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1 RWE AG COMPLIANCE REPORT UND ORIENTIERUNG GEBEN: COMPLIANCE

2 2 COMPLIANCE REPORT 2015 COMPLIANCE REPORT Tätigkeitsschwerpunkt der Compliance-Organisation bei RWE ist die Korruptionsprävention. Ziel ist es, korruptives Verhalten von Mitarbeitern oder Organen im RWE-Konzern zu verhindern. Das Handeln nach Recht und Gesetz gehört zum Selbst verständnis von RWE. Verstöße können dem Unternehmen wesentliche und schwerwiegende Reputationsschäden zufügen. Aus diesem Grund richtet RWE seine Aktivitäten und Geschäftsentscheidungen nach festgelegten Compliance-Vorgaben aus und toleriert weder Korruption noch andere Verstöße dagegen. Die Bedeutung von Compliance bei RWE hat der Vorstandsvorsitzende der RWE AG, Herr Peter Terium, in einer Videobotschaft und einem Brief an alle Mitarbeiter hervorgehoben. Allen Mitarbeitern wird so verdeutlicht, dass RWE Fehlverhalten unter keinen Umständen duldet. Die stetige Verbesserung der Compliance-Organisation ist logische Konsequenz eines hohen Anspruchs an Integrität. Dementsprechend ist das Thema für RWE von großer Bedeutung. Im Rahmen unseres Compliance-Managements setzen wir intern auf die Sensibilisierung aller Beschäftigten, um möglichen Verstößen vorzubeugen. Als konzernweites Regelwerk dient der RWE Verhaltenskodex. Im Verhaltenskodex haben wir unter anderem die Einhaltung von nationalen und internationalen Gesetzen und Vorschriften sowie Vorgaben für den fairen Umgang mit Marktteilnehmern und Wett-

3 3 COMPLIANCE REPORT 2015 bewerbern verbindlich verankert. Der Verhaltenskodex wird durch weitere Konzernrichtlinien konkretisiert. Für compliance-relevante Themen wie z. B. den Umgang mit Beratern, Geschäftspartnern und Amtsträgern sowie die Durchführung von Spenden und Sponsoringmaßnahmen existieren Konzernrichtlinien. Organisatorische Vorgaben wie das Vier-Augen-Prinzip, Funktionstrennung, Berechtigungskonzepte und Genehmigungsregelungen unterstützen die Einhaltung der Richtlinien. Im Jahr 2015 haben wir unsere Konzernrichtlinie zur Durchführung von Spenden und Sponsoringmaßnahmen grundlegend überarbeitet. Zudem haben wir eine Fachregelung geschaffen, die einen Prozess mit internen Handlungsschritten aufzeigt, falls gegen einen unserer Geschäftspartner Korruptionsvorwürfe öffentlich bekannt werden sollten. Zur praktischen Wirksamkeit einer Compliance- Organisation gehört vor allem die Schaffung des Bewusstseins für kritische Sachverhalte im Arbeitsumfeld. Eine geeignete Kommunikation ist daher ganz maßgeblich für den Erfolg der Compliance- Organisation. Konzerninterne Medien (z.b. Intranet- Auftritt, anlassbezogene Newsletter oder Artikel in der Mitarbeiterzeitung) informieren unsere Mitarbeiter über Compliance Themen, wie z.b. aktuelle Entwicklungen, Anforderungen an compliance-konformes Verhalten sowie über mögliche Risiken bei Ver stö ßen. Darüber hinaus erhalten sie verschiedene Schulungen über ein webbasiertes Trainingsprogramm und in Präsenzveranstaltungen. Die Teilnahme ist verpflichtend, abgestuft nach dem Korruptionsrisiko der

4 4 COMPLIANCE REPORT 2015 jeweiligen Tätigkeit. Auch der Vorstand ist in das Schulungskonzept integriert. Wir haben unser Schulungskonzept unter Risikoaspekten weiterentwickelt und werden im Jahr 2016 einen neuen Schulungs zyklus starten. Zum Abschluss des aktuellen Zyklus konnten wir im Jahr 2015 rund Mitarbeiter in Deutschland und rund 500 Mitarbeiter in den weiteren Regionen, in denen RWE tätig ist, über Präsenzveranstaltungen erreichen. Korruptionsdelikten haftet stets der Ruch des Heimlichen an. Um compliance-sensible Vorgänge ggf. transparent zu machen, haben wir im Jahr 2010 ein IT-Tool eingeführt, in welchem alle Spenden- und Sponsoringvorgänge, compliance-relevante Beraterverträge und nach unserer Richtlinie relevante Zu wendungen an Amtsträger zu vermerken sind. Dieses Tool wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. An der Spitze unserer Compliance-Organisation steht der Chief Compliance Officer. Seit dem wird diese Funktion von Herrn Dr. Wolfgang Fritzen ausgeübt. Der Chief Compliance Officer berichtet dem Vorstand und dem Prüfungsausschuss der RWE AG regelmäßig über compliance-relevante Themen. Für alle relevanten Konzerngesellschaften sind Compliance-Beauftragte ernannt, die vor Ort die Betreuung von Compliance- Angelegenheiten übernehmen und eine einheitliche Umsetzung der konzernweiten Grundsätze in allen operativen Gesellschaften sicherstellen. Regelmäßig berichten sie darüber an den Chief Compliance Officer.

5 5 COMPLIANCE REPORT 2015 Die Steuerung unseres Compliance Management Systems erfolgt durch das Center of Expertise (CoE) Legal & Compliance der RWE Group Business Services GmbH. Die Compliance-Betreuung für einen großen Teil der deutschen Konzerngesellschaften haben wir darin auch zentral gebündelt. Durch die Bündelung und Zentralisierung haben wir eine weitere Qualitätsverbesserung der Compliance-Arbeit er - zielt, da sich die Mitarbeiter des CoE ausschließlich Compliance-Themen widmen und einen engen Austausch pflegen können. Die sog. Governance- Verantwortung obliegt nach wie vor der RWE AG. Neben der Einrichtung und dem Aufbau dieses spezialisierten CoE haben wir im Sinne der ständigen Optimierung des Compliance Management Systems auch in den ausländischen RWE-Gesellschaften die Compliance-Organisation unter Berücksichtigung länderspezifischer Besonderheiten optimiert. Für Regionen, in denen RWE mit mehreren Tochtergesellschaften tätig ist, werden die Compliance-Aufgaben nun durch Länderbeauftragte bearbeitet, so dass auch im Ausland das Compliance-know how so weit wie sinnvoll möglich in jedem Land gebündelt ist.

6 6 COMPLIANCE REPORT 2015 Die Compliance-Risikoanalyse ist ein wichtiger Be - standteil unseres Compliance Management Systems. In einem zweistufigen Prozess identifizieren und bewerten wir die Compliance-Risiken, die sich für den RWE-Konzern im Bereich Korruption ergeben. Nachdem wir 2012 zunächst die Risikoprofile der Konzerngesellschaften ermittelt hatten, die direkt an die RWE AG berichten, stand 2013 in einem zweiten Schritt die Erarbeitung von detaillierten Korruptions- Risikoszenarien im Fokus wurden weitere Gesellschaften in die detaillierte Betrachtung einbezogen und dazu Risiko-Workshops in einzelnen Konzerngesellschaften durchgeführt. Die Analyse wird im Jahr 2016 fortgesetzt. Die Konzernrevision führt regelmäßig präventive Compliance-Audits in den Konzerngesellschaften durch. Hinweise auf Verstöße werden überprüft und Abhilfemaßnahmen, soweit erforderlich, im Rahmen eines systematischen Follow-Up-Prozesses veranlasst. Hinweise auf etwaige Verstöße können Vorgesetzten oder Compliance-Beauftragten mitgeteilt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen externen Ansprechpartner zu kontaktieren. Als externer Ansprechpartner fungiert seit dem konzerneinheitlich die internationale Anwaltskanzlei Simmons & Simmons, die - teilweise von lokalen Kanzleien unterstützt - Hinweise in den jeweiligen Landessprachen in Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Polen, der Slowakei, der Tschechischen

7 7 COMPLIANCE REPORT 2015 Republik und Ungarn entgegennimmt. Der externe Ansprechpartner steht nicht nur für Mitarbeiter zur Verfügung, sondern nimmt auch Hinweise von Unternehmensexternen, etwa Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern entgegen. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG hat das Compliance Management System zur Antikorruption nach dem IDW Prüfungsstandard 980 geprüft. Die Wirksamkeitsprüfung wurde zum Jahreswechsel 2013/2014 erfolgreich abgeschlossen.

8 Compliance Konzern RWE Aktiengesellschaft Opernplatz Essen

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