RfP Mitgliederverwaltung

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1 RfP Mitgliederverwaltung Einleitung / Ausgangslage TYPO3 Association at-traction GmbH Glossar Projektbeschreibung Status Ziele Projektziele / globale Ziele Funktional Nicht-Funktional Umfang Anbieterpräsentationen Dauer des Projektes Aufwände Methodik Grundsätzlich Fragemanagement Vorgehen Abgrenzung Alternative Lösungsvorschläge Organisation Anforderungen Strukturgrafik Mitgliederverwaltung Use Cases Grundsätzliche Definitionen UC.1 - Adresse verwalten Adresse erfassen Adresse mutieren Adresse deaktivieren Repräsentanten der Adresse UC.2 - Self-Service Stammdaten mutieren Mitgliedschaft mutieren Kontaktaufnahme Back Office Download von Dokumenten UC.3 - Mitgliedschaft verwalten Umfang Erfassung Mutation Deaktivieren Löschen Art der Mitgliedschaft Automatisch ausgelöste Aktionen UC.4 - Produktmanagement Erfassen Mutieren Löschen Produkt aus dem Sortiment entfernen Terminieren Produkttyp Produkttyp definieren Produkt kategorisieren Produkte zu Produktsets zusammenfügen Rabatte Staffelpreise Typ 1 Staffelpreise Typ 2 (Early Bird) Mitglied / Nicht-Mitglied Promo Code UC.5 - Checkout Überprüfung Neumitglied / bestehendes Mitglied (Login durch Repräsentant) Überprüfung der Kundendaten Überprüfung Warenkorb Bezahlung und Abschluss Zahlungsoptionen UC.6 - Checkout T3A UC.7 - Buchhaltung UC.8 - Zahlungsmanagement Zahlungseingang buchen UC.9 - Rechnungsmanagement Erstellung

2 Mutation Löschen / Stornierung Ausgang Retourenhandling UC.10 - Voucher Handling Automatische Generierung UC.11 - Reporting UC.12 - Mailinglisten Produkt Funktionale Anforderungen Rollen Workflow Management System Mitgliederliste T3A auf der Webseite anzeigen (ohne Professional Services Mitglieder) Mitgliederliste der T3A welche auch Professional Services anbieten Benachrichtigungssystem Import & Export der Daten Kontextsensitive Hilfe Technische Anforderungen API iframe Datei- und MIME Types Sprachversionen Betrieb SaaS SSL Support Verfügbarkeit Datenschutz- und sicherheit Datenschutz Datensicherheit Sensible Daten Angebotsstruktur (ToC Offerte) Management Summary Vorstellung Anbieter Unternehmensprofil Motivation Referenzen USP SPOC Vorstellung Produkt Lebenszyklus Update / Upgrade Zyklen (Aufwand f. Kunde) Lösungskonzept Anwendungsszenario Implementation Betrieb Datenschutz- und sicherheit Umsetzungsplan Zeitplan Risiken / Massnahmen Anforderungen an TYPO3 Association Kosten und Aufwände Stundensätze Implementation Betrieb Deckungsgrad der Anforderungen Projektteam / Projektmanagement Rollen Ansprechpartner Vertrag Einleitung / Ausgangslage Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Anforderungen an eine Ausschreibung bei der es um die Evaluation einer Mitgliederverwaltungs-Software geht. Das angestrebte Endprodukt Mitgliederverwaltung soll sowohl die Verwaltung der Mitglieder abbilden als auch eine integrierte Buchhaltungslösung sowie eine Webshop und Portallösung für den Absatz von Mitgliedschaften und weiteren Produkten. Eines der Hauptziele hierbei ist es, eine integrierte Software Lösung zu evaluieren mit derer sowohl Medienbrüche als auch Schnittstellen zu Umsystemen weitestgehend reduziert werden. Die Dokumentation gliedert sich in verschiedene Teilbereiche. Einleitend werden einige Worte zum Kunden TYPO3 Association und der at-traction GmbH, welche den Kunden bei der Evaluation unterstützt, festgehalten. Nachfolgend an die Erläuterung zu den Unternehmen, wird das Projekt respektive dessen Umfang dargelegt. Im Weiteren werden sodann die Use Case's beschrieben welche detailliert die

3 Anwendungsszenarien des Kunden erläutern. Zu den Use Cases werden die weiteren Anforderungen umschrieben und in die drei Hauptbereiche "Produkt", "Anbieter" und "Betrieb" aufgesplittet. Die Produktanforderungen wiederum werden in die Bereiche "funktionale Anforderungen" und "technische Anforderungen" unterteilt. Die Bereiche "Anbieter" und "Betrieb" beinhalten keinen weitere Aufteilung. Im letzten Abschnitt sind die Anforderungen an die Angebotsvorgaben und deren Struktur dokumentiert. Die Ausschreibung folgt einem strukturierten Vorgehen und Termintreue sowie Einhaltung der Vorgaben sind unabdingbar. Dies aus Gründen der Effizienz und Effektivität in Bezug auf die Auswertung. Abweichungen werden von Fall zu Fall beurteilt und gemeinsam mit dem Auftraggeber abgesprochen. TYPO3 Association Die TYPO3 Association ist eine Non-Profit Organisation welche 2004 gegründet wurde und Ihren Sitz in der Schweiz hat. Ziel ist es sicherzustellen, dass langfristige Entwicklungsziele des Content Management Systems TYPO3 erreicht werden können. Momentan umfasst die TYPO3 Association rund 700 Mitglieder. Die Mitgliederbasis setzt sich aus einzelnen Personen, Freelancer und Unternehmen zusammen. Die Finanzierung der TYPO3 Association erfolgt über Mitgliderbeiträge, Spenden und über verschiedene Eventes. Weiterführende Informationen zur TYPO3 Association sind unter folgender Adresse verfügbar: at-traction GmbH Im Rahmen diese Projektes unterstützt die at-traction GmbH die TYPO3 Association bei der Erstellung der Anforderungsdokumentation sowie der Durchführung der Produkt und Anbieter Evaluation. Die at-traction GmbH mit Sitz in Basel erbringt Beratungsdienstleistungen im Bereich digitaler Belange. Hierzu gehören namentlich die Unterstützung bei der digitalen Transformation von Unternehmen, die Evaluation von Softwareprodukten und deren Anbieter, sowie das Management von Projekten respektive die Übernahme von Generalunternehmerschaften. Weiterführende Informationen zu at-traction sind unter folgender Adresse verfügbar: Glossar Abkürzung T3A ATT SPOC MV FE BE USP Adresse PSL DSG Beschreibung TYPO3 Association at-traction GmbH Single Point Of Contact Mitgliederverwaltung Frontend Backend Unique Selling Proposition / Alleinstellungsmerkmal Unter einer Adresse wird die zentrale Entität der Mitgliederverwaltung verstanden. Nur Adresse-Entitäten können Mitglied sein Professional Services Listing Bundesgesetz über den Datenschutz Projektbeschreibung Status Das Projekt befindet sich zurzeit im Status der Ausschreibung. Ziele Projektziele / globale Ziele Die globalen Ziele sind durch den Projektauftrageber wie folgt definiert: 1.

4 Mit der neuen Mitgliederverwaltung wird die Basis geschaffen, um das weitere Wachstum der T3A (Mitgliederanzahl) aus technischer Sicht sicherzustellen. Für die Mitglieder der T3A wird eine Lösung bereitgestellt, die die Interaktion mit dem Back Office der Association deutlich vereinfacht (Mitglieder-Self-Service). Die heute bestehende Systemlandschaft der Mitgliederverwaltung wird konsolidiert (maximal noch zwei Systeme). Durch die Konsolidierung der Systeme und die Verwendung der neuesten Produkte respektive Systemgenerationen, wird die Gesamtkomplexität für den Betrieb reduziert. Funktional Die funktionalen Ziele werden mehrheitlich durch die Use Cases und die Anforderungen bestimmt. Es gilt hier zu erreichen, dass der Benutzer folgende Arbeitsschritte ausführen kann. Ist dies erreicht, gelten die Ziele als erfüllt: Adressen verwalten; erfassen, mutieren löschen Mitgliedschaft verwalten; erfassen, mutieren, löschen Weitere Informationen (z. Bsp. Zertifzierungen) auf Mitglieder buchen und verwalten Webshop; Produkte und Mitgliedschaften darstellen und vertreiben Produkte verwalten; erfassen, mutieren, löschen, in Kategorien einteilen, diverse Parameter definieren Checkout ( im Shop); One Page Checkout, definieren der Bezahloptionen, Produkte aus dem Warenkorb entfernen, Benutzerkonto anlegen, Benutzer registrieren. Buchaltung; beinhaltet das Hauptbuch, eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, eine Lohnbuchhaltung, erlaubt automatische Rechnungsläufe, Erstellung von Zahlläufen und die Möglichkeit das Mahnwesen abzuhandeln. Benutzer verwalten; erfassen, mutieren, löschen. Die Zuweisung der Zugriffsrechte muss rollenbasiert erfolgen, hierbei können Rollen durch den Kunden erstellt und eingesetzt werden. Das System beinhaltet die Möglichkeit, einfache Workflows einzusetzen. Diese lassen sich durch den Kunden beliebig erstellen, mutieren und löschen. Je nach Status des Workflows / Statuswechsel, wird der Benutzer mittels Systemnachricht oder informiert. Benachrichtigung der Benutzer; durch ein Benachrichtigungssystem können Benutzer automatisiert informiert werden. Dies geschieht entweder am System selbst oder durch / SMS. Benutzer können mittels XLS, XML und CSV Dateien Daten in das System importieren oder exportieren. Eine Zuweisung der Zielfelder erfolgt hierbei mittels grafischer Oberfläche. Nicht-Funktional Nicht funktionale Ziele beziehen sich auf das Gesamtsystem der neuen Lösung. Die neue Lösung integriert sowohl den Webshop als auch die Buchhaltung. Die Interaktion erfolgt ohne manuellen Aufwand. Bestellungen, Rechnungserstellung und Freischaltung für die Mitgliederliste erfolgt automatisiert ohne manuellen Eingriffe durch die T3A Sachbearbeiter. Die gesamte DLZ des bestehenden Prozesses wird deutlich verkürzt. Umfang Der Umfang des Projektes sieht vor, dass auf Basis der Anfoderungsdefiniton einen Auschreibung für die Mitgliederverwaltung durchgeführt wird. Die Ausschreibung beinhaltet die Einreichung einer Offerte je Anbieter und eine Präsentation, an der sich die Anbieter persönlich vorstellen. Am Vorstellungstermin präsentieren die Anbieter auch ihre Lösung bezüglich einer Aufgabenstellung, die sie nach Festlegung der Shortlist erhalten. Die Aufgabenstellung beinhaltet eine konkrete Problemstellung aus den Use Cases die gelöst werden muss. Anbieterpräsentationen Die Präsentationen dauern pro Anbieter maximal zwei Stunden. Innerhalb dieser zwei Stunden gilt es das Unternehmen vorzustellen, die Lösung zur Aufgabenstellung zu präsentieren und die Fragen der anwesenden soweit als möglich zu beantworten. Der genaue Ablauf wird noch bekannt gegeben. Dauer des Projektes Die Dauer der Evaluation, sieht drei bis fünf Monate vor. Die Auswahl des Integrators wird somit im Juli/August 2014 abgeschlossen. Änderungen am Zeitplan sind möglich. Aufwände Im Rahmen der Ausschreibung sind keine Aufwandsentschädigungen vorgesehen. Die anfallenden Arbeiten sind somit durch die Anbieter zu tragen. Die T3A ist sich der Kosten für die Vorarbeiten bewusst und weiss diesen Aufwand zu schätzen. Methodik

5 Grundsätzlich Folgende Schritte werden im Ablauf der Evaluation abgearbeitet: Projektdefinition und Zielsetzungen Aufnahme und Bestätigung der Anforderungen Erstellung einer Longlist auf Basis der Musskrieterien Durchführung der Evaluation und Auswertung der Resultate / Angebote Erstellung der Shortlist auf Basis der Resultate / Angebote Durchführung der Anbieterpräsentationen Entscheid und Auswahl eines Anbieters Vertragsverhandlung und Vorbereitung für die Implementationsphase Fragemanagement Fragen können schriftlich gestellt werden. Diese sind möglichst gesammelt und via an den SPOC zu senden. Die Fragen und Antworten werden auf einer separaten Seite veröffentlicht. Diese Seite ist jeweils für alle Anbieter einsehbar. Ziel ist es, dass alle Anbieter die selben Antworten einsehen und auch erhalten können. Bevor Fragen an den SPOC gestellt werden, sind die bereits bestehenden Fragen und Antworten zu konsultieren. Doppelspurigkeiten sind zu vermeiden. Gibt es Ergänzungen oder Folgefragen zu einer bestimmten Frage aus dem Fragemanagement, sind diese via an den SPOC zu richten. Vorgehen Die nachfolgende Darstellung zeigt die ungefähre zeitliche Vorgehensweise. Abweichungen sind möglich. Termine: bis Zu- / Absage der Anbieter bis Einreichung der Offerte gem. RfP am Anbieterpräsentationen (Details folgen) Abgrenzung Im Rahmen des Gesamtprojektes geht es in der aktuellen Phase der Ausschreibung darum, sowohl eine geeignete Mitgliderverwaltung als auch einen geeigneten Partner für die Implementation zu finden. Die Umsetzung der Implementation selbst ist nicht Bestandteil dieser Phase. Die Auswahl des Produktes und des Anbieters, erfolgt ausschliesslich auf der Basis dieses RfP's (inkl. Kriterienkatalog und Offerte) sowie der Anbieterpräsentationen. Sollte im Verlauf der Ausschreibung festgestellt werden, dass Anforderungen die an das System gestellt wurden nicht erfüllt werden können, behält sich die T3A eine Anpassung des Anforderungskataloges vor. Das Vorgehen bestimmt die T3A selbst, eine Begründung für die Anpassung erfolgt nach ermessen der T3A. Alternative Lösungsvorschläge Es dürfen alternative Lösungen vorgeschlagen werden falls die Anforderungen so wie beschrieben nicht erfüllt werden können (Standard und

6 Customizing). Die Lösungsvorschläge müssen nachhaltig und Upgrade/Update Safe sein. Im Zweifelsfall ist Rücksprache mit dem SPOC zu halten. Organisation Die Projektleitung ist Sache der at-traction. Diese stellt auch die Hauptansprechperson für sämtliche Belange im Rahmen dieser Ausschreibung. Der sogenannte Single Point of Contact ist Herr Pascal Stucki. Erreichbar wie folgt: Phone: Wichtig: Sämtliche Fragen die im Zusammenhang mit den Anforderungen oder dem Angebot entstehen, sind via an den SPOC zu richten. Die Fragen werden raschmöglichst beantwortet. Fragen die via Telefon adressiert werden, werden nicht beantwortet. Anforderungen Strukturgrafik Mitgliederverwaltung Die Strukturgrafik der Mitgliederverwaltung zeigt die bestehenden Enitäten und deren Zusammenhänge auf. Die nachfolgenden Use Cases beziehen sich jeweils auf diese Entitäten oder deren Eigenschaften. Aus Gründen der Einfachheit wurden die Beziehungen mit den Nomenklaturen aus dem Datenbankbereich abgebildet. Zentrales Element der Verwaltung bildet die Adresse. Sämtliche weitere Entitäten müssen zwingend mit der Adresse verknüpft werden.

7 Adresse Die Adresse als zentrales Element kann sowohl eine natürliche wie auch eine juristische Person sein. Repräsentant Ein Kontakt ist der Repräsentant der Adresse. Eine Adresse kann über mehrere Kontakt verfügen. Debitor Debitoren sind ausstehende Zahlungen der Adresse. Kreditor Kreditoren sind zu leistende Zahlungen an die Adresse. Produkt Unter einem Produkt werden Event-Tickets, Gutscheine oder Spendencoupons verstanden. Mitgliedschaft Unter einer Mitgliedschaft wir ein Produkt mit einer bestimmten Laufzeit verstanden (Abonnement) Use Cases Unter einem Use Case wird die Beschreibung des Vorgehens zur Erreichung eines bestimmten fachlichen Ziels verstanden. Hierbei erläutert der Benutzer mit welchen Arbeitsschritten er dieses Ziel erreichen will. Die funktionalen oder technnischen Anforderungen spielen hierbei noch keine Rolle. Diese werden aus den Use Cases abgeleitet und wo notwendig separat erklärt. Wo nicht anderweitig erläutert, muss die zukünftige Lösung die Arbeitsschritte aus den Use Cases abdecken. Grundsätzliche Definitionen Sowohl natürliche als auch juristische Personen können Adressen der T3A Mitgliederverwaltung sein (Personen und Unternehmen) UC.1 - Adresse verwalten Unter "Adresse verwalten" werden sämtliche Aufgaben zusammengefasst die ein Anwender durchführt um die Daten einer Adresse aktuell zu halten. Der Anwender ist im vorliegendem Fall ein Mitarbeiter der T3A und nicht ein Kontakt der Adresse selbst. Es gilt zu beachten, dass je nach Rolle die zur Anwendung kommt, die Anwender abgestufte Rechte zur Erfassung / Mutation haben. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Adresse erfassen Adressen können als Personen oder als Unternehmen erfasst werden. Durch das System wird für jeden neuen Datensatz automatisch eine eindeutige Adressnummer vergeben. Die zu erfassenden Felder sind nachfolgend aufgelistet. Je nach Bedarf kann der "" zusätzliche Felder bereitstellen oder bestehende Felder entfernen.

8 Adresse: Adressnummer (automatisch generiert) Name Strasse & Nummer PLZ Ort Telefonummer Fax Webseite Branche Adresse mutieren Ein Adressdatensatz lässt sich bis auf die automatisch generierte Adressnummer mutieren. Somit können folgende Felder durch den Anwender angepasst werden Adresse: Adressnummer (automatisch generiert) Name Strasse & Nummer PLZ Ort Telefonummer Fax Webseite Branche Adresse deaktivieren Eine Adresse kann deaktiviert werden. Wird die Adresse deaktiviert, gilt dies auch für sämtliche abgeschlossene Mitgliedschaften oder dergleichen (Systemhinweis auf Verknüpfungen). Ein löschen einer Adresse ist nur möglich solange keine weiteren Entitäten damit verknüpft sind. Danach ist nur eine Deaktivierung zulässig (Z.B. Löschen bei erstmaliger Fehleingabe). Repräsentanten der Adresse Die Repräsentanten der Adresse sind die eigentlichen Kontakte des Mitglieds. Es muss möglich sein, mehrere Kontakte pro Mitglied zu erfassen (1:n). UC.2 - Self-Service Das Self-Service Frontend erlaubt es, dass die Repräsentanten von Adressen, Stammdaten mutieren können. Des Weiteren kann der Repräsentant der Adresse zugewiesene Dokumente herunterladen (Rechnungen) und/oder Mitgliedschaftsverlängerungen direkt beantragen. Eine direkte Ansprachemöglichkeit erlaubt es dem Mitglied Kontakt mit einem Sachbearbeiter der T3A aufzunehmen. Registrieter Benuzter (Repräsentant) Stammdaten mutieren Adresse: Adressnummer (automatisch generiert) Name Strasse & Nummer PLZ Ort Telefonummer Fax Webseite Branche Repräsentant: Name Vorname Strasse & Nummer PLZ

9 Ort Telefon Geburtsdatum Position Mitgliedschaft mutieren Ein Repräsentant darf jeweils sämtliche Daten einer Mitgliedschaft einsehen und mutieren. Hierzu sind die folgenden Fälle zu berücksichtigen: Mitgliedschaft verlängern / upgraden Eine laufende Mitgliedschaft darf jederzeit verlängert oder upgegraded werden. Unabhängig von der verbleibenden Restzeit, können hier Änderungen vorgenommen werden, welche per sofort (oder Zahlungseingang) wirksam werden. Mitgliedschaft beenden / downgraden Eine Mitgliedschaft darf erst beim jeweiligen Periodenende beendet oder downgegraded werden. Eine Kündigung kann vor Ablauf der Mitgliedschaftsdauer eingereicht werden, diese wird aber erst nach dem bei eröffnen vereinbarten Zeitraum wirksam. Kontaktaufnahme Back Office Der Repräsentant hat die Möglichkeit mittels geeigneter Mittel ( , Chat, Kontaktformular) das Back Office direkt zu kontaktieren. Die Rückmeldung des Back Office erfolgt via Self-Service Bereich. Download von Dokumenten Die jeweiligen Dokumente die dem Mitglied zur Verfügung gestellt werden, können im Self-Service Bereich eingesehen und heruntergeladen werden. Dokumente die zur Verfügung gestellt werden: Rechnungen AGB's Generelle Informationen Event-Ticket (in Form eines Vouchers der zum Eintritt am Event genutzt wird respektive den Bezug eines Eintrittsbadges erlaubt) Es muss damit gerechnet werden, dass zukünftig weitere Dokumenttypen zur Verfügung gestellt werden. UC.3 - Mitgliedschaft verwalten Unter Verwaltung der Mitgliedschaft wird verstanden, dass Mitgliedschaften die abgeschlossen wurden, durch die Administratoren und Sachbearbeiter der T3A erfasst, mutiert und gelöscht werden können. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Umfang Der Umfang beschreibt die zugehörigen Informationen die zu einer Mitgliedschaft im System abgelegt werden. Grundsätzlich umfasst eine Mitgliedschaft die folgenden Informationen/Felder: Erfassung Mitgliednummer (automatisch generiert) Art der Mitgliedschaft Bei PSL der Erfüllungsgrad der Bedingungen Startddatum Enddatum Laufzeit (automatisch berechnet) Preis Rabatt Bemerkungen Durch das System wird für jeden neuen Datensatz automatisch eine Mitgliedernummer vergeben. Die zu erfassenden Felder sind nachfolgend aufgelistet. Je nach Bedarf kann der "" zusätzliche Felder bereitstellen oder bestehende Felder entfernen.

10 Mutation Mitgliedernummer (automatisch generiert) Art der Mitgliedschaft Bei PSL der Erfüllungsgrad der Bedingungen Startddatum Enddatum Laufzeit (automatisch berechnet) Preis Rabatt Bemerkungen Ein Mitgliedschaftsdatensatz lässt sich bis auf die automatisch generierte Mitgliedschaftsnummer mutieren. Somit können folgende Felder durch den Anwender angepasst werden. Art der Mitgliedschaft Bei PSL der Erfüllungsgrad der Bedingungen Startddatum Enddatum Laufzeit (automatisch berechnet) Preis Rabatt Bemerkungen Deaktivieren Eine Mitgliedschaft kann deaktiviert werden, entweder dauerhaft oder für eine bestimmte Zeit. Löschen Eine Mitgliedschaft kann dauerhaft gelöscht werden. Erstellte und verknüpfte Dokumente verbleiben im System (z.b. Rechnungen). Art der Mitgliedschaft TYPO3 Association Mitglied Platinum Gold Silber Bronze Professional Services (immer auch ein T3A Mitglied) Um als Mitglied der Professional Services gelistet zu werden, bedarf es zur TYPO3 Mitgliedschaft (Platinum, Gold oder Silber) zusätzliche Bedingungen die erfüllt werden müssen. Das entsprechende Mitglied muss die eigene Webseite auf TYPO3 betreiben und die Trademark Richtlinien einhalten. Es gibt zu den MUSS-Kriterien noch weitere KANN-Kriterien. Eine detaillierte Auflistung der Anforderungen findet sich hier: Anforderungen Professional Services. Für die Erfassung der Mitgliedsart ist es wichtig, dass die Art und die Ausprägung sowie die erfüllten Anforderungen (MUSS und KANN) abgebildet werden können. Automatisch ausgelöste Aktionen Aufgrund der Anpassungen an der einzelnen Mitgliedschaft (erfassen, mutieren, löschen), werden am System Aktionen ausgelöst. Dies kann eine Rechnungsauslösung oder eine Auforderung zur einer Handlung sein. Nachfolgend werden die Definierten Aktionen beschrieben: Mitgliedschaft bestellt / erfasst Bestätigung der Bestellung an neues Mitglied Generierung einer Debitorenrechnung und automatischer Versand an das Mitglied Vorbereitung des Mitgliedsdatensatzes für die Anzeige im Mitgliederverzeichnis (wird nach Zahlungseingang freigeschaltet, resp. sofort bei Kreditkartenzahlung) Mitgliedschaft mutiert Kunde migriert seine Mitgliedschaft. Diese kann nur zum Ablauf der Mitgliedschaft downgegradet werden. Ein Upgrade ist jederzeit möglich. In diesem Fall wird eine Differenzrechnung erstellt und entsprechend dem Vorgehen "Mitgliedschaft erfasst" verfahren. Mitgliedschaft kündigen Wenn die Mitgliedschaft zum vordefinierten Ablaufdatum ausläuft wird der Eintrag in der Mitgliederliste automatisch entfernt UC.4 - Produktmanagement

11 Das Produktmanagement wird für die Pflege der einzelnen Produkte, deren Kategorieren und die Darstellung im Webshop verwendet. Dafür muss es möglich sein, Produkte anzulegen und zu administrieren. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Erfassen Der Anwender kann neue Produkte erfassen. Hierbei wird jeweils pro Produkt ein neuer Datensatz angelegt und eine automatische Nummer vergeben. Die Produktenummer kann nach der Vergabe nicht mehr geändert werden. Zu den Stammdaten eines Produktes gehören die folgenden Angaben: Produktnummer (automatisch generiert) Typ Bezeichnung Preis Rabatt Startdatum (Produkt sichtbar im Shop) Endddatum (Produkt wird aus dem Shop FE entfernt) Kategorie Bemerkungen / Beschreibung (sichtbar im Shop) Bemerkungen (nur Backend) Für den Produkttyp "Mitgliedschaft" muss ein Start- und Enddatum gesetzt werden können, wenn das Produkt einem Mitglied zugeordnet wird. Mutieren Das Produkt lässt sich bis auf die Produktnummer mutieren. Die folgenden Felder können somit geändert werden: Löschen Typ Bezeichnung Preis Rabatt Startdatum (Produkt sichtbar im Shop) Endddatum (Produkt wird aus dem Shop FE entfernt) Kategorie Bemerkungen / Beschreibung (sichtbar im Shop) Bemerkungen (nur Backend) Ein Produkt kann vollständig aus dem Produktmanagement gelöscht werden. Das System stellt hierbei sicher, dass keine Produkt gelöscht werden kann solange dieses noch aktiv ist. Aktiv bedeutet in diesem Fall, dass Produkt ist ein Abonnement welches noch genutzt wird, oder es handelt sich um den Produkttyp "Ticket" und die Veranstaltung hat noch nicht stattgefunden. Produkt aus dem Sortiment entfernen Alle Produkte können beliebig aus dem Sortiment entfernt werden. Produkte die entfernt aber bereits gekauft wurden verbleiben in den Konten der Mitglieder sichtbar. Terminieren Die Sichtbarkeit eines Produktes im Shop kann auf eine bestimmte Zeitdauer oder auf ein bestimmtes Datum eingegrenzt werden. Hierfür kann auf dem Produkt eine Terminierung eingerichtet werden. Produkttyp Mitgliedschaft Spende Event-Ticket Event-Ticket (Voucher) Member / Non-Member...

12 Produkttyp definieren Produkttypen können neu erstellt, geändert oder gelöscht werden. Produkt kategorisieren Produkte werden Kategorien zugeteilt damit diese auf dem FE gruppiert angezeigt werden können (erstellen von Produktgruppen). Produkte zu Produktsets zusammenfügen Dies Funktion wird nicht benötigt. Rabatte Den einzelnen Kunden müssen Rabatte gewährt werden können. Die Festlegung der einzelnen Rabatte können individuell sein, daher, jeder Kunde kann seinen eigenen Preis erhalten. Rabatte respektive Rabattcodes müssen im Shop beim Checkout einlösbar sein. Staffelpreise Typ 1 Da es möglich ist, dass einem Mitglied mehrere Repräsentanten angehören und diese Event-Tickets zu Vorzugspreisen erwerben wollen, muss eine Preisstaffelung vorgesehen sein. Staffelpreise Typ 2 (Early Bird) Der Staffelpreis Typ 2 berücksichtigt die Zeitperioden. Je näher ein Event an das Veranstaltungsdatum heranrückt, umso höher werden die Ticketpreise. Hierfür muss eine Datumsabhängige Preisstaffelung möglich sein. Mitglied / Nicht-Mitglied Bei den Produkten kann es Preisunterschiede geben die nach Mitglied und Nicht-Mitglied unterschieden werden. Hierfür muss es möglich sein, einem Produkt verschiedene Preise zuzuweisen. Die Anzeige des Produktes erfolgt dann nach dem Status des Repräsentanten. Ist dieser ein Mitglied, erhält er das Produkt zum definierten Vorzugspreis ansonsten wird der reguläre Preis angezeigt. Die Unterscheidung hat automatisch zur erfolgen. Promo Code Die Mitglieder erhalten Promo Code's. Diese müssen im Webshop eingelöst werden können. Ein Promo Code ist immer an ein Produkte gebunden. Die Erstellung und Verwaltung der Promo Code's soll neu in der Mitgliederverwaltung erfolgen. UC.5 - Checkout Der Checkoutprozess betrifft den einkaufenden Kunden respektive das (zukünftige) Mitglied. Ziel ist ein Onepage Checkout anzubieten, der ein einfaches und intuitives einkaufen erlaubt. Ein direkte Anbindung an das Buchhaltungsmodul ist Voraussetzung. Die Buchung erfolgt automatisch und wird durch eine Person aus dem Backoffice verifiziert. Kunde (nicht Mitglied) Mitglied Überprüfung Neumitglied / bestehendes Mitglied (Login durch Repräsentant) Vor dem eigentlich Checkoutprozess überprüft das System ob der Benutzer Kunde respektive Mitglied ist. Hierfür erfolgt eine Abfrage die folgende Fälle überprüft: Ist der Benutzer ein T3A Mitglied/Repräsentant? Falls ja; erfolgt die Anmeldung am System (Login) und der Checkout beginnt. Falls nein; weiter mit Punkt 2. Ist der Benutzer ein Kunde des T3A Shops und hat sich dieser bereits registriert ist aber kein Mitglied/Repräsentant? Falls ja; erfolgt die Anmeldung am System (Login) und der Checkout beginnt. Falls nein; weiter mit Punkt 3. Ist der Benutzer erstmaliger Kunde auf dem T3A Shop wird er aufgefordert sich zu registrieren. Falls Registrierung erfolgt, weiter mit dem Checkoutprozess (Crossselling Angebot "T3A Mitglied"). Falls keine Registierung erfolgt, weiter mit Punkt 4. Wenn der Benutzer sich nicht registrieren möchte, erfolgt der Checkout ohne Registrierung (einmalig). Überprüfung der Kundendaten Nach der Registrierung, resp. auch bei bereits registrierten Kunden werden die Kundendaten durch den Benutzer erneut überprüft und durch diesen bestätigt. Dies gilt sowohl für die Adresse wie auch für den Repräsentanten.

13 Überprüfung Warenkorb Nach der Überprüfung der Kundendaten, muss der Benutzer seinen Warenkorb abschliessend überprüfen und freigeben. Bezahlung und Abschluss Nach der Überprüfung der Kundendaten und des Warenkorbes, wählt der Benutzer seine Bezahloption. Ist ein Gutschein vorhanden, kann dieser ebenfalls eingelöst werden. Abschliessend wird dem Benutzer eine Zusammenfassung angezeigt und die Möglichkeit gegeben den Einkauf abzuschliessen. Zahlungsoptionen Die folgenden Zahlmöglichkeiten müssen abgedeckt werden. Bankeinzug (DE) / LSV (CH) Rechnung Kreditkarte (Visa, Master, Amex) Paypal UC.6 - Checkout T3A Der Checkout verläuft im Hintergrund vollautomatisch. Eingegriffen wird durch die T3A Sachbearbeiter nur wenn es zu Problemen kommt bei der Transaktion. Hierfür werden sämtlich Fehlerhaften Transaktionen in einer separaten Liste festgehalten. Die T3A Sachbearbeiter erhalten eine Mitteilung sofern es Bestellungen gibt die nicht ordnungsgemäss abgewickelt werden konnten.da sämtliche Produkte digitaler Natur sind, bedarf es keiner Distribution. UC.7 - Buchhaltung Die Buchhaltung muss den Standards der Swiss GAAP folgen und sollte nach SWISSDEC zertifiziert sein. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Buchalter Grundsätzlich folgt die Buchhaltung den gängigen Schweizer KMU Standards. Wichtig ist die Integration der Debitoren/Kreditoren/Zahlungen, Buchungen sollen möglichst automatisiert erfolgen. Die Buchhaltung muss die folgenden Bereiche abdecken: Hauptbuch Debitoren Kreditoren Mahnwesen Lohnbuchhaltung Rechnungsläufe Optional DTA und SEPA UC.8 - Zahlungsmanagement Unter Zahlungsmanagement wird das abarbeiten der Zahlungseingänge verstanden. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Buchalter Zahlungseingang buchen

14 Die Lösung sollte Zahlungseingänge mittels MT940 erlauben um die manuellen Aufwände möglichst gering zu halten. Ist die Unterstützung von MT940 nicht vorgesehen ist ein alternativer Lösungsansatz aufzuzeigen. UC.9 - Rechnungsmanagement Das Management der Rechnungen beinhaltet die Erstellung, Mutation und der Versand sowie das Retourenhandling der Rechnungen die durch die Webshopeinkäufe generiert werden. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Buchalter Erstellung Die Erstellung der Rechnungen muss automatisiert, auf Basis des Einkaufes im Webshop, erfolgen. Parallel dazu kann es sein das Rechnungen auch manuell erstellt werden. Die Mitgliederverwaltung muss also beide Möglichkeiten zur Verfügung stellen. Mutation Die Mutation einer Rechnung erfolgt in jedem Fall manuell durch die T3A. Löschen / Stornierung Eine Rechnung löschen ist nicht möglich wohl aber eine Stornierung. Wird eine Rechnung storniert, werden die gekauften Produkte wieder freigegeben und dem Kontingent im Webshop zugeführt (automatisiert). Ausgang Der Rechnungsausgang erfolgt per an den Repräsentanten der Adresse. Ist eine manueller Versand mit der Briefpost erwünscht, erfolgt durch den/die T3A Sachbearbeiter/in ein Vermerk im System. Retourenhandling Es ist möglich das Rechnungen welche mit der Briefpost versandt werden, den Empfänger nicht erreichen und durch die Post zurückgesandt werden. Der/die T3A Sachbearbeiter/in muss sodann die Möglichkeit haben dies im System zu vermerken. Die Adressnachforschung und eine Aktualisierung der Adresse erfolgt ebenfalls durch den/die T3A Sachbearbeiter/in UC.10 - Voucher Handling Unter einem Voucher wird ein Gutschein für den Eintritt an ein Event verstanden. Entweder erfolgt der Eintritt direkt mit dem Voucher oder aber der Käufer kann am Empfang einen Eintrittsbadge beziehen. Fachbereichsverantwortlicher Sachbearbeiter Buchalter Automatische Generierung Ein Voucher wird jeweils auf Basis des Einkaufs im Webshop generiert. Wird ein Typ Event-Ticket (Voucher) ausgewählt und ist die Bezahlung erfolgt, wird dem Mitglied im Self-Service die entsprechend gekaufte Anzahl Voucher zur Verfügung gestellt (automatisiert). Die bereitgestellten Voucher können durch die Repräsentanten ausgedruckt oder heruntergeladen werden. UC.11 - Reporting

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