Aussteller-Leitfaden ITB Berlin 2015

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1 Aussteller-Leitfaden ITB Berlin 2015

2 EDITORIAL David Ruetz, Head of ITB Berlin Liebe Aussteller der ITB Berlin, wie viel Geschäft haben Sie im Nachgang zur ITB generiert? Wussten Sie, dass laut einer aktuellen Umfrage* Aussteller ihre Vertriebschancen nach Messeende nur unzureichend nutzen? Knapp die Hälfte aller Gespräche auf Messen wird nicht nachgefasst obwohl die Unternehmen die Kontaktdaten der potenziellen Kunden aufnehmen. Ideen zur besseren Messenachbereitung finden Sie in der neuen Auflage unseres Leitfadens für Aussteller. Und natürlich vermitteln wir Ihnen auch, woran Sie sonst noch denken sollten, um die ITB Berlin so effektiv wie möglich zu nutzen. Wir helfen Ihnen dabei übrigens schon seit Im März 2016 werden wir deshalb unser 50. Jubiläum als The World s Leading Travel Show feiern. Feiern Sie mit ich freue mich über jede Idee, die unseren 50. Geburtstag zu etwas Besonderem macht. Mailen Sie mir einfach unter Stichwort ITB50. Wir belohnen Ihre Kreativität mit einem Ausstellerticket im Wert von 50! Ihr David Ruetz Head of ITB Berlin/Exhibition Director *Studie von quicklead vom März 2014; Basis war die eine repräsentative Online-Umfrage unter Deutschen und die Befragung von 96 B2B-Entscheidern. 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 02 Editorial DAS WICHTIGSTE 04 Wichtige Daten 05 Messeplanung auf einen Blick 06 Zeitplan 08 Kostenüberblick MESSEAUFTRITT 09 Messeziele 10 Standanmeldung 12 Standkonzeption 15 Standorganisation 16 Nachhaltige Messepräsenz 18 Kontaktgewinnung 19 Privatbesuchertage & Verkauf 21 Standpersonal 22 Gesprächsführung Kommunikation & Marketing 23 Online Katalog & Networking Tool ITB Berlin Virtual Market Place 24 Werbung, Sponsoring & Kommunikation 25 Presseservice Nachbereitung 27 Erfolgreiche Auswertung und Nachbereitung praktisches 28 Wertvolle Tipps 29 Schnelle Orientierung 30 ITB Mobile Guide 31 Kontakte 32 Impressum 3

4 DAS WICHTIGSTE Wichtige Daten! Dauer der Veranstaltung Anmeldeschluss Öffnungszeiten täglich Uhr (für Aussteller: Uhr) Aufbau (täglich Uhr) Abbau (ab Uhr) bis (täglich Uhr) Ihre Ansprechpartner im ITB-Team Sabine Bierlein Margot Dennenmoser Christina Freier Juliane Gaebler Friederike Hansen Rika Jean-Francois Diana Klaue Lisa Klimke Gianna Nemitz Samar Sreiss Katrin Thieme Jessica Varga Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Telefon: +49 (0)30/ , Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich auch jederzeit an die Auslandsvertretung der Messe Berlin in Ihrem Land. Mehr Informationen unter: 4

5 DAS WICHTIGSTE Messeplanung auf einen Blick Messeorganisation ist ein komplexes Thema. Aber es gibt in der Regel sehr ähnliche Abläufe. Folgende Punkte sind die wichtigsten organisatorischen Blöcke: Definition von Messezielen und Zielgruppen Buchung Standfläche Budgetplanung Erstellung des Standkonzepts & Beauftragung des Standbaus Reiseplanung Besuchermarketing Personalplanung & -schulung Auswertung & Nachbereitung Aussteller-Rundschreiben Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene -Adresse des Ansprechpartners. Achten Sie daher auch auf die dringenden Termine und Fristen in diesen Aussteller-Rundschreiben. Bestellungen im Webshop Alle Serviceleistungen finden Sie ab Oktober 2014 im Webshop Berlin ExpoCenter online (BECO) der ITB Berlin unter Der Webshop ist Ihre Bestellplattform für alle Produkte und Services, die Sie rund um Ihre Messebeteiligung benötigen: von der Blumendekoration, zusätzlichen Ausweisen, Bewachung, Parkplätzen, Reinigung bis zur Kommunikationstechnik und Standausstattung. 5

6 DAS WICHTIGSTE Zeitplan für Aussteller zur ITB Berlin 2015 Die folgenden zwei Seiten geben einen schnellen Überblick über die wichtigsten Daten und Termine für Ihren erfolgreichen Messeauftritt. Organisation PR & marketing reise Datum To Do Weitere Informationen frühestmöglich frühestmöglich Messeziele definieren Räume für Pressekonferenzen/Seminare/ Präsentationen buchen frühestmöglich Reisebuchungen vornehmen frühestmöglich Visa beantragen, falls nötig Standanmeldung einreichen ab September Informationen zu Sponsoring- und Werbemöglichkeiten anfordern ab September Standbaufirma auswählen Mitaussteller registrieren bis Mitte Januar bis Mitte Januar bis Mitte Januar ab Mitte Januar Ausstellereintrag im ITB Berlin Virtual Market Place aktualisieren Einträge Ihrer Mitaussteller im ITB Berlin Virtual Market Place ergänzen/aktualisieren Informationen zu Wochenend-Highlights ans ITB-Team senden Ihre Veranstaltung im Eventprogramm registrieren lassen Standbaudetails zur offiziellen Genehmigung einschicken Anzeigen und zusätzliche Einträge im offiziellen ITB Mobile Guide (App) buchen Online Werbung im ITB Berlin Virtual Market Place buchen Anzeigen im offiziellen täglichen Messemagazin ITB Berlin News buchen ITB Berlin Kongress- und Eventprogramm checken virtualmarket.itb-berlin.de Kontaktperson im Presse Guide eintragen 6

7 DAS WICHTIGSTE Ende Januar ab Februar ab Februar Pressemitteilungen und Presseeinladungen versenden Andere Teilnehmer über ITB Networking kontaktieren Besuchereinladungen an Kunden verschicken Eintrittskartengutscheine/ -Codes für Kunden bestellen Standbau und Standausstattung bestellen Transport der Messematerialien organisieren Parkplätze oder Stellplätze für Pkw, Lkw/ Container Abfallentsorgung und Reinigung zusätzliche Auf- und Abbau-Ausweise (kostenlos) bestellen Zusätzliche Ausstellerausweise bestellen Musiknutzungen bei der GEMA beantragen Bewachung, Sicherheit, Versicherung Ausstellungsgut Catering beauftragen Zusätzliches Standpersonal buchen Erhalt der Rechnung für die Standmiete und die Werbebox sowie der kostenfreien Aussteller-Codes kontrollieren Beginn des Standaufbaus Pressefach buchen und Pressemappen vorbereiten ITB Berlin (ab 18 Uhr) max. 1 Woche nach Messe Standabbau Auswertung und Nachbereitung (Dankesschreiben etc.) 7

8 DAS WICHTIGSTE Kostenüberblick Standmietenrechner Berechnen Sie im Handumdrehen die Standmiete für jede gewünschte Standgröße und Standart: Grundkosten Standmiete, Aussteller-Ausweise, Werbebox, AUMA-Gebühr Technischer Service (Strom-, Wasser-, Gasanschlüsse, Reinigung etc.) Kommunikationsservice (Telefon, Internet etc.) Standbau, Standausstattung, Standgestaltung Standbau (Material, Aufbau, Abbau, Abhängungen etc.) Standausstattung (Möbel, Teppich, Beleuchtung etc.) Standgestaltung (Beschriftung, Dekoration, Präsentationen etc.) Standservice und Kommunikation Werbemaßnahmen, Einladungen, Eintrittskartengutscheine Besucherbewirtung Erweiterter Eintrag in den ITB Berlin Virtual Market Place, Pressefach Werbematerialien (Prospekte, Flyer, Streuartikel etc.) Transport und HandlinG Speditionskosten, Transport, Lagerung, Entsorgung, Versicherung Personal- und Reisekosten Personalkosten Anreise, C0 2 Kompensation, Unterkunft, Spesen des Messepersonals Sonstige Kosten Messeauswertung Folgeaktionen (Dankesbriefe, Zusendung von Unterlagen etc.) Sonstige Kosten im Rahmen der Messevorbereitung Ihr individuelles Messebudget 8

9 MESSEAUFTRITT Messeziele Überlegen Sie sich möglichst genau, was Sie auf der ITB Berlin erreichen möchten, und geben Sie Ihrer Messepräsenz eine erfolgversprechende Richtung. An Ihren Messezielen orientieren sich nicht nur der Standbau und die Aktivitäten an Ihrem Stand, sondern auch Ihre Kommunikationsmaßnahmen im Vorfeld der Messe. KONTAKTE BUSINESS Kontakte zu Partnern herstellen und pflegen Neukunden akquirieren Stammkunden pflegen Neue Zielgruppen erreichen Neue Mitarbeiter finden Preisspielräume ausloten Geschäfte anbahnen Abschlüsse tätigen Exportchancen und neue Märkte prüfen IMAGE INFORMATION Image verbessern Bekanntheit erhöhen Interessante Produktneuheiten präsentieren Fachveranstaltungen besuchen, z.b. ITB Berlin Kongress oder ITB Business Travel Days Entwicklungen, Marktnischen und Markttrends identifizieren Wettbewerb, Konkurrenz und Marktsituation analysieren 9

10 MESSEAUFTRITT Ihr Messestand auf der ITB Berlin Vier wichtige Fragen, die Sie vorab klären sollten: 1 In welche Halle möchten Sie? Neben der geografischen Gliederung bietet die ITB Berlin thematische Segmente, die Besuchern und Ausstellern helfen, sich im großen Angebot der ITB Berlin schnell zurechtzufinden. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Segmenten finden Sie unter: Bitte beachten Sie, dass die Standplatzvergabe nach Verfügbarkeit erfolgt. 2 Wie viel Fläche brauchen Sie? Kalkulieren Sie ausreichend Ausstellungsfläche ein, um Ihre Messeziele zu erreichen. Dabei sollten Sie die Zahl möglicher Mitaussteller auf Ihrer Fläche ebenso berücksichtigen wie die Flächengröße Ihrer Konkurrenten im Vorjahr. Auch die Aufteilung der Fläche für Präsentationen, Catering, Termine, Image, Empfang und Ähnliches ist wichtig. 3 Welche Beteiligungsform verspricht Erfolg? Sie können sich mit einem eigenen Messestand oder im Rahmen eines Gemeinschaftsmodells präsentieren. Der eigene Stand lässt sich individuell auf das Corporate Design Ihres Unternehmens abstimmen und ist in beliebigen Größen verfügbar. Weniger kosten- und arbeitsintensiv ist die Beteiligung an einem Gemeinschaftsstand. Als Mitaussteller von Ländern, Branchen und Verbänden oder als Unteraussteller eines Partnerunternehmens profitieren Sie von der Erfahrung des Hauptausstellers und vom geringeren Organisationsaufwand im Vorfeld. 4 Welche Standform ist richtig? Es gibt Stände mit einer, zwei, drei oder vier offenen Seiten. Je mehr offene Seiten Ihr Stand zum Gang hat, desto sichtbarer ist Ihr Unternehmen für die Besucher. Der Reihenstand ist die vom Mietpreis her günstigste Variante. Bei Eckständen, Kopfständen und Blockständen werden Zuschläge erhoben. E B E E K E R R R R R R R R E E E E R - Reihenstand E - Eckstand K - Kopfstand B - Blockstand 10

11 MESSEAUFTRITT Anmeldeschluss 1. September Die Standanmeldung ist schnell erledigt Für die beidseitige Planung und Berücksichtigung der Ausstellerwünsche benötigen wir Ihre ausgefüllte Standanmeldung bis spätestens 1. September. Wenn Sie Fragen rund um Ihre Standanmeldung haben, kontaktieren Sie das ITB Berlin Team. Ihren individuellen Ansprechpartner finden Sie unter: Laden Sie die Standanmeldung für die ITB Berlin herunter, füllen Sie das PDF bequem am Computer aus und versenden Sie die Formulare direkt per . Natürlich können Sie sie auch ausdrucken und per Fax an uns senden. Das Dokument beinhaltet auch die Teilnahmebedingungen für die ITB Berlin. Nach Eingang und Prüfung Ihrer Standanmeldung erhalten Sie schnellstmöglich das Standangebot. Dieses sollten Sie so schnell wie möglich bestätigen am besten per . Standanmeldung Rückfax +49 (0)30/ oder FAQ zur Standanmeldung Was ist die Werbebox? Die Leistungen der obligatorischen Werbebox umfassen die Listung im ITB Mobile Guide (App), im ITB Berlin Virtual Market Place und im ITB Ausstellerverzeichnis. Was ist die AUMA-Gebühr? Die AUMA-Gebühr von EUR 0,60 pro qm Ausstellungsfläche wird gemäß den Vereinbarungen mit dem Ausstellungs- und Messeausschuss der deutschen Wirtschaft (AUMA) erhoben. Kann ich meinen Ausstellereintrag nachträglich noch ändern? Sie können Ihren Ausstellereintrag noch nachträglich anpassen. Schreiben Sie uns dafür eine mit den Änderungswünschen an Warum muss eine persönliche -Adresse angegeben werden? Wir senden Ihnen die neuesten Informationen und Hinweise zur ITB Berlin und zu wichtigen Deadlines an die in Ihrer Standanmeldung eingetragene -Adresse des Ansprechpartners. Wann werden die Rechnungen verschickt? Bis Mitte Februar erhalten Sie eine Anzahlungsrechnung von der ITB Berlin. Die Abschlussrechnungen mit allen weiteren Zusatzleistungen werden in der Regel ab Mai zugestellt. Ist mein Unternehmen umsatzsteuerbefreit? Wenn Sie zum ersten Mal an der ITB Berlin teilnehmen und Ihr Unternehmen außerhalb der Bundesrepublik Deutschland ansässig ist, laden Sie bitte ein Umsatzsteuer-ID-Formular vom Download Center herunter und schicken dieses per Fax an +49 (0)30/ oder per an Unsere Kollegen prüfen eine mögliche Umsatzsteuerbefreiung. 11

12 MESSEAUFTRITT Konzeption und Bau eines erfolgreichen Messestands Stimmen Sie zunächst das Gesamtkonzept des Messestands auf Ihre Ziele ab. Neben interessanten Exponaten sollte Ihr Messestand auch die Philosophie des Unternehmens präsentieren. Zentraler Punkt der Standkonzeption ist daher eine überzeugende Gestaltung authentisch, einladend und genau auf Ihre Messeziele abgestimmt. Systemstand oder Individualstand? Grundsätzlich können Sie sich auf der ITB Berlin mit einem Systemstand oder mit einem individuellen Messestand präsentieren. Beim Systembau kommen preisgünstige, vorgefertigte Teile zum Einsatz, die sich gut transportieren und lagern lassen und nur wenig Personal beim Auf- und Abbau benötigen. Moderne Systemstände lassen inzwischen viel Spielraum für die individuelle Gestaltung. Bei einem individuell gebauten Messestand können Ihre Gestaltungswünsche ganz gezielt verwirklicht werden. Deshalb ist ein Individualstand in der Regel kostenintensiver. Beliebt ist auch die Kombination von Systemkomponenten und individuellem Standbau, denn sie erlaubt eine vergleichsweise große Variabilität. Ob System- oder Individualbau: Ein wiederverwendbares Standkonzept ist in jedem Fall wirtschaftlicher und meist umweltschonender. Systemstand Individualstand Technische Details Beziehen Sie bei der Planung Ihres Messeauftritts die technischen Richtlinien zu Standbau- und Sicherheitsbestimmung etc. in die Überlegungen ein. Download unter: Beim Standbau helfen wir gerne Unser Partner, die MB Capital Services GmbH, hilft Ihnen in allen Fragen rund um Ihren Messestand gerne weiter über die Planung und den Entwurf bis zum Bau: 12

13 MESSEAUFTRITT Wichtige Stichworte für einen gelungenen Messestand FARBE > Stimmen Sie Farbe und Design Ihres Messestandes auf Ihre Corporate Identity ab. Die Farben sollten zentrale Botschaften unterstreichen, ohne von Ihnen abzulenken. Bedenken Sie die Wirkung von Farben. WIRKUNG > Arbeiten Sie mit großen, gut lesbaren Zentralbotschaften bzw. Slogans. Slogans sollten einzigartig und authentisch sein: Lieber keinen Slogan als einen profillosen Slogan nutzen. BILD > Nutzen Sie auch Fotos denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Dabei wirken Personenmotive stärker als Landschaften. Außergewöhnliche Formen und kräftige Farben ziehen die Blicke auf sich, zum Beispiel die verfremdete Darstellung von Motiven. TECHNIK > Präsentieren Sie sich visuell mit Filmen und Multimedia-Anwendungen. Installationen ziehen die Aufmerksamkeit auf sich, vereinfachen die Kontaktaufnahme mit dem Besucher und können Wartezeiten überbrücken. LICHT > Heben Sie wichtige Standbereiche durch Beleuchtung hervor. Beleuchtete Bereiche suggerieren, dass etwas Besonderes zu sehen ist. Vorsicht bei zu grellen und damit heißen Lichtstrahlern. DEKORATION > Schaffen Sie mit Blumen und Pflanzen eine einladende Atmosphäre. FUNKTIONALITÄT > Statten Sie Ihren Stand abhängig von Ihren Messezielen mit genügend Gesprächsmöglichkeiten aus, eventuell auch mit einer Bar und Sitzgruppen. Frei zugängliche Sitzmöglichkeiten laden zum Verweilen ein. MULTI-SENSORIK > Integrieren Sie in Ihr Standkonzept auch olfaktorische Reize (Düfte), Tastsinn (Wandmaterial, Bodenbelag) und Geschmackssinn (Verkostungen). 13

14 MESSEAUFTRITT GERÄUSCHE > Fallen Sie durch unerwartete, angenehme Geräusche, Klänge (Urwald, Wellen, Wind) und Applaus auf. INTERAKTION > Fordern Sie Ihre Kunden zur Interaktion auf. Gewinnspiele und Verlosungen locken Publikum an den Stand. Lassen Sie die Besucher Innovationen oder für Ihr Unternehmen typische Exponate ausprobieren. GIVE-AWAYS > Besondere und authentische Werbegeschenke stellen einen positiven Bezug zum Unternehmen her und können auch als Einstieg für ein Gespräch dienen. BÜROMATERIAL > Denken Sie an Tacker, Schere, doppelseitiges Klebeband, Blöcke, Marker, Stifte, Büroklammern, etc. NACHHALTIGKEIT > Denken Sie bei der Planung von Messestand, Werbemitteln und Abfallmanagement auch an die Umweltverträglichkeit der Materialien. Best Exhibitor Awards Während der Fachbesuchertage bewertet eine unabhängige Jury von rund 30 Nachwuchstouristikern der Cologne Business School (CBS) alle Stände auf der ITB Berlin nach einem festgelegten Kriterienkatalog. Entscheidend sind dabei Qualitätsmerkmale wie Standgestaltung, Servicekompetenz, Informationstransfer und Kreativität. Der Best Exhibitor Award wird immer am Abend des ITB Samstags auf dem Messegelände verliehen. Alle Details unter: 14

15 MESSEAUFTRITT Services für Ihren Messeerfolg Berlin ExpoCenter online (BECO) Alle Serviceleistungen finden Sie ab Oktober 2014 im Webshop Berlin ExpoCenter online (BECO) der ITB Berlin unter Der Webshop ist die Bestellplattform für alle Produkte und Services, die Sie rund um Ihre Messebeteiligung benötigen. Bewirtung am Messestand Wer Besuchern etwas Leckeres anbietet, hält sie länger am Stand. Offerieren Sie zum Beispiel Spezialitäten aus Ihrer Herkunftsregion. Verkaufen dürfen Sie Speisen und Getränke jedoch auf der ITB Berlin nicht. Übrigens, unsere Tochterfirma, Capital Catering, hilft Ihnen gern in allen Fragen rund um das leibliche Wohl Ihrer Besucher: Kontakt: Veranstaltungen am Stand Diskussionsrunden, Präsentationen und Vorführungen ziehen Presse und Besucher an. Standpartys können das Image multidimensional stärken und schaffen die Möglichkeit zum informellen Meeting. Achten Sie bitte stets darauf, dass Ihr Event bis zum 15. Januar 2015 über den Webshop angemeldet wird. Bitte beachten Sie, dass für Veranstaltungen außerhalb der offiziellen Messeöffnungszeiten Gebühren anfallen. Je nach Größe der Veranstaltung, entstehen Kosten für zusätzliches Wachpersonal (obligatorisch) und zusätzliche Service-Leistungen wie: Absperrungen, Personal für die Bereitstellung sanitärer Anlagen, Garderobe, Sanitätsdienst etc. Veranstaltungen sind morgens ab 9.30 Uhr und abends bis Uhr möglich. Sie sind nur auf der Ihnen zugewiesenen Fläche gestattet nicht auf dem Gang. Musikdarbietungen sind an den Fachbesuchertagen vor Uhr generell verboten. Tontechnisch verstärkte Präsentationen müssen vorab immer mit der Messeleitung und mit den Standnachbarn abgesprochen werden. Veranstaltungsgäste, die vor Messeschluss das Messegelände betreten, benötigen eine gültige Eintrittskarte. Nach Messeschluss benötigen Gäste eine schriftliche Einladung des einladenden Ausstellers im Original. Wir bitten alle Aussteller, uns vorab eine Kopie zu schicken, um das Einlasspersonal entsprechend informieren zu können. Kontakt: Gianna Nemitz, Business Center für alles Wichtige An verschiedenen Punkten des Messegeländes finden Sie Business Center eine äußerst nützliche Einrichtung: Fotokopieren und Drucken, Fax, Telefon, Internet, PC-Nutzung, Scannen, Prepaid-, Telefonund SIM-Karten, Visitenkarten und vieles mehr. Reinigung und Security Für einen sauberen und sicheren Messestand machen wir Ihnen gerne ein passgenaues Angebot. Unsere Reinigungsfirmen erledigen zuverlässig und fachkompetent die Reinigung vor Messebeginn sowie zwischen den Messetagen und kümmern sich um die Abfallentsorgung. Eine Standwache übernimmt nach Bestellung die Bewachung Ihres Standes und Ihrer Ausstellungsgüter: Tagsüber und nachts, auch in der Aufund Abbauzeit. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen in jedem Fall die Versicherung Ihrer Exponate. 15

16 MESSEAUFTRITT Nachhaltige Messepräsenz Die ITB Berlin achtet darauf, grüne und soziale Veranstaltungsstandards umzusetzen: Wir verwenden intelligent erzeugte Energie. Wir vermeiden Abfall und führen den getrennten Abfall der Wiederverwertung zu. Wir versuchen, Energie zu sparen. Wir setzen uns für Menschenrechte im Tourismus ein. Bitte helfen Sie mit, negative Auswirkungen auf die Umwelt zu minimieren. Anreise Bei unserem Partner atmosfair, oder anderen Kompensationsanbietern, können Sie die durch Ihre Messeteilnahme verursachten CO2-Emissionen direkt kompensieren Ihr Beitrag wird in klimaverbessernde, UN-zertifizierte Projekte investiert. Nutzen Sie bei Anreisen unter 600 km Entfernung bitte in jedem Fall das CO 2 neutrale Deutsche Bahn Special zur ITB Berlin. Der Strom stammt zu 100 Prozent aus erneuerbaren Energiequellen. Fahren Sie U-Bahn-, S-Bahn und Bus: Das Messegelände Berlin ExpoCenter City ist hervorragend an das Berliner Nahverkehrsnetz angebunden. Mit unserem kostenfreien Bus-Shuttle-Angebot kommen Sie schnell und direkt von Ihrem Hotel oder aus der City Ost und West zum Messegelände. Printmedien Nutzen Sie bitte bei allen Werbemitteln und Verpackungen umweltschonende Materialien. Bevorzugen Sie papierlose Geschäftsabläufe. Vermeiden Sie eine übermäßige Produktion gedruckter Werbemittel. Lassen Sie die ggfs. dennoch erforderlichen Drucksachen (Kataloge, Pocket-Guides etc.) klimaneutral auf FSC-zertifiziertem Papier drucken. Achten Sie auf umweltfreundliche Druckertinte. Achten Sie auch bei Ihren Zulieferern auf nachhaltig erzeugten Strom. 16

17 MESSEAUFTRITT Messebau Machen Sie die Auswahl Ihres Messebauers davon abhängig, ob er nachhaltige Konzepte anbietet. Geben Sie umweltverträglichen Baumaterialien, Farben und Lacken den Vorzug. Nutzen Sie Materialien und Bauteile mehrfach. Schonen Sie Ressourcen, indem Sie Mietmöbel und Mietpflanzen verwenden. Minimieren Sie Verpackungsmaterialien konsequent. Wählen Sie möglichst umweltfreundliche Transportmöglichkeiten. Trennen Sie Ihren Müll konsequent und nutzen Sie dafür die entsprechenden Container auf dem Messegelände. Catering Verzichten Sie konsequent auf Einweggeschirr und -besteck. Vermeiden Sie Plastikflaschen; nutzen Sie stattdessen wieder auffüllbare Flaschen. Fragen Sie nach zertifizierten Bio- und Fair-Trade-Lebensmitteln. Verzichten Sie, wenn möglich, auf importierte exotische Produkte und setzen Sie stattdessen auf regionale, saisonale Produkte. Wählen Sie Lieferanten, die bei Verpackungen auf Abfallvermeidung achten (Verzicht auf Styropor und andere nicht recycelbare Materialien). Fragen Sie nach, ob übrig gebliebene Lebensmittel an Institutionen wie die Berliner Tafel gespendet werden oder anderweitig sinnvoll genutzt werden etwa, um eine Biogasanlage zu betreiben. Informieren Sie sich, ob Ihr Anbieter verbrauchtes Speiseöl sammelt und aufbereitet. Achten Sie auch bei Ihren Zulieferern auf die Einhaltung der allgemeinen Menschenrechte, insbesondere auch was die Arbeitsbedingungen angeht: Weitere Informationen finden Sie unter WELCHE SPUREN HINTERLASSEN UNSERE ENTSCHEIDUNGEN? 17

18 MESSEAUFTRITT Fünf Tage voller Chancen, Ihre Kunden zu erreichen. Kombinieren Sie B2B und B2C Die ITB Berlin verbindet drei Fachtage und zwei kombinierte Fach- und Publikumstage zu einer hoch attraktiven Mischung. Nutzen Sie die Chance, sich Fachbesuchern und dem interessierten Privatpublikum zielgruppengerecht zu präsentieren. Am besten gelingt dies, wenn Sie Ihren Messeauftritt an den jeweiligen Tagen dem Publikum anpassen. Vor allem an den Publikumstagen Samstag und Sonntag können Sie der Fantasie freien Lauf lassen, um die Besucher für Ihr Angebot zu interessieren. Motivieren Sie Ihre Zielgruppen Zufall und Hoffnung sind ineffiziente Marketing-Instrumente. Mit gezieltem Besuchermarketing holen Sie die Kunden an Ihren Messestand, für die Sie sich interessieren. Mit gezielten Einladungen und Werbeaktionen für verbindliche Besuchertermine können Sie schon vorab die richtigen Weichen stellen. Nutzen Sie dafür auch das kostenfreie ITB Networking Tool: ITB Networking Tool nutzen Eigenes Personenprofil erstellen, Networker kontaktieren und auf Kontaktanfragen reagieren Bewerbung Ihrer ITB Teilnahme ITB Logo und Halle-/Standnummer im -Abbinder, in den Social Media, als Websiteankündigung PR betreiben Pressekonferenzen geben, Pressefächer buchen, Kontaktperson kostenfrei im Presse Guide eintragen Kontaktpunkte während der Messe nutzen Networking-Events, Kongressveranstaltungen, Bus-Shuttle Kreative Einladungskampagnen planen Netzwerk mit Eintrittskartengutscheinen aktivieren, Bring a friend Aktion Wie gewinne ich neue Kontakte? ITB Sponsoring buchen ITB Berlin News, ITB Mobile Guide, Sponsoring-Pakete Verzeichnisse für touristische Unternehmen zur Recherche und Kontaktaufnahme nutzen z.b. von Fachverbänden (BTW, DRV), Fachverlagen (TID), Fachportale oder Tourismusorganisationen (DZT) Aktiv Reiseveranstalter anschreiben Terminvorschlag per schicken, Nachfassaktion per Telefon durchführen Kunden zum Werbeträger machen z.b. mit auffälligen Taschen mit Ihrem Logo inkl. Hallen/-Standnnummer Ausstellereintrag aktualisieren und upgraden ITB Virtual Market Place, ITB Mobile Guide 18

19 MESSEAUFTRITT Tipps für erfolgreiche Privatbesuchertage EMOTIONALE ANSPRACHE > Bilder und Exponate sprechen Privatbesucher besser an als reine Textinformationen. Verändern Sie Ihren Stand zum Wochenende hin entsprechend. AKTIONEN AM Stand > Interessante Give-aways, Showelemente und Gewinnspiele locken Besucher an Ihren Stand. Ob Verkostungen, Musik & Tanz, Verkleidungen, Fotoaktionen oder Maskottchen: Planen Sie ausreichend Aktionsfläche ein. FLEXIBLE NUTZUNG > Wenn Ihre Mitaussteller nur an Fachbesuchern interessiert sind, könnten sie deren Standfläche am Wochenende anderen Partnern zur Verfügung stellen. KLUGE PERSONALPLANUNG > Achten Sie darauf, dass Ihr Stand auch am ITB-Sonntag bis 18 Uhr besetzt ist. Vorzeitig abgebaute oder leere Stände wirken sich negativ auf Ihr Image aus. EFFIZIENTES SPONSORING > Das große ITB Berlin Gewinnspiel (Halle 4.1) wird crossmedial beworben. Als Sponsor eines Reisepreises können Sie dabei nur gewinnen. Kontakt: Jessica Varga, KOSTENLOSE WERBUNG > Wir kommunizieren Ihre Highlights auf der ITB Berlin Website und in unserer Printwerbung über Medienkooperationen und zwar kostenlos. Kontakt: Christina Freier, 19

20 MESSEAUFTRITT Verkauf am Wochenende An den zwei Publikumstagen können Aussteller direkt an Privatbesucher verkaufen. Lassen Sie sich die Chance nicht entgehen, Ihr Messegeschäft zusätzlich anzukurbeln und Ihren Messestand zu refinanzieren! Mit Spezialangeboten können Sie auf Ihre Reisepakete oder -bausteine aufmerksam machen. An diesem Wochenende können Sie übrigens auch Ihren Vertriebspartnern etwa Reisebüros und Reisevermittlern Standfläche zur Verfügung stellen oder weitervermieten. Tipps zum Verkauf So machen Sie auf Ihr Angebot aufmerksam Auf unserer Webseite helfen wir Ihnen, Ihre Angebote vorab zu kommunizieren Binden Sie Ihre Mitaussteller ein Schreiben Sie Ihre Kunden gezielt an, so können Berliner und Brandenburger Ihr Angebot nutzen und die ITB erleben Motivieren Sie Ihre wichtigsten Kunden mit Eintrittskartengutscheinen Statten Sie Ihre Vertriebsstellen mit ITB-Plakaten und ITB-Flyern aus Nutzen Sie die Social Media Kanäle So wird Ihr Stand zum Publikumsrenner Machen Sie Ihren Stand zum Hingucker (siehe S.12) Hängen Sie Angebotsplakate mit Ihren leicht verständlichen Botschaften auf Bieten Sie gute Kundenberatung an und setzen Sie z.b. eine Hostess zur Kinderbetreuung ein Locken Sie Ihre Besucher durch Aktionen wie Glücksrad, einen Film oder einen Clown an So entsteht die richtige Standatmosphäre Heißen Sie Ihren Kunden willkommen, nutzen Sie eher eine Bar als einen Counter und bieten Sie Sitzmöglichkeiten an Nutzen Sie einen offenen Raum und achten Sie auf ausreichend Platz für die Beratung Denken Sie an eine mögliche Standumgestaltung fürs Wochenende (mehr Bilder etc.) So wird Ihr Standpersonal zum Erfolgsfaktor Setzen Sie geschultes Personal für den Endverbraucher ein Achten Sie darauf, sich vor dem Counter zu positionieren, da ein Tresen wie eine Barriere wirkt Gehen Sie direkt auf Besucher und Interessenten mit Ihren Flyern zu Sprechen Sie Besucher offen und freundlich an und fragen Sie nach seinen Wünschen 20

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AUSSTELLER- LEITFADEN AUSSTELLER- LEITFADEN Inhalt Editorial 02 DAS WICHTIGSTE David Ruetz, Head of ITB Berlin ITB Berlin Zeitplan 04 ITB Berlin Kostenüberblick 06 Was tun? Was nicht? 07 MESSEAUFTRITT Liebe Aussteller der ITB

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