I Die wichtigsten Neuerungen in Outlook Die neuen Funktionen vorgestellt 20

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1 Inhalt I Die wichtigsten Neuerungen in Outlook Die neuen Funktionen vorgestellt 20 Gewandelt: das neue Look & Feel 20 Die automatische Kontoerstellung 22 Neue IMAP-Features 23 Farben für die Übersicht 24 Vorschau der Bilder im -Anhang 25 Die neue Aufgabenleiste 26 Vertrauensstellungscenter 27 RSS-Feeds 28 Der neue -Stempel 29 Die neue, verbesserte Suche 29 Der schicke Kalender 30 Verbesserte Teamarbeit 32 Der neue, alte -Editor 33 Der Business Contact Manager 34 Was geblieben ist Das neue Layout Konten einrichten und Daten bereitstellen Daten und Einstellungen aus älteren Outlook- Versionen übernehmen Einstellungen aus Outlook Express, Windows Mail, Mozilla & Co. importieren 38 Outlook Express/Windows Mail/Eudora 38 Thunderbird 41 Pegasus 44 IncrediMail 45 TheBat! 47 Outlook und Lotus Notes 49 Der Microsoft Office Outlook Connector Neue -Konten anlegen 50 Das leistet die automatische Kontoerstellung wirklich 50 POP3-Konten einrichten 51 Web.de, GMX & Co. über Outlook verwalten 56 Die wichtigsten Verbindungsparameter 57 IMAP-Konten verwalten 60 Anbindung an den Exchange Server 64 Bibliografische Informationen digitalisiert durch

2 2.4 Mit Profilen ein Outlook für mehrere Benutzer einrichten Outlook-Datendateien 68 PST-Dateien OST-Dateien verwenden 76 Offlineordner einrichten 78 Den Exchange-Cache-Modus verwenden 79 Tipps zum besseren Umgang mit OST-Dateien Daten exportieren/importieren 80 Excel-Dateien und andere Sonderfälle nutzen Der Outlook-Komplettumzug auf einen anderen Rechner 88 -Konten sichern 89 Junk- -Einstellungen sichern 89 Regeln sichern 90 Den Business Contact Manager sichern 91 Tools für den Komplettumzug 92 3« s professionell senden und empfangen Nachrichten lesen und drucken 96 s formatieren: HTML, RTF oder Nur-Text? 96 Der Umgang mit Lesebestätigungen 102 Sich über den Eingang neuer Nachrichten informieren lassen (oder auch nicht) 109 Entscheidende s (automatisch) ausdrucken 113 Mehrere s auf einmal ausdrucken 114 Notizen, s und Aufgaben auf einmal ausdrucken Die besten Kniffe für das Erstellen von s 117 Abkürzungen verwenden 118 Eigene Vorlagen entwerfen und einbauen s effizienter verschicken 121 Das Standard-Senden-Konto 121 Das Senden-Konto temporär ändern 122 Gesendete Nachrichten noch einmal senden 123 Eine andere Antwortadresse angeben 123 Nachrichten zeitgesteuert verschicken 123 Obsolete s wieder zurückholen 126 s unerkannt an mehrere Empfänger schicken: Bcc 128 Weitergeleitete s vor Veränderungen schützen 131 und Antwort zusammen speichern 132

3 Briefpapiere und Designs verwenden 133 Zeit fürs Wesentliche: mit der Prioritätensetzung arbeiten 136 s auf internationale Standards umstellen 137 direkt vom Desktop aus verschicken 139 Dokumente aus Word und Excel senden 140 s direkt aus der Symbolleiste heraus verschicken Senden mit mehreren -Adressen 144 Kontogruppen anlegen Serienmails verschicken 148 Die Kontakte auswählen 149 Die Serienmail immer wiederverwenden 153 So verschicken Sie Anhänge in Serienmails Nachrichten unterschreiben: Signaturen verwenden 154 Signaturen anlegen 155 Unterschriften einscannen und als Signatur verwenden Anhänge 158 Diese Anhänge werden von Outlook gesperrt 158 Automatische Vorschau auf -Anhänge 162 Anhänge automatisch speichern (oder direkt löschen) 163 Nie mehr vergessen, einen Anhang mitzuschicken 164 Anhänge automatisch komprimieren 166 Das winmail.dat-problem und wie man es löst Nachrichten löschen und wiederherstellen 167 s endgültig löschen 167 Die AutoArchivierung sinnvoll nutzen 168 Nachrichten von externen (IMAP)-Servern entfernen 169 Gelöschte s wiederherstellen Nachrichten effizient verwalten Eine eigene (sinnvolle) Ordnerstruktur anlegen 172 s in die richtigen Ordner verschieben 173 Vorläufige Papierkörbe Von Outlook die Post sortieren lassen - der Regel-Assistent 174 Der Regel-Assistent im Detail 175 Eine neue Regel erstellen 175 Regeln schneller erstellen 178 Regeln importieren und exportieren 179 Projekt- s automatisch in den Projektordner einsortieren 179 Doppelte s verhindern 181 Ankommende s automatisch beantworten 182 s automatisch ausdrucken 183

4 Ausgehende s sortieren 184 Regeln für bereits eingegangene 185 So verpassen Sie keine s mehr 186 Regeln und den 3unk- -Filter parallel nutzen Das Kategoriensystem von Outlook 187 Eigene Kategorien anlegen 189 Die Kategorien für effektive Ansichten nutzen Kontakte organisieren Kontaktinformationen erstellen und managen 194 Die neue virtuelle Visitenkarte 197 Private und geschäftliche Kontakte trennen: mehrere Kontakte-Ordner anlegen 200 Kontakte aus Outlook Express bzw. Windows Mailübernehmen 201 Den Absender einer als Kontakt ablegen 204 Kontaktdaten aus einer Signatur übernehmen 205 Mehrere Mitarbeiter der gleichen Firma eintragen 205 Es geht doch! Excel-Adressen in Outlook übernehmen Die Kontakte für andere freigeben und verschicken 208 Den Kontakte-Ordner freigeben 209 Kontakt als Visitenkarte per verschicken 209 vcards übernehmen 212 Eine vcard in die Signatur einfügen 212 vcards ohne Outlook anlegen Mit optimierten Ansichten arbeiten 215 Kontakte nach Firmen sortiert anzeigen 215 Sinnvolle Telefonlisten anlegen 216 Geburtstagslisten anlegen Kontakte und Adressen ausdrucken Mehrere Empfänger zu einer Verteilerliste zusammenfassen 226 Verteilerlisten anlegen 227 Nachrichtenverteiler nachträglich ändern 229 So hält man die Kontaktdaten der Verteilerliste automatisch aktuell 229 s an die Verteilerliste senden 230 Empfänger verstecken: das Bcc-Feld nutzen 230 Verteilerlisten mitnehmen oder einem Kollegen zuschicken 231 So kontrollieren Sie die Verteilerliste in Excel Aktivitäten der Kontakte verfolgen 233 Kontakte mit Outlook-Elementen verknüpfen 233 Aktivitäten zu einem Kontakt genau verfolgen 234

5 5.7 Mit Adressbüchern arbeiten 236 Die Outlook-Kontakte als Adressbuch einrichten 237 Die Sortierreihenfolge ändern 239 Erst die geschäftlichen Kontakte anzeigen lassen 240 Nach Kontakten im Adressbuch suchen 241 Fehlermeldungen beim Öffnen des Adressbuchs 242 Ein LDAP-Verzeichnis einrichten Karteileichen und Dubletten entfernen 244 Doppelte Einträge finden 244 Karteileichen finden und entfernen Den Business Contact Manager einsetzen 247 Den BCM installieren 248 Bestehende Kontakte aus Outlook in den BCM übernehmen 248 Eine Firma anlegen und Mitarbeiter zuordnen 249 Verkaufschancen planen und analysieren 249 Die Kundeninformationen dem Team zur Verfügung stellen 251 6«Mehr Zeit fürs Wesentliche: der Kalender Termine eintragen und verwalten 254 Termine eintragen und ändern 254 Termine verschieben und kopieren 261 Immer wiederkehrende Termine komfortabel eintragen - Serientermine 261 Blitzschnell freie Termine finden 263 Auf einen Schlag nur die wichtigsten Termine anzeigen lassen 263 Termine in Terminlisten zusammenfassen 264 Die Erinnerungsfunktion konfigurieren Termine (automatisch) löschen 268 Alle Kalendereinträge löschen 269 Nicht mehr benötigte Termine löschen 269 Doppelte Kalendereinträge automatisch löschen Feiertage und Schulferien verwalten 272 Neue Feiertage einfügen 273 Wichtige Termine ganz besonders hervorheben Privates und Berufliches trennen: mehrere Kalender nutzen 275 Den Kalender durch verschiedene Kalenderansichten trennen Kalender im Internet freigeben 280 Kalender per senden 282

6 6.6 Das Aussehen des Kalenders anpassen 284 Individuelle Arbeitswochen einrichten 284 Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen 285 Termindetails einblenden Mit verschiedenen Zeitzonen arbeiten Ordnung im Kalender halten Den Rücken freihalten mit der Aufgabenplanung Aufgaben anlegen 292 Effektive Aufgabenplanung mit der ALPEN-Methode 295 Termine in Aufgaben umwandeln 300 Gleiche Aufgaben in Blöcke zusammenfassen 304 Mit der neuen Aufgabenleiste arbeiten 305 Chefsache-. Aufgaben an andere Personen delegieren 307 Aufgaben in öffentlichen Ordnern ablegen Wichtige Aufgaben garantiert nicht vergessen 311 Erinnerungsfunktion einschalten 311 Aufgaben zur Nachverfolgung kennzeichnen 312 Heute und morgen fällige Aufgaben farblich hervorheben 314 Wiederkehrende Aufgaben automatisch in den Kalender eintragen lassen Erledigte Aufgaben abhaken und löschen Wissen, was wirklich wichtig ist 318 Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip ordnen 318 Warum wir nur 20 % unserer Kleidung aus dem Kleiderschrank anziehen 321 Die Prioritäten mit der $-Methode verfeinern 323 Mit eigenen Ansichten mehr Übersichtlichkeit erreichen Termine und gemeinsame Arbeit abstimmen Gemeinsame Kalender Gruppenzeitpläne anlegen 336 Gruppenzeitpläne anpassen 338 Die eigenen Informationen freigeben 339

7 8.3 Besprechungen planen 341 Besprechungen optimal planen 342 Grundregeln für das Anlegen von Besprechungen 342 Das kosten Besprechungen 343 Besprechungsanfragen anlegen 344 Alternatiworschläge anbieten 347 Auf Besprechungsanfragen reagieren 347 Weiterführende Optionen 349 Wer nimmt eigentlich teil? Den Status einsehen 349 Eine Anfahrtsskizze mitschicken: Dateien einfügen 350 Den Kalender für Besprechungsanfragen optimieren 350 Mit dem Feld Anzeigen als arbeiten 352 Ganztagstermine helfen 353 Ansichten für Besprechungsanfragen optimieren Informationen durch das Rights Management schützen 355 s mit Zugriffsbeschränkungen verschicken 357 Zu lange gewartet? s ablaufen lassen Umfragen und Abstimmungen 359 Eigene und mehrere Optionen verwenden 360 Die Ergebnisse auswerten Besprechungsraum frei? Ressourcen mit Outlook verwalten Wenn Sie mal nicht da sind: Stellvertreter einrichten 364 Stellvertretung einrichten Termine mit anderen austauschen: vcalendar 366 Eine vcalendar-datei erstellen 366 Termine per verschicken 367 Termine in den Kalender importieren 367 vcalendar-dateien manuell öffnen 368 z. Mit aktuellen News immer auf dem Laufenden RSS-Feeds abonnieren 372 RSS-Feeds nachträglich ändern 377 Eigene Newsfeeds erstellen Outlook als Browser Instant Messaging: mit Sofortnachrichten arbeiten 381 Den Onlinestatus seiner Kontakte anzeigen lassen 383

8 Sofortnachrichten senden 383 Sofortnachrichten und Spam Newsgroups verwalten Arbeitsabläufe dokumentiert: Journal und Notizen Arbeitsabläufe mit dem Journal dokumentieren 390 Elemente manuell eintragen 393 Einen Tagesplan mit dem Outlook Journal anlegen 394 Wann habe ich welche Word-Datei geöffnet: Elemente verknüpfen 395 Das Firma-Feld zweckentfremdet 396 Aufwandserfassung mithilfe des Journals 397 Projektkalkulation 399 Einen neuen Eintragstyp erzeugen 400 Ressourcen im Umgang mit dem Journal sparen Die Notizzettel benutzen 403 Notizzettel erstellen und bearbeiten 403 Notizzettel anpassen 405 Notizen mit Farben organisieren und verwalten 407 Notizen mit Kontakten verknüpfen 408 I I. Informationen gezielt wiederfinden Wenn es schnell gehen soll: die Sofortsuche verwenden Die Windows Desktop Search Diese Suchen helfen Ihnen wirklich weiter: die erweiterte Suche 415 Die persönliche Suche speichern 417 Nachrichten vom Chef mit einem bestimmten Begriff finden 418 Große s aufspüren 418 Ungelesene Elemente finden 419 Eine Verteilerliste auf der Basis von Suchergebnissen verschicken Suchordner nutzen und eigene anlegen 420 Eigene Suchordner anlegen 422 Für den Schnellzugriff: So wird aus einem Suchordner ein Favorit Die Grenzen der Outlook-Suche mit X1 sprengen Mit Kategorien arbeiten 426 Eigene SQL-Filter definieren 426 Nachrichten nach Absendern einfärben 428

9 Uralte s entfernen: Nachrichten aus einem bestimmten Zeitraum löschen 429 Alle offenen Aufgaben auf einen Blick * Spam und Sicherheit Spam schnell in den Griff bekommen Adressen auf Webseiten schützen 434 Den Junk-E-Maii-Filter konfigurieren 436 Mit Spam-Listen arbeiten 438 Nachrichten manuell als Spam kennzeichnen 443 Eigene Filterregeln anlegen 443 Spam-Konfiguration zwischen verschiedenen Rechnern austauschen Zusatztools zur Spam-Abwehr 447 SpamBully 452 Die TrustedSource-Toolbar Sicherheit 454 Der Schnellcheck: Outlook sicher in fünf Minuten 454 Outlook immer auf dem neusten Stand halten 459 Alles im Griff mit dem Vertrauensstellungscenter 460 Phishingmails erkennen und bannen 463 Den Nachrichtentext verschlüsseln und s signieren 469 Nachrichten verschlüsseln 472 Den Zugriff auf ein Postfach sperren 473 So arbeitet Outlook mit Virenscannern zusammen 474 So gefährlich sind Makros wirklich Mit Outlook unterwegs Mobile Dienste mit Outlook 2007 nutzen 480 Hinzufügen eines Outlook Mobile Service-Kontos 481 Entfernen eines Outlook Mobile Service-Kontos 483 Offlineordner (Cache-Mode) einrichten 484 Einzelne Ordner aus dem Cache-Mode entfernen Daten synchronisieren mit Pocket-PC, Palm & Co 487 Synchronisation mit Microsoft ActiveSync 488 Windows Vista: Mobile Device Center 491 Synchronisation mit Palm HotSync 493 Synchronisation mit Nokia PC-Sync Desktop-PC und Notebook synchronisieren 497 Mit Easy2Sync Outlook-Daten synchronisieren Outlook im Internet - Outlook Web Access 504

10 14. Groupworking ohne Exchange Server Public ShareFolder: Outlook-Daten im Team 508 Public ShareFolder Ver. 1.3 Serverinstallation 509 Public ShareFolder Ver. 1.3 Clientinstallation Gemeinsamer Zugriff über OLfolders 518 OLfolders (PE) Personal-Edition Ver OLfolders (PE) Serverinstallation 520 OLfolders (PE) Clientinstallation Ein gutes Team: Outlook mit Exchange- Anbindung Exchange-Postfach und zusätzliche Postfächer einrichten 533 Primäres Exchange-Postfach einrichten 534 Ein zusätzliches Exchange-Postfach einrichten 538 Zusätzliches Postfach hinzufügen 539 Ein zusätzliches Postfach wieder entfernen 542 Die Outlook 2007 AutoDiscovery-Funktion Mehr Sicherheit: Netzwerkverbindungen/ Verschlüsselung zum Exchange Server 543 Exchange über MAPI 544 Exchange mit RPC over HTTP nutzen 544 Einrichten eines Exchange-RPC over HTTP-Kontos 545 Exchange-Daten verschlüsseln 550 POP3, IMAP4 und Webmail mit Exchange Der Exchange Cache-Mode - informiert auch unterwegs 553 Cache-Mode aktivieren 555 Cache-Mode deaktivieren 557 OST-Datei (Offlinedatei) 558 OST-Datei komprimieren 559 Problembehandlung mit der OST-Datei (überprüfen/reparieren) Ordnerfreigaben und Berechtigungen planen 562 Einen Ordner freigeben und Berechtigungen setzen 563 Den Ordner eines Kollegen öffnen (Urlaubs-/Krankheitsvertretung) 567 Das Postfach eines Kollegen nutzen Urlaub oder Geschäftsreise: der Abwesenheits- Assistent 570 Eine automatische Weiterleitung einrichten 573 Out of Office außerhalb von Exchange 575

11 15.6 Die Stellvertreter-Funktion 579 Einen Stellvertreter in Outlook einrichten 580 Einen Stellvertreter ändern oder löschen 583 Ordner einer anderen Person als Stellvertreter öffnen 584 Als Stellvertreter dauerhaft ein anderes Postfach im eigenen Outlook einrichten 586 Gelöschte Elemente in den Papierkorb des echten Besitzers verschieben Senden als: s über ein fremdes Konto versenden 590 Ein Mitarbeiter sendet im Auftrag einer anderen Person 591 Nachrichten im Auftrag senden, aber ohne einen Hinweis darauf 594 Ein Mitarbeiter sendet im Auftrag eines Gruppenpostfachs 594 Ein Mitarbeiter sendet im Auftrag eines Verteilers Server-Signaturen: Corporate Identity 598 Eine einfache, einheitliche Server- -Signatur über das Login-Skript einrichten Serverregeln verwenden und deren Vorteile nutzen 601 Erstellen einer Serverregef zum Weiterleiten von Nachrichten 602 Regeln zum Sichern oder Weitergeben in eine Datei exportieren und wieder importieren Raum für Begegnungen: öffentliche Ordner 608 Praktische Einsatzmöglichkeiten zur Verwendung von öffentlichen Ordnern 609 Einen öffentlichen Kalender-Ordner anlegen und Berechtigungen festlegen 609 Einen öffentlichen Ordner als moderierten Ordner einrichten Postfachbeschränkungen/ AutoArchivierung - Ordnung muss sein 614 Größe des eigenen Postfachs in Outlook herausfinden 614 Postfach aufräumen und Ordnung halten 616 Warnmeldung des Exchange Servers in Outlook erkennen 617 Daten im Postfach manuell archivieren und Platz schaffen 618 Die persönliche AutoArchivierung in Outlook einstellen und nutzen 621 Archivierungseigenschaften für einzelne Ordner festlegen 623 Zurückholen archivierter Outlook-Daten 625 Am Exchange Server Postfachgrenzwerte festlegen Die letzte Chance: der Exchange Serverpapierkorb (Dumpster) 628 Dumpster in Outlook aktivieren 629 Gelöschte Elemente mit Dumpster wiederherstellen 631 Für Administratoren: den Serverpapierkorb (Dumpster) konfigurieren Nachrichten zurückrufen 633

12 15.13 Tipps und Tricks zu Outlook mit einem Exchange Server 637 Warn- und Hinweismeldungen des Exchange Servers 637 Der Verbindungsstatus zum Exchange Server 637 Hinweismeldungen zum Cache-Mode 639 Outlook-Hinweismeldung: Daten werden abgerufen 640 Manuelle Nachrichtenübermittlung zum Exchange Server 643 Exchange Virenscanner und Spam-Filter 643 Nachricht mit dem Testvirus EICAR versenden, um die Funktion des Virenscanners zu prüfen 645 Exchange-Postfach in einer Fremdsprache vorhanden? 646 Exchange Server wird nicht gefunden - Verbindungsprobleme 648 Exchange-Datensicherung Outlook Datensynchronisation mit Microsoft ActiveSync 652 ActiveSync mit Outlook einrichten 653 Eine neue Partnerschaft erstellen 653 Die Optionen von ActiveSync 657 ActiveSync Server mit dem Exchange Server 659 Die Optionen der Serversynchronisierung am mobilen Gerät Microsoft Windows SharePoint Services Eine SharePoint-Website 669 Eine persönliche Homepage im Portal erstellen 670 Den Arbeitsbereich bearbeiten 672 Benutzer zu Ihrer Website hinzufügen und berechtigen 674 Websitegruppen für einen Benutzer ändern Eine Bibliothek einrichten 678 Eine Bildbibliothek erstellen 679 Ein Bild der Bildbibliothek hinzufügen Einen Dokument-Arbeitsbereich nutzen 682 Eine Dokumentbibliothek einrichten 682 Ein neues Dokument in Ihrer Dokumentbibliothek erstellen 683 Dokument-Arbeitsbereich erstellen Umfragen und Diskussionsrunden 688 Eine Umfrage erstellen 689 An einer Umfrage teilnehmen und das Ergebnis abrufen 693 Eine Diskussionsrunde erstellen Was sind Listen? 698 Eine Kontaktliste erstellen 699

13 16.6 SharePoint Services mit Outlook nutzen 702 Eine Benachrichtigung in einer Liste einrichten 702 Outlook-Kontakte in eine SharePoint-Liste importieren 703 SharePoint-Listen in Outlook hinzufügen 705 SharePoint-Listen aus Outlook entfernen 706 Stichwortverzeichnis 709