Verbesserung des Inputmanagements durch optimierten Output

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1 Verbesserung des Inputmanagements durch optimierten Output Peter Manias Consultec Dr. Ernst GmbH

2 Agenda Optimales Inputmanagement Einflussgrößen auf Inputmanagement Einfluss des Output- auf das Inputmanagement Optimierungsmaßnahmen ein Überblick

3 Was ist Inputmanagement? Eingehende Dokumente für die Bearbeitung im Unternehmen aufbereiten für das gesamte Unternehmen für einzelne Unternehmensbereiche ggf. inkl. einer Vorverarbeitung ggf. inkl. der Verarbeitung selber Inputmanagement ist die zentrale (und vielfach bereits zentralisierte) Dienstleistung für die effiziente Bearbeitung eingehender Schreiben

4 Wie sieht optimales Inputmanagement aus? Ein eingehendes Dokument löst einen Geschäftsvorfall aus, der möglichst vollautomatisch bearbeitet werden kann. Dokument liegt digital vor ( oder gescannt) Absender wird automatisch erkannt Interner Empfänger wird automatisch erkannt Anliegen wird automatisch erkannt Alle benötigten Informationen für die Bearbeitung werden automatisch erkannt Erkannte Daten werden automatisch plausibilisiert und verarbeitet

5 Was ist im Inputmanagement suboptimal? Eine Auswahl Qualität der Referenzdaten ist für die Plausibilisierung nicht gut genug Die Prozesse sind in der gelebten Form für die Abbildung in einem überschaubaren Regelwerk nicht geeignet Es gibt (in manchen) Bereichen zu viel Input Absender kann nicht identifiziert werden Absender formuliert sein Anliegen nicht eindeutig Schreiben ist schlecht (maschinell) lesbar Es gibt zu viel Input per Papier

6 Was ist Outputmanagement? Schriftlich ausgehende Informationen aufbereiten und versenden (unabhängig vom Medium) Dokumente erstellen Sendungen zusammenstellen ggf. Beilagen ergänzen Sendung zum Versand übergeben Outputmanagement ist vielfach (noch) dezentral organisiert

7 Wie beeinflusst Output den Input? Bis zu 30% des Outputs führen wieder zu einem Input Genutztes Medium Brief / Quantität z.b. schriftliche Nachfragen Qualität Verständlichkeit Vollständigkeit Reaktionsgeschwindigkeit auf Input Formale Gestaltung Personalisierung

8 Wie kann Output den Input optimieren? Digitale Medien aktiv fördern und Schriftform in der Kommunikation reduzieren Nicht in allen Bereichen möglich Rechtliche Risiken bewerten und vertretbare Restrisiken bewusst in Kauf nehmen Qualität der Inhaltsgenerierung steigern Fachlich: Prozessoptimierung, Qualifizierung Gestaltung Vereinheitlichung des Layouts Personalisierung des Outputs Vorausgefüllte Vordrucke für Rücksendung

9 Outputmanagement (oft) in der Praxis 1 -Server Fachabteilung Fachanwendung Massendruck Empfänger Einzeldruck Bis zu 30% Rückläufer

10 Outputmanagement (oft) in der Praxis 2 Technische Administration Fachliche Administration Qualitätssicherung Corporate Design

11 Outputmanagement (oft) in der Praxis 3

12 Was ist zu tun? Strategische Dimension der Abhängigkeiten von Input-und Outputmanagement erkennen Qualität des Outputs prüfen und ggf. optimieren Unternehmensweites Zusammenführen des Outputmanagements (organisatorisch u. technisch) Qualitätssicherung der Schnittstelle zwischen Inputund Outputmanagement sicherstellen

13 Erkenntnisse aus Projekten 1 Systeme für zentrales, medienunabhängiges Outputmanagement und Inputmanagement sind ausgereift und stellen die erforderlichen Funktionalitäten und Schnittstellen zur Verfügung. Das Wie macht den Unterschied

14 Erkenntnisse aus Projekten 2 Projektrisiken resultieren oft aus den erforderlichen organisatorischen Veränderungen für eine (maximale) Optimierung der Abläufe. Projekt konkurriert ggf. mit Aktivitäten anderer Interessengruppen Gewachsene Abläufe und Strukturen werden in Frage gestellt

15 Erkenntnisse aus Projekten 3 Projektsicherheit schaffen eine ehrliche und vollständige Analyse der Ausgangssituation eine Konzeption, die den fachlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen gerecht wird eine Systemauswahl, erst nachdem die Lösung fachlich konzipiert ist eine schrittweise Einführung unter Berücksichtigung aller ermittelten Anforderungen ein konsequentes Akzeptanzmanagement bei allen Interessenvertretern

16 Vielen Dank für Ihr Interesse! Consultec Dr. Ernst GmbH Ihre unabhängige Kompetenz für ausgezeichnete ECM-/DMS-Projekte

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