WIN-CASA 2009 HILFE Register Hilfe Register Verwaltung Register Verwaltung Gruppe Haus... 24

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1 Inhaltsverzeichnis WIN-CASA 2009 HILFE...23 Register Hilfe Register Verwaltung Register Verwaltung Gruppe Haus Haus - Daten - Register Haus...24 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten...24 Haus - Neu anlegen...25 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus neu anlegen...25 Haus - Kopieren...25 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus Kopieren...25 Haus - Löschen...25 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus Löschen...26 Weitere Funktionen...26 Weitere Funktionen - Erhöhungen...26 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Unterpunkt Erhöhungen (z.b. Hausgeld)...26 Auswahl nur sollstellen wenn Diff.>= XX EUR"...27 Weitere Funktionen - Kautionsverwaltung...28 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Kautionsverwaltung...28 Weitere Funktionen - Laufende Beleg-Nr Weitere Funktionen - Zählernamen...30 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Zählernamen...30 Weitere Funktionen - Dokumenten- und Nachweismanagement...31 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Unterpunkt Dokumente/Nachweise...31 Weitere Funktionen - Termine...36 Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Weitere Funktionen - Unterpunkt Termine...36 Weitere Funktionen - Sonderumlage...38 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Sonderumlage (WEG)...38 Weitere Funktionen - Beschlusssammlung...40 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Beschlusssammlung (WEG)...40 SE-Verwaltung (Sondereigentumsverwaltung)...41 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Sondereigentumsverwaltung...41 Module - Geräteverwaltung registrieren...43 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Geräteverwaltung...43 Weitere Funktionen - Anteile u. Zählerstände speichern...43 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Anteile und Zählerstände speichern...43 Weitere Funktionen - Anteile u. Zählerstände laden...44 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Anteile und Zählerstände laden...44 Konten...44 Konten - Kontenrahmen...44 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Konten

2 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Konten...44 Konten - Umlageschlüssel...47 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Umlageschlüssel...47 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Umlageschlüssel...47 Konten - Bestandskonten...48 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Bestandskonten (Banken, Kassen)...48 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Bestandskonten (Banken, Kassen)...48 Konten - Rücklagekonten...50 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Rücklagekonten...50 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten...50 Konten - Spezielle Konten zuordnen...51 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Spezielle Konten zuordnen...51 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Spezielle Konten zuordnen...51 Konten - Anfangsbestand (EB-Wert)...51 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Anfangsbestand (EB-Wert)...51 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB- Wert)...51 Sonstiges...52 Konten - Kontostände aktualisieren...52 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Konten - Schalter Sonstiges - Kontostände aktualisieren...52 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Kontostände aktualisieren...52 Konten - Hausanteile aktualisieren...53 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Konten - Schalter Sonstiges - Hausanteile aktualisieren...53 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Hausanteile aktualisieren...53 Konten - Alte Buchungen löschen...53 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Konten - Schalter Sonstiges - Alte Buchungen löschen Gruppe Wohnung Wohnung - Daten...53 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten...53 Wohnung - Neu anlegen...55 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter eine neue Wohnung anlegen...55 Wohnung - Löschen...56 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter eine neue Wohnung anlegen...56 Wohnung - Ausgezogene Bewohner...56 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Ausgezogene Bewohner...56 (Alter Stil: Menü Wohnung - Ausgezogene Bewohner)...56 Wohnung - Frühere Eigentümer...57 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Frühere Eigentümer...57 (Alter Stil: Menü Wohnung - Frühere Eigentümer) Gruppe Adressen Adressen Kontakte...57 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Kontakte...58 Adressen - Lieferanten...58 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Lieferanten...58 Adressen - Eigentümer...58 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Eigentümer...58 Verwalteliste...60 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Verwalter

3 1.4 Gruppe Einstellungen Verwaltung - Schalter Musterkonten...60 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Voreinstellungen - Schalter Musterkonten...60 Einstellungen - Schalter Einstellungen...61 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Voreinstellungen - Schalter Einstellungen Register Buchhaltung Gruppe Buchen Buchhaltung - Buchen...67 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Buchen - Schalter Buchen Gruppe Sollstellungen Buchhaltung - Automatische Sollstellung...72 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Schalter Automatische Sollstellung...72 Buchhaltung - Manuelle Sollstellung...74 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Schalter Manuelle Sollstellung...74 Buchhaltung - G/N Sollstellen...75 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Schalter G/N Sollstellen...75 (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Manuelle Sollstellung - Guthaben/Nachzahlung aus Fremdabrechnungen)...75 Buchhaltung - Sollstellung buchen...76 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Sollstellungen buchen...76 (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Sollstellung buchen) Gruppe Zahlungsverkehr Buchhaltung - Lastschriften erstellen...79 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Zahlungsverkehr - Schalter Lastschriften...79 (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Lastschriften erstellen)...79 Buchhaltung - Überweisungen...80 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Zahlungsverkehr - Schalter Überweisungen...80 (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Überweisungen erstellen) Gruppe Mahnliste Buchhaltung - Mahnliste...80 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Mahnliste - Schalter Mahnliste...80 (Alter Stil: Menü Listen - Mahnliste) Gruppe Modul Win-CASA Banking Modul registrieren...82 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Modul - Schalter Banking Modul...82 (Alter Stil: Menü Module - Win-CASA Banking Modul) Gruppe Zahlungsplaner Buchhaltung - Zahlungstermin...82 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Zahlungsplaner - Schalter Zahlungstermin...82 (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Zahlungstermine) Gruppe Konten Konten - DATEV-Export Modul registrieren...84 Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter DATEV-Export Register Listen Listen - Übersicht Bankkonten Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Übersicht Bankkonto...84 Listen - Kontoauszug Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Kontoauszug...85 Listen - Journal Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Journal

4 Listen - Buchungsübersicht nach Konten Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Buchungsübersicht nach Konten...89 Listen - Offene Posten Übersicht Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Offene Posten Übersicht...90 Listen Journal (Ist-Auswertung)...91 Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Journal (Ist-Auswertung)...91 Listen - Finanzstatus Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Finanzstatus)...91 Auswahlfeld Datum Listen - Zahlungsübersicht Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Zahlungsübersicht...92 Listen - Kontenblatt Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Kontenblatt...93 (Alter Stil: Menü Listen - Kontenblatt)...93 Listen - Einnahmen Listen - Saldenliste Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Saldenliste...95 Listen - Einzelkontoauszug Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Einzelkontoauszug...97 Listen - Schalter Eigentümer Registerreiter Listen - Schalter Eigentümer...98 Listen - Bewohner Registerreiter Listen - Schalter Bewohner Register Abrechnungen Abrechnungen - Hausabrechnung Registerreiter Abrechnungen - Bereich Einzelnes Objekt - Hausabrechnung Abrechnungen - Einnahme/Überschußrechnung Registerreiter Abrechnungen - Bereich Einzelnes Objekt - Einnahme/Überschußrechnung Abrechnungen - USt.-Liste Registerreiter Abrechnungen - Bereich Einzelnes Objekt - USt.-Liste Abrechnungen - Sammelabrechnungen Registerreiter Abrechnungen - Bereich Sammelabrechnung Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung Bewohner (Assistent) Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung Abrechnungen - WEG-Abrechnung (E/B getrennt bei Miet&WEG-Verwaltung) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter E/B getrennt - Punkt Abrechnungen - WEG-Abrechnung (E/B gemeinsam bei Miet&WEG-Verwaltung) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter E/B gemeinsam - Punkt Abrechnungen - Wirtschaftsplan (E/B gemeinsam) Registerreiter Abrechnungen - Register Wirtschaftsplan - Eigentümer und Bewohner gemeinsam oder nur Eigentümer Abrechnungen - Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen lt. 35a EStG Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Bescheinigung 35a - Punkt Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Bescheinigung 35a - Punkt Schalter Buchungsjournal drucken Abrechnungen - Kontroll-Listen Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Kontroll-Liste - Punkt 3 (Win-CASA Miet) oder 4 (Win-CASA PRO) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Kontroll-Liste - Punkt

5 Abrechnungen - Liste der neuen Vorauszahlungen Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Liste der neuen Vorauszahlungen - Punkt Auswahl Nur Sollstellen wenn Diff.>= XX EUR Um die Sollstellung kleiner Beträge zu vermeiden, wählen Sie hier den EUR-Betrag, ab dem Sollstellungen erzeugt werden sollen Abrechnungen - Guthaben/Nachzahlungen Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Guthaben/Nachzahlung sollstellen - Punkt Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Guthaben/Nachzahlung sollstellen - Punkt Abrechnungen - Rücklagen-Abrechnung (Nur WEG/PRO) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Rücklagen-Abrechnung - Punkt Abrechnungen - Heizkostenabrechnung Registerreiter Abrechnungen - Schalter Heizkosten (intern) - Heizkostenabrechnung Abrechnungen - Anteile Registerreiter Abrechnungen - Schalter Anteile Abrechnungen - Zählerstände Registerreiter Abrechnungen - Schalter Zählerstände Abrechnungen Versammlungen Registerreiter Abrechnungen - Schalter Versammlung Schalter 1: Versammlung neu erstellen oder auswählen Schalter 2: Themen der Versammlung erstellen Schalter 3: Ausdrucke Schalter 4: Auswertung der Stimmzettel Schalter 5: Auswertung drucken Register Sonstiges Sonstiges - Kennwort Registerreiter Sonstiges - Schalter Kennwort Sonstiges - Datensicherung Registerreiter Sonstiges - Register Datensicherung - Klickfeld Datensicherung Sonstiges - Wiederherstellung Registerreiter Sonstiges - Register Wiederherstellung - Klickfeld Datensicherung Sonstiges Datenbankreorganisation Registerreiter Sonstiges - Datenbankreorganisation Sonstiges - Netzwerkinstallation Registerreiter Sonstiges - Schalter Netzwerkeinstellungen Sonstiges - Netzarbeitsplätze erweitern Registerreiter Sonstiges - Schalter Netzarbeitsplätze erweitern Sonstiges - Aus früheren Win-CASA Versionen Registerreiter Sonstiges - Schalter Aus früheren Win-CASA Versionen Sonstiges - Aus Testversion Registerreiter Sonstiges - Schalter Aus Testversion Sonstiges - Aus Fremddatenbanken Registerreiter Sonstiges - Schalter Aus Fremddatenbanken Sonstiges - Lizenzdaten Registerreiter Sonstiges - Schalter Lizenzdaten Register Hilfe Hilfe - Bestellung

6 Registerreiter Hilfe - Bereich Bestellung Hilfe - Übersicht Win-CASA Registerreiter Hilfe - Schalter Übersicht Win-CASA Hilfe - Module Registerreiter Hilfe - Schalter Module Hilfe Hilfe - Im Internet aktualiseren Registerreiter Hilfe - Register Informationen - Schalter Im Internet aktualisieren Service-Datei - Was ist das? Hilfe - Links Registerreiter Hilfe - Gruppe Links Hilfe - Programmerweiterungen und Mehrplatzversion Register Hilfe - Register Programmerweiterungen und Mehrplatzversion Sonstiges - Kundenmeinungen Registerreiter Hilfe - Schalter Kundenmeinungen Lernprogramm/Tutorial Hilfe - Erste Schritte mit Win-CASA - Ein Überblick Hilfe - Lernprogramm/Tutorial - Häufige Buchungsfälle Hilfe - Besondere Buchungsfälle und Umlageverfahren Wie funktioniert die Buchhaltung in Win-CASA? und Fax Server konfigurieren WIN-CASA BEENDEN WIN-CASA WAS IST NEU? TEXTVERARBEITUNG Textverarbeitung starten Neues Dokument erfassen Sonstiges Sortieren und Filtern von Listen WIN-CASA MODULE Module - Berichtsdesigner registrieren DATEV-Export Modul - Was ist das? Module - CAEXIM Modul registrieren Win-CASA Banking Modul ImmoInternet Modul - Was ist das? Gruppe Haus Gruppe Wohnung Gruppe Adressen Gruppe Einstellungen Gruppe Buchen Gruppe Sollstellungen Gruppe Zahlungsverkehr Gruppe Mahnliste Gruppe Modul Gruppe Konten Register Buchhaltung

7 3. Register Listen Register Abrechnungen Register Sonstiges Register Hilfe ABRECHNUNG DRUCKEN ( /FAX) ABRECHNUNG IST-VZ: AUTOMATISCHE VERRECHNUNG DER OP ABRECHNUNGEN - NEBENKOSTENABRECHNUNG Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Punkt ANTEILE HAUSHALTSNAHE DIENSTLEISTUNGEN BUCHEN AUTOMATISCHE ARCHIVIERUNG Benutzerverwaltung BESCHEINIGUNG LT. 35A BEARBEITEN BESCHLUSS ODER REGELUNG TIPP VERTRIEB HAUS DATEN - REGISTER HAUS HAUS - DATEN - REGISTER BANKKONTEN HAUS - DATEN - REGISTER ZAHLUNGEN HAUS- DATEN - REGISTER VERWALTER HAUS DATEN - REGISTER HAUSMEISTER HAUS - DATEN - REGISTER SONSTIGES HAUS - DATEN - REGISTER NOTIZEN INFORMATIONEN ZU DEN UNTERSCHIEDLICHEN WIN-CASA VERSIONEN SUPPORT- & SOFTWARESERVICE - WAS IST DAS? SCHULUNGSANGEBOT ZU WIN-CASA BESTANDSKONTO - EINGABEFENSTER HAUS - DATEN - REGISTER ZAHLUNGEN EINGABEFENSTER FÜR VORAUSZAHLUNGSARTEN KAUTION BEWOHNER KAUTIONSEINTRAG

8 FENSTER KONTENDATEN UMLAGEAUSFALLWAGNIS - WAS IST DAS? HEIZNEBENKOSTEN ZUSATZKOSTEN HEIZUNG ZUSATZKOSTEN WARMWASSER WERTSTELLUNGSDATUM - WAS IST DAS? RÜCKLAGENPOSITION BEISPIEL GARAGENRÜCKLAGE RÜCKLAGEN BESTANDSKONTEN RÜCKLAGENBESTANDSKONTO - NEUANLAGE/ÄNDERUNG UMLAGESCHLÜSSEL - WAS IST DAS? FESTBETRAG UMLAGESCHLÜSSEL - WAS IST DAS? ANTEILIGE UMLAGESCHLÜSSEL - WAS IST DAS? X TAGE UMLAGESCHLÜSSEL - WAS IST DAS? UMLAGESCHLÜSSEL BEARBEITEN TUTORIAL - HEIZKOSTENUMLAGE (70/30) WOHNUNG STAMMDATEN WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER - REGISTER BEWOHNER MAHNSTUFE AUSWAHL RA" IN DER MAHNSTUFE DYNAMISCHE AUSWAHLFELDER WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER - REGISTER ZAHLUNG STAFFELMIETE - WAS IST DAS? STAFFELMIETVEREINBARUNGEN EINGEBEN ZULETZT DURCHGEFÜHRTE ERHÖHUNG WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER - REGISTER BANK.212 8

9 WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER - REGISTER VERTRAG WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER - REGISTER KAUTION WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER - REGISTER ANTEILE UMLAGEFÄHIGKEIT - WAS IST DAS? EINGABEFENSTER FÜR ZÄHLERSTÄNDE PERSONENZAHL DATEN EINES AUSGEZOGENEN BEWOHNERS DATEN EINES AUSGEZOGENEN BEWOHNERS - REGISTER AUSGEZOGENER BEWOHNER DATEN EINES AUSGEZOGENEN BEWOHNERS - REGISTER KAUTION DATEN EINES AUSGEZOGENEN BEWOHNERS - REGISTER ANTEILE DATEN EINES FRÜHEREN EIGENTÜMERS DATEN EINES FRÜHEREN EIGENTÜMERS - REGISTER FRÜHERER EIGENTÜMER DATEN EINES FRÜHEREN EIGENTÜMERS - REGISTER ANTEILE BUCHUNG - SOLLSTELLUNG ÄNDERN/ZAHLUNG ÄNDERN REGISTER VERWALTUNG - SCHALTER KONTEN UMBUCHUNG VON BESTANDSKONTEN AUF BESTANDSKONTEN (KASSE) UMBUCHEN VON SACHKONTEN STATUS DER SOLLSTELLUNG FENSTER BETRAG ENTHÄLT FOLGENDE ZAHLUNGSARTEN STAPEL BUCHEN - AUS FENSTER SOLLSTELLUNG BUCHEN BERICHT DRUCKEN REGISTER BUCHHALTUNG - SCHALTER SOLLSTELLUNG BUCHEN - SCHALTER VERRECHNEN - GUTHABEN VERRECHNEN REGISTER BUCHHALTUNG SOLLSTELLUNG BUCHEN - SCHALTER VERRECHNEN - GUTHABEN IN GELEISTETE VORAUSZAHLUNGEN 9

10 UMWANDELN NEUER ZAHLUNGSTERMIN BZW. ÄNDERUNG EINES BESTEHENDEN ZAHLUNGSTERMINS ZAHLUNGSTERMINE GENERIEREN DIN A 4 FORMULAR FÜR LASTSCHRIFTEN DTAUS-DATEIUS- DATEI FÜR LASTSCHRIFTEN EXPORT VON LASTSCHRIFTEN FÜR ONLINE-BANKING IM QIF- FORMAT BUCHHALTUNG - ÜBERWEISUNG ERSTELLEN - DIN A 4 FORMULAR FÜR ÜBERWEISUNGEN FENSTER ÜBERWEISUNG BEWOHNER/EIGENTÜMER AUSWÄHLEN BUCHHALTUNG - ÜBERWEISUNG ERSTELLEN - DTAUS-DATEI DATEI PRO BLZ/KONTO BUCHHALTUNG - ÜBERWEISUNG ERSTELLEN - EXPORT FÜR ONLINE- BANKING (QIF-EXPORT) WORD ALS BEISPIEL DER ANBINDUNG EINER EXTERNEN TEXTVERARBEITUNG BUCHUNG SUCHEN ANFANGSBESTAND DES BANKKONTOS ODER DER KASSE BUCHEN HAUSABRECHNUNG - WAS IST DAS...? VERORDNUNG ÜBER HEIZKOSTENABRECHNUNG REGISTER ABRECHNUNG FÜR REGISTER ABRECHNUNGSDATEN REGISTER TEXT FÜR BEWOHNER FESTBETRÄGE ABRECHNEN REGISTER TEXT FÜR EIGENTÜMER ZEITRAUM DES WIRTSCHAFTSJAHRES GEPLANTE AUSGABEN IM WIRTSCHAFTSJAHR FENSTER WIRTSCHAFTSPLAN

11 REGISTER TEXT WIPL WIRTSCHAFSPLAN (E/B GEMEINSAM) HEIZKOSTENABRECHNUNG ABRECHNUNGSART HEIZKOSTENABRECHNUNG GESAMTHEIZKOSTEN HEIZKOSTENABRECHNUNG WARMWASSERKOSTEN HEIZKOSTENABRECHNUNG - ZUSATZKOSTEN FÜR WARMWASSER UND HEIZUNG, KALT- UND ABWASSERKOSTEN HEIZKOSTENABRECHNUNG - ERGEBNIS, BERECHNUNG, DRUCKEN EXPORT VON LISTEN, BERICHTEN, BUCHUNGEN UND ABRECHNUNGEN EXPORT QRP EXPORT HTML EXPORT PDF EXPORT RTF EXPORT XLS EXPORT TXT EXPORT GIF EXPORT JPEG EXPORT BMP EXPORT EMF EXPORT WMF LISTE DER GUTHABEN/NACHZAHLUNGEN UMLAGEKONTROLL-LISTE PXT LISTE (BEWOHNER) WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER/EIGENTÜMER - REGISTER ZÄHLERNUMMERN WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER BEWOHNER WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER EIGENTÜMER

12 WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER EIGENTÜMER - REGISTER EIGENTÜMER MAHNSTUFE AUSWAHL RA" IN DER MAHNSTUFE VERWALTUNG - EIGENTÜMER EINGABEFENSTER FÜR EIGENTÜMERDATEN WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER EIGENTÜMER - REGISTER ZAHLUNGEN WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER EIGENTÜMER - REGISTER ANTEILE WOHNUNG DATEN - HAUPTREGISTER WOHNUNG LISTE DER ZÄHLERSTÄNDE (BEWOHNER) P X T LISTE (EIGENTÜMER) LISTE DER ZÄHLERSTÄNDE (EIGENTÜMER) IMPORT VON ÄLTEREN WIN-CASA-VERSIONEN HINWEISE REGISTER SONSTIGES - DATENIMPORT AUS FREMDDATENBANK - DATENIMPORT IN DIE EIGENTÜMERLISTE SONSTIGES - DATENIMPORT AUS FREMDDATENBANK - DATENIMPORT IN DIE KONTAKTLISTE IMPORT - TYP DER DATENQUELLE IMPORT TEXTDATEIEN IMPORT - FELDER ZUORDNEN IMPORT VORSCHAU IMPORT FERTIGSTELLUNG BERICHTSDESIGNER - PRAXISBEISPIELE HILFE - BESTELLUNG WOHNUNG - LEERSTAND BEWOHNERWECHSEL SOLLSTELLUNGEN BUCHEN - SCHALTER MANUELL BUCHEN - ZAHLUNG BUCHEN

13 ABWEICHENDE ZAHLUNG AUFTEILEN STAMMDATEN EIGENTÜMER TAPI - TELEFONIE - WAS IST DAS? ERSTE SCHRITTE - MUSTERHÄUSER ERSTE SCHRITTE - ANFANGSBESTAND DER BANK BUCHEN ERSTE SCHRITTE - NEUE WOHNUNG ANLEGEN - MIETVERWALTUNG.280 ERSTE SCHRITTE - NEUE WOHNUNG ANLEGEN - WEG-VERWALTUNG.281 ERSTE SCHRITTE - AUTOMATISCHE SOLLSTELLUNG ERSTE SCHRITTE - LASTSCHRIFTEN/ÜBERWEISUNGEN ERSTE SCHRITTE - SOLLSTELLUNGEN BUCHEN ERSTE SCHRITTE - DAS BUCHUNGSFENSTER ERSTE SCHRITTE - MAHNWESEN ERSTE SCHRITTE - WIN-CASA TEXTVERARBEITUNG ERSTE SCHRITTE - HAUSABRECHNUNG ERSTE SCHRITTE - NEBENKOSTENABRECHNUNG BEWOHNER ERSTE SCHRITTE - WEG-ABRECHNUNG ERSTE SCHRITTE - WIRTSCHAFTSPLAN ERSTE SCHRITTE - GUTHABEN/NACHZAHLUNGEN TUTORIAL - MÜLLKOSTEN WERDEN NACH WOHNFLÄCHE VERTEILT 290 TUTORIAL - EXTERNE HEIZKOSTENABRECHNUNG TUTORIAL - UMLAGE NACH WOHNFLÄCHE BZW. GEWERBEFLÄCHE..292 TUTORIAL - KEINE VERRECHNUNG VON AUFZUGSKOSTEN TUTORIAL - UMLAGE DES GESAMTWASSERVERBRAUCHS TUTORIAL - EIN MIETER ZAHLT KAUTION TUTORIAL - RÜCKLASTSCHRIFTEN VERBUCHEN TUTORIAL - MAHNGEBÜHREN VERBUCHEN TUTORIAL - ENTNAHME VON RÜCKLAGEN

14 TUTORIAL - DACHSANIERUNG PER SONDERUMLAGE KONTAKTE/LIEFERANTEN NEU ANLEGEN UND BEARBEITEN PERSONENZAHL EINGEBEN BUCHUNGSVORLAGEN ANTEILE ZUWEISEN - BEI SERIENBRIEF MIT EXTERNER TEXTVERARBEITUNG SERIENDRUCK - AUSWAHLFENSTER BEI EXTERNER TEXTVERARBEITUNG SERIENDRUCK - AUSWAHLFENSTER BEI EXTERNER TEXTVERARBEITUNG- REGISTER BEWOHNER SERIENDRUCK - AUSWAHLFENSTER BEI EXTERNER TEXTVERARBEITUNG - REGISTER EIGENTÜMER BRENNSTOFFMENGE BEIM BUCHEN EINGEBEN ZULETZT DURCHGEFÜHRTE ERHÖHUNGEN LIZENZERWEITERUNG NETZWERKINSTALLATION FÜR NEUKUNDEN NETZWERKINSTALLATION FÜR UPGRADE-KUNDEN RÜCKLAGENKONTEN BEARBEITEN RÜCKLAGEN- BESTANDSKONTON - KONTO ANLEGEN BZW. BEARBEITEN Dokumenten- und Nachweismanagement - Was ist das? BESTANDSKONTO - WAS IST DAS? SACHKONTO - WAS IST DAS? EINNAHME/ ÜBERSCHUßRECHNUNG - WAS IST DAS? BANK - GRUNDDATEN IN BANKENLISTE FAQ FREQUENTLY ASKED QUESTIONS TUTORIAL - NACHTRÄGLICHER BEWOHNERWECHSEL TUTORIAL - ÄNDERUNG DER WOHNFLÄCHE TUTORIAL - HAUPTLAST TRÄGT NEBENLAST TUTORIAL - WIE ERMITTLE ICH DEN GEWERBEANTEIL?

15 DETAILS ZUR UST.-LISTE TUTORIAL - DATENÜBERNAHME AUS TESTVERSION DATEV - LISTE DER MANDATEN TEXTVERARBEITUNG STARTEN DATEV-KONTENRAHMEN DATEV-KONTO DATEV EXPORT - DATEN MANDANT PRIMANOTA UND DATEV-EXPORT NEBENKOSTEN - WAS IST DAS? MIETKAUTION - WAS IST DAS? VOREINSTELLUNGEN - BUCHHALTUNG - REGISTER BUCHUNGSTEXTE CAEXIM MODUL - WAS IST DAS? NEWSLETTER - WAS IST DAS? BUCHHALTUNG - BUCHEN - SCHALTER RÜCKLASTSCHRIFT VERBUCHEN DATENSICHERUNG AUF CD-ROM ODER DVD RÜCKLAGEN - WAS IST DAS? DATENSICHERUNG UND WIEDERHERSTELLUNG IN WIN-CASA - WAS WIRD WO GESICHERT? LISTE DER LASTSCHRIFTEN IN EINER SAMMELLASTSCHRIFT JOURNAL DRUCKEN SALDENLISTE - WAS IST DAS? EINZELKONTOAUSZUG - WAS IST DAS? HILFE - IM INTERNET AKTUALISIEREN Registerreiter Hilfe - Schalter Im Internet aktualisieren EINFÜHRUNGSTOUR - WAS IST WIN-CASA? LISTE DER SOLLSTELLUNGEN - WAS IST DAS? AUTOMATISCHE FUNKTION - WAS IST DAS?

16 MAHNGEBÜHREN TUTORIAL - ZUFÜHRUNG RÜCKLAGEN BUCHEN RÜCKLAGEN-BESTANDSKONTO - WAS IST DAS? WAS KOSTET WIN-CASA? OBJEKT AUSWÄHLEN WOHNUNG AUSWÄHLEN INFORMATIONEN ZU FEHLENDEN PDF HANDBÜCHERN SERIENDRUCKFELD - BESCHREIBUNGEN FÜR EXTERNE TEXTVERARBEITUNG ANTEILE IN SPALTE WOHNUNG EINGEBEN CAEXIM MODUL ZUM EXPORT/IMPORT VON DATEN EXTERNER HEIZKOSTENABRECHNUNGSUNTERNEHMEN CAEXIM MODUL - DER STARTBILDSCHIRM CAEXIM MODUL - ABLAUF DES DATENAUSTAUSCHVERFAHRENS CAEXIM MODUL - KURZEINFÜHRUNG IN DIE HEIZKOSTEN EXPORT - IMPORT-SCHNITTSTELLE CAEXIM MODUL - EINSTELLUNGEN IN WIN-CASA ÄNDERN CAEXIM MODUL - EINSTELLUNGEN CAEXIM MODUL - ZWECK DES DATENBLATTES CAEXIM MODUL - WOHNUNGEN AUSWÄHLEN CAEXIM MODUL - ANSCHREIBEN A-SATZ CAEXIM MODUL - A-SATZ DER ABRECHNUNGSFIRMA EINLESEN CAEXIM MODUL - ALLE VORHANDEN A-SÄTZE ANZEIGEN CAEXIM MODUL - OBJEKTE AUSWÄHLEN/BEARBEITEN CAEXIM MODUL - KOSTENPUNKTE CAEXIM MODUL - WOHNUNGEN CAEXIM MODUL - DATEN SPEICHERN CAEXIM MODUL - ANSCHREIBEN DRUCKEN

17 CAEXIM MODUL - DATEN AUS WIN-CASA CAEXIM MODUL - VERWALTERDATEN CAEXIM MODUL - ABRECHNUNGSFIRMEN CAEXIM MODUL - ADRESSDATEN HINZUFÜGEN/BEARBEITEN CAEXIM MODUL - DATENBLATT ERSTELLEN CAEXIM MODUL - DATEN IMPORTIEREN CAEXIM MODUL - DATEN ÜBERNEHMEN CAEXIM MODUL - UMLAGESCHLÜSSEL ZUORDNEN CAEXIM MODUL - NICHT ALLE OBJEKTE BEARBEITET CAEXIM MODUL - FEHLERMELDUNG: KEINE DATEN GEFUNDEN CAEXIM MODUL - FEHLERMELDUNG: HEIZKOSTENABRECHNUNGSZEITRAUM CAEXIM MODUL - M² HEIZFLÄCHE WIN-CASA BANKING MODUL - ÜBERSICHT WIN-CASA BANKING MODUL - ABGLEICH ÜBER DIE KONTONUMMER 360 WIN-CASA BANKING MODUL - ABGLEICH ÜBER LERNTEXT IM VERWENDUNGSZWECK WIN-CASA BANKING MODUL - ABGLEICH ÜBER ORDNUNGSBEGRIFF IM VERWENDUNGSZWECK WIN-CASA BANKING MODUL - ABGLEICH SPEZIELLER UMSÄTZE Auswahl Gültige MT-940 Dateiendung" Schalter Aktualisieren Schalter A Schalter K Schalter L Schalter Weiter" WIN-CASA BANKING MODUL - WIE ERSTELLT MAN MT-940 KONTOAUSZUGSDATEIEN? WIN-CASA BANKING MODUL - ONLINEUMSATZ BUCHEN WIN-CASA BANKING MODUL - EINTRÄGE IN DIE LERNDATEI WIN-CASA BANKING MODUL - ZAHLUNGSEINGANG BUCHEN

18 WIN-CASA BANKING MODUL - ZUORDNUNG (LERNEN) WIN-CASA BANKING MODUL - ÜBERMITTELTE ONLINE- BANKVERBINDUNG IN STAMMDATEN ÜBERNEHMEN WIN-CASA BANKING MODUL - ONLINEUMSATZ BUCHEN - SOLLSTELLUNG BUCHEN (Z-EINGANG) WIN-CASA BANKING MODUL - ONLINEUMSATZ BUCHEN - AUSZAHLUNG BANK AN KASSE WIN-CASA BANKING MODUL - KONTOAUSZUGSDATEN VERBUCHEN Schalter Bankkonto wechseln Schalter Buchen WIN-CASA BANKING MODUL - ZUORDNUNG WIN-CASA BANKING MODUL - ZUORDNUNG (SAMMLER) WIN-CASA BANKING MODUL - BANKKONTO WECHSELN WIN-CASA BANKING MODUL - WAS IST DAS? GERÄTERVERWALTUNG - WAS IST DAS? ART DER BUCHUNG FENSTER ZINSEN, ZAST. SOLI ETC. FÜR- RÜCKLAGENBESTANDSKONTEN BUCHEN MODULE - IMMOINTERNET MODUL REGISTRIEREN MODULE - GERÄTERVERWALTUNG REGISTRIEREN MODULE - SE-VERWALTUNGSMODUL REGISTRIEREN B/E KONTENAUSWAHL IMMOINTERNET - ASSISTENT IMMOINTERNET - OBJEKTE IMPORTIEREN IMMOINTERNET - OBJEKTLISTE IMMOINTERNET - OBJEKTDATEN IMMOINTERNET - VORGABEN IMMOINTERNET - OBJEKTE ÜBERTRAGEN IMMOINTERNET - ZUGANGSDATEN

19 SONSTIGES - BERICHTE SICHERN Registerreiter Sonstiges - Register Datensicherung - Klickfeld Berichtesicherung SONSTIGES - BERICHTE WIEDERHERSTELLEN Registerreiter Sonstiges - Register Wiederherstellung - Klickfeld Berichtesicherung BERICHTSDESIGNER MODUL - WAS IST DAS? REGISTER HILFE - SCHALTER HILFE HILFE - LERNPROGRAMM/TUTORIAL HILFE - REGISTER INFORMATIONEN Dokument und Nachweis TERMIN BESTANDSKONTO NEU LISTE DER BANKVERBINDUNGEN KONTENDATEN AUSRUFEZEICHEN FRAGEZEICHEN BEISPIEL ABRECHNUNG - KONTROLL-LISTEN ABRECHNUNGS-SALDENLISTE DRUCKEN BETREUTES WOHNEN BUCHUNGSASSISTENT ZUFÜHRUNG UND ENTNAHME RÜCKLAGEN BUCHEN HAUS DATEN/WOHNUNGSSTAMMDATEN - REGISTER WOHNUNG - REGISTER FOTOS GERÄTE-DATEN GERÄTEVERWALTUNG UND BETREUTES WOHNEN - WAS IST DAS? GERÄTEVERWALTUNG BETREUTES WOHNEN IST-BUCHHALTUNG (ISTVERSTEUERUNG) JOURNAL DER UMGELEGTEN KONTEN (SORTIERT) DRUCKEN

20 KONTOAUSZÜGE DER UMLAGEKONTEN DRUCKEN KREDITORENBUCHHALTUNG IN WIN-CASA GERÄTEVERWALTUNG ADRESSEN KONTAKTE/LIEFERANTEN PROBLEME IM NETZWERK UND DEREN LÖSUNG SOLL-BUCHHALTUNG BZW. SOLLVERSTEUERUNG - WAS IST DAS? SUCHE IM HAUPTFENSTER ABRECHNUNGEN - WEG-ABRECHNUNG (ASSISTENT) WIRTSCHAFTSPLAN: GEPLANTE HEIZKOSTEN EINGEBEN DATEV-EXPORT AUTOMATIKKONTO DETAILLIERTER UST.-AUSWEIS FÜR GEWERBLICHE EIGENTÜMER DOKUMENTENVORLAGE SPEICHERN ALS Ein Haus auswählen Empfänger EMPFÄNGER EMPFÄNGER FAX FAX SEV - GARANTIEMIETE MINDESTMIETGARANTIE Hauptgruppe anlegen HAUS DATEN - REGISTER HEIZUNG HAUS DATEN - REGISTER KARTE HAUS DATEN - REGISTER VERWALTUNGSBEIRAT HINWEISE ZUR BEDIENUNG DER NEUEN OBERFLÄCHE Hauptregister Hauptfensterinhalt KALTWASSERKOSTEN MANUELLE SOLLSTELLUNG (SEV-BEREICH MONATLICHE VERARBEITUNG)

21 NACHWEIS Nachweis als neuen Termin übernehmen Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen NEUES WIRTSCHAFTSJAHR EINSTELLEN RECHNUNGSABGRENZUNGSPOSTEN REGISTER PROBLEME SERIENDRUCK SERIENDRUCK EMPFÄNGER SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN SEV-VERWALTUNG - DATEN EINER LASTSCHRIFT SEV-VERWALTUNG - DATEN EINER ÜBERWEISUNG SEV - BUCHUNG ÄNDERN SEV - KONTOAUSZUG SEV - MONATLICHE VERARBEITUNG SEV - SOLLSTELLUNG BUCHEN SEV - VERTRAGSDATEN Garantiemiete EUR/m² SEV ABRECHNUNG MIT EIGENTÜMER IN DIESEM BEREICH WIRD DIE ABRECHNUNG FÜR DEN EIGENTÜMER DER WOHNEINHEIT IN DER SONDEREIGENTUMSVERWALTUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZEITRAUM (I.D.R. JÄHRLICH) ERSTELLT. ZUSÄTZLICH KANN EINE ABRECHNUNG FÜR DEN VERWALTER ZUR KONTROLLE ERSTELLT WERDEN. DIE ABRECHNUNG STELLT EINE EINNAHMEN/ÜBERSCHUßRECHNUNG FÜR EINEN SEV-VERTRAG DAR. 444 SEV ABSTIMMLISTE GARANTIEMIETEN SEV MIETÜBERSCHUß ÜBERWEISEN SONSTIGES - NACHWEIS-DOKUMENTENSICHERUNG WIEDERHERSTELLUNG Registerreiter Sonstiges - Register Wiederherstellung - Klickfeld Nachweis-Dokumentensicherung SONSTIGES - NACHWEIS-DOKUMENTENSICHERUNG Registerreiter Sonstiges - Register Datensicherung - Klickfeld Nachweis-Dokumentensicherung

22 STAMMDATEN - VERWALTER TERMIN ALS NACHWEIS SPEICHERN TUTORIAL - NACHTRÄGLICHER EIGENTÜMERWECHSEL Umbenennen UMRECHNUNGSFAKTOR FÜR ZÄHLER Vermerk Dokumente aus Ordner verschieben in WEG-ABSTIMMUNG RÜCKLAGEN/VERMÖGEN WEG 24/7 BESCHLUSSSAMMLUNG SE-VERWALTUNG - WAS IST DAS? ZUSATZMODULE IN WIN-CASA 2009 AUFRUFEN ÜBERWEISUNGEN AUSWÄHLEN

23 WIN-CASA 2009 Hilfe Register Hilfe Win-CASA 2009 Hilfe Die neue Oberfläche von Win-CASA 2009 Übersichtliche Aufteilung in Register: Verwaltung Buchhaltung Listen Abrechnungen Sonstiges Hilfe (bitte gewünschtes Register mit der Maus klicken): Schaltflächen klicken Funktionen oder Konten) um Programmfunktionen aufzurufen Schaltfläche mit Untermenü (z.b. Weitere Weitere Informationen zur Bedienung der Oberfläche finden Sie hier. Folgende Symbole innerhalb der Hilfetexte weisen auf Besonderheiten hin: Besonderheiten Fragen Praxisbeispiele Nützliche Tipps Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Arbeiten mit Win-CASA. Ihr Win-CASA Projektteam P.S. Bei Fragen oder Anregungen, steht Ihnen unser Vertrieb jederzeit gerne zur Verfügung. 1. Register Verwaltung 1. Register Verwaltung Das Register Verwaltung ist in folgende Gruppen eingeteilt: 23

24 1.1 Gruppe Haus 1.2 Gruppe Wohnung 1.3 Gruppe Adressen 1.4 Gruppe Voreinstellungen 1. 1 Gruppe Haus Haus - Daten - Register Haus Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten (Alter Stil: Menü Haus - Daten) In diesem Fenster geben Sie die Stammdaten des Hauses ein. Folgende Register stehen zur Verfügung: Haus Bankkonten Zahlungen Heizung Verwalter Hausmeister Verwaltungsbeirat Sonstiges Notizen Fotos Karte Schalter Speichern Die eingegebenen Hausdaten werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die eingegebenen Daten zu speichern. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Schalter Kontakte/Lieferanten Mit Hilfe dieses Schalters gelangen Sie in die Kontakt-Datenbank. Näheres dazu erfahren Sie im unter Kontakte/Lieferanten. Schalter Dokumente/Nachweise Durch Anklicken dieses Schalters rufen Sie das integrierte Dokumenten- und Nachweismanagementsystem auf. Näheres dazu erfahren Sie im Dokumentenu. Nachweismanagement. Schalter Termine Über den Schalter Termine gelangen Sie direkt in die Terminliste. Das Fenster Terminliste wird geöffnet. Schalter Geräteverwaltung Über diesen Schalter gelangen Sie direkt in die Geräterverwaltung. Das Fenster Geräteverwaltung 24

25 wird geöffnet. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Haus - Neu anlegen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus neu anlegen (Alter Stil: Menü Haus - Neu anlegen) Wählen Sie für das neu zu erstellende Haus aus der aufklappbaren Liste eine freie Haus-Nummer. Über das Auswahlfeld können Sie die zur Verfügung stehenden Haus-Nr. sehen und auswählen. Win-CASA PRO verwaltet maximal 999 Häuser. Bitte beachten Sie: Die einmal gewählte Hausnummer kann nicht mehr geändert werden. Alle anderen Hausdaten können jederzeit nachträglich verändert werden. Schalter Auswahl Speichert die gewählte Hausnummer und startet das Eingabefenster Haus Daten zur Anlage der Stammdaten. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne speichern der eingegebenen Daten verlassen. Haus - Kopieren Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus Kopieren (Alter Stil: Menü - Haus - Kopieren) Erzeugt eine Kopie des aktuell ausgewählten Hauses mit einer neuen Haus- Nummer. Dabei werden die Haus-Stammdaten (inkl. der Vorauszahlungsarten) und der Kontenrahmen kopiert. Bitte beachten Sie: Die Stammdaten der Bewohner /Eigentümer und die Buchungen werden nicht kopiert. Bei der Verwaltung mehrerer Häuser vom gleichen Typ (z.b. Mietshäuser, WEG-Häuser) ersparen Sie sich durch das Kopieren eines bereits bestehenden Hauses die Eingabe eines neuen Kontenrahmens. Vergessen Sie nicht, die Stammdaten des neuen Hauses zu ändern (neue Anschrift, evtl. neue Zuordnung der Bestandskonten). Haus - Löschen 25

26 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus Löschen (Alter Stil: Menü - Haus - Löschen) Löscht das aktuell ausgewählte Haus. Wichtiger Hinweis: Alle Wohnungen der Bewohner oder Eigentümer des Hauses werden gelöscht. Der Kontenrahmen des Hauses wird gelöscht. Alle Buchungen des Haus werden gelöscht, die Bestandskonten (Bankkonten/Kasse) werden entsprechend aktualisiert. Weitere Funktionen Weitere Funktionen - Erhöhungen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Unterpunkt Erhöhungen (z.b. Hausgeld) (Alter Stil: Menü Haus - Erhöhungen) Diese Funktion dient zur Erhöhung bzw. Anpassung von Hausgeld, Mieten, Nebenkosten-VZ oder Heizkosten innerhalb eines Hauses. Dabei wird die Änderung komplett für das ausgewählte Haus wirksam. Bewohner mit Staffelmietvereinbarungen können mit der Erhöhungsfunktion nicht erhöht werden! Die Erhöhung wird hier durch die zum jeweiligen Zeitraum gültige Staffel geregelt. Auswahlfeld Haus Dient zur Auswahl des entsprechenden Hauses. Standardmäßig steht hier das in der Hauptmaske ausgewählte Haus. Die Auswahl des Hauses erfolgt entweder über die Auswahlliste oder über das Icon Haus-Auswahl. Datenfeld Erhöhung gültig ab Ab diesem Datum wird die ausgewählte Erhöhung bzw. Anpassung wirksam. Schalter A (=Alle) Mit diesem Schalter werden alle angezeigten Positionen markiert. Schalter K (=Keine) Bei markierten Positionen wird die Markierung aufgehoben. Auswahlfeld Position Hier kann die zu erhöhende bzw. zu ändernde Position ausgewählt werden. Das Auswahlfeld ist Kontextabhängig, d. h. der Inhalt diese Feldes hängt von den eingestellten Zahlungsarten der Wohnung ab. Wenn Staffelmieten festgelegt wurden, erscheint die Position Miete nicht zur Änderung, da Staffelmieten über einen längeren Zeitraum im voraus festgelegt werden und somit eine nachträgliche Änderung eine Vertragsverletzung darstellen würde. Auswahlfeld Art der Erhöhung Es stehen fünf verschiedene Arten der Erhöhung zur Auswahl: 26

27 - Neuer Betrag = Alte Miete +/- EUR pro Schlüssel: Aufteilung der EUR-Erhöhung nach einem bestehenden Umlageschlüssel - Neuer Betrag = +/- EUR pro Schlüssel: Neuer fixer EUR-Betrag pro Schlüssel - Neuer Betrag = Alter Betrag +/- Prozent: Der bisherige Betrag wird um einen festen Prozentsatz erhöht. - Neuer Betrag = Alter Betrag +/- Festbetrag: Eröhung des alten Betrages um einen bestimmten Festbetrag. - Neuer Betrag = Festbetrag z.b. 880,00 EUR. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Bei Eingabe eines Wertes und Anklicken dieses Schalters werden die Änderungen nicht gespeichert. Hierzu muss zuerst der Schalter Erhöhen/Anpassen gedrückt werden. Schalter Erhöhen/Anpassen Durch Anklicken dieses Schalters wird die neue Erhöhung sofort wirksam und in die Stammdaten der Wohnung übernommen. Klickfeld Erhöhung rückwirkend für Monat sollstellen angeklickt Wenn die Erhöhung rückwirkend zu einem bestimmten Monatsanfang gelten soll, können Sie auf Wunsch die Differenz aus alter Zahlung zu neuer Zahlung automatisch sollstellen lassen. Stellen Sie mit Monat/Jahr xx/xx bis einschliesslich xx/xx" den gewünschten rückwirkenden Zeitraum ein. Geben Sie einen individuellen Sollstellungstext ein. Auswahl nur sollstellen wenn Diff.>= XX EUR" Um die Sollstellung kleiner Beträge zu vermeiden, wählen Sie hier den EUR-Betrag, ab dem die Sollstellung erzeugt werden sollen. Sie führen eine Erhöhung am rückwirkend für den durch. Das Objekt besitzt drei Wohnungen. Die aktuelle Miete beträgt: Wohnung 1: 500 EUR Wohnung 2: 600 EUR Wohnung 3: 400 EUR. Sie erhöhen die Miete prozentual um 10 % Wohnung 1: 550 EUR Wohnung 2: 660 EUR Wohnung 3: 440 EUR. Fall 1: Sie haben die reguläre Sollstellung für den Monat mit den alten Mieten bereits sollgestellt: 27

28 Stellen Sie den Zeitraum Monat/Jahr 01/08 bis einschliesslich 03/08 ein. Klicken Sie den Schalter Anpassen". Folgende Sollstellungen werden erzeugt: Wohnung 1: 3 x (550,00 EUR 500,00 EUR) = 150,00 EUR Wohnung 2: 3 x (660,00 EUR 600,00 EUR) = 180,00 EUR Wohnung 3: 3 x (440,00 EUR 400,00 EUR) = 120,00 EUR Unter Buchhaltung-Sollstellungen buchen können diese Sollstellungen nach Zahlungseingang verbucht werden. Die neuen Mieten werden in die Stammdaten der Wohnung übernommen und werden bei der nächsten regulären Sollstellung (Juni) berücksichtigt. Fall 2: Sie haben die reguläre Sollstellung für den Monat mit den alten Mieten noch nicht sollgestellt: Stellen Sie den Zeitraum Monat/Jahr 01/08 bis einschliesslich 02/08 ein. Klicken Sie den Schalter Anpassen. Folgende Sollstellungen werden erzeugt: Wohnung 1: 2 x (550,00 EUR 500,00 EUR) = 100,00 EUR Wohnung 2: 2 x (660,00 EUR 600,00 EUR) = 120,00 EUR Wohnung 3: 2 x (440,00 EUR 400,00 EUR) = 80,00 EUR Unter Buchhaltung-Sollstellungen buchen können diese Sollstellungen nach Zahlungseingang verbucht werden. Die neuen Mieten werden in die Stammdaten der Wohnung übernommen und bei der regulären Sollstellung für automatisch verwendet. Schalter Rundschreiben Dieser Schalter öffnet die Textverarbeitung, mit der ein Rundschreiben an die Mieter/Eigentümer über die Mieterhöhung/-anpassung bzw. Hausgelderhöhung/- anpassung verfasst werden kann. Schalter Liste Drucken Druckt eine Liste der angelegten Wohnungen zum jeweils ausgewählten Haus. Achtung: In dieser Liste werden sämtliche Wohnungen des entsprechenden Hauses mit den alten und neuen Beträgen ausgedruckt, unerheblich ob eine Mieterhöhung/-anpassung bzw. Hausgelderhöhung/-anpassung stattgefunden hat. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Weitere Funktionen - Kautionsverwaltung Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Kautionsverwaltung 28

29 (Alter Stil: Menü Haus - Kautionsverwaltung) Im Fenster Kautionsliste Bewohner werden alle abzurechnenden Kautionen angezeigt. Hier sehen Sie auf einen Blick anhand der Tabelle die vereinbarte, erhaltene, noch offene, den Stand der Kaution des jeweiligen Mieters und ob diese bereits abgerechnet wurde. Die gewünschte Kaution kann dann markiert und bearbeitet werden. Um die Anzeige einzuschränken, stehen Ihnen verschiedenen Wahlmöglichkeiten zur Verfügung: Auswahlfeld Zeitraum In diesem Auswahlfeld können Sie den anzuzeigenden Zeitraum einschränken. Hierzu stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Aktueller Monat Aktuelles Jahr Vormonat Vorjahr Abrechnungszeitraum Letzten 30 Tage Letzten 12 Monate Eingegebenes Datum Alle Bewohner Auswahlfeld von... bis Auswahlmöglichkeite Eingegebenes Datum. Durch Anklicken auf die Pfeiltasten öffnet sich ein Kalender, indem Sie das Datum einschränken können. Klickfeld Leerstand ausblenden: Aktivieren Sie diese Feld werden alle Leerstands-Wohnungen ausgeblendet Auswahlfeld Objekte: Mit Hilfe dieser Auswahlmöglichkeit legen Sie das gewünschte Objekt fest. Zur Auswahl stehen hier alle von Ihnen eingegebenen Objekte. Die Auswahl des Hauses erfolgt entweder über die Auswahlliste oder über das Icon Haus-Auswahl. Klickfeld Abgerechnet: Zeigt alle bereits abgerechneten Kautionen an. Klickfeld Nicht abgerechnet: Listet alle nicht abgerechneten Kautionen auf. Klickfeld Alle Zeigt alle eingegebenen Kautionen an. Klickfeld Offene Zeigt alle offenen Kautionen an. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Dieser Schalter startet die Druckfunktion um die Kautionsliste zu drucken. Das Fenster Bericht drucken öffnet sich. 29

30 Schalter Mahnen Beim Anklicken diese Schalters, wechselt die Anzeige automatisch auf Offene Kautionen und das Fenster Berichte wird aufgerufen. Hier können nun die Mahnschreiben aufgerufen und ausgedruckt werden. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Bearbeiten Mit Hilfe dieses Schalters lässt sich die in der Liste markierte Kaution bearbeiten. Es öffnet sich das Fenster Kaution Bewohner. Sortierung der Kautionsliste Die Sortierung der Kautionsliste erfolgt durch anklicken der einzelnen Spalten. Wenn Sie nach Objektnummer sortieren lassen möchten, klicken Sie in der Spalte oben auf das Wort Haus. Weitere Funktionen - Laufende Beleg-Nr. Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Laufende Belegnummer (Alter Stil: Menü Haus - Laufende Belegnummer) Win-CASA benutzt bei Buchungssätzen grundsätzlich eine Belegnummer für jeden Buchungssatz. Diese Belegnummer wird automatisch hochgezählt, wenn die Option Beleg-Nr. automatisch Erhöhen" im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Buchhaltung angeklickt ist. Sie können hier einen Startwert eingeben, bei dem Win-CASA zu zählen beginnt. Schalter Speichern Durch Anklicken dieses Schalters werden die Eingaben gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Schalter Abbrechen Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Weitere Funktionen - Zählernamen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Zählernamen (Alter Stil: Menü Haus - Zählernamen) In diesem Fenster können Sie Namen und Einheiten von Zählern sowohl für Eigentümerzähler als auch Bewohnerzähler festlegen. Die Register zum Wechseln zwischen Bewohner und Eigentümer finden Sie am unteren Fensterrand. 30

31 Objektauswahl Miet oder PRO Hier können Namen und Einheiten der Zähler für die Bewohner definiert werden. Wenn Sie den Zähler zur Umlage im Betriebskostenabrechnungszeitraum einsetzen, klicken Sie BK-Abrechnungszeitraum an, ansonsten HK- Abrechnungszeitraum. Objektauswahl WEG Legen Sie hier die Zählernamen und Einheiten fest. Zähler 1 Name: Kaltwasserzähler Einheit: cbm BK-Zeitraum Zähler 2: Name: Heizzähler Einheit: kw/h HK-Zeitraum Schalter Speichern Durch Anklicken dieses Schalters werden die Eingaben gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Schalter Abbrechen Die Eingaben werden nicht gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Schalter Import aus Haus... Mit Hilfe dieses Schalters können Sie die Zählernamen, Einheiten und den Zeitraum aus anderen, bereits angelegten Häusern importieren. Dadurch wird Ihnen unnötige Eingabearbeit erspart. Weitere Funktionen - Dokumenten- und Nachweismanagement Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Unterpunkt Dokumente/Nachweise (Alter Stil: Menü Stammdaten - Dokumenten- u. Nachweismanagement) In Win-CASA können Sie auf ein integriertes Dokumenten- und Nachweismanagement zurückgreifen. Dadurch haben Sie immer alle Ihre Dokumente und Nachweise unter Kontrolle. Alle Abrechnungen und sonstige Auswertungen lassen sich sehr einfach automatisch archivieren. Wenn Sie sich z.b. in der Druckvorschau einer Abrechnung befinden, klicken Sie den Schalter Exportieren nach PDF, Excel usw. Wählen Sie z.b. das PDF-Format und speichern Sie die Abrechnung unter einem bestimmten Namen ab, z.b. Nebenkostenabrechnung Objekt Waldstr. für 20xx". Nachdem Sie das Dokument gespeichert haben, erfolgt von Win-CASA eine automatische Abfrage, ob ein Nachweis erstellt werden soll. Wenn Sie auf Ja klicken wird automatisch ein neuer Nachweis erstellt und mit dem z.b. PDF- Dokument verknüpft. Somit können Sie jederzeit frühere Abrechnungen einsehen. Was ist ein Dokumenten- und Nachweismanagement? (Hier klicken) 31

32 Schalter Bearbeiten Mit Hilfe dieses Schalters können bereits vorhandene Dokumente und Nachweise bearbeitet werden. Das Fenster Dokument und Nachweis wird geöffnet. Schalter Neu Hier legen Sie einen neuen Nachweis an. Das Fenster Dokument und Nachweis wird geöffnet. Schalter Löschen Das ausgewählte Dokument bzw. der Nachweis wird gelöscht. Sie können entweder nur einen Nachweis löschen oder alle Nachweise. Klicken Sie dazu beim Schalter Löschen rechts auf den Pfeil. Ein Fenster mit zwei Auswahlmöglichkeiten wird geöffnet. Wählen Sie die entsprechende Möglichkeit aus. Schalter Wiedervorlage Mit dieser Funktion können Sie für einen Nachweis eine Wiedervorlage erstellen. Wählen Sie zuerst den Nachweis aus, den Sie als Wiedervorlage erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Wiedervorlage. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja. Das Fenster Dokument und Nachweis wird geöffnet. Die erste Wiedervorlage wird im Betreff mit einer (1) gekennzeichnet. Erstellen Sie von diesem Nachweis mehrere Wiedervorlagen, wird im Betreff die Anzahl pro Wiedervorlage angezeigt. Schalter In die Terminliste Sie können auch einen Nachweis als Termin speichern. Wählen Sie zuerst den Nachweis aus, den Sie als Termin speichern möchten. Durch Klicken des Schalters öffnet sich das Fenster Nachweis als neuen Termin übernehmen. Schalter in ein anderes Archiv Mit diesem Schalter können Sie ein bereits zugeordnetes Dokument in ein anderes Archiv/Ordner verschieben. Das Fenster Verschieben wird geöffnet. Schalter Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement ein versenden lassen. Wie man ein in Win-CASA versendet, finden Sie hier. Schalter Fax Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement ein Fax verschicken lassen. Wie man ein Fax in Win-CASA verschickt, finden Sie hier. Schalter Datenexport In Win-CASA eingegebene Nachweise können über diese Funktion in das CSV-Format exportiert werden. Der Export erfolgt in den Win-CASA-Export-Ordner. Dieser befindet sich z.b. auf Laufwerk C:/Programme/Win-CASA2009/Nachweise.csv. Das CSV-Format kann von verschiedenen anderen Programmen z.b. Outlook oder Excel importiert werden. Näheres dazu erfahren Sie hier. Klickfeld Gruppiert nach Datum Mit dieser Funktion können Sie die Nachweise nach Datum gruppieren lassen. Die Gruppierung nach Datum erfolgt, sobald Sie den Haken gesetzt haben. Bei Entfernen des Hakens, wird die Gruppierung aufgehoben. 32

33 Mit Hilfe der nachfolgenden Auswahlfelder können Sie die Anzeige der Dokumente/Nachweise eingrenzen. Auswahlfeld Auswahl In diesem Auswahlfeld wählen Sie zuerst das Objekt/Einheit, den Eigentümer oder den Kontakt aus. Schalter Das Fenster Ein Haus auswählen wird geöffnet. Hier wählen Sie Ihr Objekt aus. Diese Option erfolgt nur, wenn Sie im Auswahlfeld Auswahl Objekt/Einheit ausgewählt haben. Bei Auswahl Kontakt werden alle Kontakte angezeigt und bei Auswahl Eigentümer werden alle Eigentümer angezeigt. Auswahlfeld Einheiten Hier wählen Sie den Bewohner oder Eigentümer aus. Dieser Schalter wird nur sichtbar, wenn Sie bei Auswahl Objekt/Einheit eingestellt haben. Auswahlfeld Zeitraum In diesem Auswahlfeld können Sie den anzuzeigenden Zeitraum einschränken. Hierzu stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Aktueller Monat Aktuelles Jahr Vormonat Vorjahr Abrechnungszeitraum Letzten 30 Tage Letzten 12 Monate Eingegebenes Datum Gesamter Zeitraum Heute Morgen Zeitraum eingegebenes Datum Die beiden Datumsfelder (von...bis) werden je nach Auswahl aktualisiert. Durch die Option eingegebenes Datum kann mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten das Datum beliebig ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu auf den Kalender im Feld von/bis oder geben Sie das Datum manuell über die Tastatur ein. Auswahlfeld Bearbeiter Hier können Sie den jeweiligen Bearbeiter auswählen. Wie Sie einen neuen Bearbeiter anlegen, finden Sie hier. Klickfeld Nur mit zugeordneten Dokument Mit Hilfe dieses Klickfelds können Sie Nachweise, die mit einem Dokument verbunden sind, anzeigen lassen. Schalter Mit dem Schalter Ordner verwalten können Ihre Ordner bearbeiten. Der Schalter befindet sich im unteren linken Fensterbereich. Mehrere Möglichkeiten stehen Ihnen dazu zur Verfügung: 33

34 Umbenennen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Hauptgruppen oder Ordner umbenennen. Neuen Ordner in dieser Hauptgruppe anlegen Jeder Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner zuordnen. Sie klicken die Hauptgruppe an, wo Sie Ihren Ordner hinterlegen möchten. Das Fenster Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen. Hauptgruppe neu anlegen Hier wählen Sie Neue Hauptgruppe anlegen aus. Es können beliebig viele Hauptgruppen angelegt werden. Ordner löschen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegt Ordner löschen. Klicken Sie in der Liste der Dokumentenvorlage den Ordner an den Sie löschen möchten. Wenn einem Ordner ein Dokument hinterlegt ist, erscheint ein Abfrage ob dieser Ordner wirklich gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie mit ja oder nein. Wenn einem Ordner kein Dokument hinterlegt ist, wird der Ordner ohne Abfrage gelöscht. Dokumente aus Ordner verschieben in... Mit dieser Funktion können bereits angelegte Ordner in andere Ordner verschoben werden. Die in den Ordner enthaltenen Dokumente werden ebenfalls in den neu ausgewählten Ordner verschoben. Folgende Schalter erscheinen nur wenn mindestens ein Dokument zugeordnet ist. Schalter Mit diesem Schalter können Sie sich die Vorschau des Dokuments anzeigen lassen. Schalter Mit diesem Schalter können Sie das bereits zugeordnete Dokument bearbeiten. Diese Schalter werden nur sichtbar, wenn einem Nachweis ein Dokument zugeordnet ist. Mit dieser Funktion können Sie für einen Nachweis eine Wiedervorlage erstellen. Wählen Sie zuerst den Nachweis aus, den Sie als Wiedervorlage erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Wiedervorlage. Bestätigen Sie die folgende Meldung mit Ja. Das Fenster Dokument und Nachweis wird geöffnet. Die erste Wiedervorlage wird im Betreff mit einer (1) gekennzeichnet. Erstellen Sie von diesem Nachweis mehrere Wiedervorlagen, wird im Betreff die Anzahl pro Wiedervorlage angezeigt. 34

35 Um das zugeordnete Dokument zu bearbeiten, klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten. Das Dokument wird geöffnet. Mit diesem Schalter können Sie direkt aus der Dokumentenvorschau einen von Ihnen markierten Text in die Zwischenablage kopieren. Diesen kopierten Text können Sie z.b. in ein Word Dokument wieder einfügen. Oder aber auch in ein anderes bereits in Win-CASA angelegtes Dokument. Mit dem Lupensymbol Plus und Minus können Sie den Zoomfaktor verändern. Klicken Sie auf das Lupensymbol Plus, wird die Vorschau vergrößert, klicken Sie auf das Lupensymbol Minus wird die Vorschau verkleinert. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Dieser Schalter startet die Druckfunktion um die Nachweisliste zu drucken. Das Fenster Bericht drucken öffnet sich. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur) Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchefunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen des Nachweises ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Symbol um die Suche zu starten. Mit dem Schalter beenden Sie die Suchefunktion. 35

36 Weitere Funktionen - Termine Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Weitere Funktionen - Unterpunkt Termine (Alter Stil: Menü Stammdaten - Termine) Dieses Menü dient zur Verwaltung von Terminen aller Art, die nicht die Buchhaltung betreffen. Darunter fallen Gesprächstermine, Anrufe, Besuche etc. Zahlungstermine werden im Register Buchhaltung - Schalter Zahlungstermine generiert. Die Termine können Sie auch über den Schalter am unteren Bildschirmrand der Win-CASA Startmaske aufrufen. Wenn Sie den Terminkalender anklicken, haben Sie die Möglichkeit verschiedene Anzeigeoptionen auszuwählen (siehe Abbildung). Schalter Bearbeiten Mit Hilfe dieses Schalters können bereits vorhandene Termine bearbeitet werden. Das Fenster Termin wird geöffnet. Schalter Neu Dieser Schalter legt einen neuen Termin an. Das Fenster Termin wird geöffnet. Schalter Löschen Der ausgewählte Termin wird gelöscht. Sie können entweder nur einen Termin löschen oder alle Termine. Klicken Sie dazu beim Schalter Löschen rechts auf den Pfeil. Ein Fenster mit zwei Auswahlmöglichkeiten wird geöffnet. Wählen Sie die entsprechende Möglichkeit aus. Schalter Wiedervorlage Es wird eine Kopie des ausgewählten Termins erstellt, der nach Bedarf geändert oder beibehalten werden kann. Schalter In die Nachweisliste Mit diesem Schalter können Sie den von Ihnen markierten Termin als Nachweis übernehmen lassen. Das Fenster Termin als Nachweis speichern wird geöffnet. Schalter Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus den Terminen ein versenden lassen. Wie man ein in Win-CASA versendet, finden Sie hier. Schalter Fax Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Sie können direkt aus den Terminen ein Fax verschicken lassen. Wie man ein Fax in Win-CASA verschickt, finden Sie hier. Schalter Vorschau 36

37 Haben Sie ein Dokument bei Ihrem Termin zugeordnet, können Sie dieses Dokument mit dem Schalter Vorschau öffnen. Markieren Sie den Termin mit dem Dokument und klicken Sie auf den Schalter Vorschau. Schalter Bearbeiten Mit diesem Schalter können Sie das zugeordnete Dokument bearbeiten. Markieren Sie den Termin mit dem Dokument und klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten. Das Dokument wird geöffnet und Sie können dieses bearbeiten. Der Weg das Dokument über z.b. Ihren Windows Explorer zu öffnen entfällt. Schalter Datenexport In Win-CASA eingegebene Termine können über diese Funktion in das CSV-Format exportiert werden. Der Export erfolgt in den Win-CASA-Export-Ordner. Dieser befindet sich z.b. auf Laufwerk C:/Programme/Win-CASA2009/TERMINE.csv. Das CSV-Format kann von verschiedenen anderen Programmen z.b. Outlook oder Excel importiert werden. Näheres dazu erfahren Sie hier. Mit Hilfe der nachfolgenden Auswahlfelder können Sie die Anzeige der Termine eingrenzen. Auswahlfeld Auswahl In diesem Auswahlfeld wählen Sie zuerst das Objekt/Einheit, den Eigentümer oder den Kontakt aus. Schalter Das Fenster Ein Haus auswählen wird geöffnet. Hier wählen Sie Ihr Objekt aus. Diese Option erfolgt nur, wenn Sie im Auswahlfeld Auswahl Objekt/Einheit ausgewählt haben. Bei Auswahl Kontakt werden alle Kontakte angezeigt und bei Auswahl Eigentümer werden alle Eigentümer angezeigt. Auswahlfeld Einheiten Hier wählen Sie den Bewohner oder Eigentümer aus. Dieser Schalter wird nur sichtbar, wenn Sie bei Auswahl Objekt/Einheit eingestellt haben. Auswahlfeld Zeitraum In diesem Auswahlfeld können Sie den anzuzeigenden Zeitraum einschränken. Hierzu stehen Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Aktueller Monat Aktuelles Jahr Vormonat Vorjahr Abrechnungszeitraum Letzten 30 Tage Letzten 12 Monate Eingegebenes Datum Gesamter Zeitraum Heute Morgen Zeitraum eingegebenes Datum Die beiden Datumsfelder (von...bis) werden je nach Auswahl aktualisiert. Durch die Option eingegebenes Datum kann mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten das Datum beliebig ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu auf den Kalender im Feld von/bis oder geben Sie das Datum manuell über die Tastatur ein. Auswahlfeld Bearbeiter Hier können Sie den jeweiligen Bearbeiter auswählen. Wie Sie einen neuen Bearbeiter anlegen, finden Sie hier. 37

38 Klickfeld Nur mit zugeordneten Dokument Mit Hilfe dieses Klickfelds können Sie Termine, die mit einem Dokument verbunden sind, anzeigen lassen. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Dieser Schalter startet die Druckfunktion um die Termine zu drucken. Das Fenster Bericht drucken öffnet sich. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur) Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchefunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen des Termins ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Symbol um die Suche zu starten. Mit dem Schalter beenden Sie die Suchefunktion. Weitere Funktionen - Sonderumlage Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Sonderumlage (WEG) (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Sonderumlage) Diese Funktion erscheint nur bei einem WEG- bzw. einem Miet-& WEG- Haus (Win-CASA PRO) 38

39 Der Verwalter kann die Wohnungseigentümer für außergewöhnliche Kosten, zum Beispiel für große Instandhaltungsmaßnahmen (oder bei Liquiditätsschwierigkeiten) mit einer oder mehrere Sonderumlage(n) belasten. Im Normalfall sind Sonderumlagen mehrheitlich in der Wohnungseigentümerversammlung zu beschließen, es sei denn, dass unabwendbare Instandhaltungsmaßnahmen überraschend eintreten. Hier finden Sie ein komplettes Buchungsbeispiel zur Sonderumlage. Sollte die Notwendigkeit bestehen, dass eine Sonderumlage zurückbezahlt werden muss, besteht die Möglichkeit dies über eine negative Eingabe (Betrag mit Minusvorzeichen = Guthaben) zu erzeugen. Anhand des voreingestellten Umlageschlüssel wird dann die jeweilige Summe als Guthaben für den Eigentümer berechnet, eine positive Sollstellung und eine Überweisung erzeugt. Feld Betrag In dieses Feld wird der umzulegende Gesamtbetrag der Sonderumlage eingetragen. Feld Buchungstext Sonderuml. Dient zur Eingabe eines Buchungstextes für die Sonderumlage. Feld Datum Hier kann das Datum für die Sonderumlage festgelegt werden. Auswahlfeld Umlage Mit diesem Auswahlfeld wird der Umlageschlüssel für die Sonderumlage festgelegt. Zur Auswahl stehen die von Ihnen angelegten Umlageschlüssel zur Verfügung. Auswahl Runden Aufgrund des ausgewählten Umlageschlüssels und des Gesamtbetrags werden die Teilbeträge für die einzelnen Eigentümer berechnet. Diese Teilbeträge können nicht gerundet oder auf volle 1, 5 oder 10 EUR gerundet werden. Anzeigenfeld Gesamt Ausweis der Gesamtanteile des voreingestellten Umlageschlüssels. Feld Text Eingabe eines Textes der im Rundschreiben an die Eigentümer erscheint. Schalter Sollstellen/Lastschrift erzeugen Dieser Schalter generiert Sollstellungen für die ausgewählten Wohnungseigentümer. Für die am Lastschrifteneinzugsverfahren teilnehmenden Eigentümer werden Lastschriften erzeugt, die dann im Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften weiterbearbeitet werden können. Schalter Liste Drucken Dieser Schalter startet die Druckfunktion um die Sonderumlage zu drucken. Das Fenster Bericht drucken öffnet sich. Schalter Rundschreiben an Eigentümer Dieser Schalter startet die Druckfunktion um das Rundschreiben an die Eigentümer zu drucken. Das Fenster Bericht drucken öffnet sich. 39

40 Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. In der Praxis müssen Instandhaltungsrücklagen gebildet werden. Werden diese Rücklagen zu niedrig angesetzt, sind Sonderumlagen fast immer die Folge. Je älter das Anwesen wird, desto stärker steigt der Instandhaltungsaufwand. Solche überraschenden Sonderumlagen lassen sich nur durch eine ausreichende hohe Instandhaltungsrücklage vermeiden. Weitere Funktionen - Beschlusssammlung Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Beschlusssammlung (WEG) (Alter Stil: Menü Haus - Beschlusssammlung) Hier können Sie Beschlüsse, Regelungen und Gerichtsurteile erfassen, wie es laut Gesetzesentwurf (WEG 24 / 7 Beschlusssammlung) gefordert wird. Auswahl Objekt Wählen Sie hier das WEG- Objekt aus, für das die Beschlüsse/ Regelungen angezeigt werden sollen. Schalter Das Fenster Ein Haus auswählen wird geöffnet. Auswahl Zeitraum Damit schränken Sie die Liste auf einen bestimmten Zeitraum ein. Auswahl Art Wählen Sie hier die Art der Beschlüsse/Regelungen aus. Beschlüsse/Regelungen können bei der Neueingabe folgenden Arten zugeordnet werden: o. EV = Ordentliche Eigentümerversammlung o. WV = Ordentliche Wiederholungsversammlung a.o. EV = Außerordentliche Eigentümerversammlung a.o. WV = Außerordentliche Wiederholungsversammlung FSV = Fortsetzungsversammlung Gericht = Gerichtsentscheidung Umlauf = Umlaufbeschluss Auswahl Stichwort Hier erscheinen alle Stichwörter die Sie bereits bei den Beschlüssen/Regelungen eingetragen haben. Nach diesen Stichwörtern können die Beschlüsse/Regelungen eingeschränkt werden. Auswahl Bearbeiter Bei der Neuanlage eines Beschlusses/Regelung kann ein Bearbeiter eingegeben werden. Sie können durch die Auswahl eines Bearbeiters die Liste einschränken. Es werden nur Beschlüsse/Regelungen angezeigt, die dieser Bearbeiter eingegeben hat. Suchen Geben Sie einen beliebigen Suchbegriff ein und klicken Sie den Schalter "Finde". Die Beschlüsse/Regelungen werden angezeigt, in denen der Suchbegriff im Wortlaut und Thema vorkommt. Die Suche ist auf die angezeigte Liste beschränkt. Wenn Sie alle Beschlüsse zu einem Objekt durchsuchen möchten, stellen Sie sicher, dass in der Auswahl für Art, Stichwort und Bearbeiter <alle> eingestellt ist. Schalter Neu 40

41 Damit geben Sie einen neuen Beschluss/Regelung ein. Das Fenster für die Daten des Beschlusses/Regelung wird geöffnet. Wichtiger Hinweis: Laut gesetzlicher Regelung muss die Beschlusssammlung mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Die fortlaufende Nummer wird von Win-CASA automatisch vergeben. Einen Beschluss zu löschen ist nicht möglich. Schalter Bearbeiten Der in der Liste ausgewählte Beschluss wird bearbeitet. Das Fenster für die Daten eines Beschlusses/Regelung wird geöffnet. Schalter Kopieren Der in der Liste ausgewählte Beschluss/Regelung wird kopiert. Dabei wird ein neuer Beschluss angelegt mit den selben Daten des in der Liste ausgewählten Beschlusses. Eine neue laufende Nummer wird vergeben. Das Fenster für die Daten eines Beschlusses/Regelung wird geöffnet, um den neuen Beschluss zu bearbeiten. Schalter Drucken Die angezeigte Liste der Beschlüsse/Regelungen kann ausgedruckt werden. Schalter Export Der Verwalter muss einem Eigentümer Einsicht in die Beschlusssammlung gewähren. Die Liste der Beschlüsse/Regelungen kann nicht nur gedruckt sondern auch in ein gängiges Dateiformat (z.b. PDF, Word, Excel) exportiert werden. Es wird in das Fenster Berichte gewechselt. Klicken Sie hier auf "Vorschau" und im Vorschaufenster auf den Schalter "Exportieren", um eine PDF, Word oder Excel- Datei zu erzeugen. Empfehlenswert ist, die Beschlusssammlung nach PDF zu exportieren. Wenn Sie eine Homepage im Internet eingerichtet haben, können Sie die Beschlusssammlung als PDF-Datei zum download anbieten. Die PDF-Datei kann dem Eigentümer auch an seine -Adresse gesendet werden. SE-Verwaltung (Sondereigentumsverwaltung) Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Sondereigentumsverwaltung (Alter Stil: Menü Module - Sondereigentumsverwaltung) Zusatzmodul SE-Verwaltung - Was ist das? - Hier klicken. Wenn das SE-Verwaltungs Modul registriert ist, wird das Fenster SE-Verwaltung eingeblendet. Hier kann die komplette Sondereigentumsverwaltung durchgeführt werden. Angefangen bei der Stammdateneingabe eines SE-Vertrags, Sollstellen, buchen und bis zur Abrechnung mit dem Eigentümer. In der linken Navigationsleiste finden Sie folgende Bereiche: 41

42 Stammdaten Verträge Monatliche Verarbeitung Mietüberschuß überweisen Abrechnung mit Eigentümer Abstimmliste Garantiemieten Registrieren der Sondereigentumsverwaltung Wenn das SE-Verwaltung Modul noch nicht registriert ist, erscheint ein Fenster zum Eingeben der Lizenznummer. In diesem Fenster geben Sie die Lizenznummer des SE-Verwaltung Moduls ein. Diese finden Sie auf der Rechnung die Sie von der Software24.com GmbH erhalten. Nach Klicken des Schalters OK wird das SEV-Modul freigeschaltet. Stammdaten Verträge Die Liste zeigt alle angelegten SEV-Verträge an. Klickfeld Objekt oder Alle Objekte Wählen Sie hier, ob in der Liste die SEV-Verträge eines bestimmtenbobjekts oder aller Objekte angezeigt werden sollen. Auswahl Anzeige: Aktuelle Verträge Es werden nur die Verträge angezeigt, die zum aktuellen Tagesdatum noch gültig sind. Dabei werden die Eingaben in den Datumsfeldern Vertragsbeginn und Vertragsende in den Stammdaten der Verträge ausgewertet. Sie unterdrücken somit hier die Anzeige von bereits ausgelaufenen Verträgen. Auswahl Anzeige: Abgelaufene Verträge Alle Verträge, deren Vertragsende vor dem Tagesdatum liegen, werden angezeigt. Auswahl Anzeige: Alle Alle Verträge unabhängig vom Vertragsende werden angezeigt. Schalter Neu Ein neuer SEV-Vertrag wird angelegt. Stellen Sie sicher, dass die Wohnung schon angelegt ist (Menü Wohnung - Neu) und die Daten des Mieters (Win-CASA Miet) und Eigentümers (Win-CASA PRO) eingegeben wurden. Das Fenster SEV-Vertragsdaten wird aufgerufen. Hier werden alle Daten zum neuen Vertrag erfasst. Schalter Bearbeiten Die Stammdaten eines bestehenden SEV-Vertrags können bearbeitet werden. Das Fenster SEV- Vertragsdaten wird aufgerufen. 42

43 Schalter Löschen Ein SEV-Vertrag wird komplett gelöscht. Wichtiger Hinweis Wenn Sie einen SEV-Vertrag löschen, werden alle Buchungen (!) auf den Konten des SEV-Vertrags gelöscht. Module - Geräteverwaltung registrieren Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Geräteverwaltung (Alter Stil: Menü Module - Geräteverwaltung) In diesem Fenster tragen Sie den Registrierungscode für das Modul ein. Diesen finden Sie auf der Rechnung, die Sie von der Software24.com GmbH erhalten. Nach Anklicken des Schalters OK wird das Modul freigeschaltet. Geräteverwaltung und betreutes Wohnen - Was ist das? - hier klicken. Wenn das Modul registriert ist, kann es wie folgt aufgerufen werden: Geräteverwaltung: Register Verwaltung - Schalter Weitere Funktionen Geräte (alle Geräte) Register Verwaltung - Gruppe Haus -Schalter Daten -Schalter Geräte (alle Geräte des ausgewählten Hauses) Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalten Daten-unterer Registerreiter Wohnung - Register Geräte (alle Geräte des ausgewählten Hauses und der Wohnung) Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Ausgezogene Bewohner-unterer Registerreiter Wohnung - Register Geräte. Betreutes Wohnen: Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - unterer Registerreiter Wohnung-Register Betreutes Wohnen" Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Ausgezogene Bewohner-unterer Registerreiter Wohnung-Register Betreutes Wohnen" Zur Beschreibung der Geräteverwaltung hier klicken. Zur Beschreibung Betreutes Wohnen hier klicken. Weitere Funktionen - Anteile u. Zählerstände speichern Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Anteile und Zählerstände speichern (Alter Stil: Menü Haus - Sonstiges - Anteile und Zählerstände speichern) Mit Win-CASA können Sie mehrere Wirtschaftsjahre bearbeiten. Speichern Sie am Ende eines Wirtschaftsjahres die Anteile und Zählerstände ab. Damit können Sie diese Daten zu einem späteren Zeitpunkt wieder laden und bei Bedarf erneut eine Abrechnungen für das frühere Wirtschaftsjahr erstellen. 43

44 Die Anteile u. Zählerstände werden dabei immer unter der Hausnummer gespeichert. Zusätzlich geben Sie hier noch das jeweilige Jahr an. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Anteile und Zählerstände aus den Wohnungsdaten werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Weitere Funktionen - Anteile u. Zählerstände laden Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter weitere Funktionen - Anteile und Zählerstände laden (Alter Stil: Menü Haus - Sonstiges - Anteile und Zählerstände laden) Mit Win-CASA können Sie mehrere Wirtschaftsjahre bearbeiten. Sie können gespeicherte Anteile und Zählerstände für ein anderes Wirtschaftsjahr laden. In der Liste werden alle gespeicherten Anteile u. Zählerstände angezeigt. Schalter Laden Wählen Sie das entsprechende Jahr durch Anklicken aus und klicken Sie den Schalter Laden an. Die Anteile und Zählerstände werden automatisch in die Stammdaten der Wohnung übernommen. Schalter Löschen Löscht das von Ihnen ausgewählte Jahr mit allen Anteilen und Zählerständen. Schalter Schließen Das Fenster wird geschlossen. Beachten Sie, dass beim Laden von Zählerständen die aktuellen Anteile und Zählerstände überschrieben werden! Falls Sie diese noch nicht gespeichert haben, klicken Sie auf "Abbruch" und speichern Sie diese zuerst unter dem aktuellen Jahr ab! Konten Konten - Kontenrahmen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Konten Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Konten (Alter Stil: Menü Haus - Kontenrahmen - Konten) Diese Beschreibung gilt auch für den Musterkontenrahmen (Register Verwaltung - Gruppe Voreinstellungen - Musterkonten) Win-CASA ist mandantenfähig und verwendet einen eigenen Kontenrahmen pro Objekt. Der Kontenrahmen kann in diesem Fenster beliebig angepasst werden. 44

45 Wenn Sie einen Musterkontenrahmen ändern, beziehen sich die Änderungen nur auf die Konten des Musterkontenrahmens. Sie können den angepassten Musterkontenrahmen für ein neues oder sogar ein bestehendes Haus importieren. Bitte beachten Sie: Wenn Sie den Kontenrahmen des aktuellen Hauses ändern, wirken sich die Änderungen nur auf die Konten des aktuellen Hauses und nicht auf die Kontenrahmen anderer Häuser aus. Kontenklassen Die Konten eines Hauses sind übersichtlich in Kontenklassen aufgeteilt. 1. Kontenklasse Sachkonten Betriebsausgaben Hier legen Sie die Kostenkonten (Ausgabekonten) an, z.b. für Heizung, Strom, Hausmeister etc.. Diese Konten können umlagefähig sein, d.h. die Kosten werden lt. einem eingestellten Umlageschlüssel auf Bewohner oder Eigentümer verteilt. Sie können aber auch Kostenkonten anlegen, die nicht umlagefähig auf Bewohner oder Eigentümer sind. Einnahmen Hier legen Sie Ertragskonten (Einnahmekonten) an, z.b. für Zinserträge, Erträge aus Münzwaschmaschinen, Werbeeinnahmen von Plakatwänden etc.. Da z.b. auch Erträge einer WEG auf die Eigentümer umgelegt werden müssen, können Ertragskonten auch umlagefähig sein. Beachten Sie bitte, dass die Ertragskonten für Miete und Betriebs- und Heizkosten-Vorauszahlungen der Bewohner sowie Hausgeldzahlungen der Eigentümer automatisch bei der Neuanlage eines Hauses angelegt werden. Auch Konten für Guthaben/Nachzahlungen aus Vorjahresabrechnung werden automatisch angelegt. Diese Automatik erspart sehr viel Buchungsarbeit, da alle offenen Posten (Sollstellungen) monatlich/vierteljährlich/halbjährlich/jährlich automatisch erstellt werden können, ebenso die sich ergebenden Guthaben/Nachzahlungen aus Abrechnungen. Kontenklasse Bestandskonten Zur besseren Übersicht sind die Bestandskonten in Unterklassen unterteilt: Banken/Kassen Hier sehen Sie die Banken/Kassen, die Sie dem Haus zugeordnet haben. Neue Banken/Kassen werden im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalte Daten - Registerreiter Bankkonto hinzugefügt oder entfernt. Die Banken/Kassen gehören zu den aktiven Bestandskonten (Aktivseite: Guthaben bei Kreditinstituten). Rücklagen (A) WEG-Verwalter sind verpflichtet, Rücklagen auf Festgeldkonten/Sparbücher zinsbringend anzulegen. In dieser Unterklasse werden die Festgeldkonten/Sparbücher der Rücklagen angezeigt. Neue Festgeldkonten/Sparbücher werden im Register Abrechnungen - Rücklagen angelegt. Die Festgeldkonten/Sparbücher gehören zu den aktiven Bestandskonten (Aktivseite: Guthaben bei 45

46 Kreditinstituten). Rücklagen (P)/Sonstige Bestandskonten (A/P) In der WEG-Verwaltung wird für jedes Haus automatisch ein Rücklagenkonto angelegt und hier angezeigt. Das Rücklagenkonto ist ein passives Bestandskonto (Passivseite: Rückstellungen). In dieser Unterklasse können weitere aktive oder passive Bestandskonten angelegt werden. Bestehen z.b. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Hypotheken) kann dafür ein passives Bestandskonto angelegt werden. Der Anfangsbestand (EB-Wert) eines Bestandskontos kann im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) gebucht werden. Kontenklasse Debitoren Debitoren (der Begriff "Debitoren" wird abgeleitet aus dem lateinischen "debet" = "er schuldet") sind die Bewohner/Eigentümer, die Mietzahlungen bzw. Hausgeldzahlungen leisten müssen. Bewohner/Eigentümer-Konten werden von Win-CASA automatisch bei der Neuanlage einer Wohnung bzw. bei einem durchgeführten Bewohner/Eigentümerwechsel angelegt. Die Bezeichnung setzt sich wie folgt zusammen: B = Bewohnerkonto für Wohnung 1, aktueller Bewohner. B = Bewohnerkonto für Wohnung 1, erster ausgezogener Bewohner usw. E = Eigentümerkonto für Wohnung 3, aktueller Eigentümer. E = Eigentümerkonto für Wohnung 3, erster früherer Eigentümer usw. In der Unterklasse Sonstige" können sonstige Debitoren (nicht Bewohner/Eigentümer) angelegt werden. Dies kann z.b. eine Werbeagentur sein, die für die Bereitstellung einer Wandfläche für ein Werbeplakat Zahlungen an die WEG oder den einzelnen Hauseigentümer leistet. Kontenklasse Kreditoren (Lieferanten) In der Kreditorenbuchhaltung bezeichnet man mit dem Begriff die finanziellen Verpflichtungen gegenüber den Kreditgebern (Lieferanten). Die Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten aller Kreditoren. Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Kreditoren sind also Lieferanten, Versorger, Versicherungsgesellschaften, Wärmeabrechnungsunternehmen etc. Der Verwalter, der eine einfache Buchhaltung (Ist-Buchhaltung bzw. Istversteuerung) führt, verzichtet auf die Kreditorenbuchhaltung und bucht Kosten direkt auf Kostenkonten mit der Bank als Gegenkonto. Mehr zur Kreditorenbuchhaltung und ein Buchungsbeispiel finden Sie hier. Schalter Neu Das Fenster Kontendaten zur Anlage eines neuen Kontos wird geöffnet. Schalter Ändern Wählen Sie aus der Liste das zu ändernde Konto. Klicken Sie den Schalter Ändern an, um das Fenster Kontendaten aufzurufen. 46

47 Bitte beachten Sie Bestehende Kontennummern können nicht geändert werden. Ein Doppelklick auf das entsprechende Konto in der Liste startet ebenfalls das Fenster Kontendaten zum Ändern des Kontos. Schalter Löschen Wählen Sie aus der Liste das zu löschende Konto. Klicken Sie den Schalter Löschen an. Nach einer Kontrollabfrage wird das Konto gelöscht. Stellen Sie sicher, dass keine Buchungen auf dem Konto vorhanden sind. Ein Konto kann nur gelöscht werden, wenn keine Buchungen vorhanden sind. Schalter Speichern Speichert den aktuellen Kontenrahmen als Musterkontenrahmen für andere Häuser ab. Vergeben Sie dem abzuspeichernden Kontenrahmen einen eindeutigen Namen. Win-CASA speichert den aktuellen Kontenrahmen als Musterkontenrahmen unter diesem Namen ab. Schalter Importieren Eine Liste der angelegten Musterkontenrahmen wird angezeigt. Daraus wählen Sie den Musterkontenrahmen aus, dessen Konten in den Kontenrahmen des Hauses kopiert werden sollen. Wenn im Kontenrahmen des Hauses bereits Konten mit der selben Kontonummer wie im Musterkontenrahmen vorhanden sind, werden diese nicht überschrieben.. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Durch Anklicken dieser Schalter können Sie die Ansicht des Kontenrahmens verändern. Sie können hier zwischen Baumansicht und Kontenliste wählen. Schalter Direkt aus dem Kontenrahmen können Sie ein anderes Objekt auswählen. Klicken Sie dazu auf den Schalter Objekt. Das Fenster Ein Haus auswählen wird geöffnet. Konten - Umlageschlüssel Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Umlageschlüssel Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - 47

48 Umlageschlüssel (Alter Stil: Menü Haus - Umlageschlüssel) Win-CASA verwaltet bis zu 99 verschiedene Umlageschlüssel pro Haus, die Sie Ihren Bedürfnissen individuell anpassen können. Umlageschlüssel 1-49 gilt für die Mietverwaltung, Umlageschlüssel gilt für die WEG-Verwaltung. Die Umlageschlüssel sind frei wählbar und wahlweise als Festbetrag, Anteilig oder xtage umlegbar. Was ist ein Anteiliger Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein Festbetrags Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein x Tage Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Die Umlageschlüssel Personen x Tage (Nr. 2, 48, 49 -in der Mietverwaltung- sowie Nr. 51, 98, 99 - in der WEG-Verwaltung-) lassen sich nicht ändern. Sie geben mit dem Schalter Personenzahl im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Wohnung Daten - Register Anteile Schalter Personenzahl die Personenzahl ab einem bestimmten Zeitraum ein. Win-CASA berechnet automatisch die Personen x Tage. Dadurch können Personenzahlveränderungen während des Abrechnungszeitraums (Geburt etc.) taggenau abgerechnet werden. Vorausgesetzt eine Personenzahländerung wurde ab dem Tag der Änderung als neuer Datensatz eingegeben. Schalter OK Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Bearbeiten Wählen Sie aus der Liste den zu bearbeitenden Umlageschlüssel aus. Das Fenster Umlageschlüssel bearbeiten wird geöffnet. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Konten - Bestandskonten Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Bestandskonten (Banken, Kassen) Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Bestandskonten (Banken, Kassen) (Alter Stil: Menü Stammdaten - Bestandskonten) Was ist ein Bestandskonto? (Hier klicken) 48

49 Dieser Bereich dient der Anlage von Bankkonten und Kassen die später in Win- CASA für ein oder mehrere Häuser verwendet werden sollen. Nachdem Sie hier Banken und Kassen angelegt haben, müssen Sie diese noch dem jeweiligen Haus zuweisen. Diese Zuweisung erfolgt im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Daten - Registerreiter Bankkonto. Durch diese Zuordnung erreichen Sie, dass im Kontenrahmen des Hauses nur die zugeordneten Banken/Kassen angezeigt werden. Eine versehentliche Buchung auf das Bankkonto eines anderen Hauses wird damit ausgeschlossen. Rücklagen-Bestandskonten werden im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Konten - Rücklagekonten angelegt. Sonstige Bestandskonten (z.b. Verbindlichkeiten, Hypotheken-Darlehen) werden im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten angelegt. Der Anfangsbestand eines Bestandskontos wird im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) eingegeben werden. Auswahlfeld Art Bankkonto - für den laufenden Zahlungsverkehr Kasse - für Barzahlungen Schalter Neu Wählen Sie aus dem Auswahlfeld die entsprechende Kontoart aus. Klicken Sie den Schalter Neu an. Das Fenster Bestandskonto zur Eingabe eines neuen Bankkontos wird geöffnet. Näheres dazu erfahren Sie hier. Schalter Bearbeiten Mit diesem Schalter können Sie das ausgewählte Bankkonto ändern. Das Fenster Bestandskonto wird geöffnet um die Eingaben zu ändern. Schalter Löschen Mit diesem Schalter können Sie das ausgewählte Bankkonto löschen. Wichtiger Hinweis: Ist das Bestandskonto bereits bebucht, kann das Konto nicht gelöscht werden. Dies ist nur möglich wenn Sie alle Buchungen auf diesem Bestandskonto vorher löschen (Register Listen - Übersicht Bankkonto Zeitraum Alle Buchungen auswählen). Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur) Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchefunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen, Bezeichnung, Inhaber oder die Kontonummer der Bank ein. Klicken 49

50 Sie anschließend auf das Symbol um die Suche zu starten. Mit dem Schalter beenden Sie die Suchefunktion. Konten - Rücklagekonten Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Rücklagekonten Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten (Alter Stil: Menü Haus - Kontenrahmen - Rücklagekonten) In der WEG-Verwaltung kommt es vor, dass verschiedene Rücklagepositionen für ein Objekt gebildet werden (z.b. eine zweite Rücklage für Garagen). Dieses Fenster dient zur Einrichtung von neuen Rücklagepositionen und den dazugehörigen Rücklagekonten. Standardmäßig ist eine Rücklagenposition definiert. Eine detaillierte Erläuterung zur Rücklagenabrechnung erhalten Sie hier. Auswahlfeld Rücklageposition: Hier können die bestehenden Rücklagenkonten ausgewählt werden. Eine WEG muss mindestens eine Rücklagenposition angelegt haben. Schalter Neu Erstellt eine neue Rücklagenposition. Das Fenster Rücklageposition wird geöffnet. Schalter Ändern Die bereits eingerichtete Rücklagenposition kann mit diesem Schalter geändert werden. Das Fenster Rücklageposition wird geöffnet. 50

51 Schalter Löschen Mit diesem Schalter wird die ausgewählte Rücklagenposition gelöscht. Die zugeordneten Rücklagen-Bestandskonten werden auch gelöscht. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Anlage und Abrechnung von Rücklagenkonten für die Garagenrücklage. Konten - Spezielle Konten zuordnen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Spezielle Konten zuordnen Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Spezielle Konten zuordnen (Alter Stil: Haus - Kontenrahmen - Spezielle Konten zuordnen) Dient zur Vorbelegung spezieller Konten innerhalb der Buchhaltung. Wenn Sie die Buchungsautomatik von Win-CASA zur automatischen Verbuchung von Rücklastschrift- und Mahngebühren nutzen möchten, wählen Sie hier die dafür erforderlichen Ausgabekonten aus. Sie können nur Konten wählen, die nach einem Festbetrags-Umlageschlüssel umgelegt werden, damit die individuellen Gebühren pro Bewohner/Eigentümer in der Nebenkosten- bzw. Hausgeldabrechnung umgelegt werden können. Wenn Sie noch keine Konten für Rücklastschrift- und Mahngebühren angelegt haben, legen Sie diese im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten an. Konten - Anfangsbestand (EB-Wert) Registerreiter Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Konten - Anfangsbestand (EB- Wert) Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) (Alter Stil: Menü Haus - Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) Hier kann der Anfangsbestand eines Bestandskontos (EB-Wert) gebucht werden. Ein Fenster mit allen Bestandskonten des aktuellen Hauses wird angezeigt. Wählen Sie das Bestandskonto aus der Liste aus und klicken Sie den Schalter Anfangsbestand (EB-Wert). Geben Sie den Anfangsbestand des Bestandskontos und das Datum ein. Ist der Bestand negativ, geben Sie den Betrag mit einem Minuszeichen ein. 51

52 Sie übernehmen ein neues Haus in Ihre Verwaltung. Dazu legen Sie ein neues Objekt im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Neu an und fügen ein Bankkonto hinzu. Ihr Wirtschaftsjahr beginnt am 1. Januar. Der Kontoauszug des Bankkontos weist zum des Vorjahres einen Saldo von 1.215,45 EUR (Soll) aus. Geben Sie 1.215,45 EUR am xxxx ein. Ist der Saldo im Haben, geben Sie den Betrag ohne Vorzeichen ein. Anfangsbestände der Rücklagekonten Bei einer WEG-Verwaltung wird automatisch ein Rücklagenkonto (P) (passives Bestandskonto = Gesamtrücklagen) angelegt. Zu den Rücklagen gehören auch die aktiven Bestandskonten (A) (Fesgeldkonten/Sparbücher). Diese werden im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten angelegt. Für alle Rücklagekonten müssen bei der Übernahme eines Objektes in die Verwaltung die Anfangsbestände eingegeben werden. Sie übernehmen eine neue WEG in Ihre Verwaltung. Dazu legen Sie ein neues Objekt im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Neu an. Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten definieren Sie die Rücklagekonten. Das Wirtschaftsjahr beginnt am 01. Januar. Die Gesamtrücklagen des Objekts betragen ,55 EUR. Klicken Sie das passive Rücklagenkonto (P) an und danach den Schalter Anfangsbestand (EB-Wert)". Geben Sie ,55 EUR am xxxx ein. Die Rücklagen sind auf zwei Festgeldkonten angelegt. Das erste Festgeldkonto hat einen Bestand von ,00 EUR, das zweite ,55 EUR. Wählen Sie das erste Festgeldkonto (A) aus, klicken Sie den Schalter Anfangsbestand (EB-Wert) und geben Sie den Bestand ein. Wählen Sie dann das zweite Festgeldkonto und geben Sie auch dafür den richtigen Bestand ein. Die Salden der Festgeldkonten/Sparbücher (A) sind gleich dem Saldo des Rücklagenkontos (P), wenn alle Rücklagen angelegt wurden. Wenn Zuführungen Rücklagen gebucht wurden und der entsprechende Betrag noch nicht angelegt wurde (auf Festgeld/Sparbuch übertragen), dann ist der Saldo der Rücklagekonten (A) niedriger als der Saldo des Rücklagenkontos (P). Der Differenzbetrag befindet sich noch auf dem Girokonto und muss noch angelegt werden. Sonstiges Konten - Kontostände aktualisieren Registerreiter Verwaltung - Gruppe Konten - Schalter Sonstiges - Kontostände aktualisieren Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Kontostände aktualisieren (Alter Stil: Menü Menü Haus - Kontenrahmen - Kontostände aktualisieren) Aktualisiert alle Kontostände aufgrund der tatsächlich vorhandenen Buchungen. Rufen Sie diese Funktion nur dann auf, wenn Sie Differenzen zwischen dem Kontostand und der Summe der eingegebenen Buchungen auf diesem Konto feststellen. Unter normalen Umständen sollten keine Differenzen auftreten, weil Win-CASA nach einer Buchung den entsprechenden Kontostand des betroffenen Kontos aktualisiert. In seltenen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass z.b. wegen eines Stromausfalls, Systemabsturzes etc. eine Transaktion (Buchung speichern, aktualisieren der Konten) nicht zu Ende geführt werden konnte. Diese Funktion berechnet alle Konten (inkl. der Bestandskonten) aufgrund der vorhandenen Buchungen neu. 52

53 Konten - Hausanteile aktualisieren Registerreiter Verwaltung - Gruppe Konten - Schalter Sonstiges - Hausanteile aktualisieren Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter Kontenrahmen - Hausanteile aktualisieren (Alter Stil: Menü Menü Haus - Kontenrahmen - Hausanteile aktualisieren) Mit Hilfe dieser Funktion werden alle Hausanteile aktualisiert. Rufen Sie diese Funktion nur dann auf, wenn Sie Differenzen in der Summierung Spalte Haus feststellen. Unter normalen Umständen sollte keine Differenz auftreten, weil Win-CASA nach jeder Eingabe in der Spalte Einheit die Spalte Haus aktualisiert. In seltenen Fällen kann es jedoch vorkommen, dass z.b. wegen eines Stromausfalls, Systemabsturzes etc. eine Transaktion (Anteil speichern, aktualisieren der Spalte Haus) nicht zu Ende geführt werden konnte. Konten - Alte Buchungen löschen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Konten - Schalter Sonstiges - Alte Buchungen löschen (Alter Stil: Menü Menü Haus - Sonstiges - alte Buchungen löschen ) Wichtiger Hinweis: Sie sollten diese Funktion nur dann aufrufen, wenn Sie bereits einige Jahre mit Win-CASA gearbeitet haben und die Buchhaltung aus weit zurückliegenden Jahren nicht mehr benötigen. Führen Sie auf jeden Fall vor dem Löschen eine Datensicherung im Register Sonstiges durch und archivieren Sie diese. Dies Funktion löscht alle Buchungen bis einschließlich des von Ihnen ausgewählten Kalenderjahres für alle Objekte. Die Saldovorträge für die Bestandskonten werden automatisch aktualisiert. Wenn die Meldung erscheint, dass das Löschen nicht vorgenommen werden kann, ist bei einem Objekt das Wirtschaftsjahr falsch hinterlegt. Löschen Sie z.b. alle Buchungen einschließlich 2008, darf bei keinem Objekt das Wirtschaftsjahr 2008 eingestellt sein. 1.2 Gruppe Wohnung Wohnung - Daten Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten (Alter Stil: Menü Wohnung - Daten) Das Eingabefenster für die Wohnungs-Stammdaten ist durch die untenliegenden Registerreiter dreigeteilt in: Register Bewohner Register Eigentümer 53

54 Register Wohnung Bitte beachten Sie hierzu jedoch die Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA-Version (Miet, WEG und PRO). Die folgenden Schalter finden Sie in allen drei Registern Gruppe Funktion Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Bereich Kommunikation Schalter Brief Mit diesem Schalter können Sie direkt an Ihren Bewohner oder Eigentümer einen Brief verfassen. Die Win-CASA Textverarbeitung oder eine von Ihnen eingestellte Textverarbeitung wird gestartet. Die Einstellung der Textverarbeitung erfolgt im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen. Schalter Kontaktieren Über diesen Schalter können Sie direkt Kontakt mit Ihrem Bewohner oder Eigentümer aufnehmen, z.b. über die Telefonie oder über EMai, Fax etcl. Für die Telefonfunktion greift Win-CASA auf bereits vorhandene Windows- Funktionen zurück. Hinweise zur Telefonie erhalten Sie hier! Bereich Termine & Nachweise Schalter Dokumente/Nachweise Über diesen Schalter gelangen Sie direkt in das Dokumenten- und Nachweismanagement um für Ihren Bewohner oder Eigentümer einen Nachweis zu erstellen. So haben Sie alle Vorgänge, die diese Wohnung betreffen, jederzeit griffbereit. Schalter Termine Über diesen Schalter gelangen Sie direkt in die Termine. So können Sie z.b. während eines Telefonats mit Ihrem Bewohner oder Eigentümer einen neuen Termin erstellen. Bereich Anteile 54

55 Schalter Personenzahl Über diesen Schalter geben Sie die Personenzahl der Wohnung ein. Schalter Zählerstände Über diesen Schalter geben Sie die Zählerstände ein. Dies kann nach Verbrauch oder Anfangs- und Endbestand erfolgen. Bereich Navigation Schalter Das Fenster Auswahl Wohnungen wird geöffnet. Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchefunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen des Nachweises ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Symbol beenden Sie die Suchefunktion. um die Suche zu starten. Mit dem Schalter Schalter vorherige Wohnung Klicken Sie auf das Pfeilsymbol links, gelangen Sie in die vorherige Wohnung. Schalter nächste Wohnung Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts, gelangen Sie die nächste Wohnung. Durch diese Schalter muss nicht jedesmals das Fenster geschlossen werden, um die nächste Wohnung aufzurufen. Wohnung - Neu anlegen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter eine neue Wohnung anlegen (Alter Stil: Menü Wohnung - Neu anlegen) Win-CASA legt eine neue Wohnung im aktuellen Haus an. Wählen Sie aus der aufklappbaren Liste eine freie Wohnungsnummer aus und klicken Sie den 55

56 Schalter Auswahl an. Zur Eingabe der Daten öffnet sich das Fenster Stammdaten der Wohnung. Wohnung - Löschen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter eine neue Wohnung anlegen (Alter Stil: Menü Wohnung - Löschen) Diese Funktion löscht die aktuell ausgewählte Wohnung. Durch das Löschen der Wohnung wird auch das dazugehörige Konto des Bewohners oder des Eigentümers gelöscht. Alle Buchungen auf diesen Konten werden ebenfalls gelöscht. Die Stammdaten, Konten und Buchungen von ausgezogenen Bewohnern oder früheren Eigentümern werden ebenso gelöscht (Register Verwaltung - Schalter - Ausgezogene Bewohner bzw. Frühere Eigentümer). Wohnung - Ausgezogene Bewohner Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Ausgezogene Bewohner (Alter Stil: Menü Wohnung - Ausgezogene Bewohner) Zeigt ausgezogene Bewohner des aktuellen Hauses an, um diese auch weiterhin verwalten zu können. Auswahlfeld Wohnung Wählen Sie eine bestimmte Wohnung aus. Die angezeigte Liste zeigt alle ausgezogenen Bewohner dieser gewählten Wohnung. Auswahl Im Zeitraum Schränkt die Anzeige der ausgezogenen Bewohner für einen bestimmten Zeitraum ein. Beispiel: Sie möchten nur Bewohner anzeigen, die im aktuellen Jahr ausgezogen sind. Wählen Sie dazu Aktuelles Jahr" aus. Um wieder alle ausgezogenen Bewohner anzuzeigen, wählen Sie Gesamter Zeitraum". Schalter Bearbeiten Markieren Sie innerhalb der Liste den gewünschten Bewohner und klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten. Das Fenster Daten des ausgezogenen Bewohners wird geöffnet. Direktes Doppelklicken auf einen Bewohner innerhalb der Liste startet ebenfalls das Fenster Daten des ausgezogenen Bewohners. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. 56

57 Schalter Löschen Löscht den ausgezogenen Bewohner. Schalter Zurück Das Fenster wird geschlossen. Wohnung - Frühere Eigentümer Registerreiter Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Frühere Eigentümer (Alter Stil: Menü Wohnung - Frühere Eigentümer) Zeigt alle früheren Eigentümer des aktuellen Hauses an, um diese auch weiterhin verwalten, bzw. bearbeiten zu können. Auswahlfeld Wohnung Zeigt die Liste aller ehemaligen Eigentümer. Aus dieser Liste wählen Sie die Wohnung aus, die Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie die Einstellung alle Wohnungen, werden alle in dem Haus durchgeführten Wechsel angezeigt. Auswahlfeld im Zeitraum Mit Hilfe dieses Auswahlfeldes kann die Anzeige der Eigentümerwechsel nach dem Datum eingegrenzt werden. Es werden nur die Wechsel angezeigt, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegen. Schalter Bearbeiten Markieren Sie innerhalb der Liste den früheren Eigentümer und klicken Sie auf den Schalter Bearbeiten. Dadurch öffnet sich das Fenster Daten des früheren Eigentümers. Direktes Doppelklicken auf einen Eigentümer innerhalb der Liste startet ebenfalls das Fenster Daten des früheren Eigentümers Schalter Löschen Markieren Sie in der Liste den ehemaligen Eigentümer, den Sie löschen möchten. Nach Bestätigung einer Kontrollfrage wird der markierte ehemalige Eigentümer mit den dazugehörigen Buchungen gelöscht. Schalter Zurück Das Fenster wird geschlossen und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. 1.3 Gruppe Adressen Adressen Kontakte 57

58 Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Kontakte (Alter Stil: Stammdaten - Kontakte) Kontakte In diesem Fenster können Sie Adressen und Bankverbindungen von Kontaktpersonen eingeben. Serienbriefe mit den Kontaktdaten können erstellt werden, die Adressen stehen auch im Terminplaner zur Verfügung. Ebenso können Adressen in die Bewohnerdaten übernommen werden. Adressen - Lieferanten Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Lieferanten (Alter Stil: Stammdaten - Lieferanten) Lieferanten Lieferanten sind Handwerker, öffentliche Verwaltungen, Versorger oder sonstige Dienstleister. Die Besonderheit bei der Neuanlage von Lieferanten ist, dass automatisch auch ein Buchungskonto (Kreditorenkonto) in der Buchhaltung angelegt wird. Sie können dadurch eine Kreditorenbuchhaltung durchführen, d.h. Rechnungseingänge von Lieferanten (OP) und Zahlungen an Lieferant buchen. Geben Sie bei jedem Lieferant auch die Bankverbindung ein, da Sie bei der Erstellung eines OP im Zahlungsplaner oder im Buchungsfenster (Ansicht: Doppelte Buchführung) automatisch Überweisungen erstellen können. Das Fenster für Kontakte und Lieferanten ist ähnlich aufgebaut und wird hier beschrieben. Adressen - Eigentümer Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Eigentümer (Alter Stil: Menü Stammdaten - Eigentümer) In diesem Fenster werden alle Wohnungseigentümer, sofern es sich um eine WEG handelt, bzw. die Hauseigentümer (Mietverwaltung) eingetragen. Im oberen Teil wird eine Liste aller in Win-CASA bereits erfassten Eigentümer angezeigt. Schalter Neu Mit Hilfe dieses Schalters wechseln Sie in das Fenster Stammdaten Eigentümer in dem Sie neue Eigentümer eintragen können. Schalter Bearbeiten Durch Anklicken dieses Schalters können Sie den in der Eigentümerliste markierten Datensatz bearbeiten. Schalter Löschen Der in der Eigentümerliste markierte Datensatz wird gelöscht. Schalter Brief 58

59 Startet die Textverarbeitung um einen Brief an den Eigentümer zu erstellen. Dabei stehen Ihnen die Eigentümerdaten über Datenfelder zur Verfügung und werden automatisch in das Dokument übernommen. Schalter Kontaktieren Hier können Sie direkt Kontakt mit Ihrem Eigentümer aufnehmen wie z.b. ein versenden. Durch Anklicken der Adresse wird automatisch Ihr Standard Client gestartet. Oder wenn Ihr Bewohner/Eigentümer eine eigene Homepage besitzt, wird Ihr Standard Internetbrowser geöffnet und die Seite geladen. Oder Sie Telefonieren direkt aus Win-CASA. Für die Telefonfunktion greift Win-CASA auf bereits vorhandene Windows- Funktionen zurück. Hinweise zur Telefonie erhalten Sie hier! Schalter Import In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit Datensätze aus anderen Programmen/Datenbanken zu importieren. Mit Hilfe dieses Schalters rufen Sie den Import-Assistenten auf, der Sie Schritt für Schritt durch den Import begleitet. Näheres zum Datenimport erfahren Sie hier. Schalter Export Wenn Sie auf den Schalter Export klicken, wird automatisch eine CSV Datei von Win-CASA erstellt. In dem Fenster Informationen finden Sie den Pfad wo die Datei gespeichert wurde. Diese Datei können Sie z.b. in Microsoft Exel importieren. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Das Fenster Bericht auswählen wird geöffnet. Suche starten (F4 auf Ihrer Tastatur) Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchefunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen des Eigentümers ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Symbol um die Suche zu starten. Mit dem 59

60 Schalter beenden Sie die Suchefunktion. Verwalteliste Registerreiter Verwaltung - Gruppe Adressen - Schalter Verwalter (Alter Stil: Stammdaten - Verwalter) Öffnet die Liste aller in Win-CASA angelegten Verwalter. Geben Sie die genaue Anschrift des Hausverwalters ein. Diese Angaben werden als Vorgabe bei der Neuanlage eines Hauses verwendet. Die Verwalteranschrift wird auf Abrechnungen und Wirtschaftsplänen von den einzelnen Objekten aus den jeweiligen Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten - Register Verwalter zugeordneten Verwalter ausgelesen und mit ausgedruckt. Dadurch kann bei Bedarf für jedes Haus ein anderer Verwaltername eingetragen werden. Schalter Neu Öffnet das Fenster Stammdaten Verwalter. Schalter Bearbeiten Um einen bereits angelegten Verwalter zu bearbeiten, wählen Sie den Verwalter aus der Liste und klicken anschließend auf den Schalter Bearbeiten. Das Fenster Stammdaten Verwalter wird geöffnet. Schalter Löschen Um einen bereits angelegten Verwalter zu löschen, wählen Sie den Verwalter aus der Liste und klicken anschließend auf den Schalter Löschen. Schalter Anmeldung Jeder neu angelegte Verwalter hat sein eigenes Kennwort und verwaltet nur die Objekte, die er angelegt hat. Es werden nur die Objekte des aktuell angemeldeten Verwalters angezeigt. Soll auf einen anderen Verwalter gewechselt werden, klicken Sie auf den Schalter Anmeldung. Im folgenden Fenster wählen Sie den gewünschten Verwalter aus und klicken auf Anmelden. Schalter Zurück Kehrt in das Register Verwaltung zurück. 1.4 Gruppe Einstellungen Verwaltung - Schalter Musterkonten Registerreiter Verwaltung - Gruppe Voreinstellungen - Schalter Musterkonten (Alter Stil: Menü Stammdaten - Musterkontenrahmen) Musterkontenrahmen fassen eine beliebige Anzahl von Sachkonten unter einem 60

61 eindeutigen Namen zusammen. Sie können für ähnliche Häusertypen (Mietshaus, WEG-Haus, Miet- & WEG) Musterkontenrahmen erstellen. Bei der Neuanlage eines Hauses kann ein passender Musterkontenrahmen als neuer Kontenrahmen des Hauses übernommen werden. Änderungen an Musterkontenrahmen wirken sich nicht auf bereits bestehende Häuser und deren Kontenrahmen aus. Bestehende Häuser und deren Kontenrahmen können im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten individuell geändert werden. Schalter Bearbeiten Markieren Sie in der Liste den Musterkontenrahmen, der bearbeitet werden soll. Das Fenster Musterkontenrahmen wird geöffnet. Hier können Sie die Konten bearbeiten oder neue Konten anlegen. Näheres dazu erfahren Sie hier. Schalter Löschen Markieren Sie in der Liste den Musterkontenrahmen, der gelöscht werden soll. Nach Bestätigung einer Kontrollfrage wird der markierte Musterkontenrahmen gelöscht. Schalter Umbenennen Markieren Sie in der Liste den Musterkontenrahmen, der umbenannt werden soll. Im anschließenden Fenster geben Sie den neuen Namen ein. Schalter Zurück Das Fenster wird geschlossen. Auch nach dem Anlegen eines Hauses können Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen Musterkontenrahmen in ein bestehendes Haus kopieren. Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - klicken Sie unter Kontenrahmen den Schalter importieren und wählen Sie den zu importierenden Musterkontenrahmen aus. Die noch fehlenden Konten des ausgewählten Musterkontenrahmens werden zu den bereits bestehenden Konten hinzugefügt. Um einen bestehenden Kontenrahmen eines Hauses als neuen Musterkontenrahmen abzuspeichern, klicken Sie im Register Buchhaltung Schalter Kontenrahmen Konten unter Kontenrahmen den Schalter Speichern an. Vergeben Sie einen neuen Namen für den Musterkontenrahmen. Den neuen Musterkontenrahmen finden Sie in der Liste der Kontenrahmen im Register Verwaltung - Schalter Musterkontenrahmen. Einstellungen - Schalter Einstellungen Registerreiter Verwaltung - Gruppe Voreinstellungen - Schalter Einstellungen (Alter Stil: Menü Stammdaten - Voreinstellungen) Anrede Vorgaben für das Auswahlfeld Anrede in den Bewohner/Eigentümer Adressfenstern (Wohnung - Daten). Der Schalter Neu dient zur Neuanlage einer Anrede. Mit dem Schalter Löschen wird die markierte Anrede gelöscht. 61

62 Briefanrede Vorgaben für das Auswahlfeld Briefanrede in den Bewohner/Eigentümer Adressfenstern (Wohnung Daten). Der Schalter Neu dient zur Neuanlage einer Briefanrede. Mit dem Schalter Löschen wird die markierte Briefanrede gelöscht. Titel Vorgaben für das Auswahlfeld Titel in den Bewohner/Eigentümer Adressfenstern (Wohnung Daten). Der Schalter Neu dient zur Neuanlage eins Titels. Mit dem Schalter Löschen wird der markierte Titel gelöscht. Kategorien (Kontakte) Dient zur Erstellung von individuellen Rubriken denen Kontakte (z.b. Handwerker) zugeordnet werden können (Register Verwaltung - Schalter Kontakte/Lieferanten). Der Schalter Neu dient zur Neuanlage einer Kategorie. Mit dem Schalter Löschen wird die markierte Kategorie gelöscht. Buchhaltung Register Buchhaltung Klickfeld "Beleg-Nummer automatisch erhöhen" Wenn angeklickt, wird nach jedem Speichern einer Buchung die Beleg-Nummer um eins erhöht. Wenn Sie mehrere Buchungen mit der selben Beleg-Nummer buchen wollen (z.b. mit der Nummer des Bankkontoauszugs), schalten Sie die automatische Erhöhung hier aus. (Die "Start-Beleg-Nummer" können Sie im Register Verwaltung - Schalter Weitere Funktionen - LAUFENDE BELEG-NR. einsehen und ändern) Klickfeld "Erster Buchungstext automatisch vorbelegt" Wenn angeklickt, wird nach der Auswahl eines neuen Kontos im Buchungsfenster der Buchungstext mit dem ersten Standard-Buchungstext vorbelegt, der für dieses Konto gespeichert ist. Näheres finden Sie im Register Buchhaltung Schalter Kontenrahmen Konten Konto doppelt anklicken Register Buchungstext. Ist diese Klickfeld nicht aktiv wird kein Buchungstext vorbelegt. Klickfeld "Zuletzt eingegebenes Buchungsdatum vorbelegt (nicht Tagesdatum)" Wenn angeklickt, wird das Buchungsdatum im Buchungsfenster nicht mit dem Tagesdatum vorbelegt, sondern mit dem Datum der zuletzt eingegebenen Buchung. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Buchungen für zurückliegende Zeiträume erfassen. Klickfeld Kontoauszugs-Nr. und Blatt-Nr. anzeigen" Um die Kontoauszugs-Nr. und die Blatt-Nr. in der Buchungsmaske anzuzeigen klicken Sie die Option an. Klickfeld Warnen, wenn Datum außerhalb des Abrechnungszeitraums liegt" Beim Buchen im Register Buchhaltung - Schalter Buchen wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Buchungsdatum nicht innerhalb des im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten eingestellten aktuellen Abrechnungszeitraums liegt. Wenn keine Warnung erscheinen soll, 62

63 klicken Sie diese Option nicht an. Klickfeld Konto/Text in einf. Buchhaltung nach buchen nicht zurücksetzen Ist dieses Klickfeld aktiv, wird beim Buchen im Register Buchhaltung - Schalter Buchen der Buchungstext nicht zurückgesetzt. Text für Sollstellungen Bewohner In dieses Feld tragen Sie den von Ihnen gewünschten Text ein, der als Text bei Erstellung einer automatischen Sollstellung für Bewohner erscheinen soll. Text für Sollstellungen Eigentümer In dieses Feld tragen Sie den von Ihnen gewünschten Text ein, der als Text bei Erstellung einer automatischen Sollstellung für Eigentümer ausgewiesen werden soll. Register OP Lieferant buchen Hier können Sie festlegen, wie offene Posten für Lieferanten, die im Zahlungsplaner erstellt wurden, im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen gebucht werden. Klickfeld Ist-Buchhaltung Ist dieses Klickfeld aktiv, wir nach dem Verbuchen des Zahlungseingang der offene Posten gelöscht und die Zahlung erfolgt direkt auf dem Ausgabekonto. Klickfeld Soll-Buchhaltung (Nebenbuchhaltung für Kreditoren/Doppelte Buchführung) Ist diese Klickfeld aktiv, wird das Lieferanten- und das Ausgabekonto angesprochen. Nähere Informationen zur doppelten Buchführung erhalten Sie hier. Register Buchungstexte Diese Standard-Buchungstexte erscheinen im Register Buchhaltung - Schalter Buchen in der aufklappbaren Liste "Text". Mit den beiden Klickfeldern Ausgaben/Einnahmen bestimmen Sie, ob die eingegebenen Texte für Ausgaben oder Einnahmen verwendet werden. Mit dem Schalter Neu geben Sie Standard-Buchungstexte für Einnahme- oder Ausgabekonten ein. Mit dem Schalter Bearbeiten ändern Sie Buchungstexte. Mit dem Schalter Löschen entfernen Sie Buchungstexte aus der Liste. Register Umbuchungstexte Vorgabetexte bei Anklicken des Schalters Bank Umbuchen im Register Buchhaltung - Schalter Buchen. Mit dem Schalter Neu fügen Sie einen zusätzlichen Umbuchungstext hinzu. Mit dem Schalter Bearbeiten ändern Sie Buchungstexte. Mit dem Schalter Löschen wird der in der Liste markierte Text gelöscht. Register 35a Hier können Sie die Art der Tätigkeit für Beschäftigte und die Art der Dienstleistung oder Handwerkerleistung eingeben. Diese Einträge erscheinen in dem aufklappbaren Eingabefeld für Art der Tätigkeit und Art der Leistung in dem Fenster Haushaltsnahe Dienstleistungen buchen. Über die Schalter Neu fügen Sie neue Texte hinzu und über den Schalter Löschen können Sie diese wieder löschen. Mahnwesen Tragen Sie unter Mahngebühr die Gebühren für die entsprechende Mahnstufe, sowie im Feld rechts daneben nach wievielen Tagen ab Fälligkeit gemahnt werden soll, ein. Durch die Mahnschwelle wird verhindert, dass schon bei geringen Beträgen eine Mahnung erstellt wird. Im Feld Tag der Sollstellung" legen Sie fest, an welchem Tag im Monat die automatische Sollstellung erstellt werden soll. 63

64 Die 1. Mahnung soll nach 7 Tagen erfolgen, die 2. Mahnung nach 14 Tagen. Am 2. eines Monats führen Sie eine automatische Sollstellung durch. Wenn am 9. des Monats die fälligen Zahlungen nicht geleistet wurden, erscheint das nicht ausgeglichene Konto des Bewohners oder Eigentümers in der Mahnliste und Sie können Mahnungen für die 1. Mahnung drucken. Sollte am 16. des Monats noch keine Zahlung eingegangen sein, wird die 2. Mahnstufe aktiviert. Objekt/Einheitenarten Dieser Bereich gliedert sich in die Register Objektarten und Einheitenarten. Hier können die Vorgaben für Objekte bzw. Einheiten definiert werden, z.b. Gebäude, Haus, Laden, Büro. Mit dem Schalter Neu legen Sie eine neue Vorgabeart an. Der Schalter Löschen entfernt die markierte Vorgabe. Bearbeiter Hier tragen Sie über den Schalter Neu neue Bearbeiter für Termine/Nachweise und die Beschlusssammlung ein. Der Schalter Löschen entfernt den markierten Bearbeiter. Druckrand Obere Druckrand-Einstellung für Überweisungen und Lastschriftformulare MwSt-Sätze Win-CASA verwaltet bis zu 8 verschiedene MwSt Vorgaben. Diese werden jeweils im Buchungsfenster als Auswahlfeld vorgegeben. Währung/Land Hier ist das Währungssymbol definiert. Standardvoreinstellung ist EUR. Durch Anklicken des Schalters Währung ändern können Sie das Währungssymbol frei vergeben. Nach einer Änderung des Währungssymbols wird ein Suchlauf gestartet, der das Währungssymbol in allen Berichten aktualisiert. Ländereinstellung Zur Auswahl stehen Deutschland, Österreich und Schweiz. Kunden aus Österreich und Schweiz sollten nach der Umstellung die Mwst.-Sätze kontrollieren/anpassen. Die Änderung der Ländereinstellung auf Schweiz" erlaubt das Ausdrucken von Zahlscheinen statt Lastschriften. Optionen Register Optionen Klickfeld Terminen beim Start anzeigen/termine in Outlook verwalten Je nachdem welches Klickfeld Sie aktiviert haben, startet Win-CASA automatisch den Terminplaner oder Outlook wird geöffnet. 64

65 Suchfunktion: Termine/Nachweise und Buchungen für die vergangenen xx Monate durchsuchen Hier legen Sie fest, wie viele Monate Termine/Nachweise und Buchungen rückwirkend durchsucht werden. Diese Einstellung optimiert die Geschwindigkeit der Suche. Informationen zur leistungsfähigen Win-CASA Suche im Hauptfenster finden Sie hier. Erinnerung für Datensicherungen nach Durch diese Option können Sie sich automatisch von Win-CASA an eine Datensicherung erinnern lassen. Tagen Sie hier die Tage ein. Umlageausfallwagnis Geben Sie hier den prozentualen Wert ein. Gesetzlich sind maximal 2% erlaubt. Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung-Schalter Daten - Register Zahlungen können Sie das Klickfeld Umlageausfallwagnis" anklicken für die Bewohner, in deren Nebenkostenabrechnung das Umlageausfallwagnis automatisch berechnet und ausgewiesen werden soll. Umlageausfallwagnis: Was ist das? Register Anzeige Objekte In diesem Register können Sie definieren ob alle Objekte angezeigt werden sollen, oder nur Objekte die einem aktuell angemeldeten Verwalter zugeordnet sind. Register DATEV/CAEXIM Modul Hier legen Sie fest, mit welchen DATEV-Kontenrahmen Sie arbeiten. Sie können zwischen SKR 03 und SKR 04 auswählen. Welchen DATEV-Kontenrahmen Sie benötigen, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater. Arbeiten Sie mit dem CAEXIM Modul, legen Sie hier den ARGE-Standard fest. Sie können zwischen Version 2.1 oder Version 3.0 auswählen. Welchen ARGE-Standard Sie benötigen, erfahren Sie bei Ihrem Heizkostenabrechnungsunternehmen. Register Oberfläche In Win-CASA 2009 gibt es eine neue übersichtlichere Oberfläche zum Bedienen der einzelnen Funktionen. Wird jedoch Ihrerseits die alte Oberfläche gewünscht, klicken Sie Alte Oberfläche wählen aus. Dies wird von uns allerdings nicht empfohlen. Register TAPI-Telefonie Sie haben die Möglichkeit direkt aus Win-CASA zu telefonieren über die TAPI-Telefonie. Sie können z.b. aus den Stammdaten der Wohnung Ihren Bewohner anrufen. Was genau TAPI-Telefonie ist, erfahren Sie hier. Textverarbeitung In Win-CASA können Sie wahlweise die Win-CASA Textverarbeitung oder eine externe Textverarbeitung (z.b. MS-Word) verwenden. Klickfeld Interne Textverarbeitung verwenden Es wird automatisch die Win-CASA Textverarbeitung gestartet. Der Vorteil dabei ist, dass alle Serienbriefe direkt in der Win-CASA Textverarbeitung erstellt werden können, ohne dass eine Datenquelle verknüpft werden muss. Alle Dokumente werden zentral in der Datenbank von Win- CASA abgelegt. Beim Durchführen der Datensicherung in Win-CASA, werden automatisch alle Dokumente gesichert und bei einer Wiederherstellung wieder hergestellt. Für Kunden die im Netzwerk arbeiten, besteht durch die Win-CASA Textverarbeitung der Vorteil, dass die Dokumente zentral am Server hinterlegt sind und alle Arbeitsplätze auf diese Dokumente zugreifen können. Bereits bestehende Dokumente z.b. aus Microsoft Word, können in die Win-CASA Textverarbeitung übernommen werden und müssen nicht nochmals neu geschrieben werden. Neben dem Serienbrief 65

66 können Sie auch ganz normale Briefe mit der Win-CASA Textverarbeitung verfassen. Externe eigene Textverarbeitung verwenden Klicken Sie dieses Feld an, wenn Sie mit Ihrer gewohnten Textverarbeitung arbeiten wollen. Um die Verbindung zur Textverarbeitung herzustellen, geben Sie hier den Installationspfad (siehe Beispiel) ein. Diesen Pfad können Sie über den Verzeichnis-Auswahlschalter und dem Verzeichnisbaum auswählen. Beispiel für MS-Word: Hier könnte der Pfad z.b. C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE heißen. Eine ausführliche Beschreibung der Anbindung an externe Textverarbeitungen finden Sie hier. Informationen über die Serienbrieffunktion Ihrer verwendeten Textverarbeitung finden Sie in Ihrem dazugehörigen Handbuch. Schalter Anteile zuweisen (Bewohner) und Schalter Anteile zuweisen (Eigentümer) Sie können bis zu 5 eingegebene Anteile in Serienbriefen einbinden. Weisen Sie bei Bedarf jedem Anteil den gewünschten Umlageschlüssel zu. Anschließend stehen Ihnen die Datenfelder ANTEIL1 bis ANTEIL5 in der Textverarbeitung zur Verfügung. Lastschriften Register Lastschriften Für Lastschriften gibt es zwei verschiedene Schlüssel: 04 - Lastschrift des Abbuchungsauftragsverfahrens (nicht widerrufbar) Setzen Sie sich mit der Bank in Verbindung, wenn Sie Lastschriften mit dem Textschlüssel 4 einreichen. Diese Lastschriften sind nicht widerrufbar Lastschrift des Einzugsermächtigungsverfahrens Sie benötigen die Einzugsermächtigung des Mieters/Eigentümers. Diese Lastschriften sind widerrufbar. Passende Lastschrift- und Überweisungsformulare erhalten Sie direkt bei uns. Sprechen Sie einfach mit unserem Vertrieb. Register Zahlscheine (Schweiz) Haben Sie die Ländereinstellung Schweiz ausgewählt, können Sie zwischen unterschiedlichen Optionen auswählen. Klicken Sie das zutreffende an. QIF-Export Diese Funktion dient dazu, Lastschrift- und Überweisungsdaten ins QIF-Format zu exportieren. Dieses Format wird von Online-Bankingprogrammen wie bespielsweise Quicken unterstützt. Im ersten Feld geben Sie den Ordner an, in den die Daten nach dem Export gespeichert werden sollen. Sie können sich vorab einen Ordner im Windows- Explorer einrichten, den Sie z.b. QIF-Export nennen. Wenn Sie die Option "Nach dem Export folgendes Online Banking Programm starten" aktivieren, wird Ihr Bankingprogramm nach dem Datenexport automatisch gestartet. Im darunter liegenden Feld geben Sie den Installationspfad Ihrer Bankingsoftware an z.b. C:\Programme\Quicken\Qw.exe. Den Pfad können Sie über den Verzeichnis-Auswahlschalter per Klick auswählen. 66

67 Win-CASA Banking Modul Arbeiten Sie mit dem Win-CASA Banking Zusatzmodul, können Sie über zwei Optionen beim Einlesen der MT940 Datei bestimmen ob eine Bareinzahlung nicht automatisch auf die Kasse gebucht werden soll, oder ob die Belegnummer beim Buchen von Sammelüberweisungen geprüft/geändert werden soll. Klicken Sie dazu entsprechen die Option/en an. Lieferanten Arbeiten Sie mit der einfachen Buchführung ohne Lieferantenkonten zu bebuchen, haben Sie mit dem Klickfeld Lieferanten-konten in der einfachen Buchführung nicht anzeigen die Möglichkeit diese auszublenden. Sollen die Lieferanten pro Objekt angezeigt werden, aktivieren Sie das Klickfeld Nur Lieferantenkonten für ausgewähltes Objekt anzeigen. Abrechnungen Wenn Sie die Anteile und Zählerstände mit 2 oder 3 Nachkommastellen in die Wohnungsstammdaten eintragen, haben Sie hier die Möglichkeit auszuwählen, wieviel Nachkommastellen in der Abrechnung ausgewiesen werden sollen. Nachweisdokumente Legen Sie hier den Pfad fest, in welchen die Nachweise automatisch von Win- CASA gespeichert werden sollen. Dieser Ordner kann von Win-CASA mit gesichert werden. Diese Datensicherung führen Sie im Register Sonstiges - Register Datensicherung - Klickfeld Nachweis-Dokumentensicherung durch. Diese Sicherung kann bei Bedarf auch wiederhergestellt werden. Dies erfolgt über das Register Wiederherstellung. 2. Register Buchhaltung 2.1 Gruppe Buchen Buchhaltung - Buchen Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Buchen - Schalter Buchen (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Buchen) Über dieses Fenster buchen Sie Ausgaben und Einnahmen für die noch keine Sollstellung erzeugt wurde. Automatisch generierte Sollstellungen, OP aus dem Zahlungsplaner oder erzeugte OP (Doppelte Buchführung) können per Mausklick einzeln oder im Stapel unter Sollstellung buchen" gebucht werden (siehe dazu Fenster Sollstellungen buchen). Durch die untenliegenden Registerreiter wechseln Sie bei Bedarf in das Fenster Sollstellungen buchen. Siehe auch Wie funktioniert die Buchhaltung in Win-CASA?" Liste der zuletzt eingegebene Buchungen 67

68 Zeigt in der oberen Liste die zuletzt eingegebenen Buchungen. Der Zeitraum für die Anzeige der letzten xx Tage kann im Register Buchhaltung (Hauptfenster) in der Ansicht Buchungen" eingestellt werden. Hier können Sie auch auswählen ob Sie die letzten 20 Buchungen pro Objekt oder für alle Objekte sehen möchten. Dazu klicken Sie auf die Symbole. Ansicht Bankbuchungen Es werden nur die Zahlungen angezeigt. Ansicht Alle Buchungen Es werden die Zahlungen und die Sollstellungen angezeigt Ansicht Alle Buchungen (Split) Es werden die Zahlungen und die Sollstellungen mit Split angezeigt. In der Mieverwaltung wären das Miete/BK/HK/G/N. Durch Anklicken einer Buchung in dieser Liste mit der rechten Maustaste können Sie ebenfalls das Fenster Buchung ändern aufrufen, oder die Buchung löschen. Auswahlfeld Haus Wählen Sie das betreffende Haus aus. Entsprechend dem gewählten Haus stehen alle Konten aus dem Kontenrahmen dieses Hauses in der Kontenauswahl zur Verfügung. Über den Schalter gelangen Sie in die erweiterte Haus-Auswahl. Auswahlfeld Ansicht Hier können Sie wählen zwischen: Ansicht Bank buchen In dieser Ansicht, können Sie direkt auf alle Konten buchen (Ein- und Ausgaben, sonstige Bestandskonten etc.). Siehe dazu auch: Ist-Buchhaltung bzw. Istversteuerung. Klickfeld Ausgabe / Einnahme Legen Sie fest, ob Sie eine Ausgabe oder Einnahme buchen. Entsprechend dieser Auswahl stehen im Auswahlfeld Konto die passende Kontenklasse zur Verfügung. Bei Einnahmebuchungen führen Sie zuerst eine automatische oder manuelle Sollstellung über das Register - Buchhaltung - Schalter automatische Sollstellung/Manuelle Sollstellung/G/N sollstellen durch. Der Zahlungseingang wird anschließend über das Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen verbucht. Ansicht Doppelte Buchführung In dieser Ansicht können Sie lt. den Regeln der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung buchen. Ein Eingabefeld für Konto (S) = Soll und Konto (H) = Haben steht zur Verfügung. Diese Ansicht setzt Kenntnisse der doppelten Buchführung (Finanzbuchhaltung) voraus. 68

69 Siehe dazu auch: Soll-Buchhaltung bzw. Sollversteuerung und Kreditorenbuchhaltung. Eingabefeld Datum Geben Sie hier das Buchungsdatum ein. Schalter W = Wertstellungsdatum (neben dem Datumsfeld) Hier können Sie ein vom Buchungsdatum unterschiedliches Wertstellungsdatum eingeben. Lesen Sie hierzu unsere Hinweise zum Wertstellungsdatum nach. Eingabefeld Konto oder Konto (S), Konto (H) je nach Ansicht Bank buchen oder Doppelte Buchführung Geben Sie die Kontonummer eines Kontos aus dem Kontenrahmen des ausgewählten Hauses ein. Wenn Ihnen die Kontonummer nicht geläufig ist, klicken Sie den Schalter K für Konto rechts neben dem Eingabefeld und wählen hier das Konto aus der Liste aus. Die Suchfunktion erleichtert die Auswahl, wenn viele Konten angelegt wurden. Bei der Eingabe des Suchbegriffs muss die Gross/Kleinschreibung nicht beachtet werden. Ein Suchbegriff heiz" findet z.b. die Konten Heizkosten", Heizungs-Reparatur" oder Zusatzkosten Heizung". Nach der Eingabe /Auswahl des Kontos wird rechts die Kontobezeichnung und der aktuelle Saldo des Kontos eingeblendet. Hierbei ist zu beachten, dass der angezeigte Kontostand sich nach der Voreinstellung des Wirtschaftsjahres bzw. des Abrechnungszeitraumes im Register Verwaltung - Gruppe Haus Schalter Daten richtet. Bei Bestandskonten (Banken/Kassen etc.) wird immer der aktuelle Saldo angezeigt. Wenn Sie ein Rücklagenkonto ansprechen, wird der Assistent zum Buchen von Rücklagen aufgerufen. Diesen können Sie auch direkt über den Schalter Rücklagen (nur WEG-Verwaltung oder PRO). Auswahlfeld B-Konto (Bank oder Kasse) Wählen Sie das Bankkonto aus, dass Sie buchen wollen. Es werden nur die Bankkonten für das ausgewählte Haus in der Liste zur Auswahl angeboten die im Register Verwaltung - Gruppe Haus Schalter Daten Register Bankkonto zu geordnet sind. Dadurch wird sichergestellt, dass immer auf dem richtigen Bankkonto des aktuell ausgewählten Hauses gebucht wird. Eingabefeld Bel.-Nr. Zur Eingabe der Belegnummer. Win-CASA gibt Ihnen jeweils eine neue Belegnummer vor. Sie können diese auf Wunsch auch überschreiben oder mit der Pfeiltaste die gewünschte Belegnummer wählen. Beachten Sie hierzu auch die Funktion Laufende Bel. Nr. " im Register Verwaltung - Schalter Weitere Funktionen, mit der Sie eine beliebige Startbelegnummer für das ausgewählte Haus vorgeben können. Wenn die Belegnummer automatisch um eine Nummer erhöht werden soll, müssen Sie die Einstellung im Register Verwaltung - 69

70 Schalter Einstellungen - Buchhaltung vornehmen. Auswahlfeld Text Geben Sie direkt den gewünschten Buchungstext ein oder wählen Sie aus dem Auswahlfeld einen vorgegebenen Text aus. Allgemeine Buchungstexte können Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Buchhaltung Register Buchungstexte definieren. Bis zu fünf kontenbezogene Buchungstexte können Sie bei einem Konto eingeben (Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - das Ausgabekonto doppelt anklicken - Reigter Buchungstexte). Es werden zuerst die kontenbezogenen und danach die allgemeinen Buchungstexte eingeblendet. Eingabefeld Betrag Tragen Sie in diesem Feld den zu buchenden Betrag ein. Schalter 35a Wenn Sie eine Ausgabe buchen (Ausgabekonto ausgewählt) und der zu buchende Rechnungsbetrag absetzbare Anteile laut 35 a EStG (Personalkosten, haushaltsnahe Dienstleistungen, Handwerkerleistungen) enthält, klicken Sie diesen Schalter, um die Höhe der Anteile einzugeben. Siehe Fenster Anteile haushaltsnahe Dienstleistungen buchen. In der Nebenkostenabrechnung oder Hausgeldabrechnung können Sie eine Bescheinigung über die Höhe der Anteile für jeden Eigentümer/Bewohner ausdrucken. Die hier eingegebenen Beträge werden lt. dem eingestellten Umlageschlüssel des Ausgabekontos umgelegt. Auswahlfeld MwSt Wenn Sie MwSt verbuchen möchten, wählen Sie aus dem Auswahlfeld den entsprechenden Satz aus. Die vorgegebenen MwSt-Sätze können Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - MwSt-Sätze eingeben. Wenn ein Ausgabekonto grundsätzlich mit MwSt. gebucht wird, können Sie diesen Ausgabekonto die Steuersatz direkt hinterleigen. (Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - das Ausgabekonto doppelt anklicken - Ust. vorbelegen) Wenn Sie Gewerbe im Objekt verwalten, müsse Sie immer den Brutto-Betrag inkl. dem ausgewiesenen MwSt. buchen. Klickfeld Splitten Wenn Sie einen Betrag auf mehrere Sachkonten oder Eigentümerkonten buchen möchten, klicken Sie nach der Eingabe des zu splittenden Betrag auf den Schalter Split. Eine neue Tabelle und die Schalter Hinzufügen", Bearbeiten" und Löschen" werden eingeblendet. Wählen Sie ein Konto über den Schalter K aus und fügen einen Splitbetrag hinzu. Tagen Sie hier den ersten Teilbetrag ein. Möchten Sie auf mehrere Konten splitten, klicken Sie jeweils erst auf den Schalter K und anschließend auf den Schalter Hinzufügen. Um einen bereits hinzugefügten Split zu ändern, klicken Sie auf den Schalter Ändern. Um einen bereits hinzugefügten Split zu löschen, klicken Sie auf den Schalter Löschen. Klicken Sie zum Schluss auf Buchen", um die Teilbeträge auf die verschiedenen Konten im Stapel zu buchen. Sie erhalten eine Rechnung über 470,50 EUR von den Stadtwerken. Darin sind 270,50 EUR Wasserkosten und 200,00 EUR Müllabführgebühren enthalten. Wählen Sie das Konto "Wasserkosten" aus und geben Sie 470,50 EUR in das Betragsfeld ein. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Split. Über den Schalter Hinzufügen" geben Sie 270,50 EUR ein. Danach wählen Sie das Konto 70

71 Müllabfuhr" und klicken erneut auf Hinzufügen und geben 200,00 EUR ein. Wenn Sie z.b. vergessen haben, die Mwst. einzustellen, klicken Sie bei beiden Splitbuchungen auf den Schalter Bearbeiten" und wählen den Mwst.-Schlüssel aus und danach verlassen Sie das Fenster mit Speichern" Klicken Sie auf Buchen". Die Teilbeträge werden auf die ausgewählten Konten gebucht. Klickfeld Überweisung erstellen (Ansicht: Doppelte Buchführung oder Schalter OP- Lieferant) Wenn Sie im Soll-Konto ein Sachkonto Kosten eingeben und im Haben-Konto ein Lieferantenkonto, dann erkennt Win-CASA dass es sich um einen Rechnungseingang (OP) handelt. Im rechten Fensterbereich wird das Fenster Überweisung erstellen eingeblendet, das bereits mit den Bankdaten des Lieferanten vorbelegt ist. Klicken Sie Überweisung erstellen" an, wenn Sie möchten, dass beim Buchen des Rechnungseingangs automatisch eine Überweisung mit dem zu zahlenden Betrag erstellt werden soll. Wenn Sie eine Ist-Buchhaltung durchführen, d.h. Sie buchen Kosten direkt auf ein Sachkonto ohne Rechnungs-eingangsbuchung, können Sie bei einem Rechnungseingang eine Überweisung im Register Buchhaltung - Schalter Überweisungen erstellen erzeugen. Schalter Buchen Verbucht den aktuell eingegebenen Buchungssatz. Wenn Sie im Register Verwaltung - Einstellungen - Buchhaltung die Option Warnen, wenn Datum außerhalb des Abrechnungszeitraums liegt" anklicken, wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn das Buchungsdatum nicht innerhalb des im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten eingestellten aktuellen Abrechnungszeitraums liegt. Sie können die Buchung bestätigen oder abbrechen, um ein anderes Datum einzugeben. Wenn die Meldung nicht mehr erscheinen soll, deaktivieren Sie das Klickfeld in den Einstellungen im Register Verwaltung. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Im Buchungsfenster müssen Sie nicht zwischen Tastatur und Maus umgreifen. Drücken Sie die Eingabe-Taste, um von Feld zu Feld zu gelangen. Wenn Sie im Eingabefeld Konto sind, und die Kontonummer nicht auswendig wissen, klicken Sie 2 x Eingabe-Taste, um das Konto aus der eingeblendeten Liste der Konten auszuwählen. Klicken Sie die Eingabe-Taste, um die Eingabe zu speichern. Nach dem Sie gebucht haben, können Sie anschließend sofort eine neue Buchung eingeben. Schalter Vorlage wählen Aus einer Liste der Vorlagen können Sie häufig wiederkehrende Buchungen auswählen. Schalter Vorlage hinzufügen Geben Sie eine häufig wiederkehrende Buchung komplett ein. Bevor Sie den Schalter Buchen anklicken, klicken Sie den Schalter Vorlage hinzufügen. Dadurch wird die aktuelle Buchung in die Liste der Vorlagen aufgenommen. 71

72 Assistent Hier werden Assistenten für häufige Buchungsfälle aufgerufen. Schalter Rücklastschrift Sie haben Miet- oder Hausgeldzahlungen per Lastschrift eingezogen und stellen Fest, dass auf dem Bankauszug eine Lastschrift zurückgebucht wurde, weil das Konto des Bewohners/Eigentümers nicht gedeckt war. Der Assistent führt diese Buchung und erneute Sollstellung des fälligen Betrages inkl. Rücklastschriftgebühr automatisch durch. Siehe dazu: Fenster Rücklastschrift verbuchen und erneut sollstellen. Schalter Bank umbuchen Damit können Sie Beträge zwischen Banken, Bank an Kasse oder Kasse an Bank umbuchen. Das Fenster Umbuchung von Bestandskonto auf Bestandskonto wird geöffnet. Buchungen zwischen Bestandskonten sind selbstverständlich auch in der Ansicht Doppelte Buchführung" möglich. Gemäß den Regeln der doppelten Buchführung verzeichnet das Soll-Konto einen Zugang, das Haben-Konto einen Abgang (bei aktiven Bestandskonten, umgekehrt bei passiven Bestandskonten). Schalter Konto umbuchen Damit können Sie direkt Beträge zwischen Sachkonten umbuchen oder auf mehrere Konten splitten. Wenn noch kein Konto in dem Buchungsfenster ausgewählt ist, erscheint das Kontenauswahlfenster, aus dem Sie ein Konto auswählen. Von diesem Konto können Sie in dem anschließenden Fenster Umbuchen Beträge auf bis zu 5 andere Sachkonten umbuchen. Die automatisch erzeugten Umbuchungen (Abzug des Betrags vom ausgewählten Konto und Gutschrift auf das neue Konto) stehen anschließend in der Liste der zuletzt eingegebenen Buchungen. Diese Buchungen können auch in der Ansicht Doppelte Buchführung" lt. den Regeln der doppelten Buchhaltung durchgeführt werden. Schalter Rücklagen (nur bei WEG-Verwaltung) Rücklagen werden in Win-CASA generell über den Assistenten für Rücklagen durchgeführt. Ein Buchungsbeispiel für Entnahme Rücklagen finden Sie hier. Ein Buchungsbeispiel für Zuführung Rücklage finden Sie hier. Schalter OP-Lieferant Wenn Sie eine Soll-Buchhaltung durchführen mit Kreditorenbuchhaltung, unterstützt Sie dieser Assistent bei der Auswahl des gewünschten Soll- und Habenkontos. Sie buchen hier einen Rechnungseingang und erzeugen einen neuen OP, mit der Möglichkeit, den Rechnungsbetrag automatisch an den Lieferanten zu überweisen. Die Zahlung kann unter Sollstellung buchen, Ansicht Verbindlichkeit" gebucht werden oder direkt im Buchungsfenster in der Ansicht Doppelte Buchführung" bei Auswahl des Lieferantenkontos (Soll-Konto) und des Bankkontos (Haben-Konto). 2.2 Gruppe Sollstellungen Buchhaltung - Automatische Sollstellung Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Schalter Automatische Sollstellung (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Automatische Sollstellung) 72

73 Automatische Sollstellung - Was ist das? (hier klicken) Durch die automatischen Sollstellung nimmt Ihnen Win-CASA sehr viel Arbeit ab. Bei einer automatischen Sollstellung für ein Haus oder alle Häuser werden der Reihe nach alle Bewohner und Eigentümer mit den in den Stammdaten hinterlegten Zahlungen belastet. Win-CASA erstellt diese Buchungen (wir werden diese anschließend Sollstellungen oder offene Posten OP nennen) automatisch. Liegt eine Lastschrifteinzugsermächtigung des Bewohners oder Eigentümers vor, können Sie die Zahlungen nach der Sollstellung per Lastschrift einziehen (siehe Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften). Nach erfolgtem Zahlungseingang können Sie die Sollstellungen einzeln oder im Stapel per Mausklick verbuchen (siehe Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen). Ausgezogene Bewohner oder frühere Eigentümer werden ebenfalls sollgestellt, sofern das Datum der Sollstellung noch im Wohnzeitraum liegt. Es erfolgt automatisch eine taggenaue Sollstellung, wenn ein Bewohner oder Eigentümer im Monat der Sollstellung nicht am 1. des Monats eingezogen ist bzw. der frühere Bewohner/Eigentümer nicht am Monatsende ausgezogen ist. Der Bewohner muss pro Monat 1000,00 EUR Miet/BK/HK bezahlen. Zieht der Bewohner erst am in die Wohnung ein, werden 533,33 EUR ins Soll gestellt. Anzeige Bereits sollgestellt Auf der rechten Fensterseite wird Ihnen angezeigt für welche Monate des aktuellen Jahres eine Sollstellung bereits durchgeführt wurde. Dabei zeigt Win-CASA dies auf verschiedene Weise an: Leeres Kontrollkästchen: keine Sollstellung eines oder aller Häuser in diesem Monat. Kontrollkästchen markiert: Alle Häuser sind in diesem Monat bereits sollgestellt Kontrollkästchen Schalter? Eines oder mehrere Häuser sind in diesem Monat bereits sollgestellt. Klicken Sie auf den Schalter?, um den Status der Sollstellungen je Haus zu bekommen. Hierzu muss das Klickfeld Alle Häuser aktiviert sein! Die Kästchen dienen nur zur Anzeige und werden von Win-CASA gesteuert, es ist nicht möglich diese anzuklicken oder zu verändern. Sollten Sie einzelne oder alle Sollstellungen eines Monats manuell gelöscht haben, bleibt das Kontrollkästen auf Bereits sollgestellt. Sie können jedoch Sollstellungen mehrmals wiederholen - die bei Neuerstellung erscheinende Meldung: Die Sollstellung für diesen Monat wurde bereits durchgeführt. Sind Sie sicher, dass Sie die Sollstellung erneut durchführen wollen? - dient zur Information. Ebenso als Hinweis, wenn Sie doch einen bereits sollgestellten Monat nochmals erstellen wollen. Wie führen Sie eine Sollstellung durch? Gehen Sie dabei wie angegeben Schritt für Schritt vor: 73

74 Zur Durchführung einer automatischen Sollstellung haben Sie die Möglichkeit über die Klickfelder ein Haus oder alle Häuser auszuwählen. Wenn Sie Haus" angeklickt haben, können Sie hier wiederum über das Auswahlfenster das gewünschte Haus auswählen. Geben Sie den Monat und das Wirtschaftsjahr ein, für das eine Sollstellung durchgeführt werden soll. Legen Sie den Tag der Sollstellung fest. Dies ist i.d.r. der Monatserste. Das Wertstellungsdatum der Zahlungseingangsbuchung wird gleich dem Datum der Sollstellung gesetzt. Mit dem Datum der Sollstellung bestimmen Sie somit, in welcher Periode die Zahlung abgerechnet wird. Sie führen eine Sollstellung für Januar 2008 (Sollstellungsdatum ) durch. Ein Mieter zahlt seine Miete (inkl. Nebenkosten-VZ) für den Januar 2008 bereits am Sie buchen den Zahlungseingang also mit Buchungsdatum Das Wertstellungsdatum ist der In der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2008 werden die Nebenkosten-VZ der bereits am eingegangenen Zahlung trotzdem berücksichtigt. Sie führen eine Sollstellung für Dezember 2007 (Sollstellungsdatum ) durch. Ein Mieter zahlt die Miete (inkl. Nebenkosten-VZ) erst am Sie buchen den Zahlungseingang am Das Wertstellungsdatum ist der , so dass die Nebenkosten-VZ dieser Buchung in der Abrechnung für das Jahr 2007 berücksichtigt wird. Klicken Sie den Schalter Sollstellen an um die automatische Sollstellung auszuführen. Schalter Zurück Das Fenster wird verlassen ohne die automatische Sollstellung auszuführen. Buchhaltung - Manuelle Sollstellung Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Schalter Manuelle Sollstellung (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Manuelle Sollstellung -Sondersollstellung ein Einmalzahlungen)) Um individuelle Belastungen einzelner Mieter oder Eigentümer durchzuführen, führen Sie eine manuelle Sollstellung durch. Beispiele für manuelle Sollstellungen sind spezielle Vertragsdauern von Verträgen oder direkt weiterberechnete Reparaturkosten für eine bestimmte Wohnung. Oder Sie übernehmen eine 74

75 Verwaltung und es sind noch offene Posten von Mietern oder Eigentümern vorhanden. Wählen Sie das entsprechende Haus aus. Über das Lupensymbol gelangen Sie in die erweiterte Hausauswahl. Im Feld "Sollstellung für" wählen Sie den betroffenen Bewohne oder /Eigentümer aus. Legen Sie fest, für welchen Monat und für welches Wirtschaftsjahr die Sollstellung erfolgen soll. Geben Sie den Tag der Sollstellung ein. Dadurch können zurückliegende Sollstellungen problemlos nachgebucht werden. Im Feld Bemerkungen können Sie einen kurzen Buchungstext eingeben. Um den Betrag einzufügen, klicken Sie auf den Schalter Betrag eingeben. Das Fenster Betrag enthält folgende Zahlungsarten wird geöffnet. Schalter Überweisung erstellen (nur bei Guthaben-Sollstellungen) Geben Sie zuerst den Betrag ein, der sollgestellt (gutgeschrieben) werden soll. Bei einer Gutschrift muss der Sollstellungsbetrag mir Vorzeichen eingegeben werden. Dadurch wird der Schalter "Überweisung" aktiviert. Sie können eine Überweisung an den ausgewählten Bewohner oder Eigentümer erstellen. Überweisungen können Sie über das Register Buchhaltung Schalter Überweisungen aufrufen. Buchhaltung - G/N Sollstellen Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Schalter G/N Sollstellen (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Manuelle Sollstellung - Guthaben/Nachzahlung aus Fremdabrechnungen) Nutzen Sie diese Funktion, um noch nicht erhaltene Nachzahlungen oder noch nicht überwiesene Guthaben von Bewohnern oder Eigentümern sollzustellen. Guthaben/Nachzahlungen aufgrund einer Nebenkostenabrechnung/WEG-Abrechnung werden von Win-CASA automatisch erzeugt. Wenn Sie jedoch neu mit Win-CASA beginnen, kann es sein, dass Sie noch offene Guthaben/Nachzahlungen aus früheren Fremdabrechnungen eingeben müssen. 75

76 Wählen Sie das entsprechende Haus aus. Über das Lupensymbol gelangen Sie in die erweiterte Hausauswahl. Im Feld "Sollstellung für" wählen Sie den Bewohner/Eigentümer, von dem Sie noch eine Nachzahlung erwarten bzw. dem Sie ein Guthaben überweisen müssen. Legen Sie fest, für welchen Monat und für welches Wirtschaftsjahr die Sollstellung erfolgen soll. Geben Sie den Tag der Sollstellung ein. Als nächstes tragen Sie den Buchungstext der Sollstellung ein. Empfehlenswert ist, dass Sie vermerken, dass es sich um ein Guthaben oder eine Nachzahlung aus einer vorherigen Abrechnung handelt. Im Feld "Guthaben/Nachzahlung" geben Sie den Guthaben-Betrag mit einem Minus-Zeichen ein (es handelt sich für Sie um eine Ausgabe), den Nachzahlungsbetrag ohne Vorzeichen. Durch eine Sollstellung von Guthaben/Nachzahlungen erreichen Sie, dass diese als offene Posten geführt werden. Nachzahlungen werden z.b. damit in die Mahnliste übernommen, wenn diese nicht rechtzeitig bezahlt werden. Schalter Überweisung erstellen (nur bei Guthaben) Wenn der Bewohner/Eigentümer ein Guthaben hat, können Sie direkt über diesen Schalter die Überweisung erzeugen. Das Fenster Überweisung wird geöffnet. Hier werden bereits alle Daten, die für die Überweisung benötigt werden, von Win-CASA befüllt. Überweisungen können im Register Buchhaltung - Schalter Überweisungen erstellt werden. Die Verbuchung der Überweisung erfolgt im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen. Schalter Sollstellen Wenn alle Daten eingegeben wurden, klicken Sie auf den Schalter Sollstellen. Die Sollstellung wird erzeugt und kann im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen verbucht werden. Schalter Zurück Das Fenster wird geschlossen ohne die Sollstellung vorgenommen zu haben. Buchhaltung - Sollstellung buchen Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Sollstellungen - Sollstellungen buchen 76

77 (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Sollstellung buchen) Belastungen von Bewohnern (Sollstellungen bzw. offene Posten der Mieten inkl. Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen) und von Eigentümern (Hausgelder) werden in Win-CASA grundsätzlich über die automatische Sollstellung (Register Buchhaltung -Schalter Automatische Sollstellung) generiert bzw. sollgestellt. Nach erfolgtem Zahlungseingang werden die offenen Posten im Fenster Sollstellungen buchen verbucht. Liste der letzten Buchungen Zeigt im oberen Fensterteil die Liste der letzten Buchungen. Die angezeigten Buchungen hängen von den Voreinstellungen ab. Es können entweder die letzten Buchungen pro Haus oder insgesamt die letzten Buchungen für alle Häuser angezeigt werden. Dies können Sie über die Schalter einstellen. Zuletzt eingegebene Buchungen für aktuelles Objekt (max. 20 Buchungen) Zuletzt eingegebene Buchungen für alle Objekte (max. 20 Buchungen) Durch Anklicken einer Buchung aus der Liste mit der rechten Maustaste können Sie das Fenster Buchung ändern aufrufen oder die Buchung löschen. Siehe auch Wie funktioniert die Buchhaltung in Win-CASA?" Auswahlfeld B-Konto (Bankkonto) Wählen Sie das entsprechende Bankkonto aus, auf das die Zahlung eingegangen ist, bzw. bei Lieferanten-OP das Bankkonto, von dem die Zahlung erfolgt ist. Voreingestellt ist grundsätzlich das Bankkonto, das im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten - Register Bankkonten als Bankkonto für Lastschriften eingetragen wurde. Rechts neben der Bankbezeichnung erscheint der aktuelle Saldo des Bankkontos. Alle Sollstellungen für dieses Bankkonto werden aufgelistet. Auswahlfeld Zeitraum Mit Hilfe dieses Auswahlfeldes kann die Anzeige der Sollstellungen nach Datum eingegrenzt werden. Es werden nur Sollstellungen (OP) angezeigt, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegen. Auswahlfeld Forderungen & Verbindlichkeiten Haben Sie diese Option ausgewählt, werden sowohl die Sollstellungen für Bewohner/Eigentümer als auch die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten angezeigt. (Hinweis: Verbindlichkeiten, d.h. offene Posten für Lieferanten werden erstellt, wenn Sie zusätzlich eine Kreditorenbuchhaltung führen, bzw. im Register Buchhaltung - Schalter Zahlungstermin erstellt haben). Die Anzeige kann durch die Auswahl Forderungen" (nur Sollstellungen für Bewohner/Eigentümer anzeigen) oder Verbindlichkeiten" (OP Lieferanten) eingeschränkt werden. Bereich Suchen Um nur bestimmte Sollstellungen anzuzeigen, geben Sie in den jeweiligen Suchfeldern Ihre gewünschten Suchkriterien ein. Um die Suche durchzuführen, klicken Sie den Schalter Suchen an. Win-CASA zeigt anschließend nur die Sollstellungen an, die den Suchkriterien 77

78 entsprechen. In den zur Verfügung stehenden Suchfeldern besteht keine Notwendigkeit auf Gross- oder Kleinschreibung und Vollständigkeit der Eingaben zu achten! Die Eingabe eines Buchstaben reicht aus um die Suche durchzuführen. Durch Anklicken des Schalters Alle Zeigen zeigt Win-CASA wieder alle Sollstellungen (OP) an. Sortierung nach Datum, Haus, Betrag Um eine bestimmte Sollstellung leichter zu finden, kann die Liste der Sollstellungen nach Datum, Haus oder Betrag aufsteigend sortiert werden. Option Alle Zeigt alle Sollstellungen an. (Sowohl Sollstellungen, die per Lastschrift eingezogen werden, als auch Sollstellungen, für die keine Lastschrifteneinzugsermächtigung vorliegt.) Option LEV Zeigt nur die Sollstellungen an, die per Lastschrift eingezogen werden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie diese Sollstellungen im Stapel verbuchen können. Option Kein LEV Zeigt alle Sollstellungen von Bewohnern oder Eigentümern, für die keine Lastschrifteneinzugsermächtigung vorliegt. Eingabefeld Datum der Zahlung Geben Sie hier das Datum der Zahlung lt. Bankkontoauszug ein. Schalter Stapel buchen Startet das Fenster Stapel buchen, um mehrere Sollstellungen gleichzeitig zu verbuchen. Schalter Manuell buchen Startet das Fenster Zahlungseingang buchen, um die markierte bzw. einzelne Sollstellung zu verbuchen. Mit dieser Möglichkeit können Sie auch Beträge buchen, die von dem Sollstellungsbetrag abweichen (wenn z.b. ein Bewohner nicht die volle Miete bezahlt hat). Der verbleibende Betrag bleibt als Sollstellung (OP) stehen (d.h. dieser kann mit der nächsten Mahnung eingefordert werden). Sollte es sich z.b. um eine einmalige Mietminderung handeln, können Sie die offene Sollstellung löschen. Durch Doppelklicken auf eine bestimmte Sollstellung in der Liste startet, ebenfalls das Fenster Zahlungseingang buchen zur manuellen Verbuchung der Sollstellung. Schalter Verrechnen Mit Hilfe dieses Schalters können Sie zwei Optionen aufrufen. Entweder ein 78

79 Guthaben verrechnen oder ein Guthaben in geleistete Vorauszahlungen umwandeln. Schalter Löschen Löscht die markierte Sollstellung. Mehrere Sollstellungen können Sie gleichzeitig entfernen, indem Sie den Schalter Stapel Buchen und anschließend den Schalter Stapel Löschen anklicken. Beachten Sie, dass die Sollstellungen die nicht im Stapel gelöscht werden sollen in der Liste oben stehen müssen. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Startet den Ausdruck der Liste der Sollstellungen. Durch die untenliegenden Registerreiter wechseln Sie bei Bedarf in das Fenster Buchungen eingeben. Hier können Sie Bankbuchungen eingeben, für die keine Sollstellung (OP) vorhanden ist. 2.3 Gruppe Zahlungsverkehr Buchhaltung - Lastschriften erstellen Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Zahlungsverkehr - Schalter Lastschriften (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Lastschriften erstellen) Wenn Sie in Win-CASA eine automatische Sollstellung oder eine manuelle Sollstellung für Bewohner oder Eigentümer durchgeführt haben, können Sie den zu zahlenden Betrag per Lastschrift einziehen (vorausgesetzt, Sie haben vom Bewohner oder Eigentümer eine Lastschrifteinzugsermächtigung erhalten). Auch nach einer erfolgten Abrechnung können für Bewohner oder Eigentümer entstehende Nachzahlungen per Lastschrift eingezogen werden. Lastschriften können erstellt werden auf: DIN A4 Formular DTAUS-DateiUS-Datei - 1 Datei pro Bankleitzahl - 1 Datei pro Kontonummer Export für Online-Banking (QIF-Format) Auswahlfeld Lastschriften für.. Hier wählen Sie die Bank aus, für die Lastschriften erzeugt werden sollen. Falls Sie mehrere Konten bei einer Bank haben, werden die Lastschriften zusammengefasst. Wenn Sie Lastschriften als DTAUS-DateiUS-Datei erstellen, benötigen Sie wenn Sie ausgewählt haben 1 Datei pro Bankleitzahl - nur eine Datei. Bei der Auswahl 1 Datei pro Kontonummer -benötigen Sie dann 1 Datei pro Konto. Das Lastschriftenfenster enthält zwei Listen. Mit den Pfeiltasten (Schalter Markierte Pfeil nach oben oder nach unten) können Sie markierte Lastschriften 79

80 zwischen den Listen verschieben. Die Lastschriften aus der unteren Liste werden erstellt. Alle Lastschriften, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt erstellen wollen, schieben Sie in die obere Liste. Hinweis: In dem Auswahlfeld der Bankkonten bzw. BLZ stehen nur Banken, für die Lastschriften erstellt werden müssen - mit Angabe der Anzahl der Lastschriften in Klammern. Dies erleichtert die Auswahl, wenn Sie viele Bankkonten angelegt haben. Wie werden Lastschriften generiert? Wenn unter Wohnung-Stammdaten das Klickfeld Lastschrifteinzug" bei Bewohnern oder Eigentümern angeklickt ist und Sie im Register Buchhaltung - Schalter Automatische oder manuelle Sollstellung Sollstellungen erzeugen, wird automatisch auch eine Lastschrift generiert. Wie markiert man Lastschriften? Klicken Sie auf das graue Feld (erste Spalte) der zu markierenden Lastschrift. Buchhaltung - Überweisungen Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Zahlungsverkehr - Schalter Überweisungen (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Überweisungen erstellen) In Win-CASA können Sie zum Bezahlen von Rechnungen aller Art Überweisungen erstellen. Nach einer erfolgten Abrechnung können die für Bewohner oder Eigentümer entstandenen möglichen Guthaben automatisch per Überweisung bezahlt werden. Überweisungen können erstellt werden auf: DIN A4 Formular DTAUS-DateiUS Datei - 1 Datei pro Bankleitzahl - 1 Datei pro Kontonummer Export für Online-Banking (QIF-Format) 2.4 Gruppe Mahnliste Buchhaltung - Mahnliste Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Mahnliste - Schalter Mahnliste (Alter Stil: Menü Listen - Mahnliste) Jede offene Sollstellung erscheint nach Ablauf der Zahlungsfristen in der Mahnliste. Die Fristen für jede Mahnstufe können Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Mahnwesen festlegen. 80

81 Bewohner/Eigentümer mit einer Mahnsperre (Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Zahlungen) werden nicht in der Mahnliste angezeigt. Klickfelder Haus oder Alle Häuser Wählen Sie aus, ob die Mahnliste für alle Häuser oder nur für ein bestimmtes Haus angezeigt werden soll. Wenn Sie ein Haus auswählen, gelangen Sie über das Lupensymbol in eine erweiterte Hausauswahl. Klickfeld Mahnstufen Wählen Sie aus, welche Mahnstufen in der Mahnliste angezeigt werden sollen. Rechte Maustaste in der Liste: Damit wird ein Menü eingeblendet mit folgenden Menüeinträgen: Zahlungsübersicht: Wechselt in die Zahlungsübersicht des angeklickten Bewohner- oder Eigentümers. Kontenblatt: Wechselt in das Kontenblatt des angeklickten Bewohner- oder Eigentümers. Offene Posten Übersicht: Wechselt in die Offene Posten Übersicht des angeklickten Bewohner- oder Eigentümers. Menü Mahnstufe ändern oder Alle Mahnstufen ändern Hier können Sie die Mahnstufe für einen einzelnen Bewohner/Eigentümer oder für alle Bewohner/Eigentümer in der Liste ändern. Schalter Mahnliste drucken Öffnet das Auswahlfenster Bericht drucken um die angezeigte Mahnliste auszudrucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Mahnen Startet die voreingestellte Textverarbeitung (Register Verwaltung - Schalter Einstellungen Textverarbeitung). Dabei wird das Zwischenfenster Mahngebühren angezeigt, um automatisch Mahngebühren zu buchen. Diese Zwischenfenster erscheint: a. bei der Win-CASA Textverarbeitung nach Anklicken des Schalters SERIENDRUCK DRUCKEN b. bei externer Textverarbeitung nach der Auswahl der zu mahnenden Bewohner/Eigentümer, noch bevor die Textverarbeitung gestartet wird. Das Seriendruck-Auswahlfenster enthält auch ein Klickfeld Zahlungsübersicht". Damit kann neben dem Mahnschreiben auch ein Kontoauszug (Zahlungsübersicht) an den Bewohner/Eigentümer verschickt werden. Darin sind die eingeforderten Rückstände für den Bewohner/Eigentümer deutlich erkennbar. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. 81

82 2.5 Gruppe Modul Win-CASA Banking Modul registrieren Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Modul - Schalter Banking Modul (Alter Stil: Menü Module - Win-CASA Banking Modul) Was ist das Win-CASA Banking Modul? - (Hier klicken) Registrieren des Win-CASA Banking Moduls Öffnen Sie das Register Buchhaltung und klicken den Schalter Win-CASA Banking Modul an. Im folgenden Fenster tragen Sie den Registrierungscode des Win-CASA Banking Moduls ein. Diesen finden Sie auf der Rechnung, die Sie von der Software24.com GmbH erhalten haben. Nach Anklicken des Schalters OK wird das Modul freigeschaltet und kann im Register Buchhaltung - Schalter Win-CASA Banking Modul aufgerufen werden. Hier klicken zur Online-Hilfe Win-CASA Banking Modul 2.6 Gruppe Zahlungsplaner Buchhaltung - Zahlungstermin Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Zahlungsplaner - Schalter Zahlungstermin (Alter Stil: Menü Buchhaltung - Zahlungstermine) Dieser Menüpunkt dient zum Verwalten von Zahlungsterminen aller Art. Es können beispielsweise monatlich oder vierteljährliche Abschlagszahlungen automatisiert werden. In den Voreinstellungen (Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Optionen) kann festgelegt werden, ob offene Zahlungstermine gleich beim Programmstart automatisch angezeigt werden sollen. Sie können dieses Menü auch über die Schalter am unteren Bildschirmrand der Win-CASA Startmaske, rechte Maustaste klicken, aufrufen. Wenn Sie den Zahlungsplaner anklicken, haben Sie die Möglichkeit verschiedene Anzeigeoptionen auszuwählen (siehe Abbildung). 82

83 Näheres zu sonstigen Terminen finden Sie hier. Auswahlfeld Zeitraum Hier kann der Zeitraum der angezeigten Zahlungstermine eingegrenzt werden. Schalter? Zahlungstermine können optional sowohl nach Häusern als auch nach Konten eingegrenzt werden. Schalter Überweisen/Offene Posten (OP) erstellen Dient zum Erzeugen von Überweisungen bzw. offenen Posten. Der Schalter wird erst aktiv, wenn eine oder mehrere Zahlungstermine im Fenster durch Anklicken markiert wurden. Zur Verbuchung der offenen Posten wechseln Sie ins Register Buchhaltung - Sollstellungen buchen. Überweisungen werden automatisch erstellt, wenn im Register Zahlungstermin für... (siehe unten) das Klickfeld "Bei Fälligkeit Überweisung erzeugen" aktiviert wurde. Wenn Sie dies vergessen haben, erscheint sobald Sie auf den Schalter Speichern klicken ein Hinweisfester! Hier können Sie nochmals entscheiden ob Sie eine Überweisung bei Fälligkeit erzeugen möchten oder nicht. Beachten Sie hierzu auch die Kontrollmöglichkeit im Register Listen - Offene Posten Übersicht. Hier werden alle Sollstellungen und OP angezeigt. Klickfeld Überweisungen sofort drucken Ist dieses Klickfeld aktiv, erfolgt automatisch der Ausdruck der Überweisungen, für die Zahlungstermine die über den Schalter Überweisen/Offene Posten (OP) erstellen erzeugt wurden. Diese Option können Sie nutzen, wenn Sie Überweisungen auf A4-Papier drucken und nicht mit dem DTAUS-Verfahren arbeiten. Eingabefeld Datum Erstellungsdatum der Überweisung. Schalter L Löscht das eingetragene Datum. Suche Schalter Neu Erstellt einen neuen Zahlungstermin. Siehe Zahlungstermin. Schalter Bearbeiten Über diesen Schalter können Sie einen bereits angelegten Termin bearbeiten. Schalter Löschen Der markierte Zahlungstermin wird gelöscht. Ein Zahlungstermin wurde durch Anklicken in der ersten Spalte markiert Der markierte Zahlungstermin wird aufgerufen und kann frei bearbeitet bzw. geändert werden. Es öffnet sich das Fenster Zahlungstermin bearbeiten. Über einen Doppelklick auf die zu ändernde Zahlung startet ebenso dieses Fenster. Mehrere Zahlungstermine wurde durch Anklicken in der ersten Spalte 83

84 markiert Es wird ein Fenster aufgerufen, in dem Sie einen neuen Betrag eingeben können. Mit Speichern" werden alle markierten und noch nicht sollgestellten Zahlungstermine auf diesen Betrag geändert. Monatliche Abschlagszahlungen für das neue Abrechnungsjahr haben sich geändert. Sie wähen mit?" das Konto für diese Abschlagszahlungen aus, damit nur diese Abschlagszahlungen angezeigt werden. Durch anklicken des Schalters Jahr +1" wird eine Kopie der Abschlagszahlungen für das neue Jahr erstellt. Da sich aber der Betrag geändert hat, markieren Sie alle neuen Abschlagsahlungen und klicken auf Ändern". Der neu eingegebene Betrag wird für alle neuen Abschlagszahlungen gespeichert. Dadurch müssen nicht alle neuen Abschlagszahlungen einzeln geändert werden. Markierungsschalter A: Alle vorhandenen Termine werden markiert K: Kein Termin wird markiert bzw. bisherige Markierungen werden aufgehoben F: Alle fälligen, jedoch noch nicht in den offenen Posten vorhandenen Termine werden markiert E: Alle bereits erledigten Zahlungstermine werden markiert Schalter Jahr Gruppe Konten Konten - DATEV-Export Modul registrieren Registerreiter Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter DATEV-Export (Alter Stil: Menü Module - DATEV) Was ist das DATEV-Export Modul? - (Hier klicken) Wenn das DATEV- Export Modul registriert ist, können Sie dieses über das Register Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter DATEV-Export aufrufen. Registrieren des DATEV-Export Moduls In diesem Fenster tragen Sie den Registrierungscode Ihres DATEV-Export Moduls ein. Diesen finden Sie auf der Rechnung die Sie von der Software24.com GmbH erhalten. Nach Anklicken des Schalters OK wird das Modul freigeschaltet. 3. Register Listen Listen - Übersicht Bankkonten Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Übersicht Bankkonto 84

85 (Alte Ansicht: Menü Listen - Übersicht Bankkonto) Bietet eine komfortable Übersicht über Buchungen auf einem Bestandskonto (Bankkonto oder Kasse) über einen beliebigen Zeitraum. Die Auswertung ist eine reine Ist-Auswertung nach Buchungsdatum. Auswahlfeld Bank Wählen Sie das Bankkonto oder die gewünschte Kasse aus. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen in dem ausgewählten Zeitraum werden angezeigt. Das eingestellte Datum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis Geben in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden. Alle Buchungen in diesem Zeitraum werden angezeigt. Anzeige Saldo alt Hier erscheint der alte Saldo des Bestandskontos vor dem Auswertungszeitraum. Buchung Schalter Ändern Durch Anklicken auf den Schalter Ändern oder direktes Doppelklicken auf eine Buchung wird das Fenster Buchung ändern gestartet. Dadurch kann jede angezeigte Buchung geändert werden. Buchung Schalter Löschen Löscht die markierte Buchung nach einer Kontrollabfrage. Buchung Schalter Suchen Startet das Fenster Buchung suchen. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Kontoauszug Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Kontoauszug (Alter Stil: Menü Listen - Kontoauszug) Übersicht über die Buchungen auf einem bestimmten Konto des aktuell ausgewählten Hauses in einem eingestellten Zeitraum. 85

86 Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen auf dem Konto innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Das ausgewählte Datum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Saldo alt nicht auswerten Wenn der frühere Saldo (Anfangssaldo) des Kontos auf 0 gesetzt werden soll, d.h. Buchungen vor dem eingestellten Zeitraum nicht ausgewertet werden sollen, aktivieren Sie dieses Klickfeld. Anzeige Saldo alt Hier erscheint der bisherige Kontostand des ausgewählten Kontos vor dem Auswertungszeitraum. Aber nur, wenn die Option Saldo alt nicht auswerten, deaktiviert ist. Auswahlfeld Kontenklasse/ Konto Hier wählen Sie das benötigte Konto aus. Sie können zuerst die Kontenklasse auswählen, z.b. alle Ausgabekonten. Durch Klicken auf den Auswahl-Schalter erscheinen alle Ausgabekonten oder Sie können über das Symbol den Kontenrahmen öffnen um dort das Konto auszuwählen. Wenn Sie bei Kontenklasse alle Kontenklassen ausgewählt haben, erscheinen alle Konto die Sie in Win-CASA angelegt haben. Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. Schalter Ändern Um eine Buchung zu ändern klicken Sie den Schalter Ändern an oder durch direktes Doppelklicken auf eine Buchung wird das Fenster Buchung ändern gestartet. Dadurch kann jede Buchung in der Liste geändert werden. Schalter Löschen Löscht die im Kontoauszug markierte Buchung nach einer Kontrollabfrage. Schalter Suchen Mit diesem Schalter rufen Sie das Fenster Buchungen suchen auf. Auswahlfeld Sollstellung anzeigen Wenn Sie ein Bewohner/Eigentümer oder Lieferantenkonto (Debitor/Kreditor) einstellen, wird dieses Auswahlfeld freigegeben. Mit diesem Klickfeld haben Sie die Möglichkeit neben Zahlungen sich auch die dazugehörenden Sollstellungen anzeigen zu lassen. Eine bezahlte Sollstellung wird mit SO gekennzeichnet. Eine offene Sollstellung wird mit OP gekennzeichnet. Auswahlfeld W-Datum Zeigt die Buchungen nach Wertstellungsdatum an. Eine neue Spalte "W-Datum" (=Wertstellungsdatum) wird eingeblendet. 86

87 Auswahlfeld W.D. <> B.D. Zeigt nur Buchungen an deren Wertstellungsdatum unterschiedlich des Buchungsdatums ist. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Journal Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Journal (Alter Stil: Menü Listen - Journal) Übersicht über mehrere/alle Einnahme- oder Ausgabekonten des aktuell gewählten Hauses und Zeitraumes. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Der gewählte Zeitraum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. Wenn Sie die Buchungen nach Konten sortiert einsehen wollen, wählen Sie das Register Listen - Buchungsübersicht nach Konten aus. Ansicht Die Auswertung erfolgt entweder nach Doppelter Buchführung oder einfacher Buchführung. Auswahlfeld Kontenklasse Sie können zuerst die Kontenklasse auswählen, z.b. alle Ausgabekonten oder alle Bewohner/Eigentümer (Debitoren). Auswahlfeld Konto von... bis Wählen Sie den Kontenbereich aus, den Sie auswerten wollen. Wenn Sie die Kontenklasse Ausgabekonten ausgewählt haben, sehen Sie alle Ausgabekonten die Sie im Kontenrahmen angelegt haben (z.b. Hausmeistervergütung bis Versicherung) Erläuterung der einzelnen Kontenklassen die Sie im Kontenrahmen angelegt haben: Ausgabekonten/Sachkonten/Betriebsausgaben Alle Ausgabekonten die unter dieser Kontenklasse angelegt wurden. 87

88 Einnahmen Alle Einnahmekonten die unter dieser Kontenklasse angelegt wurden. Umlagefähige Konten Alle umlagefähigen Konten Ausgaben und Einnahmen. Nicht umlagefähige Konten Alle nicht umlagefähigen Konten Ausgaben und Einnahmen. Umlagefähige Konten (Bewohner) Alle Konten die in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Umlagefähige Konten (Eigentümer) Alle Konten die in der Hausgeldabrechnung umgelegt werden. Betriebskosten Alle umlagefähigen Konten, die im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - Kontendaten als Umlagefähig Betriebskostenabrechnung" markiert sind. (Einstellung nur bei Mietshaus verfügbar). Heizkosten Alle umlagefähigen Sachkonten, die im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - Kontendaten als Umlagefähig Heizkostenabrechnung" markiert sind. (Einstellung nur bei Mietshaus verfügbar). Bestandskonten (A) Alle aktiven Bestandskonten (z.b Girokonto) Bestandskonten (P) Alle Rücklagenbestandskonten. Bew.Eig. (Debitoren) Anzeige aller Bewohner- und Eigentümerkonten (Debitorenkonten). Offene Posten werden mit der Bemerkung OP oder OP.. (=Gesamtbetrag bestehend aus Miete/BK/HK) versehen, der Betrag steht in der Spalte OP-Betrag. Bei Zahlungen steht der Betrag zur besseren Unterscheidung in der Spalte Zahlung". Lieferanten (Kreditoren) Anzeige aller Lieferantenumsätze. Offene Posten werden mit der Bemerkung OP oder OP.. (=Split auf mehrere Sachkonten) versehen, der Betrag steht in der Spalte OP-Betrag. Bei Zahlungen steht der Betrag zur besseren Unterscheidung in der Spalte Zahlung". Hier werden nur dann Umsätze angezeigt, wenn Sie eine Kreditorenbuchhaltung durchführen. Alle Kontenklassen Es werden alle Kontenklassen und alle Konten die Sie im Kontenrahmen angelegt haben angezeigt. Schalter Ändern Durch Anklicken dieses Schalters oder direktes Doppelklicken auf eine Buchung wird das Fenster Buchung ändern gestartet. Dadurch kann die ausgewählte Buchung geändert werden. Bei SLEV-Buchungen (Sammellastschriften) können nachträglich nur die Belegnummer und 88

89 das Datum geändert werden. Es wird ein Fenster geöffnet, in der eine Liste aller Lastschriften angezeigt wird, die in der Sammellastschrift enthalten sind. Wenn eine Rücklastschrift einer im Sammler enthaltenen Lastschrift erfolgt ist, siehe Rücklastschriften verbuchen. Schalter Löschen Löscht die im Journal markierte Buchung nach einer Kontrollabfrage. Schalter Suchen Mit diesem Schalter rufen Sie das Fenster Buchungen suchen auf. Auswahlfeld Sollstellung anzeigen Wenn Sie ein Bewohner/Eigentümer oder Lieferantenkonto (Debitor/Kreditor) einstellen, wird dieses Auswahlfeld freigegeben. Mit diesem Klickfeld haben Sie die Möglichkeit neben Zahlungen sich auch die dazugehörenden Sollstellungen anzeigen zu lassen. Eine bezahlte Sollstellung wird mit SO gekennzeichnet. Eine offene Sollstellung wird mit OP gekennzeichnet. Auswahlfeld W-Datum Zeigt die Buchungen nach Wertstellungsdatum an. Eine neue Spalte "W-Datum" (=Wertstellungsdatum) wird eingeblendet. Auswahlfeld W.D. <> B.D. Zeigt nur Buchungen an deren Wertstellungsdatum unterschiedlich des Buchungsdatums ist. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Buchungsübersicht nach Konten Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Buchungsübersicht nach Konten (Alter Stil: Menü Listen - Buchungsübersicht nach Konten) Übersicht über mehrere/alle Konten des aktuell gewählten Hauses nach Konten und Zeitraum geordnet. Wie im Register Listen Journal, mit dem Unterschied, dass die Anzeige und der Ausdruck mit der Hauptsortierung zuerst nach Konto und danach nach Datum erfolgt. Für die Beschreibung der Auswahlfelder und Schalter siehe Register Listen - Journal. Zusätzliche Schalter (diese sind im Journal nicht sichtbar) Schalter Durch Anklicken dieses Schalters, werden bei allen Konten die einzelnen Buchungen sichtbar. 89

90 Schalter Durch Anklicken dieses Schalters, erscheinen alle Konten ohne Buchungen. Listen - Offene Posten Übersicht Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Offene Posten Übersicht (Alter Stil: Menü Listen - Offene Posten Übersicht) Mit Hilfe dieser Liste erhalten Sie einen Überblick über alle offene Posten aus Ihrer Buchhaltung. Sie haben die Möglichkeit, diese Übersicht auch nach Konten geordnet aufzurufen. Klicken Sie dazu im unteren Fensterbereich Gruppieren nach Konten an. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle offenen Posten innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Der gewählte Zeitraum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Auswahlfeld Konto von... bis Geben Sie den Kontenbereich an, den Sie auswerten wollen. Als Vorgabe gibt Win-CASA immer alle Bewohner/Eigentümer Konten (Debitoren), bzw. Lieferantenkonten vor. Auswahl Forderungen Es werden alle Bewohner/Eigentümerkonten (Debitoren) angezeigt. Die Summe im unteren Fensterbereich zeigt an, wie viel Geld Sie noch von den Bewohnern/Eigentümer erhalten. Auswahl Verbindlichkeiten Es werden alle Lieferantenkonten (Kreditoren) angezeigt. Die Summe im unteren Fensterbereich zeigt an, wie viel Geld Sie noch an Lieferanten bezahlen müssen. Hier werden nur dann Umsätze angezeigt, wenn Sie eine Kreditorenbuchhaltung durchführen oder Offene Posten im Zahlungsplaner erzeugen. Diese Liste dient nur zur Kontrolle. Die offene Posten verbuchen Sie unter Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen. Dadurch erscheint die Position nicht mehr in Liste der offenen Posten. Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. Klickfeld Alle Objekte 90

91 Um die offenen Posten aller Objekte auszuwerten, aktivieren Sie dieses Klickfeld. Klickfeld Gruppieren nach Konten Die Auswertung wird nach Konten gruppiert. Klickfeld OP s kleiner xxx EUR ausblenden Ist dieses Klickfeld aktiviert und Sie haben einen Betrag eingegeben, werden die offenen Posten die kleiner als dieser Betrag ist ausgeblendet. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen Journal (Ist-Auswertung) Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Journal (Ist-Auswertung) (Alter Stil: Menü Listen - Journal (Ist-Auswertung) Übersicht über mehrere/alle Einnahme- oder Ausgabekonten des aktuell gewählten Hauses und Zeitraumes. Diese Auswertung ist eine reine Ist-Auswertung nach Buchungsdatum. Listen - Finanzstatus Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Finanzstatus) (Alter Stil: Menü Listen - Finanzstatus) Diese Liste dient dazu, Ihnen einen Gesamtüberblick über Ihre Kontostände der Banken/Kassen an einem bestimmten Stichtag zu verschaffen. Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. Klickfeld Alle Objekte Um die Kontostände aller Objekte auszuwerten, aktivieren Sie dieses Klickfeld. 91

92 Auswahlfeld Datum In diesem Feld wählen Sie das Datum, an dem der Finanzstatus ausgewiesen werden soll. Auswahlfeld Gruppiert Haben Sie das Klickfeld Alle Objekte aktiviert, können Sie die Bankkonten nach Objekt und BLZ gruppieren lassen. Um die Gruppierung aufzuheben, wählen Sie Ungruppiert aus. Markiere Schalter A Markiert alle Konten. Bitte beachten Sie dass nur markierte Konten auch ausgedruckt werden. Markiere Schalter K Die Markierung der Konten aus der Liste wird aufgehoben. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Zahlungsübersicht Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Zahlungsübersicht (Alter Stil: Menü Listen - Zahlungsübersicht) Diese Liste wertet alle Sollstellung und die dazugehörigen Zahlungen für jedes Bewohnerkonto/Eigentümerkonto aus. Die Zahlungsübersicht kann für den Bewohner oder Eigentümer beim Drucken von Mahnbriefen automatisch als Anlage mit ausgedruckt werden. Damit die Zahlungsübersicht für den Bewohner/Eigentümer leicht verständlich ist, werden die Umsätze wie auf einem Bankkontoauszug angezeigt. Sollstellungen OP = S, Zahlung = H. Bei Rückständen sieht der Bewohner/Eigentümer sofort, welche Zahlungen er noch zu leisten hat. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen auf dem Konto innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Das ausgewählte Datum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. 92

93 Auswahlfeld Konto Hier wählen Sie das entsprechende Bewohnerkonto/Eigentümerkonto. Über das Lupensymbol gelangen Sie in die erweiterte Kontenauswahl. Neben dem Bewohner/Eigentümerkonto können Sie auch ein anderes Objekt auswählen. Klickfeld Zeitraum seit Saldo negativ Damit wird der Zeitraum automatisch eingestellt, ab dem der Bewohner/Eigentümer mit Zahlungen in Rückstand geraten ist. Schalter Ändern Durch Anklicken dieses Schalters oder direktes Doppelklicken auf eine Buchung wird das Fenster Buchung ändern gestartet. Dadurch kann die ausgewählte Buchung geändert werden. Bei SLEV-Buchungen (Sammellastschriften) können nachträglich nur die Belegnummer und das Datum geändert werden. Es wird ein Fenster geöffnet, in der eine Liste aller Lastschriften angezeigt wird, die in der Sammellastschrift enthalten sind. Wenn eine Rücklastschrift einer im Sammler enthaltenen Lastschrift erfolgt ist, siehe Rücklastschriften verbuchen. Schalter Löschen Löscht die markierte Buchung nach einer Kontrollabfrage. Schalter Suchen Mit diesem Schalter rufen Sie das Fenster Buchungen suchen auf. Klickfeld Sortiert Wenn dieses Klickfeld aktiviert wird, können Sie nach Datum Zahlung oder Datum Sollstellung sortieren lassen. Klickfeld Gruppiert nach Monaten Ist dieses Klickfeld aktiviert, wird die Zahlungsübersicht nach Monaten gruppiert. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Kontenblatt Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Kontenblatt (Alter Stil: Menü Listen - Kontenblatt) Gibt Auskunft über die Summe der monatlichen Sollstellungen und Zahlungen 93

94 eines bestimmten Bewohners oder Eigentümers im aktuell ausgewählten Haus und Zeitraum. Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. Auswahlfeld Konto Hier wählen Sie das entsprechende Bewohnerkonto/Eigentümerkonto. Auflistung Kontenblatt In der Spalte Soll werden die jeweiligen Offenen Posten angezeigt. Die bereits verbuchten Zahlungen sehen Sie in der Spalte Bezahlt. Die Spalte Saldo zeigt den aus der Spalte Soll und Bezahlt resultierenden Saldo. Die Summenzeile des Kontenblattes gibt Aufschluss über noch ausstehende Forderungen. Auswahlfeld Wirtschaftsjahr Hier wählen Sie das Wirtschaftsjahr aus. Win-CASA gibt das aktuelle Jahr als Vorgabe vor. Klickfeld Kein Saldo aus früheren Jahren anzeigen Soll der Saldo des Kontos auf 0 gesetzt, d.h. Buchungen vor dem eingestellten Zeitraum werden nicht beachtet, klicken Sie dieses Feld an. Klickfeld W-Datum auswerten Zeigt das Kontenblatt nach Wertstellungsdatum an. Schalter " < Konto" und "Konto >" Mit Hilfe dieser Schalter blättern Sie innerhalb des Hauses von Wohnung zu Wohnung vor oder zurück. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Einnahmen Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Einnahmen (Alter Stil: Menü Listen - Einnahmen) Übersicht über die Einnahmekonten (für Bewohner/Eigentümer) des aktuell ausgewählten Hauses über einen bestimmten Zeitraum. Bei der Neuanlage eines Hauses und der Definition der Zahlungsarten (z.b. Miete, Garage, Betriebskosten-VZ, Heizkosten-VZ, Hausgeld) wird für jede Position automatisch ein Einnahmekonto (Erlöskonto) angelegt (60000 Miete, Garage, Betriebskosten, Heizkosten, Hausgeld). In dieser Liste werden alle Buchungen auf diesen Konten angezeigt und saldiert. Der Verwalter hat 94

95 somit eine Übersicht über die sollgestellten Mieten/Garagenmieten/Betriebs- und Heizkosten-VZ für Bewohner bzw. Hausgelder für Eigentümer. Die Liste ist in zwei Registerreiter aufgeteilt. (Bewohner bei einer Miet- oder PRO- Verwaltung//Eigentümer bei einer WEG-Verwaltung). Zwei Möglichkeiten der Auswertung: Klickfeld Soll-Buchhaltung Ist dieses Feld angeklickt, werden ausschließlich die Sollstellungen angzeigt. Ohne die Zahlungen. Klickfeld Ist-Buchhaltung Ist dieses Feld angeklickt, werden die Zahlungen zu den Sollstellungen nach Buchungsdatum angezeigt. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Einnahmen in diesem Zeitraum werden angezeigt. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den Zeitraum den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt. Bereich Objekt Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Saldenliste Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Saldenliste (Alter Stil: Menü Listen - Bewohner/Eigentümer - Saldenliste) Saldenliste - Was ist das? (Hier klicken) Zusammenfassung aller Sollstellungen und Zahlungen der Bewohner oder Eigentümer für einen bestimmten Zeitraum. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Bei der Auswahl gesamter Zeitraum entfällt die Eingabe es Datums. 95

96 Datumsfeld von... bis Geben Sie falls gewünscht, in den Feldern von... bis den Zeitraum manuell ein. Auswahlfeld Haus Wählen Sie das auszuwertende Haus aus. Schalter Auswahl Damit können Sie die Saldenliste auf bestimmte von Ihnen ausgewählte Bewohner/Eigentümer einschränken. Auswahlfeld Ansicht (Beachten Sie Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA Versionen) Wählen Sie zwischen einer Saldenliste über Bewohner oder Eigentümer. Bereich Optionen Klickfeld Kein Vortrag Dadurch wird das Feld Vorträge in der Saldenliste ausgeblendet. Klickfeld Keine Nullw. Vorhandene Nullwerte werden in der Anzeige nicht berücksichtigt, d. h. erscheinen nicht. W-Datum auswerten Zeigt die Buchungen nach Wertstellungsdatum an. Eine neue Spalte "W-Datum" (=Wertstellungsdatum) wird eingeblendet. Klickfeld keine Splits Zeigt nur die Salden der Bewohner oder Eigentümer. Klickfeld Miete Netto drucken Aktivierung dieses Feldes fügt im Ausdruck der Saldenliste eine zusätzliche Spalte mit Nettobeträgen ein. Saldenliste Aus Platzgründen sind einige Benennungen abgekürzt: BK-VZ = Betriebskosten-Vorauszahlung HK-VZ = Heizkosten-Vorauszahlung B.-G/N. = Bezahlte Guthaben/Nachzahlungen S.-G/N. = Sollstellung Guthaben/Nachzahlungen Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Einzelkontoauszug 96

97 Registerreiter Listen - Schalter Buchhaltung - Einzelkontoauszug (Alter Stil: Menü Listen - Bewohner/Eigentümer - Einzelkontoauszug) Einzelkontoauszug - Was ist das? (Hier klicken) Übersicht aller Sollstellungen und Zahlungen eines bestimmten Bewohners/Eigentümers. Im Gegensatz zum Kontoauszug werden bei Bewohnern die Sollstellungen und Zahlungen gesplittet nach Miete/BK/HK und Guthaben/Nachzahlungen ausgewiesen. Diese Auswertung dient zur Kontrolle der in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesenen Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen, bzw. Hausgeldvorauszahlungen. (Klickfeld W-Datum anklicken, da die Nebenkostenabrechnungen und die Hausgeldabrechnungen nach W-Datum ausgewertet werden). Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Bei der Auswahl gesamter Zeitraum entfällt die Eingabe eines Datums. Datumsfeld von... bis Manuelle Datumseingabe in den Feldern von... bis. Durch Klicken auf den Pfeil öffnet sich ein Kalender. Auswahlfeld Konto Wählen Sie das Bewohner-/Eigentümerkonto aus. (Bitte beachten Sie die Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA Versionen.) W-Datum Zeigt die Buchungen nach Wertstellungsdatum an. Eine neue Spalte "W-Datum" (=Wertstellungsdatum) wird eingeblendet. Klickfeld Kein Vortrag Die Informationszeile Saldovortrag wird ausgeblendet und somit im Gesamtsaldo nicht ausgewertet. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster, hier können Sie wählen welche Bewohner Sie ausdrucken bzw. angezeigt haben möchten. Über den Schalter Weiter öffnet sich das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Schalter Eigentümer 97

98 Registerreiter Listen - Schalter Eigentümer (Alter Stil: Menü Listen - Eigentümer) (Beachten Sie Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA Versionen) Saldenliste Einzelkontoauszug Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. In einigen Listen finden Sie auch das Klickfeld alle Objekte. Sie können die Liste dann über alle Objekte auswerten lassen. Unterschriftenliste Druckt eine Unterschriftenliste für Eigentümerversammlungen. Hier können Sie nach Umlageschlüssel, Name oder Wohnung sortieren. Mit dem Klickfeld Ausdrucksdatum anzeigen" wird das aktuelle Datum mit in der Liste gedruckt. Bankverbindungen Druckt eine Liste aller in Win-CASA eingerichteten Bankverbindungen. Sie haben mehrere Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Über Sortiere können Sie z.b. den Namen, Haus u.name etc. sortieren lassen. Bei Auswahl können Sie z.b. Alle, Aktuelle, Nur Leerstand, Mahnsperre etc. auswählen. Adressliste Erstellt eine Adressliste der Eigentümer inkl. Bankverbindung. Auch hier können Sie nach mehreren Möglichkeiten sortieren lassen. Dies stellen Sie über das Auswahlfeld Sortiere und Auswahl ein. Vereinbarte Zahlungen Druckt eine Liste aller im voraus vereinbarten Zahlungen die im Register Verwaltung -Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Zahlungen eingegebenen wurden. Auch hier können Sie nach mehreren Möglichkeiten sortieren lassen. Dies stellen Sie über das Auswahlfeld Sortiere und Auswahl ein. Belegungsliste Druckt eine Liste der aktuellen, sowie der früheren Eigentümer jeweils mit Datum. Auch hier können Sie nach mehreren Möglichkeiten sortieren lassen. Dies stellen Sie über das Auswahlfeld Sortiere und Auswahl ein. Sie können sich dadurch z.b. nur die Leerstände anzeigen lassen. Wenn eine Wohnung verkauft und noch kein Käufer dafür gefunden wurde, müssen Sie diese als Leerstand führen (Wohnung - Daten). Somit wird in der Belegungsliste diese Wohnung als Leerstand gekennzeichnet. Dadurch können Sie die Belegungsliste als Basis für freie Wohnungen zum Wiederverkauf verwenden. Klickfeld mit Bewohner Haben Sie eine gemischte Verwaltung (Win-CASA PRO) können Sie sich neben dem Eigentümer auch dessen Bewohner mit anzeigen lassen. PxT Liste (Personen x Tage Liste) Druckt eine PxT Liste für den aktuellen Hausgeldabrechnungszeitraum. Alle 98

99 eingegebenen Personenzahlen werden mit den abzurechnenden Tagen multipliziert. Mit dieser Liste kann der Verwalter die vom Programm in den diversen Abrechnungen ermittelten Personentage dokumentieren. Sie dient auch zur Kontrolle für eingegebene Zeiträume und Personenzahlen. Win-CASA hat drei PxT Umlageschlüssel. Wählen Sie den PxT Umlageschlüssel aus, für den eine PxT-Liste gedruckt werden soll. Personenzahlen können Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Personenzahl eingeben. Liste der Zählerstände Ermöglicht den Ausdruck einer Liste der jeweiligen Zählerstände. Diese Liste kann nach Häusern bzw. bestimmten Wohnungen eingegrenzt werden. Außerdem ermöglicht das Auswahlfeld - Ausdruck sortiert nach - eine Sortierung nach unterschiedlichen Kriterien. Sie können auch eine leere Liste zur Ablesung und Erfassung von Zählerständen drucken. Klicken Sie den Schalter Drucken an. Hier öffnet sich das Fenster Bericht Drucken aus der Liste wählen Sie den Bericht "Liste der Zählerstände (leer)" aus. Ein- und Auszugsliste Hier werden alle Eigentümer mit Kauf- und Verkaufsdatum aufgelistet. Sie können den Zeitraum auswählen oder frei eingeben. Wenn Sie z.b, wissen wollen, welche Eigentümerwechsel demnächst anstehen, geben Sie in Zeitraum von" das aktuelle Tagesdatum ein und in Zeitraum bis" das Jahresende. Option/Schalter Stammdaten/Serienbrief Über diese Optionen können Sie nach Ein- und Auszug, Einzug oder Auszug sortieren lassen. Über den Schalter Stammdaten gelangen Sie in die Stammdaten des Eigentümers aus dieser Liste. Über den Schalter Serienbrief können Sie einen Serienbrief für alle Eigentümer aus dieser Liste erstellen. Liste der Festbeträge/Anteile Über diese Liste können Sie sich alle Umlageschlüssel und deren eingetragenen Anteile aus den Wohnungsstammdaten anzeigen lassen (Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile). Wählen Sie aus der Liste Ihren Umlageschlüssel aus, den Sie auswerten lassen wollen. Sollen nur aktuelle Bewohner/Eigentümer angezeigt werden, aktivieren Sie das Klickfeld. Besonders bei der Eingabe von Festbeträgen haben Sie hier eine gute Übersicht ob alle Werte korrekt eingegeben wurden. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Listen - Bewohner Registerreiter Listen - Schalter Bewohner (Alter Stil: Menü Listen - Bewohner) (Beachten Sie Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA 99

100 Versionen) Saldenliste Einzelkontoauszug Schalter ein Objekt auswählen Mit diesem Schalter können Sie zwischen den angelegten Häusern wechseln. Das Fenster ein Haus auswählen wird geöffnet. Oder Sie öffnen das Auswahlfeld und wählen hier Ihr Haus aus. In einigen Listen finden Sie auch das Klickfeld alle Objekte. Sie können die Liste dann über alle Objekte auswerten lassen. EUR/m² Liste Druckt eine Übersicht der Mieten in EUR pro m² des aktuell gewählten Hauses, sortiert nach Name oder Wohnungs-Nr.. Neben der Miete können Sie sich auch alle Vorauszahlungen anzeigen lassen. Aktivieren Sie dazu das Klickfeld. Unterschriftenliste Druckt eine Unterschriftenliste für Mieterversammlungen. Hier können Sie auch zwischen der Sortierung nach Name oder Wohnungs-Nr. wählen. Mit dem Klickfeld Ausdrucksdatum anzeigen" wird das aktuelle Datum mit in der Liste gedruckt. Bankverbindungen Druckt eine Liste aller in Win-CASA eingerichteten Bankverbindungen. Sie haben mehrere Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Über Sortiere können Sie z.b. den Namen, Haus u.name etc. sortieren lassen. Bei Auswahl können Sie z.b. Alle, Aktuelle, Nur Leerstand, Mahnsperre etc. auswählen. Adressliste Erstellt eine Adressliste der Bewohner inkl. Bankverbindung. Auch hier können Sie nach mehreren Möglichkeiten sortieren lassen. Dies stellen Sie über das Auswahlfeld Sortiere und Auswahl ein. Vereinbarte Zahlungen Druckt eine Liste aller im voraus vereinbarten Zahlungen die im Register Verwaltung -Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Zahlungen eingegebenen wurden. Auch hier können Sie nach mehreren Möglichkeiten sortieren lassen. Dies stellen Sie über das Auswahlfeld Sortiere und Auswahl ein. Belegungsliste Druckt eine Liste der aktuellen, sowie der ausgezogenen Bewohnerr jeweils mit Datum. Auch hier können Sie nach mehreren Möglichkeiten sortieren lassen. Dies stellen Sie über das Auswahlfeld Sortiere und Auswahl ein. Sie können sich dadurch z.b. nur die Leerstände anzeigen lassen. Wenn eine Wohnung nicht vermietet werden konnte, müssen Sie dies als Leerstand führen (Wohnung - Daten). Somit wird in der Belegungsliste diese Wohnung als Leerstand gekennzeichnet. Dadurch können Sie die Belegungsliste als Basis für freie Wohnungen zur Weitervermietung verwenden. PxT Liste (Personen x Tage Liste) Druckt eine PxT Liste für den aktuellen Betriebs- und Heizkostenabrechnungszeitraum. Alle eingegebenen Personenzahlen werden mit den abzurechnenden Tagen multipliziert. Diese Liste ist eine genaue 100

101 Dokumentation über die vom Programm in den diversen Abrechnungen ermittelten Personentage. Sie dient auch zur Kontrolle für eingegebene Zeiträume und Personenzahlen. Win-CASA hat drei PxT Umlageschlüssel. Wählen Sie den PxT Umlageschlüssel aus, für den eine PxT-Liste gedruckt werden soll. Personenzahlen können Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Personenzahl eingeben. Liste der Zählerstände Ermöglicht den Ausdruck einer Liste der jeweiligen Zählerstände. Diese Liste kann nach Häusern bzw. bestimmten Wohnungen eingegrenzt werden. Außerdem ermöglicht das Auswahlfeld - Ausdruck sortiert nach - eine Sortierung nach unterschiedlichen Kriterien. Sie können auch eine leere Liste zur Ablesung und Erfassung von Zählerständen drucken. Klicken Sie den Schalter Drucken an. Hier öffnet sich das Fenster Bericht Drucken aus der Liste wählen Sie den Bericht "Liste der Zählerstände (leer)" aus. Staffelmieterhöhungsliste Wenn Sie Staffelmieten mit Bewohnern vereinbart haben, werden in dieser Liste der aktuelle Staffelbetrag und der vorherige Staffelbetrag mit dem jeweiligen Gültigkeitsdatum angezeigt. Über den Zeitraum können Sie die Liste einschränken. Option Schalter Stammdaten/Serienbrief Über den Schalter Stammdaten gelangen Sie in die Stammdaten des ausgewählten Bewohners aus dieser Liste. Über den Schalter Serienbrief können Sie einen Serienbrief für alle Bewohner aus dieser Liste erstellen. Ein- und Auszugsliste Hier werden alle Bewohner mit Ein- und Auszugsdatum aufgelistet. Sie können den Zeitraum auswählen oder frei eingeben. Wenn Sie z.b, wissen wollen, welche Bewohnerwechsel demnächst anstehen, geben Sie in Zeitraum von" das aktuelle Tagesdatum ein und in Zeitraum bis" das Jahresende. Liste der Festbeträge/Anteile Über diese Liste können Sie sich alle Umlageschlüssel und deren eingetragenen Anteile aus den Wohnungsstammdaten anzeigen lassen (Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile). Wählen Sie aus der Liste Ihren Umlageschlüssel aus, den Sie auswerten lassen wollen. Sollen nur aktuelle Bewohner/Eigentümer angezeigt werden, aktivieren Sie das Klickfeld. Besonders bei der Eingabe von Festbeträgen haben Sie hier eine gute Übersicht ob alle Werte korrekt eingegeben wurden. Liste der gekündigten Wohnnung Hier erhalten Sie eine Übersicht aller Ihrer gekündigten Wohnungen. Diese Liste können Sie über einen bestimmten Zeitraum auswerten lassen. Neben dem Datum der Kündigung wird das Einzugund Auszugsdatum angezeigt. Option Schalter Stammdaten/Serienbrief Über den Schalter Stammdaten gelangen Sie in die Stammdaten des ausgewählten Bewohners aus dieser Liste. Über den Schalter Serienbrief können Sie einen Serienbrief für alle Bewohner aus dieser Liste erstellen. Schalter Drucken 101

102 Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. 4. Register Abrechnungen Abrechnungen - Hausabrechnung Registerreiter Abrechnungen - Bereich Einzelnes Objekt - Hausabrechnung (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Hausabrechnung) Klicken Sie hier um Details zu den einzelnen Abrechnungsarten zu erfahren: Was ist eine Hausabrechnung? (Bitte hier klicken) Was ist eine Einnahme/Überschussrechnung? (Bitte hier klicken) Was ist eine UST-Liste? (Bitte hier klicken) Auswahlfeld Abrechnung Wählen Sie, ob Sie eine Hausabrechnung, Einnahme/Überschussrechnung oder eine UST-Liste erstellen möchten. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen auf dem Konto innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Das ausgewählte Datum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Klickfeld Quartal Klicken Sie hier, wenn Sie ein bestimmtes Quartal abrechnen wollen. Wählen Sie das 1., 2., 3., oder 4. Quartal und das gewünschte Jahr. Nach der Auswahl werden die Datumsfelder von" bis" automatisch vorbelegt. Auswertung nach Ist- oder Soll-Buchhaltung Ist-Buchhaltung mit Zahlungen nach Dies ist die Standardeinstellung. Ist-Buchhaltung bedeutet, dass nur die tatsächlich erfolgten Zahlungen der Bewohner/Eigentümer (Debitoren) oder die tatsächlich bezahlten Kosten ausgewertet werden. Offene Sollstellungen der Bewohner/Eigentümer oder offene Rechnungen von Lieferanten (OP) werden nicht berücksichtigt. Diese Option wird dann gewählt, wenn der Mandant eine Ist-Versteuerung für das Finanzamt erstellt. Auswertung nach Klickfeld Buchungs- oder Wertstellungsdatum: Mit der Option haben Sie die Möglichkeit, die Zahlungen nach Buchungsdatum oder Wertstellungsdatum auszuwerten. (Die Option lt. Wertstellungsdatum" können 102

103 Sie anklicken, um die Salden der Hausabrechnung mit der Nebenkostenabrechnung/WEG-Abrechnung zu vergleichen. Die Nebenkostenabrechnung/WEG-Abrechnung wird immer nach Wertstellungsdatum ausgewertet. Die zweite Seite der Hausabrechnung entfällt bei Auswertung W- Datum) Soll-Buchhaltung Mandanten, die gegenüber dem Finanzamt zu einer Sollversteuerung verpflichtet sind, wählen diese Option. Klickfeld Guthaben/Nachzahlungen abrechnen (Hausabrechnung) Dient dazu, die Guthaben bzw. Nachzahlungen aus Vorjahren in die Hausabrechnung zu übernehmen. Klickfeld Mieten nicht abrechnen (Hausabrechnung für Miet & WEG- Haus) Mit Hilfe dieser Option werden die Mieten in der Hausabrechnung nicht abgerechnet. Klickfeld Bestandskonten drucken (Hausabrechnung) Zur Kontrolle wird eine 2. Seite der Hausabrechnung ausgedruckt, die eine Liste mit den Anfangsund Endständen aller Bestandskonten (Girokonten, Kassen, Rücklage-Konten) enthält. Die saldierten Endstände der Bestandskonten stimmen mit dem Ergebnis der Hausabrechnung (1. Seite) überein. Auswahl Bei Miet & WEG" Wird ein gemischt verwaltetes Objekt (Miet- & WEG-Verwaltung) abgerechnet, kann man auswählen, ob in der Hausabrechnung Bewohner & Eigentümer, nur Bewohner oder nur Eigentümerkonten abgerechnet werden sollen. Liste nicht ausgewählte Häuser (linke Liste) Hier erscheinen alle Häuser, für die keine Abrechnung erstellt wird. Liste der ausgewählten Häuser (rechte Liste) Hier erscheinen alle Häuser, für die eine Abrechnung erstellt werden soll. Um eine Abrechnung zu erstellen müssen Sie in der Liste auf der linken Seite ein oder mehrere Häuser markieren und über die unten beschriebenen Pfeiltasten verschieben. Pfeiltasten > Schiebt das markierte Haus in die Liste der ausgewählten Häuser >> Schiebt alle Häuser in die Liste der ausgewählten Häuser < Schiebt das markierte Haus in die Liste der nicht ausgewählten Häuser << Schiebt alle Häuser in die Liste der nicht ausgewählten Häuser Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Mauscursor über mehrere Häuser einer Liste, so werden diese Häuser markiert. Anschließend können Sie mit der Pfeiltaste > oder < verschoben werden. Schalter Weiter 103

104 Durch Anklicken öffnet sich das Fenster Wie möchten Sie drucken? Hier können Sie über zwei Klickfelder die genannten Möglichkeiten auswählen. Über die Einstellung Erst Nachfragen und dann drucken" startet ein neues Fenster Bericht Drucken. Aus der aufgezeigten Liste wählen Sie den gewünschten Bericht aus. Durch Anklicken des Schalter Drucken werden die gewählten Auswertungen direkt gedruckt. Der Schalter Vorschau zeigt die Auswertungen auf dem Bildschirm an. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Abrechnungen - Einnahme/Überschußrechnung Registerreiter Abrechnungen - Bereich Einzelnes Objekt - Einnahme/Überschußrechnung (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Einnahme/Überschußrechnung) Was ist eine Einnahmen/Überschussrechnung? (Bitte hier klicken) Überblick aller Einnahmen und Ausgaben eines Hauses als Vorlage gegenüber dem Finanzamt (z.b. im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Die Auswertung erfolgt nach Buchungsdatum. Die Schalter und Auswahlfelder des Fensters sind identisch mit dem Fenster Hausabrechnung und deshalb hier beschrieben. Abrechnungen - USt.-Liste Registerreiter Abrechnungen - Bereich Einzelnes Objekt - USt.-Liste (Alter Stil: Menü Abrechnungen -USt.-Liste) Mit dieser Funktion wird eine Übersicht der Umsatzsteuer nach Steuersätzen untergliedert ausgedruckt. Diese dient zur Verwendung in der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Bei Ausgabekonten können Sie bestimmte Konten unterschiedlich für die Umsatzsteuerberechnung im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten vordefinieren. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus der aufklappbaren Liste oder klicken Sie Quartal", um ein bestimmtes Quartal auszuwählen. Die Auswertung erfolgt nach Buchungsdatum. Die Schalter und Auswahlfelder des Fensters sind identisch mit dem Fenster Hausabrechnung und deshalb hier beschrieben. Abrechnungen - Sammelabrechnungen 104

105 Registerreiter Abrechnungen - Bereich Sammelabrechnung (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Sammelabrechnung) Sammelabrechnungen fassen mehrere ausgewählte Häuser in einer Übersicht zusammen. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Verwalter mehrere Häuser des gleichen Eigentümers verwaltet. Auswahlfeld Abrechnung Wählen Sie, ob Sie eine Sammel-Hausabrechnung, Sammel- Einnahme/ Überschußrechnung und eine Sammel-UST-Liste (einzeln und zusammengefasst) erstellen möchten. Eingabefeld Titel Dieser Text erscheint im Titel der späteren Ausdrucke. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen auf dem Konto innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Das ausgewählte Datum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Klickfeld Quartal Klicken Sie hier, wenn Sie ein bestimmtes Quartal abrechnen wollen. Wählen Sie das 1., 2., 3., oder 4. Quartal und das gewünschte Jahr. Nach der Auswahl werden die Datumsfelder von" bis" automatisch vorbelegt. Auswertung nach Ist- oder Soll-Buchhaltung? Ist-Buchhaltung Dies ist die Standardeinstellung. Ist-Buchhaltung bedeutet, dass nur tatsächlich erfolgte Zahlungen der Bewohner/Eigentümer (Debitoren) oder Zahlungen an Lieferanten (Kreditoren) ausgewertet werden. Offene Sollstellungen der Bewohner/Eigentümer oder offene Rechnungen von Lieferanten (OP) werden nicht berücksichtigt. Diese Option wird dann gewählt, wenn der Mandant eine Istversteuerung für das Finanzamt erstellt. Auswertung nach Klickfeld Buchungs- oder Wertstellungsdatum Mit der Option haben Sie die Möglichkeit, die Zahlungen nach Buchungsdatum oder Wertstellungsdatum auszuwerten. (Die Option lt. Wertstellungsdatum" können Sie anklicken, um die Salden der Hausabrechnung mit der Nebenkostenabrechnung/WEG-Abrechnung zu vergleichen. Die Nebenkostenabrechnung/WEG-Abrechnung wird immer nach Wertstellungsdatum ausgewertet.) Soll-Buchhaltung Mandanten, die zu einer doppelten Buchführung (Finanzbuchhaltung) bzw. Sollversteuerung verpflichtet sind, wählen diese Option. Mehr dazu finden Sie hier. Klickfeld Guthaben/Nachzahlungen abrechnen (Hausabrechnung) 105

106 Dient dazu, die Guthaben bzw. Nachzahlungen aus Vorjahren in die Hausabrechnung zu übernehmen. Klickfeld Mieten nicht abrechnen (Hausabrechnung für Miet & WEG- Haus) Ist dieses Klickfeld aktiv werden die Mieten in der Hausabrechnung nicht abgerechnet. Klickfeld Bestandskonten drucken (Hausabrechnung) Zur Kontrolle wird eine 2. Seite der Hausabrechnung ausgedruckt, die eine Liste mit den Anfangsund Endständen aller Bestandskonten (Girokonten, Kassen, Rücklage-Konten) enthält. Die saldierten Endstände der Bestandskonten stimmen mit dem Ergebnis der Hausabrechnung (1. Seite) überein. Auswahl Bei Miet & WEG" Wird ein gemischt verwaltetes Objekt (Miet- & WEG-Verwaltung) abgerechnet, kann man auswählen, ob in der Hausabrechnung Bewohner & Eigentümer, nur Bewohner oder nur Eigentümerkonten abgerechnet werden sollen. Klickfeld Sortierung nach Objektnummer In der Sammelabrechnung werden die Konten nach Objektnummer und danach nach Kontonummer sortiert. Bei der Sammel-Einnahmen/Überschußrechnung verschwinden die oben aufgeführten Felder, außer die Möglichkeit zur Eingabe des Zeitraums. Die Einnahme-/Überschußrechnung ist immer eine reine Ist-Auswertung nach Buchungdatum. Bei der Sammel-UST-Liste können Sie auswählen zwischen Ist- und Soll-Buchhaltung. Hier ist auch die Sortierung nach Objekt möglich. Liste nicht ausgewählte Häuser (linke Liste) Hier erscheinen alle Häuser, für die keine Abrechnung erstellt wird. Liste der ausgewählten Häuser (rechte Liste) Hier erscheinen alle Häuser, für die eine Abrechnung erstellt werden soll. Um eine Abrechung zu erstellen müssen Sie in der Liste auf der linken Seite ein oder mehrer Häuser markieren und über die unten beschriebenen Pfeiltasten verschieben. Pfeiltasten > Schiebt das markierte Haus in die Liste der ausgewählten Häuser >> Schiebt alle Häuser in die Liste der ausgewählten Häuser < Schiebt das markierte Haus in die Liste der nicht ausgewählten Häuser << Schiebt alle Häuser in die Liste der nicht ausgewählten Häuser Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Mauscursor über mehrere Häuser einer Liste, so werden diese Häuser markiert. Anschließend können Sie mit der Pfeiltaste > oder < verschoben werden. Schalter Weiter Durch Anklicken öffnet sich das Fenster Wie möchten Sie drucken? Hier können Sie über zwei Klickfelder die genannten Möglichkeiten auswählen. Über die Einstellung Erst Nachfragen und dann drucken" startet ein neues Fenster 106

107 Bericht Drucken. Aus der aufgezeigten Liste wählen Sie den gewünschten Bericht aus. Durch Anklicken des Schalter Drucken werden die gewählten Auswertungen direkt gedruckt. Der Schalter Vorschau zeigt die Auswertungen auf dem Bildschirm an. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung Bewohner (Assistent) Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung Bewohner) Dieser Assistent bietet Ihnen die Möglichkeit die Nebenkostenabrechnung für Ihre Bewohner schnell und übersichtlich durchzuführen: Schalter 1: Nebenkostenabrechnungen für Bewohner Startet die Nebenkostenabrechnung für die/den Bewohner. Schalter 2: Nebenkostenabrechnung als Sammelliste Nachdem Sie die Nebenkostenabrechnung erstellt haben, können Sie mit diesem Punkt eine Sammelliste erstellen in der alle abgerechneten Bewohner aufgelistet sind. Schalter 3: Umlagekontroll Liste Diese Funktion dient zur Erstellung einer Umlagekontroll-Liste, mit der die eingegebenen Umlageschlüssel, sowie die entsprechenden Anteile ausgewiesen werden. Es können alle Umlagepositionen oder nur eine Umlageposition ausgewertet werden. Schalter 4: Liste der Guthaben/Nachzahlungen und andere Kontrolllisten Die angebotenen Listen können zur Kontrolle der Nebenkostenabrechnung angezeigt bzw. ausgedruckt werden. Weitere Informationen zu den Listen finden Sie hier. Schalter 5: Guthaben/Nachzahlungen sollstellen In dem folgendem Fenster sind die Guthaben/Nachzahlungen der einzelnen abgerechneten Bewohner zu sehen. Weitere Informationen zu der Anzeige können Sie hier nachlesen. Schalter 6: Liste der neuen Vorauszahlungen Nachdem die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, können die neuen berechneten Vorauszahlungen in die jeweiligen Stammdaten der Wohnung übernommen werden. Informationen zur Anpassung der Vorauszahlungen erhalten Sie hier. Schalter 7: Anteile und Zählerstände speichern, neues Wirtschaftsjahr eingeben Nachdem die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, können Sie hier den Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahrs einstellen, die Anteile und Zählerstände des alten Wirtschaftsjahres speichern und die Zählerendstände als Anfangsstände für das neue Wirtschaftsjahr automatisch umstellen. Siehe Fenster "Neues Wirtschaftsjahr einstellen". Schalter 8: Bescheinigung nach 35a Erstellt eine Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen nach 35a. Nähere Informationen finden Sie hier. 107

108 Abrechnungen - WEG-Abrechnung (E/B getrennt bei Miet&WEG-Verwaltung) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter E/B getrennt - Punkt 1 (Alter Stil: Menü Abrechnungen - WEG-Abrechnung (E/B getrennt ) Eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Punkte einer fertig ausgedruckten WEG Abrechnung finden Sie in im Bereich Erste Schritte - WEG-Abrechnung (hier klicken) In der getrennten WEG-Abrechnung (Hausgeldabrechnung) werden nur Kosten abgerechnet, die der Eigentümer einer Wohnung zu bezahlen hat. Die restlichen Kosten, die der Mieter trägt, werden in der Nebenkostenabrechnung abgerechnet. Wenn ein Verwalter sowohl eine Hausgeldabrechnung für den Eigentümer, als auch eine Nebenkostenabrechnung für den Mieter erstellen muß, wählen Sie die getrennte WEG-Abrechnung. Das Fenster WEG-Abrechnung (Eigentümer/Bewohner getrennt) ist in 5 Registerreiter aufgeteilt: Register Abrechnen für.. Register Abrechnungsdaten Register Text für Bewohner Register Text für Eigentümer Register x Problem(e) Schalter Senden an: Über dieses Auswahlfenster können Sie bestimmen ob die WEG-Abrechnung z.b. gedruckt oder per E- Mail verschickt werden soll. Nähere Informationen zu und Faxversendung finden Sie hier. Schalter Auswahl Über diesen Schalter können Sie Alle oder kein Eigennutzer auswählen. Klickfeld Bescheinigung nach 35 a Ist dieses Klickfeld aktiv, können Sie im Anschluß an die WEG-Abrechnung die Bescheinigung nach 35 a erstellen lassen. Schalter Weiter Die Abrechnung wird durchgeführt. Das Fenster Festbeträge abrechnen wird geöffnet. Sie können in Win-CASA jede Abrechnung mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne Abrechnung geschlossen. Abrechnungen - WEG-Abrechnung (E/B gemeinsam bei Miet&WEG-Verwaltung) 108

109 Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter E/B gemeinsam - Punkt 1 (Alter Stil: Menü Abrechnungen -WEG-Abrechnung - (E/B gemeinsam) Eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Punkte einer fertig ausgedruckten WEG Abrechnung finden Sie in im Bereich Erste Schritte - WEG-Abrechnung (hier klicken) Die gemeinsame WEG-Abrechnung (Hausgeldabrechnung) rechnet alle Kosten (auch die auf den Mieter umlagefähigen Kosten) über den Eigentümer ab. Da bestimmte Eigentümerkonten als (Mieter-) umlagefähig definiert werden können (Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - Register Eigentümer - Konto bearbeiten), werden diese Kosten in der Abrechnung zwischensummiert. Der Eigentümer einer vermieteten Wohnung kann dadurch die Nebenkosten seinem Mieter in Rechnung stellen. Das Fenster WEG-Abrechnung (Eigentümer/Bewohner gemeinsam) ist in vier Registerreiter aufgeteilt: Register Abrechnen für.. Register Abrechnungsdaten Register Text für Eigentümer Register x Problem(e) Schalter Senden an: Über dieses Auswahlfenster können Sie bestimmen ob die WEG-Abrechnung z.b. gedruckt oder per E- Mail verschickt werden soll. Nähere Informationen zu und Faxversendung finden Sie hier. Schalter Auswahl Über diesen Schalter können Sie Alle oder nur Eigennutzer auswählen. Klickfeld Bescheinigung nach 35 a Ist dieses Klickfeld aktiv, können Sie im Anschluß an die WEG-Abrechnung die Bescheinigung nach 35 a erstellen lassen. Schalter Weiter Die Abrechnung wird durchgeführt. Das Fenster Festbeträge abrechnen wird geöffnet. Sie können in Win-CASA jede Abrechnung mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne Abrechnung geschlossen. Abrechnungen - Wirtschaftsplan (E/B gemeinsam) Registerreiter Abrechnungen - Register Wirtschaftsplan - Eigentümer und Bewohner gemeinsam oder nur Eigentümer (Alter Stil: Menü - Abrechnungen - Wirtschaftsplan (E/B gemeinsam oder getrennt) 109

110 Über dieses Register erstellen Sie den Wirtschaftsplan für Ihre Eigentümer. Klicken Sie der Reihe nach auf die nummerierten Schalter. Schalter 1. Startet das Fenster Zeitraum des neuen Wirtschaftsjahres zur Eingabe des Zeitraums.. Schalter 2. Startet das Fenster Geplante Ausgaben für das neue Wirtschaftsjahr zur Eingabe der geplanten Kosten. Schalter 2a. Über diesen Schalter können Sie Ihre geplanten Heizkosten eingeben. Das Fenster geplante Heizkosten wird geöffnet. Schalter 3. Erstellt den Gesamtwirtschaftsplan für dieses Objekt. Sie haben die Möglichkeit, vorab eine Druckvorschau zu erhalten. Mit Nullwerte unterdrücken" können Sie den Ausdruck von Kostenpositionen unterdrücken, für die keine Kosten im neuen Wirtschaftsjahr geplant sind. Ist das Klickfeld Konten zur Umlage auf evtl. Mieter zuerst aktiviert, werden diese Konten zuerst ausgedruckt. Über das Auswahlfeld können Sie nach Konto.-Nr. oder nach Konto-Bezeichnung sortieren lassen. Wird das Fenster Bericht auswählen verlassen, folgt eine Meldung von Win-CASA ob die geplanten Zahlen des aktuellen Wirtschaftsjahres in die Spalte " WIPL Alt" übernommen werden. Klicken Sie auf Ja oder Nein. Sie können in Win-CASA jeden Wirtschaftsplan mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter 4. Erstellt Einzel-Wirtschaftspläne für alle oder bestimmte Eigentümer. Sie können hier zwischen Eigentümer und Eigentümer und Bewohner gemeinsam auswählen. Aufgrund dessen welches Klickfeld aktiv ist, wird der Einzelwirtschaftsplan erstellt. Klicken Sie dazu auf den Schalter 4. Das Fenster Wirtschaftsplan (E/B gemeinsam) oder Wirtschaftsplan (Eigentümer) wird geöffnet. Schalter 5. Übernimmt die errechneten neuen Hausgeldvorauszahlungen für alle Eigentümer in die Stammdaten. Starten Sie dazu das Fenster Hausgeld aufgrund des Wirtschaftsplanes anpassen. Über diesen Schalter können Sie auch die Hausgelder rückwirkend sollstellen (Abrechnungsspitze). Abrechnungen - Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen lt. 35a EStG Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Bescheinigung 35a - Punkt 8 Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Bescheinigung 110

111 35a - Punkt 8 (Alter Stil: Menü - Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung Bewohner/WEG-Abrechnung (E/B gemeinsam/getrennt) Klickfeld Bescheinigung nach 35a) Hier werden die gebuchten Gesamtbeträge für das ganze Haus angezeigt. Anteile lt. 35a EStG können im Fenster "Anteil Haushaltsnahe Dienstleistungen..." über den Schalter 35a im Register Buchhaltung buchen oder bereits im Zahlungsplaner im Register Buchhaltung - Schalter Zahlungstermin eingegeben werden. Die Anteile lt. 35a für die einzelnen Bewohner/Eigentümer werden in der Bescheinigung lt. dem ausgewählten Umlageschlüssel auf dem gebuchten Ausgebekonto verteilt. Nur umlagefähige Konten werden berücksichtigt! Heizkostenabrechnung: Wenn die Heizkostenabrechnung von einem externen Dienstleister durchgeführt wird und dieser in seiner Abrechnung Anteile lt. 35a ausweist, können Sie diese Bescheinigung an Ihre Eigentümer/Bewohner weitergeben. Für externe Heizkosten können keine Anteile in Win-CASA eingegeben werden, da die Zählerstände bei einer externen Heizkostenabrechnung nicht in Win-CASA erfasst werden. Die Berechnung der Heizkosten wird durch den externen Dienstleister durchgeführt. Es wird lediglich das Ergebnis der Berechnung (der berechnete Betrag pro Wohneinheit) als Festbetrag in Win-CASA übernommen. Die Bescheinigung stellt die externe Heizkostenabrechnungsfirma aus. Schalter Weiter Klicken Sie auf "Weiter", um eine Bescheinigung für alle abzurechnenden Eigentümer/Bewohner zu drucken. Schalter Position bearbeiten Über den Schalter Position bearbeiten, können Sie eine bereits nach 35a gebuchte Buchung bearbeiten. Das Fenster Bescheinigung lt. 35a bearbeiten wird geöffnet. Schalter Übersicht drucken Druckt eine Übersicht aller Aufwendungen lt. 35a. Das Auswahlfenster zum Drucken wird geöffnet. Schalter Buchungsjournal drucken Zur Kontrolle kann ein Journal mit allen Buchungen für den Abrechnungszeitraum, der Anteile lt. 35a enthält, gedruckt werden. Das Auswahlfenster zum Drucken wird geöffnet. Register Bewohner/Eigentümer Über diese Registerreiter können Sie sich die Buchungen von den Bewohner und von den Eigentümern getrennt anzeigen lassen. Register Einleitender und abschliessender Text Der von Ihnen hier eingegebene Text erscheint im Ausdruck auf der Einzelbescheinung lt. 35a. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. 111

112 Abrechnungen - Kontroll-Listen Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Kontroll- Liste - Punkt 3 (Win-CASA Miet) oder 4 (Win-CASA PRO) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Kontroll-Liste - Punkt 5 (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Kontroll-Listen) Die angebotenen Listen hängen in diesem Menü von der Art des ausgewählten Hauses (Mietshaus, WEG-Haus oder gemischtes Haus) bzw. von der Programmversion ab. Näheres hierzu erfahren Sie unter Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA-Versionen. Abrechnungs-Saldenliste drucken Journal der umgelegten Konten (sortiert) drucken Liste der Festbeträge/Anteile Liste der Guthaben / Nachzahlungen (Umlagesummen pro Wohnung) drucken Umlagekontroll-Liste drucken PxT Liste (Bewohner) drucken Liste der Zählerstände (Bewohner) drucken PxT Liste (Eigentümer) drucken Liste der Zählerstände (Eigentümer) drucken Detaillierter Ust.-Ausweis für gewerbliche Eigentümer (nur WEG oder PRO) Sie können in Win-CASA jede Liste mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Abrechnungen - Liste der neuen Vorauszahlungen Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Liste der neuen Vorauszahlungen - Punkt 6 (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Neue Vorauszahlungen) Übernimmt alle errechneten Vorauszahlungen in die jeweiligen Stammdaten der Wohnung. Auswahlfeld Haus Wählen Sie das gewünschte Haus aus. Liste der neuen Vorauszahlungen Win-CASA listet die neuen Vorauszahlungen aufgrund der zuletzt erstellen Nebenkostenabrechnung sortiert nach Wohnungs-Nr. auf. In der Spalte Angepasst sehen Sie den Status der Anpassung, ob die neuen Vorauszahlungen bereits in die Stammdaten des Bewohners übernommen wurden. 112

113 Schalter Anpassen Übernimmt alle errechneten Vorauszahlungen in die jeweiligen Stammdaten der Wohnung - Register Zahlung. Um individuelle Änderungen bei einzelnen Bewohner durchzuführen, wählen Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung -Schalter Daten - Register Zahlung und passen Sie die Vorauszahlungen dort manuell an. Klickfeld Nur Anpassen wenn sich der neue Betrag um mehr als xx EUR vom Betrag in den Stammdaten unterscheidet Ist dieses Klickfeld aktiv und Sie haben einen Betrag ausgewählt, wird beim Anpassen der neuen Vorauszahlungen dies berücksichtigt. Klickfeld BK/HK Differenz rückwirkend sollstellen Wenn Sie die Abrechnung nicht sofort am Jahresanfang durchführen, können Sie auf Wunsch die Differenz aus alten BK- und HK-Vorauszahlungen und neuen BK- und HK-Vorauszahlungen aufgrund der Abrechnung automatisch sollstellen. Stellen Sie unter Monate rückwirkend" die Anzahl der Monate ein. Auswahl Nur Sollstellen wenn Diff.>= XX EUR Um die Sollstellung kleiner Beträge zu vermeiden, wählen Sie hier den EUR-Betrag, ab dem Sollstellungen erzeugt werden sollen. Klickfeld Guthaben&Nachzahlung/Nur Nachzahlung Hier legen Sie fest ob nur eine Nachzahlung, oder ggf. auch ein Guthaben sollgestellt werden soll. Auswahlfeld Sollst. Text: Guthaben oder Nachzahlung Hier geben Sie den Text ein, der später in der Sollstellung als Text erscheinen soll. Sie führen eine Betriebskostenabrechnung am für den Zeitraum bis durch. Auswahl wenn Diff.>= 10 EUR". Das Objekt besitzt drei Wohnungen. Die BK-Vorauszahlungen für 2008 betragen: Wohnung 1: 50,00 EUR Wohnung 2: 60,00 EUR Wohnung 3: 40,00 EUR. Aufgrund der am erstellten Betriebskostenabrechnung für 2008 werden neue Vorauszahlungen mit Gültigkeit ab berechnet: Wohnung 1: 55,00 EUR Wohnung 2: 62,00 EUR Wohnung 3: 47,00 EUR. Fall 1: Sie haben die reguläre Sollstellung für den Monat mit den alten BK- Vorauszahlungen bereits sollgestellt: Stellen Sie 3 Monate rückwirkend ein und klicken Sie den Schalter Anpassen. Folgende Sollstellungen werden erzeugt: Wohnung 1: 3 x (55,00 EUR 50,00 EUR) = 15,00 EUR 113

114 Wohnung 2: Keine Sollstellung. 3 x (62,00 EUR 60,00,00 EUR) = 6,00 EUR liegt unter der Schwelle von 10,00 EUR. Wohnung 3: 3 x (47,00 EUR 40,00 EUR) = 21,00 EUR Im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen können diese Sollstellungen nach dem Zahlungseingang verbucht werden. Fall 2: Sie haben die reguläre Sollstellung für den Monat mit den alten BK- Vorauszahlungen noch nicht sollgestellt: Stellen Sie 2 Monate rückwirkend ein und klicken Sie den Schalter Anpassen. (Der Monat wird bereits mit den neuen BK/HK Vorauszahlungen sollgestellt). Folgende Sollstellungen werden erzeugt: Wohnung 1: 2 x (55,00 EUR 50,00 EUR) = 10,00 EUR Wohnung 2: Keine Sollstellung. 2 x (62,00 EUR 60,00 EUR) = 4,00 EUR liegt unter der Schwelle von 10,00 EUR. Wohnung 3: 2 x (47,00 EUR 40,00 EUR) = 14,00 EUR Im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen können diese Sollstellungen nach dem Zahlungseingang verbucht werden. Die neuen BK-Vorauszahlungen werden in die Stammdaten der Wohnung übernommen und bei der regulären Sollstellung für automatisch verwendet. Abrechnungen - Guthaben/Nachzahlungen Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Schalter Guthaben/Nachzahlung sollstellen - Punkt 5 Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Guthaben/Nachzahlung sollstellen - Punkt 6 (Alter Stil: Menü - Abrechnungen - Guthaben/Nachzahlungen) In diesem Fenster werden die aus den verschiedenen Abrechnungen (Nebenkosten- bzw. WEG-Abrechnung) entstandene Guthaben und Nachzahlungen in die Win-CASA Buchhaltung übernommen. Jede neue Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung erzeugt neue Nachzahlungen und Guthaben und überschreibt bestehende Nachzahlungen/Guthaben in der Liste der Guthaben/Nachzahlung, sofern diese nicht schon in die Buchhaltung übernommen worden sind. Wenn Sie während des Jahres zum Testen eine Nebenkosten-/Hausgeldabrechnung erstellen, empfehlen wir Ihnen vor der endgültigen Abrechnung in dieser Liste die Guthaben und Nachzahlungen zu löschen. Auswahlfeld Haus Wählen Sie das Haus aus, dessen Liste der Guthaben/Nachzahlungen Sie anzeigen möchten. Über das Lupensymbol gelangen Sie in die erweiterte Hausauswahl. Klickfeld IST-VZ: OP für Vorauszahlungen (BK/HK oder Hausgeld) verrechnen, da mit Guthaben/Nachzahlung sollgestellt 114

115 Dieses Klickfeld ist nur dann sichtbar, wenn Sie in der Abrechnung unter Abrechnungsdaten die Option "IST-VZ" angeklickt haben. IST-VZ bedeutet, dass in der Abrechnung nur die tatsächlich bezahlten Betriebs-, Heizkosten- oder Hausgeldvorauszahlungen berücksichtigt werden. Nach erfolgter Abrechnung (Geleistete Vorauszahlungen abzgl. anteilige Kosten = Guthaben/ Nachzahlung) ist durch die Sollstellung des Guthabens/Nachzahlung das Konto des Bewohners/Eigentümers ausgeglichen. Noch offene Vorauszahlungen für Betriebs-, Heizkosten oder Hausgeld müssen nicht mehr geleistet werden. Ist diese Option angeklickt, werden bei der Sollstellung der Guthaben/Nachzahlungen alle noch offenen Vorauszahlungen für Betriebs-, Heizkosten oder Hausgeld im Abrechnungszeitraum automatisch verrechnet. Weitere Hinweise und ein Beispiel zu diesem Thema finden Sie hier. Register Nachzahlungen Schalter Nachzahlungen sollstellen und Lastschriften erzeugen Überträgt die errechnete Nachzahlung in die Win-CASA Buchhaltung als Sollstellung. Klicken Sie diesen Schalter erst an, wenn alle Bewohner oder Eigentümer keinen Einspruch mehr gegen die Abrechnung erheben. Wenn Sie später eine neue Abrechnung erstellen müssen, sind Sie gezwungen, alle bereits in die Sollstellung übernommenen Nachzahlungen der angefochtenen Abrechnung ggf. zu stornieren, da sich durch die neue Abrechnung neue Nachzahlungsbeträge ergeben. Die Liste der Guthaben/Nachzahlung wird beim erneuten Erstellen einer Nebenkosten/Hausgeldabrechnung überschrieben. Schalter Löschen Löscht die aktuell markierte Nachzahlung, nicht sollgestellte Nachzahlungen, sollgestellte Nachzahlungen oder alle Nachzahlungen. Wählen Sie die gewünschte Funktion aus der aufgeklappten Menüliste, nachdem Sie den Schalter Löschen" angeklickt haben. Bei einer gemischten Verwaltung können Sie zusätzlich noch zwischen Bewohner und Eigentümer wählen. Datum Geben Sie das Datum ein, an dem die Sollstellung erfolgen soll. Text Geben Sie den Text ein, mit dem die Sollstellung erfolgen soll. An den eingegebenen Text wird der Name des Bewohners oder Eigentümers angefügt. Register Guthaben Schalter Guthaben sollstellen und Überweisung erzeugen Überträgt die errechneten Guthaben in die Win-CASA Buchhaltung als Sollstellung. Anschließend wird das Guthaben in die Liste der Überweisungen (siehe Buchen - Überweisungen) übertragen. Dort können Sie das Guthaben überweisen (Überweisungformular drucken oder DTAUS-Datei-Datei erstellen). 115

116 Klicken Sie diesen Schalter erst an, wenn alle Bewohner oder Eigentümer keinen Einspruch mehr gegen die Abrechnung erheben. Wenn Sie später eine neue Abrechnung erstellen müssen, sind Sie gezwungen, alle bereits in die Sollstellung übernommenen Guthaben aufgrund der angefochtenen Abrechnung ggf. zu stornieren, da sich durch die neue Abrechnung neue Guthaben ergeben. Schalter Löschen Löscht das aktuell markierte Guthaben, nicht sollgestellte Guthaben, sollgestellte Guthaben oder alle Guthaben. Wählen Sie die gewünschte Funktion aus der aufgeklappten Menüliste, nachdem Sie den Schalter Löschen" angeklickt haben. Bei einer gemischten Verwaltung können Sie zusätzlich noch zwischen Bewohner und Eigentümer wählen. Datum Geben Sie das Datum ein, an dem die Sollstellung erfolgen soll. Text Geben Sie den Text ein, mit dem die Sollstellung erfolgen soll. An den eingegebenen Text wird der Name des Bewohners oder Eigentümers angefügt. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Abrechnungen - Rücklagen-Abrechnung (Nur WEG/PRO) Registerreiter Abrechnungen - Register WEG-Abrechnung - Schalter Rücklagen- Abrechnung - Punkt 3 (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Rücklagen) Rücklagen - Was ist das? (hier klicken) Auswahlfeld Rücklagen In diesem Auswahlfeld erscheinen die eingerichteten Rücklagekonten zur Auswahl. Ein neues Rücklagekonto legen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten an. Klickfeld W-Datum auswerten Ist dieses Klickfeld aktiv, wird die Rücklagenabrechnung nach Wertstellungsdatum ausgewertet. Klickfeld Nullw. nicht drucken Ist dieses Klickfeld aktiv, werden eventuelle Nullwerte in der Abrechnung unterdückt. Auswahlfeld Zeitraum Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus. Alle Buchungen auf dem Konto innerhalb dieses Zeitraums werden angezeigt. Das ausgewählte Datum wird beim Verlassen des Fensters gespeichert. Datumsfeld von... bis 116

117 In diese Felder wird je nach ausgewähltem Zeitraum das entsprechende Datum eingetragen. Geben Sie in den Feldern von... bis den gewünschten Zeitraum manuell ein. Mit Hilfe des Kalenders durch Anklicken der Pfeiltasten kann das Datum beliebig ausgewählt werden Anfangsstand Hier wird der Anfangsbestand Ihrer Rücklagen vor dem auszuwertenden Zeitraum angezeigt. Dieser ergibt sich aus den Zuführung- und Entnahmebuchungen vor dem auszuwertenden Zeitraum, zzgl. dem Anfangsbestand (EB-Wert), den Sie für das Rücklagekonto eingegeben haben. (Anfangsbestände für Bestandskonten werden im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) eingegeben. Zuführung / Entnahme der Rücklagen Win-CASA blendet hier automatisch die Summe der im Auswertungszeitraum gebuchten Zuführungen oder Entnahmen ein. Frei definierbare Felder Fünf der folgenden sechs Listenfelder sind vorbelegt mit: Zinsen, Zinsabschlagssteuer, Solidaritätszuschlag, Kapitalertragssteuer und Kontoführungsgebühr. Dies sind in der Regel die Positionen, die unabhängig von der Zuführung und der Entnahme die Höhe der Rücklagen beeinflussen. Diese Daten erhalten Sie von der Bank, bei der Sie die Rücklagen als Wertpapiere, Festgeld, Sparbuch etc. angelegt haben. Zinsen, Zinsabschlagssteuer, Solidaritätszuschlag, Kapitalertragssteuer etc. können gebucht werden, wenn Sie den Schalter Rücklagen-Bestandskonto bearbeiten" klicken. Sie können jede Bezeichnung dieser Vorbelegungen durch Doppelklicken ändern. Es öffnet sich ein kurzer Dialog, um die neue Bezeichnung einzugeben. Jedes dieser Felder kann in die Rücklagenübersicht übernommen werden. Klicken Sie dazu vor dem jeweiligen Feld in das Kästchen und geben Sie den entsprechenden Betrag ein. Auswahlfeld Umlageschlüssel Die Umlage der Rücklagen auf die Wohnungseigentümer kann nach einen wählbaren Umlageschlüssel erfolgen. Wählen Sie diesen aus dem Auswahlfeld aus. (Voreinstellung MEA) In der Übersicht der Rücklagen wird nicht nur die Höhe der Rücklagen ausgewiesen, sondern auch der Anteil jedes Eigentümers, lt. dem eingestellten Umlageschlüssel. Auswahlfeld Abrechnungszeitraum Dieses Datum erscheint anschließend auf der Rücklagenabrechnung. Schalter Rücklagen-Bestandskonten bearbeiten Mit Hilfe dieses Schalters können Sie neue Rücklagen-Bestandskonten (Festgelder/Sparbücher) anlegen bzw. bestehenden Konten bearbeiten (Eingabe von Soli, ZASt etc.). Näheres dazu erfahren Sie hier. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Darüber hinaus können Sie noch die zu druckenden Rücklagenaberechnungen frei auswählen. Sie haben die Möglichkeit eine Einzel-Abrechnung pro Eigentümer, Sammel-Rücklagenabrechnung oder auch eine Bescheinigung für die Einkommenssteuer pro Eigentümer ausdrucken. 117

118 Klickfeld Nur dann drucken wenn Anteil am Umlageschlüssel größer Null Ist dieses Klickfeld aktiv, werden nur die Umlageschlüssel ausgedruckt wo auch ein Anteil in den Wohnungsstammdaten hinterlegt ist. Sie können in Win-CASA jede Rücklagenabrechnung mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Abrechnungen - Heizkostenabrechnung Registerreiter Abrechnungen - Schalter Heizkosten (intern) - Heizkostenabrechnung 9 (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Heizkostenabrechnung) Mit der integrierten Heizkostenabrechnung sind Sie in der Lage, schnell, einfach und sicher Ihre Heizkostenabrechnung durchzuführen. Dabei hilft Ihnen ein Assistent Schritt für Schritt durch die verschiedenen Masken. Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Eingabe der Abrechnungsart Definition und Vergabe der Gesamtheizkosten (Brennstoffkosten und Heiznebenkosten) Berechnung der Warmwasserkosten Eingabe der Zusatzkosten für Heizung und Warmwasser, Kaltwasser Ergebnis und Berechnung Wichtige Gesetzestexte zum Thema Heizkostenabrechnung finden Sie hier. Ein Praxisbeispiel zum Thema Externe Heizkostenabrechung (z.b. ISTA, Brunata, Techem) finden Sie hier! Abrechnungen - Anteile Registerreiter Abrechnungen - Schalter Anteile 118

119 (neuer Schalter in Win-CASA 2009) Hier erhalten Sie eine Übersicht der Abrechnungsanteile der Eigentümer oder Bewohner die eine Abrechnung erhalten. In dieser Übersicht werden ausschließlich die Umlageschlüssel angezeigt, die Sie im Kontenrahmen umlagefähigen Betriebsausgaben/Hausgeldabrechnung und Einnahmen zugeordnet haben. Die Übersicht erfolgt pro Umlageschlüssel, den Sie aus dem Auswahlfeld auswählen können. Die Umlageschlüssel die nach Zähler umgelegt werden finden Sie hier. Bei Eingabefehlern des Anteils, können Sie diesen gleich hier in der Übersicht - Spalte Anteile ändern. Besonders bei Festbeträgen kann die Eingabe schnell korrigiert werden. Die korrigierten Eingaben werden automatisch in die Anteile der Wohnung übernommen. Eine erneute Eingabe in den Anteilen der Wohnung ist somit nicht mehr erforderlich. Klicken Sie dazu mit der Maus in die Spalte Anteile. Tragen Sie den Wert direkt dort ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Register Eigentümer Hier werden alle Eigentümer angezeigt die eine WEG-Abrechnung erhalten. Durch Auswahl des Umlageschlüssels wird die Spalte Anteile mit den eingetragenen Werten aus den Wohnungsdaten - Register Anteile befüllt. Register Bewohner Hier werden alle Bewohner angezeigt die eine Nebenkostenabrechnung erhalten. Durch Auswahl des Umlageschlüssels wird die Spalte Anteile mit den eingetragenen Werten aus den Wohnungsdaten - Register Anteile befüllt. Schalter Fertig Die Änderungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Abrechnungen - Zählerstände Registerreiter Abrechnungen - Schalter Zählerstände (neuer Schalter in Win-CASA 2009) Hier erhalten Sie eine Übersicht der abzurechnenden Zählerstände der Eigentümer oder Bewohner die eine Abrechnung erhalten. In dieser Übersicht werden ausschließlich die Umlageschlüssel angezeigt, die Sie im Kontenrahmen umlagefähigen Betriebsausgaben und Einnahmen zugeordnet haben. Die Übersicht erfolgt pro Umlageschlüssel, den Sie aus dem Auswahlfeld auswählen können. Die Umlageschlüssel die nach Anteilen umgelegt werden finden Sie hier. Bei Eingabefehlern des Zählerstands, können Sie diesen gleich hier in der Übersicht - Spalte Anteile ändern. Besonders bei den Zählerständen kann die Eingabe schnell korrigiert werden. Die korrigierten Eingaben werden automatisch in die Anteile der Wohnung übernommen. Eine erneute Eingabe in den Anteilen der Wohnung ist somit nicht mehr erforderlich. Klicken Sie dazu mit der Maus in die Spalte Anfangsstand oder Endstand. Tragen Sie den Wert direkt dort ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Enter. Register Eigentümer Hier werden alle Eigentümer angezeigt die eine WEG-Abrechnung erhalten. Durch Auswahl des Umlageschlüssels wird die Spalte Anteile mit den eingetragenen Werten Anfangsstand und Endstand der Zähler aus den Wohnungsdaten -Schalter Zählerstände angezeigt. Register Bewohner Hier werden alle Bewohner angezeigt die Nebenkostenabrechnung erhalten. Durch Auswahl des 119

120 Umlageschlüssels wird die Spalte Anteile mit den eingetragenen Werten Anfangsstand und Endstand der Zähler aus den Wohnungsdaten -Schalter Zählerstände angezeigt. Schalter Fertig Die Änderungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen. Abrechnungen Versammlungen Registerreiter Abrechnungen - Schalter Versammlung (Alter Stil: Menü - Abrechnungen - WEG-Versammlung) Dieser Assistent untersützt Sie bei der Erstellung einer WEG-Versammlung. Schalter 1: Versammlung neu erstellen oder auswählen In dem folgendem Fenster können Sie Versammlungen erstellen, bearbeiten oder auch wieder löschen. Wird eine neue Versammlung erstellt, können zusätzlich zu den Versammlungsdaten die Teilnehmer bestimmt werden. Dies erfolgt im Fenster Versammlungsdaten. Schalter Kopieren nach... Mit diesem Schalter können Sie ein bereits angelegtes Thema kopieren. Wählen Sie aus der Liste das Thema, welches kopiert werden soll, aus und klicken auf den Schalter Kopieren nach. Wählen Sie anschließend das Objekt aus und vergeben eine Versammlungsnummer unter der das neue Thema erscheinen soll. Schalter 2: Themen der Versammlung erstellen Dieses Fenster dient dazu Ihre Themen zu erstellen. Schalter : Es wird ein neuer Themenhauptpunkt erstellt. Schalter : Es wird ein neuer Themenunterpunkt erstellt. Schalter : Löscht den Themenpunkt. Schalter und : Damit kann die Priorität der Themen nach oben oder nach unten verschoben werden. Klickfeld Über dieses Thema soll abgestimmt werden Soll über dieses Thema abgestimmt werden und damit später in die Auswertung einfliessen, dann klicken Sie dieses Feld an. Klickfeld Thema in die Beschlusssammlung übernehmen Über dieses Klickfeld können Themen aus der Versammlung automatisch in die Beschlusssammlung übernommen werden. Schalter 3: Ausdrucke Da die Teilnehmer bestimmt und die Themen erstellt sind, können nun verschiedene Listen ausgedruckt werden: Ausdruck der Tagesordnung In dieser Liste werden nur die Themen aufgelistet. Um zusätzlich den 120

121 Beschreibungstext zu den Themen mit auszudrucken, aktivieren Sie das dafür vorgesehene Klickfeld. Ausdruck Anwesenheitsliste Druckt die Liste der Eigentümer aus, die vorher ausgewählt wurden. Ausdruck Stimmzettel Druckt die Tagesordnung aus und zusätzlich werden hinter den Themen Abstimmungskästchen gedruckt. Wenn nur Themen gedruckt werden sollen die abgestimmt werden, aktivieren Sie das dafür vorgesehene Klickfeld. Schalter 4: Auswertung der Stimmzettel Nach der Abstimmung können die Ergebnisse der Eigentümer hier eingetragen werden. Schalter 5: Auswertung drucken Nachdem die Ergebnisse der einzelnen Eigentümer erfasst wurden, kann nun die Auswertung erfolgen. Dazu wird der Stimmzettel mit den Abstimmungsergebnissen in MEA gedruckt. Wenn nur Themen gedruckt werden sollen die abgestimmt wurden, aktivieren Sie das dafür vorgesehene Klickfeld. Schalter 6: Themen in die Beschlusssammlung übernehmen Die Themen mit der Option "Thema in die Beschlusssammlung übernehmen" unter Punkt 1 gespeichert wurden, werden in die Beschlusssammlung automatisch übernommen. Bereits übernommene Themen werden aktualisiert. 5. Register Sonstiges Sonstiges - Kennwort Registerreiter Sonstiges - Schalter Kennwort (Alter Stil: Menü Sonstiges - Einstellungen - Kennwort) Wenn Sie die Programmdaten vor neugierigen Blicken durch ein Kennwort schützen wollen, können Sie ein Kennwort vergeben. Über den Schalter Kennwort gelangen Sie direkt in die Stammdaten des Verwalters. Hier können Sie das Kennwort vergeben. Gleich nach dem Start von Win-CASA wird das Kennwort abgefragt und unter welchem Verwalter Sie sich anmelden wollen. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie direkt in den Stammdaten des Verwalter. Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben und Sie sich als rechtmäßiger Besitzer von Win- CASA ausweisen können, kontaktieren Sie unseren Vertrieb. Sonstiges - Datensicherung Registerreiter Sonstiges - Register Datensicherung - Klickfeld Datensicherung 121

122 (Alter Stil: Menü Sonstiges - Datensicherung) Datensicherung und Wiederherstellung in Win-CASA - Was wird wo gesichert? (Hier klicken) Sichert alle Win-CASA Daten in komprimierter Form auf z.b. eine Festplatte oder einen USB-Stick. Bei Bedarf können die gesicherten Daten im Register Sonstiges - Wiederherstellung auf Ihrem System wieder eingespielt werden. Wir empfehlen regelmäßig die Daten auf einem externen Speichermedium (z.b. USB-Stick) zu erstellen. Im Falle eines Computerabsturzes (z.b. durch Virenbefall, Hardwareschaden etc.) können Sie die gesicherten Daten jederzeit wiederherstellen. Hinweis zur Datensicherung und Wiederherstellung auf CD-ROM oder DVD (hier klicken) Wenn Sie eine große Hausverwaltung betreiben, in der täglich größere Datenmengen (Buchungen, Stammdatenänderungen etc.) eingegeben werden, sollten Sie auch täglich eine Datensicherung durchführen. Nach einem Datenschaden kann der Status des Vortages oder der letzten Woche so wiederhergestellt werden. Bei kleineren Hausverwaltungen sollte mindestens 1 x wöchentlich eine Datensicherung durch geführt werden. Auswahlfeld Sichern auf Wählen Sie das Laufwerk über den Schalter Pfadauswahl aus, auf dem Ihre Daten gesichert werden sollen. Sie können dazu z.b. eine Festplatte oder einen USB-Stick auswählen. Schalter Datensicherung starten Klicken Sie den Schalter Datensicherung starten, um mit der Sicherung zu beginnen. Nach Erstellung der Datensicherung erhalten Sie ein Informationsfenster mit der Angabe des Verzeichnisses, Datum und Uhrzeit der Datensicherung. Im unteren Fensterbereich finden Sie alle zuletzt durchgeführten Datensicherungen. Diese sind nach Erstellungsdatum sortiert. Hier wird ebenfalls das Verzeichnis angezeigt, in das gesichert wurde. Um die Daten leichter Wiederherstellen zu können, werden die Datensicherungen automatisch im Register Wiederherstellung angezeigt. Sonstiges - Wiederherstellung Registerreiter Sonstiges - Register Wiederherstellung - Klickfeld Datensicherung (Alter Stil: Menü Sonstiges - Wiederherstellung) Datensicherung und Wiederherstellung in Win-CASA - Was wird wo gesichert? (Hier klicken) Liest die Win-CASA Datensicherung wieder ein. Eine Wiederherstellung ist immer dann erforderlich, wenn die aktuellen Win-CASA Daten aus irgendeinem Grund (z.b. durch Virenbefall, 122

123 Hardwareschaden etc.) beschädigt wurden. Hinweis zur Datensicherung und Wiederherstellung auf CD-ROM oder DVD (hier klicken) Durch die Wiederherstellung einer Datensicherung werden immer alle bestehenden Daten überschrieben. Vergewissern Sie sich deshalb unbedingt, dass Sie die richtige Datensicherung wiederherstellen. Wiederherstellen aus Ordner Im unteren Fensterbereich finden Sie alle bisher erstellten Datensicherungen. In der Spalte Gesichert in wird das Verzeichnis angezeigt, in das gesichert wurde. Dies kann z.b. eine Festplatte oder ein USB-Stick sein. Wählen Sie aus der Liste die Datensicherung aus, die Sie wiederherstellen möchten und klicken auf den Pfeil. Der Verzeichnispfad der Datensicherung wird automatisch von Win-CASA befüllt. Ist die Datensicherung auf einem externen Medium z.b. USB-Stick gespeichert, muss der USB-Stick am PC angeschlossen sein. Schalter Wiederherstellung starten Klicken Sie den Schalter Wiederherstellung starten, um die Datenwiederherstellung zu starten. Sonstiges Datenbankreorganisation Registerreiter Sonstiges - Datenbankreorganisation (Alter Stil: Menü - Sonstiges - Datenbank Reorganisation) Diese Datenbank-Funktion dient dazu, die Datenbank zu reorganisieren. Wenn Sie im Lauf der Zeit sehr viele Datensätze gelöscht, geändert, hinzugefügt und aufwendige Berechnungen durchgeführt haben, vergrößert sich der Datenbank interne Zwischenspeicher. Durch die Datenbankreorganisation wird der Zwischenspeicher geleert und die Tabelle und Felder neu erzeugt. Sonstiges - Netzwerkinstallation Registerreiter Sonstiges - Schalter Netzwerkeinstellungen Die Mehrplatzversion ist eine erweiterte Win-CASA Version, die das gleichzeitige Arbeiten auf mehreren PC-Arbeitsplätzen mit einem gemeinsamen Datenbestand erlaubt. Um mit der Mehrplatzversion von Win-CASA arbeiten zu können, müssen Sie 123

124 einige grundlegende Dinge beachten, die im folgenden beschrieben werden: Hinweise für den Betrieb von Win-CASA im Netzwerk für Neukunden Hinweise für den Betrieb von Win-CASA im Netzwerk für Upgrade-Kunden Sonstiges - Netzarbeitsplätze erweitern Registerreiter Sonstiges - Schalter Netzarbeitsplätze erweitern Schalter Netzarbeitsplätze erweitern Wenn Sie eine Lizenzerweiterung für mehrere Arbeitsplätze erworben haben, geben Sie hier die Lizenznummer ein. Diese finden Sie auf der Rechnung, die Sie von der Software24.com GmbH erhalten haben. Wie Sie einen neuen Arbeitsplatz mit der Serverversion von Win-CASA verbinden, finden Sie hier. Sonstiges - Aus früheren Win-CASA Versionen Registerreiter Sonstiges - Schalter Aus früheren Win-CASA Versionen (Alter Stil: Menü - Sonstiges - Daten einer älteren Version laden) Import von Win-CASA 6 und 7 in Win-CASA Hinweise zum Import aus älteren Win-CASA Versionen - bitte hier klicken Führen Sie in Ihrer bestehenden Win-CASA Version über den Menüpunkt Sonstiges eine Datensicherung durch. Klicken Sie in Win-CASA 2009 auf den Schalter Aus früheren Win-CASA Versionen. Bestätigen Sie die Meldung, dass der Import durchgeführt werden soll, öffnet sich im Anschluß ein Fenster mit Pfadangabe Ihrer früheren Win-CASA Version. In der Regel ist Win-CASA auf der Festplatte installiert, z.b. C:\CASA70 oder C:\Programme\CASA70. Ist Ihr früheres Win-CASA in einen anderen Pfad installiert, bestätigen Sie die Meldung mit Nein. Im darauf folgenden Fenster wählen Sie Ihren Installationspfad mit dem Schalter Verzeichniswahl aus. 124

125 Ein Import von einer Datensicherung aus Win-CASA 6 oder 7 ist nicht möglich. Win-CASA 6 oder 7 muss auf dem Rechner installiert sein, wo auch Win-CASA 2009 installiert ist. Erscheint die Fehlermeldung: Es wurden keine Win-CASA Datendateien gefunden, ist der Pfad falsch ausgewählt worden. In Ihrer frühren Version Win-CASA 6 oder 7 finden Sie den Installationspfad über den Menüpunkt Hilfe - Info. Diesen Pfad müssen Sie im Verzeichnispfad eingeben. Schalter Weiter Startet das Fenster Daten einer früheren Win-CASA Version laden" zum Laden von Daten aus dem gewählten Verzeichnis. Wurde der Datenimport erfolgreich durchgeführt, erhalten Sie eine Meldung von Win-CASA. Bestätigen Sie die Meldung mit OK. Win-CASA wird geschlossen. Schalter Abbruch Schließt das Fenster und kehrt zum Register Sonstiges zurück. Beachten Sie jedoch, dass diese Funktion nur für den erstmaligen Import Ihrer Daten aus einer Win-CASA-Vorgängerversion gedacht ist. Wenn Sie Ihre laufende Datensicherung, z.b. nach einem Stromausfall wieder einspielen wollen, benutzen Sie die Funktion Wiederherstellung (hier klicken) im Register Sonstiges. Sonstiges - Aus Testversion Registerreiter Sonstiges - Schalter Aus Testversion (Alter Stil: Menü - Sonstiges - Daten aus Testversion übernehmen) Mit dieser Funktion können Sie Daten, die Sie bereits in die Testverison von Win-CASA eingegeben haben, in die Vollversion von Win-CASA automatisch übernehmen lassen. Dies erspart Ihnen die Daten nochmals neu in Win-CASA einzugeben. Schalter aus Testversion Durch Anklicken dieses Schalters werden die Daten aus der Testversion automatisch in die Vollversion von Win-CASA übernommen. Sonstiges - Aus Fremddatenbanken Registerreiter Sonstiges - Schalter Aus Fremddatenbanken (Alter Stil: Menü - Sontiges - Datenimport aus Fremdatenbanken - Eigentümerliste/Kontaktliste) Sie können auch direkt in die Eigentümerliste oder in die Kontaktliste Adressen aus einer externen Datei importieren. 125

126 - Datenimport in die Eigentümerliste - Datenimport in die Kontaktliste Sonstiges - Lizenzdaten Registerreiter Sonstiges - Schalter Lizenzdaten (Alter Stil: Menü - Sonstiges - Einstellungen - Lizenzdaten) Wenn Sie bereits einmal Lizenzdaten eingegeben haben, so werden diese aus Sicherheitsgründen mit * (Sternchen) verdeckt dargestellt. Die genaue Version Ihres Win-CASA finden Sie im Register Hilfe. Beim Kauf von Win-CASA erhalten Sie die Produkt-Nr. sowie die Lizenz-Nr.. Diese beiden Nummern legitimieren Sie als Anwender der Win-CASA Software. Entsprechend der von Ihnen eingegebenen Nummern wird Win-CASA freigeschaltet. Sie können dadurch z.b. Win-CASA zur Verwaltung einer bestimmten Anzahl von Wohneinheiten erwerben und anschließend auf eine größere Anzahl aufrüsten (Lizenzerweiterung). Beim sog. Upgrade auf eine größere Version erhalten Sie von der Software24.com GmbH die neuen Produkt- und Lizenznummern, um Win- CASA sofort für die größere Anzahl von Wohneinheiten freizuschalten. Gleiches gilt für den Aufstieg von Win-CASA Miet auf Win-CASA PRO oder von Win-CASA WEG auf Win-CASA PRO. Beachten Sie dabei unsere Informationen zu den verschiedenen Win-CASA Versionen. Produkt-Nr. Sie finden die Produkt-Nr. auf dem CD-Label oder auf der Rechnung der Software24.com GmbH. Lizenz-Nr. Sie finden die Lizenz-Nr. auf dem CD-Label oder auf der Rechnung der Software24.com GmbH. Schalter OK Geben Sie Ihre Produkt-Nr. und Lizenz-Nr. ein und klicken Sie den Schalter OK an, um Win-CASA freizuschalten. 126

127 Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. 6. Register Hilfe Hilfe - Bestellung Registerreiter Hilfe - Bereich Bestellung Füllen Sie bitte das Formular mit Ihrer genauen Anschrift aus und wählen Sie die gewünschte Win-CASA Version bzw. über die Registerreiter den Support- & Softwareservice aus. Beachten Sie dabei die Hinweise zu den unterschiedlichen Win-CASA Produkten und Zusatzmodulen Sie können den Bestellschein ausdrucken und an die Software24.com GmbH faxen oder per Post einsenden oder auch telefonisch bestellen. Sprechen Sie einfach mit unserem Vertrieb! Hilfe - Übersicht Win-CASA Registerreiter Hilfe - Schalter Übersicht Win-CASA Einführungstour - Was ist Win-CASA? Erste Schritte mit Win-CASA Häufige Buchungsfälle Häufig gestellte Fragen Was kostet Win-CASA? Hilfe - Module Registerreiter Hilfe - Schalter Module Hilfe Win-CASA kann durch Zusatzmodule um spezielle Funktionen erweitert werden. Derzeit sind folgende Module über den Vertrieb erhältlich: Win-CASA Banking Modul 127

128 Berichtsdesigner Modul DATEV-Export Modul CAEXIM Modul zum Export/Import von Daten externer Heizkostenabrechnungsunternehmen (z.b. ISTA, Brunata, RAAB Karcher, Kalorimeta etc.) ImmoInternet Modul zum übertragen der Wohnungen zu den Immobiliendatenbanken im Internet. SE-Verwaltung Dieses Modul wird gerade entwickelt und ist bald lieferbar. Falls Sie unseren - Newsletter für Win-CASA abonniert haben, werden Sie benachrichtigt, sobald das Modul verfügbar ist. Geräteverwaltung & Betreutes Wohnen Zu jeder Liegenschaft (Objekt) gehören zahlreiche Geräte, wie etwa Haustechnik, Gartengeräte, EDV, Elektrotechnik, Verteiler, Stromkreise. In der Geräteverwaltung werden diese Geräte nach Kategorien mit allen relevanten Daten angelegt und bestimmten Objekten oder Einheiten zugeordnet. Hilfe - Im Internet aktualiseren Registerreiter Hilfe - Register Informationen - Schalter Im Internet aktualisieren Service-Datei - Was ist das? Win-CASA wird permanent weiterentwickelt. Da wir Verbesserungsvorschläge (sofern möglich) einpflegen und aufgetretene Programmfehler umgehend beseitigen, haben Sie stets die Möglichkeit Ihr Win-CASA auf den aktuellsten Stand zu bringen. Dies geschieht mit Hilfe einer Service-Datei. Die Installation der Service-Datei ersetzt die Win-CASA 2009 Programmdatei, so dass Sie auf dem neuesten Programmstand sind. Das aktuelle Datum Ihrer Programmversion wird im Register Hilfe angezeigt. Ihre Daten werden selbstverständlich nicht geändert. Diese Service-Datei erhalten nur Kunden mit Support & Softwareservicevertrag. Alle Kunden mit diesem Vertrag erhalten alle 6 Monate kostenlos die Servie-Datei auf CD zugesandt. Die Service Datei kann auch über einen Kunden Login geladen werden. Die Service Datei erscheint in unregelmäßigen Abständen. Innerhalb von Win-CASA können Sie im Register Hilfe - Schalter Im Internet aktualisieren die Service Datei laden. Dazu muss eine Internetverbindung bestehen. Damit Sie wissen, was in Win-CASA geändert, verbessert oder behoben wurde, erhalten Sie eine detaillierte Auflistung. Kunden, ohne Support & Softwareservicevertrag, die einen Programmfehler entdecken, kontaktieren uns bitte per , Fax oder telefonisch und teilen uns detailliert den Fehler mit, z.b. eine Fehlermeldung in welchem Bereich. Der Fehler wird behoben und Sie erhalten direkt einen Link per von uns zugeschickt. Über 128

129 diesen Link können Sie die Service Datei laden. Updates von Win-CASA 2009 auf Win-CASA 2010 sind kostenpflichtig, da diese etliche Neuerungen/Programm-änderungen enthalten. Dieses Update erhalten Sie zum Vorzugspreis. Kontaktieren Sie bitte dazu unseren Vertrieb. Hilfe - Links Registerreiter Hilfe - Gruppe Links In der Gruppe Links finden Sie weitere zusätzliche Informationen zu Win-CASA. Durch Anklicken der folgenden Schalter, gelangen Sie direkt auf unsere Internetseite zu dem ausgewählten Bereich. Schalter Service Hier finden Sie alle Serviceleistungen wie z.b. den Support- & Softwarevertrag. Schalter Schulung Hier erfahren Sie alles über unser Schulungsangebot. Schalter Onlineshop Hier gelangen Sie direkt in den Onlineshop. Schalter Blog In unserem Blog erhalten Sie immer aktuelle Beiträge und Themen rund um die Immobilienwirtschaft. Schalter Tipps & Tricks Neben der Hilfe finden Sie hier nützliche Informationen zu Win-CASA. Schalter FAQ Hier finden Sie von Kunden die meist gestellten Fragen zu Win-CASA. Schalter Software24.com Hier gelangen Sie direkt auf die Startseite von der Software24.com GmbH. Schalter Neuigkeiten Hier finden Sie alle Neuigkeiten. Schalter Newsletter Damit Sie immer aktuell über Neuigkeiten per informiert werden, können Sie unseren Newsletter abonnieren. Schalter Kundenmeinungen Informieren Sie sich über andere Kundenmeinungen. Hilfe - Programmerweiterungen und Mehrplatzversion Register Hilfe - Register Programmerweiterungen und Mehrplatzversion 129

130 Als Win-CASA Kunde können Sie Ihr Programm ganz nach Ihren Bedürfnissen erweitern. Eine solche Erweiterung (UPGRADE) ist in folgenden Bereichen möglich: Upgrade auf mehr Wohneinheiten Eine Erweiterung auf eine größere Win-CASA Version (z.b. von 100 Wohneinheiten auf 300 Wohneinheiten) ist problemlos möglich. Sie erwerben die gewünschte Version, wobei der Kaufpreis Ihrer bestehende Version voll angerechnet wird. Ihre Daten werden dabei automatisch in die neue Version übernommen. Upgrade auf Win-CASA PRO von Win-CASA Miet oder Win-CASA WEG Ein Aufstieg von Win-CASA Miet nach Win-CASA PRO oder ein Aufstieg von Win-CASA WEG auf Win-CASA PRO ist ebenfalls problemlos möglich. Dieser recht häufige Fall tritt bei Hausverwaltern auf: die bisher reine Mietshäuser verwaltet haben und jetzt auch WEG-Verwaltungen übernehmen. (Upgrade von Win-CASA Miet auf Win-CASA PRO). die bisher nur WEG-Verwaltungen durchführten und als Service für den Eigentümer auch die Nebenkostenabrechnung für den Bewohner anbieten möchten oder neue Mietshäuser in die Verwaltung aufnehmen (Upgrade von Win-CASA WEG auf Win-CASA PRO). Ein Upgrade auf Win-CASA PRO von Win-CASA Miet oder Win-CASA WEG und gleichzeitige Erweiterung der Anzahl Wohneinheiten ist ebenfalls möglich. Bei einem Upgrade muss Win-CASA nicht neu installiert werden. Das Upgrade wird über eine neue Lizenznummer freigeschalten. Als Service erhalten Sie kostenlos den aktullen Programmstand in Form einer Service Datei, die der Lizenznummer beiliegt. Upgrade auf die Mehrplatzversion Der Aufstieg von einer Win-CASA Einzelplatzversion auf eine Win-CASA Mehrplatzversion für mehrere PC-Arbeitslätze ist problemlos möglich. Auch hier wird die bereits vorhandene Einzelplatzversion voll angerechnet und Ihre Daten werden automatisch übernommen. (Technische Informationen zur Netzwerkinstallation für Upgrade-Kunden finden Sie hier). Unser Vertrieb berät Sie gerne und erstellt Ihnen ein unverbindliches Upgradeangebot. Sonstiges - Kundenmeinungen Registerreiter Hilfe - Schalter Kundenmeinungen Da uns Ihre Meinung sehr wichtig ist, haben wir auf unserer Internetseite den Bereich Referenzen eingerichtet. Hier können sich Kunden eintragen, die eine Beurteilung über Win-CASA oder Win-IMOS abgeben möchten. Die Referenzen sind nach Postleitzahl sortiert. Wenn Sie auch Referenzkunde werden möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Vertrieb. Das Team der Software24.com GmbH bedankt sich recht herzlich bei allen Referenzkunden für Ihre Feedbacks. 130

131 Lernprogramm/Tutorial Hilfe - Erste Schritte mit Win-CASA - Ein Überblick << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Gehen Sie jeden der nachfolgenden Schritte mit Hilfe des obenstehenden Schalter WEITER >> Schrift für Schritt durch. Somit werden Sie systematisch mit Win-CASA vertraut gemacht. Häuser anlegen Musterhäuser Haus anlegen Anfangsstand der Bank buchen Neue Wohnung anlegen Mietverwaltung WEG-Verwaltung Buchhaltung Automatische Sollstellung Lastschriften/Überweisungen Sollstellungen buchen Das Buchungsfenster Mahnwesen Textverarbeitung Mietverwaltung Nebenkostenabrechnung Bewohner WEG Verwaltung WEG Abrechnung Wirtschaftsplan Guthaben/Nachzahlungen Hausabrechnungen Hilfe - Lernprogramm/Tutorial - Häufige Buchungsfälle << Erste Schritte Lernprogramm/ Tutorial Besondere Buchungsfälle >> Die Buchhaltung in der Hausverwaltung unterscheidet sich von der normalen" Buchhaltung durch einige wesentliche Vereinfachungen. Sie als Hausverwalter oder Vermieter müssen dadurch nur 131

132 einige wenige Grundsätze verstehen, um die Buchhaltung Ihrer Objekte optimal durchführen zu können. Was tun Sie wann? Wie machen Sie das? Was heißt das eigentlich? Miet- und Hausgeldzahlungen: Am Monatsanfang führen Sie eine automatische Sollstellung durch. Register Buchhaltung Schalter Automatische Sollstellung Sie belasten das Konto Ihrer Bewohner oder Eigentümer. Die Bewohner/Eigentümer schulden Ihnen ab sofort" die Miete oder Hausgeld und andere Vorauszahlungen. Eingehende Lastschriften: Sie haben eine Einzugsermächtigung und ziehen die fällige Miete od. Hausgeld etc. als Lastschrift ein. Register Buchhaltung Schalter Lastschrift Sie erstellen in Win- CASA eine Lastschrift entweder auf einem Lastschriftenformular oder als DTAUS- DateiUS-Datei, die Sie bei Ihrer Bank dann einreichen. Auch ein Export ins QIF-Format für Bankingsoftware kann vorgenommen werden. Einige Tage später lesen Sie Ihre Kontoauszüge und sehen, dass die erstellte Lastschrift auf Ihrem Girokonto eingegangen ist. Jetzt wird der Zahlungseingang in Win-CASA verbucht. Register Buchhaltung Schalter Sollstellung buchen Sie wählen über den Schalter Sollstellung buchen das entsprechende Haus und suchen in der Liste der noch offenen Sollstellungen die entsprechende Lastschrift. Wählen Sie diese aus und klicken Sie den Schalter Manuell buchen. Bewohner/Eigentüm er zahlt: Sie nehmen die Kontoauszüge des Bankkontos zu Hand um zu kontrollieren welcher Bewohner od. Eigentümer von sich aus (also ohne Lastschrift) bereits bezahlt hat. Register Buchhaltung Schalter Sollstellung buchen Verbuchen Sie diesen Zahlungseingang in Win-CASA. Bewohner Meier hat 300,00 EUR überwiesen. Sie sehen dies auf Ihrem Kontoauszug. Wählen Sie über den Schalter Sollstellung buchen die noch offene Sollstellung des Hr. Meier über 300,00 EUR und klicken Sie den Schalter Manuell 132

133 buchen. Ein Mieter zahlt nur einen Teilbetrag: Bewohner Meier hat nur 200,00 EUR überwiesen, hätte aber 300,00 EUR bezahlen müssen. Register Buchhaltung Schalter Sollstellung buchen Wählen Sie über den Schalter Sollstellung buchen die noch offene Sollstellung des Hr. Meier über 300,00 EUR und klicken Sie den Schalter Manuell buchen. Im Fenster Zahlungseingang können Sie jetzt die bezahlten 200,00 EUR auf Miete, Betriebsund Heizkosten manuell oder automatisch nach Priorität aufteilen. Der Rest bleibt als Sollstellung weiterhin stehen. Ein Mieter zahlt überhaupt nicht: Bewohner Meier hat seine Miete und Nebenkostenvorauszahlungen nicht überwiesen. Register Buchhaltung - Schalter Mahnen z.b. am 10. eines jeden Monats kontrollieren Sie die Mahnliste. Somit sehen Sie sofort wer seine Zahlungen noch nicht geleistet hat und können diese gleich mahnen. Eine Rechnung geht ein: Sie erhalten eine Rechnung der Fa. Schmidt über eine Heizungsreparatur in Höhe von 230,00 EUR inkl. 19% MwSt. Ist-Buchhaltung Regiser Buchhaltung Schalter Überweisungen Erstellen Sie in Win- CASA die Überweisung und reichen Sie diese bei Ihrer Bank als Formular oder DTAUS- DateiUS-Datei ein. Sie sehen auf Ihrem Kontoauszug wenige Tage später, dass der Betrag an die Fa. Schmidt überwiesen wurde. Jetzt müssen Sie den Betrag noch verbuchen. Register Buchaltung Schalter Buchen Ansicht: Bank buchen Wählen Sie das entsprechende Bankkonto aus. Klicken Sie auf Ausgabe" und wählen Sie per Schalter K z.b. das Konto Heizungsreparatur". Schreiben Sie als Text z.b. Heiz.rep. d. Fa. Schmidt" und geben Sie als Betrag 230,00 EUR ein. Vergessen Sie nicht unter MwSt noch 19% einzutragen, da die Rg. ja inkl. MwSt 133

134 Eine Rechnung geht ein: Sie erhalten eine Rechnung der Fa. Schmidt über eine Heizungsreparatur in Höhe von 230,00 EUR inkl. 16% MwSt. Kreditorenbuchhaltung Register Buchaltung Schalter Buchen Ansicht: Doppelte Buchhaltung war. Zum Abschluss klicken Sie den Schalter Buchen an. Als Konto (S) wählen Sie das Sachkonto Heizungsreparatur". Als Konto (H) wählen Sie das Lieferantenkonto (Kreditor) Fa. Schmidt". Damit erzeugen Sie einen neuen OP. Im rechten Fensterbereich wird ein Überweisungsformular eingeblendet, das mit den Bankdaten des Lieferanten vorbelegt ist, so dass auf Wunsch eine Überweisung automatisch erzeugt werden kann. Sie sehen auf Ihrem Kontoauszug wenige Tage später, dass der Betrag an die Fa. Schmidt überwiesen wurde. Jetzt müssen Sie den Betrag noch verbuchen. Register Buchaltung Schalter Buchen Ansicht: Doppelte Buchhaltung (1) oder Register Buchaltung Schalter Sollstellungen (OP) buchen (2) (1) Als Konto (S) wählen Sie das Lieferantenkonto Fa. Schmidt". Als Konto (H) wählen Sie das Bankkonto. Der OP wird gebucht (Zahlungseingang). (2) Alternativ steht der OP hier in der Liste und kann per Mausklick manuell verbucht werden. Neben diesen einfachen Buchungsfällen ergeben sich in der täglichen Praxis spezielle Buchungs- und Umlagefragen. Diese behandeln wir im nächsten Kapitel. Bitte klicken Sie hier. Hilfe - Besondere Buchungsfälle und Umlageverfahren Klicken Sie hierzu auf den jeweiligen Beispieltext: Heizkosten werden zu 70% laut einem Wärmezähler und zu 30% nach Wohnfläche umgelegt. Aufgrund alter Mietverträge zahlen zwei Mieter im Haus pro Jahr 50,00 134

135 EUR Müllgebühren. Die restlichen Müllkosten werden auf die Mieter laut deren Wohnfläche verteilt. Ein externes Abrechungsunternehmen (z.b. ISTA, Brunata, Techem, etc.) erstellt für Sie die Heizkostenabrechnung. Bestimmte Kosten werden bei privaten Mietern nach Wohnfläche und bei gewerblichen Mietern nach Gewerbefläche umgelegt. Der Mieter im Erdgeschoss bezahlt keine Aufzugkosten. Jede Wohnung hat eine Kaltwasser- und einen Warmwasserverbrauchszähler. Wie lege ich die Summe als Gesamtwasserverbrauch in Win-CASA um? Ein Mieter zahlt Kaution. Wie verbuche ich dies in Win-CASA? Rücklastschriften verbuchen Mahngebühren verbuchen, die umgelegt werden müssen Nachträglicher Bewohner- / Eigentümerwechsel in Win-CASA Änderung der Wohnfläche während des Jahres Hauptlast trägt Nebenlast Wie ermittle ich den Gewerbeanteil? Nur WEG Verwaltung: Zuführung von Rücklagen buchen In der WEG-Verwaltung beschließt die Versammlung für eine Dachsanierung ,00 EUR aus den Rücklagen zu entnehmen. In der WEG-Verwaltung beschließt die Eigentümerversammlung für eine Dachsanierung ,00 EUR per Sonderumlage zu decken. Wie funktioniert die Buchhaltung in Win-CASA? 135

136 In Win-CASA wird die Buchhaltung gemäß den Regeln der doppelten Buchführung (Finanzbuchhaltung) geführt. Zahlreiche Assistenten und Buchungsautomatiken erleichtern die Buchführung, so dass auch Verwalter ohne Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung die Buchhaltung problemlos mit Win-CASA durchführen. Im folgenden werden die verschiedenen Buchungsfälle in einer Hausverwaltung erklärt und wie man diese in Win-CASA am schnellsten und einfachsten bucht. Anfangsbestand der Bestandskonten erfassen Anfangsbestände (EB-Werte) der Bestandskonten werden im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) eingegeben. Win-CASA generiert die Anfangsbestandsbuchung automatisch. Automatische Sollstellung Damit werden für die die regelmässigen Zahlungen der Bewohner und Eigentümer automatisch Sollstellungen (Offene Posten) erzeugt. Dieser Assistent wird im Register Buchhaltung - Schalter Automatische Sollstellung aufgerufen. Die Art der Zahlungen wird im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten - Zahlungen definiert. Für Bewohner z.b. die Miete und Betriebs/Heizkostenvorauszahlungen, für Eigentümer die Hausgeldvorauszahlung. Hier wird auch der Zeitraum definiert (monatliche/2- monatige,vierteljährliche/halbjährliche/jährliche Zahlung). Für jede Zahlungsposition wird ein Erfolgskonto (Einnahmekonto) automatisch angelegt, z.b Miete, Betriebskosten, Heizkosten oder Hausgeld. Die Bewohner/Eigentümer Debitorenkonten werden ebenso automatisch bei der Neuanlage einer Wohnung bzw. bei Bewohner- und Eigentümerwechseln angelegt. Diese Konten finden Sie im Register Buchhaltung -Schalter Kontenrahmen - Konten im Bereich Sachkonten- Einnahmen und Debitoren-Bewohner/Eigentümer. Nach dem Aufruf der Automatischen Sollstellung geben Sie den Monat und das Jahr an, für das die Sollstellung durchgeführt werden soll. Win-CASA erzeugt Sollstellungen für alle Bewohner/Eigentümer, deren Ein- und Auszugsdatum (bzw. Kauf- und Verkaufsdatum für Eigentümer) in diesem Monat liegt. Falls der Zeitraum nicht den vollen Monat abdeckt, wird entsprechend taggenau sollgestellt (z.b. wenn ein Mieter am 15. des Monats ausgezogen ist). Ein Beispielbuchungssatz für einen Bewohner, der monatlich 1.000,00 EUR inkl. Nebenkosten zu zahlen hat und automatisch generiert wird, kann wie folgt aussehen: Konto (S) Konto (H) B ,00 EUR Miete 800,00 EUR Betriebskosten 80,00 EUR Heizkosten 120,00 EUR Nach dem Durchlauf der automatischen Sollstellung stehen die offenen Posten im Register Listen - Offene Posten Liste (Forderungen), Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften (für alle Bewohner/Eigentümer, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen), Register Listen - Schalter Mahnen (wenn nach der eingestellten Anzahl der Tage noch keine Zahlung erfolgte) und unter Sollstellung buchen (hier können eingegangene Zahlungen verbucht werden). Mahngebühren automatisch buchen Im Register Listen - Schalter Mahnen werden alle offenen Posten angezeigt, die gemahnt werden müssen. Mit dem Schalter Mahnen werden Mahnbriefe ausgedruckt. Während des Mahnlaufs können auf Wunsch Mahngebühren automatisch sollgestellt werden. Win-CASA kennt drei Mahnstufen, die jeweiligen Mahngebühren werden im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Mahnwesen vorbelegt. Sammellastschriften erzeugen (Zahlungsverkehr) Für alle Bewohner und Eigentümer, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen (Lastschrifteinzugsermächtigung angeklickt im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Bewohner - Zahlungen oder Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Eigentümer - Zahlungen) werden Lastschriften im Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften erzeugt. Lastschriften können auf DIN-A4 Lastschriftformulare gedruckt oder eine DTAUS-DateiUS-Datei (Datenträgeraustauschverfahren) erzeugt werden. Sollstellungen buchen Im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen werden alle offenen Posten aufgelistet, die mit der automatischen oder manuellen Sollstellung (für Sonderzahlungen, 136

137 Guthaben/Nachzahlungen aus Fremdabrechnungen) generiert wurden. Sind Zahlungen eingegangen, können die dazugehörigen Sollstellungen angeklickt und gebucht werden. Beispiel für einen automatisch erstellten Buchungssatz für die Zahlung eines Mieters: Konto (S) Konto (H) 1200 Bank 1.000,00 EUR B ,00 EUR Besondere Buchungsfälle werden ebenfalls im Fenster Sollstellung buchen gebucht: Unterzahlungen (Bewohner/Eigentümer bezahlt nicht den vollen offenen Posten Betrag, Restbetrag bleibt als offener Posten bestehen) Überzahlungen (Bewohner/Eigentümer zahlt zuviel, Überzahlungsbetrag bleibt als offener Posten bestehen) Guthaben verrechnen (Bewohner/Eigentümer hat im Vormonat zu viel bezahlt, wird mit offenem Posten des Folgemonats verrechnet) Guthaben in geleistete Zahlungen wandeln (Bewohner/Eigentümer hat zu viel Miete/Hausgeld bezahlt. Er möchte die Miete/Hausgeld nicht zurückerstattet haben. Miete/Hausgeld soll in der Abrechnung mit den anteiligen Kosten abgerechnet werden). Zahlung mehrere offenen Posten aus Vormonaten Eigentümer besitzt mehrere Wohnungen und zahlt das Hausgeld als Gesamtbetrag für alle Wohnungen Rücklastschriften verbuchen Zahlungen von Bewohnern/Eigentümern werden per Lastschrift eingezogen. Die Zahlungen werden auf dem Bankkonto gutgeschrieben. Einige Tage später wird eine Lastschrift zurückgebucht, weil das Konto des Bewohners nicht gedeckt war. Es entstehen dabei Rücklastschriftgebühren. Dieser häufige Buchungsfall wird über den Assistenten für Rücklastschriften gebucht. Dieser wird im Register Buchhaltung - Schalter Buchen über den Schalter Rücklastschrift aufgerufen. Die Rücklastschrift wird automatisch gebucht, eine erneute Sollstellung inkl. Rücklastschriftgebühren wird erstellt. Rechnungseingang buchen (Nebenbuchhaltung) In der Win-CASA Buchhaltung kann der Verwalter entscheiden, ob er eine Nebenbuchhaltung für Kreditoren (Lieferanten) führt oder Ausgaben direkt auf Ausgabekonten bucht. Der Vorteil der Nebenbuchhaltung für Lieferanten besteht darin, dass bereits bei Rechnungseingang eine Buchung (=neuer Offener Posten) erfolgt, mit der Möglichkeit, den Betrag an den Lieferanten zu überweisen. Der Verwalter hat dadurch eine bessere Kontrolle über Verbindlichkeiten gegenüber dem Lieferanten (z.b. in Listen - Offene Posten - Verbindlichkeiten). Der Buchungssatz für den Rechnungseingang mit automatische Überweisung an den Lieferanten lautet wie folgt: Konto (S) Konto (H) Müllabfuhr 200,00 EUR Stadtwerke 200,00 EUR Der Rechnungseingang kann auch auf mehrere Sachkonten gesplittet werden (Schalter Split im Buchungsfenster anklicken): Konto (S) Konto (H) Müllabfuhr 80,00 EUR Stadtwerke 200,00 EUR Abwasser 70,00 EUR Strom 50,00 EUR Die Buchung wird Register Buchhaltung - Schalter Buchen - Taste F6 = doppelte Buchführung eingegeben. Es kann auch der Schalter "OP Lieferant" im Bereich Assistenten angeklickt werden. Einige Tage später wird der Rechnungsbetrag vom Konto der Hausverwaltung abgebucht. Der Buchungssatz für die Zahlung an den Lieferanten lautet: Konto (S) Konto (H) 137

138 70000 Stadtwerke 100,00 EUR 1200 Bank Diese Buchung kann im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen erfolgen oder direkt im Buchungsfenster in der Ansicht "Doppelte Buchführung" oder "Bankbuchung". Buchungsfenster - Ansicht Bankbuchung (Taste F5) In dieser Ansicht werden Bankbuchungen eingegeben, d.h. Buchungssätze bei denen ein Girokonto oder eine Kasse angesprochen wird. Hier bucht der Verwalter alle Ausgaben oder sonstige Einnahmen (Bewohner- und Eigentümerzahlungen werden über die automatische Sollstellung und Sollstellungen buchen gebucht). In dieser Ansicht sind keine Kenntnisse der doppelten Buchführung erforderlich, da Win-CASA Soll- und Habenkonto automatisch richtig zuordnet und abspeichert. Buchungsfenster - Ansicht Doppelte Buchführung (Taste F6) In dieser Ansicht können Verwalter mit Kenntnissen der doppelten Buchführung nach den Regeln der doppelten Buchführung buchen. Beispiel siehe weiter oben: Rechnungseingang und Zahlung. Zuführungen und Entnahmen Rücklagen buchen In der WEG-Verwaltung sind die Bildung von Rücklagen gesetzlich vorgeschrieben. Rücklagen müssen gewinnbringend angelegt werden (Sparbücher, Festgeldkonten). In Win-CASA werden Rücklagepositionen mit allen dafür erforderlichen Konten im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten angelegt. Sachkonto Ausgaben für Zuführungen (z.b Zuführung Rücklagen) Sachkonto Einnahmen für Entnahmen (z.b Entnahmen Rücklagen) Aktive Bestandskonten (Sparbücher, Festgeldkonten, z.b. 950 Festgeld) Passives Bestandskonto Rücklagen (z.b. 840 Rücklagen) Die Zuführung in die Rücklagen oder evtl. Entnahmen aus den Rücklagen werden über den Assistenten Rücklagen gebucht. Der Assistent wird im Register Buchhaltung - Schalter Buchen - Rücklagen aufgerufen. Hier werden die angesprochenen Konten automatisch richtig vorbelegt, abhängig davon, ob eine Zuführung oder Entnahme gebucht wird. Ein Beispiel für den Buchungssatz Zuführung: Konto (S) Konto (H) Zuf. Rücklagen 2.000,00 EUR 840 Rücklagen 2.00,00 EUR Der zugeführte Betrag kann über eine weitere Buchung vom Girokonto der Verwaltung auf ein Festgeldkonto übertragen werden. Konto (S) Konto (H) 950 Festgeld 2.000,00 EUR 1200 Bank 2.000,00 EUR Um aussergewöhnliche Ausgaben zu decken, kann Geld lt. Beschluss der Eigentümer aus den Rücklagen entnommen werden. Ein Beispiel für Buchungssatz Entnahme: Konto (S) Konto (H) 138

139 840 Rücklagen ,00 EUR Entnahme Rücklagen ,00 EUR Der entnommene Betrag wird vom Festgeld auf das Girokonto übertragen: Konto (S) Konto (H) 1200 Bank ,00 EUR 950 Festgeld ,00 EUR Zu den Aufgaben des Verwalters gehört auch, die Entwicklung der Rücklage in der Jahresversammlung auszuweisen. In Win-CASA wird die Rücklagenabrechnung im Register Abrechnung - Rücklagen aufgerufen. Vor dem Ausdruck kann der Verwalter Zinsen, Soli und ZASt. für die angelegten Festgeldkonten und Sparbücher buchen. Anfangsbestände der Rücklagebestandskonten erfassen Wenn ein neues WEG-Objekt in die Verwaltung aufgenommen wird, müssen die Anfangsbestände der Rücklagekonten vor dem Beginn des Wirtschaftsjahres eingegeben werden. Anfangsbestände von Bestandskonten werden in Win-CASA im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) erfasst. Sie beginnen das Wirtschaftsjahr am Die WEG besitzt Rücklagen in Höhe von ,00 EUR am Davon sind ,00 EUR auf einem Festgeldkonto angelegt, 8.000,00 EUR auf einem Sparbuch und 2.000,00 EUR befinden sich noch auf dem Girokonto (wurden den Rücklagen zugeführt, aber noch nicht auf einem Festgeldkonto angelegt). Das Girokonto weist zum einen Betrag von 4.355,56 EUR im Haben aus. Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten legen Sie eine Rücklageposition an, inkl. zwei aktive Rücklage-Bestandskonten Sparbuch und Festgeld und das passive Bestandskonto Rücklagen. Gehen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB- Wert) und geben Sie die Anfangsbestände zum für das Festgeld (30.000,00 EUR), Sparbuch (8.000,00 EUR), Rücklagen (40.000,00 EUR) und das Girokonto (4.355,56 EUR) ein. Sonderumlage Zur Behebung eines Liquiditätsmangels auf dem Geschäftskonto einer WEG kann durch Beschluss der Eigentümerversammlung eine Sonderumlage erhoben werden. Die Sonderumlage wird in Win- CASA im Register Verwaltung - Schalter Weitere Funktionen - Sonderumlage erhoben. Der Gesamtbetrag wird eingegeben. Der Anteil lt. MEA für die Eigentümer wird berechnet und automatisch sollgestellt. Der Verwalter kann ein Rundschreiben für die Eigentümer drucken, in dem diese über die Höhe Ihres Anteisl an der Sonderumlage informiert werden. Guthaben/Nachzahlungen aus Abrechnungen automatisch Sollstellen Aufgrund einer Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung entstehen Guthaben oder Nachzahlungen für Bewohner oder Eigentümer. Nach erfolgter Abrechnung kann die Liste der Guthaben/Nachzahlungen im Register Abrechnung - Guthaben/Nachzahlungen aufgerufen werden. Diese können hier automatisch sollgestellt werden (offene Posten generieren). Für Nachzahlungen werden Lastschriften generiert (für Bewohner/Eigentümer, die am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen). Für Guthaben werden Überweisungen an Bewohner/Eigentümer erstellt. Kleinere Guthaben/Nachzahlungen der Bewohner/Eigentümer können in geleistete Betriebskosten/Hausgeldzahlungen gewandelt oder erst mit der Abrechnung im nächsten Jahr verrechnet werden. Beispiel für einen automatisch generierten Buchungssatz (offener Posten): Konto (S) B Heinrich 120,00 EUR Konto (H) Guthaben/Nachzahlungen 120,00 EUR Sobald der Bewohner die Nachzahlung leistet, kann diese unter Sollstellung buchen automatisch 139

140 gebucht werden. Beispiel für den automatisch generierten Buchungssatz (Zahlung): Konto (S) Konto (H) 1200 Bank 120,00 EUR B Heinrich 120,00 EUR Darlehen aufnehmen und tilgen Ein Darlehen stellt eine Verbindlichkeit gegenüber Kreditinstituten dar. In Win-CASA wird dafür ein passives Bestandskonto im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten angelegt (z.b. 850 Darlehen). Gebucht wird im Register Buchhaltung - Buchen - Ansicht Doppelte Buchführung. Der Buchungssatz lautet: Konto (S) Konto (H) 1200 Bank ,00 EUR 850 Darlehen ,00 EUR Das aktive Bestandskonto Bank verzeichnet einen Zugang (das Kreditinstitut hat das Darlehen auf dem Bankkonto gutgeschrieben), ebenso das passive Bestandskonto Darlehen (es besteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditinstitut von ,00 EUR). Ein Bespielbuchungssatz für die Tilgung des Darlehens lautet: Konto (S) Konto (H) 850 Darlehen 5.000,00 EUR 1200 Bank 5.000,00 EUR Das passive Bestandskonto Darlehen verzeichnet einen Abgang (es wurden 5.000,00 EUR vom Darlehen zurückbezahlt, Restdarlehen ,00 EUR), ebenso das aktive Bestandskonto Bank (vom Bankkonto wurden 5.000,00 EUR zur Tilgung des Darlehens zrückbezahlt). und Fax Server konfigurieren Faxen über das Internet aus Win-CASA so einfach geht s! 1. Was ist ein Internet-Fax-Server? Eine Faxlösung via Internet ersetzt das lokale Faxgerät beim Senden (und wenn gewünscht auch beim Empfangen) von Faxen und ermöglicht den -zu-Fax Datentransfer. 2. Welche Vorteile bietet Internet-Fax in Win-CASA? Eine nicht unerhebliche Zeit- und Kostenersparnis sowie die automatische Archivierung der versendeten Faxe. 2.1 Zeitersparnis Faxen Sie ein beliebiges personalisiertes Dokument aus der Textverarbeitung, einen Bericht aus der Druckvorschau oder eine Nebenkostenabrechnung an einen oder mehrere Bewohner/Eigentümer/Lieferanten/Kontakte mit wenigen Mausklicks. Der Ausdruck auf Papier, Gang zum Faxgerät, Wahl der Fax-Nr. etc. entfällt. Erstellen Sie einen automatischen Dokumentennachweis. Bei Rückfragen finden Sie das Fax im Dokumentenmanagement und können das Dokument zur Wiedervorlage verwenden. 2.2 Kostenersparnis Reduzieren Sie die Papierverbrauchskosten und sparen Sie Zeit (2.1). 140

141 3. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Sie benötigen eine Adresse und eine Anmeldung bei einem der zahlreichen Internet-Fax Anbieter. 4. Wie finden Sie einen Internet-Fax Anbieter? Einfach in Ihrer bevorzugten Suchmaschine (z.b. Google) nach dem Begriff fax online versenden suchen. Vergleichen Sie das Angebot (z.b. durchschnittliche Versandkosten für eine Seite innerhalb Deutschlands) der verschiedenen Anbieter. Bei den meisten Anbietern können Sie sich online anmelden und ein Startguthaben einzahlen. Die Versandkosten werden pro Fax vom Guthaben abgezogen, bis das Guthaben aufgebraucht ist. Das Guthaben kann durch eine neue Einzahlung aufgeladen werden. Manche Anbieter bieten auch eine Flatrate, d.h. Sie bezahlen eine mtl. Pauschale und dürfen dafür eine maximale Anzahl von Faxen versenden. Schätzen Sie die Anzahl der Faxe, die Sie mtl. versenden und wählen Sie den für Sie günstigsten Anbieter aus. 5. Wie funktioniert das online Versenden von Faxen? Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, füllen Sie das Online- Formular des Anbieters aus. Hier geben Sie die eigene Adresse an. Über diese Adresse (Absender) senden Sie s an den Anbieter. Diese enthält die Fax-Nr. des Empfängers. Das an die angehängte Dokument wird an die Fax-Nr. des Empfängers gesendet. Beispiel: Absender: Empfänger: ( =Fax Nr. des = Fax Server ) Anhang: Einladung.pdf (das Fax, das an die gesendet wird) 6. Klingt kompliziert? Ist es nicht, denn Win-CASA erledigt alles automatisch für Sie! Wir wollen an einem einfachen Beispiel zeigen, wie Sie eine Einladung zur Jahresversammlung an alle Eigentümer einer WEG faxen. Voraussetzung ist, dass in den Stammdaten der Wohnung aller Eigentümer die ein Fax erhalten sollen, die Fax-Nr. hinterlegt ist und das Klickfeld "erlaubt" aktiviert ist. Beispiel: Starten Sie die integrierte Textverarbeitung von Win-CASA und wählen Sie das Dokument Einladung aus. Klicken Sie auf den Schalter. Im nächsten Fenster Empfänger wählen Sie die Eigentümer aus, die die Einladung per Fax erhalten sollen und schieben diese anhand der Pfeiltasten nach rechts. Es werden alle Empfänger zur Auswahl vorgeschlagen, in deren Stammdaten eine Fax-Nr. hinterlegt und das Klickfeld erlaubt angeklickt ist. 141

142 Klicken Sie den Schalter Faxen. Im Fenster Fax sehen Sie oben die Absender- und den Fax-Server (in unserem wie unter Verwaltung - Verwalter konfiguriert. Die Konfiguration wird im nächsten Abschnitt beschrieben. Klicken Sie das Feld Nachweis automatisch erzeugen an, wenn Sie die gesendeten Faxe archivieren möchten. In der Empfängerliste stehen alle ausgewählten Eigentümer und deren Fax- Nummern. Unten in dem Feld Anhang wird automatisch ein personalisiertes PDF- Dokument für jeden Eigentümer aus der Textverarbeitung generiert. Klicken Sie auf den Schalter Lupe, wenn Sie das Dokument vor dem Senden noch einmal anschauen möchten. Schließen Sie die PDF-Vorschau. Klicken Sie jetzt auf Senden. Alle ausgewählten Eigentümer erhalten eine personalisierte Einladung per Fax zugestellt. Was passiert beim Senden? Win-CASA sendet eine mit dem personalisierten Anhang einladung.pdf an: (= Timaschewski Theodor) (=Pongratz Petra)... (=Ostermann GmbH) Anhand der Absender identifiziert Sie der Fax-Server Anbieter (fax.tc) als Kunde und faxt den Anhang an die Fax-Nr., die Teil der Empfänger- Adresse ist. Nach dem Senden können Sie Ihr Postfach prüfen. Sie erhalten hier eine Versand- und Zustellbestätigung vom Fax-Server Anbieter. Gleichzeitig wurde auch im Dokumentenmanagement ein Dokumentennachweis für jeden Eigentümer erstellt. Sollte ein Fax an einen bestimmten Eigentümer nicht zugestellt worden sein, können Sie aus dem Dokumentenmanagement das Fax an diesen Eigentümer erneut versenden. Dieses Beispiel hat gezeigt, wie einfach man die Serienbrieffunktion der Win- CASA Textverarbeitung nutzen kann, um Faxe an ausgewählte Eigentümer zu senden. Man kann nicht nur Faxe aus der Textverarbeitung senden, sondern auch z.b. Nebenkostenabrechnungen oder beliebige Listen und Auswertungen. Überall wo Sie den Schalter Drucken aufrufen können, finden Sie auch einen Schalter Faxen und . Jedes in Win-CASA erstellte Dokument kann somit statt zum Drucker auch an ausgewählte Bewohner/Eigentümer/Kontakte/Lieferanten per oder Fax gesendet werden. Bevor Sie aber aus Win-CASA s oder Faxe versenden können, muss einmalig in den Verwalter-Stammdaten das eigene -Postfach und der Fax- Server Anbieter konfiguriert werden. Da Faxe über das eigene -Konto versendet werden, muss immer auch das -Konto konfiguriert werden. 7. Das eigene Konto konfigurieren Klicken Sie das Register Verwaltung und den Schalter Verwalter. Die Verwalterliste wird eingeblendet. Da Win-CASA mandantenfähig ist, können unterschiedliche Verwalter eigene Objekte verwalten. Wählen Sie den gewünschten Verwalter aus. Im Registerreiter Verwalter geben Sie im Feld E- Mail die eigene Adresse ein. Das ist die gleiche Adresse, mit der Sie 142

143 sich beim Fax-Server Anbieter registriert haben. Klicken Sie das Register Konto konfigurieren. Grundsätzlich können Sie s direkt aus Win-CASA heraus zu Ihrem Postausgangsserver versenden oder ein bestehendes MS Outlook Konto verwenden. Wenn Sie nicht MS Outlook zum senden und empfangen verwenden, klicken Sie die erste Option an s direkt über einen -Server versenden (SMTP) Unabhängig davon, ob Sie ein -Konto bei einem freien -Anbieter wie Web.De, T-Online.de, Freenet.de, GMX.de etc. oder ein -Konto bei der eigenen Internetseite haben, müssen Sie die Zugangsdaten zum -Server in Win-CASA eingeben, damit s direkt aus Win-CASA versendet werden können. Feld Server-Adresse zum versenden Die Server-Adresse fragen Sie entweder bei Ihrem -Anbieter direkt nach oder suchen diese Informationen in einer Internet-Suchmaschine. Wenn Sie z.b. Kunde bei Web.de sind, heißt der Postausgangsserver smtp.web.de. Einfach in Google nach web.de Postausgangsserver suchen und schon finden Sie das gewünschte Ergebnis. Wenn Sie eine eigene Homepage besitzen, fragen Sie den Systemadministrator nach Ihren -Konto Zugangsdaten. Port (Standard 25) Hier geben Sie eine Nummer ein. Der Standard-Port zum versenden ist 25. Anmeldung an den Server In den Anfangszeiten des Internets konnten s ohne Anmeldung an den E- Mail-Server versendet werden. Mittlerweile sollte jedes Postfach so konfiguriert sein, dass eine Anmeldung erforderlich ist. Zur Anmeldung ist die Eingabe eines Benutzernamens und Kennworts erforderlich. Geben Sie diese Daten ein, wenn Sie Mit Anmeldung gewählt haben. Test versenden Klicken Sie diesen Schalter an, nachdem Sie alle erforderlichen Zugangsdaten eingegeben haben. Eine Test- wird an Ihr Postfach gesendet. Sollten die Zugangsdaten falsch sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Korrigieren Sie die Zugangsdaten. 7.2 Microsoft Outlook verwenden Ist auf Ihrem PC MS Outlook installiert und ein -Konto konfiguriert, werden s aus Win-CASA über Outlook versendet. Klickfeld Microsoft Outlook starten, nachdem s mit Win-CASA erzeugt wurden Wenn angeklickt, startet MS Outlook automatisch und zeigt die erzeugten s im Postausgangsfach an. Aus Sicherheitsgründen darf kein fremdes Programm E- Mails automatisch über MS Outlook versenden. Deshalb müssen Sie in MS Outlook den Senden/Empfangen Schalter klicken, um die aus Win-CASA erzeugten s endgültig zu versenden. 143

144 8. Internet Fax Server konfigurieren Klicken Sie dieses Register an. Die Konfiguration ist denkbar einfach. Geben Sie die Adresse des Internet Fax Servers ein, für den Sie sich entschieden haben (siehe 4.). In unserem Beispiel ist es der Diese Angaben reichen aus, um aus Win-CASA s und Faxe an ausgewählte Bewohner/Eigentümer/Kontakte/Lieferanten zu senden. Win-CASA Beenden Sie haben zwei Möglichkeiten um Win-CASA zu schließen. Schließen Sie Win-CASA rechts oben mit dem Kreuzsymbol. Schließen Sie Win-CASA über das Applikations-Menü Symbol, dass sich links oben befindet. Das Applikations-Menü öffnet sich. Klicken Sie auf den Schalter "Win-CASA schließen. CASA. Auch mit einem Doppelklick auf das Applikations-Symbol schließt Win- Eine Erinnerungsfunktion zur Datensicherung kann vor dem Schließen das Fenster Datensicherung einblenden. Hier wird ersichtlich, wann die letzte Datensicherung durchgeführt wurde. Wir empfehlen Ihnen, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Dies ist besonders wichtig, da Daten verloren gehen können (z.b. durch Festplattencrash, Viren, PC-Absturz bei Stromausfall etc.). Win-CASA Was ist neu? Neue Programmoberfläche Die Oberfläche von Win-CASA wurde an den neuesten Stand der Technik angepasst. Mit der neuen Navigation können Sie Programmfunktionen viel schneller und bequemer aufrufen - das spart Zeit bei der täglichen Arbeit. Statt einem Hauptmenü mit Untermenüs gibt es ein Hauptregister, das in die Bereiche Verwaltung, Buchhaltung, Listen, Abrechnungen und Sonstiges unterteilt ist. Durch Anklicken des gewünschten Registerreiters wechselt der Inhalt des darunterliegenden Bandes mit den Schaltflächen und der Hauptfensterinhalt. Alle wichtigen Funktionen können somit mit viel weniger Mausklicks direkt über die Schaltflächen aufgerufen werden. Verbessert wurde auch die Komponente zum Anzeigen von Listen. Wie in Excel können Sie in den Spaltentitel klicken, um nach dieser Spalte aufwärts und abwärts zu sortieren. Auch eine Filter- und Gruppier-Funktion steht zur Verfügung. Die Spaltenbreiten passen sich automatisch der Breite des Fensters an, so dass die dargestellten Informationen immer optimal angezeigt werden. Hinweise zur Bedienung der neuen Oberfläche Neue Win-CASA Textverarbeitung mit und Fax-Funktionalität Die neue Textverarbeitung ist auch auf dem neuesten Stand der Technik (Office 2007 Stil). Neben der einfacheren Bedienung wurde die Serienbrieffunktionen weiter verbessert. Der Hauptvorteil besteht 144

145 jedoch darin, dass Sie jedes Dokument nicht nur Drucken sondern auch per oder Fax (über einen Internet-Fax Server) an ausgewählte Bewohner, Eigentümer und Kontakte versenden können. Technisch funktioniert das so, dass für jeden Empfänger ein personalisiertes PDF-Dokument erstellt wird. Dieses Dokument wird als Anhang per an den Empfänger gesendet oder direkt an den Empfänger gefaxt. Die Dokumentvorlagen sind in der Win-CASA Datenbank gespeichert. Das hat den Vorteil, dass alle Dokumente mit der Datensicherung mit gesichert werden. In einer Mehrplatzumgebung können mehrere Mitarbeiter auf die Dokumentvorlagen gemeinsam zugreifen. Hinweise zur Konfiguration eines Internet Fax-Servers und des eigenen -Kontos und Fax-Funktionalität für Berichte und Auswertungen Alle Berichte (Abrechnungen, Kontoauszüge, Mahnungen etc.) können in der Vorschau auch per oder Fax (über einen Internet-Faxserver) an ausgewählte Bewohner, Eigentümer oder Kontakte gesendet werden. Wie in der internen Textverarbeitung wird auch hier ein PDF-Dokument erstellt, das als Anhang an die ausgewählten Empfänger gesendet oder direkt gefaxt wird. Die Stammdaten der Bewohner, Empfänger und Kontakte wurden mit zwei Klickfelder " erlaubt" und "Fax erlaubt" erweitert. Empfänger, die Kommunikation über oder Fax wünschen, können damit bei der Auswahl der - oder Fax-Funktion selektiert werden. Die automatische Kommunikation über oder Fax, statt klassisch per Post spart viel Papier und Porto. Verbessertes Dokumentenmanagement Die digitale Archivierung von wichtigen Dokumenten und des Schriftverkehrs bietet enorme Vorteile. Dokumente sind mit wenigen Mausklicks direkt am PC-Arbeitsplatz schnell verfügbar. Das zeitaufwendige Suchen in klassischen Papierordnern entfällt. Das Dokumentenmanagement in Win- CASA wurde stark verbessert. Im neuen Dokumenten- und Nachweisfenster werden zugeordnete Dokumente automatisch in einer Vorschau angezeigt. Die automatische Erstellung von Nachweisen mit dazugehörigem Dokument steht nicht mehr nur in der Berichte-Vorschau zur Verfügung, sondern auch in der Win-CASA Textverarbeitung. Dadurch kann der komplette Schriftverkehr archiviert werden. Nachweise mit Dokument, die aus der Textverarbeitung automatisch erstellt wurden, können im Nachweis- und Dokumenten Fenster mit einem Mausklick zur Wiedervorlage geöffnet und neu archiviert werden. Verbesserungen im Bereich Stammdaten Zu einer Wohnung können jetzt 16 statt früher nur 12 Zähler verwaltet werden. Der Umrechnungsfaktor für Heizkörper kann eingegeben werden. Dieser wird für die interne Heizkostenabrechnung benötigt. Bewohner/Eigentümer/Lieferanten/Kontakte Daten: Neue Klickfelder für /Fax erlaubt. Damit können Empfänger für die - und Fax-Funktion der internen Textverarbeitung und Berichte-Vorschau selektiert werden. Die so markierten Empfänger wünschen Kommunikation per oder Fax. Neue verbesserte Benutzerverwaltung: Jeder neu angelegte Verwalter hat sein eigenes Kennwort und verwaltet nur die Objekte, die er angelegt hat. Es werden nur die Objekte des aktuell angemeldeten Verwalters angezeigt. Dadurch verbessert sich die Übersichtlichkeit in einer Mehrplatzumgebung. Win-CASA ist somit voll mandantenfähig. Neue übersichtliche Anzeige der Zahlungstermine und Termine gruppiert in Zeiträume wie "Heute", "Die nächsten 14 Tage" usw. Zusätzliche Anzeige der fälligen Wohnungswechsel und Staffelmieterhöhungen in einem frei einstellbaren Zeitraum (z.b. in den nächsten 14 Tagen). Aufruf der Liste der Wohnungswechsel oder Staffelmieterhöhungsliste mit der Möglichkeit eines Serienbriefs an die betroffenen Bewohner oder Eigentümer. Nachweisfenster Neuer Schalter "Wiedervorlage" und "Wiedervorlage als Termin". Dadurch Wiedervorlage des zugeordneten Dokuments in der Textverarbeitung oder Übertrag in die Terminliste als Erinnerung. Fenster Termine: Neuer Schalter "In Nachweise übertragen". Wenn der Termin erledigt ist und ein Nachweis gewünscht wird. Neuer Schalter "Heute" in der Statusleiste. Dadurch erfolgt eine 145

146 übersichtliche Ansicht gruppiert in Zeiträume wie Heute, Morgen, Nächste Woche. Fenster Zahlungstermine: Wie in der Terminliste gibt es einen neuen Schalter "Heute", der die Ansicht in Zeiträume gruppiert. Neues Auswahlfenster für die gewünschte Oberfläche in der Statusleiste. Die Oberfläche kann in vielen verschiedenen Stilen dargestellt werden, wie z.b. Office Blau, Grau, Schwarz etc. WEG-Versammlung: In der Liste der Versammlungen kann nun die Funktion "Kopieren nach" ausgeführt werden. Damit können Versammlungen, die sich wiederholen, auch in andere Objekte kopiert werden. Die Tagesordnungspunkte (TOC) können automatisch in die Beschluss-Sammlung übertragen werden - das erspart viel Tipparbeit. Stammdaten Objekte, Eigentümer, Lieferanten, Kontakte: Neues Register Karte. Ist der PC online, wird eine Umgebungskarte der Adresse angezeigt oder eine Route von der Verwalteradresse zur Zieladresse. Eigentümerliste: Neue Auswahlbox für "Alle", "Objekt", "Nicht zugeordnet". Dadurch lassen sich z.b. nur die Eigentümer selektieren, die einem bestimmten Objekt zugeordnet sind. Neue Funktion in Haus-Löschen: In einer WEG-Verwaltung können Eigentümer, die dem zu löschenden Haus zugeordnet sind (und keinem anderen Haus), nach einer Nachfrage auch gelöscht werden. Stammdaten WEG-Haus: Neues Register zur Hinterlegung der Adresse und den Kontaktdaten des Verwaltungsbeirats. Stammdaten-Wohnung-Eigentümer: Neues Klickfeld "Eigennutzer". Wenn angeklickt, ist der Eigentümer auch gleichzeitig der Bewohner. Seine Daten werden automatisch als Bewohner- Stammdaten übernommen. Aufgrund dieser Information können in einer gemeinsamen Eigentümer/Bewohner Abrechnung nur Eigennutzer selektiert werden. Bei einer getrennten Abrechnung nur nicht Eigennutzer. Für Eigennutzer wird nur eine Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen erstellt. Neue Platzhalter in der Textverarbeitung für die Adresse des Verwaltungsbeirats, für die Bewohner- Kautionsbank, Konto und BLZ. Ebenso neue Platzhalter für die Adresse eines Bewohners in Wartestellung, die bei einem geplanten Wechsel in den Wohnungsstammdaten hinterlegt ist. Dadurch kann der neue Bewohner in Wartestellung über die Serienbrieffunktion angeschrieben werden. Verbesserungen im Bereich Buchhaltung Zahlungstermine können auf verschiedene Ausgabekonten gesplittet werden. Eingabe der Beträge für die haushaltsnahen Dienstleistungen pro Zahlungstermin. Dadurch wird der Aufwand z.b. für regelmäßige Lohnzahlungen minimiert. Das Fenster "Sollstellungen buchen" ist jetzt vergrößerbar und dadurch übersichtlicher. Fenster Bankenliste: Die Auswahl der Banken läßt sich auf das aktuelle Haus oder ein beliebiges Haus einschränken. Dadurch wird die gewünschte Bank viel schneller gefunden. Fenster Buchen, Feld 'Datum': Da sich das Buchungsdatum beim Buchen eines Stapels oft nur um wenige Tage unterscheidet, gibt es zwei Pfeiltasten neben dem Datumsfeld, mit denen bequem das Datum um einen Tag erhöht oder vermindert werden kann. Im Fenster "Rücklastschrift verbuchen" gibt es jetzt auch die Möglichkeit, nicht nur Miete/Hausgeld als Rücklastschrift einzustellen sondern auch eine Nachzahlung, für den Fall das eine Nachzahlung nicht eingelöst werden konnte. Sollstellungen buchen - Manuell buchen - Mehrere Sollstellungen: Es werden alle OPs eines Bewohner/Eigentümers angezeigt, unabhängig von der oben eingestellten Bank. Hintergrund: Wenn die Verwaltung ein neues Bankkonto einrichtet und noch Sollstellungen für das alte Bankkonto vorhanden sind, können diese einfach auf die neue Bank gebucht werden, wenn der Bewohner/Eigentümer bereits auf das neue Bankkonto bezahlt hat. Automatische Sollstellung: Die Liste der durchgeführten Sollstellungen kann ausgedruckt werden. 146

147 Anzeige des Wertstellungsdatums (W-Datum) in der Liste der zuletzt eingegebenen Buchungen. Verbesserungen im Bereich Listen Das Hauptfenster wurde komplett umgestaltet. Links befindet sich ein Navigationsfenster, in der alle verfügbaren Listen einfach angeklickt werden. Der Inhalt des Fensters rechts zeigt die ausgewählte Liste an. Listen - Übersicht Bankkonto - Bankauswahl: Anzeige der Banken für alle Häuser oder für ein einzelnes Haus. Listen - Zahlungsübersicht: Neues Klickfeld "Gruppiert nach Monaten". Listen - Offene Posten Übersicht: Anzeige der OP`s für alle Objekte. Neue Listen: Liste der gekündigten Wohnungen, Staffelmieterhöhungsliste und Liste der Festbeträge/Anteile. Verbesserungen im Bereich Abrechnungen Guthaben/Nachzahlungen: Klickfeld "Abrechnung IST-VZ: OP für Betriebs- und Heizkosten verrechnen". Hierbei handelt es sich um eine neue wichtige Funktion, die die Konten der Bewohner oder Eigentümer ausgleicht.. Ein Bewohner muss 100,00 EUR mtl. Vorauszahlungen leisten. Es sind 12 Sollstellungen erzeugt, eine Sollstellung wurde nicht gezahlt. Die Abrechnung sieht wie folgt aus: Ist-Vorauszahlungen: 1100,00 EUR abzgl. Kosten : 1200,00 EUR Nachzahlung : 100,00 EUR Leistet der Bewohner die Nachzahlung, ist sein Konto ausgeglichen (1100,00 EUR + 100,00 EUR ,00 EUR = 0). Die noch offene Sollstellung über 100,00 EUR muss nicht mehr geleistet werden und wird automatisch verrechnet. Neue Schalter für Anteile und Zählerstände: In diesen Fenstern werden zur Kontrolle vor der Abrechnung nur die Anteile und Zählerstände der Bewohner und Eigentümer im Abrechnungszeitraum angezeigt. Falsche Einträge können in dieser Ansicht korrigiert werden. Abrechnungen - WEG-Versammlung: Tagesordnungspunkte automatisch in die Beschlusssammlung übernehmen. Nebenkostenabrechnung, Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan: Neue Selektion " ", "Fax" oder "Drucker". Alle Abrechnungen können somit zusätzlich per oder Fax versendet werden, wenn die entsprechende Erlaubnis der Bewohner oder Eigentümer in deren Stammdaten angeklickt wurde. Neuer Punkt 8 in den Abrechnungen: Damit kann man nur die Bescheinigung für die Haushaltsnahen Dienstleistungen erstellen. Eine neue Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung ist nicht mehr erforderlich. Neue Vorauszahlungen: Bewohner/Eigentümer zur Anpassung aufgrund der Abrechnung können einzeln markiert werden. Neues Klickfeld "Nur Anpassen, wenn sich der neue Betrag um mehr als XX EUR vom Betrag in den Stammdaten unterscheidet." WEG-Abrechnung: Neue Kontroll-Liste mit detaillierter Ust.-Ausweisung für Eigentümer. (Brutto/Netto/Steuer für die unterschiedlichen Steuersätze). Heizkostenabrechnung: Punkt 3 "Warmwasserkosten": Neuer Schalter zur automatischen Berechnung des Warmwasser-Gesamtverbrauchs aufgrund der eingegebenen Zählerstände für Warmwasserzähler. 147

148 Miet- und WEG-Abrechnung gemeinsam: Neue Option "Bankkonten in Abrechnung anzeigen". Verbesserungen im Bereich Sonstiges - Datensicherung Neu ist eine Datensicherung für zugeordnete Nachweisdokumente. Alle Dokumente aus dem eingestellten Nachweisdokumenten-Ordner werden gesichert. Neu in diesem Fenster ist eine Liste der zuletzt durchgeführten Datensicherungen mit Sicherungsdatum und Speicherort. Textverarbeitung Textverarbeitung starten Die Win-CASA Textverarbeitung wird über das Symbol Brief oder Serienbrief gestartet. Dieses Symbol finden Sie in den Wohnungsstammdaten (Bewohner/Eigentümer), Kontakte, Lieferanten und in der Mahnliste. Direkt aufrufen können Sie die Win-CASA Textverarbeitung über das Symbol, dieses befindet sich in Win-CASA links oben. Die Win-CASA Textverarbeitung bietet Ihnen viele Vorteile gegenüber einer externen Textverarbeitung. Vorteile: Durch die Liste der Dokumentenvorlage können Sie Ihre Dokumente nach Hauptgruppen und Ordnern sortieren lassen. Dadurch können Sie Ihre Dokumente jederzeit leicht wieder finden und bearbeiten. Serienbrieferstellung ohne dass die Datenquelle verbunden werden muss, wie z.b. in Microsoft Word. Die Empfänger können direkt ausgewählt werden. Die Dokumente die Sie mit der Win-CASA Textverarbeitung erstellt haben, werden automatisch bei einer Datensicherung mit gesichert. Somit wird gewährleistet, dass kein Dokument verloren geht. Wenn die Anhänge eines Dokuments auch automatisch mit gesichert werden sollen, müssen Sie die Anhänge in den Ordner, den Sie in Win-CASA einstellen können, speichern. Die Einstellung des Ordners finden Sie im Register Verwaltung - Einstellungen - Nachweisdokumente. Ausserhalb dieses Ordners gespeicherte Anhänge werden nicht gesichert. Dies gilt sowohl für die Einzelplatzversion als auch für die Version für mehrere Arbeitsplätze. Aus der Win-CASA Textverarbeitung kann direkt ein oder ein Fax gesendet werden. An ein können Sie mehrere Anhänge hinzufügen. Bei gesendeten Briefen und Faxen kann für jeden Empfänger ein Nachweis erstellt werden. Wenn Sie mit einer Version für mehrere Arbeitsplätze arbeiten, liegen die Dokumente zentral auf dem Server in einer Datenbank. Von den Arbeitsplätze werden die Dokumente direkt über diese Datenbank aufgerufen. Die Dokumente müssen nicht lokal auf dem PC gespeichert werden. Auch bei einer Einzelplatzversion liegen die Dokumente in einer Datenbank.. 148

149 Liste der Dokumentenvorlagen Aus dieser Liste wählen Sie die bereits angelegten Dokumente aus. Über diese Liste können Sie Ihre Dokumente sortieren lassen. Dies erfolgt über eine Hauptgruppe. In einer Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner anlegen. Dies ermöglicht Ihnen eine sehr gute Übersichtlichkeit Ihrer Dokumente. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Ordner umzubenennen oder diese Ordner in andere Hauptgruppen zu verschieben. Sie können sich alle Hauptgruppen oder die zuletzt verwendeten Dokumente anzeigen lassen. Klicken Sie auf das Symbol Archiv verwalten. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung. Umbenennen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Hauptgruppen oder Ordner umbenennen. Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen Jeder Hauptgruppe können Sie beliebig viele Ordner zuordnen. Klicken Sie die Hauptgruppe an, wohin Ihr Ordner hinterlegt werden soll. Das Fenster Neuen Ordner in ausgewählter Hauptgruppe anlegen wird geöffnet. Neue Hauptgruppe anlegen Mit dieser Funktionen können Sie neue Hauptgruppen anlegen. Wählen Sie Neue Hauptgruppe anlegen aus. Es können beliebig viele Hauptgruppen angelegt werden. Ordner löschen Mit dieser Funktion können Sie bereits angelegte Ordner löschen. Klicken Sie in der Liste der Dokumentenvorlage den Ordner an, den Sie löschen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Archiv verwalten oder einfach die rechte Maustaste. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Hier wählen Sie Ordner löschen aus. Wenn einem Ordner ein Dokument hinterlegt ist, erscheint eine Abfrage ob dieser Ordner wirklich gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie mit ja oder nein. Wenn einem Ordner kein Dokument hinterlegt ist, wird der Ordner ohne Abfrage gelöscht. Ordner verschieben in... Mit dieser Funktion können bereits angelegte Ordner in andere Ordner verschoben werden. Die in dem Ordner enthaltenen Dokumente werden ebenfalls in den neu ausgewählten Ordner verschoben. Gruppe Auswahl Schalter Öffnen Öffnet ein bereits bestehendes Dokument, dass Sie vorher aus der Liste der Dokumentenvorlage ausgewählt haben. Schalter Neu Öffnet ein neues leeres Dokument, dass Sie beliebig gestalten können. Als Brief 149

150 oder Serienbrief. Schalter Löschen Löscht das Dokument, dass Sie aus der Liste der Dokumentenvorlage ausgewählt haben. Beim Löschen des Dokuments erfolgt eine Abfrage, ob dies wirklich gelöscht werden soll. Diese Meldung bestätigen Sie mit ja oder nein. Schalter Vorschau Stellt das von Ihnen ausgewählte Dokument aus der Liste der Dokumentenvorlage im unteren rechten Fensterbereich dar. So können Sie sich schnell einen Überblick über das Dokument verschaffen, dass Sie verfasst haben. Wenn Sie keine Vorschau benötigen, klicken Sie erneut auf den Schalter Vorschau. Damit wird die Vorschau ausgeblendet. Erneutes Einblenden des Dokuments erfolgt wieder mit einem Klick auf den Schalter Vorschau. Schalter Abbruch Die Win-CASA Textverarbeitung wird geschlossen. Gruppe Dokument Schalter Importieren Mit dieser Funktion können Sie bereits bestehende Dokumente in die Win-CASA Textverarbeitung importieren. Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlage eine Hauptgruppe aus, in dem das Dokument hinterlegt werden soll. Klicken Sie nun auf den Schalter Importieren. Das Fenster Öffnen wird geöffnet. Wählen Sie in diesem Fenster Ihr Dokument aus. Wenn Sie Ihr Dokument ausgewählt haben und dieses Fenster mit Öffnen verlassen, öffnet sich das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... Schalter Exportieren Mit dieser Funktion können Dokumente, die Sie mit der Win-CASA Textverarbeitung verfasst haben, extern speichern, z.b. auf einen USB-Stick oder direkt auf Ihre Festplatte. Wenn Sie auf den Schalter Exportieren klicken, öffnet sich das Fenster Speichern unter. Bei Speichern in: stellen Sie Ihren Pfad ein, wohin das Dokument gespeichert wird und später wieder aufgerufen werden kann. Sie können den bereits vorgegebenen Dateinamen verwenden, oder diesen auch verändern. Klicken Sie dazu in die Zeile Dateiname und überschreiben Sie den bereits angezeigten Dateiname. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Ihr Dokument unter einem anderen Dateityp zu speichern. Nähere Informationen finden Sie unter Neues Dokument erfassen - Serienbrief. Schalter Eigenschaften Öffnet das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... Mit dieser Funktion können Sie bereits bestehende Dokumente umbenennen. Gruppe Ansicht Klickfeld "Gruppiert nach Datum" Mit dieser Funktion können Sie die Dokumente nach Datum gruppieren lassen. Die Gruppierung nach Datum erfolgt, sobald Sie den Haken gesetzt haben. Bei Entfernen des Hakens, wird die Gruppierung aufgehoben. Hinweise zum Sortieren und Filtern der einzelnen Spalten in der Liste finden Sie 150

151 hier. Neues Dokument erfassen Navigation zu den Registerreitern: Start Einfügen Einstellungen Extras Register Start Gruppe Dokument Schalter Drucken Druckt das ausgewählte Dokument über den eingestellten Standarddrucker. Schalter Speichern Das Fenster Dokumentenvorlage speichern als... wird geöffnet. Schalter Neu Öffnet ein neues leeres Dokument, dieses kann z.b. als Serienbrief von Ihnen gestaltet werden. Schalter Öffnen Öffnet das Fenster Dokumentenvorlage wählen. Aus diesem Fenster können Sie bereits bestehende Dokumente öffnen und bearbeiten. Gruppe Schrift und Farbe Schalter Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftart Ihres Textes aus. Eine Auswahl der Schriftarten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn Sie das Dokument bereits verfasst haben und für das komplette Dokument eine andere Schriftart auswählen möchten, markieren Sie den kompletten Text und öffnen das Auswahlfeld der Schriftarten. Wählen Sie anschließend die gewünschte Schriftart aus. Der von Ihnen markierte Text wird in die ausgewählte Schriftart geändert. Schalter Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftgröße Ihres Dokuments aus. Eine Auswahl der Schriftgrößen erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn Ihnen die vorgegebenen Schriftgrößen nicht zusagen, klicken Sie 151

152 einfach in das Feld der Schriftgröße und überschreiben die Schriftgröße nach Ihrem Wunsch. Wenn Sie das Dokument bereits verfasst haben und für das komplette Dokument eine andere Schriftgröße auswählen möchten, markieren Sie den kompletten Text und öffnen das Auswahlfeld der Schriftgrößen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Schriftgröße aus. Der von Ihnen markierte Text wird in die ausgewählte Schriftgröße geändert. Schalter Mit diesen Schaltern können Sie ebenfalls die Schriftgröße eines bereits vorhandenen Textes vergrößern oder verkleinern. Markieren Sie zuerst den Text der vergrößert werden soll. Klicken Sie anschließend auf den Schalter. Der markierte Text wird um eine Schriftgröße verändert. Je öfter Sie auf diesen Schalter klicken, umso größer wird die Schriftgröße. Markieren Sie zuerst den Text der verkleinert werden soll. Klicken Sie anschließend auf den Schalter. Der markierte Text wird um eine Schriftgröße verkleinert. Je öfter Sie auf diesen Schalter klicken, umso kleiner wird die Schriftgröße. Um die folgenden Schalter benutzen zu können, müssen Sie zuerst den Text, den Sie verändern möchten, mit Ihrer Maus markieren. Schalter Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text fett hervorgehoben. Schalter Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text kursiv hervorgehoben. Schalter Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text unterstrichen. Schalter Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text durchgestrichen. Schalter Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text hochgestellt. 152

153 Schalter Mit diesem Schalter wird der von Ihnen markierte Text tiefgestellt. Schalter Mit diesem Schalter wählen Sie die Schriftfarbe Ihres Textes aus. Eine Auswahl der Schriftfarben erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Schalter Mit diesem Schalter wählen Sie die Texthintergrundfarbe Ihres Textes aus. Eine Auswahl der Texthintergrundfarbe erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Schalter Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, werden die Kontrollzeichen eingeblendet. Um diese wieder auszublenden, klicken Sie erneut auf diesen Schalter. Wenn Sie an Ihrem Text gleichzeitig z.b. Schriftgröße, Schriftart und Schriftfarbe verändern möchten, klicken Sie auf die Gruppenüberschrift. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, wie Ihr Text formatiert werden kann. Gruppe Absatz Schalter Mit diesem Schalter können Sie eine Aufzählung hinzufügen. Eine Auswahl der Aufzählungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Um die Aufzählung zu beenden, klicken Sie erneut auf diesen Schalter. Schalter Mit diesem Schalter können Sie Ihren Text nummerieren lassen. Eine Auswahl der Nummerierungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Um die Nummerierung zu beenden, klicken Sie erneut auf diesen Schalter. Schalter Mit diesem Schalter wird der Einzug des Absatzes vergrößert. Schalter Mit diesem Schalter wird der Einzug des Absatzes verkleinert. Schalter Mit diesem Schalter richten Sie Ihren markierten Text linksbündig aus. 153

154 Schalter Mit diesem Schalter richten Sie Ihren markierten Text zentriert aus. Schalter Mit diesem Schalter richten Sie Ihren markierten Text rechtsbündig aus. Schalter Mit diesem Schalter richten Sie Ihren markierten Text als Blocksatz aus. Schalter Mit diesem Schalter wählen Sie den Zeilenabstand von Ihrem Text aus. Eine Auswahl der Zeilenabstände erhalten Sie, wenn Sie auf den Pfeil des Auswahlfelds klicken. Wenn der Text bereits verfasst ist, müssen Sie diesen, um den Zeilenabstand zu ändern, markieren. Wenn Sie an Ihrem Text gleichzeitig z.b. Ausrichtung und Zeilenabstand verändern möchten, klicken Sie auf die Gruppenüberschrift. Es öffnet sich ein Fenster mit mehreren Auswahlmöglichkeiten, wie Ihr Text formatiert werden kann. Gruppe Zwischenablage Schalter Mit diesem Schalter können Sie Texte aus der Zwischenablage einfügen. Um Texte aus der Zwischenablage einfügen zu können, müssen Sie erst einen Text aus einem anderen Programm markieren und kopieren. Wenn Sie in Win-CASA in den Wohnungsstammdaten - Registerreiter Wohnung - Registerreiter Notizen einen Text hinterlegt haben, können Sie diesen markieren und kopieren. Anschließend öffnen Sie Ihr Dokument und klicken auf den Schalter Einfügen. Der Text aus den Notizen wird somit übernommen. So ersparen Sie sich, dass Sie den Text nochmals manuell eingeben müssen. Schalter Mit diesem Schalter können Sie Texte ausschneiden lassen. Um diesen Schalter zu aktivieren, muss der Text den Sie ausschneiden wollen, markiert sein. 154

155 Schalter Mit diesem Schalter können Sie einen Text kopieren und diesen in ein anderes Dokument übernehmen. Um diesen Schalter zu aktivieren, muss der Text den Sie kopieren wollen, markiert sein. Schalter Mit diesem Schalter markieren Sie den kompletten Text. Gruppe Bearbeiten Schalter Mit diesem Schalter können Sie das geöffnete Dokument nach einem bestimmten Schlagwort durchsuchen lassen. Schalter Mit diesem Schalter können Sie einen Text oder eine Zahl durch einen anderen Text oder eine andere Zahl ersetzen lassen. Dies ist sehr praktisch wenn Sie z.b. die Jahreszahl von 2008 auf 2009 ersetzen möchten. Schalter Mit diesem Schalter können Sie Texte löschen. Der Text den Sie löschen möchten, muss zuerst markiert werden. Gruppe Rückgängig Schalter Mit diesem Schalter können Sie die letzte Bearbeitung rückgängig machen. Mit folgendem Schalter können Sie den ursprünglichen Vorgang wiederherstellen. 155

156 Register Einfügen Gruppe Kopf & Fußzeilen Schalter Mit diesem Schalter fügen Sie in Ihr Dokument eine Kopfzeile ein. Eine Kopfzeile hat den Vorteil, wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, dass die Kopfzeile auf jeder Seite automatisch angezeigt, bzw. ausgedruckt wird. Wenn Sie etwas an der Kopfzeile ändern, wird diese Änderung automatisch auch auf alle weiteren Seiten übertragen. Auch wenn Ihr Dokument aus mehreren Seiten besteht, können Sie jeder Seite eine andere Kopfzeile hinzufügen. Sobald Sie auf den Schalter Kopfzeile einfügen klicken, erfolgt eine Meldung die Sie mit Ja oder Nein bestätigen müssen. Folgen Sie dementsprechend der Anweisung. Schalter Mit diesem Schalter fügen Sie in Ihr Dokument eine Fußzeile ein. Eine Fußzeile hat den Vorteil wenn das Dokument aus mehreren Seiten besteht, dass die Fußzeile auf jeder Seite automatisch angezeigt, bzw. ausgedruckt wird. Wenn Sie etwas an der Fußzeile ändern, wird diese Änderung automatisch auch auf alle weiteren Seiten übertragen. Schalter Mit diesem Schalter wird die Kopfzeile gelöscht. Schalter Mit diesem Schalter wird die Fußzeile gelöscht. Gruppe Text Schalter Mit diesem Schalter können Sie ein Textfeld einfügen. Klicken Sie mit der Maus in Ihrem Dokument an die Stelle, an der das Textfeld eingefügt werden soll. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Textfeld. Der Vorteil eines Textfeldes ist, dass dieses von der Größe beliebig verändert werden kann und mehrere Textfelder auf einer Seite angeordnet werden können. Oder wenn Sie einen bestimmten Text anders ausrichten möchten, als den restlichen Text in diesem Dokument. 156

157 Schalter Mit diesem Schalter können Sie einen bereits fertigen Text in Ihr Dokument einfügen. Alle Texte die Sie unter der Dateiendung.txt gespeichert haben, können hier eingefügt werden. Wenn Sie auf den Schalter Text aus Datei klicken, öffnet sich ein Auswahlfenster. Hier stellen Sie den Pfad ein, wo Sie Ihre Textdatei gespeichert haben. Schalter Mit diesem Schalter bestimmen Sie, wann eine neue Seite beginnen soll. Die Win- CASA Textverarbeitung fügt am Ende der Seite automatisch einen Seitenwechsel ein. Sie können den Seitenwechsel aber durch einen Seitenumbruch selbst bestimmen. Klicken Sie an die Stelle an der die neue Seite beginnen soll. Anschließend klicken Sie auf den Schalter Seitenumbruch. Eine neue Seite wird angezeigt. Gruppe Tabelle Schalter Mit diesem Schalter können Sie eine Tabelle in Ihr Dokument einfügen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol unter Tabelle. Das Fenster Tabelle wird geöffnet. Tabelle Schalter Einfügen Mit diesem Schalter bestimmen Sie wie viele Spalten und Zeilen Ihre Tabelle haben soll. Um alle Schalter in Gruppe Tabelle benutzen zu können, muss mindestens eine Tabelle einfügt sein. Schalter Löschen Mit diesem Schalter löschen Sie die Tabelle. Die Tabelle wird komplett gelöscht, auch wenn diese aus mehreren Zeilen und Spalten besteht. Schalter Eigenschaften Mit diesem Schalter können Sie die Tabelle formatieren. Es stehen mehrere Möglichkeiten zur Auswahl. Z.B. ob ein Rahmen gesetzt werden soll oder die Größe der Tabelle. Schalter Gitterlinien anzeigen Mit diesem Schalter können Sie sich Gitterlinien anzeigen lassen. Um die Anzeige der Gitterlinien zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf den Schalter Gitterlinien anzeigen. Zeile Schalter Einfügen (unten) Mit diesem Schalter können Sie eine neue Zeile einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Zeile eingefügt werden soll. Die Zeile wird 157

158 unterhalb des Cursors eingefügt. Schalter Einfügen (oben) Mit diesem Schalter können Sie eine neue Zeile einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Zeile eingefügt werden soll. Die Zeile wird oberhalb des Cursors eingefügt. Schalter Löschen Mit diesem Schalter können Sie eine Zeile löschen. Klicken Sie dazu in der Tabelle in die Zeile, die gelöscht werden soll und anschließend auf den Schalter Löschen. Die Zeile wird gelöscht. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Zeilen löschen möchten, markieren Sie diese mit der Maus und gehen auf den Schalter Löschen. Alle von Ihnen markierten Zeilen werden gelöscht. Spalte Schalter Einfügen (rechts) Mit diesem Schalter können Sie eine neue Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Spalte eingefügt werden soll. Die Spalte wird rechts vom Cursor eingefügt. Schalter Einfügen (links) Mit diesem Schalter können Sie eine neue Spalte einfügen. Klicken Sie dazu in der Tabelle an die Stelle wo eine neue Spalte eingefügt werden soll. Die Spalte wird links vom Cursor eingefügt. Schalter Löschen Mit diesem Schalter können Sie eine Spalte löschen. Klicken Sie dazu in der Tabelle in die Spalte die gelöscht werden soll und anschließend auf den Schalter Löschen. Die Spalte wird gelöscht. Wenn Sie gleichzeitig mehrere Spalten löschen möchten, markieren Sie diese mit der Maus und gehen auf den Schalter Löschen. Alle von Ihnen markierte Spalten werden gelöscht. Gruppe Bilder und Objekte Schalter Mit diesem Schalter können Sie eine Grafik in Ihr Dokument einfügen. Dazu klicken Sie auf den Schalter Grafik. Im Fenster Suchen in geben Sie den Pfad an wo Ihre Grafik gespeichert ist. Schalter 158

159 Object Linking and Embedding (OLE, engl. Objekt-Verknüpfung und -Einbettung) ist ein von Microsoft entwickeltes Objektsystem und Protokoll, das die Zusammenarbeit unterschiedlicher (OLE-fähiger) Applikationen ermöglichen soll. Zum Beispiel kann ein Bild, das mit einem Zeichenprogramm erstellt wurde, in ein Textdokument eingebunden werden. Die Besonderheit ist dabei, dass dieses eingebettete Bild direkt aus dem Textprogramm heraus per Doppelklick mit dem ursprünglichen Zeichenprogramm bearbeitet werden kann. Dieses läuft dazu erkennbar am geänderten Menüaufbau als Rumpfprogramm innerhalb der Dokument-Applikation. OLE-Objekte können entweder verlinkt (Object Linking) oder eingebettet (Embedding) werden. Bei einer Verlinkung wird nur eine Referenz auf das eingebundene Objekt erstellt und im Dokument gespeichert, während bei einer Einbettung eine Kopie des Objekts im Dokument gespeichert wird. Diese Verlinkung bzw. Einbettung kann u.a. via Drag & Drop oder Copy & Paste erstellt werden. Der Vorteil des Einbettens besteht darin, dass das Verbunddokument von den Quelldateien der eingebundenen Objekte unabhängig ist. Allerdings benötigen durch Embedding erzeugte Dokumente auch mehr Speicherplatz als die durch Object Linking erzeugten. Schalter Mit diesem Schalter können Sie einen Link direkt auf eine Website einfügen. Wenn Sie auf diesen Schalter klicken, öffnet sich das Fenster Neuer Link. Hier geben Sie den Text ein, der in Ihrem Dokument erscheinen soll und anschließend die Linkadresse. Der Text wird automatisch unterstrichen und in eine andere Schriftfarbe gewandelt. Die Schriftfarbe kann verändert werden, siehe Auswahlbox Schriftart & Farbe. Wenn Sie auf diesen Text klicken, werden Sie automatisch direkt mit der Internetseite verbunden. Der Rechner muss dazu einen Internetzugang eingerichtet haben. Gruppe Rückgängig Schalter Mit diesem Schalter können Sie die letzte Bearbeitung rückgängig machen. Mit folgendem Schalter können Sie den ursprünglichen Vorgang wiederherstellen. Register Einstellungen 159

160 Gruppe Einstellungen Schalter Mit diesem Schalter können Sie die Seitengröße und Ränder Ihres Dokuments einstellen. Sie klicken dazu auf den Schalter Seitenformat und geben die Papiergröße und die Größe der Ränder an. Schalter Mit diesem Schalter können Sie einen Absatz in Ihrem Dokument formatieren. Es stehen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung wie z.b. den Absatz linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder als Blocksatz zu formatieren. Um den Absatz formatieren zu können, muss dieser markiert sein. Schalter Mit diesem Schalter können Sie in Ihrem Dokument Tabulatoren setzen. Durch klicken dieses Schalters wird das Fenster Tabulatoren geöffnet. Hier können Sie die Tabulatorposition bestimmen, sowie die die Ausrichtung einstellen. Um alle gesetzten Tabulatoren aus Ihrem Dokument zu löschen, klicken Sie erneut auf den Schalter Tabulatoren. Gruppe Ansicht Schalter Mit diesem Schalter können Sie als Hilfsmittel das Lineal ein- oder ausschalten. Register Extras Gruppe Rechtschreibung Rechtschreibprüfung Klicken Sie auf diesen Schalter, um die Rechtschreibprüfung zu starten. Klickfeld Automatisch Wenn dieses Feld angeklickt ist, wird ein Wort, dass einen Tippfehler enthält, automatisch mit einer roten gekringelten Linie unterstrichen. Sie können den Fehler sofort korrigieren. 160

161 Seriendruck Schalter Öffnet das Fenster Seriendruck. Schalter Mit diesem Schalter wird in Ihrem Dokument das Fenster Seriendruckfelder im rechten Fensterbereich geöffnet. In diesem Bereich finden Sie alle Seriendruckfelder die Ihnen zur Verfügung stehen. Beschreibung siehe hier. Schalter Öffnet das Fenster Empfänger.. «B-Anrede1» Anrede Bewohner (1), z.b. "Herr" «B-Titel1» Titel Bewohner (1), z.b. "Dr." «B-Vorname1» Vorname Bewohner 1, z.b. "Horst" «B-Name1» «B-Zusatz1» Name Bewohner (1), z.b. "Heinrich" Zusatz Bewohner (1), z.b. "Physiker" «B-Brief_Anrede1» Briefanrede Bew. (1), z.b. "Sehr geehrter Herr" «B-Strasse» Bewohneranschrift: Strasse, z.b. "Bahnweg 8" «B-PLZ-Ort» Bewohneranschrift: PLZ-Ort, z.b. "80010 München" «B-Tel_(p)» «B-Tel_(d)» «B-Mobiltel.» «B-Fax» Telefon (privat) Bewohner,, z.b. "089/12345" Telefon (dienstlich) Bewohner, z.b. "089/675655" Mobiltelefon Bewohner, z.b. "0171/ " Fax Bewohner, z.b. 161

162 "089/98765" «B- » Bewohner, z.b. «B-Anrede2» Anrede Bewohner (2), z.b. "Frau" «B-Titel2» «B-Vorname2» «B-Name2» Titel Bewohner (2), z.b. "Dipl.Ing." Vorname Bewohner (2), z.b. "Margot" Name Bewohner (2), z.b. "Müller" «B-Zusatz2» Zusatz Bewohner (2), z.b. "Lehrerin" «B_Brief_Anrede2» Briefanrede Bew. (2), z.b. "Sehr geehrte Frau" «B_Notizen» Notizen Bewohner, Text beliebiger Länge «B-Saldo» Saldo Bewohner, z.b. "-1250,00 EUR" «B-Saldo+1.Mahng.» Saldo Bewohner + 1.Mahngebühr, z.b. "- 1260,00 EUR" «B-Saldo+2.Mahng.» Saldo Bewohner + 2.Mahngebühr, z.b. "- 1270,00 EUR" «B- Saldo+Letzte_Mahn g.» Saldo Bew.+letzte Mahngebühr, z.b. "- 1280,00 EUR" «B-VZ1» «B-VZ2» «B-VZ3» «B-VZ4» «B-VZ5» «B-VZ6» «B-VZ7» «B-VZ8» Miete Bewohner (Position 1) Vorauszahlungen Bewohner Position 2 Vorauszahlungen Bewohner Position 3 Vorauszahlungen Bewohner Position 4 Vorauszahlungen Bewohner Position 5 Vorauszahlungen Bewohner Position 6 Vorauszahlungen Bewohner Position 7 Vorauszahlungen Bewohner Position 8 162

163 «B-SUMVZ» «B-VZ1_Netto» «B-VZ1_Mwst» Summe Vorauszahlungen Bewohner Netto-Miete Bewohner wenn gewerblich Mwst.-Anteil der Miete wenn gewerblich «B-VZ1_Mwstsatz» Mwst.-Satz Miete wenn gewerblich, z.b. "19%" «B_Kaution_Vereinb» Vereinbarte Kaution Bewohner «B_Kaution_Bez» Bezahlte Kaution Bewohner «B-Bank» «B-Konto» «B-BLZ» «B-Kto_Inhaber» «B-Einzug» «B-Auszug» Kreditinstitut Bewohner, z.b. "Sparkasse München" Konto-Nr. Bewohner, z.b. " " BLZ Bewohner, z.b. " " Kontoinhaber Bewohner, z.b. "Heinrich Horst" Einzugsdatum Bewohner, z.b. " " Auszugsdatum Bewohner, z.b. " " «B-Vertr_Abschl» Datum des Vertragsabschlusses, z.b. " " «B-Vertr_MSeite» Vertragsabschluß durch Mieter, z.b. "Müller" «B-Vertr_VSeite» Vertragsabschluß durch Vermieter, z.b. "Maier" «B-Vertr_KüFrist» Kündigungsfrist Monate, z.b. "4 Monate" «B-Vertr_KüZum» Kündigungsfrist zum..., z.b. "Vertragsende" «B-VZ1_Alt» «B-VZ2_Alt» «B-VZ3_Alt» «B-VZ4_Alt» Alte Miete Bewohner (Position 1) Alte Vorauszahlung Bewohner Position 2 Alte Vorauszahlung Bewohner Position 3 Alte Vorauszahlung Bewohner 163

164 Position 4 «B-VZ5_Alt» «B-VZ6_Alt» «B-VZ7_Alt» «B-VZ8_Alt» «B-VZ1_Datum» «B-VZ2_Datum» «B-VZ3_Datum» «B-VZ4_Datum» «B-VZ5_Datum» «B-VZ6_Datum» «B-VZ7_Datum» «B-VZ8_Datum» «B-Anteil1» «B-Anteil2» «B-Anteil3» «B-Anteil4» «B-Anteil5» Alte Vorauszahlung Bewohner Position 5 Alte Vorauszahlung Bewohner Position 6 Alte Vorauszahlung Bewohner Position 7 Alte Vorauszahlung Bewohner Position 8 Datum der Mieterhöhung Bewohner (Position 1) Datum der Erhöhung der Position 2 Datum der Erhöhung der Position 3 Datum der Erhöhung der Position 4 Datum der Erhöhung der Position 5 Datum der Erhöhung der Position 6 Datum der Erhöhung der Position 7 Datum der Erhöhung der Position Wohnfläche 03 - Wohneinheit 04 - Ext. Heizkosten 11 - m² Heizfläche 02 - Personen x Tage «E-Anrede1» Anrede Eigentümer (1), z.b. "Herr" «E-Titel1» Titel Eigentümer (1), z.b. "Prof." «E-Vorname1» Vorname Eigentümer 1, z.b. "Ernst" «E-Name1» Name Eigentümer (1), z.b. "Emilson" «E-Zusatz1» Zusatz Eigentümer (1), z.b. "Anwalt" 164

165 «E-Brief_Anrede1» Briefanrede Bew. (1), z.b. "Sehr geehrter Herr" «E-Strasse» Eigentümeranschrift: Strasse, z.b. "Westpark 20" «E-PLZ-Ort» Eigentümeranschrift: PLZ-Ort,z.B. "80050 München" «E-Tel_(p)» «E-Tel_(d)» «E-Mobiltel.» «E-Fax» «E- » Telefon (privat) Eigentümer,, z.b. "089/54321" Telefon (dienstlich) Eigentümer, z.b. "089/85655" Mobiltelefon Eigentümer, z.b. "0171/ " Fax Eigentümer, z.b. "089/98765" Eigentümer, z.b. «E-Anrede2» Anrede Eigentümer (2), z.b. "Frau" «E-Titel2» «E-Vorname2» «E-Name2» Titel Eigentümer (2), z.b. "Dr." Vorname Eigentümer (2), z.b. "Ruth" Name Eigentümer (2), z.b. "Westermann" «E-Zusatz2» Zusatz Eigentümer (2), z.b. "Notar" «E-Brief_Anrede2» Briefanrede Eig. (2), z.b. "Sehr geehrte Frau" «E-Notizen» Notizen Eigentümer, Text beliebiger Länge «E-Saldo» Saldo Eigentümer, z.b. "-50,00 EUR" «E- Saldo+1.Mahng..» Saldo Eigentümer + 1.Mahngebühr, z.b. "- 60,00 EUR" «E-Saldo+2.Mahng.» Saldo Eigentümer + 2.Mahngebühr, z.b. "- 70,00 EUR" «E- Saldo+Letzte_Mahn g.» Saldo Eig.+letzte Mahngebühr, z.b. "-80,00 EUR" «E-Hausgeld» «E-Kauf» Hausgeld-Zahlungen Eigentümer, z.b. "60,00 EUR" Kaufdatum Wohnung, z.b. 165

166 " " «E-Verkauf» Verkaufsdatum Wohnung, z.b. " " «E-Hausgeld-Erh» Datum letzte Hausgeld-Erhöhung, z.b. " " «E-Alt-Hausgeld» Alter Hausgeld-Betrag, z.b. "50,00 EUR" «E-Bank» «E-Konto» «E-BLZ» «E-Kto_Inhaber» «E-Anteil1» «E-Anteil2» «E-Anteil3» «E-Anteil4» «E-Anteil5» «Whg-Nr» «Whg-Art» «Whg-Bez» «Whg-Notizen» Kreditinstitut Eigentümer, z.b. "SSK München" Konto-Nr. Eigentümer, z.b. " " BLZ Eigentümer, z.b. " " Kontoinhaber Eigentümer, z.b. "Emilson Ernst" 52 - Eigentumsanteil 61 - Einheiten 64 - Rücklasts. Eig Mahnkosten Eig Personen x Tage Wohnungs-Nummer, z.b. "001" Wohnungs-Art, z.b. "Wohnung", "Garage" oder "Laden" Bezeichnung der Wohnung, z.b. "EG Links" Notizen Wohnung, z.b. "Neue Fliesen in 1997" «Whg-Frei1» Frei definierbares Feld 1 «Whg-Frei2» Frei definierbares Feld 2 «Whg-Frei3» Frei definierbares Feld 3 «Whg-Frei4» Frei definierbares Feld 4 «Whg-Frei5» Frei definierbares Feld 5 «Whg-Frei6» Frei definierbares Feld 6 «Whg-Frei7» Frei definierbares Feld 7 «Whg-Frei8» Frei definierbares Feld 8 «Whg-Frei9» Frei definierbares Feld 9 166

167 «Whg-Frei10» «Whg-Frei11» «Whg-Frei12» Frei definierbares Feld 10 Frei definierbares Feld 11 Frei definierbares Feld 12 «H-Nummer» Haus Nummer, z.b. "001" «H-Art» Haus-Art, z.b. "Haus" oder "Objekt" «H-Bezeichnung» Bezeichnung des Hauses, z.b. "Wohnhaus" «H-Strasse» «H-PLZ_Ort» Hausanschrift: Strasse, z.b. "Sonnenweg 12" Hausanschrift: PLZ-Ort, z.b. "80010 München" «H-BK_Abr_Von» Beginn Betriebskosten- Abrechnungszeitraum «H-BK_Abr_Bis» Ende Betriebskosten- Abrechnungszeitraum «H-HK_Abr_Von» Beginn Heizkosten- Abrechnungszeitraum «H-HK_Abr_Bis» «H-Bank_(1)» «H-Konto_(1)» «H-BLZ_(1)» Ende Heizkosten- Abrechnungszeitraum 1. Bankverbindung Haus: Kreditinstitut 1. Bankverbindung Haus: Konto-Nr. 1. Bankverbindung Haus: Bankleitzahl «H-Kto_Inhaber_(1)» 1. Bankverbindung Haus: Kontoinhaber «H-Bank_(2)» «H-Konto_(2)» «H-BLZ_(2)» 2. Bankverbindung Haus: Kreditinstitut 2. Bankverbindung Haus: Konto-Nr. 2. Bankverbindung Haus: Bankleitzahl «H-Kto_Inhaber_(2)» 2. Bankverbindung Haus: Kontoinhaber «H-Bank_(3)» 3. Bankverbindung Haus: Kreditinstitut 167

168 «H-Konto_(3)» «H-BLZ_(3)» 3. Bankverbindung Haus: Konto-Nr. 3. Bankverbindung Haus: Bankleitzahl «H-Kto_Inhaber_(3)» 3. Bankverbindung Haus: Kontoinhaber «H-Frei1» Frei definierbares Feld 1 «H-Frei2» Frei definierbares Feld 2 «H-Frei3» Frei definierbares Feld 3 «H-Frei4» Frei definierbares Feld 4 «H-Frei5» Frei definierbares Feld 5 «H-Frei6» Frei definierbares Feld 6 «H-Frei7» Frei definierbares Feld 7 «H-Frei8» Frei definierbares Feld 8 «H-Frei9» Frei definierbares Feld 9 «H-Frei10» «H-Frei11» «H-Frei12» «H-Notizen» «Verw.-Name» «Verw.-Zusatz» «Verw.-Straße» Frei definierbares Feld 10 Frei definierbares Feld 11 Frei definierbares Feld 12 Notizfeld (Haus) Name des Verwalters, z.b. "Mustermann" Zusatz des Verwalters, z.b. "Hausverwaltung Verwalteranschrift: Strasse, z.b. "Westpark 20" «Verw.-PLZ_Ort» Verwalteranschrift: PLZ-Ort, z.b. "80050 München" «Verw.-Tel_(1)» «Verw.-Tel_(2)» «Verw.-Mobiltel.» «Verw.-Fax» Telefon (1) Verwalter,, z.b. "089/54321" Telefon (2) Verwalter, z.b. "089/85655" Mobiltelefon Verwalter, z.b. "0171/ " Fax Verwalter, z.b. "089/98765" 168

169 «Verw.- » «Hausm.-Name» Verwalter, z.b. Name des Hausmeisters, z.b. "Erich Egon" «Hausm.-Zusatz» Zusatz des Hausmeisters, z.b. "Hausmeister «Hausm.-Straße» Hausmeisteranschrift: Strasse, z.b. "Westpark 20" «Hausm.-PLZ_Ort» Hausmeisteranschrift: PLZ-Ort,z.B."80050 München" «Hausm.-Tel_(1)» Telefon (1) Hausmeister,, z.b. "089/54321" «Hausm.-Tel_(2)» Telefon (2) Hausmeister, z.b. "089/85655" «Hausm.-Mobiltel.» Mobiltelefon Hausmeister, z.b. "0171/ " «Hausm.-Fax» «Hausm.- » «Systemdatum» «Nr.» «Objekt» «Anrede» «Titel» «Briefanrede» «Name» «Vorname» «Zusatz» Fax Hausmeister, z.b. "089/98765" Hausmeister, z.b. Systemdatum Nummer des Kontakts in der Datenbank, z.b. "24"' Zugeordnete Objektnummer zum Kontakt, z.b. "997"' Anrede des Kontakts, z.b. "Herr"' Titel des Kontakts, z.b. "Dr."' Briefanrede, z.b. "Sehr geehrter Herr"' Name des Kontakts, z.b. "Huber"' Vorname des Kontakts, z.b. "Martin"' Zusatz des Kontakts, z.b. "Gärtnerei Huber"' «Ansprechpartner» Ansprechpartner des Kontakts, z.b. "Elke Schmidt"' «Kategorie» Kategorie des Kontakts, z.b. "Lieferanten"' 169

170 «Tel. (p)» «Tel. (d)» «Fax» «Handy» « » «Strasse» «PLZ» «Ort» «Bank» «Konto» «BLZ» «Kontoinhaber» «Notiz» Telefon (privat) des Kontakts, z.b. "089/1234"' Telefon (dienstlich) des Kontakts, z.b. "089/5678"' Fax des Kontakts, z.b. "089/98765"' Handy des Kontakts, z.b. "0170/98765"' des Kontakts, z.b. Strasse des Kontakts, z.b. "Bahnhofstr. 80"' PLZ des Kontakts, z.b. "80000"' Ort des Kontakts, z.b. "München"' Kreditinstitut des Kontakts, z.b. "Musterbank München"' Konto des Kontakts, z.b. "12345"' BLZ des Kontakts, z.b. " "'4 Kontoinhaber des Kontakts, z.b. "Maria Huber"' Notiz zum Kontakt, z.b. "Zahlbar auf offene Rechnung"' Sonstiges Sortieren und Filtern von Listen Diese Funktion können Sie in allen Listen aufrufen die in mehrere Spalten aufgeteilt ist. Sie haben mehrere Möglichkeiten um eine Liste zu Sortieren oder zu Filtern: Mit diesem Symbol Listeneinstellungen, dass Sie z.b. in den Kontakten/Lieferanten/Eigentümern/Verwalter etc. finden, können die Listeneinstellungen vorgenommen werden. Folgendes steht Ihnen zur Verfügung: Indikator anzeigen Der Indikator bezeichnet den Datensatzmarkierer am Anfang jeder Zeile. Mit dieser Option wird dieser angezeigt oder ausgeblendet. Gitterlinien anzeigen 170

171 Mit aktivierter Option werden die Linien zwischen den einzelnen Spalten und Zeilen eingeblendet. Spaltenbreite auf Fensterbreite anpassen Mit aktivierter Option wird die Gesamtbreite der Spalte an die Fensterbreite angepasst. Spaltenbreite an Inhalt anpassen (optimale Breite) Mit aktivierter Option werden die einzelnen Spalten anhand dem breitesten Inhalt angepasst. Gruppieren Mit aktivierter Option wird über der Tabelle ein freies Feld sichtbar. In dieses ziehen Sie die Spaltenüberschriften hinein, nach denen Sie gruppieren wollen. Die Tabelle zeigt nun die gruppierten Werte an und Sie können über das Plus die dazugehörigen Datensätze anzeigen lassen. Sortieren Sie können die Liste sortieren, indem Sie den entsprechenden Spaltenkopf anklicken. Filtern Die Filterfunktion können Sie über den Pfeil in dem jeweiligen Spaltenkopf aufrufen. Das Filtern erlaubt Ihnen, anhand eines Kriteriums, bestimmte Datensätze aus- bzw. einzublenden. Win-CASA Module Module - Berichtsdesigner registrieren Zusatzmodul Berichtsdesigner - Was ist das? - Hier klicken. Wenn der Berichtsdesigne registriert ist, steht Ihnen der Berichtsdesigner in allen Listen und Abrechnungen mittels des Schalters BERICHT zur Verfügung. Um einen Bericht neu zu gestalten, müssen Sie den Schalter Neu anklicken. Im folgenden Fenster können Sie den Bericht bearbeiten. Einige Praxisbeispiele bitte hier klicken. Registrieren des Berichtsdesignermoduls Im Fenster Bericht auswählen, den Sie in allen Listen über den Schalter Drucken aufrufen können, finden Sie den Schalter Bericht. Sobald Sie auf den Schalter Bericht klicken und die Option Neu auswählen, öffnet sich ein Fenster um den Lizenzcode einzugeben. Diesen finden Sie auf der Rechnung, die Sie von der Software24.com GmbH erhalten. Bestätigen Sie den Lizenzcode mit OK. 171

172 DATEV-Export Modul - Was ist das? Das Zusatzmodul DATEV-Export wird in Win-CASA im Register Buchhaltung - Gruppe Konten - Schalter DATEV-Export aufgerufen und ermöglicht es, aus Win-CASA heraus Buchungsdaten im DATEV Format zu exportieren und an den Steuerberater weiterzuleiten. Dazu werden jedem Sachkonto zusätzlich zur Win-CASA Kontonummer eine entsprechende DATEV Kontonummer zugeordnet. Auch den Bestandskonten wird eine DATEV-Kontonummer hinterlegt. Über das DATEV-Export Modul wird auch die Primanota erstellt. Für detailliertere Informationen wenden Sie sich an unseren Vertrieb oder besuchen Sie uns im Internet unter Module - CAEXIM Modul registrieren CAEXIM Modul für externe Heizkostenabrechnungsunternehmen - Was ist das? - hier klicken. Wenn das CAEXIM-Modul registriert ist, kann es im Register Abrechnungen Heizkostenabrechnung Schalter Win-CASA Export/Import Modul starten, aufgerufen werden. Registrieren des CAEXIM Moduls In diesem Fenster tragen Sie den Registrierungscode Ihres CAEXIM Moduls ein. Diesen finden Sie auf der Rechnung die Sie von der Software24.com GmbH erhalten. Nach Anklicken des Schalters OK wird das Modul freigeschaltet. Hier klicken zur Online-Hilfe CAEXIM-Modul Win-CASA Banking Modul Was ist das Win-CASA Banking Modul? - (Hier klicken) Starten Sie das Win-CASA Banking Modul im Register Buchhaltung - Schalter Win-CASA Banking Modul oder drücken Sie die Tastenkombination Strg-O. Das Bankingmodul-Fenster wird aufgerufen MT-940 Kontoauszugsdatei(en) einlesen Kontoauszugsdaten verbuchen Wenn Sie das Win-CASA Win-CASA Banking Modul noch nicht registriert haben, erscheint ein Fenster zur Eingabe der Registriernummer. Registrieren des Win-CASA Banking Moduls In diesem Fenster tragen Sie den Registrierungscode Ihres Win-CASA Banking Moduls ein. Diesen finden Sie auf der Rechnung, die Sie von der Software24.com GmbH erhalten. Nach Anklicken des Schalters OK wird das Modul freigeschaltet. 172

173 ImmoInternet Modul - Was ist das? Das ImmoInternet Modul ist ein Zusatzmodul für Win-CASA. Sollten Sie eine leerstehende Wohnung haben, würden Sie die Wohnungen manuell bei den Immobiliendatenbanken einpflegen, was Zeit kostet. Dieses Zusatzmodul übernimmt die Arbeit für Sie. Es werden Wohnungen Ihrer Wahl in eine seperate Datenbank importiert. Danach können Sie die Objekte mit zusätzlichen Informationen für die Immobilienportale bearbeiten. Die Übertragung zu den Immobilienportalen erfolgt automatisch und muss nicht mehr manuell eingetragen werden. Zu folgenden Immobilienportalen kann übertragen werden: ImmobilienScout24 Immonet Immopool Immowelt Immobilien.de 1.1 Gruppe Haus Die Gruppe Haus ist wie folgt aufgeteilt: Haus Daten Neu Anlegen Kopieren Löschen 1.2 Gruppe Wohnung Die Gruppe Wohnung ist wie folgt aufgeteilt: Wohnung Daten Neu anlegen Löschen Ausgezogene Bewohner Frühere Eigentümer 1.3 Gruppe Adressen Die Gruppe Adressen ist wie folgt aufgeteilt: Kontakte Lieferanten Eigentümer Verwalter 1.4 Gruppe Einstellungen Die Gruppe Voreinstellungen ist wie folgt aufgeteilt: Musterkontenrahmen Einstellungen 2.1 Gruppe Buchen Die Gruppe Buchen ist wie folgt aufgeteilt: 173

174 Buchen 2.2 Gruppe Sollstellungen Die Gruppe Sollstellungen ist wie folgt aufgeteilt: Automatische Sollstellung Manuelle Sollstellung G/N Sollstellen Sollstellung buchen (Z-Eingang) 2.3 Gruppe Zahlungsverkehr Die Gruppe Zahlungsverkehr ist wie folgt aufgeteilt: Lastschriften erstellen Übeweisung erstellen 2.4 Gruppe Mahnliste Die Gruppe Mahnliste ist wie folgt aufgeteilt: Mahnliste 2.5 Gruppe Modul Die Gruppe Modul ist wie folgt aufgeteilt: Banking Modul 2.7 Gruppe Konten Die Gruppe Haus ist wie folgt aufgeteilt: Konten Umlageschlüssel Bestandskonten (Banken, Kassen) Rücklagekonten Spezielle Konten zuordnen Anfangsbestand (EB-Wert) Sonstiges - Kontostände aktualisieren Hausanteile aktualiseren Alte Buchungen löschen 2. Register Buchhaltung Das Register Verwaltung ist in folgende Gruppen eingeteilt: Gruppe Buchen Gruppe Sollstellungen Gruppe Zahlungsverkehr Gruppe Mahnliste Gruppe Modul 174

175 Gruppe Zahlungsplaner Gruppe Konten 3. Register Listen Das Register Listen ist wie folgt aufgeteilt: Übersicht Bankkonto Kontoauszug Journal Buchungsübersicht nach Konten Journal (Ist-Buchhaltung) Offene Posten Übersicht Finanzstatus Zahlungsübersicht Kontenblatt Einnahmen Saldenliste Bewohner Eigentümer 4. Register Abrechnungen Das Register Abrechnungen ist wie folgt aufgeteilt: Hausabrechnung Einnahmen/Überschußrechnung UST-Liste Sammelabrechnungen Nebekostenabrechnung Bewohner WEG-Abrechnung (E/B getrennt) WEG-Abrechnung (E/B gemeinsam) Wirtschaftsplan (Eigentümer) Wirtschaftsplan (E/B gemeinsam) Kontroll-Listen Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen nach 35a Neue Vorauszahlungen Guthaben/Nachzahlungen Rücklagen Heizkostenabrechnung Zählerstände vortragen Anteile Zählerstände Versammlung 5. Register Sonstiges Das Register Sonstiges ist wie folgt eingeteilt: Kennwort Datensicherung Wiederherstellung Datenbankreorganisation Netzwerkeinstellungen Netzarbeitsplätze erweitern 175

176 Aus früheren Win-CASA Versionen Aus Testversion Aus Fremddatenbanken Lizenzdaten 6. Register Hilfe Das Register Hilfe ist wie folgt eingeteilt: Bestellungen Win-CASA Hilfe Übersicht Win-CASA Module Hilfe Im Internet aktualisieren Win-CASA Service Datei und aktuelle Informationen laden Programmerweiterung und Mehrplatzversion Kundenmeinungen - Lernprogramm/Tutorial Erste Schritte Häufge Buchungsfälle Besondere Umlageverfahren Buchhaltung in Win-CASA und Fax Server konfigurieren Oberfläche bedienen Neuheiten in Win-CASA Beenden Abrechnung drucken ( /Fax) In diesem Fenster können die ausgewählten Abrechnungen für Bewohner oder Eigentümer erstellt werden. Schalter "Vorschau oder anderen Bericht wählen" Klicken Sie hier, um alle Abrechnungen in der Vorschau anzusehen und zu überprüfen. Sie können hier auch einen anderen Bericht wählen. Der ausgewählte Bericht wird gedruckt oder als Vorlage zum Erzeugen der PDF-Dokumente verwendet, die per verschickt oder gefaxt werden. 1. Drucken Klicken Sie auf "Abrechnungen drucken" um die ausgewählten Abrechnungen zu drucken. Die Anzahl der zu druckenden Abrechnungen hängt von der Auswahl "Senden an:" im ersten Auswahl-Fenster für die Bewohner/Eigentümer ab. Siehe "Senden an" weiter unten. 2. Klicken Sie auf "Abrechnungen per senden" um die Abrechnungen per an die Bewohner oder Eigentümer zu senden. Die Anzahl der Abrechnungen hängt von der Auswahl "Senden an:" im ersten Auswahl-Fenster für die Bewohner/Eigentümer ab. Siehe "Senden an" weiter unten. 3. Fax Klicken Sie auf "Abrechnungen per Fax senden" um die Abrechnungen per Fax an die Bewohner oder Eigentümer zu senden. Die Anzahl der Abrechnungen hängt von der Auswahl "Senden an:" im ersten Auswahl-Fenster für die Bewohner/Eigentümer ab. Siehe "Senden an" weiter unten. Auswahl "Senden an:" im Auswahl-Fenster für Bewohner oder Eigentümer Auswahl: "Drucker" Alle Abrechnungen werden nur gedruckt, unabhängig davon, ob " erlaubt" oder "Fax erlaubt" in den Stammdaten der Bewohner oder Eigentümer angeklickt ist. 176

177 Auswahl: " , Drucker" Für Bewohner oder Eigentümer, in deren Stammdaten " erlaubt" angeklickt ist, kann die Abrechnung per versendet werden. Für alle anderen ausgewählten Bewohner oder Eigentümer wird sie gedruckt. Auswahl: "Fax, Drucker" Für Bewohner oder Eigentümer, in deren Stammdaten "Fax erlaubt" angeklickt ist, kann die Abrechnung per Fax versendet werden. Für alle anderen ausgewählten Bewohner oder Eigentümer wird sie gedruckt. Auswahl: " , Fax, Drucker" Für Bewohner oder Eigentümer, in deren Stammdaten " erlaubt" angeklickt ist, kann die Abrechnung per versendet werden. Wenn "Fax erlaubt" angeklickt ist, kann die Abrechnung per Fax versendet werden. Für alle anderen ausgewählten Bewohner oder Eigentümer wird sie gedruckt. Auswahl: "Fax, , Drucker" Für Bewohner oder Eigentümer, in deren Stammdaten "Fax erlaubt" angeklickt ist, kann die Abrechnung per Fax versendet werden. Wenn " erlaubt" angeklickt ist, kann die Abrechnung per versendet werden. Für alle anderen ausgewählten Bewohner oder Eigentümer wird sie gedruckt. Schalter "Nachweise erstellen" Ein Klick auf diesen Schalter erzeugt für jeden ausgewählten Bewohner oder Eigentümer automatisch einen Nachweis. Dessen Abrechnung wird als PDF-Dokument archiviert. Wählen Sie den Ordner aus, in den die Nachweise abgelegt werden sollen (Ordner können im Dokumenten- und Nachweismanagement verwaltet werden). Sie können also jederzeit auf die Abrechnung eines Bewohners oder Eigentümers im Nachweis- und Dokumentenmanagement zugreifen. Wichtiger Hinweis: Sie sollten die Nachweise erst dann erstellen, wenn Sie die Abrechnung genau geprüft und keine Änderungen mehr vornehmen müssen. Abrechnung IST-VZ: Automatische Verrechnung der OP Dieses Klickfeld finden Sie im Register Abrechnungen - Guthaben/Nachzahlungen sollstellen Wenn die Nebenkostenabrechnung oder Hausgeldabrechnung mit der Option Ist-VZ erstellt wurde, ist dieses Klickfeld sichtbar. Wenn angeklickt, erfolgt beim Sollstellen der Guthaben/Nachzahlungen aufgrund der Abrechnung, eine sogenannte Nullstellung der abgerechneten Bewohner/Eigentümer Konten. Die Miete ist davon nicht betroffen. Diese bleibt weiterhin als offener Posten bestehen. Was bedeutet das genau? Abrechnung nach Ist-VZ (Ist-Vorauszahlungen) bedeutet, dass als geleistete Vorauszahlung in der Abrechnung nur die tatsächlich bezahlten Betriebs- und Heizkosten oder Hausgelder berücksichtigt werden. Offene Posten im Abrechnungszeitraum werden nicht berücksichtigt. In der Abrechnung werden die Vorauszahlungen abzgl. der anteiligen Kosten als Guthaben oder Nachzahlung ausgewiesen. Nachdem die Bewohner oder Eigentümer das Guthaben erhalten oder die Nachzahlung leisten, ist das Konto ausgeglichen (Nullgestellt). Das bedeutet, dass die noch offenen Posten für Betriebs- und Heizkosten oder Hausgeld nicht mehr geleistet werden müssen. Diese werden automatisch verrechnet. dann Bitte die Guthaben/Nachzahlungen mit der angeklickten Option "Abrechnung nach IST-VZ" nur sollstellen, wenn Sie sicher sind, dass die Buchhaltung für das abzurechnende Jahr endgültig abgeschlossen ist. Beispiel: Ein Mieter bezahlt 1000,00 EUR Miete und 100,00 EUR Betriebskosten pro Monat. Seine anteiligen 177

178 Kosten lt. Abrechnung betragen 1.400,00 EUR. Die Betriebskosten-VZ wurden von Januar bis November bezahlt, also insgesamt 1.100,00 EUR. Der Dezember wurde nicht bezahlt, ein OP über 100,00 EUR Betriebskosten ist noch vorhanden. Ergebis der Abrechnung: Vorauszahlung: 1.100,00 EUR Anteilige Kosten: 1.400,00 EUR Nachzahlung: 300,00 EUR Der Mieter bezahlt die Nachzahlung im Januar des nächsten Jahres. Damit ist sein Konto für das Vorjahr ausgeglichen. (Vorauszahlung + Nachzahlung - Kosten = 0). Die offene Sollstellung für den Dezember muss nicht mehr geleistet werden. Bei der Sollstellung der Nachzahlung über 300 EUR,00 verrechnet Win-CASA automatisch die noch offenen Betriebskosten. Wenn Sie unter Register - Listen die Zahlungsübersicht für diesen Mieter anschauen, sieht das Ergebnis für den Dezember wie folgt aus: Datum (S) Datum (H) Text Betrag x Soll Miete Dezember 1.100,00 EUR x Verrechnung BK lt. Abr. -100,00 EUR OP 1.000,00 EUR Der Mieter schuldet nur noch die Miete von 1.000,00 EUR, die Beriebskosten wurden mit der Nachzahlung lt. der Abrechnung verrechnet. Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung Registerreiter Abrechnungen - Register Nebenkostenabrechnung - Punkt 1 (Alter Stil: Menü Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung ) Eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Punkte einer fertig ausgedruckten Nebenkostenabrechnung finden Sie in im Bereich Erste Schritte - Nebenkostenabrechnung (hier klicken) Das Fenster Nebenkostenabrechnung ist in 4 Registerreiter aufgeteilt: Register Abrechnen für.. Register Abrechnungsdaten Register Text für Bewohner Register x Problem(e) Schalter Senden an: Über dieses Auswahlfenster können Sie bestimmen ob die Nebenkostenabrechnung z.b. gedruckt oder per verschickt werden soll. Nähere Informationen zu und Faxversendung finden Sie hier. Klickfeld Bescheinigung nach 35 a Ist dieses Klickfeld aktiv, können Sie im Anschluß an die Nebenkostenabrechnung die Bescheinigung nach 35 a erstellen lassen. Schalter Weiter 178

179 Die Abrechnung wird durchgeführt. Das Fenster Festbeträge abrechnen wird geöffnet. Sie können in Win-CASA jede Abrechnung mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne Abrechnung geschlossen. Anteile haushaltsnahe Dienstleistungen buchen Hier erfassen Sie alle benötigten Informationen, um eine Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt für Bewohner/Eigentümer zu erstellen. 1. Personalkosten Minijob Geben Sie den Betrag ein, wenn die Buchung Personalkosten für Minijobs enthält. Weitere erforderliche Angabe zur Erstellung der Bescheinigung ist die Art der Tätigkeit. 2. Personalkosten Teil- und Vollzeitkräfte Geben Sie den Betrag ein, wenn die Buchung Personalkosten für Teil- und Vollzeitkräfte enthält. Weitere erforderliche Angabe zur Erstellung der Bescheinigung ist die Art der Tätigkeit. 3. Haushaltsnahe Dienstleistungen Geben Sie den Betrag, wenn die Buchung haushaltsnahe Dienstleistungen enthält, im Feld Arbeitskosten ein. Eine weitere erforderliche Angabe zur Erstellung der Bescheinigung ist die Art der Leistung. Das Feld Merialkosten und Gesamtbetrag werden automatisch von Win-CASA befüllt. Klickfeld Arbeitskosten Netto eingeben und automatisch xx Ust. nach Eingabe addieren Ist dieses Klickfeld aktiv und ein Ust.-Satz ausgewählt, können Sie die Materialkosten netto eingeben und Win-CASA addiert den Gesamtbetrag aus dem Feld Arbeitskosten und Materialkosten automatisch. Eine Manuelle Eingabe der Felder ist ebenfalls möglich. 4.Handwerkerleistungen Geben Sie den Betrag, wenn die Buchung Handwerkerleistungen enthält, im Feld Arbeitskosten ein. Eine weitere erforderliche Angabe zur Erstellung der Bescheinigung ist die Art der Leistung. Das Feld Merialkosten und Gesamtbetrag werden automatisch von Win-CASA befüllt. Klickfeld Arbeitskosten Netto eingeben und automatisch xx Ust. nach Eingabe addieren Ist dieses Klickfeld aktiv und ein Ust.-Satz ausgewählt, können Sie die Materialkosten netto eingeben und Win-CASA addiert den Gesamtbetrag aus dem Feld Arbeitskosten und Materialkosten automatisch. Eine Manuelle Eingabe der Felder ist ebenfalls möglich. Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK". Die Einträge in der Auswahlliste "Art der Tätigkeit" und "Art der Leistung" können im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Buchhaltung - Register 35a bearbeitet werden. Neue Einträge, die noch nicht in der Auswahlliste enthalten sind, werden automatisch eingefügt. Tagen Sie den Text einfach in das Feld ein. Allgemeine Informationen zum 35a EStG finden Sie auch im Internet unter 179

180 Automatische Archivierung Mit der Win-CASA Textverarbeitung können Sie automatisch eine Archivierung Ihres - und Faxverkehrs in Form eines Nachweises erstellen lassen. Somit haben Sie immer einen Überblick, an welchen Eigentümer/Bewohner oder Kontakt ein oder Fax versendet wurde. Neben dem Datum und der Uhrzeit wird auch der Anhang über diesen Nachweis angezeigt. Wenn der Eigentümer/Bewohner oder Kontakt eine Frage zu einer bestimmten E- Mail oder zu einem bestimmten Fax hat, können Sie anhand des Nachweises sofort erkennen, was Sie dem Bewohner/Eigentümer oder Kontakt wann geschickt haben. Die Nachweise können nach Erstellung direkt aus dem Dokumenten- und Nachweismanagement aufgerufen werden. Ob ein automatischer Nachweis erzeugt werden soll, können Sie über das Klickfeld Nachweis automatisch erzeugen bestimmen. Sobald dieses Feld angeklickt ist, wird automatisch von Win-CASA ein Nachweis für diese oder für dieses Fax erstellt. Der Nachweis wird gleich in das von Ihnen ausgewählte Archiv erzeugt. Das Archiv legen Sie direkt über das Dokumenten- und Nachweismanagement an. Das Klickfeld Nachweis automatisch erzeugen finden Sie in dem Fenster und Fax. Versenden Sie ein oder ein Fax gleichzeitig an mehrere Empfänger, wird automatisch für jeden dieser Empfänger ein eigener Nachweis erstellt. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis. Benutzerverwaltung In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit verschiedene Mandaten/Verwalter anzulegen. Jeder neu angelegte Verwalter hat sein eigenes Kennwort/Kürzel und verwaltet nur die Objekte, die er angelegt hat. Es werden nur die Objekte des aktuell angemeldeten Verwalters angezeigt. Dadurch verbessert sich die Übersichtlichkeit in einer Mehrplatzumgebung. Haben Sie einen Mandant angelegt und starten Win-CASA öffnet sich das Fenster Verwaltung. Hier wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Verwalter aus, dessen Objekte bearbeitet werden sollen und geben ggf. das Passwort ein. Verlassen Sie das Fenster mit Anmelden. Einen neuen Mandaten legen Sie im Register Verwaltung - Schalter Verwalter an. 180

181 Bescheinigung lt. 35a bearbeiten In diesem Fenster können Sie die bereits nach 35a gebuchten Buchungen bearbeiten. Das Fenster ist in mehrere Spalte aufgeteilt. Somit haben Sie einen genauen Überblick was z.b. als Handwerkerleistungen gebucht wurde. Im rechten unteren Bereich finden Sie die Erklärung zu den Abkürzungen wie z.b. HL = Handwerkerleistungen. Schalter Buchung bearbeiten Im folgenden Fenster können Sie die Buchung verändern. Verlassen Sie das Fenster im Anschluß mit dem Schalter Speichern. Wird das Fenster mit dem Schalter Abbruch verlassen, werden die Änderungen nicht gespeichert. Beschluss oder Regelung In diesem Fenster geben Sie alle relevanten Daten zu einem Beschluss/Regelung ein. Feld Lfd.Nr. Wichtiger Hinweis: Laut gesetzlicher Regelung muss die Beschlusssammlung mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Die fortlaufende Nummer wird von Win-CASA automatisch pro Objekt vergeben. Ein Beschluss kann nicht gelöscht werden. Gehört zu Lfd.Nr. Ein Beschluss oder Regelung kann zu einem anderen früheren Beschluss oder Regelung gehören. Geben Sie hier die Lfd. Nr. des früheren Beschlusses oder Regelung ein. Art Wählen Sie hier die Art des Beschusss oder der Regelungen aus. Beschlüsse/Regelungen können folgenden Arten zugeordnet werden: o. EV = Ordentliche Eigentümerversammlung o. WV = Ordentliche Wiederholungsversammlung a.o. EV = Außerordentliche Eigentümerversammlung a.o. WV = Außerordentliche Wiederholungsversammlung FSV = Fortsetzungsversammlung Gericht = Gerichtsentscheidung Umlauf = Umlaufbeschluss Datum Geben Sie hier das Datum ein, ein dem der Beschluss oder die Regelung gefasst wurde. Ort Hier tragen Sie den Ort des Beschlusses/Regelung ein. Thema Geben Sie hier einen beliebigen Text ein, der das Thema des Beschlusses oder der Regelung beschreibt. In der Beschlussliste wird dieses Feld bei der Suche berücksichtigt, so dass Sie die Liste einfach nach bestimmten Themen eingrenzen können. Stichwort In diesem Auswahlfenster können Sie zu Ihrem Beschluss/Regelung ein Stichwort vergeben. Klicken Sie dazu in das Feld Stichwort und tragen den Namen ein. Um zu sehen welche Stichwörter bereits von Ihnen eingegeben wurden, klicken Sie in diesem Auswahlfenster auf den Pfeil. Wortlaut Geben Sie hier den genauen Wortlaut des Beschlusses oder der Regelung ein. Das Eingabefeld kann beliebig langen Text enthalten. 181

182 Wenn Sie den Wortlaut bereits in einem anderen Programm verfasst haben (z.b. in der Textverarbeitung in dem Dokument für die Einladung zur Eigentümerversammlung) dann starten Sie die Textverarbeitung und öffnen Sie das Dokument. Markieren Sie den Text und wählen Sie Menü - Bearbeiten - Kopieren. Positionieren Sie den Cursor in das Eingabefeld "Wortlaut" der Beschlusssammlung von Win-CASA und klicken Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie "Einfügen". Der Text wird an die Cursorposition eingefügt. Vermerk Hier werden Einträge wie z.b. mehrheitlich angenommen eingetragen. Beispiele erhalten Sie, wenn Sie auf das Fragezeichen klicken. Eingetragen von: Verwalter/Bearbeiter Bei der Neuanlage eines Beschlusses/Regelung kann ein Bearbeiter eingegeben werden. Wie Sie einen neuen Bearbeiter anlegen finden Sie hier. Der Bearbeiter kann ein Datum eintragen, wann er den Beschluss/Regelung bearbeitet, bzw. angelegt hat. Klicken Sie dazu in das Datumsfeld. Folgende Schalter werden erst sichtbar, wenn der Beschluss/Regelung bereits gespeichert wurde. Schalter Hinzufügen Hier legen Sie einen neuen Vermerk an. Das Fenster Vermerk wird geöffnet. Schalter Bearbeiten Mit diesem Schalter können Sie den bereits zugeordneten Vermerk bearbeiten. Schalter Entfernen Entfernt den Vermerk. Bereich Dokumente Zu jedem Beschluss/Regelung können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Das können Dokumente sein, die mit der Textverarbeitung erstellt wurden (Schriftverkehr, Protokolle, Abstimmungen), eingescannte Dokumente (z.b. Gerichtsurteile) etc.. Der Pfad zum Dokument und der Dokumentenname wird gespeichert, so dass jederzeit ein schneller Zugriff auf das Dokument möglich ist. Schalter Hinzufügen Ein Dateiauswahl-Fenster wird geöffnet. Wählen Sie Laufwerk und Verzeichnis und das Dokument aus. Pfad und Dokumentenname wird gespeichert (z.b. c:\schrifverkehr\wegverammlungen\protokoll2007_objekt997.doc). Tipp für Dokumente auf einem Netzwerkrechner: Auch das Einfügen von Dokumenten, die nicht auf einem Lokalen PC abgespeichert sind, ist möglich. Klicken Sie im Öffnen-Fenster das Symbol Netzwerkumgebung und wählen Sie den Netzwerk-PC aus. Danach Laufwerk, Pfad und Dokument. Der abgespeicherte Pfad setzt sich automatisch aus Computername, Laufwerk, Pfad und Dokumentenname zusammen. Schalter Vorschau Zeigt eine Vorschau des zugeordneten Dokuments an. Schalter Entfernen Entfernt die Verknüpfung zum Objekt. Hinweis: Das Dokument wird nicht gelöscht, lediglich der gespeicherte Pfad zum Dokument wird entfernt. Schalter Bearbeiten Die dazugehörige Applikation zum Bearbeiten des Dokuments wird aufgerufen, das Dokument wird 182

183 automatisch geladen. Die Zuordnung erfolgt anhand der Dateiendung des Dokuments. Für eine ".doc" Datei wird z.b. die Textverarbeitung aufgerufen, für ".pdf" der Acrobat Reader, für ".jpg" das Bildbearbeitungsprogramm etc. Tipp Durch dieses Symbol werden nützliche Tipps gekennzeichnet, die Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Win-CASA helfen können. Vertrieb Win-CASA ist ein Produkt der Software24.com GmbH Software24.com GmbH Salzburger Strasse 70 D Stephanskirchen Vertrieb: Tel Hotline: Tel (1,24 EUR/Min.) Kostenlose Hotline: Tel (nur für Kunden mit Support- & Softwarevertrag) Fax: Besuchen Sie uns auch im Internet unter: Haus Daten - Register Haus Objektart Anhand des Auswahlfensters wählen Sie die Objektart Ihres Hauses aus. Weitere Objektarten können Sie in den Einstellungen hinzufügen. Bezeichnung Tragen Sie hier eine leicht identifizierbare Bezeichnung ein, da dieser Eintrag im Haus- Auswahlfenster des Hauptfensters von Win-CASA neben der Haus-Nummer erscheint. Mehrfamilienhaus Schmidt Berlin Objekt Bergweg 3 WEG-Gemeinschaft Wolfsburg Parkstr. Sie können die Bezeichnung jederzeit wieder ändern. 183

184 Straße / PLZ / Ort Dies sind Pflichtfelder, die eingegeben werden müssen und dienen der genauen Erkennung des Objektes. Sie können Straße / PLZ / Ort jederzeit wieder ändern. Verwaltungsart (Bitte beachten Sie die Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA Versionen - hier klicken!) In Win-CASA gibt es 3 verschiedene Verwaltungsarten: Mietverwaltung Es werden nur Mietwohnungen verwaltet, eine Eigentümerabrechnung findet nicht statt. Durch den eingeblendeten Schalter "E" kann für das Haus ein Eigentümer zu Informationszwecken eingegeben werden. Das Register "Eigentümer" wird in verschiedenen Fenstern (z.b. in den Stammdaten einer Wohnung) nicht eingeblendet. Als Verwalter (oder Vermieter) erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung (Betriebs und Heizkostenabrechnung) für die Mieter. Schalter Brief an Eigentümer Mit diesem Schalter kann direkt hier ein Brief an den Eigentümer des Hauses geschrieben werden. WEG-Verwaltung Es werden nur Eigentümer verwaltet die eine Hausgeldabrechnung und einen Wirtschaftsplan erhalten. Je Wohnung wird nur der Eigentümer eingegeben, das Register "Bewohner" (=Mieter) ist gesperrt. Trotzdem kann die Wohnung vom Eigentümer vermietet sein. Als Verwalter rechnen Sie jedoch nur mit dem Eigentümer ab. Dieser kann die umlagefähigen Kosten seinem Mieter in Rechnung stellen, wenn er die Wohnung nicht selbst bewohnt. Genauere Hinweise dazu finden Sie im Handbuch. Miet & WEG Verwaltung (PRO) Je Wohnung ist die Eingabe von Bewohnern und Eigentümern möglich. Sie können wahlweise eine gemeinsame Eigentümer & Bewohner Abrechnung erstellen (Hausgeldabrechnung für den Eigentümer, in der auch die umlagefähigen Positionen des Mieters ausgewiesen werden) oder eine getrennte Hausgeldabrechnung für Eigentümer (nur die Kosten, die der Eigentümer bezahlt) und eine Nebenkostenabrechnung (Betriebs- und Heizkostenabrechnung) für den Mieter. Als Verwalter sind Sie in der Lage, Mieter und Eigentümer getrennt zu verwalten. In einer Mietverwaltung kann es zwei Abrechnungszeiträume geben: Betriebskosten Abrechnungszeitraum Hier bestimmen Sie den Abrechnungszeitraum der Betriebskosten. Der Abrechnungszeitraum muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Die Abrechnungen beziehen sich immer auf den hier angegebenen Zeitraum. Heizkosten Abrechnungszeitraum Hier bestimmen Sie den Abrechnungszeitraum der Heizkosten. Der Abrechnungszeitraum muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Die Abrechnungen beziehen sich immer auf den hier angegebenen Zeitraum. Schalter Wie BK Ist der Heizkosten Abrechnungszeitraum mit den Betriebskosten identisch, muss lediglich dieser Schalter angeklickt werden. Der Zeitraum wird automatisch angeglichen. Wir empfehlen, für die Betriebs- und Heizkosten den gleichen 184

185 Abrechnungszeitraum zu wählen. Der Verwaltungsaufwand reduziert sich erheblich, da Sie nur einmal im Jahr eine Abrechnung erstellen und zusenden müssen. Die aus der Abrechnung resultierenden Guthaben oder Nachzahlungen müssen nur einmal verbucht werden. Verwaltungsart WEG-Verwaltung WEG-Abrechnungszeitraum: Hier bestimmen Sie den Abrechnungszeitraum der Hausgeldabrechnung. Der Abrechnungszeitraum muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Verwaltungsart Miet & WEG-Verwaltung Betriebskosten- & WEG-Abrechnungszeitraum: Hier bestimmen Sie den Abrechnungszeitraum der Betriebskosten für den Mieter und den Abrechnungszeitraum der Hausgeldabrechnung für den Eigentümer. Schalter Neues Wirtschaftsjahr Diesen Schalter klicken Sie, wenn Sie das alte Wirtschaftsjahr komplett abgerechnet haben und ein neues Wirtschaftsjahr begonnen hat. Das Fenster Neues Wirtschaftsjahr einstellen wird geöffnet. Haus - Daten - Register Bankkonten In diesem Register werden die für das ausgewählte Objekt verwendeten Bestandskonten in der Liste angezeigt. Was ist ein Bestandskonto? (Bitte hier klicken) Durch die Zuordnung von Bestandskonten zu einem Objekt, können Sie entweder mehrere Objekte über ein gemeinsames Bankkonto buchen oder für jedes Haus ein eigenes Bankkonto anlegen. Wenn Sie mit Win-CASA eine bereits bestehende Hausverwaltung übernehmen, können Sie auch die bereits bestehenden Bankverbindungen übernehmen. Schalter Hinzufügen Öffnet das Fenster Bestandskonten, um dem Objekt ein neues Bestandskonto zuzuordnen. Dieses Bestandskonto erscheint z.b. im Fenster Buchen in der Liste der selektierbaren Bestandskonten für das ausgewählte Haus. Schalter Entfernen Markieren Sie innerhalb der Liste das zu entfernende Bestandskonto mit dem Cursor und klicken Sie den Schalter Entfernen an. Damit heben Sie die Zuordnung des Bestandskontos zu diesem Objekt auf. Das Bestandskonto selbst wird nicht gelöscht, nur die Zuordnung. Sollten Sie schon Buchungen für dieses Objekt auf dem Bestandskonto vorgenommen haben, kann das Bestandskonto nicht entfernt werden. Bankkonto für Lastschriften Wählen Sie aus der Liste das Gegenkonto für eingehende Lastschriftzahlungen 185

186 aus. Auf das hier angegebene Konto werden alle Lastschriften für das Haus sollgestellt und der Zahlungseingang verbucht. Hier stehen zwei Konten zur Auswahl (Zahlungen der Bewohner bzw. der Eigentümer (Win-CASA PRO). Bankkonto für Lastschriften (Zahlungen der Eigentümer) Nur bei Win-CASA PRO. In einer gemischten Miet- und WEG-Verwaltung ist es oft der Fall, dass der Verwalter für Hausgeldzahlungen der Eigentümer ein separates Bankkonto einrichtet. Wählen Sie hier das Bankkonto, auf das die Zahlungen der Eigentümer eingehen sollen. Um ein Konto als Lastschriftkonto auszuwählen, muss es vorher in die Liste der Bestandskonten des Hauses hinzugefügt werden. Klicken Sie hierzu auf den Schalter Hinzufügen. Haus - Daten - Register Zahlungen An dieser Stellen werden Miet-, Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen je Bewohner eingegeben. Bewohner: Miete, Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen Win-CASA verwaltet bis zu 8 verschiedene Zahlungen pro Wohnung und kann daher an individuelle Zahlungsmodalitäten angepasst werden. Zahlungen können z.b. Mieten oder Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten sein. Die hier eingegebenen Positionen erscheinen später im Register Zahlung der einzelnen Wohnungsstammdaten. Verwenden Sie die 1. Position stets für Miete, da Sie später im Register Zahlung der jeweiligen Wohnung für die erste Position zusätzlich noch Staffelmieten definieren können. Geben Sie im Fenster Zahlung die Zahlungsbezeichnung, Zahlungsart, Fälligkeit und die Priorität ein. Legen Sie zuerst die Mieteinnahmen (Zahlungsart Miete), wie z.b. Miete (Wohnraummiete) und Garagen- oder Stellplatzmiete fest. Definieren Sie dann die Betriebs- und Heizkosten Vorauszahlungen. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nicht als getrennte Betriebs- und Heizkostenabrechnung erstellen wollen, reicht die Festlegung einer Betriebskostenvorauszahlung aus. Der zu zahlende Betrag je Wohneinheit wird später im Register Zahlung der einzelnen Wohnung eingegeben. Beispieleinträge: Bezeichnung Zahlungsart Sollstellung Im Monat Priorität Miete - Miete monatlich 1 1 Garagenmiete - Miete monatlich 1 2 Betriebskosten BK-Vorauszahlung monatlich

187 Heizkosten HK-Vorauszahlung monatlich 1 4 Priorität Eine sehr wichtige Funktion für die spätere Verbuchung von Teilzahlungen. Verteilt bei Unterzahlungen eines Mieters den bezahlten Betrag zunächst auf die Zahlungsart mit Priorität 1. Bleibt noch ein Rest wird er auf Zahlungsart mit Priorität 2 verteilt usw. Mieter müsste folgende Zahlungen leisten: Miete 800,00 EUR Betriebskosten VZ 150,00 EUR Heizkosten VZ 50,00 EUR Gesamt 1000,00 EUR Der Mieter überweist jedoch nur 920,00EUR. Win-CASA verbucht den sollgestellten Gesamtbetrag von 1000,00 EUR wie folgt: Miete 800,00 EUR bezahlt Betriebskosten VZ 120,00 EUR bezahlt Heizkosten VZ 0,00 EUR bezahlt Summe 920,00 EUR bezahlt Restlicher OP (Offener Posten) Betriebskosten VZ 30,00 EUR Heizkosten VZ 50,00 EUR Summe OP 80,00 EUR D.h. aus den 920,00 EUR Zahlung wird zunächst die Miete bezahlt (da Priorität 1). Aus dem Restlichen 120,00 EUR wird die Betriebskosten-VZ bezahlt (da Priorität 3). Somit ergibt sich ein restlicher offener Posten über 30,00 EUR Restschuld BK-VZ und 50,00 EUR Restschuld HK-VZ. Lassen Sie die von uns vorgeschlagene Priorität eingestellt. Dadurch wird immer zunächst die Mietschuld beglichen. Fehlende oder zu geringe BK- und HK- Vorauszahlungen werden spätestens mit der Nebenkostenabrechnung wieder beglichen. Schalter Neu Öffnet das Fenster Zahlung, in dem eine neue Zahlungsposition definiert wird. Schalter Bearbeiten Öffnet das Fenster Zahlung, in dem die Daten der ausgewählten Zahlungsposition geändert werden. Schalter Löschen Markieren Sie in der Liste die gewünschte Zahlungsposition die gelöscht werden soll und klicken auf den Schalter Löschen. 187

188 Eigentümer: Hausgeldzahlungen Ist die Verwaltungsart WEG oder Miet &- WEG-Verwaltung in den Haus - Daten eingestellt, kann hier die Zahlungsart Hausgeld verändert werden. Klicken Sie dazu auf den Schalter Bearbeiten. Haus- Daten - Register Verwalter Hier wird der Verwalter angezeigt, den Sie für dieses Objekt ausgewählt haben. Schalter Bearbeiten Mit dem Schalter können Sie die bereits hinzugefügten Verwalterdaten bearbeiten. Das Fenster Stammdaten - Verwalter wird geöffnet. Schalter Neu Zuordnen Mit diesem Schalter können Sie einen neuen Verwalter dem ausgewählten Objekt zuordnen. Bereich Objekt Hier können Sie Ust.-IdNr.:, Rechnungsnummer + die fortlaufende Nummer eingeben. Die Vergabe der Rechnungsnummer erfolgt automatisch. Haus Daten - Register Hausmeister Dient der reinen Information über den zuständigen Hausmeister des entsprechenden Hauses. Schalter Im Haus Klicken Sie auf den Schalter, um die Adresse des Hauses automatisch in die Adresse des Hausmeisters zu übernehmen, wenn der Hausmeister im gleichen Haus wohnt. Haus - Daten - Register Sonstiges Diese Datenfelder dienen der Eingabe immer wiederkehrender Informationen zu einem Haus. Sie können jedes Freifeld individuell gestalten. Strom-, Wasserzählernummer, Grundbucheintrag, Haustiererlaubnis J/N, gemeinschaftliche Satelittenanlage J/N, etc. Freifeldbezeichnungen Sie können die Bezeichnungen der Felder (Voreinstellung = Frei) nach Ihren Wünschen jederzeit ändern. Klicken Sie mit der Maus doppelt direkt auf die Bezeichnung. Im anschließend erscheinenden Fenster geben Sie den neuen Namen des Feldes ein (z.b. Wasserzähler Nr.). 188

189 Feldinhalte Hier wird der Inhalt des Feldes eingegeben und gespeichert. Legen Sie Feldbezeichnungen wie z.b. Küche, Zimmer, Bad, WC etc. an. Anschließend können Sie diese Freifeldbezeichnungen und Feldinhalte in die Textverarbeitung einbauen. Z.B. in einen Mietvertrag, dort steht dann Wohnung besteht aus 1 Küche, 2 Zimmer, 1 Bad etc. Haus - Daten - Register Notizen Geben Sie Notizen zum Haus ein, z.b. Kommentare über durchgeführte Renovierungen, Hausordnung etc. Informationen zu den unterschiedlichen Win- CASA Versionen Win-CASA ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich. Damit decken wir die Bedürfnisse sowohl kleiner Hausverwaltungen (oder privaten Vermietern), als auch großer Hausverwaltungen ab. Jede Hausverwaltung bekommt ein "maßgeschneidertes" Softwareprodukt. Win-CASA Miet Zur reinen Mietverwaltung ohne Eigentümer-Verwaltung. (Erstellt eine Betriebs- und Heizkostenabrechnung für Mieter). Win-CASA WEG Zur reinen WEG-Verwaltung (Wohnungseigentümergemeinschaften) ohne Mietverwaltung. (Erstellt eine Hausgeldabrechnung für Eigentümer). Win-CASA PRO Zur Miet- und WEG-Verwaltung. Einschließlich gemeinsamer oder getrennter Abrechnung für Bewohner oder Eigentümer. (Erstellt eine Hausgeldabrechnung für Eigentümer und eine Betriebs- und Heizkostenabrechnung für Mieter). Sie können bei Bedarf jederzeit von Win-CASA Miet oder Win-CASA WEG auf die Version Win-CASA PRO updaten. Sprechen Sie mit unserem Vertrieb über die günstigen Updatekonditionen. Entsprechend der erworbenen Version sind einige Bildschirmanzeigen (Register oder Menüs) im Programm sichtbar oder nicht sichtbar. Win-CASA Mehrplatzversion Win-CASA ist neben der Einzelplatzversion auch als Mehrplatzversion erhältlich. Sie können jederzeit von einer Einzelplatzversion auf die Mehrplatzversion upgraden. Den bereits bezahlten Betrag rechnen wir natürlich voll an. Details zu aktuellen Preisen erhalten Sie auf unserer Internetseite (unter oder direkt bei unserem Vertrieb. 189

190 Wichtige Hinweise zur Installation von Win-CASA im Netzwerk erhalten Sie in der Hilfe unter Netzwerkinstallation. Zusatzmodule SEV Modul Sondereigentumsverwaltung (hier klicken) inkl. Buchungsautomatik und Einzelabrechnung mit dem Eigentümer. Win-CASA Banking Modul Das Banking Modul (hier klicken) ist die Schnittstelle zum Import von Bankkontoauszügen mit MT940 Format aus einem Onlinebanking-Programm und automatische Verbuchung der Umsätze. Berichtsdesigner Modul Sie können in Win-CASA jeden Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten. Unser Vertrieb berät Sie gerne. DATEV-Export Modul Das DATEV Export Modul (hier klicken) konvertiert Ihre Buchungsdaten in das DATEV-Format und ermöglicht so den Export in DATEV fähige Software. CAEXIM-Modul Export/Import Modul für externe Heizkostenabrechnungsunternehmen Das CAEXIM Modul (hier klicken) ermöglicht die Übergabe der Daten an externe Heizkostenabrechnungsunternehmen (z.b. ISTA, Brunate, Techem, Kalorimeta etc.) nach dem ARGE Standard. IMMO Internet Modul Das IMMO Internet Modul (hier klicken) überträgt leerstehende Wohnungen zu Immobilienscout24. Geräteverwaltung und betreutes Wohnen Alle Geräter (EDV, Haustechnik, Verteiler etc. ) mit Kontaktadressen (Hersteller, Lieferant, Servicedienst) verwalten. Zusatzdaten betreutes Wohnen- Nähere Informationen hier. Weitere Produkte zu Win-CASA Support- & Softwarevertrag Der Support- & Softwarevertrag garantiert neben einer telefonischen Hotline (zu normalen Telefongebühren) die automatische kostenlose Zusendung der jeweils aktuellen Service Datei zu Ihrer Programmversion alle 6 Monate. Der Vertrag wird automatisch um weitere 6 Monate verlängert. Die Kündigung muss mündlich, schriftlich, per Fax oder per Brief 4 Wochen vor Ablauf erfolgen. Schulungen zu Win-CASA Das umfangreiche Schulungsangebot zu Win-CASA vermittelt detailiertes Wissen zur effizienten Anwendung. 190

191 Kostenloser Newsletter Um aktuelle Informationen zu Verbesserungen und Service Dateien zu erhalten, ermöglicht der kostenlose Newsletter, das ideale Medium. Support- & Softwareservice - Was ist das? Für Hausverwalter, die verstärkt Hotline und telefonische Beratung benötigen, bieten wir den kostengünstigen Support- & Softwareservice zum Pauschalbetrag von 99,00 EUR für 6 Monate (somit nur 16,50 EUR pro Monat) an. Der Support- & Softwareservice beinhaltet: Telefonische Hotline über die Hotlineservicenummer / (bei Anruf bitte Kundennummer bereit halten). Kostenlose Übersendung der Service Datei zu jeweils aktuellen Version, im Abstand von 6 Monaten. Der Support- & Softwareservice verlängert sich automatisch um weitere 6 Monate, wenn ich nicht vor Ablauf kündige. Die Kündigung muss mündlich, schriftlich, per Fax oder per Brief 4 Wochen vor Ablauf erfolgen. Wenn Sie Interesse am Support- & Softwareservice haben, rufen Sie das Register Hilfe - Schalter Service auf. Schulungsangebot zu Win-CASA Zur Hausverwaltungssoftware Win-CASA führen wir ein umfangreiches Schulungsangebot. Im individuellen Einzelseminar führen wir Sie schnell und kompetent durch Win-CASA. Ob als Neuling oder Anwender mit Vorkenntnissen, unser erfahrenes Schulungspersonal zeigt Ihnen alle wichtigen Funktionen in der Miet-, WEG- und/oder gemischten Verwaltung mit Win-CASA. Durch die Einzelseminare können wir besonders auf Ihren Wissenstand eingehen und die Schulung optimal auf Sie anpassen. Win-CASA Grundschulung mit folgenden Themenfeldern: Neuanlage eines Objektes Einrichten der Bestandskonten mit Eröffnungsbilanzbuchung Erstellung eines individuellen Kontenplanes Praktischer Einsatz von Umlageschlüssel Anlage von Wohnungen Automatische Sollstellung und deren Verbuchung Buchungen durchführen, ändern und löschen Lastschrift- und Überweisungen auf DTAUS-Datei oder Formular Nebenkostenabrechnung in Win-CASA Miet*) WEG - Abrechnung in Win-CASA WEG*) Rücklagenaufstellung in Win-CASA WEG*) Wirtschaftsplan in Win-CASA WEG*) Gemischte Abrechnungen in Win-CASA PRO*) Hausabrechnung u. Einnahme-Überschußrechnung Korrespondenz gestalten mit der Win-CASA Textverarbeitung *) entsprechend der von Ihnen eingesetzten Version Zusätzlich besteht bei jedem Seminar die Möglichkeit inividuelle Fragen anzusprechen. 191

192 Aktuelle Preise und Termine finden Sie auf unserer Internetseite unter oder direkt bei unserem Vertrieb. Bestandskonto - Eingabefenster Die Felder "Kurzbezeichnung", "Bezeichnung" und "BLZ" Damit Sie häufig vorkommende Bankverbindungen nicht jedesmal neu eingeben müssen, klicken Sie den Schalter Liste an, um diese Informationen aus einer Liste von Bankverbindungen auszuwählen. Zur schnellen Identifikation der einzelnen Bestandskonten, sollten Sie möglichst prägnante Kurzbezeichnungen wählen. Die Kurzbezeichnung ist auf 10 Zeichen begrenzt. Berlin) SK München (Sparkasse München), DeuBa Berl (Deutsche Bank Sie können die Kurzbezeichnung aus Buchstaben und Zahlen (z.b. Teile der Kontonummer zusammensetzen) SK Mü 554 (Sparkasse München Kto ), RB HH 01 (Raiffeisenbank Hamburg 1.Konto) Konto-Nr. Hier geben Sie die Kontonummer ein. Inhaber / Straße / PLZ Ort Bezieht sich auf den tatsächlichen Kontoinhaber. In den meisten Fällen dürfte dies der Hausverwalter oder die WEG Gemeinschaft sein. Schalter Speichern Speichert die eingegebenen Daten und schließt das Eingabefenster. Schalter Abbruch Schließt das Fenster ohne die Änderungen zu speichern. Haus - Daten - Register Zahlungen Eingabefenster für Vorauszahlungsarten Bezeichnung Tragen Sie hier die Bezeichnung der Zahlungsposition z.b. Miete, Garage, BK- VZ, Hausgeld etc ein. Die Bezeichnung wird später in das Register Zahlung der Wohnungsstammdaten übernommen. Zahlungsart Wählen Sie aus dem Auswahlfeld die entsprechende Zahlungsart aus. Win-CASA unterscheidet zwischen Miete (z.b. Wohnraummiete, Garagenmiete, Stellplatzmiete) und Vorauszahlungen 192

193 (Betriebs- und Heizkostenvorauszahlung). In der WEG-Verwaltung gibt es nur die Zahlungsart Hausgeld. Sollstellung Geben Sie an, wie oft die entsprechende Zahlung sollgestellt werden soll. Entsprechend dieser Einstellung erfolgt später die automatische Sollstellung monatlich, viertel-, halbjährlich, jährlich oder zweimonatlich. In der Regel erfolgen die Zahlungen monatlich. Im Monat Wenn Sie z.b. "halbjährliche Zahlung" für eine Zahlung vereinbart haben, können Sie hier den Monat festlegen, in dem die Zahlung erfolgen soll. Soll z.b. die halbjährliche Zahlung im Januar und im Juli sollgestellt werden, so wählen Sie aus dem Auswahlfeld den 1. Monat. Soll die halbjährliche Zahlung jedoch im Februar und im August sollgestellt werden, so wählen Sie aus dem Auswahlfeld den 2. Monat. Priorität Mit Hilfe dieses Feldes können Sie die Priorität der Zahlung von 1 bis 5 definieren. Hierbei bedeutet eine 1 die höchste Priorität und eine 5 entsprechend die niedrigste Priorität. Diese Prioritätenvergabe ist besonders bei Unterzahlungen wichtig, da Win-CASA die geleisteten Beträge nach den vergebenen Prioritäten verteilen kann. Der Mietpreis beträgt 820,00 EUR. Für die Garage fallen zusätzlich 30,00 EUR an. An Nebenkosten werden 120,00 EUR veranschlagt. Somit beträgt die monatliche Sollstellung 970,00 EUR. Da die Miete die grösste Position einnimmt, wird sie mit Priorität 1 versehen. Die Nebenkosten erhalten Priorität 2 und die Garagekosten Priorität 3. Annahme: Der Mieter bezahlt nur 900,00 EUR. Verbuchung: Win-CASA verbucht die Miete vollständig, da Priorität 1, die Nebenkosten werden bis zur gezahlten Höhe von 900,00 EUR, in unserem Fall also mit 80,00 EUR, verbucht da hier Priorität 2 vergeben wurde. Der Rest der Nebenkosten sowie die Garagenkosten werden als offene Posten weitergeführt, da diese noch nicht vollständig bezahlt sind! Kaution Bewohner In diesem Fenster wird die Kautionsabrechnung durchgeführt. Rechts oben sehen Sie den von Ihnen vorher in der Kautionsliste ausgewählten Bewohner. Auswahlfeld Konto Hier wählen Sie zwischen Sparbuch oder Festgeld aus. Sie können auch direkt in das Feld ein beliebiges Konto eintragen. Schalter Liste Mit Hilfe dieses Schalters wird die Liste der Banken eingeblendet. Dort können Sie eine bestehende Bank auswählen oder eine neue Bank anlegen. Näheres zur Liste der Bankkonten erfahren Sie hier. 193

194 Feld Konto-Nr. In diesem Feld tragen Sie die Kontonummer Ihres Mietkautionskontos an. Schalter Neu Öffnet das Fenster Kautionseintrag, indem die Bewegungen auf dem ausgewählten Mietkautionskonto eingetragen werden. Schalter Bearbeiten Öffnet das Fenster Kautionseintrag. Die ausgewählte Kontobewegung kann bearbeitet werden. Schalter Löschen Die markierte Kontobewegung wird nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Feld Vereinbarte Kaution In diesem Feld steht die von Ihnen vereinbarte Kaution. Den Betrag können Sie manuell in das Fenster eingeben. Feld Einbezahlte Kaution Hier werden die in der oberen Liste eingetragenen Kautionsbeträgen summiert. Sobald Sie eine zusätzliche Position eingeben und das Feld Einzahlung des Mieter" anklicken, wird dieser Betrag automatisch entsprechend erhöht. Feld Abgerechnet am Das Datum für Ihre Kautionsabrechnung tragen Sie in diesem Feld ein. Klicken Sie hierzu auf die Pfeiltaste. Dadurch öffnet sich ein Kalender indem Sie das entsprechende Datum auswählen können. Mit dem X-Schalter können Sie das eingegebene Datum löschen. Feld Stand In diesem Feld steht der aktuelle Kontostand Ihres Mietkautionskontos. Sämtliche Zugänge werden addiert. Alle Abgänge werden entsprechende abgezogen. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Kautionsabrechnung Durch Anklicken dieses Schalters können Sie die Kautionsabrechnung ausdrucken. Mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) können Sie alle Ausdrucke und Listen in Win-CASA gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Schalter Überweisung erstellen Mit Hilfe dieses Schalters wird eine Überweisung mit den von Ihnen eingegebenen Kautionsbeträgen erstellt. Als Empfänger wird die Bankverbindung des Mieters übernommen. Die Überweisung finden Sie im Register Buchhaltung - Schalter Überweisungen. 194

195 Kautionseintrag In diesem Fenster wird jede Bewegung (Zugang oder Abgang) auf dem Mietkautionskonto festgehalten. Datumsfeld In diesem Feld wird das Datum der Buchung eingetragen. Durch Anklicken auf die Pfeiltaste öffnet sich ein Kalender in dem Sie das Datum auswählen können. Feld Text Hier stehen Ihnen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die als Text für die Kontobewegung erscheinen (z.b. Zinsen). Klicken Sie in die Zeile um einen von Ihnen individuellen Text einzugeben. Klickfeld Einzahlung des Mieters" Aktivieren Sie dieses Feld immer dann, wenn eine Einzahlung vom Mieter erfolgt. Dies wird in der Kautionsliste eingetragen. Feld Betrag In diesem Feld geben Sie den Betrag ein. Wenn die Position abgezogen werden soll, müssen Sie den Betrag mit einem Minuszeichen eingeben. Fenster Kontendaten Je nach Kontenklasse werden die dazugehörigen Kontendaten im Fenster angezeigt. Das Fenster Kontendaten besteht aus zwei Registerreitern. Register Konto Konto Nr. Kontonummern in Win-CASA müssen mindestens dreistellig sein, maximal fünfstellig. Sie können beliebig gewählt werden. Bezeichnung Geben Sie eine Kontenbezeichnung ein. Feld DATEV Mit Hilfe dieses Feldes können Sie das Win-CASA Konto einem DATEV-Konto aus dem Standard- Kontenrahmen der DATEV zuordnen, um es im Win-CASA DATEV-Export Modul anschließend zu exportieren (Was ist das DATEV-Export Modul?). Klicken Sie auf das Lupensymbol um auf diesen Kontenrahmen zugreifen und Änderung bzw. Anpassungen vornehmen zu können. Näheres dazu erfahren Sie unter DATEV-Kontenrahmen (hier klicken). Kontoart (Kontenklasse Sachkonten) Diese Einstellung ist wichtig für Verwalter, die gewerbliche Mietwohnungen verwalten. Nur mit der richtigen Einstellung und Verbuchung der Kosten erhalten Sie eine korrekte UST-Liste. Es gibt drei Kontenarten: Nur privat (0% Ust. Anteil) Hier buchen Sie Kosten, die nur private (nichtgewerbliche) Mieter betreffen 195

196 (z.b. Reparaturkosten in einer Privatwohnung). Die Kosten werden in dem Buchungsfenster inkl. der angefallen Ust. (z.b. 16%) gebucht, jedoch bei der späteren Ust.-Liste nicht als Vorsteuerabzug berücksichtigt. Nur gewerblich (100% Ust. Anteil) Hier buchen Sie Kosten, die nur gewerbliche Mieter betreffen. (z.b. Reparaturkosten in einer gewerblichen Wohnung). Die USt. ist in der Ust.-Liste zu 100% vorsteuerabzugsberechtigt. Gemischt (Ust.-Anteil lt. Haus Stammdaten) Hier buchen Sie Kosten, die sowohl gewerbliche als auch private Mieter betreffen. (z.b. Reparaturkosten am Hausdach). Die USt. wird in der Ust.-Liste laut dem eingestellten Prozentsatz des Ust.-Anteils für gewerbliche Mieter in Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus berechnet. Ust. vorbelegen Hier können Sie einen festen Ust.-Schüssel für dieses Konto hinterlegen. Der Ust.-Schlüssel wird beim Buchen dieses Ausgabekontos automatisch vorbelegt. Sie müssen dadurch den Ust.-Schlüssel nicht nochmals extra manuell eingeben. Umlagefähig (Kontenklasse Sachkonten) Wählen Sie hier, ob das Konto umlagefähig ist oder nicht. Es stehen Ihnen in Win-CASA zwei Umlageschlüssel pro Konto zur Verfügung, die Sie im Feld Verteilung mit Hilfe der Pfeiltasten prozentual aufteilen können. Um in der Bewohnerverwaltung eine getrennte Betriebs- und Heizkostenabrechnung in der Nebenkostenabrechnung zu ermöglichen, können die umlagefähigen Konten entweder der Auswahl "Betriebskosten" oder "Heizkosten" zugeordnet werden. Wählen Sie also entweder Betriebs- oder Heizkosten oder Nicht umlagefähig. In der Eigentümerverwaltung werden grundsätzlich alle umlagefähigen Konten in der Hausgeldabrechnung abgerechnet. Es gibt hier deshalb nur die Auswahl Hausgeldabrechnung und Nicht umlagefähig. Wenn Sie "Nicht umlagefähig" auswählen, ist das Konto nicht umlagefähig und wird nicht in die Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung übernommen. Klickfeld Umlage auf Mieter (nur WEG) Mit diesem Schalter entscheiden Sie, ob in der späteren WEG-Abrechnung und dem Wirtschaftsplan dieses Konto als umlagefähig auf den Bewohner (Mieter) ausgewiesen wird. Somit hat der Eigentümer einen Überblick, was er seinem Mieter in Rechnung stellen kann. Umlageschlüssel Hier wählen Sie den Umlageschlüssel für das ausgewählte Ausgabekonto aus. Wenn Sie im Feld Umlagefähig nicht umlagefähig" eingestellt haben, ist es nicht möglich einen Umlageschlüssel zuzuordnen. Vor allem bei älteren Mietverträgen kann es vorkommen, dass eine Kostenart nach zwei verschiedenen Umlageschlüsseln (z.b. 70% der Kosten nach 196

197 Verbrauch, 30% nach Wohnfläche) verteilt werden soll. Die Voreinstellung liegt bei einem Umlageschlüssel (100%). Stellen Sie bei Bedarf einen 2. Umlageschlüssel und die prozentuale Verteilung der Kosten ein. Feld Interne Heizkostenabrechnung (Kontenklasse Sachkonten) Mit Hilfe dieses Feldes kann die Behandlung des Kontos für die Heizkostenabrechnung definiert werden. Es stehen folgende Wahlmöglichkeiten zur Verfügung: - Heiznebenkosten - Zusatzkosten Heizung - Zusatzkosten Warmwasser - Kaltwasserkosten Kontenklasse Sonstige Bestandskonten Wenn Sie ein neues Bestandskonto in dieser Kontenklasse anlegen, müssen Sie durch Anklicken festlegen, ob es sich um ein aktives oder passives Bestandskonto handelt. Es besteht eine Verbindlichkeit gegenüber der Bank (Hypothekendarlehen). Sie können dafür hier ein passives Bestandskonto anlegen. Passiv deshalb, weil Verbindlichkeiten in der Bilanz auf der Passivseite stehen. In dieser Kontenklasse legen Sie bitte keine Banken/Kassen an, da diese bei der Neuanlage eines Hauses automatisch erstellt und dem Haus zugeordnet werden. Sie stehen in der Kontenklasse Banken/Kassen. Ebenso legen Sie hier auch keine Rücklagen-Bestandskonten für eine WEG an, da diese automatisch im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Konten - Rücklagekonten angelegt werden. Die Anfangsbestände der Bestandskonten können im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) gebucht werden. Register Buchungstexte Sie können jedem Konto bis zu fünf häufig verwendete Buchungstexte zuordnen, die später in der Buchungsmaske als Vorgabe im Auswahlfeld Text (Buchungstext) erscheinen. Es ist ein Buchungstext pro Zeile vorgesehen. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. 197

198 Umlageausfallwagnis - Was ist das? Beim Umlageausfallwagnis handelt es sich um einen Zuschlag zur Umlage in Höhe von x % der Betriebskosten oder Betriebs- & Heizkosten. Das Umlageausfallwagnis bezeichnet also keine besondere Betriebskostenart, sondern nur einen Unterfall des Mietausfallwagnisses. Ansetzen können Sie die Ihnen entstehenden Kosten nur, wenn Sie preisgebundenen Wohnraum vermieten ( 25 a NMV). Selbst dann, wenn Sie zur Absicherung bereits eine Kaution vom Mieter erhalten haben. Den Prozent Prozentwert können Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Optionen festlegen. Das Umlageausfallwagnis wird in Win-CASA automatisch in der Nebenkostenabrechnung berechnet und ausgewiesen, wenn Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Zahlungen das Klickfeld Umlageausfallwagnis" angeklickt haben. Heiznebenkosten Heiznebenkosten sind Kosten, die die gesamte Heizanlage betreffen, wie z.b. Betriebsstrom, Wartungskosten, Reinigungskosten, Schornsteinfeger, Gebäude-Verbrauchserfassung. Zusatzkosten Heizung Zusatzkosten für die Heizung sind Kosten, die nur für den Betrieb der Heizanlage (ohne Warmwasser) angefallen sind, wie z.b. Miete oder Wartung von Geräten. Zusatzkosten Warmwasser Zusatzkosten für das Warmwasser sind Kosten, die nur für den Betrieb der Warmwasseranlage angefallen sind, z.b. Miete oder Wartung von Geräten. Wertstellungsdatum - Was ist das? Das Wertstellungsdatum ist als Gegenstück" zum normalen Buchungsdatum zu sehen. Es dient der zeitlichen Abgrenzung von Buchungen und somit der direkten Zuordnung einer Zahlung die in einen anderen Buchungszeitraum fällt. Ausgabebuchungen können nach Buchungs- oder Wertstellungsdatum erfolgen: Das Buchungsdatum Dies ist das Datum, an dem die Zahlung auf dem Bankkonto erfolgte. Diese Buchungen werden z.b. bei einer Hausabrechnung nach Ist-Buchhaltung ausgewertet. Das Wertstellungsdatum In den allermeisten Fällen ist das Wertstellungsdatum gleich dem Buchungsdatum. Wenn Sie in Win-CASA eine Ausgabebuchung eingeben, ist das Wertstellungsdatum immer gleich dem Buchungsdatum, sofern Sie nicht auf den Schalter "W" in der Buchungsmaske klicken und das Wertstellungsdatum ändern. 198

199 Was ist das Wertstellungsdatum? Das Wertstellungsdatum wurde eingeführt, um Kosten abzurechnen, die sich auf das vergangene Wirtschaftsjahr beziehen, aber erst im neuen Wirtschaftsjahr gebucht wurden. Die Regel ist, dass z.b. externe Abrechnungsunternehmen ihre endgültigen Abrechnungen erst nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellen. Der Hausverwalter wartet erst einmal alle ausstehenden Abrechnungen ab und erstellt erst dann die Nebenkostenabrechnung. Er kann die ausstehenden Kosten mit dem richtigen Buchungsdatum (das im neuen Wirtschaftsjahr liegt) und einem verschiedenen Wertstellungsdatum (das im alten, noch nicht abgerechneten Wirtschaftsjahr liegt) buchen. Würde man das Buchungsdatum in das alte Wirtschaftsjahr zurückstellen, ergäbe sich ein falscher Bankkontostand. Sie erhalten am 11. Januar 2009 eine Rechnung von den Wasserwerken über eine Nachzahlung für 2008 von 421,20 EUR. Sie buchen diese Rechnung mit dem Buchungsdatum " " und stellen das Wertstellungsdatum auf den " ". In der noch zu erstellenden Nebenkostenabrechnung für 2008 wird diese Nachzahlung berücksichtigt. Wenn Sie eine Kreditorenbuchhaltung führen, ist das Wertstellungsdatum der Zahlung gleich dem Datum des OP. Bei Einnahmebuchungen gibt es ebenfalls das Buchungs- und das Wertstellungsdatum: Das Buchungsdatum Dies ist das Datum, an dem die Buchung verbucht wird, also die Zahlung auf dem Bankkonto erfolgte. Diese Buchungen werden z.b. bei einer Hausabrechnung nach Ist-Buchhaltung ausgewertet. Das Wertstellungsdatum Bei der direkten Verbuchung von Einnahmen (Register Buchhaltung - Schalter Buchen) können Sie manuell das Wertstellungsdatum verändern. Dies ist dann erforderlich, wenn z.b. die Bank für das Jahr 2008 Ihnen Guthabenzinsen am 10.Januar 2009 gutschreibt. Buchungsdatum ist der 10. Januar 2009, Wertstellungsdatum jedoch der , da diese Einnahme für das Jahr 2008 gilt. Beim Verbuchen im Fenster Sollstellungen buchen wird das Wertstellungsdatum automatisch von Win-CASA auf das Datum der Sollstellung gesetzt. Sollstellung Miete und NK-Vorausz. für Monat Dezember 2008 am Der Mieter zahlt verspätet am 16. Januar Sie verbuchen im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung Buchen die Sollstellung mit Buchungsdatum 16.Januar Win-CASA setzt das Wertstellungsdatum automatisch auf Dadurch wird die Zahlung bei der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2008 als bezahlte Vorauszahlung einbezogen (und nicht im Jahr 2009). 199

200 Wichtiger Hinweis! Die Einnahme/Überschußrechnung wird nach Buchungsdatum (Ist- Buchhaltung) ausgewertet. Ausgaben werden in der Nebenkostenabrechnung und WEG-Abrechnung nach dem Wertstellungsdatum ausgewertet. Einnahmen werden in der Nebenkostenabrechnung und WEG-Abrechnung entweder nach tatsächlichem Zahlbetrag (Ist VZ) oder nach dem Wertstellungsdatum (Ist VZ und OP) ausgewertet. Bei der Auswertung nach (IST und OP) werden die offenen Posten in den Vorauszahlungen mit berücksichtigt. Die Auswahlmöglichkeit für ob Sie die Abrechnung nach (Ist VZ) oder (Ist VZ und OP) auswerten möchten, finden Sie im Register Abrechnungsdaten im Bereich Nebenkosten- oder WEG-Abrechnung. Prüfen Sie das Buchungsdatum und Wertstellungsdatum im Register Listen - Journal - oder dem Einzelkontoauszug nach, wenn Sie meinen, dass die Ausgaben oder Vorauszahlungen in diesen Abrechnungen nicht stimmen. Rücklagenposition Bezeichnung Geben Sie die Bezeichnung Ihrer Rücklage ein. Lilienallee Rücklagen Muster-WEG Haus Lilienallee oder Garagenrücklagen Muster WEG Haus Bereich Sachkonten Konto für Zuführungen Stellen Sie das Konto ein, auf das Sie die Zuführungen für diese Rücklagenposition buchen wollen. Konto für Entnahmen Stellen Sie das Konto ein, auf das Sie die Entnahmen aus den Rücklagen buchen wollen. Bereich Rücklagen-Bestandskonto (Passiv) Um das Passive Rücklagen-Bestandskonto auszuwählen, klicken Sie auf das Symbol Kontenrahmen wird geöffnet und Sie können das Konto aus der Kontenliste auswählen.. Der Schalter Rücklagen-Bestandskonten (Aktiv) Über diesen Schalter wählen Sie Ihr aktives Bestandskonto, wie z.b. ein Sparbuch oder Festgeldkonto, aus. Das Fenster Rücklagen-bestandkonten wird geöffnet. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. 200

201 Beispiele zu Rücklagen finden Sie hier. Beispiel Garagenrücklage Rücklage - Was ist das? (hier klicken) Rücklagenbestandskonten In Win-CASA ist ein Rücklagenkonto mit dem jeweiligen Zuführungs- bzw. Entnahmekonto (Konto bzw ) bereits angelegt, ebenso das dazugehörige Rücklagen-Bestandskonto (Passiv, Gesamtrücklagenkonto) und die aktiven Bestandskonten (Festgelder/Sparbücher). Auf dem Rücklagenbestandskonto Passiv sehen Sie alle Buchungen die über die Rücklage gebucht wurden. In bestimmten Fällen ist es jedoch nötig, beispielsweise für die Garage eine getrennte Rücklagenabrechnung durchzuführen. In diesem Fall müssen entsprechende Konten (für jede Rücklage ein Zuführungs- und Entnahmekonto, Rücklagenbestandskonten) eingerichtet werden. Hinweis: Pro Rücklage benötigen Sie ein eigenes Konto für Zuführung und Entnahme. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor: Legen Sie im Register Verwaltung - Schalter Konten ein neues Sachkonto Betriebsausgaben Zuführung Garagenrücklagen"an. Über dieses Konto werden die Zuführungen gebucht. Achtung: Das Konto sollte über Miteigentumsanteile (MEA) umlagefähig sein. Ebenso legen Sie hier ein neues Sachkonto Einnahmekonto Entnahme Garagenrücklagen" an, ebenfalls umlagefähig, für spätere Entnahmebuchungen. Umlagefähig deshalb, damit der Anteil an den Rücklagen für jeden einzelnen Eigentümer berechnet werden kann. Legen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Klasse Bestandskonten Unterklasse Rücklagen (P) ein neues Rücklagenbestandskonto an. Öffnen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen die Rücklagenkonten. Klicken Sie den Schalter Neu an, um eine neue Rücklagenposition Garage" anzulegen. Geben Sie als Bezeichnung Garagenrücklagekonto" ein. In den beiden Auswahlfeldern Konto für Zuführung" bzw. Konto für Entnahmen" wählen Sie die unter Punkt 1 angelegten Konten aus. Wählen Sie das passive Rücklagen-Bestandskonto aus, dass Sie in Punkt 2 erstellt haben. Durch Anklicken auf den Schalter Rücklagenbestandskonten" wechseln Sie in die Bestandskontenmaske für die aktiven Rücklagenbestandskonten (Festgelder/Sparbücher). Dort erstellen Sie durch Anklicken des Schalter Neu ein neues aktives Bestandskonto. Normalerweise dürfte dies ein Festgeldkonto oder ein Sparbuch sein. Geben Sie die Kontobezeichnung, Kreditinstitut und Kontonummer/Sparbuchnummer ein. Zusätzlich auch das Konto (die Kontonummer), mit dem Sie dieses Konto in der Buchhaltung buchen. Dieses aktiven Bestandskonten können Sie auch über das Register Verwaltung - Schalter Konten - Konten - Rücklagen (A) aufrufen. Speichern Sie anschließend Ihre Eingabe durch betätigen des Schalters Speichern. Die 201

202 Garagenrücklagen können jetzt im Register Buchhaltung Buchen Schalter Rücklagen gebucht werden. Die Anfangsbestände der Bestandskonten geben Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmeb - Anfangsbestand (EB-Wert) ein. Über den Register Abrechnungen - Rücklagen können Sie die Rücklagenabrechnung durchführen! Rücklagen Bestandskonten Rücklagen-Bestandskonto - Was ist das? (Hier klicken) Dieses Fenster kann über verschiedene Register aufgerufen werden: - - Zum Einrichten: Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Rücklagekonten Schalter Neu/Ändern Schalter Rücklagen-Bestandskonten. - - Zum Bearbeiten während der Abrechnung: Register Abrechnungen Register WEG-Abrechnung - Rücklagen-Abrechnung - Schalter Rücklagen- Bestandskonten bearbeiten. Über dieses Register können Sie alle Rücklagen-Bestandskonten (aktiv), in der Regel werden dies Festgeldkonten oder Sparbücher sein, verwalten. Schalter Neu Mit Hilfe dieses Schalters kann ein neues Rücklagen-Bestandskonto (aktiv) angelegt werden. Hierzu öffnet sich ein zusätzliches Eingabefenster. Schalter Bearbeiten Das Eingabefenster wird geöffnet, indem das ausgewählte Konto bearbeitet werden kann. Schalter Löschen Dient zum Löschen des in der Liste markierten Rücklagen-Bestandskontos. Rücklagenbestandskonto - Neuanlage/Änderung Rücklagen-Bestandskonto - Was ist das? (Hier klicken) Dieses Fenster dient zur Eingabe bzw. Änderung von Rücklagen-Bestandskonten. Feld Bezeichnung Tragen Sie hier die genaue Bezeichnung des Kontos ein (z.b. Festgeld- Rücklagenkonto). Feld Zusatz Dieses Feld dient zur weiteren Spezifikation des Kontos. Hier können noch Zusatzinformationen eingetragen werden. Feld Konto 202

203 Da es sich bei der Anlage um ein aktives Bestandskonto handelt, müssen Sie eine Kontonummer für die Buchhaltung vergeben. Diese Kontonummer können Sie anschließend über den Kontenrahmen im Bereich Standskonten, Rücklagen (A) aufrufen. Auf dieses Konto werden auch Zinsen, Soli etc. gebucht. Kontonummer 500 Sparbuch, Kontonummer 520 Festgeldkonto. Bereich Bankverbindung Schalter Das Fenster Liste der Bankverbindungen wird geöffnet, in der alle bereits bestehenden Bankkonten zur Auswahl angezeigt werden. In dieser Liste können Sie aber auch eine neue Bank anlegen. Schalter Mit diesem Schalter wird die Auswahl der Bank zurückgesetzt. Die Auswahl kann neu erfolgen. Feld BLZ Die Bankleitzahl wird automatisch aus der Liste der Bankverbindungen der ausgewählten Bank übernommen. Feld Konto-Nr. In dieses Feld tragen Sie die Kontonummer des Rücklagen-Bestandskontos (Sparbuch, Festgeldkonto etc.) ein. Umlageschlüssel - Was ist das? Legt fest, wie die allgemeinen Betriebs- und Heizkosten auf Bewohner oder Eigentümer umgelegt werden sollen. Man unterscheidet zwischen Anteiligen-, Festbetrags- oder x Tage Umlageschlüssel. Personen x Tage, m² Wohnfläche, m³ Wasserverbrauch etc. Was ist ein Anteiliger Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein Festbetrags Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein x Tage Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Festbetrag Umlageschlüssel - Was ist das? Bei dieser Art des Umlageschlüssels werden feste Anteile (z.b. Zähler oder EUR- Beträge einer externen Heizkostenabrechnung) verwendet. Der eingegebene Anteil wird direkt in die Umlage übernommen und nicht taggenau umgelegt. Die Anteile an Umlageschlüsseln vom Typ Festbetrag können sowohl für aktuelle und ausgezogene Bewohner oder frühere Eigentümer eingegeben. Bei Zählern muss der Verwalter die Zwischenstände notieren und in Win-CASA eintragen. 203

204 Anteilige Umlageschlüssel - Was ist das? Bei dieser Art des Umlageschlüssels werden die Kosten automatisch anteilig auf aktuelle und ausgezogene Bewohner oder frühere Eigentümer berechnet. Sie legen eine bestimmte Kostenart nach m² um. Es entstehen Kosten von 1.000,00 EUR für eine Wohnung, in der am ein Bewohnerwechsel stattfand. Dem früheren Bewohner wird automatisch ein Anteil von 1.000,00 EUR x 31 Tage / 365 Tage berechnet, dem aktuellen Bewohner 1.000,00 EUR x 334 Tage / 365 Tage. x Tage Umlageschlüssel - Was ist das? Der eingegebene Anteil wird von Win-CASA automatisch mit der Anzahl der Abrechnungstage multipliziert. (Im Gegensatz zur Berechnungsart "anteilig" können Sie unterschiedliche Anteile für aktuelle und ausgezogene Bewohner eingeben). Stellplatz: Haus mit nur einer Mietwohnung (zur Vereinfachung) Ein Mieter besitzt einen Stellplatz und zieht am des Jahres aus. Der nachfolgende Mieter erhält jedoch keinen Stellplatz. Beim ausgezogenen Bewohner ist somit in den Anteilen beim Stellplatz eine 1 eingetragen, beim aktuellen Mieter eine 0. Win-CASA rechnet somit die anteiligen Kosten mit 1 x 31/31 Tage auf den ausgezogenen Mieter um. Der neue Mieter zahlt keine Kosten, da 0 x 334/31 Tage gerechnet wird. Beachten Sie, dass als Gesamtsumme aller Garagentage nur 31 Tage im Haus gerechnet wurde, nicht jedoch 365 TAGE (wie z.b. bei einem Anteiligen Umlageschlüssel) Umlageschlüssel bearbeiten Umlageschlüssel - Was ist das? (hier klicken) Im oberen Teil des Fensters wird die Nummer des zu bearbeitenden Umlageschlüssels angezeigt. Im nächsten Fenster erkennen Sie ob es sich um einen Umlageschlüssel für Bewohner (Win-CASA Miet und Win-CASA PRO) oder für Eigentümer (Win-CASA WEG und Win-CASA PRO) handelt. Bezeichnung Bezeichnung des Umlageschlüssels, z.b. Wohneinheit, Heizfläche, Garagenfläche, Kabelfernsehen etc. Einheit z.b. m², m³, ltr., Stück, Anteile etc. Verteilung Hier geben Sie an, ob es sich um einen anteiligen Umlageschlüssel, 204

205 Festbetrags-Umlageschlüssel oder xtage-umlageschlüssel handelt. Klickfeld Dieser Umlageschlüssel soll nach Zählerständen abrechnen" Win-CASA kennt bis zu 16 Zähler pro Wohnung. Sobald Sie dieses Feld anklicken, können Sie einen oder mehrere Zähler anklicken. Wenn Sie einen Zähler anklicken, wird der eingegebene Verbrauch (Endstand abzgl. Anfangsstand) als Anteil automatisch übernommen. Wenn Sie eine Kostenart z.b. nach der Summe von Warm- und Kaltwasserverbrauch umlegen wollen, dann klicken Sie entsprechend zwei Zähler an. Win-CASA summiert automatisch diese beiden Zähler. Zählerstände werden im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Wohnung Daten Register Anteile - Schalter Zähler eingegeben. für die Umlage von Heizkosten nach der 70 / 30 Regel. Schalter Zählernamen ändern Öffnet das Fenster Zählernamen zum Eingeben der Namen der Zähler. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Tutorial - Heizkostenumlage (70/30) Heizkosten werden zu 70% laut einem Wärmezähler und zu 30% nach Wohnfläche umgelegt. Diese Umlageart wird in dieser oder ähnlicher Form häufig bei älteren Mietverträgen angewendet. Gehen Sie bei der Einrichtung der hierfür benötigten Konten und Umlageschlüssel folgendermaßen vor: Legen Sie zunächst im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Umlageschlüssel zwei Umlageschlüssel an: a. Wärmezähler Festbetrag" (bereits als Nr. 7 innerhalb der Musterdaten angelegt) b. Heizkosten Wohnfläche (m²) Anteilig" (nicht den normalen Wohnfläche- Umlageschlüssel Nr. 1 verwenden, sondern diesen speziellen Heizkosten- Wohnfläche-Umlageschlüssel als neuen Umlageschlüssel anlegen, z.b. mit Nr. 20) 205

206 Sie legen im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten ein Ausgabekonto an. Bezeichnen Sie das Konto mit Heizkosten". Das Konto muss als umlagefähig nach Heizkostenabrechnung" definiert werden. Weisen Sie dem Konto die oben eingerichteten Umlageschlüssel (z.b. Nr. 7 und Nr. 20) zu. Beim Umlageschlüssel Nr. 7 Wärmezähler" geben Sie eine Verteilung von 70% ein. Beim Umlageschlüssel Nr. 20 Heizkosten Wohnfläche" geben Sie eine Verteilung von 30% ein. Laufende Buchungen: Während des Jahres buchen Sie alle entstehenden Heizkosten auf das Konto "Heizkosten". (Register Buchhaltung -Schalter Buchen) Bei der Abrechnung am Jahresende gehen Sie folgendermaßen vor: Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Anteile Schalter Zählerstände tragen Sie den Zählerstand laut der abgelesenen Wärmezähler beim Zähler 7 für jede Wohnung ein. Im selben Fenster unter dem Register Anteile Umlageschlüssel Heizkosten Wohnfläche geben Sie zusätzlich die Wohnfläche jeder Wohnung ein. Die anschließende Nebenkosten- oder WEG Abrechnung liefert zwei Zeilen für die Heizkosten. Zeile A: Heizkosten verteilt nach Wärmezähler... Ihr Anteil... Zeile B: Heizkosten verteilt nach Heizkosten Wohnfläche... Ihr Anteil... Wohnung Stammdaten Das Eingabefenster für die Wohnungs-Stammdaten ist durch die untenliegenden Registerreiter dreigeteilt in: Register Bewohner 206

207 Register Eigentümer Register Wohnung Bitte beachten Sie hierzu jedoch die Informationen zu den unterschiedlichen Win-CASA-Version (Miet, WEG und PRO). Die folgenden Schalter finden Sie in allen drei Registern Bereich Funktion Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Drucken Öffnet das Auswahlfenster zum Drucken. Sie können in Win-CASA jede Liste oder Bericht mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Bereich Kommunikation Schalter Brief Mit diesem Schalter können Sie direkt an Ihren Bewohner oder Eigentümer einen Brief verfassen. Die Win-CASA Textverarbeitung oder eine von Ihnen eingestellte Textverarbeitung wird gestartet. Die Einstellung der Textverarbeitung erfolgt im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen. Schalter Kontaktieren Über diesen Schalter können Sie direkt Kontakt mit Ihrem Bewohner oder Eigentümer aufnehmen, z.b. über die Telefonie oder über EMai, Fax etcl. Für die Telefonfunktion greift Win-CASA auf bereits vorhandene Windows- Funktionen zurück. Hinweise zur Telefonie erhalten Sie hier! Bereich Termine & Nachweise Schalter Dokumente/Nachweise Über diesen Schalter gelangen Sie direkt in das Dokumenten- und Nachweismanagement um für Ihren Bewohner oder Eigentümer einen Nachweis zu erstellen. So haben Sie alle Vorgänge, die diese Wohnung betreffen, jederzeit griffbereit. Schalter Termine Über diesen Schalter gelangen Sie direkt in die Termine. So können Sie z.b. während eines Telefonats mit Ihrem Bewohner oder Eigentümer einen neuen Termin erstellen. Bereich Anteile 207

208 Schalter Personenzahl Über diesen Schalter geben Sie die Personenzahl der Wohnung ein. Schalter Zählerstände Über diesen Schalter geben Sie die Zählerstände ein. Dies kann nach Verbrauch oder Anfangs- und Endbestand erfolgen. Bereich Navigation Schalter Das Fenster Auswahl Wohnungen wird geöffnet. Im linken unteren Fensterbereich finden Sie eine Suchefunktion. Klicken Sie dazu in das Feld Suche starten und geben den Namen des Nachweises ein, den Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Symbol beenden Sie die Suchefunktion. um die Suche zu starten. Mit dem Schalter Schalter vorherige Wohnung Klicken Sie auf das Pfeilsymbol links, gelangen Sie in die vorherige Wohnung. Schalter nächste Wohnung Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts, gelangen Sie die nächste Wohnung. Durch diese Schalter muss nicht jedesmals das Fenster geschlossen werden, um die nächste Wohnung aufzurufen. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner - Register Bewohner Bezeichnung Die Bezeichnung der Wohnung kann sowohl Zahlen als auch Ziffern enthalten. Wählen Sie die Bezeichnung so, dass Sie die Wohnung damit eindeutig identifizieren können (z.b. 1.Stock Eingang links oder Erdgeschoss Süd). Geben Sie in die Bezeichnung der Wohnung nicht den Namen des 208

209 Bewohners oder Eigentümers ein, da dieser wechseln kann. In dem Hauptfenster von Win-CASA wird in der Wohnungsliste die Bezeichnung der Wohnung und danach der aktuelle Bewohner und Eigentümer gelistet. Art Erlaubt die Art der Wohneinheit zu bezeichnen. Z.B. Wohnung, Garage, Lager, Büro, Laden. Die Vorgaben für dieses Klappfeld treffen Sie im Register Verwaltung - Einstellungen. Anschriftenfelder Win-CASA ermöglicht die Eingabe von zwei verschiedenen Bewohnernamen. Damit werden auch nicht eheliche Lebensgemeinschaften berücksichtigt. Neben den Adressdaten können auch Telefonnummer, Faxnummer etc. eingegeben werden. Felder Anrede, Titel und Brief Die Auswahlfelder Anrede, Titel und Brief sind dynamische Auswahlfelder. Klickfeld erlaubt bei Fax Wenn dieses Klickfeld aktiviert ist, kann automatisch an diesen Bewohner ein Fax versendet werden. Dies gilt z.b. für eine Nebenkostenabrechnung die der Bewohner als Fax erhalten soll. In jedem Fenster in der die Möglichkeit besteht ein Fax zu versenden, erscheint dieser Bewohner. Wird das Klickfeld deaktiviert, wird dieser Bewohner nicht mehr angezeigt. Klickfeld erlaub bei Wenn dieses Klickfeld aktiviert ist, kann automatisch an diesen Bewohner eine versendet werden. Dies gilt z.b. für eine Nebenkostenabrechnung die der Bewohner als erhalten soll. In jedem Fenster in der die Möglichkeit besteht eine zu versenden, erscheint dieser Bewohner. Wird das Klickfeld deaktiviert, wird dieser Bewohner nicht mehr angezeigt. Schalter Bewohnerwechsel Ein Bewohnerwechsel muss in Win-CASA erfasst werden, damit am Ende des Wirtschaftsjahres der ausgezogene und neue Bewohner eine taggenaue Nebenkostenabrechnung erhält. Durch Anklicken dieses Schalters wird ein Bewohnerwechsel durchgeführt. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe unter Bewohnerwechsel. Schalter Adresse importieren aus Diese Funktion dient dazu Adressen aus den Kontakten oder aus der Eigentümerliste als Bewohner zu übernehmen. Darüber hinaus ist es möglich aus Fremddatenbanken Kontakte zu importieren und diese dann hier zu übernehmen. Näheres dazu erfahren Sie im Register Sonstiges - Schalter aus Fremddatenbanken. Auswahlfeld Status Mit der Auswahl Vermietet" oder Leerstand" definieren Sie den aktuellen Status der Wohnung. Ist der Status "Leerstand" wird für diese Wohnung keine automatische Sollstellung erzeugt. Wichtiger Hinweis: Wenn ein neuer Bewohner einzieht oder ein Bewohner auszieht und sich ein Leerstand ergibt, dann ändern Sie nicht einfach nur den Status. Sie müssen zuerst den Schalter Bewohnerwechsel" klicken, um einen Wechsel durchzuführen, damit dieser in den späteren Abrechnungen berücksichtigt wird. 209

210 Mieter Maier" zieht am aus, ein Nachmieter ist noch nicht gefunden. Der aktuelle Status der Wohnung ist Vermietet". Unter Register Vertrag" geben Sie das Auszugsdatum ein und klicken Bewohnerwechsel". Anschließend ändern Sie den aktuellen Status auf Leerstand". Am zieht ein neuer Mieter ein. Geben Sie unter Register Vertrag das Enddatum des Leerstands (Feld Auszug ) ein, den Klicken Sie Bewohnerwechsel". Geben Sie die Daten des neuen Mieters ein und stellen Sie den Status auf Vermietet". Eine aktuelle Leerstandliste können Sie im Register Listen Bewohner Belegungsliste Auswahl Nur Leerstand" ausdrucken. Anzeige Saldo Als Information wird der aktuelle Saldo des Bewohners angezeigt. Eine Minusbetrag in roter Schrift bedeutet, dass der Bewohner mit seinen Zahlungen im Rückstand ist. Schalter K" Der Kontoauszug oder die Zahlungsübersicht des Bewohners wird aufgerufen. Mahnstufe Die aktuelle Mahnstufe wird angezeigt, daneben das Datum der letzten erstellten Mahnung. Ist der Bewohner mit seinen Zahlungen nicht im Rückstand, wird die Mahnstufe - angezeigt. Sind keine offenen Posten für diesen Bewohner vorhanden, wird das Mahnstufe ausgeblendet. Auswahl RA" in der Mahnstufe Wurde der säumige Zahler bereits 3x gemahnt und Sie den Fall dem Rechtsanwalt übergeben, wählen Sie RA" aus. Dies bedeutet, dass der Bewohner nicht mehr unter Listen-Mahnliste angezeigt wird. Sollte der säumige Zahler seine Schuld begleichen, wird die Mahnstufe RA" automatisch zurückgesetzt, wenn Sie den Zahlungseingang buchen. Dynamische Auswahlfelder Klicken Sie auf den rechtsliegenden Pfeil des Auswahlfeldes, um aus der Liste die jeweilige Voreinstellung auszuwählen oder überschreiben Sie den Vorgabetext mit Ihrer gewünschten Eingabe. Win-CASA übernimmt diesen Text in Zukunft automatisch in die Liste der Vorgabetexte. Darüber hinaus können Sie die Vorbelegungen über das Register Verwaltung - Einstellungen definieren. Dies erspart Ihnen eine unnötige Eingabe bei immer wiederkehrenden Texten. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner - 210

211 Register Zahlung Die hier aufgelisteten Zahlungen (Mieten/Betriebs- und Heizkosten- Vorauszahlungen) können in den Stammdaten des Hauses im Register Zahlungen definiert werden. Klickfeld Staffelmiete Um Staffelmieten eingeben zu können muss das Klickfeld aktiviert sein. Zur Eingabe der Staffelmietbeträge klicken Sie auf den Schalter M rechts neben dem Feld Miete. Es stehen Ihnen neun Erhöhungsstufen zur Verfügung. Näheres hierzu finden Sie unter Staffelmietvereinbarungen. Bei gewerblichen Einheiten muss die Miete als Bruttomiete (einschließlich MwSt) eingetragen werden. Schalter Letzte Mieterhöhung Öffnet das Fenster zur Anzeige der letzten Mieterhöhung. Lastschrift Ermächtigung Wenn eine Lastschrifteinzugsermächtigung des Bewohners vorliegt, muss dieses Feld angeklickt werden. Nach einer automatischen oder manuellen Sollstellung können automatisch Lastschriften für diesen Bewohner erstellt werden. Mahnsperre Um einen Bewohner von Mahnungen auszuschließen, aktivieren Sie dieses Feld. Umlageausfallwagnis Wenn in der Nebenkostenabrechnung bis maximal 2% der Betriebskosten als Umlageausfallwagnis ausgewiesen werden sollen, muss dieses Klickfeld aktiv sein. Den genauen Prozentwert des Umlageausfallwagnis stellen Sie im Register Verwaltung - Einstellungen - Optionen ein. Umlageausfallwagnis: Was ist das? Gewerbliche Einheit Bei Bewohnern mit benötigtem MwSt-Ausweis muss dieses Feld angeklickt werden. Ferner geben Sie den entsprechenden MwSt-Satz für die Miete und Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen ein. MwSt-Sätzen werden im Register Verwaltung - Einstellungen - Mwst.-Sätze definiert. Bei gewerblichen Einheiten ist die eingetragene Miete stets die Bruttomiete (einschließlich MwSt). Alle anderen Vorauszahlungen (Betriebs- und Heizkosten) werden auch Brutto eingegeben. Staffelmiete - Was ist das? Eine im voraus vereinbarte Zahlung einer festgesetzten Miethöhe ab einem bestimmten Zeitpunkt. Staffelmietvereinbarungen eingeben Geben Sie für den Fall von vereinbarten Staffelmieten die jeweilige Miete ab dem Gültigkeitsdatum ein. Win-CASA stellt automatisch die jeweils gültige Miete ins 211

212 Soll. Schalter Zurück Das Fenster wird geschlossen. Zuletzt durchgeführte Erhöhung Es wird das Datum, der Betrag sowie der ursprüngliche Betrag inkl. Ursprungsdatum angezeigt. Die Daten werden bei Durchführung von Mieterhöhungen automatisch in dieses Fenster übernommen. Informationen zur Durchführung von Mieterhöhungen finden Sie hier. Selbstverständlich können hier auch Mieterhöhungen aus der Vergangenheit festgehalten werden. Das Fenster dient nur zur Information des Vermieters bzw. Hausverwalters. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner - Register Bank Tragen Sie hier die Bankverbindung des Bewohners ein. Die hier angegebenen Daten werden im Falle einer erteilten Lastschrifteinzugsermächtigung als Bezugsbank automatisch von Win-CASA bei der Lastschriftenerstellung verwendet. Schalter Liste Startet das Fenster Liste der Bankverbindungen zur Auswahl/Eingabe von häufig vorkommenden Geldinstituten. Sie ersparen sich dadurch das Eintippen von Bankbezeichnung und BLZ. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner - Register Vertrag Vertragsabschluß am/druch Hier tragen Sie das Datum des Vertragsabschlusses ein. Ebenfalls können Sie den Mieternamen und den Vermieternamen eintragen. Vertragsdaten Einzug Geben Sie das genaue Einzugsdatum an, um eine exakte Nebenkostenabrechnung sicher zu stellen. Auszug Führen Sie einen Bewohnerwechsel durch, muss das genaue Auszugsdatum eingegeben werden. Nur dann kann im Register Bewohner ein Bewohnerwechsel durchgeführt werden. Hat der aktuelle Bewohner einen unbefristeten Mietvertrag, dann geben Sie kein Auszugsdatum ein. Kündigungsfrist Dient als Information zur Eingabe von Kündigungsfristen. 212

213 Gekündigt am Hier kann das Kündigungsdatum eingetragen werden, bzw. das Klickfeld Jahresende oder Vertragsende angeklickt werden. Schalter Mietvertrag drucken Startet die Textverarbeitung von Win-CASA um den Mietvertrag auszudrucken. Neuer geplanter Bewohner in Wartestellung Wenn ein Bewohner auszieht und Sie den zukünftigen Bewohner schon kennen, gelangen Sie mit dem Auswahlschalter Bewohners. in die Kontaktliste. Erfassen Sie mit Neu" die Daten des zukünftigen In das Notizfeld, Register Sonstiges, können Sie die vereinbarte Miete eintragen, wenn Sie diese schon kennen. Speichern Sie den Kontakt und wählen Sie diesen Kontakt aus. Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt den Bewohnerwechsel (Schalter Bewohnerwechsel" im Register Bewohner) durchführen, können Sie die Daten des geplanten neuen Bewohners aus der Kontaktliste automatisch in die Stammdaten der Wohnung übernehmen. Notizen Freies Feld zur Erfassung zusätzlicher Bewohnerdetails. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner - Register Kaution Eine Kaution kann in Höhe von max. 3 Monatsnettomieten gefordert werden. ( 550 b BGB, Gesetz vom , gültig für neue Mietverträge ab diesem Zeitpunkt). Schalter Kautionsverwaltung Durch Anklicken dieses Schalters rufen Sie die Kautionsverwaltung von Win- CASA auf. Dort erstellen Sie auch die Kautionsabrechnung. Das Notizfeld am Ende der Seite dient zur Eingabe von Notizen, z. B. der gewählten Anlageform und Bankverbindung für die Mietkaution. Wie Sie Kautionszahlungen des Mieters buchen, erfahren Sie im Lernprogramm/Tutorial. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner - Register Anteile Was ist ein Anteiliger Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein Festbetrags Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein x Tage Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) 213

214 Win-CASA kann die Gesamtkosten eines umlagefähigen Ausgabekontos anhand der hier eingegebenen Anteile auf die Bewohner umlegen. Wichtig! In der Liste der Anteile werden nur die Umlageschlüssel aufgelistet, die auch tatsächlich als Umlageschlüssel für mindestens ein Ausgabekonto eingestellt wurden. Dadurch wird verhindert, dass Sie Anteile eingeben, die in der Abrechnung nicht benötigt werden. Wenn Sie keine Kosten nach Wohnfläche (Umlageschlüssel 01) verteilen, können Sie hier in der Liste der Anteile die Wohnfläche auch nicht eingeben. Erst wenn Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - für ein Ausgabekonto den Umlageschlüssel Wohnfläche vergeben, können Sie in der Liste der Anteile die Wohnfläche jeder Wohnung eintragen. Das Anteileregister ist in zwei Tabellen unterteilt: Die obere Tabelle zeigt alle verwendeten Umlageschlüssel die nicht Personen xtage (Umlageschlüssel Nr. 2, 48, 49) oder Zähler sind. Tragen Sie in der Spalte Wohnung die entsprechenden Anteile ein. Sollte ein Anteil nicht auf eine Wohnung angewendet werden, geben Sie 0 ein. In der Nebenkostenabrechnung entfallen damit für diese Position keine Kosten auf die Wohnung. Die untere Tabelle zeigt alle verwendeten Zähler an. Die Zählerstände geben Sie über den Schalter Zählerstände ein. Sie haben ein Ausgabekonto "Kabelfernsehen" angelegt und diesem Konto den Umlageschlüssel "Kabelanschluss" zugewiesen. Auf dem Konto "Kabelfernsehen" buchen Sie Gebühren, die Sie z.b. an die Telekom bezahlen. Hat eine Wohnung keinen Kabelanschluss, geben Sie als Anteil des Umlageschlüssels "Kabelanschluss" eine 0 ein, ansonsten eine 1. Es entfallen dadurch keine anteiligen Kosten auf die Wohnungen ohne Kabelanschluss. Win-CASA errechnet automatisch in der Spalte Haus die aktuellen Gesamtanteile. Schalter Personenzahl Wechsel in der Personenzahl (z.b. nach Geburt, Heirat, Tod) werden im Fenster Personenzahl eingegeben. Schalter Zählerstände Das Eingabefenster für Zählerstände wird geöffnet. Umlagefähigkeit - Was ist das? Umlagefähig bedeutet grundsätzlich, dass die Kosten auf einem Ausgabekonto nach einem bestimmten Umlageschlüssel auf die Bewohner oder Eigentümer in der Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung verteilt werden können. 214

215 In der Hausgeldabrechnung bedeutet der Begriff umlagefähig", dass der Eigentümer diese Kosten auf seinen Mieter umlegen kann, wenn er die Wohnung vermietet hat. Eingabefenster für Zählerstände In diesem Fenster geben Sie entweder die Anfangs- und Endstände oder direkt den Verbrauch für die verwendeten Zähler ein. Je nach Auswahl des Klickfeldes rechts oben wird Ihnen ein Feld für den Anfangs- bzw. Endbestand oder für die Verbrauchseingabe angezeigt. Für jedes Haus stehen Ihnen hier bis zu 16 Zähler zur Verfügung! Sobald Sie einem Ausgabekonto einen Umlageschlüssel der nach Zähler umgelegt wird zuweisen, können Sie in diesem Fenster den dazugehörigen Zählerstand eintragen. Jede Wohnung hat einen Wasserzähler. Sie haben ein Ausgabekonto "Wasser" angelegt, dem Sie den Umlageschlüssel "06 - Wasserverbrauch" zuordnen. Sie lesen den Zählerstand am Anfang eines Wirtschaftsjahres ab und tragen diesen hier als Anfangsstand unter der Position "06 - Wasserverbrauch" für jede Wohnung ein. Am Ende des Wirtschaftsjahres lesen Sie den neuen Stand ab und tragen ihn als Endstand unter "06 - Wasserverbrauch" ein. Die Wasserkosten, die Sie im Laufe des Wirtschaftsjahres auf das Konto "Wasser" gebucht haben, werden in der Nebenkostenabrechnung verbrauchsabhängig auf die Bewohner verteilt. Schalter Zählernamen Startet das Fenster Zählernamen Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbrechen Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Pfeiltasten Nächste und Vorherige Wechselt zum Zählerstandsfenster des nächsten/vorherigen Bewohners/Eigentümers. Die Eingabe der einzelnen Anfangs/Endbestände, bzw. der Verbrauch muss mit Return oder Tab bestätigt werden. Bericht drucken - Druckauswahl Im Auswahlfeld kann der gewünschte Standard-Bericht (im Lieferumfang von Win-CASA enthalten) zum Drucken ausgewählt werden. Achtung: Der Schalter Bericht wird durch Registrierung des Berichtsdesigners aktiviert. Näheres zum Berichtsdesigner erfahren Sie hier. Schalter Bericht Dient zur Neuanlage, Bearbeitung und Löschung von Berichten mit Hilfe des 215

216 Berichtsdesigners. Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn Sie das Win-CASA Zusatzmodul Berichtsdesigner erworben haben. Auswahlschalter Neu Dient zur Neuanlage eines Berichts. Hierzu wird eine Kopie des vorhandenen Berichts erstellt, der frei gestaltet und unter anderem Namen abgespeichert werden kann. Schalter Bearbeiten Der aufgerufene Bericht kann mit dieser Funktion geändert werden. Schalter Umbenennen Dient zum Umbenennen des aufgerufenen Berichtes. Schalter Löschen Löscht den aufgerufenen Bericht. Schalter Drucken Druckt den gewählten Bericht aus. Schalter Vorschau Öffnet das Vorschaufenster indem das Berichtslayout kontrolliert und anschließend ausgedruckt werden kann. In der sich öffnenden Vorschau sehen Sie den auszudruckenden Bericht. Dieser kann über den Export-Schalter in verschiedene, gängige Formate exportiert werden. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe unter Export von Berichten. Personenzahl Zur Eingabe der Personenzahl für die Personen x Tage Umlageschlüssel Nr. 2, 48, 49 (Win-CASA Miet und PRO) sowie der Personen x Tage Schlüssel Nr. 51, 98, 99 (Win-CASA WEG und PRO). Jeder dieser Umlageschlüssel ist ein eigener Registerreiter. Anhand der gültigen Personenzahl ab einem bestimmten Datum errechnet Win-CASA automatisch die Personentage (Personen x Tage). Auch die Eingabe von Dezimalzahlen (z.b. 2,5 Personen) ist möglich. Ein neuer Eintrag in diese Liste wird immer dann erforderlich, wenn sich die Personenzahl z.b. durch Geburt oder Todesfall ändert. Schalter Neu Geben Sie im anschließenden Fenster die neue Personenzahl und das Datum ein, ab dem die neue Personenzahl gilt. Mit dem Schalter Speichern oder Abbruch übernehmen oder verwerfen Sie die 216

217 Eingabe. Schalter Bearbeiten Mit diesem Schalter können den Eintrag ändern, bzw. wenn Sie ein falsche Datum eingegeben haben. Wählen Sie in der Liste den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf den Schalter Ändern. Es öffnet sich das Fenster zur Eingabe der Personenzahl und des Datums. Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste öffnet ebenfalls das Fenster Anzahl Personen. Anschließend können Sie die Angaben ändern. Mit dem Schalter Speichern oder Abbruch übernehmen oder verwerfen Sie die Eingabe. Schalter Löschen Wählen Sie in der Liste den entsprechenden Eintrag und klicken Sie auf den Schalter Löschen, um den Eintrag zu entfernen. So könnte eine Liste im Fenster Personen x Tage aussehen. Anzahl P. Ab Datum Diese Tabelle wäre z.b. wie folgt zu lesen: Einzug mit 4 Personen am Geburt einer Tochter am Auszug des ältesten Sohnes am Daten eines ausgezogenen Bewohners Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des ausgezogenen Bewohners bearbeiten können. Hinweis: Im Register Anteile des ausgezogenen Bewohners können Sie verbrauchsabhängige Anteile (Zählerstände, Festbetrag Heizkosten lt. externem Heizkostenabrechner) ändern. Die anteiligen Werte bleiben gleich (z.b. Wohnfläche) und können in den Stammdaten des aktuellen Bewohners geändert werden. Daten eines ausgezogenen Bewohners - Register Ausgezogener Bewohner Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des ausgezogenen Bewohners bearbeiten können. Daten eines ausgezogenen Bewohners - Register Kaution Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des ausgezogenen 217

218 Bewohners bearbeiten können. Daten eines ausgezogenen Bewohners - Register Anteile Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des ausgezogenen Bewohners bearbeiten können. Eine Beschreibung zum Register Anteile erhalten Sie im Register Verwaltung Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile. Daten eines früheren Eigentümers Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des früheren Eigentümers bearbeiten können. Hinweis: Im Register Anteile des früheren Eigentümers können Sie verbrauchsabhängige Anteile (Zählerstände, Festbetrag Heizkosten lt. externem Heizkostenabrechner) ändern. Die anteiligen Werte bleiben gleich (z.b. Wohnfläche) und können in den Stammdaten des aktuellen Eigentümers geändert werden. Daten eines früheren Eigentümers - Register früherer Eigentümer Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des früheren Eigentümers bearbeiten können. Daten eines früheren Eigentümers - Register Anteile Es wird in das Fenster Stammdaten Wohnung gewechselt, wo Sie die Daten des früheren Eigentümers bearbeiten können. Buchung - Sollstellung ändern/zahlung ändern Diese Funktion wird durch den Schalter Buchung ändern" oder durch Doppelklick auf Buchungen in verschiedensten Fenstern aufgerufen. Z.B. im Register Listen Kontenauszug, Journal, Übersicht Bankkonto etc. Im Fenster Buchen klicken Sie Buchung, in der Liste der letzten Buchungen, mit der rechten Maustaste an oder im Haupfenster - Ansicht Buchungen - auch hier klicken Sie die Buchung mit der rechten Maustaste an. Korrigieren Sie in diesem Fenster eine falsch eingegebene Buchung. Datum In diesem Feld ändern Sie das eingegebene Buchungsdatum. Schalter W Mit Hilfe dieses Schalters können Sie das Wertstellungsdatum ändern. Feld Beleg-Nr. 218

219 In diesem Feld sehen Sie die entsprechende Belegnummer. Diese können Sie mit den Pfeiltasten ändern. Beachten Sie hierzu auch die Funktion Laufende Bel.-Nr. Ansicht Bankbuchung (wenn es sich um eine Bankbuchung handelt): Feld Konto Erlaubt die Auswahl eines anderen Kontos aus dem Kontenrahmen des Hauses. Auswahlfeld B-Konto Erlaubt die Auswahl einer anderen Bank oder Kasse des Hauses. Ansicht Doppelte Buchführung (keine Bankbuchung): Feld Konto (S) Erlaubt die Auswahl eines anderen Kontos aus dem Kontenrahmen des Hauses (Soll Konto). Auswahlfeld Konto (H) Erlaubt die Auswahl eines anderen Kontos aus dem Kontenrahmen des Hauses (Haben Konto). Eingabefeld Text Ändern Sie hier den Buchungstext. Win-CASA vergibt bestimmte Buchungstexte für automatisch erstellte Sollstellungen und Zahlungen: LEV steht für Lastschrifteinzugsverfahren eingezogen Dezember 2009 Zahlung steht für Zahlung erhalten (Sollstellung war vom Dezember 2009) Soll steht für Automatische Sollstellung für Dezember 2009 Eingabefeld Betrag Ändern Sie hier den Buchungsbetrag. Auswahlfeld MwSt. Hier können Sie den MwSt-Satz anpassen. Die Vorgaben hierfür ändern Sie im Register Verwaltung - Einstellungen. Schalter Speichern Speichert die geänderte Buchung und kehrt zum vorherigen Fenster zurück. Schalter Abbrechen Verwirft die Änderungen an der Buchung und kehrt zum vorherigen Fenster zurück. Register Verwaltung - Schalter Konten 219

220 Der Schalter Konten gliedert sich in folgende Unterpunkte (je nach ausgewähltem Haustyp): Konten Umlageschlüssel Bestandskonten (Banken/Kassen) Rücklagekonten Spezielle Konten zuordnen Anfangsbestand (EB-Wert) Kontostände aktualisieren Hausanteile aktualisieren Umbuchung von Bestandskonten auf Bestandskonten (Kasse) Erlaubt automatisches Umbuchen von einem Bestandskonto auf ein anderes Bestandskonto des gleichen Hauses. Dies gilt auch für Kassen. Umbuchungen wie z.b. Barentnahmen/Bareinlagen oder Bewegungen zwischen zwei Bankkonten eines Hauses können somit sofort verbucht werden. Datum In diesem Feld wird das aktuelle Datum als Buchungsdatum eingetragen. Feld Bel.-Nr. Die Belegnummer wird in dieses Feld eingetragen. Mit Hilfe der Pfeiltasten können Sie die Belegnummer ändern. Auswahlfeld Von Konto Geben Sie das Bestandskonto/Kasse ein, das belastet werden soll. Auswahlfeld Auf Konto Geben Sie das Bestandskonto/Kasse ein, auf dem eine Gutschrift erfolgt. Auswahlfeld Text Verwenden Sie einen Buchungstext oder legen Sie im Register Verwaltung Einstellungen - Buchhaltung - Umbuchungstexte - eigene Umbuchungstexte fest. Schalter Umbuchen Führt die Umbuchung durch. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Die Umbuchung wird nicht vorgenommen. Hinweis: Register Buchhaltung - Schalter Buchen bei Ansicht Doppelte Buchführung" kann ebenfalls direkt zwischen Bestandskonten umgebucht werden. Umbuchen von Sachkonten Das von Ihnen ausgewählte umzubuchende Konto steht oben im Feld Von 220

221 Konto". Datum Hier ist das aktuelle Datum eingetragen. Dieses können Sie durch anklicken individuell ändern. Klickfelder Mit Hilfe der Klickfelder können Sie eine Umbuchung auf bis zu 5 andere Sachkonten gleichzeitig durchführen. Durch Anklicken des Feldes wird ein Zielkonto" aktiviert. Auswahlfeld Konto Hier können Sie das entsprechende Konto, auf das die Umbuchung erfolgen soll, ausgewählt werden. Hinweis: Sie können auch von einem Ausgabekonto auf ein Einnahmekonto oder umgekehrt umbuchen. Das Vorzeichen wird automatisch berichtigt. Feld Betrag In dieses Feld tragen Sie den Betrag der Umbuchung ein. Auswahlfeld MwSt. Die MwSt können Sie mit Hilfe dieses Auswahlfeldes auswählen. Vorgaben hierfür können Sie im Register Verwaltung - Einstellungen ändern. Feld Text Geben Sie hier einen Text für die Umbuchung an. Schalter W Mit Hilfe dieses Schalters können Sie das Wertstellungsdatum ändern. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Die Umbuchung wird nicht vorgenommen. Hinweis: Register Buchhaltung - Schalter Buchen bei Ansicht Doppelte Buchführung" kann ebenfalls direkt zwischen Sachkonten umgebucht werden. Status der Sollstellung Zeigt welches Haus im gewählten Monat bereits sollgestellt ist. Schalter Zurück Klicken Sie auf den Schalter Zurück, um in das Fenster Automatische Sollstellungen zurückzukehren. Fenster Betrag enthält folgende Zahlungsarten Geben Sie entsprechend den in den Stammdaten vom Haus - Register Zahlungen definierten Zahlungsarten die gewünschten Beträge ein. Diese sind abhängig vom Haus- bzw. Wohnungstyp, d.h. ob es sich um eine Miet- oder Eigentumswohnung handelt. 221

222 Schalter Aktuelle Zahlungen aus den Wohnungsstammdaten übernehmen Durch Anklicken dieses Schalters werden die in den Stammdaten der Wohnung Register Zahlungen festgelegten Zahlungen automatisch übernommen. Klickfeld Betrag ist eine reguläre Zahlung Wenn Sie eine Zahlung direkt buchen möchten, für die noch keine Sollstellung (OP) gemacht wurde, klicken Sie diese Option an. Beim Buchen des Zahlungseingang wird automatisch eine Sollstellung erzeugt. Eine neue Wohnung (Anbau) wurde fertiggestellt und ein neuer Bewohner ist eingezogen. Die automatischen Sollstellungen für die restlichen Bewohner wurden bereits sollgestellt. Der neue Bewohner hat eine Zahlung geleistet, die aber noch nicht sollgestellt wurde. In diesem Fall können Sie hier direkt die Zahlung buchen. Sie können aber auch zuerst eine Sollstellung im Register Buchhaltung Schalter - Manuelle Sollstellung erzeugen und danach die Zahlung im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen verbuchen. Klickfeld Betrag ist eine Überzahlung Der Bewohner hat z.b. aus Versehen eine Zahlung doppelt geleistet. Sie können diese als Überzahlung buchen. Die Überzahlung kann entweder im Register Buchhaltung Schalter Sollstellungen buchen zurückbezahlt oder mit der Sollstellung des nächsten Monats verrechnet werden. Schalter Buchen Die Zahlung wird verbucht. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern, bzw. den Zahlungseingang zu buchen. Stapel buchen - aus Fenster Sollstellung buchen In diesem Fenster können Sie mehrere Sollstellungen gleichzeitig verbuchen lassen. Das Fenster besteht aus zwei Bereichen: Im oberen Bereich werden alle Sollstellungen angezeigt, die nicht verbucht werden. Im unteren Bereich werden alle Sollstellungen angezeigt, die verbucht werden sollen. Klickfeld Sollstellungen nach dem xx.xx.xxxx in den Buchungsstapel Dadurch werden alle Sollstellung die vor dem von Ihnen ausgewählten Zeitraum zur Verbuchung ausgeschlossen. Die Sollstellungen werden im oberen Fensterbereich angezeigt. Klickfeld alle Konten- ein Konto Alle Bewohner- oder Eigentümerkonten werden angezeigt. Klickfeld Ein Konto Hier können Sie ein bestimmtes Bewohner- oder Eigentümerkonto auswählen. Schalter Markierte Um bestimmte Sollstellungen zwischen den Bereichen zu verschieben, markieren Sie die Sollstellung im entsprechenden Bereich mit der Maus und klicken anschließend die entsprechenden Schalter an. Diese "verschieben" die gewählten Sollstellungen in den den jeweils anderen Bereich. 222

223 Halten Sie beim Markieren der Sollstellung die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maustaste nach oben oder nach unten. So können Sie bequem mehrere Sollstellungen markieren. Schalter Alle Um alle Sollstellungen eines Bereichs in den anderen Bereich komplett zu verschieben, klicken Sie nur den entsprechenden Schalter Alle an. Stapel Buchen Der Schalter Stapel buchen bucht alle im unteren Bereich angezeigten Sollstellungen im Stapel. Ein Fortschrittsbalken zeigt an, welche Sollstellung gerade gebucht wird. Wir empfehlen Ihnen vor dem Stapel buchen eine Datensicherung durchzuführen, falls von Ihnen versehentlich ausgewählte Sollstellungen, die aber noch offen sind, verbucht worden. In diesem Fall können Sie eine Wiederherstellung der Daten vornehmen. Dies führen Sie im Register Sonstiges durch. Stapel Löschen Löscht alle Sollstellungen im unteren Bereich. Schalter Drucken Die Druckfunktion wird gestartet, mit der eine Übersicht der im unteren Bereich angezeigten Sollstellungen ausgedruckt werden kann. Eingabefeld Beleg-Nr. Die zuletzt verwendete Beleg-Nr. + 1 wird vorbelegt. Ändern Sie vor dem Stapelbuchen ggf. die Beleg-Nr. Die Beleg-Nr. wird nach jeder Buchung des Stapels automatisch um 1 erhöht, wenn Sie diese Option im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Buchhaltung ausgewählt haben. Wenn der Stapel Sollstellungen für verschiedene Objekte enthält (weil Sie mehrere Objekte über ein Bank verwalten), wird das Eingabefeld Beleg-Nr. nicht eingeblendet. Bericht drucken Im Auswahlfeld kann der gewünschte Standard-Bericht (im Lieferumfang von Win-CASA enthalten) zum Drucken ausgewählt werden. Der Schalter Bericht wird bei Registrierung des Zusatzmoduls Berichtsdesigner aktiviert. Näheres zum Berichtsdesigner erfahren bei unserem Vertrieb. Schalter Bericht Dient zur Neuanlage, Bearbeitung und Löschung von Berichten mit Hilfe des Berichtsdesigners. Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn Sie das Win-CASA Zusatzmodul Berichtsdesigner erworben haben. Auswahlschalter Neu Dient zur Neuanlage eines Berichts. Hierzu wird eine Kopie des vorhandenen Berichts 223

224 erstellt, die dann frei editiert und unter anderem Namen abgespeichert werden kann. Schalter Bearbeiten Der aufgerufene Bericht kann mit dieser Funktion geändert werden. Schalter Umbenennen Dient zum Umbenennen des aufgerufenen Berichtes. Schalter Löschen Löscht den aufgerufenen Bericht. Schalter Drucken Druckt den gewählten Bericht aus. Schalter Vorschau Öffnet das Vorschaufenster indem das Berichtslayout kontrolliert und anschließend ausgedruckt werden kann. In der sich öffnenden Vorschau sehen Sie den auszudruckenden Bericht. Dieser kann über den Export-Schalter in verschiedene, gängige Formate exportiert werden. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe unter Export von Berichten. Schalter Abbruch Schließt das Fenster. Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen - Schalter Verrechnen - Guthaben verrechnen Mit Hilfe dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Guthaben mit offenen Posten zu verrechnen. Durch diese Funktion werden keine weiteren Buchungen ausgelöst. Es werden lediglich vorhandene Buchungen gegeneinander verrechnet. In der Liste sehen Sie die zu verrechnenden Guthaben und die offenen Posten. Durch jeweiliges Anklicken können Sie die einzelnen Positionen auswählen. Im Feld Sollstellungen sehen Sie die Summe der markierten Sollstellungen. Im Feld Guthaben wird Ihr Guthaben ausgewiesen. Im rechten Feld Verbleiben", sehen Sie die Summe der markierten Sollstellungen abzgl. des Guthabens, sofern es ebenfalls markiert wurde. Schalter Verrechnen Das Guthaben wird mit den offenen Posten, je nach markierten Positionen verrechnet. Der verbleibende neue Betrag wird als offener Posten im Fenster Sollstellung buchen angezeigt. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne eine Verrechnung geschlossen. Register Buchhaltung Sollstellung buchen - 224

225 Schalter Verrechnen - Guthaben in geleistete Vorauszahlungen umwandeln Mit Hilfe dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Guthaben in geleistete Vorauszahlungen umzuwandeln. Vor allem in der WEG-Verwaltung werden kleinere Guthaben aufgrund einer Hausgeldabrechnung nicht an die Eigentümer ausgezahlt. Sie können hier diese Guthaben in geleistete Hausgeldzahlungen umwandeln. Das Guthaben wird somit erst in der Hausgeldabrechnung des nächsten Jahres als Hausgeldzahlung angerechnet. In der Mietverwaltung können Sie kleinere Guthaben hier als geleistete Betriebskostenvorauszahlungen umwandeln. Damit wird das Guthaben dieses Jahres nicht ausbezahlt, sondern als zusätzlich geleistete BK-VZ in der Nebenkostenabrechnung des neuen Jahres gutgeschrieben. Feld Summe In diesem Feld wird die Summe des umzuwandelnden Guthabens angezeigt. Schalter Umwandeln Das Guthaben wird in geleistete Vorauszahlungen umgewandelt. Die Umwandlung können Sie sich im Einzelkontoauszug des Bewohners oder Eigentümers im Register Listen anzeigen lassen. Schalter Abbruch Die Eingabe wird beendet und das Fenster wird geschlossen. Näheres zum Sollstellen von Guthaben finden Sie im Register Buchhaltung - Schalter Manuelle Sollstellung Schalter Guthaben/Nachzahlungen. Win-CASA erstellt außerdem automatisch Sollstellungen für Guthaben/Nachzahlungen, wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung/ Hausgeldabrechnung durchführen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Register Abrechnungen - Guthaben/Nachzahlungen. Neuer Zahlungstermin bzw. Änderung eines bestehenden Zahlungstermins Ein neuer Zahlungstermin wird erstellt bzw. ein Zahlungstermin kann geändert werden. Das Fenster ist in drei Register aufgeteilt. Register Zahlungstermin für.. Feld Haus/Konto/Lieferant/MwSt. Hier wird das entsprechende Haus, das Kostenkonto, der Lieferant sowie der Buchungstext und die MwSt. eingegeben, damit Win-CASA eine Zahlungserinnerung und den OP (Offenen Posten, Rechnungseingang) automatisch erstellen kann. Klickfeld "Bei Fälligkeit Überweisung erzeugen" Ist dieses Klickfeld aktiv, wird automatisch eine Überweisung an den Lieferanten erstellt. Die Überweisung kann im Register Buchhaltung - Schalter Überweisung ausgedruckt oder als DTAUS-DateiUS-Datei erstellt werden. Klickfeld Split (Betrag auf mehrere Konten splitten) Ist dieses Klickfeld aktiv, kann der Betrag auf unterschiedliche Konten aufgeteilt werden. Um die Splittung vornehmen zu können, klicken Sie auf den Schalter. Das Fenster neue Splittbuchung wird geöffnet. Hier geben Sie alle relevanten Daten ein und verlassen das Fenster mit speichern. Dieser Vorgang kann beliebig oft durchgeführt werden. 225

226 Mit dem Schalter kann die Splittbuchung geändert werden und mit dem Schalter löschen Sie die Splittbuchung. Über den Schalter können Sie direkt in eine erweiterte Auswahlliste wechseln. Hier finden Sie auch eine Suchefunktion. Register Datum und Betrag Klickfeld Ein Zahlungstermin Ist dieses Klickfeld aktiv, wird ein Zahlungstermin als Einmalzahlung zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt. Klickfeld Regelmäßige Zahlungstermine Um einen regelmäßigen Zahlungstermin zu generieren, aktivieren Sie dieses Klickfeld. Durch Anklicken des Schalters Neue Zahlungstermine generieren öffnet sich das Fenster Zahlungstermine generieren". Somit erstellen Sie mehrere neue Zahlungstermine. Diese Termine können sowohl mehrmals pro Jahr (z.b. Abschlagszahlungen an Versorger) sein. Der Schalter Neue Zahlungstermine generieren ist nur bei Neuanlage eines Zahlungstermins sichtbar. Schalter 35a Bereits bei der Eingabe eines Zahlungstermins können Sie Anteile lt. 35a EStG. eingeben. Das Fenster zur Eingabe der Anteile lt. 35a EStG wird geöffnet. Wenn Sie den Zahlungstermin später Sollstellen und die Zahlung buchen, werden die eingegebenen Anteile automatisch in den Buchungssatz übernommen. Für regelmässige Zahlungstermine bei Aufwendungen für Beschäftigungen wird der Zeitraum automatisch ausgefüllt. Beispiel: Sie generieren einen monatlichen Zahlungstermin für einen Minijob für 12 Monate. Unter Punkt 1. Personalkosten Minijob haben Sie im Fenster zur Eingabe der Anteile lt. 35a EStG den Betrag eingegeben. Das Feld "vom" und "bis" wird automatisch befüllt, z.b. "1.1. bis 31.1", "1.2. bis 28.2" etc. Beim Ändern der Daten eines Zahlungstermins finden Sie unter der Liste der Zahlungstermine den Schalter Ändern und Löschen, mit denen Sie ein ausgewähltes Datum ändern oder löschen können. Register Überweisung Eingabe des Überweisungsempfängers. Mit dem Schalter Bearbeiten" wird in die Lieferanten-Stammdaten gewechselt, um evtl. die Bankverbindung zu ändern/vervollständigen. In den Auswahlfeldern Verwendungszweck können Sie den Verwendungszweck vermerken. Die Vorgaben für die Felder ändern Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen. Zahlungstermine generieren Dieses Fenster dient zur Eingabe von regelmäßigen Zahlungsterminen, die von Win-CASA automatisch generiert werden. Auswahl Zahlung Die Zahlung kann monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder alle 2 Monate 226

227 erfolgen. Wählen Sie den Tag des Monats aus, an dem die Zahlung fällig wird. Wenn Sie z.b. am 10. eines jeden Monats eine Zahlung zu leisten haben, wählen Sie "Monatlich" und am "10. Tag" aus. Wenn Sie "Quartalsweise" oder "Halbjährlich" einstellen, können Sie zusätzlich den Monat bestimmen, in dem die Zahlung erfolgen soll. Monat "1" heißt z.b., dass im 1. Monat der fälligen Periode überwiesen werden soll. Bei quartalsweiser Zahlung wären dies die Monate Januar, April, Juli und Oktober. Soll z.b. am Schluss eines Quartals überwiesen werden, also im März, Juni, September und Dezember, dann wählen Sie den Monat "3" aus. Auswahl Bis Hier können Sie festlegen bis zu welchem Jahr der Zahlungstermin gültig sein soll. Feld Betrag In dieses Feld tragen Sie den Betrag für den Zahlungstermin ein. Schalter Hinzufügen Fügt die Termine in die Terminliste links im Fenster ein. Um einzelne Zahlungstermine zu erstellen, wechseln Sie zurück ins Register Datum und Betrag des Fensters Neuer Zahlungstermin. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. DIN A 4 Formular für Lastschriften Auswahlfeld Lastschriften für Wählen Sie die bezogene Bank aus dem Auswahlfeld aus. Win-CASA listet alle Sollstellungen von Bewohnern/Eigentümern auf, die am Lastschrifteinzugsverfahren (LEV) teilnehmen. Das Fenster ist in zwei Bereiche geteilt: Im oberen Bereich finden Sie alle Lastschrift die nicht beim Lastschrifteinzug berücksichtig werden. (Diese Laschriften jetzt nicht erzeugen) Im unteren Bereich finden Sie alle Lastschrift die beim Lastschrifteinzug berücksichtig werden. (Liste der zu erstellenden Lastschriften) Schalter A Alle Lastschriften werden markiert und können in den entsprechenden Bereich über den Schalter Markierte geschoben werden. Schalter K 227

228 Keine Lastschrift wird markiert. Schalter Markierte Mit diesen Schaltern können Sie die Lastschriften in den oberen oder unteren Bereich schieben. Schalter Erstellte Alle Lastschriften die in der Spalte Erstellt erscheinen, können mit dem Schalter A oder K markiert werden und in die gewünschten Bereiche verschoben werden. Die Lastschrift wird nach dem Druck auf das Formular als erstellt gekennzeichnet. Verbuchen Sie unter Buchhaltung - Sollstellung buchen diese Lastschrift, verschwindet die Lastschrift in diesem Fenster. Der Druck auf das Formular kann mehrmals wiederholt werden. Eingabefeld Datum Einzugsdatum für die spätere Lastschrift. Diese Datum erscheint auf dem fertigen Formular. Schalter Lastschriften drucken Alle Lastschriften aus der Liste im unteren Bereich werden auf die Formulare gedruckt. Schalter Liste drucken Druckt eine Übersicht Ihrer erstellten Lastschriften. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Randeinstellung Wenn der Ausdruck nicht genau in das Formular passt, können Sie den oberen Druckrand im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Druckrand einstellen. Diese Einstellung wird dauerhaft gespeichert. Lastschriftenformulare erhalten Sie zu besonders günstigen Konditionen direkt bei der Software24.com GmbH. Sprechen Sie mit unserem Vertrieb. DTAUS-DateiUS- Datei für Lastschriften Sie haben in Win-CASA die Möglichkeit entweder eine DTAUS-DateiUS Datei pro BLZ oder pro Konto zu erzeugen. Diese Funktion wird im Register Buchhaltung Schalter Lastschriften BLZ-DTAUS-DateiUS oder Konto-DTAUS-DateiUS aufgerufen. DTAUS-DateiUS-Datei pro Bank - Alle Überweisungen von Konten mit gleiche BLZ abgehend DTAUS-DateiUS-Datei pro Konto - Überweisungen von Konto mit gleicher Kontonummer abgehend Auswahlfeld Lastschriften für Wählen Sie die bezogene Bank aus dem Auswahlfeld aus. Win-CASA listet alle Sollstellungen von Bewohnern/Eigentümern auf, die am Lastschrifteinzugsverfahren (LEV) teilnehmen. Im oberen Bereich werden alle Lastschriften angezeigt, die bei der Erstellung der DTAUS-DateiUS Datei nicht eingezogen werden. Im unteren Bereich werden alle Lastschriften angezeigt, die bei der Erstellung der DTAUS-DateiUS Datei eingezogen werden. Schalter A 228

229 Alle Lastschriften werden markiert und können in die entsprechende Liste über die Schalter Markierte geschoben werden. Schalter K Keine Lastschrift wird markiert. Eingabefeld Datum/Ausstellungsort/Summe Hier tragen Sie das Einzugsdatum und den Ausstellungsort ein. Diese Daten werden auf dem Begleitzettel ausgedruckt. Das Feld Summe zeigt den Gesamtbetrag aller Laschriften die eingezogen werden an. Schalter Ziel wählen Über diesen Schalter können Sie das Verzeichnis auswählen in das die DTAUS-DateiUS Datei erzeugt werden soll. Ändert sich das Verzeichnis, muss der Pfad entsprechend über diesen Schalter geändert werden. Schalter DTAUS-DateiUS-Datei erstellen Es werden alle Lastschriften erzeugt, die im unteren Bereich in der Liste der zu erstellenden Lastschriften erscheinen. Zuerst müssen Sie über den Schalter Ziel wählen das Verzeichnis auswählen, in das die DTAUS- DateiUS-Datei erstellt werden soll. Sie können die Datei per an Ihre Bank senden, oder direkt in Ihre Online- Banking Software importieren. Nach der Erstellung der DTAUS-DateiUS-Datei können Sie die Sammel-LEV über das Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen - verbuchen. Schalter Liste drucken Öffnet das Fenster Bericht drucken, in dem Sie eine Liste der erstellten Lastschriften ausdrucken können. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Export von Lastschriften für Online-Banking im QIF-Format Diese Funktion wird im Register Buchhaltung Schalter Lastschriften erstellen Export im QIF-Format. Mit dieser Funktion ist es möglich, Daten aus Win-CASA in das QIF-Format für Online-Banking-Anwendungen wie z.b. Quicken zu exportieren. Beim Export muss darauf geachtet werden, dass die eigenen Bankkonten, die in Win-CASA eingegeben wurden, in der Banking-Software bereits eingerichtet sind. Beim Import der QIF-Dateien in Quicken etc. muss im voraus das betroffene Konto ausgewählt werden. Der Pfad in dem die exportierten QIF-Dateien abgespeichert werden, kann im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen definiert werden. Dieser Pfad dient wiederum als Import-Pfad für die Bankingsoftware (Quicken etc.) Arbeitsablauf: 229

230 In Win-CASA die QIF Datei für das betroffene Konto erstellen und speichern (Register Buchhaltung Schalter Lastschriften- Export im QIF-Expor). Win-CASA schließen. Anschließend starten Sie Quicken. In Quicken wählen Sie Ihr Bankkonto aus. In Quicken ( Datei - Datei Aktionen - QIF-Import). Datei auswählen und importieren. Die Lastschriften werden ins Quicken übertragen. Jetzt können Sie Ihre Lastschriften online an Ihre Bank per Quicken übertragen. Buchhaltung - Überweisung erstellen - DIN A 4 Formular für Überweisungen Auswahlfeld Überweisung für Wählen Sie das Bankkonto aus, von dem die Überweisung abgehen soll. Schalter Neu Startet das Fenster Überweisung um eine neue Überweisung zu erstellen. Schalter Bearbeiten Markieren Sie in der Liste die Überweisung die bearbeitet werden soll. Durch Anklicken des Schalters Bearbeiten startet das Fenster Überweisung. Schalter Löschen Löscht die in der Liste markierte Überweisung. Schalter L Mit diesem Schalter rechts neben dem Datumsfeld wird die Datumsanzeige innerhalb der Überweisungen ausgeblendet. Schalter Liste drucken Druckt eine Liste aller Überweisungen zur Kontrolle. Schalter Drucke Überweisungen Druckt Überweisungen auf DIN A4 Formulare mit Perforation. Hier können Sie wählen zwischen markierte oder mehrere Überweisungen drucken. 230

231 Bei der Auswahl von mehreren Überweisungen drucken, öffnet sich ein neues Fenster mit zwei Listen. Überweisungen, die zu einem späteren Zeitpunkt erstellt werden sollen, in der ersten Spalte per Mausklick markieren und den Schalter Markierte "Pfeil nach oben" anklicken. Somit werden diese in die obere Liste verschoben. Um mehrere Überweisungen in der ersten Spalte zu markieren, drücken Sie auf Ihrer Tastatur die strg Taste. Halten Sie diese gedrückt und klicken mit der Maus in die erste Spalte. So können Sie die Überweisungen nacheinander markieren. Wenn Sie Überweisungen aus der oberen Liste wieder nach unten zum Erstellen verschieben möchten, markieren Sie diese wie oben beschrieben und klicken den Schalter Markierte "Pfeil nach unten" an. Schalter Stapel löschen (im Fenster Überweisungen auswählen) Die Überweisungen in der unteren Liste werden gelöscht. (Wenn zu einem früheren Zeitpunkt erstellte Überweisungen nicht mehr benötigt werden). Wenn der Ausdruck nicht genau in das Formular passt, können Sie den oberen Druckrand im Register - Einstellungen - Druckrand Druckrand einstellen. Diese Einstellung wird dauerhaft gespeichert. Klickfeld Neues Formular Mit Hilfe diese Option wird der Ausdruck der Überweisungen an die neuen Überweisungsformulare angepasst. Klickfeld Altes Formular Wenn Sie diese Option aktivieren werden die Überweisungen an die älteren Formulare (bis Ende 2001) angepasst. Klickfeld Alle Banken Durch Aktivieren dieser Option werden sämtliche Überweisungen, unabhängig von der oben ausgewählten Bank, ausgedruckt. Schalter Zurück Das Fenster wird geschlossen. Überweisungsformulare erhalten Sie zu besonders günstigen Konditionen direkt bei der Software24.com GmbH. Sprechen Sie mit unserem Vertrieb. Fenster Überweisung Geben Sie die Daten für eine Überweisung in den entsprechenden Feldern ein. Klickfeld Auftraggeber Durch Anklicken dieses Feldes wird die Anzeige des Auftraggebers ausgeblendet, d. h. er kann sich oder eine beliebige andere Person dann manuell eintragen. Schalter B/E (Bewohner/Eigentümer) Für Überweisungen an einen Bewohner oder Eigentümer können Sie dessen Bankverbindung direkt im Fenster Bewohner/Eigentümer auswählen. Schalter Lieferant Startet das Fenster Lieferanten, um den Überweisungsempfänger (Lieferanten) 231

232 einzugeben und auszuwählen. Eingabefeld Betrag Geben Sie den Überweisungsbetrag ein. Auswahlfeld Verwendungszweck Wählen Sie einen vorgegebenen Buchungstext aus dem Auswahlfeld aus, oder geben Sie einen eigenen Text ein. Sie können die vorgegebenen Buchungstexte im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen ändern. Datum In dieses Feld wird das aktuelle Datum eingetragen. Durch Anklicken auf die Pfeiltaste können Sie das Datum individuell ändern. Bewohner/Eigentümer auswählen Auswahlfeld Häuser für Bank Entsprechend Ihrem vorher eingestellten Bankkonto können Sie das Haus des gesuchten Bewohners/Eigentümers wählen. Klickfeld Bewohner / Eigentümer In Win-CASA PRO können Sie die angezeigte Liste der Zahlungsempfänger nach Bewohner oder Eigentümer selektieren, um die Auswahl zu erleichtern. Schalter Auswählen Markieren Sie in der Liste den Zahlungsempfänger und klicken Sie den Schalter Auswählen um seine Daten in die Überweisung zu übernehmen an. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Buchhaltung - Überweisung erstellen - DTAUS- Datei Datei pro BLZ/Konto Sie haben in Win-CASA die Möglichkeit entweder eine DTAUS-DateiUS Datei pro BLZ oder pro Konto zu erzeugen. Diese Funktion wird im Register Buchhaltung Schalter Überweisungen BLZ-DTAUS- DateiUS oder Konto-DTAUS-DateiUS aufgerufen. DTAUS-DateiUS-Datei pro Bank - Alle Überweisungen von Konten mit gleiche BLZ abgehend DTAUS-DateiUS-Datei pro Konto - Überweisungen von Konto mit gleicher Kontonummer abgehend Auswahlfeld Überweisung für Wählen Sie das Bankkonto aus, von dem die Überweisung abgehen soll. Schalter Neu Das Fenster Überweisung wird geöffnet, um eine neue Überweisung zu erstellen. Schalter Bearbeiten Markieren Sie in der Liste die Überweisung die Sie ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Bearbeiten. Das Fenster Überweisung wird geöffnet, um die Daten der Überweisung zu ändern. 232

233 Schalter Löschen Löscht die in der Liste markierte Überweisung. Schalter Liste drucken Druckt eine Liste aller Überweisungen zur Kontrolle. Schalter Ziel wählen Über diesen Schalter können Sie das Verzeichnis auswählen in das die DTAUS-DateiUS-Datei erzeugt werden soll. Ändert sich das Verzeichnis, muss der Pfad entsprechend über diesen Schalter geändert werden. Schalter DTAUS-DateiUS Datei erstellen Wenn Sie alle Überweisungen erfasst haben, klicken Sie den Schalter DTAUS-DateiUS-Datei erstellen an. Das Fenster Überweisungen auswählen wird geöffnet. Auswahlfeld Datum Hier tragen Sie das Erstellungsdatum der DTAUS-DateiUS-Datei ein. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. DTAUS-DateiUS-Datei zu Ihrer Bank übermitteln: Wenn Sie die DTAUS-DateiUS Datei als Datei verwenden, müssen Sie zuerst über den Schalter Ziel wählen das Verzeichnis auswählen, in das die DTAUS-DateiUS Datei erstellt werden soll. Sie können die Datei per an Ihre Bank senden, oder direkt in Ihre Online Banking Software importieren. Nach Erstellung der DTAUS-DateiUS Datei bleiben die Überweisungen in der Liste bestehen, um diese z.b. im nächsten Monat wieder zu überweisen. Sie haben aber die Möglichkeit, die mit der DTAUS-DateiUS Datei erstellten Überweisungen, alle zu löschen. Bitte beachten Sie hierzu das Fenster Bestätigen, dass als letztes bei der Erstellung der DTAUS-DateiUS Datei erscheint. Einzelne Überweisungen löschen Sie über den Schalter Löschen. Buchhaltung - Überweisung erstellen - Export für Online-Banking (QIF-Export) Mit dieser Funktion ist es möglich, Überweisungen aus Win-CASA in das QIF-Format für eine Online- Bankingsoftware wie z.b. Quicken zu exportieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Online-Bankingsoftware das QIF-Format einlesen kann, kontaktieren Sie bitte Ihre Bank. Beim Export muss darauf geachtet werden, dass die benötigten Bankkonten, die in Win-CASA eingegeben wurden, in der Online-Bankingsoftware bereits eingerichtet sind. Beim Import der QIF- Datei in Ihre Online-Bankingsoftware muss im voraus das betroffene Bankkonto ausgewählt werden. Der QIF-Datensatz enthält nur die Bankverbindung des Empfängers. Die Überweisungen werden von Ihrer Online-Bankingsoftware für das gerade ausgewählte Bankkonto importiert. Der Pfad in dem die exportierte QIF-Datei abgespeichert wird, kann im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - QIF-Export definiert werden. Dieser Pfad 233

234 dient dann wiederum als Import-Pfad für die Online-Bankingsoftware (Quicken etc.) Auswahlfeld Überweisung für Wählen Sie das Bankkonto aus, von dem die Überweisung abgehen soll. Schalter Neu Das Fenster Überweisung wird geöffnet, um eine neue Überweisung zu erstellen. Schalter Bearbeiten Markieren Sie in der Liste die Überweisung die Sie ändern möchten. Klicken Sie anschließend auf den Schalter Bearbeiten. Das Fenster Überweisung wird geöffnet, um die Daten der Überweisung zu ändern. Schalter Löschen Löscht die in der Liste markierte Überweisung. Schalter Liste drucken Druckt eine Liste aller Überweisungen zur Kontrolle. Schalter Export Überweisungen Wenn Sie alle Überweisungen erfasst haben, klicken Sie den Schalter Export Überweisungen an. Das Fenster Überweisungen auswählen wird geöffnet. Auswahlfeld Datum Hier tragen Sie das Erstellungsdatum der QIF-Datei ein. Schalter Zurück Schließt das Fenster und kehrt zum Hauptmenü zurück. Arbeitsablauf in Quicken: In Win-CASA die QIF Datei für das betroffene Konto erstellen und speichern (Register Buchhaltung Überweisung erstellen QIF-Export). Win-CASA schließen. Quicken starten. Im Quicken Bankkonto auswählen. Im Quicken ( Datei - Datei Aktionen - QIF-Import). Datei auswählen und importieren. Die Überweisungen werden ins Quicken übertragen. 234

235 Jetzt können Sie Ihre Überweisungen online an Ihre Bank per Quicken übertragen. Word als Beispiel der Anbindung einer externen Textverarbeitung In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit eine externe Textverarbeitung einzubinden. In der Regel wird dies Microsoft Word sein. Bei Fragen zur Textverarbeitung verwenden Sie die dort integrierte Hilfe-Funktion. Diese können Sie durch Anklicken der F1-Taste starten. Wichtige Hinweise zum Arbeiten mit einer externen Textverarbeitung Win-CASA wurde für das Zusammenspiel mit Word 2000/2003 entwickelt. Jedoch sind auch andere Softwarelösungen möglich. Im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen Textverarbeitung können Sie den Pfad zu Ihrem Textverarbeitungsprogramm einstellen. Wichtig für die Serienbrieffunktion ist die Steuerrungsdatei SERIENBR.doc. Diese finden Sie im Hauptverzeichnis von Win-CASA (i.d.r. C:/Programme/WIN-CASA 2009). Diese Steuerungsdatei wird automatisch von Win-CASA erstellt um die Daten aus Win-CASA in z.b. Word übernehmen zu können. Gehen Sie bei der Einbindung der externen Textverarbeitung folgendermaßen vor: Öffnen Sie in Win-CASA das Register Verwaltung - Schalter Einstellungen Textverarbeitung. Klicken Sie dort die Option Externe eigene Textverarbeitung verwenden" an. Win-CASA gibt den Pfad zu Word automatisch vor. Sollte dieser Pfad nicht der richtige sein, stellen Sie mit dem Dateiauswahlschalter rechts neben der Leerzeile den Pfad zu Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein (z.b. C:\Programme\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE). Schließen Sie das Fenster durch Anklicken des Schalters Zurück. Starten Sie die Textverarbeitung über die Symbole oder im oberen linken Fensterbereich - Textverarbeitung starten. Das Fenster Textverarbeitung starten wird geöffnet. Wählen Sie nun aus der Liste Ihren Brief aus. In dieser Liste finden Sie alle zu Verfügung stehenden Musterbriefe. Das Klickfeld Seriendruckdatei erstellen muss aktiviert sein. Im folgenden Fenster wählen Sie Ihre Empfänger aus. Über den Schalter Auswahl wird die Textverarbeitung geöffnet. Sollte hier eine Fehlermeldung erscheinen, überprüfen Sie nochmals den in Schritt 1 eingestellten Pfad zur Textverarbeitungs-software. In Ihrer Textverarbeitung können Sie jetzt den Brief nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten, wie z.b. Seriendruckfelder hinzufügen. Buchung suchen Diese Funktion wird durch den Schalter Suchen" in verschiedensten Fenstern aufgerufen. Z.B. Listen Kontenauszug, Journal, Übersicht Bankkonto 235

236 Mit dieser Funktion ist es in Win-CASA möglich, Buchungen mit Hilfe des Betrages, des Buchungstextes oder der Belegnummer suchen zu lassen. Geben Sie hierzu einfach den gewünschten Suchparameter in das Suchfeld ein und klicken Sie auf den Schalter Suchen. Die gefundenen Buchungen werden Ihnen unten im Ausgabefenster angezeigt. Schalter Gehe zu Mit Hilfe dieses Schalters können Sie die gefundene und markierte Buchung direkt aufrufen. Schalter Zurück Beendet die Suche und schließt das Fenster. Anfangsbestand des Bankkontos oder der Kasse buchen Der Anfangsbestand wir im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) gebucht. Hausabrechnung - Was ist das...? Im Gegensatz zur Einnahme-Überschußrechnung die für das Finanzamt benötigt wird, verwendet man die Hausabrechnung zur internen Kontrolle und statistischen Auswertung eines Objektes. Die Hausabrechnung dient neben der Kontrolle von Buchungen und Bankbestand auch zur statistischen Auswertung (z.b. als Basis einer Rentabilitätsberechnung) eines Objektes. Folgende Einstellungen führen zu folgenden Hausabrechnungen: Was möchten Sie wissen? Wie wird die Hausabrechnung ausgegeben? Was muß eingestellt werden? Stimmt mein Bankkontostand mit dem Endsaldo der Hausabrechnung überein? Hausabrechnung inkl. zweiter Seite mit Darstellung der Bestandskonten für den gewählten Zeitraum. Der Endsaldo ergibt die Summe aller Bestandskonten. (Hinweis: Die Salden der Bestandskonten stimmt nur dann mit dem Ergebnis der 1. Seite der Hausabrechnung überein, wenn die Banken/Kassen ausschließlich einem Objekt zugeordnet sind. Manche Verwalter verwenden das selbe Girokonto zur Verwaltung von mehreren Objekten). Hausabrechnung: - nach Buchungsdatum - Guthaben/Nachzahlungen übernehmen Welche Ausgaben und Einnahmen sind in diesem Jahr tatsächlich angefallen? Die Hausabrechnung zeigt alle Ausgaben und Einnahmen die für den gewählten Zeitraum Hausabrechnung: - nach Wertstellungsdatum - Guthaben/Nachzahlungen 236

237 Welchen Gewinn/Verlust muss ich gegenüber dem Finanzamt angeben? wertgestellt wurden. So werden z.b. Ausgaberechnungen die erst im nächsten Jahr bezahlt wurden, aber noch in diesem Jahr angefallen sind, auch mit einbezogen. Beispiele A) Stromrechnung für das Jahr 2008 am 16.Februar 2009 bezahlt (Buchungsdatum aber Wertstellungsdatum ) B) Ein Mieter zahlt am 7.Januar 2009 seine Miete für Dezember (Buchungsdatum aber Wertstellungsdatum ). D.h. die Miete wird in die Hausabrechnung nach Wertstellungsdatum einbezogen, obwohl der Betrag erst im nächsten Jahr einging. Anmerkung: Bei Hausabrechnung nach W-Datum wird keine Summenseite mit den Bestandskonten (2. Seite) ausgegeben, da diese Summen nicht sinnvoll verwendbar wären. Keine Hausabrechnung erstellen, sondern Einnahme- Überschußrechnung. nicht übernehmen Keine Hausabrechnung erstellen, sondern Einnahme- Überschussrechnung Optionsfeld Mieten nicht abrechnen (WEG-Verwaltung) Unterdrückt die Ausgabe von Mieteinnahmen in einer gemischten Verwaltung. Dadurch kann die Eigentümergemeinschaft auch in der gemischten Verwaltung, nur Eigentümer-relevante Bereiche des Hauses auswerten. Verordnung über Heizkostenabrechnung 1 Anwendungsbereich (1) Diese Verordnung gilt für die Verteilung der Kosten 1. des Betriebs zentraler Heizungsanlagen und zentraler Warmwasserversorgungsanlagen, 2. der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme und Warmwasser, auch als Anlagen nach Nummer 1(Wärmelieferung, Warmwasserlieferung) durch den Gebäudeeigentümer auf die Nutzer der mit Wärme oder Warmwasser versorgten Räume. (2) Dem Gebäudeeigentümer stehen gleich 1. der zur Nutzungsüberlassung in eigenem Namen und für eigene Rechnung Berechtigte, 2. derjenige, dem der Betrieb von Anlagen im Sinne des 1 Abs. 1 Nr. 1 in der Weise übertragen worden ist, dass er dafür ein Entgelt vom Nutzer zu fordern berechtigt ist, 3. beim Wohnungseigentum die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer im Verhältnis zum Wohnungseigentümer, bei Vermietung einer oder mehrerer 237

238 Eigentumswohnungen der Wohnungseigentümer im Verhältnis zum Mieter. (3) Diese Verordnung gilt auch für die Verteilung der Kosten der Wärmelieferung und Warmwasserlieferung auf die Nutzer der mit Wärme oder Warmwasser versorgten Räume, soweit der Lieferer unmittelbar mit den Nutzern abrechnet und dabei nicht den für den einzelnen Nutzer gemessenen Verbrauch, sondern die Anteile der Nutzer am Gesamtverbrauch zugrunde legt; in diesen Fällen gelten die Rechte und Pflichten des Gebäudeeigentümers aus dieser Verordnung für den Lieferer. (4) Diese Verordnung gilt auch für Mietverhältnisse über preisgebundenen Wohnraum, soweit für diesen nichts anderes bestimmt ist. 2 Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen. Außer bei Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, gehen die Vorschriften dieser Verordnung rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor. 3 Anwendung auf das Wohnungseigentum Die Vorschriften dieser Verordnung sind auf Wohnungseigentum anzuwenden unabhängig davon, ob durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer abweichende Bestimmungen über die Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser getroffen worden sind. Auf die Anbringung und Auswahl der Ausstattung nach den 4 und 5 sowie auf die Verteilung der Kosten und die sonstigen Entscheidungen des Gebäudeeigentümers nach den 6 bis 9 b und 11 sind die Regelungen entsprechend anzuwenden, die für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums im Wohnungseigentumsgesetz enthalten oder durch Vereinbarung der Wohnungseigentümer getroffen worden sind. Die Kosten für die Anbringung der Ausstattung sind entsprechend den dort vorgesehenen Regelungen über die Tragung der Verwaltungskosten zu verteilen. 4 Pflicht zur Verbrauchserfassung (1) Der Gebäudeeigentümer hat den anteiligen Verbrauch der Nutzer an Wärme und Warmwasser zu erfassen. (2) Er hat dazu die Räume mit Ausstattungen zur Verbrauchserfassung zu versehen; die Nutzer haben dies zu dulden. Will der Gebäudeeigentümer die Ausstattung zur Verbrauchserfassung mieten oder durch eine andere Art der Gebrauchsüberlassung beschaffen, so hat er dies den Nutzern vorher unter Angabe der dadurch entstehenden Kosten mitzuteilen; die Maßnahme ist unzulässig, wenn die Mehrheit der Nutzer innerhalb eines Monats nach Zugang der Mitteilung widerspricht. Die Wahl der Ausstattung bleibt im Rahmen des 5 dem Gebäudeeigentümer überlassen. (3) Gemeinschaftlich genutzte Räume sind von der Pflicht zur Verbrauchserfassung ausgenommen. Dies gilt nicht für Gemeinschaftsräume mit nutzungsbedingt hohem Wärme- oder Warmwasserverbrauch, wie 238

239 Schwimmbäder oder Saunen. (4) Der Nutzer ist berechtigt, vom Gebäudeeigentümer die Erfüllung dieser Verpflichtungen zu verlangen 5 Ausstattung zur Verbrauchserfassung. (1) Zur Erfassung des anteiligen Wärmeverbrauchs sind Wärmezähler oder Heizkostenverteiler, zur Erfassung des anteiligen Warmwasserverbrauchs Warmwasserzähler oder andere geeignete Ausstattungen zu verwenden. Soweit nicht eichrechtliche Bestimmungen zur Anwendung kommen, dürfen nur solche Ausstattungen zur Verbrauchserfassung verwendet werden, hinsichtlich derer sachverständige Stellen bestätigt haben, dass sie den anerkannten Regeln der Technik entsprechen oder dass ihre Eignung auf andere Weise nachgewiesen wurde. Als sachverständige Stellen gelten nur solche Stellen, deren Eignung die nach Landesrecht zuständige Behörde im Benehmen mit der Physikalisch- Technischen Bundesanstalt bestätigt hat. Die Ausstattungen müssen für das jeweilige Heizsystem geeignet sein und so angebracht werden, dass ihre technisch einwandfreie Funktion gewährleistet ist. (2) Wird der Verbrauch der von einer Anlage im Sinne des 1 Abs. 1 versorgten Nutzer nicht mit gleichen Ausstattungen erfasst, so sind zunächst durch Vorerfassung vom Gesamtverbrauch die Anteile der Gruppen von Nutzern zu erfassen, deren Verbrauch mit gleichen Ausstattungen erfasst wird. Der Gebäudeeigentümer kann auch bei unterschiedlichen Nutzungs- oder Gebäudearten oder aus anderen sachgerechten Gründen eine Vorerfassung nach Nutzergruppen durchführen. 6 Pflicht zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung. (1) Der Gebäudeeigentümer hat die Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser auf der Grundlage der Verbrauchserfassung nach Maßgabe der 7 bis 9 auf die einzelnen Nutzer zu verteilen. (2) In den Fällen des 5 Abs. 2 sind die Kosten zunächst mindestens zu 50 vom Hundert nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch auf die Nutzergruppen aufzuteilen. Werden die Kosten nicht vollständig nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch aufgeteilt, sind 1. die übrigen Kosten der Versorgung mit Wärme nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum auf die einzelnen Nutzergruppen zu verteilen; es kann auch die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum der beheizten Räume zugrunde gelegt werden, 2. die übrigen Kosten der Versorgung mit Warmwasser nach der Wohn- oder Nutzfläche auf die einzelnen Nutzergruppen zu verteilen. Die Kostenanteile der Nutzergruppen sind dann nach Absatz 1 auf die einzelnen Nutzer zu verteilen. (3) In den Fällen des 4 Abs. 3 Satz 2 sind die Kosten nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch auf die Gemeinschaftsräume und die übrigen Räume aufzuteilen. Die Verteilung der auf die Gemeinschaftsräume entfallenden anteiligen Kosten richtet sich nach rechtsgeschäftlichen Bestimmungen. (4) Die Wahl der Abrechnungsmaßstäbe nach Absatz 2 sowie nach den 7 bis 9 bleibt dem Gebäudeeigentümer überlassen. Er kann diese einmalig für künftige 239

240 Abrechungszeiträume durch Erklärung gegenüber den Nutzern ändern 1. bis zum Ablauf von drei Abrechungszeiträumen nach deren erstmaliger Bestimmung, 2. bei der Einführung einer Vorerfassung nach Nutzergruppen, 3. nach Durchführung von baulichen Maßnahmen, die nachhaltig Einsparungen von Heizenergie bewirken. Die Festlegung und die Änderung der Abrechungsmaßstäbe sind nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraumes zulässig. 7 Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme (1) Von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizanlage sind mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen. Die übrigen Kosten sind nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum zu verteilen; es kann auch die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum der beheizten Räume zugrunde gelegt werden. (2) Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstromes, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes, die Kosten der Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung. (3) Für die Verteilung der Kosten der Wärmelieferung gilt Absatz 1 entsprechend. (4) Zu den Kosten der Wärmelieferung gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Absatz 2. 8 Verteilung der Kosten der Versorgung mit Warmwasser (1) Von den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage sind mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Warmwasserverbrauch, die übrigen Kosten nach der Wohn- oder Nutzfläche zu verteilen. (2) Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage gehören die Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend 7 Abs. 2. Zu den Kosten der Wasserversorgung gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren und die Zählermiete, die Kosten der Verwendung von Zwischenzählern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe. (3) Für die Verteilung der Kosten der Warmwasserlieferung gilt Absatz 1 entsprechend. 240

241 (4) Zu den Kosten der Warmwasserlieferung gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend 7 Abs Verteilung der Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser bei verbundenen Anlagen (1) Ist die zentrale Anlage zur Versorgung mit Wärme mit der zentralen Warmwasserversorgungsanlage verbunden, so sind die einheitlich entstandenen Kosten des Betriebs aufzuteilen. Die Anteile an den einheitlich entstandenen Kosten sind nach den Anteilen am Energieverbrauch (Brennstoff- oder Wärmeverbrauch) zu bestimmen. Kosten, die nicht einheitlich entstanden sind, sind dem Anteil an den einheitlich entstandenen Kosten hinzuzurechnen. Der Anteil der zentralen Anlage zur Versorgung mit Wärme ergibt sich aus dem gesamten Verbrauch nach Abzug des Verbrauchs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage. Der Anteil der zentralen Warmwasserversorgungsanlage am Brennstoffverbrauch ist nach Absatz 2, der Anteil am Wärmeverbrauch nach Absatz 3 zu ermitteln. (2) Der Brennstoffverbrauch der zentralen Warmwasserversorgungsanlage (B) ist in Litern, Kubikmetern oder Kilogramm nach der Formel = 2,5 V (t w- 10) Hu zu errechnen. Dabei sind zugrunde zu legen 1. das gemessene Volumen des verbrauchten Warmwassers (V) in Kubikmetern, 2. die gemessene oder geschätzte mittlere Temperatur des Warmwassers (tw) in Grad Celsius; 3. der Heizwert des verbrauchten Brennstoffes (Hu) in Kilowattstunden (kwh) je Liter (1), Kubikmeter (m3) oder Kilogramm (kg). Als Hu-Werte können verwendet werden für Heizöl 10 kwh/l Stadtgas 4,5 kwh/m3 Erdgas L 9 kwh/m3 Erdgas H 10,5 kwh/m3 Brechkoks 8 kwh/kg Enthalten die Abrechnungsunterlagen des Energieversorgungsunternehmens Hu-Werte, so sind diese zu verwenden. Der Brennstoffverbrauch der zentralen Warmwasserversorgungsanlage kann auch nach den anerkannten Regeln der Technik errechnet werden. Kann das Volumen des verbrauchten Warmwassers nicht gemessen werden, ist als Brennstoffverbrauch der zentralen Warmwasserversorgungsanlage ein Anteil von 18 vom Hundert der insgesamt verbrauchten Brennstoffe zugrunde zu legen. (3) Die auf die zentrale Warmwasserversorgungsanlage entfallende Wärmemenge (Q) ist mit einem Wärmezähler zu messen. Sie kann auch in Kilowattstunden nach der Formel Q = 2,0 B - (tw - 10) errechnet werden. Dabei sind zugrunde zu legen 1. das gemessene Volumen des verbrauchten Warmwassers (V) in Kubikmetern; 2. die gemessene oder geschätzte mittlere Temperatur des Warmwassers (tw) in Grad Celsius. Die auf die zentrale Warmwasserversorgungsanlage entfallende Wärmemenge kann auch nach den anerkannten Regeln der Technik errechnet werden. Kann sie weder nach Satz 1 gemessen noch nach den Sätzen 2 bis 4 errechnet werden, ist dafür ein Anteil von 18 vom Hundert der insgesamt verbrauchten Wärmemenge zugrunde zu legen. (4) Der Anteil an den Kosten der Versorgung mit Wärme ist nach 7 Abs. 1, der Anteil an den Kosten der Versorgung mit Warmwasser nach 8 Abs. 1 zu verteilen, soweit diese Verordnung nichts anderes bestimmt oder zulässt. 241

242 9a Kostenverteilung in Sonderfällen (1) Kann der anteilige Wärme- oder Warmwasserverbrauch von Nutzern für einen Abrechnungszeitraum wegen Geräteausfall oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ist er vom Gebäudeeigentümer auf der Grundlage des Verbrauchs der betroffenen Räume in vergleichbaren früheren Abrechungszeiträumen oder des Verbrauchs vergleichbarer anderer Räume im jeweiligen Abrechungszeitraum zu ermitteln. Der so ermittelte anteilige Verbrauch ist bei der Kostenverteilung anstelle des erfassten Verbrauchs zugrunde zu legen. (2) Überschreitet die von der Verbrauchsermittlung nach Absatz 1 betroffene Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum 25 vom Hundert der für die Kostenverteilung maßgeblichen gesamten Wohn- oder Nutzfläche oder des maßgeblichen gesamten umbauten Raumes, sind die Kosten ausschließlich nach den nach 8 Abs. 1 für die Verteilung der übrigen Kosten zugrunde zu legenden Maßstäben zu verteilen. 9b Kostenaufteilung bei Nutzerwechsel (1) Bei Nutzerwechsel innerhalb eines Abrechungszeitraumes hat der Gebäudeeigentümer eine Ablesung der Ausstattung zur Verbrauchserfassung der vom Wechsel betroffenen Räume (Zwischenablesung) vorzunehmen. (2) Die nach dem erfassten Verbrauch zu verteilenden Kosten sind auf der Grundlage der Zwischenablesung, die übrigen Kosten des Wärmeverbrauchs auf der Grundlage der sich aus anerkannten Regeln der Technik ergebenden GraDTAUS-Dateigszahlen oder zeitanteilig und die übrigen Kosten des Warmwasserverbrauchs zeitanteilig auf Vor- und Nachnutzer aufzuteilen. (3) Ist eine Zwischenablesung nicht möglich oder lässt sie wegen des Zeitpunktes des Nutzerwechsels aus technischen Gründen keine hinreichend genaue Ermittlung der Verbrauchsanteile zu, sind die gesamten Kosten nach den nach Absatz 2 für die übrigen Kosten geltenden Maßstäbe aufzuteilen. (4) Von den Absätzen 1 bis 3 abweichende rechtsgeschäftliche Bestimmungen bleiben unberührt. 10 Überschreitung der Höchstsätze Rechtsgeschäftliche Bestimmungen, die höhere als die in 7 Abs. 1 und 8 Abs. 1 genannten Höchstsätze von 70 vom Hundert vorsehen, bleiben unberührt. 11 Ausnahmen (1) Soweit sich die 3 bis 7 auf die Versorgung mit Wärme beziehen, sind sie nicht anzuwenden 1. auf Räume, a) bei denen das Anbringen der Ausstattung zur Verbrauchserfassung, die Erfassung des Wärmeverbrauchs oder die Verteilung der Kosten des Wärmeverbrauchs nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohen Kosten möglich ist 242

243 oder b) die vor dem 1. Juli 1981 bezugsfertig geworden sind und in denen der Nutzer den Wärmeverbrauch nicht beeinflussen kann; 2. a) auf Alters- und Pflegeheime, Studenten- und Lehrlingsheime, b) auf vergleichbare Gebäude oder Gebäudeteile, deren Nutzung Personengruppen vorbehalten ist, mit denen wegen ihrer besonderen persönlichen Verhältnisse regelmäßig keine üblichen Mietverträge abgeschlossen werden; 3. auf Räume in Gebäuden, die überwiegend versorgt werden a) mit Wärme aus Anlagen zur Rückgewinnung von Wärme oder aus Wärmepumpen- oder Solaranlagen oder b) mit Wärme aus Anlagen der Kraft-Wärme-Kopplung oder aus Anlagen zur Verwertung von Abwärme, sofern der Wärmeverbrauch des Gebäudes nicht erfasst wird, wenn die nach Landesrecht zuständige Stelle im Interesse der Energieeinsparung und der Nutzer eine Ausnahme zugelassen hat; 4. auf die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen, soweit diese Kosten in den Fällen des 1 Abs. 3 nicht in den Kosten der Wärmelieferung enthalten sind, sondern vom Gebäudeeigentümer gesondert abgerechnet werden; 5. in sonstigen Einzelfällen, in denen die nach Landesrecht zuständige Stelle wegen besonderer Umstände von den Anforderungen dieser Verordnung befreit hat, um einen unangemessenen Aufwand oder sonstige unbillige Härten zu vermeiden. (2) Soweit sich die 3 bis 6 und 8 auf die Versorgung mit Warmwasser beziehen, gilt Absatz 1 entsprechend. 12 Kürzungsrecht, Übergangsregelungen (1) Soweit die Kosten der Versorgung mit Wärme oder Warmwasser entgegen den Vorschriften dieser Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden, hat der Nutzer das Recht, bei der nicht verbrauchsabhängigen Abrechnung der Kosten den auf ihn entfallenden Anteil um 15 vom Hundert zu kürzen. Dies gilt nicht beim Wohnungseigentum im Verhältnis des einzelnen Wohnungseigentümers zur Gemeinschaft der Wohnungseigentümer; insoweit verbleibt es bei den allgemeinen Vorschriften. (2) Die Anforderungen des 5 Abs. 1 Satz 2 gelten als erfüllt 1. für die am 1. Januar 1987 für die Erfassung des anteiligen Warmwasserverbrauchs vorhandenen Warmwasserkostenverteiler und 2. für die am 1. Juli 1981 bereits vorhandenen sonstigen Ausstattungen zur Verbrauchserfassung. (3) Bei preisgebundenen Wohnungen im Sinne der Neubaumietenverordnung 1970 gilt Absatz 2 mit der Maßgabe, dass an die Stelle des Datums "1. Juli 1981" das Datum "1. August 1984" tritt. (4) 1 Abs. 3, 4 Abs. 3 Satz 2 und 6 Abs. 3 gelten für Abrechnungszeiträume, die nach dem 30. September 1989 beginnen; rechtsgeschäftliche Bestimmungen über eine frühere Anwendung dieser Vorschriften bleiben unberührt. 243

244 (5) Wird in den Fällen des 1 Abs. 3 der Wärmeverbrauch der einzelnen Nutzer am 30. September 1989 mit Einrichtung zur Messung der Wassermenge ermittelt, gilt die Anforderung des 5 Abs. 1 Satz 1 als erfüllt. Register Abrechnung für... Liste Bewohner/Eigentümer (links) Hier erscheinen alle Bewohner/Eigentümer, für die keine Abrechnung erstellt wird. Liste Ausgewählte Bewohner/Eigentümer (rechts) Hier erscheinen alle Bewohner/Eigentümer, für die eine Abrechnung erstellt wird. Pfeiltasten > Schiebt die markierten Bewohner/Eigentümer in die Liste der abzurechnenden Bewohner/Eigentümer >> Schiebt alle Bewohner/Eigentümer in die Liste der abzurechnenden Bewohner/Eigentümer < Schiebt die markierte Bewohner/Eigentümer in die Liste der nicht abzurechnenden Bewohner/Eigentümer << Schiebt alle Bewohner/Eigentümer in die Liste der nicht abzurechnenden Bewohner/Eigentümer Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Mauscursor über mehrere Bewohner/Eigentümer einer Liste, werden diese Bewohner/Eigentümer markiert. Anschließend können Sie mit der Pfeiltaste > oder < verschoben werden. Klickfeld Bescheinigung nach 35a EstG Haushaltsnahe Dienstleistungen" drucken Wenn absetzbare Kosten nach 35 a im Abrechnungszeitraum angefallen sind und Sie den Ausweis dieser Kosten anteilig für jeden Eigentümer/Bewohner ausdrucken möchten, klicken Sie dieses Feld an. Nachdem die Abrechnung erstellt wurde, erscheint ein neues Fenster zur Kontrolle der Beträge und Ausdruck einer Bescheinigung für jeden Eigentümer/Bewohner. Siehe auch Bescheinigung Haushaltsnahe Dienstleistungen nach 35a EStG. Register Abrechnungsdaten Zur Kontrolle wird hier der Betriebs- und Heizkosten oder WEG- Abrechnungszeitraum angezeigt. Um den Abrechnungszeitraum zu verändern, wechseln Sie in das Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten. Abrechnung erstellt am Hier geben Sie das Erstellungsdatums der Abrechnung ein Ausstellungsort Hier tragen Sie den Ausstellungsort ein. Der Ort erscheint vor dem Datum. Klickfelder Abrechnungen Sie können eine Abrechnung für Betriebs- und Heizkosten, nur Betriebskosten oder nur Heizkosten erstellen. Die letzten zwei Optionen nutzen Sie, wenn der Betriebs- und Heizkostenabrechnungszeitraum in Ihrer Verwaltung nicht 244

245 identisch ist. Durch die Einstellung "Umlagefähig: Betriebskostenabrechnung" oder "Umlagefähig: Heizkostenabrechnung" in den Daten eines Kontos (siehe Kontendaten ), haben Sie festgelegt, ob das Konto in der Betriebs- oder Heizkostenabrechnung abgerechnet wird. Klickfeld Nullwerte unterdrücken Unterdrückt die Ausgabe von Abrechnungsposten die für den Bewohner einen Nullwert ergeben. Ist dieses Klickfeld aktiviert, wird das Klickfeld Gesamtsumme Haus aktiv. Als Verwalter können Sie entscheiden, ob die Gesamtsumme vom Haus auf der Abrechnung erscheinen soll. Klickfeld Position unterdrücken deren Gesamtkosten und Anteil 0 sind Gegenüber dem "Nullwerte unterdrücken" werden nur die Abrechnungsposten unterdrückt, deren Gesamtkosten und Bewohner-Anteil 0 sind. Ist dieses Klickfeld aktiviert, werden die Klickfelder "Nullwerte unterdrücken" und "Gesamtsumme Haus" deaktiviert. Einstellung Ist-VZ Die bezahlten Vorauszahlungen laut Wertstellungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums werden in die Abrechnung übernommen. (gilt sinngemäß auch für Eigentümerverwaltung): Ein Bewohner hat von Januar bis November 2008 jeweils 100,00 EUR Betriebskosten-Vorauszahlungen geleistet. Im Dezember 2008 sind 100,00 EUR Betriebskosten-Vorauszahlungen sollgestellt, jedoch erst im Februar des nächsten Jahres bezahlt worden. In einer Nebenkostenabrechnung vom bis zum werden 1.200,00 EUR als Betriebskosten-Vorauszahlung (= 12 x 100,00 EUR) ausgewiesen. Einstellung Ist-VZ + OP Die tatsächlich bezahlten Vorauszahlungen und die noch offenen Sollstellungen innerhalb des Abrechnungszeitraums werden in die Abrechnung übernommen. Ein Bewohner hat von Januar 2008 bis November 2008 jeweils 100,00 EUR Betriebskosten-Vorauszahlungen geleistet. Im Dezember sind 100,00 EUR Betriebskosten-Vorauszahlungen sollgestellt, jedoch zum Zeitpunkt der Abrechnung noch nicht bezahlt worden. In einer Nebenkostenabrechnung vom bis zum werden 1.200,00 EUR als Betriebskosten- Vorauszahlung (= 11 x 100,00 EUR zzgl. Sollstellung 100,00 EUR) ausgewiesen. Vorauszahlungen runden auf... Aufgrund einer Abrechnung entstehen neue Vorauszahlungen für das neue Wirtschaftsjahr. Diese werden auf volle EUR-Beträge aufgerundet (volle 1,00 EUR, 5,00 EUR oder 10,00 EUR) bzw. nicht gerundet. Es entsteht rechnerisch eine monatliche Betriebskosten-Vorauszahlung von 73,38 EUR aufgrund der Kosten des Vorjahrs. - Runden auf volle 1,00 EUR: Die neue Betriebskosten-Vorauszahlung ist 74,00 245

246 EUR - Runden auf volle 5,00 EUR: Die neue Betriebskosten-Vorauszahlung ist 75,00 EUR - Runden auf volle 10,00 EUR: Die neue Betriebskosten-Vorauszahlung ist 80,00 EUR Für Abrechnungen im Auftrag des Verwalters: Klickfeld Rechnungs-Nr. in die Abrechnung übernehmen Damit wird eine fortlaufende Rechnungsnummer in der Abrechnung ausgedruckt. Im Register Verwaltung - Gruppe Haus -Schalter Daten - Register Verwalter kann die letzte verwendetet Rechnungsnummer eingegeben werden. Für Abrechnungen im Auftrag des Eigentümers: Klickfeld Rechnungs-Nr. in die Abrechnung übernehmen Damit wird eine fortlaufende Rechnungsnummer in der Abrechnung ausgedruckt. Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Zahlungen kann die letzte verwendetet Rechnungsnummer eingegeben werden. Nur bei WEG-Abrechnung Klickfeld Ust. ausweisen Ist dieses Klickfeld aktiv, wird die Ust. mit auf den Abrechnung ausgewiesen. Dies ist notwendig wenn die gesamte WEG zur Ust. optiert hat. Klickfeld Offene Guthaben/Nachzahlungen verrechnen Wenn Sie das Feld anklicken, werden offene Guthaben/Nachzahlungen aus früheren Abrechnungen in die neue Abrechnung übernommen und mit dem Ergebnis der neuen Abrechnung verrechnet. Konten zur Umlage auf evtl. Mieter zuerst In der Abrechnung werden i.d.r. zuerst die nicht auf evtl. Bewohner umlagefähigen Konten gedruckt. Klicken Sie hier, wenn zuerst die auf evtl. Bewohner umlagefähigen Konten gedruckt werden sollen. Hinweis: Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten legen Sie fest, welche Konten auf evtl. Bewohner umgelegt werden sollen. Hierzu müssen Sie das Klickfeld Umlage auf Mieter aktivieren. Nur bei Miet & WEG Häusern: Klickfeld Abrechnung f. Bewohner im Auftrag des Eigentümers Wenn Sie als Verwalter nur mit Eigentümern abrechnen und als Service die Nebenkostenabrechnung für die Eigentümer mit anbieten, dann klicken Sie dieses Feld an. In der Nebenkostenabrechnung wird im Briefkopf die Adresse des Eigentümers und in der Fußzeile die Bankverbindung des Eigentümers gedruckt. Register Text für Bewohner Einleitender Text: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird in der späteren Abrechnung oben gedruckt. Abschließender Text bei Nachzahlung: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird in der späteren Abrechnung im Falle einer Nachzahlung gedruckt. 246

247 Abschließender Text bei Guthaben: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird in der späteren Abrechnung im Falle eines Guthabens gedruckt. Klickfeld neue Vorauszahlungen in der Abrechnung der aktuellen Bewohner ausweisen. Durch Aktivieren dieses Feldes werden die neuen Vorauszahlungen in der Abrechnung eingeblendet. Für jedes Objekt können individuelle Abrechnungstexte eingegeben werden. Sie können in Win-CASA jede Abrechnung mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Festbeträge abrechnen In diesem Fenster erscheinen alle Ausgabekonten die nach einem Festbetrag oder Zähler umgelegt werden. Dies dient Ihnen zusätzlich zur Kontrolle, ob die Werte richtig eingegeben wurden. In der Spalte K.-Nr. und Bezeichnung erscheint die Kontonummer und die Bezeichnung des Ausgabekontos. In der Spalte Umlageschlüssel und Einheit wird der Umlageschlüssel angezeigt. In der Spalte Verbrauch wird bei Umlage Festbetrag der EUR Wert des gesamten Objektes angezeigt. Bei der Umlage nach Zähler wird der Zählerstand des gesamten Objektes angezeigt. Die Spalte Verbrauch können Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile - Spalte Haus kontrollieren. In der Spalte Haus werden die Anteile von allen Wohnungen addiert. In der Spalte Abrechnung erscheint der EUR Wert der in der Abrechnung umgelegt wird. Zum Stichtag der Abrechnung kann der Kontostand eines Kontos, das mit einem Festbetrags-Umlageschlüssel abgerechnet wird, nicht gleich dem abzurechnenden Festbetrag sein. Geben Sie deshalb in der Spalte Abrechnen den abzurechnenden Festbetrag ein. Die Berechnung in der anschließenden Abrechnung erfolgt ausschließlich von der Spalte Abrechnen. Häufig gestellte Frage: Warum ist die Spalte Verbrauch und Abrechnen bei Umlage Festbetrag nicht identisch? Wenn die Spalte Verbrauch und Abrechnung nicht identisch ist, müssen Sie die Spalte Haus in den Wohnungsstammdaten kontrollieren. Es gibt drei Möglichkeiten warum die Spalte Haus nicht mit der errechneten Summe von Ihnen übereinstimmt. 1.) Bei der Eingabe vieler Festbeträge ist es möglich, dass die Spalte Haus nicht aktualisiert wird. Gehen Sie in das Register Verwaltung - Schalter Konten - Sonstiges - Hausanteile aktualisieren. 2.) Bei der Eingabe wurde ein Festbetrag falsch eingegeben. 3.) In der Spalte Haus werden auch die ausgezogenen Bewohner und früheren Eigentümer berücksichtigt. Diese Werte können Sie auf 0 setzen. In der Abrechnung werden diese Anteile nicht berücksichtigt. Hinweis für Gewerbeeinheiten (Mieter oder Eigentümer). Beachten Sie, wenn Sie in Ihrem 247

248 Objekt Gewerbe verwalten, dass in diesem Fenster in der letzten Spalte Ust. der Steuersatz eingetragen ist. Register Text für Eigentümer Einleitender Text: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird in der späteren Abrechnung oben gedruckt. Abschließender Text bei Nachzahlung: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird in der späteren Abrechnung im Falle einer Nachzahlung gedruckt. Abschließender Text bei Guthaben: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird in der späteren Abrechnung im Falle einem Guthaben gedruckt. Sie können in Win-CASA jede Abrechnung mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Zeitraum des Wirtschaftsjahres Das neue Wirtschaftsjahr Geben Sie ein für welchen Zeitraum der Wirtschaftsplan erstellt werden soll. Das alte Wirtschaftsjahr Von welchem Jahr sollen die "alten Kosten" als Basis genommen werden. Im neuen Wirtschaftsplan auch die tatsächlichen Kosten des alten Wirtschaftsjahres ausweisen. Zeigt die früheren Kosten beim Ausdruck im neuen Wirtschaftsplan mit an. (Nur beim Ausdruck). Auswertung nach Buchungs- oder Wertstellungsdatum Definiert ob die "alten Kosten" auf Basis des Buchungsdatums oder Wertstellungsdatums addiert werden sollen. Klickfeld Abrechnungsspitze Ausweisen Wenn Sie im Wirtschaftsplan die Abrechnungsspitze (Differenz aus neuem Hausgeld und altem Hausgeld rückwirkend seit dem Beginn und der Erstellung des Wirtschaftsplans) ausweisen möchten, muss dieses Klickfeld akiv sein. Hier geben Sie auch die Anzahl der Monate an für die die Abrechnungsspitze ausgwiesen werden soll. Der Wirtschaftsplan für den Zeitraum bis wurde am erstellt. Wählen Sie für Anzahl Monate rückwirkend" 3 Monate aus. Im Einzelwirtschaftsplan wird für jeden Eigentümer die Abrechnungspitze 3 x (Neuer Hausgeldbetrag Alter Hausgeldbetrag) ausgewiesen. 248

249 Die Abrechnungsspitze können Sie unter Punkt 5 des Wirtschaftsplans automatisch sollstellen und die neuen Hausgelder in die Stammdaten der Eigentümer übernehmen. Geplante Ausgaben im Wirtschaftsjahr Register Eigentümer/Register Bewohner Geben Sie in der Spalte WiPl (neu) die geplanten Kosten für das neue Wirtschaftsjahr pro Konto ein. Zur besseren Orientierung werden die tatsächlich entstandenen Kosten des letzten Wirtschaftsjahres vorbelegt. Eingabefeld Erhöhen um Damit können Sie die markierte Position oder alle Positionen um einen prozentualen Wert erhöhen. Geben Sie den Wert ein und klicken anschließend auf den Schalter Erhöhen. Schalter Fertig Speichert die Daten und schließt das Fenster. Fenster Wirtschaftsplan Erstellt einen Einzelwirtschaftsplan für einen oder mehrere Eigentümer. Das Fenster Wirtschaftsplan (Eigentümer) ist in drei Registerreiter aufgeteilt: Register Abrechnen für.. Register Abrechnungsdaten Register Text WiPL Schalter Weiter Die Abrechnung wird durchgeführt. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne Abrechnung geschlossen. Schalter Senden an: In diesem Auswahlfeld können Sie festlegen, ob Sie den Wirtschaftsplan über den Druck ausdrucken lassen möchten, oder gleich als oder Fax versenden. Wie Sie ein oder ein Fax aus Win-CASA versenden finden Sie hier. Sie können in Win-CASA jeden Wirtschaftsplan mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Pfeiltasten > Schiebt die markierten Eigentümer in die Liste der abzurechnenden Eigentümer >> Schiebt alle Eigentümer in die Liste der abzurechnenden Eigentümer < Schiebt die markierte Eigentümer in die Liste der nicht abzurechnenden Eigentümer << Schiebt alle Eigentümer in die Liste der nicht abzurechnenden Eigentümer 249

250 Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Mauscursor über mehrere Bewohner/Eigentümer einer Liste, werden diese Bewohner/Eigentümer markiert. Anschließend können Sie mit der Pfeiltaste > oder < verschoben werden. Register Text WiPL Einleitender Text für den Wirtschaftsplan: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird im späteren WiPL oben gedruckt. Abschließender Text für den Wirtschaftsplan: Dieser Text (max. 3 Zeilen) wird im späteren WiPL unten gedruckt. Sie können in Win-CASA jeden Wirtschaftsplan mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Hausgeld aufgrund des Wirtschaftsplanes anpassen Schalter Anpassen Übernimmt alle errechneten Vorauszahlungen in die jeweiligen Stammdaten der Wohnung - Register Eigentümer - Register Zahlung. Schalter Drucken Öffnet das Fenster Bericht drucken um die Liste der neuen Vorauszahlungen zu drucken. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Ändern Um individuelle Änderungen der neuen Hausgelder der einzelnen Eigentümer vorzunehmen, klicken Sie den Eigentümer an und gehen anschließend auf den Schalter Ändern. Das Fenster neuen Betrag eingeben wird geöffnet. Hier tragen Sie den neuen Betrag ein der nach der Anpassung in den Wohnungsstammdaten hinterlegt werden soll. Schalter Löschen Mit diesem Schalter können Sie die Eigentümer aus der Liste der neuen Vorauszahlungen löschen. Diese Eigentümer werden beim Anpassen der neuen Hausgelder nicht berücksichtigt. Auswahlfeld Haus Wählen Sie das gewünschte Haus aus. Liste der Vorauszahlungen Win-CASA listet die neuen Vorauszahlungen aufgrund des zuletzt durchgeführten Wirtschaftsplanes auf. In der Spalte Angepasst sehen Sie, ob Sie die neu errechneten Vorauszahlungen bereits in die Stammdaten des Eigentümers übernommen haben. In der Spalte Sollgestellt sehen Sie welcher Eigentümer sollgestellt wurde. Klickfeld Nur Anpassen Dieses Feld klicken Sie an, wenn sich der neue Betrag um mehr als xx EUR vom Betrag in den Stammdaten unterscheidet. Erst ab diesem EUR Wert erfolgt eine Anpassung. Klickfeld Hausgelddifferenzen rückwirkend sollstellen (Abrechnungsspitze) 250

251 Wenn Sie den Wirtschaftsplan nicht sofort am Jahresanfang durchführen, können Sie auf Wunsch die Differenz aus alten und neuen Hausgeldern aufgrund des Wirtschaftsplans automatisch sollstellen lassen. Stellen Sie mit Monate rückwirkend" die Anzahl der Monate ein. Klicken Sie Guthaben & Nachzahlung oder Nur Nachzahlung an. Im nächsten Fenster können Sie einen Text für die Sollstellung eingeben. Auswahl nur Sollstellen wenn Diff.>= XX EUR" Um die Sollstellung kleiner Beträge zu vermeiden, wählen Sie hier den EUR-Betrag, ab dem Sollstellungen erzeugt werden sollen. Schalter A Alle Eigentümer werden markiert. Schalter K Keine Eigentümer wird markiert. Sie führen einen Wirtschaftsplan am für den Zeitraum bis durch. Auswahl wenn Diff.>= 10 EUR". Das Objekt besitzt drei Wohnungen. Die Hausgeldzahlungen für 2008 betragen: Wohnung 1: 50 EUR Wohnung 2: 60 EUR Wohnung 3: 40 EUR. Aufgrund des am erstellten Wirtschaftsplans für 2009 werden neue Hausgelder mit Gültigkeit ab berechnet: Wohnung 1: 55 EUR Wohnung 2: 62 EUR Wohnung 3: 47 EUR. Fall 1: Sie haben die reguläre Sollstellung für die Monat01/02/03.09 mit den alten Hausgeldern bereits sollgestellt: Stellen Sie 3 Monate rückwirkend ein. Folgende Sollstellungen werden erzeugt: Wohnung 1: 3 x (55 EUR 150 EUR) = 15 EUR Wohnung 2: Keine Sollstellung. 3 x (62 EUR 180 EUR) = 6 EUR liegt unter der Schwelle von 10 EUR. Wohnung 3: 3 x (47 EUR 120 EUR) = 21 EUR Unter Buchhaltung-Sollstellungen buchen können diese Sollstellungen nach Zahlungseingang verbucht werden. Fall 2: Sie haben die reguläre Sollstellung für den Monat 01/02/03.09 mit den alten Hausgeldern noch nicht sollgestellt: Stellen Sie 2 Monate rückwirkend ein. (Das neue Hausgeld wird mit Anpassen" in die Stammdaten der Eigentümer übernommen und für den Monat regulär sollgestellt). Wirtschafsplan (E/B gemeinsam) Erstellt einen Einzelwirtschaftsplan für einen oder mehrere Eigentümer. 251

252 Das Fenster Wirtschaftsplan (Eigentümer) ist in drei Registerblätter aufgeteilt: Register Abrechnen für.. Register Abrechnungsdaten Register Text WiPL Schalter Weiter Die Abrechnung wird durchgeführt. Schalter Abbruch Das Fenster wird ohne Abrechnung geschlossen. Schalter Senden an: In diesem Auswahlfeld können Sie festlegen, ob Sie den Wirtschaftsplan über den Druck ausdrucken lassen möchten, oder gleich als oder Fax versenden. Wie Sie ein oder ein Fax aus Win-CASA versenden finden Sie hier. Sie können in Win-CASA jeden Wirtschaftsplan mit Hilfe des optionalen Berichtsdesigners (hier klicken) frei gestalten, aber auch neue Listen/Berichte generieren. Pfeiltasten > Schiebt die markierten Eigentümer in die Liste der abzurechnenden Eigentümer >> Schiebt alle Eigentümer in die Liste der abzurechnenden Eigentümer < Schiebt die markierte Eigentümer in die Liste der nicht abzurechnenden Eigentümer << Schiebt alle Eigentümer in die Liste der nicht abzurechnenden Eigentümer Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Mauscursor über mehrere Bewohner/Eigentümer einer Liste, werden diese Bewohner/Eigentümer markiert. Anschließend können Sie mit der Pfeiltaste > oder < verschoben werden. Heizkostenabrechnung Abrechnungsart Siehe auch - Informationen zum Win-CASA Export/Importmodul für externe Heizkostenabrechner - (hier klicken) In diesem ersten Schritt legen Sie fest, ob Sie die Heizkostenabrechnung mit Win-CASA durchführen oder durch einen externen Dienstleister (z.b. Techem oder Brunata) erstellen lassen wollen. Option Heizkostenabrechnung mit Win-CASA durchführen Wenn Sie mit Win-CASA abrechnen wollen, legen Sie im Auswahlfenster Brennstoffart fest, welchen Brennstoff (z.b. Heizöl) Sie verwenden. Option 1 : Brennstoff mit Tank (Anfangs und Endbestand) Wählen Sie diese Option, wenn das Objekt einen Tank für den Brennstoff besitzt (Öl- oder Gastank). Option 2 : Brennstoff ohne Tank (kein Anfangs und Endbestand) Wählen Sie diese Option, wenn der Brennstoff durch eine Fernleitung direkt zum Brenner zugeführt wird (z.b. Gasleitung). D.h., es wird kein Tank mit Brennstoff befüllt. 252

253 Option 3: Fernwärme Wählen Sie diese Option, wenn die Wärme über eine Fernleitung direkt zugeführt wird (z.b. Heissdampf). Das Objekt besitzt weder einen Tank noch wird ein Brennstoff in einem Brenner verbrannt. Wenn Sie diese Option aktiviert haben und im Register Buchhaltung - Buchen für das Konto Heizkosten eine neue Buchung eingeben, wird automatisch ein Fenster eingeblendet, in das Sie die Brennstoffmenge eintragen können. Diese Menge wird dann später in die Heizkostenabrechnung übernommen. Option Heizkostenabrechnung über Fremdabrechner Buchen Sie alle Heizkosten auf ein Konto Ihrer Wahl. Stellen Sie für dieses Konto den Umlageschlüssel "Ext. Heizkosten" ein. Umlageschlüssel können Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - Umlageschlüssel definieren. Den Umlageschlüssel weisen Sie im Register Verwaltung - Schalter Konten - Konten dem Heizkostenkonto zu. Geben Sie die vom externen Heizkostenunternehmen ermittelten Kosten für jede Wohnung im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten - Register Anteile ein. Wenn Sie die Heizkosten über Fremdabrechner gewählt haben, müssen Sie in diesem Fenster keine weitere Daten eingeben. Die Heizkosten werden automatisch in die Nebenkosten- bzw. Hausgeldabrechnung übernommen. Schalter Weiter Wenn Sie alle Angaben zur Abrechnungsart Ihrer Heizkostenabrechnung eingegeben haben, klicken Sie auf den Schalter Weiter, um in die nächste Maske zu gelangen. Dort geben Sie die Gesamtkosten ein. Hier gelangen Sie zum Schritt 2 Heizkostenabrechnung Gesamtheizkosten In diesem Schritt vergeben Sie alle Information, die zur Berechnung der Gesamtheizkosten benötigt werden. Das Fenster besteht aus zwei Registern, die Sie am oberen Fensterrand wechseln können: Register Brennstoffkosten In diesem Register werden alle Informationen für die Brennstoffkosten eingetragen. Auswahlfeld Brennstoffkostenkonto Hier wählen Sie das entsprechende Konto (z.b. Heizungskosten) aus der Liste aus. Wie Sie neue Konten anlegen können erfahren Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten. Feld Anfangsbestand, Betrag, Preis pro Einheit, Restbestand Diese Felder dienen zur Eingabe aller nötigen Information, um den Verbrauch zu errechnen. Das Feld Preis pro Einheit wird automatisch aus dem Anfangsbestand und dem Gesamtbetrag nach klicken der Tabulator-Taste errechnet. In der mittigen Tabelle sehen Sie alle Buchungen mit Datum, Menge und Betrag, die auf dem im Auswahlfeld Brennstoffkostenkonto ausgewählten Konto verbucht wurden. Nach Eingabe des Restwertes und Klicken der Tabulator-Taste wird der Verbrauch aus den Eingaben errechnet. Der errechnete Wert wird Ihnen sowohl in Liter als auch in EUR angezeigt. 253

254 Die Restbewertung erfolgt nach dem First in first out Prinzip. Dieses besagt, dass die zuerst eingekaufte Menge auch zuerst verbraucht wird. Für die folgenden Beispiele werden jeweils folgende Zugänge verbucht (die gewählten Preise dienen lediglich der besseren Verständlichkeit): Liter zu 4000,00 EUR am Liter zu 1000,00 EUR am Fall 1 (Restwert größer als Anfangsbestand und erster Zugang) Der Anfangsbestand beträgt Liter (Wert ,00 EUR). Nach Berücksichtigung der Zugänge ergibt sich ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR). Als Restwert wird ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR) angenommen. Es errechnet sich daraus ein Verbrauch von 500 Litern (Anfangsbestand abzgl. Restwert). Dieser wird, nach First in first out Prinzip mit einem Literpreis von 5,00 EUR (50.000,00 EUR / Liter) bewertet. Somit ergibt sich ein Verbrauchswert von 2500,00 EUR. Fall 2 (Restwert größer als Anfangsbestang) Der Anfangsbestand beträgt Liter (Wert ,00 EUR). Nach Berücksichtigung der Zugänge ergibt sich ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR). Als Restwert wird ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR) angenommen. Es errechnet sich daraus ein Verbrauch von 1500 Litern (Wert 7.500,00 EUR). Fall 3 (Restwert kleiner als Anfangsbestand) Der Anfangsbestand beträgt Liter (Wert ,00 EUR). Nach Berücksichtigung der Zugänge ergibt sich ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR). Als Restwert wird ein Wert von 8000 Litern (Wert ,00 EUR) angenommen. Es errechnet sich daraus ein Verbrauch von 5000 Litern (Wert ,00 EUR). Fall 4 (Restwert ist Anfangsbestand) Der Anfangsbestand beträgt Liter (Wert ,00 EUR). Nach Berücksichtigung der Zugänge ergibt sich ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR). Als Restwert wird der Anfangsbestand von Litern (Wert ,00 EUR) angenommen. Es errechnet sich daraus ein Verbrauch von 3000 Litern (Wert ,00 EUR). Fall 5 (Restwert ist Null) Der Anfangsbestand beträgt Liter (Wert ,00 EUR). Nach Berücksichtigung der Zugänge ergibt sich ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR). Als Restwert wird Null angenommen. Es errechnet sich ein Verbrauch von Litern (Wert ,00 EUR). Fall 6 (Es wird nichts verbraucht) Der Anfangsbestand beträgt Liter (Wert ,00 EUR). Nach Berücksichtigung der Zugänge ergibt sich ein Wert von Liter (Wert ,00 EUR). Als Restwert der Anfangsbestand inkl. Zugänge in Höhe von Litern (Wert ,00 EUR) angenommen. Es errechnet sich ein Verbrauch von 0 Litern. Register Heiznebenkosten In diesem Register erscheinen alle Buchungen die als Heiznebenkosten (z.b. Wartungskosten oder Reinigungskosten), gebucht wurden. Beachten Sie, dass Sie die Konten die als Heiznebenkosten gebucht werden sollen, im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten als Heiznebenkosten anlegt werden müssen. 254

255 Schalter Weiter Nachdem Sie die für die Verbrauchsberechnung errechneten Werte eingetragen haben, klicken Sie den Schalter Weiter an. Dadurch gelangen Sie in die Maske Warmwasserkosten. Hier gelangen Sie zu Schritt 3 Heizkostenabrechnung Warmwasserkosten Im dritten Fenster werden nach Eingabe verschiedener Berechnungsgrößen die Warmwasserkosten ermittelt. Klickfeld Kostenberechnung nach 9 der Heizkostenverordnung Durch Anklicken dieser Option werden die Heizkosten nach Vorgabe des angegebenen Paragraphen ermittelt. Hierzu sind einige Angaben notwendig: Feld Warmwassertemperatur Geben Sie hier die Höhe Ihrer Warmwassertemperatur in Celsius an. Feld Warmwasserverbrauch In dieses Feld tragen Sie den Warmwasserverbrauch des gesamten Hauses ein. Um zu sehen aus welchen Umlageschlüsseln sich dieser zusammen setzt, klicken Sie auf den Schalter. Feld Heizwert Hier tragen Sie den Heizwert ein. Mit dem anschliessenden Auswahlfeld wählen Sie Ihre Brennstoffart (z.b. Heizöl) aus. Der Heizwert kann z. B. beim Öllieferanten oder beim Energieversorgungsunternehmen erfragt werden oder aus der Auswahlliste entnommen werden. Die Berechnungsformal lautet: B = 2,5 x V x (tw-10) / Hu oder Q = 2,0 x V x (tw-10) (bei Fernwärme) B = Brennstoffeinheiten für Warmwasser V = Warmwasserverbrauch in m³ tw = Warmwassertemperatur in C Hu = Heizwert einer Brennstoffeinheit in kwh Q = kwh Bedarf für Warmwasser Feld Verbrauchte Einheiten für Warmwasser Hier wird ausgewiesen, wie viele Einheiten Ihres Brennstoffes für das Warmwasser benötigt wurden. Es wird Ihnen außerdem angezeigt, wieviel Prozent der gesamten Brennstoffkosten dieser Wert entspricht. Klickfeld Prozentuale Aufteilung zwischen Warmwasser und Heizkosten Mit Hilfe dieser Option ist es möglich, eine Prozentuale Aufteilung zwischen Warmwasser und Heizkosten vorzunehmen. Tragen Sie hierzu in die Felder Warmwasser und Heizung den jeweiligen Prozentsatz ein. 255

256 Diese Verteilungsart gilt nur für Häuser, in der keine messtechnischen Einrichtungen zur Erfassung des Warmwasserverbrauchs vorhanden sind. Bereich Zwischenergebnis Das Zwischenergebnis der Heizkostenabrechnung sehen Sie hier aufgeteilt in Heizkosten und Warmwasser ausgewiesen. Die Heiz- und Warmwasserzusatzkosten, Kalt- und Abwasserkosten sind hier noch nicht berücksichtigt und werden erst im nächsten Schritt ermittelt. Hier gelangen Sie zum Schritt 4 Heizkostenabrechnung - Zusatzkosten für Warmwasser und Heizung, Kalt- und Abwasserkosten Zusatzkosten für Heizung bzw. Warmwasser und Kalt- und Abwasserkosten sind Kosten, die nur für den Betrieb der Heizanlage bzw. für Warmwasser angefallen sind, wie z.b. Miete oder Wartung von Geräten, Kanalgebühren etc. Das Fenster besteht aus den Registern Zusatzkosten Warmwasser, Heizung und Kalt- und Abwasserkosten. Sobald Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten ein neues Konto als Heizkostenkonto mit der Option Zusatzkosten für Warmwasser, bzw. Heizung oder Kalt- und Abwasserkosten angelegt haben und dieses Konto im Register Buchhaltung - Schalter Buchen bebucht haben, erscheint die Buchung in der Liste des Registers Zusatzkosten Heizung bzw. Warmwasser oder Kalt- und Abwasserkosten mit der Buchungsbezeichnung und der Höhe des Betrages. Im Register Kalt- und Abwasserkosten legen Sie den Umlageschlüssel fest, wie die Kalt- und Abwasserkosten in der Heizkostenabrechnung verteilt werden sollen. Öffnen Sie dazu das Auswahlfeld und wählen den Umlageschlüssel aus. Schalter Weiter Durch Anklicken des Schalters Weiter gelangen Sie zur letzten Maske der Heizkostenabrechnung. Dort wird Ihnen das Ergebnis angezeigt. Desweiteren haben Sie dortr die Möglichkeit die Umlage auf die einzelnen Wohnungen festzulegen. Hier gelangen Sie zum Schritt 5 Heizkostenabrechnung - Ergebnis, Berechnung, Drucken In dieser Maske wird Ihnen das Ergebnis der Heizkostenabrechnung getrennt nach Heizkosten/Warmwasserkosten und Kalt- und Abwasserkosten ausgewiesen. Über die Auswahlfelder haben Sie die Möglichkeit die Heiz- bzw. Warmwasserkosten und Kalt- und Abwasserkosten nach verschiedenen Umlageschlüsseln auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen. Näheres zur Anlage von Umlageschlüsseln erfahren Sie im Register Buchhaltung - 256

257 Schalter Konterahmen - Umlageschlüssel. Darüber hinaus können Sie die prozentuale Verteilung zwischen Heizkosten und Warmwasserkosten angeben. Schalter Heizkostenabrechnung drucken Nach einer Bewohner- bzw. Eigentümerabfrage öffnet sich das Fenster Bericht drucken. Dort können Sie die Heizkostenabrechnung auswählen und im Anschluss ausdrucken. Wie bei allen anderen Abrechnungen haben Sie Möglichkeit dieser z.b. per oder Fax zu versenden. Näheres dazu erfahren Sie hier. Schalter Anlage zur Heizkostenabrechnung drucken Das Fenster Bericht drucken wird geöffnet. Hier kann eine Aufstellung der Gesamtkosten als Anlage für die Heizkostenabrechnung ausgedruckt werden. Schalter Anlage zur Kaltwasserabrechnung drucken Das Fenster Bericht drucken wird geöffnet. Hier kann eine Aufstellung der Gesamtkosten als Anlage für die Kaltwasserabrechnung ausgedruckt werden. Klickfeld Ust. ausweisen Ist dieser Schalter aktiv, wird im Ausdruck die Ust. mit ausgewiesen. Export von Listen, Berichten, Buchungen und Abrechnungen In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit alle Listen, Berichte und Abrechnungen in verschiedene gängige Formate zu exportieren und anschließend z.b. in Excel weiterzuverarbeiten. Folgende Formate stehen Ihnen dabei zur Verfügung (zur Erklärung klicken Sie auf das jeweilige Format): QuickReport-Datei (.QRP) HTML Document (.htm) Adobe Acrobat Document (.pdf) Rich Text Format (.rtf) Microsoft Excel Worksheet (.xls) Text Document (.txt) GIF Image File (.gif) JPEG Image File (.jpg) Bitmap File (.bmp) Enhanced Metafile (.emf) Windows Metafile (.wmf) Wie gehen Sie beim Export von Dateien vor und was müssen Sie dabei beachten? 257

258 Wählen Sie zuerst den zu exportierenden Bericht aus, z.b. im Register Listen Bewohner Saldenliste. Im geöffneten Bericht klicken Sie auf den Schalter Drucken. Es öffnet sich das Fenster Bericht drucken. Klicken Sie im Fenster Bericht Drucken den Schalter Vorschau an, um in die Berichtsvorschau zu gelangen. In der Vorschau betätigen Sie den Schalter Exportieren nach... (siehe Abbildung) um das Auswahlfenster zu öffnen. Dort können Sie das Exportformat wählen und den Speicherort- und namen vergeben. Im sich öffnenden Auswahlfenster wählen Sie im Auswahlfeld Speichern den entsprechenden Pfad, indem die exportierte Datei gespeichert werden soll. Voreingestellt ist hier der Pfad den Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen im Bereich Nachweisdokumente eingestellt haben. Anschließend vergeben Sie einen eindeutigen Namen für die zu exportierende Datei. 258

259 Zuletzt wählen Sie im Auswahlfeld Dateityp das Format, in das der Bericht exportiert werden soll (siehe Abbildung). Eine genaue Erläuterung der einzelnen Dateiformate erhalten Sie durch Anklicken auf die jeweilige Format im oberen Teil dieser Hilfe-Seite. Export QRP Bei diesem Format handelt es sich um das Format, das bei allen Win-CASA-Reports standardmäßig verwendet wird. Dieses Format kann nur von Win-CASA gelesen werden. Export HTML Der Bericht wird im HTML-Format abgespeichert. HTML bedeutet Hypertext-Markup-Language und stellt das gängige Format für Internetseiten dar. D.h. als HTML abgespeicherte Berichte können ohne zusätzliche Umwandlung direkt ins Internet übertragen werden. Export PDF Das PDF-Format eignet sich besonders zum Versand per oder zur Archivierung, da diese Dokumente relativ wenig Speicherplatz benötigen und nicht verändert werden können. Zum Lesen eines PDF-Dokumentes wird die Software Acrobat Reader der Firma Adobe benötigt. Diese können Sie kostenlos aus dem Internet downloaden. (www.adobe.de) Export RTF Das RTF Format wird von den meisten gängigen Textverarbeitungsprogrammen (z.b. Microsoft Word) erkannt und kann damit importiert werden. 259

260 Export XLS Microsoft Excel ist das führende Textverarbeitungsprogramm unter Windows. Mit Hilfe des XLS- Formates lassen sich Berichte in MS-Excel öffnen und bearbeiten. Export TXT Das TXT-Format ist ein einfaches Textformat, das von jedem Texteditor gelesen werden kann. In Windows ist bereits standardmäßig ein solcher Texteditor (Wordpad) vorhanden. Export GIF Besonders für das Internet ist das GIF-Format zu einem der gängigen Formate speziell für schwarz/weiß Grafiken geworden. Der Vorteil bei diesem Dateiformat liegt in der geringen Dateigröße, d.h. GIF-Grafiken benötigen verhältnismäßig wenig Speicherplatz. Export JPEG Für farbige Grafiken speziell im Internet hat sich das JPEG-Format als Standard herausgebildet. Wie auch beim GIF-Format liegt ein wesentlicher Vorteil hierbei im geringen Speicherplatzbedarf. Export BMP Das Format BMP (Bitmap) ist ein Standardformat für Grafiken aller Art. Dieses Format wird von allen gängigen Grafikprogrammen, aber auch Textverarbeitungs- und sonstigen Officeanwendungen unterstützt. Nachteil dieses Formates ist der hohe Speicherplatzbedarf. Export EMF Bei diesem Format (Enhanced Media File) handelt es sich um ein hochauflösendes Grafikformat, das von vielen gängigen Grafikprogrammen geöffnet werden kann. Neben der guten Qualität wirkt sich jedoch der erhöhte Speicherplatzbedarf als etwas negativ aus. Export WMF Das WMF-Format ist ein Microsoft Format, das von vielen gängigen Grafikprogramm geöffnet werden kann. Es handelt sich hierbei um ein hochauflösendes Vektorformat, mit dem Sie Grafiken ohne Qualitätsverlust in der Größe beliebig ändern können. Allerdings benötigt dieses Format viel Speicherplatz. Liste der Guthaben/Nachzahlungen Mit Hilfe dieser Funktion ist es möglich, eine Liste der Guthaben bzw. Nachzahlungen auszudrucken. Die Daten für diese Liste werden aus der Nebenkosten- bzw. WEG-Abrechnung übernommen. Es muss mindestens 1x eine Abrechnung durchgeführt worden sein, damit eine Liste gedruckt werden kann. Näheres zum Thema Guthaben/Nachzahlungen erfahren Sie in der Online-Hilfe unter Guthaben/Nachzahlungen abrechnen. Umlagekontroll-Liste 260

261 Diese Funktion dient zur Erstellung einer Umlagekontroll-Liste, mit der die eingegebenen Umlageschlüssel, sowie die entsprechenden Anteile ausgewiesen werden. Näheres zur Neuanlage bzw. Änderung von Umlageschlüssel finden Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten. PxT Liste (Bewohner) Druckt eine PxT Liste für den aktuellen Betriebs-, Heizkosten- oder Hausgeldabrechnungszeitraum. Alle eingegebenen Personenzahlen werden mit den abzurechnenden Tagen multipliziert. Mit dieser Liste kann der Verwalter die vom Programm in den diversen Abrechnungen ermittelten Personentage plausibel dokumentieren. Sie dient auch zur Kontrolle für eingegebene Zeiträume und Personenzahlen. Win-CASA kennt drei PxT Umlageschlüssel. Wählen Sie den PxT Umlageschlüssel aus, für den eine PxT-Liste gedruckt werden soll. Personenzahlen können Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten Schalter Personenzahl eingeben. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner/Eigentümer - Register Zählernummern In diesem Register können Sie den Zählernamen, die Sie im Register Verwaltung - weitere Funktionen Zählernamen angelegt haben, Nummern zuweisen. Tragen Sie hierzu neben dem aufgeführten Zählernamen die gewünschte Nummer in das Feld ein. Schalter Zählernamen Das Fenster Name und Einheit der Zähler wird geöffnet. Wohnung Daten - Hauptregister Bewohner Dieses Fenster ist durch obenliegende Registerreiter unterteilt in: Bewohner Zahlung Bank Vertrag Kaution Zählernummern Anteile Wohnung Daten - Hauptregister Eigentümer Dieses Fenster ist durch obenliegende Registerreiter unterteilt in: Eigentümer 261

262 Zahlungen Zählernummern Anteile Wohnung Daten - Hauptregister Eigentümer - Register Eigentümer Win-CASA arbeitet mit einer zentralen Eigentümerdatenbank. Wenn ein Eigentümer mehrere Einheiten besitzt, wird die Anschrift des Eigentümers nur einmal angelegt und anschließend in beliebig viele Einheiten übernommen. Schalter Auswählen Um einen Eigentümer für die aktuelle Wohnung neu anzulegen oder auszuwählen, klicken Sie den Schalter Auswählen an. Das Fenster Eigentümerverwaltung wird geöffnet. Schalter Brief an Eigentümer Startet die Textverarbeitung um einen Brief an den Eigentümer zu schreiben. Dabei werden die Eigentümerdaten mittels Datenfelder in das Dokument übernommen. Schalter Eigentümerwechsel Ein Eigentümerwechsel wird immer dann fällig, wenn der aktuelle Eigentümer seine Wohnung verkauft. Bevor Sie einen Eigentümerwechsel durchführen, achten Sie darauf, dass im Register Zahlungen das Verkaufsdatum eingegeben wurde. Andernfalls ist kein Eigentümerwechsel möglich. Im Anschluss erscheint eine leere Eingabemaske zur Aufnahme der Daten des neuen Eigentümers. Daten von alten Eigentümern können anschließend über das Register Verwltung - Schalter Frühere Eigentümer erneut bearbeitet werden. In der Hausgeldabrechnung wird sowohl der frühere als auch der neue Eigentümer taggenau abgerechnet. Anzeige Saldo Als Information wird der aktuelle Saldo des Eigentümers angezeigt. Eine Minusbetrag in roter Schrift bedeutet, dass der Eigentümer mit seinen Zahlungen im Rückstand ist. Schalter K" Der Kontoauszug oder die Zahlungsübersicht des Eigentümers wird aufgerufen. Mahnstufe Die aktuelle Mahnstufe wird angezeigt, daneben das Datum der letzten 262

263 erstellten Mahnung. Ist der Eigentümer mit seinen Zahlungen nicht im Rückstand, wird die Mahnstufe - angezeigt. Dieses Fenster erscheint nur, wenn ein offener Posten vorhanden ist. Auswahl RA" in der Mahnstufe Wurde der säumige Zahler bereits 3x gemahnt und Sie den Fall dem Rechtsanwalt übergeben, wählen Sie RA" aus. Dies bedeutet, dass der Eigentümer nicht mehr unter Listen-Mahnliste angezeigt wird. Sollte der säumige Zahler seine Schuld begleichen, wird die Mahnstufe RA" automatisch zurückgesetzt, wenn Sie den Zahlungseingang buchen. Verwaltung - Eigentümer Den Hilfetext zu diesem Fenster finden Sie hier. Bitte hier klicken. Eingabefenster für Eigentümerdaten Diese Funktion kann auf verschiedene Arten aufgerufen werden. Beispielsweise: Zum Allgemeinen Bearbeiten von Eigentümerdaten im Register Verwaltung - Schalter Eigentümer - Schalter Neu oder Bearbeiten Zum Bearbeiten des Eigentümerdaten eines Wohnungseigentümers in Win-CASA WEG/PRO im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Eigentümer Auswählen Schalter Neu oder Bearbeiten. Zur Eingabe des Hauseigentümers in der Mietverwaltung Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten Schalter E - Schalter Neu oder Bearbeiten Das Eingabefenster ist in drei Registerblätter unterteilt. Register Eigentümer Auswahlfeld Anrede/Titel/Briefanrede Wählen Sie hier die Anrede/Titel/Briefanrede des Eigentümers. Die Vorgaben hierzu können Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen ändern. In die anderen Adressfelder tragen Sie alle wesentlichen Adressdaten, wie Anschrift, Telefon etc. ein. Klickfeld erlaubt bei Fax Wenn dieses Klickfeld aktiviert ist, kann automatisch an diesen Bewohner ein Fax versendet werden. Dies gilt z.b. für eine Nebenkostenabrechnung die der Bewohner als Fax erhalten soll. In jedem Fenster in der die Möglichkeit besteht ein Fax zu versenden, erscheint dieser Bewohner. Wird das Klickfeld deaktiviert, wird dieser Bewohner nicht mehr angezeigt. Klickfeld erlaub bei Wenn dieses Klickfeld aktiviert ist, kann automatisch an diesen Bewohner eine versendet werden. Dies gilt z.b. für eine Nebenkostenabrechnung die der Bewohner als erhalten soll. In jedem Fenster in der die Möglichkeit besteht eine zu versenden, erscheint dieser Bewohner. Wird das Klickfeld deaktiviert, wird dieser Bewohner nicht mehr angezeigt. Schalter 263

264 Das Fenster Karte wird geöffnet. Register Bankverbindung In dieses Register tragen Sie die Bankverbindung des Eigentümers ein. Schalter Liste Mit Hilfe dieses Schalters können Sie auf alle bisher angelegten Banken zugreifen. Dies erspart Ihnen eine mehrfache Eingabe. Mit dem Kreuzschalter löschen Sie die Eingabe der BLZ. Register Notizen Dieses Register dient für Notizen, die den Eigentümer betreffen. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Brief Startet die Win-CASA Textverarbeitung um einen Brief an den Eigentümer zu schreiben. Dabei werden die Eigentümerdaten mittels Datenfelder bei Bedarf in den Text übernommen. Schalter Kontaktieren Hier können Sie direkt Kontakt mit Ihrem Eigentümer aufnehmen wie z.b. ein versenden. Durch Anklicken der Adresse wird automatisch Ihr Standard Client gestartet. Oder wenn Ihr Bewohner/Eigentümer eine eigene Homepage besitzt, wird Ihr Standard Internetbrowser geöffnet und die Seite geladen. Oder Sie Telefonieren direkt aus Win-CASA. Für die Telefonfunktion greift Win-CASA auf bereits vorhandene Windows-Funktionen zurück. Bitte beachten Sie daher die Hinweise zur Telefonie in der Windows-Hilfe. Um die Adresse komplett in die Zwischenablage des PC zu übernehmen, klicken Sie auf dem Schalter mit dem Zwischenablage Symbol rechts neben dem Titel. Sie können die komplette Adresse in andere Programme über die Zwischenablage einfügen (meist Bearbeiten-Einfügen oder Strg-V auf der Tastatur drücken). Wohnung Daten - Hauptregister Eigentümer - Register Zahlungen Hausgeld Geben Sie die vereinbarte Hausgeldvorauszahlung ein. 264

265 Bei gewerblichen Einheiten ist die eingetragene Hausgeldvorauszahlung stets Brutto (einschließlich MwSt) einzugeben. Letzte Hausgelderhöhung Hier wird das Datum und der ursprüngliche Betrag angezeigt. Die Daten werden bei Durchführung der Hausgelderhöhung automatisch in dieses Fenster übernommen. Informationen zur Durchführung von Hausgelderhöhungen finden Sie hier. Datum Übernahme/Verkauf Hier tragen Sie das Kauf und bei einem Eigentümerwechsel das Verkaufsdatum ein. Wenn kein Verkaufsdatum bekannt ist, bleibt dieses Feld leer. Klickfeld Gewerbliche Einheit Bei gewerblichem Eigentümer klicken Sie dieses Feld an. Geben Sie den MwSt.- Satz für die vereinbarte Hausgeldzahlung ein. Eingabefeld Ust.-IdNr: Hier können Sie die Ust.-IdNr. des gewerblichen Eigentümers eingeben. Diese kann in die Hausgeldabrechnung des Eigentümers übernommen werden. Eingabefeld Rechn-Nr.: Hier können Sie eine Rechnungs-Nr. eingeben, die in der Hausgeldabrechnung für den gewerblichen Eigentümer ausgedruckt wird. Die Rechnungs-Nr. besteht aus einem festen Teil (z.b. RE) und einer laufenden Nummer, die sich nach jedem Ausdruck der Hausgeldabrechnung automatisch erhöht. Klickfeld Lastschrift Ermächtigung Liege eine Lastschrifteinzugsermächtigung des Eigentümers vor, muss dieses Feld angeklict werden. Dadurch werden Zahlungen des Eigentümers automatisch per Lastschrift eingezogen. Klickfeld Mahnsperre Um einen Eigentümer von Mahnungen auszuschließen, aktivieren Sie dieses Feld. Wohnung Daten - Hauptregister Eigentümer - Register Anteile Was ist ein Anteiliger Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein Festbetrags Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Was ist ein x Tage Umlageschlüssel? (Bitte hier klicken) Win-CASA kann die Gesamtkosten eines umlagefähigen Ausgabekontos anhand der hier eingegebenen Anteile auf die Bewohner umlegen. Wichtig! In der Liste der Anteile werden nur die Umlageschlüssel aufgelistet, die auch tatsächlich als Umlageschlüssel für mindestens ein Ausgabekonto eingestellt wurden. Dadurch wird verhindert, dass Sie Anteile eingeben, die in der 265

266 Abrechnung nicht benötigt werden. Wenn Sie keine Kosten nach MEAs (Umlageschlüssel 50) verteilen, können Sie hier in der Liste der Anteile der MEAs nicht eingeben. Erst wenn Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten für ein Ausgabekonto den Umlageschlüssel MEAs vergeben, können Sie in der Liste der Anteile die Wohnfläche jeder Wohnung eintragen. Das Anteileregister ist in zwei Tabellen unterteilt: Die obere Tabelle zeigt alle verwendeten Umlageschlüssel die nicht Personen xtage (Umlageschlüssel Nr. 51, 98, 99) oder Zähler sind. Tragen Sie in der Spalte Wohnung die entsprechenden Anteile ein. Sollte ein Anteil nicht auf eine Wohnung angewendet werden, geben Sie 0 ein. In der Hausgeldabrechnung entfallen damit für diese Position keine Kosten auf die Wohnung. Die untere Tabelle zeigt alle verwendeten Zähler an. Die Zählerstände geben Sie über den Schalter Zählerstände ein. Sie haben ein Ausgabekonto "Kabelfernsehen" angelegt und diesem Konto den Umlageschlüssel "Kabelanschluss" zugewiesen. Auf dem Konto "Kabelfernsehen" buchen Sie Gebühren, die Sie z.b. an die Telekom bezahlen. Hat eine Wohnung keinen Kabelanschluss, geben Sie als Anteil des Umlageschlüssels "Kabelanschluss" eine 0 ein, ansonsten eine 1. Es entfallen dadurch keine anteiligen Kosten auf die Wohnungen ohne Kabelanschluss. Win-CASA errechnet automatisch in der Spalte Haus die aktuellen Gesamtanteile. Schalter Personenzahl Wechsel in der Personenzahl (z.b. nach Geburt, Heirat, Tod) werden im Fenster Personenzahl eingegeben. Schalter Zählerstände Das Eingabefenster für Zählerstände wird geöffnet. Wohnung Daten - Hauptregister Wohnung Das Register Wohnung dient der Eingabe von wohnungsbezogenen Notizen und Informationen. Es ist in fünf Register unterteilt: Register Notizen Zur Eingabe von freien Texten, z.b. "Wohnung hatte Wasserschaden am...", oder "Mieter sehr zuverlässiger Zahler" etc. Register Sonstige Daten 266

267 Es stehen Ihnen 12 frei benennbare Felder zur Verfügung. Durch einfaches Doppelklicken auf die jeweilige Feldbezeichnung können Sie diese ändern. Die eingegebenen Bezeichnungen stehen Ihnen automatisch in jeder anderen Wohnung zur Verfügung. Sie können diese Freifelder sowohl für Bewohner-, Eigentümer- als auch Wohnungsdaten verwenden. für Feldbenennungen: Beruf des Bewohners/Eigentümers, Wert der Wohnung, Balkon vorhanden (Ja/Nein), etc. Register Fotos In diesem Register können Sie zu jeder Wohnung Fotos hinterlegen. Näheres erfahren Sie hier. Liste der Zählerstände (Bewohner) Ermöglicht den Ausdruck einer Liste der jeweiligen Zählerstände für die Bewohner. Diese Liste kann nach Häusern bzw. bestimmten Wohnungen eingegrenzt werden. Außerdem ermöglicht das Auswahlfeld einen Ausdruck, sortiert nach unterschiedlichen Kriterien. Die angebotenen Kriterien richten sich nach der Art des ausgewählten Hauses (reines Mietshaus, WEG-Haus oder Gemischt). Näheres zur Eingabe bzw. Pflege der Zählerstandsdaten finden Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Schalter Zählerstände. P x T Liste (Eigentümer) Druckt eine PxT Liste für den aktuellen Betriebs-, Heizkosten- oder Hausgeldabrechnungszeitraum. Alle eingegebenen Personenzahlen werden mit den abzurechnenden Tagen multipliziert. Mit dieser Liste kann der Verwalter die vom Programm in den diversen Abrechnungen ermittelten Personentage plausibel dokumentieren. Sie dient auch zur Kontrolle für eingegebene Zeiträume und Personenzahlen. Win-CASA kennt drei PxT Umlageschlüssel. Wählen Sie den PxT Umlageschlüssel aus, für den eine PxT-Liste gedruckt werden soll. Personenzahlen können Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Schalter Personenzahl eingeben. Liste der Zählerstände (Eigentümer) Ermöglicht den Ausdruck einer Liste der jeweiligen Zählerstände für die Eigentümer. Diese Liste kann nach Häusern bzw. bestimmten Wohnungen eingegrenzt werden. Außerdem ermöglicht das Auswahlfeld einen Ausdruck, sortiert nach unterschiedlichen Kriterien. Die angebotenen Kriterien richten sich nach der Art des ausgewählten Hauses (reines Mietshaus, WEG-Haus oder gemischtes Haus). Näheres zur Eingabe bzw. Pflege der Zählerstandsdaten finden Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Schalter Zählerstände. Import von älteren Win-CASA-Versionen 267

268 Hinweise Der Import von Daten aus Win-CASA 4, 5, 6, 7 wird im Register Sonstiges Aus früheren Win-CASA Versionen durchgeführt. Sollten Sie noch die Version Win-CASA 4 oder 5 besitzen, ist ein direkter Import in Win- CASA 2009 nicht möglich. In diesem Fall geben Sie bei der Bestellung an, dass Sie die Daten aus Version 4 oder 5 importieren wollen. Sie erhalten von uns kostenlos die Zwischenversion Win-CASA 5 und 6. Dort können die Daten importiert werden. Von der Version 6 und 7 ist ein direkter Datenimport in Win-CASA 2009 problemlos möglich! Sollten Sie hierzu noch Fragen haben, sprechen Sie einfach mit unserem Vertrieb! Register Sonstiges - Datenimport aus Fremddatenbank - Datenimport in die Eigentümerliste Diese Funktion wird im Register Sonstiges Schalter Aus Fremddatenbanken aufgerufen. Nach Auswahl dieser Option öffnet sich der Assistent für den Datenbankimport. Dieser Assistent ermöglicht es Ihnen, Daten aus anderen Datenbanken zu übernehmen. Dabei können Sie im Hauptmenü Datenimport aus Fremddatenbanken entscheiden, ob die Daten in die Eigentümer oder Kontaktliste übernommen werden sollten. Der restliche Importvorgang ist bei beiden Optionen gleich! Sie können hiermit Textdateien, oder CSV-Dateien übernehmen. Klicken Sie auf den Schalter Abbruch, um den Assistenten jederzeit abzubrechen. Mit dem Schalter Weiter und Zurück können Sie beliebig durch die Seiten des Assistenten blättern. Gehen Sie beim Import Schritt für Schritt, wie vorgegeben, vor: Wählen Sie den Typ der Datenquelle aus. Als zweiten Schritt definieren Sie die Datenbank, die zu importieren ist. Wählen Sie hierzu einfach den Pfad zur entsprechenden Datei im rechten Fenster 268

269 aus. Danach vergeben Sie für Textdateien das Format bzw. überprüfen Sie für die Importformate die angezeigte Quelldatei. Win-CASA-Datenfelder werden zugeordnet. Überprüfen Sie in der Vorschau den Datenimport Im Schritt sechs werden die Daten in Win-CASA übernommen. Anschließend können Sie den Assistenten schließen. Sonstiges - Datenimport aus Fremddatenbank - Datenimport in die Kontaktliste Diese Funktion wird im Register Sonstiges - Schalter Aus Fremddatenbanken aufgerufen. Der Datenimport in die Kontaktliste verläuft analog zum Import in die Eigentümerliste. Bitte lesen Sie hierzu den dortigen Hilfetext. Import - Typ der Datenquelle Die verschiedenen Datenformate: 1. Textdateien/CSV-Dateien Die meisten Datenbanksysteme und Tabellenkalkulationen (z.b. Microsoft Excel) verstehen dieses Format. Die Daten werden einfach nur in eine Textdatei mit der Endung TXT" oder auch CSV" (Comma Separated Values = Durch Komma getrennte Werte) abgelegt. Dabei wird ein Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder (=Name, Vorname, Anschrift) definiert und ein Trennzeichen, welches den Beginn der Daten des nächsten Datensatzes anzeigt. Diese beiden Trennzeichen müssen Sie kennen, damit die Daten übernommen werden können. Die Textdatei kann in jedem beliebigen Editor oder in jeder beliebigen Textverarbeitung geöffnet werden. Eine Textdatei, deren Datenfelder durch einen Strichpunkt und die einzelnen Daten durch die Eingabetaste (Return) getrennt sind, kann wie folgt aussehen: Name;Vorname;Strasse;PLZ;Ort Meyer;Hans;Bahnweg 8;80000;München In der ersten Zeile wird meistens der Feldname festgelegt. Die Textdatei kann aber auch so aussehen: "Name","Vorname","Strasse","PLZ","Ort" 269

270 Mayer","Hans","Bahnweg 8","80000","München" Hier wurden die Werte noch zusätzlich in Anführungszeichen gestellt. Auch diese Textdatei kann importiert werden, die Anführungszeichen werden dabei ignoriert. Wenn Sie diese Datei in einem Editor öffnen, dann werden Sie sofort feststellen, dass die einzelnen Felder durch ein Komma und die einzelnen Mitglieder mit der Eingabetaste voneinander getrennt wurden. Import Textdateien Sollten Sie nicht genau wissen, wie eine Textdatei aufgebaut ist, lesen Sie dazu bitte zunächst die Erklärung zu den Datenformaten in Typ der Datenquelle nach. Nachdem Sie die Trennzeichen für die Datenfelder (=Name, Vorname, Strasse usw.) und die Trennzeichen für die Datensätze vergeben haben (meistens ist das die Enter", also die Eingabetaste), erscheint im unteren Bereich eine grobe Vorschau. Dabei werden nur maximal die ersten 30 Datensätze angezeigt. Die Felder können auch abgeschnitten dargestellt werden. Sie werden später dann aber korrekt in die Datenbank übernommen. Alle Windows-Programme verwenden die Windows ANSI Umlaute. Wenn Sie Daten aus einem älteren Programm übernehmen wollen, dann wählen Sie die Option DOS ASCII Umlaute" aus, damit die Umlaute und Sonderzeichen richtig dargestellt werden. Import - Felder zuordnen Diese Funktion wird über das Register Sonstiges Datenimport aus Fremddatenbanken aufgerufen. Jede Datenbank hat andere Bezeichnungen für die Datenfelder. So kann z.b. das Feld Vorname" in anderen Datenbanken auch VNAME" oder bei englischen Programmen auch First Name" oder FNAME" heißen. Da Win-CASA nicht wissen kann, wie andere Programme Ihre Felder bezeichnen, muss die Zuordnung teilweise manuell erfolgen. Wie ordne ich Felder zu? Auf dem Bildschirm sehen Sie drei Listen. Die linke List zeigt alle Datenfelder von Win-CASA an. In der rechten Liste befinden sich alle Felder der fremden Datenquelle. In der unteren Liste werden alle Feldzuordnungen angezeigt. In der fremden Datenbank gibt es beispielsweise ein Feld namens First Name" (engl. für Vorname). Klicken Sie in der linken Liste das Feld Vorname" an und in rechten Liste das Feld First Name". Klicken Sie dann auf den Schalter Hinzufügen, um das Feldpärchen in die untere Liste zu übernehmen. Auf diese Weise können Sie alle Felder von Win-CASA zuordnen. Wenn die fremde Datenbank nicht so viele Felder wie Win-CASA hat, bleiben in der linken Liste noch Felder übrig. Diese werden einfach leer gelassen. Hat z.b. die Datenquelle 270

271 kein Feld für Funktion", dann bleibt bei allen importierten Datensätzen dieses Feld leer. Import Vorschau Diese Funktion wird über das Register Sonstiges Datenimport aus Fremddatenbanken aufgerufen. Nach der Felderzuordnung erhalten Sie eine Vorschau der zu importierenden Daten. Hier können Sie überprüfen, ob die Felderzuordnung erfolgreich war. Sollte sie das nicht gewesen sein, können Sie mit dem Schalter Zurück die Zuordnung überarbeiten. Import Fertigstellung Diese Funktion wird über das Register Sonstiges Datenimport aus Fremddatenbanken aufgerufen. Nachdem der Laufbalken die 100% erreicht hat, ist der Import fertig. Klicken Sie auf den Schalter Assistent beenden, um zu Win-CASA zurückzukehren. Berichtsdesigner - Praxisbeispiele Hier sehen Sie den Original Bankkontoauszug: Nach Überarbeitung mit dem Berichtsdesigner könnte der Bankkontoauszug dann so aussehen: 271

272 Ein weiteres Beispiel zeigt das Bewohner-Stammdatenblatt vorher: 272

273 nach der Überarbeitung mit dem Berichtsdesigner: 273

274 Noch Fragen sprechen Sie einfach mit unserem Vertrieb. Hilfe - Bestellung -... Füllen Sie bitte das entsprechende Formular mit Ihrer genauen Anschrift aus und wählen Sie die gewünschte Win-CASA Version bzw. über die Registerreiter den Support- & Softwareservice aus. Beachten Sie dabei die Hinweise zu den unterschiedlichen Win-CASA Produkten und Zusatzmodulen Sie können den Bestellschein ausdrucken und an die Software24.com GmbH faxen oder per Post einsenden oder auch telefonisch bestellen. Sprechen Sie einfach mit unserem Vertrieb! Wohnung - Leerstand Wenn eine Wohnung leersteht (d.h. Mieter zieht aus ohne dass ein neuer Mieter direkt darauf einzieht) führen Sie in Win-CASA einen Bewohnerwechsel durch (Wohnung - Daten - Register Bewohner - Schalter Bewohnerwechsel). Nach durchgeführten Bewohnerwechsel klicken Sie links unten bei Status auf die Auswahlmöglichkeit Leerstand. Das Wort Leerstand wird automatisch in die Zeile Name übernommen. 274

275 Durch die Bezeichnung Leerstand im Namen des Bewohners wird in der Belegungsliste (Register Listen - Bewohner - Belegungsliste) die Spalte Leerstand als "JA" bezeichnet, um leerstehende Wohnungen besser für evtl. Mietinserate auswerten zu können. Zieht anschließend (nach einiger Zeit) wieder ein neuer Mieter ein, so führen Sie erneut einen Bewohnerwechsel durch. Diese Vorgehensweise führt zu folgender Kontenanlage der Einnahmekonten: B Aktueller Bewohner B Leerstand B Ausgezogener Bewohner Am Abrechnungszeitpunkt wird für alle Bewohner und den Leerstand eine Nebenkostenabrechnung erstellt. So dass u.u. anfallende Kosten direkt auf den Eigentümer umgelegt werden können. Bewohnerwechsel Diese Funktion steht Ihnen im Register Vewaltung Gruppe Wohnung - Schalter Daten Hauptregister Bewohner zur Verfügung. Bevor Sie einen Bewohnerwechsel durchführen, achten Sie darauf, dass im Register Vertrag das Vertragsende eingegeben wird. Andernfalls ist kein Bewohnerwechsel möglich. Im Anschluss erscheint eine leere Eingabemaske zur Aufnahme der Daten des neuen Bewohners. Daten von ausgezogenen Bewohnern werden gespeichert und können anschließend über den Schalter - Ausgezogene Bewohner erneut bearbeitet werden. Falls Ihre Wohnung nach dem Auszug eines Bewohners leersteht, müssen Sie dies in Win-CASA entsprechend berücksichtigen. Näheres dazu erfahren Sie in der Hilfe unter Leerstand. Sollstellungen buchen - Schalter Manuell buchen - Zahlung buchen Das Fenster besteht aus zwei Registern, die Sie durch Anklicken wechseln können. Register Einzelne Sollstellung (OP) Auswahlfeld Eingang auf Entsprechend der zu verbuchenden Sollstellung, listet Win-CASA alle dem Objekt zugeordneten Bankkonten oder Kassen auf. 275

276 Auswahlfeld Beleg-Nr. In diesem Feld können Sie die Belegnummer auswählen. Eingabefelder für Beträge Win-CASA zeigt für die zu verbuchende Sollstellung die Vorgabe laut der Einstellungen im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Zahlungen an. (Bei Eigentümern nur Hausgeld). Bei Teilzahlungen von Bewohnern können Sie die Beträge auf die von Ihnen gewünschten Vorauszahlungsarten (Miete oder Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen) aufteilen. Der verbliebene Rest wird von Win- CASA auf Wunsch als Sollstellung weitergeführt. Überzahlungen werden ebenfalls ausgewiesen und dem Mieter angerechnet. Schalter Unterzahlung automatisch lt. Priorität aufteilen Durch Anklicken dieses Schalters öffnet sich das Fenster Abweichende Zahlung aufteilen, indem Sie Über- bzw. Unterzahlungen eingeben können. Die Prioritäten vergeben Sie im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten - Register Zahlungen. Unterzahlungen werden dabei als offene Posten weitergeführt. Überzahlungen werden den Mietzahlungen angerechnet. Register Sollstellungen (OP) Hat ein Bewohner/Eigentümer mehrere Sollstellungen wechseln Sie auf das Register Sollstellungen. In der Klammer wird Ihnen die Anzahl der offenen Posten angezeigt. Sie können die in der Liste angezeigten Buchungen durch Anklicken auswählen. Im Feld Bezahlt" tragen Sie den erhaltenen Betrag ein, der Rest wird als offener Posten weitergeführt. Es werden hier alle offenen Posten eines Bewohners/Eigentümers aus der Vergangenheit angezeigt. Laut dem erhaltenen Betrag werden automatisch so viele Sollstellungen markiert, die durch den erhaltenen Betrag ausgeglichen werden können. Dabei werden die ältesten Sollstellungen zuerst berücksichtigt. Klickfeld Sollstellungen für alle Wohnungen dieses Eigentümers anzeigen Aktivieren Sie dieses Klickfeld zeigt Ihnen Win-CASA alle offenen Posten des ausgewählten Eigentümers an. Somit kann eine Zahlung des Eigentümers, die als Gesamtsumme für mehrere Wohnungen überwiesen wurde, dementsprechend zugewiesen und verbucht werden. Abweichende Zahlung aufteilen Win-CASA kann bei Unterzahlungen die erhaltene Zahlung nach bestimmten Prioritäten aufteilen. Die Prioritäten der einzelnen Zahlungen vergeben Sie im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten - Register Zahlungen. Feld Abweichende Zahlung In dieses Feld tragen Sie die tatsächlich geleistete Zahlung des Mieters ein. Der verbleibende Betrag wird als offener Betrag weitergeführt und kann zu einem späteren Zeitpunkt verbucht werden. Wenn der geleistete Betrag über dem Sollbetrag liegt, spricht man von einer Überzahlung, die dem Mieter angerechnet wird. Diese Überzahlung zeigt Ihnen Win-CASA im Fenster Zahlungseingang buchen unter dem Begriff Überzahlung" an. Schalter Aufteilen 276

277 Durch Anklicken dieses Schalters führen Sie die Aufteilung gemäß Prioritätenvergabe durch. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Stammdaten Eigentümer Dieses Fenster erscheint immer dann, wenn Sie in der Eigentümerverwaltung den Schalter Neu oder Bearbeiten anklicken. Dort geben Sie alle wichtigen Daten, die den Wohnungseigentümer betreffen, ein (z.b. Anschrift, Telefon, ). Das Fenster ist in drei Register aufgeteilt, die Sie am oberen Bildschirmrand wechseln können. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Brief Startet die Win-CASA Textverarbeitung um einen Brief an den Eigentümer zu schreiben. Dabei werden die Eigentümerdaten mittels Datenfelder bei Bedarf in den Text übernommen. Schalter Kontaktieren Hier können Sie direkt Kontakt mit Ihrem Eigentümer aufnehmen wie z.b. ein versenden. Durch Anklicken der Adresse wird automatisch Ihr Standard Client gestartet. Oder wenn Ihr Bewohner/Eigentümer eine eigene Homepage besitzt, wird Ihr Standard Internetbrowser geöffnet und die Seite geladen. Oder Sie Telefonieren direkt aus Win-CASA. Für die Telefonfunktion greift Win-CASA auf bereits vorhandene Windows-Funktionen zurück. Bitte beachten Sie daher die Hinweise zur Telefonie in der Windows-Hilfe. Um die Adresse komplett in die Zwischenablage des PC zu übernehmen, klicken Sie auf dem Schalter mit dem Zwischenablage Symbol rechts neben dem Titel. Sie können die komplette Adresse in andere Programme über die Zwischenablage einfügen (meist Bearbeiten-Einfügen oder Strg-V auf der Tastatur drücken). Register Eigentümer Auswahlfeld Anrede/Titel/Briefanrede Wählen Sie hier die Anrede/Titel/Briefanrede des Eigentümers. Die Vorgaben hierzu können Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen ändern. In die anderen Adressfelder tragen Sie alle wesentlichen Adressdaten, wie Anschrift, Telefon etc. ein. Klickfeld erlaubt bei Fax Wenn dieses Klickfeld aktiviert ist, kann automatisch an diesen Bewohner ein Fax versendet werden. Dies gilt z.b. für eine Nebenkostenabrechnung die der Bewohner als Fax erhalten soll. In jedem Fenster in der die Möglichkeit besteht ein Fax zu versenden, erscheint dieser Bewohner. 277

278 Wird das Klickfeld deaktiviert, wird dieser Bewohner nicht mehr angezeigt. Klickfeld erlaub bei Wenn dieses Klickfeld aktiviert ist, kann automatisch an diesen Bewohner eine versendet werden. Dies gilt z.b. für eine Nebenkostenabrechnung die der Bewohner als erhalten soll. In jedem Fenster in der die Möglichkeit besteht eine zu versenden, erscheint dieser Bewohner. Wird das Klickfeld deaktiviert, wird dieser Bewohner nicht mehr angezeigt. Schalter Das Fenster Karte wird geöffnet. Register Bankverbindung In dieses Register tragen Sie die Bankverbindung des Eigentümers ein. Schalter Liste Mit Hilfe dieses Schalters können Sie auf alle bisher angelegten Banken zugreifen. Dies erspart Ihnen eine mehrfache Eingabe. Mit dem Kreuzschalter löschen Sie die Eingabe der BLZ. Register Notizen Dieses Register dient für Notizen, die den Eigentümer betreffen. TAPI - Telefonie - Was ist das? In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit direkt aus dem Programm heraus zu telefonieren. Hierzu benötigen Sie ein an den PC angeschlossenes Systemtelefon. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie darüber hinaus die dem Systemtelefon beiliegenden TAPI-Treiber installieren. Diese TAPI-Treiber sind für die Telefonfunktionen von Windows verantwortlich. Die Installation der Treiber können Sie in der Windows-Systemsteuerung unter Telefon- und Modemoptionen im Register Erweitert überprüfen! Bitte beachten Sie darüber hinaus die Hinweise zur Telefonie in der Windows-Hilfe. Erste Schritte - Musterhäuser << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Die Win-CASA Testversion wird mit drei verschiedenen Musterhäusern ausgeliefert. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Einblick über die verschiedenen Verwaltungsarte zu bekommen. Entsprechend dem gewählten Musterhaus verändert Win-CASA automatisch die Registerreiter, damit unnötige Menüpunkte ausgeblendet werden. Musterhaus 997 = Mietshaus, Beispiel f. reine Mietverwaltung 278

279 Musterhaus 998 = WEG-Haus, Beispiel f. reine WEG-Verwaltung Musterhaus 999 = Miet- & WEG-Haus (PRO), Beispiel f. gemischte Miet-/WEG-Verwaltung Erste Schritte - Haus anlegen << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Beginnen Sie mit der Anlage eines neuen Hauses im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Haus Neu anlegen. Im Fenster Stammdaten des Hauses geben Sie mittels des Registersystems von Win-CASA bequem die wichtigsten Grundinformationen ein. Im Register Haus finden Sie neben der Anschrift des Objektes auch Eingabefelder für unterschiedliche Abrechnungszeiträume von Betriebs- und Heizkosten oder den WEG- Abrechnungszeitraum. Hier legen Sie fest ob es sich um eine reine Miet- oder WEG-Verwaltung oder aber um eine Verwaltung von Mietern und Eigentümern handelt. Entsprechend der hier gewählten Einstellung wird das Haus anschließend von Win-CASA aufgebaut. (Win-CASA Miet erlaubt nur reine Mietverwaltungen, Win-CASA WEG reine reine WEG-Verwaltung und mit Win-CASA PRO können Mieter und Eigentümer verwaltet werden.) Im Register Bankkonten können Sie beliebig viele verschiedene Bankkonten pro Haus festlegen. Dort wird auch das Bankkonto für eingehende Lastschriften (im Lastschrifteinzugsverfahren) angegeben. Um Vorauszahlungen wie Miete, Betriebs- und Heizkosten oder Hausgeld festzulegen, wählen Sie das Register Zahlungen. Die weiteren Register Heizung, Verwalter, Hausmeister, Verwaltungsbeirat, Sonstiges, Notizen, Fotos und Karte halten zusätzliche Daten Ihres Hauses fest. Musterkontenrahmen Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, verlassen Sie das Fenster mit dem Schalter Speichern. Im nächsten Fenster werden Sie gefragt ob Sie einen Musterkontenrahmen übernehmen möchten. In Win-CASA sind bereits Musterkontenrahmen hinterlegt. Wählen Sie für Ihren Haustyp (Miethaus/ WEG-Haus oder Miet/WEG-Haus) den entsprechenden Kontenrahmen und klicken Sie auf Auswahl.. Wenn Sie einen eigenen Kontenrahmen erstellen, können Sie diesen als neuen Musterkontenrahmen abspeichern. Den Kontenrahmen öffnen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten. Um neue Ausgabe- oder Einnahmekonten anzulegen oder bestehende Konten zu ändern, öffnen Sie den Kontenrahmen und klicken das entsprechende Konto doppelt an oder klicken auf den Schalter Bearbeiten. Um ein neues Konto anzulegen klicken Sie auf den Schalter Neu. Jedes einzelne Konto ist einem bestimmten Umlageschlüssel zugeordnet. Dies bedeutet: Buchen Sie später z.b. Ausgaben für den Hausmeister auf das Konto 40200, so werden diese Kosten laut dem Umlageschlüssel auf alle Wohneinheiten umgelegt. Sie können jedem Konto einen anderen Umlageschlüssel zuordnen, z.b.: Kosten für Gartenarbeiten - umgelegt nach m² Gartenfläche Kosten für Müllbeseitigung - umgelegt auf Personentage (Personen x Wohnzeit), usw. Über das Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - 279

280 Umlageschlüssel können Sie einen neuen Umlageschlüssel ganz nach Ihren Erfordernissen erstellen. Erste Schritte - Anfangsbestand der Bank buchen << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Der Anfangsbestand von Bestandskonten wird im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Anfangsbestand (EB-Wert) gebucht. Hier finden Sie auch ein Buchungsbeispiel. Erste Schritte - Neue Wohnung anlegen - Mietverwaltung << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Wenn Sie Win-CASA in der Mietverwaltung testen, so legen Sie als nächsten Schritt die Wohnungen Ihres Hauses an. Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Eine neue Wohnung anlegen legen Sie eine neue Wohnung an. Das Fenster Stammdaten jeder Wohnung ist in Register unterteilt. Im Hauptregister der Bewohnerverwaltung können zwei verschiedene Bewohnernamen hinterlegt werden. Aus den Wohnungsstammdaten kann direkt über den Schalter Brief ein Dokument an den Bewohner verfasst werden. (Nähere Informationen entnehmen Sie dem Kapitel Textverarbeitung) Über den Schalter Bewohnerwechsel führen Sie einen Bewohnerwechsel durch. Somit erfolgt eine taggenaue Abrechnung der Nebenkosten. Register Zahlungen Im Register Zahlungen legen Sie auf Grund der vorher in den Haus-Stammdaten eingegebenen Vorauszahlungsarten fest, wie hoch die Zahlungen des jeweiligen Bewohners sind. Direkt neben dem ersten Zahlungsfeld für Miete befindet sich ein weiterführender Schalter für Staffelmieten. Dieser ermöglicht bestimmte, mit dem Mieter, vereinbarte Staffelmieten für die Zukunft festzulegen. Wenn Sie alle Zahlungen eingegeben haben, summiert Win-CASA die Zahlung als Monatsumme zu Informationszwecken auf. In den weiteren Feldern legen Sie fest, ob der Mieter seine Zahlungen per Lastschrifteinzugsverfahren begleichen möchte. Zur Eingabe der Bankverbindung wird das Register Bank benutzt, um evtl. Lastschriften später automatisch ausführen zu können. Soll der Bewohner nicht angemahnt werden, aktivieren Sie das Klickfeld Mahnsperre. Ein- und Auszugsdatum geben Sie über das Register Vertrag ein. Haben Sie eine Kaution mit Ihrem Mieter vereinbart, öffnen Sie die Kautionsverwaltung über das Register Kaution. Anteile der Bewohner Um Verbrauchsanteile zur Umlage der Betriebs- und Heizkosten einzugeben, wechseln Sie anschließend in das Register Anteile. Über eine Tabelle wird der jeweilige Anteil der Wohnung für jeden verwendeten Umlageschlüssel eingegeben. 280

281 Nur Umlageschlüssel die tatsächlich einem Konto zugewiesen wurden, werden hier angezeigt. Wenn Sie hier einen von Ihnen erstellten Umlageschlüssel nicht aufgelistet finden, so ist dieser Umlageschlüssel noch für kein Konto verwendet worden. (Zuordnung des Umlageschlüssels: Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten.) Zusätzlich können Sie mittels des Schalters Zählerstände über ein getrenntes Eingabefenster bis zu 16 abgelesene Zählerstände direkt erfassen. Sie geben z.b. nur den Anfangs- und Endstand des Wasserzählers ein und Win-CASA berechnet automatisch die Verbrauchsanteile für die Betriebskostenabrechnung. Oder Sie geben direkt den Verbrauch ein. Über den Schalter Personenzahl erfolgt die Eingabe einer neuen Bewohnerzahl ab einem bestimmten Zeitraum (z.b. bei Geburt oder Todesfall). Erste Schritte - Neue Wohnung anlegen - WEG- Verwaltung << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Wenn Sie Win-CASA in der WEG-Verwaltung testen, so legen Sie als nächsten Schritt die Wohnungen Ihres Hauses an. Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Eine neue Wohnung anlegen legen Sie eine neue Wohnung an. Das Fenster Stammdaten jeder Wohnung ist in Register unterteilt. Im Hauptregister Eigentümer wird die Eigentümeradresse hinterlegt. Klicken Sie zunächst auf den Schalter Auswählen um die Eigentümerverwaltung zu öffnen. Dort legen Sie Ihren neuen Eigentümer an. Hier wird auch die Bankverbindung des Eigentümers hinterlegt. Besitzt ein Eigentümer mehrere Wohnungen, so werden seine Daten der Eigentümerverwaltung übernommen und müssen nicht erneut eingegeben werden. Dies spart Zeit und verhindert Fehleingaben. Aus den Wohnungsstammdaten kann direkt über den Schalter Brief ein Dokument an den Eigentümer verfasst werden. (Nähere Informationen entnehmen Sie dem Kapitel Textverarbeitung) Über den Schalter Eigentümerwechsel führen Sie einen Eigentümerwechsel durch. Somit erfolgt eine taggenaue Abrechnung der Hausgeldabrechnung.. Register Zahlungen Im Register Zahlungen legen Sie den Betrag fest, den der jeweilige Eigentümer als Hausgeldvorauszahlung zu bezahlen hat. In den weiteren Feldern geben Sie ein, ob der Eigentümer per Lastschrifteinzugsverfahren seine Zahlungen begleichen möchte. Soll der Eigentümer nicht angemahnt werden, aktivieren Sie das Klickfeld Mahnsperre. Darüber hinaus haben Sie in Win-CASA die Möglichkeit, die Verwaltung von gewerblichen Eigentümern, bei denen die MwSt gesondert ausgewiesen werden muss, durchzuführen. In den Feldern Datum Übernahme/Verkauf tragen Sie das Kauf- und ggf. bereits das Verkaufsdatum ein. Anteile der Eigentümer 281

282 Die Anteile zur Umlage der Kosten in der Hausgeldabrechnung werden in das Register Anteile eingegeben. In Tabellenform wird der Anteil des Eigentümers am Haus für jeden Umlageschlüssel (z.b. 1/1000 Anteile) bequem erfasst. Nur Umlageschlüssel die tatsächlich einem Konto zugewiesen wurden, werden hier angezeigt. Wenn Sie hier einen von Ihnen erstellten Umlageschlüssel nicht aufgelistet finden, so ist dieser Umlageschlüssel noch für kein Konto verwendet worden. (Zuordnung des Umlageschlüssels: Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten.) Zusätzlich können Sie mittels des Schalters Zählerstände über ein getrenntes Eingabefenster bis zu 16 abgelesene Zählerstände direkt erfassen. Sie geben z.b. nur den Anfangs- und Endstand des Wasserzählers ein und Win-CASA berechnet automatisch die Verbrauchsanteile der Hausgeldabrechnung. Oder Sie geben direkt den Verbrauch ein. Über den Schalter Personenzahl erfolgt die Eingabe einer neuen Eigentümerzahl ab einem bestimmten Zeitraum (z.b. bei Geburt o. Todesfall). Erste Schritte - Automatische Sollstellung << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Zu Monatsbeginn wird jedes verwaltete Haus sollgestellt. Dies bedeutet, dass alle Bewohner/ Eigentümerkonten dadurch belastet werden. Die automatische Sollstellung aller Häuser erfolgt im Register Buchhaltung - Schalter Automatische Sollstellung. Sie können alle Häuser gleichzeitig ins Doll stellen oder nur ganz bestimmte Objekte. Dies ist gerade bei neu hinzugekommenen Häusern ein Vorteil, da Sie rückwirkend für die bereits vergangenen Monate des Wirtschaftsjahres sollgestellt werden können. Gleichzeitig kontrolliert Win-CASA, ob Sie versehentlich eine Sollstellung doppelt vornehmen. Über eine Meldung werden Sie darauf hingewiesen. Erstellen Sie die automatische Sollstellung über alle Häuser, können Sie mittels eines Statusfensters detailliert kontrollieren, welches Haus für welchen Monat bereits sollgestellt wurde. Klicken Sie hierzu auf das Fragezeichen neben dem Monat. Das Fenster Status der Sollstellungen zeigt an welche Häuser sollgestellt, bzw. nicht sollgestellt wurden. Ist der Monat mit einem Haken versehen, wurden alle Häuser sollgestellt. Erste Schritte - Lastschriften/Überweisungen << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Nach erfolgter Sollstellung generiert Ihnen Win-CASA für die Bewohner/Eigentümer mit Lastschrifteinzugsermächtigung automatisch die Lastschriften. Öffnen Sie dazu das Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften. Hier können Sie unabhängig vom eingestellten Haus die Lastschriften in eine DTAUS-DateiUS Datei (Datenträgeraustausch) pro BLZ oder Kontonummer erstellen. Weitere Möglichkeiten sind der Ausdruck auf DIN-A4 Formulare oder die Daten in das QIF-Format zu exportieren. Dieses Format kann von den gängigen Online-Bankingprogrammen (z.b. Quicken, SFirm) importiert werden. 282

283 Um Überweisungen zu erstellen,öffnen Sie den Register Buchhaltung - Schalter Überweisungen. Sie können wahlweise auf DIN-A4 Überweisungsformulare drucken oder eine DTAUS-Datei-Datei erstellen. Außerdem haben Sie auch hier die Möglichkeit, Daten in das QIF-Format zu exportieren. Dieses Format kann von den gängigen Online-Bankingprogrammen (z.b. Quicken, SFirm) importiert werden. DIN-A4 Formulare für Lastschriften und Überweisungen erhalten Sie kostengünstig direkt bei uns. Sprechen Sie mit unserem Vertrieb! Erste Schritte - Sollstellungen buchen << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Mittels Ihres Bankkontoauszuges erkennen Sie, dass ein Mieter oder Eigentümer seine Miete bzw. Hausgeld überwiesen hat. Die vorher von Ihnen erstellte automatische Sollstellung verbuchen Sie jetzt im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen. Hier werden die automatisch erstellten Sollstellungen angezeigt. Wählen Sie zunächst links oben Ihr Bankkonto aus. Win-CASA zeigt alle noch nicht verbuchten Sollstellungen für dieses Bankkonto an. Wählen Sie die entsprechende Sollstellung und klicken Sie den Schalter Manuell buchen an. Über das Fenster Zahlungseingang buchen können Sie den Betrag verbuchen. Direktes Doppelklicken auf die Sollstellung öffnet ebenfalls das Fenster. Um bei sehr vielen zu verwaltenden Einheiten einen besseren Überblick zu bekommen, können Sie die Liste nach verschiedensten Kriterien sortieren und durchsuchen. Im linken Fensterbereich finden die Suchefunktion. Teilzahlungen buchen Beim Verbuchen einer einzelnen Sollstellung erhält der Hausverwalter ferner die Möglichkeit, Teilbeträge zu buchen. Sie erhalten z.b. eine Teilzahlung eines Mieters und können hier den Betrag den einzelnen Vorauszahlungsarten zuordnen. Der noch offene Rest kann anschließend als weitere Sollstellung (Forderung) erhalten bleiben und mit der nächsten Teilzahlung verbucht werden. Sollte es sich tatsächlich um eine Mietminderung handeln, können Sie die verbleibende Sollstellung löschen. Das gleiche gilt auch für eine Überzahlung. Stapel buchen Neben der Einzelverbuchung können Sie mehrere Sollstellungen gemeinsam verbuchen. Besonders interessant ist dies beim Verbuchen von Sammel- Lastschriften. Sie erkennen am Bildschirm sofort, welche Lastschriften noch abzugleichen sind. Gehen die Zahlungen auf Ihrem Konto ein, so verbuchen Sie alle Lastschriften in einem Arbeitsgang. Somit ersparen Sie sich, dass jede Buchung manuell einzeln gebucht werden muss. Weitere Details zum Thema finden Sie hier. (Bitte hier klicken). Erste Schritte - Das Buchungsfenster << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Buchungen (z.b. für Ausgaben oder Einnahmen) werden im Fenster Buchen gebucht. Dieses rufen Sie 283

284 über das Register Buchhaltung - Schalter Buchen auf. Hier wählen Sie zunächst von welchem Bankkonto Sie eine Zahlung buchen möchten. Anschließend wählen Sie das Ausgabe oder Einnahmekonto aus, geben das Datum und den Buchungstext ein. Nach Eingabe des Betrags und ggf. Ust. klicken Sie einfach auf den Schalter Buchen. Wenn Sie Ihren Bankkontoauszug vor sich liegen haben und wechselnd Einnahmen (Sollstellungen) und Ausgaben buchen, so können Sie mit Hilfe des untenliegenden Registerreiters ins Fenster Sollstellungen buchen und wieder zurück ins Fenster Buchen wechseln. Weitere Details zum Thema finden Sie hier. (Bitte hier klicken). Erste Schritte - Mahnwesen << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Über das Register Buchhaltung - Schalter Mahnen starten Sie das Mahnwesen von Win-CASA. In der Mahnliste erscheinen alle Bewohner/Eigentümer die Ihre Zahlungen nicht geleistet haben. Bewohner/Eigentümer die in den Stammdaten der Wohnung Mahnsperre aktiviert haben, erscheinen nicht in der Mahnliste. Um die Bewohner/Eigentümer zu mahnen, klicken Sie auf den Schalter Mahnen. Automatisch wird von Win-CASA Ihre voreingestellte Textverarbeitung geöffnet. Benutzen Sie unsere Musterbriefe, hier sind die Seriendruckfelder bereits eingefügt. Dadurch können Sie für mehrere Bewohner/Eigentümer gleichzeitig z.b. die erste Mahnung erstellen lassen. Die Einstellung ob Sie mit der Win-CASA Textverarbeitung oder mit einer externen Textverarbeitung arbeiten möchten, finden Sie im Register Verwaltung - Schalter Einstellungen - Textverarbeitung. Gestaltung der Mahnschreiben Innerhalb der Win-CASA Textverarbeitung können die Mahnbriefe frei gestaltet werden. Die Kontostände und Mahngebühren der Bewohner und Eigentümer stehen Ihnen als Platzhalter zur Verfügung und können in den Mahntext integriert werden. Die Mahnstufe wird auf Wunsch automatisch erhöht. Innerhalb der Textverarbeitung klicken Sie auf den Schalter Seriendruck und Sie erhalten ein Auswahlfenster. Mittels Pfeiltasten selektieren Sie, ob alle säumigen Zahler oder nur bestimmte eine Mahnung erhalten sollen. Eine genauere Beschreibung finden Sie im Kapitel Textverarbeitung. Erste Schritte - Win-CASA Textverarbeitung << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Die Win-CASA Textverarbeitung ermöglicht die komplette Abwicklung Ihrer Korrespondenz. Ob ein Mietvertrag für einen Bewohner, Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung oder Rundschreiben an alle Mieter/Eigentümer und Lieferanten. Dabei stehen Ihnen alle wesentlichen Funktionen wie Schriftart verändern, 284

285 Textblöcke links-/rechtsbündig oder zentrieren, Aufzählungen, Nummerierungen etc. zur Verfügung. Durch die Liste der Dokumentenvorlage in der Win-CASA Textverarbeitung können Sie Ihre Dokumente nach Hauptgruppen und Ordnern sortieren lassen. Dadurch können Sie Ihre Dokumente jederzeit leicht wieder finden und bearbeiten. Um einen Brief gleichzeitig an mehrere Bewohner/Eigentümer/Lieferanten zu senden, haben Sie die Möglichkeit über Seriendruckfelder die Adressdaten automatisch befüllen zu lassen. Sie können einem Dokument beliebig viele Seriendruckfelder zuordnen. Alle Seriendruckfelder finden Sie jeweils in dem ausgewählten Dokument. Beim Ausdruck ersetzt Win-CASA diesen Platzhalter z.b. mit den Bewohner- /Eigentümerdaten, wodurch Ihre Anschreiben stets personalisiert werden. In Win-CASA haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit eine externe Textverarbeitung (z.b. Microsoft Word) einzubinden. Zum genaueren Vorgehen bei der Einbindung einer externen Textverarbeitung lesen Sie den entsprechenden Hilfetext unter Externe Textverarbeitung. Erste Schritte - Hausabrechnung << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> Zu den wichtigsten Aufgaben der Hausverwaltung zählt die Abrechnung der Häuser. In Win-CASA rufen Sie im Register Abrechnungen die Hausabrechnung auf. Die Hausabrechnung bietet dem Hausbesitzer einen genauen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben, inkl. der Bestandskonten (Banken/Kassen/Rücklagen) auf der 2. Seite der Hausarechnung. Der Bereich Hausabrechnung von Win-CASA beginnt mit einem einheitlichen Auswahlfenster, in dem ein oder mehrere Häuser zur Abrechnung ausgewählt werden können. Sie sparen dadurch Zeit, da automatisch mehrere Häuser nacheinander abgerechnet werden können. Gleichzeitig kann die Hausabrechnung für bestimmte bereits voreingestellte Zeiträume ausgegeben werden (z.b. aktueller Monat, aktuelles Jahr). Auch freie Zeiträume sind einstellbar. Die Auswertung kann nach Buchungsdatum oder Werstellungsdatum erfolgen. Die verschiedenen Abrechnungen in Win-CASA: Hausabrechnung = Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben inkl. Bestandskonten (Banken/Kassen/Rücklagen). Einnahme/Überschussrechnung = Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben nach Buchungsdatum Näheres zur Hausabrechnung erfahren Sie hier. Erste Schritte - Nebenkostenabrechnung Bewohner << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> 285

286 Über das Register Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung (nur möglich in Win-CASA Miet und Win-CASA PRO) geben Sie über mehrere Registerblätter alle wichtigen Einstellungen für die spätere Abrechnung ein. Zur besseren Übersicht möchten wir Ihnen zeigen, wo die einzelnen Bestandteile der späteren Nebenkostenabrechnung in Win-CASA eingegeben oder berechnet werden. Dadurch erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Nebenkostenabrechnung von Win-CASA. Anschrift des Verwalters Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten Register Verwalter. Anschrift des Bewohners Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter - Daten - Register Bewohner. Haus- und Wohnungsbezeichnung Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten und im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Eingabefeld: Bezeichnung. Einleitender Text Eingabe über das Register Abrechungen Nebenkostenabrechnung Bewohner - Register Text für Bewohner. Hier haben Sie die Möglichkeit den vorgegebenen Text zu ändern. Abrechnungszeiträume Der obere Abrechnungszeitraum stellt das komplette Wirtschaftsjahr da, wie im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten eingegeben. Ihr Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum innerhalb des Wirtschaftsjahres, in dem die Wohnung vom Bewohner bewohnt wurde. Dieser ist identisch mit dem Wirtschaftsjahr, wenn kein Bewohnerwechsel stattgefunden hat. Spalte Abrechnungsposten Eingabe im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten. Jedes Konto mit der Einstellung Umlagefähig: Betriebskosten oder Umlagefähig: Heizkosten wird hier abgerechnet. Spalte Verteilt nach Bewohner-Umlageschlüssel die im Register Verwaltung - Schalter Konten - Umlageschlüssel angelegt und einem Sachkonto zugeordnet wurden. Die Zuordnung des Umlageschlüssels zur Abrechnungsposition (=Ausgabekonto) erfolgt im Ausgabekonto (Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten Schalter Bearbeiten). Spalte Umlageschlüssel - Gesamt Die Gesamtanteile für den Umlageschlüssel errechnen sich automatisch aus der Summe der Einzelanteile pro Bewohner bzw. Wohnung, die im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile Spalte Wohnung eingegeben werden. Hier sehen finden Sie auch die Gesamtsumme wieder in der Spalte Haus zur Kontrolle der Eingaben. Spalte Umlageschlüssel - Ihr Anteil 286

287 Anteil der Wohnung/des Bewohners nach der Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten Register Anteile. Die Zählerstände werden im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten Schalter Zählerstände eingegeben. Die verbrauchsabhängigen Anteile (Festbeträge) für die ausgezogenen Bewohner werden im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Ausgezogene Bewohner - Register Anteile eingegeben. Spalte Umlageschlüssel - Einh. und Berechnung In der Spalte Einh. (= Einheit) wird die festgelegte Einheit wie z.b. EUR und die Berechnung Anteilig, Festbetrag oder xtage pro Umlageschlüssel aufgezeigt. Laut der Eingabe im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Umlageschlüssel. Spalte Kosten - Gesamt Alle Kosten des jeweiligen Ausgabekontos die das gesamte Haus betreffen. Diese werden auf Grund des zugeordneten Umlageschlüssel auf die Bewohner verteilt. Sollte innerhalb des Abrechnungszeitraumes ein Bewohnerwechsel stattgefunden haben, werden die Kosten taggenau auf den aktuellen und früheren Bewohner berechnet. Außer wenn die Verteilung Festbetrag ist, dann wird dieser im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Anteile eingetragene Wert übernommen. Spalte Kosten - Ihr Anteil Kostenanteil des Bewohners, der laut dem festgelegten Umlageschlüssel aus den Gesamtkosten des Hauses berechnet wird. Vorauszahlungen im Abrechnungszeitraum Hier werden alle gebuchten Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen (BK und HK) des Bewohners summiert. Die Höhe der BK und HK werden in dem Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten - Register Zahlungen festgesetzt. Über das Register Buchhaltung - Schalter Automatische Sollstellung werden die Zahlungen automatisch sollgestellt und im Register Buchhaltung - Schalter Sollstellungen buchen als Einnahme verbucht. Verschiedene Listen (Register Listen - Einnahmen/Listen - Bewohner - Saldenliste/Listen - Bewohner - Einzelkontoauszug) zeigen die BK und HK an. Um eine bereits gebuchte BK oder HK zu ändern, markieren Sie im Journal, Kontoauszug oder Übersicht Bankkonto die Einnahme-Buchung für einen Bewohner und klicken auf Buchung: Schalter Ändern - Klicken Sie auf das Fragezeichen. Der Betrag wird in die einzelnen, von Ihnen im Register Verwaltung - Gruppe Haus Schalter Daten Zahlungen, definierten Zahlungsarten aufgezeigt und Sie können den BK- oder HK-Anteil ändern. Nachzahlung oder Guthaben Dieser Betrag errechnet sich aus der Differenz der Position Ihr Anteil im Abrechnungszeitraum ( = tatsächlich angefallene Kosten für den Bewohner) und der Summe der Vorauszahlungen des Bewohners. Nach Erstellung der Abrechnung können Sie im Register Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung - Schalter Guthaben/Nachzahlungen Sollstellungen und zu gleich Lastschriften bzw. Guthaben erzeugen. Abschließender Text Im Register Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung - Register Text für Bewohner, haben Sie die Möglichkeit diesen Text zu ändern. Erste Schritte - WEG-Abrechnung << Zurück Erste Schritte in Weiter >> 287

288 Win-CASA Über das Register Abrechnungen - WEG-Abrechnung (nur möglich in Win-CASA WEG und PRO) starten Sie die Hausgeldabrechnung. Es besteht die Möglichkeit Ausgabekonten des Eigentümers als umlagefähig auf den Mieter zu definieren. Der Eigentümer einer vermieteten Wohnung kann somit die Nebenkosten seinem Mieter direkt in Rechnung stellen, da in der Abrechnung über diese Kosten eine Summe gebildet wird. Die Einstellung der Konten ob diese auf den Mieter umlegbar sind, finden Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Konten Schalter Bearbeiten. Aktivieren Sie das Klickfeld Umlage auf Mieter. Diese Funktion ist nun in einer reinen WEG-Verwaltung möglich ist. Zur besseren Übersicht zeigen wir Ihnen am Beispiel einer fertigen WEG-Hausgeldabrechnung wo die einzelnen Bestandteile in Win-CASA erfasst oder berechnet werden. Anschrift des Verwalters Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten Register Verwalter. Anschrift des Eigentümers Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter - Daten - Register Eigentümer. Haus- und Wohnungsbezeichnung Eingabe im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten und im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Eingabefeld: Bezeichnung. Einleitender Text Eingabe über das Register Abrechungen WEG-Abrechnung - Register Text für Eigentümer. Hier haben Sie die Möglichkeit den vorgegebenen Text zu ändern. Abrechnungszeitraum Der Abrechnungszeitraum stellt das ganze Wirtschaftsjahr dar, wie im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten eingegeben. Ihr Abrechnungszeitraum ist der Zeitraum innerhalb des Wirtschaftsjahres, in dem die Wohnung im Besitz des Eigentümers ist. Er ist identisch mit dem Wirtschaftsjahr, wenn kein Eigentümerwechsel stattgefunden hat. Spalte Abrechnungsposten Dies sind die Ausgabekonten der Eigentümer, die im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - angelegt wurden. Jedes Konto mit der Einstellung Hausgeldabrechnung wird hier abgerechnet. Bereich Umlageschlüssel In der Spalte Verteilt nach steht die Bezeichnung des Umlageschlüssels, den Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten dem jeweiligen Ausgabekonto zugewiesen haben. In der Spalte Verteilt steht die Einheit und die Berechnungsart des Umlageschlüssels, diese legen Sie im Register Verwaltung - Schalter Daten Umlageschlüssel fest. In der Spalte Anteil steht der Anteil der Wohnung bzw. des Eigentümers, wie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile eingegeben. Unter Gesamt steht die Summe aller eingegebenen Anteile ( = Gesamtanteil Haus). 288

289 Bereich Kosten Unter Gesamt stehen die Kosten, die auf dem jeweiligen Ausgabekonto innerhalb des gewählten Abrechnungszeitraumes gebucht wurden. Diese Kosten sind für das gesamte Haus angefallen und werden lt. dem zugewiesenen Umlageschlüssel auf die Eigentümer verteilt. Sollte ein Eigentümerwechsel stattgefunden haben, werden die Kosten taggenau auf den aktuellen und früheren Eigentümer verteilt. Außer wenn die Verteilung Festbetrag ist, dann wird der im Regiser Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten Register Anteile eingetragene Wert übernommen. Unter Ihr Anteil steht der Kostenanteil des Eigentümers, der lt. dem eingestellten Umlageschlüssel aus den Gesamtkosten berechnet wird. Zur Umlage auf evtl. Mieter bestimmte Kosten In diesem Bereich werden in Win-CASA die Ausgabekonten aufgelistet, die im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten Klickfeld Umlage auf Mieter" angeklickt wurden. Wenn eine Eigentumswohnung vermietet ist, besteht über diese Funktion die Möglichkeit eine Zwischensummierung der für einen evtl. Mieter bestimmten Kosten auszuweisen. Somit kann diese vom Eigentümer an den Mieter direkt weitergegeben werden. Nachzahlung oder Guthaben Dieser Betrag berechnet sich aus der Differenz der Position Ihr Anteil im Abrechnungszeitraum" ( = tatsächlich angefallene Kosten f. Eigentümer) und der Summe der Vorauszahlungen des Eigentümers. Nach Erstellung der Abrechnung können Sie im Register Abrechnungen - WEG- Abrechnung - Guthaben/Nachzahlungen diese sollstellen und Lastschriften bzw. Guthaben erzeugen. Wenn Sie ein Haus vom Typ Miet- & WEG-Verwaltung (siehe Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter Daten) anlegen, dann sollten Sie eine getrennte Abrechnung für den Bewohner (Nebenkostenabrechnung) und Eigentümer (Hausgeldabrechnung) erstellen, da Sie sowohl den Bewohner als auch den Eigentümer verwalten. Die gemeinsame Abrechnung Eigentümer/Bewohner kann auf besonderen Wunsch des einzelnen Eigentümers ausgedruckt werden. Erste Schritte - Wirtschaftsplan << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter >> In Win-CASA WEG und Win-CASA PRO wird der Wirtschaftsplan über das Register Abrechnungen - Wirtschaftsplan gestartet. Schritt für Schritt werden Sie durch die einzelnen Abläufe geführt. Als Ergebnis erhalten Sie einen kompletten Wirtschaftsplan mit neuer Hausgeldzahlungsberechnung für jeden einzelnen Eigentümer. Das wichtigste Eingabefenster enthält die Liste der Ausgabepositionen, wo Sie die geplanten Ausgaben für das neue Wirtschaftsjahr eingeben. Anschließend erstellen Sie per Mausklick den neuen Wirtschaftsplan für das ganze Haus. Erste Schritte - Guthaben/Nachzahlungen << Zurück Erste Schritte in Win-CASA Weiter zu Häufige Buchungsfälle> 289

290 > Nach der erstellten Nebenkostenabrechnung (Win-CASA Miet/PRO) oder der Hausgeldabrechnung (Win-CASA WEG/PRO) können die errechneten Guthaben und Nachzahlungen als Sollstellungen in die Buchhaltung übernommen werden. Win-CASA erstellt für Bewohner/Eigentümer mit Lastschrifteinzugsermächtigung eine Lastschrift um die Nachzahlungen einzuziehen. Bei Guthaben wird automatisch eine Überweisung generiert. Tutorial - Müllkosten werden nach Wohnfläche verteilt Aufgrund alter Mietverträge zahlen zwei Mieter im Haus pro Jahr 50,00 EUR Müllgebühren. Die restlichen Müllkosten werden auf die Mieter laut deren Wohnfläche verteilt. Legen Sie zunächst im Register Verwaltung - Schalter Daten - Umlageschlüssel zwei Umlageschlüssel neu an: a) "Müll n. Festbetrag (EUR) Festbetrag" (z.b. Nr.21) b) "Müll n. Wfl. (m²) Anteilig" ( z.b. Nr.22). Definieren Sie im Register Verwaltung - Schalter Konten - zwei verschiedene Ausgabekonten: a) Konto Bezeichnung "Müllgebühren n. Festbetrag" - Umlagefähig "Betriebskostenabrechnung" - Umlageschlüssel "Nr.21 Müllgebühren (EUR) Festbetrag" b) Konto Bezeichnung "Müllgebühren n. Wfl." - Umlagefähig "Betriebskostenabrechnung" - Umlageschlüssel "Nr.22 Müll n. Wfl. (m²) Anteilig". Laufende Buchungen: Während des Jahres buchen Sie alle entstehenden Müllkosten auf das Konto "Müllgebühren n. Festbetrag". (Regiser Buchhaltung Buchhaltung Schalter Buchen) Abrechnung: Zum Jahresende buchen Sie die Müllkosten die nach Wohnfläche umgelegt werden auf das Konto "Müllgebühren n. Wfl." um. Dazu wählen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Buchen den Schalter "Konto umbuchen". Dort buchen Sie den EUR Betrag per um. Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile - geben Sie den EUR Betrag (in unserem Beispiel 50,00 EUR) bei den Mietern ein, deren Müllgebühren per Festbetrag abgerechnet werden sollen. Im Register Anteile - Umlageschlüssel Müllgebühren n. Wohnfläche - geben Sie die Wohnfläche bei den Wohnungen ein, deren Müllgebühren nach m² umgelegt werden sollen. Die anschließende Nebenkosten- oder WEG Abrechnung liefert somit die gewünschte Umlage. 290

291 Tutorial - Externe Heizkostenabrechnung Siehe auch - Informationen zum Win-CASA Export/Importmodul für externe Heizkostenabrechner - (hier klicken) Ein externes Abrechungsunternehmen (z.b. ISTA, Brunata, Techem, etc.) erstellt für Sie die Heizkostenabrechnung. Dieser recht häufig auftretende Fall, wird am einfachsten im Musterhaus 997 verdeutlicht. (Gleiches gilt natürlich auch für eine HK-Umlage im Rahmen der WEG-Verwaltung.) Im Register Verwaltung - Schalter Konten - Umlageschlüssel ist bereits der Umlageschlüssel Nr. 4 - ext. Heizkosten (EUR) als Festbetrag definiert. Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten finden Sie das Ausgabekonto "Heizkosten (ISTA)", das nach dem Umlageschlüssel Nr. 4 umgelegt wird. Diese Voreinstellungen führt zu folgendem: Alle Kosten die auf dem Konto "Heizkosten (ISTA)" gebucht sind, werden nach dem EUR-Umlageschlüssel Heizkosten umgelegt. Da dieser Umlageschlüssel vom Typ "Festbetrag" ist, können Sie in jeder Wohnung (auch bei ausgezogenen Bewohnern) den genauen Festbetrag laut der ISTA Abrechnung eingeben. Laufende Buchungen: Während des Jahres buchen Sie einfach alle Heizkosten (die Sie an die ISTA melden) auf das Ausgabekonto Heizkosten (ISTA)". Register Buchhaltung - Schalter Buchen. Abrechnung: Zur Abrechnung tragen Sie im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile Spalte Wohnung bei jedem Bewohner den Heizkostenbetrag ein, den die ISTA für jeden Bewohner errechnet hat. Bei ausgezogenen Bewohnern tragen Sie die entsprechenden Beträge unter Wohnung - Ausgezogene Bewohner - Register Anteile ein. Starten Sie anschließend die Abrechung im Register Abrechnungen - Nebenkostenabrechnung. Wählen Sie einen oder mehrere Bewohner und starten Sie die Abrechnung. Bevor die Abrechnung gedruckt wird, erscheint ein Zwischenfenster zur Eingabe des Gesamtfestbetrages. Wenn Sie alle während des Jahres gebuchten Heizkosten auch im aktuellen Jahr abrechnen, so ist der vorgegebene Betrag identisch mit dem ISTA Gesamtbetrag für das Haus. Sollten Sie jedoch nicht alle gebuchten Heizkosten im aktuellen Jahr umlegen, so können Sie in diesem Fenster den lt. ISTA Abrechnung ermittelten Gesamtbetrag des Hauses eingeben. Dieser Fall tritt z.b. auf, wenn Sie in einem Jahr Brennstoff (Heizöl, Gas etc.) für mehrere Jahre im voraus kaufen, aber nur die tatsächlich entstandenen Heizkosten auf die einzelnen Bewohner umlegen. 291

292 Tutorial - Umlage nach Wohnfläche bzw. Gewerbefläche Müllkosten werden bei privaten Mietern nach Wohnfläche und bei gewerblichen Mietern nach Gewerbefläche umgelegt. Legen Sie zunächst im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Umlageschlüssel zwei Umlageschlüssel neu an: a) "Wohnfl. Prvt. (m²) Anteilig" (z.b. Nr.25)" b) "Wohnfl. Gew. (m²) Anteilig" (z.b. Nr.26)" Definieren Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - zwei verschiedene Ausgabekonten: a) Konto Bezeichnung "Müllgeb. privat" - Umlagefähig "Betriebskostenabrechnung" - Umlageschlüssel "Wohnfl. Prvt. (m²) Anteilig" (Nr.25)" b) Konto Bezeichnung "Müllgeb. gewerb." - Umlagefähig "Betriebskostenabrechnung" - Umlageschlüssel "Wohnfl. Gew. (m²) Anteilig" (Nr.26)". Laufende Buchungen: Während des Jahres buchen Sie alle entstehenden Müllkosten auf das Konto "Müllgeb. privat". (Register Buchhaltung Schalter Buchen) Abrechnung: Zum Jahresende buchen Sie die reinen gewerblichen Müllkosten auf das Konto "Müllgeb. gewerb." um. Dazu wählen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Buchen den Schalter "Konto umbuchen". Dort buchen Sie den EUR Betrag per um. Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile - geben Sie bei den privaten Mietern im Umlageschlüssel Nr. 25 "Wohnfl. Prvt." die Wohnfläche der Wohnung ein. Bei gewerblichen Mietern bleibt der Eintrag dort auf "0". Anschließend tragen Sie bei den gewerblichen Mietern im Umlageschlüssel Nr. 26 "Wohnfl. Gew." die Gewerbefläche ein. Bei privaten Mietern bleibt der Eintrag auf "0". Die anschließende Nebenkosten- oder WEG Abrechnung liefert somit die gewünschte Umlage. Tutorial - Keine Verrechnung von Aufzugskosten 292

293 Der Mieter im Erdgeschoss bezahlt keine Aufzugkosten. Legen Sie zunächst im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Umlageschlüssel einen Umlageschlüssel neu an: a) "Aufzuganteil (Ant) Anteilig" (z.b. Nr.30)" Sie legen im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten ein Ausgabekonto an: a) Konto Bezeichnung "Aufzugkosten" - Umlagefähig "Betriebskostenabrechnung" - Umlageschlüssel "Aufzuganteil (Ant) Anteilig" (z.b. Nr.30)" Laufende Buchungen: Während des Jahres buchen Sie alle entstehenden Aufzugkosten auf das Konto "Aufzugkosten". (Register Buchhaltung - Schalter Buchen) Abrechnung: Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Register Anteile - geben Sie bei allen Mietern, außer dem Mieter im Erdgeschoss beim Umlageschlüssel "Aufzuganteil" den Wert "1" ein. Beim Erdgeschoss-Mieter bleibt der Eintrag auf "0". Die anschließende Nebenkosten- oder WEG Abrechnung liefert somit die gewünschte Umlage. Tutorial - Umlage des Gesamtwasserverbrauchs Jede Wohnung hat einen Kaltwasser- und einen Warmwasserverbrauchszähler. Wie lege ich die Summe als Gesamtwasserverbrauch in Win-CASA um? Legen Sie zunächst im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Umlageschlüssel einen Umlageschlüssel neu an: A) Umlageschlüssel "Gesamtwasserverbr." - Einheit cbm. (z.b. Nr. 5) Dieser Umlageschlüssel soll nach Zähler abgerechnet werden - z.b.: Zähler 1 und Zähler 2 ankreuzen - Schalter Zählernamen anklicken - Zähler 1 = Kaltwasser - Zähler 2 = Warmwasser. Damit addiert Win-CASA die Summe des Kaltwasser- und Warmwasserzählers zum Gesamtwasserverbrauch. Sie legen im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten ein Ausgabekonto an. a) Konto Bezeichnung "Wasserverbrauch" - Umlagefähig "Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung" Umlageschlüssel Gesamtwasserverbrauch 100% (Nr. 5) Während des Jahres buchen Sie alle Wasserkosten auf das Konto 293

294 "Wasserverbrauch". (Register Buchhaltung - Schalter Buchen) Zählerstände eingeben Vor der Abrechnung lesen Sie die Zählerstände ab und tragen die einzelnen Werte im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten -Schalter Zählerstände bei jedem Bewohner/Eigentümer ein. Abrechnen In der Nebenkosten- (Mietverwaltung) oder Hausgeldabrechnung (WEG- Verwaltung) erscheint eine Zeile die die angefallenen Gesamtwasserkosten auf die einzelnen Mieter oder Eigentümer umlegt. Tutorial - Ein Mieter zahlt Kaution Wichtiger Hinweis: Kautionszahlung von Bewohnern stellen auf dem Bankkonto des Verwalters einen durchlaufenden Posten dar: Der Bewohner bezahlt die Kaution auf das Bankkonto, Kaution wird vom Bankkonto auf ein Sparbuch/Festgeld übertragen. Kautionszahlungen können vom Bewohner auch direkt auf ein Sparbuch/Festgeld angelegt werden. Im Register Verwaltung - Schalter Weitere Funktionen Kautionsverwaltung erhalten Sie eine Liste aller Bewohner. Durch Doppelklick eines Bewohners werden die Kautionsdaten eingeblendet. Rechts oben geben Sie die Daten des Sparbuchs/Festgeldkontos ein, auf das der Kautionsbetrag angelegt wird. Im Eingabefeld Vereinbarte Kaution" geben Sie den Betrag der vereinbarten Kaution ein. Leistet der Bewohner eine Kautionszahlung, klicken Sie den Schalter Neu". Geben Sie Datum, Betrag und Buchungstext ein. Klicken Sie unbedingt Kautionszahlung des Mieters" an, damit die Summe der tatsächlich einbezahlten Kaution berechnet werden kann. Bei Auszug des Bewohners: Geben Sie im Auswahlfeld Abgerechnet am:" das Datum der Kautionsabrechnung ein. Buchen Sie die angefallenen Zinsen, indem Sie den Schalter Neu" anklicken. Hier können Sie Datum, Buchungstext und den Betrag eingeben. Klicken Sie Kautionszahlung des Mieters" nicht an, da es sich nicht um eine Kautionszahlung handelt. Soli, ZAst. geben Sie mit einem Minusbetrag ein. Wenn Sie nicht den vollen Kautionsbetrag ausbezahlen, weil Sie einen Teil einbehalten (z.b. weil der Bewohner die Wohnung nicht im vereinbarten Zustand übergeben hat), klicken Sie ebenfalls auf den Schalter Neu" und geben den Betrag als Minusbetrag ein, Buchungstext z.b. Malerrechnung (da Sie eine Malerfirma beauftragt haben). Mit dem Schalter Kautionsabrechnung" können Sie eine übersichtliche Abrechnung für den Bewohner ausdrucken. Über den Schalter Überweisung erstellen - können Sie eine Überweisung des Kautionsbetrags an den Bewohner erzeugen. 294

295 Tutorial - Rücklastschriften verbuchen Sie haben mit mehreren Bewohnern einen Lastschrifteinzug (LEV) vereinbart. Wie üblich führen Sie eine automatische Sollstellung für das gesamte Haus (oder alle Häuser) am 1. März durch. Die dabei erstellten Lastschriften ziehen Sie per Sammellastschrift ein. Am 3. März wird der Gesamtbetrag auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben. Sie verbuchen in Win-CASA alle Lastschriften. Am 8.März sehen Sie auf Ihrem Bankkonto eine Rückbelastung über 506,00 EUR (bestehend aus 500,00 EUR Rücklastschrift und 6,00 EUR Gebühr), da der Bewohners Müller die Lastschrift sperrte und den Betrag wieder zurückholte. Buchungsablauf: 1. März Automatische Sollstellung für ein oder alle Häuser. (Register Buchhaltung - Schalter Automatische Sollstellung) 1. März Lastschriften mehrerer Bewohner werden als Sammellastschrift eingezogen. (Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften). 3. März Der gesamte Betrag (alle Lastschriften) wird auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben. Sie verbuchen den Zahlungseingang. (Register Buchhaltung - Schalter Sollstellung buchen). 8. März Auf Ihrem Bankkonto wird wenige Tage später eine Lastschrift wieder abgebucht, da Bewohner Bewohner Müller die Lastschrift zurück gehen ließ. Öffnen Sie im Register Buchhaltung Schalter Buchen den Schalter Rücklastschrift buchen. Im Fenster Rücklastschrift verbuchen", tragen Sie ein: Schalter Konto: Bewohner Müller Datum der Sollstellung: 1. März Buchungstext: OP 03.xx Müller nach Rücklastschrift" Betrag der Sollstellung: 500,00 EUR Wenn es sich bei der Rücklastschrift um eine Nachzahlung aus einer Nebenkostenabrechnung, bzw. Hausgeldabrechnung handelt, müssen Sie das Klickfeld aktivieren. Tragen Sie anschließend den Betrag der Nachzahlung in das Feld Betrag Sollstellung ein. Datum Rücklastschriftgebühr: 8. März Rücklastschriftgebühr: 6,00 EUR Rücklastschriftgebührkonto: Rücklastschriftgebühren (Konto vorher einstellen im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Spezielle Konten 295

296 zuordnen) Summe Rücklastschrift: 506,00 EUR Klickfeld Rücklastschrift automatisch sollstellen aktiviert Der Betrag über 506,00 EUR erneut sollgestellt (500,00 EUR + 6,00 EUR) wird dieser beim nächsten Lastschrifteinzug eingezogen. (z.b. wenn der Bewohner schuldhaft die Rücklastschrift verursachte und der Verwalter sofort die Gebühren von ihm einziehen will.) Bewohner Müller hat sein Bankkonto gewechselt und den Hausverwalter nicht über sein neues Konto informiert. Der Verwalter zieht nun sofort beim nächsten Lastschrifteinzug von dem neuen Konto den gesamten Betrag incl. Rücklastschriftgebühr ein. Klickfeld Rücklastschrift automatisch sollstellen nicht aktiv Der Betrag über 500,00 EUR erneut sollgestellt, wird dieser beim nächsten Lastschrifteinzug eingezogen. (ohne Rücklastschriftgebühr) Bewohner Müller hat seine Lastschrifteinzugsermächtigung zurückgezogen und den Hausverwalter nicht über sein neues Konto informiert. Herr Müller überweist zukünftig selbst die mtl. Zahlung. Der Verwalter stellt nur die 500,00 EUR ins Soll, da sich seiner Erfahrung nach nicht lohnt, die 6,00 EUR Rücklastschriftgebühr einzeln anzumahnen, werden Sie nicht sollgestellt. Die 6,00 EUR Kosten werden dem Bewohner jedoch über die Nebenkostenabrechnung verrechnet. Der Bewohner bezahlt auf diese Weise die Rücklastschriftgebühr über die Nachzahlung" im Rahmen seiner Nebenkostenabrechnung. Dies geschieht über die folgende Option: Klickfeld Bewohner/Eigentümer mit der Rücklastschriftgebühr als Festbetrag belasten aktiviert Die Rücklastschriftgebühr in Höhe von 6,00 EUR wird als Festbetrag dem Bewohner Müller (in Wohnung Daten Register Anteile) eingetragen und somit als Kosten in seiner Nebenkostenabrechnung aufgeführt. Bewohner Müller hat seine Lastschrifteinzugsermächtigung zurückgezogen und den Hausverwalter nicht über sein neues Konto informiert. Herr Müller trägt somit die Schuld für die entstandene Rücklastschriftgebühr und muß deshalb die 6,00 EUR übernehmen. Klickfeld Bewohner/Eigentümer mit der Rücklastschriftgebühr als Festbetrag belasten nicht aktiviert Die Rücklastschriftgebühr in Höhe von 6,00 EUR nicht dem Bewohner zugerechnet. Die Rücklastschriftgebühr übernimmt der Vewalter. Bewohner Müller hat seine Lastschrifteinzugsermächtigung zurückgezogen und den Hausverwalter rechtzeitig über sein neues Konto informiert. Der Verwalter vergaß die Änderung des Bankkontos in Win-CASA einzugeben und trägt somit die Rücklastschriftgebühr. Tutorial - Mahngebühren verbuchen Mahngebühren verbuchen, die auf einen bestimmten Bewohner/Eigentümer umgelegt werden müssen! Gehen Sie wie folgt vor: 296

297 Legen Sie sich ein Ausgabekonto Mahngebühren" im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten an. Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Umlageschlüssel benennen Sie einen neuen Umlageschlüssel: Name: Mahngeb. Einheit: EUR Berechnung: Festbetrag Diesen Umlageschlüssel ordnen Sie nun dem Ausgabekonto Mahngebühren zu. Öffnen Sie das Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Spezielle Konten zuordnen und ordnen Sie dort das Mahngebührenkonto den Mahngebühren zu. Nach diesen Voreinstellungen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten der Verbuchung von Mahngebühren zur Verfügung: Die automatische Verbuchung: Dabei wird dem säumigen Zahler die Mahngebühr automatisch während des Mahnlaufes als Festbetrag zugeordnet und mit der späteren Nebenkosten- /Hausgeldabrechnung als Kosten verrechnet. Öffnen Sie über das Register Buchhaltung die Mahnliste wählen Sie die betroffenen Bewohner/Eigentümer aus und klicken den Schalter Mahnen. Abhängig von der eingestellten Textverarbeitung, gelangen Sie an das Zwischenfenster MAHNGEBÜHREN. Dort wählen Sie die Option Mahngebühren automatisch sollstellen und Bewohner/Eigentümer mit der Mahngebühr als Festbetrag belasten. Win-CASA erzeugt eine Sollstellung und hinterlegt den Festbetrag in den Anteilen des Bewohners oder Eigentümers. Die manuelle Verbuchung: Im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung Schalter Daten -Register Anteile den Umlageschlüssel Mahngebühren und tragen Sie dort die Mahngebühren ein, die dieser Bewohner/Eigentümer zu tragen hat. Sowohl bei der automatischen als auch bei der manuellen Verbuchung der Mahngebühren erscheinen am Ende des Jahres die Kosten auf der Nebenkosten/Hausgeldabrechnung des betroffenen Bewohners/Eigentümers. Tutorial - Entnahme von Rücklagen In der WEG-Verwaltung beschließt die Versammlung für eine Dachsanierung ,00 EUR aus den Rücklagen zu entnehmen. Die Gemeinschaft hat zwei Rücklagen-Bestandskonten: a) ein Sparbuch b) ein Festgeldkonto. Der Betrag soll dem Festgeldkonto entnommen werden. Voreinstellungen Zur Kostenkontrolle empfehlen wir, ein neues Ausgabekonto mit dem Namen "Dachsanierung" im Register Buchhaltung Schalter Kontenrahmen 297

298 - Konten anzulegen. Dieses Konto ist umlagefähig und wird nach dem Umlageschlüssel "Miteigentumsanteile MEA" umgelegt. Im Haus muss im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Rücklagekonten mindestens ein Rücklagekonto mit je einem Sachkonto für Zuführung und Entnahme angelegt sein. Jedem Rücklagenkonto ist dort auch mindestens ein Rücklagen- Bestandskonto (A) und ein Rücklagen-Bestandskonto (P) zugeordnet. Wenn Sie die ,00 EUR laut Eigentümerbeschluss von Ihrem Rücklagenkonto (Festgeldkonto, Sparbuch etc.) auf Ihr laufendes Girokonto überweisen, so wird dieser Vorgang als Rücklagenentnahme verbucht. Diese Buchung erfolgt im Assistenten zur Buchung von Rücklagen, den Sie im Register Buchhaltung Schalter Buchen Schalter Rücklagen" finden. Um die spätere Entwicklung der Rücklagen exakt dokumentieren zu können (und lt. den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung), besteht die Entnahme aus den Rücklagen aus zwei Buchungssätzen: 1. Rücklagenkonto (P) an Konto Entnahme Rücklagen Auf dem passiven Rücklagenbestandskonto (Gesamtrücklagebestand) erfolgt ein Abgang. Der Ertrag wird dem Konto Entnahme Rücklagen gutgeschrieben. 2. Bankkonto an Rücklagenbestandskonto (A) Auf dem Bankkonto (Girokonto) erfolgt ein Zugang, das Rücklagenbestandskonto (Festgeld) verzeichnet einen Abgang. Klicken Sie den Schalter Buchen und die Entnahme ist korrekt gebucht. Dadurch wird Ihr Girokonto um 20.00,00 EUR erhöht. Der Gesamtrücklagenbestand und das Festgeldkonto wurde um ,00 EUR vermindert. Alle Kosten im Zusammenhang mit der Dachsanierung können jetzt bezahlt werden, d.h. sie werden auf das Ausgabekonto Dachsanierung" gebucht. (Register Buchhaltung - Schalter Buchen) Die Entnahme und die Dachsanierung wird in der WEG-Abrechnung wie folgt dargestellt: Sie sehen, dass die Entnahme Rücklage für den einzelnen Eigentümer zu einer Gutschrift führt (negatives Vorzeichen!). Da gleichzeitig die Kosten des einzelnen Eigentümers für die Dachsanierung erscheinen, erkennt der Eigentümer sofort, dass die Dachsanierung aus den Rücklagen gedeckt wurde. Natürlich decken in der Praxis die Kosten meist nicht genau die Höhe der entnommenen Rücklagen, so dass entweder eine höhere Nachzahlung oder ein Guthaben entstehen. Weitere Buchungsbeispiele zum Thema: Zuführung Rücklagen buchen Eine Dachsanierung soll über eine Sonderumlage gedeckt werden. Tutorial - Dachsanierung per Sonderumlage 298

299 In der WEG-Verwaltung beschließt die Eigentümerversammlung für eine Dachsanierung ,00 EUR per Sonderumlage zu decken. (Hier noch ein weiteres Beispiel zum Themenkomplex: Eine Dachsanierung soll voll aus den Rücklagen gedeckt werden.) Voreinstellungen Zur besseren Kostenkontrolle empfehlen wir ein neues Ausgabekonto mit dem Namen "Dachsanierung" im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten anzulegen. Dieses Konto ist umlagefähig für die Hausgeldabrechnung, ist nicht umlagefähig auf Mieter und wird nach dem Umlageschlüssel "Miteigentumsanteile MEA" umgelegt. Laufende Buchungen Während des Jahres buchen Sie alle Kosten im Zusammenhang mit der Dachsanierung auf das o.g. Ausgabekonto (Register Buchhaltung - Schalter Buchen). Zum Umlagezeitpunkt erstellen Sie die Sonderumlage für jeden Eigentümer. Dazu wechseln Sie in das Register Verwaltung - Schalter weitere Funktionen - Sonderumlage (WEG). Als Verwalter gehen Sie wie folgt vor: Sie tragen den umzulegenden Betrag (20.000,00 EUR) ein. Wählen den Umlageschlüssel (im Beispiel MEA) aus. Anschließend stellen Sie die einzelnen Beträge ins Soll. Für Eigentümer mit Lastschrifteinzugsermächtigung wird gleichzeitig eine Lastschrift erzeugt. Diese können Sie im Register Buchhaltung - Schalter Lastschriften erstellen anschließend für die Bank vorbereiten. Hier können Sie eine Listen für Ihre Unterlagen ausdrucken. Erstellen Sie ein Informationsschreiben für jeden einzelnen Eigentümer um ihn über die genaue Höhe seiner Kosten zu informieren. Abrechnung: Führen Sie eine WEG-Abrechnung durch, so sieht diese im Detail aus: 299

300 WEG-Abrechnung (beispielhaft nur Entnahme Rücklage und Dachsanierung dargestellt): Umlageschlüssel Kosten Konto umgelegt nach Gesamt Ihr Anteil Gesamt Ihr Anteil Dachsan. MEA Gesamtkosten 2783,50 Ihre geleisteten Vorauszahlungen xxxx (=normale Hausgeld Vorauszahlungen plus Sonderuml.) Guthaben/Nachzahlungen Sie sehen, dass die Sonderumlage zu einer erhöhten Hausgeld- Vorauszahlung geführt hat. Da gleichzeitig die Kosten des einzelnen Eigentümers für die Dachsanierung erscheinen, erkennt der Eigentümer sofort, dass die Dachsanierung bereits durch seine höheren geleisteten Vorauszahlungen gedeckt wurde. Ein weiteres Beispiel zum Themenkomplex: Eine Dachsanierung soll voll aus den Rücklagen gedeckt werden. Kontakte/Lieferanten neu anlegen und bearbeiten Hier geben Sie eine neue Kontaktadresse/Lieferanten ein bzw. ändern eine bestehende Adresse/Bankverbindung. Register Anschrift Bevor Sie die Adressdaten, Anschrift, Tel.-Nr. etc. eingeben, müssen Sie eine Kategorie auswählen. Klicken Sie auf das Auswahlfeld und wählen eine Kategorie aus. Eine neue Kategorie, bzw. Änderung einer Kategorie können Sie über den Schalter K vornehmen. Schalter Über diesen Schalter können Sie sich die Route berechnen lassen. Das Fenster Karte wird geöffnet. Schalter Mit diesem Schalter kopieren Sie die Anschrift in die Zwischenablage und kann z.b. in ein Dokument eingefügt werden. Zuordnen zu Über das Auswahlfeld "Objekt" können Sie eine Kontaktadresse/Lieferant einem bestimmten Haus zuordnen. (Wenn z.b. der Lieferant nur für dieses Haus zuständig ist). Bereich Buchhaltung (Auswahl Lieferant) Wenn ein neuer Lieferant angelegt wird, wird auch ein Kreditorenkonto in der Buchhaltung angelegt. Damit können Rechnungseingänge (OP) und Zahlungen an den Lieferanten gebucht werden (Kreditorenbuchhaltung). Für Kreditoren-Konten ist in Win-CASA der Nummernkreis 70xxx vorgesehen. Sie können die vorgeschlagene Kontonummer übernehmen oder ändern. Umsatz zuordnen zu (Auswahl Lieferant und Verwendung des Win-CASA Banking Moduls): Wenn Sie das Win-CASA Banking Modul zum automatischen Einlesen und Abgleichen von online abgeholten Kontoauszügen einsetzen und eine Ist-Buchhaltung durchführen, können Sie hier das Sachkonto festlegen, auf das Zahlungen an den Lieferanten zugeordnet werden sollen. Klicken Sie auf den Schalter Hinzufügen, wählen das gewünschte Haus aus und die Liste mit den 300

301 Sachkonten des Hauses wird geöffnet. Markieren Sie nun das gewünschte Sachkonto und klicken auf den Schalter Auswählen. Mit dem Schalter Löschen können Sie markierte Sachkonten wieder aus der Liste entfernen. Wenn Sie eine Soll-Buchhaltung durchführen, ist hier keine Zuordnung erforderlich. Über die Buchung des Rechnungseingangs (OP) wird das Sachkonto und das Lieferantenkonto angesprochen. Im Win-CASA Win-CASA Banking Modul kann die Zahlung automatisch diesem OP zugeordnet werden. Schalter Kontoauszug (Auswahl Lieferant) Zeigt einen Kontoauszug mit Buchungen für diesen Lieferanten. Es müssen bereits Objekt- und Kontonummern zugeordnet worden sein. Register Bankverbindung Wenn Sie Rechnungen per Überweisung an Handwerker, Stadtwerke oder sonstige Dienstleister überweisen wollen, geben Sie hier die Bankverbindung ein. Register Sonstiges Hier steht ein Notizfeld für einen beliebig langen Text zur Verfügung. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Schalter Brief Durch Anklicken dieses Schalters öffnet sich die Textverarbeitung mit der Serienbrieffunktion. Schalter /Schalter Fax Startet die Win-CASA Textverarbeitung um an Ihren Kontakt/Lieferanten ein Dokument per oder als Fax zu versenden. Nähere Informationen entnehmen Sie dem Kapitel und Fax Server konfigurieren. Schalter Kontakt Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Telefonieren direkt aus dem Programm heraus. Außerdem können Sie an den ausgewählten Kontakt/Lieferanten direkt eine versenden. Für die Telefonfunktion greift Win-CASA auf bereits vorhandene Windows- Funktionen zurück. Hinweise zur Telefonie erhalten Sie hier! Schalter Termine Dieser Schalter öffnet die Terminliste von Win-CASA. Diesen können Sie auch über das Register Verwaltung - Schalter Weitere Funktionen -Termine aufrufen. Schalter Dokumente/Nachweise Starten das Dokumenten- und Nachweismanagement. Mehr dazu erfahren Sie auch im Register Verwaltung - Weitere Funktionen - Dokumente/ Nachweise. Personenzahl eingeben In diesem Fenster tragen Sie die Personenzahl und das Datum ein ab dem die neue Personenzahl 301

302 gilt. Für die Berechnung in der Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung sind diese Eingaben besonders für die Personen x Tage Umlageschlüssel wichtig, da diese auf Basis der hier eingegeben Eingaben umgelegt werden. Buchungsvorlagen Diese Funktion wird durch den Schalter Vorlage wählen" im Fenster Buchhaltung Buchen aufgerufen. Die Liste der Buchungsvorlagen wird geöffnet. Sie können sich die Buchungsvorlagen pro Objekt oder für alle Häuser anzeigen lassen. Neue Einträge in diese Liste können Sie durch Anklicken des Schalters "Diese Buchung als Vorlage Hinzufügen" im Buchungsfenster einfügen. Schalter Auswahl Klicken Sie die gewünschte Buchungsvorlage an und verlassen das Fenster über den Schalter Auswahl. Die Buchungsvorlage wird automatisch in das Feld Text übernommen. Schalter Löschen Löscht die markierte Buchungsvorlage aus der Liste. Schalter Ändern Eine gespeicherte Vorlage kann nachträglich geändert werden. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern, bzw. eine Buchungsvorlage ausgewählt zu haben. Anteile zuweisen - bei Serienbrief mit externer Textverarbeitung (Register Verwaltung - Schalter Einstellungen Textverarbeitung) Sie können bis zu 5 eingegebene Anteile pro Bewohner bzw. Eigentümer in Serienbriefen einbinden. Weisen Sie bei Bedarf jedem Anteil den gewünschten Umlageschlüssel zu. Anschließend stehen Ihnen die Datenfelder ANTEIL1 bis ANTEIL5 in der Textverarbeitung zur Verfügung. Seriendruck - Auswahlfenster bei externer Textverarbeitung Dieses Fenster erscheint nur, wenn eine externe Textverarbeitung 302

303 (Register Verwaltung Schalter Einstellungen) eingestellt und Seriendruckdatei erstellen und Textverarbeitung starten gewählt wurde. In diesem Fenster wählen Sie aus an wen Sie Serienbriefe versenden und drucken wollen. Das Fenster Empfänger wird geöffnet. Für den Seriendruck in eine externe Textverarbeitung können nicht gleichzeitig Bewohner und Eigentümer Daten exportiert werden. Eine gemeinsame Einbindung von Bewohner und Eigentümerdaten in einen Brief ist nicht möglich! Register Bewohner Register Eigentümer Seriendruck - Auswahlfenster bei externer Textverarbeitung- Register Bewohner Auswahl Aktuelle, Ausgezogene oder aktuelle und Ausgezogene Es werden entweder nur die aktuellen Bewohner, die ausgezogenen Bewohner oder aktuelle und ausgezogene Bewohner angezeigt. Auswahl 1. Mahnung Es werden diejenigen Bewohner angezeigt, für die eine 1. Mahnung fällig ist. Wenn Sie anschließend Mahnbriefe drucken, werden Sie gefragt, ob die nächsthöhere Mahnstufe eingestellt werden soll. Auswahl 2. Mahnung Es werden diejenigen Bewohner angezeigt, für die eine 2. Mahnung fällig ist. Wenn Sie anschließend Mahnbriefe drucken, werden Sie gefragt, ob die nächsthöhere Mahnstufe eingestellt werden soll. Auswahl Letzte Mahnung Es werden diejenigen Bewohner angezeigt, für die eine letzte Mahnung fällig ist. Option Mahnung mit Kontoauszug drucken Win-CASA druckt zusätzlich zum Mahnbrief noch einen Kontoauszug für den säumigen Bewohner. Der Kontoauszug dokumentiert die einzelnen fälligen Beträge. Pfeiltaste > Verschiebt den markierten Bewohner aus der Bewohnerliste in die Druckliste. Pfeiltaste >> Verschiebt alle Bewohner aus der Bewohnerliste in die Druckliste. Pfeiltaste < 303

304 Verschiebt den markierten Bewohner aus der Druckliste zurück in die Bewohnerliste. Pfeiltaste << Verschiebt alle Bewohner aus der Druckliste in die Bewohnerliste. Schalter Drucken Druckt das in der Textverarbeitung geladene Dokument für jeden ausgewählten Bewohner in der Druckliste einmal aus. Seriendruck - Auswahlfenster bei externer Textverarbeitung - Register Eigentümer Auswahl Aktuelle, Frühere oder Aktuelle und frühere Es werden entweder nur die aktuellen Eigentümer, die früheren Eigentümer oder aktuelle und frühere Eigentümer angezeigt. Auswahl 1. Mahnung Es werden diejenigen Eigentümer angezeigt, für die eine 1. Mahnung fällig ist. Wenn Sie anschließend Mahnbriefe drucken, werden Sie gefragt, ob die nächsthöhere Mahnstufe eingestellt werden soll. Auswahl 2. Mahnung Es werden diejenigen Eigentümer angezeigt, für die eine 2. Mahnung fällig ist. Wenn Sie anschließend Mahnbriefe drucken, werden Sie gefragt, ob die nächsthöhere Mahnstufe eingestellt werden soll. Auswahl Letzte Mahnung Es werden diejenigen Eigentümer angezeigt, für die eine letzte Mahnung fällig ist. Option Mahnung mit Kontoauszug drucken Win-CASA druckt zusätzlich zum Mahnbrief noch einen Kontoauszug für den säumigen Eigentümer. Der Kontoauszug dokumentiert die einzelnen fälligen Beträge. Pfeiltaste > Verschiebt den markierten Eigentümer aus der Eigentümerliste in die Druckliste. Pfeiltaste >> Verschiebt alle Eigentümer aus der Eigentümerliste in die Druckliste. Pfeiltaste < Verschiebt den markierten Eigentümer aus der Druckliste zurück in die Eigentümerliste. Pfeiltaste << Verschiebt alle Eigentümer aus der Druckliste in die Eigentümerliste. Schalter Drucken 304

305 Druckt das in der Textverarbeitung geladene Dokument für jeden ausgewählten Eigentümer in der Druckliste einmal aus. Brennstoffmenge beim Buchen eingeben Dieses Fenster wird Ihnen immer dann eingeblendet, wenn Sie Heizkosten buchen und im Register Abrechnung Heizkostenabrechnung die Option Heizkostenabrechnung mit Win-CASA" eingestellt haben. Hier haben Sie auch ein Konto für Brennstoffkosten definiert. Immer wenn dieses Konto angesprochen wird, muss auch die Brennstoffmenge (z.b. Öl in Liter) eingegeben werden, damit eine Heizkostenabrechnung nach 9 der Heizkostenverordnung durchgeführt werden kann. Näheres zur Heizkostenabrechnung erfahren Sie hier. Zuletzt durchgeführte Erhöhungen Hier wird das Datum, der Betrag sowie der ursprüngliche Betrag inkl. Ursprungsdatum angezeigt. Die Daten werden bei Durchführung von Mieterhöhungen automatisch in dieses Fenster übernommen. Informationen zur Durchführung von Mieterhöhungen finden Sie hier. Das Fenster dient rein zur Information des Vermieters bzw. Hausverwalters. Lizenzerweiterung Sie haben eine Version von Win-CASA lizenziert, bei der Sie die Grenze (maximale Anzahl der Wohnungen) erreicht haben. Durch die Staffelung der Wohneinheiten von Win-CASA haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf eine höhere Version aufzusteigen. Sie können auch von einer reinen Miet- oder WEG-Verwaltung auf eine gemischte Verwaltung (Win-CASA PRO) umsteigen. Ebenfalls können Sie von einer Einzelplatzversion auf eine Mehrplatzversion aufsteigen. Kontaktieren Sie bitte dazu einfach unseren Vertrieb. Netzwerkinstallation für Neukunden Die Netzwerkinstallation von Win-CASA (Server- und Arbeitsplatzinstallation) läuft weitgehendst automatisch ab. Ein Netzwerkadministrator ist nicht zwingend erforderlich. Grundvoraussetzung ist ein vorhandenes funktionierendes Netzwerk. Wenn Sie die unten stehenden Installationsanweisungen genau beachten, sollte die Installation problemlos funktionieren. Win-CASA 2009 als Netzwerkversion besteht aus zwei CD-ROM s: WinCASA - Hausverwaltungssoftware", nachfolgend CD-ROM 1 (Server) genannt und Win-CASA - Installation für Arbeitsplatzrechner", nachfolgend CD-ROM 2 (Arbeitsplatz) genannt. 1. Installation der Server-Version CD-ROM 1 installieren Sie auf dem Server, d.h. auf dem Rechner, auf dem sich die gemeinsam genutzte Datenbank von Win-CASA befinden soll. CD-ROM 1 einlegen, das Installationsprogramm startet automatisch. (Sollte die Autostart-Option des CD-ROM Laufwerkes ausgeschaltet sein, starten Sie das Setup-Programm von der CD-ROM manuell, z.b. im Windows-Explorer). Sie können die Win-CASA Serverversion in den vorgeschlagenen Ordner C:\Programme\WIN- CASA2009 installieren oder einen anderen Installationspfad auf einer lokalen Festplatte des Server-PC wählen. Wichtig ist, dass Sie sich den lnstallationspfad notieren, da Sie diesen später bei der Installation der Arbeitsplatz-PC benötigen. 305

306 Nachdem die Win-CASA Dateien installiert wurden, erhalten Sie ein Hinweisfenster, dass der Firebird- SQL-Datenbankserver installiert werden muss. Der Firebird-SQL-Datenbankserver ist erforderlich, damit Win-CASA 2009 auf die SQL-Datenbank zugreifen kann. Bestätigen Sie mit OK, damit der Firebird-SQL-Datenbankserver installiert wird. Der Firebird-SQL-Server startet als Dienst im Hintergrund. 1.1 Win-CASA auf dem Server starten Sie können nun die Win-CASA Serverversion durch Doppelklick auf das Win-CASA 2009 Icon auf dem Desktop starten (wurde bei der Installation angelegt). Unter Start-Programme-Win-CASA 2009 kann das Programm auch gestartet werden. Starten Sie jetzt Win-CASA. Sie werden nach der Produkt- und Lizenznummer gefragt. Diese finden Sie entweder auf der Rechnung oder auf dem Aufkleber der CD-ROM1. Bitte eingeben. In der Titelleiste des Win-CASA Hauptfensters steht nun Win-CASA 2009 (Server). Schliessen Sie jetzt Win- CASA. Damit ist die Serverinstallation abgeschlossen. Wichtig: Bitte Win-CASA auf dem Server mindestens einmal starten und die Produkt- und Lizenznummer eingeben, bevor Sie die Arbeitsplatzrechner installieren. 1.2 IP-Adresse des Server-PC feststellen Bevor Sie mit der Installation der Arbeitsplatzrechner mit CD-ROM2 beginnen, müssen Sie noch die IP-Adresse des Server-PC feststellen und notieren. Diese wird später bei der Konfiguration der Arbeitsplatz-PC benötigt. Über die IP-Adresse erfolgt der Zugriff vom Arbeitsplatz auf die Win-CASA Datenbank auf dem Server-PC. IP-Adresse Was ist das? Win-CASA verwendet eine modere Client/Server SQL-Datenbank, die für Netzwerkzugriffe hochoptimiert ist. Von einem Arbeitsplatz-PC wird auf die Datenbank über das TCP/IP-Protokoll (Internetprotokoll) zugegriffen. Wie auch im Internet hat jeder PC in einem lokalen Netzwerk eine IP-Adresse. Das ist bildlich gesagt die Hausnummer, über die Netzwerknutzer auf diesen PC zugreifen. Wie ermittelt man die IP-Adresse des Win-CASA Server PC? Am Win-CASA Server PC (wo CD-ROM 1 installiert wurde) klicken Sie auf: Start-Alle Programme Zubehör Eingabeaufforderung Das Fenster Eingabeaufforderung wird geöffnet. Tippen Sie: IPCONFIG <Eingabetaste> Die IP-Adresse des Server-PC wird angezeigt: 306

307 Notieren Sie sich bitte diese IP-Adresse. 2. Installation der Arbeitsplatzrechner Auf jeden Arbeitsplatzrechner installieren Sie anschließend CD-ROM 2. Starten Sie dafür unter Windows das Installationsprogramm NETSETUP" von der CD-ROM. Alle erforderlichen Dateien werden auf der lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners installiert. Ferner wird ein Symbol zum Starten von Win-CASA 2009 unter Start-Programme-Win-CASA 2009 und auf dem Desktop angelegt. Nach dem ersten Start von Win-CASA 2009 auf dem Arbeitsplatzrechner wird das Netzwerk- Verbindungsfenster eingeblendet, in dem Sie die IP-Adresse des Server-PC (siehe 1.2.) eingeben und den Pfad, in den Win-CASA auf dem Server-PC installiert wurde (siehe 1.). In das Netzwerkverbindungsfenster geben Sie die IP-Adrese ein und den Pfad, in dem Win-CASA auf dem Server-PC installiert ist: Aus diesen Informationen IP-Adresse + Pfad" kann die Verbindung zur Win-CASA Datenbank vom Arbeitsplatz auf den Server-PC hergestellt werden. 307

308 Klicken Sie auf Verbinden". Wenn die Verbindungsdaten richtig sind, wird die Arbeitsplatzversion von Win-CASA gestartet. Die Verbindungsdaten werden selbstverständlich gespeichert und müssen nur dann wieder neu eingegeben werden, wenn eine Verbindung zur Datenbank nicht möglich ist (weil der CASA2009-Ordner auf dem Server verschoben wurde oder der Systemadministrator die IP-Adresse geändert hat.) Damit ist die Netzwerkinstallation abgeschlossen. Wiederholen Sie die Eingaben, wenn Sie die Netzwerkversion von Win-CASA auf anderen Netzarbeitsplatz-PC zum 1. Mal starten. Probleme im Netzwerk und deren Lösung Netzwerkinstallation für Upgrade-Kunden Bisherige Daten sichern Zur Sicherheit starten Sie Ihr bestehendes Win-CASA und sichern Ihre Daten über das Register Sonstiges Schalter Datensicherung auf Festplatte oder einen externen Wechselträger. Aktuelle Installation zur Serverversion upgraden In diesem Schritt wird Ihre bestehende Einzelplatzversion zur Serverversion erweitert. Installieren Sie die beiliegende Service CD-ROM auf Ihrem bestehenden PC. Anschließend starten Sie Win-CASA neu. Rufen Sie das Register Sonstiges Schalter Lizenzdaten auf und geben Sie dort die neuen Lizenzdaten der Mehrplatzversion ein. (Sie finden diese auf der Rechnung der Mehrplatzversion). Eingabe der neuen Lizenzdaten Verlassen Sie Win-CASA und starten Sie Win-CASA erneut. Überprüfen Sie das Hauptfenster von Win-CASA. Dort muss in der Kopfzeile (blau hinterlegt/nur bei Windows XP) die Bezeichnung Win-CASA (Server) stehen. Arbeitsplatzversion installieren Auf jeden Arbeitsplatzrechner installieren Sie anschließend die CD-ROM für Arbeitsplätze. Starten Sie dafür unter Windows das Installationsprogramm "NETSETUP" von der CD-ROM für Arbeitsplätze. Alle erforderlichen Dateien werden auf der lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners installiert. Ferner wird ein Symbol zum Starten des Win-CASA in einer neuen Programmgruppe und auf dem Desktop angelegt. Nach dem ersten Start von Win-CASA auf dem Arbeitsplatzrechner wird das Netzwerk-Verbindungsfenster eingeblendet, in dem Sie die IP-Adresse des Server-PC eingeben und den Pfad, in den Win-CASA auf dem Server-PC installiert wurde. 308

309 IP-Adresse Was ist das? Win-CASA verwendet eine modere Client/Server SQL-Datenbank, die für Netzwerkzugriffe hochoptimiert ist. Von einem Arbeitsplatz-PC wird auf die Datenbank über das TCP/IP-Protokoll (Internetprotokoll) zugegriffen. Wie auch im Internet hat jeder PC in einem lokalen Netzwerk eine IP-Adresse. Das ist bildlich gesagt die Hausnummer, über die Netzwerknutzer auf diesen PC zugreifen. Wie ermittelt man die IP-Adresse des Win-CASA Server PC? Am Win-CASA Server PC (wo CD-ROM 1 Server Version installiert wurde) klicken Sie auf: Start-Alle Programme Zubehör Eingabeaufforderung Das Fenster Eingabeaufforderung wird geöffnet. Tippen Sie: Die IP-Adresse des Server-PC wird angezeigt: Notieren Sie sich bitte diese IP-Adresse. In das Netzwerkverbindungsfenster geben Sie die IP-Adrese ein und den Pfad, in dem Win-CASA auf dem Server-PC installiert ist: 309

310 Aus diesen Informationen IP-Adresse + Pfad" kann die Verbindung zur Win-CASA Datenbank vom Arbeitsplatz auf den Server-PC hergestellt werden. Klicken Sie auf Verbinden". Wenn die Verbindungsdaten richtig sind, wird die Arbeitsplatzversion von Win-CASA gestartet. Die Verbindungsdaten werden selbstverständlich gespeichert und müssen nur dann wieder neu eingegeben werden, wenn eine Verbindung zur Datenbank nicht möglich ist (weil der CASA70-Ordner auf dem Server verschoben wurde oder der Systemadministrator die IP-Adresse geändert hat.) Damit ist die Netzwerkinstallation abgeschlossen. Wiederholen Sie die Eingaben, wenn Sie die Netzwerkversion von Win-CASA auf anderen Netzarbeitsplatz-PC zum 1. Mal starten. Probleme im Netzwerk und deren Lösung Rücklagenkonten bearbeiten In diesem Fenster legen Sie neue Rücklagenkonten an bzw. bearbeiten bestehenden Konten. Schalter Neu Durch Anklicken dieses Schalters öffnet sich ein Fenster, indem Sie ein neues Rücklagenkonto definieren können. Näheres dazu erfahren Sie hier. Schalter Bearbeiten Öffnet das Fenster zum Bearbeiten von Rücklagenkonten. Näheres dazu erfahren Sie hier. Schalter Löschen 310

311 Durch Anklicken dieses Schalters wird das ausgewählte Rücklagenkonto nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Eine Löschung kann erst dann erfolgen, wenn sich keine Buchungen mehr auf diesem Konto befinden. Schalter Zurück Das Fenster wird nach erfolgter Eingabe geschlossen. Die Eingaben werden gespeichert. Schalter Drucken Es öffnet sich das Fenster Bericht drucken. Dort können Sie eine Buchungsübersicht der Rücklagen-Bestandskonten ausdrucken. Rücklagen- Bestandskonton - Konto anlegen bzw. bearbeiten Dieses Fenster dient zur Eingabe aller relevanten Daten für das Rücklagenkonto. Beachten Sie, dass das Fenster aus zwei Registern besteht, die Sie am oberen Fensterrand durch jeweiliges Anklicken wechseln können. Register Daten Feld Bezeichnung Geben Sie in dieses Feld die Bezeichnung des Rücklagenkonto ein (z.b Festgeldkonto) Feld Zusatz Dieses Feld dient dazu, zusätzliche Kontoinformationen oder sonstige Zusätze zu vermerken (z.b. Garagenrücklagen). Feld Konto In dieses Feld tragen Sie die Kontonummer Ihres Rücklagenkontos ein über das Sie später in Win- CASA buchen, bzw. z.b. die Zinsen etc. buchen. Bereich Bankverbindung In diesen Bereich geben Sie das Kreditinstitut, BLZ und die Kontonummer ein. Schalter Liste Mit Hilfe dieses Schalters rufen Sie die Liste der Bankverbindungen auf. Sie können dort eine bereits bestehende Bankverbindung auswählen oder eine neue einrichten. Mit dem Kreuzschalter entfernen Sie das Kreditinsitut um anschließend ein neues auszuwählen. Register Abrechnen Dieser Registerreiter wird erst sichtbar, wenn das Rücklagen-Bestandskonto bereits angelegt ist. Anzeige Anfangsstand Zeigt den Stand des Rücklagenbestandskontos vor dem eingestellten Abrechnungszeitraum an. Anzeige Zuführung Zeigt die Zuführung im Abrechnungszeitraum an. Ein Buchungsbeispiel finden Sie unter Zuführung Rücklagen buchen. 311

312 Anzeige Entnahme Zeigt die Entnahme im Abrechnungszeitraum an. Ein Buchungsbeispiel finden sie unter Entnahme Rücklagen buchen. Liste Gebuchte Zinsen, ZASt., Soli Bevor Sie die Rücklagenabrechnung durchführen, müssen Sie die im Abrechnungszeitraum erhaltenen Zinsen, ZASt. und Soli buchen. Klicken Sie dazu auf den Schalter Neu". Das Fenster Zinsen, ZASt., Soli etc. für Rücklagenbestandskkonto buchenwird geöffnet.. Versehentlich falsch eingegebene Buchungen können Sie mit dem Schalter Bearbeiten" nachträglich bearbeiten. Klicken Sie auf den Schalter Löschen", um eine Buchung zu entfernen. Enstand Zeigt den Enstand des Rücklagenbestandskontos an. Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. Dokumenten- und Nachweismanagement - Was ist das? Unter Dokumenten- und Nachweismanagement versteht man das Archivieren jeglicher Art von Korrespondenz. Für die Hausverwaltung bedeutet dies die Archivierung aller wichtigen Vorgänge mit deren Bewohnern, Eigentümern, Lieferanten oder Kontakten. Durch mehrere Auswahlmöglichkeiten, wie z.b. die Suche nach dem Eigentümer, ist eine schnelle Übersicht des Schriftverkehrs von diesem Eigentümer möglich. Jedem Nachweis kann ein Dokument hinterlegt werden. Führen Sie Win-CASA eine Datensicherung durch, werden diese Dokumente ebenfalls mit gesichert. Aktivieren Sie hierzu das Klickfeld Nachweis-Dokumentensicherung direkt wenn Sie die Datensicherung starten. Einladung zur Mieterversammlung. Erstellen Sie einen Nachweis mit Datum und Dokument, um jederzeit nachvollziehen zu können, an wen Sie die Einladung verschickt haben. Abmahnung an einen Mieter. Auch hier dient der Nachweis der genauen Kontrolle, wann Sie was versandt haben. Arbeitsnachweis. Als Hausverwalter einer Mietverwaltung tragen Sie ihre geleisteten Tätigkeiten als Nachweise für das Haus ein. Die anschließend erstellte Nachweisliste ist die Grundlage für einen Tätigkeitsnachweis gegenüber dem Hauseigentümer. Versand des Wirtschaftsplanes. Sie können den in das PDF-Format exportierte Wirtschaftsplan als Dokumentennachweis anlegen um während des Wirtschaftsjahrs leicht darauf zugreifen zu können. Siehe Export von Dokumenten in das PDF, Excel oder HTML-Format. Besichtungstermin. Nach einem Lokaltermin erstellen Sie sich einen kurzen Nachweis. Später können Sie z.b. gegenüber dem Eigentümer ihre Arbeitsleistung für das Haus leichter nachweisen. 312

313 Bestandskonto - Was ist das? Alle finanziell wirksamen Vorgänge während des Wirtschaftsjahres werden auf Bestandskonten erfasst. Es gibt aktive Bestandskonten (die in der Bilanz auf der Aktivseite stehen) wie z.b. Girokonten, Kassen oder Festgeldkonten/Sparbücher für Rücklagen und passive Bestandskonten (die in der Bilanz auf der Passivseite stehen), wie z.b. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Hypothekendarlehen) oder Rückstellungen (Rücklagen einer WEG). für Bestandskonten in Win-CASA Wählen Sie ein Musterhaus von Win-CASA aus. Öffnen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten den Kontenrahmen. In der Baumansicht der Kontenklassen sehen Sie die Kontenklasse Bestandskonten, die zur besseren Übersicht in die Unterkategorien Banken/Kassen", Rücklagen (A)" und Rücklagen (P)/Sonstige aktive/passive" unterteilt sind. Sachkonto - Was ist das? Die Sachkonten (bzw. Erfolgskonten) werden in Aufwand (Ausgaben) und Ertrag (Einnahmen) aufgegliedert. Sachkonten für Einnahmen (Ertrag) In der Hausverwaltung bestehen die Einnahmen überwiegend aus Mietzahlungen der Bewohner und Hausgeldzahlungen der Eigentümer. Win-CASA legt für jedes Objekt die Einnahmekonten für die vom Verwalter im Register Verwaltung - Gruppe Haus Schalter Daten - Register Zahlungen" definierten Zahlungspositionen der Bewohner/Eigentümer automatisch an Miete, Garagenmiete, Betriebskosten-VZ, Heizkosten-VZ, Guthaben/Nachzahlungen oder Hausgeld. Weiterhin kann z.b. eine Hausverwaltung sonstige Einnahmen erzielen. Beispiel: Ertrag von Münzwaschmaschinen im Waschkeller. Ein passendes Konto dafür kann Im Register Buchhaltung - Schalter Kontenramen - Konten - Kontenklasse Sachkonten Einnahmen angelegt werden. Werden die Erträge z.b. in einer WEG-Verwaltung auf die einzelnen Eigentümer umgelegt, kann das Konto als Umlagefähig" eingestellt werden, mit einem bestimmten Umlageschlüssel, z.b. Miteigentumsanteile. Sachkonten für Ausgaben (Aufwand) Um Ausgaben korrekt verbuchen zu können, benötigt Win-CASA Sachkonten für Ausgaben. So werden z.b. die entstandenen Müllgebühren auf das Ausgabe-Sachkonto verbucht und anschließend von Win-CASA auf die Bewohner/Eigentümer laut dem Umlageschlüssel verteilt. Sie können Ausgabe-Sachkonten im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Konten Kontenklasse Sachkonten/Ausgaben anlegen. Wir empfehlen zunächst einen Musterkontenrahmen zu importieren und anschließend an anzupassen. Der Musterkontenrahmen kann im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Schalter Importieren" importiert werden. Bereits von Ihnen angelegte Konten werden nicht gelöscht. Dies erspart Ihnen die mehrfache Eingabe und hilft bei der späteren korrekten Umlage. Musterkontenrahmen können im Register Verwaltung - Schalter Konten - Musterkontenrahmen angelegt/bearbeitet werden. 313

314 Wenn Sie einen für Ihre Verwaltungen passenden Kontenrahmen in einem Haus erstellt haben, können Sie diesen als neuen Musterkostenrahmen speichern und in andere Häuser importieren. (Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen - Konten - Schalter Speichern. für Sachkonten/Ausgaben: Müllgebühren, Grundsteuer, Hausreinigung, Flurstrom, Wasser, Externe Heizkosten, Versicherungen usw. Einnahme/ Überschußrechnung - Was ist das? Die Einnahme/ Überschußrechnung (oft auch Einnahme-Ausgabenrechnung bezeichnet) stellt die entstandenen Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Sie dient als Basis zur Gewinnermittlung gegenüber dem Finanzamt. Im Gegensatz zur Bilanzierung findet keine zeitliche Abgrenzung statt. D.h. Alle Einnahmen im Abrechnungszeitraum./. alle Ausgaben im Abrechnungszeitraum = Ertrag/Verlust im Abrechnungszeitraum Da keine zeitliche Abgrenzung stattfindet, entscheidet das Zahldatum über Abrechnung im jeweiligen Abrechnungsjahr. Man spricht von einer IST-BUCHHALTUNG Praxis - Beispiele: Ein Mieter bezahlt von Januar bis Dezember 2008 seine Miete in Höhe von 1000,00 EUR stets zum 2. des Monats. Die Miete für den Januar 2009 überweist er (etwas übereifrig) bereits am 28 Dezember 2008 auf das Konto der Verwaltung (Buchungsdatum ist somit Wertstellungsdatum ist ). In der Einnahme-Überschußrechnung des Hauses für 2008 werden 1000,00 EUR Einnahmen für das Jahr 2008 aufgeführt und entsprechend beim Finanzamt ausgewiesen. Ein Handwerker streicht den Hausflur im Dezember Er stellt eine Rechnung über 800,00 EUR am 22. Dezember Wir überweisen die Rechnung am 4. Januar (Buchungsdatum ist somit Wertstellungsdatum ist ). In der Einnahme-Überschußrechnung des Hauses für 2008 werden die 800,00 EUR Ausgaben nicht aufgeführt und somit auch nicht gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht. (Erst in der Einnahme-Überschußrechnung für 2009 werden die Ausgaben erscheinen). Fazit: Die Einnahme-Überschußrechnung wertet stets die Buchungen der Sachkonten nach Buchungsdatum aus. Entscheidend ist somit der Tag der Zahlung nicht das Abrechnungsjahr für das die Zahlung erfolgte. Bank - Grunddaten in Bankenliste Geben Sie die BLZ und das Kreditinstitut ein. 314

315 Schalter Speichern Das Fenster wird geschlossen und die Eingaben werden gespeichert. Schalter Abbruch Das Fenster wird geschlossen ohne die Eingaben zu speichern. FAQ Frequently Asked Questions Auf unserer Internetseite unter haben wir eine Rubrik der am häufigsten gestellten Fragen (FAQ) zusammengestellt. Diese wird laufend aktualisiert. Dort bekommen Sie oftmals Antworten auf Ihre Fragen. Besuchen Sie einfach unsere Internetseite! Tutorial - Nachträglicher Bewohnerwechsel Sollte es notwendig sein, einen früheren Bewohner oder einen Leerstand nachträglich einzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Nachfolgendes Beispiel erklärt den Bewohnerwechsel Sie haben den Mieter Müller ab angelegt und bereits für das Jahr 2008 gebucht. Nun fällt Ihnen auf, dass Sie vergessen haben den früheren Bewohner Schmitt (wohnte bis im Haus) anzulegen. Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Bewohner Müller auswählen - Register Vertrag: Hier tragen Sie unter Auszug das Tagesdatum ein - wechseln Sie in Register Bewohner - Schalter Bewohnerwechsel anklicken - jetzt tragen Sie den früheren Bewohner Schmitt ein mit Einzug Schalter SPEICHERN anklicken Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Daten - Bewohner Schmitt auswählen - Register Vertrag: Hier tragen Sie unter Auszug den ein - Wechseln Sie in Register Bewohner - Schalter Bewohnerwechsel anklicken - Jetzt tragen Sie den aktuellen Bewohner Müller mit Einzug ein - Schalter SPEICHERN anklicken Der Bewohnerwechsel wurde somit korrekt durchgeführt. Durch diesen Wechsel wurden jedoch die bisher eingegebenen Buchungen auf den alten Bewohner Schmitt mitgewechselt. Diese Buchungen müssen wie folgt im Kontoauszug geändert werden. Register Listen - Kontoauszug - wählen Sie dort Bewohner/Debitoren und das Konto des früheren Bewohners Müller aus (die Wohnungsnummer ist gleich geblieben, aber die Endung hat sich verändert z.b. B ) Stellen Sie den Zeitraum auf "ALLE BUCHUNGEN" ein 315

316 - Sie sehen nun alle Buchungen des Bewohners Müller, allerdings nicht in der aktuellen Wohnung - Beginnen Sie nun bei der ersten Buchung und klicken Sie diese doppelt an. Dadurch wird die Buchung zum Ändern geöffnet - Wählen Sie jetzt bei Konto das Konto des aktuellen Bewohners Müller z.b. B aus und speichern Sie die Buchung ab - Es erscheint eine kurze Meldung, dass Ihre Buchung nicht im ausgewählten Zeitraum bzw. Konto liegt, diese bestätigen Sie - Führen Sie diese Kontoänderung nun bei allen anderen Buchungen durch Dadurch ist der nachträgliche Bewohnerwechsel nun komplett abgeschlossen. Sie können den ausgezogenen Bewohner Müller B löschen, da keine Buchungen mehr vorhanden sind. Dies führen Sie im Register Verwaltung - Gruppe Haus - Schalter ausgezogene Bewohner durch. Sie finden Ihren ausgezogenen Bewohner stets im Register Verwaltung - Gruppe Wohnung - Schalter Ausgezogene Bewohner. Tutorial - Änderung der Wohnfläche Wenn sich die Wohnfläche Ihres Objektes während des Jahres ändert, kann ein anteiliger Umlageschlüssel nicht verwendet werden, da bei anteiligen Umlageschlüsseln keine geänderte Wohnfläche (beim ausgezogenen Bewohner) eingegeben werden kann. Gehen Sie deshalb wie folgt vor: Legen Sie sich im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahmen Umlageschlüssel einen neuen Umlageschlüssel an, z.b. Umlageschlüssel Nr. 20 Bezeichnung Wohnfläche n. Zeit" Einheit m² x T" Verteilung x Tage" (nicht anteilig!!!). Ordnen Sie im Register Buchhaltung - Schalter Kontenrahem Konten diesen neuen Umlageschlüssel allen Ihren Konten zu, die nach m² umgelegt werden sollen. Geben Sie unter Wohnung Daten Register Anteile bei allen Wohnungen die m² genau ein. Ändert sich in einer Wohnung während des Jahres die m²-zahl, so muß ein Bewohnerwechsel durchgeführt werden, auch wenn sich der Bewohner selbst eigentlich nicht ändert (Wohnung Daten Schalter Bewohnerwechsel). Nach dem durchgeführten Bewohnerwechsel geben Sie unter Wohnung Daten Register Anteile die neue m²-zahl ein (während unter Wohnung Ausgezogener Bewohner Register Anteile beim Vorbewohner" die alte m²-zahl stehen bleibt). 316

317 Das Programm mutlipliziert bei dieser Abrechnugsart die eingegebene m²- Zahl mit der Wohndauer, z.b. 100 m² bewohnt für ein Jahr ergäben somit m² x T in der Abrechnung. Dadurch ist eine zeitgenaue Aufteilung von Wohnflächenveränderungen im Programm umzusetzen. Tutorial - Hauptlast trägt Nebenlast Verwalten Sie eine reine Mietverwaltung und haben Gewerbe in Ihrem Haus, müssen Sie folgendes in der Nebenkostenabrechnung beachten. Mietshaus mit 2 Mietern (ein privater und ein gewerblicher Mieter). Der private Mieter bezahlt 200,00 EUR, der gewerbliche Mieter bezahlt 238,00 EUR (200,00 EUR + 19%) als BK-Vorauszahlungen. Es fallen im Abrechnungsjahr drei Kosten an: Rg. Gartenbaufirma 119,00 EUR (100,00 EUR + 19% Ust.) Rg. Wasser 107,00 EUR (100,00 EUR + 7% Ust.) Rg. Grundsteuer 100,00 EUR (100,00 EUR + 0% Ust.) Verteilung der Kosten über Umlageschlüssel Wohneinheit (zur Vereinfachung des Beispiels). Abrechnung des privaten Mieters Bei einem privaten Mieter werden in der Spalte Kosten - Gesamt" auf Ihrer Nebenkostenabrechnung die Bruttogesamtkosten des Hauses aufgeführt. Evtl. angefallene USt bei den einzelnen Ausgabepositionen bleibt unbeachtet, da der Vermieter diese auf private Mieter angefallen USt nicht gegenüber dem Finanzamt in Abzug bringen kann. Abrechnung des gewerblichen Mieters Beim gewerblichen Mieter werden in der Spalte Kosten-Gesamt" auf Ihrer Nebenkostenabrechnung die Nettogesamtkosten ausgewiesen. Bei der Abrechnung von gewerblichen Mietern gilt in der Hausverwaltung der Grundsatz Hauptlast trägt Nebenlast". Hierbei sind folgende Bestimmungen zu beachten: Nebenleistungen teilen umsatzsteuerlich das Schicksal der Hauptleistung (Abschn.29 Abs.3 Satz 1 UStR). Dies gilt auch hinsichtlich des Steuersatzes. Deshalb unterliegen die Nebenleistungen zu steuerpflichtigen Vermietungsleistungen (Umlagen) - wie die Kaltmiete - dem allgemeinen Steuersatz von 15 v.h., ab v.h. ( 12 Abs.1 UStG). Dies gilt auch, wenn die Kosten für den Bezug von Frischwasser auf den Mieter umgelegt werden, obwohl dem Vermieter für den Bezug des Frischwassers lediglich 7 v.h. Umsatzsteuer berechnet werden ( 12 Abs.2 nr.1 UStG i. V. mit Nr.34 der Anlage des UStG). Auch Nebenkosten, bei deren Bezug keine Umsatzsteuer anfällt (z.b. Grundbesitzabgaben, Abwassergebühren und Gebäudeversicherungen), unterliegen bei der Weiterbelastung der Umsatzsteuer mit 16 v.h. Der Mieter kann die in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer auf die Nebenkosten ebenso wie die Umsatzsteuer auf die Kaltmiete unter den weiteren Vorraussetzungen des 15 UStG als Vorsteuer abziehen. (NWB Nr.10 vom ) Dies bedeutet: Wird auf die Miete eine Ust. von 19% verrechnet, so müssen alle Nebenkosten auch mit einem Ust.-Satz von 19% weiterberechnet werden. Egal ob die Nebenkosten ursprünglich einen geminderten oder keinen Ust.-Satz beinhalten. Im Beispiel entfallen somit auf Wasser und Grundsteuer eine Ust. von 19% auf den Nettopreis. 317

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