DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT

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1 DIE EFFIZIENTE LÖSUNG FÜR ARCHIVIERUNG UND DOKUMENTENMANAGEMENT

2 Ordnung schaffen. Kosten senken. Wenn Ihnen Ihr Papierarchiv über den Kopf wächst, haben wir die richtige Lösung für Sie: tegos.docma bringt zig Regalmeter Akten auf einem Server unter einfach, schnell und transparent. tegos.docma ist selbstverständlich absolut gesetzeskonform und gewährleistet, dass alle Belege gezielt gefunden werden. Die zeitraubende Papierablage entfällt dadurch genauso wie die aufwändige Suche im Papierarchiv. Zudem erübrigen sich die Raumkosten für das Archiv. Ein effizientes Dokumentenmanagement ist damit ebenso gewährleistet wie ein schneller Return on Investment. Highlights Vollständige Integration in Microsoft Dynamics NAV Kompatibilität mit Microsoft Office Programmen Intuitive Bedienung durch bekannte Microsoft Komponenten Gesetzeskonforme Archivierung Dokumente per Drag & Drop zuordnen Modernste, selbst-lernende OCR-Software Halb- und vollautomatische Erkennung von Eingangsbelegen Zertifizierte Lösung Flexible Architektur, individuell anpassbar Kurze Implementierungszeit Einfache Erstellung von komplexen Workflows Abbildung von verschiedensten Scanszenarien Frei definierbare Rechte und Rollen Schneller Return on investment 02

3 Vollständig integriert. Und Office-kompatibel. tegos.docma ist vollständig in Microsoft Dynamics NAV integriert. Somit werden ausgehende Belege (Verkaufsangebote, Kundenrechnungen, Einkaufsbestellungen etc.) automatisch archiviert und sind direkt mit den Vorgängen in der Unternehmenssoftware verknüpft. Eingehende Belege können komfortabel vorgangsbezogen abgelegt werden. Aus Belegen und Objekten von Dynamics NAV z.b. Debitoren oder Rechnungen kann direkt auf alle zugeordneten Archivbelege verzweigt werden. tegos.docma ist zudem mit allen Office-Produkten kompatibel. Beliebige Dateien, z.b. Microsoft Word oder Excel, können nicht nur im Archiv abgelegt, sondern auch bearbeitet werden. So können z.b. alle wichtigen Dateien zu einem Projekt gemeinsam mit den kaufmännischen Daten in einer Kunden- oder Projektakte abgelegt werden. Drag and Drop. Oder lieber intelligent. Die Zuordnung von eingehenden Belegen zu Geschäftspartnern, Projekten oder bereits vorhandenen Belegen erfolgt dabei einfach mit der Maus per Drag and Drop. Der digitalisierte Beleg wird mit der Maus in die sogenannte Drop-Zone gezogen, die bei vielen Objekten und Belegen von Dynamics NAV vorhanden ist. Die Zuordnung von Belegen zu Vorgängen ist damit ein Kinderspiel. Optional können Eingangsbelege mittels OCR-Technik halb- oder vollautomatisch erkannt und ausgelesen werden. Die Archivierung der Eingangsbelege erfolgt dann je nach gewählter Technik teilweise oder weitestgehend automatisch vorgangsbezogen. 03

4 Finden statt suchen. Natürlich stehen alle bekannten Filter- und Such-Funktionen von Dynamics NAV, wie z.b. Navigate, zur Verfügung. Von den Belegen oder Objekten von Dynamics NAV z.b. Angeboten oder Kreditoren kann direkt zu den zugeordneten Archivbelegen gegangen werden. Jedes Dokument wird im Zuge der digitalen Archivierung automatisch oder anwendergesteuert mit individuellen Schlagworten versehen. Neben den Suchfunktionen von Dynamics NAV stehen damit zusätzliche Informationen für das gezielte Finden von Dokumenten zur Verfügung. Wer lieber mit digitalen Akten arbeitet, kann auch direkt in dem digitalen Archiv Dokumente finden. Hier wird eine Bibliothek eingerichtet, in der Dokumente in frei definierter Ordnung abgelegt werden. Die übersichtliche Struktur des Webbrowsers ermöglicht ein einfaches Navigieren in den Akten. 04

5 Flexibel. Ausbaufähig. Kostengünstig. tegos.docma zeichnet sich durch seine schlanke und flexible Architektur aus. tegos.docma besteht aus verschiedenen Bausteinen, die je nach Anforderungen individuell zusammengestellt werden können. Durch die Verwendung bereits bekannter Microsoft Technologien wie Dynamics NAV und des Sharepoint Servers ist der Schulungsaufwand für die Anwender sehr gering. Eine Lösung. Viele Einsatzmöglichkeiten. Die Basisversion von tegos.docma bildet eine einfache digitale Ablage aller ein- und ausgehenden Belege, die das Finden von Dokumenten erheblich beschleunigt. Zusätzlich können die Belege natürlich revisionssicher archiviert werden, so dass allen gesetzlichen Anforderungen an ein Unternehmensarchiv erfüllt werden. OCR-Scanner ermöglichen das weitgehend automatisierte Scannen und Archivieren der Eingangsbelege. Eine weitere Ausbaustufe stellt das Modul Workflow-Management dar, das die Definition umfassender Arbeitsabläufe ermöglicht. Und schließlich steht mit tegos.docma auch die Technologie zur Verfügung, die für den Aufbau eines Kundenportals genutzt werden kann. Komfortables Scannen. Das Scannen der Eingangsbelege wird durch die Verwendung von Barcodes komfortabel. Sie erleichtern die Massenverarbeitung von Eingangsbelegen. tegos.docma unterstützt sowohl eindimensionale Strichcodes als auch zweidimensionale Würfelcodes. Der Barcode dient dabei als Dokumententrenner anhand des Barcodes erkennt die Software den Beginn eines neuen Dokuments und auch zur Identifizierung einzelner Dokumente. Die eindeutige Identifizierung von Dokumenten ist besonders interessant bei Belegrückläufern, z.b. Lieferscheinen, die aus Dynamics NAV mit Barcode gedruckt werden und deren unterschriebene Version automatisch durch den Barcode erkannt und archiviert wird. Auch frühes und spätes Scannen wird durch Barcodes vereinfacht. Nachdem ein Beleg einmal mit Barcode gescannt wurde, werden weitere Versionen, z.b. mit handschriftlichen Freigaben oder Buchungsvermerken, automatisch der ursprünglich gescannten Version hinzugefügt. 05

6 Neueste Technologie. Höchste Sicherheit. tegos.docma basiert auf zukunftssicherer Software des weltweit führenden Softwareherstellers. Der Microsoft SQL-Server und Microsoft Sharepoint bilden als Basis von tegos.docma ideale Ergänzungen zu Microsoft Dynamics NAV. Die gemeinsame Microsoft-Plattform gewährleistet ein Höchstmaß an Kompatibilität der verschiedenen Produkte und die Zukunftssicherheit Ihrer Investition. Wissen vernetzen. tegos.docma bildet die ideale Wissensplattform für Ihre Mitarbeiter. Dokumente, die üblicherweise im Unternehmen verstreut aufgehoben werden, können hier auf einer einheitlichen Plattform zusammengeführt werden. Strukturierte Belege, wie Angebote oder Rechnungen, werden üblicherweise in der Unternehmenssoftware gespeichert. Unstrukturierte Dokumente, wie Projektpläne oder Verträge, liegen z.t. als Dateien vor, häufig aber auch nur in gedruckter Form. tegos.docma bietet die Möglichkeit, diese Dokumente strukturiert zusammenzuführen und sie allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Und über die Web-Oberfläche von tegos.docma nicht nur im Unternehmen, sondern überall, wo ein Internet-Zugang vorhanden ist. 06

7 Über die tegos GmbH 1996 in Dortmund gegründet, ist die tegos GmbH heute ein international führender Hersteller integrierter Unternehmenssoftware für die Recycling- und Entsorgungswirtschaft. Die branchenspezifischen Software-Lösungen werden auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV entwickelt und weltweit erfolgreich eingesetzt. Das internationale Partnernetzwerk von tegos betreut 400 Unternehmen in Europa, Nordamerika und Australien. Über die d.velop AG tegos.docma nutzt auch Funktionen von ecspand der Enterprise Content Management-Lösung der d.velop AG. Auf Basis der über 15 jährigen Unternehmenserfahrung bietet die d.velop AG ausgereifte, lösungsorientierte ECM-Bausteine. Die hohe Qualität der von d.velop entwickelten Software basiert auf dem Wissen von 250 Mitarbeitern und von 60 Partnerunternehmen des weltweiten d.velop competence network. Ihr Ansprechpartner für tegos.docma Ralf Linnemann Christian Fechter

8 tegos Partnernetzwerk tegos GmbH Dortmund Oslostraße Dortmund Tel.: Fax:

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