen Kontenrahmen gearbeitet wird. Die Kontenentwicklung wird bei der Durchführung der Abrechnung berechnet und kann anschließend über das Druckmenü zu Kontrollzwecken angezeigt und ggf. auch nach Microsoft Word oder Excel exportiert werden. Wenn die Kontenentwicklung für alle Eigentümer im Abrechnungsbrief mit ausgedruckt werden soll, dann kann zu diesem Zweck der Platzhalter Kontenentwicklung in der Textvorlage verwendet werden. Es empfiehlt sich, den Platzhalter auf eine eigene Seite und im Querformat einzufügen, da die Kontenentwicklung i. d. R. viel Platz benötigt. Teil 2: Einzelabrechnung Über die Gestaltung der Einzelabrechnung hat sich im Nachgang der BGH-Entscheidung 44/09 zur Darstellung der Instandhaltungsrücklage eine heftige Debatte entwickelt zur Frage, ob die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage Gegenstand der Einzelabrechnung sein soll, also als Abrechnungsposten in der Kostenaufstellung auftauchen soll, oder ob die Abrechnung der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage komplett getrennt von den übrigen Einnahmen und Ausgaben (den sog. Bewirtschaftungskosten) dargestellt werden soll. Mit dem Villa Hausverwaltungsprogramm waren und bleiben beide Arten getrennt oder gemeinsam mit den Kosten - der Abrechnung der Instandhaltungsrücklage möglich. Mit der WEG-Musterabrechnung des VNWI / DDIV rückt ein weiterer Aspekt in den Mittelpunkt der Betrachtung, der bisher in WEG-Abrechnungen kaum eine Rolle spielte. Die Verfasser formulieren die Überschrift des Kapitels über die Einzelabrechnung wie folgt: Die Einzelabrechnung hat nur die Ermittlung der Abrechnungsspitze zum Gegenstand. Das bedeutet, dass die Einzelabrechnung nur denjenigen Betrag (anteilig für jeden Eigentümer) bestimmt, um den die tatsächlichen Kosten die Ansätze des Wirtschaftsplans überschreiten. Wenn man also mit der Abrechnung nur die Abrechnungsspitze bestimmen möchte, dann muss man bei den Vorauszahlungen die Soll-Vorauszahlungen ansetzen, so wie sie der Wirtschaftsplan bestimmt hat, unabhängig von der Frage, was der Eigentümer tatsächlich gezahlt hat. Mit anderen Worten: die WEG-Musterabrechnung des VNWI / DDIV ist eine Soll- Abrechnung, während in der überwiegenden Mehrzahl bisher Ist-Abrechnungen gemacht wurden. In der Version 11.0 des Villa-Hausverwaltungsprogramms wurde daher für die Erstellung einer Hausgeldabrechnung ein neuer Abrechnungsmodus eingeführt, der sog. Soll- Abrechnungsmodus. Anders als in den Vorgängerversionen, wo lediglich bei der Übernahme der Vorauszahlungen entschieden werden konnte, ob Soll- oder Ist-Vorauszahlungen 7

8 verrechnet werden sollen, sind jetzt an den Abrechnungsmodus (Ist bzw. Soll) weitere grundlegende Programmfunktionen geknüpft, die im Folgenden näher beschrieben werden. Zusammen mit den zwei unterschiedlichen Arten der Instandhaltungsrücklagenabrechnung (getrennt oder gemeinsam mit den Kosten) ergeben sich künftig insgesamt vier Kombinationsmöglichkeiten für eine WEG-Abrechnung: Fall 2.1: Ist-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage getrennt von den Kosten Fall 2.2: Ist-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage gemeinsam mit den Kosten Fall 2.3: Soll-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage gemeinsam mit den Kosten Theoretisch: Soll-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage getrennt von den Kosten. Dieser Fall wird vom Villa Hausverwaltungsprogramm nicht unterstützt Fall 2.1: Ist-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage getrennt von den Bewirtschaftungskosten Im Wesentlichen entspricht dieser Fall dem Vorgehen, wie es in der Version 10.0 des Villa Hausverwaltungsprogramms ursprünglich vorgesehen war. Auf der folgenden Seite ist die Einzelabrechnung in Form eines Abrechnungsbriefes dargestellt. In den Musterdaten finden Sie diese Abrechnung unter der Bezeichnung (I) BWK/RL getr., Status Soll bzw. (I) BWK/RL getr., Status Ist. Der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Status wird im Teil 5 dieser Dokumentation behandelt, für die Betrachtung der Einzelabrechnung ist die Frage, ob der Status das Soll- oder das Ist-Vermögen entwickelt, zunächst nebensächlich. Im Fenster Abrechnung auswählen ist im unteren Bereich das neue Feld zur Auswahl des Abrechnungsmodus zu erkennen. Im vorliegenden Fall muss hier Ist-Abrechnung ausgewählt werden. Der Abrechnungszeitraum ist wie gewohnt entsprechend einzugeben. Ein Klick auf OK führt zum bekannten Abrechnungsmenü. Wie auf der folgenden Seite zu erkennen ist, enthält die Einzelaufstellung im Abschnitt A. nur umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten, sowie die Erträge der Gemeinschaft, nicht aber die Sollzuführung zur Rücklage. Dem entsprechend darf die Abrechnung natürlich auch keinen Abrechnungsposten Zuführung zur Rücklage enthalten. Stattdessen wird die Zuführung zur Rücklage in einem eigenen Abschnitt B. abgerechnet. So wird eine Trennung 8

9 der Abrechnung der Kosten und Erträge von der Abrechnung der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage erreicht. Bei den geleisteten Vorauszahlungen werden bei allen abzurechnenden Bestandteilen wie bisher nach der Aktualisierung mit der Schaltfläche Aktualisieren die Ist-Werte aus der Buchhaltung mit einem Mausklick auf Übernahme für die Abrechnung übernommen. Auch bei der Durchführung der Abrechnung ändert sich in diesem Fall nichts. Es ist lediglich die Auswahl einer Steuerdatei für den Ausdruck einer Kontenentwicklung (vgl. Teil 1) hinzugekommen. Sollten Sie Ihrer Abrechnung eine Kontenentwicklung beifügen wollen, so müssen Sie in der Ausklappbox die passende Steuerdatei auswählen. Weiterhin muss zur Einsteuerung der Instandhaltungsrücklagenentwicklung das Häkchen bei Einsteuerung Anlagekonten gesetzt werden und sofern Sie einen Vermögensstatus in die Abrechnung einsteuern möchten, muss das Häkchen bei Einsteuerung Status gesetzt werden. Da bei der getrennten Abrechnung von Bewirtschaftungskosten- und Rücklagenvorauszahlung auch zwei Ergebnisse entstehen, können diese noch zu einer Summe zusammengefasst werden, wie im Abschnitt C. zu erkennen ist. 9

10 Die Textvorlage zu dieser Einzelabrechnung finden Sie in der Anlage 2 auf Seite 29 A. Hausgeldabrechnung (I) BWK/RL getr., Status Soll: bis (365 Tage) Verteilungsschlüssel Ausgaben/Einnahmen (-) Abrechnungsposten: Art: Gesamt: Anteil: zu verteilen: Anteil Eigent.: I. Kosten 1. umlagefähige Beträge Gartenpflege Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.000,00 360,00 Frischwasser Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 2.000,00 240,00 Abwasser Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.000,00 360,00 Allgemeinstrom Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 500,00 60,00 Gebäudeversicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 2.000,00 240,00 Haftpflichtversicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 100,00 12,00 Heizkosten lt. HK_Abrechnung 5.400,00 700,00 Zwischensumme umlagefähige Beträge , ,00 2. nicht umlagefähige Beträge Verwaltergebühr Wohneinheiten 8 WE 1 WE 3.000,00 375,00 Bankspesen Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 100,00 12,00 Kosten der Versammlung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 150,00 18,00 Instandhaltung (laufende) Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.500,00 420,00 Mahngebühren Mahngebühren 100,00 10,00 Zwischensumme nicht umlagefähige Beträge 6.850,00 835,00 II. Erträge Zinserträge aus Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA -50,00-6,00 Hausgeldforderungen Erstattung Versicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA -500,00-60,00 Zwischensumme Erträge -550,00-66,00 Summe: , ,00 Ihr Kostenanteil: 2.741,00 - Ihre Vorauszahlungen bis : 2.322,31 N A C H Z A H L U N G: 418,69 B. Abrechnung der Vorauszahlungen zur Instandhaltungsrücklage Gesamt: auf Sie entfällt: tatsächliche Zuführung (Ist) 4.924,73 577,69 geplante Zuführung (Soll) 5.000,00 600,00 Ergebnis: -75,27-22,31 C. Ergebniszusammenstellung Ihr Ergebnis aus der Hausgeldabrechnung -418,69 Ihr Ergebnis aus der Abrechnung der Instandhaltungsrücklage -22,31 Nachzahlung -441,00 10

11 Fall 2.2: Ist-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage gemeinsam mit den Bewirtschaftungskosten Auch dieser Fall war in der Version 10.0 des Villa Hausverwaltungsprogramms schon darstellbar. Auf der folgenden Seite ist die Einzelabrechnung in Form eines Abrechnungsbriefes dargestellt. In den Musterdaten finden Sie diese Abrechnung unter der Bezeichnung (I) BWK/RL gem., Status Soll bzw. (I) BWK/RL gem., Status Ist. Der Unterschied zwischen Soll- und Ist-Status wird im Teil 5 dieser Dokumentation behandelt, für die Betrachtung der Einzelabrechnung ist die Frage, ob der Status das Soll- oder das Ist- Vermögen entwickelt, zunächst nebensächlich. Im Fenster Abrechnung auswählen ist im unteren Bereich das neue Feld zur Auswahl des Abrechnungsmodus zu erkennen. Im vorliegenden Fall muss hier Ist-Abrechnung ausgewählt werden. Der Abrechnungszeitraum ist wie gewohnt entsprechend einzugeben. Ein Klick auf OK führt zum bekannten Abrechnungsmenü. Wie auf der folgenden Seite zu erkennen ist, enthält die Einzelaufstellung im Abschnitt A. anders als im vorigen Fall nicht nur umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten, sowie die Erträge der Gemeinschaft, sondern auch die Sollzuführung zur Rücklage als weiteren Abrechnungsposten. Bei diesem Abrechnungsposten wird als zu verrechnender Bestandteil Rücklage eingetragen. Dies führt dazu, dass im oberen Bereich anteilig der Soll- Zuführungsbetrag des Eigentümers für die Rücklage ausgewiesen wird. Im Bereich der Vorauszahlungen werden dann nicht nur die Ist-Vorauszahlungen des Eigentümers für die Bewirtschaftungskosten, sondern auch die Ist-Zuführung zur Rücklage verrechnet. So berechnet sich als Ergebnis eine Nachzahlung oder ein Guthaben, das beides - also die Abrechnung der Bewirtschaftungskosten und die Abrechnung der Rücklagenzuführung enthält. Die Abschnitte B. und C. im vorigen Fall können dadurch entfallen, die Abrechnung wird insgesamt übersichtlicher und kompakter. Bei den geleisteten Vorauszahlungen werden bei allen abzurechnenden Bestandteilen wie bisher nach der Aktualisierung mit der Schaltfläche Aktualisieren die Ist-Werte aus der Buchhaltung mit einem Mausklick auf Übernahme für die Abrechnung übernommen. Auch bei der Durchführung der Abrechnung ändert sich in diesem Fall nichts. Es ist lediglich die Auswahl einer Steuerdatei für den Ausdruck einer Kontenentwicklung (vgl. Teil 1) hinzugekommen. Sollten Sie Ihrer Abrechnung eine Kontenentwicklung beifügen wollen, so müssen Sie in der Ausklappbox die passende Steuerdatei auswählen. Weiterhin muss zur Einsteuerung der Instandhaltungsrücklagenentwicklung das Häkchen bei Einsteuerung 11

12 Anlagekonten gesetzt werden und sofern Sie einen Vermögensstatus in die Abrechnung einsteuern möchten, muss das Häkchen bei Einsteuerung Status gesetzt werden. Die Textvorlage zu dieser Einzelabrechnung finden Sie in der Anlage 1 auf Seite 27. A. Hausgeldabrechnung (I) BWK/RL gem., Status Soll: bis (365 Tage) Verteilungsschlüssel Ausgaben/Einnahmen (-) Abrechnungsposten: Art: Gesamt: Anteil: zu verteilen: Anteil Eigent.: I. Kosten 1. umlagefähige Beträge Gartenpflege Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.000,00 360,00 Frischwasser Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 2.000,00 240,00 Abwasser Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.000,00 360,00 Allgemeinstrom Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 500,00 60,00 Gebäudeversicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 2.000,00 240,00 Haftpflichtversicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 100,00 12,00 Heizkosten lt. HK_Abrechnung 5.400,00 700,00 Zwischensumme umlagefähige Beträge , ,00 2. nicht umlagefähige Beträge Verwaltergebühr Wohneinheiten 8 WE 1 WE 3.000,00 375,00 Bankspesen Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 100,00 12,00 Kosten der Versammlung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 150,00 18,00 Instandhaltung (laufende) Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.500,00 420,00 Mahngebühren Mahngebühren 100,00 10,00 Zwischensumme nicht umlagefähige Beträge 6.850,00 835,00 II. Erträge Zinserträge aus Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA -50,00-6,00 Hausgeldforderungen Erstattung Versicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA -500,00-60,00 Zwischensumme Erträge -550,00-66,00 III. Beiträge zu Rückstellungen Zuführung Rücklage Soll Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 5.000,00 600,00 Zwischensumme Beiträge 5.000,00 600,00 Summe: , ,00 Ihr Kostenanteil: 3.341,00 - Ihre Vorauszahlungen bis : Hausgeld Bewirtschaftung 2.322,31 Rücklage 577,69 N A C H Z A H L U N G: 441,00 Nachzahlungen sind innerhalb von 14 Tagen auf folgendes Konto zu zahlen: Falls Sie am Lastschriftverfahren teilnehmen, wird der entsprechende Betrag abgebucht. 12

13 Fall 2.3: Soll-Abrechnung der Vorauszahlungen, Abrechnung der Instandhaltungsrücklage gemeinsam mit den Bewirtschaftungskosten Dieser Fall bildet den Entwurf des VNWI für eine WEG-Musterabrechnung in Villa ab. Im Unterschied zu den Vorgängerversionen stellt die Version 11.0 des Villa Hausverwaltungsprogramms hierfür neue Funktionen zur Verfügung. Diese neuen Funktionen sollen im Folgenden an einer Musterabrechnung beispielhaft demonstriert werden. Auf der folgenden Seite ist die Einzelabrechnung in Form eines Abrechnungsbriefes dargestellt. In den Musterdaten finden Sie die Musterabrechnung unter der Bezeichnung (S) BWK/RL gem., Status Soll bzw. (S) BWK/RL gem., Status Ist. Der Unterschied zwischen Soll- und Ist- Status wird im Teil 5 dieser Dokumentation behandelt, für die Betrachtung der Einzelabrechnung ist die Frage, ob der Status das Soll- oder das Ist-Vermögen entwickelt, zunächst nebensächlich. Im Fenster Abrechnung auswählen ist im unteren Bereich das neue Feld zur Auswahl des Abrechnungsmodus zu erkennen. Im vorliegenden Fall muss hier Soll-Abrechnung ausgewählt werden. Der Abrechnungszeitraum ist wie gewohnt entsprechend einzugeben. Ein Klick auf OK führt zum bekannten Abrechnungsmenü. Für die Abrechnungsposten gilt dasselbe, wie im Fall 2.2 beschrieben. Auch in dieser Abrechnung muss es einen Abrechnungsposten geben, der die Soll-Zuführung zur Rücklage als Kosten enthält und bei dem die Rücklagenvorauszahlung als zu verrechnender Bestandteil eingetragen ist. Wenn der Soll-Abrechnungsmodus ausgewählt ist, dann ändert sich das Verhalten des Programms im Fenster Vorauszahlungen beim Klick auf Übernahme. Wie in der Einleitung zu diesem Kapitel bereits dargestellt wurde, müssen in einer Soll-Abrechnung diejenigen Vorauszahlungen bei der Einzelabrechnung angesetzt werden, die der Eigentümer gemäß dem Wirtschaftsplan zu leisten hatte. Es werden also die Soll-Vorauszahlungen abgerechnet unabhängig von der Frage, ob der Eigentümer diese auch tatsächlich geleistet hat. Insofern ist es konsequent, dass im Soll-Abrechnungsmodus das Programm nicht mehr fragt, ob die Soll- oder die Ist-Werte für die jeweiligen Vorauszahlungen aus der Buchhaltung übernommen werden sollen. Es werden beim Klick auf Übernahme automatisch die Soll- Vorauszahlungen in das Feld für Abrechnung verwendet kopiert. Natürlich können die Werte durch einen Mausklick auf Ändern nachträglich geändert oder wenn keine Buchhaltung vorhanden ist auch manuell eingegeben werden. 13

14 A. Hausgeldabrechnung (S) BWK/RL gem., Status Soll: bis (365 Tage) Verteilungsschlüssel Ausgaben/Einnahmen (-) Abrechnungsposten: Art: Gesamt: Anteil: zu verteilen: Anteil Eigent.: I. Kosten 1. umlagefähige Beträge Gartenpflege Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.000,00 360,00 Frischwasser Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 2.000,00 240,00 Abwasser Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.000,00 360,00 Allgemeinstrom Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 500,00 60,00 Gebäudeversicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 2.000,00 240,00 Haftpflichtversicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 100,00 12,00 Heizkosten lt. HK_Abrechnung 5.400,00 700,00 Zwischensumme umlagefähige Beträge , ,00 2. nicht umlagefähige Beträge Verwaltergebühr Wohneinheiten 8 WE 1 WE 3.000,00 375,00 Bankspesen Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 100,00 12,00 Kosten der Versammlung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 150,00 18,00 Instandhaltung (laufende) Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 3.500,00 420,00 Mahngebühren Mahngebühren 100,00 10,00 Zwischensumme nicht umlagefähige Beträge 6.850,00 835,00 II. Erträge Zinserträge aus Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA -50,00-6,00 Hausgeldforderungen Erstattung Versicherung Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA -500,00-60,00 Zwischensumme Erträge -550,00-66,00 III. Beiträge zu Rückstellungen Zuführung Rücklage Soll Miteigentumsanteil MEA 1200 MEA 5.000,00 600,00 Zwischensumme Beiträge 5.000,00 600,00 Summe: , ,00 Ihr Kostenanteil: 3.341,00 - Ihre Soll-Vorauszahlungen bis : Hausgeld Bewirtschaftung 2.412,00 Rücklage 600,00 Abrechnungsspitze (Nachzahlung): 329,00 zzgl. aktueller Rückstand Hausgeld Bewirtschaftung 89,69 zzgl. aktueller Rückstand Rücklage 22,31 Abrechnungssaldo (Nachzahlung): 441,00 14

15 Ebenfalls neu ist im Soll-Abrechnungsmodus im Fenster Vorauszahlungen die Spalte tatsächliche Zahlung bzw. tatsächliche Zuführung (bei Rücklagenbestandteilen). Diese Spalte ist notwendig, damit das Programm bei Bestandteilen, die keine Rücklagenzuführung darstellen, die ebenfalls neue Übersicht aller Abrechnungsergebnisse (vgl. Teil 3) erzeugen kann. Bei Rücklagenbestandteilen ist dieses Feld notwendig, damit das Programm in der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage für jeden Eigentümer seine tatsächliche Zuführung zur Rücklage ausweisen kann. Außerdem werden aus der Differenz der beiden Spalten die Rückstände der Eigentümer bei der Zuführung zur Rücklage bestimmt. Bei der Durchführung der Abrechnung ist im Fenster Eingabe Abrechnungsparameter die Auswahl einer Steuerdatei für den Ausdruck einer Kontenentwicklung (vgl. Teil 1) hinzugekommen. Sollten Sie Ihrer Abrechnung eine Kontenentwicklung beifügen wollen, so müssen Sie in der Ausklappbox die passende Steuerdatei auswählen. Weiterhin muss zur Einsteuerung der Instandhaltungsrücklagenentwicklung das Häkchen bei Einsteuerung Anlagekonten gesetzt werden und sofern Sie einen Vermögensstatus in die Abrechnung einsteuern möchten, muss das Häkchen bei Einsteuerung Status gesetzt werden. Wenn darüber hinaus auch Forderungen aus alten Abrechnungen oder nicht gezahltem Hausgeld verrechnet werden sollen, dann muss zusätzlich bei Verrechnung von Forderungen/Verbindlichkeiten ein Häkchen gesetzt werden. Die Verrechnung von Forderungen bzw. Verbindlichkeiten wird weiter unten beschrieben. Ein weiteres Merkmal des Soll-Abrechnungsmodus ist, dass nach der Verrechnung der Vorauszahlungen mit den anteiligen Kosten des Eigentümers nicht wie bisher Nachzahlung oder Guthaben ausgegeben wird, sondern das Ergebnis der Berechnung in diesem Modus als Abrechnungsspitze mit dem Zusatz (Nachzahlung) bzw. (Guthaben) bezeichnet wird. Außerdem werden die Vorauszahlungen mit dem Text - Ihre Soll-Vorauszahlungen bis gekennzeichnet. Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten, Ausbuchungen erzeugen Anders als bei der Ist-Abrechnung von Vorauszahlungen, bei der sich nicht gezahlte Hausgelder in Form einer höheren Nachzahlung auswirken (der Abrechnungssaldo enthält die nicht gezahlten Hausgelder), werden bei der Soll-Abrechnung nur die Abrechnungsspitzen bestimmt, das sind diejenigen Beträge, um die die Abrechnung den Wirtschaftsplan überschreitet. Nicht gezahlte Hausgelder bleiben in beiden Modi als Forderungen in Form von Saldovorträgen auf den Personenkonten erhalten, da die Personenkonten zum Ende des Buchungsjahres Salden in Höhe der geschuldeten Zahlungen enthielten, die dann bei der Anlage des neuen Buchungsjahres vorgetragen wurden. Beim Speichern einer Ist-Abrechnung aber müssen diese Saldovorträge ausgebucht werden, da die noch ausstehenden Beträge zusammen mit der Abrechnungsspitze als Abrechnungssaldo auf dem Unterkonto N (Abrechnung Nachzahlung/Guthaben) fällig gestellt werden und dem Eigentümer nicht doppelt belastet werden dürfen. Im Soll-Abrechnungsmodus jedoch müssen diese Saldovorträge erhalten bleiben, da mit der Abrechnung nur die Abrechnungsspitzen ermittelt und auf dem Unterkonto N fällig gestellt werden. Deshalb gibt es auch keine Möglichkeit, beim Speichern einer Soll-Abrechnung Ausbuchungen vom Programm erzeugen zu lassen. 15

16 Wenn die Forderungen aus nicht gezahlten Hausgeldern aber nicht über eine Ist-Abrechnung nachgefordert werden, kann es notwendig werden, diese mit der Abrechnungsspitze zu verrechnen. Man denke an die Situation, dass die Abrechnungsspitze ein Guthaben ist. Dann wäre es unverständlich, wenn einerseits das Guthaben erstattet würde, während andererseits noch Forderungen der WEG gegen einen Eigentümer aus nicht gezahltem Hausgeld offen sind. Aber auch wenn dem Eigentümer zusätzlich zur Abrechnungsspitze nachrichtlich seine noch geschuldeten Hausgelder dargestellt werden sollen, ist die Verrechnungsfunktion hilfreich. Wenn bei der Durchführung der Abrechnung das Häkchen zur Verrechnung gesetzt wurde, dann öffnet sich im Lauf der Abrechnung ein Fenster Verrechnung von Forderungen/Verbindlichkeiten, in dem für alle Eigentümer pro Vorauszahlungs-Bestandteil der aktuelle Stand und der Saldovortrag des zugehörigen Personenunterkontos angezeigt werden. Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche Übernahme können dann entweder die aktuellen Salden oder die Vorträge in das Feld für Verrechnung verwendet übernommen werden. Nach einem Mausklick auf die Schaltfläche ändern können diese Werte nachträglich geändert oder manuell eingegeben werden, falls nicht auf die Buchhaltung zugegriffen werden kann. Auf der Einzelabrechnung werden dann unterhalb der Ausgabe der Abrechnungsspitze die zu verrechnenden Beträge getrennt pro Bestandteil angegeben. Der bezeichnende Text für diese Beträge kann im Verrechnungsfenster in den Feldern Soll-Text und Haben-Text festgelegt werden, wobei der Platzhalter [Name] die Bezeichnung des verrechneten Bestandteils ausgibt. Teil 3: Übersicht der Abrechnungsergebnisse aller Eigentümer In der Musterabrechnung des VNWI kommt dieser Übersicht die Funktion zu, den Beschluss über die Genehmigung der Einzelabrechnungen mit Daten zu unterlegen in dem Sinne, dass ein Beschluss über alle Einzelabrechnungen auch deren Kenntnis voraussetze 8. In Villa kann eine solche Übersicht über die Abrechnungsergebnisse aller Eigentümer mit dem Platzhalter 8 Casser/Schultheis, S

17 { AbrErgebnis } in die Abrechnungsbriefe eingesteuert werden. Ein Beispiel für die Darstellung der Abrechnungsergebnisse finden Sie im Musterbrief in der Anlage 3 auf 35. Sie enthält neben der Summe der Kosten und dem Zuführungsbetrag zur Instandhaltungsrücklage die Soll-Vorauszahlungen und die sich daraus ergebende Abrechnungsspitze. Weiter werden die tatsächlich gezahlten Hausgeldbeträge und der sich aus dem Soll-Ist-Vergleich ergebende Differenzbetrag dargestellt. In der letzten Spalte enthält die Übersicht die Zusammenstellung aller Abrechnungssalden, also derjenigen Beträge, die sich aus der Verrechnung der Abrechnungsspitze mit der Soll-Ist-Differenz ergeben. Dabei ist es für die Ausgabe auf dieser Liste unerheblich, ob tatsächlich eine Verrechnung und nachrichtlich Ausweisung der Rückstände auf der Einzelabrechnung vorgenommen wurde. Casser / Schultheis schlagen darüber hinaus vor, dass in diesem Zusammenhang auch der vom BGH im Urteil 44/09 geforderte Ausweis der geschuldeten Zahlungen der Eigentümer auf die Instandhaltungsrücklage erfolgen sollte. In Villa kann das mit den Platzhaltern { Forderungen }, { ForderungenDiff } sowie { ForderungenN } bzw. { ForderungenDiffN } erreicht werden, die an der gewünschten Position in der Textvorlage platziert werden können. Teil 4: Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung Bestandteil anlegen Zunächst muss in den Objekt-Stammdaten auf der Karteikarte Grundeinstellung ein neuer Hausgeldbestandteil ( Rücklage o. ä.) angelegt werden. Bei diesem Bestandteil muss das Häkchen bei wird abgerechnet gesetzt werden. Wichtig ist, dass dieser Bestandteil mit der Schaltfläche Neuer Bestandteil angelegt wird und nicht durch Überschreiben eines vorhandenen Bestandteils. Ein Klick auf Neuer Bestandteil öffnet folgendes Fenster: In allen Feldern für die Sammelbuchungskonten wird das oben angegebene Konto (hier ) eingetragen. 17

18 Der neue Hausgeldbestandteil und sein zugeordnetes Sammelbuchungskonto bilden die Grundlage für alle Funktionen des Programms zur Darstellung der Instandhaltungsrücklage. Auf dem Sammelbuchungskonto werden vom Programm alle Zuführungen zur Rücklage, die auf den Personenkonten der einzelnen Eigentümer gebucht werden, automatisch als Einnahmen gebucht. Um die Entwicklung der Rücklage darstellen zu können, wird der Bestand der Rücklage zum Jahresanfang in Form eines Saldovortrags auf das Konto gebracht. Diese Saldovortragsbuchung wird vom Programm beim Jahreswechsel wie bei den Bankkonten automatisch erstellt, sofern in den Kontostammdaten das Häkchen bei Saldovortrag erzeugen gesetzt ist. Außerdem können Rechnungen, die durch Entnahme aus der Rücklage bezahlt werden, auf dieses Konto gebucht werden. Gutgeschriebene Zinsen bzw. belastete Kapitalertragssteuer und der Solidarzuschlag sowie sonstige Zu- und Abgänge können ebenfalls auf dieses Konto gebucht werden. Zum Ende des Jahres weist das Konto dann den rechnerischen Stand der Instandhaltungsrücklage aus. Geleistete Vorauszahlungen: Sollbetrag der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage bestimmen Für den Ausweis der Rückstände an der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage für die einzelnen Wohnungseigentümer ist es notwendig, für jeden Eigentümer einen Sollbetrag der Zuführung zur Rücklage zu bestimmen. Im Normalfall wurde auf dem zum neu angelegten Bestandteil gehörenden Personen-Unterkonto regelmäßig der Sollbetrag der Zuführung des jeweiligen Eigentümers zum Soll gestellt. Dieser kann bei den geleisteten Vorauszahlungen vom Programm bestimmt und angezeigt werden. Wenn aber nicht auf die Buchhaltung zurückgegriffen werden kann (z. B. bei Übernahme eines Objektes vom Vorverwalter), dann können die Sollbeträge auch mit einer Programmfunktion berechnet werden. Ein Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren öffnet folgendes Fenster: 18

19 Mit der Option aus der Buchhaltung bestimmt das Programm die Werte aufgrund der Sollstellungen auf dem Personenunterkonto während bei der Option durch Berechnung der angegebene Betrag mit Hilfe des ausgewählten Schlüssels auf einzelne Anteile der Eigentümer umgerechnet wird. In beiden Fällen stehen nach Betätigen der Schaltfläche OK in der Spalte Vorauszahlung Soll die Soll-Anteile der jeweiligen Eigentümer an der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Wenn die berechneten Werte noch geändert werden sollen, dann können mit einem Shift- Klick auf die Schaltfläche Ändern die Felder mit den Soll-Werten geöffnet werden. Diese Funktion kann auch zur Direkteingabe von Soll-Werten genutzt werden, wenn weder auf die Buchhaltung noch auf die Berechnungsfunktion zurückgegriffen werden soll. Geleistete Vorauszahlungen: Abzurechnenden Betrag der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage bestimmen Wenn bereits Zahlungen auf den Personen-Unterkonten für die IHR-Zuführung gebucht sind, also entweder monatliche Zahlungen zum Ausgleich der Sollstellung oder eine Umbuchung des Gesamt-Zuführungsbetrags vom Bestandteil Hausgeld, dann werden diese Zahlungen in der Spalte lfd. Jahr bei Vorauszahlungen Ist angezeigt. Wenn eine Abrechnung im Ist- Abrechnungsmodus durchgeführt wird, dann werden diese Werte mit einem Klick auf die Schaltfläche Übernahme in die Spalten für Abrechnung verwendet und tatsächliche Zahlung übernommen. Bei einer Soll-Abrechnung übernimmt ein Klick auf Übernahme die Sollwerte in die Spalte für Abrechung verwendet und die Istwerte in die Spalte tatsächliche Zahlungen. Wenn die Werte nicht aus der Buchhaltung übernommen werden sollen, können nach einem Klick auf Ändern die entsprechenden Werte der jeweiligen Eigentümer direkt in die Spalten für Abrechnung verwendet und tatsächliche Zahlung eingegeben werden. Einsteuerung Anlagekonten Damit in der Hausgeldabrechnung die Rücklagenentwicklung dargestellt werden kann, muss bei der Durchführung der Abrechnung das Häkchen bei Einsteuerung Anlagekonten gesetzt werden. Als Buchungsjahr wird dasjenige Buchungsjahr ausgewählt, in dem der Abrechnungszeitraum liegt. 19

20 Es öffnet sich dann im weiteren Verlauf der Abrechnung das Fenster zur Eingabe der Anlagekonten, das auch bisher zur Darstellung der einzelnen Rücklagenkonten benutzt worden ist. Dort können wie bisher alle Finanzkonten eingetragen werden, um z. B. eine Vermögensübersicht darzustellen. Zusätzlich kann jetzt dort das Buchhaltungskonto, das die Rücklage abbildet, ausgewählt werden. Durch Auswahl eines Bestandteils in der Ausklappbox Bestandteil (IHR) wird dem Programm signalisiert, dass es sich um ein Rücklagenkonto handelt, das in der Abrechnung der Instandhaltungsrücklage dargestellt werden soll. Bei der IHR-Abrechnung werden dann die Werte aus der Spalte tatsächliche Zuführung dieser Vorauszahlung der einzelnen Eigentümer verrechnet. Wenn ein Finanzkonto nur in der Vermögensübersicht dargestellt werden soll, dann bleibt bei diesem Konto die Ausklappbox Bestandteil (IHR) leer. Wenn in der Buchhaltung kein Konto existiert, das die Instandhaltungsrücklage abbildet, dann können die jeweiligen Werte auch direkt in das Formular eingegeben werden. Hierzu 20

21 kann in der ersten Auswahlliste der Eintrag <kein> gewählt werden. Im Feld Bestandteil (IHR) muss dann ebenfalls der zu verrechnende Bestandteils ausgewählt werden. Nach Auswahl des Buchhaltungskontos bestimmt das Programm den Vortrag der Instandhaltungsrücklage, den tatsächlichen Zugang, also die Summe aller gebuchten Zuführungen der Eigentümer sowie evtl. gebuchte Abgänge. Die Ist-Zuführung der Eigentümer zur Instandhaltungsrücklage wird in einem separaten Feld weiter rechts angezeigt. Mit der Schaltfläche mit den drei Punkten neben den Feldern Abgang bzw. Zugang können Entnahmen aus der Rücklage bzw. sonstige Zugänge wie z. B. Zinsen detailliert aufgeführt werden. Es öffnen sich folgende Fenster: In den Feldern Ausgabenkonten und Einnahmekonten ist bereits das Rücklagenkonto eingetragen. Es können aber noch weitere Buchhaltungskonten, jeweils durch Semikolon getrennt, angegeben werden und nach Betätigen der Schaltfläche Aktualisieren werden die einzelnen Buchungen aufgelistet. Abrechnung drucken Um das Ergebnis der Rücklagenabrechnung in den Abrechnungsbriefen ausdrucken zu können, sind folgende neue Platzhalter im Programm enthalten: Platzhalterbezeichnung EntwicklungIHR AbrechnungIHR ErgebnisHGA ErgebnisIHR Ergebnis ZufuehrungIst ZufuehrungSoll ZufuehrungDifferenz ZufuehrungIstGesamt ZufuehrungSollGesamt Forderungen, Zweck Darstellung der Instandhaltungsrücklage mit Anfangsstand, Zugängen, Abgängen und Endstand sowie den auf den jeweiligen Eigentümer entfallenden Beträge Übersicht über die geplante Zuführung (Soll) und die tatsächliche Zuführung (Ist) als Gesamtbetrag und als Einzelbetrag, der auf den jeweiligen Eigentümer entfällt Ergebnis der Hausgeldabrechnung exklusiv der IHR- Abrechnung als Betrag Ergebnis der IHR-Abrechnung als Betrag Summe der Teilergebnisse aus der Hausgeldabrechnung (ErgebnisHGA) und der IHR-Abrechnung (ErgebnisIHR) Betrag, den der Eigentümer tatsächlich der Rücklage zugeführt hat Betrag, den der Eigentümer der Rücklage hätte zuführen sollen Ausstehender Betrag des Eigentümers, ergibt sich aus der Differenz von ZufuehrungSoll und ZufuehrungIst Summe aller tatsächlichen Zuführungen der Eigentümer Zuführung zur Rücklage gemäß Wirtschaftsplan Liste aller Eigentümer mit Soll- und Istzuführung zur 21

22 ForderungenN ForderungenDiff, ForderungenDiffN AnlagekontenOA AnlageSummenOA Rücklage, sowie der Differenz aus beiden Beträgen. Diese Liste enthält alle Eigentümer unabhängig davon, ob es eine Differenz gibt; ForderungenN tauscht die Vorzeichen Liste aller Eigentümer mit Soll- und Istzuführung zur Rücklage, sowie der Differenz aus beiden Beträgen. Diese Liste enthält nur diejenigen Eigentümer, bei denen es eine Differenz gibt; ForderungenDIffN tauscht die Vorzeichen Ausgabe der Finanzkonten mit Vortrag, Zugang, Abgang und Gesamtsaldo, aber ohne Anteil des Eigentümers Wie AnlagekontenOA jedoch mit Summen über Vortrag, Zugang, Abgang und Gesamtsaldo Eine Textvorlage, die die Platzhalter enthält sowie einen Ausdruck eines Abrechnungsbriefes finden Sie im Anhang als Anlage. Während Casser/Schultheis vorschlagen 9, die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage im Abgleich zum Sollvermögen, also der Summe aller beschlossenen Zuweisungen und Entnahmen der Instandhaltungsrücklage darzustellen, beschränkt sich die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage im Villa Hausverwaltungsprogramm auf die Entwicklung des Ist-Standes der Rücklage, das ist der Anfangsstand zuzüglich der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen aller Eigentümer und der sonstigen Zuweisungen abzüglich sämtlicher Entnahmen. Dieser Ansatz entspricht der Intention des BGH, zu verhindern, dass die Eigentümer durch die Darstellung eines nicht verfügbaren Betrages der Instandhaltungsrückstellung irregeführt werden, und zu erreichen, dass die Eigentümer über offene Forderungen informiert werden. 10 Um allerdings auch die Rückstände der Eigentümer erkennbar zu machen, muss ein Abgleich mit dem Sollvermögen möglich sein. Durch Ausweisung des Sollvermögens können die Eigentümer erkennen, worüber sie verfügen könnten, wenn alle Eigentümer alle Forderungen beglichen hätten. Anders als im VNWI-Konzept wird das Sollvermögen im Villa Hausverwaltungsprogramm nicht in der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage dargestellt, sondern ist Teil des Vermögensstatus, der im folgenden Abschnitt beschrieben wird. Teil 5: Vermögensstatus Der Vermögensstatus gibt einen Überblick über die Vermögenslage der Eigentümergemeinschaft insgesamt. Anders als vielfach angenommen, besteht das Vermögen der Gemeinschaft nicht nur aus liquiden Mitteln auf echten Bankkonten, sondern zusätzlich auch aus Forderungen der Gemeinschaft gegen einzelne oder alle Eigentümer. So muss z. B. in die Statusbetrachtung das Abrechnungsergebnis (also die Summe aller Nachzahlungen und Guthaben aus der Abrechnung) einbezogen werden, da diese Summe insgesamt noch als Forderung gegen alle Eigentümer offen steht. Außerdem kommen die Rückstände einzelner Eigentümer aus nicht gezahltem Hausgeld und nicht gezahlten Abrechnungsspitzen hinzu. Vom Vermögen abgezogen werden muss, was die Gemeinschaft anderen noch schuldet, z. B. Messdienstgebühren, die erst im Folgejahr bezahlt werden, aber schon Gegenstand der Abrechnung waren. 9 Casser/Schultheis, S zit. nach Casser/Schultheis, S.89 22

23 Gegenüber gestellt wird der Endstand der Instandhaltungsrücklage. Hierbei wird entweder der Ist- oder der Soll-Stand der Rücklage ausgewiesen. Der Ist- Stand ergibt sich aus dem Anfangsstand zuzüglich der tatsächlichen Zahlungen der Eigentümer sowie der anderen Zugänge und abzüglich der Entnahmen. Wenn man zu diesem Ist-Endstand noch die Rückstände der Eigentümer bei den Zahlungen zur Instandhaltungsrücklage aus dem aktuellen und allen vorangegangenen Abrechnungszeiträumen hinzu addiert, dann ergibt sich daraus das Sollvermögen der Gemeinschaft. Das Sollvermögen gibt also an, worüber die Eigentümergemeinschaft verfügen könnte, wenn alle Forderungen und Verbindlichkeiten ausgeglichen wären. Der Vermögensstatus dient außer der Übersicht über die Vermögenslage der Gemeinschaft auch der Kontrolle der Abrechnung auf Plausibilität. Auch zur internen Kontrolle der Abrechnung ist der Status hilfreich. Aus diesem Grund wird von den Verwaltern zu internen Prüfzwecken ein Status errechnet, der allerdings dann nicht als Teil der Abrechnung herausgegeben wird. Dieses interne Instrument zur Überprüfung der Abrechnung wird auch als Abstimmung, Kontenabstimmung, Vermögensübersicht etc. bezeichnet. Mit dem Villa Hausverwaltungsprogramm können beide Darstellungsarten - Ist- und Sollvermögen - umgesetzt werden. In den Musterdaten finden Sie Abrechnungen mit einem Vermögensstatus. Dabei können Sie an der Bezeichnung Status Soll bzw. Status Ist die jeweilige Form der Vermögensentwicklung erkennen. Für die weiteren Ausführungen soll als Beispiel die Abrechnung (S) BWK/RL gem., Status Soll gewählt werden. Der Vermögensstatus der o. g. Abrechnung stellt sich so dar: Ist-Rücklage WEG Musterstraße ,78 Forderungen Rücklage ,27 Forderungen Rücklage aus alten Jahren 1.200,00 GIRO MUSTERBANK 3.804,00 FESTGELD MUSTERBANK ,05 KASSE MUSTERSTRAßE 100,00 Rundungsdifferenz 0,00 Abrechnungsergebnis 2.300,00 Forderungen Bewirtschaftungskosten ,73 Verbindlichkeiten Bewirtschaftungskosten ,00 Forderungen Rücklage ,27 Forderungen aus Abrechnungsspitzen alte Jahre 940,00 Forderungen Bewirtschaftungskosten alte Jahre 4.400,00 Forderungen Rücklage alte Jahre 1.200,00 HEIZÖLBESTAND 3.500,00 ABLESEKOSTEN VORJAHR -100,00 Sollvermögen: , ,05 In der Muster-WEG schulden mehrere Eigentümer der Gemeinschaft sowohl Hausgelder, als auch Nachzahlungen aus Abrechnungen und zusätzlich noch Zahlungen zur Instandhaltungsrücklage aus der aktuellen und aus vorangegangenen Abrechnungen. Sämtliche Forderungen müssen im Status aufgeführt werden, da sie als Vermögensbestandteil zu betrachten sind. Hinsichtlich der Entwicklung nach Soll- oder Ist-Vermögen muss man entscheiden, ob die Alt- Forderungen der Rücklage gegen die Eigentümer mit aufgenommen werden wie im obigen Beispiel oder ob auf den Ausweis verzichtet wird. Im zweiten Fall würde auf den Ausweis der Rücklagen-Forderungen verzichtet werden. Früher, als in der Rücklage noch die Soll- Zuführung laut Wirtschaftsplan als Zugang ausgewiesen wurde, enthielt der Endstand der 23

24 Rücklage immer auch schon sämtliche Forderungen, da ja bei der Zuführung so getan wurde, als ob alle Eigentümer alles gezahlt hätten. Erst mit der BGH-Entscheidung, dass in der Rücklage nur tatsächliche Zahlungen der Eigentümer als Zuführung ausgewiesen werden dürfen, entstand die Notwendigkeit, den Ist-Stand der Rücklage, der sich daraus ergibt durch Addition der Forderungen zum Sollvermögen zu machen. Im Hinblick auf die Intention des BGH ist der Ausweis des Sollvermögens im Status sicher konsequent und soll im vorliegenden Beispiel auch so demonstriert werden. Wie sich Sollvermögen der Muster-WEG in Höhe von ,05 im Einzelnen zusammensetzt, kann man in der linken Spalte des Status sehen. Zunächst werden dort die Endstände der Bank- und Kassenkonten - die sog. liquiden Mittel aufgelistet. Dazu kommt das Ergebnis der aktuellen Abrechnung, also die Summe aller Nachzahlungen und Guthaben, die noch gezahlt bzw. ausgezahlt werden müssen. Hinsichtlich der Vermögensbetrachtung handelt es sich hierbei um Forderungen (die Nachzahlungen) und Verbindlichkeiten (die Guthaben), die zum Zeitpunkt der Status-Erstellung (das Ende des Abrechnungszeitraums) noch nicht tatsächlich über das Bankkonto bewegt wurden, sondern erst in der Zukunft realisiert werden können. Auch eine etwaige Rundungsdifferenz, die auf dem Summenblatt der Abrechnung ausgewiesen wird, müsste hier ausgewiesen werden. In einem weiteren Abschnitt finden sich die Forderungen der WEG gegen einzelne Eigentümer aus der Vergangenheit. Dazu zählen die Forderungen aus nicht gezahltem Hausgeld aus der aktuellen Abrechnung sowie die Forderungen aus alten Jahren aus nicht gezahltem Hausgeld und nicht gezahlten Abrechnungsspitzen, sowie die Forderungen der Rücklage alt und aktuell gegen die Eigentümer. Ob diese verschiedenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten jeweils einzeln oder als Summe ausgewiesen werden müssen, ist in der Literatur nicht klar bestimmt. Grundsätzlich muss auch hier beachtet werden, dass der Status einerseits klar, übersichtlich und ohne Hinzuziehung eines Sachverständigen nachvollziehbar sein soll, was für eine eher knappe Darstellung der Forderungen und Verbindlichkeiten spricht, andererseits soll der Status aber auch eine Übersicht über die Vermögenssituation der Gemeinschaft ermöglichen. In wieweit dazu die Kenntnis der Zusammensetzung der Forderungen gehört, bleibt zurzeit den Verwaltern zur Entscheidung überlassen. Außerdem hat die Muster-WEG noch einen Heizölbestand, dessen Wert im Status ausgewiesen wird und es besteht noch eine Verbindlichkeit für die Ablesegebühren, die erst im Folgejahr bezahlt werden. Ziel ist es, die Summe beider Spalten in Übereinstimmung zu bringen. So wird ein Abgleich des Vermögens möglich. 24

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