Elektronische Konsignationsabwicklung wenn, dann richtig!

Transkript

1 Elektronische Konsignationsabwicklung wenn, dann richtig! Kathrin Harnack Abteilungsleiterin Strategischer Einkauf Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH Ressort Einkauf-Logistik-Apotheke

2 Ausgangssituation Einrichtung von Konsignationslagern erfolgt in Absprache und mit Abschluss eines Konsignationsvertrages über den strategischen Einkauf Liste Anfangsbestand ist Bestandteil des Vertrages, die Lieferscheine mit den Lot.-Nummern werden dem Einkauf nach Errichtung des Lagers in Papierform zur Verfügung gestellt alle Artikel sind vom Einkauf als Stammsatz angelegt Abmeldung durch den Anwender erfolgt auf einem vom operativen Einkauf zur Verfügung gestelltem Formular abziehbare Produktaufkleber (enthalten Artikel- und Lot.-Nummer) von der Packung werden auf das Formular geklebt und an den operativen Einkauf gefaxt Einkauf legt einen Kundenauftrag an und überträgt die abgemeldete Lot.-Nummer in die vom System generierte Bestellung Lieferant stellt Rechnung in Bezug auf die angegebene Bestellnummer und liefert auch auf diese Bestellnummer das verbrauchte Material nach ggf. bzw. nur auf Nachfrage wird der Lieferschein an den operativen Einkauf gesendet Lager bucht auf diese Bestellnummer das nachgelieferte Material Finanzabteilung weist aufgrund der Materialbuchung für die Nachlieferung die Rechnung für das verbrauchte Material an

3 Beispiele von Abmeldungen

4 Probleme die sich aus der Ist-Situation ergeben keine vollständige Information darüber, welche Lot.-Nummern sich aktuell im Konsignationslager befinden keine Information darüber, wie oft eine Lot.-Nummer geliefert wurde bei fehlender Nachlieferung erfolgt keine Wareneingangsbebuchung der Bestellnummer der Abmeldung und somit ist keine Rechnungsanweisung möglich Inventurdifferenzen lassen sich nur mit hohem personellen Aufwand bearbeiten und nicht mit Sicherheit klären Beispiel: Lot.-Nummer 378 fehlt im Bestand - Anwender forscht im Implantatebuch, ob eine Lot.-Nr. 378 implantiert wurde -> wenn Verbrauch dokumentiert, Freigabe der Rechnung - Was aber, wenn diese Lot.-Nummer mehrfach geliefert wurde? - Risiko für uns, dass wir einen abgemeldeten Artikel mehrfach zahlen - Risiko für die Firma, dass wir ablehnen eine mehrmals gelieferte Lot.- Nummer auch mehrmals zu bezahlen hohes Verlustrisiko für Vivantes, da wir allein an 6 Standorten in den Herzkatheterlaboren ca. 25 Konsignationslager eingerichtet haben (gesamt über 100)

5 Ziele der angestrebten Prozessverbesserung Einführung eines Prozesses mit exakter Kontrollmöglichkeit der Bestände Minimierung des Personalaufwandes Verringerung des Verlustrisikos

6 Bedingungen die der neue Prozess erfüllen muss Abbildung im SAP-Standardprozess zur Vermeidung weiterer Schnittstellen Führung des Fremdbestandes je Konsignationslager mit Lot.-/Serien-/Chargennummer Nutzung von Scannertechnik sowohl für die Abbuchung/Abmeldung durch die Anwender, als auch die Zubuchung durch das Lager Einbindung in das bei Vivantes dem MM-Modul vorgeschaltete SD-Vertriebsmodul (Standardkonsignationsprozess ist nur im SAP-MM-Modul vorgesehen)

7 Lösung für Vivantes zur Erarbeitung der Lösungsvorschläge für die Vivantes Mitarbeit in der Arbeitsgruppe der GS1 Lösungsvorschlag ist die Einführung eines elektronischen Prozesses, der sich sehr stark an die Anwendungsempfehlung der GS1 anlehnt Erarbeitung von Sollprozessen in Zusammenarbeit mit der Firma GSGmbH und der Firma Siemens

8 Voraussetzungen für die Einführung einer elektronischen Lösung Grundvoraussetzung: keine Lieferung mehr direkt an die Anwender und kein Umtausch/Austausch von Artikeln vor Ort -> alleiniger Ansprechpartner für die Industrie ist der Einkauf Änderung der Stammdaten (Kennzeichnung als Konsignationsware) und sich daraus ergebene Konsequenz, dass Material nur entweder Konsignations- oder Kaufmaterial sein kann Industrie muss Barcode mit GTIN zur Verfügung stellen, damit alle notwendigen Informationen mit dem Vorgang des Scannens weitergeleitet werden können und Eingabe- bzw. Übertragungsfehler vermieden werden alle für die Abmeldung relevanten Informationen werden dann nach dem Scannen ohne Informationsverlust durch das System geschleust und erzeugen automatisch a) einen Abmeldebeleg und b) einen FI-Beleg entweder als Gutschriftsbeleg oder als Beleg für die Rechnungsbegleichung Programmerstellung zur Ausleitung von Bestandslisten je Konsignationslager inklusive Menge, SAP-Materialnummer, Referenznummer, Lot.-Nummer, Bestellnummer ist notwendig Abbildung eines Retouren-/Korrekturprozesses muss noch erfolgen

9 Definition Soll-Prozesse Konsignation (1) ID## Hauptprozess Fremdbestand erzeugen Prozessschritt Stammdaten erstellen, ändern Prozesseigner SEK Prozessbeteiligte Operativer Einkauf (OEK), Datenmanagement Input Output Konsignationsvertrag Stammdaten KPIs Qualitätsanforderungen CTQ Verweise auf relevante Dokumente Prozessbeschreibung Auf Basis eines Konsignationsvertrages mit einem Lieferanten wird /werden der oder die Lagerort/e definiert. Ist der Konsignations-Lagerort nicht in SAP, wird er mittels Customizing durch das Datenmanagement erstellt. Ein Material kann innerhalb der Vivantes nur Konsignation - oder Normal -Artikel sein. Eine Materialanlage oder Änderung erfolgt über den GSG-Maximizer, dabei werden die Materialien um die Konsignations-Lagerorte erweitert, sofern noch nicht vorhanden, die anderen normalen Lagerorte und Dispositionsbereiche werden gelöscht. Darüber hinaus müssen die Infosätze den Typ Konsignation erhalten. Besondere für den Konsignationsprozess notwendige weitere Stammsatz-Einstellungen müssen bei dem Änderungs- bzw.-anlagevorgang durchgeführt werden. Prozess-Deltas Notwendige Änderungen durch die Einführung dieses Prozessschrittes im Konsignationsprozess: o Customizing und Einrichtung Lagerbereiche o Customizing Materialstammdaten (Charge, Konsi, usw.) o Customizing Infosatz o Customizing FI o Anpassung Maximizer o Programm für die Lagerübersicht je Konsignationslager incl. der Chargen- und Lotnummern Prozessverbesserungen, die eine SAP-Abbildung von Konsignation für diesen Prozessschritt mit sich bringen: Überblick aller Konsignationsartikel in der Vivantes Prozessverbesserungen, die die Konformität mit aktuellen oder absehbar gültigen Gesetzen oder Richtlinien herstellen: keine ID## Hauptprozess Fremdbestand erzeugen Prozessschritt Bestellerzeugung Prozesseigner OEK, GSG, Lieferant Prozessbeteiligte Input Erstbestandsliste des Lieferanten je Konsignationslager KPIs Qualitätsanforderungen CTQ Verweise auf relevante Dokumente Output Bestellung mit Konsi-Materialien je SAP-Lagerort Prozessbeschreibung Bei den Konsignationsbestellungen wird eine andere Bestellart verwendet (ggf. auch andere BANFen, bei der Nachversorgung). Die Bestellungen weisen den Konsignationslagerort mit aus. Für die Erfassung des Erstbestandes wird eine Bestellung erzeugt, die dem Anfangsbestand des Konsignationslagers entspricht. Bei bestehenden Konsignationslägern wird der Anfangsbestand durch eine Inventur erfasst und darüber die Bestellung erzeugt. Die Bestellung wird als elektronische Nachricht an die GSG übermittelt. Nach Routineprüfung der Bestellinformationen wird die Bestellung von GSG idealerweise im Standardformat der GS1 an den Lieferanten elektronisch übermittelt. Sofern der Lieferant dazu nicht in der Lage ist, erfolgt die Übermittlung per Fax. Der Lieferant liefert die Ware an das Lager, sofern es sich nicht um bereits vorrätige Konsignationsware handelt. Prozess-Deltas Notwendige Änderungen durch die Einführung dieses Prozessschrittes im Konsignationsprozess: o Festlegung neue Bestellart mit separatem Nummernkreis für Bestellungen o Ggf. neues Bestellformular, u.a. erweitert um den Konsignationslagerort als Information für den Lieferanten o Ggf. Anpassung der Bestellnachricht Prozessverbesserungen, die eine SAP-Abbildung von Konsignation für diesen Prozessschritt mit sich bringen: Den Eigenheiten einer Konsignationsabwicklung wird hier Rechnung getragen. Prozessverbesserungen, die die Konformität mit aktuellen oder absehbar gültigen Gesetzen oder Richtlinien herstellen: keine ID## Hauptprozess Fremdbestand erzeugen Prozessschritt Wareneingang Prozesseigner Logistik Prozessbeteiligte Lager, Wareneingang Input Output Geliefertes Konsignationsmaterial KPI s Qualitätsanforderungen CTQ Verweise auf relevante Dokumente Verfügbarer Fremdbestand im Konsignationslager Prozessbeschreibung Für das gelieferte Material liegt eine besondere Bestellung vor (separater Nummernkreis, erhält nur Konsiware). Aufgrund der besonderen Bestellnummer erfolgt die Zugangsbuchung nicht im SAP-Standard. Zum Einsatz kommt ein Hilfsprogramm, welches mittels Scanner die Einzelartikelerfassung durchführt und anschließen den Wareneingang bucht. Es muss die Möglichkeit bestehen auch manuelle Korrekturen und Eingaben durchzuführen. Anschließend besteht die Möglichkeit einen Warenbegleitschein oder Warenbegleitetikett zu drucken. Mit der Buchung erfolgt die Erhöhung des Konsignationsbestandes des jeweiligen Konsi-Lagers. Die Warenbelieferung erfolgt über den Transport an das Konsignationslager des Bedarfsträgers. Der Bedarfsträger räumt die Waren in das Konsignationslager Prozess-Deltas Notwendige Änderungen durch die Einführung dieses Prozessschrittes im Konsignationsprozess: o Programm für die Wareneingangsbearbeitung und Korrektur o Scanner für die Erfassung der Chargen- und Lotnummern o Prozessverbesserungen, die eine SAP-Abbildung von Konsignation für diesen Prozessschritt mit sich bringen: Prozessverbesserungen, die die Konformität mit aktuellen oder absehbar gültigen Gesetzen oder Richtlinien herstellen: keine

10 Definition Soll-Prozesse Konsignation (2) ID## Hauptprozess Versorgung von Konsignations-Artikeln Prozessschritt Entnahme Prozesseigner Bedarfsträger Prozessbeteiligte OEK Input Output Entnahme von Konsignationsware KPIs Qualitätsanforderungen CTQ Verweise auf relevante Dokumente Prozessbeschreibung Vorgang für die Abrechnung und Nachschub Der Bedarfsträger entnimmt Konsignationsware aus dem Konsignationslager und erfasst diesen Vorgang mit dem Scanner. Diese erfassten Daten werden durch eine Übergabestation oder über WLAN an ELBE übergeben. Die übergeben Daten werden in einem separaten Reiter der ELBE aufgelistet und stehen für eine nachfolgende Korrektur und Freigabe zur Verfügung. Hier kann ebenfalls das vorbelegte Ankreuzfeld einer Nachversorgung (Nachschub) abgewählt werden. Darüber hinaus kann, sofern eine Scannung nicht erfolgreich war, die Erfassung der Konsignationsartikel durch eine manuelle Eingabe in ELBE erfolgen. Dazu wird die Eingabe der Lotund Chargennummer ermöglicht und zum Pflichtfeld erklärt, sofern die Chargenpflicht für diesen Artikel besteht. Die weitere Bearbeitung gleicht dem einer Scannererfassung. ELBE prüft die erfassten Konsignationsartikel gegen den Lagerbestand des Konsignationslagers. Ist dieser Bestand nicht vorhanden, werden diese Positionen für die Terminauftragsbearbeitung gesperrt. Prozess-Deltas Notwendige Änderungen durch die Einführung dieses Prozessschrittes im Konsignationsprozess: o Scanner für die Erfassung der Chargen- und Lotnummern incl. Software o Programm zur Übergabe der Daten vom Scanner an ELBE o Anpassung von ELBE für die Erfassung von Konsignationsabmeldung und deren Verarbeitung o Bestandsliste aus ELBE, welche die Bestandsituation für den Konsignationslagerort darstellt, diese sollte druckbar sein (für Nutzer / Anwender) Prozessverbesserungen, die eine SAP-Abbildung von Konsignation für diesen Prozessschritt mit sich bringen: Keine Übermittlung von unlesbaren Barcodeetiketten zur weiteren Verarbeitung und damit Vermeidung von Fehleingaben Prozessverbesserungen, die die Konformität mit aktuellen oder absehbar gültigen Gesetzen oder Richtlinien herstellen: keine o ID## Hauptprozess Versorgung von Konsignations-Artikeln Prozessschritt Abmeldung und Abrechnung verbrauchte Konsignationsware Prozesseigner OEK Prozessbeteiligte Input Verbrauchsmeldung über ELBE KPI s Qualitätsanforderungen CTQ Verweise auf relevante Dokumente Output Gutschrift an den Lieferanten, oder ermöglichen einer automatischen Rechnungsbearbeitung der Abmeldung Prozessbeschreibung Alle Abmeldungen (Verbrauchmeldung) aus ELBE erzeugen separate Terminaufträge. ELBE prüft die erfassten Konsignationsartikel gegen den Lagerbestand des Konsignationslagers. Ist dieser Bestand nicht vorhanden, werden diese Positionen für Terminauftragsverarbeitung mit einer Liefersperre belegt. Terminauftragspositionen ohne Liefersperre werden sofort verarbeitet. Gesperre Terminauftragspositionen prüft der OEK und korrigiert ggf. die Bestandsituation, anschließend gibt er die Terminauftragspositionen frei. Für die Positionen wird automatisch (ggf. per Job) ein Warenausgang erzeugt. Dieser Warenausgang reduziert den Bestand des Konsignationslagers und ermöglicht die kostenstellrechte Belastung durch Buchungen. Ob diese Buchungen eine Gutschrift an den Lieferanten erzeugen, oder ob auf Basis dieser ein Beleg erzeugt wird (analog einer Bestellung) gegen den eine eingehende Rechnung des Lieferanten gebucht werden kann, muss im Rahmen des Projektes definiert werden. Darüber hinaus produziert diese Buchung ein Abmeldeformular. Dieses wird analog einer Bestellung elektronisch an GSG und von dort an die Lieferanten übermittelt. Es wird ein Programm benötigt, welche die Abmeldungen nach div. Kriterien (Belegnummer, Lot-, Chargennummer usw.) darstellt, diese sollte druckbar sein. Der Inhalt des Abmeldeformulars sollte im Minimum folgende Informationen übermitteln: Konsignationslagerort Lieferant Menge, Art der entnommenen Konsignationswaren mit Lot-, Chargennummer, Referenznummer beim Lieferanten, unsere Bezeichnung und Materialnummer Ggf. Belegnummer für die Rechnungsstellung Ggf. ursprüngliche Bestellnummer für den Bestand Prozess-Deltas Notwendige Änderungen durch die Einführung dieses Prozessschrittes im Konsignationsprozess: o Erweiterung und Customizing der SD-Funktionalitäten o Erweiterung und Customizing FI-Funktionalitäten o Erstellung Abmeldeformular o Prozessverbesserungen, die eine SAP-Abbildung von Konsignation für diesen Prozessschritt mit sich bringen: Automatischer Abrechnungsprozess Prozessverbesserungen, die die Konformität mit aktuellen oder absehbar gültigen Gesetzen oder Richtlinien herstellen: Saubere Darstellung des Eigentumsübergang von Fremdware Lieferant auf Vivantes und deren Berechnung

11 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH Ressort Einkauf-Logistik-Apotheke Aroser Allee Berlin