und im Sinne einer Negativ- und Positiv-Punkte-Liste

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1 Schriftenreihe 'Wohnungseigentum', Abrechnung - Positionen von Thomas Gotthal Die Abrechnung des Geschäftsjahres ist das Werkzeug zur Herstellung von Transparenz und finanziellem Gesamtüberblick über die Wohnanlage. Oder auch nicht, wie etliche am Markt angebotene Abrechnungen bezeugen. Was gehört eigentlich zu einer guten Abrechnung, damit eine umfassend professionelle, eigentümerorientierte, vorteilhafte Verwaltung erkannt werden kann? Auf einen Blick. Und anhand welcher Prüfkriterien kann ein Wohnungseigentümer prüfen, ob die Abrechnung Anlass zur Besorgnis, oder aber Grund zur Zufriedenheit mit den Ergebnissen der Verwaltung zeitigt? Schaut man sich in der Branche um, so fällt auf, dass es zwar jede Menge Rechtsprechung und eine Vielzahl von Quellen gibt. Doch ein geraffter Überblick, wann eine Abrechnung gut und wann eine schlecht ist, fehlt gänzlich. Wer die Meinung vertritt, eine gute Abrechnung beinhalte nun mal diesen oder jenen Bestandteil, muss sich zugleich fragen: Wird denn das auch von der Rechtsprechung gefordert? Mitnichten. Um nicht missverstanden zu werden: es gibt mehrere unterschiedliche Denkansätze, zwei davon lohnen der ausdrücklichen Erwähnung. Das eine Modell ist das zu fordern, was die Rechtslage lediglich hergibt! Dazu muss man wissen, dass die Juristen, die über Abrechnungen richten, nur selten bis überhaupt nicht kaufmännisch beurteilen im Sinne von 'gut', 'hervorragend' oder 'klasse'; Justitia bleibt hinter ihren Möglichkeiten zurück, wegweisend Recht zu sprechen. Sie zieht sich zurück auf 'Mindestanforderungen'. Wer also vor Gericht zieht, um die Jahresabrechnung nur anhand seiner eigenen Idealvorstellungen überprüfen zu lassen, wird erstaunt sein, wie restriktiv Gerichte auf die Wünsche von Wohnungseigentümern eingehen möchten. Das ist auch nicht ihre Aufgabe. Gerichte arbeiten derartige Verfahren eher klassisch und im Sinne einer Negativ- und Positiv-Punkte-Liste ab, nach dem Motto 'ist vorhanden', 'kann ich sehen', als im Sinne von 'besser wäre aber'. Denn darum geht es nicht. Es geht nicht darum, dass das Bessere der Feind des Guten ist. Die darstellerischen Notwendigkeiten (Mindestanforderungen) einer Jahresabrechnung dürfen nicht überspannt werden. Die Abrechnung müsse auch für Unvorbelastete -also für Laien- verständlich sein. Sind etwa Wohnungseigentümer, so ließe sich süffisant fragen, sozusagen automatisch schlechter gebildet, als beispielsweise Kleinaktionäre? Die müssen Konzernrecht verstehen, Gewinn- und Verlustrechnung begreifen und Bilanzposten richtig auswerten können. Hausverwalter müssen demgegenüber keine besondere berufliche Ausbildung und Befähigung nachweisen, und aus diesem Grund sind auch so gut wie keine 'Fachlichkeitsprozesse' bekannt geworden, in denen Wohnungseigentümer etwa bei Gericht darüber streiten, dass ihre Verwaltung keine zugelassene Buchführungssoftware verwende, das Jahresabschlüsse nicht testiert wurden und ein Abschlussbericht gerade erläuternd hinzugefügt wurde. Eine Vielzahl von Verwaltern setzt zum Beispiel Kalkulationssoftware aus dem Officebereich (wie z.b. EXCEL) als Buchführung ein, hierbei handelt es sich um vollkommen willkürliche, jederzeit im nachhinein manipulierbare und daher aus fachlichen Erwägungen zu verwerfende, offene Systeme. Die Verwendung derart offener, nicht manipulationssicherer Softwarelösungen stellt keine ordnungsgemäße Buchführung (GOB) dar. In jedem kaufmännischen Kleinstbetrieb wird von der Buchführung erheblich mehr verlangt, als von einer Buchführung namens und im Auftrag von Wohnungseigentümern. Dabei sind beträchtliche Vermögenswerte im Verfügungsbereich von Verwaltern, sodass sich die Frage stellt, warum professionelle Verwalter nicht besondere Sorgfaltspflichten auch in Bezug auf die zur Verwendung kommende Buchführung nachweisen müssen? Als Grundlage für Buchführung ist nach unserer Auffassung einzig und allein testierfähige, nach den GOB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung- arbeitende Software zuzulassen und das Heer der 'selbst gestrickten' Lösungen als negativ zu verwerfen. Inzwischen hat die Verbreitung von PCs (Personal Computer) auch so weitreichend und bis in jedes Privatleben hinein gewirkt, dass auf die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen auf einer elektronischen Datenverarbeitungsanlage nicht mehr verzichtet werden kann. Einer ordnungsgemäßen Abrechnung muss daher u.e. auch eine 'doppelte' Buchführung zugrunde liegen. Für den Laien: jede Buchung erfolgt dabei auf zwei Konten (auf Soll und Haben). Dieses im Wirtschaftsleben uneingeschränkt geltende Buchführungssystem ist ein sehr prüffähiges System. Den Verbuchungen muss zuvor ein 'nachvollziehbarer' Kontenrahmen zugrunde gelegt sein. Vielerorts lehnen sich die Verwalter am System der steuerberatenden Berufe (hier: DA- TEV Kontenrahmen) an, wobei es üblicherweise bis zu neun Kontenklassen gibt. Wir lehnen unsere Arbeit am Kontenrahmen für die Wohnungswirtschaft mit ebenfalls neun Kontenklassen an und haben einen eigenen Standard-Kontenrahmen für Wohnungseigentümer entwickelt, den wir als Grundlage für jede neu einzurichtende Wohnanlage übernehmen und an die einzelnen Fachbelange der Wohnanlage anpassen können. Eine beliebig große Erweiterung und Modifikation ist kein Problem. Dieses Material ist auch nicht geheim und kann von jedem Wohnungseigentümer für die eigenen Seite 1 / 6 Seite(n) Textumfang

2 Unterlagen von uns abgefordert werden. Der Erfolg davon ist, dass eine grundlegende Rechtssicherheit darüber eintritt, auf welcher Grundlage Geschäftsvorfälle der laufenden Verwaltung sowie des Jahresabschlusses verbucht werden müssen. Eine grundlegende Änderung dieser Systematik wäre auf jeden Fall einer vorherigen Beschlussfassung durch die Wohnungseigentümer der Anlage zu unterwerfen. Zusammenfassung - Frag den Verwalter: Welche Software verwendest Du zur Sicherstellung einer Buchführung für unsere WEG? Hat die Software eine Zulassung nach den GOB? Kannst Du einen Kontenrahmen vorlegen? Nach welchen Grundregeln ist Dein Kontenrahmen gestrickt? (DATEV, Wohnungswirtschaft, anderes System?) Mag es auch verschiedene Verwalter geben, und seien die Berufsschwerpunkte einzelner Verwalter auch unterschiedlich motiviert, so soll doch durch die Jahresabrechnung die Vermögenssituation der Wohnungseigentümergemeinschaft (folgend WEG) zutreffend dargestellt werden. Bis heute ist in der Rechtsprechung zum Beispiel umstritten, ob ein Vermögensstatus zu einer guten Abrechnung gehört? Dabei ist unter Fachleuten unumstritten, dass nur die Beifügung eines Vermögensstatus lückenlosen Aufschluss darüber gibt, ob die Abrechnung vollständig und systematisch richtig ist? Es gibt Architekten-Verwalter, Anwalts-Verwalter, Versicherungskaufmanns-Verwalter, Rentner-Verwalter, und viele mehr. Wobei der Schwerpunkt der beruflichen Bildung immer vor dem Bindestrich steht. Zum Ausdruck kommt, dass jede besondere Art von Verwalterspezi seine eigenen geschichtlichen und ausbildungsbedingten Ressentiments und Fachcodes verwirklicht. Wo der Schwerpunkt im eigenen Berufsbild liegt, so wird sich dieser auf die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung auswirken. Die Jahresabrechnung ist keine Bilanz, dennoch kann die informativ beigefügte Bilanz (Vermögensstatus) und nur sie allein (hiesige Meinung) über den finanziellen Status der Wohnanlage lückenlos Aufschluss geben. Ein Sonderproblem ist die so genannte Verbrauchsabgrenzung: In die Jahresabrechnung werden keine Forderungen und Verbindlichkeiten aufgenommen, sagen die Juristen. Warum es gut sein soll, eine Verbrauchsinventur am Jahresende (Stichtag ) zu unterlassen, beispielsweise die Hauptwasseruhr des Hauses abzulesen und diesen Stand mit den örtlichen Wasserbetrieben auf den Cent abzurechnen, wird das Geheimnis der Juristen bleiben. Denn das Aufstellen einer Inventur ist ein Zeichen ganz besonderer Sorgfalt und daher ein Plus zu einem lediglich leidenschaftlichen Hinnehmen von zufälligen Geschäftszahlen. Für eine Inventur liest der Hauswart die Wasseruhr am ab und teilt den Stand der Verwaltung mit. Diese vergleicht nun anhand des gemessenen Verbrauchs an der Wasseruhr und im Vergleich zum Vorjahr, ob der Verbrauch verändert stattfand? Zweitens können die Kosten so rechtzeitig gesteuert werden, beispielsweise könnte auch der Wasserlieferant angeschrieben werden, um ihn auf Fehlkalkulationen der Vorschußzahlungen gezielt zu informieren. Wer eine Verbrauchsabgrenzung vornimmt, ist im Zweifel schneller im Bilde, als derjenige Hausverwalter, der nur lediglich, was im zugeschickt wird, hinnimmt, aber nicht wirklich überprüfen kann. In diesem beispielhaften Fall ergibt sich, dass die Abrechnung der Wasserbetriebe frühestens Mitte bis Ende Januar erstellt und zugeschickt werden kann. Regelmäßig werden in derartigen Fällen noch Nachzahlung oder Guthaben gegenüber der WEG belastet, und diese Abschlusszahlungen betreffen das abgerechnete Jahr (und nicht das Folgejahr, indem die Zahlung zwar geleistet wird). Streng normativ dürfen derartig gewissenhafte Verwaltungshandlungen (die zugleich auch eine Verbrauchskontrolle beinhalten) jedoch nach Maßgabe der Rechtsprechung nicht erfolgen, wenn sie dazu bestimmt sind, die per Verbrauchskontrolle ermittelten Wassermengen abrechnungstechnisch noch in das abgelaufene Jahr 'zurückzutragen', also am die Verbindlichkeit gegenüber den Wasserbetrieben festzustellen. Wird demzufolge der nachweislich gemessene Wasserverbrauch (an Wasseruhr) in 100% richtiger Weise hinsichtlich der dafür entstehenden Kosten ermittelt, so darf die Abschlusszahlung zum Ausgleich dieser 'Verwaltungsschuld' nicht in die Jahresabrechnung aufgenommen werden. Sie findet vielmehr im Folgejahr Berücksichtigung. Ein dicker Hund, der geradezu widersinnig ist. In Erinnerung ist noch der ganze Haufen so genannter 'Sommer-Häuser', für die das Berliner Gerichtswesen eine Art Ausnahmerechtsprechung schuf. Denn diese hatten zu jedem Jahresende ganz beträchtliche Summen offener Rechnungsposten aus der Bewirtschaftung, angesichts unbezahlt gebliebener Bewirtschaftungsrechnungen (Wasser, Strom, Öl usw.). Die Nichtaufnahme derart beträchtlicher Schulden, befand hier und da das Kammergericht, würde angesichts der Situation eine geradezu groteske Verzerrung der Realität darstellen. Anmerkung Autor: Realität ist im Bereich der durch Verbrauchsmessung messbaren Kostenpositionen (z.b. Hausstrom, Wasser, Heizung u. dergleichen.) die Messung der Verbräuche, und nicht etwa die Abrechnung von Seite 2 / 6 Seite(n) Textumfang

3 geschätzt gebliebenen Vorauszahlungen. Ganz schlimm ist in diesem Zusammenhang das Wirrwarr einer Ausnahme dergestalt, dass die Heizkosten sehr wohl durch Abgrenzung von Verbräuchen (Heizkosten- VO) zu erfolgen hat, während es wegen weiterer Positionen ausdrücklich verboten ist. Eine Begradigung dieser Schieflage ist dringend angebracht. Das Argument der Juristen, so etwas könnten Nichtfachleute nicht nachvollziehen, ist zurückzuweisen und grundlegend falsch, denn private Verbraucher prüfen jede eigene Strom- oder Verbrauchsabrechnung nach genau demselben, einfachen und transparenten Prinzip. Und gerade private Verbraucher sind recht gut beraten, wenn sie für gewiss entstandene 'Schulden' aus Mehrverbräuchen -sobald es ebend möglich ist- Rückstellungen in realistischer Höhe bilden. Wird dagegen auf Kostenausrutscher aufgrund von Verbrauchsschwankungen oder Preiserhöhungen immer erst mit einem Wirtschaftsplan reagiert, so belastet dies die Liquidität der WEG unterjährig viel zu stark. Gute Verwaltung darf schnellstmöglich auf Kostenveränderungen reagieren und nach hiesiger Auffassung das Plazet dafür ganz allein der Versammlung der Wohnungseigentümer überlassen, und nicht irgendwelchen Gerichten, die sich in Förmlichkeitserwägungen verhalten. Die Rechtssprechung hat mit diesen Gedanken nichts zu tun und bezieht sich allein auf folgende Überlegung: Entscheidend für Aufnahme oder Nichtaufnahme im Rahmen der Jahresabrechnung ist der (tatsächliche) Mittelabfluss, also der Zeitpunkt, in dem gezahlt wird. Dies Zu- und Abflussprinzip eröffnet daher massiven Kostenschwankungen, Verschleierung von Kostensteigerungen Tür und Tor und steht Nachvollziehbarkeitserwägungen regelrecht im Weg. Nach unserer Auffassung ist die von der Rechtsprechung geforderte, reine Einnahmen-/Ausgabenrechnung eine Milchmädchenrechnung. Deshalb wünschten sich nicht umsonst die Fachteilnehmer der Fischener Fachgespräche für die Wohnungswirtschaft 'mehr Mut' von den Richtern, wegweisende Entscheidungen. Die Vorteile einer gewissenhaft und streng kaufmännischen Verbrauchsabgrenzung liegen auf der Hand: Kostenkontrolle (wenigstens einmal im Jahr genauer hinzuschauen) wirksame Verbrauchskontrolle Aufdeckung von Unstimmigkeiten (z.b. Messdifferenzen) Kostentransparenz in (Preissteigerungen) Verbrauchstransparenz in m³, kwh, Liter, kurz Mengengrößen Was Recht ist, muss noch lange nicht billig oder geboten sein. Einige Wohnungseigentümer fochten bei einem Berliner Amtsgericht ihre Jahresabrechnung aus verschiedenen Gründen an. Die Wohnanlage gilt als schwierig abzurechnen, weil verschiedene Gemeinschaftseinrichtungen wie Schwimmbad, Sauna, Gemeinschaftshaus mit eingebaut und scharfe Verbrauchsabgrenzungen schon seit Jahren Praxis bei den Vorermittlungen zur Erstellung der Jahresabrechnung sind. In einer Lapidarfrage versteiften sich die Anfechtenden zu der immer wieder erneut vorgetragenen Argumentation, wenn die Verwaltung die Stromzähler der Wohnanlage durchweg am des Jahres ablesen lassen habe, sei es nicht hinzunehmen, wenn ein weiterer, am von dem Energieversorger eigenmächtig abgelesener Stromzähler rechnerisch auf einen Wert hoch gerechnet worden sei, der die Verbrauchsdifferenz von (nur) sieben Tagen (23.12 bis ) korrigieren wolle. Wir hatten diese sieben Tage hoch gerechnet, um eine vergleichbare Verteilungsgrundlage für 'alle Stromzähler' der Anlage (nämlich die Hauptzähler des Lieferanten und zusätzlich die Neben- bzw. Zwischenzähler innerhalb der Gemeinschaft, die zu Abrechnungszwecken zusätzlich abgelesen wurden, aber am ) zu haben. Was die Angelegenheit insgesamt sogar widersinnig machte, war schließlich folgendes: Unbestritten fochten die Wohnungseigentümer seit der Erstellung der Anlage Mitte der 70-iger Jahre mit mehr als fünf Verwaltungen um immer mehr Genauigkeit. Mit großer Akribie fachsimpelte und brillierte einer der Wohnungseigentümer immer wieder mit Korrekturhinweisen, Darstellungen, wie richtig abgerechnet werden müsse. Die Sache hatte durchaus eine gewisse Eigendynamik entwickelt und es bestand daher ein Ehrgeiz, im Streit um das richtige Maß an Genauigkeit in einer Abrechnung die zutreffenderen Argumente immer selbst gewählt zu haben. Wir hatten daher diese Tradition seit Mitte der 90-iger Jahre weitergeführt und 'mit unserem know how' noch verfeinert. Der Amtsrichter hatte sehr viel Mühe, sich in den Fall einzuarbeiten, aber schließlich kam er zu dem Entschluss, die Anfechtung der Abrechnung zurückzuweisen. Fazit: Wer die Jahresabrechnung etwa mit dem Argument anfechten will, die Verwaltung der Anlage habe sich mehr Mühe gemacht, als vom Gesetz gefordert, hat zwar gute Karten, allein aus rechtlichen Gründen durchzudringen, wenn Abgrenzungen vorgenommen wurden. Ist derartiges, so lässt sich fragen, nicht erkennbar dem Bemühen geschuldet, WEGs zu befrieden, die ihr Seelenheil in gerichtlichen Anfechtungsanträgen suchen, anstatt in gemeinschaftlicher Verwaltung? Seite 3 / 6 Seite(n) Textumfang

4 Die Genehmigung der Jahresabrechnung befindet aber auch nicht automatisch (stillschweigend) über die Entlastung des Verwalters oder des Verwaltungsbeirats. Das höhere Rechtsgut bei Abwägung aller Interessen liegt bezüglich der Jahresabrechnung in der Genehmigung ihrer selbst. Dabei geht es nicht, wie von Laien oft fälschlich angenommen wird, darum zu bestätigen, dass im Abrechnungsjahr alles dufte gelaufen ist und man rundum zufrieden sei. Vielmehr wird damit in erster Linie über die Fälligstellung der sich daraus ergebenden Nachzahlungen und Guthaben beschlossen. Nur daran sagt die Rechtsprechunghat die Gemeinschaft ein vorrangiges Interesse. Ob jemand mit der Bewirtschaftung der Wohnanlage unzufrieden war und etwa einwenden möchte, die Verwaltung habe zu viele Mülltonnen aufgestellt oder die Hausreinigungsfirma zu teuer bezahlt, sind daher Folgefragen, die mit dem Genehmigungsbeschluss nichts, gar nichts, zu tun haben. Die Nichtgenehmigung der Jahresabrechnung ist auch keine 'symbolische Bestrafung' des Verwalters, sondern im Interesse der Gemeinschaft. Sich die Mittel zufließen zu lassen, die für die Bewirtschaftung benötigt werden, und das Sicherstellen einer geordneten, zeitnahen Haushaltsführung der WEG-Finanzen wiegt daher schwerer und ist demzufolge höherwertig, als die beabsichtigte Einwendung von Unzulänglichkeiten. Ist die Abrechnung daher vollständig, mit zutreffenden Abrechnungsbeträgen versehen, kann die Gemeinschaft die Abrechnung nicht mit dem Hinweis darauf die Abrechnung nicht genehmigen, es müssten erst noch Fragen geklärt werden. Selbst kleinere Unrichtigkeiten müssen hingenommen werden. Man könnte diese Theoriebildung in der gängigen Rechtsliteratur als Mut zur Lücke bezeichnen oder als 'weises Allgemeinwissen', dass im Leben nichts von Fehlern frei sein kann. Bei der Abrechnung beachten wir die Bestimmungen der Teilungserklärung, des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) und eventueller Beschlüsse über die Kostenverteilung. In klugen Gemeinschaften beschließen bei Sachzwängen die Wohnungseigentümer schon mal, dass die Verwaltung berechtigt sein solle, festgestellte Fehler in bereits bestandskräftig gewordenen Abrechnungen in einer folgenden Jahresabrechnung zu berichtigen. Wegen dem ganz durchgehenden Prinzip der Jahresabrechnung mit Einnahmen und Ausgaben sind jedoch solche, über mehrere Perioden (Jahre) gehenden Überhänge nicht ohne vorprogrammierten Streit und daher soweit als möglich zu vermeiden. Die Bestandteile, die zu einer sachgerechten Abrechnung gehören, stellen wir nachfolgend wie folgt zusammen. Ob alle zur Verfügung stehenden Abrechnungsbestandteile tatsächlich auch mit versandt werden, ist hauptsächlich 'philosophisch'. Letztlich gibt es zwei Lager der Meinungen Die einen hassen zuviel Papier und beschweren sich über die Informationsflut. Die anderen sind unzufrieden, weil alles nur auf Nachfrage zur Verfügung steht und daher gesondert angefordert werden muss. Sie verlangen eine grundlegend dichte und sehr vollständige Dokumentation selbstverständlich. Zu welcher Fraktion der geneigte Leser gehört, mag er selbst einordnen. Wir ordnen unsere Arbeit eher der zweiten Fraktion zu, ausführliche Dokumentation kann jeder einfach weg heften, wenn er meint, diese nicht zu benötigen. Welcher Fraktion von beiden es die Verwaltung recht machen kann, sollte in Streitfällen per Beschluss der Versammlung festgelegt werden. Mischtypen von Wohnungseigentümergemeinschaften sind durchaus denkbar ;-). Einzelabrechnung Individualabrechnung Die Einzelabrechnung für Ihre Wohnung umfasst die persönliche Bezugnahme auf Ihre Wohnung. Während die Gemeinschaft summarisch abgerechnet wird, ist die Einzelabrechnung nur für Sie erstellt und gibt Ihnen Aufschluss über die Kostenbelastung für Ihre Wohnung. Ferner sind Ihre ganz persönlichen Wohngeldzahlungen (auf dem von uns geführten Wohngeldkonto) mit aufgeführt. In der Einzelabrechnung sind alle Kosten auf Ihren Anteil umgelegt, die nach den obigen Vorschriften von den Eigentümern der Wohnanlage zu tragen sind. In dem von uns festgelegten Kontenplan für Ihre Wohnanlage beginnt diese Aufstellung bei der Kostenposition Be- und Entwässerung. Es folgen weitere Kostenpositionen, die abrechnungstechnisch als Betriebskosten bezeichnet werden. Zu unterscheiden sind die Betriebskosten von den sonstigen Bewirtschaftungskosten. Der Unterschied besteht darin, dass Vermieter die Betriebskosten auf ihren Mieter umlegen dürfen, während die Kosten der sonstigen Bewirtschaftung nur dem Eigentümer entstehen und selbst bei Vermietung nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen (Mietrecht). Im Übrigen sind die umlegbaren Betriebskosten in der Anlage 3. zur II. Berechnungs- VO näher definiert und einzeln aufgelistet. Zur Umlegbarkeit ist wirksame Voraussetzung, dass die Betriebskostenarten einzeln im Mietvertrag aufgeführt sind. Nach unserem Kontenplan dürfen die ab der Position Instandhaltungskosten in Ihrem Einzelausdruck ausgewiesenen Kostenpositionen nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Vereinfacht gesagt ist der Umlegungsschlüssel zur Umlage der Kosten zumeist entweder der sich aus der Teilungserklärung ergebende Miteigentumsanteil oder eine andere übliche Bezugsgröße. Üblich sind weitere Bezugsgrößen wie m² Wohnfläche, beheizte Wohnfläche, abgelesener Verbrauch an einer Zähleinrichtung (z.b. Heizkostenverteiler, Wasseruhr etc.). Die Besonderheiten ergeben sich aus Ihrer WEG und müssen individuell nachgelesen werden. Die in dem Einzelausdruck ausgewiesenen Gesamtkosten werden anteilig auf Ihre Wohnung belastet. Addiert man sämtliche Eigentümer zusammen, so darf als Ergebnis der angelaste- Seite 4 / 6 Seite(n) Textumfang

5 ten Kosten weder mehr, noch weniger als die ausgewiesenen Gesamtkosten herauskommen. Die Abrechnung muss also lückenlos erfolgen und den Nachweis ermöglichen, dass die zur Umlegung bestimmten Gesamtkosten per Einzelabrechnung auf alle Wohnungseigentümer rechnerisch umgelegt wurden. Den anteilig von Ihnen aufzuwendenden Kosten, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt als Kalkulation im Rahmen eines Wirtschaftsplans beschlossen wurden und zu einer monatlich zahlbaren Vorauszahlung (Haus- oder Wohngeld) geführt haben, sind im Idealfall 12 X (für ein Jahr) gezahlt worden. Ausgewiesen sind bei uns unter der Position 2.) Vorauszahlungen die vereinnahmten Wohngelder, und zwar für "kalt" und für "Heizkosten". Wir weisen die Heizkosten jeweils als Bestandteil innerhalb der Jahresabrechnung aus (dies ist eine Besonderheit), wodurch eine Aufteilung der Vorschüsse in "kalt" und "Heizungsvorschuss" zusätzlichen Sinn macht, um beurteilen zu können, inwieweit sich im Rahmen der Kalkulation Einsparungen ergeben haben. Von den ausgewiesenen Gesamtwohngeld-Einnahmen ist auch der Teil ausgewiesen, den der einzelne Eigentümer gezahlt hat. Diese Zusammenfassung für ein Jahr gehört kontrolliert (siehe weiter unten). Die Buchhaltung des Verwalters ordnet, soweit möglich, jede einzelne Zahlung zutreffend zu und unterscheidet auch dahingehend, ob ein laufendes Wohngeld entrichtet wurde, oder ob es sich um die Zahlung auf einen Rückstand (z.b. aus der vorangegangenen Abrechnung oder einer Sonderumlage) handelt. Die Positionen, die keine laufende Wohngeldzahlung erfüllen sollten, entsprechen sogen. direkt zugeordneten Posten und werden nachrichtlich geführt. In der Rechtsprechung der Wohnungseigentumsgerichte hat sich herauskristallisiert, dass die direkt zugeordneten Posten zwar nachrichtlich geführt werden dürfen und insoweit die Richtigkeit der Abrechnung nicht beeinträchtigen. Kommt es jedoch zu einem Verfahren, weil z.b. der Wohnungseigentümer die Kosten nicht zahlen will, verfährt das Gericht so, dass die als direkt zugeordneten Posten betreffend Vorjahresabrechnungen aufgeführten Salden heraus gerechnet werden und eine reine kalenderjährliche Betrachtung erfolgt. Damit wird verhindert, dass die Jahresabrechnung, die eine unerledigte "Altlast" beinhaltet insgesamt unwirksam wird. In diesem Fall werden lediglich die Positionen "Angelastete Kosten" von den "Vorauszahlungen" abgezogen und der sich daraus ergebende Zahlungsrückstand (aus Wohngeldabrechnung) ist zum Ausgleich zu stellen. Die Gesamtwerte der Abrechnung sind informativ aufgeführte Gesamtbewegungen und helfen auch dem Laien, nachrechnen zu können, ob die Abrechnung in sich schlüssig ist? Die Abrechnung der Insta-Rücklage als Bestandteil des Einzelausdrucks Ihrer Abrechnung ermöglicht es Ihnen, dem Steuerberater lediglich Ihre Einzelabrechnung zu übergeben und die Gesamtabrechnung zu behalten. Die Instandhaltungsrücklage setzt sich zusammen aus: dem Anfangsbestand, sämtlichen Zu- und Abgängen und dem sich daraus ergebendem Endbestand. Der Steuerberater will noch wissen, welcher Anteil Ihnen hieran zusteht (ohne Anspruch auf Auseinandersetzung), da er die Einzahlung eines Rücklagenanteils noch nicht als Werbungskosten abziehen darf, sondern nur die anteilig tatsächlich aufgewendeten Kosten. Der Insta-Rücklage sind einige Kosten- und Ertragskonten direkt zugeordnet worden, was damit gleichzeitig verhindert, dass diese Kosten auf Sie als Eigentümer umgelegt werden. Die Umlegung findet nur theoretisch statt, da sie bereits in Form einer vorherigen Ansparung erfolgte, während die bestandsmäßig nachzuweisende Rücklage sie nicht mehr direkt kostenmäßig trifft. Die Entwicklung der Geldkonten als Bestandteil Ihres Einzelausdrucks wird ebenfalls deshalb dort ausgewiesen, um auf dem Einzelausdruck der Jahresabrechnung alle für die Beschlussfassung relevanten Bestandteile aufzuführen. Mit dem sprachlichen Begriff "Geldkonten" trotzen wir als berufliche Fachleute dem in der Hausverwalterbranche üblichen vereinfachtem Einnahmen-/ Ausgabedenken, das für die Buchhaltung zum Teil zu Unordnung führen würde. Deshalb sind mit Geldkonten diejenigen Konten bezeichnet, die nicht Einnahmen oder Ausgaben darstellen, sondern Bestände aufweisen, deren Nachweis sich für eine richtige und vollständige Jahresabrechnung u.e. gehört. Diese Bestandskonten, die keine Rücklagen sind, können aber auch nicht umgelegt werden, während die Nachweisung trotzdem unumgänglich ist. Auf den Bestandskonten führen wir organisatorische Buchhaltungskonten, wie z.b. Durchlfd. Posten, Abgrenzungskonten, Organisatorische Buchhaltungskonten etc. Gesamtabrechnung Abgerechnete Konten Wir haben uns nicht verschrieben: es heißt nicht Kosten. Es muss heißen: Konten. Wie bitte? Konten: eine Zusammenstellung von Geldbewegungen, kontiert nach Art des Geschäftsvorfalls (z.b. Wasser, Strom, Gas, aber auch Bankkonto, Festgeld, Rücklagenkonto, Wohngeldrückstände, usw.) Kosten: mit Kosten sind diejenigen Positionen bezeichnet, die auf die Wohnungseigentümer im Rahmen der Jahresabrechnung umgelegt werden. Während Konten sämtliche Geschäftsvorfälle der WEG umfassen, umfassen die Kostenkonten nur den Teil der Kontenbewegungen, die zu einer unmittelbaren Kostenumlage auf die einzelnen Wohnungseigentümer führen. Die Kosten sind nach nach Kostenart fein gegliedert. Der Vermieter kann diese Zusammenstellung dem Mieter mitschicken als Bestandteil der Nebenkostenabrechnung. Die sonstigen Kontennachweise berühren zwar nicht die Kostenumlage, sind aber von hoher informatorischer Seite 5 / 6 Seite(n) Textumfang

6 Bedeutung. Wie hoch ist das Bankkonto, gibt es ein Festgeld, welche weiteren Nebenkonten (!) werden von der Verwaltung für die WEG noch geführt, die man sonst gar nicht sehen würde; haben diese alle irgendwelche Salden und sind alle Salden vollständig aufgeklärt? Oder liegen in der Vielzahl verschiedener Konten etwa noch Risiken, die zu einer späteren Kostenumlage führen müssen, wie z.b. ausgefallene Wohngelder, noch stehende Sicherheitseinbehalte, hohe Ansprüche gegen Dritte, u.v.a. Hinsichtlich der Kosten ist die Gesamtsumme der Kosten, der zugrunde gelegte Verteilungsschlüssel (gesamt) und vieles mehr dem Gesamtausdruck zu entnehmen. Übersicht Guthaben + Nachzahlungen Diese Unterlage ist informativ beigefügt. Ein guter Wirtschaftsplan und eine ausgeglichene Zahlweise aller Eigentümer führen in der Regel zu fast ausgeglichenen Abrechnungsergebnissen. Sind höhere Guthaben oder Nachzahlungen vorhanden, kann daraus geschlossen werden, dass Nichtzahlungen vorliegen oder der Wirtschaftsplan zu hoch angesetzt wurde. Gesamtjahresabrechnung Die Gesamtjahresabrechnung ist die Zusammenfassung der abgerechneten Konten, sie stellt eine geraffte Form der Darstellung dar, da hier nicht die Einzelbewegungen ersichtlich sind. Resteabrechnung Im Programm ist ein Kontrollmechanismus eingebaut, den wir nicht manipulieren können und der dazu dient, kontrollieren zu können, ob alle Kosten lückenlos auf alle Wohngseigentümer umgelegt wurden. Ist dies der Fall, so darf, bis auf Rundungsdifferenzen, die aus der Aufteilung resultieren, kein Restbetrag mehr dastehen. Die Kontrolle berichtet also zutreffend von der Vollständigkeit der Umlegung auf alle Eigentümer. Vermögensübersicht = Bilanz Die Bilanz ist die Abschlusskontrolle par excellence. Hier kann mit wenig Aufwand kontrolliert werden, ob die Abrechnung richtig erfolgte, es dürfen keine Differenzen mehr ausgewiesen werden, beide Seiten der Bilanz müssen gleich groß sein, die Forderungen und Verbindlichkeiten müssen einzeln nachprüfbar sein, es darf keine "Luftbuchungen " geben, die nämlich dazu führen würden, dass sich die ausgewiesenen Zahlen nicht beweisen lassen, es ist nunmehr eine Aussage möglich, ob einzelne Positionen der Abrechnung werthaltig sind oder nicht, der Eigentümer kann jetzt bewerten, ob die Insta- Rücklage, wie sie einmal gedacht war, tatsächlich auch als Geld da ist, rechnet man die Bankkonten zusammen (Geld ist da) und zieht davon die Insta- Rücklage ab, so müsste sich ein positiver Bestand ergeben, ist das nicht der Fall, ist es Zeit, die Stirn zu runzeln. Zahlen einige Wohnungseigentümer ihr Wohngeld nicht richtig, kann es zu Liquiditätsverlusten gekommen sein, mit der Folge, dass man sich über die Richtigkeit der Insta-Rücklage Gedanken machen muss. Die zu hoch bewertete Insta-Rücklage ist ein "Luftschloss", über dessen Benutzung (Verwendung) nicht wirklich beschlossen werden darf. Aus der Bilanz kann sich auch ergeben, wie wichtig die Beschlussfassung über die Jahresabrechnung ist. Sind die Nachzahlungen hoch, und damit ist dann auch ein Bilanzposten Nachzahlungen ausgewiesen, muss dafür gesorgt werden, dass die Abrechnung so schnell wie möglich genehmigt wird. Sonst hängt die Gemeinschaft "in der Luft", weil die Realisierung der Buchhaltung nicht möglich ist. Bei höheren Abgrenzungsposten muss klar sein, dass die Erledigung aus normaler, vorhandener Liquidität möglich ist. Ist dies nicht der Fall, muss sich der Verwalter möglicherweise an der Rücklage vergreifen, um Rechnungen der Hausbewirtschaftung aus der Rücklage zu zahlen, was kein Idealfall ist und deshalb tunlichst zu unterlassen ist. Prüfungshandlungen Die Belegprüfung durch den Wohnungseigentümer wird als Thema gesondert in den Positionspapieren erarbeitet und ist nicht Gegenstand des hiesigen Schrifttums. ENDE Revision 11.08/-thal/büro.gotthal ViSdP Th. Gotthal, Waltraudstr. 26, Berlin-Zehlendorf Dieser Beitrag kann von heruntergeladen werden. Weitere Positionen lassen sich auch auf nachlesen. Wenn Du Themenvorschläge zur Verwaltung von Haus- und Grundbesitz hast, nimm Kontakt auf. Seite 6 / 6 Seite(n) Textumfang

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