Bearbeitung der Kreditorenrechnungen

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1 Bearbeitung der Kreditorenrechnungen 2. Prozesseinheit Nicole Krättli Südostschweiz Print AG

2 Inhaltsverzeichnis 1. Flussdiagramm 1 Flussdiagramm 2 Flussdiagramm 3 2. Einführung in die Prozesseinheit Vorgehensweise Ziele und Prioritäten 4 3. Prozessbeschreibung Eine Kreditorenrechnung für die Buchung vorbereiten Die Buchung im System Zahlung der gebuchten Kreditoren 7 4. Erfahrungsbericht 8 5. Schlusswort 8 6. Musterdokumente Die mehrwertsteuerkonforme Rechnung der Ragotti + Arioli Print GmbH Einzahlungsschein mit Referenznummer Aufbau der Kodierzeile Buchungsmaske im System der Südostschweiz Mediengruppe AG Lieferanten im Kreditorenadressstamm erfassen Prozesseinheit-Auswertungsbogen 13 Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite I

3 1. Flussdiagramm Start In die Buchhaltung eingehende Kreditoren erhalten einen Eingangsstempel Nein Ist die Rechnung korrekt? Ja Ist der Kreditor im System erfasst? Nein Kreditor im Adressstamm erfassen Ja Kreditoren-Nummer in den Kontierungsstempel eintragen Endvisum vom Leiter der Buchhaltung einholen Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 1

4 Interne Rechnungsnummer stempeln Einzahlungsschein (mit Referenznummer) im System einlesen Überprüfen der automatisch eingefügten Angaben im System Für die vollständige Buchung die restlichen Felder ausfüllen Den Mehrwertsteuer- Code und die Kostenstelle eintragen Gemachte Buchungen kontrollieren und zur Zahlung weitergeben Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 2

5 Kreditoren aussortieren, die gezahlt werden müssen Zahlungsvorschlag generieren und abgleichen Die Zahlung der entsprechenden Rechnungen auslösen Nach Erhalt des Belastungsbelegs Zahlungsinformationen eintragen und Rechnung ablegen Ende Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 3

6 2. Einführung in die Prozesseinheit Während acht Monaten erhalte ich einen Einblick in die Buchhaltungsabteilung der Südostschweiz Mediengruppe AG. Diese führt die Buchhaltungen der meisten Unternehmen des Medienkonzerns. Infolgedessen befasse ich mich in meiner zweiten Prozesseinheit mit der Bearbeitung der Kreditorenrechnungen. Diese Themenwahl wurde primär getroffen, weil ich einerseits täglich Kreditorenbuchungen vornehme und andererseits dieser Ablauf dem Umfang der zweiten Prozesseinheit gerecht wird. 2.1 Vorgehensweise Aus meiner ersten Prozesseinheit habe ich gelernt, dass es sinnvoll ist, zuerst das Flussdiagramm zu erstellen und dieses genau zu überprüfen. Folglich habe ich mich auch bei meiner zweiten Prozesseinheit an diese Vorgehensweise gehalten. Anschliessend an die grafische Darstellung des Flussdiagramms, habe ich die Prozessbeschreibung verfasst. Erst nachdem ich diesen Hauptteil der Arbeit abgeschlossen hatte, formulierte ich die weiteren Teile dieser Arbeit. Fortwährend führte ich das Lernjournal über die getätigten Arbeitsschritte, um gemachte Erfahrungen festzuhalten und eventuell in weiteren Arbeiten davon zu profitieren. 2.2 Ziele und Prioritäten Das Hauptziel dieser Aufgabe besteht für mich darin, den gewählten Prozess leicht verständlich zu beschreiben. Um dieses Ziel zu erreichen, werde ich in meiner Arbeit ein konkretes Beispiel eines Kreditors nennen und anhand dieser Lieferantenrechnung den gesamten Prozess beschreiben. Ausserdem möchte ich diese umfangreiche Dokumentation grafisch korrekt darstellen und ansprechend gestalten. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 4

7 3. Prozessbeschreibung Die Südostschweiz Presse AG erhält von der Unternehmung Ragotti + Arioli Print GmbH eine Rechnung für gemachte Dienstleistungen. Die zuständige Person in unserem Betrieb überprüft die Rechnung auf ihre inhaltliche Korrektheit und leitet sie anschliessend an die Buchhaltung weiter. 3.1 Eine Kreditorenrechnung für die Buchung vorbereiten Sobald die Rechnung in der Buchhaltung eingetroffen ist, versehe ich sie mit dem Eingangsstempel. Anschliessend muss ich die Rechnung kontrollieren. Bei dieser Überprüfung geht es primär darum, dass der Rechnungsbeleg mehrwertsteuerkonform ist. Denn nur, wenn ein Beleg korrekt ist und alle nötigen Angaben enthält, kann die Vorsteuer abgezogen werden. Ein korrekter Beleg enthält folgende Punkte: - die korrekte Adresse des Empfängers und des Lieferanten. - die Mehrwertsteuernummer, falls der Lieferant eine besitzt. - die Angabe, ob der in Rechnung gestellte Betrag inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer aufgeführt ist. - die Zahlungskonditionen. - das Rechnungsdatum. - die korrekte Kontierung und die Visen der verantwortlichen Mitglieder der Geschäftsleitung im Kontierungsstempel. Erst wenn diese Punkte alle erfüllt sind, kann ich mit der Vorbereitung weiterfahren, ansonsten muss ich die Rechnung umgehend an die entsprechende Abteilung zurückgeben. Die Rechnung des Lieferanten Ragotti + Arioli GmbH ist inhaltlich korrekt und ich kann nun den Lieferanten im Buchhaltungssystem suchen. Jede Unternehmung ist dort erfasst und besitzt eine Kreditorennummer. Hat uns der Lieferant noch nie eine Rechnung gestellt, muss er neu erfasst werden. Im Fall von dem Lieferanten Ragotti+ Arioli Print GmbH haben wir erstmals die Leistungen dieser Unternehmung in Anspruch genommen haben. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 5

8 Deshalb erfasse ich sie im Kreditorenadressstamm. Einzutragen sind folgende Details: - Adresse des Lieferanten - die Zahlungsfrist, welche der Lieferant angibt (Beispielsweise 10, 30 oder 60 Tage netto) - Zahlungsverbindung o Der Lieferant hat mit der Rechnung einen orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) geschickt. Diese Einzahlungsscheine sind sehr vorteilhaft, da die Kodierzeile zahlreiche für die Buchhaltung wichtige Daten beinhaltet. Der Lieferant Ragotti + Arioli ist nun erfasst und verfügt somit über eine Kreditorennummer, die ich in den Kontierungsstempel eintrage. Zusätzlich trage ich auch den Mehrwertsteuer- Code in diesen Stempel ein. Nun ist die Rechnung für die Buchung vorbereitet und ich kann sie an den Leiter der Buchhaltung weitergeben, um das nötige Endvisum einzuholen. Sobald ich dieses erhalten habe, sortiere ich die zu buchenden Rechnungen nach Alphabet und versehe sie mit einer internen Rechnungsnummer. Die Nummer kann beispielsweise lauten: Die 5 steht dabei für das aktuelle Jahr, die 6 für den Nummernkreis Kreditoren und die restlichen vier Zahlen ergeben sich fortlaufend. 3.2 Die Buchung im System Erst jetzt beginne ich mit der eigentlichen Buchung im System. Mit Hilfe eines Beleglesegerätes lese ich den Einzahlungsschein mit Referenznummer im System ein. Die Referenznummer beinhaltet diverse Angaben, die nun automatisch in die entsprechenden Felder in der Kreditorenbuchungsmaske eingetragen werden. Diese automatisch eingefügten Angaben muss ich mit der mir vorliegenden Rechnung vergleichen und allfällige Fehler bereinigen. Nun trage ich auch die restlichen Informationen ein. Zu den noch auszufüllenden Feldern gehört beispielsweise das Valuta-Datum. Dank diesem erscheint die Rechnung in dem gewünschten Monatsabschluss. Zusätzlich muss die interne und externe Rechnungsnummer eingetragen werden. Wenn der Lieferant anruft, kann auf Grund seiner Rechnungsnummer, der Beleg im System wieder gefunden werden. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 6

9 Ein weiteres auszufüllendes Feld ist das Gegenkonto, durch das ein Aufwand in dem entsprechenden Erfolgskonto verbucht wird. Informationen dazu kann ich wiederum dem Kontierungsstempel entnehmen. Schliesslich muss ich noch den Mehrwertsteuer-Code eintragen. Die Höhe der Mehrwertsteuer kann je nach Produkt variieren. Den firmeninternen Code für diese Mehrwertsteuer entnehme ich dem Kontierungsstempel und trage ihn im System ein. Zusätzlich füge ich die Kostenstelle hinzu, die innerhalb des Kontos Aufschluss über die Abteilung gibt, welche die entsprechende Dienstleistung in Anspruch genommen hat. Die Buchung ist nun abgeschlossen und das aktuelle Datum der Buchung ist in den Kontierungsstempel einzutragen. Ich überprüfe die Buchungen, indem ich ein Belegjournal mit den Details der Buchungen ausdrucke, und gebe sie dann zur Zahlung weiter. 3.3 Zahlung der gebuchten Kreditoren Ich sortiere von allen gebuchten Kreditoren diejenigen aus, die bezahlt werden sollen. Am 25. des Monats erfolgt in der Regel der grosse Zahlungslauf, in dem alle Kreditoren mit Belegdatum der Vormonate bezahlt werden. Am 10. des Monats gibt es einen kleinen Zahlungslauf, in dem dringende Rechnungen bezahlt werden, bei denen beispielsweise strenge Verzugszinsen berechnet werden. Im System kann ich nun einen Zahlungsvorschlag generieren. Dabei kann ich das Fälligkeitsdatum selbst eintragen. In einem weiteren Schritt gleiche ich die Zahlungsvorschläge des Systems mit den Rechnungen ab, die ich bezahlen möchte. Wenn ein Kreditor fehlen sollte, besteht zudem die Möglichkeit, ihn nachträglich hinzuzufügen. Das System generiert nun eine Datenträgeraustauschdatei (DTA). Diese wird in eine Zahlungssoftware eingelesen. Nur durch die elektronischen Unterschriften zweier Finanzverantwortlicher kann die Zahlung ausgelöst werden. Diese Hindernisse dienen als Sicherheit. Nach der erfolgten Zahlung erhalte ich von der Bank einen Belastungsbeleg, auf dem alle gemachten Zahlungen aufgeführt sind. Auf diesem Beleg ist auch das Zahlungsdatum ersichtlich. Dieses trage ich wiederum in dem Kontierungsstempel ein und markiere zusätzlich, welcher Zahlungsweg für diese Rechnung benutzt wurde; in diesem Fall Bank und DTA. Zum Schluss lege ich die Belege nach der internen Rechnungsnummer ab. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 7

10 4. Erfahrungsbericht Ich wurde beauftragt einige Kreditorenrechnungen zu buchen. Einer der Kreditoren war noch nicht erfasst. Gleich machte ich mich daran, wie im Prozessbericht beschrieben, den Kreditor im Adressstamm zu erfassen. Nach der Zahlung dieser Rechnung erhielten wir von der Bank eine Gutschriftanzeige, in der vermerkt war, dass die Zahlung wegen unkorrekten Angaben nicht durchgeführt werden konnte. Nach langem Suchen fand ich heraus, dass der Fehler schon bei der Zahlungswegerfassung passiert war. Ich hatte mich vertippt. Umgehend erfasste ich den Zahlungsweg des Lieferanten neu. Gleich beim nächsten Zahlungslauf wurde die Rechnung bezahlt. Trotz allem konnte die vorgegebene Zahlungskondition wegen diesem Vorfall nicht eingehalten werden. Glücklicherweise war der Lieferant sehr tolerant und es mussten keine Verzugszinsen gezahlt werden. In Zukunft werde ich insbesondere bei diesen elementaren Angaben, die bei der Kreditorenerfassung zu machen sind, aufmerksam sein, damit so ein Fehler nicht wieder passiert. 5. Schlusswort Durch diese Prozesseinheit habe ich zahlreiche Details über einen Prozess erfahren, den ich jeden Tag ausübe, mich jedoch nie eingehend mit ihm befasst habe. Ich bin der Auffassung, dass diese Dokumentation der weiteren Arbeit mit Kreditoren dienlich sein wird. Denn nur wer einen Prozess versteht, kann ihn korrekt ausführen. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 8

11 6. Musterdokumente 6.1 Die mehrwertsteuerkonforme Rechnung der Ragotti + Arioli Print GmbH Korrekte Lieferantenadresse Interne Rechnungsnummer MWST-Nummer Korrekte Anschrift Eingangsstempel Rechnungsdatum Externe Rechnungsnummer Inklusiv MWST Zahlungskonditionen Kontierungsstempel mit diversen Informationen Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 9

12 6.2 Einzahlungsschein mit Referenznummer Zuständige Bank Gläubigerbezeichnung Kontoinformationen der zuständigen Bank Referenznummer Betrag Schuldnerbezeichnung Kodierzone Aufbau der Kodierzeile Fr. Rp Belegartcode (In diesem Fall ein Einzahlungsschein mit Referenznummer) 2. Rechnungsbetrag (In Franken und Rappen aufgeteilt) 3. Prüfziffer 4. Hilfszeichen 5. Referenznummer 6. Code des Verarbeitungsbelegs Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 10

13 6.3 Buchungsmaske im System der Südostschweiz Mediengruppe AG Zahlreiche Informationen können durch die Zahlenfolge in der Kodierzeile eines Einzahlungsscheins, direkt in das Buchhaltungsprogramm übertragen werden. Der Rest muss manuell ausgefüllt werden. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 11

14 6.4 Lieferanten im Kreditorenstamm erfassen Im untenstehenden Feld wird die genaue Adresse des Lieferanten erfasst. Im nächsten Schritt wird die Bankverbindung eingegeben. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 12

15 7. Prozesseinheit- Auswertungsbogen Zusammenfassung der vier Lernjournale zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil: Ich schreibe und gestalte sehr gerne, deshalb freue ich mich über solche Arbeiten wie die Prozesseinheit. Das Thema "Bearbeitung der Kreditorenrechnungen" erschien mir anfangs relativ schwer, aber schon nach kurzer Zeit hatte ich mich ausreichend in dieses Thema eingearbeitet. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil: Das Bearbeiten der Kreditoren ist eigentlich nicht sehr schwierig, aber man muss an unzählige Dinge denken und dabei geht leicht etwas vergessen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil: Ich habe versucht mich optimal vorzubereiten und bin dann mit vielen Informationen und Ideen an diese Arbeit gegangen, deshalb bin ich mit meiner Arbeit letztlich sehr zufrieden. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil: Ich habe mich im Voraus etwa vier Stunden mit dem Aufbau des Flussdiagramms und dem Prozessbeschrieb befasst. Als ich dann in meinem Lehrbetrieb die Arbeit schreiben durfte, kam ich sehr schnell voran und wurde mühelos in den zwei Tagen fertig. Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 13

16 Nicole Krättli 2. Prozesseinheit Seite 13

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