onoffice enterprise Checkliste

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1 onoffice enterprise Checkliste Ihr leichter Einstieg in onoffice Diese Checkliste gibt Ihnen einen ersten Überblick über wichtige Funktionen in onoffice enterprise. Bitte nutzen Sie diese, damit onoffice enterprise Sie bei Ihrer täglichen Arbeit optimal unterstützt. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie nach Eingabe des Stichwortes in unserer online Hilfe. Sollten Sie Fragen haben kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner oder den onoffice Support. Viel Erfolg beim vernetzten Makeln wünscht Ihnen das gesamte onoffice Team

2 Firefox als Standardbrowser installieren Tab-Browsing Verwenden Sie die Tab-Browsing-Funktion, um mehrere Fenster parallel öffnen zu können und in diesen zu arbeiten. Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Link, den Sie zusätzlich besuchen möchten. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie Link in neuem Tab öffnen. Falls Sie die Möglichkeit haben das Mausrad zu klicken, können Sie dies alternativ zum Tab-Browsing einsetzen. Grundeinstellungen prüfen Prüfen Sie in Ihren Grundeinstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Grunddaten, ob Ihre Stammdaten und Ihr Impressum richtig eingegeben und gepflegt sind. Vervollständigen Sie hier Ihre Angaben und halten Sie diese auf dem aktuellen Stand. AGB / Rechtshinweis hinterlegen Hinterlegen Sie bei der Einrichtung Ihrer onoffice enterprise Version Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Ihren Rechtshinweis. Die AGBs können beim Widerruf und weiteren s eingebunden werden und der Rechtshinweis wird in Ihren Exposés aufgeführt. Die Einstellungen finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen. Widerruf Um Ihre gesetzliche Pflicht zur Widerrufsbelehrung erfüllen zu können, hat onoffice die entsprechenden Werkzeuge zur Verfügung. Bitte konfigurieren Sie die Texte und Einstellungen unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Widerruf. Allgemeine Funktionen allgemeine Einstellungen Ihrer onoffice enterprise Version Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Allgemein können Sie Ihre onoffice enterprise Version indviduell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise können Sie Ihr Logo hochladen, definieren wie die externe Objektnummer vergeben werden soll oder ob Sie das Adress- oder Objektampelsystem nutzen möchten. vernetzt makeln

3 Word-Upload installieren Mit dem Tool Word-Upload sind Sie in der Lage Ihre Word-Vorlagen selbst zu gestalten und abzusichern. Gerne erstellen wir für Sie auch individuelle Exposé-Vorlagen nach Ihrem Corporate Design. Kontaktieren Sie hierzu bitte den onoffice Support. Quicksearch einrichten Der Quicksearch ist der oberste Bereich in der Seitenleiste. Dies ist der schnellste Weg, nach Immobilien oder Adressen zu suchen oder zu filtern. Die Suchkriterien, die im Quicksearch angezeigt werden, sind über die Administration unter Extras >> Einstellungen >> Administration frei konfigurierbar. Fragezeichen (?) - Menü Unter dem? - Menü finden Sie zahlreiche Hilfestellungen und Supportmöglichkeiten im Umgang mit der onoffice enterprise Software. Zudem finden Sie in der ausführlichen online Hilfe unter konkrete Antworten auf Ihre Fragen. Dashboard konfigurieren Das konfigurierbare Dashboard kann selbstständig und nach eigenem Bedarf auf jeden User angepasst werden. Sie entscheiden selber darüber, welche Widgets Sie auf ihrer Startseite angezeigt haben möchten. Die verschiedenen Widgets wie z.b. Statistiken, Termin- und übersichten, können flexibel auf dem Dashboard verschoben, verkleinert oder vergrößert werden. Somit erhält jeder onoffice enterprise User die Möglichkeit sein Dashboard unkompliziert und individuell auf seine Bedürfnisse anzupassen. Benutzerrechte einstellen Auf dem Karteireiter Rechte in der Benutzerverwaltung bestimmen Sie, welche Rechte die einzelnen Benutzer eingeräumt bekommen. Damit nicht für jede Benutzerrolle die gleichen Rechte manuell gesetzt und nachgepflegt werden müssen, können Sie diese Einstellungen in onoffice als Template zusammenfassen und einem Benutzer zuweisen. zum Zusenden der Login Daten Tragen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Grunddaten (Feld: zum Zusenden der Login Daten) eine adresse ein, die Sie auch unabhängig von onoffice enterprise abrufen können. Wenn Sie Ihr Passwort einmal vergessen sollten, können Sie sich ein neues Passwort dann an die hier eingetragene Adresse schicken lassen.

4 Immobilienverwaltung Portalschnittstellen aktivieren onoffice bietet Ihnen Schnittstellen zu über 100 Immobilienportalen an darunter auch eine Vielzahl an ausländischen Portalen. Treffen Sie eine bewusste Auswahl von kostenlosen und kostenpflichtigen Portalen. Aktivieren Sie die gewünschten Portale unter Extras >> Einstellungen >> Portaleinstellungen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass immonet/immowelt einen Duo-Account haben. Sie müssen Ihre Objekte in nur eines der Portale übertragen und diese werden in beiden Portalen veröffentlicht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den onoffice Support. Ansprechpartner anlegen Legen Sie für Ihre Objekte den jeweiligen Ansprechpartner in der Adressverwaltung mit der Kontaktart Makler an. Dieser wird dann bei der Übertragung zu den Portalen übermittelt. Gehen Sie dazu in ein Objekt und verknüpfen Sie den Punkt Ansprechpartner über das Pfeil-Symbol mit dem zuständigen Mitarbeiter. Eigentümerbenachrichtigung nutzen Mit onoffice enterprise können Sie Ihre Eigentümer jederzeit über alle Aktivitäten auf dem Laufenden halten. Auch neue Interessenten können dem Eigentümer unkompliziert mitgeteilt werden. Objektliste auf Ihrer Internetseite einbinden onoffice bietet Ihnen die Möglichkeit eine Objektliste auf Ihrer persönlichen Internetseite einzubinden. Der große Vorteil: Die Objektdaten werden automatisch aus Ihrer onoffice enterprise Version übertragen. Für weitere Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner. Suchkriterien festlegen Überlegen Sie sich vorab, welche Felder Sie als Suchkriterien für Ihre Interessenten festlegen möchten. Diese wirken sich auf alle Suchabfragen aus. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Suchkriterien. Immomatching-Funktion nutzen Definieren Sie für jeden einzelnen Interessenten individuelle Suchkriterien und präzisieren Sie dadurch das Suchergebnis. Mithilfe der Immomatching-Version können Sie noch genauer für Ihre Interessenten die passende Immobilie aus Ihrem Objektbestand herausfiltern. Gehen Sie dazu in den jeweiligen Adressdatensatz und wählen dort den Karteireiter Suchkriterien an. Hier können Sie nun neue Kriterien vergeben und bestehende deaktivieren oder löschen. vernetzt makeln

5 Adressvervollständigung onoffice bietet Ihnen die Möglichkeit per einen Link zur Adressvervollständigung direkt an den Kunden zu verschicken. Die Vervollständigung kann sich auf die Kontaktdaten, die Suchkriterien oder beide Optionen beziehen. Sie finden die Adressvervollständigung unter Adressdatensatz >> Aktionsleiste >> Adressvervollständigung. MLS mit Gemeinschaftsgeschäften zum Erfolg Wir stellen Ihnen ein eigens entwickeltes MLS-Netzwerk zur Verfügung, bei der der Fokus zu 100 % auf dem Gemeinschaftsgeschäft liegt. Als onoffice Kunde können Sie das Netzwerk völlig kostenlos nutzen. Adressverwaltung Suchkriterien festlegen Überlegen Sie sich vorab, welche Felder Sie als Suchkriterien für Ihre Interessenten festlegen möchten. Diese wirken sich auf alle Suchabfragen aus. Die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Suchkriterien. Die Suchkriterien können auch in Templates gespeichert werden. Immomatching-Funktion nutzen Definieren Sie für jeden einzelnen Interessenten individuelle Suchkriterien und präzisieren Sie dadurch das Suchergebnis. Mithilfe der Immomatching-Version können Sie noch genauer für Ihre Interessenten die passende Immobilie aus Ihrem Objektbestand herausfiltern. Gehen Sie dazu in den jeweiligen Adressdatensatz und wählen dort den Karteireiter Suchkriterien an. Hier können Sie nun neue Kriterien vergeben und bestehende deaktivieren oder löschen. Arbeiten mit Wiedervorlagen Legen Sie Wiedervorlagen mit Zeitangaben und Bemerkungen in Ihren Adressdatensätzen an. Ein Hinweis für die entsprechende Wiedervorlage wird zum definierten Zeitpunkt auf der Infoseite sichtbar. Adressvervollständigung onoffice bietet Ihnen die Möglichkeit per einen Link zur Adressvervollständigung direkt an den Kunden zu verschicken. Die Vervollständigung kann sich auf die Kontaktdaten, die Suchkriterien oder beide Optionen beziehen. Sie finden die Adressvervollständigung unter Adressdatensatz >> Aktionsleiste >> Adressvervollständigung.

6 Terminverwaltung Terminbestätigung Versenden Sie schnell und einfach Terminbestätigungen (auch per SMS). Fügen Sie Ihrer Bestätigung einen Link zur Routenplanung hinzu und lassen Sie sich benachrichtigen, ob Ihr Kontakt zum Termin erscheint oder nicht. Terminzuordnung zu Objekt und / oder Adresse Die Übernahme ins Maklerbuch bzw. zu den Aktivitäten erfolgt automatisch. onoffice Sync Legen Sie Adressen und Termine von Ihrem Büro aus oder unterwegs in onoffice enterprise an und nutzen Sie mit onoffice Sync (oder mit der onoffice App) die Möglichkeit alle Daten in Ihren weiteren mobilen Endgeräten zu synchronisieren. -Verwaltung Einrichtung des Postfachs Sie können Ihr bestehendes Postfach in Ihre onoffice enterprise Version importieren. Details zu der Einrichtung finden Sie in unserer online Hilfe. Bitte richten Sie das Postfach möglichst als IMAP Account ein. Bei Fragen hilft Ihnen unser Support bei der Einrichtung. Sollten Sie noch keine eigene Domain (@beispiel.de) haben, wenden Sie sich bitte an den Vertrieb, dort wird Ihnen ein geeignetes Angebot für Ihre Wunsch-Domain erstellt. -Dialog nutzen HTML-Signatur als Standard Legen Sie Ihre Signatur im HTML-Format an, so können auch Bilder und Logos eingefügt werden. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung Ihrer HTML-Signatur benötigen, kontaktieren Sie bitte den onoffice Support. s zuordnen onoffice enterprise bietet die Möglichkeit einer automatischen Adress- und Objektzuordnung. Die s werden zudem in den jeweiligen Aktivitäten eingetragen. Vorlagen durch Makros anpassen Versehen Sie Ihre s z.b. mit einer automatisierten Objektvervollständigung oder einem Link zum Widerrufsverzicht. Die Makro-Liste finden Sie unter dem Menüpunkt?. vernetzt makeln

7 Signatur einrichten Sie können ihre -Signatur unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer im Reiter hinterlegen und leicht mehrere Signaturen verwalten. Meist werden Signaturen im HTML Format genutzt, da dort auch Bilder, Logo und andere grafische Elemente sowie Schriftformatierungen genutzt werden können. Wenn Sie ein Foto über ein Makro in Ihre Signatur einbinden, ist es wichtig, dass Ihr Datensatz mit Ihrem Benutzer unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer im Reiter Grunddaten verknüpft ist (Feld: Adresszuordnung). Vorlagen Erstellung von Exposé-Vorlagen Erstellen Sie auf Basis der hinterlegten Objektdaten Exposés in unterschiedlichen Ausführungen kurz, lang, quer. Zudem stehen Ihnen auch verschiedene Dateiformate, wie Word und PDF zur Verfügung. individuelles Exposé in Ihrem Corporate Design Nutzen Sie die Möglichkeit mit individuellen Exposés die eigene Außenwirkung positiv zu beeinflussen und verwenden Sie diese als persönliche Visitenkarte für die erfolgreiche Vermittlung. Gerne erstellen wir für Sie Ihr individuelles Exposé und unterbreiten Ihnen ein unverbindliches Angebot. PDF-Exposé-Baukasten In onoffice enterprise finden Sie verschiedene Vorlagen, die Sie zur Erstellung Ihrer Exposés nutzen können. Der PDF-Exposé-Baukasten macht es Ihnen jetzt noch einfacher. Gestalten Sie Ihre eigenen Exposé-Vorlagen ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen. Word- und vorlagen nutzen Nutzen Sie die Vorlagen-Verwaltung für die tägliche Korrespondenz mit Ihren Kunden bzw. Interessenten. Nutzen Sie die Standard-Layouts aus Ihrer onoffice enterprise Version oder erstellen und speichern Sie eigene Briefe, -, Word- und HTML-Vorlagen die Sie regelmäßig einsetzen. Auch Ihre individuellen Exposé-Vorlagen können Sie hier hinterlegen und bearbeiten.

8 mobil makeln onoffice App Die onoffice App wurde speziell für Ihr iphone entwickelt, um Sie als Makler auch in mobilen Umgebungen zu unterstützen. Mobil sein bedeutet, dass wenig Aufmerksamkeit und Zeit zur Verfügung steht um sich einzelnen Aufgaben zu widmen. Auf diesen Kontext geht die App ein: die wichtigsten Funktionen aus enterprise stehen Ihnen schnell und einfach zur Verfügung. Verschicken Sie Exposés, antworten Sie auf Mails, oder bereiten Sie die kommenden Termine vor. Die Organisation des Makleralltags steht im Vordergrund. App-Fragebogen Besichtigungen, Wohnungsübergaben und Kundentermine gestalten Sie noch effizienter mit den Fragebögen für unsere onoffice App. Erstellen Sie individuelle Fragebögen in onoffice enterprise und nutzen Sie diese während Ihren Terminen auf Ihrem iphone oder ipad. So erfassen Sie schnell alle Details und übertragen diese automatisch in Ihre onoffice enterprise Version. Die onoffice App Fragebögen sind die perfekte Ergänzung zu unserer onoffice App und unterstützen Sie zusätzlich beim mobilen Makeln. onoffice Zusatzmodule Gerne möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick zu weiteren onoffice Funktionen und Zusatzmodulen geben, die Sie optional zu Ihrer onoffice enterprise Version buchen können. Für nähere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Ansprechpartner. onoffice Prozessmanager Definieren und strukturieren Sie Prozesse und erhöhen Sie so die Servicequalität Ihres Unternehmens. smart site 2.0 Premium-Websites Mit dem Homepage-Baukasten smart site 2.0 können Sie Ihre persönliche Internetseite in wenigen Schritten selbst gestalten und einfach verwalten. onoffice Mehrsprachenmodul Vermarkten, verwalten und pflegen Sie Ihre Objekte multilingual. automatischer Exposéversand Das Zusatzmodul sucht automatisch in Ihrem Bestand nach Objekten, die zu dem Suchprofil Ihrer Interessenten passen und verschickt diese automatisiert an die von Ihnen ausgewählten Interessenten. vernetzt makeln

9 onoffice Schaufenster-Modul Erzeugen Sie aus Ihrem Objektdatenbestand Präsentations-PDF-Dateien. Projektverwaltung Das Projekt-Modul unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von beliebig vielen Projekten, in dem neben Aufgaben auch Dateien, Termine und Notizen zugeordnet werden können. onoffice Arbeitszeiterfassung Erfassen Sie alle Arbeitszeiten sowie Urlaubs- und Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter. Multi-Objekt-Modul Das Multi-Objekt-Modul erlaubt es Ihnen Objekte mit verschiedenen Einheiten einfach zu editieren und den Einheiten verschiedene Eigenschaften und Preise zuzuordnen. onoffice Objektwertanalyse-Modul Ermitteln Sie mithilfe hinterlegter Objektdaten den Wert Ihrer gewünschten Immobilien. Alternativ auch als NHK2010. Statistik-Baukasten Mit dem Statistik-Baukasten haben Sie die Möglichkeit, über viele Ihrer Abläufe einen umfangreichen Überblick zu bekommen. Es stehen mehrere Optionen für verschiedene Statistikübersichten zur Verfügung. Erfolgscockpit Um Erfolge mess- und greifbar zu machen haben wir das onoffice Erfolgscockpit entwickelt. Das Erfolgscockpit ist unverzichtbar wenn Sie Arbeitsabläufe optimieren, Mitarbeiter motivieren und Arbeitsstrukturen vereinfachen möchten. Telefonmodul Mit wenigen Klicks wird Ihr Mobiltelefon zur Nebenstelle der Telefonanlage, die Tapi unterstützt. Bleiben Sie flexibel und leiten Sie Ihre Anrufe nach Bedarf auf Ihr Handy um, so sind Sie auch außerhalb des Büros immer erreichbar. Faktura light Faktura light ist ein Rechnungsmodul, welches für die Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen geeignet ist. Innerhalb von wenigen Klicks haben Sie die Möglichkeit, sich mit den Daten, die Sie bereits in der Software eingespeichert haben, eine eigene Rechnung zu erstellen. Das Modul wird laufend weiterentwickelt.

10 Sie brauchen Hilfe? onoffice Support-Direktdurchwahl: Rufen Sie uns unter +49 (0) an oder senden Sie uns eine an Unser Support steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Umfangreiche online Hilfe Unsere online Hilfe unterstützt Sie bei der Einstellung von verschiedenen Funktionen und zeigt Ihnen Tipps zum optimalen Umgang mit onoffice enterprise. Die online Hilfe ist über die Navigationsleiste in onoffice enterprise unter dem?-symbol >> online Hilfe oder über folgenden Link: aufrufbar. Schulungsvideos Zur einfachen Erklärung verschiedener Funktionen und Features haben wir für Sie kleine Video-Clips produziert. In diesen Videos zeigen wir Ihnen die richtige Einstellung und Anwendung für einen optimierten Umgang mit onoffice enterprise. Alle Schulungsvideos finden Sie in unserer online Hilfe. Oder schauen Sie in unser Youtube-Profil. Webinare Mit unseren Webinar-Schulungsangeboten bieten wir jedem Kunden das passende Seminar für seine individuellen Bedürfnisse. Nehmen Sie bequem aus Ihrem Büro an den Webinaren teil. onoffice Software AG Charlottenburger Allee Aaachen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) sales@onoffice.com