Buchhaltungsagentur des Bundes Anstalt Öffentlichen rechts

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1 Buchhaltungsagentur des Bundes Anstalt Öffentlichen rechts Dresdner Straße 89 A 1200 Wien Telefonnummer: Faxnummer: Mail: GESCHÄFTSBERICHT UND JAHRESABSCHLUSS 2009 Fünf jahre Vorwort Einrichtungen Geschichte Über uns Geschäftsfelder Zahlen, Daten, Fakten Jahresabschluss Unsere Kunden Geschäftsführer Aufsichtsrat Beirat Management Das österr. Haushaltswesen Von den Haupt-Buchhaltereyen zur BHAG BHAG kurz vorgestellt Organisation der BHAG Unsere Werte BHAG als Arbeitgeber Aus- und Weiterbildung Betriebsrat, JVR, BVP, GBB Stäbe Bereiche Kernleistung - Nachprüfung Kernleistung - Verrechnung Zusatzleistungen Leistungsdaten Finanzdaten Personaldaten Lagebericht Fin. Leistungsindikatoren Bilanz Gewinn- u. Verlustrechnung Erläuterungen Anlagenspiegel Bestätigungsvermerk Unsere Partner Glossar Quellenverzeichnis Impressum

2 Vorwort

3 Vorwort des Geschäftsführers Mag. Helmut Brandl Geschäftsführer 2009 war das fünfte operative Geschäftsjahr der Buchhaltungsagentur des Bundes. Fünf Jahre Buchhaltungsagentur an sich ein Anlass - durchaus auch mit Stolz - auf die Leistungen und die Entwicklung, des mit dem Verwaltungsreformpreis 2005 ausgezeichneten Projektes Buchhaltungsagentur, zurückzublicken. Ein Reformprojekt, in dessen Rahmen nach dem Grundsatz von shared services die Aufgaben des Rechnungswesens des Bundes von zuletzt 32 einzelnen Buchhaltungen auf ein zentrales Dienstleistungsunternehmen übertragen wurden. Der Jahresbeginn war jedoch von einem außerordentlichen Ereignis für die Buchhaltungsagentur geprägt - einem im Jahr 2008 erfolgten Malversationsfall eines leitenden Mitarbeiters mit einem hohen finanziellen Schaden für den Bund. Die Aufklärung, Aufarbeitung und Bewältigung dieses Malversationsfalles standen im Fokus. Es wurden, wie bereits im Geschäftsbericht 2008 angeführt, umfangreiche Maßnahmen zur Gewährleistung und weiteren Erhöhung der Gebarungssicherheit gesetzt, die aus heutiger Sicht bewertet, auch eine essentielle Grundlage für das weiterhin hohe Vertrauen unserer Kunden in die Leistungen der Buchhaltungsagentur gebildet haben. An dieser Stelle darf ich mich bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bedanken, die durch einen starken unternehmensinternen Zusammenhalt im Sinne unserer Wertgrundsätze, kompetent - verlässlich - transparent, von dieser schwierigen Ausgangssituation im Jahr 2009 unbeeinträchtigt, die Herausforderungen des Geschäftsjahres erfolgreich bewältigt haben. Wirtschaftlich gesehen hat die Buchhaltungsagentur des Bundes den 2005 begonnenen Weg erfolgreich fortgesetzt und konnte in allen Geschäftsfeldern im Vergleich zum Geschäftsjahr 2008 eine positive Entwicklung vorweisen. So erhöhte sich die Gesamtanzahl der Buchungen um mehr als 12 % und die Anzahl der Stunden in der Nachprüfung um beinahe 8 %. Der Anstieg der Buchungen lässt sich insbesondere auf die im Jahr 2009 erfolgte Integration von weiteren 83 kassabuchführenden Dienststellen in das elektronische Verrechungssystem HV- SAP zurückführen. Dieses im Jahr 2008 begonnene Projekt zur Vereinheitlichung des Rechungswesen des Bundes wird in den nächsten Geschäftsjahren konzentriert fortgesetzt werden. Durch die Produktivitätssteigerung der Buchhaltungsagentur konnten die Leistungspreise für die Kunden im Jahr 2009 um 6 % gesenkt werden. Im Jahr 2009 wurde aber auch der Weg der weiteren Professionalisierung fortgesetzt. So wurden die Verrechnungsprozesse durch Umsetzung der für die Tätigkeit der Agentur bestimmenden Bundeshaushaltsverordnung 2009 weiter standardisiert, die internen Planungs- und Steuerungsinstrumente verfeinert und die Grundlagen für eine einheitliche Prüfungsplanung, -durchführung und Berichterstattung weiterentwickelt. Ein Zeichen des Vertrauens unserer Kunden in die Kompetenz, Verlässlichkeit und Leistungsfähigkeit der Buchhaltungsagentur zeigt die Entwicklung der Zusatzleistungsstunden. So stieg im Jahr 2009 das Auftragsvolumen um 45 % an. Dies war besonders auf eine verstärkte Beauftragung von Prüfungen im Bereich der Förderungsabrechungen zurückzuführen. Zusammenfassend ist das positive operative Geschäftsjahr 2009 für die Agentur gleichzeitig Auftrag und Verpflichtung, den erfolgreichen Weg der ersten fünf Jahre fortzusetzen und insbesonders als zentrales Dienstleistungsunternehmen für das Rechnungswesen des Bundes, sich regelmäßig den Fragen der Wirtschaftlichkeit der Leistungen und der Kosteneffizienz zu stellen, um so der Akzeptanz der Kunden gerecht werden zu können. vorwort 6/7 Mag. Helmut Brandl Geschäftsführer

4 Einrichtungen

5 der aufsichtsrat Gruppenleiter Dipl.-Kfm. Eduard Müller, Vorsitzender (BMF) Sektionschef Dr. Arthur Winter, Stellvertreter des Vorsitzenden (BMF) (bis ) Ministerialrat Mag. Manfred Lödl, Stellvertreter des Vorsitzenden (BMF) (ab ) Ministerialrat Christian Ihle, CMC (BMF) Amtsdirektor Hofrat Johann Reither (BKA) (bis ) Mag. Karin Holzer (BKA) (ab ) Brigadier Mag. Harald Leopold (BMLVS) (bis ) Brigadier Mag. Johann Kogler (BMLVS) (ab ) Sektionschef Dr. Helmut Walla (BMASK) Leitende Staatsanwältin Dr. Monika Zbiral (BMJ) Sektionschef Dr. Franz Einzinger (BMI) Sektionschef Mag. Christian Weissenburger (BMVIT) Interessenvertreter der Arbeitnehmer Amtsdirektor Leonhard Pint Amtsdirektor Herwig Gassner Amtsdirektor Gerhard Schuh Amtsdirektorin Anna Freh Fachoberinspektorin Ingrid Huber (bis ) Amtsdirektor Helmut Dietrich (ab ) einrichtungen 10/11

6 der beirat Management der Buchhaltungsagentur Der Beirat besteht aus Vertretern aller haushaltsleitenden Organe mit den Aufgaben der Informationssicherstellung zwischen Kunden und Buchhaltungsagentur sowie der Abgabe von Empfehlungen. GESCHÄFTSFÜHRER Mag. Helmut Brandl Sektionschef Dr. Helmut Moser, Vorsitzender (BMUKK) Abteilungsleiter Dipl.-Kfm. Peter Wanka, Stellvertreter des Vorsitzenden (BMWF) Amtsdirektor Karl Greulberger (BMJ) Ministerialrätin Mag. Anna Hobek (BKA) Ministerialrat Mag. Christoph Jackwerth (BMeiA) Amtsdirektor Roland Haas, MSc (BMF) Dr. Eleonore Dietersdorfer (BMG) Ministerialrat Gerhard Zeller (BMI) Sektionschef Ing. Dr. Hans-Günter Gruber (BMLFUW) OberstdIntD Mag. Dietmar Schinner (BMLVS) Amtsdirektor Reg.Rat Heinz Weber (BMASK) Ministerialrat Dr. Michael Stanger (BMVIT) Ministerialrätin Dr. Christiana Steffek-Hoffmann (BMWFJ) Ministerialrat Dr. Rudolf Prasser (Präs.Kzl.) Amtsdirektor Emil Fuchs (Parl.Dion) Amtsdirektor Rudolf Langer (Parl.Dion) Ministerialrat Dr. Walter Sommerauer (RH) Amtsdirektorin Gertraud Horanek (VfGH) Amtsdirektorin Karin Mach-Dostal (VwGH) Ministerialrat Dr. Reinhard Binder-Krieglstein (VA) RECHTSGESCHÄFTLICHE VERTRETUNG Prokurist Mag. Florian Pock, MBA Leiter Stab Finanzen und Personal Handlungsbevollmächtigter Franz Ternyak Leiter Bereich 3 BEREICHSLEITER Andreas Böhm Bereich Service Franz Schuster, MBA Bereich 1 Franz Hödl Bereich 2 Franz Ternyak Bereich 3 Karl Pfeiffer Bereich 4 Gerhard Pölzl Bereich 5 Helmuth Tamesberger Bereich 6 Erich Maierhofer Bereich 7 einrichtungen 12/13

7 Geschichte

8 die geschichte des österreichischen haushaltswesens Betrachtet man die Verwaltung Österreichs aus historischer Perspektive, ist diese untrennbar mit der Entwicklung der habsburgischen Länder verbunden. Die Haushaltsordnung oder Staatsverrechnung im Besonderen hat ihre Anfänge bereits um das Jahr 1491, als Kaiser Maximilian I. in Innsbruck eine Kollegiale Kammer, die jährlich einen Auszug alles Ausgebens und Einnehmens zu verfassen und an den Generalschatzmeister zu senden hatte, errichtete. Bis ins 18. Jahrhundert wurde das staatliche Rechnungswesen sehr differenziert geführt, was zu einer beträchtlichen Zersplitterung und Unübersichtlichkeit der Staatsfinanzen führte. In der 2. Hälfte des 18. Jahrhunderts entwickelte Johann Mathias Puechberg ein Rechnungswesen, welches erstmals zwischen zeit- und sachgeordneter Verrechnung unterschied, was aus heutiger Sicht bahnbrechend und zukunftsweisend war und bis in unsere Tage ein Prinzip des modernen Rechnungswesens ist. Im 20. Jahrhundert erfuhr das staatliche Haushaltswesen verschiedenste Reformen, die in den 60er Jahren mit der Neuorganisation des Ansatz- bzw. Kontenplans und der Anbindung sämtlicher Buchhaltungen des Bundes an die automatisierte Datenverarbeitung des damaligen Zentral- und Besoldungsamtes ihren Niederschlag fanden wurde das Zentral- und Besoldungsamt bereits wieder aufgelöst und durch das neu geschaffene Bundesrechenamt (heute Bundesrechenzentrum Ges.m.b.H) ersetzt und gleichzeitig die bereits eingeführte Phasenbuchführung als zentrales Element der Verrechnung etabliert. staatsschuldverschreibung 1868 Im Jahr 1986 erfolgte die lang erwartete Beschlussfassung über das Bundeshaushaltsgesetz 1986 (BGBl. Nr. 213/1986), welches die Haushaltsführung des Bundeshaushalts regelt. Das Haushaltsrecht des Bundes befindet sich derzeit aufgrund der Ende 2007 beschlossenen Haushaltsrechtsreform im Wandel. Die österreichische Haushaltsrechtsreform hat aufbauend auf internationalen Erfahrungen eine verbesserte Steuerung des Budgets als Zielsetzung. In einer ersten Etappe wurde 2009 ein Bundesfinanzrahmengesetz mit verbindlichen Ausgabenobergrenzen für eine mehrjährige Budgetplanung eingeführt. Diese Obergrenzen werden auf der Ebene von fünf Rubriken jeweils rollierend für vier Jahre im Voraus verbindlich festgelegt. Ergänzend wurden Anreize für einen sparsameren Umgang mit Steuergeldern für die Ressorts geschaffen, indem die Rücklagenfähigkeit von am Jahresende nicht verwendeten Mitteln ermöglicht wurde. Somit wird jeder Minister bzw. jede Ministerin zum eigenen Finanzminister bzw. zur eigenen Finanzministerin. Das neue Bundeshaushaltsgesetz (BHG 2013) wurde am 11. Dezember 2009 im Parlament einstimmig beschlossen und tritt mit 1. Januar 2013 in Kraft. Die zweite Etappe ab 2013 beinhaltet neuen Grundsätze der Haushaltsführung, wie die Wirkungsorientierung inklusive Gender Budgeting, die Transparenz, die Effizienz und die getreue Darstellung der finanziellen Lage. Somit ermöglicht das BHG 2013 eine ausreichend operative Flexibilität für die Verwaltung, volle Transparenz über die Vermögens-, Ergebnis- und Finanzlage des Bundes und eine Zusammenführung von Ressourcen- und Wirkungsverantwortung. Dies erfolgt einerseits durch eine neue Budgetstruktur und eine damit verbundene ergebnisorientierte Steuerung der haushaltsführenden Stellen und andererseits durch eine Weiterentwicklung des Rechnungswesens im Sinne eines Umstiegs von der traditionellen Kameralistik auf ein an kaufmännischen Gesichtspunkten orientiertes Rechnungswesen (Doppik). teilheft zum jahresbudget 1888 geschichte 16/17

9 von den haupt-buchhaltereyen zur buchhaltungsagentur des bundes 1761 ordnete Kaiserin Maria Theresia eine strukturelle Neuordnung des staatlichen Finanz- und Rechungswesens an und richtete drei voneinander unabhängige Einrichtungen ein: Die Hof-Cammer (heute vergleichbar mit dem Finanzministerium); die Generalcassa und die Rechen-Cammer (oberste Rechungskontrollbehörde - vergleichbar mit dem heutigen Rechnungshof). Mit Handschreiben vom 23. Dezember verfügte sie, Nach Neugründung wurden sämtliche Hofbuchhaltungen und die Landesbuchhaltungen (mit Ausnahme jener Ungarns, Siebenbürgens und des Banats) - mit insgesamt Bediensteten - wieder der obersten Rechnungskontrollbehörde unterstellt wurden letztendlich alle Staats-Zentral-Buchhaltungen und die Buchhaltungen in den Kronländern - mit insgesamt Buchhaltereybeamten - der obersten Rechnungskontrollbehörde unterstellt. Die 2. Hälfte des 19. Jahrhunderts war von weitreichenden Reformmaßnahmen in der öffentlichen Verwaltung geprägt. So fasste das Herrenhaus 1862 den Beschluss, Was aber insbesondere die neu zu errichtende Rechen- Cammer anbetrifft; So sollen unter ihr Meine bisherigen Haupt-Buchhaltereyen vereiniget, werden. Mit dieser Verfügung wurden 11 Buchhaltereyen in Wien und 9 Gubernial- ( Länder -)Buchhaltereyen dem Rechnungshof unterstellt. Die Unterstellung der Buchhaltungen unter die jeweils bestehende oberste Rechnungskontrollbehörde blieb die nächsten 100 Jahre bestehen. Nur zwischen 1801 und 1805 verloren die Buchhaltungen aufgrund der Auflösung der Rechnungskontrollbehörde ihre organisatorische Unabhängigkeit von den Verwaltungs- (Hof-)Stellen und waren in die Administration eingegliedert. Die Klärung der Frage, ob die Buchhaltungen weiter der Rechnungskontrollbehörde zur Wahrnehmung der Kontrolltätigkeit unterstellt bleiben sollten, dauerte fast drei Jahre. Mit kaiserlicher Verordnung vom 21. November 1866 wurden die Buchhaltungen in die jeweiligen Ministerien eingegliedert. Die Eingliederung der Buchhaltungen in die Verwaltungsbehörden blieb beinahe 150 Jahre unverändert bestehen. Im Jahr 2001 wurde mit Beschluss des Ministerrats eine umfassende Reform des Buchhaltungs- und Kassenwesens des Bundes eingeleitet. Zu diesem Zeitpunkt bestanden 79 Buchhaltungen mit insgesamt Bediensteten. Bis Mitte 2004 war die Zusammenfassung der Buchhaltungen zu insgesamt 13 Buchhaltungen vorgesehen. Mitte 2003 war ein 1. Zwischenschritt mit der Zusammenführung zu 32 Buchhaltungen mit insgesamt Bediensteten erreicht. Der Ministerrat beschloss am 23. Juni 2003 jedoch eine weiter gehende Verwaltungs- und Organisationsreform der Bundesbuchhaltungen: die Zusammenfassung aller Buchhaltungen und Ausgliederung in Form einer eigenen juristischen Person. Der Nationalrat fasste am 25. März 2004 den Gesetzesbeschluss über die Errichtung der Buchhaltungsagentur des Bundes (BGBl. 37/2004). Die Buchhaltungsagentur des Bundes nahm im Juli 2004 den Teilbetrieb und ab 1. Jänner 2005 den Vollbetrieb mit insgesamt 580 Mitarbeitern auf. geschichte 18/19

10 Über uns

11 die buchhaltungsagentur des bundes kurz vorgestellt Einzigartig - die Buchhaltungsagentur des Bundes ist eine zentrale Serviceeinheit in Österreich. Vor einigen Jahren wurde die Buchhaltung des Bundes noch von 79 verschiedenen, voneinander unabhängigen Organisationseinheiten durchgeführt. Im Jahr 2004 erfolgten die Zusammenführung der Buchhaltungsaufgaben und die Ausgliederung in die Buchhaltungsagentur. Die zentrale Wahrnehmung der Buchhaltungsaufgaben ermöglichte eine deutliche Effizienzsteigerung. Jährlich werden rund 2,37 Millionen Buchungen mit einem Volumen von rund 130 Milliarden Euro durchgeführt. Die Buchhaltungsagentur beschäftigt rund 580 Mitarbeiter. Eine flächendeckende Bereitstellung aller Leistungen ermöglicht unsere regionale Aufbaustruktur, da neben dem Hauptsitz in Wien noch weitere Geschäftsstellen in Graz (mit einer Abteilung in Klagenfurt), Linz (mit einer Abteilung in Salzburg) sowie in Innsbruck (mit einer Abteilung in Feldkirch) eingerichtet sind. Unsere Mitarbeiter verfügen über ein einzigartiges Fachwissen und eine langjährige Erfahrung im öffentlichen Rechnungswesen. Sie tauschen ihre Erfahrungen untereinander aus, um eine möglichst einheitliche und kostengünstige Lösung der Aufgabenstellungen für alle Kunden gewährleisten zu können. UNSERE KUNDEN UNSERE LEISTUNGEN Zu unseren Kunden zählen sämtliche Bundesministerien, die obersten Organe sowie die vom Bund verwalteten Rechtsträger, wie beispielsweise das Arbeitsmarktservice, der Nationalfonds und der allgemeine Entschädigungsfonds. Die gesetzliche Verpflichtung der Kunden, die Buchhaltungsaufgaben von der Buchhaltungsagentur durchführen zu lassen, ist für die Mitarbeiter der Buchhaltungsagentur ein besonderer Auftrag. Wir betreuen das Rechnungswesen von rund 500 Buchungskreisen der anweisenden Organe sowie rund 720 Kassen und deren Jahresabschlussarbeiten. Die Buchhaltungsagentur führt auch regelmäßig Nachprüfungen über die Geld-, Wertpapier- und sonstige Sachenverrechnung des Bundes durch. Weiters erbringt die Buchhaltungsagentur für viele Kunden Zusatzleistungen, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Haushaltsverrechnung stehen, aber nicht Teil der gesetzlich übertragenen Kernleistungen sind. KOMPETENTE, VERLÄSSLICHE BETREUUNG Wir bieten österreichweit kompetente und verlässliche Ansprechpartner, die eine fachkundige Beratung und Unterstützung gewährleisten. Um unsere Kunden bestmöglich betreuen zu können, stehen für jeden Kunden Ansprechpartner (Key- Account-Manager) zur Verfügung. GESETZLICHE GRUNDLAGE TRANSPARENTE VERRECHNUNG Die gesetzliche Grundlage bildet das Gesetz zur Errichtung der Buchhaltungsagentur (BHAG-G, BGBl. 37/2004 idgf). Die Leistungserbringung durch die Buchhaltungsagentur sowie die zu leistenden Entgelte der Kunden basieren auf einem Rahmenvertrag zwischen der Republik Österreich, vertreten durch den Bundesminister für Finanzen, und der Buchhaltungsagentur des Bundes. Die Rahmenbedingungen zur Erfüllung der Buchhaltungsaufgaben finden sich im Bundeshaushaltsgesetz 1986 (BHG 1986, BGBl. 213/1986) sowie in der Bundeshaushaltsverordnung 2009 (BHV 2009, BGBl. 489/2008). KOSTEN UNSERER LEISTUNGEN Die Buchhaltungsagentur ist nicht auf Gewinn ausgerichtet, sondern verrechnet ihre Leistungen aufgrund einer transparenten Preisgestaltung nach dem Kostendeckungsprinzip. über uns 22/23

12 organisation der buchhaltungsagentur unsere werte Die Buchhaltungsagentur wird durch einen Geschäftsführer geleitet und dieser wird bei der Erfüllung der Aufgaben durch die Stäbe Finanzen Personal DAZU STEHEN WIR Wir sind stets bemüht, unsere Werte in den Arbeitsalltag bestmöglich zu integrieren und im Unternehmen zu leben. Unsere Werte werden in einem Wertedreieck dargestellt. Interne Revision Key-Account-Koordination unterstützt. Die Kunden der Buchhaltungsagentur sind den Bereichen 1 bis 7 organisatorisch und regional zugeordnet. Dies sichert individuelle und kundennahe Serviceleistungen. Jeder Kunde wird von mindestens einem Key-Account-Manager (KAM) betreut, der als Bindeglied zwischen der Buchhaltungsagentur und den Kunden fungiert und ein bestmögliches Kommunikationsnetz entwickelt. Der Bereich Service unterstützt die operativen Bereiche (interne Kunden) in den Funktionen Facility-Management, Logistik, Organisationsentwicklung und IT-Betreuung. Für den Unternehmenserfolg wesentliche Aufgaben (in- und externe Kommunikation, Ausund Weiterbildung sowie die Koordination der Verrechnung und Nachprüfung) werden durch keine eigenständigen Organisationseinheiten, sondern projektorientiert durch Bereichsleiter wahrgenommen. KOMPETENT Fachkompetenz durch laufende Aus- und Weiterbildung; Veränderungsbereitschaft aufgrund externer und interner Anforderungen; VERLÄSSLICH Verantwortung gegenüber dem Kunden, dem Unternehmen und den Mitarbeitern; Erreichen der Unternehmensziele unter Berücksichtigung von Gerechtigkeit und Menschlichkeit; TRANSPARENT Nachvollziehbarkeit aller unserer Entscheidungen und Maßnahmen; Offene, ziel- und zeitgerechte Kommunikation und Information. Struktureller Aufbau über uns 24/25

13 die buchhaltungsagentur als arbeitgeber für bedienstete verschiedener dienstrechte wir sind offen für aus- und weiterbildung Mit Gründung der Buchhaltungsagentur war klar, dass Bedienstete unterschiedlicher Dienstrechte zusammentreffen werden. Ein jährlicher Schulungskatalog, der zielgruppenorientiert aufgebaut ist und zahlreiche interne und externe Seminare beinhaltet, bietet den Mitarbeitern ein Angebot, sich auf ihre vielfältigen Aufgaben optimal vorzubereiten. DIENSTRECHTE, DIE IN DER BUCHHALTUNGSAGENTUR ANWENDUNG FINDEN AUS- UND WEITERBILDUNG 2009 Ein Großteil der Mitarbeiter kommt aufgrund der beruflichen Herkunft aus dem Beamtenbereich. Für diese Gruppe gilt das Beamtendienstrechtsgesetz Weiters finden für diesen Personenkreis auch das Gehaltsgesetz 1956 und das Pensionsgesetz 1965 Anwendung. Beamte wurden bei Gründung der Buchhaltungsagentur in das Amt der Buchhaltungsagentur versetzt. Das Amt der Buchhaltungsagentur ist beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) angesiedelt und wird vom Geschäftsführer der Buchhaltungsagentur geleitet. Im Instanzenzug ist das Bundesministerium für Finanzen übergeordnete Behörde. Vertragsbedienstete, die ebenfalls aus ihren Dienststellen in die Buchhaltungsagentur versetzt worden sind, wurden Bedienstete der Buchhaltungsagentur. Für sie hat weiter das Vertragsbedienstetengesetz 1948 Gültigkeit. Den dritten Personenkreis bilden die Angestellten. Deren Arbeitsverhältnis regelt der zwischen der Buchhaltungsagentur und der Gewerkschaft öffentlicher Dienst im Jahr 2008 abgeschlossene Kollektivvertrag. Dienstrechte in der Buchhaltungsagentur Basierend auf dem Gesamtkonzept der Grundausbildung, welches in modularer Form aufgebaut ist, insgesamt 11 Einheiten umfasst und den Kursteilnehmern ein fundiertes Basiswissen vermittelt, wurde 2009 ein Lehrgang mit insgesamt 14 Teilnehmern abgehalten. Im Rahmen der berufsbegleitenden Weiterbildung wurden für die Zielgruppen der Abteilungsleiter und deren Stellvertreter weiterführende Schulungen in der Management- und Persönlichkeitsausbildung angeboten. Die IT-Ausbildung mit der Vertiefung der Kenntnisse in HV-SAP hat in der Buchhaltungsagentur einen hohen Stellenwert. Im Jahr 2009 wurde bei den Mitarbeitern die Persönlichkeitsausbildung als weiterer Schwerpunkt gesetzt Ausbildungstage (gesamt) davon Fachausbildung LEHRLINGSAUSBILDUNG 2009 Uns liegt das Wohl der Jugend am Herzen. Deshalb bilden wir seit 2005 jährlich mit Erfolg Lehrlinge zu Verwaltungsassistenten aus. Waren es am Beginn 5 Lehrlinge, die in den verschiedenen Bereichen ihre Ausbildung begannen, so ist die Zahl bis 2009 auf 10 Auszubildende gestiegen. Ziel der Ausbildung ist es, den Lehrlingen ein entsprechendes Basiswissen zu vermitteln, um sie nach Abschluss der Ausbildung nahtlos in den Arbeitsprozess einbinden zu können. BETRIEBSVEREINBARUNGEN SCHAFFEN IN DER BUCHHALTUNGSAGENTUR TRANSPARENZ UND GLEICHHEIT Zu wichtigen Themen, wie z. B. zur Dienstzeitregelung, wurden zwischen der Geschäftsführung und dem Betriebsrat Betriebsvereinbarungen abgeschlossen. Betriebsvereinbarungen tragen zur Stabilität des Unternehmens bei. Lehrlinge der Buchhaltungsagentur Im Jahr 2009 ist die Buchhaltungsagentur dem Pakt für Lehrlinge des Bundesministeriums für Wirtschaft, Familie und Jugend beigetreten. Gemeinsam mit zahlreichen anderen Unternehmen in Österreich setzen wir damit ein wichtiges Zeichen für die Bedeutung der Lehrlingsausbildung und damit für eine positive Entwicklung der österreichischen Wirtschaft Lehrlinge über uns 26/27

14 betriebsrat, gender, jugendvertrauensrat, behindertenvertrauensperson, wichtige themen im unternehmen Einer für alle - Bedienstete mit unterschiedlichen dienst- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen werden von einem Betriebsrat vertreten. Ohne Unterschied wird bei Verhandlungen das Gemeinsame vor das Trennende gestellt. Dabei werden auch neue Wege gesucht und beschritten. Arbeitszufriedenheit fördern und dadurch optimale Motivation für Innovationen schaffen, ist für die Zukunft gefragt. Der Betriebsrat, am Puls der Wertschöpfung, bringt rechtzeitig Gefahrenstellen zum Vorschein und unterstützt eine positive Weiterentwicklung. JUGENDVERTRAUENSRAT Die Zukunft der Buchhaltungsagentur liegt in der Ausbildung von engagierten und kompetenten jugendlichen Arbeitnehmern. Damit Arbeitsqualität und Vertrauen der Kunden gesichert werden können, werden große Anstrengungen unternommen. Als Lohn für die jahrelangen Bemühungen winkt ein attraktiver und sicherer Arbeitsplatz in der Buchhaltungsagentur. GENDER IN DER BUCHHALTUNGSAGENTUR In der Buchhaltungsagentur wurde sehr rasch eine Arbeitsgruppe für Gleichbehandlungsfragen installiert. Diese befasste sich auch mit Fragen der Diskriminierung im Sinne des Bundes-Gleichbehandlungsgesetzes. Heute zählt zu den Hauptaufgaben die Teilnahme an Hearings bei Arbeitsplatzbesetzungen sowie die Kontrolle von internen Texten und Ausschreibungen auf gendergerechte Formulierungen. Außerdem ist für die laufende Betreuung und Beantwortung von strittigen Fragen ein begleitendes Service eingerichtet. Der erst kürzlich eingeführte Kollektivvertrag wurde so gestaltet, dass gleiche Entlohnung für gleiche Arbeit zwingend vorgesehen ist. Stefanie riedl (JVR) Leonhard Pint (BR Vorsitzender) Heinz Aldrian (BVP) Elisabeth Gütl (GBB) BEGÜNSTIGTE BEHINDERTE Barrierefreiheit ist in der Buchhaltungsagentur nicht nur in der Ergonomie am Arbeitsplatz, sondern auch im Sicherheitsbereich gefordert. Im Bereich Brandschutz wurden die Evakuierungspläne auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt, optische Alarmanlagen installiert sowie ein spezieller Evakuierungsplatz für Mitarbeiter mit Mobilitätseinschränkungen errichtet. Bei Informationsveranstaltungen und Schulungen werden Gebärdendolmetscher organisiert, beim Auftreten von Konflikten am Arbeitsplatz speziell ausgebildete Arbeitsassistenten beigezogen. Es gibt keinerlei Unterschied bei der Entlohnung, beim Besuch von Kursen oder bei der Ablegung von Prüfungen zwischen begünstigten Behinderten und Mitarbeitern ohne spezielle Bedürfnisse. VERTRAUEN UND KONTROLLE Der Betriebsrat nimmt seine Aufgaben sehr ernst. Nicht nur für den Moment sollen Lösungen geschaffen werden, auch für die Zukunft muss ein solides Regelwerk vorhanden sein. In zahlreichen Besprechungen und Verhandlungen werden dabei die Themenfelder zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitervertretung ausführlich erörtert. Am Ende soll ein gemeinsames und von beiden Seiten vertretbares Produkt stehen. Frauen- und Männeranteil im Vergleich Auf Grund der gesetzlichen Vorgaben müsste das Unternehmen 22 begünstigte Behinderte beschäftigen. Diese Zahl wird bei weitem überschritten Begünstigte Behinderte über uns 28/29

15 stäbe der geschäftsführung Bereiche STAB FINANZEN Leitung: Mag. Florian Pock, MBA Neben der Unterstützung in Rechtsangelegenheiten deckt der Stab Finanzen die gesamte Einnahmen- und Ausgabenverrechnung - inkl. Kostenrechnung und Controlling - in Form der doppelten Buchführung (Doppik) für das Unternehmen Buchhaltungsagentur ab. BEREICH SERVICE Leitung: Andreas Böhm (Projektkoordinator) Unterstützt die operativen Bereiche (interne Kunden) in den Funktionen Facility Management, Logistik, Organisationsentwicklung und IT-Verwaltung STAB PERSONAL Leitung: Barbara Duppich, Dipl. Juristin Sämtliche Tätigkeiten der Personalverwaltung für rund 580 Mitarbeiter werden durch den Stab Personal abgewickelt. STAB INTERNE REVISION Leitung: Georg Lachmayer Mehrwerte schaffen und Geschäftsprozesse verbessern damit sind die Hauptziele definiert. Die interne Revision führt im Auftrag des Geschäftsführers objektive und unabhängige Prüfungen durch. STAB KEY-ACCOUNT-KOORDINATION Leitung: Franz Ternyak Der Stab Key-Account-Koordination hat die Aufgabe, die Kundenbeziehungen zu koordinieren und dabei sicherzustellen, dass jeder Kunde optimal betreut wird. BEREICH 1 Leitung: Franz Schuster, MBA (Prüfungskoordinator) Kunden: Bundesministerium für Landesverteidigung und Sport Bundesministerium für Inneres mit den nachgeordneten Bundesdienststellen in den Ländern Wien, Niederösterreich und Burgenland BEREICH 2 Leitung: Franz Hödl (Verrechnungskoordinator) Kunden: Bundeskanzleramt Bundesministerium für Land und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft Bundesministerium für Gesundheit Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten Adresse: Buchhaltungsagentur des Bundes Dresdner Straße Wien Tel.-Nr Bundesministerium für Unterricht, Kultur und Kunst Verfassungsgerichtshof Verwaltungsgerichtshof mit den nachgeordneten Bundesdienststellen in den Ländern Wien, Niederösterreich und Burgenland über uns 30/31

16 BEREICH 3 Leitung: Franz Ternyak (Key-Account Koordinator) Kunden: Bundesministerium für Finanzen Bundesministerium für Justiz Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie Rechnungshof Volksanwaltschaft Parlamentsdirektion BEREICH 5 Leitung: Gerhard Pölzl (Kommunikationskoordinator) Kunden: nachgeordnete Bundesdienststellen in den Ländern Steiermark und Kärnten Adresse: Buchhaltungsagentur des Bundes Kärntner Straße Seiersberg Tel.-Nr Präsidentschaftskanzlei Österreichische Bundesfinanzierungsagentur mit den nachgeordneten Bundesdienststellen in den Ländern Wien, Niederösterreich und Burgenland BEREICH 4 Leitung: Karl Pfeiffer Kunden: Bundesministerium für Arbeit, Soziales und Konsumentenschutz Bundesministerium für Unterricht, Kultur und Kunst Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung BEREICH 6 Leitung: Helmuth Tamesberger (Informationssicherheitsbeauftragter) Kunden: nachgeordnete Bundesdienststellen in den Ländern Oberösterreich und Salzburg Adresse: Buchhaltungsagentur des Bundes Prunerstraße Linz Tel.-Nr Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend Bundesministerium für Gesundheit Arbeitsmarktservice mit den nachgeordneten Bundesdienststellen in den Ländern Wien, Niederösterreich und Burgenland BEREICH 7 Leitung: Erich Maierhofer (Bildungskoordinator) Kunden: nachgeordnete Bundesdienststellen in den Ländern Tirol und Vorarlberg Adresse: Adresse der Bereiche Service und 1 bis 4 Buchhaltungsagentur des Bundes Dresdner Straße Wien Tel.-Nr über uns 32/33 Buchhaltungsagentur des Bundes Innrain Innsbruck Tel.-Nr

17 Geschäftsfelder

18 allgemeines Die Buchhaltungsagentur des Bundes ist ein Dienstleistungsunternehmen der Republik Österreich und erbringt Rechnungswesenleistungen für Bundesdienststellen nach dem Buchhaltungsagenturgesetz (BHAG-G, BGBl. 37/2004 idgf). Der Buchführungspflicht für Bundesdienststellen wird unter Einsatz moderner Softwareprodukte entsprochen. Um die Art der zu erbringenden Leistungen besser definieren zu können, wurde zwischen der Republik Österreich, vertreten durch das Bundesministerium für Finanzen, und der Buchhaltungsagentur des Bundes eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Die Rahmenvereinbarung regelt, in welcher Art und Weise die gesetzlich übertragenen Aufgaben erfüllt werden. Die Buchhaltungsagentur ist zur Erbringung dieser Leistungen verpflichtet. Weiters beinhaltet die Rahmenvereinbarung die Grundsätze für das durch die Bundesdienststellen zu leistende Entgelt. Neben den gesetzlich festgelegten Leistungen kann die Buchhaltungsagentur auch Zusatzleistungen erbringen, die aber in einem Zusammenhang mit der Haushaltsverrechnung des Bundes stehen müssen. Deshalb wird zwischen Kernleistungen (verpflichtenden Leistungen) und Zusatzleistungen (vertraglichen Leistungen) unterschieden. Bei den Kernleistungen wird zwischen Verrechnungs-, Prüf- und sonstigen Leistungen unterschieden. Alle Leistungsarten werden durch die Buchhaltungsagentur unter Einhaltung einer festgelegten Leistungserbringungsfrist (Service-Level-Agreement) erbracht. 36/37 geschäftsfelder

19 kernleistung - nachprüfung kernleistung - verrechnung Die Buchhaltungsagentur des Bundes erbringt mit rund 120 Mitarbeitern in 10 Abteilungen unabhängige und objektive Prüfungsergebnisse. Diese Prüfleistungen erstrecken sich auf die gesamte Geld-, Wertpapier- und sonstige Sachenverrechnung des Bundes. Die Prüfungen sind von der Buchhaltungsagentur unangekündigt und fallweise wahrzunehmen. Neben der Prüfung in der Haushaltsverrechnung ist auch die Personalverrechnung des Bundes (Bundesbesoldung) durch die Buchhaltungsagentur zu prüfen. Alle anweisenden Organe, deren nachgeordnete Dienststellen und die von ihnen verwalteten Rechtsträger sowie die ausführenden Organe, die den Gebarungsvollzug sicherzustellen haben (Kassen, Zahlstellen, Wirtschaftsstellen und die Buchhaltungsagentur selbst), haben grundsätzlich einmal jährlich, jedenfalls aber einmal innerhalb von zwei Jahren, geprüft zu werden. NACHPRÜFUNG IN ZAHLEN Im Jahr 2009 wurden Dienststellen ( Dienststellen) geprüft. Die geleisteten Prüfungsstunden stiegen 2009 im Vergleich zu 2008 um 7,8 % an. Dieser Anstieg lässt sich insbesondere auf eine erstmals flächendeckend durchgeführte Selbstprüfung der Agentur zur Erhöhung der Gebarungssicherheit zurückführen Geprüfte Buchungskreise Prüfstunden ZIEL DER NACHPRÜFUNG Der Fokus der Nachprüfungen ist auf die Gewährleistung der Gebarungssicherheit sowie auf die Einhaltung der Haushalts- und Rechnungswesenvorschriften des Bundes gerichtet. Verglichen mit dem Gesamtleistungsportfolio der Buchhaltungsagentur stellt die Nachprüfung einen wesentlichen Teil der Kernleistungsaktivitäten dar. Anzahl der Buchungen im Vergleich Die rund 380 Mitarbeiter unserer 25 Verrechnungsabteilungen sorgen dafür, dass die von unseren Kunden beauftragten Zahlungen termingerecht geleistet, Einnahmen verbucht und ausständige Forderungen eingemahnt werden. Sie tragen damit wesentlich zur Erbringung der Kernleistungen der Buchhaltungsagentur bei. VERRECHNUNG IN ZAHLEN Der Zahlungsverkehr wird über 297 Subkonten zu den Hauptkonten des Bundes abgewickelt. Im Jahr 2009 wurden rund 130 Milliarden Euro über diese Konten bewegt, etwa 2,37 Millionen Buchungen wurden von unseren Verrechnungsabteilungen in rund 500 Buchungskreisen der anweisenden Organe bearbeitet. Weiters wurden rund 720 Kassen des Bundes im Rechnungswesen und bei deren Jahresabschlusserstellung betreut. Von 2005 auf 2009 sind die von der Buchhaltungsagentur durchgeführten Buchungen angestiegen wir verzeichnen hier einen Zuwachs um rund 10 %. Dieser Anstieg ist vor allem auf die Eingliederung von Kassen in das elektronische Haushaltsverrechnungssystem SAP zurückzuführen. In den nächsten beiden Jahren erwarten wir einen weiteren Zuwachs. ÜBERNAHME VON KASSABUCHFÜHRENDEN DIENSTSTELLEN IN DAS HV-SAP-SYSTEM 2009 wurden im Zuge der Eingliederung von Kassen in das elektronische Verrechnungssystem SAP 83 Dienststellen erfolgreich umgestellt. 38/39 geschäftsfelder

20 zusatzleistungen VERWENDETE EDV-SYSTEME Das führende EDV-System für die Haushaltsverrechnung des Bundes ist HV- SAP. Darüber hinaus kommen aber auch sogenannte Fremdapplikationen zum Einsatz, deren Daten über eine Schnittstelle in das HV-SAP-System transferiert werden. Unsere Mitarbeiter haben daher auch entsprechende Kenntnisse in diesen Applikationen. Als größte Anwendungen sind hier die Applikationen Arbeitslosenversicherung (Bundesministerium für Arbeit, Soziales und Konsumentenschutz), Finanzschulden (Bundesministerium für Finanzen) und Unterhaltsvorschüsse (Bundesministerium für Justiz) anzuführen. ELEKTRONISCHE BELEGÜBERMITTLUNG Die Nutzung des elektronischen Aktes (ELAK) und der technischen ELAK-SAP- Koppelung sowie der vermehrte Einsatz des SAP-Workflow bei unseren Kunden wirken sich maßgeblich auf den physischen Posteingang der Buchhaltungsagentur aus die klassische Übermittlung physischer Belege wird zusehends durch die elektronische Belegübermittlung abgelöst. In den vergangenen fünf Jahren ist ein Rückgang um 41 % von rund auf eingelangte physische Belege zu verzeichnen. Die Vorteile einer elektronischen Belegübermittlung liegen vor allem in der kürzeren Bearbeitungszeit von der Unterfertigung einer Anordnung bis zur Buchung des Belegs sowie der Online-Verfügbarkeit der elektronischen Belege. Davon profitieren schlussendlich alle mit der Haushaltsführung befassten Stellen (Kunden, Buchhaltungsagentur, Rechnungshof). AUSBLICK Bei der weiteren Eingliederung von Kassen in das elektronische Verrechnungssystem SAP werden wir unsere Kunden bestmöglich unterstützen. Dies kann, je nach Vereinbarung mit dem Kunden, in Form von HV-SAP-Basisschulungen oder auch als Betreuung vor Ort geschehen. Unsere Kunden können sich auf das fundierte Wissen unserer Mitarbeiter verlassen. Anzahl der physischen Belege im Vergleich 40/41 geschäftsfelder Bei den Zusatzleistungen handelt es sich um vertraglich festgelegte Leistungen. Für die Erbringung solcher Leistungen muss ein Zusammenhang mit der Haushaltsverrechnung des Bundes gegeben sein und daneben auch eine schriftliche Vereinbarung geschlossen werden. Durch die Übernahme von Zusatzleistungen darf die Erfüllung der gesetzlich festgelegten Leistungen nicht gefährdet werden. Im Jahr 2009 wurden durch die Buchhaltungsagentur unter anderem folgende Zusatzleistungen erbracht: Prüfung von Förderabrechnungen; Prüfung von Betriebskostenabrechnungen; Buchführung für sonstige Rechtsträger des Bundes (Fonds); Vortrags- und Schulungstätigkeiten. ZUSATZLEISTUNG IN ZAHLEN Im Jahr 2009 wurden 34 Zusatzverträge abgeschlossen. Die dadurch erbrachten Leistungsstunden stiegen 2009 im Vergleich zu 2008 um 45,4 % an. Der wesentlichste Anteil lässt sich auf die erstmalige Prüfung von Förderarbrechnungen (Kurzarbeitsbeihilfe) zurückführen Verträge Leistungsstunden Gerne übernehmen wir Aufträge von Kunden, die im Zusammenhang mit der Haushaltsverrechnung des Bundes stehen.

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