Prozesseinheit 1. Abwicklung Kundenauftrag im Verkauf der Mühlemann AG. von Tobias Deprato. Vom Eingang der Anfrage. bis zur

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1 Prozesseinheit 1 Abwicklung Kundenauftrag im Verkauf der Mühlemann AG von Tobias Deprato Vom Eingang der Anfrage bis zur Weiterleitung an die Disposition Mühlemann AG

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis...1 Vorgehensplan:...2 Einführung...3 Grafische Darstellung Ablauf des Kundenauftrages...4 Erklärung der einzelnen Teilschritten Anfrage trifft im Verkauf ein Anfrage wird in der MVDB erfasst Soll ein Angebot geschrieben werden? Absage schreiben und versenden Angebot wird kalkuliert Schreiben des Angebotes Kontrolle und Unterschriften Angebot per Fax senden? Angebot per Mail senden Angebot per Fax senden MV-Datenbank aktualisieren Hängedossier einräumen und aufhängen Kommt eine Bestellung zurück? Absage geht im Verkauf ein MV-Datenbank aktualisieren Hängedossier auflösen und ablegen Bestellung geht im Verkauf ein MVDB und Kalk05 aktualisieren Hängedossier auflösen und ablegen Preis wird erfasst Bestellung wird an Disposition weitergeleitet...8 Praxisberichte: Falsche Angaben: Falsche Angaben im Angebot: Liefer- und Zahlungsbedingungen:...9 Schlusswort:...10 Musterdokumente Muster Angebot: Muster Absage Englisch: Muster Absage Deutsch: Auswertung des Lernjournals Seite

3 Vorgehensplan: PE 1 Plan Dauer in Stunden geplant Stunden ist Dauer in Beschreibung Datum Ort Nr. Erledigt Datum 1 Projektplan erstellen Büro MVAS PE durchlesen und wichtigstes anstreichen Büro MVAS Titelblatt erstellen Büro MVAS PE gerüst erstellen Empfang Ablauf planen und ersichtlich auflisten Büro MVAS Flussdiagramm erstellen Büro MVAS bis Informationen über einzelne Teilschritte holen MAB bis Teilschritte Erklären anhand von Mustern Büro MVAS bis Bericht von 3 Beispielen meiner Erfahrung Büro MVAS Einführung und Inhaltsverzeichnis schreiben Büro MVAS Einfügen Vorgehensplan 26., Büro MVAS Auswertung Lernjournal Büro MVAS Abgabe Termin PE Büro MVAS Total Fertig in % (Zeit) 65% MVAS Marketing/Verkauf Assistenz Neu: VPAS Verkauf & Produkt Management Assistenz Seite

4 Einführung Die Mühlemann AG ist spezialisiert auf Plastik-/Metall Komponenten. Wir umspritzen Metallteile mit Kunststoff für die Auto-, Medizinal- und Elektrowerkzeugindustrie. Als Lieferant von Plastik/Metall Komponenten beliefern wir auch die Firma Ypsomed, die in der Medizinalbranche tätig ist, mit Teilen. Den Ablauf einer Anfrage für eine höhere Jahresstückzahl bis zur Weiterleitung der Bestellung an die Disposition wird in dieser PE dargestellt. Seite

5 Grafische Darstellung Ablauf des Kundenauftrages Anfrage trifft im Verkauf ein Anfrage wird in der MV-Datenbank erfasst Soll ein Angebot geschrieben werden? NEIN Absage schreiben und versenden Ja Angebot wird kalkuliert Schreiben des Angebots Kontrolle und Unterschriften Angebot per Fax senden? Nein Angebot per Mail versenden Ja Angebot per Fax senden Seite

6 MV-Datenbank aktualisieren Hängedossier einräumen und aufhängen Kommt eine Bestellung zurück? Nein Absage geht im Verkauf ein Ja Bestellung geht im Verkauf ein MVDB undkalk05 aktualisieren MV-Datenbank aktualisieren Hängedossier auflösen und ablegen Hängedossier auflösen und ablegen Preis wird erfasst Bestellung wird an Disposition/Auftragsbearbe itung weitergeleitet Seite

7 Erklärung der einzelnen Teilschritten 1. Anfrage trifft im Verkauf ein Die Anfrage die die Firma Ypsomed per Post, Fax oder Mail gesendet hat, trifft ein und geht zu dem für die Firma Ypsomed verantwortlichen Verkäufer. 2. Anfrage wird in der MVDB erfasst Die Anfrage der Firma Ypsomed wird an die MV-Assistenz weitergereicht und dort erfasst, indem man ihr eine Nummer gibt, die Kontaktperson des Kunden und weitere Einzelheiten in der MVDB eingibt die wichtigsten Punkte sind bei den Musterdokumenten rot umrahmt mit den Nummern Soll ein Angebot geschrieben werden? Dies ist eine Frage die der verantwortliche Verkäufer anhand der Checkliste Anfragebeurteilung (siehe Anhang) beantwortet. Wenn die Anfrage mehr als 35 Punkte erreicht wird ein Angebot geschrieben und unter 27 Punkte wird eine Absage geschrieben und dazwischen wird die Anfrage noch mal überarbeitet. 3.1 Absage schreiben und versenden Die Absage wird von der MV-Assistenz verfasst und vom zuständigen Verkäufer unterzeichnet. Dann wird sie per Fax oder versendet. 4. Angebot wird kalkuliert Die Kalkulation wird vom Verkäufer erstellt um den Verkaufspreis zu errechnen, werden die Herstellungskosten mit später gewährten Rabatten (wie z.b. Mengenrabatte oder Skonto) verrechnet. 5. Schreiben des Angebotes Das Angebot wird mit der Hilfe einer Vorlage geschrieben, bei der man noch einige Sachen abändern muss da Angebote meistens nicht immer dieselben Materialien, Lieferbedingungen und Lieferzeiten haben. Und die Projekte sind meistens einzigartig also haben Sie verschiedene Zeichnungsnummern und Werkzeugnummern. 6. Kontrolle und Unterschriften Wenn das Angebot geschrieben wurde, wird es dem Zuständigen Verkäufer und dem Verkaufs Direktor zur Kontrolle und zum Unterschreiben gezeigt 7. Angebot per Fax senden? Der Verkäufer sollte der MV-Assistenz mitteilen, ob er das Angebot per Fax oder per gesendet haben möchte. Seite

8 7.1 Angebot per Mail senden Möchte der Verkäufer das Angebot per verschickt haben, so muss man das Angebot entweder einscannen oder die Word Datei via Datei- Drucken in eine PDF-Datei umwandeln (siehe Anhang nachdem man die Unterschriften und den Briefkopf in das Word-Dokument eingefügt hat. 8. Angebot per Fax senden Möchte der Verkäufer das Angebot per Fax verschickt haben, so muss man die Faxnummer in der MVDB holen und dann wird das Angebot gefaxt. Man darf aber nicht die allgemeinen Liefer- und Zahlungsbedingungen vergessen mitzufaxen. 9. MV-Datenbank aktualisieren Wenn das Angebot an die Firma Ypsomed gesendet wurde, wird in der Datenbank der Status auf O gesetzt (siehe Nr. 3 im Anhang), das Ist-Datum eingetragen (siehe Nr. 7 im Anhang) und im Journal eine Notiz eingegeben, dass das Angebot gesendet wurde. 10. Hängedossier einräumen und aufhängen Jetzt wird das Journal ausgedruckt und mit den anderen Unterlagen der Anfrage und des Angebotes in ein Hängedossier geräumt. Dann wird es in der Ablage aufgehängt. 11. Kommt eine Bestellung zurück? Das Angebot wird kontrolliert und wenn es den Erwartungen der Firma Ypsomed entspricht senden sie eine Bestellung zurück 11.1 Absage geht im Verkauf ein Der Verkäufer wird vom Kunden über die Absage informiert und leitet die Informationen an die MV- Assistenz weiter MV-Datenbank aktualisieren Kommt eine Absage vom Kunden zurück, wird diese in der MVDB mit dem Status ak (Absage Kunde) versehen, das Absagedatum und der Absagegrund werden erfasst Hängedossier auflösen und ablegen Alle Dokumente werden aus dem Hängedossier entfernt, zusammengeheftet und in den Ordner abgelegt. 12. Bestellung geht im Verkauf ein Kommt eine Bestellung vom Kunden zurück, wird diese mit einem Bestellt-Stempel und einem Auftrags-Stempel versehen, die der verantwortliche Verkäufer auszufüllen hat. Seite

9 13. MVDB und Kalk05 aktualisieren Die Bestellung wird in der MVDB mit dem Status Bb (Bestehendes Teil bestellt) versehen, das Bestelldatum wird eingetragen. In der Kalk05-Datenbank wird ein b und das Bestelldatum eingefügt. Dann werden noch die Bestellmengen für höchstens die drei nächsten Jahren eingefügt. 14. Hängedossier auflösen und ablegen Alle Dokumente werden aus dem Hängedossier entfernt und noch eine Kopie der Bestellung angehängt, zusammengeheftet und in den Ordner abgelegt. 15. Preis wird erfasst Der Preis wird im SAP von der MV-Assistenz erfasst. Dazu benötigt die Person eine Kopie der Bestellung und eine Kopie der Teilekonditionen auf dem Angebot. 16. Bestellung wird an Disposition weitergeleitet Zum Schluss geht die Bestellung dann an die Disposition, wo sie weiterbearbeitet wird. Seite

10 Praxisberichte: 1. Falsche Angaben: Beim erfassen einer Anfrage ist es sehr wichtig, dass man alle Details wie Zeichnungsnummer 1, Termine 2, Verkäufer 3, Währung 4, usw. richtig erfasst. Wird etwas falsch eingetragen und der Verkäufer merkt es nicht, kann das später zu Komplikationen oder Lieferverzögerungen führen, oder es werden falsche Statistiken ermittelt. Erkenntnis: Lieber 2mal schauen oder nachfragen als etwas Falsches zu erfassen, denn wenn man es nicht früh genug merkt kann das schlimme Folgen haben. 2. Falsche Angaben im Angebot: Beim schreiben eines Angebotes muss man sich gut konzentrieren, und richtig abschreiben. Schreibt man den Euro Betrag anstatt dem Franken Betrag oder gibt man falsche Lieferfristen, Zahlungskonditionen oder Werkzeug- oder Teilepreise, wird dies zu einem Problem, wenn das Angebot verbindlich ist. Erkenntnis: Auch beim Angebot gilt lieber 2mal schauen und dann schreiben als falsche Angaben zu geben, und die Beträge immer zusammenzählen da es manchmal Rundungsfehler hat. 3. Liefer- und Zahlungsbedingungen: Wenn ein Angebot fertig geschrieben und Unterschrieben ist wird es verschickt. Dabei ist zu beachten, sind die allgemeinen Liefer- und Zahlungsbedingungen beigelegt beim Faxen und beim versand. Beim ist zu beachten, dass man das Angebot und die allgemeinen Liefer- und Zahlungsbedingungen im PDF-Dateiformat verschickt, damit der Kunde die Beträge oder andere Details nicht verändern kann und dass sie am angehängt sind. Erkenntnis: Vor dem Versand des s, des Faxes noch einmal kontrollieren ob alles dabei ist. Am Anfang ist es mir 2mal passiert, dass ich die Anhänge beim vergessen habe. 1 Siehe bei den Musterdokumenten unter Nr. 6 2 Siehe bei den Musterdokumenten unter Nr. 7 3 Siehe bei den Musterdokumenten unter Nr. 4 4 Siehe bei den Musterdokumenten unter Nr. 3 Seite

11 Schlusswort: Diese Prozesseinheit hat mir Spass bereitet und hat mir geholfen den Prozess und andere ähnliche Prozesse besser zu verstehen und hat mir geholfen mich besser in diesen Prozess integrieren zu können. Dank dieser Prozesseinheit kann ich auf all diese Erfahrungen aufbauen. Seite

12 Musterdokumente Seite

13 Checkliste Hiermit wird eine Word Datei in ein PDF-File umgewandelt Seite

14 Muster Angebot: Seite

15 Muster Absage Englisch: Zu kleine Menge: Muster Absage Deutsch: Zu kleine Menge: Seite

16 Auswertung des Lernjournals Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich gerne im Verkauf arbeite, da alle hier sehr Lehrlings-/Praktikanten freundlich sind. Das Erlernen des Prozesses war für mich Schwierig einfach weil dieser Prozess ähnlich abläuft wie der Prozess neuer Anfragen und an diesem konnte ich fast jeden Tag mitarbeiten. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Unzufrieden sehr zufrieden weil ich nicht so viel zeit investiert habe wie ich eigentlich geplant hatte und deshalb ist diese PE nicht so geworden wie ich es mir vorgestellt hatte. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Nichts alles weil ich das nächste Mal zufriedener mit meiner Arbeit sein Möchte. Seite

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