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1 Der Weg zur korrekten Buchführung Hartmut Auinger Das Arbeitsbuch zur RA-MICRO Buchhaltung I 24. überarb. Auflage 2015 RA-MICRO 2015 Schulungen / Bücher zur RA-MICRO Buchhaltung I seit 1990 Tel.: / Fax: /

2 Schulungseinrichtung Paderborn H. Auinger Uhlandstr Paderborn Telefon: / Telefax: / Internet: Die in diesem Buch verwendeten Soft- und Hardwarebezeichnungen und Markennamen unterliegen im allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz der jeweiligen Firmen. Die Informationen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Fast alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Text und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt erarbeitet. Der Verfasser kann jedoch für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine sonstige Haftung übernehmen. Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Buches darf ohne schriftliche Genehmigung des Verfassers in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder andere Verfahren reproduziert oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache übertragen werden. Auch die Rechte der Wiedergabe durch Vortrag sind vorbehalten.

3 Inhaltsverzeichnis III Inhaltsverzeichnis Vorwort...VII A Benutzerhinweise... X A1 Aufbau des Arbeitsbuches...X A2 Funktionen und Einstellungen...X A3 Literaturhinweise...XI 1 Einführung in die Buchhaltungsprogramme Einführung Finanzbuchhaltung Einführung Aktenbuchhaltung Sicherung der Buchhaltungsdaten Handhabung der Programme Einrichten einer Übungsbuchhaltung Benutzerrechte / Grund- und Druckeinstellungen Benutzerrechte Grundeinstellungen GE Allgemein GE Aktenablage GE Aktenbuchhaltung GE Finanzbuchhaltung GE Offene Posten GE Chiffren Druckeinstellung Kontenverwaltung Kontenplan Funktion F15/7 KONTENPLAN Musterkontenplan Kontoerläuterungen Konten zuordnen Konten USt-Voranmeldung zuordnen Konten Auslagen / Fremdgeld zuordnen Konten Anlage (Formular) EÜR zuordnen Bestandsverwaltung Bestandskonten Bestandsberichtigung Auslagen und Fremdgeld Sonstiges Übersicht zum Programmbereich BUCHEN... 61

4 IV Inhaltsverzeichnis 5 Buchen auf Finanzkonto Buchen von Einnahmen und Ausgaben: Büro / Privat Buchen von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Umbuchung Umbuchen von Einnahmen und Ausgaben: Büro / Privat Umbuchen von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Stornobuchung Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Büro / Privat Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Stornieren von Umbuchungen Buchen nur auf Aktenkonto Saldenübernahme Sollstellung Gebührenforderung Notierung Vorschussrechnung / Vorschussforderung Notierung Textzwischenzeile Rechnungskorrektur Automatisches Buchen Lohnbuchhaltung Zahlungsverkehr Dispodatei Das Programm OFFENE POSTEN OP-Liste Rechnungssummenliste Mahnungen drucken Eintrag suchen Das Programm AFA-LISTE Eintrag eingeben Inventare anzeigen: Einträge bearbeiten / löschen Anlagenkartei anzeigen / drucken Jahresabschluss Allgemeine Eingabe- und Buchungshinweise Abstimmung und Kontrolle der Buchhaltung Abstimmung und Prüfung allgemein Abstimmung Journal und Aktenkonten allgemein Abstimmung der Bestände Auslagen und Fremdgeld Abstimmung der Buchungen Auslagen und Fremdgeld Bereinigungshilfe Was Sie unbedingt vermeiden sollten Kontrolle der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters

5 Inhaltsverzeichnis V 14 ABC der Auswertungsfunktionen Aktenkonto-Fenster Aktenkonto abrechnen Aktenkonto-Buchungen prüfen Aktenkonto-Journalbuchungen Aktenkonto löschen Auslagenerstattung Buchhaltungsgrafik BWA Einnahmen-Überschuss-Rechnung Elektronische Eingangs- und Ausgangsrechnungen ELSTER (Elektronische UVA) Finanzkontostände tageweise Gesamtsalden Jahresabschluss Journal Kassenbuch Kontenblätter (Finanz- und Sachkonten) Kontoauszüge Mandanten-Umsatzliste Mandatssaldenliste Sachkonten-Saldenliste Sammeldruck Aktenkonten Aktenkontojournal Protokoll nicht integrierter Buchungen Schnittstellen Umsatzanteile Sozien Zwischenabrechnung Jahreswechsel / Jahresabschlussarbeiten Jahreswechsel Jahresabschlussarbeiten ABC der Buchungsfälle Die anwaltliche Buchführung im Überblick Allgemeines Aufzeichnungen Kassenbuch / Gerichtskostenbuch Finanz- und Sachkonten Anlagenverzeichnis Aktenkonto Buchen auf Bestandskonten Buchen auf Privatkonten Buchen auf Kosten- und Erlöskonten Umsatzsteuer / Vorsteuer Umsatzsteuer aus Praxiseinnahmen Vorsteuer aus Praxisausgaben H. Auinger Schulungseinrichtung Paderborn Tel / Fax / 56555

6 VI Inhaltsverzeichnis Vorsteuer- und Umsatzsteuerprüfung / Zahllast Durchlaufende Posten Abschreibung Jahresabgrenzung Gleichmäßige Verteilung der Kosten und Erlöse Aspekte bei Veränderungen in Anwaltskanzleien Anhang Bestandsfeststellung/-berichtigung Auslagen / Fremdgeld Schlüssigkeitsprüfung (Verprobung) Berechnung und Verteilung des Ausschüttungsbetrages Abstimmung Soll-/Istgeldbestand Stichwortverzeichnis

7 Vorwort VII Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, das vorliegende Arbeitsbuch zur RA-MICRO-Buchführung I ist im Buchhaltungsalltag eine zuverlässige Arbeitshilfe. Das Buch vermittelt das programmbezogene, buchhalterische und steuerliche Fachwissen, das für eine erfolgreiche Arbeit benötigt wird, wobei Buchhaltungsfragen und -abläufe im Vordergrund stehen. Mit dem Schulungsbuch, das Sie als Lehr- und Übungsbuch zusätzlich erwerben können, arbeiten Sie sich interaktiv unter fachkundiger Anleitung Schritt für Schritt lehrgangsmäßig in die anwaltliche Buchführung mit dem RA-MICRO Programm ein. Die Betriebsprüfer konzentrieren sich vermehrt auf die gewinnneutralen Geldflüsse und Verrechnungen. Hierzu hat das Softwarehaus RA-MICRO mitgeteilt, dass eine sichere Buchhaltung gewährleistet ist, wenn die Journalbuchungen mit den Aktenbuchungen regelmäßig abgeglichen werden. Differenzen können mit der Abstimmfunktion F11 oder dem Prüftool Auinger/FiBuChecker geklärt werden. Hartmut Auinger Paderborn, im Januar 2015

8 VIII Kapitel A: Benutzerhinweise Aufbau des Arbeitsbuches A Benutzerhinweise Sie machen sich mit diesem Buch schnell vertraut, indem Sie das Inhaltsverzeichnis und die fett gedruckten Zeilen im Stichwortverzeichnis, das als erweitertes Inhaltsverzeichnis betrachtet werden kann, überfliegen und nachfolgend zum Aufbau des Buches lesen. A1 Aufbau des Arbeitsbuches Kapitel Kapitel 1: Einführung in die Buchhaltungsprogramme Kapitel 2: Benutzerrechte / Grund- und Druckeinstellungen Kapitel 3: Kontenverwaltung Kapitel 4: Übersicht zum Programmbereich BUCHEN Kapitel 5: Buchen auf Finanzkonto Kapitel 6: Umbuchung Kapitel 7: Stornobuchung Kapitel 8: Buchen nur im Aktenkonto Kapitel 9: Automatisches Buchen Inhalt Übersicht und Einführung zur Finanzbuchhaltung und Aktenbuchhaltung mit RA-MICRO und zur Handhabung der Programme. Regelung des Mitarbeiterzugriffs auf einzelne Funktionen durch die Zuteilung von Benutzerrechten. Schutz von Buchhaltungsbereichen durch die Vergabe von Chiffren. Individuelle Einstellung der Buchhaltungsprogramme durch Grundeinstellungen. Musterkontenplan nebst Kontoerläuterungen. Zuordnung der Konten zur USt-Voranmeldung und zur Anlage EÜR. Besonderheiten der RA-MICRO Bestandsverwaltung. Verwaltung der Bestände Auslagen und Fremdgeld in der Finanz- und Aktenbuchhaltung. Überblick zur Arbeitsweise der beiden Buchungssysteme EINZELBUCHUNG und STAPELBU- CHUNG nebst KOMPAKTDARSTELLUNG. Verarbeitung der bürobezogenen, privaten und mandatsbezogenen Finanzkontobewegungen. Umbuchung bürobezogener, privater und mandatsbezogener Buchungsfälle. Stornieren von bürobezogenen, privaten und mandatsbezogenen Buchungen. Saldoübernahme, Sollstellung und Notierung im Aktenkonto. Alle Möglichkeiten und Besonderheiten zur Sollstellung, Vorschussnotierung und Stornierung. Automatisches Buchen von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen im Programm ZAHLUNGS- VERKEHR.

9 Kapitel A: Benutzerhinweise Aufbau des Arbeitsbuches IX Kapitel 10: Das Programm OFFENE POSTEN Kapitel 11: Das Programm AfA-Liste Kapitel 12: Allgemeine Eingabe- und Buchungshinweise Kapitel 13: Abstimmung und Kontrolle der Buchhaltung Kapitel 14: ABC der Auswertungsfunktionen Kapitel 15: Jahreswechsel / Jahresabschlussarbeiten Kapitel 16: ABC der Buchungsfälle Kapitel 17: Die anwaltliche Buchführung im Überblick Kapitel 18: Anhang Kapitel 19: Stichwortverzeichnis Offene Posten verwalten und Mahnungen drucken. Führen der Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens im Anlagenverzeichnis, Ausgabe der AfA-Liste und Jahresabschluss mit Buchung der AfA. Allgemeingültige Vorschriften, Vorgänge und Eingaben. Abstimmung der Finanzkonten und Umbuchungen. Verprobung der Finanzbuchhaltung. Abstimmung der Bestände Auslagen und Fremdgeld und Kontrolle der Journal- und Aktenbuchungen mit der Funktion F11 ABSTIMMUNG. Übersicht zu allen Auswertungsmöglichkeiten der Finanz- und Aktenbuchhaltung. Bestandsvortrag zum Jahreswechsel, Nachtragsbuchungen und Liste der Jahresabschlussarbeiten. Alphabetische Übersicht zu den häufigsten Buchungsfragen. Übersicht zur anwaltlichen Buchführung mit buchungsfachlichen und steuerrechtlichen Hinweisen. Bestandsformulare Auslagen und Fremdgeld. Formular zur Schlüssigkeitsprüfung der Buchhaltung. Formulare zur Berechnung und Verteilung des Ausschüttungsbetrages und zur Abstimmung des Soll-/Istgeldbestandes. Das Stichwortverzeichnis wurde manuell erstellt. Die Stichwörter führen gezielt zur Überschrift der gesuchten Ausführung. Das Verzeichnis kann als erweitertes Inhaltsverzeichnis betrachtet werden.

10 X Kapitel A: Benutzerhinweise Funktionen und Einstellungen A2 Funktionen und Einstellungen Bild 1: Funktionen im PERSONAL DESKTOP zum Programm AKTENKONTO (Programmbaum und -Menü) Bild 2: Funktionen im Tabellenmenü zum Programm AKTENKONTO Verweis auf Programme / Buchungsmasken / Funktionen Programmkürzel: C = Aktenbuchhaltung F = Finanzbuchhaltung O = Offene Posten D = Dienstprogramm Buchungssysteme: Die meisten Anwender buchen mit der KOMPAKTDARSTELLUNG DER STA- PELBUCHUNG. Es kann aber auch mit der sogenannten EINZELBUCHUNG und der ursprünglichen STAPELBUCHUNG gebucht werden. Die Kürzel zu den Buchungssystemen lauten: KD = KOMPAKTDARSTELLUNG DER STAPELBUCHUNG EB = EINZELBUCHUNG SB = ursprüngliche STAPELBUCHUNG Beispiel eines Funktionsverweises: Aktenkontensalden werden mit der Funktion C24/7 MANDATSSALDENLISTE/SALDENLISTE aufgelistet. Eine Aktenbuchung stornieren Sie mit der Funktion KD EXTRAS: KORREKTURBUCHUNG. Erläuterung: C = Funktion in der Aktenbuchhaltung 24/7 = Nummer im PERSONAL DESKTOP/Tabellenmenü MANDATSSALDENLISTE/SALDENLISTE = Bezeichung im PERSONAL DESKTOP/Tabellenmenü KD EXTRAS KORREKTURBUCHUNG = Buchungsmaske KOMPAKTDARSTELLUNG = Menü in der KOMPAKTDARSTELLUNG = Funktionsbezeichnung Auf die einzelnen Funktionen der Buchhaltungsprogramme Aktenkonto (= Aktenbuchhaltung), Finanzbuchhaltung und Offene Posten greifen Sie im PERSONAL DESKTOP über den Programmbaum oder über Schaltflächen der Programm-Menüs zu. Alternativ steht das Tabellenmenü nebst den Programm- Menüs zur Verfügung, siehe S. 11 'Handhabung der Programme'.

11 Kapitel A: Benutzerhinweise Funktionen und Einstellungen XI Im Programmbaum und im Tabellenmenü sowie in den Programm-Menüs haben die Funktionen zum Teil unterschiedliche Bezeichnungen. Im Arbeitsbuch wird auf die Funktionen mit der Nummer und der Bezeichnung aus dem Programmbaum und dem Tabellenmenü verwiesen. Auf die Funktionen wird zusätzlich mit Schaltflächen aus dem Programmbaum und dem Tabellenmenü hingewiesen. Hier am Beispiel Funktion C24/7 MANDATSSALDENLISTE/SALDENLISTE. Querverweise Das Buch hat zahlreiche Querverweise, damit mehrfache Ausführungen zum selben Thema vermieden werden. Zudem brauchen Sie nicht nach den Textstellen, die Sie interessieren, zu suchen. Verweis auf Grundeinstellungen Die Programme haben individuelle Einstellmöglichkeiten. Im Text wird auf diese Grundeinstellungen wie folgt verwiesen:... beachten Sie die GE F BELEGNUMMERN: BELEGNUMMERN PFLICHT, aufgrund der... GE F BELEGNUMMERN BELEGNUMMERN PFLICHT = Grundeinstellung = Finanzbuchhaltung = zuständige Registerkarte = veränderbare Grundeinstellung A3 Literaturhinweise Steuerberater Prof. Holger Meyer: Die Besteuerung der Anwaltskanzlei, Verlag Dr. Otto Schmidt, 3. Auflage 2007, ISBN Diplom-Finanzwirte Die Einnahme-Überschussrechnung nach 4 Abs. 3 EStG, Verlag Helmut Segebrecht:und Neue Wirtschafts-Briefe, 13. Auflage 2013, ISBN Gerhard Gunsenheimer Steuerberater Dipl.-Finanzwirt Wilhelm Krudewig: RA-MICRO Handbücher Hinweise zu den Inhalten: Datenbank mit umfangreichen auch für die EÜR interessanten Beiträgen. Sie rufen die Handbücher im Programmbaum oder im Tabellenmenü durch rechten Mausklick auf die Programmbezeichnung oder im Programm-Menü auf. Die aktuelle Ausgabe steht unter zur Verfügung. Das Buch von Holger Meyer ist auch für Buchhaltungsanfänger geeignet, da es leicht lesbare und übersichtliche Ausführungen zum Betriebsvermögen, zu den Betriebseinnahmen und -ausgaben und zur Umsatzsteuer und Vorsteuer enthält. Das Buch von Segebrecht und Gunsenheimer behandelt umfassend den gesamten Bereich der Einnahmen-Überschussrechnung einschließlich der Fragen beim Wechsel der Gewinnermittlungsart. Es beantwortet alle relevanten steuerrechtlichen Fragen mit zahlreichen Beispielen und fallbezogenen Erläuterungen. Allerdings bezieht sich das Buch nicht nur auf Anwälte, sondern auf alle, die den Gewinn per Überschussrechnung ermitteln.

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13 Kapitel 1: Einführung in die Buchhaltungsprogramme Allgemeines 1 1 Einführung in die Buchhaltungsprogramme Bild 3: PERSONAL DESKTOP: Programmbaum links und Programm-Menü rechts mit Buchhaltungsprogrammen und einzelnen Funktionen Bild 4: Tabellenmenü mit Buchhaltungsprogrammen und einzelnen Funktionen Personal Desktop (PD) und Tabellenmenü sind unter Windows 7 möglich. Zur Einstellung der jeweiligen Oberfläche siehe S. 11 'Handhabung der Programme'. RA-MICRO unter Windows 8 hat als Oberfläche das Kachelmenü. Auf Anfrage über die Vor-Ort- Partner wird eine Parametereinstellung zur Verfügung gestellt, mit der auch unter Windows 8 die Oberfläche PD eingestellt werden kann: Ab Anfang 2015 gibt es die neue Bedienoberfläche PD+, die ab dem allgemeinverbindlich sein soll.

14 2 Kapitel 1: Einführung in die Buchhaltungsprogramme Allgemeines Gewinnermittlung durch Überschussrechnung gemäß 4 Abs. 3 EStG = FiBu I Dieses Buch befasst sich mit der RA-MICRO Buchhaltung FiBu I, in der der Gewinn gemäß 4 Abs. 3 EStG vereinfacht durch Gegenüberstellung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt wird. Drei Buchhaltungsprogramme Finanzbuchhaltung Aktenkonto (Aktenbuchhaltung) Offene Posten Die Finanzbuchhaltung dient neben der Überschussermittlung dem Nachweis der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben und der Ermittlung der Umsatzsteuer. Die Aktenbuchhaltung arbeitet mit Aktenkonten, aus denen sich Forderungen und Verbindlichkeiten zu den einzelnen Mandaten aus Gebührenforderungen und -zahlungen und aus Auslagen- und Fremdgeldbewegungen ergeben. Mit dem Programm OFFENE POSTEN verwalten Sie die Außenstände der Kanzlei. Der Steuerpflichtige, der freiwillig Bücher und Aufzeichnungen führt, ist verpflichtet, diese auch im steuerlichen Interesse ordnungsgemäß zu führen. Gemäß 146 Abs. 6 AO gelten die Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für die Aufzeichnungen auch dann, "wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein". Für die RA-MICRO Anwender gelten deshalb auch die Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS) von 1995, siehe S Die Aktenbuchhaltung ist ein wichtiges Kontrollinstrument, mit dem im sensiblen Bereich der gewinnwirksamen und gewinnneutralen Mandatsvorgänge die Journalbuchungen der Finanzbuchhaltung unter Kontrolle gehalten werden. Einschränkungen der einfachen Buchhaltung: Zahlungsvorgänge sind in einer anwaltlichen Buchhaltung mit Sorgfalt zu behandeln, da sie gewinnneutral sind, wenn sie Auslagen oder Fremdgeld betreffen und gewinnwirksam, wenn sie Honorare betreffen. Ein falscher Sachkontozugriff im Bereich Auslagen, Fremdgeld und Gebühren ist in dieser Buchhaltung nur durch die Kontrolle jeder einzelnen Buchung feststellbar. Zahlungseingänge, welche Gebühren, Auslagen und Fremdgeld betreffen, müssen in mehreren Buchungen eingegeben werden. Eine Übersicht zu den Gebühren-, Auslagen- und Fremdgeldsalden der einzelnen Mandate ist nicht möglich. Ebenso fehlt die Kontrolle des Auslagen- und Fremdgeldbestandes. Sicherheit gibt Ihnen nur die gekoppelte Finanz- und Aktenbuchhaltung, bei der die Mandatsbuchungen der Finanzbuchhaltung aus den Aktenkonten ersichtlich sind. Zur Kontrolle stimmen Sie regelmäßig die Bestände oder Buchungen beider Buchhaltungen ab. Finanzbuchhaltung durch den Steuerberater / Aktenbuchhaltung in der Kanzlei Wird durch den Steuerberater gebucht, ist es sinnvoll, die Aktenbuchhaltung in der Kanzlei zu führen, da ein reines Finanzbuchhaltungsprogramm, wie es der Steuerberater benutzt, die Einschränkungen der einfachen Buchhaltung aufweist. Der Steuerberater erhält dann monatlich aus der Aktenbuchhaltung Buchungslisten, aus denen er nur noch die Endsummen bucht. Ohnedem müssten Sie die DATEV-Buchhaltung wie bei der einfachen Buchhaltung kontrollieren. Siehe auch S. 176 'Kontrolle der Finanzbuchhaltung des Steuerberaters'.

15 Kapitel 7: Stornobuchung Allgemeines Stornobuchung Falschbuchungen können durch eine fehlerhafte Eingabe entstehen. So kann beispielsweise das Buchungsdatum, der Buchungsbetrag oder der Mehrwertsteuersatz bzw. -betrag falsch sein. Oder Sie haben auf ein falsches Finanz-, Sach- oder Aktenkonto oder doppelt gebucht. Falschbuchungen stornieren Sie. Eine Umbuchung würde den Sachverhalt verfälschen und könnte zu falschen Ergebnissen führen. Falschbuchungen und Stornobuchungen sollten aus den Aktenkonten immer klar zu erkennen sein, damit keine falschen Schlüsse gezogen werden. Zum Unterschied Stornobuchung / Umbuchung siehe S. 83. Handhabung des Programmes Richtlinie Die Stornobuchung sollte mit der Falschbuchung bis auf folgende Eingaben identisch sein: Betrag = umgekehrtes Vorzeichen. Text = Ergänzung um den Hinweis 'Storno'. Datum = Tagesdatum (wenn das Datum der Falschbuchung nicht möglich ist, siehe unten). Diese Richtlinie wird vom Programm beim Stornoassistenten, beim Storno von Gebührenbuchungen mit der Funktion EB KORREKTURBUCHUNG und zusätzlich bei Auslagen- und Fremdgeldbuchungen mit der Funktion KD EXTRAS: KORREKTURBUCHUNG beachtet. Mit der Funktion EB KORREKTURBUCHUNG wird beim Storno einer Auslagen- oder Fremdgeldeinnahmebuchung eine Ausgabebuchung erzeugt und umgekehrt, wodurch sich der Umsatz auf den Auslagen- und Fremdgeldkonten erhöht. Hinzu kommt, dass die Lesbarkeit der Konten erschwert wird. Die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung wird dadurch aber nicht beeinträchtigt. Buchungsdatum Sie nehmen das Datum der Falschbuchung, um periodengerecht zu buchen. Bei einer chronologischen Sortierung der Buchungen werden dann alle Buchungen nacheinander ausgegeben: Falschbuchung, Stornobuchung und korrekte Buchung, und Sie haben mit der Funktion F14/10 FINANZ- KONTOSTÄNDE TAGEWEISE/FINANZKONTOSTÄNDE zutreffende Tagesendbestände. Wenn Sie nicht in einen abgeschlossenen Buchungszeitraum buchen dürfen, siehe nachfolgend, nehmen Sie das Tagesdatum. In diesem Fall würden Sie die Differenzsuche mit der Funktion F16/8 KONTOAUSZÜGE durchführen. Buchen in einen abgeschlossenen Zeitraum Ob Sie in einen abgeschlossenen Monat buchen dürfen, hängt davon ab, ob der Gewinn, welcher der monatlichen Verteilung zugrunde liegt, nachträglich verändert werden darf. Gegebenenfalls ist eine neue Überschuss-Rechnung zu erstellen und eine Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. Letztlich ist aber die Jahresumsatzsteuererklärung maßgeblich. In ein abgeschlossenes Jahr dürfen Sie nur buchen, wenn aus steuerlichen Gründen einer Wiederholung des Jahresabschlusses nichts entgegensteht.

16 102 Kapitel 7: Stornobuchung Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Büro / Privat 7.1 Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Büro / Privat Eine korrekte Stornobuchung zu einem bürobezogenen oder privaten Zahlungsvorgang wird einfach und sicher mit dem Stornoassistenten erstellt. Mandatsbuchungen nur in der FiBu stornieren Sollte eine Mandatsbuchung nur in der FiBu storniert werden, weil keine Buchung im Aktenkonto erfolgt ist oder das Aktenkonto nicht verändert werden soll, stornieren Sie entweder die Journalbuchung durch Buchung eines Zahlungseinganges oder -ausganges mit der Funktion MIT (AUF) FI- NANZKONTO und passen den Buchungstext an oder Sie deaktivieren die GE A BUCHEN: BUCHEN IN JOURNAL / INTEGRIERTE BUCHUNG AKTIV und stornieren mit dem Stornoassistenten. Stornobuchung zur Finanzbuchhaltung Stornoassistent Im Journal klicken Sie die fehlerhafte Buchungszeile doppelt an. Damit erstellen Sie die fix und fertige Stornobuchung. Lediglich das Buchungsdatum ist zu bestimmen. Bei Stornobuchungen in ein Vorjahr muss gegebenenfalls das frühest mögliche Buchungsdatum angepasst werden, siehe S. 65. Buchungsdatum Siehe vorseitig. Bild 110: Stornoassistent Anzeige der Stornobuchung Nach der Buchungsbestätigung wird die durchgeführte Stornobuchung angezeigt. Je nach Sachlage muss noch die korrekte Buchung eingegeben werden, wozu Sie zweckmäßigerweise die Buchungen als Vorlage ausdrucken. Bild 111: Falschbuchung und Stornobuchung

17 Kapitel 7: Stornobuchung Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Falschbuchungen stornieren Sie am einfachsten mit der Funktion KD EXTRAS: KORREKTURBUCHUNG. Alternativ steht die komplizierte Funktion EB KORREKTURBUCHUNG zur Verfügung, siehe S. 105, die zudem mit Unsicherheiten behaftet ist. Eine Umbuchung statt einer Stornobuchung würde den Sachverhalt falsch wiedergeben und könnte zu falschen Ergebnissen führen. Falschbuchungen und Stornobuchungen sollten aus den Aktenkonten klar zu erkennen sein, damit keine falschen Schlüsse gezogen werden. Steht die Mandatsbuchung nicht im Aktenkonto oder soll eine Mandatsbuchung nur in der Finanzbuchhaltung storniert werden, gehen Sie vor wie vorseitig zu 'Mandatsbuchungen nur in der FiBu stornieren' beschrieben. Stornobuchung zur Finanz- und Aktenbuchhaltung in der KD/STAPELBUCHUNG In der KD/STAPELBUCHUNG steht mit der Funktion EXTRAS KORREKTURBU- CHUNG eine Stornobuchung zur Verfügung, die wie der Stornoassistent arbeitet und folgende Vorzüge hat: Erstellen der Stornobuchung durch Anklicken der fehlerhaften Buchungszeile (auch bei Umbuchungen, Abschreibung Auslagen, Sollstellungen etc.). Sofortige Anzeige der Stornobuchung. Die Korrektur zur OP-Liste erfolgt direkt und automatisch. Wie die fehlerhafte Buchung besteht die Stornobuchung im Aktenkonto nur aus einer Buchungszeile, auch wenn zur Auslagen-, Gebühren- und Fremdgeldspalte storniert wurde. Stornobuchungen Auslagen und Fremdgeld werden gemäß der Richtlinie auf S. 101 erstellt. Falschbuchung Aktenkonto Stornobuchung Aktenkonto Falschbuchung Journal Stornobuchung Journal Bild 112: Stornobuchungen zur Akte 30/06 in KD/STAPELBUCHUNG

18 104 Kapitel 7: Stornobuchung Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Sie klicken im angezeigten Aktenkonto die fehlerhafte Buchungszeile doppelt an und erhalten die vorseitige Maske mit den fix und fertigen Stornobuchungen zum Aktenkonto und zum Journal. Lediglich das Buchungsdatum ist zu bestimmen. Bei Stornobuchungen in eine abgelegte Akte muss diese vorher reaktiviert werden, auch dann, wenn die GE A BUCHEN: BUCHEN AUF ABGELEGTE AKTE ZULASSEN aktiv ist. Stornieren zu einem Zeitraum vor dem aktuellen Jahr Liegt das Buchungsjahr der zu stornierenden Buchung vor dem aktuellen Jahr, werden Sie gefragt: ob Sie die Stornobuchung zum aktuellen Jahr vornehmen wollen: = Eingabe JA Bild 113: Frage zum Buchungsjahr Das hat die missliche Folge, dass die Journalbuchungen nicht angezeigt und damit auch nicht storniert werden! ob Sie die Stornobuchung zum Buchungsjahr der fehlerhaften Buchung vornehmen wollen: = Eingabe NEIN Die Stornobuchung kann durchgeführt werden, wenn das Buchungsjahr und das erste Buchungsdatum mit der Funktion EXTRAS BUCHUNGSJAHR ÄNDERN geändert worden sind. JA = Die Journalbuchungen werden nicht storniert! NEIN = Korrekte Stornobuchung, wenn Buchungsjahr und das erste Buchungsdatum geändert worden sind. Jahresabschluss ist bereits erfolgt Ist aber die Stornobuchung im Jahr der Falschbuchung wegen des bereits erfolgten Jahresabschlusses nicht mehr möglich, nehmen Sie die Funktion EB KORREKTURBUCHUNG, siehe Folgeseite. Oder Sie stornieren mit der Funktion MIT (AUF) FINANZKONTO durch Buchung eines Zahlungseinganges oder Zahlungsausganges und passen den Buchungstext an. Gegebenenfalls Journalzeilen löschen Wenn das Programm die Journalbuchungen nicht eindeutig identifizieren kann, löschen Sie in der Anzeige die nicht zutreffenden durch Klick mit der rechten Maustaste. Auf keinen Falle dürfen Sie alle anklicken. Bild 114: Journalbuchungen bestimmen Auf die Journalzeilen achten! Achten Sie auf die angezeigten Journalzeilen. Es können mehr angezeigt werden, als erforderlich ist. Wenn Sie sich unsicher sind oder die angezeigten Zeilen nicht verstehen, gehen Sie vor, wie oben unter 'Jahresabschluss ist bereits erfolgt' beschrieben.

19 Kapitel 7: Stornobuchung Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Mandate 105 Stornobuchung zur Finanz- und Aktenbuchhaltung mit der Funktion EB KORREKTURBUCHUNG Die Eingabefelder zur Buchungsmaske Alternativ stornieren Sie mit der Funktion EB KORREKTURBUCHUNG, die aber kompliziert ist und zu Falscheingaben führen kann und deshalb nur im Ausnahmefall benutzt werden sollte. Oder Sie stornieren durch Buchung eines Zahlungseinganges oder -ausganges mit der Funktion MIT (AUF) FINANZKONTO und passen den Buchungstext an. Buchungsbetrag Sie geben den Stornobetrag zu jeder Aktenkontospalte mit umgekehrtem Vorzeichen ein. Zur Sicherheit wäre das verunglückte Aktenkonto als Buchungsvorlage auszudrucken. Welche Option? Abgesehen von der einzig plausiblen Einsatzmöglichkeit der Option FINANZ- KONTOSTAND RICHTIG, nämlich die Abschreibung der Auslagen zu stornieren, wählen Sie grundsätzlich die Option FINANZKONTOSTAND FALSCH, also auch dann, wenn der Finanzkontostand richtig ist! Option Finanzkontostand falsch Die Option ist grundsätzlich zu wählen. Einzige Ausnahme, in der Sie die Option FINANZKONTOSTAND RICHTIG wählen: Storno Abschreibung Auslagen. Sachkonto / Finanzkonto Vergewissern Sie sich, dass das richtige Sachkonto vorgeschlagen wird. Es muss dasselbe Finanzkonto wie bei der Falschbuchung eingetragen werden. Bild 115: Option FINANZKONTOSTAND FALSCH Steuersatz zum Gebührenstorno Die Stornobuchung muss zum Steuersatz der Falschbuchung erfolgen. Falls Sie einen Gebühreneingang auf mehrere Mehrwertsteuersätze aufgeteilt haben, muss jede (!) Gebührenbuchung einzeln mit ihrem Mehrwertsteuersatz storniert werden. Zur Information können Sie die Buchungen mit der Funktion F20/10 AKTENKONTO-JOURNALBUCHUNGEN/AKTENKONTO BUCHUNGEN drucken. Buchungstext / Buchungsdatum / Belegnummer Eindeutiger als 'Korrekturbuchung' ist der Buchungstext 'Storno'. Falls nicht andere Gesichtspunkte entgegenstehen, nehmen Sie das Datum der Falschbuchung, siehe S Gemäß der GoBS wäre die Stornobuchung auf einem Beleg mit einer fortlaufenden Belegnummer zu dokumentieren, siehe S. 154 zu 'Beleg und Belegnummer'. In der Praxis wird die Belegnummer der Falschbuchung genommen.

20 106 Kapitel 7: Stornobuchung Stornieren von Einnahmen und Ausgaben: Mandate Berichtigung der OP-Liste Mit dem Storno des Gebührenbetrages muss gegebenenfalls auch die OP-Liste berichtigt werden. Dies geht nicht direkt. Sie ändern deshalb den Forderungsbetrag in der Funktion O21/2 OP-LISTE, siehe S. 133 'Einträge bearbeiten'. Allgemeine Hinweise Buchungsausgabe in der Finanzbuchhaltung und im Aktenkonto In der KD/STAPELBUCHUNG wird die Richtlinie gemäß S. 101 beachtet. Im Aktenkonto wird die Stornobuchung in einer Buchungszeile ausgeführt, wie bei der stornierten Ursprungsbuchung. Dies ist bei der Funktion EB KORREKTURBUCHUNG anders, bei der zu jeder Spalte des Aktenkontos eine Stornobuchungszeile erstellt wird. Storno einer Kostenbuchung, die mit der Buchungsart HONORARAUSLAGEN erfolgt ist Auch hierbei nehmen Sie am einfachsten die Funktion EXTRAS KORREKTURBUCHUNG in der KOMPAKT- DARSTELLUNG. Alternativ stornieren Sie im Aktenkonto mit der Buchungsart Y HONORARAUSLAGEN und geben statt einer Sollbuchung eine Habenbuchung ein. Storno einer Vorschusszahlung Auch hierbei nehmen Sie am einfachsten die Funktion EXTRAS KORREKTURBUCHUNG in der KOMPAKT- DARSTELLUNG. Alternativ stornieren Sie mit der Buchungsart D ZAHLUNG AUF VORSCHUSS-RG und geben statt einer Habenbuchung eine Sollbuchung ein. 7.3 Stornieren von Umbuchungen Bürobezogene Buchungsfälle Sie stornieren mit dem Stornoassistenten, siehe S. 102 'Stornoassistent'. Sie müssen nur beachten, dass die fehlerhafte Umbuchung aus zwei Buchungen besteht, die beide storniert werden müssen. Mandatsbezogene Buchungsfälle Sie stornieren mit der Funktion EXTRAS KORREKTURBUCHUNG in der KD/STAPELBUCHUNG. Auch hier müssen Sie beachten, dass die fehlerhafte Umbuchung aus zwei Buchungen besteht, die beide storniert werden müssen. Stornieren der Umbuchung A ABSCHREIBUNG AUSLAGEN Auch hierbei stornieren Sie mit der Funktion EXTRAS KORREKTURBUCHUNG in der KD/STAPELBUCHUNG. Alternativ buchen Sie mit der Funktion EB Korrekturbuchung, siehe vorseitig zu 'Storno Abschreibung Auslagen' zur Option FINANZKONTOSTAND RICHTIG. Das Umbuchungskonto 1300 muss auch nach dem Storno einen Nullsaldo ausweisen!

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