Die Reform meistern Die Potenziale nutzen

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1 Die Reform meistern Die Potenziale nutzen Das NKF-Programm

2 Inhaltsverzeichnis Seite Vorbemerkung 3 Die Führungskräfte-Seminare Informationsveranstaltung für Gremien und Politik 8 Workshop für kommunale Entscheidungsträger 9 Planung, Strukturierung und Anpassung der Organisation 10 zur Optimierung von Verwaltungsprozessen Methoden zur Entwicklung einer Budgetierung von 11 Teilhaushalten im Rahmen einer Haushaltsstruktur Entwicklung von Management-Informationssystemen, 12 Integration von neuen Instrumenten im Rechnungswesen Die 1x1-Seminare Das 1x1 der doppelten Buchführung 13 Das 1x1 der Kosten- und Leistungsrechnung 14 Das 1x1 des Berichtswesens 15 Das 1x1 des Projektmanagements 16 Das NKF-Projekt NKF Intensiv 17 Der Weg zur Eröffnungsbilanz Der Weg zur Eröffnungsbilanz (Teil 1) 18 Erfassung und technische Wertermittlung (Teil 2) 19 Ansatz und Bewertung (Teil 3) 20 Die doppelte Buchführung Buchhaltung (Teil 1) 21 Buchhaltung (Teil 2) 22 Die Kosten- und Leistungsrechnung Kosten- und Leistungsrechnung 23 Der doppische Haushalt Haushaltsplanung 24 Haushaltsplanung und -steuerung 25 Haushaltsmanagement und -sicherung 26 Verknüpfung des internen und externen Rechnungswesens 27 Der Jahresabschluss Die Jahresabschlussarbeiten 28 Seite 2

3 Vorbemerkung 1. Die Aufgabenstellung und Zielsetzung Die Landesregierung des Freistaates Thüringen hat das Gesetz zur Änderung des Kommunalen Wirtschafts- und Haushaltsrechts in 2008 beschlossen. Das Gesetz beinhaltet die GemHVO-Doppik sowie die GemHVO-Kameral. Beide Gesetze zum kommunalen Rechnungswesens gelten ab den gleichberechtigt und ermöglichen den Kommunen ein Wahlrecht zur Ausübung. Eine Eröffnungsbilanz ist zum Beginn des ersten Jahres aufzustellen, in dem die Gemeinden die Rechnungslegung nach den Regeln der doppelten Buchführung beginnen. Für die Kommunen stellt sich die Frage, wie der Umstellungsprozess zielorientiert und effizient erfolgen kann. Grundsätzlich sind zwei Umstellungsstrategien denkbar. 1. Umstellungsstrategie rein schulungsorientiert 2. Integrative Umstellung mit einem abgestimmten Einführungskonzept zwischen Softwarepartnern, methodischer Beratung und prüfungsnaher Dienstleistung. Im Folgenden wird auf die beiden Umstellungsstrategien eingegangen. 2. Umstellungsstrategien 2.1 Rein schulungsorientierte Umstellungsstrategie In den Bundesländern, die bis dato einen verpflichtenden Umstellungstermin zur Doppik zu erfüllen hatten, stand bei der praktizierten Umstellungsstrategie häufig die theoretische Wissensvermittlung im Vordergrund. In Geleitzügen oder ähnlichen Modellen wurden bestimmte Wissensgebiete durchlaufen, die nötig sind, um erfolgreich inhaltlich das NKF zu erfassen. So genannte Schulungsstaffeln dauerten in der Regel ca. zwei bis drei Jahre. Die Kommunen entsanden zwei bis drei Mitarbeiter zu den Schulungsveranstaltungen, deren Teilnehmerzahl unter anderem aus Kostengründen im Regelfall begrenzt waren. Hier wurde von einem train the trainer - Modell ausgegangen welches in der Praxis Menschen in den Kommunen erfordert, das erlernte Wissen eigenständig für die MitarbeiterInnen aus den unterschiedlichen Ämtern aufzubereiten und weiterzugeben. Bei dieser Vorgehensweise sind verschiedene Fragestellungen zu beachten: Können unterschiedliche Problemlösungen für den Umstellungsprozess der verschiedenen Kommunen behandelt werden Fazit: In Schulungsgruppen können die Umstellungsthemen nur allgemein behandelt und nicht auf die einzelnen Kommunen zugeschnitten werden. Ist der Praxisbezug zur doppischen Finanzsoftware möglich Jedes Umstellungskonzept sollte durch eine konkrete Software hinterlegt werden. Aus diesem Grund muss eine Vernetzung zwischen der betriebswirtschaftlichen Schulung und der Softwareschulung für das Zielsystem erfolgen. Probleme ergeben sich meistens dann, wenn die theoretischen Kenntnisse in dem dann tatsächlich eingesetzten Software-Anwendungssystem umgesetzt werden sollen. Seite 3

4 Antworten werden beispielsweise benötigt auf folgende Fragen: o o o o o o Wie sieht der Kontenplan aus, wie bildet man diesen in der Software ab, wie erfolgen kundenspezifische Änderungen? Wie sieht der örtliche Produktplan aus, wie bildet man diesen im System ab? Welche Abschreibungstabellen müssen hinterlegt werden? Welche Berichtsstrukturen müssen aufgebaut werden? Wie ist die Finanzstatistik zu bedienen? etc. Kostenaspekt Die Kosten für die Softwareimplementierung und die Konzepterstellung müssen neben den Schulungskosten mit berücksichtigt werden. Eine isolierte betriebswirtschaftliche Schulung, wie auch ein zwanghaftes Durchlaufen aller Schulungsschritte, wirkt sich Kosten treibend auf den Umstellungsprozess aus. Die individuellen Voraussetzungen der einzelnen Mitarbeiter, d. h. die unterschiedlichen Wissensstände und die vorhandene Kompetenz, sind zu berücksichtigen. Auch die schon erbrachten Vorarbeiten können, wenn sie in der Schulung berücksichtigt werden, zu einer Kostenminimierung führen. Umstellungscontrolling und Qualitätssicherung müssen erfolgen, damit keine überflüssigen Kosten entstehen In der Praxis hat sich in den Schulungsstaffeln gezeigt, dass die reine Theorievermittlung des betriebswirtschaftlichen Teils nicht ausreichend ist. Vielmehr kommt es darauf an, diese Wissensvermittlung auf die tatsächlichen, spezifischen Prozesse in einer Kommunalverwaltung auszurichten. Speziell bei der DV-Implementierung sind ansonsten Anpassungen an das tatsächlich inhaltliche Gerüst notwendig, die den Umstellungsprozess zeitlich und kostenmäßig beeinflussen. Vermittlung von Wissen durch eigene Projektmitarbeiter Häufig sind die Projektverantwortlichen der Kommunen nicht von ihrer täglichen Arbeit freigestellt, so dass der Spielraum für eine optimale Weitergabe des erlernten Wissens an die MitarbeiterInnen nur rudimentär gelingt. Wichtig ist es, frühzeitig die Akzeptanz bei allen an dem Umstellungsprozess beteiligten MitarbeiterInnen für die angestrebten Veränderungen zu erreichen und sie vor allen Dingen in diese zu integrieren. 2.2 Integrative Umstellungs- und Beratungsstrategie Die integrative Umstellung und Beratung geht ebenfalls von der Wissensvermittlung betriebswirtschaftlicher Grundlagen aus, sieht aber bereits in einer frühen Phase eine Verzahnung der theoretischen Ergebnisse der Schulung, der Entwicklung der zukünftigen Geschäftsprozesse und der Organisation mit dem DV-Anwendungssystem vor. Seite 4

5 Im frühen Stadium einer Verfahrensumstellung steht ein sog. Doppik Check. Dieser stellt die technischen, organisatorischen und personellen Voraussetzungen für den Umstellungsprozess insgesamt dar. Es wird auch der individuelle Bedarf an Schulung und Beratung herausgearbeitet und es werden Hinweise auf arbeitsintensive Aktivitäten des Umstellungsprozesses erarbeitet. Der Umstellungsprozess besteht aus drei Komponenten. 1. TRAINIEREN Jede Kommune mit ihren MitarbeiterInnen muss sich fit machen für den Umstellungsprozess. Ein auf die Fragen des konkreten Umstellungsprozesses ausgerichtetes Schulungsprogramm bildet dafür die Basis. Diese Schulungen sind bewusst nicht nur auf die MitarbeiterInnen der Projektleitung in den Kommunen gerichtet, sondern können, je nach späterem Arbeitsschwerpunkt, selbstverständlich von allen MitarbeiterInnen besucht werden. Hierbei kann die Kommune selbst entscheiden, wie viele TeilnehmerInnen sie für die einzelnen Seminare anmeldet. Mit diesem Trainingsangebot können die Kommunen ihr eigenes und maßgeschneidertes Schulungsprogramm (mit unserer Hilfe) bedarfsorientiert zusammenstellen. Hierzu bieten wir unsere Unterstützung an! 2. KONZEPTIONIEREN Die NKF-Einführung sollte in acht Teilschritten ablaufen. Dazu gehören die Vermögenserfassung, die -bewertung, die Strukturierung der Teilhaushalte, die Entwicklung der KLR-Grundlagen, die Haushaltsplanung, die Budgetierung, die Eröffnungsbilanz und der erste doppische Jahresabschluss. Für jeden Teilschritt sind Konzepte zu entwickeln und umzusetzen. Eine individuelle Beratung bei der Entwicklung eines jeweiligen Konzeptes für die Kommune, welches die Seite 5

6 Besonderheiten und Spezifika berücksichtigt, wird von uns unterstützt. Hierfür passen wir unsere Beratungsmodule auf Ihre Anforderungen an und schaffen so u.a. die Basis für die erfolgreiche Umsetzung des NKF-Projektes. 3. UMSETZEN Die Kernaufgabe im Projekt ist die Umsetzung des NKF von der Planung bis zur Gestaltung ihrer Arbeitsprozesse in den softwaretechnischen Produktionsbetrieb. Dazu wird die Software auf die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Kommune eingestellt. Damit das Projekt zeitlich und preislich im Rahmen bleibt, wird die Umsetzung von einer Projektsteuerung (nicht identisch mit dem Leistungsumfang des Gesamtprojektes) begleitet. Der Projektschwerpunkt sollte auf die NKF-Umsetzung gelegt werden. D.h., alle anderen Umstellungsaktivitäten und der Projektzeitplan werden an dem Ziel, einen effizienten und ergebnisorientierten Umstellungsprozess zu organisieren, ausgerichtet. Das bedeutet im Einzelnen folgendes: Wissensvermittlung, um die Stammdaten vernünftig anlegen zu können. Ziel ist es, ein neues Steuerungssystem aufzubauen. Als Ergebnis stehen die Controllingberichte im Mittelpunkt. Softwareschulungen werden, in Zusammenarbeit mit den DV Dienstleistern, bedarfsorientiert von den Kommunen ausgewählt. Aus diesem Grund ist das Schulungsprogramm auf den Umstellungsplan der Kommune zeitlich und inhaltlich abgestimmt. Somit ergänzt dieses Schulungsprogramm die Softwareeinführung. Ein vollständiges Durchlaufen aller Schulungsblöcke ist nicht zwingend notwendig. In einer begleitenden Projektsteuerung werden der zeitliche Rahmen und die Ergebnisse definiert. Jedes Modul -Teilschritt- kann von der Kommune selbständig durchgeführt oder alternativ beauftragt werden. Bei Erreichung der einzelnen Meilensteine werden die Ergebnisse des Umstellungsprozesses überprüft und fixiert. Dieses Vorgehen garantiert ein strukturiertes und standardisiertes Vorgehen inkl. Controlling. Im Hinblick auf den in Thüringen bestehenden Zeitrahmen von mindestens fünf bis sechs Jahren kann das Projekt der Umstellung zum neuen Rechnungswesen in einem entsprechend großzügigen Rahmen geplant werden. Es empfiehlt sich jedoch, mit Blick auf die bisherigen Umstellungsprozesse zum Beispiel in Nordrhein Westfahlen und Hessen, sehr früh mit den Vorbereitungen zu beginnen. Im Fokus stehen hier die Datenerfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch. Die hier gewonnenen Daten und Erkenntnisse zur Wirkung des immobilen Vermögens auf die Haushaltsergebnisse haben auch für die aktuellen kameral geprägten Rechnungsergebnisse eine hohe Aussagekraft und dienen den Verwaltungen, den Verwaltungsleitungen sowie den politischen Gremien fundierter Entscheidungen zu treffen. Dies ist vor dem Hintergrund schwindender Finanzkraft im kommunalen Sektor ein wesentlicher Aspekt. Der vorhandene Zeitrahmen gibt den Kommunen und Landkreisen in Thüringen zum jetzigen Zeitpunkt die Möglichkeit einen großen Teil der bevorstehenden Aufgaben mit eigenem Personal zu bewältigen und gleichzeitig auch die notwendigen Fortbildungsmaßnahmen für ihre Mitarbeiter zu planen. Aus den bisherigen Umstellungsprojekten hat sich gezeigt, dass ein Aufschieben der notwendigen Aufgaben letztlich zu einem höheren Verbrauch der Ressourcen Personal und Finanzen geführt hat. Nutzen Sie die bestehende Chance und starten Sie das Projekt Neues kommunales Finanzwesen umgehend. Seite 6

7 Der Nutzen für Sie: Unser Angebot ist eine integrierte, aufeinander abgestimmte Lösung für die Umstellung Ihres Rechnungswesens auf die Doppik. Sie beinhaltet: Training Umsetzung Konzeptionierung... und dies aus einer Hand eingebunden in Ihren Projektplan! Somit entfällt Ihrerseits der Abstimmungsbedarf zwischen verschiedenen Partnern und ermöglicht Ihnen dadurch eine optimale Projektplanung, -durchführung und ein optimales Projektcontrolling. Selbstverständlich können auch zusätzliche Themengebiete gemäß Ihren Anforderungen hinzugefügt werden. Wir gestalten diese gerne mit Ihnen gemeinsam. Wir freuen uns auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen! Seite 7

8 Informationsveranstaltung für Gremien und Politik Politiker, Gremienmitglieder, Aufsichtsräte Die TeilnehmerInnen lernen die Bausteine des neuen Rechnungswesens kennen. Sie werden in die Grundbegriffe des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens eingeführt und gewinnen einen Überblick über die neue Jahresrechnung sowie den neuen Haushaltsplan. Im Überblick wird deutlich gemacht, welche Auswirkungen die Einführung des NKF auf die politische Handlungsfähigkeit haben wird. 1. gesetzliche und Verfahrensgrundlagen 2. Ziel des neuen Rechnungswesens 3. Rechnungswesensysteme im Überblick 4. Betriebswirtschaftliche Entscheidungskriterien 5. Anforderungen an Verwaltung und Politik Teilnehmer: Empfehlung 20- max Stunden Ort: nach Vereinbarung Seite 8

9 Workshop für kommunale Entscheidungsträger Führungskräfte in den operativen Einheiten, Budgetverantwortliche Die TeilnehmerInnen lernen die Bausteine des neuen Rechnungswesens kennen. Sie werden in die Grundbegriffe des betriebswirtschaftlichen Rechnungswesens eingeführt und gewinnen einen Überblick über die neue Jahresrechnung sowie den neuen Haushaltsplan. Es werden die Planungs- und Steuerungsmöglichkeiten im NKF-System diskutiert. 1. gesetzliche und Verfahrensgrundlagen 2. Ziel des NKF 3. Rechnungswesensysteme im Überblick 4. Wie lese ich eine Bilanz (Bilanzverständnis) 5. Planung im NKF 6. Steuerung im NKF 7. Bedeutung des Gesamtabschlusses 8. Auswirkung auf die Rechnungsprüfung Uhr Seite 9

10 Planung, Strukturierung und Anpassung der Organisation zur Optimierung von Verwaltungsprozessen Führungskräfte in den operativen Einheiten, Budgetverantwortliche Den TeilnehmerInnen wird vermittelt, Prozesse einer Organisation zu analysieren und zu optimieren. Die Methodik zum Umbau der hierarchischen Gliederung der Aufbauorganisation hin zu einer budgetorientierten Struktur wird verdeutlicht. 1. Ermittlung von Prozessen 2. Analyse von Prozessen 3. Optimierung von Prozessen 4. Analyse der Aufbauorganisation 5. Methoden der Budgetsteuerung 6. Planung von Ressourcen 7. Erarbeitung neuer Strukturen Tag 1: Uhr Tag 2: Uhr Seite 10

11 Methoden zur Entwicklung einer Budgetierung von Teilhaushalten im Rahmen einer Haushaltsstruktur Kämmereileiter, Budgetverantwortliche, Controller Den TeilnehmerInnen wird die neue Haushaltsstruktur gemäß der GemHVO Doppik erläutert. Entwicklung von Teilhaushalten mit entsprechender Produktorientierung. Entwicklung von Haushaltszielen und deren Kontrolle. 1. Entwicklung von Teilhaushalten 2. Definition von Zielen und Kennzahlen 3. Entwicklung von Budgetstrukturen auf der Basis von Leistungen 4. Aufbau der Haushaltsüberwachung (Controlling). Interview mit den TeilnehmerInnen im Vorfeld des Seminars Teilnehmer: mindestens 10, maximal 15 0,5 Tage Interview und Vorbereitung 1 Tag Workshop: Uhr Seite 11

12 Entwicklung von Management- Informationssystemen, Integration von neuen Instrumenten im Rechnungswesen Führungskräfte, Controller Die Steuerungssysteme werden immer komplexer. ist es, den TeilnehmerInnen das methodische Wissen zu vermitteln, von der Ermittlung des Steuerungsbedarfs hin zum lauffähigen Instrument zu kommen. 1. Definition von MIS 2. Ziele des MIS 3. Modelle für neue Steuerung 4. Entwicklung von Strukturen 5. Die Integration der Instrumente im Rechnungswesen 2 Tage, jeweils von Uhr Seite 12

13 Das 1x1 der doppelten Buchführung alle MitarbeiterInnen, die später buchen bzw. anordnen Den TeilnehmerInnen werden die Buchungssystematik und die Kontenstruktur für die doppelte Buchführung erläutert. 1. Rechnungswesensysteme im Überblick 2. Vom T-Konto zum Buchungssatz 3. Bestands- und Erfolgskonten Unterschiede für den Jahresabschluss 4. Übungen Uhr Seite 13

14 Das 1x1 der Kosten- und Leistungsrechnung alle MitarbeiterInnen der Finanzabteilung; Produkt- und Ergebnisverantwortliche Den TeilnehmerInnen werden Grundlagen der Kosten- und Leistungsrechnung vermittelt. Sie sollen Standardberichte der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung verstehen und interpretieren können. 1. Zweck der Kosten- und Leistungsrechnung 2. Was ist eine Kostenartenrechnung 3. Was ist eine Kostenstellenrechnung 4. Was ist eine Kostenträgerrechnung 5. Verrechnungstypen im Überblick 2 Tage, jeweils Uhr Seite 14

15 Das 1x1 des Berichtswesens alle MitarbeiterInnen der Finanzabteilung; Produkt- und Ergebnisverantwortliche Den TeilnehmerInnen werden Standardberichte des externen und internen Rechnungswesens erläutert. Das Seminar zeigt die Verknüpfung zwischen Theorie und der Umsetzung in die Software. Hierzu werden Beispiele aus laufenden Umstellungsprojekten dargestellt. 1. Überblick über die Berichte der Haushaltsplanung und des Haushaltsvollzugs (externes Rechnungswesen) 2. Umsetzung der Berichte in der Software individuelle Anpassungsmöglichkeiten der Berichte 3. Aufbau des KLR-Berichtswesens Beispiele aus Projekten 4. Aufruf von Berichten im System Uhr Seite 15

16 Das 1x1 des Projektmanagements Projektleitung, MitarbeiterInnen und Führungskräfte im NKF-Projekt Mit den TeilnehmerInnen werden eine Projektstruktur und ein Masterplan entwickelt, die auf die konkrete Aufgabenstellung abgestimmt sind. 1. Die Projektaufbauorganisation 2. Das Einführungsprojekt 3. Das Aufstellen von Teilprojekten 4. Die Steuerung und Überwachung 5. Die Planung 6. Die inhaltliche Fixierung 7. Die terminbezogene Fixierung 8. Die Zusammenführung von Aufgabe und Zeit im Masterplan Uhr Seite 16

17 NKF Intensiv MitarbeiterInnen der Kämmerei; ProjektleiterInnen und ProjektmitarbeiterInnen Die TeilnehmerInnen werden in die Grundlagen des Neuen Kommunalen Rechnungs- und Steuerungssystems eingeführt. Dabei wird Wert auf Praxisbezug und Beispiele gelegt 1. gesetzliche und Verfahrensgrundlagen 2. 3-Komponentenrechnung 3. Bilanz 4. Ergebnishaushalt 5. Finanzhaushalt 6. Haushaltsplanung (Teilhaushalte) 7. Haushaltsvollzug 8. Haushaltsrechnung 9. KLR notwendiger Bestandteil jeweils Uhr Seite 17

18 Der Weg zur Eröffnungsbilanz (Teil 1) MitarbeiterInnen der Kämmerei, ProjektleiterInnen, Inventurverantwortliche Den TeilnehmerInnen wird vermittelt, durch welche Vorgehensweise die Eröffnungsbilanz entsteht und welche Schritte hierzu im Detail notwendig sind. 1. Sensibilisierung über den Sinn und Zweck einer Bilanz 2. Sensibilisierung über die Auswirkung der Eröffnungsbilanz auf die mittel- und langfristige Planung der Kommune 3. Aufbau einer Projektorganisation zur Inventur 4. Aufbau einer Inventur- und Bewertungsrichtlinie 5. Erfassungsmaske beweglicher Wirtschaftsgüter 6. Einbindung und Steuerung Dritter für bestimmte Bilanzpositionen 7. Ansatz- und Bewertungsvorschriften nach NKFPraxisbeispiele Uhr Seite 18

19 Erfassung und technische Wertermittlung (Teil 2) MitarbeiterInnen der Projektgruppe Vermögenserfassung, ProjektleiterInnen, Kämmerei/Bau- und Liegenschaftsamt Den TeilnehmerInnen wird, aufbauend auf dem Seminar Der Weg zur Eröffnungsbilanz, im Detail die systemtechnische Umsetzung der Datengenerierung und Datenbearbeitung des immobilen Anlagevermögens über GIS Systeme vermittelt. Tag 1 1. Das Sachanlagevermögen von A-Z 2. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur 3. Datenquellen und Datenerhebung 4. Das GIS als Datenzentrale Tag 2 1. Datenaktualität und Qualitätssicherung 2. Auswertungen aus dem GIS 3. Technische Wertermittlung 4. Praxisbeispiele 2 Tage, jeweils Uhr Seite 19

20 Ansatz und Bewertung (Teil 3) MitarbeiterInnen der Kämmerei, ProjektleiterInnen, Inventurverantwortliche Den TeilnehmerInnen werden, aufbauend auf dem Seminar Der Weg zur Eröffnungsbilanz, die Bewertungsvorschriften im Detail vermittelt. Tag 1 1. Grundlegende Informationen über Ansatz und Bewertung 2. Wesentliche Positionen des Anlagevermögens 3. Wesentliche Positionen des Umlaufvermögens 4. Wesentliche Positionen der Sonderposten 5. Wesentliche Positionen der Verbindlichkeiten 6. Rechnungsabgrenzungsposten 7. Messgröße Eigenkapital Tag 2 1. Bewertung der Immobilien 2. Straßen, Wege, Plätze, Infrastrukturvermögen 3. Ermittlung der Sonderposten 4. Forderungen und Verbindlichkeiten 5. Anforderungen an die Dokumentation 2 Tage, jeweils Uhr Seite 20

21 Buchhaltung (Teil 1) KassenmitarbeiterInnen, ProjektmitarbeiterInnen, ggf. dezentrale Buchungskräfte Den TeilnehmerInnen werden die Grundlagen der Buchführung und die Besonderheiten für Kommunale Gebietskörperschaften aufgezeigt. 1. gesetzliche und Verfahrensgrundlagen 2. Begriffsbestimmungen 3. GoB - Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 4. Kommunale Bilanz und GuV 5. Verbuchung von Sachverhalten 6. Abschreibungen Uhr Seite 21

22 Buchhaltung (Teil 2) KassenmitarbeiterInnen, ProjektmitarbeiterInnen, FinanzbuchhalterInnen, ggf. dezentrale Buchungskräfte Mit den TeilnehmerInnen werden typische und besondere Geschäftsvorfälle eingeübt. Dabei wird besonders auf Abstimmungsarbeiten unterjährig (Monatsabschluss) und zum Jahresende eingegangen. Tag 1 1. Aufbauorganisation im Rechnungswesen 2. Typische Geschäftsprozesse im Rechnungswesen 3. Buchhaltungsorganisation 4. Geschäftsvorfälle buchen Tag 2 1. Buchen von Eingangsrechnungen 2. Buchen von Ausgangsrechnungen 3. Stornorechnung 4. Buchen von Zahlungsverkehr 5. Mahnung 6. Stundung und Aussetzung 2 Tage, jeweils Uhr Seite 22

23 Kosten- und Leistungsrechnung Projektleiter, Budgetverantwortliche, Kämmerei Mittels einiger Beispiele wird der Aufbau einer einfachen Kosten- und Leistungsrechnung in Kommunen aufgezeigt. Anhand eines Betriebsabrechnungsbogens bzw. von Leistungsverrechnungen werden interne Leistungsbeziehungen zwischen Kostenstellen bzw. zwischen einer Kostenstelle und Kostenträger dargestellt. (Voraussetzung für die Teilnahme: Grundkenntnisse in KLR oder das Seminar 1x1 der KLR sind bei den Teilnehmern vorhanden) 1. Bildung von Kostenkategorien (Personal, Sachkosten etc.) 2. Darstellung der Aufbauorganisation in der KLR (Vor- und Endkostenstellen, Querschnitts- bzw. Servicekostenstellen) 3. Definition von Produkte und Leistungen Aggregation zu Produktgruppen bzw. Produktbereichen für Teilhaushalte 4. Verrechnungsformen: leistungsbezogene Verrechnung (Menge x Preis), Umlagen, pauschale Nachverrechnung, betragsmäßige Verrechnung 5. Berichte der KLR 6. Praxisbeispiel Uhr Seite 23

24 Haushaltsplanung Führungskräfte, Führungskräfte in der Kämmerei Mit den TeilnehmerInnen wird eine Struktur zur Entwicklung eines doppischen Haushaltsplanes erarbeitet 1. gesetzliche und Verfahrensgrundlagen 2. Begriffbestimmung der neuen Elemente 3. Wodurch werden Gruppierung, Haushaltsstelle und Unterabschnitt ersetzt 4. Wie werden Kostenstellen und Produkte entwickelt 5. Verknüpfung mit der Kostenartenrechnung 6. Verrechnung der nicht zahlungswirksamen Größen innerhalb der Teilergebnisse Uhr Seite 24

25 Haushaltsplanung und -steuerung Führungskräfte, Führungskräfte in der Kämmerei Mit den TeilnehmerInnen wird ein doppischer Produkthaushalt entwickelt und aufgestellt. Die Verbindung zu den Planungswerkzeugen wird vermittelt. 1. Produktentwicklung aus Steuerungsgesichtspunkten 2. Ableitung der Anforderungen an die Teilrechnungen und Kostenund Leistungsrechnung 3. Budgets (Profitcenter, Kontrakte und Zielvereinbarungen etc.) 4. Entstehungsprozess zum Haushaltsplan 5. Abweichungsanalyse und Steuerung (Controlling) 6. Systemunterstützungen Uhr Seite 25

26 Haushaltsmanagement und -sicherung Kämmerei, Budgetverantwortliche, Führungskräfte Die TeilnehmerInnen bekommen einen Überblick über Instrumente für das Management. Daneben werden Ansätze zur Haushaltssanierung aufgezeigt und dies an Fallbeispielen untermauert. Ein Masterplan zur Haushaltssicherung wird mit den TeilnehmerInnen entwickelt. Tag 1 1. Analyseinstrumente doppischer Haushalte 2. Überblick über den Werkzeugkasten zum Haushaltsmanagement 3. Darstellung sämtlicher Instrumente zur Analyse und Optimierung von doppischen Haushaltsplänen. Wie schafft die Kommune mittelfristig einen Haushaltsausgleich? Tag 2 1. Ursachenanalyse 2. Wie wird ein Masterplan entwickelt? 3. Leitlinien und Maßnahmen zur Umsetzung 4. Strategische Ausrichtung der Haushaltsplanung: Vom mittelfristigen Ergebnis- und Finanzplan zur jährlichen Planung 5. Zusammenhang zwischen Haushalts-Management und Haushaltssanierung 2 Tage, jeweils Uhr Seite 26

27 Verknüpfung des internen und externen Rechnungswesens Controller, Kämmerei, Budgetverantwortliche Die Zusammenhänge zwischen dem internen und externen Rechnungswesen werden erläutert und Einführungsstrategien aufgezeigt. Grundlagen für die Planung im Haushalt und den Budgets sowie der dezentralen Budgetierung und Einrichtung der KLR werden dargestellt. 1. Überlegungen zur Darstellung von Teilhaushalten im HH-Plan 2. Darstellung von Budgets auf der Ebene von Ämtern/Produkten 3. Primärkosten als Ausgangslage für die interne Verrechnung 4. Abgleich zwischen Berichten des internen und externen Rechnungswesens 5. Unterjährige bzw. überjährige Möglichkeit der Budgetsteuerung 6. Abweichungsanalyse und Steuerung 7. Systemunterstützung Uhr Seite 27

28 Die Jahresabschlussarbeiten Kämmerei, Kassenmitarbeiter, Controller, Projektleiter Den TeilnehmerInnen wird ein Überblick über die Jahresabschlussbuchungen vermittelt. Wichtige Bestandteile der Jahresabschlussarbeiten werden anhand von Beispielfällen erklärt. 1. Überprüfung der Abschreibungen (lineare Abschreibungen, Sonderabschreibungen etc.) 2. Grundsätzliches Vorgehen bei der Bewertung, Einstellung und Auflösung von Rückstellungen. 3. Erfassung und Berechnung aktiver Eigenleistungen der Kommune (Bestandsveränderungen) 4. Periodenabgrenzung mit Hilfe aktiver und passiver Rechnungsabgrenzungspositionen bzw. sonstigen Forderungen und sonstigen Verbindlichkeiten 5. Umbuchungen falscher Kostenstellen im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten 6. Berichte des Jahresabschlusses (Ergebnis-, Finanz- und Vermögensrechnung (Schlussbilanz)) Uhr Seite 28

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