Krisen: unvorhersehbar, aber nicht unbeherrschbar

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1 Krisenmanagement Krisen: unvorhersehbar, aber nicht unbeherrschbar

2 Es dauert zwanzig Jahre, sich einen guten Ruf aufzubauen und fünf Minuten, um ihn zu ruinieren. Warren Buffett Krisen meistert man am besten, indem man ihnen zuvorkommt. Walt Whitman Rostow

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5 Krisen: unvorhersehbar, aber nicht unbeherrschbar Krisen sind unvorhersehbar. Sie kommen unerwartet und rücken Unternehmen oftmals schlagartig in den Fokus der Medien. Schlechtes Krisenmanagement kann dabei im schlimmsten Fall noch mehr Schaden anrichten als die Krise selbst. Fehler im Krisenmanagement können die Reputation von Unternehmen und einzelnen Personen beschädigen. Gleichzeitig drohen zahlreiche weitere Negativeffekte in Form von Aktienkursverlusten, Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern und Kunden oder Verfall des Markenwertes. Eine Krise markiert häufig einen Wendepunkt für ein Unternehmen, muss aber nicht zwangsläufig zu einem schlechten Ende führen. Ein gutes Krisenmanagement kann nicht nur schwerwiegenden Schaden vom Unternehmen abwenden, sondern im besten Fall sogar positive Reaktionen hervorrufen. Vorbereitung auf den Ernstfall Unternehmen, die sich vorbereiten, bestimmte Krisenszenarien durchspielen und ein»krisenhandbuch«erarbeitet haben, können im Ernstfall besser auf ein Krisenereignis reagieren. Sie haben ein Fundament, auf das sie ihre Krisenreaktionen stützen können, auch wenn eine Vorbereitung auf alle Eventualitäten natürlich unmöglich ist. Eine schnelle Reaktion innerhalb der ersten 48 Stunden ist entscheidend, um ein Ausufern der Krise zu verhindern und Reputationsschäden zu minimieren. Die richtige Reaktion hängt dabei in hohem Maße von der Art der Krise und den damit verbundenen Folgen ab. Krisen machen nicht an Ländergrenzen halt. Grenzüberschreitendes Geschäft bedeutet grenzüberschreitende Krisenanfälligkeit. 3

6 Operative Krisen Beispiele Unfälle und Katastrophen Umweltschäden Beschlagnahme von Betriebsmitteln Verletzungen und Todesfälle terroristische Anschläge Produktfehler und Rückrufaktionen Demonstrationen/Proteste Änderungen der rechtlichen oder wettbewerblichen Rahmenbedingungen Mögliche Fallstricke die Tragweite des Ereignisses nicht oder zu spät zu erkennen öffentliche Aussagen, die sich als falsch herausstellen und damit die Glaubwürdigkeit schädigen öffentliche Stellungnahmen, die allzu positiv sind, bevor die Krise unter Kontrolle ist Kontrollverlust über den Informationsfluss/die Kommunikationswege Fehleinschätzung der Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen Fehler bei der Untersuchung der Fakten, was zur Haftungsausweitung führen kann zu langsame Reaktion auf zum Beispiel Social Media Kernfragen Welche Maßnahmen müssen eingeleitet werden, um die Krise einzudämmen? Wie können die Ursachen schnell ermittelt werden? Welche Risiken bestehen? Wer und was ist durch das Krisenereignis betroffen? Wie verhält man sich gegenüber den Betroffenen? Gab es schon einmal einen ähnlichen Vorfall? Gab es erste Warnzeichen im Vorfeld des Krisenereignisses? 4

7 IT-/Datenschutzkrisen Beispiele Verlust von Kundendaten Ausfall betriebswichtiger Systeme Diebstahl oder Verlust von Betriebsund Geschäftsgeheimnissen Denial-of-Service-Angriffe Hacking Internet-Betrug Rufschädigung/Boykottaufrufe im Netz Mögliche Fallstricke Verzögerungen beim Beheben der Sicherheitslücken und Wiederherstellen der Datensicherheit juristische Mittel (wie einstweilige Verfügungen) werden erst ergriffen, wenn die Ausbreitung der Informationen nicht mehr zu stoppen ist (gone viral) unangemessen harte juristische Maßnahmen können die Situation verschlimmern die Auswirkungen des Datenverlustes auf die Betroffenen werden vernachlässigt, angemessene Unterstützung oder Beratung wird nicht angeboten Kernfragen Welches Ausmaß hat die Krise? Wer und welche Jurisdiktionen sind betroffen? Welche Auswirkungen hat dies auf die zu treffenden Maßnahmen? Welche (rechtlichen) Schritte können gegenüber Dritten eingeleitet werden? Müssen Behörden eingeschaltet werden? Wie und wann sollen in Fällen von Datenverlust die Betroffenen informiert werden? Welche Unterstützung soll angeboten werden? 5

8 Unternehmerische Krisen Beispiele feindliche Übernahmeangebote Bruch von kreditvertraglichen Zusagen (financial covenants) bedeutsame Rechtsstreitigkeiten Liquiditätsengpässe schwerwiegende Vertragsverletzungen durch Lieferanten oder Joint-Venture-Partner Krisen von (Vertrags-)Partnern oder ganzen Industriezweigen Mögliche Fallstricke Fehlbewertung, ob es sich um einen Einzelfall oder ein strukturelles Problem handelt mangelnde Kenntnis der sich schnell und ständig ändernden Rechtslage eines Sektors Fehleinschätzung der Erfolgsaussichten von Klagen gegen das Unternehmen wegen Unkenntnis der Besonderheiten ausländischer Rechtsordnungen fehlendes oder unzureichendes (unternehmensweites) Vertragsmanagement behördliche Untersuchungen Abwanderung von Mitarbeiterteams Kernfragen Gibt es einen bestehenden Prozess für die interne und externe Kommunikation? Ist der Vorstand schnell handlungsfähig? Handelt es sich um einen Einzelfall oder ein strukturelles Problem, das jederzeit wiederkehren kann? Kennen Sie die aktuelle Rechtslage, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können? Müssen Behörden eingeschaltet werden? Wer könnte noch von der Krise betroffen sein, beispielsweise Kunden oder Geschäftspartner? Müssen Betroffene informiert werden oder schwächt dies eventuell die Position bei möglichen Klagen? 6

9 Verhaltenskrisen Beispiele Bestechung und Korruption Geldwäsche kartellrechtswidriges Verhalten Verletzung von Sanktionen und Handelsbeschränkungen schwerwiegendes Fehlverhalten von Organmitgliedern oder Mitarbeitern Steuerhinterziehung Verletzung von Menschenrechten bei Zulieferern Insiderhandel Mögliche Fallstricke Gefahr, dass keine einheitliche Botschaft an die verschiedenen Interessenvertreter kommuniziert wird und so möglicherweise gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen wird Fehleinschätzung der negativen Auswirkungen auf das Tagesgeschäft, die Mitarbeiter und Geschäftspartner Unterschätzen der Gefahr des Ausbruchs einer unternehmensweiten Krise aufgrund der grenzüberschreitenden Kommunikation zwischen den verschiedenen nationalen Behörden die Möglichkeiten von Immunität oder Kooperationsvereinbarungen, zum Beispiel mit Behörden, werden nicht ausgeschöpft mangelnde Kenntnis der Rechtslage bezüglich der grenzüberschreitenden Übermittlung von Dokumenten kann zu regulatorischen Verstößen und neuen Kontroversen führen Kernfragen Welche Rechte und Handlungsbefugnisse besitzen die zuständigen Behörden? Welche Informationspflichten müssen beachtet werden? Wer könnte am Krisenereignis beteiligt und wer letztlich verantwortlich sein? Was passiert mit den Verantwortlichen? Kommt ein Amnestieprogramm in Betracht? Welche Folgen haben Kündigungen? Wird die Position für die weiteren Ermittlungen und mögliche Gerichtsprozesse geschwächt? Oder erwarten Behörden ein konsequentes Durchgreifen? 7

10 Planung für das Unvorhersehbare Vorbereitung Vorbereitung und Planung von möglichen Krisenszenarien können nicht alle Fragen im Krisenfall beantworten. Etablierte Strukturen und Prozesse geben aber Orientierung für den Ernstfall und helfen so die negativen Auswirkungen auf Reputation und Unternehmenswert möglichst gering zu halten. Die folgenden Schritte sollten bei Ihrer Krisenvorbereitung berücksichtigt werden. Überblick gewinnen Identifikation möglicher betriebstypischer Krisenszenarien Durchsicht aller für das Geschäft zentralen Verträge und Versicherungspolicen, Evaluierung der Auswirkungen einer Krise auf deren Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit Schaffung eines Vertragsmanagements, das sofortiges Auffinden aller wesentlichen Unterlagen sicherstellt Strukturen schaffen Erstellung eines»krisenhandbuchs«prozesse etablieren und schriftlich fixieren, Verantwortlichkeiten sowie Berichts- und Kommunikationslinien festlegen Erstellung und Aktualisierung eines Kontaktverzeichnisses für den Krisenfall Etablierung von Eskalationsregeln für die Behandlung von Problemen, Ereignissen oder Störfällen Abläufe testen Stresstests aller für das Krisenmanagement maßgeblichen Prozesse regelmäßiges Training der relevanten Mitarbeiter Handlungsfähigkeit gewährleisten Liquidität sichern durch Identifizierung gegenwärtiger und möglicher zukünftiger Finanzierungsquellen Sicherstellung der Versorgung mit Rohstoffen und Vorprodukten vertragliche Regelung betriebstypischer Risiken 8

11 Kommunikation regeln Festlegung der Sprecher des Unternehmens für verschiedene Zielgruppen, wie Investoren, Geschäftspartner, Behörden, Mitarbeiter oder Presse Entschuldigungen aussprechen, wenn es angebracht ist einheitliche Botschaften verwenden, die gleichzeitig allen Zielgruppen gerecht werden, zum Beispiel Medien, Behörden, Finanzmärkten, Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten Beauftragung externer Kommunikationsberater Rechtliches bedenken Kommunikation und Dokumente Beachtung von ad-hoc Publizitätspflichten Kontaktaufnahme mit relevanten Behörden ein- und ausgehende Kommunikation kontrollieren Benachrichtigung und laufende Information des Vorstands und der Aufsichtsgremien; Informationsdefizite können zu widersprüchlichen Aussagen führen Erstellung von Dokumenten, insbesondere s, kontrollieren beziehungsweise unterbinden sowie die Vernichtung von Dokumenten verhindern Beschlagnahmefreiheit/Privilegierung von Dokumenten sicherstellen; nicht-öffentliche Kommunikation vertraulich behandeln Verträge, Versicherungen und Haftung Auswirkung der Krise auf zentrale Verträge prüfen (Kündigungsrechte, Zustimmungsvorbehalte, Mitteilungspflichten, Force-Majeure- und MAC-Klauseln) Analyse der einschlägigen Versicherungspolicen im Hinblick auf Versicherungsschutz und falls nötig Versicherer umgehend benachrichtigen Prüfung der zivilrechtlichen und gegebenenfalls strafrechtlichen Auswirkungen für betroffene Organmitglieder und Arbeitnehmer Aufklärung Einleitung einer internen Untersuchung der Krise; sicherstellen, dass man über neue Ergebnisse intern schnell und koordiniert informiert und Vertraulichkeit gewährleistet ist Bildung eines interdisziplinären Krisenstabs, möglicherweise unter Einschluss externer Berater 9

12 Richtig reagieren im Krisenfall Der Ernstfall Die Vorbereitung und Simulation von möglichen Krisenszenarien ist entscheidend, um mögliche Lücken in den Krisenplänen zu erkennen und das Krisenhandbuch zu optimieren. Das Krisenhandbuch und die Krisenpläne müssen dabei nicht allumfassend sein, sondern fokussiert die kritischen Prozesse und Bereiche behandeln, die in der Krisensituation entscheidend sind. Der Krisenfall Aufgrund der geleisteten Vorarbeit startet man im Ernstfall nicht bei Null, sondern kann auf bestehende Strukturen aufbauen und bereits abgestimmte Prozesse einleiten. Vereinfachend dargestellt gibt es neun Schritte, die nach Ausbruch einer Krise eingeleitet werden sollten. Task Force bilden Beschlagnahmeschutz und Vertraulichkeit von Dokumenten sicherstellen Ursachenanalyse starten erste Kommunikationsmaßnahmen ergreifen Auswirkungen auf zentrale Verträge prüfen wichtige Rollen und Berichtslinien festlegen Maßnahmen zur frühzeitigen Risikominderung einleiten Offenlegungspflichten prüfen Versicherungsschutz und Deckung klären 10

13 Wie können wir helfen Unterstützung in der Krise Erfahrung im Krisenmanagement Wenn sich eine Krise ankündigt und der Wert und die Reputation des Unternehmens bedroht sind, wenden sich unsere Mandanten vertrauensvoll an uns. Im Laufe der Zeit konnten wir dadurch Erfahrung mit nahezu allen denkbaren Krisensituationen sammeln und gleichzeitig unsere Mandanten in den kritischsten Momenten unterstützen. Mit unserer Erfahrung im Krisenmanagement stehen wir Ihnen zur Seite. Nicht nur, wenn es um die Vorbereitung auf mögliche Krisenszenarien geht, sondern vor allem im Ernstfall, wenn es gilt, die Auswirkungen einer Krise zu begrenzen. Lokale Präsenz bei internationalen Krisen Mit unserem internationalen Netzwerk können wir über Zeitzonen und Ländergrenzen hinweg agieren. Wir unterstützen Sie vor Ort, wo Sie uns in Zeiten der Krise am meisten benötigen. So können wir gemeinsam mit Ihnen länderübergreifend den möglichen Auswirkungen einer internationalen Krise entgegentreten. 11

14 Unsere Beratung Beispiele Verhaltenskrise Bestechung und Korruption Einem internationalen Konzern wurde der Vorwurf der Bestechung und Untreue gemacht. Bei den Ermittlungen durch die Staatsanwaltschaft haben wir die Interessen des Konzerns vertreten. Dies umfasste die Koordination der Verteidigung der einzelnen Beschuldigten sowie die Beratung der Rechtsfragen, die sich bei der internen Aufklärung stellten, wie zum Beispiel Amnestieregelungen, zu berücksichtigende Risiken für das Unternehmen (Organhaftung, Schadensersatzansprüche, mögliche Rückabwicklung von Geschäften) sowie vergaberechtliche Probleme (u. a. Blacklisting). Zudem haben wir im Steuerstrafverfahren wegen des Vorwurfs der Steuerhinterziehung und den etwaigen steuerlichen Folgen des untersuchten Fehlverhaltens beraten. Kartellabsprache Ein internationaler, börsennotierter Konzern war wegen des Verdachts von Kartellabsprachen mit Durchsuchungen verschiedener Wettbewerbsbehörden konfrontiert. Wir haben sowohl bei der unangekündigten Durchsuchung der Unternehmensräumlichkeiten (dawn raid) unmittelbar vor Ort als auch bei der sich anschließenden internen Untersuchung und Risikobewertung unterstützt. Darüber hinaus haben wir zur strategischen Entscheidung über Kronzeugenanträge beraten. Im behördlichen Ermittlungsverfahren haben wir die umfassende Auswertung elektronischer Dateien auf Unternehmensseite begleitet und datenschutz- und strafrechtliche Aspekte geklärt. Ferner haben wir Settlement-Verhandlungen mit den Behörden zur einvernehmlichen Verfahrensbeendigung geführt und Fragen zu möglichen Schadensersatzansprüchen durch Abnehmer beantwortet. Schließlich haben wir den Aufbau eines optimierten Compliance-Programms begleitet, um künftige Haftungsrisiken zu reduzieren. IT-/Datenschutzkrise Verlust von Kundendaten Ein international tätiger Player im Entertainment-Sektor hatte durch einen Hackerangriff mehr als eine Million Kundendaten und Kreditkartendetails verloren. Wir haben zu den gesetzlichen Meldepflichten beraten (Börsenrecht, Datenschutzrecht) und die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden, der Staatsanwaltschaft und der Polizei koordiniert. Die Daten wurden wieder aufgefunden und ein Missbrauch der Kreditkartendaten konnte verhindert werden. 12

15 Operative Krise Produktrückruf Ein führendes deutsches Handelsunternehmen musste einen internationalen Produktrückruf durchführen, weil ein Produkt mit in Europa verbotenen Chemikalien belastet war. Wir haben zum europäischen Produkthaftungs- und Produktsicherheitsrecht und den Meldepflichten gegenüber den verschiedenen zuständigen Marktüberwachungsbehörden beraten, die erforderliche Risikoanalyse und die kurzfristige Meldung an die Behörden unter Einschaltung externer Experten (Mediziner, Chemiker) vorbereitet, die Mandantin gegenüber den Marktüberwachungsbehörden vertreten und die interne und externe Kommunikation unter Einschaltung einer Kommunikationsagentur koordiniert. Daneben haben wir die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegen den Lieferanten des fraglichen Produkts vorbereitet. Unternehmerische Krise Feindliche Übernahme Ein börsennotiertes internationales Unternehmen war einem feindlichen Übernahmeangebot durch einen ausländischen Wettbewerber ausgesetzt. Wir haben bei der Entwicklung einer Abwehrstrategie und bei der Umsetzung von verschiedenen Gegenmaßnahmen unterstützt. Während des Übernahmekampfes haben wir geprüft, inwiefern gleichzeitig ein Pflichtangebot für ausländische Töchter abgegeben werden muss, was den Übernahmepreis erheblich in die Höhe getrieben hätte. 13

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17 Unser Team für den Krisenfall Prof. Dr. Stephan Eilers T E Dr. Andreas Fabritius T E Prof. Dr. Klaus-Stefan Hohenstatt T E Dr. Uta Itzen T E Dr. Roman A. Mallmann T E Prof. Dr. Norbert Nolte T E 15

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19 freshfields.com ist eine Limited Liability Partnership mit Sitz in 65 Fleet Street, London EC4Y 1HS, registriert in England und Wales unter der Registernummer OC ist von der Solicitors Regulation Authority zugelassen und wird von dieser reguliert. Weitere regulatorische Informationen finden Sie im Internet unter Diese Informationen sind nicht als umfassende Darstellung gedacht und können eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen., April 2013, 35302

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