modular webbasiert innovativ CAFM-Software Das Betriebssystem für Ihr Gebäude

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1 modular webbasiert innovativ CAFM-Software Das Betriebssystem für Ihr Gebäude

2 Die Ansprüche an eine Software zur Optimierung des Facility- Managements gestalten sich von Unternehmen zu Unternehmen meist vollkommen unterschiedlich. Die logische Folgerung daraus ist ein System, welches über die Fähigkeit zur Adaption an bestehende Strukturen verfügt und die Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Maximale Flexibilität mit etask CAFM nach dem Baukastenprinzip Mit etask verfügen Sie über ein modulares CAFM-System, das sich in idealer Weise an Ihre individuellen Ansprüche anpasst. Dabei verfügen alle Facility-Management-Bausteine aus dem Hause etask über dieselben Kernfunktionen: Sie werden über einen Webbrowser aufgerufen, sie lassen sich beliebig miteinander kombinieren und sie können auf den jeweiligen Anwender zugeschnitten werden, ganz gleich, ob dieser ein CAD- und CAFM-Spezialist oder aber ein Endanwender ist. Hinzu kommen die nahtlose Verbindung von alphanumerischen Datensätzen und Zeichnungen, eine beispiellos einfache Bedienbarkeit sowie weitreichende Konfigurationsmöglichkeiten durch Verwendung von modernsten Web-2.0-Technologien. So können Sie sich nach dem Baukastenprinzip ein Gebäudemanagementsystem zusammenstellen, das exakt Ihren Bedürfnissen entspricht. 2

3 Im Frühling 2008 haben wir uns dazu entschlossen, die seit der Firmengründung im Jahr 2000 gesammelte CAFM-Erfahrung in einer neuen Technologie umzusetzen. Daraus ist etask 2.x entstanden, eine CAFM-Software, die sich auf dem neuesten Stand der Technik befindet. Sie basiert auf ASP.NET-Technologie und eröffnet dem Anwender vollkommen neue Möglichkeiten der Datenpflege und Datenauswertung. Die Vorteile der.net (Dotnet)-Technologie im Bereich CAFM sind zahlreich: Dynamische Generierung von Datenformularen und Workflows Vereinfachte Bedienung und Datenpflege durch Verwendung von multiplen Registerkarten / Tabs Geringere Ladezeiten dank moderner AJAX-Webtechnologien Erhöhte Skalierbarkeit und Modularität Nahtlose Integration von Aperture, dadurch Verknüpfung von alphanumerischen und graphischen Daten Anbindung an mobile Datenerfassungssysteme (etask.inventur, etask.instandhaltung, etask.medienversorgung) und an mobile Datenanzeigesysteme (etask.infodisplays) Individuelle Konfiguration statt kostenaufwändiges Customizing Mehrsprachigkeit und Berücksichtigung von Zeitzonen sowie anderen Länder- und regionsspezifischen Eigenschaften Kostenersparnis durch effizientere Wartungsstrategien Integration von weiteren Web-2.0-Anwendungen wie Wikis Als bisher einziger bekannter CAFM-Anbieter hat etask diesen technologischen Schritt frühzeitig unternommen, um eine Software anbieten zu können, die sich nach den Bedürfnissen unserer Kunden richtet. Und nicht umgekehrt. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu uns auf, um von den vielfältigen Fortschritten in der Internettechnologie zu profitieren. etask ist aktuell in der Version 2.6 verfügbar. Überzeugen auch Sie sich von unseren innovativen Produkten! 3

4 etask.fm-portal Das Betriebssystem für Ihr Gebäude Technische Grundstruktur und funktionale Basis für Ihr CAFM Sie planen den grundlegenden Aufbau eines professionellen CAFM-Systems in Ihrem Unternehmen? Dann bietet Ihnen etask.fm-portal bereits alle benötigten Funktionen für den einfachen und strukturierten Einstieg in die Welt des CAFM. Am Anfang einer erfolgreichen CAFM-Einführung steht zunächst die Dokumentation der meist fragmentiert oder gar nicht vorliegenden Informationen rund um die Gebäude, Anlagen und sonstige Objekte sowie deren Nutzung an zentraler Stelle. Hierfür muss eine zentrale Plattform geschaffen werden, die allen beteiligten Mitarbeitern den einfachen Zugriff auf eben diese Daten ermöglicht. Ihre Starterlizenz können Sie bei Bedarf an weiteren etask. FM-Bausteinen jederzeit zum vollwertigen CAFM-System ausbauen. Die folgenden Module sind aktuell als Starterlizenzen erhältlich: etask.raumreservierung etask.inventur etask.instandhaltung etask.lagerverwaltung Der einfache Start in die Welt des CAFM mit Know-How vom Technologieführer etask.fm-portal liefert Ihnen genau diese wichtige Struktur für ein zentrales Facility-Management in einem einzigen Produkt. Es bildet zudem die Grundlage zur Anbindung aller weiteren etask-produkte. Dabei ist etask.fm-portal weit mehr als ein CAFM-Einsteigersystem. Neben den technischen und administrativen Basiselementen wie der Rechteverwaltung, Systemkonfiguration, Berichtsgenerator, uvm. enthält etask.fm-portal bereits wichtige Standardfunktionen für Ihr CAFM. Denn es dokumentiert nicht nur den Ist-Zustand Ihrer Liegenschaften, sondern liefert Ihnen bereits Antworten auf wichtige Fragen wie: Wo sind noch Büros oder Arbeitsplätze verfügbar? Welche Flächen und Ressourcen nutzt ein Mitarbeiter? Wieviel Bürofläche belegt die Marketingabteilung? Die Prozesse und Daten weiterer etask.fm-bausteine setzen nahtlos auf die technischen und administrativen Basiselemente sowie die Standardfunktionen von etask.fm-portal auf. So schaffen Sie sich mit der Einführung bereits den Ausgangspunkt zur Anbindung aller EDV-technisch unterstützten Prozesse Ihres Facility-Managements. Sie benötigen kein komplettes CAFM-System, sondern suchen eine professionelle Software für einen spezifischen Aufgabenbereich im Gebäudemanagement? Dann sind Sie bei uns vollkommen richtig, denn ausgewählte etask-produkte erhalten Sie auch als Starterlizenzen auf Basis eines vollwertigen etask.fm-portals. Damit kommen Sie in den Genuss aller technischen und administrativen Basiselemente sowie der Standardfunktionen unserer wegweisenden Portaltechnologie ohne Anschaffung der entsprechenden etask.fm-portal-lizenz. Technische und administrative Basislemente: Die Basiselemente sind feste Bestandteile von etask.fm- Portal und in allen etask.fm-bausteinen verfügbar: Übersichtliche Startseite mit MyFM-Serviceliste (Anzeige und Direktzugriff auf eigene Services und Aufgaben, wie z.b. auf Tickets aus etask.raumreservierung oder etask.service-ticket) User- und Gruppenrechteverwaltung Mehrsprachigkeit und Zeitzonenberücksichtigung Global verfügbare Suchfunktionen (Volltextsuche, kombinierte Suche, Profisuche) Direkter Datendruck und -export (Excel) aus allen Datenlisten sowie Import in diese Dokumentenupload Detaillierte, kontextsensitive Online-Anwenderhilfe Integrierter Berichtsgenerator (Crystal Reports Runtime) Flexible Sitemap und Menüstruktur Arbeiten mit Registerkarten ( Tabs ) Archivierung aller Datenänderungen / Änderungsverfolgung Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für alle Formulare und Listen über den ConfigExplorer 4 etask.fm-portal

5 Standardfunktionen: Liegenschaften/CAD: Strukturieren Sie Ihre Liegenschaftsdaten in einer frei definierbaren Hierarchie. In einer Explorer-Ansicht kann der Zugriff auf die Liegenschaften über jede Hierarchiestufe erfolgen. Alle Liegenschaftsdaten liegen zudem auch in Listenform vor (z.b. die Räume als Raumbuch). Daten aus anderen etask.fm-bausteinen, die einen Flächenbezug haben, können direkt über die Liegenschaften bezogen werden (z.b. Personen oder Ausstattung im Raum). Bei gleichzeitiger Verwendung von etask.cad kann der Einstieg in die Liegenschaftsdaten auch über bidirektional angebundene CAD-Pläne erfolgen. Objekte: Ebenso wie die Liegenschaften werden auch alle technischen Anlagen sowie die Ausstattung und sonstige Objekte in einer frei definierbaren Explorer-Ansicht (aufgeteilt nach Gebäuden und Objekttypen) sowie in einer Katasteransicht (strukturiert nach DIN 276) aufgeführt. etask.fm-portal enthält bereits ein Universalobjektformular über das alle Objekte mit Standarddaten verwaltet werden können. Spezifische Formulare können jederzeit über die Produkte etask.ausstattung und etask.anlagen ergänzt werden. Mitarbeiterverwaltung: Sämtliches Personal sowie die Anwender des CAFM- Systems werden über die zentrale Personalliste von etask.fm-portal verwaltet. Neben Informationen zur Person können alle mit ihr verknüpften Daten, auch aus anderen Modulen, eingesehen werden (z.b. die der Person zugeordneten Schlüssel aus etask.schlüsselverwaltung). Die Rolle des Mitarbeiters im System wird hier ebenso hinterlegt wie dessen Nutzung von Flächen und sonstigen im System verwalteten Ressourcen. Auf Basis der Liegenschaften kann die gesamte Belegungsplanung (auf Raum- und/oder Arbeitsplatzebene) durchgeführt werden. Vertragsverwaltung: etask.fm-portal erlaubt mit der integrierten Vertragsverwaltung das Management aller Verträge im Unternehmen - seien es Strom-, Wartungs- oder Mobilfunkverträge. Zu jedem Vertrag können Zahlungs- und Kündigungsfristen, Wiedervorlagen, Raten sowie viele weitere relevante Details gepflegt werden. Basisinformationen: etask.fm-portal enthält bereits Listen zur Verwaltung aller relevanten Basisdaten wie Kostenstellen, Flächennutzungsarten, Firmen, Abteilungen uvm. Die Basisdaten stehen auch in allen anderen etask.fm-bausteinen zur Verfügung. Technische und administrative Basiselemente Technischer Kern Budgetverwaltung: Die integrierte Budgetverwaltung ermöglicht es, Projektbudgets jahrweise zu planen und zu verwalten. Durchdachte Verbindungen zu anderen FM-Bausteinen sorgen für eine Beachtung bereits hinterlegter bzw. erwarteter Kosten, um den Kostenabgleich zu erleichtern. Eine zentrale Reservierung von Budgetbeträgen sorgt dafür, dass Projektplaner stets erfahren können, welche Teilmengen des Budgets noch planbar sind. etask.fm-portal Standardfunktionen etask.fm-bausteine Mehr Infos auf Seite 6-28 etask.fm-portal 5

6 etask.service-ticket Zentrales Helpdesk im Gebäudemanagement Transparente Abwicklung von Serviceanfragen Eine intakte und attraktive Arbeitsumgebung ist ein wichtiger Baustein für die Zufriedenheit der Mitarbeiter und somit für den Erfolg des gesamten Unternehmens. Häufig sind es kleinere Unstimmigkeiten oder Defekte, die für eine geringere Arbeitsmotivation sorgen und auf die, obwohl entsprechende Servicekräfte zur Verfügung stehen, oft nur unzureichend, verspätet oder gar nicht reagiert wird. Gründe dafür liegen meist in unzureichenden Kommunikationsstrukturen und Unklarheiten bezüglich der Zuständigkeiten bei allen Beteiligten. etask.service-ticket bietet Ihren Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle für alle Services und Störmeldungen rund um das Gebäudemanagement und koordiniert die gesamten Abläufe bei der Auftragsbearbeitung. Für den Anwender ist die Meldung von Störungen oder Services mit geringstmöglichem Aufwand verbunden. Tickets werden mit nur wenigen Eingaben erzeugt; auch stellvertretend für andere Personen. Nach dem Abschicken des Tickets bleibt die Kommunikation für den Absender transparent. Den aktuellen Bearbeitunsgstatus erfährt er über automatisch versandte -Benachrichtigungen sowie jederzeit über seine persönliche Serviceliste, in der er zentral auch alle Tickets möglicher weiterer etask-prozesse einsehen kann (z.b. Raumbuchungen, Fahrzeugreservierungen, etc.). Die verfügbaren Servicekategorien sind je Kundensystem frei definierbar. Für jede Kategorie sowie zusätzlich abhängig vom Gebäude können unterschiedliche Zuständigkeiten durch einzelne Servicemitarbeiter oder ganze Servicegruppen gesetzt werden. Dabei bietet etask.service-ticket insbesondere für die Servicemitarbeiter klare Vorteile gegenüber klassischen Helpdesk- Anwendungen: In Verbindung mit den in weiteren FM-Bausteinen hinterlegten Daten können Serviceanfragen durch die zuständigen Personen gezielter koordiniert und mit geringerem Aufwand bearbeitet werden. Ein Beispiel: Bei Meldung eines defekten Monitors durch einen Mitarbeiter kann der zuständige Techniker direkt den Raum des Mitarbeiters einsehen, sich Informationen zu der dort verfügbaren technischen Ausstattung verschaffen und die für das Gerät geltenden Supportbedingungen und Gewährleistungsansprüche ermitteln. Missverständnissen und Fehlinformationen bei der Kommunikation wird somit vorgebeugt. Sichtprüfungen vorab sind bei vielen Serviceanfragen zudem nicht mehr notwendig, da den Servicemitarbeitern qualifizierte Informationen vorliegen. In Verbindung mit etask.instandhaltung können auf Basis von einem oder mehreren Service-Tickets komplexe Intandhaltungsaufträge ausgelöst werden. etask.service-ticket wird damit zu einem weiteren Auslöser für Aufträge im Instandhaltungsmanagement. etask.service-ticket: Einfache Bedienung und zielgerichtete Kommunikation bei allen Serviceanfragen Oben: Anlegen eines Service-Tickets, Links: Serviceliste des Anwenders, Rechts: automatische Benachrichtigungs- 6 etask.service-ticket

7 etask.flächenmangement Verursachergerechte Umlage von Flächenkosten auf Kostenstellen als Grundlage für eine exakte Kosten- und Leistungsrechnung Eine professionelle innerbetriebliche Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) setzt eine exakte Umlage der Gebäudekosten auf deren Verursacher voraus. etask.fm-portal enthält bereits viele Basisfunktionen, die für eine präzise Umlage von Kosten notwendig sind wie die Erfassung und Kategorisierung von Flächen (z.b. nach DIN 277) und Arbeitsplätzen sowie deren Zuteilung auf die Kostenstellen, die eben diese Flächen und Arbeitsplätze nutzen. Mit etask.flächenmanagement kann auf dieser Basis eine exakte Berechnung der Flächen- und Kostenverteilung vorgenommen werden. Im Ergebnis ist ersichtlich, wie sich die Kosten der Gemeinkostenstelle prozentual auf die Kostenverursacher verteilen. Über manuell angestoßene Abrechnungsläufe nach frei definierbaren Intervallen (z.b Monatslauf oder Quartalslauf) erfolgt die Leistungsverrechnung der zu diesem Zeitpunkt in etask.fm-portal hinterlegten Flächen und deren Nutzung - auf einen Blick wird erkennbar, welche Kostenstelle welchen Anteil an den Gemeinkosten verursacht. Bei simultaner Verwendung von etask.cad kann die Flächennutzung auch visuell im CAD-Plan nachvollzogen werden. Die Weitergabe des Berechnungsergebnisses (Abrechnungslauf) kann automatisch an ein ERP-System erfolgen, um dort als Grundlage für die betriebswirtschaftliche Umlage von Kosten aus dem Betrieb des Gebäudes zu dienen (z.b. Flächenerwerbs- oder Mietkosten, Reparaturen und Instandhaltung, Medienverbräuche wie Gas und Strom). Flächennutzungen - nach Kostenstellen sortiert - auch in CAD-Plänen visuell nachvollziehen So schaffen Sie durch belastbare Zahlen einen exakten Umlageschlüssel für weitere Unternehmensprozesse sowie eine transparente Entscheidungsgrundlage für die Management-Ebene. Abrechnungsprofile erlauben es, selbst bei verzwickten Flächenbelegungen und Abrechnungssituationen nicht den Überblick zu verlieren Jedes Abrechnungsprofil ist aus verschiedenen Abrechnungsparametern (z.b. nach Räumen, Arbeitsplätzen, Festpreise nach Nutzungsarten u.v.m.) zusammengefügt. Bedienen Sie sich an den ausgeklügelten mitgelieferten Abrechnungsprofilen oder fordern Sie ein neues bei Ihrem Projektleiter an. Die anteilige Belastung von Kostenstellen mit Flächenbelegungen ist eine exakte Grundlage für die verursachergerechte Leistungsverrechnung etask.flächenmanagement 7

8 etask.cad Plandaten ohne CAD-Fachkenntnisse nutzen FM-Prozesse visuell planen und unterstützen Die Erstellung und Pflege von CAD-Plänen ist häufig mit hohem personellen und finanziellen Aufwand verbunden. Ohne Einsatz eines CAFM-Systems werden die Pläne nach der Lieferung durch den Architekten meist archiviert und oft nur im Rahmen von Umbaumaßnahmen oder Umzugs- und Möblierungsprojekten hervorgeholt. Grund hierfür ist häufig auch die ausschließliche Nutzung der Pläne über professionelle CAD-Programme, die dem Anwender umfangreiche Programmkenntnisse abverlangen. Mit dem Modul etask.cad geben Sie Ihren CAD-Plänen einen signifikanten Mehrwert, denn sie werden vollständig in die Prozesse des Facility-Managements integriert. etask.cad ermöglicht die bidirektionale CAD-Visualisierung von Flächen und Objekten innerhalb der etask-fm-bausteine. Die CAD-Pläne können in den Bausteinen oder im zentralen Liegenschaftsexplorer über eine einfach zu bedienende Visualisierungsfunktion abgerufen werden. Diese ermöglicht dabei die Auswahl beliebig einstellbarer Darstellungsvarianten (Layersets), komfortable Zoom- und Auswahlfunktionen sowie die Ausgabe des ausgewählten Zeichnungsauschnitts als PDF per Knopfdruck. Zeichnerische Änderungen, die sich aus den Prozessen des Facility-Managements ergeben, werden automatisch in der Zeichnung aktualisiert, ohne dass die zugrundeliegende Zeichnung geöffnet werden muss. So werden zum Beispiel Änderungen der Raumbelegung nach einem Umzug oder die visuelle Darstellung der Varianten bei dessen Planung automatisch auch visuell im Plan dargestellt. Die Nutzung von etask.cad setzt, so wie auch aller anderen etask-fm-bausteine, keinerlei lokale Installation voraus und kann durch alle Portalanwender ohne jegliche CAD-Kenntnisse erfolgen. Der Baustein eint die Vorteile einer einfach zu bedienenden CAD-Nutzung direkt in etask.fm- Portal und den verwendeten Bausteinen mit den Funktionen eines professionellen lokalen CAD-Tools zur Bearbeitung der Pläne. Die CAD-Visualisierung online im FM-Portal erfolgt mithilfe des etask.cad-clients. Der CAD-Client bietet als klassisches CAD-Tool alle benötigten Funktionen zum Erstellen und Pflegen der Pläne in einer professionellen CAD-Anwenderoberfläche. Dabei können auch Daten aus anderen CAD- Programmen, z.b. AutoCAD, eingebunden werden. Als fester Bestandteil von etask.cad ist der CAD-Client im Rahmen der Lizenz enthalten. Die Anschaffung teurer Zusatzlizenzen für CAD-Programme wie AutoCAD entfällt. etask.cad: Effiziente Nutzung von CAD-Plänen durch optimale Integration in die FM-Prozesse Links: CAD-Visualisierung im FM-Portal Unten: Ausgabe eines Plans als PDF Automatische Darstellung der Arbeitsplatzbelegung an Hand der Mitarbeiterzuordnung. CAD-Outsourcing: Der Mehrwert Ihrer CAD-Daten hängt insbesondere von deren Aktualität ab. Die Aufbereitung von Altbeständen sowie die Überarbeitung von Plänen nach Baumaßnahmen setzen architektonische Fachkenntisse voraus, die in vielen Unternehmen nicht verfügbar sind. Von den Vorteilen der CAD-Nutzung können Unternehmen ohne CAD-Spezialisten dennoch profitieren. Denn etask unterstützt Ihr Facility-Management als Service-Partner mit der Ersterstellung von CAD-Plänen sowie mit der regelmäßigen Aktualisierung der Plandaten. Damit Ihre visuelle Datenbasis stets aktuell ist! 8 etask.cad

9 etask.umzugsmanagement Einzel- und Sammelumzüge abteilungsübergreifend steuern Zentrale Kontrolle und Übersicht bei der Umzugsplanung Größere Umzugsprojekte stellen stets hohe Anforderungen an die organisatorischen Fähigkeiten sowie die Genauigkeit der verantwortlichen Planer. Während die Belegungsplanung bereits das kommunikative Geschick des Planers beansprucht, ist auf der logistischen Seite nicht einfach zu garantieren, dass auch wirklich jedes benötigte Inventarstück mit umzieht und das beauftragte Logistikunternehmen Material und Personal bereitstellt, das dem Volumen des Umzugsguts entspricht. etask.umzugsmanagement liefert Ihnen hierfür einen zentralen und komfortablen Workflow, der Sie bei der professionellen Planung und Organisation Ihrer Umzüge unterstützt. Konzeptionieren Sie mit etask.umzugsmanagement Umzüge und planen Sie die durchzuführenden Arbeiten mithilfe des einfach zu bedienenden Umzugsplanungs-Assistenten. Alle Details zum Umzug werden innerhalb des Umzugsworkflows definiert, bei dem der Assistent an unterschiedlichen Stellen zum EInsatz kommt. etask.umzugsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, abteilungs- und auch unternehmensübergreifend zu agieren, um z.b. zuständige Abteilungsleiter zur Freigabe und Dienstleister zur Auftragsannahme direkt in den Workflow einzubeziehen. Mitarbeiter-Raumzuordnung in einem Umzug Bei Anbindung an etask.cad kann die Umzugsplanung komfortabel und visuell nachvollziehbar auf Basis der CAD- Pläne erfolgen. Für die interne Absprache der Belegung können die Pläne per Knopfdruck als PDF ausgedruckt und weiterverwendet werden. Der Umzugsplanungs-Assistent Der Assistent basiert auf der vertrauten Ansicht des Liegenschaftsexplorers und stellt die Ausgangs- und Zielsituation des Umzugs gegenüber. Dem Mitarbeiter zugeordnetes oder im Raum verfügbares Inventar wird automatisch angezeigt und kann für die Teilnahme am Umzug per Knopfdruck markiert werden. Im Bereich der Zielsituation wird der Zielort markiert, sodass in wenigen Augenblicken alle erforderlichen Personen und Gegenstände integriert und dem korrekten Zielort zugewiesen werden können. So können auch reine Inventarumzüge definiert werden. Auf Basis der Umzugsdaten können Berichte erzeugt werden, die einerseits als Überblick über umziehende Personen und umziehende Gegenstände dienen, andererseits von den Umzugsdurchführenden als Checkliste verwendet werden können. Anzeige der Ist- und Soll-Belegung eines Umzugs in etask.cad mit Angabe des Einbzw. des Auszugsdatums etask.umzugsmanagement 9

10 etask.inventur Anlagen und Ausstattung schnell und zuverlässig erfassen Komplettlösung zur mobilen Inventarisierung Das Wissen um die Existenz, den Verbleib und den Zustand von Inventar und Gebäudetechnik kann erhebliche Einsparpotentiale in jeder Organisation freisetzen. Die Realität sieht jedoch häufig anders aus: Aufgrund einer fehlenden zentralen Verwaltung relevanter Daten gibt es zu viele Listen, die darüber hinaus oft in verschiedenen Formaten vorliegen und lückenhaft sowie uneinheitlich sind. An eine umfassende Bestandsauswertung ist damit nicht zu denken. Mit etask.inventur wird Ihnen die Komplettlösung für eine zentrale und transparente Anlageninventur geboten, die von der Anlagenkennzeichnung über die mobile Datenaufnahme bis zur Weiterverwendung und Auswertung des erfassten Bestands führt. Dank der Verwendung fortschrittlicher Datenaufnahmetechnologien (Barcodes, RFID) bleibt der Aufwand bei der mobilen Inventur gering und die Datenqualität hoch. Alle Anlagen werden über die mobilen Endgeräte vor Ort eingescannt über frei definierbare Objektvorlagen aus dem Matchcodebuch eindeutig identifiziert und über einen Raumbarcode dem jeweiligen Standort zugeordnet. Das Endgerät kann intuitiv bedient werden und ermöglicht damit eine Inventur, ohne dass eine vorherige Schulung der Anwender notwendig ist. Die erfassten Daten werden mit einem Klick in die zentrale Inventarliste des Bausteins etask.inventur übertragen, wo sie für die Weiterverwendung und Auswertung zur Verfügung stehen. So können z.b. Soll- und Vergleichslisten für Umzugsprojekte per Knopfdruck ausgegeben werden. Nutzen Sie mit etask.inventur die Vorteile einer modernen Inventurlösung und vermeiden Sie Chaos und Zeitdruck vor dem Inventurstichtag. Das Produkt bietet Ihnen zudem weitere praktische Funktionen z.b. zur Verwaltung von vergebenen Barcode-Nummernkreisen oder zur Einstellung von Datenfiltern bei Einsatz mehrerer mobiler Endgeräte. Das Standardgerät ist der Intermec CK3, ein robuster und äußerst zuverlässiger Laser- Barcode-Scanner mit dem Betriebssystem Windows CE und mobiler Inventursoftware von etask. Bei Nutzung der spezifischen Objektformulare in den FM-Bausteinen etask.ausstattung lassen sich auch alle Objekte, die durch diese Bausteine verwaltet werden, mobil inventarisieren. Allround-Service für Ihr Inventurprojekt: Von der Lieferung der Soft- und Hardware für die mobile Inventarisierung über die Bereitstellung bereits bedruckter Barcode-Etiketten und des für die Durchführung der Inventur benötigten Personals bis hin zur Planung und Organisation Ihres Inventurprojekts können Sie alle Produkte und Services aus einer Hand erhalten. Sie benötigen eine Inventarisierungslösung im Rahmen eines zeitlich begrenzten Inventurprojektes? Über die Einsatzmöglichkeiten von etask.inventur im Rahmen Ihres Projekts beraten wir Sie gerne. Rufen Sie uns ein einfach an! etask.inventur: Einfache und sichere Handhabung, zuverlässige Ergebnisse, transparente Auswertungen Verfügbare Produkterweiterungen: etask.inventur/sap Integrierte SAP-Schnittstelle zur unidirektionalen Übertragung der Anlagendaten aus SAP FI-AA in etask.inventur auf Basis des Standard - SAP.NET-Connectors. 10 etask.inventur

11 etask.ausstattung Ausstattungsobjekte strukturiert verwalten Norm und Individualität unter einem Hut Mit etask.ausstattung wird die Standard-Objektstruktur von etask.fm-portal um zusätzliche spezifische Datenformulare, Berichte und Funktionen für die Ausstattung Ihrer Gebäude erweitert. Dabei stehen die folgenden Objektgruppen zur Auswahl, die unabhängig voneinander genutzt werden können: etask.ausstattung/möbel Verwaltung und Auswertung von Möbel- und Ausstattungsobjekten und zugehörigen Matchcodes. etask.ausstattung/it Verwaltung und Auswertung von IT-Objekten und Softwarelizenzen mit Zuordnung der Softwarelizenzen zu IT- Objekten, Verwaltung zugehöriger IT-Matchcodes. etask.ausstattung/kunstwerke Verwaltung von Kunstobjekten. Die in etask.ausstattung verwalteten Ausstattungsobjekte gliedern sich nahtlos in die Objektstruktur von etask.fm-portal ein. Sie ermöglicht zum einen eine Gliederung gemäß DIN und zum anderen den Aufbau einer individuellen Objektstruktur mit einer zugrundeliegenden Gruppierung der Objekte nach Gebäuden. Mit einmaligem Aufwand einen Sie somit Ihre internen Kennzeichnungsstrukturen mit der Struktur der im Hochbau allgemein gültigen Norm. Für alle verwalteten Objekte können Matchcodes definiert werden, in denen die individuellen Daten eines Objekttyps (z.b. ein bestimmter Drehstuhl) einmalig angegeben werden. Alle Einzelobjekte des entsprechenden Typs werden auf Basis des Matchcodes angelegt. Der Aufwand für die Datenpflege wird dadurch erheblich reduziert. Die Objekttypen sind insbesondere bei Möbelobjekten meist über den Hersteller erhältlich. Ergänzend zu den Daten des Matchcodes können zu jedem Objekt weitere individuelle Informationen angegeben werden, z.b. Nutzer, Kostenstelle, Abschreibungsdaten, Zustand, Kaufpreis, aktueller Wert. Bei gleichzeitiger Verwendung von etask.inventur erfolgt die Erst- und Folgeinventur der Ausstattungsobjekte unter Einsatz von Barcodes/RFID und mobiler Endgeräte. Optional ermöglicht etask.cad eine Visualisierung des Inventars in Etagenplänen sowie die grafische Möblierungsplanung auf CAD-Basis. etask.ausstattung: Strukturierte Verwaltung von Möbeln, IT-Objekten und Kunstwerken ohne Verzicht auf individuelle Anforderungen Rechts: Individuelle Objektstruktur Unten rechts: Struktur nach DIN Unten: Möbelformular Verfügbare Produkterweiterungen: etask.rack-management Erweiterung von etask.ausstattung/it zur Verwaltung von Server-Racks über ein spezifisches Formular. Zuordnung von Endgeräten zu Racks und schematische visuelle Darstellung der Rack-Belegung. Berichte zur Auswertung der Rack- Kapazität und Rack-Belegung. etask.ausstattung 11

12 etask.anlagen Zentrales Anlagenverzeichnis für technische FM-Prozesse Individuelle Anlagenstruktur nach Maß etask.anlagen bietet Ihnen die Möglichkeit zur individuellen Erweiterung der Standard-Objektstruktur von etask.fm-portal um zusätzliche technische Anlagengruppen. Innerhalb der Gruppen können die technischen Anlagen über spezielle Formulare mit den für jeden Anlagentyp relevanten Attributen verwaltet werden. Alle Anlagen gliedern sich dabei nahtlos in die Standard-Objektstruktur des FM- Portals ein, die Ihnen zum einen eine an der DIN 276 orientierten Gliederung bietet und zum anderen den Aufbau einer individuellen Objektstruktur mit einer zugrundeliegenden Gruppierung der Objekte nach Gebäuden ermöglicht. Bei einmaligem Aufwand bei der Datenpflege vereinen Sie somit Ihre gewachsenen Kennzeichnungsstrukturen mit der Struktur der im Hochbau allgemein gültigen Norm. Die verfügbaren Anlagenformulare bieten bei zusätzlicher Verwendung von etask.instandhaltung standardmäßig einen Bereich, der die Instandhaltungsinformationen auswertet. Innerhalb von etask.anlagen stehen die folgenden Anlagengruppen orientiert an der DIN 276 gruppiert zur Verfügung: etask.anlagen/baukonstruktion etask.außenanlagen/abwasseranlagen etask.anlagen/starkstromanlagen etask.anlagen/kälteanlagen etask.anlagen/feuerlöschanlagen etask.anlagen/förderanlagen etask.anlagen/lüftungsanlagen etask.anlagen/wasseranlagen etask.anlagen/wärmeerzeugungsanlagen etask.anlagen/informationstechnische Anlagen etask.anlagen/nutzungsspezifische Anlagen etask.anlagen/sonstiges für Technische Anlagen Alle etask.anlagen-produkte sind zusammengefasst auch als Paketlizenz verfügbar. Sie benötigen Formulare für die Verwaltung spezieller produktionstechnischer oder gebäudetechnischer Anlagen? Die Struktur von etask.anlagen ist problemlos um weitere Anlagenformulare oder ganze Gruppen erweiterbar. Bei der Umsetzung Ihrer Anforderungen beraten wir Sie gerne. Optional ermöglicht die Verwendung von etask.cad eine Visualisierung der Anlagen in Etagenpläne. So können z.b. Feuerlöscher und Wandhydranten als Symbole im CAD dargestellt und gleichzeitig für die Umsetzung CAD-basierter Flucht- und Rettungswegepläne genutzt werden. etask.anlagen: Hohe Flexibilität bei der Anpassung an Ihre Anlagenstruktur 12 etask.anlagen

13 etask.instandhaltung Alle Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben zentral planen, koordinieren, auswerten und dokumentieren Die strukturierte Instandhaltung von gebäude- und betriebstechnischen Anlagen sorgt nicht nur für einen reibungslosen Ablauf im Betriebsalltag, sondern erhöht auch die Leistungsdauer der gewarteten Objekte. Ein gut organisiertes Instandhaltungsmanagement führt somit sofort zu erheblichem Nutzen im Kerngeschäft und garantiert nicht zuletzt die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Wartungs- und Prüfungstermine. Mit etask.instandhaltung nutzen Sie die Vorteile einer zentralen und webbasierten Instandhaltungsplattform bei minimalem Aufwand für die Datenpflege. Hinterlegen und verknüpfen Sie im FM-Baustein Ihre Verträge mit Dienstleistern und Handwerkern. Erstellen Sie detaillierte Wartungspläne zur optimalen Organisation der vorbeugenden Maßnahmen, um Ihrer Betreiberpflicht nachzukommen und die Betriebssicherheit sicherzustellen. Dabei kann für jedes einzelne Objekt oder direkt für ganze Objektgruppen ein Wartungsplan erstellt werden. Auf Basis der einmalig definierten Wartungspläne greift der automatisierte Workflow zur Planung, Auslösung, Vergabe, Durchführung und Dokumentation der entsprechenden Instandhaltungsaufträge. Dieser ist mit automatisierten E- Mail-Benachrichtigungen an die Prozessbeteiligten versehen. etask.instandhaltung wird somit zu einem täglichen Reminder für sämtliche geplanten Wartungs- und Prüfungstermine und sorgt dafür, dass keine Instandhaltungsarbeiten im Gebäude vergessen oder verzögert werden. Hier bietet die automatisch ablaufende Eskalation des Workflows weitere Unterstützung. Die vollständige Kosten- und Leistungskontrolle wird durch Rückmeldungen der ausführenden internen Techniker und/oder externen Dienstleister sowie die Abrechnung der entstehenden Kosten auf Kostenstellen gewährleistet. etask.instandhaltung können Sie mit allen Objektgruppen der Bausteine etask.ausstattung und etask.anlagen kombinieren und verschaffen sich somit eine Übersicht aller laufenden und abgeschlossenen Wartungen, Prüfungen und Reparaturen der Objekte. Die im Produkt enthaltenen Reporting-Funktionen und Managementwerkzeuge liefern Ihnen eine zentrale Übersicht der laufenden Tätigkeiten und unterstützen die interne Argumentation bei strategischen Entscheidungen mit fundierten Daten. etask.instandhaltung unterstützt auch die Auslösung nicht geplanter Ad-hoc-Aufträge, die ebenso wie die geplanten Aufträge in den automatisierten Bearbeitungsworkflow münden. etask.instandhaltung: Transparente Planung und automatisierte Steuerung von Aufträgen. Oben: Auftragschein in etask.instandhaltung Rechts: Benachrichtigungs- zum Auftrag Links: Auftragsschein als PDF etask.instandhaltung 13

14 etask.vermietung Transparente Verwaltung von Mietern und Mietverhältnissen Komplexe Mietsituationen strukturiert abbilden Aufgrund der Spezifik der Prozesse liegen die Anforderungen insbesondere in der gewerblichen Vermietung in der Regel weit über denen eines allgemeinen Vertragsmanagements. etask.vermietung bietet eine umfangreiche Unterstützung des externen Vermietungsmanagements, ausgehend von der Erstellung von Exposés und Angeboten über den Abschluss von Mietverträgen bis zu Vertragsänderungen. Der Baustein ermöglicht die exakte Zuordnung von Mietsituationen zu Räumen und Freiflächen und führt eine umfassende Historie über Mietvertragsänderungen. Eine ausgereifte Stammdatenerfassung zu Mietern sowie ein Export von Buchungen in die Finanzbuchhaltungssoftware (als Soll-Werte in z.b. DATEV oder SAP) sind ebenfalls integriert. Es wird zudem sowohl die taggenaue Vermietung von Räumen als auch von Freiflächen und weiteren Objekten ermöglicht. Bei der optionalen Verwendung von etask.cad können Mietflächen visualisiert werden. Ausgerichtet auf Büro- und Gewerbeimmobilien sichert der Baustein eine transparente Dokumentation der Vermietungssituation, auch in kleinteiligen oder komplizierten Bestandsstrukturen. Zur Unterstützung der speziellen Prozesse der Vermietung enthält etask.vermietung eine komplexe Stammdatenerfassung zu Mietern mit Adressen, Bankverbindungen, Bürgschaften und diversen Statistiken. Wesentliche Funktionalitäten von etask.vermietung:» Erarbeitung von Mietvertragsangeboten und Exposés als Grundlage für den Abschluss von Mietverträgen.» Dokumentation der Mietverträge, u. a. mit allgemeinen Angaben (Nummer, Debitor, Laufzeit, Kündigung,...).» Chronologische Erfassung der Mietgegenstände in den Mietvertragszeiträumen des Vertrags.» Exakte Zuordnung von Räumen und Freiflächen, Aufnahme weiterer Objekte als Mietgegenstand.» Raum- bzw. freiflächenbezogene Zuordnung von Kaltmiete und Nebenkosten zu den Flächen eines Mietvertrags auf Grundlage der Standardwerte aus dem Raum- und Freiflächenbuch.» Visualisierung von einzelnen Mietflächen und Mietbereichen, z.b. auch anzumietende Flächen in ihrer Lage zu bereits gemieteten.» Verwaltung von Kautions- und Mietzahlungen. etask.vermietung liefert Ihnen eine Vielzahl an Berichten zur Erleichterung der täglichen Arbeitsprozesse, u. a. zur Auswertung der Mieter- und Vertragsdaten sowie zur detaillierten Kostenaufstellung pro Vertrag. Über statistische Auswertungen können zudem per Knopfdruck Kennzahlen zur Objektvermietung (Räume und Freiflächen sowie vermietete, vermietbare und freie Flächen), zu Verträgen (z.b. monatliche und zusammenfassende Buchungslisten aus den laufenden Verträgen) sowie Gebäudestatistiken und Mehrfachvermietungen ermittelt werden. etask.vermietung: Bei komplexen Vermietungssituationen stets den Überblick behalten 14 etask.vermietung

15 etask.medienversorgung / Energie Mobile Erfassung von Medienverbräuchen Verbrauchergerechte Umlage Der Anteil der Energiekosten an den Gesamtkosten im Gebäudemanagement beträgt in Abhängigkeit von der überwiegenden Nutzung des Gebäudes zwischen 25% und 60%. Bei steigenden Energiepreisen bietet das Energiemanagement somit erhebliches Potenzial zur Kostenreduktion. Primäre Zielstellung für den Einsatz des Bausteins etask. Medienversorgung ist es daher, diese Energiekosten nachhaltig zu senken. Durch die flexible Erfassung der Zählerstruktur und die regelmäßige Aufnahme von Zählerständen wird der Verbrauch beliebiger Medien transparent. Bei Bedarf kann zeitnah regulierend eingegriffen werden. Bei Übereinstimmung von Räumen im Mietbereich eines Mieters und Versorgungsbereich eines Zählers ist die Übernahme der Verbrauchskosten (lt. Zählerständen) in den Baustein etask.betriebskostenabrechnung zudem direkt möglich. Wesentliche Funktionalitäten von etask.medienversorgung:» Benutzerspezifische Definition von Zählertypen (Elektro, Wärme, etc.), einfacher Zählertypwechsel.» Dokumentation der wichtigsten Zählerdaten mit allgemeinen technischen Daten, Versorgungsbereichen, Zählerständen, etc.» Möglichkeit des Einfügens virtueller Zähler.» Plausibilitätsprüfungen bei der Zählerstandseingabe.» Visualisierung von Versorgungsbereichen.» Grafische Darstellung sowie freie Definition der Zählerhierarchie.» Unterstützung bei Betriebskostenabrechnung, z. B. durch automatische Verteilung der Kosten auf die Verbraucher nach Versorgungsbereichen. etask.medienversorgung bietet Ihnen standardisierte Berichte zur Abrechnung von Verbrauchsdaten für einen frei etask.medienversorgung: Exakte Vebrauchswerte und nachvollziehbare Energiebilanz definierbaren Zeitraum sowie zum Abgleich von Einspeisung und Endverbrauch (Energiebilanz). Über eine grafische Darstellung kann zudem die Verbrauchsentwicklung der Zähler über einen beliebigen Zeitraum eingesehen werden. Verfügbare Produkterweiterungen: etask.mobile Zählwerterfassung Erfassung von Zählerstandsdaten über die integrierte Software für das mobile Endgerät. Nach einem frei zusammengestellten Rundgang können die Daten mit wenigen Klicks in das etask-system importiert werden. etask.medienversorgung 15

16 etask.kostenerfassung Zentrale Erfassung von Kosten zur Budgetierung Verursachergerechte Kostenumlage Die zentrale Kostenerfassung im Rahmen des CAFM kann für alle Beteiligten deutliche Vorteile bringen. Die Ist-Kosten stehen dadurch im CAFM-System zeitnah für eine ständige Budgetkontrolle zur Verfügung. Die direkte Zuordnung von Rechnungen zu den Kostenquellen, z. B. Aufträgen oder Verträgen, ermöglicht den Vergleich mit Vorgaben aus Angeboten und Budgetplanungen. Durch eine buchhaltungsgerechte Erfassung der Rechnungsdaten ist ein Export vom CAFM-System in die Finanzbuchhaltungssoftware realisierbar und ein doppelter Erfassungsaufwand wird vermieden. Bei einer Erfassung der Rechnungen im Hinblick auf eine spätere Betriebskostenabrechnung für vermietete Objekte können die Rechnungsdaten verursachergerecht in die Betriebskostenabrechnung übernommen werden. Wesentliche Funktionalitäten von etask.kostenerfassung:» Erfassung von Rechnungen, u. a. mit allgemeinen Daten (z.b. Belegnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum), Beträgen, Zuordnung zu Kreditor/Debitor und Rechnungsleistung (z.b. Auftrag, Vertrag) etc.» Zuordnung von (Teil-)Beträgen der Rechnung zu Projekten und Maßnahmen der Budgetplanung, Sachkonten, Kostenstellen.» Vermerk zur Zahlungsfreigabe und Bezahlung einer Rechnung mit Datum.» Stammdatenpflege, z. B. Kreditoren/Debitoren mit Schnittstelle zum Adressbuch, Sachkonten, Kostenstellen etc.» Export der Rechnungsdaten für Buchhaltungssoftware, z.b. SAP, DATEV.» Automatische Zuordnung von Kontoauszügen zur Kostenquelle. etask.kostenerfassung bietet Ihnen unter anderem Berichte zur Zusammenfassung der Rechnungsbeträge nach Kostenstellen, Sachkonten, Projekten usw. sowie Budget-/Kosten- Vergleiche, Übersichten zur Zahlungsfreigabe und eine Liste der Zahlungen. etask.kostenerfassung: Genauigkeit und Transparenz bei der Kostenumlage Verfügbare Produkterweiterungen: etask.rechnungseingangsworkflow Workflow im etask.fm-portal zur Erfassung, Genehmigung und Zahlungsfreigabe von Rechnungen. Der Workflowverlauf ist abhängig von den definierten Freigabestufen, die sich nach der Rechnungshöhe und dem Freigabelimit des Zuständigen richten. 16 etask.kostenerfassung

17 etask.betriebskostenabrechnung Zuverlässige und transparente Betriebskostenabrechnung per Knopfdruck Aufgrund individueller und je Mieter unterschiedlicher Vertragsvereinbarungen sowie sich ändernder Mietflächen und Mietverhältnisse ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung gerade in der gewerblichen Vermietung mit oft hohem Personalaufwand verbunden. Mit etask.betriebskostenabrechnung erfolgt die Dokumentation aller für eine Liegenschaft relevanten Betriebskosten zentral und transparent. Die Berechnung der Umlage für die Mieter kann auf Basis von etask.vermietung, etask.kostenerfassung und etask.medienversorgung auf Knopfdruck erfolgen. Für die Abrechnung werden in den beiden Modulen die Betriebskosten-Stammdaten wie die Kostenarten, Sachkonten, Umlagetypen, Umlageschlüssel und deren Zuordnung zu Mietobjekten vorbereitet. Bei der Bearbeitung von Mietverträgen erfolgt die Festlegung der Kostenarten, mit denen die Mieter belastet werden. Die anfallenden Gesamtkosten werden mithilfe der Module etask.kostenerfassung und etask.medienversorgung bestimmt. Eine Schnittstelle zur Buchhaltung sichert die zeitsparende und genaue Übernahme aller angefallenen Kosten zur Umlage auf die Mieter. einer Liegenschaft und den zugehörigen Gebäuden mit automatischer Übernahme der Rechnungskosten aus der Kostenerfassung.» Vorgabe von Umlageschlüsseln (z.b. vermietbare Fläche, vermietete Laborflächen etc.) je Kostenart.» Berücksichtigung von Mieterdirektkosten.» Mieterabrechnung, Nutzerumlage, Ausweis der Vermieterkosten.» Berücksichtigung der Änderung der Flächennutzung über den Abrechnungszeitraum.» Übernahme von Mieterverbrauchskosten aus dem Baustein etask.medienversorgung. Wesentliche Funktionalitäten von etask.betriebskostenabrechnung:» Übernahme von Daten (Flächen, Kostenarten, Vorauszahlungen etc.) aus dem Datenbestand zum Zeitpunkt der Abrechnung.» Dokumentation der laufenden Kosten zu etask.betriebskostenabrechnung: Enorme Zeitersparnis durch automatisiert erstellte Betriebskostenabrechnungen etask.betriebskostenabrechnung bietet Ihnen Berichte zur Zusammenfassung der Abrechnung mit Vergabe einer Rechnungsnummer, zur Ausweisung der Betriebskosten pro Raum, zur Gebäudeabrechnung mit Ausweis des Vermieteranteils sowie zur Jahresbilanz für die Liegenschaft. Per Knopfdruck erstellen Sie eine detaillierte Betriebskostenabrechnung pro Mieter mit Anzeige der Mietfläche, Vorauszahlung, Umlagekosten, Eigenverbrauch und Rückvergütung bzw. Nachforderung pro Monat. etask.betriebskostenabrechnung 17

18 etask.finanzplanung Software für die Analyse von Immobilienportfolios zur Erstellung von Rendite-Risiko-Profilen und Forecasts Manager von Immobilienportfolios stehen oft vor der Frage: Lohnt es sich, diese Liegenschaft weiter zu betreiben oder ist es für das Portfolio rentabler, wenn ich sie abstoße? Und wenn letzteres, wann ist der beste Zeitpunkt dafür? Aus welchen Liegenschaften sollte mein Soll-Portfolio idealerweise bestehen? Um auf diese einfachen Fragen eine zuverlässige Antwort zu erhalten, bedarf es allerdings komplexer Rechenoperationen mit einer Unzahl an Variablen. Mit etask. Finanzplanung wird die Komplexität dieser Portfolioanalyse auf denkbar einfache Weise für den Objekt- und Portfoliomanager reduziert. In lediglich vier Schritten führt das Portfoliomanagement-System den Anwender zum Ziel:» Übernahme von Daten zu Aufwendungen und Erträgen aus etask.kostenerfassung und etask.vermietung. Während auf der Kostenseite die Aufwendungen der vergangenen Jahre z.b. für Nebenkosten und Investitionen aus etask.kostenerfassung importiert werden, lässt sich durch den Transfer von Daten aus etask.vermietung exakt voraussagen, welche Einnahmen aus der Vermietung einer Immobilie in Zukunft zu erwarten sind, besonders bei komplexen Mietverhältnissen mit begrenzter Laufzeit oder vertraglich vereinbarten Staffelmieten. Alternativ bietet das System auch die Nutzung von Daten aus SAP sowie anderen ERP-Systemen als Grundlage zur Berechnung an.» Automatische Erstellung einer Planungsvariante zum jährlichen Forecast der voraussichtlichen Einnahmen und Aufwendungen für die Liegenschaft. Dabei werden die Kostendaten der letzten 12 Monate sowie auf Habenseite die Daten der aktuell abgeschlossenen Mietverträge herangezogen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit eine feste, erwartete Abweichung in die Projektion einzukalkulieren, z.b. aufgrund der Inflationsrate.» Manuelle, individuelle Nachbearbeitung der automatisch generierten Planung. Besonders im Hinblick auf Teilverkäufe, Mietvertragsabschlüsse oder Sonderinvestitionen besteht für viele Immobilienportfoliomanager die Notwendigkeit, auch individuelle Parameter in die Kalkulation des Forecasts einfließen zu lassen.» Auswertung der Planungsstände und Analyse der Forecasts im Reporting. Eine Vielzahl an Berichten wertet den Datenbestand aus und ermittelt den prognostizierten Fair-Value einer Liegenschaft. Die Portfolioanalyse liefert dabei nicht nur die Gegenüberstellung von projizierten Erträgen und Aufwendungen, sondern auch die Übersicht über das geplante Investitionsvolumen, das Nebenkosten- Delta und die Anschlussvermietungen. Kurz gesagt: Nach diesen vier Schritten ist das Arbeitsergebnis belastbar und die Eingangsfragen nach der besten Portfoliostrategie können nun auf Entscheiderebene substanziell diskutiert werden. Für jede Liegenschaft werden zu erwartende Erträge und Aufwendungen kalkuliert, um die Portfoliostrategie optimal auszurichten 18 etask.finanzplanung

19 etask.schulungsverwaltung Schulungsverwaltung und HSE-Management einfach über das Intranet organisieren Organisieren Sie interne und externe Seminare sowie Schulungsinhalte mit einer leicht zu bedienenden Software und behalten Sie den Überblick über die Teilnahme. Verwalten Sie Ihre Trainer und optimieren Sie mit etask Ihr HSE-Management, um interne Qualitätsstandards und gesetzliche Vorschriften zum Arbeitsschutz zu erfüllen! Mit etask.schulungsverwaltung können Sie Schulungen und deren Inhalte anlegen sowie die Teilnahme organisieren. Pflegen Sie zunächst Schulungstermine, Inhalte, Verantwortliche und Trainer. Fügen Sie anschließend Personen als Teilnehmer hinzu und laden Sie Ihre Teilnehmer automatisch per ein. Behalten Sie mit der speziellen Teilnehmer- Disposition den Überblick auch bei großen Teilnehmerzahlen und vielen zu organisierenden Schulungen. Diese Funktion hilft Ihnen, die zu unterweisenden Personen schnell zu identifizieren und zeitnah einzuladen. So kann keine notwendige Schulung vergessen werden und Ihre Mitarbeiter sind stets auf dem neuesten Stand der Ausbildung in den verschiedenen HSE-Bereichen. Geben Sie Ihrem Trainer Teilnahmelisten und Zeitpläne an die Hand und verkürzen Sie somit die Informationswege entscheidend. Verschiedene integrierte Berichte erleichtern die Organisation und Verwaltung. Planung von Schulungen und deren Teilnehmern in einer Maske über die Teilnehmer-Disposition Ein Klick auf den Mitarbeiter bietet Überblick über dessen gesamte Schulungshistorie Optimieren Sie Ihre Organisation und pflegen Sie den Teilnahmestatus jedes Teilnehmers oder notieren Sie Vermerke zur späteren Bearbeitung. Ein komfortabler Bericht liefert Ihnen den entscheidenden Überblick über jede Schulung. etask.schulungsverwaltung 19

20 etask.raumreservierung Schnelle und komfortable Buchung von Veranstaltungs- und Besprechungsräumen - Optimale Nutzung der Ressourcen Wo ist denn gerade noch ein Besprechungsraum frei?, Sie hier? Den Raum hatte ich doch gebucht! Wer kennt diese Situationen nicht, die in jeder größeren Organisation regelmäßig auftreten? Denn zur Besprechungsraumverwaltung eingesetzte Softwareprodukte wie Outlook oder Lotus Notes werden den Anforderungen an ein professionelles Besprechungsraummanagement nicht gerecht. Spätestens bei komplexeren Buchungsanfragen wie Serienbuchungen oder bei Sonderwünschen zur Raumausstattung sowie zum Catering sind herkömmliche Systeme schnell überfordert. etask.raumreservierung bietet Ihnen eine nachhaltige Softwarelösung für die optimierte Verwaltung verfügbarer Raum- und Serviceressourcen. Über den zentralen Raumreservierungsworkflow stehen die Ressourcen allen berechtigten Mitarbeitern Ihrer Organisation zur Buchung bereit. Durch die zentrale Verwaltung ist keine Doppelbelegung mehr möglich! Die Buchung über einen intuitiv anwendbaren Assistenten mit vier Buchungswegen für unterschiedlichste Buchungsanfragen (z.b. Serientermine, Favoritenräume) sorgt dafür, dass immer der bestmögliche Raum zur Buchung angeboten wird. Die Besprechungsraumverwaltung ermöglicht die detaillierte Definition buchungsrelevanter Raummerkmale (z.b. zusammenlegbare Räume, Ausstattung, Bestuhlungsvarianten, verfügbares Catering, Raumkosten, Freigabe-szenarien etc.). Dadurch werden die verfügbaren Räume und Ressourcen optimal genutzt. In der Ressourcenverwaltung können zudem beliebige raumgebundene oder im Rahmen der Reservierung frei hinzubuchbare Ressourcen definiert werden. Jede Buchung erhält automatisch eine Ticketnummer und wird in einem Ticketsystem zur Genehmigung bzw. Weiterbearbeitung bereitgestellt. Nach Abschluss des reservierten Termins kann die Buchung zudem nach verschiedenen frei konfigurierbaren Kriterien (z.b. Sauberkeit oder Catering ) bewertet werden. Ein transparentes Reporting bietet Berichte zur Auswertung der Raumnutzung, zur Erstellung von Arbeitsplänen für Catering- und Technikabteilungen sowie zum automatisierten Druck von Türschildern. Wie alle etask-prozesse, wird auch der Raumreservierungsworkflow durch einen automatischen -Verkehr begleitet, der die Beteiligten über den Stand der Buchung sowie über deren Aufgaben im Rahmen der Buchung informiert. Bei Anbindung an etask.infodisplays werden die Buchungen automatisch vor Ort am elektronischen Display des Raums visualisiert ( Digital-Signage ). Mit dem etask.besucherleitsystem begrüßen Sie Ihre Teilnehmer im Eingangsbereich eines Gebäudes und zeigen Ihnen den idealen Weg zum Besprechungsraum. etask.raumreservierung: Einfache Bedienung trotz komplexer Buchungsanfragen Verfügbare Produkterweiterungen: etask.schnellbuchung Raumbuchung in 10 Sekunden über eine einfache Buchungsmaske. Ideal für Ad-hoc Buchungsanfragen. etask.speisenbewirtung Binden Sie Ihre Cateringdienstleister direkt in den Buchungsprozess ein. Auf Basis des verfügbaren Speisenangebots können individuelle Menüs zusammengestellt werden. etask.getränke-raum-service Bestellung von Getränken, unabhängig von einer Raumreservierung, in beliebige Räume eines durch etask.fm-portal verwalteten Gebäudes. etask.outlook-raumbuchung Raumbuchung über Outlook mit allen Funktionalitäten von etask.raumreservierung. Zentrale Verwaltung der Raumdaten im etask.fm-portal. 20 etask.raumreservierung

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