3. Maschineller Verfahrensablauf und elektronische Aktenführung

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1 B. Automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren (AuGeMa) wurde ein entsprechender Vordruck eingeführt, der dann gem. 703c Abs. 2 ZPO von den Parteien auch zwingend zu verwenden ist, soweit nicht die elektronische Antragsform genutzt wird. Außerdem existiert auch für die Erklärung des Widerspruchs ein entsprechender Erklärungsvordruck. Die Benutzung dieses Vordrucks ist jedoch nicht zwingend ( 692 Abs. 1 Ziff. 5 ZPO), damit die Rechtsverfolgung des Antragsgegners nicht in den Fällen unangemessen erschwert ist, in denen der dem Mahnbescheid beigefügte Vordruck nicht mehr greifbar ist und ein Ersatzvordruck nicht rechtzeitig beschafft werden kann, vgl. Begründung A.3.8 zur Vordruckverordnung vom (BR-Drucks. 186/78 v ). Gleichwohl empfiehlt sich auch hierbei zumeist den vorliegenden Widerspruchsvordruck auch für die Widerspruchserklärung zu benutzen, da dies zu einer zumeist erforderlichen Beschleunigung der Bearbeitung beim Mahngericht führt. Nähere Erläuterungen zum Widerspruchsvordruck siehe Kap. B.XI. Mahnbescheid und Widerspruch, S. 183 ff. Für die Erhebung des Einspruchs gegen einen Vollstreckungsbescheid existiert kein Vordruck! 3. Maschineller Verfahrensablauf und elektronische Aktenführung Hintergrund für diese sehr strengen Formvorgaben ist der automatisierte und streng formalisierte rationelle Verfahrensablauf im automatisierten gerichtlichen Mahnverfahren. Die Zeitschrift Der Spiegel hat dieses Verfahren in der Ausgabe 36/1996 vom in einem Artikel mit der Überschrift Rechtlos im Rechtsstaat in folgenden kurzen, knappen Worten gewürdigt: Fast ohne Menschenhand erstellt ein Automat am Amtsgericht Stuttgart die Mahnbescheide zentral für Baden-Württemberg. Die Maschine zieht die Antragsformulare ein, scannt die Daten ins System und tütet die Bescheide ein. 250 Anträge auf Vollstreckung überwacht ein kontrollierender Sachbearbeiter am Tag, jedes Jahr laufen insgesamt eine Million Mahnbescheide über das System. Was 1996 noch scheinbar revolutionär in den Kinderschuhen steckte und längst noch nicht so reibungslos wie oben beschrieben ablief, ist heute etabliert und inzwischen auch bundesweit, wirtschaftlich und effektiv im Echteinsatz (Zuständigkeiten s.o. S. 10 ff.). Der Grad der Verfahrensautomation ist im Gegensatz zu den 1996 beschriebenen Zuständen sogar noch weiter ausgebaut worden. Die Antragsdaten werden mittels Hochleistungsscannern aus den Papieranträgen gescannt und mit moderner Zeichenerkennung in elektronische Daten zur Weiterbearbeitung umgesetzt. Die weitaus überwiegende Zahl der Anträge (zum Teil ca. 95 %) gehen bei den zentralen Mahngerichten sogar schon elektronisch, d.h. online ein (vgl. Kap. B.III.5., S. 33 ff.). 18

2 II. Automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren (AuGeMA) Je sorgfältiger die Antragsvordrucke ausgefüllt und je sauberer Barcode-Mahnbescheidsanträge ausgedruckt sind, umso schneller, fehlerfreier und reibungsloser geht die hochmoderne Datenerfassung vonstatten. Weitestgehend problemlos funktioniert die Zeichenerkennung bei echter Maschinenschrift keine Proportionalschrift mit normalem Ausdruck (kein Fett- oder Spardruck) in den Schriftgrößen 10 bis 12 Punkt. Hierfür existieren auf dem Softwaremarkt einige Druckprogramme, die Ihnen die Arbeit erleichtern können. Einfacher und problemloser wird die Antragstellung, wenn man den Mahnbescheidsantrag in der Form des Barcode-Ausdrucks wählt. Voraussetzung hierfür ist eigentlich nur ein Internetzugang oder eine Software, die diese Antragsform unterstützt, ein Drucker, weißes Papier und ein sauberer Ausdruck, vgl. Kap. III.5.b, S. 35 ff. Handschriftliche Eintragungen in den amtlichen Vordruck sollten wenn überhaupt in Handblockschrift gemacht werden; Stiftfarben in den Hintergrundfarben (grün, blau, rot etc.) sollten möglichst ganz vermieden werden. Problemlos können vor allem Eintragungen mit schwarzer Stiftfarbe verarbeitet werden. Das ganze Verfahren wird nicht zuletzt aus Kostengründen von möglichst wenig, aber spezialisiertem und qualifiziertem Personal betreut. Die Mahnabteilungen der betreffenden Amtsgerichte sind dabei beinahe schon eigenständige Behörden mit teilweise eigenen Gebäuden und Verwaltungsstrukturen. Nicht nur umgangssprachlich, sondern auch in behördlichen Verordnungen taucht deshalb auch immer wieder die Bezeichnung Mahngericht auf, die in der gesetzlichen Gerichtsorganisation jedoch eigentlich keine Rechtfertigung findet. Neben den typischen Gerichtsmitarbeitern (Gerichtswachtmeister, Geschäftsstellenverwalter, Kanzleikräfte und Rechtspfleger) sind bei den Mahngerichten allerdings auch noch eine relativ große Zahl von Datentypistinnen und einige wenige IT-Fachleute beschäftigt. Insgesamt gehen bei vielen Mahngerichten nur noch rund 5 10 % der Anträge und Erklärungen der Antragsteller auf den amtlichen Vordrucken ein. Elektronischer Datenaustausch über das EGVP und der online-mahnantrag mit seinen Möglichkeiten der Antragsübermittlung über das EGVP bzw. den Barcodeausdruck haben inzwischen einen Anteil von bis zu 95 % am Antragseingang. Zahlreiche Softwareunternehmen unterstützen inzwischen in speziellen Produkten oder als Modul einer Bürosoftware den elektronischen Datenaustausch, so dass nicht nur Anträge nahezu beleglos an das Mahngericht übermittelt werden können, sondern auch das Mahngericht seine Verfahrensnachrichten elektronisch versendet, siehe Kap. B.III.5. Elektronischer Datenaustausch, S. 33 ff. Und nicht nur die Kommunikation zwischen Antragsteller und Gericht funktioniert weitestgehend beleglos, auch die Verfahrensbearbeitung innerhalb des Gerichts ist auf ein Minimum von Papierbelegen und Akten beschränkt. In der überwiegenden Zahl der Verfahren erfolgt die Sachbearbeitung im Mahnverfahren beleg- und aktenlos, elektronisch mit Hilfe von leistungsstarken Großrechner- Computerprogrammen. 19

3 B. Automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren (AuGeMa) Diese Programme prüfen nicht nur die Vollständigkeit und Richtigkeit der Antragsdaten bis ins Detail, sondern diese Programme entscheiden auch fast eigenständig, ob die Anträge fehlerfrei sind und der Mahn- oder Vollstreckungsbescheid erlassen werden kann oder ob fehlende oder unrichtige Angaben zu rein computergesteuerten Beanstandungsschreiben führen, die dann über große automatische Poststraßen ausgedruckt, kuvertiert und versandfertig gemacht werden. Praxis- und Rechtsprechungshinweis: Übersenden Sie im Regelfall mit dem Mahnbescheidsantrag keine Original- Unterlagen (wie z.b. Rechnungen, Verträge, Rückschecks etc.) an das Gericht, da diese nicht benötigt werden und in den hier eingehenden Papiermassen verloren gehen könnten bzw. mit den Antragsvordrucken nach der Datenerfassung vernichtet werden! Auch wenn der BGH in seinem Urteil vom (IX ZR 160/07) feststellt, dass nur dann, wenn ein solches Schriftstück dem Schuldner bereits bekannt ist, es dem Mahnbescheid nicht in Abschrift beigefügt zu werden braucht, ist nicht davon auszugehen, dass der BGH hier das standardmäßige Beifügen von Rechnungen u.a. zur Regel machen wollte. Vgl. auch Kap. B.IV.3.a, S. 94 ff. III. Allgemeine Ausfülltipps und -tricks Obwohl die notwendigen Angaben im gerichtlichen Mahnverfahren vom Gesetzgeber sehr genau vorgegeben sind und durch die strenge Antragsgestaltung und die präzise Vorgabe der notwendigen Antragsinformationen in den Konditionen für den elektronischen Datenaustausch eine gute Abfrage der geforderten Inhalte gewährleistet ist, ist die Dateneingabe beim Mahnbescheidsantrag doch die größte und fehlerträchtigste Hürde auf dem Weg zum einfachen Vollstreckungstitel. Häufig scheitern gerade die Profis daran, dass sie die Antragangaben zwar nach bestem Wissen machen, hierbei jedoch den besonderen Ausfüllregeln und Besonderheiten der automatisierten Verfahrensbearbeitung keine Beachtung schenken. Leider ist hier strenge Disziplin und ein gewisses Maß an Insiderwissen auch hinsichtlich der besonderen maschinellen Verfahrensabläufe gefragt, um den gerichtlichen Beanstandungen (so genannte Monierungen ) zu entgehen. 1. Datenerfassung der amtlichen Formulare beim Gericht (Scanning) Um die Antragsfluten im gerichtlichen Mahnverfahren in möglichst kurzer Zeit bewältigen zu können, verwenden inzwischen alle zentralen Mahngerichte, im Rahmen der Datenerfassung, ein hochmodernes Scanning-System. Mit Hilfe von Hochleistungsscannern werden die diversen Antragsvordrucke hierbei gescannt und die in den Vordrucken enthaltenen Informationen danach mit einer speziellen Zeichenerkennungssoftware herausgefiltert. Natürlich hängen der hierfür erforderliche Aufwand und damit auch die Erledigungszeit ganz von der Ausfüllqualität in den Belegen ab. Bei den Papierformularen beginnt es schon bei so scheinbar banalen Fragen wie der Schrift. Trägt der Antragsteller seine Antragsdaten z.b. handschriftlich in den 20

4 III. Allgemeine Ausfülltipps und -tricks Antragsvordruck ein und verwendet er hierfür z.b. beim grünen Mahnbescheidsantrag einen grünen oder beim Vollstreckungsbescheidsantrag einen blauen Stift, so ist Ärger fast schon vorprogrammiert. Die Hintergrundfarben der gerichtlichen Vordrucke sind nämlich so genannte Blindfarben, die im Rahmen der automatisierten Datenerfassung (Scanning und Zeichenerkennung) herausgefiltert werden. Je ähnlicher die Hintergrundfarbe also der Stiftfarbe ist, desto größer ist die Gefahr von Erfassungsfehlern, längeren Bearbeitungszeiten oder sogar des Datenverlusts. Auch wenn die meisten Hintergrundfarben der Vordrucke bewusst so gewählt wurden, dass sie weit entfernt sind von den gängigen Stiftfarben (schwarz und blau), kommt es doch immer wieder vor, dass trotzdem ähnliche Farbstifte verwendet werden, was beim Mahngericht zu nicht unerheblichem Nachbearbeitungsaufwand zur Sicherstellung der korrekten Datenübernahme führt. Zum Glück kommt die Verwendung eines farbigen Stifts beim Ausfüllen der gerichtlichen Vordrucke aber gar nicht so oft vor. Was jedoch relativ oft vorkommt, ist der Ausdruck der persönlichen Individualität im Unterschriftenfeld durch Verwendung eines farbigen Stifts bei der Unterschrift. Aber auch hier ist Vorsicht geboten, ist doch z.b. die mit einem grünen Stift geleistete Unterschrift unter dem grünfarbigen Mahnbescheidsantrag, nach dem Scannen, für das Gericht nicht mehr erkennbar. So könnte es also vorkommen, dass das Mahngericht wenn auch zu Unrecht beanstandet, der Antrag sei nicht unterschrieben. Noch problematischer stellt sich das Farbproblem im Rahmen des Vollstreckungsbescheidsantrags dar, da dieser einen blauen Hintergrund besitzt. Hier gibt es ein echtes Kontrastproblem zwischen der blauen Hintergrund- und blauen Stiftfarbe. Wer hier allen Problemen aus dem Weg gehen will, muss beim handschriftlichen Ausfüllen unbedingt zu einem schwarzen Stift greifen! Aber auch wer die Anträge maschinell ausfüllt, sollte hierbei einige Richtlinien beachten, die dem Mahngericht die Bearbeitung erleichtern und damit für eine beschleunigte und fehlerfreie Bearbeitung sorgen. Zunächst gilt es einige Grundregeln zu beachten: Eintragungen müssen sich in den dafür vorgesehenen weiß unterlegten Feldern befinden. Jede Zeile darf nur einzeilig beschrieben werden. Es sollte mindestens der Schriftgrad 10 Punkt verwendet werden (besser größer, z.b. 12). Verwenden Sie nicht den Eco-Modus Ihres Druckers, sondern sorgen Sie für ein klares kräftiges Druckbild (aber Vorsicht bei Fettdruck Schriftbild kann verschwimmen ). Sofern in Ihrem Büro noch ein Nadeldrucker im Einsatz ist, genehmigen Sie ihm doch bitte auch einmal ein neues Farbband. 21

5 B. Automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren (AuGeMa) Hinsichtlich der verwendeten Schriftart sollten keine Proportionalschriften (z.b. Arial) verwendet werden, die jedem einzelnen Zeichen nur den Raum gewähren, den es maximal benötigt. Besser sind insoweit nichtproportionale Schriftarten wie z.b. Courier, denn hier wird jedem Zeichen ein gleicher Raum zur Verfügung gestellt. Den dargestellten Ausfüllproblemen kann man heute hinsichtlich des Antrags auf Erlass eines Mahnbescheides entgehen, indem man sich für den Online- Mahnantrag enscheidet. Hierbei handelt es sich um das Mahnportal der Justiz, in dem man die Daten des Mahnantrags online eingeben und am Ende als Barcodeantrag auf weißem Papier ausdrucken oder sogar online versenden kann. Vgl. Kap. B.III.5.b, S. 35 ff. 2. Das gerichtliche Aktenzeichen Im Rahmen der Verfahrensbearbeitung macht man sehr schnell Bekanntschaft mit dem ungewöhnlichen, regelmäßig rein aus Ziffern und Strichen bestehenden gerichtlichen Aktenzeichen. Dieses wird von den Mahngerichten dann auch treffend als Geschäftsnummer bezeichnet. Auch wenn diese Nummer natürlich ausschließlich von den Mahngerichten selbst vergeben wird, ist es sinnvoll, den Aufbau dieser Geschäftsnummer zu kennen, da hieraus so manche zusätzliche Information gewonnen werden kann. Eine typische Geschäftsnummer eines zentralen Mahngerichts gliedert sich in die nachstehend erläuterten Einzelbereiche a, b, c, d und e und sähe zum Beispiel wie folgt aus: N Bereiche a b c d e Im Bereich a findet man die zweistellige Jahreszahl, die im Regelfall für das Jahr des Antragseingangs beim Mahngericht steht. Wer also seinen Mahnbescheidsantrag zum Jahreswechsel absendet, kann später in der Regel an den ersten beiden Stellen der Geschäftsnummer ablesen, ob der Antragseingang beim Gericht noch im alten oder schon im neuen Jahr verbucht wurde. Genauso kann der Antragsgegner hier u.u. erkennen, ob der Antrag noch vor Verjährungseintritt bei Gericht einging. Aber Vorsicht: Die grundsätzliche Regel der Dokumentation des Eingangsjahres wird von den Mahngerichten in Einzelfällen aus besonderen praxisrelevanten Notwendigkeiten bei der Verfahrensbearbeitung durchbrochen, so dass es auch vorkommen kann, dass einzelne Verfahren schon das neue Jahresdatum dokumentieren, jedoch gleichwohl noch im alten Jahr beim Gericht eingegangen sind. Ähnlich problematisch ist es teilweise bei per Fax oder sonst wie in unzulässiger Form vorab übermittelten Anträgen, bei denen der erste Antrag im alten, das fehlerfreie Original aber erst im neuen Jahr eingeht. 22

6 Û III. Allgemeine Ausfülltipps und -tricks Rechtsprechungshinweis: Zur Frage, der Wirkungen eines Mahnbescheidsantrags auf ungültigem Formular hat der BGH in seinem Urteil vom (VII ZR 307/98, MDR 1999, 1460) wie folgt entschieden: a) Wird ein Mahnbescheid nach der Berichtigung des Antrags erlassen, wirkt seine Zustellung auf den Zeitpunkt zurück, wenn sie im Sinne des 693 Abs. 2 ZPO demnächst erfolgt. (Hinweis: Es handelt sich um den 693 ZPO alter Fassung; eine entspr. Regelung ist heute in den 240 Abs. 1, Satz 3 BGB i.v.m. 167 ZPO enthalten.) b) Wird dem Antragsteller durch eine Zwischenverfügung des Rechtspflegers die Möglichkeit eröffnet, den Mangel seines Antrags zu beheben, treten die Rechtsfolgen des 693 Abs. 2 ZPO unabhängig von dem Gewicht des behobenen Mangels ein. c) Ein behebbarer Mangel des Mahnantrags liegt auch dann vor, wenn der Antragsteller für den ursprünglichen Antrag unzulässige Formulare verwendet hat. In der Begründung wird danach noch ausdrücklich festgestellt: Zu den Mängeln, die die Unzulässigkeit des Mahnantrags begründen und die im Prüfungsverfahren behoben werden können, gehört gemäß 691 Abs. 1 Nr. 1 ZPO auch ein Verstoß gegen die in 703c Abs. 2 ZPO geregelte Verpflichtung, die vorgeschriebenen Vordrucke i.s.d. 703c Abs. 1 ZPO zu verwenden. Wird der berichtigte Mahnbescheid erlassen, dann kann die Unterbrechung der Verjährung nach 693 Abs. 2 ZPO auch dann eintreten, wenn der Antrag im Zeitpunkt unzulässig war, als er bei Gericht eingereicht worden ist (st. Rspr.: Urteil vom 24. Januar 1983 VII ZR 178/81, BGHZ 86, 313, 323 f.; Urteil vom 29. September 1983 VII ZR 31/83, NJW 1984, 242 = BauR 1994, 89; Urteil vom 27. Mai 1999 VII ZR 24/98, zur Veröffentlichung bestimmt, in Juris dokumentiert). Wird dem Antragsteller durch eine Zwischenverfügung des Rechtspflegers die Möglichkeit eröffnet, den Mangel zu beheben, treten die Rechtsfolgen des 693 Abs. 2 ZPO unabhängig von dem Gewicht des behobenen Mangels ein. Die Rückbeziehung der die Verjährung unterbrechenden Wirkung der Zustellung des geheilten Mahnantrags auf den Zeitpunkt, zu dem der fehlerhafte Antrag gestellt worden ist, setzt voraus, dass der Mahnbescheid demnächst zugestellt wird ( 693 Abs. 2 ZPO). Auch wenn der BGH sich hier nicht ausdrücklich mit dem Problem Fax beschäftigt, dürfte weitestgehend unstreitig sein, dass auch ein gefaxter Mahnbescheidsantrag als unzulässiger Antrag zu werten ist. Dementsprechend wird die vorstehend zitierte BGH-Rechtsprechung von einigen Mahngerichten auch schon unmittelbar auf gefaxte Mahnbescheidsanträge entsprechend angewandt. Die vorstehend zitierte Rechtsprechung ist nicht zwangsläufig auch auf nicht maschinell lesbar gestellte Anträge (z.b. fehlerhaft gedruckter Barcodeantrag) eines Rechtsanwalts anwendbar, da es sich insoweit nicht um einen Mangel nach 703c Abs. 2 ZPO, sondern um einen Mangel nach 690 Abs. 3 ZPO handelt. In beiden Fällen hat der Gesetzgeber allerdings im 691 Abs. 2 ZPO die Rechtsfolge vorgesehen, dass für den Fall des Zurückweisung die Wirkung einer Fristwahrung oder Verjährungsunterbrechung oder -hemmung mit der Einreichung oder Anbringung des Mahnbescheidsantrags eintritt, wenn innerhalb eines Monats seit der Zustellung der Zurückweisung des Antrags Klage eingereicht wird und die Zustellung der Klage dann demnächst erfolgt. Im Bereich b befindet sich die eigentliche Geschäftsnummer, die fortlaufend für die Anträge, die bei einem Mahngericht eingehen, hochgezählt wird. Jede Geschäftsnummer beginnt mit einer ein- bis zweistelligen Länderkennung, d.h., dass 23