Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 7 Teil 3 ( ) Arbeitstechniken III: Zeitmanagement SS

2 Arbeitstechniken im Projektmanagement Kreativitätstechniken Kreativ-intuitive Techniken Systematisch-analytische (diskursive) Techniken gemischte Techniken Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren Entscheidungstechniken ABC-Analyse Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse Kommunikationstechniken Planungstechniken Meeting Management Moderation Präsentationstechniken Verhandlungsmanagement Zeitmanagement Ressourcenplanung Kostenplanung 2

3 Womit verbringen wir unsere durchschnittliche Lebenszeit? (Quelle: Prof. Horst Opaschowski, Freizeitforscher, Hamburg) Schuhe binden: 4 Tage Küssen: 2 ½ Monate Zähne putzen: 3 Monate Warten vor Ampeln: 6 Monate Anziehen (Männer): 6 ½ Monate Anziehen (Frauen): 9 Monate Briefe und Mails öffnen und lesen: 8 Monate Suchen nach verlorenen Dingen: 1 Jahr Waschen, baden, duschen usw.: 1 ½ Jahre Telefonieren: 2 Jahre Konferenzen, Besprechungen: 3 Jahre Arbeiten: 16 ½ Jahre Schlafen: 22 Jahre... 3

4 Effizientes Zeitmanagement 4 Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.

5 Eisenhower-Matrix Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien Wichtigkeit: wichtig oder unwichtig Dringlichkeit: dringend oder nicht dringend wichtig A - Aufgaben - Krisen - dringliche Termine/Probleme sofort erledigen C - Aufgaben - Zeitfresser - wenig Effektives reduzieren bzw. delegieren B Aufgaben - Ziele setzen - Strategien, Konzepte in Zeitplanung aufnehmen D-Aufgaben - Zeitverschwender Papierkorb dringend 5

6 Wirkungsvolles Zeitmanagement Konzentration auf B-Aufgaben nur max. 60% der Zeit verplanen wichtig A - Aufgaben Dauerstress B wichtig A B-Aufgaben Ziel: vermeiden, dass B-Aufgaben dringlich werden! C D C D dringend dringend 6

7 Grundregel des Zeitmanagements 60:40-Regel ca. 60% geplante Aktivitäten ca. 20% spontane Aktivitäten (Führungstätigkeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten) ca. 20% unerwartete Aktivitäten (Nichtplanbare Aktivitäten, Störungen, Zeitfresser) Tipp: 60 % 20 % 20 % geplant spontan unerwartet Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit Reservieren Sie 40 % für spontane und ungeplante Aktivitäten Quelle: K. Eckrich: Arbeitsmethodik 7

8 Priorisierung ist das halbe Leben 8

9 Direkt-Prinzip hat viele Vorteile Prinzip: Direkte Bearbeitung von Aufgaben, für die weniger als 3 Minuten gebracht werden unabhängig ob dringlich oder nicht dringlich Vorteile: Kein aufwändiges Verwalten/ Nachhalten kleiner Aufgaben Zeitersparnis Kopf und Schreibtisch bleiben frei von Kleinkram Sofortige Erfolgserlebnisse 9