Invoice Reporting FAQ. Invoice Reporting 1 Produkt Einführung Verwendung Umgang mit Rechnungs- und Verbindungsdaten...

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1 Invoice Reporting 1 Produkt Einführung Verwendung Umgang mit Rechnungs- und Verbindungsdaten Diverses Produkt 1. Was ist Invoice Reporting? Wozu setze ich Invoice Reporting ein? 2. Wie passt Invoice Reporting zu ebill, einvoice, DuoBill, VF Spend Mgr. und zu den Papierrechnungen? Invoice Reporting ist eine Web-Applikation im Swisscom Extranet (sog. eservice). Invoice Reporting erlaubt Ihnen den Zugriff auf ihre Rechnungs- und Verbindungsdaten und stellt ein Portfolio an direkt verwertbaren Standard- Auswertungen zur Verfügung. Invoice Reporting bezieht die Rechnungs- und Verbindungsdaten aus bis zu vier Datenquellen (Swisscom Billing-Systeme), abhängig von den Produkten, die Sie nutzen. Setzen Sie Invoice Reporting ein, um ihre Swisscom Rechnungen zu kontrollieren, die zugrunde liegenden Verbindungsdaten zu analysieren und die Kosten intern auf Kostenträger (z.b. Mitarbeitende oder Kostenstellen) zu verteilen (nur mit Option Reference Management). Invoice Reporting stellt ihre Rechnungs - und Verbindungsdaten dar. Die Rohdaten stellen ihnen alle zugrunde liegenden Daten zur eigenen Verarbeitung in der Betriebsbuchhaltung zur Verfügung. Invoice Reporting deckt einen grossen Teil der Funktionalität von ebill ab. Vorerst wird ebill unverändert weiter betrieben. Mittelfristig wird ebill durch Invoice Reporting abgelöst. Weder Invoice Reporting, die Rohdaten noch ebill ersetzen die für die Finanzbuchhaltung relevanten Swisscom Papierrechnungen. Dank Invoice Reporting können Sie all Ihre Rechnungen künftig auf wenige Sammelrechnungen reduzieren lassen. DuoBill erlaubt durch Selbstdeklaration die Aufteilung der Mobilkommunikationskosten auf eine geschäftliche und auf eine private Papierrechnung und verträgt sich einwandfrei mit Invoice Reporting. In Invoice Reporting 1/7

2 1 Produkt werden nur die Daten der geschäftlichen Mobilkommunikationskosten ausgewiesen. einvoice ist die MWSt.-konforme elektronische Alternative zum Bezug der Swisscom Papierrechnungen. Vodafone bietet ihren globalen Kunden den Spend Manager an. Für den Schweizer Vodafone-Kunden liefert Swisscom (auf Bestellung) die Mobilkommunikationsdaten zur Aufbereitung und Darstellung an Vodafone resp. an den Spend Manager. Dabei handelt es sich nicht um die identischen Rohdaten, wie sie in Invoice Reporting verwendet werden. Sie werden speziell aufbereitet. 3. Was kostet Invoice Reporting? Warum ist es nicht gratis? 4. Ich habe Verbesserungsvorschläge. Wo/wie kann ich diese einbringen? Invoice Reporting ist eine umfassende Web-Applikation (inkl. tief greifenden Backend-Systemen und Data Marts). Das Verarbeiten der Rechnungs- und Verbindungsdaten wird Ihnen wesentlich erleichtert und die gewünschte Transparenz ermöglicht. Sie können sofort mit dem Cockpit und den Standard-Auswertungen arbeiten. Invoice Reporting gibt es in den Ausprägungen light und premium, sowie speziellen Ausprägungen für Business Numbers (BNU) und Outsourcing. Zu Invoice Reporting premium können die Optionen Reference Management und Raw Data und Temporärer Direktzugriff (Beziehen von Auswertungen ohne Login) bestellt werden. Invoice Reporting premium kostet /Monat. Alle anderen Ausprägungen sind kostenfrei. Die Initialisierung für die Produktausprägungen premium und light (Mapping der Kundendaten/-rechnungen auf Invoice Reporting) kostet einmalig CHF 1' Für Business Numbers werden diese Initialisierungskosten nicht in Rechnung gestellt. Schicken Sie uns ihre konkreten Verbesserungsvorschläge mit genauen Angaben per Feedback-Formular. 2/7

3 5. Brauche ich Invoice Reporting Eine Detaillierte Übersicht der Funktionen finden Sie auf premium oder light? Wann brauche dem Factsheet. Verlangen sie dieses bei Ihrem ich Invoice Reporting BNU? Kundenbetreuer. Invoice Reporting light bietet folgende Basisfunktionen: Sie können damit Ihre Rechnungen ansehen (keine PDF-Ansicht der Originalrechnungen. Einsicht in die Verbindungsdaten (Verbindungen Express) Abspeichern einzelner Verbindungsnachweise in PDF- oder CSV-Format -Versand von Verbindungsnachweisen an Empfänger Ihres Unternehmens, die ebenfalls ein Invoice Reporting Benutzerkonto besitzen. Verwendung von Standardauswertungen Invoice Reporting premium bietet folgende Zusatzfunktionen: Option Raw Data (Rohdaten-Bezug) Option Reference Management (Swisscom-Daten mit eigenen Kostenstellen-Informationen anreichern) Erweiterte Analysemöglichkeit der Rechnungspositionen ( Aufschlüsselung sämtlicher Kosten) Erweiterte Analysemöglichkeit der Verbindungsdaten Versand von s an Empfänger, die über keinen Invoice Reporting Account verfügen (Achtung: unverschlüsselter Versand von Daten via Internet). Einschränkung der Datenrechte für einzelne Benutzer Invoice Reporting BNU brauchen Sie, wenn sie ein Business Number-Produkt von Swisscom beziehen und die Statistikdaten ihrer Business Numbers auswerten wollen. Mit Invoice Reporting BNU stehen ausschliesslich die BNU- Statistikdaten zur Verfügung. Wenn Sie auch die Rechnungsdaten der Business Numbers auswerten wollen, brauchen Sie Invoice Reporting light oder premium. 3/7

4 2 Einführung 6. Ich verwende heute noch keine Rohdaten. Was muss ich tun, damit ich die neuen Invoice Reporting Rohdaten erhalte? Sie verwenden heute bereits Invoice Reporting: Der Masteruser muss mittels Bestellformular (Links in der Navigation unter Administration) in Invoice Reporting die Option Raw Data bestellen. Sie haben noch keinen Invoice Reporting-Account: Bestellen Sie die premium-version von Invoice Reporting, denn nur mit ihr können Sie die Option Raw Data verwenden. Teilen Sie uns im Bemerkungsfeld mit, dass sie die Option Raw Data mitbestellen wollen. Sie können mit Invoice Reporting Auswertungen erstellen, sobald die Rechnungs- und Verbindungsdaten erstmalig geladen sind. Die Vormonatsdaten werden in der Regel Mitte Monat geladen. Gewisse Auswertungen sind erst möglich, wenn die Daten aus allen Datenquellen (Billing- Systeme) geladen sind. 7. Wie kann ich weitere Benutzer auf Invoice Reporting aufschalten? 8. Wie kann ich lernen, Invoice Reporting zu bedienen? Wenden Sie sich an ihren firmeninternen Master User für das Extranet. Er stellt sicher, dass weitere Benutzer ins Extranet zugreifen können und Zugriff für Invoice Reporting erhalten. Neue Benutzer erhalten von Swisscom eine , wenn Invoice Reporting für sie bereit steht. Im Extranet finden sie dann unter eservices zusätzlich den direkten Link zu Invoice Reporting. Invoice Reporting wird mit einer Vorkonfiguration ausgeliefert, die Ihnen erlaubt sofort damit zu arbeiten. Die wichtigsten Aufgaben erledigen Sie im Cockpit und in Meine Auswertungen. Beachten Sie die Hilfe-Texte in der rechten Spalte des Bildschirms, mit konkreten Tipps zur jeweiligen Seite. Nutzen Sie das Benutzerhandbuch direkt in der Applikation, um sich über einzelne Themen zu informieren. Wenden Sie sich mit weiteren Fragen an den Invoice Reporting Support: (Mo-Fr, 7:30-17:30 Uhr). 4/7

5 3 Verwendung 9. Wie werde ich über Änderungen des Rohdaten-Formats informiert? Wo finde ich die Spezifikation dazu? 10. Wo sind Auswertungen, die ich im letzten Monat erstellt habe? 11. Warum erhalte ich Business Numbers-Daten nicht in Echtzeit sondern nur 24-stündlich? 12. Kann ich in Invoice Reporting auch Mutationen (Change) vornehmen? (z.b. Roaming-Option abschalten) Verwenden Sie die technische Spezifik ation der Rohdaten, (unten rechts auf der Seite) um sich auf den Bezug der erweiterten Rohdaten vorzubereiten. Wir sind darum bemüht, Sie bei Änderungen am Format der Rohdaten nach Möglichkeit drei Monate zum Voraus per E- Mail zu informieren. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie ihre Adresse in der Benutzerverwaltung aktuell halten. Invoice Reporting aktualisiert ihre Auswertungen automatisch. Auslöser für eine Aktualisierung ist der Daten- Numbers Load (in der Regel monatlich; bei Business täglich). Die Auswertungen in Meine Auswertungen werden neu berechnet und stehen auf Wunsch auch direkt als PDF oder CSV zur Verfügung. Auswertungen aus den Vormonaten (resp. Vortagen) finden Sie im Menü (rechts, je Auswertung) unter vergangene Auswertungen. Falls Sie diese Auswertungen in den Vormonaten schon als CSV oder PDF bestellt hatten, finden Sie diese auch direkt im Download-Bereich, sofern Sie sie nicht gelöscht haben. Beachten Sie, dass HTML-Auswertungen, die auf verschiedenen Datenquellen basieren, erst dann stimmen, wenn alle benötigten Datenbereiche geladen wurden. Das Vorsystem, an welches Invoice Reporting angeschlossen ist, verarbeitet die täglichen Daten jeweils in der Nacht. Bis die Daten in Invoice Reporting geladen sind, wir es in der Regel 8 Uhr am nächsten Morgen. Die Daten des Vortags beinhalten alle Calls bis ca. 16 Uhr. Sie können keine Mutationen machen, die in die Swisscom- Systeme zurück gespiesen werden. Wenden Sie sich an ihren Kundenbetreuer, um zu erfahren, wo sie ihre Mutationen melden können. 5/7

6 13. Wie erfahre ich wichtige Informationen (z.b. bei Änderungen, verspäteten Datenlieferungen, etc.)? Beachten Sie die Armatur Datenstatus : sie zeigt an, wie neu die aktuellsten, zur Verfügung stehenden Daten sind. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie ihre aktuelle -Adresse unter Meine Daten eingetragen haben, damit wir Sie direkt erreichen können. Weiter finden Sie aktuelle Informationen im Cockpit auf der rechten Seite. 14. Wer kann mich auf Invoice schulen? Reporting Swisscom bietet folgende Schulungsoptionen an: Telefonische Schulung (kostenlos) Vorort-Schulung standard (ca. 2,5 Stunden; CHF ) Vorort-Schulung premium (ca. 3,5 Stunden; CHF ) Sie können die Schulung telefonisch oder via Support formular in Invoice Reporting bestellen. Wir werden uns dann mit Ihnen in Verbindung setzen und einen Termin vereinbaren. Invoice Reporting wird mit einer Vorkonfiguration ausgeliefert, die Ihnen erlaubt sofort damit zu arbeiten. Die wichtigsten Aufgaben erledigen Sie im Cockpit und in Meine Auswertungen. Beachten Sie die Hilfe-Texte in der rechten Spalte des Bildschirms, mit konkreten Tipps zur jeweiligen Seite. Nutzen Sie das Benutzerhandbuch und die Häufig gestellten Fragen (s) direkt in der Applikation, um sich über einzelne Themen zu informieren. Wenden Sie sich mit weiteren Fragen an den Invoice Reporting Support: (Mo-Fr, 7:30 bis 17:30 Uhr). 15. Wo kann ich Fragen zu Invoice Reporting selber beantworten? Beachten Sie die Hilfe-Texte in der rechten Spalte des Bildschirms, mit konkreten Tipps zur jeweiligen Seite. Nutzen Sie das Benutzerhandbuch direkt in der Applikation, um sich über einzelne Themen zu informieren. 6/7

7 4 Umgang mit Rechnungs- und Verbindungsdaten 16. Wer in meinem Unternehmen hat Zugriff auf unsere Rechnungs- und Verbindungsdaten? 17. Ist der Versand von Auswer tungen per aus Datenschutzgründen heikel? Swisscom Rechnungs- und Verbindungsdaten sind in Papierrechnungen, ebill, InterTax, Invoice Reporting, einvoice und Vodafone Spend Manager einsehbar. In Invoice Reporting ist der Master User fürs Extranet, sowie der Telco Manager in Invoice Reporting verantwortlich für die Vergabe und Kontrolle der Zugriffsrechte (sog. Funktions- und Datenrechte). Unter Meine Daten finden Sie die Angaben zu ihrem Master User resp. Telco Manager. Gehen Sie mit Rechnungs- und Verbindungsdaten verantwortungsvoll um. Beachten Sie den Datenschutz, wenn Sie das Nutzungsverhalten Ihrer Mitarbeiter auswerten (die Verbindungsdaten beinhalten besonders schützenswerte Daten). Stellen Sie mittels Vergabe von Funktionsrollen durch den Master User und mittels Datenberechtigungen durch den Telco Manager sicher, dass keine unberechtigten Personen Zugriff auf die Daten erhalten. Beachten Sie unbedingt, dass bei der Verwendung der Funktion temporäre Geheim-URL Ihre Daten unverschlüsselt durchs Internet versendet werden. 5 Diverses 18. Ich möchte meine Rechnungen vollständig elektronisch abwickeln. Hat Swisscom dazu eine Lösung? Ja. einvoice ist eine vollwertige, elektronische Alternative zu den Swisscom Papierrechnungen. Wenden Sie sich an ihren Swisscom Kundenbetreuer oder an den Invoice Reporting Support: (Mo-Fr, 7:30 bis 17:30 Uhr). 7/7