IMEX Frankfurt, Mai 2014

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1 IMEX Frankfurt, Mai 2014 Die IMEX (The worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events) fand 2013 zum elften Mal statt und verzeichnete knapp Fachbesucher (davon knapp Hosted Buyers aus 75 Ländern) werden wieder Aussteller aus 157 Ländern erwartet, die auf Quadratmetern Ausstellungsfläche Veranstaltungsplanern, Marketingverantwortlichen und Travel Managern aus nationalen sowie internationalen Firmen, Verbänden und Agenturen ihre Produkte präsentieren. Die IMEX bietet sowohl Besuchern als auch Ausstellern ein umfangreiches Programm an Seminaren, Workshops und Events, welche zur Attraktivität dieser Veranstaltung beitragen. Aussteller auf der IMEX profitieren zusätzlich von einer ganzjährigen Präsenz auf den IMEX Web- Seiten (www.imex-frankfurt.com). Österreich wird auf der IMEX 2014 mit einem neu konzipierten Gemeinschaftsstand vertreten sein, der wieder für große Aufmerksamkeit bei den Messebesuchern sorgen soll. Treten Sie im Rahmen der Marketingplattform der Österreich Werbung auf der IMEX auf und präsentieren Sie sich dem internationalen Fachpublikum! Anmeldeschluss: 14. Februar 2014 IMEX 2014 Unser Angebot im Überblick: 3-tägige Fachmesse mit Präsentation des österreichischen Incentive- und Kongressangebotes. Beschreibung & Ihre Vorteile: Präsenz auf einer der wichtigsten, internationalen Fachmessen im Bereich der Tagungs- und Kongresswirtschaft Österreich wird durch die ÖW mit einem innovativen und zeitgemäßen Standkonzept repräsentiert Direkter Kontakt zu Neukunden Stammkundenkontakt und pflege Aufspüren neuer Trends Unsere Leistungen: Gesamte Messe- und Standorganisation Marketing-Aktivitäten zur Bewerbung des Österreich-Standes Betreuung der Hosted Buyer und der Fachbesucher Catering an den Messetagen Produktion eines eigenen Österreich Aussteller- Verzeichnisses Adressen zur Nachbearbeitung Besucherzahl 2013: Besucher, davon internationale Hosted Buyers Location: Messe Frankfurt/Main Termin: Mai 2014 Anmeldeschluss: 14. Februar 2014 Ihre Investition: Silberticket EUR 3.620,- exkl. MwSt. für einen Teilnehmer Goldticket EUR 5.980,- exkl. MwSt. für zwei Teilnehmer eines Unternehmens Tageskarte* EUR 1.200,- exkl. MwSt. (*nur mit Silber- oder Goldticket kombinierbar; Bitte um Bekanntgabe des gewünschten Messetages) Nicht im Paketpreis inkludiert: Reise- und Hotelkosten sowie sämtliche weitere Spesen. Sonderleistungen werden separat berechnet. Bei Interesse an einer Teilnahme wenden Sie sich bitte an Ihr jeweiliges Convention Bureau. Seite 1

2 1. Veranstalter Regent Exhibitions, 1st Floor, The Agora Ellen Street, Hove, East Sussex BN3 3LN - Großbritannien Tel: Fax: Veranstaltungsort Messe Frankfurt GmbH Halle 8 Ludwig-Erhard-Anlage Frankfurt am Main Tel: Fax: Messezeiten Dienstag, 20. Mai 2014 Mittwoch, 21. Mai 2014 Donnerstag, 22. Mai :00 Uhr 17:30 Uhr 10:00 Uhr 17:30 Uhr 10:00 Uhr 16:30 Uhr 4. Anreise nach Frankfurt Den IMEX Teilnehmern stehen in Frankfurt mehr als Hotelbetten und über 200 Hotels zur Auswahl. IMEX Besucher erhalten vergünstigte Konditionen für Hotelübernachtungen, Flug- und Bahntickets sowie Mietwagen. Lufthansa, Star Alliance und SkyTeam bieten allen registrierten IMEX Besuchern Vergünstigungen auf internationalen Flügen nach Frankfurt an. Die Deutsche Bahn stellt IMEX Besuchern eine Sonderrate für 1. Klasse Bahntickets aus jeder deutschen Stadt nach Frankfurt und zurück zur Verfügung. Von Amsterdam, Brüssel und Zürich sind ebenfalls Sondertickets für Hin- und Rückfahrt erhältlich. 5. Der Österreich-Stand auf der IMEX 2014 Das neue Design des ÖW-Messestandes wird erstmals zum Einsatz kommen: Es wurde ein sehr offener Messestand konzipiert, der schon von weitem einladend wirkt. Den Bundesländern stehen Infoeinheiten zur Verfügung, die aus abschließbaren Counters sowie Glastischen und Designerstühlen für persönlichere Kundengespräche bestehen. Zusätzlich werden auch weitere Stehtische vorhanden sein. Über jeder Infoeinheit befindet sich die bereits bekannte Lampe mit dem jeweiligen Logo des Bundeslandes. Nähere Infos folgen. Das Herzstück des Messestandes ist die Lounge. Sie ist mit zwölf gemütlichen, Designer-Sesseln ausgestattet, die zu zwei langen Sitzreihen verbunden werden. Zudem werden vor die Sitzreihen vier Brückentischen gestellt. Im Zentrum wird ein landestypischer Baum (z.b. Tiroler Eiche) stehen, der den Stand belebt, auflockert und ihm Emotionalität verleiht. Ausgezeichneter gastronomischer Service findet an den 3 Messetagen am gesamten Stand statt. Seite 2

3 6. Die Leistungen der ÖW Gesamte Messe- und Standorganisation Marketing-Aktivitäten zur Bewerbung unseres Messeauftrittes Eintrag in den offiziellen Ausstellerkatalog und Ausstellerbeschriftung Produktion eines eigenen Österreich Aussteller-Verzeichnisses Präsentationsmöglichkeiten für Ihre Borschüren Hosted Buyer Betreuung Catering am Stand mit kreativen Köstlichkeiten für Besucher und Aussteller Adressen zur Nachbearbeitung Lagermöglichkeit für Prospektmaterial in eingeschränktem Umfang am Stand Transport Ihres Präsentationsmaterials ab ÖW-Lager-Wien (extra Verrechnung über Spedition) 7. Die Teilnahmebedingungen am Österreich-Stand Folgende Voraussetzungen müssen interessierte Teilnehmer/-innen erfüllen: Hotels: 4- und 5-Sterne Kategorie mit Incentive- und Seminarangeboten Agenturen: Incentive-, Kongressreisebüros, DMCs, PCOs Kongresshäuser, Veranstaltungszentren LTOs, Tourismusverbände, Convention Bureaus mit Incentive- und Kongressangeboten Die Ausstattung der Betriebe muss den Größen- und Qualitätsvorstellungen des internationalen Incentive- und Kongressmarktes entsprechen. Der Teilnehmer muss berechtigt sein, Geschäftsabschlüsse zu tätigen (Geschäftsführer, Direktor, Sales Manager, etc.). Der Teilnehmer muss fließend Englisch sprechen und über entsprechende Präsentationsunterlagen (in gedruckter Form oder als digitale Präsentation) in englischer Sprache verfügen. 8. Anmeldung & Stornobedingungen 8.1. Anmeldung Mit der Anmeldung in Google Docs (Nachfolge-Tool des EditGrids) verpflichtet sich der Teilnehmer dafür Sorge zu tragen, dass während der gesamten Messezeit und somit auch bis zum offiziellen Messeende ein Mitarbeiter des gemeldeten Ausstellers den Fachbesuchern für Verkaufsgespräche zur Verfügung steht. Um einen einheitlichen und professionellen Messeauftritt am Österreich-Stand zu gewährleisten, bitten wir, bei der Buchung Ihres Fluges die Messezeiten zu berücksichtigen, um an allen Messetagen für Hosted Buyer zur Verfügung zu stehen. Ferner gelten die in Google Docs verlautbarten Konditionen und Nutzungsbedingungen. First Come - First Served: Die Anmeldungen werden nach dem Eingangsdatum gereiht. Weitere Teilnahmebedingungen entnehmen Sie bitte dieser Ausschreibung (Punkt 7). Nach Veranstaltungsende erhalten die zuständigen Convention Bureaus von der ÖW eine Belastungsnote und werden ersucht, den entsprechenden Betrag innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungslegung zu überweisen. Anmeldeschluss ist der 14. Februar Stornobedingungen Bei Stornierung nach erfolgter schriftlicher Anmeldung bzw. Nichterscheinen wird der volle Kostenbeitrag in Rechnung gestellt, da die Standfläche angemietet bzw. die Vorbereitungsarbeiten angelaufen und der Österreich Werbung somit bereits Kosten entstanden sind. Bei zeitgleicher schriftlicher Anmeldung eines voll zahlenden Ersatzausstellers entfallen die Stornokosten. Für allfällige Rechtsstreitigkeiten gilt der Gerichtsstand Wien. Seite 3

4 9. Broschürenversand Die ÖW organisiert einen Sammeltransport zum Veranstaltungsort. Jeder Messeteilnehmer kann im Zuge des Sammeltransportes Arbeitsunterlagen und Informationsmaterial gegen Kostenersatz zum Veranstaltungsort transportieren lassen. Falls Sie den Sammeltransport der Österreich Werbung nicht in Anspruch nehmen, können wir für das rechtzeitige Einlangen des Materials am Messestand keine Verantwortung übernehmen. Bedingungen für die Teilnahme am Sammeltransport: Lieferadresse Das Werbematerial muss frei Haus an die Adresse Spring Global Mail G3 Worldwide Mail Services GmbH Hosnedlgasse Wien Österreich z.h. René Klüger Betreff: IMEX 2014 gesandt werden. Bei Anlieferung per Spedition ist zu beachten, dass ausschließlich Euro-Paletten verwendet werden und Fahrzeuge mit Hebebühne. Kennzeichnung des Materials Auf jeder Verpackungseinheit (Paket oder Palette) muss nachfolgendes vollständig ausgefülltes Formular außen deutlich sichtbar angebracht sein. Seite 4

5 Dieses Formular ist bei Inanspruchnahme eines von der Österreich Werbung organisierten Sammeltransportes auszufüllen und an jeder Verpackungseinheit außen deutlich anzubringen. Sammeltransport für: Bundesland: Name des Lieferanten Verrechnungsadresse /Ansprechperson Menge/Stk. Artikel Gesamtgewicht/kg: Gesamtkarton oder Palettenanzahl: Versandtermin Die beschrifteten Pakete oder Paletten müssen bis Ende April 2014 (genauer Termin wird noch bekannt gegeben) für den Sammeltransport bei Firma Spring eingetroffen sein. Material, das nach diesem Datum ankommt, kann leider für den Sammeltransport nicht mehr berücksichtigt werden. Eventuelle Materialrücksendungen oder Entsorgungskosten für zu spät eingelangtes Werbematerial, sind vom Auftraggeber zu tragen. Versandkosten - Manipulationskosten Für die Manipulation (Warenübernahme, Einbuchen, Lagerung, Lieferscheinerstellung usw.) wird von der Österreich Werbung je Anlieferung Pauschal ein Betrag von 36,00 Euro als Manipulationsgebühr verrechnet. Seite 5

6 - Transportkosten Die Transportkosten werden nach Erhalt der Gesamtspeditionsrechnung von der Österreich Werbung anteilsmäßig auf die einzelnen Auftraggeber für die Versendung des Werbematerials aufgeteilt und verrechnet. Die Verrechnung der Manipulations- und Transportkosten erfolgt durch die Österreich Werbung direkt an die vom Auftraggeber bekanntgegebene Verrechnungsadresse. Allgemeine Bedingungen - Transportdurchführung Für den Transport zum Veranstaltungsort gelten die Allgemeinen Österreichischen Spediteursbedingungen (AÖSP) in der nach der jeweiligen Kundmachung in der Wiener Zeitung geltenden Fassung. - Haftung für Transportleistung Die Haftung im Rahmen der Transportdurchführung unterliegt ebenfalls der AÖSP. - Versicherung Eine Transport- und Aufenthaltsversicherung des Werbematerials die über die Bedingungen der AÖSP hinausgeht wird von der Österreich Werbung nicht abgeschlossen. Sollte vom Auftraggeber eine zusätzliche Transport- und Aufenthaltsversicherung gewünscht werden, kann diese zusätzlich von der Österreich Werbung abgeschlossen werden. Die Kosten hierfür müssen vom Auftraggeber übernommen werden (ein schriftlicher Auftrag an die Österreich Werbung ist dafür erforderlich). - Auftragsbestätigung Wenn der Auftraggeber an die Österreich Werbung Material zur Versendung an eine Veranstaltung übersendet, sehen wir dies als Auftrag und setzen voraus, dass der Auftraggeber mit in der Messeausschreibung enthaltenen Bedingungen für den Sammeltransport einverstanden ist. 10. Deadlines im Überblick Anmeldeschluss 14. Februar 2014 Erhalt der Rechnung nach Veranstaltungsende Zahlung Kostenbeitrag innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungslegung Seite 6

7 Anmeldung Österreich Werbung Salzburg Convention Bureau Österreich-Stand IMEX Frankfurt, Mai 2014 Salzburg Convention Bureau Fax JA, ich buche verbindlich meine Teilnahme am Österreich-Stand auf der IMEX 2014: 3.620,00 exkl. MwSt. für einen Teilnehmer / Silberticket 5.980,00 exkl. MwSt. für zwei Teilnehmer eines Unternehmens / Goldticket 1.200,00 exkl. MwSt. für eine weitere Tageskarte für 1 Messetag nur in Kombination mit einer bestehenden Anmeldung für ein Gold- oder Silberticket Teilnahmebedingungen: Eine Teilnahme kann nur nach Zahlungseingang der vollen Teilnahmegebühr erfolgen. Bei Stornierung nach erfolgter schriftlicher Anmeldung bzw. Nichterscheinen wird der volle Kostenbeitrag in Rechnung gestellt, da bereits Vorbereitungsarbeiten angelaufen und somit bereits Kosten entstanden sind. Firma (für Ausstellerbeschriftung und sonstige Publikationen, etc. - bitte in ENGLISCH) 1. Teilnehmername (Person) 2. Teilnehmername (Person) Adresse Telefon Website Ort, Datum Unterschrift, Firmenstempel

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