Tools for Business Success QUALITY MO ES. Verfahrensanweisung Beschaffung & Einkaufprozess. Fachinfo & Tools aus der

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2 Zweck Das beschriebene Verfahren soll sicherstellen, dass die von uns beschafften Produkte die festgelegten Anforderungen erfüllen und das vor der Auftragsvergabe eine angemessene Lieferantenauswahl durchgeführt wird. Die Entscheidung über die Beschaffung von Maschinen und größeren Werkzeugen unterliegt der GF. Bedarfsmeldungen diesbezüglich sind direkt an den GF bzw. den PL zu leiten. Geltungsbereich Die getroffenen Festlegungen gelten für alle Zukaufteile, die direkt oder indirekt in unser Endprodukt eingehen und somit dessen Qualität unmittelbar beeinflussen. Seite 2 von 7

3 Zuständigkeiten und Beschreibungen Prozessablauf Dokumente D M I 10 Materialbedarf ermitteln Bestandsdatei Auftragsverwaltung (EDV) 20 Bestellung notwendig? Nein Ende FB Ja 30 Lieferant vorgegeben? Liste zugelassener Lieferanten (EDV) Nein 40 Angebote einholen Ja Anfragen Beschaffungsdokumente 50 Angebot auswählen Angebote Musterlieferung Liste zugelassener Lieferanten PL 60 Bestellen Bestellliste (EDV) Bestellung Beschaffungsdokumente GF 70 Wareneingang überwachen Bestellliste Lieferschein CL "Wareneingang" 80 termingerechte Lieferung Nein Ja 90 Lieferant anmahnen, ggf. neuen Liefertermin vereinbaren Gesprächsnotiz auf Bestellung/ Mahnung 100 Vergleich Bestellung/Rechnung Bestellung Rechnung Seite 3 von 7

4 Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten: Materialbedarf ermitteln Für alle Verbrauchsmaterialien sind die Mindestbestände hinterlegt Lieferant vorgegeben? In der Liste der zugelassenen Lieferanten befinden sich alle Lieferanten bei denen bestellt werden darf. Im Feld Bemerkungen werden alle Unregelmäßigkeiten (z.b. auffällige Lieferverzögerungen, Fehllieferungen, Qualitätsprobleme) vermerkt. Mindestens einmal jährlich - bei Häufungen von Problemen sofort - wird die Liste kontrolliert und der GF über auffällige Unregelmäßigkeiten informiert. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen (z.b. Gespräch mit Lieferanten) und Verbleiben oder Streichen des Lieferant aus der Liste. Angebote einholen Üblicherweise werden 3 Angebote eingeholt. Angebote auswählen Die Bewertung erfolgt anhand nachfolgender Bewertungskriterien: o Qualitätsmerkmale Produkt o Preis o Lieferzeit o Lieferbedingungen o Zahlungsbedingungen Bei Bedarf wird eine Musterlieferung angefordert Der ausgewählte Lieferant wird in die Liste zugelassener Lieferanten aufgenommen Bestellen Zusammenstellen/Überarbeiten der Beschaffungsdokumente (z.b. Zeichnung, Bestellung). Die Bestellung muss mindestens die Bezeichnungen, Anzahl, Bestellnummer, wenn möglich auch Liefertermin, Liefer-, Fracht- und Zahlungsbedingungen enthalten Beschaffungsdokumente überprüfen, Bestellung durch Unterschrift freigeben Kopie der Bestellung in Ordner Bestellungen abheften. Bei neuen Lieferanten wird das Angebot mit den Vergleichsangeboten und einer kurzen Begründung bzgl. der Auswahl des Lieferanten hinter die Bestellung in den Ordner Bestellungen abgeheftet. Vergleich Bestellung/Rechnung Abweichungen mit Lieferanten klären Seite 4 von 7

5 Prozesskennzahlen: [%] Liefertreue der Lieferanten (Differenz Soll/Ist-Liefertermin) [%] Anzahl Reklamationen/Gesamtlieferungen des Lieferanten Hinweise zur Nutzung des Dokumentes: Zu Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern, die mit Nummern versehen sind, wurden erläuternde Informationen hinterlegt. Zur besseren Zuordnung, wo weitere Informationen hinterlegt wurden, sind die entsprechenden Nummern fett formatiert. Verwendete Abkürzungen: D Durchführungsverantwortung (diese Stelle ist verantwortlich für Umsetzung) M Mitwirkung (diese Stelle ist verpflichtet mitzuwirken) I Information (diese Stelle muss informiert werden) GF Geschäftsführer QMB Qualitätsbeauftragter FB Fachbereich Mitarbeiter Einkauf Erstellt: Geprüft: Freigegeben: Seite 5 von 7

6 Hinweise zur Nutzung der : Die setzt die von der DIN EN ISO 9001:2000 geforderten Vorgaben zum Thema Beschaffung um. Die sich unmittelbar auf den Themenkreis Beschaffung erstreckenden Forderungen der DIN EN ISO 9001 finden Sie nachfolgend dargestellt (Quelle: DIN EN ISO 9001: , Seite 27/28, Herausgeber: Deutsches Institut für Normung e.v., Alleinverkauf durch Beuth Verlag GmbH). 7.4 Beschaffung Beschaffungsprozess Die Organisation muss sicherstellen, dass die beschafften Produkte die festgelegten Beschaffungsanforderungen erfüllen. Art und Umfang der auf den Lieferanten und das beschaffte Produkt angewandten Überwachung müssen vom Einfluss des beschafften Produkts auf die nachfolgende Produktrealisierung oder auf das Endprodukt abhängen. Die Organisation muss Lieferanten auf Grund von deren Fähigkeit beurteilen und auswählen, Produkte entsprechend den Anforderungen der Organisation zu liefern. Es müssen Kriterien für die Auswahl, Beurteilung und Neubeurteilung aufgestellt werden. Aufzeichnungen über die Ergebnisse von Beurteilungen und über notwendige Maßnahmen müssen geführt werden (siehe 4.2.4) Beschaffungsangaben Beschaffungsangaben müssen das zu beschaffende Produkt beschreiben. Soweit angemessen, enthalten diese a) Anforderungen zur Genehmigung von Produkten, Verfahren, Prozessen und Ausrüstung, b) Anforderungen an die Qualifikation des Personals, und c) Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem. Die Organisation muss die Angemessenheit der festgelegten Beschaffungsanforderungen sicherstellen, bevor sie diese dem Lieferanten mitteilt Verifizierung von beschafften Produkten Die Organisation muss die erforderlichen Prüfungen oder sonstigen Tätigkeiten festlegen und verwirklichen, durch die sichergestellt wird, dass das beschaffte Produkt die festgelegten Beschaffungsanforderungen erfüllt. Wenn die Organisation oder ihr Kunde beabsichtigt, Verifizierungstätigkeiten beim Lieferanten durchzuführen, muss die Organisation die beabsichtigten Verifizierungsmaßnahmen und die Methode zur Freigabe des Produkts in den Beschaffungsangaben festlegen. Seite 6 von 7

7 Hinweise zur Anpassung des Dokumentes an die Organisation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2003 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie das Häkchen unter Extras - Optionen... - Ansicht - Formatierungszeichen im Feld Alle, indem Sie dieses anklicken. 2. Löschen Sie das Titelblatt, indem Sie dieses außerhalb der Textfelder markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 3. Löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel, indem Sie diesen markieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Mittels Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile können Sie diese nun öffnen und die Texte und deren Formatierungen entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 5. Die Kopfzeilen-Grafik können Sie wie vorher löschen, indem Sie diese markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 6. Eine neue Grafik fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - Aus Datei ein. 7. Diese Hinweisseite(n) entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Seitenumbruch) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. Seite 7 von 7

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