Exercise (Part I) Anastasia Mochalova, Lehrstuhl für ABWL und Wirtschaftsinformatik, Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 1

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1 Exercise (Part I) Notes: The exercise is based on Microsoft Dynamics CRM Online. For all screenshots: Copyright Microsoft Corporation. The sign ## is you personal number to be used in all exercises. All exercises should be done in ascending order because some exercises require previous tasks to be finished. Ex.## denotes an exercises in which the referred data was created or updated. Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 1

2 1) Create an Account with the following data: Name: Company-## Phone: ## Fax: ## Primary address: Auf der Schanz 49, Ingolstadt, 850##, Germany Shipping Method: DHL Annual Revenue: 24 million Euros Number of Employees: 700 Preferred contact method: Phone Don t allow Fax Open Workplace and select Accounts: In the Ribbon select New: Populate the fields with the given information and click Save or Save&Close in the Ribbon: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 2

3 2) Create sub-account of the account Company-## from ex.1 with the following data: Name: Branch-## Phone: ## Fax: ## Primary address: Auf der Schanz 47, Ingolstadt, 850##, Germany Shipping Method: DHL Annual Revenue: 3 million Euros Number of Employees: 178 Preferred contact method: Don t allow Phone Open Workplace and select Accounts: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 3

4 In the Ribbon select New: Click on the Look-up button for Parent Account: Use Search to find Company-##, select it and click OK: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 4

5 Populate other fields with the given information and click Save or Save&Close in the Ribbon: 3) Create a parent account of the account Company-## from ex.1 with the following data: Name: HQ-## Phone: ## Fax: ## Primary address: Auf der Schanz 45, Ingolstadt, 850##, Germany Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 5

6 Shipping Method: DHL Annual Revenue: 1 billion Euros Number of Employees: Preferred contact method: Mail Open Workplace and select Accounts: In the Ribbon select New: Populate the fields with the given information and click Save in the Ribbon: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 6

7 Open Sub-Accounts from Entity Navigation Pane: Click Add Existing Account in the Ribbon: Use Search to find Company-##, select it, click Add to insert the account into the Selected records list and click OK: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 7

8 4) Create contacts with the following data: Contact 1: Salutation: Mr. First Name: John Last Name: Master-## Job Title: Purchasing Assistant Business Phone: ## Primary Address: Auf der Schanz 10, Ingolstadt, 850##, Germany Gender: Male Birthday: Contact 2: Salutation: Mr. First Name: Peter Last Name: File-## Job Title: Owner Business Phone: ## Primary Address: Auf der Schanz 12, Ingolstadt, 850##, Germany Gender: Male Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 8

9 Birthday: Contact 3: Salutation: Mrs. First Name: Anna Last Name: Smith-## Job Title: Office Manager Business Phone: ## Primary Address: Auf der Schanz 14, Ingolstadt, 850##, Germany Gender: Female Birthday: Contact 4: Salutation: Mrs. First Name: Kate Last Name: Davids-## Job Title: Purchasing Assistant Business Phone: ## Primary Address: Auf der Schanz 16, Ingolstadt, 850##, Germany Gender: Female Birthday: Open Workplace and select Contact: In the Ribbon select New: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 9

10 Populate the fields with the given information and click Save or Save&Close in the Ribbon: Repeat the process for the other 3 contacts. 5) Assign contacts from ex.4 to accounts from ex.1-3 as primary contacts: Contact 1 to Company-## Contact 4 to Branch-## Contact 2 to HQ-## Open Workplace and select Accounts: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 10

11 Select the account needed from the grid by clicking on account name: Click on the Look-up button for Primary Contact: Use Search to find the needed contact (remove the tick Filter by related Parent Customer), select it and click OK: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 11

12 Click Save or Save&Close in the Ribbon: Repeat the process for other two connections. 6) Deactivate Contact 4 from ex.4 and Branch-## from ex.2. Open Workplace and select Accounts: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 12

13 Select the account Branch-## from the grid by clicking on account name: Click Deactivate in the Ribbon: From the Account details click on the Contact: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 13

14 In the opened Contact window click Deactivate: 7) Create an activity Phone Call for Contact 2 from ex.4 with the following data: Direction: Incoming Subject: New product information request Description: Customer requests some details about new product that we just launched. Duration: 45 minutes Priority: Low Due: Open Workplace and select Contact: Select the contact from the grid by clicking on contact name: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 14

15 Click on Activities in Entity Navigation Pane: From the Ribbon select Add New Activity -> Phone Call: Populate the fields with the given information and click Save or Save&Close in Ribbon: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 15

16 8) Import Contacts details from the master file contacts.csv. Before importing replace all ## in the file with your number. Open Workplace and select Imports: Click Import Data in Ribbon: Select the contacts file, click Next, set the Delimiter settings and click Next: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 16

17 Select Default (Automatic Mapping), click Next, select the Microsoft Dynamics CRM Records Type (Contact) and click Next: Map all unmapped fields and click Next: Click Next on Review Mapping Summary screen, review the settings and click Submit: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 17

18 Check that the data was imported successfully. If not, check the errors of the import. 9) Import Accounts details from the master file accounts.csv. Before importing replace all ## in the file with your number. Open Workplace and select Imports: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 18

19 Click Import Data in Ribbon: Select the accounts file, click Next, set the Delimiter settings and click Next: Select Default (Automatic Mapping), click Next, select the Microsoft Dynamics CRM Records Type (Account) and click Next: Map all unmapped fields and click Next: Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 19

20 Click Next on Review Mapping Summary screen, review the settings and click Submit: Check that the data was imported successfully. If not, check the errors of the import. Kath. Universität Eichstätt-Ingolstadt 20

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