DATEV Reisekosten classic und DATEV Fahrtenbuch

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1 DATEV Reisekosten classic und DATEV Fahrtenbuch Arbeitsunterlage

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /06-01 Bestell-Art.-Nr.: 11229

3 Vorwort Der Einsatz von DATEV-Programmen erleichtert Ihren Arbeitsalltag. Voraussetzung für ein erfolgreiches Arbeiten sind allerdings solides Grundlagenwissen und gute Kenntnisse im Umgang mit der jeweiligen Software. Die vorliegende Arbeitsunterlage vermittelt Ihnen die theoretischen Grundlagen bzw. den praxisbezogenen Einstieg in das Programm. Sie dient als Unterlage für ein Seminar, kann aber auch als Nachschlagewerk und täglicher Begleiter zum Programmeinsatz unabhängig von einem Seminar bezogen werden. Der Aufbau der Arbeitsunterlage orientiert sich an den Arbeitsabläufen in der Praxis. Piktogramme, zahlreiche Übungen und Musterfälle machen die Arbeitsunterlage übersichtlich und anschaulich. Die Inhalte sind leicht verständlich aufbereitet und können gut auf die tägliche Anwendungspraxis übertragen werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserem Weiterbildungsangebot. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter sowie unter können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, Nürnberg 1

4 Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2

5 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Allgemeines zur Reisekostenabrechnung Fahrtkosten (LStR 9.5) Verpflegungsmehraufwendungen (LStR 39) Übernachtungskosten (LStR 9.7)) Reisenebenkosten (LStR 40a)/Belege Leistungsumfang Einsatz der DATEV-Nutzungskontrolle Bedienung von Reisekosten classic Hilfemöglichkeiten zu Fragen im Rahmen von Reisekosten classic Hilfen in Reisekosten classic Elektronisches Wissen Lohn und Personal Informations-Datenbank Mandantendaten Anlage eines Mandanten Reiserelevante Stammdaten Gesetzliche Werte Reiserichtlinien Belegarten Zahlungsarten Programmverbindungsdaten für die Lohn- und Finanzbuchhaltung Import der Personaldaten aus der Lohnbuchhaltung Export zur Lohnbuchhaltung Exportfunktion zur Finanzbuchhaltung Währungen Abteilungen Programmverbindung zu dem Programm Eigenorganisation classic/comfort

6 3 Personaldaten Übernahme von Personaldaten Allgemeines zum Datenaustausch Übernahme der Personaldaten in Reisekosten classic Neuanlage und Ergänzung von Personaldaten Einrichtung von Berechtigungen Reisekostenabrechnung Anleitung zur Erfassung und Abrechnung von Reisen Anlage einer Reise Erfassung der Reisedaten Erfassung von Belegen Abschluss der Reiseerfassung Durchführung der Reisekostenabrechnung Antrags- und Genehmigungsverfahren Abrechnungsbeispiele Zweitägige Dienstreise mit Unternehmen-PKW Dienstreise mit eigenem PKW und Verpflegung Zweitägige Dienstreise ohne Übernachtung Mitternachtsregelung Mehrtägige Flugreise ins Ausland Fahrt zur Messe mit eigenem PKW und Kopie der Reise auf Mitreisenden Stornierung und Korrektur von Reisekostenabrechnungen Inlandsflug des Unternehmers mit erhöhten Pauschalen Export an die DATEV-Lohnabrechnungsprogramme Export an die Finanzbuchhaltung Export an das Programm Zahlungsverkehr Erstellung von Auswertungen Auswertungen abrufen und anzeigen Ergänzende Programme Reisekosten Vorerfassung Export/Import von Stammdaten Erfassung von Reisen Export von Reisen Wiederholter Export von Reisen

7 5.2 Reisekosten Vorerfassung mobil Informationen zu Reisekosten Vorerfassung mobil Import von Stammdaten Hauptfenster Reiseliste (Übersicht der bisherigen Reisen) Schnelleingabe der Entfernung Eingabe der Reisegrunddaten Erfassen von Reisetagen Erfassung von Belegen Eingabe von Belegen Reiseübersicht Verwaltung Export von erfassten Reisen Fahrtenbuch integriert in Reisekosten classic Einstieg ins Fahrtenbuch Dienstfahrzeuge Privatfahrzeug Programmoberfläche Stammdaten Mandant anlegen Mandantendaten Belegarten Zahlungsarten Abteilungen Einrichtung der Programmverbindung für die Lohnbuchhaltung Programmverbindungsdaten Finanzbuchhaltung Währungen Fahrtstrecken Personaldaten Fahrzeugdaten Fahrtenbuch Fahrten Fahrzeugkosten

8 8.3 Prüfen Abrechnung Auswertungen Fahrten/Fahrzeugkosten Abrechnungen Export Export Finanzbuchhaltung Export Lohnbuchhaltung Fahrtenbuch Vorerfassung mobil/pda Microsoft Windows Mobile Versionsübersicht Installation von Fahrtenbuch Vorerfassung mobil Einrichtung der Synchronisation Allgemeines Einrichten der automatischen Synchronisation mit ActiveSync Version Einrichten der automatischen Synchronisation mit ActiveSync Version Datenaustausch zwischen PC und PDA Erfassen von Fahrten und Belegen Erfassen von Fahrten Erfassen von Belegen Fahrten und Kosten vom PDA an den PC übergeben Import Fahrten/Fahrzeugkosten Tipps & Tricks Allgemeines Folgende Daten werden für eine Fehleranalyse benötigt Nicht alle Komponenten sind installiert Fehler beim Import der Stammdaten Export von Fahrten/Kosten Neuinstallation Stichwortverzeichnis

9 1 Einführung 1.1 Allgemeines zur Reisekostenabrechnung 1.2 Leistungsumfang 1.3 Einsatz der DATEV-Nutzungskontrolle 1.4 Bedienung von Reisekosten classic 1.5 Hilfemöglichkeiten zu Fragen im Rahmen von Reisekosten classic 7

10 À Zu diesem Kapitel Mit diesem Kapitel erhalten Sie eine Kurzdarstellung der wichtigsten Begriffe zur Reisekostenabrechnung sowie einen Überblick über den Leistungsumfang und die Bedienungsfunktionen von Reisekosten classic. 1.1 Allgemeines zur Reisekostenabrechnung Reisekosten (LStR9.4 ff.) sind alle durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit unmittelbar verursachten Kosten wie Fahrtkosten (LStR 9.5), Verpflegungsmehraufwendungen (LStR 9.6), Übernachtungskosten (LStR 9.7), Reisenebenkosten (LStR 9.8)/Belege. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Für Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg besteht eine Aufzeichnungspflicht sowie der Nachweis durch geeignete Unterlagen (z. B.: Fahrtenbuch, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Schriftverkehr). Für die lohnsteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Reisekosten gilt folgender Grundsatz: Erstattungsleistungen des Arbeitgebers für Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer aus Anlass von Dienstreisen entstehen, gehören nicht zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt, soweit sie lohnsteuerfrei sind. Bei Lohnsteuerpauschalierung der steuerpflichtigen Erstattungsleistungen mit 25 % besteht Beitragsfreiheit zur Sozialversicherung. Der Beurteilung zum Ansatz von Reisekosten liegen eine Reihe von Urteilen des Bundesfinanzhofs sowie entsprechenden Gesetzen in den LStR zu Grunde Fahrtkosten (LStR 9.5) Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels mit Einzelnachweis (z. B.: Ansatz der jährlichen Gesamt kosten des eigenen Fahrzeugs). Abweichend vom Einzelnachweis können die Fahrtkosten auch mit pauschalen Km Sätzen angesetzt werden, die das Bundesministerium der Finanzen festlegt: Kraftwagen Motorrad/Motorroller Moped/Mofa Fahrrad 0,30 EUR 0,13 EUR 0,08 EUR 0,05 EUR 8

11 Ab dem VAZ 2002 liegen folgende Pauschalsätze (EUR pro km) vor: Für jede Person, die bei einer Dienstreise mitgenommen wird, erhöht sich der Km Satz um 0,02 EUR (Kraftwagen) und 0,01 EUR (Motorrad/Motorroller). Neben den Km-Sätzen sind auch außergewöhnliche Kosten (z. B.: Unfall, Diebstahl, technische Abnutzung) ansetzbar Verpflegungsmehraufwendungen (LStR 39) Verpflegungsmehraufwendungen können nur bis zur Höhe gesetzlich festgelegter Pauschalen steuerfrei ersetzt werden. Inlandsreisen gemäß LStR 9.6, Abs. 1 Auslandsreisen gemäß LStR 9.6, Abs. 3 Die Berücksichtigung von Einzelnachweisen ist nicht möglich. Erhöhte Pauschalen führen zur Steuerpflicht des die gesetzlichen Pauschalen übersteigenden Betrags Übernachtungskosten (LStR 9.7)) Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft entstehen. Die Erstattung ist steuerfrei im Rahmen des zulässigen Werbungskosten-Abzugs in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen gemäß Einzelkostennachweis oder eines Pauschbetrags von 20,00 EUR für jede Übernachtung im Inland Reisenebenkosten (LStR 40a)/Belege Reisenebenkosten sind tatsächliche Aufwendungen für z. B.: Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Ferngespräche (beruflich/geschäftlich), Straßen- oder Parkplatzbenutzung. Die Erstattung ist steuerfrei. 9

12 1.2 Leistungsumfang Das Programm Reisekosten classic ermöglicht eine effiziente Durchführung der Reisekostenabrechnung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften. Folgende Funktionen sind im Programm enthalten: Reise Die für den Prozess der Reisekostenabrechnung erforderlichen Funktionen: Erstellung und Genehmigung eines Reiseantrags, Erfassung und Prüfung der Reisedaten und Belege, Abrechnung und Wiederholungsabrechnung, Auszahlung von Kostenerstattungen. Das Programm unterstützt Sie durch logische und rechtliche Prüfungen bei der Erfassung. Komfortable Kopierfunktionen unterstützen Sie z. B. bei der Erfassung einer Reise für mehrere Personen bzw. der Kopie von bereits erfassten Reisetagen auf andere Tage innerhalb einer Reise. Mandantendaten In den Mandantendaten verwalten Sie allgemeine Daten wie zum Beispiel Adressdaten und Bankverbindungen sowie alle reiserelevanten Stammdaten. Hier steht Ihnen programmseitig bereits eine große Auswahl Standarddaten zur Verfügung, die Sie Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen können: Pauschalen und Reiserichtlinien Im Auslieferungsumfang sind bereits alle aktuellen gesetzlichen Pauschalen für In- und Ausland enthalten. Die Aktualisierung dieser Werte erfolgt per Programm-CD/-DVD. Reiserichtlinien definieren den Ablauf des Reisekostenprozesses je nach Erforderlichkeit von Antragstellung bzw. Prüfung der Reisedaten und Reisebelege. Sie haben die Möglichkeit durch Erfassung individueller Pauschalen bzw. Reiserichtlinien den unterschiedlichen Betriebsvereinbarungen Rechnung zu tragen. Beleg- und Zahlungsarten sowie Programmverbindungsdaten Mit der Installation stehen Ihnen die häufigsten Beleg- und Zahlungsarten als Standardauswahl zur Verfügung. Belegarten wie z. B. Taxiquittungen oder Hotelrechnungen sind bereits die jeweils gültigen Vorsteuersätze zugeordnet. Bei den Zahlungsarten wie z. B. Barzahlung oder Kreditkarte erfolgt eine Unterscheidung hinsichtlich Erstattungsfähigkeit. Für den Export der Buchungen an die Finanzbuchhaltung sind die reiserelevanten Konten der DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 bereits vorhanden. Sie können die Standardkonten an Ihre individuelle Kontenstruktur anpassen. 10

13 Zur Verbuchung lohnsteuerrelevanter Sachverhalte hinterlegen Sie die Lohnarten des entsprechenden Lohn-Mandanten. Abteilungen und Berechtigungen zur Umsetzung betrieblicher Zugriffsbestimmungen Organisatorische Strukturen bilden Sie über die Anlage von Abteilungen ab, die aus den Lohnabrechnungsprogrammen übernommen werden können. Selbstverständlich sind diese Strukturen änderbar. Im Programm Reisekosten classic haben Sie die Möglichkeit ein spezielles Berechtigungskonzept einzurichten. Damit legen Sie fest, welcher Mitarbeiter welche Reisedaten von welcher Abteilung sehen und bearbeiten darf. Personaldaten Durch die Programmverbindung zu den Programmen LODAS compact/classic/- comfort und Lohn und Gehalt compact/classic/comfort haben Sie die Möglichkeit, reiserelevante Personaldaten wie z. B. die Kostenstelle und die Abteilung in Reisekosten classic zu importieren. Hier erfolgt eine automatische Vorbelegung zu zusätzlichen Angaben für die Reisekostenabrechnung wie z. B. die anzuwendende Reiserichtlinie. Nach dem Import haben Sie die Möglichkeit, die übergreifend festgelegten Personaldaten individuell anzupassen. Selbstverständlich können Sie auch in Reisekosten classic zusätzlich Mitarbeiter neu anlegen. Sie können einzelne Mitarbeiter eines Mandanten in Reisekosten classic auf unterschiedliche Mandanten sowohl in der Finanz- als auch in der Lohnbuchhaltung aufteilen. Auswertungen Alle im Rahmen der Reisekostenabrechnung relevanten Auswertungen erstellen Sie im Programm Reisekosten classic: Reisekostenabrechnung, Reiseprotokoll, Prüfprotokoll für Berechtigungen, Buchungsbelege für Lohn- und Finanzbuchhaltung, Programmverbindung Lohn- und Finanzbuchhaltung, Daten-Analyse-System und Reiseauswertungen. 11

14 Programmverbindungen Programmverbindungen zu den Lohnabrechnungsprogrammen LODAS compact/- classic/comfort sowie Lohn und Gehalt compact/classic/comfort ermöglichen die Übernahme der Mitarbeiterdaten. Darüber hinaus ist der Export von Buchungen an die DATEV- Lohnbuchhaltungsprogramme sowie eine Programmverbindung zur Finanzbuchhaltung direkt nach Kanzlei-Rechnungswesen/Rechnungswesen im Postversandformat wie auch eine freie Programmverbindung im ASCII-Format enthalten. Zur Erstattung von Reisekosten besteht die Möglichkeit, Zahlungsaufträge zur Verarbeitung in das Programm Zahlungsverkehr zu exportieren. Setzen Sie das Programm Reisekosten Vorerfassung zur dezentralen Erfassung von Reisen ein, besteht die Möglichkeit des Stammdatenexports aus sowie des Imports vorerfasster Reisen in Reisekosten classic. Selbstverständlich steht Ihnen darüber hinaus eine Programmverbindung zur Mandantenverwaltung der Eigenorganisation zur Übernahme Ihrer Mandanten- Stammdaten zur Verfügung. Durch die Programmverbindung zu Eigenorganisation haben Sie die Möglichkeit die Kosten einer Reise auf verschiedene Aufträge zuzuordnen. 1.3 Einsatz der DATEV-Nutzungskontrolle Die sensiblen Daten einer Reisekostenabrechnung können vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Neben dem Berechtigungskonzept kann zu diesem Zweck für Reisekosten classic auch die DATEV-Nutzungskontrolle zum Einsatz kommen. Viele PC-Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über DFÜ- Anschaltungen mit dem Rechenzentrum verbunden. Mit dem Programm Nutzungskontrolle können Sie den Zugriff auf netzwerkweit verfügbare Programme überwachen und Missbrauch verhindern. Die Nutzungskontrolle regelt benutzerbezogen den Zugriff auf Programme, Programmfunktionen und Ordnungsbegriffe (z. B. Berater-/Mandantennummern), die die Benutzer für ihr Aufgabengebiet benötigen und schützt somit die übrigen Programmfunktionen vor unberechtigtem Zugriff. Der Administrator kann zusätzlich Organisations- und Zugriffsregeln festlegen. Außerdem kann über Nutzungskontrolle ein Logbuch eingestellt und eingesehen werden. Zudem erlaubt das Programm die zentrale Speicherung von Beraternummer-Kennwörtern und Vorlaufpasswörtern, die beim Aufbau einer DFÜ-Verbindung automatisch zur Verfügung gestellt werden. In Abhängigkeit von Größe und Organisation der Kanzlei bzw. des Unternehmens sowie von der Intensität der Programmnutzungen können Sie bzw. der Administrator der Nutzungskontrolle selbst entscheiden, welche Schutzmechanismen Sie einsetzen. Die Nutzungskontrolle bietet Ihnen folgende Zulässigkeitsprüfungen an: Sie können Programmausschlüsse für einzelne Benutzer festlegen. Sie können auch Programme bzw. Komponenten sperren oder wieder freigeben. 12

15 Â So gelangen Sie zur Nutzungskontrolle 4 Wählen Sie Programme Datev Basissoftware Nutzungskontrolle Administration und loggen Sie sich ein. Programme sperren Liegt eine Programmsperre für Reisekosten classic vor, kann der Benutzer das Programm nicht öffnen. Programmfunktionen sperren Hier wird der Funktionsumfang eines Programms pro Benutzer festgelegt. Dieser kann Menüpunkte, Funktionen, aber auch die Anzeige einzelner Felder umfassen. Art und Umfang der Funktionen sind abhängig vom jeweiligen Programm. Ordnungsbegriffe sperren Hier wird der Zugriff auf Daten gesperrt, die durch einen Ordnungsbegriff oder eine Kombination von Ordnungsbegriffen, wie z. B. Berater und/oder Mandant festgelegt sind. Art und Umfang dieser Funktion sind abhängig vom jeweiligen Programm. Â So sperren Sie Menüpunkte und Ordnungsbegriffe 1. Markieren Sie im Strukturbaum das zu sperrende Programm. Im folgenden Fenster werden alle sperrbaren Menüpunkte und Ordnungsbegriffe dieses Programms angezeigt. 2. Wählen Sie über die rechte Maustaste im Kontextmenü den gewünschten Menüpunkt bzw. Ordnungsbegriff. 3. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Sperren, um den Menüpunkt komplett zu sperren bzw. wählen Sie Neuer Eintrag, um einzelne Ordnungsbegriffe zu sperren. 13

16 1.4 Bedienung von Reisekosten classic Für die Bearbeitung Ihrer Reisen stehen in Reisekosten classic an der Oberfläche drei Bereiche zur Verfügung. Es handelt sich um die Symbolleiste, den Strukturbaum und die Menüleiste. Symbolleiste In der Symbolleiste stehen Ihnen alle wichtigen Funktionen für die Bearbeitung der Mitarbeiterdaten zur Verfügung. Per Mausklick können die wichtigsten Arbeitsschritte direkt ausgeführt werden, ohne vorher Menüs zu öffnen. Strukturbaum Im Strukturbaum stehen Ihnen die Mandanten- und Mitarbeiter-Stammdaten übersichtlich zur Verfügung. Sie können alle Menüpunkte direkt aufrufen und schnell zwischen verschiedenen Stammdaten-Fenstern wechseln. Menüleiste Über die Menüleiste stehen alle in Reisekosten classic verfügbaren Funktionen zur Auswahl. Durch entsprechende Oberbegriffe finden Sie schnell den gewünschten Menüpunkt. Symbole: Mandant Neu Mandant öffnen 14

17 1.5 Hilfemöglichkeiten zu Fragen im Rahmen von Reisekosten classic In Reisekosten classic steht Ihnen ein leistungsfähiges Hilfesystem zur Verfügung. Sie haben an fast jeder Stelle im Programm die Möglichkeit, Hilfen zu bestimmten Eingabefeldern, Schaltflächen, Arbeitsschritten oder Fachthemen zu erhalten Hilfen in Reisekosten classic aufgerufen wer- Das Hilfesystem in Reisekosten classic kann über das Symbol den. Hilfethemen Die Registerkarten Inhalt, Index, Suchen und Favoriten geben Ihnen die Möglichkeit, gezielt und schnell auf Informationen zuzugreifen. In der Registerkarte Inhalt erhalten Sie eine thematisch strukturierte Aufstellung der verfügbaren Themen des Hilfesystems. Hier wird auch Hintergrundwissen vermittelt und es werden weiterführende Informationen dargestellt. In der Registerkarte Index geben Sie Ihr Schlagwort ein, zu dem Sie Hilfe benötigen. Das Hilfesystem zeigt Ihnen alle hinterlegten Indexeinträge an, die Ihrer Eingabe entsprechen. 15