STARFACE MS Outlook Connector

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1 STARFACE MS Outlook Connector Information 1: Dieses Dokument enthält Informationen für den STARFACE- und Outlook-Benutzer zur Nutzung des STARFACE MS Outlook Connectors. Inhalt 1 Verwendung Start der Telefonieintegration Wählen Rufanzeige Notizerfassung Einstellungen ANHÄNGE , vertico software GmbH Seite 1 von

2 1 Verwendung Dieses Kapitel enthält hilfreiche Informationen zur Verwendung des STARFACE MS Outlook Connectors. 1.1 Start der Telefonieintegration Um die STARFACE-Telefonie in Outlook nutzen zu können, müssen einige Vorbedingungen erfüllt sein. STARFACE WinClient WinClient muss gestartet sein WinClient muss mit STARFACE verbunden sein Information 2: Vorbedingung STARFACE-WinClient Erste Voraussetzung ist, dass der STARFACE-WinClient gestartet und mit dem STARFACE Server verbunden ist. Der WinClient lässt sich über seine Verknüpfungen auf dem Desktop oder im Startmenü starten oder auch so konfigurieren, dass er automatisch mit Windows gestartet wird. Ob der WinClient verbunden ist, kann man an seinem Symbol im Infobereich erkennen (Information 2). Leuchtet dieses in STARFACE-Orange, so ist der WinClient verbunden, erscheint es weiß, so besteht keine Verbindung. STARFACE MS Outlook Connector Outlook Connector muss gestartet sein Information 3: Vorbedingung STARFACE Outlook Connector Daneben muss auch der STARFACE MS Outlook Connector auf dem Arbeitsplatzrechner gestartet sein. Dieser wird automatisch zusammen mit Outlook gestartet. Ob er aktiv ist, kann man daran erkennen, dass sein grünes Symbol im Infobereich sichtbar ist (Information 3). Ist das Symbol grau, so deutet dies darauf hin, dass der Outlook Connector zwar gestartet ist, nicht aber der STARFACE WinClient. 2008, vertico software GmbH Seite 2 von

3 Beim ersten Start zeigt der STARFACE MS Outlook Connector einen Willkommensbildschirm an und leitet auf die Einstellungen weiter, die zur korrekten Funktion vorgenommen werden müssen. Mehr dazu in Kapitel 2. Information 4: Willkommensbildschirm 1.2 Wählen Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten einen Telefonanruf mit dem STARFACE MS Outlook Connector anzustoßen. Wählen mit Hilfe des Nummernfeldes Der STARFACE MS Outlook Connector erweitert Outlook um eine Werkzeugleiste im Hauptfenster, Journal und der Kontaktansicht. Diese Werkzeugleiste bietet Schaltflächen an, mit deren Hilfe Telefongespräche begonnen und beendet werden können. Um einen Anruf zu tätigen, wählt man entweder über das Nummernfeld eine Nummer des aktuellen Kontaktes aus, gibt im Textfeld eine Rufnummer ein und bestätigt mit der Eingabetaste, um eine Suche in den in Outlook gespeicherten Kontakten zu starten. Wurde ein Kontakt mit den angegebenen Merkmalen gefunden, so werden seine Informationen in das Suchfeld übernommen. Die Rufnummer kann nun über die Schaltfläche Anrufen gewählt werden. Information 5: Werkzeugleiste mit Nummernfeld Welche Rufnummern des aktuellen Kontaktes im Nummernfeld angezeigt werden und in welcher Reihenfolge, lässt sich in den Einstellungen konfigurieren. Wählen aus der Rufliste Der STARFACE MS Outlook Connector speichert eine Liste mit den zuletzt getätigten, angenommenen und verpassten Gesprächen. Diese ist sowohl über die Werkzeugleiste als auch über das Symbol im Informationsbereich aufrufbar. Wird darin ein Eintrag ausgewählt, so wird dieser sofort angerufen. 2008, vertico software GmbH Seite 3 von

4 Information 6: Rufliste 1.3 Rufanzeige Der STARFACE MS Outlook Connector bietet verschiedene Möglichkeiten an eingehende und ausgehende Anrufe zu signalisieren, die sich über die Einstellungen jeweils getrennt ein- und ausschalten lassen. Benachrichtigung im Infobereich Bei eingehenden und ausgehenden Gesprächen können im Infobereich der Name, Nummer und Firma des signalisiert werden. Ein Klick auf den eingeblendeten Namen öffnet den entsprechenden Kontakt, ein Klick auf den Telefonhörer eine Gesprächsnotiz. Information 7: Benachrichtigung im Infobereich 2008, vertico software GmbH Seite 4 von

5 Neuer Kontakteintrag Auch bei unbekannten Gesprächspartnern wird die Benachrichtigung geöffnet. Information 8: Unbekannter Gesprächspartner Beim Klick auf den eingeblendeten Namen, wird dann ein neuer Kontakt geöffnet und die Telefonnummer automatisch in die Kontaktmaske übernommen. Information 9: Korrektur der Rufnummer Da Outlook mit Telefonrufnummern jedoch einige Probleme hat, ist es ratsam die Rufnummer und Vorwahl noch manuell zu korrigieren. 1.4 Notizerfassung Der STARFACE MS Outlook Connector ermöglicht die Erfassung von Notizen zu Telefongesprächen als Journaleinträge in Outlook. Ist die entsprechende Option in den Einstellungen aktiviert, werden für Telefongespräche automatisch Journaleinträge erzeugt, die mit den Anrufdaten wie Uhrzeit und Name des Kontaktes gefüllt werden. Journaleinträge können aber immer auch manuell durch Klick auf den Telefonhörer in der Anrufbenachrichtigung geöffnet werden. 2008, vertico software GmbH Seite 5 von

6 Information 10: Journaleintrag für Telefonat 2008, vertico software GmbH Seite 6 von

7 Die erstellten Einträge werden im Journal von Outlook mit einem Telefonsymbol aufgelistet. Information 11: Journaleinträge im Journal Auch in der Aktivitätenliste des verknüpften Kontaktes werden die Einträge angezeigt. Information 12: Journaleinträge in Aktivitäten 2008, vertico software GmbH Seite 7 von

8 2 Einstellungen Einstellungen Öffnen Die Einstellungen für den STARFACE MS Outlook Connector werden über die entsprechende Schaltfläche in der STARFACE Symbolleiste von Outlook geöffnet. Telefonieeinstellungen Information 13: Einstellungen - Telefonie In diesem Einstellungsblock werden einige grundlegende Einstellungen vorgenommen, die die Suche nach Kontakten und das Wählen von Rufnummern beeinflussen. Es gibt Einstellungen 2008, vertico software GmbH Seite 8 von

9 zur Vorwahl, zur Amtsholung, zur Erkennung interner Rufnummern und welches Telefon beim Wählen verwendet werden soll. Im unteren Bereich kann die Länge der Rufliste gewählt und die Rufliste geleert werden. Diese Einstellungen sind notwendig, damit der STARFACE MS Outlook Connector die Kontakte zu ein- und ausgehenden Gesprächen richtig ermitteln kann. Rufnummernfelder Information 14: Einstellungen - Rufnummernfelder Hier kann eingestellt werden, welche Rufnummernfelder bei der Kontaktsuche und beim Wählen berücksichtigt werden. Die Reihenfolge der ausgewählten Felder wird für das Nummernfeld in der Werkzeugleiste verwendet. Damit die Kontaktsuche funktioniert, müssen die ausgewählten Felder korrekt initialisiert sein. Dies geschieht beim Speichern der Einstellungen automatisch. Je nach Anzahl der gespeicherten Kontakte kann dieser Vorgang ein paar Minuten in Anspruch nehmen. Dauert es länger als fünf Sekunden, so wird von Outlook Connector ein Fortschrittsbalken angezeigt: Information 15: Kontakte initialisieren Anrufbehandlung 2008, vertico software GmbH Seite 9 von

10 Information 16: Einstellungen - Anrufbehandlung In der Registerkarte Anrufbehandlung gibt es zwei Bereiche. Unter Automatisierung wird in einer Matrix festgelegt, wie sich der Outlook Connector verhalten soll, wenn Telefongespräche stattfinden. Dabei wird zwischen eingehenden und ausgehenden sowie zwischen internen und externen Gesprächen unterschieden. Im Bereich Benachrichtigungen kann das Aussehen und Verhalten des Benachrichtigungsfensters festgelegt werden. 2008, vertico software GmbH Seite 10 von

11 3 ANHÄNGE Glossar Abkürzung, Akronym oder Begriff Infobereich Microsoft Corporation Microsoft Outlook STARFACE vertico software Windows-Systemleiste Ausgeschriebene Form und/oder Erläuterung Der Bereich auf der äußersten Rechten der Windows Systemleiste. Er beinhaltet i.d.r. die Zeitanzeige und den Netzwerkstatus. Anbieter des Office-Programms Microsoft Outlook. Office-Programm zur Verwaltung von Kontakten, Terminen, Aufgaben und s, das von Microsoft Corporation angeboten wird. Webbasierte Voice-Over-IP-Telefonanlage von vertico software Anbieter der webbasierten Voice-Over-IP-Telefonanlage STARFACE und zugehöriger Integrationsprodukte wie STARFACE MS Outlook Connector. vertico software GmbH Amalienstr Karlsruhe Deutschland Bestandteil der Windows Oberfläche. Der unterste Bereich mit der Schaltfläche Start links und dem Infobereich rechts. Index Anrufbehandlung... 9 Benachrichtigung... 4 Einstellungen... 8 Infobereich... 4 Journaleintrag... 5 Notizerfassung... 5 Rufanzeige... 4 Rufliste... 3 Rufnummernfelder... 9 STARFACE WinClient... 2 Start der Telefonieintegration... 2 Wählen , vertico software GmbH Seite 11 von