Der Stadtrat von Lenzburg an den Einwohnerrat

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1 15/39 Der Stadtrat von Lenzburg an den Einwohnerrat Beschaffung einer elektronischen Geschäftsverwaltungslösung (GEVER) für die Stadtverwaltung; Verpflichtungskredit Sehr geehrte Frau Präsidentin Sehr geehrte Damen und Herren Der Stadtrat unterbreitet Ihnen Bericht und Antrag: I. Allgemeines In jeder öffentlichen Verwaltung sind Mitarbeitende, die Informationen als Korrespondenz, Berichte, Stellungnahmen, Protokolle etc. aufarbeiten. Trotz der stetig steigenden Mengen an Informationen müssen die Geschäfte transparent, jederzeit nachvollziehbar und ständig verfügbar sein. Eine einheitliche und sauber geordnete Ablage und Aktenführung ist deshalb auch im digitalen Umfeld eine Grundvoraussetzung, um diesen Anforderungen gerecht zu werden und die relevanten Informationen rationell, schnell und in der richtigen Form zur Verfügung zu haben. Um effiziente Abläufe und transparentes, nachvollziehbares Verwaltungshandeln sicherzustellen, stellen die Verwaltungen zunehmend auf GEVER um. In einer elektronischen Geschäftsverwaltung werden eine effiziente Aktenführung und Ablaufsteuerung (d.h. das Zuteilen, Ausführen und Nachverfolgen von Aufgaben) mit der Geschäftskontrolle zusammengeführt. Bei einzelnen Kantonen und Gemeinden werden digitale Geschäftslösungen schon seit über einem Jahrzehnt eingesetzt. Das 2008 gestartete Projekt GEVER Bund wurde 2012 erfolgreich abgeschlossen. Auch im Kanton Aargau arbeiten zahlreiche grosse, mittlere und kleine Gemeinden bereits mit einer digitalen Geschäftsverwaltungssoftware. Die Stadtverwaltung Lenzburg betritt hier kein Neuland.

2 2 II. GEVER-Projekt der Stadt Lenzburg Der Stadtrat will mit dem Projekt GEVER die Kundenfreundlichkeit der Stadtverwaltung verbessern. Mit GEVER wird die Zusammenarbeit unter den Verwaltungsabteilungen effizienter sowie intensiver und die Qualität der Arbeit und der Zusammenarbeit gesteigert (verbesserte Steuerung von Geschäftsprozessen, Controlling und Reporting, rechtskonforme und rechtssichere Aktenführung, minimierte rechtliche Risiken) wurden die Chancen und Risiken der Einführung einer digitalen Geschäftsverwaltung abgeklärt. Im Rahmen der weiteren Vorbereitungsarbeiten konnten mit Unterstützung durch die Publis Public Info Service (kurz Publis) die Abteilungsleiter einbezogen und abgeklärt werden, ob eine Records Managements Lösung (RMS), Dokumenten-Management-Lösung (DMS) und eine Langzeitarchivierungs-Lösung (AIS) auf eine positive Grundhaltung stösst. Aufgrund der Zustimmung wurde das Projekt weiterverfolgt und die Projektorganisation bestimmt: Neben dem Grobkonzept wurden in der Folge ein Reglement Records Management und Weisungen Records Management erlassen. Zusammen mit der Firma Docuteam GmbH, Baden-Dättwil, wurde ein neues Ordnungssystem (Plan für die Ablage von digitalen Daten und Papierdokumenten) ausgearbeitet, das seit 2014 in einer Versuchsphase von der Stadtkanzlei und vom Bauamt eingesetzt und weiter verfeinert wird. Zudem wurden für verschiedene Aufgaben und Abläufe Prozesse dokumentiert.

3 3 Am 4. Juni 2014 beschloss der Stadtrat eine Geschäftsordnung sowie den neuen Ablauf der Stadtratsgeschäfte. Diese Grundlagen werden seither mit Erfolg angewendet. Gleichzeitig wurde auch die Evaluation einer geeigneten GEVER-Software mit Unterstützung der Publis weitergetrieben. Auf die im Herbst 2014 erfolgte Ausschreibung gingen 4 Offerten ein. 3 Bewerber erhielten die Gelegenheit, ihre Lösungen während je eines halben Tags einer Delegation des Stadtrats und der Stadtverwaltung zu präsentieren. Zudem wurde die Firma Xinet AG, Schafisheim, beigezogen. Diese Firma stellt seit vielen Jahren den Third-Level-Support (Unterstützung bei komplexen Fragestellungen) für die Informatik der Stadtverwaltung sicher. Gewählt wurde das wirtschaftlich günstigste Angebot. Die Schnittstellen zu den beim Stadtbauamt, der Einwohnerkontrolle und der Abteilung Finanzen bereits eingesetzten Programmen lässt eine Effizienzsteigerung erwarten. III. Handlungsbedarf Die neu erarbeiteten Prozesse und das Ordnungssystem führen auch ohne digitale Geschäftsverwaltung zu Verbesserungen. Jedoch können diese Grundlagen wesentlich optimaler und effizienter eingesetzt werden, wenn eine digitale Geschäftsverwaltung installiert wird. Gerade der Umstand, dass die Stadtverwaltung in verschiedenen Liegenschaften dezentral untergebracht ist, macht es notwendig, dass durch einen abteilungsübergreifenden Einsatz der digitalen Medien der Zugriff auf die Unterlagen durch die berechtigten Mitarbeitenden ohne Zeitverzögerung und unabhängig vom Arbeitsort möglich wird. Dadurch können die Papiermengen reduziert und das mehrfache Ablegen oder Abspeichern der gleichen Schriftstücke vermindert werden. IV. Was heisst GEVER an einem konkreten Beispiel Bei einem Projekt für eine Strassensanierung sind - von der Planung bis zur Kreditabrechnung - innerhalb der Stadtverwaltung die Abteilung Tiefbau des Stadtbauamts, die Stadtkanzlei und die Abteilung Finanzen beteiligt. Im Verlaufe der Prozessabwicklung zirkulieren innerhalb der Verwaltung bisher Dokumente in Papierform. Jede Abteilung legt dabei die für ihre Arbeit notwendigen Unterlagen physisch ab und erstellt digitale Dokumente, die in den Abteilungslaufwerken gespeichert und teilweise auch per Mail an Mitbeteiligte übermittelt werden. Dabei ist es unausweichlich, dass Unterlagen mehrfach abgelegt oder/und abgespeichert und auch archiviert werden. Nach der Einführung einer digitalen Geschäftsverwaltung werden elektronische Dossiers im bereits erwähnten Ordnungssystem erstellt, auf die alle berechtigten Mitarbeitenden Zugriff haben. Für unser Beispiel heisst dies, dass sowohl Sachbearbeitende des Bauamts, der Stadtkanzlei und der Abteilung Finanzen Zugriff auf ein und dasselbe digitale Dossier haben. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann sich laufend ein Bild über den aktuellen Stand des Projekts machen. Termine

4 4 können elektronisch überwacht und gegebenenfalls in Erinnerung gerufen werden. Ebenso werden die archivwürdigen Akten aus den Dossiers in Zukunft in digitaler Form auch an das Langzeitarchiv weitergegeben, während nicht mehr benötigte Unterlagen gelöscht werden. Aufbewahrungsfristen der Dokumente können elektronisch definiert werden. Die Aktenauflage des Stadtrats wird in Zukunft weitgehend in digitaler Form erfolgen. D.h. die Ratsmitglieder müssen sich für das Aktenstudium nicht mehr ins Rathaus begeben, sondern können die Unterlagen auf digitalen Geräten (Computern, Tablets) einsehen. Das System stellt dabei den notwendigen Datenschutz sicher. Prioritär wird GEVER in der Stadtkanzlei, dem Stadtbauamt und beim Stadtrat eingeführt, da dort auch der intensivste Datenaustausch stattfindet. Weitere Verwaltungsabteilungen werden schrittweise - soweit dies Sinn macht - ins System integriert, ohne dass dadurch wesentliche Mehrkosten entstehen. Grundsätzlich bestünde auch die Möglichkeit, Mitgliedern des Einwohnerrats und der Kommissionen einen digitalen Zugriff auf die Einwohnerrats- und Kommissionsgeschäfte zu ermöglichen. Aufgrund der grossen Anzahl beteiligter Personen und der beschränkten personellen und materiellen Ressourcen der Informatikabteilung ist dieser Schritt zurzeit noch nicht geplant. Gelangt GEVER später auch auf der Ebene des Einwohnerrats und der Kommissionen zur Anwendung, muss es weiterhin möglich bleiben, Kommissions- und Ratsmitgliedern die Unterlagen in Papierform zur Verfügung zu stellen. Die Verwendung digitaler Geräte darf keine Voraussetzung sein, um sich in unserem Milizsystem politisch zu engagieren, obwohl sich diese Technologie rasant und in allen Bevölkerungsschichten verbreitet. V. Kosten Seit dem Beschluss des Stadtrats, ein GEVER-System zu evaluieren (PA Art. 59 vom 22. Januar 2014), sind folgende projektrelevanten Kosten über die Erfolgsrechnung ( ) verbucht worden: 2014 Publis Fr. 19'531 Xinet Fr. 1'685 Publikation Fr. 2' Publis Fr. 13'040 Xinet Fr. 4'660 Total Fr. 41'220 Die Publis AG erbrachte dabei auch Leistungen, die nicht ausschliesslich im Zusammenhang mit der Evaluation der GEVER-Software für die Stadt angewandt

5 5 werden können. So sind beispielsweise die Prozesse Postablauf (inkl. Scanning-Anweisungen) und Stadtratsgeschäfte (inkl. Geschäftsordnung) optimiert und erstellt worden. Diese organisatorischen Massnahmen sind bereits seit Juni 2014 umgesetzt. Auf eine detaillierte Aufgliederung und Umbuchung dieser Kosten auf das Projekt GEVER-Software wird verzichtet. Aufgrund der vorliegenden Offerten wird mit folgenden Investitions- und Betriebskosten gerechnet: Einmalige Investition für GEVER-Software Fr. 40'000 Unterstützung Umsetzung durch die Publis Fr. 6'500 Unterstützung durch die Xinet Fr. 8'300 Unvorhergesehenes Fr. 8'000 Projektkosten zu Lasten der Investitionsrechnung Fr. 62'800 jährlich wiederkehrende Betriebskosten (in den nächsten 5 Jahren) Fr. 35'000 VI. Risiken Nachdem vor allem auf Stufe Bund und Kanton einige Informatik-Projekte teilweise mit massiven Mehrkosten realisiert wurden oder - wie im Kanton Aargau Mitte April 2015 publik wurde - gar gänzlich gescheitert sind und aufgegeben werden mussten, könnte sich zurecht die Frage nach den Risiken eines solchen Projekts stellen. Die drei in der Endauswahl verbliebenen Softwarelösungen sind alle bereits in mehreren Gemeinden erfolgreich im Einsatz. Die Firma Publis, die die Stadt Lenzburg bei diesem Projekt berät, hat bereits mehrere Gemeinden in unserem Kanton bei der Einführung einer GEVER-Lösung begleitet. Mit der Firma Xinet AG besteht eine langjährige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Auch auf Seite der Stadtverwaltung bestehen die Bereitschaft und der Wille, ein GEVER- System einzuführen und in der täglichen Arbeit anzuwenden. In der Ausschreibung wurde definiert, dass die Betriebskosten für die nächsten 5 Jahre zu offerieren sind. (Ein längerer Zeithorizont macht bei Informatikprodukten wenig Sinn.) Der Stadtrat geht davon aus, dass in den Folgejahren mit etwa gleichbleibenden Betriebskosten zu rechnen ist. Bestandteil der vertraglichen Vereinbarung wird auch sein, dass die Software übliche Standards (ech-standards) erfüllt. Dadurch bleibt ein Wechsel des Anbieters nach Auslaufen des Vertrags möglich und wird eine Monopolstellung vermieden. Aufgrund der vorstehenden Erwägungen stuft der Stadtrat die Risiken, die mit diesem Projekt verbunden sind, als gering ein.

6 6 VII. Antrag Der Einwohnerrat möge für die Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltungslösung (GEVER) für die Stadtverwaltung einen Verpflichtungskredit von Fr. 62'800. (inkl. MwSt) sowie die jährlich wiederkehrenden Folgekosten von Fr. 35'000. (inkl. MwSt) zulasten der Erfolgsrechnung bewilligen. Lenzburg, den 22. April 2015 IM NAMEN DES STADTRATS Der Stadtammann: Der Vizestadtschreiber: Versanddatum 1. Mai 2015

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