LEITFADEN für die Verwaltung evangelischer Büchereien

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1 LEITFADEN für die Verwaltung evangelischer Büchereien DEUTSCHER VERBAND EVANGELISCHER BÜCHEREIEN E.V.

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3 INHALT VORWORT VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE EINRICHTUNG EINER BÜCHEREI Gesamtkonzeption Personelles Lage, Raum, Öffnungszeiten Finanzplanung FINANZIERUNG Verwendungsnachweis RAUM UND EINRICHTUNG Lage Größe der Räume Heizung, Fußböden, Beleuchtung Einrichtung Regale und Kataloge Verbuchungsbereich Lesezone Garderobe und sanitäre Anlagen BESTANDSAUFBAU Bestandsplanung Vorüberlegungen Kriterien für den Bestandsaufbau Auswahl und Erwerbung Hilfsmittel für die Auswahl Erwerbung Rechnungskontrolle EINARBEITUNG Bücher Lieferungs- und Rechnungskontrolle Signatur Inventarisierung Zu- und Abgangsliste 11. Nlfg. vom 20. August 2008 zu LF 51986

4 Zugang Abgang Eigentumsvermerk Bestandsstatistik Technische Bearbeitung Klappentext, Buchkartentasche, Fristzettel, Vorderseite des Schutzumschlages Foliieren Signaturetikett Nicht-Buch-Medien MCs CDs CD-ROMs DVDs Spiele Zeitschriften Einarbeitung auf einen Blick Bücher MCs (Tonkassetten) CDs (Compactdiscs) CD-ROMs DVDs Spiele Zeitschriften BESTANDSERSCHLIESSUNG Systematik, Systematisieren, Signatur Systematik für Evangelische Büchereien (SEB) Systematisieren Signatur Ordnungs wörter Ordnungswörter bei Buch-Medien Ordnungswörter bei Tonträgern (MCs und CDs) Ordnungswörter bei CD-ROMs Ordnungswörter bei DVDs Ordnungswörter bei Spielen Ordnungsbuchstaben Kataloge Der Alphabetische Katalog (AK) Der Systematische Katalog (SK) Sonderregel für Biografien Zusätzliche Eintragungen im SK 11. Nlfg. vom 20. August 2008 zu LF 51986

5 Der Titelkatalog (TK) Der Kreuzkatalog aus AK und TK Weitere Möglichkeiten der Bestandserschließung Interessenkreise REGELN FÜR DIE TITELAUFNAHME Grundbegriffe und allgemeine Regeln Die Teile der bibliographischen Beschreibung Hauptsachtitel Zusatz zum Hauptsachtitel Verfasserangabe Übersetzungsvermerk Auflagebezeichnung Erscheinungsvermerk Verlagsort Name des Verlages Erscheinungsjahr Kollationsvermerk Seitenzählung Illustrationsangabe Begleitmaterial Reihenvermerk Titel der Reihe Zählung der Reihe Unterreihe Nebeneintragung Kurztext Der Kopf der Haupteintragung Ordnungswörter bei Verfasserschriften Ordnungswörter bei Sachtitelschriften Nebeneintragungen Ergänzungen für Buch-Medien Comics Mehrbändige Werke Bibeln Ergänzungen für Nicht-Buch-Medien Tonträger (MCs und CDs) Teile der bibliographischen Beschreibung Kopf der Haupteintragung Nebeneintragungen CD-ROMs 11. Nlfg. vom 20. August 2008 zu LF 51986

6 Teile der bibliographischen Beschreibung Kopf der Haupteintragung Nebeneintragungen DVDs Teile der bibliographischen Beschreibung Kopf der Haupteintragung Nebeneintragungen Spiele Teile der bibliographischen Beschreibung Kopf der Haupteintragung Nebeneintragungen Buchkarte Buch-Medien Nicht-Buch-Medien MCs und CDs CD-ROMs DVDs Spiele ORDNUNG IN KATALOGEN Ordnung im Alphabetischen Katalog Ordnung im Titelkatalog Ordnung im Kreuzkatalog von AK und TK Ordnung im Systematischen Katalog Nicht-Buch-Medien AUFSTELLUNG IM REGAL BENUTZUNG Einführung und Beratung Benutzungsordnung Muster für eine Benutzungsordnung Anmeldung Verbuchungsverfahren Klappkarten-Verfahren Spandau -Hakenfelder-Methode Mahnungen Beschädigung und Verlust von Medien STATISTIK Allgemeines Hilfsmittel für die Datenerfassung Bestandsstatistik 11. N1fg. vom 20. August 2008 zu LF 51986

7 Ausleihstatistik Ausleihstatistik - Monatsübersicht Öffnungstage und Öffnungsstunden der Bücherei im Jahr Veranstaltungsarbeit der Bücherei im Jahr Für die Bücherei geleistete Arbeitsstunden im Jahr Besucherzählung Wochenzählung Quartalszählung Jahresstatistik Jahresbericht der Evangelischen Bücherei im Jahr Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen des DBS Bogens Auswertung von statistischen Daten Entwicklung der Entleihungen Bestand im Vergleich zu Entleihungen Nutzerschaft und Bestand im Vergleich Statistik und Öffentlichkeitsarbeit Arbeitsbericht Adressaten MEDIENPFLEGE DIE PATIENTENBÜCHEREI Einleitung Büchereiteam Medienbestand Auswahlkriterien Spezielle Hinweise Literaturvermittlung Ausleihformen Stationsausleihe Ausleihe im Büchereiraum Ausleihe auf Anforderung Ausleihvorgang Benutzungshinweise Verbuchung Rücknahme entliehener Medien Reinigung und Kontrolle zurückgegebener Medien Mahnungen Ausleihstatistik Jahresstatistik I!. Nlfg. vom 20. August 2008 zu LF 51986

8 ANHANG I Anhang I/I Anhang 1/2 Anhang 1/3 Anhang 1/4 SYSTEMATIK FÜ R EVANGELISCHE BÜCHEREIEN Systematik der Erwachsenenliteratur Systematik der Kinder- und Jugendliteratur Index zur Systematik für Evangelische Büchereien Interessenkreise ANHANG 11 Anhang li/i Anhang 11/2 Anhang 11/3 Anhang 11/4 Anhang 11/5 TITELA UFN AHME Pflichtabkürzungen Glossar zur Titelaufnahme Entscheidungshilfe für die Festlegung der Ordnungswörter von Haupt- und Nebeneintragungen Muster für die Katalogkarten einer Verfasserschrift Muster für die Katalogkarten einer Sachtitelschrift ANHANG 111 BEZUGSQUELLENNACHWEIS ANHANG VI NACHWEISAKTION FÜR EHRENAMTLICHE ANHANG VII FORMULARE UND KOPIERVORLAGEN Nachweis über ehrenamtlich/freiwillig/unentgeltlich geleistete Arbeit Zusammenstellung der geleisteten Stunden Nachweis über die Teilnahme an Fortbildung und Weiterbildung Bestandsstatistik Ausleihstatistik Ausleihstatistik - Monatsübersicht Öffnungstage und Öffnungsstunden der Bücherei im Jahr Veranstaltungsarbeit der Bücherei im Jahr Für die Bücherei geleistete Arbeitsstunden im Jahr Zu- und Abgangsliste Anmeldekarte ANHANG VIII ADRESSEN DER LANDESVERB Ä NDE UND BÜCHERElF ACHSTELLEN 11. Nlfg. vom 20. August 2008 zu LF 51986

9 VORW ORT Seit seinem ersten Erscheinen im Jahre 1960 ist der Leitfaden zu einer Arbeitshilfe geworden, die bei der Einrichtung und Führung evangelischer Büchereien ständig zu Rate gezogen wird. Gerade die vielen Erfahrungen aus der Praxis haben aber auch gezeigt, daß Verbesserungen angebracht, ja unumgänglich waren. So haben zahlreiche Korrektur- und Ergänzungsvorschläge von Büchereimitarbeitern zu dieser 5., vollständig überarbeiteten Auflage geführt. Die vorliegende Arbeitshilfe wendet sich vor allem an ehrenamtliche Mitarbeiter, die ohne bibliothekarische Vorkenntnisse auf sich allein gestellt Büchereiarbeit leisten. Die Vereinfachung von Regeln und Verfahrensweisen hatte deshalb Vorrang vor der Vermittlung einer differenzierten und umfassenden Verwaltungslehre. Der Leitfaden ist kein Gesetzbuch, sondern eine Arbeitshilfe. Wir hoffen, daß die vorliegende Ausgabe es den Mitarbeitern möglich macht, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für Büchereiarbeit zu schaffen. Göttingen, im September 1986 Deutscher Verband Evangelischer Büchereien

10 VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE EINRICHTUNG EINER BÜCHEREI Jeder, der eine Bücherei aufbauen möchte - sei es eine Gemeindeoder Mitarbeiterbücherei, eine Krankenhaus- oder Heimbücherei - wird im Hinblick auf ihre Funktion bestimmte Wünsche und Vorstellungen haben. Wichtig ist, daß die Einrichtung einer Bücherei grundsätzlich im Auftrag des Trägers (Presbyterium/Kirchenvorstand/ Anstaltsleitung) geschieht, der die volle Verantwortung übernimmt und sich zur Unterstützung der Arbeit verpflichtet. Gesamtkonzeption 1.1 Inhalt und Umfang des Bestandes (der Begriff "Bestand" umschließt generell Bücher, AV-Medien, Zeitschriften und Spiele) werden unter nachstehenden Gesichtspunkten geplant: - soziologische Struktur im Wirkungsbereich der Bücherei. Anzusprechende Lesergruppen und deren Größen ; - angestrebte Arbeit mit dem Buch in Zielgruppen (kirchliche Bildungsarbeit mit Kindern, Jugendlichen, Eltern, Berufstätigen, alten Menschen, Kranken u. a.) ; - Anfangsstufen des Bestandes und Ausbau in den folgenden Jahren ; - Zusammenarbeit mit anderen - evangelischen, katholischen, kommunalen - Büchereien. Personelles 1.2 Die Einrichtung einer Bücherei ist nur sinnvoll, wenn eine kontinuierliche Leitung durch eine Person gewährleistet ist, die zusammen mit weiteren Mitarbeitern (Büchereiteam) die anfallenden Arbeiten sachgerecht durchführen kann. Zu den Aufgaben des Büchereileiters gehören u. a.: - Koordination der gesamten Arbeit und deren Organisation ; - Büchereiverwaltung; - sachgerechter Auf- und Ausbau des Bestandes; - Anwendung seiner literarischen Kenntnisse im Gespräch ;

11 1.2 - Öffentlichkeitsarbeit (Ausstellungen, Vorstellen von Neuerscheinungen, Begleitung der Aktivitäten in der Gemeinde mit Literatur usw.) ; - Austausch und Vermittlung von fachlichen Kenntnissen im Team. 1.3 Lage, Raum, Öffnungszeiten Wenn irgend möglich, sollte die Bücherei in einem eigenen, ausreichend großen Raum in zentraler Lage untergebracht sein. Aber auch dort, wo nur ein Mehrzweckraum zur Verfügung steht, braucht die Bücherei genügend Platz für eine funktionsgerechte Möblierung. Die Öffnungszeiten müssen ausreichend und auf die Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt sein (mindestens vier bis sechs Stunden, verteilt auf mindestens zwei Tage pro Woche). 1.4 Finanzplanung Der Auf- und Ausbau einer Bücherei erfordert - möglichst für mehrere Jahre - einen Finanzierungsplan. Dieser muß die Aufgaben der Bücherei und die finanziellen Möglichkeiten berücksichtigen. Ein ausreichender Etat ist nötig fü r: - den Aufbau des Bestandes, - die jährliche Ergänzung und Erneuerung des Bestandes, - Büchereimöbel und -material, - Nebenkosten (Werbematerial, Öffentlichkeitsarbeit, Porto usw.), - ggf. Personal- und Raumkosten. Grundsätzlich empfiehlt es sich, den Rat des zuständigen Landesverbandes einzuholen. Fachkräfte helfen, den Finanz- und Raumbedarf für eine Folge von Jahren zu berechnen.

12 FINANZIERUNG 2 Sind die Voraussetzungen für den Auf- und Ausbau einer Bücherei geklärt, stellt man einen Kostenvoranschlag für den Bedarf von mindestens einem Jahr bzw. mehreren Jahren im voraus auf, der mit dem Büchereiträger und ggf. mit dem Landesverband abgesprochen wird. Bei der Beschaffung der Mittel gibt es mehrere Möglichkeiten: I Kirchliche Mittel 1.1 Mittel des Büchereiträgers (Kirchengemeinde bzw. zuständige Institution). Diese Mittel werden vor Erstellung des Haushaltes für das kommende Rechnungsjahr beim Träger schriftlich beantragt. Ein genauer Kostenplan (Buchanschaffungen, Büchereimaterial, Büchereimöbel, Personalkosten, Raumkosten usw.) muß dem Antrag beigefügt werden. Statistische Unterlagen über die bisherige Arbeit (Bestand, EntIeihungen, Lesergruppen usw.) begründen den Bedarf der angeforderten Mittel. 1.2 a Mittel der Landeskirche bzw. des Landesverbandes. 1.2 b Mittel des Kirchenkreises. Beantragung wie bei I Sonstige Einnahmen: Kollekten, Spenden, Mahngebühren u. a. II Außerkirchliche Zuschüsse ll. 1 Mittel des Bundeslandes. Informationen erteilt der Landesverband. ll. 2 Grenzlandmittel. Anträge werden beim Landkreis bzw. beim Landesverband gestellt. Beantragung wie bei l.3 Mittel kommunaler Stellen (Landkreis, politische Gemeinde). Anträge werden an die Gemeinde- oder Stadtverwaltung sowie an den Landkreis gestellt. Beantragung wie bei I. 1. ll. 4 Sonstige Zuschüsse: Spenden, z. B. aus der freien Wirtschaft. Hinweis: Da in den Landeskirchen und Bundesländern verschiedene Finanzierungs- und Abrechnungsverfahren bestehen, kann hier nichts Allgemeingültiges gesagt werden. Informationen erteilt der zuständige Landesverband.

13 2.1 Verwendungsnachweis - für den Träger: Wenn die Bewilligungsbescheide der jeweiligen Geldgeber eingegangen sind, werden die bewilligten Beträge in ein Abrechnungsbuch unter der Rubrik "Einnahmen" in die entsprechenden Spalten eingetragen. Nach Eingang der Rechnungen werden die Rechnungsbeträge unter der Rubrik "Aufwendungen" in die entsprechenden Spalten des Abrechnungsbuches eingetragen. So gibt dieses Buch jederzeit einen genauen Überblick über die finanzielle Situation der Bücherei. Die Originale der geprüften und mit den jeweiligen Zugangsnummern (s ) versehenen Rechnungen werden dem Büchereiträger zur Zahlung eingereicht. Je ein Duplikat der Rechnungen verbleibt in den Unterlagen des Büchereileiters ; - für andere Geldgeber (Kirchenkreise, Landesverbände, Kommune, Landkreis, Bundesland): Bei Mitteln, die der Landesverband oder Kirchenkreis oder eine kommunale Stelle bewilligt oder auszahlt, werden weitere Exemplare der Rechnungen oder Fotokopien an die geldgebende Stelle gesandt. Sie müssen mit der Unterschrift des Büchereileiters, dem Büchereistempel und der zu jedem Titel gehörenden Zugangsnummer versehen sein.

14 .... EINNAHMEN I. Kirchliche Mittel 11. Außerkirchliche Mittel Ein- Lfd. Tag Belege Nr 1 2a 2b 3 s Swmne nahmen K igem. Landes-jJu.rchen Sonst. Bundes- Grenz- Mittel S O nst. 11. ins- kirche!kreis land!1 ;1 :::r.: gesamt.. ".1. Konto der Gi emei de 1000,- 1000,- "1000, MClhncaeb hren 5,50 S,SO 5,50 : Le.ser - Spende. 50,- 30,- 30,- S Spenole FQ. Müll"'!" 100,- 100,- 100, t. GerTIeindefest FlohrY\Clrl<.t 5't,30 S't,lO SS9,8(J ":I Lcanol esvorband 500,- 500,- 500,- S ,- 689,80? '"?? "" ;::' 0-9- :: I:: 0- I:: '" ::- AUFWENDUNGEN Lfd. Tag ReChnung Nr. 't 1',2. BuchhOlndlunl;J HClUke 3.3. EKZ 9 12,6 E ichrn ller 10 H.? Tombola b.gemeindefest EKZ 1a 1b 1c Summe 2a 2b 2c 2d 'Summe 3 Auf- Bilcher Buch- Einband 1a-1c Bilche- Porto, Ein- Aufwand 2a-2d Pers.- wendg. U.8. ge- kosten re i- Werbung filr d. richtq. Ausg. ins- Medien schenke mate- Reisen, u.a. B.-Raum gesamt rial Lehrg., einmal. usw. Invest. 3'tO,80 3'tO,80 3'tO,&O 16,83 1'6,83 16,83 3'to,2.0 Yt 0, 2.0 3ltO,20 Ito,- Lfo,- 'to, ,6"1 o ,n I Fortbildung Fr. Hoesch 6q- 60,- 60,- 106",61' 'ti7,03 15'11,10!'J

15 RAUM UND EINRICHTUNG Lage Im allgemeinen wird sich der Standort der Bücherei an den bereits vorhandenen Möglichkeiten orientieren müssen. Ideal ist ein eigener Büchereiraum in einem Mehrzweckbau, in dem kirchliche Veranstaltungen stattfinden, z. B. das Gemeindehaus. Die Bücherei sollte im Erdgeschoß liegen und gut zu erreichen sein. Ein Schaufenster mit Sicht in den Ausleihraum und eine freie Außenwand zur Anbringung von Plakaten sind gute Werbemöglichkeiten. Schilder am Hauseingang und am Weg weisen auf die Bücherei und ihre Öffnungszeiten hin. Größe der Räume 3.2 Der räumlichen Planung werden folgende Zahlen zugrundegelegt: - Ausleihraum : für 1000 Bände 25 qm Grundfläche, 3000 Bände 50 qm, Erweiterungsmöglichkeiten sollten einkalkuliert werden ; - Arbeitsraum: ab 3000 Bände mindestens 8qm, mit direkter Verbindung zum Ausleihraum. Hier können auch selten gefragte Bücher magaziniert werden. - Gegebenenfalls ist zu klären, welche Belastung der Fußboden durch das Gewicht der Bücher aushalten kann. Heizung, Fußböden, Beleuchtung 3.3 Sind die Heizkörper unter den Fenstern angebracht, wird an der Wand keine Stellfläche für Büchereimöbel verschenkt. Ausreichender Abstand zu den Regalen verhindert, daß die Bücher sich durch die Wärme verziehen. Als Fußbodenbeläge eignen sich leicht zu reinigende und schalldämpfende Materialien. Der Büchereiraum soll hell sein und bei Tagesund Kunstlicht ohne Schatten ausgeleuchtet werden. Direkte Sonneneinstrahlung schadet den Büchern. Wichtig ist eine ausreichende Anzahl von Steckdosen. Einrichtung 3.4 Der Büchereiraum gliedert sich in Ausleihbereich, Verbuchungsbereich und Lesezone.

16 3.4 Die Grundeinrichtung besteht aus Regalen, einem Katalogmöbel sowie den Möbeln für die Verbuchungs- und Lesezone. Das Mobiliar sollte funktionsgerecht und in Holzart und Design aufeinander abgestimmt sein. Deshalb ist es zweckmäßig, die Einrichtung von Herstellern zu beziehen, die auf Büchereimöbel und das entsprechende Zubehör spezialisiert sind und Möbelprogramme gewährleisten, die auch nach Jahren noch lieferbar sind (siehe Anhang III) Regale und Kataloge Für die Aufstellung des Bestandes werden offene Regale empfohlen. Man unterscheidet zwischen Wandständerregalen und Doppelregalen, die frei im Raum stehen und von bei den Seiten zugänglich sind. Beide Regaltypen sollten nach einem Baukastensystem konstruiert sein: d. h. ausgehend von einer Grundeinheit mit 90 bis 100 cm Breite und cm Tiefe können beliebig viele Anbaueinheiten mit den gleichen Maßen angefügt werden. Rückwärtige Anschlagleisten an den beliebig verstellbaren Regalböden schützen Bücher und Wände. Die Anzahl der Regale richtet sich nach Art und Größe des Bestandes. Selbst wenn man davon ausgeht, daß ein Teil des Bestandes ständig ausgeliehen ist, sollte der Platz großzügig berechnet werden, da zu eng bestellte Regale unübersichtlich wirken. Als Berechnungsgrundlage gelten folgende Zahlen: Erwachsenenbücher Kinderbücher Quart Sachb. / Schöne Lit. Sachb. / Erz. bände Bände pro Regal- meter 30 / 33 Bde. 30 / 35 Bde. - Zahl der Böden pro Regaleinheit 5 I 6 4 / Abstand der Regal- böden voneinander 29 / 24cm 29 / 29cm 36cm Abstand des unteren Bodens 30 bis 35cm 25 bis 30cm - vom Fußboden, Höhe des oberen Bodens / cm / cm - ständers 175 bis 205 cm 175cm Höhe des Regal cm

17 Bei der Aufstellung der Regale wird die Stell fläche an den Wänden voll ausgenutzt. Außerdem können Doppelregale zu Regalgassen gesteilt werden, die nicht länger als 3 m sein sollen. Der Abstand zwischen zwei Regalen muß mindestens 2,50 m betragen. Zur Ausstattung der Regale gehören Buchstützen und gut lesbare Beschriftungsschilder. Bilderbücher werden in einem Bilderbuchtrog mit einem Fassungsvermögen von ca. 120 Bänden untergebracht. Für die Kataloge eignet sich ein Katalogwagen oder -tisch mit mehreren übereinanderliegenden Kästenreihen. Ein Flachschließstangensystem verhindert, daß die Katalogkarten unbefugt herausgenommen werden können. Verbuchungsbereich Zum Verbuchungsbereich in Eingangsnähe gehören eine Verbuchungstheke bzw. ein genügend großer schreibtischähnlicher Ausleihtisch, ein Drehstuhl und ein Bücherwagen für zurückgegebene Bücher. Ein Schreibmaschinentisch für die Schreibmaschine sollte in Reichweite stehen. Kann kein eigener Arbeitsraum eingerichtet werden, dient dieser Platz gleichzeitig für alle bibliothekarischen und technischen Arbeiten und wird durch einen Materialschrank ergänzt. Lesezone Um dem Leser die Möglichkeit zu geben, Literatur anzulesen oder mit dem Buch zu arbeiten, sind für je 1000 Bände vier Lese- bzw. Arbeitsplätze erforderlich. Schreibmaterial kann bereitgestellt werden. Wichtig ist auch hier eine ausreichende Beleuchtung. Garderobe und sanitäre Anlagen Am Eingang zur Bücherei sollte sich eine Garderobe mit genügend Garderobenhaken und einem Schirmständer befinden sowie in der Nähe ein allgemeinzugängliches WC mit Waschmöglichkeit.

18 4 BESTANDSAUFBAU 4.1 Bestandsplanung Vorüberlegungen Bei der Bestandsplanung wird je nach Art und Zielsetzung der Bücherei folgendes berücksichtigt: - soziologische Zusammensetzung der Leserschaft (z. B. Alters- und Berufsstruktur) ; - Gruppen und Aktivitäten in der Gemeinde (Kindergarten, Jungschar, Konfirmanden, Junge Gemeinde, Frauenhilfe, Altenarbeit usw.) ; - wirtschaftliche und kulturelle Besonderheiten des Ortes (städtischer bzw. ländlicher Einzugsbereich, vorhandene Schulen usw.) ; - andere Büchereien am Ort (z. B. zum Zweck der Kooperation) ; - sonstige Bildungseinrichtungen (z. B. Volkshochschule, Familienbildungsstätten usw.) ; - aktuelle Titel und Themen Kriterien für den Bestandsaufbau Das Angebot der Bücherei dient sowohl der Information und Bildung als auch der Unterhaltung. Deshalb werden Titel angeschafft - zur kirchlichen Bildungsarbeit (Religion, Familie, Ehe, Lebensfragen, Erziehung, soziale Fragen usw.) ; - zur allgemeinen Weiterbildung; - zur Freizeitgestaltung (auch Spiele, Cassetten usw.) ; - zur Unterhaltung (Belletristik und Sachliteratur) ; - für bestimmte Zielgruppen (z. B. Großdruckbücher für sehbehinderte Menschen, fremdsprachige Literatur für ausländische Mitbürger). Bei einem kleinen Anfangsbestand von 500 bis 1000 Bänden empfiehlt es sich, für eine kleine Zielgrupp-e konzentriert zu planen (z. B. nur Kinderbücher oder bestimmte Systematikgruppen).

19 Auswahl und Erwerbung Hilfsmittel für die Auswahl - "Der Evangelische Buchberater", kritisches Besprechungsorgan speziell für die evangelische Büchereiarbeit, erscheint viermal jährlich, hrsg. vom Deutschen Verband Evangelischer Büchereien e. V. (DVEB) ; - "Buchauswahlfür evangelische Büchereien" (Titel aus dem "Evangelischen Buchberater" und andere Titel, die für einen großen Leserkreis geeignet sind) erscheint einmal jährlich, hrsg. vom DVEB; - Themen und Sonderlisten zu aktuellen gemeinde- und gesellschaftsbezogenen Fragen und für bestimmte Zielgruppen (z. B. "Familie heute", "Rauschmittel und Alltagsdrogen", "Der Nationalsozialismus", "Cartoons", "Kriminalromane") ; - sonstige Listen, Kataloge und Prospekte (z. B. vom Landesverband, von den Staatlichen Büchereifachstellen, von der EKZ, vom Borromäusverein, aus der Buchhandlung) ; - Buchbesprechungen in Tages- und Wochenzeitungen, Zeitschriften, Rundfunk und Fernsehen. Es ist zweckmäßig, an der Auswahl die Büchereimitarbeiter, Mitarbeiter der Gemeinde und interessierte Leser zu beteiligen. Das geschieht am besten über eine Wunschliste, die vor dem Kauf vom Büchereiteam ausgewertet wird. Für den Einkauf vorgemerkte Titel werden auf Zetteln notiert und zu einer Bestellkartei geordnet. Auf jedem Zettel können neben Verfasser, Titel, Verlag, Erscheinungsjahr und Preis auch die Fundstelle der Besprechung bzw. Vorschlag von... sowie ggf. die Systematikgruppe, der Kurztext und - bei Jugendbüchern - die Altersangabe notiert werden. Muster eines Bestellzettels: Je :Bio Eykmon, kare!u. JJert./3ou - mon J)le J),'oe! e,, aldt. l1u.s 0'. M dert.ond. freihur9: Herder; Guters!oh: 6. hohn Sprache _ un!jewohn/ich modern. :/tl. pähtich. "d nz:so welt- lieh wie mo!jlich ""n Golf Z /j,..tlen. ab!jj. Guelle:?{al'I'er Schlitz.4lretS:.26,50 H

20 jede Bestellung wird anhand des Alphabetischen Katalogs (s. 6.1) überprüft, um Doppelanschaffungen zu vermeiden Erwerbung Der Einkauf kann erfolgen: - persönlich im Buchhandel. Dort kann man sich am schnellsten über aktuelle Entwicklungen auf dem Buchmarkt informieren. Doch auch beim persönlichen Einkauf sollten alle vorher genannten Kriterien berücksichtigt werden; günstige Angebote dürfen den planvollen Bestandsaufbau nicht beeinträchtigen ; - durch schriftliche Bestellung beim Buchhandel oder bei einer EinkauJszentrale (s. Anhang 111) anhand von Listen, auf denen Verfasser, Titel, Auflage, Ausgabe, Verlag, Erscheinungsjahr und Preis angegeben sind. Eine Durchschrift verbleibt zur späteren Kontrolle in der Bücherei. Um den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten, sollten viele Einzelkäufe vermieden werden. Die Aktualität braucht darunter nicht zu leiden. Um Engpässe bei der Einarbeitung zu vermeiden, bestellt man am besten mehrere Male im jahr größere Mengen. Bei jeder Bestellung wird die Lieferfirma gebeten, die Rechnung dreibis fünffach auszufertigen (s. 2. 1). Bibliotheksrabatt : Entsprechend einem "Merkblatt über die zulässigen Nachlässe beim Verkauf preisgebundener Bücher", das vom Börsenverein des Deutschen Buchhandels e. V. im juni 1977 herausgegeben wurde, gestatten die meisten Verlage den Buchhändlern,, 10% Nachlaß auf Bezüge von für jedermann zugänglichen Volksbüchereien, insbesondere also der kommunalen Büchereien einschließlich der Büchereien des Deutschen Verbandes Evangelischer Büchereien... ". Dies gilt "in der Regel nur für Bücher und nicht für Zeitschriften und Lose-Blatt-Werke". Der Buchhändler ist nicht verpflichtet, Büchereien diesen "Bibliotheksrabatt" zu gewähren Rechnungskontrolle Die gelieferten Bücher werden anhand der Rechnung und der Bestellliste auf Vollzähligkeit und Ladenpreis hin überprüft. Die Bestellzettel werden aus der Bestellkartei gezogen, mit der Lieferung verglichen und in die entsprechenden Bücher gelegt. Die auf dem Bestellzettel bereits vorhandenen Angaben erleichtern nun die im folgenden dargestellte Einarbeitung.

21 EINARBEITUNG Die Einarbeitung von Medien umfasst alle Arbeitsgänge, die notwendig sind, damit Medien nach der Erwerbung an Benutzer ausgeliehen werden können. - Kapitel 5.1 beschreibt die Einarbeitung von Büchern. Es bildet gleichzeitig die Grundlage für die Einarbeitung von Nicht-Buch-Medien. Abweichungen, die hierbei auftreten, werden in Kapitel 5.2 erläutert. - In Kapitel 5.3 werden die Wege der einzelnen Medien von der Lieferung bis zur Präsentation im Regal im Überblick dargestellt. - Bezugsquellen für Bibliotheksmaterial sind im Anhang III zu finden. 5 Bücher 5. 1 Die Einarbeitung von Büchern geschieht in der Reihenfolge : 1. Lieferungs- und Rechnungskontrolle 2. Signaturbildung 3. Inventarisierung - Zu- und Abgangsliste - Eigentumsvermerk 4. Erfassen in der Bestandsstatistik 5. Technische Bearbeitung - Klappentext, Buchkartentasche, Fristzettel, Vorderseite des Schutzumschlages ein- bzw. aufkleben - Foliieren - Signaturetikett anbringen Die Arbeitsgänge - Katalogkarten erstellen (Kapitel und Kapitel 6.2) - Buchkarte erstellen (Kapitel 7.8) - Katalogkarten einordnen (Kapitel 8) werden an genannter Stelle erläutert. Abschließend wird die Buchkarte in die Buchkartentasche gesteckt. Damit bei Ausleihe und Rücknahme eine schnelle Kontrolle möglich ist, wird die Zugangsnummer auf der Buchkartentasche vermerkt. 8. Nlfg. vom 20. August 2003 zu LF 51986

22 5.1.1 Lieferungs- und Rechnungskontrolle Lieferung und Rechnung werden überprüft: Stimmen Bestellung und Lieferung überein? Stimmen Lieferung und Lieferschein bzw. Rechnung überein? Ist die Rechnung sachlich und rechnerisch richtig? Wurde z.b. der Büchereinachlass gewährt? Signatur Jedes Buch erhält eine Signatur, unter der es im Regal aufgestellt wird. Sie setzt sich zusammen aus dem Kürzel für die Systematikgruppe, auch Notation genannt (vgl. Kapitel 6.1) und den ersten drei Buchstaben des ersten Ordnungswortes (vgl. Kapitel und Kapitel 7.3). Die Signatur wird mit Bleistift auf der Rückseite des Haupttitelblattes festgehalten. Dabei ist ausreichend Platz für den Bücherei-Stempel und die Zugangsnummer zu lassen, die zusammen den Eigentumsvermerk bilden (vgl. Kapitel ). Ist hier kein Platz vorhanden, wird die Eintragung in der Regel auf der Vorderseite des Haupttitelblattes vorgenommen InJlentarisierung Die Bücherei ist verpflichtet, einen Nachweis über Umfang und Wert ihres Bestandes zu führen und den Bestand als Eigentum der Bücherei zu kennzeichnen. Dies geschieht durch den Eintrag in die Zu- und Abgangsliste und durch das Anbringen des Eigentumsvermerkes Zu- und Abgangsliste Alle durch Kauf oder Geschenk erworbenen Medien werden in eine Zu- und Abgangsliste eingetragen. Sie kann in verschiedener Form. geführt werden: als gebundenes Buch, als Loseblattsammlung von - Vordrucken oder - Rechnungskopien ; für geschenkte Medien werden an entsprechender Stelle Blätter eingefügt. 8. Nlfg. vom 20. August 2003 zu LF 51986

23 In der Zu- und Abgangsliste werden folgende Daten festgehalten : Zugangsnummer (= laufende Nummer) Rechnungsdatum Signatur Verfasser Titel Lieferant Preis Abgangsdatum Grund Die folgende Seite zeigt das Beispiel einer Zu- und Abgangsliste. Eine Kopiervorlage befindet sich in Anhang VII Nlfg. vom 20. August 2003 zu LF 51986

24 ?" Z s > c:: D OD Zugang Zugangs- Rechn.- nummer datum 02(3568 1' ( Zu- und Abgangsliste Abgang Sig- Verfasser Titel Lieferant Preis Abgangs- Grund natur Halv Hcthrtt, u. V ver W01"t Ve,ueyl,(.ch, 12,50 ]m;! 'BC\M.et", J. 'Bcuv Schr Ve,ueyl,(.ch, 10, datum - L.> '"

25 Zugang Jede Medieneinheit (s. Kapitel ) erhält eine eigene Zugangsnummer. Das gilt auch für jeden Band eines mehrbändigen Werkes sowie für Mehrfachexemplare eines Titels. Die Zugangsnummer besteht aus dem laufenden Jahr und der laufenden Nummer. Es gibt folgende Möglichkeiten: Es wird fortlaufend gezählt, d. h. die Zählung wird bei Beginn eines neuen Jahres nicht unterbrochen, es ändert sich nur die jeweilige Jahreszahl, z.b.: Zugangs- Rechn.- Sig- Verfasser Titel nummer datum natur 02( t 1tC!hrv, u. V verbor Wort 03( Jm;1 Bau- BCMA.eY,J. SchreMn«tteY Die Zählung beginnt am Anfang eines Jahres neu, z. B.: Zugangs- Rechn.- Sig- Verfasser Titel nummer datum natur 02( t 1tC!hrv, u. V verbor Wort 03( Jm;l Bau- BCMA.eY,J. SchreMn«tteY Damit eine korrekte Rechnungslegung gegenüber Büchereiträger und ggf. Zuschussgebern gewährleistet ist, wird die Zugangsnummer ebenfalls auf den Original-Rechnungsbelegen festgehalten. Wird ein Zugangsbuch in loser Form auf der Grundlage von Rechnungsduplikaten geführt, müssen auf der Rechnung fehlende Angaben ergänzt werden. Abgang Ausgesonderte Medien werden in der Zu- und Abgangsliste unter Angabe des Datums sowie des Grundes (z. B. Verlust, zerlesen) ausgetragen. Ihre Zugangsnummern werden nicht wieder vergeben, weil sonst die laufende Nummerierung des Medienbestandes in der Reihenfolge der Anschaffungen nicht gewährleistet ist. 8. Nlfg. vom 20. August 2003 zu LF 51986