Anleitung für die Formularbearbeitung

Transkript

1 1 Allgemeines Anleitung für die Formularbearbeitung Die hier hinterlegten Formulare sind mit der Version Adobe Acrobat 7.0 erstellt worden und im Adobe-PDF Format angelegt. Damit alle hinterlegten Funktionen der Formulare zu nutzen sind, wird der kostenlose Adbobe Reader 7.0 benötigt, der von der Internetseite herunter geladen werden kann. Außerdem können die Formulare mit dem Programm Adobe Acrobat, Version 7.0 (Standard und Professional) bearbeitet werden. 2 Bearbeitung im Internet Browser Die Arbeit mit den Formularen im Internet Browser ist nur mit dem Adobe Reader ab Version 7.0 möglich. Um zu vermeiden, dass Daten vorübergehend in Ihrem Internet Browser gespeichert werden, so dass Sie bei erneutem Aufrufen des Dokumentes die alten Daten in diesem vorfinden, können Sie in den Grundeinstellungen das Kästchen Formulardaten vorübergehend auf Festplatte aufbewahren deaktivieren. Wählen Sie dazu in der Menüleiste Bearbeiten, Grundeinstellungen die Kategorie Formulare aus: Kästchen Formulardaten vorübergehend auf Festplatte aufbewahren bei Bedarf deaktivieren. Die Aktivierung des jeweiligen Inhaltsverzeichnisses erfolgt in jedem Ordner über die Datei Start.pdf. 3 Bearbeitung auf der Festplatte Haben Sie die Ordner M1bis9B, M11bis18 und Anhang auf Ihrem PC lokal gespeichert, ist die Bearbeitung sowohl mit dem Acrobat Reader 7.0 als auch mit der Vollversion Adobe Acrobat 7.0 möglich. Die Dateien in den jeweiligen Ordnern müssen in diesen verbleiben, damit die Verlinkung über das Inhaltsverzeichnis (Datei Start.pdf ) funktioniert. Sie können die Ordner umbenennen und nicht benötigte Dateien aus diesen entfernen, aber Sie können z. B. keine Datei aus dem Ordner M1bis9B in dem Ordner M11bis18 ablegen. Achtung: gehen Sie über den Button wieder auf das Inhaltsverzeichnis (Datei Start.pdf ) zurück, schließt Acrobat sowohl bei der Arbeit mit dem Reader 7.0 als auch bei der Arbeit mit der Vollversion Acrobat anders 1

2 als im Internet Browser - die jeweils geöffnete Datei nicht, sondern diese bleibt geöffnet. Sie können das Problem umgehen, in dem Sie nicht den Button nutzen, sondern den Menübefehl Datei schließen wählen, oder Sie müssen die in der unteren Menüleiste sichtbaren Dateien separat schließen. Es wird empfohlen, jede Datei nach der Bearbeitung zu schließen, da Acrobat bei einer zu großen Anzahl geöffneter Dateien abstürzen kann. Die in der unteren Zeile abgelegten Dateien müssen einzeln geschlossen werden. Möchten Sie die Verlinkung über die Inhaltsverzeichnisse nicht nutzen, können Sie jede Datei aus den Ordnern entnehmen und in einem separaten Ordner nach Ihrer Wahl zusammenfassen; allerdings sind diese Dateien dann nur einzeln aufrufbar. 4 Formularbearbeitung (im Internet Browser nur mit dem Acrobat Reader 7.0 möglich!) und lokal auf der Festplatte Sobald Sie im Inhaltsverzeichnis auf das gewünschte Formular klicken, können Sie das Formular ausfüllen, drucken, speichern und die vorhandenen Eingaben löschen. Achtung: wenn Sie den Button gelöscht! nutzen, werden alle Eingaben Sie können weiterhin die einmal in ein Formular eingegebenen Daten exportieren; und damit Ihnen diese Daten bei Bedarf wieder zur Verfügung stehen, 2

3 haben Sie die Möglichkeit, diese wieder in Ihr Dokument zu importieren - siehe dazu Pkt Anzeigen der ausfüllbaren Formularfelder Die Sicht auf die ausfüllbaren Formularfelder aktivieren Sie durch Ankreuzen des Kästchens Felder markieren. Die hellblaue Farbmarkierung wird nicht ausgedruckt. Mit der Tab-Taste gelangen Sie in das nächste Formularfeld. Achten Sie darauf, dass die gelbe Dokumentenleiste mit dem Kästchen Felder markieren aktiviert ist. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, können Sie diese durch Ziehen des unteren grauen Balkens wieder sichtbar machen. Die Bearbeitung der Formularfelder ist jedoch auch ohne Aktivierung des Kästchens Felder markieren möglich. Klicken Sie dazu einfach in ein beliebiges Feld. Kästchen für die Markierung der ausfüllbaren Formularfelder. 4.2 Folgende Buttons stehen zur Verfügung: Hinweis: Die Button werden nicht ausgedruckt. Entspricht dem Menübefehl Drucken. Sie können wie gewohnt das gesamte Dokument oder einzelne Seiten ausdrucken. Entspricht dem Menübefehl Speichern unter. Sie können das PDF-Dokument unter einem beliebigen Namen auf dem PC ablegen. Alle im Dokument enthaltenen Daten werden gelöscht. Mit diesem Button gelangen Sie wieder zurück auf das Inhaltsverzeichnis. 3

4 4.3 Daten importieren / exportieren Zwei Möglichkeiten der Anzeige für den Ex- und Import von Daten sind vorhanden: Anzeigen der Ex- und Importfunktion über die Symbolleiste Formularaufgaben Anzeigen der Ex- und Importfunktion über den Menübefehl Dokument, Formulare. Achtung: diese Ansicht ist bei der Arbeit im Internet Browser nicht zu sehen! Über die Auswahl Daten aus Formular exportieren erzeugen Sie eine fdf- Datei ; die Sie als separate Datei unter einem beliebigen Namen ablegen können. Es empfiehlt sich die Anlage eines entsprechenden Ordners auf Ihrem PC. Über die Auswahl Daten in Formular importieren wählen Sie aus Ihrem Ordner, der die fdf-dateien enthält, die gewünschte Datei aus und fügen die Daten in das leere Formular ein. 4.4 Formularbearbeitung mit der Vollversion Acrobat 7.0 Bei der Bearbeitung der Formulare mit der Vollversion Acrobat 7.0 ist nur zu beachten, dass der Pfad für die Funktionen Daten importieren bzw. exportieren anders ist. Alle anderen Funktionen entsprechen der Bearbeitung mit dem Acrobat Reader 7.0 4

5 Sie haben zwei Möglichkeiten, den Befehl Daten exportieren bzw. importieren aufzurufen: Menübaum für die Ex- und Importfunktion für Formulardaten in der Vollversion Acrobat Variante 1 Menübaum für die Ex- und Importfunktion für Formulardaten in der Vollversion Acrobat Variante 2 5 Sonstiges Bei Fragen, Anregungen und Hinweisen wenden Sie sich bitte an das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung Ref. B 10 Herrn Schork Krausenstr Berlin Andreas.Schork@bmvbs.bund.de Tel: 030 /