Managementsystems (IMS) (Schwerpunkte der DQS-Auditierung) DQS GmbH DQS GmbH

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1 Dokumentation eines integrierten Managementsystems (IMS) (Schwerpunkte der DQS-Auditierung) DQS Forum 4. November 2010, Dortmund

2 Umfang der Dokumentation ISO 14001: "Das übergeordnete Ziel dieser Inter- nationalen Norm ist es, den Schutz der Umwelt und ddie Vermeidung von Umweltbelastungen... zu fördern. ISO 14001: "Der Grad an Details und Komplexität des UMS, der Umfang der Dokumentation...hängen üblicherweise von einer Anzahl von Faktoren ab, wie... der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen. Diese Frage kann in besonderem Maße für KMU's relevant sein."

3 Umfang der Dokumentation ISO (4.4.4): "Die Dokumentation des UMS muss enthalten: a) die Umweltpolitik, Zielsetzungen und Einzelziele; b) Beschreibung des Geltungsbereiches des UMS; c) Beschreibung der Hauptelemente des UMS und ihrer Wechselwirkung sowie Hinweise i auf zugehörige Dokumente; d) Dokumente, einschließlich Aufzeichnungen, die von dieser Internationalen Norm gefordert werden; und

4 Umfang der Dokumentation e) Dokumente, einschließlich Aufzeichnungen, die von der Organisation als notwendig eingestuft werden, um die effektive Planung, Durchführung und Kontrolle von Prozessen sicherzustellen, die sich auf ihre bedeutenden Umweltaspekte beziehen."

5 Umfang der Dokumentation ISO (4.2): "Umweltpolitik...dokumentiert, implementiert und aufrechterhalten wird;" ISO (4.3.1): "Die Organisation muss diese Informationen dokumentieren und auf dem neuesten Stand halten" (Umweltaspekte). ISO (4.4.1): "Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse müssen festgelegt, dokumentiert und kommuniziert werden" ISO (4.4.2): "Die Organisation... muss Schulungen anbieten... und muss die damit verbundenen Aufzeichnungen aufbewahren.

6 Umfang der Dokumentation ISO (4.4.3): 4 "Die Organisation muss entscheiden, ob sie über ihre bedeutenden Umweltaspekte extern kommunizieren will, und muss ihre Entscheidung dokumentieren. ISO (4.4.6): "Einführen, Verwirklichen und Aufrechterhalten... dokumentierter Verfahren, um Situationen zu regeln, in denen das Fehlen dokumentierter Verfahren zu Abweichungen von der Umweltpolitik, umweltbezogenen Zielsetzungen und Einzelzielen führen könnte;"

7 Umfang der Dokumentation ISO (4.5.1): "Diese(s) Verfahren muss (müssen) die Aufzeichnung von Informationen einschließen, um die Leistung, angemessene Steuerung der Arbeitsabläufe und Konformität mit den umweltbezogenen Zielsetzungen und Einzelzielen der Organisation zu überwachen. ISO (4.5.1): "... dass kalibrierte i bzw. nachweislich h überprüfte Überwachungs- und Messgeräte zur Anwendung kommen...und Aufzeichnungen darüber aufbewahrt werden." (Überwachung und Messung) ISO (4.5.2): "Die Organisation muss Aufzeichnungen über die Ergebnisse ihrer regelmäßigen Bewertungen aufbewahren. " (Rechtkonformität)

8 Umfang der Dokumentation ISO (4.5.3): "Aufzeichnen der Ergebnisse von ergriffenen Korrektur- und dvorbeugungsmaßnahmen" ISO (4.5.3): "Die Organisation muss sicherstellen, dass alle notwendigen Änderungen der Dokumentation des Umweltmanagementsystems vorgenommen werden. " ISO (4.5.4): 4): " Die Organisation muss, soweit zum Nachweis der Konformität mit den Anforderungen ihres UMS und der ISO beziehungsweise zur Aufzeichnung der erzielten Ergebnisse erforderlich, Aufzeichnungen erstellen und aufrechterhalten."

9 Umfang der Dokumentation ISO (4.5.5): "... die Aufzeichnung von Ergebnissen und die Aufbewahrung damit verbundener Aufzeichnungen;" "(internes t Audit) ISO (4.6): "Aufzeichnungen der Bewertungen durch das Management müssen aufbewahrt werden."

10 Umfang der Dokumentation (informativ) ISO (A4.4): "Jede Entscheidung, (ein) Verfahren zu dokumentieren, sollte auf Kriterien i beruhen wie: - Konsequenzen einer Entscheidung gegen die Dokumentierung,... - Notwendigkeit des Nachweises der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen... -Notwendigkeit einer Sicherstellung, dass die Tätigkeit nachvollziehbar erfolgt; - die Vorteile einer Entscheidung zugunsten der Dokumentierung, wie leichtere Umsetzung durch Kommunikation, leichtere Pflege und Revision, geringeres Risiko aufgrund von Unklarheiten und Abweichungen, und Nachweisführung und Verdeutlichung;

11 OHSAS aber sicher!

12 Definitionen Arbeitsschutz Verhütung von Unfällen (althergebrachte ht Definition) Verhütung arbeitsbedingter b t Gesundheitsgefahren, Einbeziehung psycho- sozialer Belastungen (modernerer Ansatz) Prävention und nachhaltige Gesundheitsförderung, Arbeitsplatzgestaltung (Forderung des BS OHSAS)

13 Mitbestimmung und Beratung Beteiligung/ Einbeziehung der Mitarbeiter: * bei den Gefährdungsbeurteilungen und der Festlegung von Schutzmaßnahmen, * bei der Untersuchung von Unfällen, * bei der Entwicklung und Bewertung der A&G-Politik und der Zielsetzungen, * wenn betriebliche Änderungen sich auf A&G auswirken * bei allen relevanten A&G Themen.

14 Vorfalluntersuchung Einführung eines wirksamen Verfahrens zur Untersuchung von Vorfällen, um * Defizite und andere Faktoren zu ermitteln, die zu Vorfällen führen können, * Bedarf für Korrekturmaßnahmen zu erkennen, * Möglichkeiten für Vorbeugungsmaßnahmen zu erkennen, * Möglichkeiten für KVP-Maßnahmen zu erkennen und * Ergebnisse der vorgenannten Untersuchung(en) zu kommunizieren. Die Untersuchungen müssen regelmäßig erfolgen Die Ergebnisse müssen dokumentiert und aufbewahrt werden

15 Eingaben für die Managementbewertung Ergebnisse interner Audits und Bewertung der Einhaltung rechtlicher und anderer Forderungen Ergebnisse der Mitbestimmung und Beratung Äußerungen externer interessierter i t Kreise einschl. Beschwerden A&G-Leistung der Organisation Erreichter Erfüllungsgrad der Zielsetzungen Status von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen Folgemaßnahmen aus vorangegangenen MR's Sich ändernde (rechtliche) Rahmenbedingungen Verbesserungsvorschläge

16 DQS-Begutachtungsverfahren -Erstzertifizierung- System- Analyse Erteilung und Nutzung eines DQS- Zertifikates vor Ort Vor- Begutachtung vor Ort (optional) System- Begutachtung vor Ort System- Bewertung Info an Kunden Info an Kunden Info an Kunden Bericht an Kunden

17 Inhalte der Systemanalyse Information über Unternehmen, Ortsbegehung Informationsfluss sicherstellen Prüfung der UMS/ A&G MMSystem-Dokumentation Übersicht über die Rechtssituation Vorbegutachtung ausgewählter Normforderungen Überprüfung des geplanten Begutachtungsaufwands Schwerpunkte der Systembegutachtung festlegen Auditplanung in Abstimmung mit Organisation Erläuterung von erkannten Schwachstellen und Handlungsbedarf vor der Systembegutachtung

18 Ziele der Systembegutachtung Umfassende Prüfung und Beurteilung des Managementsystems Feststellen, ob Organisation ihre grundsätzlichen Regeln, Ziele und Verfahren befolgt Normkonformität prüfen Feststellen, ob Managementsystem geeignet ist, umwelt-/ arbeits- und gesundheitsschutzpolitische Ziele der Organisation zu erreichen

19 Schwerpunkte der Systembegutachtung Ermittlung der Umweltaspekte bzw. Gefährdungen Bewertung der Umweltaspekte bzw. Risikoeinschätzung Ziele und Zielerreichung Einhaltung rechtlicher und anderer Forderungen, einschließlich Genehmigungsbescheide Notfallvorsorge und Notfallmaßnahmen interne Audits und Managementbewertung KVP und Weiterentwicklung des Managementsystems

20 Nichteinhaltung rechtlicher Verpflichtungen Auditfeststellung Rechtssverstoß Info an o.leitung Folgen des Rechtsverstoßes Verfahren der Ermittlung und Bewertung Einstufung Haupt-/ Nebenabweichung Korrekturmaßnahme vereinbaren Eignung bzw. Umsetzung der Verfahren zu rechtlichen Forderungen (4.3.2, 4.5.2) Rechtsverstoß beheben

21 Begutachtung integrierter Systeme Kombibegutachtungen Umwelt, Arbeits- und Gesundheitsschutz mit Qualität, Energie,... Reduzierung des Begutachtungsumfanges durch Synergieeffekte DQS-Auditoren mit entsprechenden Kenntnissen Auditoren, die in Integrierten Systemen denken und Wechselwirkungen erkennen Hinweise zur Optimierung der Integration

22 Nutzen der Begutachtung Begutachtung g durch unabhängige gg DQS-Auditoren Identifizierung von Stärken und Schwachstellen, Aufzeigen von Verbesserungspotentialen, z.b. Legal Compliance / Rechtskonformität Identifizierung weiterer Einsparpotentiale Zielerreichung Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems

23 Ihr Zertifizierungspartner DQS GmbH August-Schanz-Str Frankfurt am Main Tel.: Dipl.-Chemieingenieur (FH) Fred Wenke Leiter Abteilung Geschäftsentwicklung Nachhaltigkeit Produktmanager ISO 14001, EN 16001, OHSAS

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