Organisation und Durchführung von Messen für

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1 Organisation und Durchführung von Messen für Schülerunternehmen Egal, ob ihr euer Unternehmen oder eure Schule auf einer Messe vorstellen wollt oder ob ihr selbst eine Messe organisiert, es sind viele wichtige Punkte dabei zu beachten. Zunächst ist die Auswahl der richtigen Messe von großer Bedeutung: Es bringt z. B. nichts, ein Catering-Schülerunternehmen auf einer Messe für technische Neuentwicklungen zu präsentieren. 1. Vorbereitung Die Teilnahme an einer Messe ist auf jeden Fall mit Kosten verbunden, so dass ihr euch vorher einen Überblick über die Kosten verschaffen müsst und diese mit dem Nutzen, den euch die Teilnahme an dieser Messe bringt, vergleichen solltet. Folgende Fragen können euch dabei helfen: Wie weit passt das eigene Angebot zum Thema der Messe? Welche Bedeutung hat die Messe in eurer Branche? In welchem Umfang können aktuelle bzw. neue Kunden erreicht werden? Existieren evtl. Überschneidungen mit anderen Messen? Bis wann und bei wem muss eine Anmeldung erfolgt sein? Genaue Planung des Messeetats (Standmiete, Exponatkosten, Ausrüstung, Aufund Abbau, werbliche Ausgestaltung, Energie- und Telefonkosten, Namensschilder, evtl. Übernachtung, Verpflegung, Parkplätze, Versicherungen, Werbemittel, Gutscheine, Verkaufsunterlagen, Werbegeschenke usw.) Ebenfalls zur Vorbereitung gehört es, dass ihr detaillierte Checklisten mit genauen Aufgaben und Terminen sowie Verantwortlichkeiten für alle Mitwirkenden schriftlich erstellt und die Einhaltung der Termine auch kontrolliert. Anlage Checkliste Vorbereitung 2. Durchführung Bereits in der Vorbereitungsphase solltet ihr festlegen, wer für den Aufbau verantwortlich ist. Das dieser rechtzeitig zu erfolgen hat, ist selbstverständlich. Aber auch wer wann den Stand betreut und als Ansprechpartner für Kunden zur Verfügung steht, muss feststehen. Alle Mitwirkenden sollten jederzeit per Handy erreichbar sein (Telefonlisten). Ein Laptop oder PC mit Drucker können die Verkaufsarbeit erleichtern und man kann einen Teil der Nachbereitung während toter Zeiten erledigen. Einige Mitarbeiter können während der Messe Informationen über Konkurrenten sammeln (offen oder verdeckt).

2 Besonders wichtig ist das Verhalten am Messestand: Ihr solltet freundlich aber nicht aufdringlich auf Kunden zugehen, keine privaten Unterhaltungen in Anwesenheit von Kunden führen, Fachkompetenz beweisen. Außerdem muss euer Stand immer sauber, aufgeräumt und übersichtlich wirken. Auch auf saubere und nicht zu grell wirkende Kleidung und bequemes Schuhwerk solltet ihr achten. Bei Kundengesprächen notiert euch die Daten des Kunden, um nach der Messe einen festen Kontakt aufbauen zu können (siehe Gesprächsnotiz Link). Anlage Checkliste Durchführung 3. Nachbereitung Meist sind die gleichen Schüler, die für den Aufbau des Messestandes verantwortlich sind, auch für den Abbau zuständig. Festlegen solltet ihr aber auch, wie technische Geräte, übrig gebliebene Exponate usw. abtransportiert werden. Auch die Abrechnung und Verwaltung von Einnahmen aus Verkäufen muss geregelt sein. Denkt bitte auch daran, dass ihr den Standplatz ggf. säubern müsst (Staub saugen, evtl. fegen und wischen). Nach einer Messe ist eine ausführliche Auswertung nötig, in der positive Erfahrung aber auch aufgetretene Probleme erläutert werden müssen. Diese Auswertung solltet ihr allen Mitwirkenden aber auch den anderen Mitarbeitern eures Schülerunternehmens zur Kenntnis geben. Legt dabei auch fest, wie mit gewonnen Daten von Neukunden umgegangen werden soll und wer für diese Nachmessekontakte verantwortlich ist. Anlage Checkliste Nachbereitung Checkliste Vorbereitung Was wollt ihr erreichen? Mögliche Ziele: Verkaufen auf der Messe Bekanntmachung der Angebots- und/oder Dienstleistungspalette Bekanntmachung des Unternehmens (auch in seiner ökologischen Kompetenz) Erschließung neuer Kundenkontakte Vertiefung der alten Kontakte: z.b. informieren über Neuigkeiten im Unternehmen Markt- und Konkurrenzbeobachtung Nutzung als Testmarkt Erkennen der Marktanforderungen an Produkt und Unternehmen Erschließung neuer Zuliefererkontakte Erschließung von Kooperationskontakten Imagepflege Gewinnen von Anregungen für die eigene Produkt IM FALL EINER MESSETEILNAHME: INFORMATIONEN ÜBER DIE MESSE BESORGEN Dokumentation von der Messeorganisation besorgen Unterlagen und Vertragsbedingungen genau studieren

3 Interne und externe Erfahrungen anfordern und auswerten Informationsbeschaffung durch persönliche Gespräche mit der Messeorganisation Festlegen: wer braucht Informationen zum Messestand Wählt eure Exponate mit Bedacht aus. Versucht nicht, alles zu zeigen: weniger und das konzentriert und vor allem spezialisiert - ist hier mehr. BUCHUNG DER STANDFLÄCHE Denkt an die notwendige Infrastruktur wie Stromanschlüsse (220V oder 380V), Wasser/Abwasser, Telefonanschlüsse, Druckluft etc.. Prüft genau, was alles im Vertrag enthalten ist und was nicht (Installationen, Parkplätze, Eintrag ins Messeverzeichnis, Boden/Wände des Standes, Bewachung, Reinigung, Parkplätze, Aussteller- und Besucherausweise etc.). Handelt gegebenenfalls einzelne Punkte mit der Messeleitung gesondert aus. Bucht frühzeitig. Gewährleistet, dass die notwendigen Informationen zum Stand (Halle, Stand-Nr., Telefon, Fax etc.) allen Beteiligten möglichst frühzeitig bekannt sind. BUDGETPLANUNG Messebau (individueller Stand oder Fertigmodule) Standausstattung (Exponate, Pflanzen, (Miet-)möbel (Tische, Stühle, Ascher, Regale, Garderoben, Schränke, Sessel, Couch, Bar und Barhocker, Kochstellen, Geschirr, Kaffeemaschine, Kühlschrank), Zusatzteile wie Dekorationsobjekte, Podeste, Beleuchtung, Objekte für Promotion, Prospektständer etc. Transport zur und von der Messe (LKW-Mieten, Fahrt- und Personalkosten) organisatorischer Aufwand, Schriftverkehr, Besprechungen, Nebenkosten, Anmeldungen, div. Serviceleistungen Werbekosten: Kosten für Verkaufshilfen, Werbematerial (Prospekte, Flyer, Werbegeschenke etc.), Direkt-Marketing, Anzeigen, Plakate, Standgestaltung etc. Spesen und Übernachtung: pro Mann/pro Tag Fremdleistung/Koordination: Standmieten, Stromanschlüsse, Wasseranschlüsse, Telefon, Standreinigung, Teppichboden, Baumaterial, Versicherungen, Standbewachung Kosten der Medientechnik Kosten für Verpflegung und Bewirtung ORGANISATION DES STANDAUFBAUS UND DES EINRICHTENS Erstellt Stücklisten, einen zeitlichen Ablaufplan für den Standaufbau sowie einen zeitlichen Ablaufplan für die Einrichtungsgegenstände. Plant grundsätzlich immer genügend Zeitreserve für Unvorhergesehenes ein. Transporte für den Stand, Einrichtungsgegenstände, Präsentationsmaterial, Werbematerial, Verkaufshilfen, Personal etc. DEFINITION UND ORGANISATION DER STANDAKTIVITÄTEN Bringt Bewegung auf ihren Stand; mit Präsentationen Audiovisuelle Vorführungen Testgeräte Wettbewerben Verprobungen etc.. Denkt an so wichtige Faktoren wie Licht (Menschen sehen dort hin wo es hell ist) und Geräusche. Gesetze der Gruppendynamik beachten: Wo einige Menschen hinschauen, schauen alle Neuankömmlinge hin und dort wo alle vorbeigehen, gehen auch alle Neuankömmlinge vorbei. Zu einem lebendigen Messeauftritt gehört natürlich auch eine trotz vielleicht hohem Besucherandrang möglichst individuelle Besucherbetreuung und eine gute Standbewirtung (wobei Einfallsreichtum nicht Aufwand - auch hier häufig den bleibenderen Eindruck hinterlassen. Je nach Standaktivitäten: denkt an die entsprechende Medientechnik (Monitore, Videorekorder, Medienleinwand, Computertechnik, Tontechnik).

4 DEFINITION DER WICHTIGSTEN EINRICHTUNGSGEGENSTÄNDE Einrichtungsgegenstände für die Produktpräsentation Einrichtungsgegenstände für die Standaktivitäten Diverse Einrichtungsgegenstände NICHT ZU VERGESSEN: DIE KLEINIGKEITEN... Stauraum Geschirr (Wein-, Sekt-, Biergläser, Kaffeegeschirr, Essgeschirr, Besteck, Zucker- Milchdosen),Flaschenöffner kalte (nicht-alkoholische) Getränke Knabberartikel Mülleimer und Müllbeutel Spül- und Wischmittel, Seife Staub-, Spül- und Geschirrtücher, Wischlappen Staubsauger, Besen, Handfeger, Schaufel Erste-Hilfe-Kasten Büroausstattung (Laptop, Papier, Umschläge, Büroklammer, Tesa, Locher, Hefter, Schreibblöcke, Kulis etc.) Werkzeugkasten Messekataloge Stadtpläne, Telefonbücher Übernachtungspläne für Besucher Fax, Barauslagen auf dem Messestand... UND DIE VERSICHERUNG VON STAND UND STANDINHALT Definition der zu versichernden Gegenstände/Personen Definition der zu versichernden Risiken PLANUNG DER KOMMUNIKATIONSMASSNAHMEN VOR DER MESSE Stellt zunächst die allgemeinen Informationen zusammen: Wie viele Besucher werden erwartet Kommunikationsthemen Erwartungshaltung/Zielgruppen Informationsverhalten Service Klärt ab, ob und welches Werbematerial von Seiten der Messe zur Verfügung steht. So könnt über preisgünstige, evt. sogar kostenlose Briefaufkleber, Beileger oder Einladungskarten im Vorfeld der Messe Werbung für euren Messeauftritt machen. Ladet eure (aktuellen und potentiellen) Kunden auf euren Messestand ein. Es geht darum, auf diesem Weg (wichtige) Kunden an euer Unternehmen zu binden und evt. den Kontakt auszubauen, schlafende Kunden zu reaktivieren und neue Kunden zu gewinnen. ORGANISATION DER VERKAUFSHILFEN UND DES WERBEMATERIALS Legt fest, welche Verkaufshilfen und welches Werbematerial ihr benötigt. Holt Kostenvoranschläge ein und leitet die Beschaffung und Produktion der Verkaufshilfen und des Werbematerials ein. Überprüft den Visitenkarten-Vorrat des Standpersonals und lasst gegebenenfalls nachdrucken. Checkliste Durchführung KONTROLLEN VOR MESSEBEGINN Standaufbau gemäß Plänen und Vorgaben Standübernahme (am Tag des Messebeginns: am Vormittag mindestens anwesend: Kern-Standbesatzung) Sind alle Einrichtungsgegenstände vorhanden und funktionstüchtig? Ist das Personal anwesend und instruiert?

5 Sind alle notwendigen Werbematerialien und Verkaufshilfen vorhanden? Sind die Getränke und Snacks vorhanden? Steht die Kommunikationsstruktur(Telefonliste)? VERHALTEN AM MESSESTAND Beispiele für Regeln in Bezug auf das Verhalten auf dem Messestand: 1. DEM BESUCHER DIE SCHWELLENANGST NEHMEN (Voraussetzung: den Stand nicht optisch schließen (offener und heller Stand)) nicht mit verschränkten Armen am Rand stehen nicht Zeitung lesen nicht untereinander angeregt unterhalten nicht putzen, reinigen, aufräumen, einpacken (v. a. am letzten Tag) auf keinen Fall den Eingang mit Verkaufspersonal blockieren: Das Verkaufspersonal steht entweder hinter dem Stand oder außerhalb des Standes: die BesucherInnen fühlen sich sonst leicht bedrängt, mit Blicken fixiert und gehen am Stand vorbei. 2. DIE RICHTIGE ANSPRACHE (Voraussetzung: gut vorbereitetes und geschultes Personal in der richtigen Menge) Fragetechnik richtig einsetzen (vorstellen, fragen, Blickkontakt, Platz anbieten) wenn möglich, nicht mehrere Kunden gleichzeitig betreuen wollen wenn mehrere Interessenten da sind, die nicht gleichzeitig betreut werden können: die Alleingelassenen beschäftigen (z. B. durch Versorgen mit Informationsmaterial) alle Interessenten gleich behandeln: z. B. nicht neue Kunden durch besonders herzlichen Umgang mit alten Kunden verprellen 3. SORGSAME KLEIDUNG, bequemes Schuhwerk 4. UMGANG MIT DEM BESUCHER der (psychologisch) bequemere Platz ist für den Besucher da (z. B. den Besucher nicht mit dem Rücken zur Tür platzieren) eine Erfrischung anbieten KOMMUNIKATIONSMASSNAHMEN AUF DER MESSE Standgestaltung Bleibt eurem Firmenauftritt treu: gerade auf Messen spielt die schnelle Wiedererkennung eine Rolle. Verzichtet auf umfangreiche Texttafeln: die werden sowieso nicht gelesen. Verwendet besser Bilder und Grafiken: sie sind aufmerksamkeitsstärker, transportieren die Inhalte besser und werden besser behalten. Verkaufsunterlagen und Werbematerial Kernaussagen zum Unternehmen, zur Kunden-/Produktphilosophie, zum Kundennutzen Informationsmaterial, Broschüren/Prospekte, Give-Aways KONTROLLEN WÄHREND DER MESSE Frühzeitig Fehler erkennen und korrigieren können, ist gerade angesichts der knappen Laufzeit von Messen ein großer Erfolgsfaktor. Auftreten und Verhalten der Standbesatzung Erreichbarkeit Werbematerial und Verkaufshilfen Erste Erfolgskontrollen, Mitarbeitersitzung nach dem ersten Messetag ORGANISATION DES STANDABBAUS Standabbau (oder auch: Stand/Exponate ab Messe verkaufen - das ist häufig kostengünstiger) Transport Rollmaterial Verpackungsmaterial Beseitigung des Abfallmaterials

6 GESPRÄCHSNOTIZ Datum: Berater: Gesprächspartner: Thema: Rückrufnummer: Bemerkungen: Checkliste Nachbereitung MESSE-NACHBEREITUNG Die Messenachbereitung und die Nutzung der Messekontakte kann nur so gut sein, wie die Informationen über die Besucher. Also: zwingt euch und Ihre MitarbeiterInnen Kontakte auch wenn sie vordergründig zu keinem Ergebnis geführt haben, zu dokumentieren natürlich mit Adressangaben des Gesprächspartners und Verbleib (und noch einmal: auch der Besucher, der (kurzfristig) kein tiefer gehendes Interesse (denn immerhin hat er euren Stand besucht) bekundet hat, kann langfristig zu einem Kunden werden. Zwei zentrale Fragen stehen im Vordergrund der Erfolgsbewertung: Ist es gelungen, die richtigen Besucher mit dem Stand anzusprechen? Ist es gelungen, mit dem Leistungsangebot, der Präsentation und dem Verhalten des Standpersonals die Besuchererwartungen zu erfüllen und damit gegenüber dem Mitbewerber Vorteile aufzubauen? Die Antworten erhaltet ihr über: Auswertung der Besucherergebnisse Zählen der Besucher und Ermittlung von Besucherstrukturdaten (Fach- oder Privatbesucher, Interessenschwerpunkte, geplanter oder spontaner Besuch, Besuchsmotive, Beratung und Informationsmaterial, Anschrift für die intensive Nachbearbeitung) Verbleib mit dem Besucher Es wurde keine direkte Vereinbarung getroffen Es besteht kein Interesse an einem Nachmessekontakt Besucher wird Kontakt aufnehmen Aussteller wird Kontakt aufnehmen Es soll Informationsmaterial zugeschickt werden Termin wurde bereits vereinbart Auswertung der Informationen über den Mitbewerber Stärken-Schwächen des eigenen Unternehmens aus Sicht der Besucher Beschwerden, Negativ-Aussagen Positives Ideen, Anregungen, Wünsche der Besucher Manöverkritik: Konsequenzen für die nächste Messe Informationen über die Messe und ihr Ergebnis an alle MitarbeiterInnen kommunikative Nachbereitung: z.b. Danke für den Messebesuch an Kunden Messezeiten sind Stresszeiten: bitte vergesst also nicht das Dankeschön an die Messebeteiligten

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