Antragserfassung für Eintragungen im Zentralen Vorsorgeregister (ZVR) mit XNotar

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1 Antragserfassung für Eintragungen im Zentralen Vorsorgeregister (ZVR) mit XNotar Stand: 15. Juni 2012 Gesamtseiten: 17 erstellt von: Westernacher Products & Services AG NotarNet GmbH Anleitung XNotar-ZVR Seite 1 von 17

2 Inhaltsverzeichnis Seite Antrag an das Zentrale Vorsorgeregister mit XNotar erstellen und übermitteln 3 1. Einstellungen für das ZVR-Modul Voreinstellung für die Gebührenerhebung Import-Ordner Anmeldung am ZVR-Server 4 2. ZVR-Modul auswählen Startmaske - Antragsübersicht 5 3. Neuer Antrag Vollmachtdaten eingeben Daten des Erklärenden eingeben Daten zum Bevollmächtigten/vorgeschlagenen Betreuer eingeben Gebührenerhebung klären Ansicht Weiterverarbeitung Validieren An das ZVR übertragen Export Partnervollmacht ZVR Upload Versendete Anträge Status der Eintragung Eintragungsmitteilung und Eintragungsbestätigung Korrektur und Partnervollmacht Abgeschlossene Anträge 19 Anleitung XNotar-ZVR Seite 2 von 17

3 Antrag an das Zentrale Vorsorgeregister mit XNotar erstellen und übermitteln XNotar ermöglicht seit der Version 2.0 die elektronische Übermittlung von Anträgen auf Eintragungen von Vorsorgeurkunden an das Zentrale Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer (ZVR). 1. Einstellungen für das ZVR-Modul Das Modul ZVR wird im Punkt Verwaltung und dort unter Allgemein aktiviert. Mit dem Entfernen des Hakens vor ZVR wird dieses Modul auf der Startseite von XNotar ausgeblendet. Standardmäßig ist es jedoch aktiviert. 1.1 Voreinstellung für die Gebührenerhebung Sollen die Gebühren im Einzelfall direkt bei dem Erklärenden und nicht über den institutionellen Nutzer erhoben werden, erklärt der institutionelle Nutzer dies durch Anklicken des Buttons Gebührenerhebung direkt beim Erklärenden. In diesem Fall wird dem Erklärenden eine Gebührenrechnung übersandt. Die Vornahme der Eintragung ist von der Zahlung der Gebührenrechnung abhängig. Infolgedessen besteht die Möglichkeit der Einsichtnahme für die Betreuungsgerichte nicht schon unmittelbar Anleitung XNotar-ZVR Seite 3 von 17

4 nach Antragstellung, sondern erst nach Gebührenzahlung. Nach Abschluss des Eintragungsverfahrens erhält der institutionelle Nutzer, der die Meldung übermittelt hat, die Eintragungsbestätigung zur Weiterleitung an den Erklärenden. Bei der Gebührenerhebung unmittelbar beim Erklärenden erhöhen sich die Eintragungsgebühren je Vollmacht um 2, Import-Ordner Anträge, die im XML-Format vorliegen, können zur weiteren Bearbeitung importiert werden. Solche Dateien können z.b. aus einer Notariatssoftware stammen. Falls die Anmeldungsdaten schon vollständig sind, könnte die Datei direkt über zvr-online.de hochgeladen werden als Antrag. Ansonsten kann der ZVR-Antrag auch über XNotar fertig gestellt und gemeldet werden. Die Ordner-Einstellungen hier geben an, in welchem Verzeichnis die Dateien standardmäßig gesucht werden sollen. 1.3 Anmeldung am ZVR-Server Um die Anträge übermitteln zu können, müssen in XNotar die Zugangsdaten zum ZVR-System hinterlegt werden. Diese sind dieselben, die beim Login im Webportal unter verwendet werden. Anleitung XNotar-ZVR Seite 4 von 17

5 2. ZVR-Modul auswählen 2.1 Startmaske - Antragsübersicht Von der Startmaske aus kann die Antragsübersicht Register, Vorsorgeregister und Grundbuch sowie die Notarauswahl aufgerufen werden. Ein ZVR-Antrag kann sich in einem der folgenden drei Status befinden: In Vorbereitung Versandt Abgeschlossen In Vorbereitung bedeutet, dass der Antrag in XNotar angelegt, aber noch nicht an den ZVR-Server übermittelt wurde. Im Status Versandt ist die Übergabe an den ZVR-Server erfolgt. Die Eintragung auf dem ZVR-Server ist entweder noch nicht erfolgt oder XNotar hat darüber noch keine Kenntnis erhalten. Dieser Antrag kann in XNotar nicht mehr weiter bearbeitet werden (siehe Kapitel 19 Versendete Anträge). In der Übersicht wird angezeigt, wann der Versand erfolgt ist. Wurde bereits der Status auf dem ZVR-Server abgerufen, wird dieser zusammen mit dem Datum des Abrufs ebenfalls angezeigt. Anleitung XNotar-ZVR Seite 5 von 17

6 Im Status abgeschlossen ist die Eintragung erfolgt oder der Antrag wurde storniert oder gelöscht. Dieser Antrag kann in XNotar nicht mehr weiter bearbeitet werden (siehe Kapitel 20 Abgeschlossene Anträge). In der vorstehenden Übersicht wird angezeigt, wann der letzte Abgleich mit dem ZVR-Server erfolgte und welchen Status der Antrag dort hat (Aktualisierung über Doppelklick auf einen Antrag). In der Übersicht können Anträge im Status in Vorbereitung und versandt gleichzeitig angezeigt werden. Abgeschlossene Anträge können nur separat angezeigt werden. Hier muss zunächst das Kalenderjahr ausgewählt werden, dann werden die Anträge angezeigt, die in diesem Jahr abgeschlossen wurden. Mit Antrag öffnen wird der Antrag aus der ausgewählten Zeile zur Bearbeitung geöffnet. Je nach Status stehen dabei unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, die später in diesem Dokument beschrieben werden. Antrag löschen entfernt den ausgewählten Antrag aus der Übersicht in XNotar. Wenn vorhanden, wird dabei auch das dazugehörige Verzeichnis mit den übergebenen Daten und den abgerufenen Dokumenten gelöscht. Achtung: Die Daten können nicht rekonstruiert werden. Das Löschen in XNotar hat keine Auswirkung auf den Antrag im ZVR-System. Mit Neuer Antrag wird die Bearbeitung eines neuen Antrags gestartet. Antrag importieren : Antragsdaten, die mit einer Fachsoftware erstellt und von dieser als XML-Datei im XJustiz-Format gespeichert wurden, können mit dieser Funktion in XNotar in der Antragsübersicht importiert und anschließend weiterverarbeitet werden. Auch die Daten versandter Anträge können aus dem entsprechenden Verzeichnis importiert und als neuer Antrag weiterbearbeitet werden. 3. Neuer Antrag Beim Erstellen eines ganz neuen Antrags wird die Option Neuer Antrag gewählt. 3.1 Vollmachtdaten eingeben Damit öffnet sich die Eingabemaske für die Vollmachtdaten. Die entsprechenden Angaben sind zu tätigen. In dem Feld Weitere Angaben können freitextliche Angaben mit einer Länge bis zu 1000 Zeichen gemacht werden. Anleitung XNotar-ZVR Seite 6 von 17

7 3.2 Daten des Erklärenden eingeben In der nächsten Maske werden die Daten des Erklärenden eingetragen. Anleitung XNotar-ZVR Seite 7 von 17

8 Adressdaten können direkt in die Maske importiert werden. Beispiel: liegen die Daten in Word vor, so markiert man den dortigen Textbereich (z.b. in Word) und geht auf Kopieren bzw. betätigt Strg + C. Damit werden die Daten in den Zwischenspeicher übernommen. Durch Betätigen der Schaltfläche Adressimport werden die in der Zwischenablage befindlichen Daten in ein editierbares Feld übernommen und mit der dort angebotenen Schaltfläche Daten übernehmen in die Maske eingetragen. Die Maske kann dann mit Weiter verlassen werden. Fehlende Angaben in Feldern, die mit einem Stern markiert sind, werden bemerkt. Danach kann die fehlende Eingabe ergänzt werden. Es ist aber auch möglich, mit der Bearbeitung fortzufahren. In der Maske Weiterverarbeitung wird nach Validieren, d.h. kurz vor dem Abschicken, erneut auf fehlende Eingaben hingewiesen. 3.3 Daten zum Bevollmächtigten/vorgeschlagenen Betreuer eingeben Über Hinzufügen wird in der nächsten Maske Bevollmächtigte / Vorgeschlagene Betreuer der Eingabebereich für die Personendaten zum Bevollmächtigten oder Betreuer geöffnet. Anleitung XNotar-ZVR Seite 8 von 17

9 Auch hier kann die Funktion Adressimport wie oben beschrieben genutzt werden. Mit Übernehmen werden die Daten in den Fall übernommen. Anleitung XNotar-ZVR Seite 9 von 17

10 Sie werden nun in der Tabelle oben mit Nachname, Vorname und Ort angezeigt. Beteiligte können durch Auswahl der entsprechenden Zeile in der Tabelle mit Löschen wieder aus dem Antrag entfernt werden. Bearbeiten öffnet den Eingabebereich für die ausgewählte Person und die Personendaten können ergänzt bzw. geändert werden. Hinzufügen ermöglicht die Speicherung weiterer Personen. 3.4 Gebührenerhebung klären In der Maske Gebühren kann angegeben werden, ob die Gebührenerhebung über den Notar oder direkt beim Erklärenden erfolgt. Als Voreinstellung wird die Angabe aus den Notareinstellungen übernommen. 3.5 Ansicht In der Ansicht wird der komplette Vorgang dargestellt. Er kann durch Scrollen auf einen Blick eingesehen werden. Durch Betätigen des Buttons Druckansicht können die Falldaten ausgedruckt werden. Anleitung XNotar-ZVR Seite 10 von 17

11 3.6 Weiterverarbeitung Validieren Über Validieren wird zunächst geprüft, ob alle formal erforderlichen Angaben in XNotar eingegeben wurden (z.b. Anschriften, Geburtsdaten etc.). Im zweiten Schritt werden die ZVR-seitig geltenden Plausibilitäten über den ZVR-Server geprüft. Es erfolgt ein Hinweis, in welcher Maske bzw. bei welchem Beteiligten Daten fehlen oder ungültig sind. Anleitung XNotar-ZVR Seite 11 von 17

12 Bei erfolgreicher Prüfung wird erfolgt ebenfalls eine Meldung: Anleitung XNotar-ZVR Seite 12 von 17

13 3.6.2 An das ZVR übertragen Ist ein Antrag gültig, kann er an das ZVR übergeben werden. Dies erfolgt mit Hilfe der Funktion An das ZVR übertragen. Hier wird mit Hilfe der eingegebenen Zugangsdaten eine Verbindung zum ZVR-Server aufgebaut und zunächst die Validierung durchgeführt. Ist diese erfolgreich, wird der Antrag an den ZVR-Server übermittelt. Damit liegt der Antrag auf dem ZVR-Server vor und die Bearbeitung des Antrags in XNotar ist zunächst beendet. Der Antrag wird jetzt automatisch auf dem ZVR- Server weiterverarbeitet. In XNotar erhält der Antrag jetzt den Status versandt. Nach diesem Schritt wird die Antragsübersicht geöffnet, um mit der Bearbeitung des nächsten Antrags, der sich in Vorbereitung befindet, fortzufahren. Beim Versenden wird im ElRv-Datenordner des Notars unter XNotar/ZVR ein Ordner für den Antrag angelegt. Der Ordnername setzt sich aus Nachname, Vorname und Geburtsdatum zusammen. In diesem Ordner werden die an den ZVR-Server abgegebenen Daten als XML-Datei als Kopie abgelegt Export Es besteht weiterhin die Möglichkeit, über Export eine XML-Datei im XJustiz- Format zu erzeugen. Diese Datei kann reimportiert und für einen anderen Notar verwendet werden. Hierzu wird ein Dateiauswahldialog zum Zwischenspeichern der Daten geöffnet. Zur Ablage wird der Ordner Auf_CD_brennen (Unterordner des Notarordners im ElRv-Datenbereich) vorgeschlagen. Der Dateiname beinhaltet den Zeitstempel im Format JJJJMMTT sowie die UR.-Nr. Anleitung XNotar-ZVR Seite 13 von 17

14 3.6.4 Partnervollmacht Wenn sich Eheleute oder gleichgeschlechtliche Partner gegenseitig Vollmacht erteilt haben, steht hier die Schaltfläche Partnervollmacht zur Verfügung. Dabei werden die Daten für den zweiten Partner unter den gleichen Bedingungen übernommen, wie sie für die erste Vorsorgeurkunde eingegeben wurden. Dabei wird die in der Maske Bevollmächtigte / vorgeschlagene Betreuer an erster Stelle als bevollmächtigte Person eingetragene in den so erzeugten Antrag als Erklärender übernommen. Die Daten können über Bearbeiten nachträglich angepasst werden. Da XNotar hierüber keine Information vorliegt, wird bei der Urkunden-Nr. die der ersten Urkunde vorbelegt. Sollte diese abweichen, kann sie durch Bearbeiten des Vorgangs nachträglich korrigiert werden ZVR Upload Eine XML-Datei kann auch in der ZVR-Webanwendung hochgeladen und verarbeitet werden. Nach Anmeldung in der ZVR-Anwendung unter kann die Datei nach Auswahl des Menüpunktes Import von Meldungen hochgeladen werden. Wird XNotar verwendet, besteht aber durch die neu geschaffene, direkte Übergabe von Anträgen an den ZVR-Server keine Notwendigkeit mehr, Anträge über die Webanwendung hochzuladen. Dies ist für fertige XML-Dateien aus einer Notarsoftware jedoch eine sinnvolle Alternative. 4. Versendete Anträge 4.1 Status der Eintragung Beim Öffnen versandter Anträge wird als erstes eine Verbindung mit dem ZVR- Server aufgebaut und der Status des Antrags abgefragt. Das Ergebnis der Abfrage wird unter dem Menüpunkt Eintragung dargestellt. Ein Antrag kann sich auf dem ZVR-Server in folgenden Status befinden (siehe 2.1): Gesperrt bis zur Zahlung durch den Erklärenden: erst wenn die Zahlung durch den Erklärenden eingegangen ist, erfolgt die Eintragung. Eintragung vorgesehen: die Eintragung erfolgt beim nächsten Verarbeitungslauf auf dem ZVR-Server. Anleitung XNotar-ZVR Seite 14 von 17

15 Eintragung erfolgt Storniert: zu einem noch nicht eingetragenen Antrag wurde eine Korrektur oder Ergänzung nachgereicht. Gelöscht: der Antrag wurde auf dem ZVR-Server gelöscht. 4.2 Eintragungsmitteilung und Eintragungsbestätigung Ist die Eintragung erfolgt, werden die Dokumente vom Server abgerufen und als PDF im Ordner des Antrags gespeichert. In XNotar können sie über Eintragungsmitteilung und Eintragungsbestätigung aufgerufen werden. Wurden die Dokumente abgerufen oder der Antrag hat den ZVR-Status gelöscht oder storniert, wird der Status in XNotar auf abgeschlossen gesetzt. Die Sichtung enthält auch im Status versandt oder abgeschlossen die kompletten Falldaten. Anleitung XNotar-ZVR Seite 15 von 17

16 4.3 Korrektur und Partnervollmacht Unter Weiterverarbeitung kann ein neuer Antrag für eine Partnervollmacht erstellt werden oder ein versandter Antrag korrigiert werden. Anleitung XNotar-ZVR Seite 16 von 17

17 Bei Auswahl der Funktion Korrektur wird eine Kopie des Antrags angelegt, die sich im Status in Vorbereitung befindet und einen Verweis auf den zugrundeliegenden Antrag enthält. Diese Kopie kann dann im Folgenden wie ein neuer Antrag bearbeitet und an den ZVR-Server übergeben werden. Wird eine Korrektur zu einem Antrag eingereicht, der noch nicht eingetragen ist, erhält dieser ursprüngliche Antrag bei Versand des bearbeiteten Antrags auf dem ZVR- Server den Status storniert. Dieser Status wird auch in XNotar bei Abgleich des Status übernommen. 5. Abgeschlossene Anträge Auch beim Öffnen abgeschlossener Anträge wird, sofern es sich nicht um gelöschte oder stornierte Anträge handelt, als erstes eine Verbindung mit dem ZVR-Server aufgebaut und der Status des Antrags abgefragt, da sich dieser geändert haben könnte. Ist dies der Fall, wird er in XNotar aktualisiert. Die Weiterverarbeitungsmöglichkeiten entsprechen denen von versandten Anträgen. Anleitung XNotar-ZVR Seite 17 von 17

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