BAU- PROJEKTAKTE DIGITALE ABLAGE IM DATEISYSTEM

Transkript

1 Bild einfügen, via Folienmaster Ansicht Folienmaster, das Bild in den Hintergrund geben, damit das Logo ganz oben ist! Bei Motiv darauf achten, dass das Logo gut erkennbar ist (passendes Logo wählen positives oder negatives Logo) BAU- PROJEKTAKTE DIGITALE ABLAGE IM DATEISYSTEM Gerald Egger BMG - Koordinator Technische Bestandsdokumentation Schulungsunterlage V1.00,

2 Inhalt Vorgabe Aufbau Bauakte, Dokumentenlauf Organisatorisches Erstellung der Bauprojektakte Erstellung von Beschaffungsakten Regeln Automatische Beschlagwortung und Überführung ins DOXiS - Ablauf Frequently-Asked-Questions (FAQ) 2

3 Vorgaben Ausgangsbasis 2010 Einführung des Dokumentenmanagementsystems DOXiS in der ASFINAG * geschäftsrelevante Dokumente sind im DMS abzulegen * Auslagerung der Bauaktenführung an externe ÖBA s * für Externe keine direkte Ablage in DOXiS möglich * Richtlinie RL_020 Ablage geschäftsrelevanter Dokumente Lösungsansatz Dokumentenablage im Dateisystem = Arbeitsumgebung = ASFINAG-interne Projektablage Voraussetzung Bauakten-Struktur im Dateisystem > äquivalent zu DOXiS Ziel Einfaches System zur DOXiS-Beschlagwortung Automatische Übertragung vom Dateisystem -> DOXiS Reduktion des Aufwandes für die Ablage und Beschlagwortung 3

4 Bauakte - Aufbau Bauakte 1. Projektmanagement 2. Schriftverkehr 3. Umwelt und Verfahren 4. Projektphasen 5. Beschaffung, Auftragsabwicklung 6. Grundeinlöse 7. Bestandsdokumentation Sub Akte Beschaffungsakte 1 Sub Akte Beschaffungsakte 2 Sub Akte A. Betriebsführungsunterlagen B. Technische Bestandsdokumentation -> vorrangige Befüllung der Punkte 1, 4, 5, (7) durch ÖBA 4

5 Dokumentenlauf - Schema ASFiNAG BMG-Projekt (PL,TE, Ass) Örtliche Bauaufsicht Sharepoint, FTP, BMG-PRO - Bauakte Internes Laufwerk - Dateisystem Ordner - DOXiS-Struktur Filekürzel - Dokumentart DOXiS- Automatik- Beschlagwortung DOXiS Massenimport Doxis

6 Organisatorisches Was wird dazu benötigt? Vorlage: Bauakte - Ordnerstrukturen..\..\..\PRO_Vorlagen\DX_Bauakte_Vorlage (Download im ASFINAG - FTP-Bereich) Inhalt: Bauakten-Struktur (mit und ohne Dokumentarten-Ordner) Hilfedateien _Bauaktenstruktur_Doxis-Neu_V2.00.doc _Bauaktenstruktur_Was_kommt_Wo_rein.xls _Bauaktenstruktur_Dokumentenarten_Doxis- Neu_V2.05.doc 6

7 Erstellung der Bauprojektakte Möglichst kurze Projektbezeichnung ohne Sonder- und Leerzeichen (bitte Namensgebung mit ASFINAG-PL abstimmen) 7

8 Erstellung der Bauprojektakte Vorlageordner in Projektordner kopieren (01 07) 8

9 Erstellung von Beschaffungsakten in der Bauakte Ordnerstruktur aus Vorlage -> \05_Bea_Abw\ BS_30xxxxxx_ASF_2013_xxxxxx_Musterakte BS_ Beschaffung, GE_ Grundeinlöse * pro Beschaffung in den Ordner 05_Bea_Abw kopieren * der Ordner der Beschaffungsart (zb. 01_DV ) muss erhalten bleiben * nicht benötigte Verfahrens -Ordner können entfernt werden Verpflichtende Ordnerbezeichnungen BS_Auftragsnummer_Doxis-Geschäftszahl_Auftragstitel z.b. BS_ _ASF_2011_ EM_DL_DP_2013 9

10 Beispiel Beschaffungsakte Verfahren 10

11 Beispiel Vertragsabwicklung Dokumentarten 11

12 Regeln Automatische Erkennung der DOXiS-Kategorisierung (Bauakte Kategorisierungsordner) Ordnernamen der Haupt- und 1-ten SubOrdner dürfen nicht verändert werden. 12

13 Automatische Erkennung der DOXiS-Kategorisierung 13

14 Automatische Erkennung der DOXiS-Dokumentart (siehe _Bauaktenstruktur_Dokumentenarten_Doxis-Neu_V2.03.docx ) Variante 1 : mittels Kürzel in Dateiname z.b _AV_Doxis.doc PROT_Besprechung.pdf Variante 2: Dateiablage in Dokumentarten - SubOrdnern 14

15 ASFINAG-Intern: Automatische Beschlagwortung und Überführung ins DOXiS - Ablauf Absuchen aller Unterordner im Projekt auf neue Dateien Erstellung der DOXiS-Beschlagwortung Einspielung der neuen Dateien ins DOXiS Umbenennen der neu gefundenen Dateien auf Filename -> DX_*.* Dateien, welche nicht übernommen werden: Dateien DX_ am Beginn des Namens Dateien NDX_ am Beginn des Namens Dateien in vordefinierten Ordnern z.b. 00_Bauakte_alt, Dateien in Ordnern mit xx_ am Beginn des Ordnernamens Dateien mit vordefinierten Namen z.b. Thumbs.db, 15

16 F.A.Q. s Kann ich eigene SubOrdner erstellen? JA, aber erst unterhalb der fixen Bauakte- Kategorisierungsordner Die Ordnerbezeichnungen werden als Doxis-Stichwörter übernommen Wie oft wird von ÖBA ins Haus geliefert? nach Vereinbarung mit dem Projektleiter Option 1: bei Projektabschluss - die gesamte digitale Bauakte Option 2: Während des Projektablaufes: in periodischen Abständen: immer nur die neu hinzugekommenen Dokumente 16

17 Hilfreiche Freeware-Tools zum Datenmanagement FreeCommander XE Dateiexplorer 2 Fenstern und Zusatzfunktionen DirPrintOK Analysetool Ordnerstrukturen, Erstellung von File- und Ordnerlisten 17

18 Kontaktdaten: DI Gerald Egger BMG TU Koordinator Technische Bestandsdokumentation Tel:

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