Buchhaltung und Rechnungslegung für gemeinnützige Vereine und Stiftungen

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1 Öffentliche Verwaltung / Non-Profit Bereich Finanzen Isabella Löw Buchhaltung und Rechnungslegung für gemeinnützige Vereine und Stiftungen Verlag Dashöfer

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3 Stand: November 2010 Copyright 2010 Dashöfer Holding Ltd., Zypern & Verlag Dashöfer GmbH, Hamburg. Alle Rechte, insbesondere Titelrecht, Lizenzrecht und gewerbliche Schutzrechte sind im alleinigen Eigentum der Dashöfer Holding Ltd. Zypern. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht auf Vervielfältigung und Verbreitung sowie Übersetzung. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (durch Druck, Fotokopie, elektronische oder andere Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert werden. Die in diesem Werk enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erarbeitet, erfolgen aber wegen der uneinheitlichen Ergebnisse in Forschung, Rechtsprechung und Verwaltung ohne Gewähr. Der Verlag haftet insbesondere nicht für den Inhalt der vorgestellten Internet-Seiten. Die Verantwortung für Inhalt und Funktion der Links liegt bei den jeweiligen Betreibern. Satz: Reemers Publishing Services GmbH, Luisenstraße 62, Krefeld Druck: Mailfix e. K., Hamburg

4 Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen Rechtliche Grundlagen Auswahl der Methoden Die Kontenlösung Die Verantwortung für die Finanzen in der Organisation Die Auswahl des geeigneten Steuerbüros Kooperation mit Wirtschaftsprüfung und Finanzamt Zeitplanung im Finanzjahr Der Zweck und die Mittel Die Spende Die Zuwendungsbestätigung Mittelverwendung und Rücklagen Die Tücke liegt im Detail Details im Buchungsalltag Der Buchungsleitfaden Jahresabschluss und Transparenz Elemente des Jahresabschlusses Transparenz der Verwaltungs- und Projektausgaben Ausblick Anhang Begriffe Literatur und Links

5 1 Grundlagen Diese Fachbroschüre richtet sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von gemeinnützigen Vereinen und Stiftungen ebenso wie an deren Vorstände und Geschäftsführung. Es bietet mit Checklisten und Beispielen aus der Praxis eine Entscheidungshilfe für den Vorstand im Alltag einer Organisation. Im Anhang findet sich neben Literaturtipps und Links auch ein Glossar mit den wichtigsten Fachbegriffen. Bei Buchführung und Rechenschaftslegung von Non-Profit-Organisationen (NPO), die als gemeinnützig anerkannt sind, gibt es einige Besonderheiten zu beachten. Zu diesen gehören zum Beispiel, dass häufig Ehren- und Hauptamtliche gemeinsam agieren oder dass die externe Berichterstattung nicht nur den gesetzlichen Regelungen genügen muss, sondern auch anderen Anforderungen. Dazu gehört die Transparenz der Finanzseite der Organisation für diejenigen, die z. B. als Partner im Förderbereich oder als Geldgeber agieren. Es greifen dadurch verschiedene Bereiche ineinander, wie zum Beispiel Buchführung, Jahresabschluss, Außendarstellung und die Anforderungen an die Transparenz der Organisation. Ist die Organisation als gemeinnützig anerkannt, dann hat die Rechenschaftslegung gegenüber dem Finanzamt die höchste Priorität, um die Gemeinnützigkeit und damit die Steuervorteile zu erhalten. Wichtig ist dabei die Unterscheidung Zivilrecht Steuerrecht: Die Gemeinnützigkeit wird unabhängig von den zivilrechtlichen Aspekten der Organisation an- bzw. aberkannt. Ist der Verein ins Vereinsregister eingetragen bzw. die (rechtsfähige) Stiftung von der Stiftungsaufsicht anerkannt, ist in einem zusätzlichen Schritt beim zuständigen Finanzamt die Bescheinigung der Gemeinnützigkeit zu beantragen und jährlich der lückenlose Nachweis der ordnungsgemäßen und zeitnahen Mittelverwendung zu erbringen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, bekommen in dieser Broschüre die Grundlagen der Buchführung und Rechenschaftslegung natürlich genügend Raum; auf die Besonderheiten wird darüber hinaus ausführlich eingegangen. Eines steht fest: Die ordnungsgemäße Buchführung ist notwendig, um die ebenfalls ordnungsgemäße Rechenschaftslegung zu ermöglichen. Es verlangt im Alltag der Organisation einiges an Buchungsdisziplin und Sorgfalt, vor allem aber auch Konsequenz derjenigen, die in der Verwaltung für die Finanzen zustän- 1

6 dig sind, die notwendigen Belege in der korrekten Form beizubringen. Ergänzend zur Buchführung und Rechenschaftslegung, die ja in der Regel der externen Rechenschaftslegung dienen, ist das Controlling ebenfalls ein wichtiger Teil des Rechnungswesens, allerdings des internen. Im Controlling steht die kurz-, mittelund langfristige Steuerung der Organisation im Mittelpunkt. Bei Stiftungen ist der Zweck der Rechenschaftslegung noch dahingehend zu ergänzen, dass es dort auch um den Kapitalerhalt geht eine Stiftung darf schließlich nicht mit dem Kapital, sondern mit den daraus erzielten Erträgen wirtschaften. Wenn dieses Rückgrat der Organisation solide aufgebaut ist, steht auch die Realisierung der gemeinnützigen Zwecke auf einem guten Fundament. Diese Broschüre ist insbesondere dann für Sie hilfreich, wenn Sie: erst vor kurzem ein Vorstandsamt angetreten haben und den Bereich Finanzen besser verstehen wollen in diesem Fall sind die Checklisten für Sie hilfreich, eine Stelle in einer gemeinnützigen Organisation im Bereich Finanzen übernehmen oder Ihre Tätigkeit im Bereich Finanzen in der gemeinnützigen Organisation optimieren wollen in diesen Fällen achten Sie auf die Praxistipps. 1.1 Rechtliche Grundlagen Die Vorschriften, nach denen sich eine als gemeinnützig anerkannte Organisation richten muss, verteilen sich über diverse Rechtsbereiche und Gesetze. Ob eine Organisation als gemeinnützig anerkannt werden kann, richtet sich nach steuerrechtlichen Regelungen, genauer gesagt nach 51 bis 68 der Abgabenordnung (AO), in denen die steuerbegünstigten Zwecke aufgelistet sind; diese Zwecke müssen ausschließlich und unmittelbar realisiert werden. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei nach gemeinnützigen ( 52 AO), mildtätigen ( 53 AO) und kirchlichen Zwecken ( 54 AO). Deshalb ist es ebenso notwendig, dass diese Zwecke in der Satzung der Organisation verankert sind, genauso die Realisierung der Zwecke im Alltag mit der entsprechenden tatsächlichen Geschäftsführung. Da sich diese Broschüre auf die Buchführung konzentriert, wird auf eine ausführliche Darstellung der steuerrecht- 2

7 lichen Regelungen verzichtet. Links zu Informationen hierzu finden Sie im Anhang. Die Anerkennung der Organisation als gemeinnützig bringt zahlreiche steuerliche Vorteile. Bei einer Körperschaft werden normalerweise alle Erträge besteuert. Für die als gemeinnützig anerkannte Organisation gilt aber die Befreiung von der Körperschaftsteuer für alle Erträge, die durch die Realisierung der gemeinnützigen Zwecke, also im ideellen Bereich erzielt wurden. Darüber hinaus erstreckt sich die Befreiung von der Körperschaftsteuer auch auf den Bereich der Vermögensverwaltung und der Zweckbetriebe (zu den insgesamt vier Sphären der Ertragserzielung siehe Kapitel 1.2 Auswahl der Methoden). Satzungsgemäße Mitgliedsbeiträge und Aufnahmegebühren gehören stets zu den Erträgen im ideellen Bereich und sind immer dann ertragssteuerfrei, wenn sie in der Satzung oder z.b. in einer von der Mitgliederversammlung (also dem zuständigen Organ) beschlossenen Beitragsordnung der Höhe nach festgelegt worden sind. Für die Befreiung von der Kapitalertragsteuer (Abgeltungsteuer auf Kapitalerträge) muss die gemeinnützige Organisation den Nachweis der Anerkennung als gemeinnützig führen, z. B. über den vorläufigen Bescheid des Finanzamts über die Anerkennung, den Freistellungsbescheid oder (auf Antrag) die sog. Nichtveranlagungsbescheinigung. Letztere kommt dann in Betracht, wenn das Ausstellungsdatum des letzten Freistellungsbescheides länger als fünf Jahre zurückliegt, ein neuer aber noch nicht erteilt wurde. Auch im Bereich der Verkehrssteuern gibt es Vorteile für gemeinnützige Organisationen. Im ideellen Bereich wird die Organisation mit der Realisierung der gemeinnützigen Zwecke nicht unternehmerisch tätig, d. h. die Tätigkeit unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Auch von der Erbschafts- und Schenkungssteuer sowie der Grundsteuer ist die Organisation befreit. 1.2 Auswahl der Methoden Für die Beibehaltung des Status der Gemeinnützigkeit ist es erforderlich, dass die Organisation regelmäßig gegenüber dem Finanzamt den Nachweis führt, dass die tatsächliche Geschäftsführung mit den Vorgaben aus der Satzung überein- 3

8 stimmt. Diesen Nachweis führt die Organisation durch die ordnungsgemäße Aufzeichnung über die Einnahmen und Ausgaben, das Vermögen und die Tätigkeiten (Protokolle der Sitzungen der höchsten Gremien der Organisation, also der Mitgliederversammlung beim Verein oder z.b. des Stiftungsvorstandes). Damit müssen Sie für Ihre gemeinnützige NPO eine Buchhaltung haben, die sich nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung richtet. Auch in der gemeinnützigen Organisation gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Dies ist der zentrale Satz in der Buchführung und entspricht dem Prinzip der Vollständigkeit. Das bedeutet nicht nur, dass zu jeder Buchung auch ein Beleg vorliegen muss, sondern auch umgekehrt, dass die Buchung nicht durchgeführt werden darf, wenn der Beleg (noch) nicht vorliegt (zum Eigenbeleg kommen wir an späterer Stelle). Des Weiteren muss die Buchführung zeitnah erfolgen, d. h. angemessen nah am Periodenende, beispielsweise dem Monats- oder Quartalsabschluss. Die Buchungen müssen korrekt, also auf den richtigen Konten, durchgeführt werden. Alle Buchungen, wie z. B. Sachspenden, müssen korrekt bewertet sein (was nicht immer einfach ist). Insgesamt muss die Buchführung klar sein. D. h. der Weg vom ersten Beleg bis zum Jahresabschluss muss auch von Dritten nachvollziehbar sein. Je umfangreicher das Geschäftsvolumen (also z. B. die Zahl der Belege), desto detaillierter müssen die Aufzeichnungen sein. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sind also: vollständig korrekt zeitgerecht richtig bewertet klar Nach Abschluss des Geschäftsjahres ist es ebenso gesetzliche Pflicht, einen Jahresabschluss zu erstellen und damit Rechenschaft abzulegen. Es gibt aber keine gesetzlichen Vorgaben, mit welchen der gängigen Methoden eine NPO ihre Buchführung abbildet oder ihren Jahresabschluss erstellt. Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), welches in den 80ff. einige Regelungen zur Stiftung enthält, findet sich nichts darüber, auch nicht im Handelsgesetzbuch 4

9 (HGB). Die Kaufmannseigenschaft des HGB trifft auf Stiftungen nur in den seltensten Fällen zu. Auch die in der Abgabenordnung normierte Pflicht, eine Bilanz zu erstellen, kommt nur in Frage, wenn einzelne Betriebe der Organisation einen Jahresumsatz von mehr als Euro pro Kalenderjahr erwirtschaften. Eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist also für viele Organisationen die geeignete Art des Jahresabschlusses. Die nächste Frage ist, welche Art der Buchführung damit kombiniert wird, wie z. B. die doppelte Buchführung mit Konten oder andere Methoden. Es ist zwar nicht immer zweckmäßig, aber durchaus möglich, eine Haushaltsplanung z. B. nach kameralistischen Grundsätzen durchzuführen und als Instrument für den Jahresabschluss eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu nutzen. Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die gängigen Instrumentarien. In den Zeilen der Tabelle finden Sie die Arten, die systematisch zusammengehören. Tabelle 1: Arten der Buchführung und Rechenschaftslegung Art der Buchführung Einfache Buchführung Doppelte Buchführung Kameralistische Buchführung Art des Jahresabschlusses Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Vermögensverzeichnis Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang Haushalt (Verwaltungs- und Vermögenshaushalt) Des Weiteren ist wichtig, in welchen Bereichen steuerrechtlich gesehen sich die jeweilige Organisation bewegt. Unterschieden werden vier Bereiche: der ideelle Bereich, die Vermögensverwaltung, der Zweckbetrieb und der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb. Welche Tätigkeit in welchen Bereich fällt, hängt nicht nur von der Art der Tätigkeit ab, sondern auch von deren Umfang. Gehört also z. B. einer Organisation eine Immobilie, die sie dafür nutzt, den Vereinszweck zu verwirklichen, fallen die Erträge in den ideellen Bereich. Vermietet sie einen Teil der Immobilie, ohne dass dies der Erfüllung des satzungsgemäßen Zwecks dient, sind die Erträge durch die Vermögensverwaltung erzielt worden. Ist der Umfang der Vermietung allerdings schon der gewerblichen Tätigkeit vergleichbar, ist mindestens der Bereich des Zweck-, wenn nicht sogar schon der des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes erreicht. Werden Erträge nicht nur aus einem, sondern aus 5

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