Workshop: Digitale Betriebsprüfung und Verfahrensdokumentation Teil 2

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1 Kurzvorstellung der AvenDATA GmbH Workshop: Digitale Betriebsprüfung und Verfahrensdokumentation Teil 2 Referent: Emanuel Böminghaus Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus

2 GDPdU - Erfahrungen [ ] Bestandteile GDPdU - Erfahrungen Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 2

3 GDPdU - Erfahrungen [ ] Bestandteile Ablauf einer Verfahrensdokumentation Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 3

4 GDPdU - Erfahrungen [ ] Bestandteile Thematische Aufarbeitung im Rahmen der Jahresabschlussprüfung seit 2001 wegen GDPdU Entwicklung des GDPdU-Checks Bundesweite Vortragstätigkeiten zu GDPdU Fachlicher Partner für die Internetportale und Bearbeitung zweier Buchprojekte zum Thema GDPdU Erfolgreiche Abwicklung zahlreicher GDPdU-Checks und Beratungsaufträge im GDPdU-Umfeld und fachliche Betreuung einer Programmentwicklung zur Unterstützung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 4

5 [ ] Bestandteile Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 5

6 [ ] Bestandteile GoBS, einer Verfahrensdokumentation der Verfahrensdokumentation nach GoBS Bestandteile einer Verfahrensdokumentation Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 6

7 [ ] Bestandteile Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 7

8 [ ] Bestandteile in der Praxis Eigene Erfahrungen aus dem Bereich Wirtschaftsprüfung und IT- Systemprüfung: Keine geschlossene Verfahrensdokumentation Wenn überhaupt, dann nur aktuelle Versionen verfügbar der Dokumentation eigentlich bekannt aber nicht umgesetzt spätestens seit GoBS (1995) gegeben Stärkere Fokussierung der Finanzverwaltung auf die Dokumentation der Verfahrensabläufe durch digitale Betriebsprüfungen (GDPdU) Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 8

9 Ursachen [ ] Bestandteile Fehlendes Bewusstsein für und Nutzen Dezentrale Zuständigkeiten in den Unternehmen Verteilte Erstellung und von Unterlagen; dadurch mangelnde Kenntnisse über vorhandene Richtlinien und Dokumentationen Lästige, nicht produktive Tätigkeiten Ständiger Aufwand durch der Überprüfung und Aktualisierung Sensibilisierung i.d.r. erst nach Störung/Notfall Keine ausreichende Sensibilisierung durch Prüfungen Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 9

10 Wert und Nutzen [ ] Bestandteile Störfallvermeidung, bzw. geringerer Schaden bei Störung/Notfall Erhöhung der Transparenz im Unternehmen Vermeidung von Abhängigkeiten ( Kopfmonopole ) Klare Zuordnung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Erkennung von Schwachstellen und Risiken (Risikomanagement) Werkzeug zur Kontrolle und Managementinformation Werkzeug zur Prozessoptimierung Erfüllung der Dokumentationsanforderungen GoBS/GDPdU und weitere Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 10

11 [ ] Bestandteile GoBS, einer Verfahrensdokumentation Bestandteile einer Verfahrensdokumentation der Verfahrensdokumentation nach GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 11

12 GoBS, einer Verfahrensdokumentation [ ] Bestandteile GoBS, Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme stammen von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.v. (AWV), Eschborn Mit erläuterndem BMF-Schreiben vom 7.November 1995 veröffentlicht; (Vorgänger: GoS, BMF vom 5.Juli 1978) BMF Schreiben vom 16.Juli 2001: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen - GDPdU OFD Düsseldorf vom : Buchführungs- und Archivierungssysteme; GDPdU BMF Schreiben vom Umsatzsteuer bei elektronisch übermittelten Rechnungen Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 12

13 Zitate [ ] Bestandteile Bernhard Lindgens (Bundesamt für Finanzen) Beim Datenzugriff der Finanzverwaltung sind die GDPdU und GoBS (Verfahrensdokumentation) für alle buchführungspflichtigen Unternehmer, Freiberufler und Selbständige von Bedeutung. Quelle: Markus Flamm (Betriebsprüfung) Stuttgart Die Einhaltung der GoBS sind zwingende Vorraussetzung zur Erfüllung der GDPdU Quelle: Helmut Pietschmann (Betriebsprüfung) Berlin Mit der Verfahrensdokumentation ist der Istzustand dokumentiert und es kann gezielter nach prüfungsrelevanten Daten gefragt werden Quelle: Vortrag ECC-Berlin, 1. Dezember 2005 Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 13

14 [ ] Bestandteile Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 14

15 Objekte der Verfahrensdokumentation [ ] Bestandteile Objekte der Verfahrensdokumentation Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 15

16 einer Verfahrensdokumentation [ ] Bestandteile...Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Buchführungs- bzw. Rechnungslegungsverfahrens ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, die die Beschreibung aller zum Verständnis der Rechnungslegung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten muss. Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit insbesondere komplexer Verfahren ist für einen sachverständigen Dritten nur dann möglich, wenn ihm neben den Eingabedaten und Verarbeitungsergebnissen auch eine aussagefähige, der Komplexität entsprechend detaillierte Dokumentation zur Verfügung steht. Der Aufbau und die Pflege der zum Verständnis der Rechnungslegung erforderlichen Dokumentation sind Voraussetzung für die Erfüllung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung... IDW FAIT1, , Tz. 53 Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 16

17 GoBS - Verfahrensdokumentation [ ] Bestandteile Präzisierung der GoB im Hinblick auf die DV Buchführung Beschreibung von Maßnahmen zur Sicherstellung, dass die Buchführung vollständig richtig zeitgerecht geordnet nachvollziehbar Unveränderbar ist. Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 17

18 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ ] Bestandteile Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 18

19 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ ] Bestandteile der Verfahrensdokumentation: Beschreibung der sachlogischen Lösung Beschreibung der programmtechnischen Lösung Beschreibung, wie die Programmidentität gewährt wird Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird Arbeitsanweisungen für den Anwender Umfang und Wirkungsweise des IKS für alle diese Bereiche GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 19

20 Bestandteile einer Verfahrensdokumentation [ Bestandteile ] Bestandteile einer Verfahrensdokumentation Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 20

21 Bestandteile einer Verfahrensdokumentation [ Bestandteile ] Die Verfahrensdokumentation in einer IT-gestützten Rechnungslegung nach FAIT 1 besteht aus der Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation IDW FAIT1, Tz. 54 Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 21

22 Bestandteile einer Verfahrensdokumentation [ Bestandteile ] Anwenderdokumentation: Informationen für sachgerechte Bedienung der IT Anwendung Beschreibung der abgedeckten Aufgabenbereiche Beziehungen zwischen verschiedenen Modulen Beschreibung der Eingabeerfordernisse und Ausgaberegeln Beschreibung der Verarbeitungsregeln Beschreibung der eingerichteten Kontrollen und Fehlerbehandlung IDW FAIT1, Tz. 54 Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 22

23 Bestandteile einer Verfahrensdokumentation [ Bestandteile ] Technische Systemdokumentation Aufgabenstellung der IT-Anwendung Datenorganisation und Datenstrukturen Veränderbare Tabelleninhalte Programmierte Verarbeitungsregeln Fehlerbehandlungsverfahren Schlüsselverzeichnisse Schnittstellen zu anderen Programmen/Modulen IDW FAIT1, Tz. 54 Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 23

24 Bestandteile einer Verfahrensdokumentation [ Bestandteile ] Betriebsdokumentation Dokumentation der ordnungsgemäßen Anwendung des Verfahrens Datensicherungsverfahren Verarbeitungsnachweise Freigabeverfahren für neue/geänderte Software Auflistung der eingesetzten Programme mit Versionsnachweis IDW FAIT1, Tz. 54 Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 24

25 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ Bestandteile ] Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation). Die GoBS zeigen Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation insbesondere erstrecken muss. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang, der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist. GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 25

26 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ Bestandteile ] Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung. Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar ( 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 26

27 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ Bestandteile ] DV Buchführung muss von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich sachlicher und formeller Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. (Einzelfall- und Verfahrensprüfung) Aus der Dokumentation muss sich auch ergeben, dass das beschriebene Verfahren entsprechend durchgeführt wurde. Umfang der erforderlichen Dokumentation richtet sich nach der Komplexität der DV - Buchführung GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 27

28 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ Bestandteile ] Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden. Der Zusammenhang zwischen dem zu Grunde liegenden Geschäftsvorfall und dessen Buchung bzw. dessen DV- Verarbeitung muss durch eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation ergänzt durch den Nachweis ihrer ordnungsmäßigen Anwendung dargestellt werden. Der Buchführungspflichtige muss im Einzelfall durch Hinzuziehung der Verfahrensdokumentation die Erfüllung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion sicherstellen, um damit einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen ausreichend sicheren, eindeutigen und verständlichen Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung zu ermöglichen. GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 28

29 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ Bestandteile ] Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muss den Umfang und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems erkennbar machen. GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 29

30 Inhalt der Verfahrensdokumentation nach GoBS [ Bestandteile ] Die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens (Beleg-, Journal- und Kontenfunktion) ist zu belegen. Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist unter anderem durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation zu erbringen. Die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Eine Wahlmöglichkeit für den Buchführungspflichtigen, welche Beschreibung er für erforderlich hält, besteht nicht. GoBS Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 30

31 Belegfunktion PS 880 [ Bestandteile ] Belegfunktion als Basis für den Beweis des Zusammenhangs von Geschäftsvorfall und gebuchtem Inhalt in den Geschäftsbüchern Der Buchungsbetrag, Mengen- und Wertangaben aus denen sich der Buchungsbetrag errechnet Kontierung Buchungstext Belegnummer Beleg- und Buchungsdatum Zugehörige Buchungsperiode Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 31

32 Belegfunktion PS 880 [ Bestandteile ] Im Unterschied zu konventionellen Geschäftsvorfällen muss die Belegfunktion zu programminternen Buchungen, Buchungen auf Basis automatisierter Datenerfassung oder auf Basis des elektronischen Datentransfers durch das jeweilige Verfahren erfüllt werden!!! Das Verfahren entspricht dabei einem Dauerbeleg Auch die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist nachzuweisen Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 32

33 Journalfunktion [ Bestandteile ] Die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung kann durch Protokollierung nachgewiesen werden. Erfolgt die Protokollierung jedoch nicht bei Erfassung/- Datenübernahme sondern später im Prozess, so muss durch Maßmahmen und Kontrollen im Verfahren die Vollständigkeit von der Datenentstehung bis zur Protokollierung sichergestellt sein. Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 33

34 Kontenfunktion [ Bestandteile ] Die erfassten Buchungsvorfälle müssen sich nach sachlichen Kriterien ordnen und auswerten lassen (Buchungsrichtlinien) Bei verdichteten Posten ist die Möglichkeit des Nachweises der enthaltenen Einzelposten gefordert Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 34

35 Buchung [ Bestandteile ] Der Zeitpunkt der Buchung muss in der Verfahrensdokumentation definiert sein. Unveränderbarkeit, Authentizität ist sicherzustellen; Zugriffschutz, Verarbeitungsverfahren IKS Dokumentation von Veränderungen am Buchungsstoff unter Erhalt des ursprünglichen Zustands Speicherung von den für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und Programmen zur Gewährleistung der Verarbeitungsfähigkeit über alle Bearbeitungsstufen Kontrollen zur Sicherung der Vollständigkeit Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 35

36 IKS [ Bestandteile ] Die Beschreibung des IKS ist - soweit für die Buchführung relevant - Bestandteil der Verfahrensdokumentation Buchungsrelevante Arbeitsabläufe müssen definiert und in Ihrer Reihenfolge festgelegt sein Durch das IKS soll sichergestellt sein, dass Programmidentität gewahrt ist und dem tatsächlich dokumentierten System entspricht. Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 36

37 Datensicherheit [ Bestandteile ] Datensicherheitskonzept ist für die Erfüllung der GoBS unabdingbar (Tz 5.1) Das Datensicherungskonzept ist zu dokumentieren, insbesondere die Verfahren und Prozeduren der Datensicherung (Tz. 5.7) Was ist zu sichern? Software (Betriebssystem und Anwendungssoftware) Tabellen- und Stammdaten Bewegungsdaten Sonstige Aufzeichnungen Wogegen ist zu sichern? Datenverlust Unberechtigte Veränderung Unberechtigte Kenntnisnahme Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 37

38 Datensicherheit [ Bestandteile ] Sicherung gegen Verlust bedeutet: Datensicherungsprozeduren periodische und ggf. ad hoc Sicherungen Vorkehrungen gegen Verlust der Sicherungen durch: Unauffindbarkeit (systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programm und Datenbestände mit Standort, Inhalt, Datum der Sicherung und frühestes Datum der Löschung) Vernichtung (physische Sicherung gegen Feuer, Temperatur, Feuchtigkeit, Magnetfelder z.b. durch örtliche Trennung etc.) Diebstahl (verschlossene Räume, Tresore, externe Lagerung) Test der Lesbarkeit bei Langzeitlagerung Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 38

39 Datensicherheit [ Bestandteile ] Sicherung gegen unberechtigte Veränderung bedeutet: Zugriffskontrollen Zugangskontrollen Zuständigkeitsregelungen Überwachung Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 39

40 Bestandteile [ ] Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 40

41 Die Verfahrensdokumentation gehört zu den sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im Sinne von 257 HGB bzw. 147 Abs. 1 AO Bestandteile [ ] sfrist 10 Jahre Beginn der Frist mit Schluss des Kalenderjahres in dem die letzte Buchung erfolgte Die der Verfahrensdokumentation kann auch auf Bild- oder anderen Datenträgern erfolgen. Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 41

42 Kontakt Bestandteile Haben Sie noch Fragen? Ansprechpartner: AvenDATA GmbH Emanuel Böminghaus Auguste-Viktoria-Strasse Berlin Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Web: boeminghaus@avendata.de Copyright AvenDATA GmbH 2006, Referent Emanuel Böminghaus 42