KREDITORENBUCHHALTUNG

Transkript

1 KREDITORENBUCHHALTUNG

2 WER ERFOLGREICH

3 3 ARBEITEN WILL, BRAUCHT DAS RICHTIGE WERKZEUG Von Menschen und Werkzeugen Wer erfolgreich arbeiten will, braucht das richtige Werkzeug: Im Idealfall liegt es gut in der Hand und wird darum gerne benutzt. Es ist pflegeleicht und problemlos zu bedienen. Und weil es über Spezialfunktionen verfügt, ist es äusserst vielseitig einsetzbar. Der Weg zur besseren Lösung Software-Entwickler bei ABACUS verstehen sich als Werkzeugbauer. Neben Intuition und praxisorientiertem Denken bedingt dies sehr viel Freude an der neuen, anderen und besseren Lösung, aber auch grundlegend neue Denkweisen und den Mut, neue Wege zu gehen. Das Resultat der Konsequenz Zum Beispiel die ABACUS Kreditorensoftware: Ihre Stärken sind die klare, verständliche Form, die kompromisslose Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Benutzers, die Leistungsfähigkeit und der modulare Aufbau. Eine Software- Lösung, mit der sich erfolgreich Zeit und Kosten sparen lässt und bei der auch die Freude am Arbeiten nicht zu kurz kommt.

4 ABACUS IST MEHR ALS NUR SOFTWARE Leistungsfähig und bewährt ABACUS hat sich in den unterschiedlichsten Branchen und in über Betrieben im täglichen Einsatz bewährt. Die universelle Einsetzbarkeit und Leistungsfähigkeit beweist die ABACUS-Software sowohl in Kleinbetrieben als auch im Einsatz in grösseren Betrieben. ABACUS Business Software wird von namhaften schweizerischen Treuhandgesellschaften eingesetzt und empfohlen. ABACUS vi Design the Future ABACUS vi ist eine vollständig neu in Internet-Architektur entwickelte ERP- Software. Sie zeichnet sich besonders durch ihre Skalierbarkeit und das rollenbasierte Benutzerkonzept, die Mehrsprachigkeit und die Unterstützung von Software-as-a-Service (SaaS) aus. Zudem ist sie auf verschiedenen Plattformen, Datenbanken und Betriebssystemen lauffähig. Moderne Technologien Funktionen, die im Rahmen von ABACUS vi auch in der Kreditorensoftware zum Tragen kommen, sind: > Scanning-Funktionen zur Digitalisierung von Papierrechnungen mit automatischer Zuordnung zum betreffenden Lieferanten resp. zur Buchung > Leistungsfähige Suchmaschine AbaPilot für ein schnelles Auffinden von Daten und zugeordneten Orginalbelegen > Drill-Down-Funktion in allen Auswertungen bis auf den digitalen Originalbeleg für den Originalbelegnachweis > Automatische Weiterverarbeitung elektronischer Lieferantenrechnungen, die über E-Business-Netzwerke oder in Form von PDF-Dokumenten mit integrierter XML-Dateiinformation in die Kreditorensoftware importiert werden > Unterstützung digitaler Signaturen und Public-Key-Kryptografie für maximale Sicherheit gemäss gesetzlichen Vorschriften > Auslagerung sämtlicher buchhalterisch relevanter Informationen auf externe Datenträger wie CD / DVD inkl. Suchmaschine und Viewer für eine komfortable Suche nach Daten und Informationen direkt auf dem Datenträger

5 5 Weiterentwicklung Die permanente Weiterentwicklung garantiert den Schutz der in Software und Ausbildung getätigten Investitionen. Hotline ABACUS bietet eine Hotline an, die den Anwender schnell und kompetent unterstützt. Vertriebspartner ABACUS-Vertriebspartner mit langjähriger Erfahrung bieten das betriebswirtschaftliche und technische Know-how für die erfolgreiche Einführung und den Unterhalt der Software. Qualifizierte ABACUS-Vertriebspartner erhalten den Status eines Logo-Partners. Sie absolvieren jährliche, obligatorische Kurse, beschäftigen eine Mindestanzahl von ABACUS-Beratern und erzielen einen Minimalumsatz mit ABACUS-Software pro Jahr. Gold-Partner unterstützen zudem die gesamte Produktpalette und bieten eine permanente Hotline an. Schulungsangebot Ein umfassendes Schulungsangebot erlaubt ein schnelles, erfolgreiches Erlernen und produktives Einsetzen der Programme. Software-Zertifikat Die ABACUS-Finanzsoftware wurde durch eine namhafte Buchprüfungsfirma auf die Einhaltung der Buchführungsnormen überprüft.

6 OPTIMALER EINSATZ DER GELDMITTEL Das Ziel jedes Unternehmens muss es sein, die Geldmittel optimal zu verwalten und einzusetzen. Dazu ist eine genaue und effiziente Kontrolle der offenen Lieferantenrechnungen Voraussetzung. Auch sind für Verhandlungen mit Lieferanten die realisierten Umsätze äusserst wichtig. Mit der Kreditorensoftware stehen alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung. Highlights der Kreditorensoftware > Digitalisierung von Lieferantenrechnungen mit automatischer Zuordnung zur Buchhaltungstransaktion > Workflow-unterstützter Visumsprozess mit digitalen Originalbelegen > Integration von digitalen Originalrechnungen in Auswertungen, die in Form von PDF zum Beispiel per Mail verschickt werden > Direkte Integration in Einkauf und Finanzbuchhaltung resp. Kostenrechnung > Freie Belegarten > Beliebige Anzahl Zahlungsdispositionen nach diversen Kriterien > Gezielter Einsatz von Geldmitteln bei der Zahlungsdisposition > Modernste Überweisungsmethoden (Electronic Banking, DTA, EZAG etc.) > Effiziente Bewirtschaftung von Lieferantenstammdaten dank Vorschlagswerten und Kopierfunktionen > Moderne Schnittstellen, um Belege und Stammdaten mit vorgelagerten Systemen direkt auszutauschen > Optimaler Einsatz von Beleglesegeräten > Vielfältige Darstellungsformen der offenen Posten, Kontoauszüge und Fälligkeitslisten nach verschiedensten Kriterien > Konten- und Kostenstellenvorschläge für flexible Verbuchung in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung > Journalisierung gemäss Anforderungen der Revision > Über Kreditorenstämme oder mehr als 1 Million Belege verwaltbar

7 7 Die folgenden Seiten zeigen die vielfältigen Möglichkeiten der Kreditorensoftware und deren Highlights. Optionale Programmmodule sind in der Beschreibung als solche gekennzeichnet. > Lieferantenstammdaten > Belege erfassen > Visumskontrolle > Zahlungsprogramme > Electronic Banking Weitere Optionen finden sich auf den Zusatzseiten im Anhang. > Mandanten > Geschäftsbereiche > Fremdwährungen > Check drucken/verwalten > ASCII-Schnittstellen / Business Objects > Erweiterte Belegarten > AbaView Report Writer > ABACUS Tool-Kit > ABACUS Tools Die aktuellen Systemanforderungen finden Sie auf der ABACUS-Homepage unter dem Link

8 LIEFERANTENSTAMMDATEN Alle lieferantenspezifischen Informationen und Daten werden für die Kreditorensoftware zentral in einem einzigen Programm verwaltet. Das Lieferanten-Infomationssystem liefert dem Anwender aktuelle Zahlen und verbessert die Transparenz über die Lieferantenbeziehungen.

9 9 Adressen Sämtliche Adressen werden in der zentralen Adressdatei gespeichert. Bei der Eröffnung eines neuen Lieferanten wird die Adresse geprüft, so dass Doppelerfassungen von Lieferantenstammdaten ausgeschlossen sind. Währungen Pro Lieferant können mehrere Währungen definiert werden. Somit muss kein neuer Lieferant eröffnet werden, wenn dieser seine Rechnungswährung ändert. Kontierungsvorschläge Bei der Auswahl des Kontierungsvorschlages pro Lieferant stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: > Vorschlag von Firma > Zentraler Vorschlag pro Lieferant > Individueller Vorschlag pro Lieferant Dank den Kontovorschlägen müssen bei der Neuerfassung von Lieferanten nur jene Konten erfasst werden, die vom übergeordneten Vorschlag abweichen. Somit können auf komfortable Weise jegliche Kontierungsspezialitäten für einzelne Lieferanten definiert werden. Notizen Für jeden Lieferanten lassen sich beliebige Texte erfassen. Zusätzlich zu jedem erfassten Text kann definiert werden, ob dieser als Notiz oder jeweils auch bei der Belegerfassung angezeigt werden soll. Der Anwender kann so gewarnt werden, dass für einen bestimmten Lieferanten keine neuen Fakturen mehr erfasst werden dürfen.

10 LIEFERANTENSTAMMDATEN Zahlungswege Pro Adresse sind bis zu 98 verschiedene Zahlstellen mit folgenden Begünstigtenarten möglich: Bank, Post, WIR, Check, Kasse, Postanweisung, VESR. Der mitgelieferte Bankenstamm der Schweiz unterstützt den Anwender bei der Erfassung von Zahlstellen-Adressen. Über Internet kann der Bankenstamm jederzeit aktualisiert werden. Zusätzlich ist auch der Bankenstamm für Deutschland integriert und beliebige weitere ausländische Banken können erfasst werden. Auch SWIFT-Zahlungsverbindungen lassen sich definieren. Diese Begünstigtenkonti können fix mit einer Firmenzahlstelle verknüpft oder dem Dispositionsprogramm zur Auswahl überlassen werden. Von Bankvergütungsaufträgen bis zu Online-Zahlungen stehen alle üblichen Zahlungsvarianten zur Verfügung. Klassierung Die Lieferanten können verschiedenen mehrstufigen Klassierungen parallel zugeordnet werden. Mit den ABACUS-Auswertungstools (z.b. AbaVision) lassen sich die Auswertungen für die diversen Empfänger stufengerecht aufbereiten und darstellen. Lieferanten-Informationssystem Das LIS (Lieferanten-Informationssystem) ist ein effizientes Informationssystem über jeden Kreditor. Umsätze pro Monat und Jahr, offene Fakturen, Abzüge etc. werden jederzeit aktuell nachgeführt. Auf Tastendruck werden sofort die getätigten Umsätze angezeigt. Telefonbuch-CD Wird im Unternehmen eine Telefonbuch-CD von TwixTel oder Swisscom eingesetzt, kann diese mit der ABACUS-Software verknüpft werden. Muss eine neue Lieferantenadresse angelegt werden, kann diese in einem speziellen Suchfenster in der verwendeten CD gesucht und übernommen werden. Bestehende Adressen können ebenfalls mit der CD abgeglichen werden.

11 HIGHLIGHTS 11 Doublettenkontrolle Mit der integrieren Adressverwaltung kann bereits bei der Erfassung geprüft werden, ob ein Lieferant schon als Adresse im System erfasst ist. In einem Informationsfenster werden ähnliche Adressen aufgelistet, von wo die gewünschte Adresse in den Lieferantenstamm übernommen werden kann. Zahlungswege erfassen Um eine möglichst hohe Flexibilität bei der Disposition von Zahlungen zu erreichen, kann die Zuweisung des zu wählenden Zahlungsweges dem System überlassen werden, welches automatisch aufgrund der Dispositionsparameter z.b. verfügbare Geldmittel den optimalen Zahlungsweg wählt. Kontierungsvorschlag Jedem Lieferant kann ein individueller Kontovorschlag zugewiesen werden. Diese Kontovorschläge, die datumsabhängig Gültigkeit erhalten, beziehen sich auf die Währung, den Geschäftsbereich und den Intercompany-Verkehr. Lieferantenlisten Die Lieferantenlisten ermöglichen die Ausgabe aller Lieferanten-Stammdaten in vielfältigen Varianten. Die Lieferanten können wahlweise nach Nummer oder Kurzname sortiert werden. Das Design kann den Bedürfnissen der Unternehmung angepasst und permanent gespeichert werden.

12 BELEGE ERFASSEN Ein effizientes Erfassen von Belegen wie z.b. Fakturen oder Gutschriften ist durch die ausgeprägte Benutzerfreundlichkeit und die grosse Leistungsfähigkeit dieses Programmes möglich. Mit ABACUS vi kann die Belegerfassung komplett automatisiert werden, ohne dass der Anwender manuell die Verarbeitung vornehmen muss. Als Folge davon kann in der Kreditorensoftware gänzlich auf Papier verzichtet werden.

13 13 Belegarten Mit Hilfe von Belegarten können die verschiedenen Geschäftsfälle in der ABACUS Kreditorensoftware unterschieden und abgebildet werden. Folgende Belegtypen stehen zur Auswahl: > Faktura > Gutschrift > Vorträge > Anzahlungsgesuche > Schlussabrechnungen Zusätzlich kann für jede Belegart die Erfassung sämtlicher Eingabefelder den betrieblichen Bedürfnissen angepasst werden, wie z.b: > Vorschläge für die Vergabe von Beleg-, Fibu- oder Dispo-Datum > Zuordnung eines Kontovorschlages > Vorschläge für die Belegnummerierung, Konditionen usw. Der grosse Vorteil von frei definierbaren Belegarten besteht darin, dass durch die Vergabe von Vorschlägen die manuelle Erfassung von Belegen sehr effizient abgewickelt werden kann. Belegerfassung Zur Unterscheidung der Belege nach Belegdatum, Fälligkeit und Fibu-Verbuchung können wahlweise folgende Daten eingegeben werden: > Kredi-Belegdatum > Dispositionsdatum > Fibu-Verbuchungsdatum Erfassung von Fremdwährungsbelegen Falls die Option Fremdwährung installiert ist, können Belege in beliebigen Währungen erfasst werden. Die korrekte Umrechnung der Beleg- und Mehrwertsteuerbeträge in die Leitwährung der Buchhaltung wird vom System unter Berücksichtigung aller Einstellungen (Rundungsfaktoren, Mindesteinheiten) selbstständig vorgenommen. Siehe dazu auch das Optionenblatt im Anhang. Automatisierung der Belegerfassung > Optische Erfassung mittels Belegleser Mit einem Beleglesegerät werden Belege ohne einen Tastendruck erfasst. Das Programm erkennt aufgrund des Einzahlungsscheines den Lieferanten,

14 BELEGE ERFASSEN die ESR-Referenznummer und den Belegbetrag. Damit entfällt die manuelle und fehleranfällige Eingabe der langen OCR-B-Referenznummern. Die Zahlungskonditionen und die Kontierung werden aus dem Lieferantenstamm übernommen und können, falls notwendig, während der Erfassung angepasst werden. > Digitalisierte Rechnungen verbuchen Werden Papierrechnungen mit der Option AbaScan digitalisiert, können diese Belege auch als Vorlage für die Belegerfassung genutzt werden. Beim Scan-Vorgang werden Informationen auf dem Einzahlungsschein erkannt und gespeichert. Dank diesen Informationen steht die gleiche Funktionalität für die automatisierte Erfassung wie mit einem Belegleser zur Verfügung. > Belegdaten über Online-Schnittstelle einlesen Selbstverständlich lassen sich alle in der ABACUS Auftragsbearbeitung erfassten Kreditorendaten direkt übertragen. Daten aus Fremdprogrammen werden über eine optional erhältliche ASCII-Schnittstelle in die Kreditorensoftware eingelesen. > Mit ABACUS vi Belege automatisch verarbeiten Werden über E-Business-Plattformen wie Conextrade, PayNet etc. Rechnungen empfangen, lassen sich diese in die Kreditorensoftware importieren und verbuchen. Auch im Falle von PDF, die man via erhält, ist durch eine integrierte Inhaltsbeschreibung im XML-Format eine automatische Verarbeitung möglich. Mehrwertsteuer Jede Position einer Faktura kann mit unterschiedlichen MWST-Codes inkl. oder exkl. Vorsteuer gebucht werden. Neben der Vorsteuer können einzelne Positionen auch mit Umsatzsteuer oder auch ganz ohne Steuer erfasst werden. So lassen sich alle Arten von Rechnungen im System korrekt abbilden. Visumskontrolle Die Option Visumskontrolle ermöglicht das Erfassen von definitiven und provisorischen Belegen. Provisorisch erfasste Belege werden nicht zur Zahlung und zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung freigegeben. So können provisorische Belege bis zur definitiven Bestätigung auch beliebig oft geändert werden. Die Möglichkeiten dieser Option werden auf einem Zusatzblatt im Anhang separat beschrieben.

15 HIGHLIGHTS 15 Digitalisierte Originalrechnungen Die Originalrechnungen in Papierform können mit der Option AbaScan digitalisiert und im Belegdossier abgelegt werden. Durch die automatische Zuordnung zur Buchhaltungstransaktion kann der Originalbeleg jederzeit wieder angezeigt werden, zum Beispiel während dem Visumsprozess, in Erfassungsprogrammen wie auch in Auswertungen, die auch in Form von PDF erstellt werden können. Zusätzliche Buchungsinformationen Zu jeder selektierten Buchungsposition werden in einem gelb hinterlegten Feld zusätzliche Informationen wie Name des Kontos, der Kostenstelle etc. angezeigt. Wurden in der Finanzbuchhaltung auf dem Konto zusätzliche Buchungsinformationen gespeichert, werden diese ebenfalls dargestellt. Quickinfo In der Quickinfo werden zum ausgewählten Beleg die einzelnen Zahlungen angezeigt. Dabei wird zwischen Zahlungsdisposition und den effektiv gebuchten Zahlungen unterschieden. Wurde der Beleg in der ABACUS Auftragsbearbeitung erfasst, wird die Auftragsnummer angezeigt. Per Mausklick kann sofort in die entsprechenden Programme gewechselt werden. Anpassbare Erfassungsmaske In der Standarderfassungsmaske sind alle wichtigen Erfassungsfelder enthalten. Welche Felder angezeigt werden und in welcher Anordnung, bestimmt der Systemadministrator auf Wunsch selbst. Es lassen sich so für verschiedene Benutzergruppen unterschiedliche Erfassungsmasken definieren und den Benutzergruppen zuweisen.

16 VISUMSKONTROLLE Rechnungen müssen von den zuständigen Personen auf ihre Richtigkeit geprüft werden. Mit der Option Visumskontrolle wird der Prozess der Rechnungskontrolle und Visierung spürbar beschleunigt und vereinfacht. Auf digitalisierte Originalbelege kann im Visumsprozess jederzeit zugegriffen und somit gänzlich im innerbetrieblichen Ablauf auf Papier verzichtet werden. Belege visieren oder ablehnen, Bemerkungen erfassen und andere Personen in den Ablauf integrieren wird zum Kinderspiel.

17 17 Visumsstruktur festlegen In der Visumsstruktur wird der Standardablauf bestimmt, den ein Beleg zu durchlaufen hat. Je nach Firmenstruktur kann dieser Ablauf mehrere Stufen umfassen. Wird ein Beleg visiert, gelangt dieser gemäss vorgegebener Struktur automatisch zur nächsten Person. Je nach Definition kann diese Struktur während dem Visumsprozess verändert und der Beleg einer anderen Person zugewiesen werden. Visumsverantwortliche definieren Jede beliebige Person eines Unternehmens kann als Visumsverantwortlicher definiert werden, um Rechnungen vor der Zahlungsfreigabe zu prüfen. Für jeden Visumsverantwortlichen lassen sich darum wichtige Vorgaben bestimmen wie zum Beispiel die Möglichkeit, Einsicht in Belege anderer Mitarbeiter zu erhalten oder eine Visumslimite pro zu visierende Rechnung zu bestimmen usw. Inbox für zu visierende Belege Das eigentliche Arbeitsinstrument des Visumsverantwortlichen ist seine persönliche Inbox. In dieser sind alle von ihm zu visierende Belege abgelegt und können dort auch abgearbeitet werden. Der Inhalt der Tabelle, in der die Belege angezeigt werden, kann nach jeder Spalte sortiert werden. Auch lässt sich der Aufbau der Tabelle je nach Bedarf anpassen. Soll ein Beleg visiert oder abgelehnt werden, muss lediglich die entsprechende Checkbox in der Tabelle aktiviert und der Vorgang abgeschlossen werden. Zu jedem Vorgang kann auch eine Bemerkung erfasst werden, die je nach Konfiguration bei einer Ablehnung eines Belegs zwingend verlangt wird. Originaldokument anzeigen Falls die Originaldokumente digitalisiert und als PDF in den Belegdossiers gespeichert wurden, können diese Rechnungen während des Visumsprozesses angezeigt werden. Dazu wird ein neues Fenster geöffnet und das Dokument im Original aus dem Dossier angezeigt. Sobald in der Inbox-Tabelle der nächste Beleg angewählt wird, zeigt das Programm in der Dokumentenvorschau automatisch das PDF der dazugehörenden Rechnung an.

18 VISUMSKONTROLLE Stellvertretung Jeder Visumsverantwortliche kann seinen oder seine Stellvertreter aus der Liste sämtlicher Visumsverantwortlicher auswählen. Sobald der Visumsverantwortliche seine Abwesenheit aktiviert, können seine bezeichneten Stellvertreter in seine Inbox wechseln und die Belege bearbeiten. Dabei wird pro Visumsvorgang gespeichert, wer den Beleg visiert hat. Die Stellvertreter ihrerseits sehen in einer Liste, welche Personen sie zu vertreten haben. Umlaufprotokoll Für jeden zu visierenden Beleg kann das Umlaufprotokoll angezeigt werden. In diesem Protokoll werden alle bereits erfolgten Visumsschritte aufgezeigt und vorhandene Notizen angezeigt. Das Protokoll kann auch ausgedruckt oder grafisch aufbereitet werden. Belege visieren / ablehnen Der Visumsverantwortliche hat bei jedem Beleg die Möglichkeit, diesen zu visieren oder abzulehnen. Wird die Rechnung visiert, leitet das Programm sie automatisch an die nächste Person weiter gemäss der Standardstruktur. Falls es keine weitere Person in diesem Ablauf mehr gibt, wird der Beleg zur Zahlungsaufbereitung freigegeben. Ob und wann der Beleg dann effektiv bezahlt wird, wird im eigentlichen Zahlungsprozess definiert. Falls ein Beleg abgelehnt werden muss, gelangt dieser an diejenige Person zurück, die den Beleg zuvor visiert hat. Wird die Rechnung aber bereits vom ersten Visumsverantwortlichen abgelehnt, wird sie in einer dafür vorgesehenen Inbox abgelegt, um dort dann vom Kreditorensachbearbeiter weiter bearbeitet zu werden. Auswertungen Ein Auswertungsprogramm erlaubt den Inhalt einzelner oder auch mehrerer Inboxen auszugeben. Zusätzlich kann zu jedem Beleg auch die gesamte Historie angezeigt werden, wer wann welche Belege visiert und aus welchem Grund allenfalls abgelehnt hat. Eigene Visumsbenutzer Oft ist es vorgesehen, dass in einem Unternehmen viel mehr Personen Rechnungen visieren müssen, als effektiv in der Kreditorensoftware zum Beispiel auch selber Belege erfassen. Diesen Visumsverantwortlichen steht dafür ein spezieller Benutzertyp zur Verfügung, mit dem man nur die entsprechende Inbox und die für den Visumsprozess vorgesehenen Funktionalitäten nutzen kann. Alle weiteren Programme werden diesen Anwendern im ABACUS-Hauptauswahlmenü gar nicht angezeigt.

19 19 HIGHLIGHTS Belege kontieren In einer separaten Tabelle werden dem Visumsverantwortlichen die Kontierungsinformationen angezeigt. Falls diese nicht korrekt sein sollten, kann er sie direkt abändern, sofern dies gemäss den Einstellungen erlaubt ist. So kann ein Verantwortlicher zum Beispiel auch das betroffene Projekt ergänzen oder die Zahlungskonditionen verändern. Suchfunktion Wird eine bestimmte Rechnung gesucht, kann der Visumsverantwortliche diese mit einer einfachen Suchfunktion innerhalb seiner eigenen, aber auch in allen anderen Inboxen suchen lassen. Dabei wird der zuvor definierte Zugriffsschutz geprüft und der Beleg nur dann angezeigt, wenn er sich in einer Inbox befindet, auf die der Visumsverantwortliche auch entsprechende Zugriffsrechte besitzt. Visieren via Internet Müssen in einem Unternehmen auch in Aussenstellen Rechnungen geprüft und visiert werden, kann übers Internet die Inbox geöffnet werden. Dem Visumsverantwortlichen stehen dabei dank der fortschrittlichen ABACUS- Technologie genau dieselben Funktionen und derselbe Bearbeitungskomfort zur Verfügung wie den lokal arbeitenden Anwendern. Verbuchung in die Finanzbuchhaltung Für die Verbuchung von noch nicht visierten Belegen in die Finanzbuchhaltung kann mit einer Stammdateneinstellung bestimmt werden, ob sie auch dann verbucht werden sollen, wenn sie noch nicht visiert sind. Andernfalls werden sie erst nach vollständiger Visierung verbucht.

20 ZAHLUNGSPROGRAMME Die Zahlungsprogramme und insbesondere die automatische Zahlungsdisposition erlaubt die effiziente Bewirtschaftung der Kreditorenüberweisungen. Zahlungs- und Skontofristen werden durch dieses Programm optimal ausgenutzt. Eine beliebige Anzahl von Überweisungen kann in beliebig vielen Läufen verwaltet werden.

21 21 Ablauf der Zahlungsdisposition Alle fälligen Fakturen werden gemäss den gewählten Kriterien zur Bearbeitung in einem Dispositionslauf bereitgestellt. In einer Baumstruktur werden alle für die Disposition auszuführenden Schritte und Programme übersichtlich dargestellt. Bereits durchgeführte Arbeitsschritte sind mit einem Symbol gekennzeichnet. Zur Ausführung vorgeschlagene Zahlungen können vom Anwender aus dem Dispolauf wieder entfernt oder auch neue hinzugefügt werden. Zudem lassen sich diese Zahlungen auch in dem Sinne bearbeiten, dass die Höhe der Zahlung angepasst oder die Kontierung wie auch die Zahlstelle mutiert werden kann. Sobald die Überarbeitung des Vorschlages abgeschlossen ist, können der Überweisungsvorschlag gedruckt und die Zahlungen ausgeführt werden. Neben der elektronischen Zahlungsüberweisung stehen auch herkömmliche Übermittlungsarten zur Verfügung. Anschliessend werden diese Zahlungen in der Kreditorensoftware als erledigt verbucht. Skonto ausnutzen In der ABACUS Kreditorensoftware können bis zu drei Skontostufen erfasst werden, die das Programm bei der Disposition der Überweisungen entsprechend berücksichtigt. Mit einem frei definierbaren Datumsbereich können auch erst zukünftig fällige Belege zur Disposition freigegeben werden. Geldmittelverwaltung Damit die zur Verfügung stehenden Geldmittel optimal eingesetzt werden können, wird jeder Firmenzahlstelle eine Priorität zugewiesen sowie der maximal zu verwendende Betrag festgelegt. Zusätzlich ist jederzeit ersichtlich, wieviel Geld bei jeder Zahlstelle zur Bezahlung der bereits disponierten Belege benötigt wird. Falls mit dem ABACUS Electronic Banking gearbeitet wird und der Anwender die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Firmenzahlstellen besitzt, wird der aktuelle Kontosaldo ebenfalls als Information angezeigt.

22 ZAHLUNGSPROGRAMME Einzelne Belege selektieren Belege können auch unabhängig von ihrer Fälligkeit disponiert und zusätzlich in eine erstellte Disposition aufgenommen werden. Laufinformation Zu jedem erstellten Dispositionslauf stehen ausführliche Informationen zur Verfügung. Es werden die Anzahl Zahlungen, die Aufteilung nach den Währungen und die zu belastenden Firmenzahlstellen angezeigt. Sammelzahlungen Überweisungen mit identischem Zahlungsweg können automatisch oder manuell zu Sammelzahlungen verdichtet und gleichzeitig mit bestehenden Gutschriften verrechnet werden. Elektronische Übermittlung Alle elektronischen Zahlungen werden dem Modul Electronic Banking zur Überweisung übertragen. Dieses Modul wird automatisch gestartet und die Überweisungen brauchen vom Benutzer nur noch mit den entsprechenden Freigaben versehen zu werden. Der Server sendet die disponierten Überweisungen (im DTA-, EZAG-, SWIFT-Format etc.) an die entsprechenden Bankinstitute oder an die Post. Sobald diese Überweisungen vom Institut elektronisch bestätigt resp. als ausgeführt bestätigt worden sind, werden diese soweit möglich mit den von den Instituten verwendeten Daten angepasst (Zahlungsdatum, Fremdwährungsbeträge) und an die Kreditorensoftware zur Verbuchung zurückgegeben.

23 ZAHLUNGSPROGRAMME 23 Herkömmliche Überweisungen Neben der elektronischen Übermittlung stehen auch folgende Zahlungsvarianten zur Verfügung: > DTA als Datei speichern > EZAG als Datei speichern > Bank-Vergütungsauftrag > Post-Bordereau, Post-Giro > Barzahlungen > Bank-Check > Korrespondenz-Check > Auszahlungsschein Zahlungsanzeige mit Avis Für alle Sammel- oder Einzelzahlungen (ausser Korrespondenz-Check) kann eine Zahlungsanzeige in Form eines Avis erstellt werden. In den Stammdaten wird festgelegt, für welche Kunden ein Avis erstellt werden soll. Diese Zahlungsanzeige kann auch per versendet werden. Zahlungsformulare Alle Zahlungsformulare können durch den ABACUS-Vertriebspartner oder vom Benutzer selber mit einem Formulargenerator auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Rückbuchungen Bereits verbuchte Überweisungen lassen sich auf ein bestimmtes Datum zurückbuchen. Wahlweise werden so einzelne Überweisungen oder auch ganze Zahlungsläufe zurückgesetzt.

24 ZAHLUNGSPROGRAMME Manuelle Einzelzahlungen Sämtliche durch die ABACUS Kreditorensoftware unterstützten Zahlungsarten lassen sich im Programm für manuelle Einzahlungen abwickeln. So können zusätzlich zu normalen Zahlungen auch Spezialfälle wie die Verrechnung von Gutschriften oder Aufwandminderungen gebucht werden. Um die manuelle Bearbeitung von Überweisungen zu erleichtern, werden die zu zahlenden Belege in übersichtlichen Listen angezeigt. Verschiedene Kriterien erlauben dabei eine gezielte Auswahl. Allfällige Fehleingaben, die bspw. bei der Erfassung der Fakturen erfolgten, können selbstverständlich korrigiert werden, falls in der Zwischenzeit noch keine Fibu-Verbuchung oder Mehrwertsteuerabrechnung stattfand. Manuelle Sammelzahlungen Bei einer Sammelzahlung werden mehrere Rechnungen eines Lieferanten zu einer Zahlung zusammengefasst. Alle offenen Fakturen werden in einer übersichtlichen Liste angezeigt und brauchen nur noch ausgewählt zu werden. Ein Kontrolltotal ermöglicht, das Total der ausgewählten Zahlungen zu kontrollieren. Bevor die Sammelzahlung ausgeführt wird, lassen sich die Zahlungsbeträge beliebig ändern. Selbstverständlich können auch Teilzahlungen oder Aufwandminderungen erfasst werden. Überweisungen stornieren / korrigieren Solange noch keine manuelle Buchungssperre, keine Fibu-Verbuchung, kein Zwischen- oder Jahresabschluss oder die definitive MWST-Abrechnung erstellt worden ist, können sämtliche Daten einer manuellen Überweisung geändert oder storniert werden. Selbstverständlich können auch Sammelzahlungen storniert werden; dabei werden alle Positionen der Sammelzahlung wie auch das Sammelzahlungstotal storniert.

25 HIGHLIGHTS 25 Mehrere Dispositionsläufe Die Dispositionsläufe werden parallel geführt und können individuell bearbeitet werden. Falls ein einzelner oder auch mehrere Belege nicht disponiert werden können, weil zum Beispiel kein Zahlungsweg für diese Belege gefunden wird, startet nach Abschluss des Dispositionsvorgangs automatisch ein Fehlerassistent. Er zeigt alle fehlerhaften Belege mit einem Lösungsvorschlag in einer Liste an. Verschiedene Firmenzahlstellen Aufgrund der Priorität einer Zahlstelle, den zulässigen Zahlungswegen und den zur Verfügung stehenden Zahlungsmitteln kann die Disposition dem Kreditorenprogramm überlassen werden. Die aktuellen Bank- oder Postcheck-Saldi werden vom ABACUS Electronic Banking zur Verfügung gestellt und angezeigt. Disponierte Zahlungen mutieren Die vom Programm zur Zahlung vorgeschlagenen Fakturen können gelöscht oder z.b. die Zahlungswege, Kontierungen oder Beträge geändert werden. Um das schnelle Auffinden von Fakturen zu erleichtern, stehen verschiedene Suchkriterien zur Verfügung. Mit einer Massenänderungsfunktion lässt sich z.b. die Firmenzahlstelle für alle disponierten Belege austauschen. Originaldokumente Im Zahlungslauf kann für jede disponierte Rechnung das entsprechende Originaldokument sofort angezeigt werden. Möglich ist dies, wenn mit dem Programm AbaScan Papierrechnungen bei der Belegerfassung gescannt und automatisch als PDF im Belegdossier abgelegt wurden. So kann der Sachbearbeiter einen Zahlungslauf effizienter überprüfen und gegebenenfalls noch Rechnungen aus dem Lauf löschen.

26 AUSWERTUNGEN Der Verwaltung der offenen Posten wird grosses Gewicht beigemessen. Mit der Offen-Posten-Liste und der Fälligkeitsliste stehen dafür zwei ideale Instrumente zur Verfügung. Diese Auswertungen verschaffen dem Benutzer sofort einen Überblick über alle fälligen Belege auf einen bestimmten Zeitpunkt.