COMMERCIAL SOLUTIONS. International. Qualitätsmanagement. Solution Manager. Das Kundenmagazin der ComSol AG Commercial Solutions Ausgabe 1/2006

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1 Das Kundenmagazin der ComSol AG Commercial Solutions Ausgabe 1/2006 Qualitätsmanagement Erfolgreiche IT-Projekte: Mit Branchen-Know-how inhaltliche Anforderungen umsetzen Solution Manager SAP-Umgebungen verwalten: Transparenz und Qualität in Systemlandschaften International Bischof + Klein: Internationale ERP-Einführung mit geringem Aufwand COMMERCIAL SOLUTIONS

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3 Editorial Liebe Leserinnen, liebe Leser, Nur ein Drittel aller IT-Projekte werden erfolgreich abgeschlossen, 51 Prozent mit gravierenden Mängeln, 15 Prozent enden sogar als Misserfolg. Das muss nicht sein. Damit die vorgegebenen Ziele erreicht werden, sind effektives Qualitäts- und Projektmanagement eine wichtige Voraussetzung. Zu den wichtigen Kriterien dafür gehören nicht nur Zeit und Budget. Auch die inhaltlichen Anforderungen müssen präzise benannt werden. Dafür benötigt man Branchenwissen und Kenntnisse über die Geschäftsprozesse. Das wissen wir aus vielen erfolgreich abgeschlossenen Projekten. Weil wir unsere Erfahrungen gerne an unsere Kunden und Interessenten weitergeben, haben wir das Thema Qualitäts- und Projektmanagement zum Schwerpunkt für die erste Ausgabe unseres neuen Kundenmagazins gewählt, das zukünftig regelmäßig erscheinen wird. Auf Seite 4 erfahren Sie mehr über unser Verständnis von Qualitätsmanagement. Peter Wesche von der Gartner Group und Andreas Hess von ComSol diskutieren auf Seite 8 über erfolgreiches Projektmanagement. Am Beispiel eines Projektes bei Bischof + Klein stellen wir auf Seite 14 die Besonderheiten des internationalen Projektmanagements ganz konkret vor. Und auf der Seite 12 erfahren Sie mehr über die Einsatzmöglichkeiten des Solution Managers von SAP, der einen wesentlichen Beitrag zur Transparenz und Qualität einer Systemlandschaft leistet. Wir würden uns sehr freuen, wenn für Sie der eine oder andere Artikel von Interesse ist und sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen. Schreiben Sie uns, was Ihnen gefallen und was Ihnen weniger gefallen hat, aber auch, zu welchen Themen Sie sich mehr Informationen von ComSol wünschen. Wir greifen diese gerne auf. Bernd Hellgardt Vorstandssprecher der ComSol AG Inhalt [ 04] Qualitätsmanagement Ein Smart ist (k)ein Porsche Beide haben vier Räder und beide können fahren. Entscheidend für die unterschiedliche Qualität ist jedoch, welche Anforderungen sie erfüllen. Das gilt auch für die IT. [ 08] Projektmanagement IT-Projekte erfolgreich abschließen Peter Wesche und Andreas Hess diskutieren über die Gründe für das Scheitern von IT-Projekten und entwickeln Kriterien für ihren erfolgreichen Abschluss. [ 10] In aller Kürze Richtlinien befolgen Lekkerland ist fit für die Zukunft SAP setzt auf Mittelstand Schulungen bei der ComSol Academy Strategische Partnerschaft mit GK Software Großauftrag für Warenwirtschaft bei T-Punkt [ 12] Solution Manager Transparenz und Qualität in einer Systemlandschaft Einfach ist es sicherlich nicht komplexe SAP-Umgebungen zu verwalten. Beste Hilfestellung bietet hierbei der Solution Manager der SAP AG. [ 14] Internationales Tief im Westen Bischof + Klein vertraut in Deutschland auf SAP-ERP. Doch wie kann das System mit einem Minimum an Aufwand und Kosten an anderen internationalen Standorten eingeführt werden? Impressum Herausgeber ComSol AG Commercial Solutions Europaallee Frechen Telefon: Telefax: Internet: Redaktion und Gestaltung kiosk:mediendienste: Ludwig Janssen Marion Kamp Stefan Kreutzberger Wolfgang Scheible Internet: Fotos/Illustration Seite 3: Dirk Hansen, Seite 4: Projekt Photo, Seite 5: MEV, Seite 6: Deutsche Post World Net, Seite 8: Gartner, Seite 9: Dirk Hansen, Seite 10: SAP AG, Lekkerland, GK Software, Deutsche Telekom, Seite: 13: Corbis, Seite 14: Getty Images Druck Druckhaus Süd, Köln [3]

4 Qualitätsmanagement Ein Smart ist kein Beide haben vier Räder und beide können fahren. Soweit genügen sie den gleichen Qualitätsansprüchen. Der Porsche ist allerdings schneller und der Smart kleiner. Entscheidend für die unterschiedliche Qualität ist deswegen, welche vorher formulierten Anforderungen sie erfüllen. Das gilt auch für IT-Projekte. Seit drei Jahren ist ComSol für das Qualitätsmanagement eines Projektes bei Karstadt zuständig. Die Einbindung der Qualitätssicherung vom Start eines Projektes und über einen so langen Zeitraum ist nicht selbstverständlich, aber durchaus sinnvoll, wie Bernd Hellgardt, Vorstandssprecher der ComSol AG, weiß: Qualitätsmanagement sollte von der Definition über einzelne Projektphasen bis zum Abschluss greifen. Bei Karstadt handelt es sich um ein strategisches Entwicklungsprojekt von SAP, mit dem spezifische Anforderungen des Fashion- und Sporthandels in mysap ERP integriert werden sollen. Qualitätsmanagement in einem Entwicklungsprojekt In dem Projekt, das eine Laufzeit von drei Jahren hat, ist ComSol wesentlich für die Qualitätssicherung zuständig. Weitere Mitarbeiter sind im Laufe des Projektes auch im Architekturteam, in der Entwicklung und in Teilprojekten eingesetzt worden. Zu den Aufgaben des Qualitätsmanagements gehören unter anderem: > Etablierung einer Qualitätssicherung im Projektmanagement-Office (PMO) > Entwicklung von Handlungsempfehlungen für das Projektmanagement > Einführung von Methoden und Standards für Projektmanagement und Qualitätssicherung > Inhaltliche und formale Prüfung aller Ergebnistypen > Projektübergreifende Sicherstellung der Stimmigkeit und Machbarkeit der Konzepte von 16 inhaltlichen Teilprojekten > Unterstützung des Testmanagements Die Aufgabe in der ersten Phase des Projektes bestand darin, die Lücken im bisherigen mysap ERP zum Fashion- und Sporthandel zu analysieren und Spezifikationen für die Integration neuer Anforderungen zu beschreiben. In der zweiten Phase wurde in einem Business- Blue-Print (BBP) festgeschrie- [4]

5 Porsche ben, wie die Anforderungen umgesetzt werden sollen. Es folgten die Design- und die Testphase. Mittlerweile werden alle Prozesse und Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen, wie beispielsweise dem Kassensystem oder den Programmen zur Regaloptimierung, integriert. zukünftig als Großhandelskunden geführt werden müssen. Weil das im Projektplan nicht vorgesehen und mit zusätzlichen Entwicklungskosten verbunden war, wurden die notwendigen Veränderungen dokumentiert. Bernd Hellgardt: Nur dann ist eine eindeutige Überprüfung der ursprünglichen inhaltlichen Projektziele sowie von Budget und Zeitplan möglich. IT-Projekte ufern aus Qualitätssicherung ist in allen Phasen notwendig egal, ob es sich um große oder kleinere Projekte handelt. Entscheidend ist sie vor allem beim Start eines Projektes: Inhaltliche Qualitätssicherung in der Initiierungsphase kann frühzeitig Prozesslücken oder Fehler im Projektplan aufdecken. Werden sie in der Initiierungsoder BBP-Phase übersehen, müssen sie mit großem Aufwand und enormen Kosten im Laufe des Projektes oder nach dem Produktivstart nachgebessert werden. Denn IT-Projekte stehen immer in der Gefahr, dass sie ausufern, scheitern oder problematisch enden wie viele Untersuchungen belegen. Deswegen ist es eine entscheidende Aufgabe der Qualitätssicherung, solche Fehler zu finden und zu vermeiden. Sind trotzdem Änderungen des ursprünglichen Projektplans notwendig, müssen diese als Change- Request dokumentiert werden. Im Laufe des Karstadt-Projektes wurden beispielsweise Filialen verkauft, die Qualitätssicherung als Stabsstelle Um diese Aufgaben realisieren zu können, muss die Qualitätssicherung als Stabsstelle im Projektmanagement angesiedelt sein. In größeren Projekten ist sie integraler Bestandteil des Projektmanagement-Office (PMO), in kleineren eine projektbegleitende Aufgabe mit unterschiedlichen Schwerpunkten in den verschiedenen Projektphasen (siehe Abbildung auf Seite 7). Zu ihren Kompetenzen gehört die Information und Beratung der Projektleitung bei Planabweichungen und über Optimierungspotenziale. Sie hat nur bei der inhaltlichen Abnahme von Projektergebnissen sowie bei der Definition von Methoden und Standards Entscheidungskompetenz und muss auf alle Projektinformationen zugreifen können. In IT-Projekten gibt es immer wieder Zielkonflikte: Für den IT-Leiter ist das Ziel ein sauberer Programm-Code; die Anwender möchten mit der Eingabemaske möglichst effektiv [5]

6 [6] und schnell arbeiten können; der Projektleiter ist für die Einhaltung von Zeit- und Budgetplan verantwortlich. Für alle Beteiligten ist es deswegen hilfreich, wenn die Qualitätssicherung beispielsweise darauf hinweist, dass ein bestimmter Qualitätsgrad der Anwendung oder der Schulungsgrad der Anwender noch nicht ausreichend ist. Qualitätsmanagement als Stabsstelle hat für die Projektleitung auch die Funktion eines Schutzschildes. Sie kann ihr den Rücken für unbegründete oder unrealistische Anforderungen frei halten, weiß Bernd Hellgardt aus eigener Erfahrung in vielen Projekten. Zu den Aufgaben von Qualitätssicherung, wie sie ComSol versteht, kann auch der Support oder das Coaching der Projektleitung, die Formulierung eines Projektauftrages oder QM-Plans gehören. Häufig werden dabei Pufferzeiten nicht bzw. zu knapp berücksichtigt. Meilensteine können allerdings nur umgesetzt werden, wenn es einen zeitlichen Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse gibt, die nicht zu vermeiden sind. Beispiele aus der Praxis Neben dem Projekt bei Karstadt war ComSol in den letzten Jahren in einer Vielzahl weiterer Unternehmen für ganz unterschiedliche Aspekte des Qualitätsmanagements zuständig. Coaching der Projektleitung, Qualitätssicherung und Testmanagement waren die Aufgaben von ComSol bei der Produktivsetzung von SAP Retail in Filialen der Deutschen Post. Die Einführung stellte große Anforderungen an das Unternehmen und deren Dienstleister. Eine der schwierigsten Aufgaben war die Integration des neuen Warenwirtschaftssystems in den Systemverbund der Deutschen Post. Hierbei wurde großen Wert auf die Qualitätssicherung gelegt. In einem ersten Schritt wurde ein Verfahren für das Qualitätsmanagement als Querschnittsfunktion in der Projektorganisation aufgebaut, sowohl für die fachlichen Anforderungen, als auch für die projektinterne Prozessgestaltung. Anschließend etablierte ComSol das Testmanagement von der Planung über die Steuerung bis zur Durchführung der Tests selbst. Bei Bischof + Klein wiederum hat Com- Sol die Rolle eines Coach in einem internationalen Projekt übernommen (siehe dazu Seite 14). Die Besonderheiten im Projekt Deployment bei der Bayer AG lagen in den umfangreichen gesetzlichen Anforderungen und Bestimmungen für die Pharmaindustrie, die berücksichtigt werden mussten. Zu den konkreten Aufgaben gehörten die formale Prüfung aller Konzepte, Spezifikationen und Programmvorgaben, die Definition und Überwachung der Verfahrensstandards sowie die Einrichtung einer zentralen Datenbank zur Projektdokumentation. Von dem Unternehmen Andreas-Noris Zahn wurde ComSol mit der Analyse von Schnitt- und Schwachstellen bei einem externen Dienstleister für das Rechenzentrum beauftragt. Darüber hinaus wurden Katastrophen- und Backup- Szenarien entwickelt sowie Schlüsselindikatoren für die IT definiert. Qualität muss messbar sein Die Qualität von Projektergebnissen kann nur abschließend beurteilt werden, wenn sie beim Projektstart definiert werden und wenn sie messbar sind. Ein Porsche ist eben (k)ein Smart. Die gewünschten Ergebnisse sollten deswegen beim Projektstart im Projektplan möglichst präzise und messbar beschrieben werden. Als Hilfsmittel dafür hat die Deutschsprachige SAP Anwendergruppe (DSAG e.v.) gemeinsam mit der Gartner Group qualitätsbezogene Key-Performance-Indikatoren (KPIs) für IT-Projekte entwickelt. Zu den KPIs in der als besonders wichtig hervorgehobenen Initiierungsphase eines Projektes gehören danach: > Präzise Beschreibung des Projektauftrages > Einbeziehung der besten Anwender > Schaffung von optimalen Rahmenbedingungen für die Messung von KPIs > Formulierung eines detaillierten Anforderungskatalogs > Realistische Projektplanung (Pufferzeiten einplanen) Für die Implementierungsphase werden folgende KPIs genannt: > Schulungsgrad des Projektteams > Qualität der Berater > Abdeckungsgrad der betriebswirtschaftlichen Prozesse durch das System > Bedienerfreundlichkeit > Beherrschbarkeit der Anwendungen und Schnittstellen

7 Aufgaben der Qualitätssicherung in den einzelnen Projektphasen BBP Realisierung Projektvorbereitung Produktionsvorbereitung Go-Live und Support Stetige Optimierung Beratung der Projektleitung Definition von Methoden und Standards Coaching des Teams Abnahme BBP Architekturthemen Testmanagement Abnahme Change-Requests Abnahme Programmvorgaben und Schnittstellen Schwerpunkt Integrationstest Testen Testen Schließlich für Test und Rollout: > Schulungsgrad der Anwender > Definierter und gelieferter Funktionsumfang > Grad der Fehlerfreiheit > Qualität der Stamm- und Bewegungsdaten > Ausfallsicherheit Inhaltliche Qualitätssicherung ternehmens passen oder ob sie den Anforderungen der Fachabteilungen und Anwender entsprechen. Zur inhaltlichen Qualitätssicherung gehört ebenfalls das Überprüfen einzelner Ergebnistypen, beispielsweise der Programmvorgaben oder der Testergebnisse, die Sicherstellung der Durchgängigkeit einzelner Prozesse in verschiedenen Teilprojekten sowie die Überwachung von Schnittstellen zu anderen Systemen. QS-Päpste werden sich angesichts unserer ganz unterschiedlichen Projekte vermutlich fragen, welchen Begriff von Qualitätssicherung wir haben, vermutet Bernd Hellgardt. Geschäftsprozesse und damit auch IT-Prozesse berühren allerdings häufig viele Bereiche des Unternehmens gleichermaßen, beispielsweise Einkauf, Logistik und Vertrieb. Mit einer rein formalen Qualitätssicherung, die nur überprüft, ob die Qualität der Dokumente stimmt, ob die Quellcodes verständlich sind oder ob das Budget eingehalten wird, wird man den inhaltlichen Qualitätsanforderungen eines Projektes nicht gerecht. Formale Qualitätssicherung machen alle, wir selbstverständlich auch, betont er. Bestimmte Methoden und Standards wie Projekthandbuch, Vorlagen für BBP, grafisch aufbereitete Checklisten mit der ASAP-Methode, Geschäftsprozessmodellierung mit Aris oder Testautomatisierungen mit ecatt sind selbstverständlich. Uns zeichnet jedoch aus, dass wir Qualität in IT-Projekte hinein planen können. Schließlich kennen wir die Geschäftsprozesse im Handel und in der Konsumgüterindustrie und können deswegen einen inhaltlichen Mehrwert bieten. Inhaltlich überprüft wird beispielsweise, ob bestimmte Lösungen Best Practice sind, ob sie zu den Geschäftsprozessen des Un- Nutzen der Qualitätssicherung Wir bekommen in den Projekten auch immer wieder Entwicklungsanträge, die über den Standard hinaus gehen, berichtet Bernd Hellgardt. Weil ComSol die Geschäftsprozesse von Handel und Konsumgüterindustrie kennt, können die Mitarbeiter beurteilen, ob der Aufwand dafür vertretbar ist. Häufig stellt sich allerdings heraus, dass bestimmte Anforderungen im Standard mit kleinen Änderungen machbar sind oder die Entwicklungskosten in keinem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen stehen. An diesem Beispiel zeigt sich auch der finanzielle Nutzen der Qualitätssicherung auch wenn dies beim Start eines Projektes nicht immer in Euro und Cent beziffert werden kann. Bernd Hellgardt: Die Frage ist nicht, wer sich Qualitätssicherung in IT-Projekten leisten kann, sondern wer darauf verzichten will. < [7]

8 Projektmanagement IT-Projekte erfolgreich Peter Wesche ist Program Director des Executive [8] Programs bei Gartner. Er berät kontinuierlich CIOs und andere Top-Entscheider großer Unternehmen in strategischen und taktischen Technologie-Fragen. Sein Fokus ist Supply Chain und Utility im deutschen Sprachraum. Erstaunlich viele IT-Projekte werden nicht in Zeit, Budget und der geforderten Qualität abgeschlossen. Peter Wesche und Andreas Hess diskutieren die Gründe und zeigen dabei Kriterien für erfolgreiche IT-Projekte auf. Herr Wesche, scheitern tatsächlich so viele IT-Projekte, wie behauptet wird? Peter Wesche: Die Standish Group hat IT-Projekte untersucht. Danach enden 15 Prozent als Misserfolg. Die Grauzone, in der ein Projekt nicht wirklich erfolgreich ist, liegt bei 51 Prozent. Erfolgreich abgeschlossen wurden nach dieser Untersuchung nur etwa ein Drittel aller IT-Projekte. Andreas Hess: Ich kenne solche Zahlen, kann sie aus unseren Erfahrungen aber nicht bestätigen. Peter Wesche: Das glaube ich Ihnen gerne. Der Grund dafür ist, dass externe Dienstleister erfolgreiche Referenzprojekte realisieren wollen. Sie gehen deswegen mit höheren Ansprüchen an Qualitätssicherung und Projektmanagement an IT-Projekte heran als interne IT-Abteilungen. Wo sehen Sie die Gründe für das Scheitern von IT-Projekten? Peter Wesche: Bei der Initiierung und Planung wird häufig die Kommunikation vernachlässigt. Damit meine ich nicht nur die Kommunikation an sich, sondern auch, dass im Projekt die Sprache des Business gesprochen werden muss. Fachabteilungen wollen sich nicht mit technischen Details beschäftigen. Und die IT neigt dazu, das mit Priorität umzusetzen, was sie besonders gut kann und das zu vernachlässigen, wo Fachabteilungen einbezogen werden müssen. IT-Projekte brauchen deswegen ein Regelungs- und Steuerungssystem: eine Governance. Für externe Dienstleister ist außerdem wichtig, die Kultur des Unternehmens zu kennen und zu berücksichtigen. Unter- IT-Projekte brauchen ein Regelungs- und Steuerungssystem. nehmen, die stark auf Traditionen setzen, arbeiten anders also solche, die bereits Erfahrungen mit großen und anspruchsvollen Projekten haben. Andreas Hess: Hinzu kommt, dass Anforderungen in der Initiierungsphase häufig nicht exakt genug beschrieben werden. Wenn nicht vermittelt wird, welche Ziele erreicht und welche Anforderungen erfüllt werden sollen, werden falsche Erwartungen geweckt. Deswegen ist die Initiierungsphase eines Projektes so wichtig. Peter Wesche: Ich vergleiche das gerne mit dem Hausbau: Wenn ich mit dem Architekten einen ordentlichen Plan mache und er mich gut berät, müssen später keine Wände eingerissen oder Heizkörper versetzt werden. Werden Veränderungen gegenüber dem Plan nicht dokumentiert, kommt es zwangsläufig zu Zeit- und Budgetproblemen. Change-Management muss deswegen selbstverständlicher Bestandteil von IT-Projekten sein. Ohne ein ordentliches Change-Management sollte ein Projektmanager keine Veränderungen in seinem Projekt zulassen. Herr Hess, wie gehen Sie mit Änderungswünschen im Projekt um? Andreas Hess: Wenn man sie nicht dokumentiert, überfrachtet man das Projekt mit immer neuen Anforderungen. Der Projektsponsor muss dann davon ausgehen, dass auch die zusätzlichen Anforderungen in der vorgegebenen Zeit und dem genehmigten Budget realisiert werden können. Unentbehrliche Änderungswünsche müssen ordentlich über ein Change-Request-Verfahren im Projekt aufgenommen werden. Wir

9 Zwischen Fach- und IT-Abteilung wird immer wieder darüber diskutiert, welche Besonderheiten neben Standards berücksichtigt werden sollen. Peter Wesche: Richtschnur sollte sein: So viel Standard wie möglich und so wenig Abweichungen wie nötig. Schließlich hat man sich aus guten Gründen für eine Stanabschließen :)) raten dazu, alle übrigen Änderungswünsche festzuhalten und nach dem Produktivstart wieder aufzugreifen. Häufig stellt sich dann heraus, dass viele nicht wirklich notwendig sind. Peter Wesche: Das Stichwort Projektsponsor greife ich gerne auf. Über ihn wird zwar viel geredet, er wird aber häufig zu wenig in IT-Projekte einbezogen. In einem unserer großen ERP-Projekte hat der CFO jeden Monat einen ganzen Tag hinter verschlossenen Türen mit allen Projektverantwortlichen über den Fortgang des Projektes diskutiert. Dabei wurde auch Kritik und Unzufriedenheit offen und deutlich formuliert. So etwas sollte als Best Practice aufgenommen werden. Eine Anforderung, die ich nicht messen kannn, ist nur schwer zu erfüllen. dardlösung entschieden, die alle wesentlichen Prozesse abbilden sollte. Andreas Hess: Stimmt. Abgesehen davon können Standardlösungen gemeinhin sehr viel mehr als vermutet wird. Ich bin immer wieder erstaunt, wenn Entwicklungsanträge gestellt werden, die mit kleinen Tricks oder dem Drehen an einer Stellschraube auch im Standard realisiert werden können. Woran kann man den Erfolg eines IT-Projektes messen? Peter Wesche: Time und Budget sind nur vordergründig. Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn das Business anschließend seine Investition in Form von mehr Effektivität und Effizienz zurück bekommt. Andreas Hess: Eine Anforderung, die ich nicht messen kann, ist nur schwer zu erfüllen und als Erfolg oder Misserfolg zu bewerten. Notwendig sind deswegen qualitätsbezogene und businessorientierte Key-Performance-Indikatoren, solche wie sie beispielsweise Gartner gemeinsam mit der Deutschen Anwendergruppe für SAP entwickelt hat. Wir definieren für unsere Kunden nachvollziehbare und messbare KPIs. < Andreas Hess ist Head of IT-Management und QA-Consulting bei der ComSol AG. Er beschäftigt sich vor allem mit den Themen Qualitätsmanagement in Projekten sowie professionellem Projektmanagement. Was in IT-Projekten schief läuft System erweist sich als ungeeignet 46 % Projekt bringt keine Business-Vorteile Anwender lehnen System ab System kommt zu spät Technik funktioniert nicht Unternehmensziele haben sich geändert Notwendige Veränderungen im Business scheitern System wird nicht mehr gebraucht 22 % 40 % 38 % 37 % 37 % 35 % 35 % Quelle: Forbes, Gartner, 2004 [9]

10 In aller Kürze IT-Budgets Das SAP-Beratungshaus Raad Consult befragte rund deutsche SAP-Anwender zu ihren IT-Budgets im Jahr Ergebnis: Im Durchschnitt sollen sie im Vergleich zu 2005 um 0,2 Prozent sinken. Für das Jahr 2005 hatten die befragten Firmen noch Kürzungen von 1,1 Prozent im Vergleich zum Vorjahr umgesetzt. Ein Jahr zuvor waren es sogar 2,9 Prozent. Gartner erwartet hingegen für das kommende Jahr in Nordamerika und Westeuropa eine Steigerung der IT-Budgets um zehn bis 15 Prozent. Die Gelder, die nicht für den reinen Betrieb notwendig sind, würden jedoch zum größten Teil in die Anpassung der IT an gesetzliche Bestimmungen und andere Regularien investiert. SAP setzt stärker auf Mittelstand Mit dem neuen Geschäftsbereichsleiter für Mittelstandslösungen, Andreas Naunin, soll die SAP-Organisation eine stärkere Branchenorientierung erhalten. Über das Partnerprogramm SAP PartnerEdge werden rund 600 branchenspezifische mysap All-in-one-Lösungen angeboten. Jede Lösung beinhaltet integrierte SAP Best Practices für die spezifischen Geschäftsprozesse. Weltweit werden mittelständische SAP-Lösungen von Kunden in 50 Ländern eingesetzt. Bis zum Jahr 2010 wollen die Walldorfer im Segment Mittelstand 45 Prozent ihres Umsatzes erwirtschaften. Derzeit beträgt der Anteil nach eigenen Angaben rund 30 Prozent. Der Anteil der Kunden mit weniger als 500 Mitarbeitern beträgt bei SAP in Deutschland erstaunliche 63 Prozent. Besonders hoch ist der Anteil mittelständischer Unternehmen im Handel, in der Konsumgüter-, Dienstleistungs- und in der rohstoffverarbeitenden Industrie. Logistik Fit für die Zukunft Nach nur fünf Monaten Vorbereitung stellte Lekkerland mit Hilfe von ComSol Anfang Dezember 2005 seine Niederlassung in Lohfelden auf das neue Lagerverwaltungssystem SAP LES um. Die sprachgesteuerte Kommissionierung (Pick by Voice) konnte problemlos angedockt werden. Laut Wolfgang Scheid, IT-Leiter bei Lekkerland, war die schlanke und effektive Arbeit des Teams einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für das Projekt. Das Frechener Unternehmen ist Vorreiter in der Wachstumsbranche Convenience: Mitarbeiter versorgen mit 600 Transportfahrzeugen rund Kunden in ganz Deutschland mit verschie- IT- und Projektschulungen ComSol Academy denen Produkten. Ein logistischer Kraftakt, der operative Spitzenleistungen und 100- prozentigen Service erfordert. Um die Schnittstelle zwischen Lager, Fuhrpark und Kunden zu optimieren und um alle Lagerabläufe vom Wareneingang bis zur Auslieferung zukünftig beleglos abwickeln zu können, soll in allen Niederlassungen noch im Jahr 2006 SAP LES eingeführt werden. Die Leitung des ehrgeizigen Projektes lag bei Dr. Thomas Vomhof von ComSol. Er war für die Konzeption, für Programmvorgaben und Tests zuständig und wird auch den Rollout für die weiteren 18 Niederlassungen koordinieren. Das neue Seminarprogramm der ComSol AG ist zugeschnitten auf die Applikationen von SAP und deren Einsatz im Handel und in der Konsumgüterindustrie. Es bietet kompakte Schulungen mit hohem Praxisbezug. Erfahrene Seniorberater führen informativ und praxisnah durch die komplexe Materie. Neben bewährten Basiskursen wie mysap für Führungskräfte, Integrationstests im SAP-Umfeld oder Datenarchivierung mit PBS bietet das Programm neue Kurse insbesondere im Bereich Projektmanagement: Grundlagen erfolgreichen Projektmanagements oder Kommunikation und Coaching in der Projektarbeit. Neu sind auch die Kurse Systemmonitoring mit dem Solution Manager und Überblick und Customizing zu CRM. Alle Kurse können als Inhouse- Schulung mit spezieller Ausrichtung auf firmenspezifische Belange durchgeführt werden. Weiter Informationen zum Schulungsangebot stehen unter bereit. Eine persönliche Beratung erhalten Sie unter der Telefonnummer [10]

11 Termine ComSol-Veranstaltungen mysap Archiving Day 2006 In der gut besuchten Veranstaltung Ende Januar erfuhren circa 50 IT-Verantwortliche alles darüber, wie die Datenarchivierung in mysap effizient und kostengünstig organisiert, den neuen gesetzlichen Bestimmungen sowie den GDPdU-Richtlinien entsprochen werden kann. Sie lernten unterschiedliche Konzepte sowie die PBS archive add ons kennen und bewerten. Neben praktischen Demonstrationen wurde aus aktuellen Projekten zu den SAP- Modulen IS-U, FI-CA und LO-AB berichtet. Dabei wurden Besonderheiten wie die Archivierung von kundenspezifischen Tabellen und die Anbindung von EMC- Centera-Speichersystemen berücksichtigt. Methoden und Tools für sichere und effiziente SAP-Projekte Im Mittelpunkt dieser Veranstaltung stehen Erfolgsfaktoren für eine sichere und effiziente SAP-Projektierung. Neben klassischen Einführungsprojekten werden auch Verfahren für internationale Templateund Rollout-Projekte sowie Methoden und Werkzeuge für Projektmanagement und Qualitätssicherung vorgestellt. Der SAP Solution Manager, ecatt und der TM Transport-Manager werden demonstriert. Norbert Paulus, IT-Leiter bei der Home Shopping Europe AG, erläutert die erfolgreiche Projektleitung und Qualitätssicherung beim Aufbau eines der modernsten Logistikzentren im Versandhandel. Termin: 16. Februar 2006 Infotag Releasewechsel Der schon traditionelle Infotag informiert über branchenspezifische Funktionen von Release Enterprise bis ERP. Die Teilnehmer lernen Methoden kennen, mit denen ein Releasewechsel effizient und sicher durchgeführt werden kann. Informationen über die neuen Technologien sollen dabei helfen, Strategien für den Releasewechsel erfolgreich umzusetzen. Experten beantworten Fragen und Mitarbeiter des HP-Competence-Center zeigen, welche Anforderungen erfüllt sein müssen. Termin: 23. Februar 2006 Weitere Veranstaltungen: 8. März 2006: Filialsysteme mit SAP 28. März 2006: SAP Systemintegration 9. Mai 2006: Business-Intelligence Neues von ComSol Strategische Partnerschaft ComSol ist eine strategische Partnerschaft mit der Firma GK Software eingegangen. Die Zusammenarbeit ermöglicht es, innovative Filiallösungen inklusive Kassensystem anzubieten. Dazu wurde bei Com- Sol ein eigenes Retail-Labor eingerichtet. Dort sind die Möglichkeiten der Intergration von Kassensystemen mit SAP Retail in allen Varianten eingerichtet und testbar. Großauftrag Nach erfolgreichem Abschluss der Konzeptphase hat die T-Punkt Vertriebsgesellschaft der ComSol den Auftrag zur Einführung einer integrierten Warenwirtschaftslösung erteilt. Diese umfasst auf der Basis von SAP Netweaver-Komponenten und dem Retail-Store die operative Abwicklung für den Vertrieb des Telekom-Konzerns an private End- und Geschäftskunden. Compliance Es wird Zeit, Richtlinien zu befolgen Das Geflecht nationaler und internationaler Bestimmungen wird immer komplexer. Neue Gesetze wie Sarbanes Oxley, IAS, Basel II oder die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) verlangen von Unternehmen, ihr Informationsmanagement und die Datenverarbeitung auf den Prüfstand zu stellen und zu ändern. Eine Vielzahl von Mitteilungs- und Veröffentlichungspflichten, die entsprechende Archivierung, klare Noch keine Vorkehrungen getroffen Projekt geplant In der Umsetzungsphase Projekt abgeschlossen Quelle: IT-Research 11 % 5 % 37 % 47 % Zuständigkeiten und Haftungsvorschriften und die Einhaltung der entsprechenden Gesetze (Compliance) erschweren das Betreiben komplexer IT-Systeme. Und es kostet viel Geld: Laut Insiderschätzungen soll allein die Einführung der Compliance-Regel Basel II die Unternehmen mehr gekostet haben als die IT-Umstellung beim Jahrtausendwechsel. Dabei gehen deutsche Firmen die notwendigen Compliance-Vorhaben noch zögerlich an: Laut einer Umfrage unter 124 Führungskräften haben bislang nur knapp fünf Prozent der befragten Unternehmen entsprechende Projekte abgeschlossen. Erst bis Ende 2006, in 2007 oder später will die Mehrzahl abschließend handeln und damit ihre Geschäftsprozesse und die jeweiligen Kontrollen wie gesetzlich gefordert lückenlos und revisionssicher dokumentieren. Datenarchivierung Um Lösungen für die Datenarchivierung dynamisch wachsender SAP-Systeme zu bieten, baut Com- Sol das Beratungs- und Lösungsangebot basierend auf den Erfahrungen aus Handel und Konsumgüterindustrie aus. In Zusammenarbeit mit der PBS Software GmbH wurde mit dem Pilotkunden 1&1 Internet AG eine Lösung für das FI-CA realisiert. Aktuell wurden erste Projekte zur Archivierung bei Versorgungsunternehmen in Verbindung mit dem IS-U gestartet. Damit ist es nun beispielsweise auch im Vertragskontokorrent möglich, den Speicherbedarf drastisch zu reduzieren und die Performance zu verbessern. [11]

12 Solution Manager Transparenz und Qualität in einer Systemlandschaft [12] Einfach ist es sicherlich nicht, komplexe SAP-Umgebungen zu verwalten. Beste Hilfestellung bietet hierbei der Solution Manager der SAP AG. Wer nicht den Überblick behält, behält gar nichts. Diese Redewendung gilt auch in komplexen SAP-Umgebungen. Rund um die Uhr müssen Systemverwalter für den Support sorgen, die Technik und ihre Wirkung auf Geschäftsprozesse überwachen, neue Prozesse aufsetzen und ein lückenloses Berichtswesen sicherstellen. In der SAP-Welt steht ihnen dabei schon seit Jahren ein Helfer mit mächtigen Werkzeugen zur Seite: der Solution Manager, aktuell in der Version 4.0. Die Kommunikationsplattform bildet die zentrale Säule der Service- und Support-Infrastruktur von SAP. SAP-Anwender erhalten das Verwaltungswerkzeug im Rahmen der jährlichen Systemwartung. Installiert ist es bereits von über Unternehmen mit komplexen SAP-Landschaften. Allerdings sind die Fähigkeiten dieses Werkzeuges laut SAP das Frontend der Service-Infrastruktur bei vielen SAP-Anwendern noch wenig bekannt. Genutzt werden in der Regel nur Teilfunktionen. Aber der Solution Manager kann mehr: Er stellt Inhalte, Funktionen und Methoden zur Verfügung, um SAP-Anwendungen einzuführen und zu überwachen und sorgt für den Support. Er ist mit den Systemen des jeweiligen Unternehmens und mit den Backend-Anwendungen bei der SAP und dem SAP Service-Marktplatz verbunden. Damit legt er den Grundstein für eine enge Zusammenarbeit des Unternehmens mit dem Service und Support der SAP. SAP selbst sieht den Solution Manager als Werkzeug eines neuen Anwenderty- pus, der einen konsistenten und an Geschäftsprozessen ausgerichteten Ansatz verfolgt. Er ist mit allen verfügbaren SAP-Lösungen kompatibel und soll den gesamten Lebenszyklus begleiten. Der Solution Manager bietet folgende Funktionen: Implementation, Service-Delivery, Solution-Monitoring, Change-Request-Management und Service-Desk. Transparenz schaffen und Überblick behalten Welche Systeme sind vorhanden? Welche Geschäftsprozesse sind wie implementiert? Welche Änderungen wurden vorgenommen? Auf diese Fragen gibt der Solution Manager detailliert Antwort. Er sammelt zentral alle relevanten Informationen, analysiert die Ist-Situation und schafft die erforderliche Transparenz. Als eigenes System (Instanz) innerhalb der gesamten Systemlandschaft (SAP- und Non-SAP-Systeme) hält der Solution Manager Verbindungen zu sämtlichen Systemen und bietet weitreichende Funktionen im Bereich der Software-Synchronisation und -Verteilung. Die Funktion Customizing-Scout erlaubt so beispielsweise die Definition eines Mastersystems, dessen Customizing-Einstellungen sich mandantenorientiert und mandantenübergreifend vergleichen und steuern lassen. Insbesondere innerhalb einer Business-Suite-Umgebung ist es erforderlich, Systemeinstellungen über die Systeme hinweg (z.b. ERP, BW und CRM) identisch zu halten bzw. Einstellungen des Mastersystems zu verteilen. Unerlässlich für eine zuverlässige IT-Lösung ist das Überprüfen und Testen, ob die Konfiguration der Anwendungen die Anforderungen auch erfüllt. Mit dem Test- Organizer steht hierfür eine zentrale Testkoordination zur Verfügung. Er kann den Aufwand zur Organisation und Durchführung von Tests deutlich verringern. Ein großer Vorteil ist auch, dass einmal angelegte Testfälle, Doku-

13 mentationen oder automatische Testskripte wieder verwendet werden können. Klar geregelte Prozesse, eine lückenlose Dokumentation sowie ein flexibler Genehmigungsworkflow sind Merkmale des Change-Request-Management im Solution Manager. Dabei dokumentiert die Software sämtliche Arbeitsschritte, die während einer Änderung durchgeführt werden. Die Anwender sind jederzeit informiert, woher eine Anforderung kam, wer sie umgesetzt hat und wann sie ins System eingespielt wurde. Damit erfüllt der Solution Manager auch die Anforderungen aufsichtsrechtlicher Bestimmungen: Wer was wann getan, wer kontrolliert und die Genehmigung erteilt hat, lässt sich jederzeit beantworten. Prozesse auf einen Blick überwachen An einer Stelle in der Systemlandschaft tritt ein Problem auf. Hat dies Auswirkungen auf andere Aktivitäten, und wenn ja welche? Bei der Komplexität moderner Systeme mit ihren verschiedenen internen und externen Schnittstellen und den Geschäftsprozesse wird es immer schwieriger, alle Zusammenhänge und Folgen zu erkennen sowie richtig und effizient zu reagieren. Das verlangt nach einem umfassenden Echtzeitmonitoring. Der Solution Manager kann den Ablauf von Geschäftsprozessen mit den zugehörigen Schritten, Schnittstellen und den diver- sen technischen Komponenten grafisch abbilden. Es können so genannte Monitoringobjekte definiert werden, denen sich im Fehlerfall Alarmmeldungen zuordnen lassen, die direkt auf die dazugehörigen Prozessschritte verweisen. Unmittelbar kann die Relevanz für den gesamten Geschäftsablauf bewertet und können geeignete Maßnahmen eingeleitet werden. Schaltstelle der Geschäftsprozess-Überwachung ist die grafische Monitoringoberfläche. Auf einen Blick bietet der Solution Manager den Gesamtüberblick über den Zustand aller verwendeten Systeme und der zu überwachenden Prozesse. Release 4.0 im Test Mit dem aktuell in die Ramp-Up-Testphase gegangenen Release 4.0 wird es leichter als bisher, den Wechsel von SAP R/3 auf mysap ERP 2004 zu vollziehen. Der Solution Manager bekam ein besseres Benutzer-Interface für den Service-Desk und ermöglicht über Schnittstellen das ankoppeln von Produkten auch anderer Anbieter. Neben neuen Funktionen für die Einhaltung von ComplianceRichtlinien lässt sich auch der Zusatzdienst Expert on Demand ankoppeln. Dieser SAP-Service erlaubt es dem Kunden auch bei Fragen und Problemen, die nicht Fehlermeldungen betreffen, einen Spezialisten in Walldorf [13] hinzuzuziehen. <

14 Internationales Go West Der Folien- und Verpackungsspezialist Bischof + Klein vertraut in Deutschland auf SAP-ERP. Doch wie kann er das System mit einem Minimum an Aufwand und Kosten an anderen Standorten einführen? [14] Heidekraut und Hügel leuchten blau, während sich der Severn, Großbritanniens längster Fluss, gemächlich durch das Tal schlängelt. Hier an der Grenze von North Wales scheinen die Uhren still zu stehen. Hinter den Kulissen geht es jedoch höchst fortschrittlich voran, denn in Telford Shropshire befindet sich eine von zehn Produktionsstätten von Bischof + Klein. Der globale Verpackungsspezialist ist für seine Dynamik bekannt: Ob flexible Verpackungen für Gartendünger, Reinraum- und Hygieneartikel, Lebensmittel, Tiernahrung, Wasch- und Reinigungsmittel, petrochemische Produkte oder Spezialfolien für technische Anwendungen die Produktpalette wird kontinuierlich ergänzt. Eine Erfolgskomponente unserer Arbeit ist, schnell auf veränderte Markt- und Kundenanforderungen zu reagieren, erklärt Dieter Schmedt, IT-Leiter von Bischof + Klein. Daher investieren wir kontinuierlich in modernste Technologien. Komplexität vermeiden Der Anspruch der Kunden an flexible Verpackungen und technischen Folien nimmt ständig zu. Wir überprüfen daher regelmäßig die Effizienz des Waren- und Informationsflusses, um unnötige Komplexität zu vermeiden, sagt Schmedt. Die Bestands- und Bedarfsdaten der Kunden werden beispielsweise ohne Umwege eingepflegt. Und die daraus resultierenden Zahlen werden direkt an die Lieferanten weitergeleitet. Unser Ziel ist ein Kunden- Lieferanten-Verhältnis, in dem beide Seiten von der alltäglichen betriebswirtschaftlichen Routine weitestgehend befreit sind, so Schmedt weiter. Möglich wird dies durch einen papierlosen Daten- und Informationsaustausch sowie den Einsatz von Standards und automatisierten Prozessen. So betreibt die Unternehmensgruppe in ihrem Stammwerk in Lengerich ein zentrales SAP-ERP-System für 600 Anwender. Dieses System soll ab Mitte 2006 auch den Mitarbeitern in Telford Shropshire zur Verfügung stehen inklusive aller relevanter Einstellungen. Auch die Bürokommunikationssoftware soll mittelfristig über eine Online-Verbindung zentral unterstützt werden. Die Leitung für dieses Projekt haben wir der ComSol AG übertragen. Dabei waren neben ihrem Branchen- Know-how die internationalen Erfahrungen sowie der Vorschlag, auf Basis eines Templates zu arbeiten, ausschlaggebend, erläutert der IT-Leiter die Entscheidung. Einheitliche Standards Besagtes Template bezeichnet ein standardisiertes Konzept, auf dessen Basis alle Standorte arbeiten können. Dabei werden stabile, funktionierende Prozesse 1:1 übertragen. So lässt sich der Aufwand für weitere Rollouts in Frankreich und Polen um jeweils etwa 50 Prozent senken. Durch die Reduktion auf das Wesentliche können wir das System überall in kürzester Zeit absolut verlässlich einführen, sagt Ralf Driessen, Projektmanager von ComSol. Über zusätzliche Deployment-Sets wird festgelegt, welche Verfahren und Werkzeuge gelten. Und anhand eines speziellen Projektplans werden länderspezifische Gegebenheiten berücksichtigt. In die Projektplanung sollten stets die unterschiedlichsten unternehmensspezifischen Anforderungen einfließen, so Driessen. Die enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichskoordinatoren sowie EDV-Mitarbeitern am deutschen und englischen Standort ist für uns daher besonders wichtig. Auf enge Zusammenarbeit setzt man auch beim Coaching der Bischof + Klein-Mitarbeiter: Sie werden mit einer Testautomatisierung (ecatt) vertraut gemacht ein weiterer Beitrag, den Aufwand der geplanten Rollouts zu reduzieren. <

15 Data Quality Profitable Software & Solutions Optimierte Datenqualität in SAP R/3 & mysap CRM Anwendungen Data Cleansing Data Enhancement Data Integration Data Profiling Data Warehousing Business Intelligence Compliance CRM ecommerce Marketing Solutions rund um die Adresse Auszug aus der Kundenliste: Volkswagen (Automobil), Fiducia/Orga (Dienstleistung), Deutsche Börse (Finanzsektor), Lekkerland (Großhandel), Messe Frankfurt (Messe), Haufe Mediengruppe (Verlag) Kontakt: Uniserv GmbH Rastatter Straße Pforzheim Tel / Fax / Data Quality Software & Solutions

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