Saarländischen Landesverwaltung. M a r t i n a S c h u l z ( I T - I n n o v a t i o n s z e n t r u m ) P r o j e k t l e i t e r i n T M S

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1 Einführung eines Travel- Management-Systems (TMS) in der Saarländischen Landesverwaltung M a r t i n a S c h u l z ( I T - I n n o v a t i o n s z e n t r u m ) P r o j e k t l e i t e r i n T M S

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3 AGENDA Zielsetzung und Prozesse Projektphasen Arbeitsweise des TMS Fazit: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

4 1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG 1. 1 N a c h t e i l e d e r b i s h e r i g e n B e a r b e i t u n g i n d e r P a p i e r w e l t Redundante Erfassung, manuelle Bearbeitung und Abrechnung, Medienbrüche Antrag Erfassung Erstattungs- antrag

5 1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG 1. 1 N a c h t e i l e d e r b i s h e r i g e n B e a r b e i t u n g i n d e r P a p i e r w e l t Lange Liegezeiten, Keine Information des Reisenden über den Status seines Antrags?

6 1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG 1. 2 Z i e l e d e r E i n f ü h r u n g Effizienzsteigerung: Schnellere Abwicklung der Beantragung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen durch IT-Unterstützung Verwaltungsmodernisierung: Ablösung des papierbasierten Geschäftsvorfalls durch eine durchgängige elektronische Bearbeitung Nachverfolgbarkeit der Prozesse: Mehr Transparenz und Information für den Reisenden und andere Beteiligte Nutzen von Synergieeffekten: Wegfall redundanter Erfassungen durch Anbindung an andere Verfahren (Haushaltswirtschaftssystem, Buchungsportale, etc.)

7 1. PROZESSE UND ZIELSETZUNG 1. 3 P r o z e s s b a u s t e i n e d e r e l e k t r o n i s c h e n B e a r b e i t u n g Elektr. Antragstellung mit Anlagen durch Reisenden Überprüfung und Bewirtschaftung der verfügbaren Haushaltsmittel Bescheiderstellung Reisekostenerstattungsantrag Unterstützung der Buchung und Dokumentation der Reiseleistungen Genehmigungsprozess über mehrere Stationen Abrechnung der Reisekosten Übergabe der Daten an das Haushaltswirtschaftssystem

8 2. PROJEKTPHASEN 2 1 A u s s c h r e i b u n g, A n p a s s u n g - u n d E r p r o b u n g s p h a s e u n d R o l l o u t Ausschreibung Juni 2011: Beschluss der Leitungsebene zur Durchführung einer Ausschreibung Dezember 2011: Veröffentlichung der Ausschreibung Juni 2012: Vergabe an Bieter mit bestem Angebot -Gesellschaft für innovative Personalwirtschaftssysteme (GIP mbh)- Anpassungsphase ab August 2012 Abbildung saarlandspezifischer Anforderungen (Aufbauorganisation, Reisetypen, Instanzen, Workflows, etc.) Erprobungsphase ab Produktive Nutzung des Systems in 3 Pilot-Ministerien Weiterentwicklung Landesweiter Rollout ab Mitte 2013 System gilt nach Beschluss der Leitungsebene als Standard-TMS im Saarland Aufgabenverteilung, Zuständigkeiten und Mitwirkungsleistungen der Ressorts sind festgeschrieben

9 2. PROJEKTPHASEN 2. 2 A n p a s s u n g - u n d E r p r o b u n g s p h a s e - P r o j e k t o r g a n i s a t i o n Landesdatenschutz Ministerium der Finanzen Projektleitung IT-Innovationszentrum Abstimmung Beauftragung GIP mbh Realisierung & Support Rechenzentrum Projektorganisation und -koordination Koordination Anforderungsdefinition und Umsetzung s Multiplikatoren-, Fachadministrator- Schulungen Ressort 1 Fachverwaltung Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter Ressort 2 Fachverwaltung Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter Ressort 3 Fachverwaltung Personalvertretungen Datenschutzbeauftragter Meldung von Fehlern

10 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r. A n t r a g

11 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r. A n t r a g

12 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r. A n t r a g

13 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r. A n t r a g

14 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 1 A n t r a g s s t e l l u n g, - g e n e h m i g u n g u n d - a b r e c h n u n g

15 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 1 K u r z d a r s t e l l u n g e l e k t r. A n t r a g

16 3. ARBEITSWEISE DES TMS 3. 2 Ü b e r s i c h t F u n k t i o n a l i t ä t e n Fahrtenbuch/ Schnellerfassung Verwaltung Jahresfahrtstrecke Anbindung Haushaltswirtschaftssystem Anbindung Buchungsportale Reiseplan Abbildung der Aufbauorganisation Mittelverwaltung Nutzerstammdaten Gesetzliche Grundlagen und Berechnungsmodell Rollen- und Rechtekonzept Zentrale Datenhaltung, Betrieb und Systemadministration Browserbasiert Intuitive und durchgängige Bedienweise durch einfachen und klaren Aufbau Auswertungen Eingabekontrollen Protokollierung Schnittstellen Trennungsgeld Workflowkonfiguration benachrichtigungen Sammelabrechnung Gruppenreise Einbindung Firmenkreditkartenabrechnungen

17 4. FAZIT: HERAUSFORDERUNGEN UND ERFOLGSFAKTO REN Phase Herausforderungen/Risiken Ausschreibung Ausreichend konkrete und umfangreiche Anforderungsdefinition und Festlegung des Bewertungsschemas ohne gleichzeitige Verletzung des Vergaberechtes Qualität der eingehenden Angebote Anpassungsphase Definition der Anforderungen und Umsetzungen mit der Fachseite Schaffung eines für alle beteiligten Ressorts nutzbaren Standards Intensität und Qualität der durchgeführten Tests Erprobungsphase Widerstände der Nutzer Rollout Erhalt eines weitest gehenden Standards bei gleichzeitiger Einbindung anderer Ressorts mit neuen Anforderungen

18 4.FAZIT: HERAUSFORDERUNGEN UND ERFOLGSFAKTOREN Phase Erfolgsfaktoren Ausschreibung Beschluss der Leitungsebene Ausschreibung als Grundlage der Einführung Genaue Anforderungsdefinition Anpassungsphase Flexibilität der Werkzeuge des TMS mit denen Anforderungen abgebildet werden können Erprobungsphase Frühzeitige Information der Nutzer über das Projekt Schulungen und Unterstützung der Nutzer Ergonomie des TMS Erfahrung des Mehrwertes bei Nutzern Rollout Gute Erfahrungen der Pilot-Ressorts Flexibilität des TMS hinsichtlich der Abbildung neuer Anforderungen Qualität der Leistung und Erfahrung des Dienstleisters Qualität der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister Einbindung und genaue Abstimmung und der Fachseite Zentrale Steuerung des Projektes Frühzeitige Einbindung der Personalvertretungen und des Datenschutzes

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit M a r t i n a S c h u l z ( M. A. ) IT- I n n o v a t i o n s z e n t r u m d e s S a a r l a n d e s A m L u d w i g s p l a t z S a a r b r ü c k e n Te l e f o n : ( 0 ) E - M a i l : m. s c h u l i t - i. s a a r l a n d. d e

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