Organisation des kommunalen Rechnungswesens

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1 Organisation des kommunalen Rechnungswesens (Workshop 2) Beatrice Dott Dr. Birgit Pickenäcker Worüber reden Wovon ausgehen Was untersuchen Wie vorgehen Was beachten müssen Was noch fehlt Wie es weiter geht Ausgangslage Prozessorientierung Untersuchungsbereich Vorgehensmodell Rahmenbedingungen Prozessorientierung und dann? Der Weg zu organisatorischen Empfehlungen 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

2 Ausgangslage Neue gesetzliche Regelungen zum kommunalen Haushalts- und Rechnungswesen in fast allen Bundesländern. Worüber reden Einführung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens geht i.d.r mit dem Einsatz einer neuen, betriebstschaftlich ausgerichteten Finanzsoftware einher, wodurch neue Optimierungsund Rationalisierungspotenziale generiert werden können. Die KGSt empfiehlt, die gesetzlichen Änderungen des Haushaltsund Rechnungswesens zur organisatorischen Neuausrichtung der Prozesse des Haushalts und Rechnungswesens zu nutzen. 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Prozessorientierung Wovon ausgehen Unter dem Gesichtspunkt der organisatorischen Gestaltung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens ist eine prozessuale Betrachtung erforderlich, d. h. eine Untersuchung der relevanten Prozesse über alle aufbauorganisatorischen Grenzen hinweg, um auf dieser Basis tragfähige aufbauorganisatorische Entscheidungen mit Effizienzvorteilen treffen zu können. 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

3 Untersuchungsbereich KLR/Controlling Haushaltsplanung Budgetierung Betschaftung nach den Vorschriften für die Haushaltstschaft Rechnungswesen i.e.s. Buchführung Zahlungsabwicklung Was untersuchen Investitions-/Finanzierungsrechnungen Liquiditäts-/Schuldenmanagement Haushaltsbetschaftung Jahresabschluss Mahnwesen 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Vorgehensmodell 1 Anforderungsprofil 2 Situationsanalyse 3 Sollkonzept Wie vorgehen Erfassung der Aufgaben u. Prozesse, die in den Rechtsvorschriften der Länder geregelt sind Prüfung, ob örtliche Regelungen zu treffen sind Prüfung, ob weitere Hilfestellungen erforderlich sind Erhebung der bisher durchzuführenden Aufgaben und Prozesse Beschreibung der Prozesse, des Ressourcenaufwandes der Qualifikation des Personals der Schnittstellen der Probleme der bestehenden Rahmenregelungen u. Dienstanweisungen Ausarbeitung Organisationsplan Rechnungswesen Übersetzung d. betriebstschaftl. Prozesse in fachl.- techn. Spezifikationen der IT- Infrastruktur Ausarbeitung Handlungsempfehlungen zum Stellenplan u. -bemessung Ausarbeitung Vorgehens-Plan ggf. nach Stufen zur Zentralisierung/Dezentralisierung Festlegung von Arbeitspaketen u. Verantwortlichkeiten (Produkt-Mitarbeiter-Matrix) 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

4 Rahmenbedingungen (1): Sicherheit Was beachten müssen Unabhängig davon, wie eine Kommune die Sicherheitsbestimmungen aufbauorganisatorisch umsetzt, welche Bezeichnungen für die jeweiligen Organisationseinheiten gewählt werden, ob der Belegfluss in Papierform oder als elektronisches Dokument oder über ein Workflow-Management-System gesteuert d, welche Finanzsoftware zum Einsatz kommt, Sicherheitsbestimmungen der haushaltsrechtlichen Vorschriften sind unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse zu konkretisieren und umzusetzen. 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Beispiele für Sicherheitsstandards Anordnungswesen Weitere Funktionstrennungen Vier-Augen-Prinzip Trennung von Feststellungsbefugnis und Anordnungsbefugnis Trennung von Anordnungsbefugnis und Zahlungsabwicklung Trennung von Anordnungsbefugnis und Rechnungsprüfung Trennung von Prüfung u. Feststellung des Zahlungsanspruchs und Zahlungsabwicklung Trennung von Buchführung und Zahlungsabwicklung Trennung von Zahlungsabwicklung und Rechnungsprüfung Trennung der Verwaltung von Informationssystemen u. automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und Erledigung der Aufgaben in der Buchführung u. Zahlungsabwicklung Zahlungsfreigabe durch zwei Beschäftigte Unterschriften von zwei Beschäftigten im Bankverkehr 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

5 Rahmenbedingungen (2): GoBS Die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) umfassen die Anforderungen, die der Buchführungspflichtige vorsehen und umsetzen muss, um den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bei Einsatz der IT zu genügen. Was beachten müssen Voraussetzungen: Konkrete und nachvollziehbare Anweisungen für die eingesetzten Verfahren und durchzuführenden Bearbeitungsschritte sind erarbeitet Vorhandene Dienstanweisungen zur rechnungslegungsrelevanten IT sind überarbeitet Dokumentationsvorschriften werden eingehalten 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Das IKS als ein Element der GoBS: IKS (Internes Kontrollsystem) Internes Steuerungssystem Internes Überwachungssystem Planungssystem Analyse- und Kontrollsystem Informations-, Kommunikations- und Berichtssystem Steuerungssystem Prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen organisatorische Maßnahmen aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen, Prozessbeschreibungen, Funktionstrennung/Vier Augen- Prinzip, Richtlinien, Dienstanweisungen, Verfügungen, Berechtigungskonzept u. -verwaltung Kontrollen im Arbeitsprozess Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit von erhaltenen oder weitergegebenen Daten, manuelle Soll-/Ist- Vergleiche, technische Plausibilitätsprüfungen Prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen Rechnungsprüfungsamt Datenschutzbeauftragte/r 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

6 Prozessorientierung und dann? Mit der Beschreibung der Prozesse und ihrer jeweiligen Teilprozesse und -aktivitäten sind noch keine Empfehlungen für die örtliche Aufbauorganisation verbunden, die abhängig ist von Was noch fehlt der Größe der Kommune, der bisherigen Struktur, den handelnden Personen und ihrer Qualifikation, der eingesetzten Finanzsoftware und dem Willen der Entscheidungsträger, mögliche Optimierungspotenziale auch umzusetzen. 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Organisation der Finanzbuchhaltung: Zentral oder dezentral? (gesamt*) 19% 4% 16% 7% 54% zentrale Fibu dezentrale Fibu Mischform noch nicht entschieden k.a. KGSt Mitgliederbefragung zur Doppik 2007, 970 Rückläufe 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

7 Organisation der Finanzbuchhaltung: Zentral oder dezentral? (nach Größenklassen) 100% 80% 13 TN 13 TN 36 TN 67 TN 199 TN 431 TN 66 TN 114 TN 31 TN 60% 40% 20% 0% GK 1 GK 2 GK 3 GK 4 GK 5 GK 6 Kreise GK 1 Kreise GK 2 Kreise GK 3 zentrale Fibu dezentrale Fibu Mischform noch nicht entschieden/k.a. 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Der Weg zu organisatorischen Empfehlungen 1. Strategie der Organisation Zentral/dezentral/teildezentral Wie es weiter geht 2. Handlungsleitende Fragestellungen für den Organisationsprozess Phasenorientiertes Vorgehensmodell (Bericht 6/2007) 3. Aufnahme und Modellierung von Prozessen vor Ort in der Bandbreite zentral teildezentral dezentral? 4. Erstellung eines Glossars für die Begriffe des ReWe i.e.s. 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

8 Prozesslandkarte 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Prozesslandkarte 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

9 Prozesslandkarte 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Prozesse der Buchführung Hauptprozesse Teilprozesse Prozesseinordnung Hauptbuchführung Stammdaten anlegen/ändern zentral dezentral vergebbar? - Kreditorenbuchführung Bestellungen durchführen Debitorenbuchführung Eingangsrechnungsprüfung Anlagenbuchführung Belegvorerfassung Belegablage Belegfreigabe Klärung uneindeutiger Rechnungen 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

10 Organisatorische Ausprägungen (Bsp.) Prozesse Stammdatenpflege Eingangsrechnung sachlich und rechnerische Richtigkeit Eingangsrechnung Buchung der Geschäftsvorfälle in der Kreditorenbuchführung Eingangsrechnung für investive Maßnahmen Buchung der Geschäftsvorfälle in der Anlagenbuchführung FD Kasse/ Kämmerei dezentral zentral 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen Vor- und Nachteile der Organisationstypen Typ Vorteile Nachteile Beispiele eher zentral hohe Qualität d. Buchungsstoffes geringer Schulungsaufwand flexibler Ressourceneinsatz erhöhter Belegfluss Änderung d. Arbeitsabläufe personelle Umsetzungen Ressourcen- und Buchungsverantwortung Salzgitter bis , ( ) Moers ( ) Dortmund ( ) eher dezentral geringer Belegfluss wenige personelle Veränderungen vor Ort Kenntnisse zum Vorgang erhöhter Schulungsaufwand fehlerhafte Buchungen (wenig Routine) hohe Lizenzkosten Münster ( ) Nürnberg ( ) Salzgitter ab ( ) 5.Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

11 Ihre KGSt Ansprechpartnerinnen Beatrice Dott, Telefon: 0221/ Dr. Birgit Pickenäcker, Telefon: 0221/ Salzgitter-Kongress für Kommunalfinanzen

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